DIAGNOSTICO Y EVALUACION

EMPRESARIAL

IMPARTIDA POR: LUDY MAGNOLIA VALDEZ MARTINEZ

EQUIPO 2
•Luis Alberto Carrillo Ramos.
•Luis Armando García Rodríguez

•Jorge Pedro Mares López

•María Monserrat Mejía Fernández

•Ismael Adrian Rivera Rodríguez

•Rodolfo Zavala Martínez
 UNIDAD2
PROCESO PARA REALIZAR UNA
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
TEMAS:

2.1: MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE

UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

2.1.1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE

INFORMACIÓN.

2.1.2: ESCALAS DE EVALUACIÓN.

2.1 MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE
UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Existe una delineación para el desarrollo de una
auditoria administrativa y se divide en cuatro partes:
1. Analizar el criterio para una auditoría
administrativa.
2. Establecer normas
de desempeño.
3. Elaborar informes sobre
auditoría administrativa.
4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.
 1. Analizar el criterio para una auditoría
administrativa.
En este aspecto se pueden establecer tres premisas:
La auditoría debe tratar con lo objetivo y
apreciable. Se define lo objetivo como
desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta
definición puede satisfacerla un auditor con
experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre:
la calidad de la administración y de los que hacen
administración (gerentes), la calidad de los
procesos mediante los cuales operan, la calidad de
la función social, etc.
La auditoría debe tener relación con el presente y
con el futuro. El auditor debe examinar y evaluar
aquello que existe actualmente. Respecto a la
relación con el futuro, una auditoría no puede
hacer un pronóstico, sin embargo esto no quiere
decir que el futuro se ignore totalmente. De esta
manera, lo que el auditor administrativo debe
hacer, es medir y evaluar si la dirección está
llevando a cabo adecuadamente o no su función
orientada al futuro.
Parte del procedimiento de auditoría debe
preocuparse por el presente, ya que los
resultados de decisiones actuales pueden ser el
mejor medio de considerar resultados futuros.
Por lo tanto, la otra parte de la auditoría
administrativa se centra en la elaboración de un
informe final de resultados del presente, y en la
evaluación de los mismos.
La auditoría debe producir un resultado que sea
fácil de entender y usar. La auditoría
administrativa debe generar un resultado final
que sea fácil de comprender y utilizar por los
diferentes interesados: los usuarios de la
información que arroje el informe.
 2. Establecer normas de desempeño.

Para desarrollar una auditoría administrativa, un

prerrequisito importante es la formulación de
normas de desempeño administrativo que pueden
expresarse en términos específicos.
Estas normas son necesarias para evaluar tanto
los procedimientos como los resultados. El
propósito principal que la dirección superior
busca, es lograr el efectivo control administrativo
sobre las operaciones del organismo; a fin de
alcanzar este control, la administración establece
un conjunto de sistemas y procedimientos.
Aunque los procedimientos por sí solos no
pueden crear el control, es recomendable evaluar
la efectividad del control administrativo, por
medio de la valoración de los sistemas y
procedimientos que la organización ha
establecido.
3. Elaborar informes de auditoría administrativa.

Es necesario establecer un método de informes

de auditoría administrativa con el propósito de
que el auditor pueda contar con un medio de
información estructurado para dar a conocer los
resultados de su análisis.

El informe debe ser elaborado de manera

sistemática, para ello con-viene considerar los
aspectos siguientes:
  Planeación del informe

En primer lugar debe decidirse acerca de qué se

va a escribir, para lo cual se deberán determinar
dos cosas:
¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
  Organización del informe

Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas

partes: la sección inicial, el estudio principal y las
conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes
depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos
tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:

a) Material preliminar: Es la parte introductoria y abarca:

 Portada.

 Carta de presentación.

 Prefacio.

 Sumario.
 b) Informe (contenido principal): En esta parte se
incluirán breves comentarios sobre el propósito de
la auditoría, especificación del alcance, métodos
utilizados, cuestionarios empleados y personal
entrevistado. Se recomienda para los informes de
auditoría el siguiente contenido:
 Deficiencias de las áreas funcionales.

 Deficiencias de la administración general.

 Apreciación de la empresa.

 Conclusiones y recomendaciones.
 c) Material complementario: En este apartado se incluirá la
información diversa, útil a algunos lectores del informe pero
no esencial para la exposición básica; se clasifica como
material complementario (anexos); entre los anexos más
comunes están los siguientes:
 Gráficas.

 Cuadros.

 Formas.

 Diagramas de flujo.

 Cuestionarios.

 Hojas de trabajo.

 Hojas de datos (entrevistas).

 Programas de trabajo.
  Control de las conclusiones y recomendaciones.

El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es

lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se
cumplan.
Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se
efectúen por el auditor, éste deberá:

 Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y

observar los resultados obtenidos.
 Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo
para alcanzar los resultados deseados.
 Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa
es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los
objetivos y planes establecidos.
4. Crear procedimientos de auditoría administrativa.

Para efectuar la auditoría, es necesario crear los

procedimientos asociados a tal trabajo y la
documentación necesaria para respaldar la opinión del
auditor administrativo. Respecto a la revisión del
control interno, la auditoría tradicional (financiera)
centra su atención en el control financiero, sin
embargo, para la auditoría administrativa asume
mayor importancia el control administrativo.
En una auditoría administrativa, el auditor verificará
si la dirección está obteniendo información
pertinente a las decisiones y acciones que debe
emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las
necesidades de información con el fin de evaluar la
eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por
tanto, los procedimientos asociados con la auditoría
administrativa implicarán un aumento considerable
en el tiempo dedicado a la evaluación del control
interno, incluirán el uso de cuestionarios bien
estructurados, una mayor confianza en las
entrevistas con gerentes, y requerirán un estudio a
fondo del sistema de información.
En el manejo y control de las tareas de auditoría
administrativa se re-quieren políticas y
procedimientos definidos que eviten cualquier
posible confusión. En la práctica se pueden
combinar dos o más técnicas de auditoría, para
generar lo que se denomina “procedimientos de
auditoría”.
Los procedimientos de auditoría se definen
como: “Las técnicas de análisis aplicables a una
variable o grupo de hechos, relativos a la
administración, sujetos a examen y evaluación,
mediante los cuales el auditor logra fundamentar
su apreciación”. El auditor deberá aplicar su
criterio profesional y tomar la decisión, de cuál
procedimiento de auditoría será el más indicado
y eficiente.
2.1.1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN.
La obtención de información se refiere a la
realización de entrevistas. Significa juntar varios
tipos de formas, documentos, procedimientos,
cartas, expedientes, diagramas; códigos y
secuelas relacionados con el sujeto investigado.
La recolección de datos en la auditoria
administrativa demanda el uso de técnicas que
permitan una revisión adecuada, entre otras
técnicas se lista las siguientes:
  INVESTIGACION DOCUMENTAL .
 
• NORMATIVA
 Acta constitutiva.

 Ley que ordena la creación de la organización.

 Reglamento interno.

 Reglamentación especifica.

 Tratados y convenios.

 Normas .

 Oficios circulares.
 • ADMINISTRATIVA
 Organigramas.
 Manuales administrativos.
 Sistemas de información y certificación.
 Cuadros de distribución del trabajo.
 Estadísticas de trabajo.
 Plantilla de personal.
 Proyectos estratégicos.
 Inventarios de mobiliario y equipo.
 Redes para el análisis lógico de problemas.
 Indicadores financieros y de gestión.
 Estudios de mejoramiento.
 Auditorias administrativas previas.
 • MERCADO
 Productos y/o servicios.

 Áreas.

 Población.

 Ingresos.

 Factores limitantes.

 Comportamiento de la demanda.

 Situación actual.

 Características.

 Situación futura (proyectada).

 Comportamiento de la oferta.

 Situación actual.

 Análisis del régimen de mercado.

 Situación futura (previsible).

 Determinación de precios.
 • ESTUDIOS FINANCIEROS.

 Recursos financieros para inversión.

 Análisis y proyecciones financieras.
 Programas de financiamiento.
 Evaluación financiera.
  OBSERVACION DIRECTA.

Consiste en la revisión del área física donde se

desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las
condiciones laborales y el clima organizacional
imperante. Es recomendable que el auditor responsable
la encabece, comente y analice su percepción con los
otros auditores para asegurar que existe consenso en
torno a las condiciones de funcionamiento del área y
definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo
momento la auditoria.
 ACCESO A REDES DE INFORMACION.

El acceso a redes, entre otras, intranet, extranet,

permite detectar información operativa o
normativa de clientes, socios, proveedores,
empleados, organizaciones del sector por ramo,
lo que, a su vez, facilita en intercambio
electrónico de datos y mantener una relación
interactiva con el entorno.
  ENTREVISTA.
Para que una entrevista se desarrolle
positivamente, es conveniente observar estos
aspectos:
 Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y
sentido.
 Establecer anticipadamente la distribución del
trabajo.
 Concertar previamente la cita.
 Atender el compromiso.
 Concentrarse de manera relajada.
 Seguir un mapa mental para captar la información de
manera lógica y consecuente.
 Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales
la respuesta correcta no sea tan obvia.
 No hacer preguntas irrelevantes.

 En la medida de lo posible escuchar, no hablar.

 Asegurarse de no presionar la entrevista.

 Evitar la confianza en su memoria.

 Clasificar la información que se obtenga.

 Registrar la información en una bitácora.

  CUESTIONARIO.
Estos instrumentos se emplean para obtener la
información deseada en forma homogénea,
están constituidos por series de preguntas
escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas
por capítulos o temática especifica con el
propósito de que muestren la interrelación y
conexiones lógicas entre las diferentes áreas y
rubros para que en conjunto brinden un perfil
completo de la organización.
2.1.2: ESCALAS DE EVALUACIÓN
Es una técnica de registro utilizada en la
observación sistemática, y consiste en un
conjunto de cuestionarios que el observador
cumplimenta anotando las conductas que
observa.
El observador debe anotar la presencia de cada
tipo de conducta en la que está interesado
de forma cuantitativa, tratando de utilizar
términos que sigan una serie escalonada
  Sentido de la evaluación.
La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto
individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado
modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo, es
decir, se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos,
que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación
de recursos se haga de manera eficiente.

 La evaluación por escalas

En esta, se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de
los criterios que se pretenden evaluar. El evaluador debe marcar para
cada criterio el punto de la escala que especifique el desempeño del
evaluado. Lo normal es que todos los criterios se les aplique una
misma escala.
Las escalas consisten en una serie de grados (ABC, 123, bajo, regular,
normal, bueno, excelente...)
Técnica de escala grafica de calificación: Es
una escala que lista varios factores o
características y un rango de desempeño para
cada una. Al empleado se le califica al
identificar la calificación que mejor describa
su nivel de desempeño por cada factor o
característica.
GRACIAS POR SU ATENCION !!!!!