P. 1
Benchmarking universteitsvastgoed

Benchmarking universteitsvastgoed

|Views: 1,930|Likes:
Published by Delftdigitalpress
Voor u ligt het eindrapport van het onderzoek "Benchmarking universiteitsvastgoed". Dit rapport is de samenvoeging van twee deel producten : het theorierapport (verschenen in december 2003) en het praktijkrapport (verschenen in januari 2004). Onderwerpen in het theoriedeel zijn de analyse van andere benchmarkinitiatieven en de universitaire informatiebehoefte. Onderwerpen in het praktijkdeel zijn de feitelijk geregistreerde gegevens binnen de universiteiten en de haalbaarheid van benchmarking, ook volgens de universiteiten zelf. In het laatste hoofdstuk worden de bevindingen uit het theorie- en praktijkdeel gecombineerd tot conclusies en een stappenplan. Dit rapport bevat tevens een managementsamenvatti ng.
Voor u ligt het eindrapport van het onderzoek "Benchmarking universiteitsvastgoed". Dit rapport is de samenvoeging van twee deel producten : het theorierapport (verschenen in december 2003) en het praktijkrapport (verschenen in januari 2004). Onderwerpen in het theoriedeel zijn de analyse van andere benchmarkinitiatieven en de universitaire informatiebehoefte. Onderwerpen in het praktijkdeel zijn de feitelijk geregistreerde gegevens binnen de universiteiten en de haalbaarheid van benchmarking, ook volgens de universiteiten zelf. In het laatste hoofdstuk worden de bevindingen uit het theorie- en praktijkdeel gecombineerd tot conclusies en een stappenplan. Dit rapport bevat tevens een managementsamenvatti ng.

More info:

Published by: Delftdigitalpress on Mar 14, 2011
Copyright:Traditional Copyright: All rights reserved
List Price: $5.00 Buy Now

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
See more
See less

01/10/2014

$5.00

USD

Sections

  • Managementsamenvatting
  • 1. Inleiding
  • 1.1 Achtergrond en aanleiding van het onderzoek
  • 1.2 Probleem-en doelstelling van dit onderzoek
  • 1.30nderzoeksstappen
  • THEORIEDEEL
  • 2. De context: leren van andere benchmark-initiatieven
  • 2.1 Wat is benchmarking?
  • 2.2 Beschrijving van verschillende initiatieven (bijlage 1)
  • 2.3 Vergelijking van verschillende initiatieven
  • 2.4 Ervaringen van de Rijksgebouwendienst
  • 2.5 Lessen voor de universiteiten
  • 3. Informatievraag vanuit universitaire processen
  • 3.1 Afbakening relevante processen
  • 3.2 Onderkennen en benoemen elementen van processen
  • 3.3 Samenstellen relevante kengetallen
  • 3.4 Vaststellen van normen
  • 3.5 Ontwerpen 'dashboard'
  • 3.6 Informatiebehoefte in eREN-spanningsveld
  • 4. De enquêteresultaten
  • 4.1 Vragen over de vastgoedvoorraad
  • 4.2 Vragen over de gebruikers in relatie tot de vastgoedvoorraad
  • 4.3 Huisvestingskosten
  • 4.4 Huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad
  • 4.5 Huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers
  • 4.6 Inventarisatie gegevens op gebouw niveau
  • 4.7 Evaluatie enquête
  • 5. Workshop Benchmarking
  • 5.1 Presentaties
  • 5.2 Workshopdiscussie
  • 5.3 Workshopconclusies
  • CONCLUSIES EN VERVOLG
  • 8. Conclusies en aanbevelingen
  • Geraadpleegde bronnen & literatuur
  • Bijlage 1: Benchmark-initiatieven
  • Management Informatie pakket Facilitaire Kengetallen
  • Facilitaire Kengetallen (FKG)
  • Facility management in het onderwijs
  • American Productivity & Quality Centre
  • Higher Education Funding Council 'or England
  • Facilities Risk and Quality Evaluation (Frique)
  • Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen
  • Q uickscan Huisvestingskosten
  • Benchmark gebruikersclub vastgoed
  • The Workplace Network
  • Bijlage 2: Instellingsprofiel volgens IR-document
  • Bijlage 3: Gehanteerde informatiesystemen
  • Bijlage 4: Enquête-resultaten in één tabel
  • Bijlage 5: Resultaten bij vraag 4
  • Bijlage 7: Workshop -discussieresultaten

Benchmarking

Universiteitsvastgoed
managementinformatie bij vastgoedbeslissingen
EINDRAPPORT
interviews andere
bench
martcs
Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten?
D D
Informatie-aanbod: Wat weten we? >
'----------,
enquetes enquetes enquetes
 
TUDelft
Techni sche Uni versiteit Delft
S
juni 2004
Colofon
onderzoek in opdracht van:
Huisvestings Overleg Instellingen (HOI), met vertegenwoordigers van 13 universiteiten,
onderdeel van VSNU, Vereniging van Universiteiten
ir. F. Dekker, voorzitter HOI (Expertisecentrum Vastgoed, Universiteit Leiden)
onderzoek uitgevoerd door:
mw. ir. A.e. den Heijer, universitair docent Rea I Estate Management, TU Delft
mw. ir. J.e. de Vries, promovenda Rea I Estate Management, TU Delft
begeleidingscommissie onderzoek:
ir. AJ. van der Have, Wageningen Universiteit (namens de opdrachtgever, HOI)
ir. F.A.M. Higler, Technische Universiteit Delft (namens de opdrachtgever, HOI)
mw. dr. ir. K.B. Overdijk, Technische Universiteit Eindhoven (namens de opdrachtgever, HOI)
ir. A.V. Sikkema, Universiteit Utrecht (namens de opdrachtgever, HOI)
prof. ir. H. de Jonge (namens de opdrachtnemer, TU Delft)
met medewerking van:
mw. dr. ir. P. van der Schaaf, universitair docent Real Estate Management, TU Delft
Lonneke Bank, student-assistent
Claudia Raaphorst, publicitair medewerker, voor organisatie uitgave
Henk Berkman, Publikatieburo Bouwkunde, ontwerp omslag
rapport uitgegeven door:
Technische Universiteit Delft
Faculteit der Bouwkunde
Real Estate & Housing (RE & H)
Berlageweg 1, 2628 CR Delft
Postbus 5043, 2600 GA Delft
telnr: (015) 278 4159
faxnr.: (015) 278 3171
e-mail: re-h@bk.tudelft.nl
site: www.re-h.nl
literatuurverwijzing:
Heijer, A.e. den en J.e. de Vries, Benchmarking universiteitsvastgoecl managementinformatie
bij vastgoedbeslissingen, Delft: TU Delft, Faculteit Bouwkunde, afdeling Real Estate & Housing,
juni 2004.
copyright
© TU Delft, Faculteit Bouwkunde, Afdeling Rea I Estate & Housing
Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd enlof openbaar gemaakt worden door middel van
druk, fotokopie/ microfilm of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming van de afdeling Real Estate & Housing (A.denHeijer@bk.tudelftn/).
2
Voorwoord
Voor u ligt het eindrapport van het onderzoek "Benchmarking universiteitsvastgoed". Dit
rapport is de samenvoeging van twee deel producten : het theorierapport (verschenen in
december 2003) en het praktijkrapport (verschenen in januari 2004). Onderwerpen in het
theoriedeel zijn de analyse van andere benchmarkinitiatieven en de universitaire
informatiebehoefte. Onderwerpen in het praktijkdeel zijn de feitelijk geregistreerde gegevens
binnen de universiteiten en de haalbaarheid van benchmarking, ook volgens de universiteiten
zelf. In het laatste hoofdstuk worden de bevindingen uit het theorie- en praktijkdeel
gecombineerd tot conclusies en een stappenplan. Dit rapport bevat tevens een
managementsamenvatti ng.
Dit rapport is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met een begeleidingscommissie
bestaande uit Freek Higler (TU Delft), Ad van der Have (Wageningen UR), Aryan Sikkema
(Universiteit Utrecht) en Karin Overdijk (TU Eindhoven). Deze 'HOI-onderzoeksgroep' was het
gehele proces zeer actief bij het brainstormen over het onderwerp, het beoordelen van
deel producten en het creëren van draagvlak voor het onderzoek binnen en buiten het HOI. Via
deze weg willen we de leden van deze begeleidingscommissie hartelijk bedanken voor hun
onmisbare bijdrage aan dit onderzoek.
Delft, juni 2004
Alexandra den Heijer
Jackie de Vries
3
4
Inhoudsopgave
Managementsamenvatting ....................................................................................... 7
1. Inleiding ............................................................................................................ 15
1.1 Achtergrond en aanleiding van het onderzoek ........................................................... 15
1.2 Probleem- en doelstelling van dit onderzoek .............................................................. 16
1.3 Onderzoeksstappen ................................................................................................ 17
1.4 De structuur van de hoofdstukken ............................................................................ 19
THEORIEDEEL .......................................................................................... 21
2. De context: leren van andere benchmark-initiatieven .......................................... 23
2.1 Wat is benchmarking? ............................................................................................. 23
2.2 Beschrijving van verschillende initiatieven (bijlage 1) ................................................. 25
2.3 Vergelijking van verschillende initiatieven .................................................................. 26
2.4 Ervaringen van de Rijksgebouwendienst ................................................................... 29
2.5 Lessen voor de universiteiten ................................................................................... 31
3. Informatievraag vanuit universitaire processen ................................................... 33
3.1 Afbakeni ng relevante processen ............................................................................... 33
3.2 Onderkennen en benoemen elementen van processen ............................................... 35
3.3 Samenstellen relevante kengetallen .......................................................................... 38
3.4 Vaststellen van normen ........................................................................................... 39
3.5 Ontwerpen 'dashboard' ........................................................................................... 39
3.6 Informatiebehoefte in CREM-spanningsveld ............................................................... 40
PRAKTI] KDEEL ........................................................................................ 41
4. De enquêteresultaten ......................................................................................... 43
4.1 Vragen over de vastgoedvoorraad ............................................................................ 44
4.2 Vragen over de gebruikers in relatie tot de vastgoedvoorraad ..................................... 48
4.3 Huisvestingskosten ................................................................................................. 52
4.4 Huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad ............................................... 56
4.5 Huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers .......................................................... 60
4.6 Inventarisatie gegevens op gebouwniveau ................................................................ 62
4.7 Evaluatie enquête ................................................................................................... 65
5. Workshop Benchmarking .................................................................................... 66
5.1 Presentaties ........................................................................................................... 66
5.2 Workshopdiscussie .................................................................................................. 67
5.3 Workshopconclusies ................................................................................................ 68
CONCLUSIES EN VERVOLG ............................................................ 71
8. Conclusies en aanbevelingen ............................................................................. 73
Geraadpleegde bronnen & literatuur ....................................................................... 79
5
B IJ LAG EN .................................................................................................... 83
Bijlage 1: Benchmark-initiatieven ........................................................................... 85
Management Informatie pakket Facilitaire Kengetallen ..................................................... 86
Facilitaire Kengetallen (FKG) .......................................................................................... 87
Facility management in het onderwijs ............................................................................. 88
American Productivity & Quality Centre ........................................................................... 89
Higher Education Funding Council for England ................................................................ 90
Facilities Risk and Quality Evaluation (Frique) ................................................................ .. 93
Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen .................................................................... 94
Quickscan Huisvestingskosten ........................................................................................ 95
Benchmark gebruikersclub vastgoed ............................................................................... 96
The Workplace Network ................................................................................................ 97
Bijlage 2: Instellingsprofiel volgens IR-document.. .................................................. 99
Bij lage 3: Geha nteerde informatiesystemen ......................................................... 101
Bijlage 4: Enquête-resultaten in één tabel ............................................................ 103
Bijlage 5: Resultaten bij vraag 4 .......................................................................... 105
Bijlage 6: Workshop - presentaties .... """""" .. """" ........ """"" .. """"" .. """" .... 107
Bijlage 7: Workshop - discussieresultaten ....... ..... ................................................. 115
Bijlage 8: Eerste aanzet benchmark-format.. .. """"" .. "" ...... """"""""""" .. """" 119
6
Managementsamenvatting
aanleiding: financiële middelen voor huisvesting onder druk
Meer dan ooit moet een universitair vastgoedmanager zich verantwoorden voor de lasten van
vastgoed en moet hij de waarde van vastgoed benadrukken. Afgelopen jaren stond in menig
krantenbericht de ongunstige financiële context van het hoger onderwijs centraal. Ook
werden de noodzakelijke vervangingsinvesteringen in de vastgoedvoorraad genoemd en het
ontbreken van voldoende middelen daarvoor. Hoewel het probleem nu onderkend wordt, lijkt
een oplossing nog niet in zicht. In de verdeling van schaarse middelen over onderwijs,
onderzoek, personeel en faciliteiten komen de faciliteiten, waaronder vastgoed, doorgaans op
de laatste plaats.
universitaire vastgoedmanagers delen kennis voor gezamenlijke doelen
Vastgoedmanagers van universiteiten bundelen krachten om de aanpak van
vastgoedgerelateerde vraagstukken verder te professionaliseren en om het inzicht in de baten
en lasten van vastgoed te vergroten. Enerzijds om Colleges van Bestuur te wijzen op kansen
en bedreigingen van vastgoed in het algemeen - vastgoed als productiemiddel - en
anderzijds om de sterkten en zwakten van het eigen vastgoed onder de aandacht te brengen.
Voor beide doelen zijn afgelopen jaren in opdracht van het Huisvestingsoverleg Instellingen
(HOI) diverse onderzoeksrapporten geschreven.
Platform Bedrijfsvoering heeft veel belangstelling voor benchmarking
Naar aanleiding van deze onderzoeksrapporten werden op 27 juni 2002 bij de VSNU
presentaties gehouden voor het Platform Bedrijfsvoering. De aanwezige leden van de
verschillende Colleges van Bestuur gaven daarbij onder andere aan geïnteresseerd te zijn in
benchmarkstudies om de eigen instelling te kunnen vergelijken met andere universiteiten,
maar ook om universiteiten te vergelijken met andere organisaties. Ook waren de aanwezige
leden enthousiast over de suggestie om facilitaire kengetallen te gaan genereren. Dit heeft
geleid tot de opzet van dit onderzoek.
aansluiting op initiatieven rond 'institutional research' (IR)
Naast de bestuurlijke steun werd de link gelegd met de interuniversitaire initiatieven rond
'institutional research' (IR), ook in relatie tot de VSNU. Aanleiding is dat de roep om
verantwoording, rekenschap en publieke benchmarking steeds sterker wordt en daarmee de
behoefte aan beslissingsondersteunende feiten, cijfers, analyses en achtergrondinformatie.
Deze onderzoeksresultaten kunnen als input dienen voor IR-instellingsprofielen (zie bijlage 2).
probleemstelling en onderzoeksvragen
Tijdens discussies in het HOI werden enkele problemen gesignaleerd. Universiteiten hebben:
1. te weinig inzicht in de baten en lasten van faciliteiten in het algemeen en van vastgoed
in het bijzonder;
2. te weinig beslissingsondersteunende informatie bij vastgoedbeslissingen, bij zowel
investerings- als onderhoudsbeslissingen;
3. te weinig referenties en kengetallen vanuit vergelijkbare situaties (organisatie,
vastgoedvoorraad of op projectniveau) om hun eigen situatie te kunnen beoordelen.
Deze problemen leidden tot de volgende twee onderzoeksvragen:
  Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op
voorraadniveau noodzakelijk voor doelmatige CvB-beslissingen over vastgoed en voor
beter onderbouwde verzoeken richting OCenW?
  Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op objectniveau
noodzakelijk voor doelmatige beslissingen van de vastgoedmanager?
Managementsamenvatting 7
Naarmate het onderzoek vorderde werd naast de onderzoeksvraag "welke informatie is
nodig?" ook de onderzoeksvraag "over welke informatie beschikt de vastgoedmanager nu?"
gesteld. Door informatie-vraag en informatie-aanbod beide in kaart te brengen kan het
onderzoek uiteindelijk in een realistisch plan van aanpak of stappenplan resulteren voor het
'benchmarken' van universiteitsvastgoed (zie figuur 1).
onderzoeksmethodiek: theoriedeel en praktijkdeel
In de onderzoeksaanpak wordt onderscheid gemaakt in het deel dat de informatievraag in
kaart brengt - het theoriedee/- en het deel dat het informatieaanbod in kaart brengt - het
praktijkdeel.
interviews andere
bench
martcs
Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten?
D D
Informatie-aanbod: Wat weten we?
fEE]
Cl
figuur 1: onderzoeksmethodiek schematisch weergegeven
1F
EINDRAPPORT
benchmarking
universiteits-
vastgoed
>
SJ
deel-
rapport
Voor het theoriedeel werd literatuur over vastgoedinformatie en benchmarking verkend,
werden diverse benchmarkinitiatieven vergeleken en beoordeeld en werden interviews
gehouden om de universitaire context te verkennen. Het vakgebied vastgoedmanagement
diende als basis voor het theoretisch kader.
Voor het praktijkdeel werden uitgebreide enquêtes ingevuld - door alle 13 deelnemende
universiteiten - en werd in een workshop uitgebreid gediscussieerd over de kansen en
bedreigingen van benchmarking en de sterkten en zwakten van universiteitsspecifieke
definitiekaders en informatiesystemen.
conclusies vanuit theorie: positie vastgoedmanager als uitgangspunt
I
,
4 '·i':ti·],i,liHi'!4i
genera I management
business strategy
facility management
     
asset management
cost control
project management
figuur 2: positie vastgoedmanager - corporatie rea/ estate manager (CREM) - tussen
'business' en 'rea/ estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau
Managementsamenvatting
8
De beslissingen van een vastgoed manager (corporate rea/ estate managet; CREM) vinden
plaats in een spanningsveld tussen 'business' en 'real estate' en tussen 'strategie' en
'operational' niveau (zie figuur 2). In zijn positie heeft hij te maken met vier verschillende
perspectieven op vastgoed:
General Management (GM) / Business Strategy - wisselwerking met strategische
doelstellingen en ontwikkeling universiteit
Asset Management (AM) - waarde vastgoedvoorraad binnen de universiteitsfinanciën
Facility Management (FM) - functionele & financiële relatie met huurders
Cost control & Project Management (PM) - kostenbeheersing vastgoedinvesteringen
en exploitatie
Vanuit elk van deze perspectieven heeft hij andere gesprekspartners bij vastgoed
gerelateerde beslissingen: College van Bestuur, gebruikers/faculteiten, de financiële afdeling
of interne en externe actoren bij bouw- en onderhoudsprojecten. Elk perspectief heeft ook
een andere informatiebehoefte, wat in onderstaand overzicht is weergegeven.
CREM-perspectief
.i.ii""I,i'!'L1i' !ii
'-i.:;ifj,I,"%imM.
asset management
Indicatieve informatie behoefte
GENERAL MANAGEMENT (GM)
mix bedrijfsmiddelen voor bereiken
instellingsdoelen :
huisvestingslasten / totale lasten
huisvestingslasten / totale baten
,
,
(aansluitend op kengetallen CIi, bijvoorbeeld
vergelijkbaar met
facility management
oiiiiii  
,
general management
business strategy
,
facility management
oiiiiii  
,
genera I management
business strategy
,
facility management
oost control
project management
.....    
asset management
oost control
project management
.....    
asset management
cost control
project management
personele lasten / totale lasten)
FACILITY MANAGEMENT (FM)
m2 / gebruiker of ruimtesoort
(interne) huurprijzen, eventueel
gespecificeerd naar ruimtesoorten
huurdersexploitatielasten / m2
zoals energielasten
klanttevredenheid
(over functionaliteit en flexibiliteit)
ASSET MANAGEMENT (AM)
totale vervangingswaarde
vervangingswaarde per m2 functie
geïnvesteerd vermogen (of boekwaarde)
omvang totale voorraad
Managementsamenvatting 9
_i.!ii+,,""f),,+
general management
busi ness strategy
'-i.!;i(i·l"i"m§.
asset management
PROJECT MANAGEMENT (PM)
COST CONTROL
bouwkosten / m2
investeringskosten / m2
exploitatielasten / m2
,
,
eventueel gespecificeerd naar ruimtesoort
facility management
cast control
project management
conclusies vanuit theorie: 'prestatie' missende schakel in veel benchmarks
vastgoedvoorraad
in m2
huisvestings- PRESTATIES
kosten in € __________ (gebruikers)
De meeste benchmarkinitiatieven zijn vergelijkingen van kosten per m2, zonder een link te
leggen met de waarde of kwaliteit van deze m2 voor gebruiker en organisatie. Discussies
binnen de HOI-onderzoeksgroep leiden tot het inzicht dat vastgoedinformatie minstens drie
dimensies heeft: oppervlak, kosten en (prestatie) gebruiker. Alleen sturen op ratio's als
kosten per m2, studenten (gebruikers) per m2 of kosten per student kan wellicht
huisvestingsmiddelen besparen, maar elders in de organisatie weer extra lasten veroorzaken.
Om een totale afweging te kunnen maken zijn dus gegevens nodig uit de drie hoofdgroepen:
de vastgoedvoorraad (in m2), de gebruikers (aard, aantallen en prestaties) en de
huisvestingskosten (in €). Het inventariseren van gegevens uit alle hoofdgroepen maakt een
totale vergelijking tussen oppervlaktegegevens, huisvestingskosten en (prestaties van)
gebruikers mogelijk. Alleen de totale vergelijking biedt een gewogen beeld van de
huisvestingssituatie en is geschikt voor benchmarking.
conclusies vanuit praktijk: rubricering en definities vertonen grote verschillen
Na het theoriedeel van het onderzoek is in overleg met HOI-onderzoeksgroep besloten om
met een Uitgebreide enquête te inventariseren hoe gegevens over vastgoedvoorraad,
vastgoedfinanciën en vastgoedgebruik(ers) bij de verschillende universiteiten worden
geregistreerd. Het doel was tweeledig:
(a) het vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te
kunnen vergelijken;
(b) een eerste benchmark van elementaire gegevens, mits vergelijkbaar
De belangrijkste constatering - refererend aan doel (a) - is dat databestanden in structuur
onvoldoende overeenkomen om ze onderling gemakkelijk te kunnen vergelijken. Definities en
rubriceringen worden niet eenduidig gehanteerd. Het vergelijkbaar maken van gegevens
vroeg zoveel bewerking van de onderzoekers dat een eerste benchmark van aangeleverde
gegevens geen betrouwbare resultaten gaf, waarmee doel (b) niet werd bereikt.
Managementsamenvatting
10
conclusies vanuit praktijk: 'missing link' in de driehoek is (prestatie) gebruiker
vastgoedvoorraad
in m2
huisvestings- 1\ PRESTATIES
kosten in € _____   (gebruikers)
Uit de enquêtes bleek dat gegevens over
gebruik(ers) bij vastgoedmanagers het minst
bekend zijn: voor welke 'prestatie' (baten) wordt
een ruimte gebruikt, hoe worden ruimten
bezet/benut, welke gebouwgerelateerde kosten
draagt de gebruiker zelf en hoe tevreden is hij
over de kwaliteit? Hoewel deze vragen door de
gebruiker zelf vaak wel beantwoord kunnen
worden, is het ontbreken van deze informatie
bij de vastgoedmanager een gemiste kans om
de doelmatigheid van vastgoedbeslissingen te
toetsen en verantwoorden.
conclusies vanuit praktijk: aanvullende conclusies uit de workshop
Bij de workshop waren per universiteit naast de vastgoeddirecteur enkele medewerkers die
vastgoedinformatie beheren aanwezig. Doel hiervan was met de direct betrokkenen te
discussiëren over de problematiek bij het registreren van vastgoedinformatie en de
haalbaarheid van benchmarking.
De meeste universiteiten geven aan op dit moment niet in staat te zijn per gebruiker de
huisvestingskosten te genereren. Huisvestingskosten worden over het algemeen gerelateerd
aan het gebouw ofaan de organisatie-eenheid die ervoor moet betalen. Dit houdt in dat de
kosten die door de vastgoedafdeling gemaakt worden voor het eigenaaronderhoud, niet naar
de gebruikers zijn te herleiden.
De aanwezigen waren het eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke bezetting
centraal geregistreerd zou moeten worden. Deze taak hoort eerder bij de gebruiker - of het
facilitair management - dan bij vastgoed. Voor het in kaart brengen van de ruimtebehoefte
en de afstemming van beschikbare ruimte is deze informatie voor vastgoed wel noodzakelijk.
De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de ruimteregistratie
(m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten). De meeste genoemde kengetallen die
men graag zou willen vergelijken met andere universiteiten zijn: kosten per m2 per ruimte
soort, zowel exploitatie als investeringskosten, en m2 per student en of medewerker.
In het algemeen wordt aangegeven dat de link met het primaire proces meer aandacht
behoeft, maar dat dit veel inspanning kost, een cultuurverandering vraagt en vaak buiten de
invloedssfeer van de vastgoedorganisatie ligt. Meer afstemming met het facility management
is een belangrijke stap richting het primaire proces.
overige conclusies: creëren uniform dashboard met besturingsinformatie
Managementsamenvatting
Doel van het benchmarkonderzoek
is het creëren van een dashboard
met sturingsinformatie, niet primair
om het vergelijken met andere
universiteiten. Uniformiteit van dat
dashboard is wél noodzakelijk om
met andere bestuurders te kunnen
communiceren.
11
In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen de eigen
organisatie. Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet als
instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen.
Het is de bedoeling dat de HOI-leden uit hun administraties gegevens kunnen halen om
vragen vanuit het management te beantwoorden en de antwoorden bij voorkeur met andere
universiteiten te vergelijken. Dit kan betekenen dat aanpassingen van die administratie nodig
zijn.
De gebruiker zou centraler kunnen worden gesteld in vastgoedinformatiesystemen. Een
gebruiker, bijvoorbeeld een faculteit, is niet zo zeer geïnteresseerd in de omvang van de
gebouwenvoorraad, maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen
ondersteunen of verstoren, en tegen welke prijs, ook in relatie tot andere productiemiddelen
zoals personeel, kapitaal, technologie en informatie.
aanbevelingen voor vervolg
Nu duidelijk is hoe vastgegevens geregistreerd zijn en hoe haalbaar de direct betrokkenen
een benchmark achten, kan - ook op basis van de theorie en ervaringen van andere
organisaties - een 'format' worden ontworpen voor het genereren van
managementinformatie (en onderling vergelijken). Dit format zal als invulformulier dienen
voor de universiteiten (zie figuur 3). De verantwoordelijkheid voor het bewerken van de
universiteitsgegevens ligt dan bij de universiteit zelf, eventueel met hulp van het
onderzoeksteam. De verzameling ingevulde 'formats' kan vervolgens eenvoudig leiden tot een
onderlinge benchmark, maar kan in het algemeen bijdragen aan een overzichtelijker
'dashboard' met sturingsinformatie voor bestuurders.
onderzoeksteam universiteiten onderzoeksteam
~  
bestanden
FORMAT
FORMAT
- m2
---+
benchmark
mgt-info
- €
---+
TUE
- gebruik.
-m2
I ~
~  
-€
- gebruik
lulUtUlt
FORMAT
- m2
---+
- €
UvA - gebruik
-gebruik
FORMAT
~  
- m2
---+
RUG
- €
- gebruik
verantwoording
bewerking data bij
universiteiten
figuur 3: volgende stap: ontwerpen 'format' en invul/en format met gegevens uit
databestanden universiteiten
De vraag die resteert is op welke databestanden een eerste stap van benchmarking zich zal
richten. Er zijn twee alternatieven, elk met voor- en nadelen:
(1) het invullen van een format met projectinformatie, voor recente (> 1995)
nieuwbouwprojecten; het accent ligt op projectmanagement/cost control (zie figuur 4)
(2) het invullen van een format met voorraadinformatie; het accent ligt op asset
management / voorraad management (zie figuur 4)
In beide gevallen worden gegevens in de driehoek m2 - € - prestatie/gebruik(ers)
geïnventariseerd. De link naar de organisatie ('business') wordt dus wel gelegd.
Managementsamenvatting
12
.... ..... 1.11
1
[1,11111111 ..
   
..... Hlnt·lllllllm ..
,
general management asset management
,
general management asset management
business strategy business strategy
,
cost control
,
cost control
facility management project management facility management project management
figuur 4: alternatieven als startpunt van de benchmark: alternatief (l-links) op gebouw niveau
of alternatief (2-rechts) op voorraadniveau
Alternatief (1) behoeft minder inspanning dan (2) bij de inventarisatie van de gegevens, maar
alternatief (2) levert meer managementinformatie voor bestuurders, omdat het de totale
voorraad betreft en alle lasten die met vastgoed gemoeid zijn. Alternatief (1) genereert vooral
referenties bij nieuwbouwbeslissingen voor de vastgoedmanager zelf. Dit heeft natuurlijk ook
een functie in de verantwoording van investeringsbeslissingen richting bestuurders.
Alternatief (1) zal een betrouwbaarder beeld schetsen, maar voor een beperkt deel van de
voorraad, waardoor de informatievraag voor de rest van de voorraad onvervuld blijft.
Alternatief (1) heeft procesmatig echter het voordeel dat het format kan worden uitgetest
met beperkte inspanning. Dit laatste is doorslaggevend voor het advies.
advies: start met alternatief (1) / stappenplan
Stap 1 "Benchmarking":
toesturen digitaal format met toelichting
per universiteiten invullen voor 3 recente gebouwen (> 1995)
verwerken gegevens
presenteren conclusies - inhoudelijk en over het format
Het eerste aanzet voor een format is te vinden in bijlage 8; voor alle punten van de driehoek
is een invulformulier gemaakt (m2 - kosten - gebruiker).
Voordat stap 1 kan worden genomen:
bespreking in HOI 23 april 2004
aanpassing format aan de hand van opmerkingen HOI-leden
bespreking in HOI 24 september 2004
melding onderzoek door HOI-lid aan eigen portefeuillehouder vastgoed/huisvesting
onderzoek aan de orde stellen in Platform Bedrijfsvoering
melding onderzoek door HOI-lid aan eigen CvB
Managementsa menvatti ng 13
14
1. Inleiding
1.1 Achtergrond en aanleiding van het onderzoek
Universitair vastgoed is actueler dan ooit. Afgelopen jaar stond in menig krantenbericht de
ongunstige financiële context van het hoger onderwijs centraal. Ook werden de noodzakelijke
vervangingsinvesteringen in de vastgoedvoorraad genoemd en het ontbreken van voldoende
middelen daarvoor. Hoewel het probleem nu onderkend wordt, lijkt een oplossing nog niet in
zicht. In de verdeling van schaarse middelen over onderwijs, onderzoek, personeel en
faciliteiten komen de faciliteiten - waaronder vastgoed - doorgaans op de laatste plaats. Dit is
begrijpelijk vanuit het perspectief van het primaire proces, maar minder vanzelfsprekend als
wordt meegewogen dat slecht functionerende faciliteiten de efficiëntie en effectiviteit van het
primaire proces kunnen schaden.
Dit laatste is binnen veel universiteiten onderkend, waarna middelen zijn vrijgemaakt om
projecten met de hoogste prioriteiten uit te voeren. Ook dit heeft weer voor negatieve
publiciteit gezorgd, omdat deze middelen ten koste gaan van investeringen in onderwijs en
onderzoek (zie tekstkader).
Meer dan ooit moet een universitair vastgoedmanager zich verantwoorden voor de lasten van
vastgoed en moet hij de waarde van vastgoed benadrukken.
Universiteiten korten budget
voor research
Oorzaak zijn hoge huisvestings/asten
AMSTERDAM - Door de hoge
huisvestingslasten staan de budgetten
van universiteiten steeds meer onder
druk. Zozeer zelfs dat universiteiten
gaan snijden in onderzoek en
onderwijs. ( ... )
De overheid heeft in 1995 het
eigendom van de gebouwen aan de
universiteiten overgedragen zonder
extra geld voor onderhoud. Dat had de
overheid wel beloofd, zo stellen de
instellingen. Volgens koepelorganisatie
VSNU krijgen universiteiten jaarlijks
euro 90 mln voor huisvesting, terwijl
zij euro 240 mln nodig hebben. De
euro 40 mln die het kabinet jaarlijks
extra ter beschikking heeft gesteld, is
onvoldoende om het tekort van euro
150 mln per jaar te ledigen. Om dit te
compenseren, legt een woordvoerder
uit, worden plannen om gebouwen
(veelal uit de jaren zestig) te
renoveren of nieuwbouw te plegen,
uitgesteld.
Bron: Financieele Dagblad, 8-11-2003
Vastgoedmanagers van universiteiten bundelen krachten
om de aanpak van vastgoedgerelateerde vraagstukken
verder te professionaliseren en om het inzicht in de baten
en lasten van vastgoed te vergroten. Enerzijds om
Colleges van Bestuur te wijzen op kansen en bedreigingen
van vastgoed in het algemeen - vastgoed als vijfde
productiemiddel, naast kapitaal, informatie, personeel en
technologie - anderzijds om de sterkten en zwakten van
het eigen vastgoed onder de aandacht te brengen. Voor
beide doelen zijn afgelopen jaren in opdracht van het
Huisvestingsoverleg Instellingen (HOI) diverse
onderzoeksrapporten geschreven, waaronder het rapport
"Analyse universitaire vastgoedplannen" (2000) en drie
rapporten onder de titel "Universitair
Vastgoedmanagement" (2002) over onzekerheid &
flexibiliteit, kosten & baten en klanttevredenheid
1
.
Naar aanleiding van de laatste drie rapporten werden op
27 juni 2002 bij de VSNU presentaties gehouden voor het
Platform Bedrijfsvoering. De aanwezige leden van de
verschillende Colleges van Bestuur gaven daarbij onder
andere aan geïnteresseerd te zijn in benchmarkstudies om
de eigen instelling te kunnen vergelijken met andere
universiteiten, maar ook om universiteiten te vergelijken
met andere organisaties. Ook waren de aanwezige leden
enthousiast over de suggestie om facilitaire kengetallen te
gaan genereren. In september 2002 is in het HOI verder
gediscussieerd over benchmarking hetgeen eind
november 2002 heeft geleid tot de opdracht aan de TU
1 AI deze rapporten zijn geschreven door onderzoekers van de TU Delft, Faculteit Bouwkunde, werkverband Real Estate
& Housing (voorheen Bouwmanagement & Vastgoedbeheer) .
Inleiding 15
Delft om een onderzoeksvoorstel te schrijven voor dit onderwerp. Het onderzoeksvoorstel is in
februari 2003 goedgekeurd door het HOI. In de volgende paragrafen zijn probleemstelling,
doelstelling en onderzoeksstappen nader toegelicht.
1.2 Probleem- en doelstelling van dit onderzoek
Voordat de hoofdvraag van dit onderzoek wordt gespecificeerd, is het belangrijk om (a)
problemen op te sommen die met dit onderzoek - op z'n minst gedeeltelijk - kunnen worden
opgelost en (b) doelen te formuleren waaraan met dit onderzoek kan worden bijgedragen. Deze
problemen en doelen zijn logischerwijs aan elkaar gekoppeld. In tabel 1 wordt dit
gedemonstreerd.
tabel 1: problemen en doelen van het benchmark-onderzoek
Problemen Doelen
,
!
la Te weinig inzicht in de baten en lasten lb Meer inzicht in baten en lasten van
van faciliteiten in het algemeen en van vastgoed en faciliteiten om zowel binnen
vastgoed in het bijzonder. de instelling als richting Ministerie van
OCenW beslissingsondersteunende
informatie te kunnen genereren.
2a Te weinig kwantitatieve informatie 2b Meer ratio's genereren om duidelijk te
beschikbaar om lastenkant van doel lb. maken wat het aandeel van vastgoed en
te onderbouwen. faciliteiten in ruime zin is in de
instellingsfinanciën .
3a Te weinig beslissingsondersteunende 3b Meer referenties en benchmarks (van
informatie bij vastgoedbeslissingen, bij universiteiten en van andere
zowel investerings- als organisaties) als
onderhoudsbeslissingen. beslissingsondersteunende informatie
voor vastgoedmanagers.
Probleem/doel 1 gaat om de vraag: welke informatie over vastgoed is noodzakelijk voor
weloverwogen beslissingen over faciliteiten op bestuurlijk niveau? Punt 2 is gekoppeld aan 1 en
moeten leiden tot managementinformatie over vastgoedvoorraad en faciliteiten op bestuurlijk
niveau. Probleem/doel 3 gaat meer over beslissingsondersteunende informatie voor de
vastgoed beheerder zelf, wat niet wegneemt dat deze informatie ook doel lb kan dienen.
In het onderzoeksvoorstel zijn twee onderzoeksvragen geformuleerd voor het benchmark-
onderzoek:
-+ Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op voorraadniveau
noodzakelijk voor doelmatige CvB-beslissingen over dit onderwerp en voor beter
onderbouwde verzoeken richting OCenW?
-+ Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op objectniveau
noodzakelijk voor doelmatige beslissingen van de vastgoedmanager?
De onderzoekers zijn met het HOI overeengekomen dat de eerste vraag prioriteit heeft, ook
gezien de actualiteit (bijvoorbeeld IR, zie tekstkader hieronder en bijlage 2). De tweede vraag
zal in een eventueel vervolg van dit onderzoek meer aandacht krijgen. Dit onderzoek en
onderzoeksrapport gaat dus met name over de eerste hoofdvraag. De onderzoeksstappen die
voor het beantwoorden van de hoofdvraag moeten worden genomen, worden in de volgende
paragraaf toegelicht.
16 Inleiding
De actualiteit: huisvesting als onderdeel van Institutional Research (IR)?
Onder de naam 'institutional research' (IR) ontwikkelen zich in de instellingen activiteiten ter
ondersteuning van bestuur en beleid met behulp van feiten, cijfers, analyses en achtergrondinformatie.
Deze notitie onderzoekt tot op welke hoogte dit op VSNU-niveau óók als gezamenlijke activiteit als
onderwerp van gezamenlijke coördinatie, of als serviceaanbod met meerwaarde voor de afzonderlijke
instellingen, dient te worden ondernomen. ( . .)
De roep om verantwoording, rekenschap en publieke benchmarking lijkt steeds sterker te worden. De
universiteiten zijn vanzelfsprekend bereid verantwoording af te leggen voor hun bestedingen van
overheidsmiddelen, maar slechts gebaseerd op voor hen aanvaardbare en inzichtelijke gegevens. ( . .)
De universiteiten ... hebben ook aangegeven bereid te zijn zelf te komen tot inzichtelijke
instellingsprofielen, waarin met behulp van feitelijke gegevens en van kwaliteitsoordelen een zodanig
beeld van een instelling wordt gegeven dat daarmee een gedegen basis voor bestuurlijk handelen wordt
gelegd. (..)
De institutional research (IR) functie in de universiteiten neemt in gewicht deskundigheid en dus ook
bruikbaarheid toe. IR-medewerkers hadden-en hebben in toenemende mate-behoefte aan externe
benchmarkgegevens, zoals landelijke gemiddelden op een laag aggregatieniveau, vergelijkingen met
zusterinstellingen, nationale en internationale kengetallen. ( . .) De IR-medewerkers in de instellingen zijn
op landelijk niveau georganiseerd in DAIR (Dutch Association for Institutional Research), vormen een
steeds sterkere, professionele gemeenschap en zijn dus ook goed in staat hun behoefte aan landelijke
coördinatie en samenwerking te definiëren.
bron: [24] VSNU-memo, mei 2003
            ~
1.30nderzoeksstappen
Hoewel dit onderzoek zich aanvankelijk alleen op de informatiebehoefte (vraag) zou richten,
werd in juni door de HOI-onderzoeksgroep het idee geopperd om een enquête rond te sturen
om de beschikbare informatie (aanbod) zo goed mogelijk in kaart te brengen. Door informatie-
vraag en informatie-aanbod beide in kaart te brengen kan het onderzoek uiteindelijk in een
realistisch plan van aanpak of stappenplan resulteren voor het 'benchmarken' van
universiteitsvastgoed (zie figuur 5).
Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten?
D D
Informatie-aanbod: Wat weten we? >
'------------"----
enquetes enquetes enquetes
S
figuur 5: onderzoeksstappen schematisch weergegeven
Inleiding
THEORIE
deel-
rapport
PRAKlDK
deel-
rapport
EINDRAPPORT
17
literatuur interviews andere
bench
marks
discussies
oz-groep
Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten?
Voor het onderzoek worden de volgende stappen gevolgd om de informatie-vraag te
specificeren:
stap 1
stap 2
het bestuderen van literatuur over benchmarking en het inventariseren van
initiatieven en ervaringen met benchmarking bij onder andere de HBO-raad,
Rijksgebouwendienst en andere vastgoed beheerders (ABN AMRO); het leren
van geslaagde en minder geslaagde benchmark-initiatieven bij andere
organisaties
het in kaart brengen van het sturingssysteem van de universiteit (input/output,
prestatie- en procesindicatoren, de informatiebehoefte); theorievorming en
modelvorming ('engineering')
De resultaten van deze twee stappen zijn te vinden in het theoriedeel van dit rapport.
Informatie-aanbod: Wat weten we? >
L-----___ _
enquetes enquetes enquetes
Daarna worden de volgende stappen gevolgd om het informatie-aanbod te specificeren:
stap 3
stap 4
het houden van een enquête met twee doelen: (1) het vaststellen of
databestanden met vastgoedgegevens voldoende overeenkomen om deze
onderling te kunnen vergelijken en (2) het maken van een eerste, globale
benchmark op basis van feitelijke voorraad- en gebouwgegevens
het organiseren van een workshop om (a) de enquêteresultaten te presenteren,
(b) te discussiëren over de doelstellingen van benchmarking versus kosten en
inspanning om de gegevens te leveren, te interpreteren en te actualiseren en
(c) draagvlak te creëren bij de mensen die de gegevens moeten verzamelen en
leveren.
De resultaten van deze twee stappen zijn in het praktijkdeel van dit rapport te vinden.
18 Inleiding
Met de productie van dit eindrapport is de vijfde en
laatste stap gezet:
stap 5 het vergelijken van enerzijds
informatie-vraag vanuit de theorie en
vanuit de behoefte van universiteiten
en anderzijds informatie-aanbod
binnen de universiteiten; het trekken
van conclusies en het geven van
advies (voor een stappenplan) voor
het proces van benchmarking van
universiteitsvastgoed
1.4 De structuur van de hoofdstukken
EINDRAPPORT
benchmarking
universiteits-
vastQoed
De onderzoeksstappen vormen de basis van de hoofdstukstructuur van dit rapport. Hieronder is
in een tabel aangegeven welke onderwerpen worden behandeld in welke hoofdstukken.
hoofdstuk onderzoeksstap onderwerpen
hoofdstuk 1 toelichting onderzoeksplan - aanleiding
- probleemstelling
- doelstelling
- onderzoeksmethoden
THEORIEDEEL
hoofdstuk 2 (stap 1) leren van andere - literatuur over benchmarking
benchmark-initiatieven - analyse benchmarkinitiatieven
- aanpak Rijksgebouwendienst
- lessen
hoofdstuk 3 (stap 2) theorie vormen over - literatuur over processen
sturingssysteem en - relevante kengetallen
informatiebehoefte - specificatie informatie-vraag
-
'driehoek' (m2 - € - prestaties) als
basis voor enquête
PRAKTIJKDEEL
hoofdstuk 4 (stap 3) inventarisatie informatie- - overzicht enquêtevragen
aanbod - resultaten enquête:
m2 - € - prestaties
in combinatie met elkaar
hoofdstuk 5 (stap 4) discussie over bevindingen - een verslag van de workshop
met direct betrokkenen - input van de deelnemers bij de
stellingen en vragen
CONCLUSIES EN VERVOLG
hoofdstuk 6 (stap 5) confrontatie - conclusies uit theoriedeel
informatiebehoefte en - conclusies uit praktijkdeel
informatieaanbod - aanbevelingen voor het vervolg
Inleiding 19
20
THEORIEDEEL
21
22 Theoriedeel
2. De context: leren van andere benchmark-initiatieven
In dit hoofdstuk worden diverse benchmark-initiatieven beschreven met het doel te leren
van geslaagde en minder geslaagde ervaringen. Dit hoofdstuk zal worden afgesloten met
een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden voor benchmarking binnen universiteiten.
De beschreven initiatieven zijn niet uitputtend; er zijn vele nationale en internationale
benchmarkonderzoeken. In dit hoofdstuk is een weergave gegeven van opvallende
initiatieven uit verschillende branches, om daarmee een beeld te geven van de wereld van
benchmarking. In de genoemde initiatieven is geen sprake van ingewikkelde methoden voor
vergelijking. Uiteindelijk gaat het om de lessen voor universiteiten die geleerd kunnen
worden uit het wel en niet slagen van de verschillende initiatieven.
2.1 Wat is benchmarking?
Het woord benchmark is afkomstig uit het Engels en betekent vrij vertaald referentiepunt:
een punt waarmee een organisatie zich kan vergelijken. Bij benchmarking bepaalt een
organisatie een aantal punten waaraan ze zich wil meten, dan wel waar ze naartoe wil
groeien. Om inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot verbetering van de prestaties van de
organisatie worden de eigen prestaties vergeleken met de prestaties van anderen, die op de
gekozen terreinen een voorbeeldfunctie vervullen.
Benchmarking is derhalve een proces, waarbij door analyse van bepaalde prestatie-
indicatoren inzicht wordt verkregen in een bestaande situatie. Door bestaande situaties van
meerdere organisaties met elkaar te vergelijken en te analyseren wordt inzicht verkregen in
de mogelijkheden de prestaties van de betreffende organisaties te verbeteren. Dit proces
van meten, vergelijken en verbeteren is terug te vinden in de door het NNI opgestelde
definitie van benchmarking:
Benchmarking is een voortdurend proces van het meten van producten diensten en
werkwijzen in vergelijking met de sterkste concurrenten of met die bedrijven die erkend
worden als marktleiders (bron [17]     ~ 2001)
Over het algemeen is er sprake van drie soorten benchmarking (zie figuur 6), te weten:
a. vergelijken binnen de eigen organisatie
b. vergelijken met soortgelijke organisaties (concurrenten)
c. vergelijken met andersoortige organisaties
(a) benchmarking
eigen organisatie
TUD 1995 I
(b) benchmarking
met soortgelijke organisaties
'€€
TUD 1998 I
VU 2003 RUG 2003
mi
€€ TUD 2003
ge
m
€€€€€
~ ~ ge
m2-m2
--
gebruik
€ €
m
€€€
2
ge
m2
€€€€€
- m2
geb
m2-m2
ruik
gebruik
figuur 6: drie verschil/ende vormen van benchmarking
(c) benchmarking met
andersoortige organisaties
€€€€€
m2
m2-m2
uik
gebruik
Het verschil tussen deze drie soorten betreft het referentiepunt. Vergelijken binnen de eigen
organisatie (a) vindt vaak plaats tussen vergelijkbare afdelingen of met gegevens uit het
verleden. Voordeel van deze manier van benchmarken is dat de gegevens veelal uit
Theoriedeel 23
hetzelfde (financiële) systeem komen, waardoor de uitkomsten eenvoudig vergeleken
kunnen worden. Nadeel is dat deze manier van benchmarken alleen zinvol is voor relatief
grote organisaties of organisaties die al jaren bepaalde relevante beleidsinformatie
verzamelen. Daarnaast kan het lastig zijn om binnen een organisatie mogelijkheden ter
verbetering van de prestaties te definiëren.
Vandaar dat de meeste benchmarkinitiatieven zich richten op (b) het vergelijken van
soortgelijke organisaties (concurrenten). Voordeel van deze vorm van benchmarken is dat
de interpretatie van de kengetallen eenvoudiger is: je hebt minder te maken met verschillen
in het primaire proces en de context waarbinnen organisaties opereren. Echter, omdat het
om concurrenten gaat wordt het achterhalen van gegevens vaak lastig.
De derde vorm van benchmarking - (c) vergelijking met andersoortige organisaties - vindt
plaats op concernniveau of juist op detailniveau. Het gaat dan bijvoorbeeld om de gehele
administratie of om schoonmaakkosten per m2 vloeroppervlak. Problemen hierbij zijn dat
concernvergelijking zinloos is omdat de betreffende organisaties teveel verschillen en dat
detailniveau vergelijking het risico in zich heeft het overzicht kwijt te raken. Hierdoor dreigt
suboptimalisatie of - nog erger - minimalisatie van de onderdelen het doel te worden zonder
rekening te houden met de onderlinge verbanden. Het is bijvoorbeeld niet zinvol de kosten
van schoonmaak te minimaliseren, wanneer dat leidt tot klachten van medewerkers over de
kwaliteit van de werkplek. Of wanneer extra kosten gemaakt moeten worden door
vervanging van de onderdelen bij ernstige vervuiling (bijvoorbeeld vloerbedekking).
Welk type benchmark gekozen wordt is afhankelijk van het doel dat men wil bereiken met
benchmarking (bron [8], Den Heijer en Van der Schaaf, 2002). Uit onderzoeken uitgevoerd
door de TU Delft (Faculteit Bouwkunde) blijkt dat CRE managers voornamelijk drie doelen
nastreven:
1. verantwoording van de eigen prestaties ("ik doe het niet zo slecht in vergelijking tot
anderen'')
2. verantwoording van beleidsbeslissingen ("zij presteren beter, dat komt hierdoor en
daarom gaan wij dat ook invoeren'')
3. Ieren van elkaar en elkaars fouten
In dit onderzoek staat de vraag centraal hoe de integrale exploitatielast en de kwaliteit van
faciliteiten van universiteiten door objectivering onderling vergelijkbaar gemaakt kan
worden. De uitkomsten van deze benchmark moet inzicht geven in de huidige prestaties van
de betreffende universiteiten (doel 1) en de mogelijkheden de eigen prestaties te verbeteren
(doel 2), zonder de fouten te maken die reeds door anderen gemaakt zijn (doel 3). Vanuit
dit oogpunt ligt het voor de hand in eerste instantie een benchmarkstudie uit voeren onder
alle Nederlandse Universiteiten (dus vergelijkbare organisaties). Een volgende stap zou
kunnen zijn de benchmark uit te breiden met overige instellingen voor hoger onderwijs en
een internationale benchmark.
Om deze doelen te bereiken is het essentieel dat aan een aantal belangrijke voorwaarden
voldaan wordt (bron [8], Den Heijer en Van der Schaaf, 2002). De eerste en wellicht
belangrijkste is het hanteren van dezelfde definities. Informatie kan immers pas vergeleken
worden als het op basis van dezelfde grondslag verzameld is. Zo heeft het opstellen van een
NEN-norm voor facilitaire kosten (NEN 2748) benchmarking van dergelijke kosten
bijvoorbeeld vereenvoudigd. Voor oppervlaktegegevens biedt de NEN 2580 - Oppervlakten
en inhouden van gebouwen - heldere richtlijnen.
Ten tweede zal er voldoende capaciteit beschikbaar moeten zijn voor informatieverstrekking
en informatiebeheer. Benchmarking vraagt - zeker in de eerste fase - een behoorlijke
inspanning van de (CRE) organisatie. En aangezien benchmarking een continu proces is zal
die inspanning voor de actualisatie regelmatig herhaald moeten worden. Tot op heden blijkt
vaak dat de informatie die beschikbaar is niet volledig of verouderd is. Voor een succesvolle
benchmark is het dus belangrijk dat de deelnemende organisaties voldoende capaciteit
24 Theoriedeel
hebben voor informatieverstrekking en informatiebeheer, of voldoende middelen hebben om
dit uit te besteden.
Ten derde zal er onderling vertrouwen moeten zijn tussen de deelnemende organisaties.
Benchmarks hebben vaak betrekking op vertrouwelijke informatie. Dit kan organisaties ervan
weerhouden om het verzamelen en analyseren van de informatie uit te besteden. Voor een
goede benchmark is het echter belangrijk dat de informatie die gedeeld wordt, klopt. Dit kan
alleen gerealiseerd worden als de deelnemende organisaties elkaar (kunnen) vertrouwen.
En ten vierde zal er altijd een kader voor vergelijking gedefinieerd moeten worden.
Benchmarking is namelijk meer dan het verzamelen van informatie. Het is van essentieel
belang dat er bij benchmarking gezocht wordt naar verklaringen voor de verschillen die
daarin optreden. Alleen dan kan benchmarking resulteren in mogelijkheden de prestaties
van de betreffende organisaties te verbeteren. Deze randvoorwaarde kan eenvoudig
toegelicht worden met een voorbeeld. Wanneer in een benchmark huisvestingskosten
vergeleken worden, zal er ook een vergelijking plaats moeten vinden van de kwaliteit van
die huisvesting. Die kwaliteitsvergelijking zal vervolgens moeten bestaan uit elementen die
de kosten van huisvesting positief dan wel negatief beïnvloeden, zoals bijvoorbeeld locatie.
Nu het doel van de benchmark en de randvoorwaarden waar een benchmark aan moet
voldoen helder zijn zal bepaald moeten worden hoe de prestaties van de universiteiten
vergeleken kunnen worden. Oftewel de kengetallen die gebruikt worden om de prestaties te
meten, zullen bepaald moeten worden. Onder een kengetal wordt verstaan een getal dat de
kerninformatie over een situatie enjof een ontwikkeling bevat en aansluit op de
informatiebehoefte van de manager, bestuurder of politicus. Deze informatie heeft
betrekking op beleids-, begrotings- en productieprocessen (bron [13], Min. Financiën, 1994).
Er zijn een aantal voorwaarden waar een kengetal aan moet voldoen, wil deze bruikbaar zijn
voor de sturing binnen een organisatie [xx] Allereerst moet het kengetal valide informatie
geven ten aanzien van het te bereiken doel. Daarnaast moeten ze voldoende 'gevoelig' zijn.
Dit houdt in wanneer er wijzigingen zijn, dit tot uiting komt in de kengetallen. Het
belangrijkste is echter dat de betrokkenen de kengetallen ook accepteren als indicatoren van
de te meten aspecten. De kengetallen moeten voldoende informatie verschaffen, zuiver zijn
(eerlijk) en bruikbaar om daarmee de kosten voor het regulier achterhalen van de benodigde
informatie (soms ook het opnieuw inrichten van de administratie) te verantwoorden.
In de navolgende paragrafen wordt ingegaan op andere benchmark initiatieven, waarbij ook
aandacht wordt besteed aan de gebruikte kengetallen.
2.2 Beschrijving van verschillende initiatieven (bijlage 1)
In voorgaande paragraaf is aangegeven wat benchmarking is en wat de kritische
succesfactoren zijn in dergelijke processen. Om voor de benchmark van universiteits-
vastgoed niet opnieuw het wiel uit te vinden, is eerst een aantal andere benchmark-
initiatieven geïnventariseerd en geanalyseerd. Helaas zijn niet alle relevante
benchmarkinitiatieven openbaar of gepubliceerd. Voor dit onderzoek is een aantal
Nederlandse en internationale initiatieven beschreven en vergeleken. Per initiatief zijn de
volgende punten behandeld in bijlage 1:
1. naam benchmark j welk type deelnemers
2. aantal deelnemende organisaties en eventueel namen organisaties ter illustratie
3. welke kengetallen worden bepaald en op basis van welke variabelen?
4. is er een rapportage waarin bevindingen te vinden zijn j conclusies worden getrokken?
5. wat kunnen universiteiten hiervan leren: leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak?
Theoriedeel 25
Op basis van deze vijf punten is een analyse gemaakt van de verschillen en overeenkomsten
van de initiatieven, waarbij de conclusies die op basis van de laatste vraag getrokken
worden een brug slaan naar de volgende stappen in het onderzoek. De volgende paragraaf
beschrijft de uitkomsten van de vergelijking.
2.3 Vergelijking van verschillende initiatieven
Op één van de volgende bladzijden is tabel 2 afgebeeld waarin alle (in bijlage 1) beschreven
benchmark-initiatieven worden vergeleken en getoetst op tien kritische randvoorwaarden
voor het slagen van een benchmark:
hanteren zelfde definities
capaciteit informatiebeheer en -verstrekking
vertrouwen tussen deelnemers
kader voor vergelijking
aggregatieniveau van kengetallen
commitment van deelnemende organisaties
aansluiting bij bestaande planning & control (p & c)
kengetallen die aansluiten bij beoogde doelen
aandacht voor zowel kosten als baten
fase (van projectcyclus) waarin benchmark-initiatief zich bevindt
De eerste vier randvoorwaarden zijn in paragraaf 2.1 reeds besproken. De andere
randvoorwaarden worden hieronder kort toegelicht.
Het aggregatieniveau van de kengetallen is bepalend voor de mate waarin de kengetallen
bruikbaar zijn. Er dient gezocht te worden naar kengetallen die met een minimum van detail
informatie leiden tot voldoende inzicht voor besluitvorming en of sturing. Daarnaast geldt,
dat het achterhalen van de benodigde informatie vaak lastig is zeker gezien het feit dat
benchmarking een continu proces is. Aansluiting bij de bestaande planning & control cyclus
en instrumenten is daarom essentieel. In een aantal gevallen zal de bestaande administratie
uitgebreid dan wel aangepast moeten worden. In veel organisaties worden de uitgaven niet
rechtstreeks gekoppeld aan de budgetten, waardoor er één administratie van middelen en
één van uitgaven ontstaat, die niet één op één aan elkaar aansluiten.
Zelfs wanneer de benodigde informatie direct uit de bestaande administratie te halen is,
geeft dit geen zekerheid van slagen. Er zal een behoorlijke mate van commitment binnen de
organisatie moeten zijn. Het sturen op benchmarkcijfers vergt andere capaciteiten van de
managers en van de medewerkers. Het is in de Nederlandse cultuur nu eenmaal niet zo
vanzelfsprekend dat de resultaten van de afdeling algemeen bekend gemaakt worden
(binnen de organisatie). En veel medewerkers kunnen dit als bedreigend ervaren. In
tegenstelling tot Amerikaanse bedrijven waar het vrij normaal is dat de maandcijfers in de
gang van het bedrijf hangen zodat eenieder de stand van zaken kan zien.
Meten arbeidssatisfactie in Almere
Een initiatief bij de planning & control afdeling in de gemeente Almere: men streeft naar het verhogen
van de arbeidssatisfactie. Hiervoor is een meter in de gang geplaatst, deze meter is een cilinder met
daarnaast een zak met gele pingpongballetjes. Wanneer een medewerker zich 'happy voelt' stopt hij
een balletje in de meter. Aan het eind van de dag wordt de meter afgelezen en leeggemaakt. Aan het
eind van de week worden de scores besproken en worden de redenen van lage scores achterhaald.
Wanneer het mogelijk is, dan worden maatregelen genomen om herhaling in het vervolg te
voorkomen.
Bron: gemeente Almere, 2001
26
Theoriedeel
Het produceren van kengetallen voor vergelijking levert in principe niets op. De kengetallen
zullen verband moeten houden met de heldere doelstellingen van de organisatie dan wel de
afdeling. In de meeste benchmark-initiatieven worden alleen de kosten vergeleken. Dit komt
met name omdat de benchmark-initiatieven alleen de vastgoed- of facilitaire dienst
omvatten. Hierdoor is de bijdrage aan de doelstellingen en de baten niet zichtbaar. Het
verlagen of verhogen van de kosten heeft een relatie met de baten. Zo kan een verlaging in
kosten samen gaan met een afname van de omzet, of juist met een toename. Hiervoor is
meer inzicht nodig in de relatie tussen kosten en baten binnen de organisatie. Door het
relateren van de kosten aan de baten ontstaan kengetallen die hieraan bijdragen.
Beheer
conclusies
uitvoering
Uitvoering
evaluatie
voorbereiding
uitvoering
initiatief
definitief
opzet
Initiatief
formuleren
doelen
voorlopige
opzet
Voorbereiding
Benchmarking is een continu proces
waarbij alle stappen van de
projectcyclus (zie afbeelding
hiernaast) doorlopen worden. Uit de
vergelijking van initiatieven blijkt dat
een groot aantal initiatieven deze
cyclus nog niet helemaal hebben
doorlopen en bijvoorbeeld nog in
het voorbereidingsstadium verkeren
(zie voorbeeldinvulling hiernaast).
De redenen voor het blijven steken
in een bepaalde fase leveren lessen
op voor een nieuw te ontwikkelen
benchmark.
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen kengetallen die wel en kengetallen die niet door
de organisatie beïnvloed kunnen worden. Waterschaps- en overige gemeentelijke
belastingen zijn vaak niet (nauwelijks) te beïnvloeden door universiteiten, terwijl het aantal
parkeerplaatsen, of het ruimtegebruik per student weldegelijk te beïnvloeden is. De niet te
beïnvloeden kengetallen zijn wel zinvol voor vergelijk tussen universiteiten onderling, maar
geven geen signaal voor sturing. Bij deze kengetallen is geen sprake van
kwaliteitsverschillen tussen de universiteiten op dit specifieke gebied, waardoor de
verschillende tarieven van de gemeenten als kostenbeïnvloedende factor gezien kunnen
worden.
Voor het opstellen van een benchmark zal voor de verklaring van de verschillen rekening
gehouden moeten worden met een kwaliteitsverschil. Bij veel benchmark-initiatieven wordt
dit ondergebracht bij de kosten beïnvloedbare factoren evenals leeftijdsverschil van de
gebouwen. Vooraf zal duidelijk moeten zijn wat daadwerkelijk kostenbeïnvloedbare factoren
zijn.
----__   ~ ______________ H__ _ ____________ H _____ •••••••••••••• HH ••••••••• .-................. H.
The costs per student in Dutch higher education
On the request of the Dutch Ministry of Education, Culture and Science, the following two sets of
questions are addressed: (1) What are the education-related costs per student in Dutch universities
and hogescholen? How dld costs change over time (from 1996 onwards) and what are the differences
i across broadly defined groups of disciplines? Do costs differ across institutions? Can institutional costs
I be related to differences in institutional size or indicators of educational quality; (2) What are the main
I developments over time for a number of indicators that relate to the resourcing of higher education
I institutions in other European countries? What do indicators relating to the staffing and use of other
I inputs teil us about the development in the Netherlands compared to the United Kingdom, Germany
l and Sweden?
... ... .... ... ... .. ...... ........ ....... . ...... _ . __ ... _ ....... _. ___ ...1
tabel2: vergelijking van benchmarkinitiatieven
FM in onderwijs ABN Amro Ouick scan
Gebruikers club The Workplace
Initiatieven Prismant FMM! FKG Berenschot AP&OC HEFCE FRISOUE (Loman! Huisvestings
vastgoed Network
Os borne Nieuwenhuizen) kosten
Randvoorwaarden
Dezelfde definities NEN facilitaire NEN facilitaire onduidelijk internationaal Engels onduidelijk ja ja ja internationaal
kosten kosten
Capaciteit info beheer en Deels door - - - deels, door - gaan uit van - initiatief niet jaarlijks wordt de
verstrekking gebruik reeds gebruik bestaande uitgevoerd door vragenlijst door
bekende bestaande informatie ontbreken verschillende
gegevens gegevens benodigde deelnemers
gegevens ingevuld
Vertrouwen tussen iedereen in verschil tussen - gegevens zijn iedereen in - gegevens onduidelijk nvt lijkt geen
deelnemers zelfde schuitje executive club anoniem zelfde schuitje ontbreken probleem
en deelnemers
Kader voor vergelijking nee nee nee nee deels nee ja niet bekend nvt nee, er worden
geen
vergelijkingen
gemaakt
Aggregatieniveau van laag - op niveau laag - op niveau hoog, vrij laag - detail hoog - op afhankelijk van divers - zowel laag, op niveau nvt er worden alleen
kengetallen facilitaire dienst facilitaire dienst algemeen niveau niveau van opdrachtgever op organisatie facilitaire dienst variabelen
instelling als op geïnventariseerd
afdelingsniveau
Commitment deelnemende hoog, men hoog, men onbekend hoog, men onbekend hoog, men onbekend hoog, men nvt hoog, wordt
organisatie betaalt voor betaalt voor betaalt ervoor betaalt ervoor betaalt ervoor jaarlijks ingevuld
deelname deelname
Aansluiting bij bestaande gegevens gegevens onbekend onbekend gegevens onbekend gegevens gegevens nvt onbekend
planning & control (p & c) komen voort uit komen voort uit komen voort uit komen voort uit komen voort uit
p & c: passen p & c: passen p & c: passen p & c: passen p & c: passen
niet bij besturing niet bij besturing niet bij besturing niet bij besturing niet bij besturing
facilitaire facilitaire facilitaire facilitaire facilitaire
afdeling afdeling afdeling afdeling afdeling
Kengetallen die aansluiten nee nee nee nee nee nee nee ja ja ja
bij beoogde doelen
Zowel kosten als baten nee nee nee nee nee nee nee ja ja ja
Fase projectcyclus
()
()
0
() ()
0 0 0 0
()
benchmark initiatief
- . - - ------ ------
28
---- ---- ---------------------------------------------------------------------------------
De analyse van voorgaande initiatieven vond plaats medio juni 2003. Inmiddels kunnen alweer
meer initiatieven aan de lijst worden toegevoegd. De Rijksgebouwendienst heeft in juli 2003 en
november 2003 enkele rapporten gepubliceerd met onderzoeksresultaten van benchmarks. Ook
de Raad van Onroerende Zaken (bron [xx], ROZ, 2003) is bezig met het opzetten van een
benchmark property costsvoor commerciële beleggers.
Omdat de initiatieven van de Rgd reeds de beheerfase bereikt hebben, wordt hieraan een
aparte paragraaf besteed.
2.4 Ervaringen van de Rijksgebouwendienst
benchmark exploitatiekosten (bron [19], Rgd, 2003)
Aanleiding voor deze benchmarkstudie is de veranderende rol van de Rgd en de kennis die de
Rgd behoeft voor haar adviseursrol naar de klanten (departementen). Doelen zijn onder andere
om als goede gesprekspartner te kunnen optreden en om aanbiedingen van de markt te
kunnen beoordelen. Ook de ontwikkeling van exploitatieratio's voor de normering wordt als één
van de resultaten gezien. De term "managementinformatie" staat centraal.
De gegevens zijn verzameld aan de hand van de NEN 2748 - Rubricering en definiering
facilitaire voorzieningen. Er wordt onderscheid gemaakt naar een eigenaars- en gebruikersdeel.
Er zijn vier geanonimiseerde voorbeeldgebouwen A, B, C en D geanalyseerd en voor deze
gebouwen is een aantal ratio berekend. Enkele resultaten zijn in figuur 7 en figuur 8
weergegeven.
5%
o rente
• afschrijving
o belasting en heffingen
o onderhoudskosten
• beheer
o energie- en waterverbruik
• comsumptieve voorzieningen
o risicobeheersing
• schoonmaak
[J documentenmanagement
15%
o facilitaire organisatie
figuur 7: opbouw facilitaire kosten in procenten (bron [191 Rgd, 2003); van rente (24%) tot en
met facilitaire organisatie (5%)
Van de gebouwen A, B, C en D worden wel resultaten gegeven, maar er worden te weinig
kenmerken gegeven die de verschillen kunnen verklaren. In het rapport wordt reeds
aangegeven dat geambieerd wordt om op termijn ook 'performance indicatoren' te ontwikkelen
om de cijfers beter te kunnen interpreteren.
Theoriedeel 29
gebouw A gebouwB gebouwD opmerking
m2 bvo 50.500 92.100 68.000
m2 bvo per werkplek 38,6 27,7 35,4
aantal werkplekken per fte 1,03 1,21 1,34
kosten facilitaire organisatie per m2 bvo € 9,30 € 11,50 € 24,80
schoonmaakkosten per m2 bvo € 11,40 € 19,60 € 16,40
gebouwonderhoud per m2 bvo € 35,40 € 26,50 € 58,40 inclusief afschrijvingen
- eigenaarsdeel € 18,60 € 19,10 € 17,70
- gebruikersdeel € 16,80 € 7,40 € 40,70
'totale kosten' per werkplek € 11.100 € 8.420 € 11.380 exclusief ICT, definitie?
figuur 8: enkele Rijksgebouwen vergeleken (bron [19], Rgct 2003)
Dit initiatief is nuttig als verkenning, zeker omdat de NEN 2748 dienst doet als uniforme
onderlegger. Van de resultaten is echter niet altijd duidelijk welke onderdelen er nu wel en niet
in worden meegenomen, bijvoorbeeld bij de 'totale kosten' per werkplek. Verduidelijking
hiervan verhoogt de waarde van de resultaten.
benchmark departementen (bron [7], FMWEB, 2003)
De resultaten van deze benchmark zijn in november 2003 gepubliceerd en kunnen voor dus
zeer actueel worden genoemd. Gegevens van 13 departementen zijn geinventariseerd. Een
vergelijkbare studie dus voor de benchmark van 13 universiteiten. Ook hieraan ligt de NEN
2748 ten grondslag. Enkele resultaten zijn in figuur 9, figuur 10 en figuur 11 weergegeven.
50
45
r-
40
r--
r--
'" '" ~ .. '" ,. ,. .. '"
--
ri ril .,. ,. " -. .,.
-. -. . "
..
" "
.
r""""
.,." "''''.,." ."."" ",,,,r;-;-
-
..
-..
35
-
r--
30
r--
  ~
,
':
;
r-::;'
25
15
0- I
.;
:,'
i'
':.;
,
" I
1
I
1
':
20
I
I!
10
5

o
BZK VRO/ ....l BuZa WIS Jus V&W Oef t>:Z. SZW OCenW LNV Fin EZ
figuur 9: m2 bvo per werkplek (bron [7], F M W E ~ 2003)
Gepleit wordt voor een uniforme administratieve ordening bij de departementen, omdat tijdens
het onderzoek veel vergelijkingsproblemen zijn opgetreden.
30
Theoriedeel
18.000
16.000
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
II'IVS Jus V&W Oef AZ szw OCen1,1t/ Fin
figuur 10: facilitaire kosten per werkplek:   W ~ Jus, V&W, SZw, OCenWen Fin inclusief IeT;
Oef en AZ exclusief IClTbron [71 FMWEB, 2003)
Fac. Org.
(overhead)
ICT 7%
Diensten en
middelen
36%
Huisvesting
44%
figuur 11: gemiddelde percentages van facilitaire functies in facilitaire kosten (bron [71
FMWEB, 2003)
2.5 Lessen voor de universiteiten
In voorgaande paragraaf zijn de geanalyseerde initiatieven weergegeven tevens is aangegeven
dat er een groot aantal randvoorwaarden is waaraan voldaan moet worden om een goede
benchmark op te kunnen zetten. Naast deze randvoorwaarden kan ook een aantal lessen
geformuleerd worden voor de benchmark van universiteiten. Hieronder wordt kort weergegeven
wat de lessen zijn voor de universiteiten:
les 1: Benchmark om inzicht te krijgen in de bedrijfsprocessen en niet om elkaar de
ogen uit te steken, om bevestiging te krijgen dat we het al zo goed doen of om te laten
zien dat er niet meer of juist wel meer bezuinigd kan worden.
les 2: Zorg voor voldoende inzicht in de relaties tussen middelen en realisatie
(kosten). Zorg dat de doelstelling van de benchmark duidelijk is en dat de kengetallen
deze doelstelling ondersteunen. Dus als het gaat om studenttevredenheid is het
kengetal over de kosten per kopie niet zinvol.
Theoriedeel 31
32
les 3: Benchmark zo integraal mogelijk zonder het detailniveau te verliezen. Een
kengetal kan nooit voldoende zijn voor alle processen binnen de universiteit voor het
benodigde inzicht. Zorg er echter voor dat de onderliggende kengetallen overeenkomen
zo dat de som van de delen gelijk is aan het totaal.
les 4: Zorg voor draagvlak en voldoende bestuurlijk draagvlak binnen de organisatie
zonder dat er een interne strijd ontstaat. Laat benchmarking geen excuus zijn voor
bezuinigingen of reorganisaties (het kan er wel aan bijdragen).
les 5: Verlies je zelf niet in het oerwoud van kengetallen, kies slechts een paar die
significant zijn en waar mee gestuurd kan worden. Dit geldt tevens voor het opvragen
van de informatie, zorg ervoor dat deze geleverd kan worden en dat de gevraagde
informatie nodig is voor het eindresultaat. Niets is meer frustrerend dan veel werk laten
verrichten en er niets mee kunnen doen.
les 6: Plan een goede en gedegen voorbereiding. Zorg voor afbakening, definities en
een duidelijk omschreven doelstelling. Ga na welke informatiebehoefte er is bij de
verschillende deelnemende partijen of de benodigde informatie tijdig aangeleverd kan
worden. Voorkom afhaken van deelnemers tijdens het proces, hoe meer deelnemers
hoe meer valide de kengetallen zijn. Stel een eis aan het minimum aantal deelnemers
en aan de doorlooptijd voor de gegevensverstrekking en de oplevering van de
kengetallen en rapportage.
les 7: Alleen aan de hand van kengetallen en bandbreedtes kan niet gestuurd worden.
Een uitgebreide analyse van de verschillen tussen de deelnemers levert inzicht op. Zorg
ervoor dat de deelnemers ruimte krijgen voor het corrigeren van de uitkomsten en voor
het aanleveren van reflecterende informatie.
Theoriedeel
3. Informatievraag vanuit universitaire processen
In 1994 werd door het Ministerie van Financiën een Handleiding Kengetallen opgesteld (bron
[13]), waarin reeds werd gesteld "dat doelmatigheid en doeltreffendheid van
overheidshandelen steeds meer aandacht krijgt ( ... ) en dat de aandacht daarom gericht moet
worden op de sturing en beheersing van met name beleids-, begrotings- en
productieprocessen." In deze handleiding worden (systemen van) kengetallen genoemd als
instrumenten bij de sturing van processen.
In deze Handleiding Kengetallen wordt een stappenplan gegeven voor de opzet en het gebruik
van een systeem van kengetallen. De stappen volgen hieronder:
a. afbakenen van het relevante proces/
duidelijk dient te zijn op welk proces de kengetallen betrekking hebben;
b. onderkennen en benoemen van elementen van het proces/
het gaat hier om het concretiseren van de inzet van middelen, de activiteiten en de
producten of prestaties;
c. samenstel/en relevante kengetal/en/
het is van belang dat kengetallen gevonden worden die valide zijn en zo goed mogelijk
meten wat men wil weten;
d. vaststel/en van normen/
na vaststelling van de waarde van de kengetallen dienen deze waarden te worden
vergeleken met normen; normen kunnen worden vastgesteld door impliciete of
expliciete strategische of politieke keuzes, bedrijfsvergelijkingen en vergelijking in de
tijd;
e. analyseren van discrepanties en bijsturen/
indien een proces niet aan zijn doelstellingen beantwoordt, is bijstelling van proces
en/of norm noodzakelijk.
Dit stappenplan is de onderlegger voor dit hoofdstuk.
3.1 Afbakening relevante processen
Managementinformatie in de vorm van kengetallen kan een belangrijke rol spelen bij het sturen
van processen. Binnen universiteiten kunnen - analoog aan overheidsinstellingen - drie soorten
processen worden onderscheiden [13]:
1. beleidsprocessen
2. productieprocessen
3. begrotingsprocessen
De processen worden hierna kort en schematisch toegelicht.
beleidsprocessen
In het beleidsproces worden de doelen (beoogde effecten) van het beleid bepaald en wordt een
keuze gemaakt over de inzet van het instrumentarium, waarna de uitvoering plaatsvindt en op
basis van evaluatie het beleid wordt bijgesteld. De doelen zouden in dit proces kunnen worden
beschouwd als input, het instrumentarium als throughputen het effecten als output (zie figuur
12 voor een schematische weergave) .
Theoriedeel 33
input throughput output
doelen instrumentarium effect evaluatie
bijsturen
figuur 12: schematische weergave van een beleidsproces [13]
productieprocessen
Vanuit het beleidsproces worden keuzes gemaakt voor de verdeling van middelen over
verschillende productieprocessen. Bestuurders moeten daarbij telkens afwegen welke verdeling
van middelen (over productieprocessen) het meest doeltreffend is oftewel de doelstellingen het
best bereikt. Binnen een productieproces is het daarnaast belangrijk om af te wegen welke
activiteiten het meest doelmatig zijn voor het leveren van een prestatie of het afleveren van
een product. Dit laatste gebeurt in diverse cycli van productie- en activiteitenplanningen. De
middelen zouden in dit proces kunnen worden beschouwd als input, de activiteiten als
throughputen de prestatie (of het product) als output (zie figuur 13).
input throughput output
middelen activiteiten prestatie evaluatie
bijsturen
figuur 13: schematische weergave van een productieproces [i3]
begrotingsprocessen
In samenhang met het beleidsprogramma en het productieplan worden de budgetten bepaald.
De budgetten worden vastgelegd in de begroting. Het begrotingsproces wordt afgerond met
een (jaar)rekening, waarin de verantwoording plaatsvindt over de realisatie van de budgetten
(Min. Financiën, [13]). Het budget zou in dit proces kunnen worden beschouwd als input, de
besteding (van het budget) als throughputen de verantwoording (van de besteding van het
budget) als output(zie figuur 14).
input throughput output
budgetteren besteden verantwoorden
bijsturen
figuur 14: schematische weergave van een begrotingsproces [13]
Hoewel de processen van links naar rechts zijn weergegeven, worden deze vaak van rechts
naar links - vanuit de gewenste output- gestuurd: een (deel)organisatie wil een prestatie
leveren (om een doelstelling te bereiken) en heeft ideeën over de activiteiten die daartoe
noodzakelijk zijn; daarvoor vraagt deze (deel)organisatie middelen aan bestuurders. Deze
bestuurders moeten de prestatie of doelstelling de te besteden middelen waard vinden.
34
Theoriedeel
Sommige bestuurders zullen sturen op "wat een prestatie kost", anderen op "wat een prestatie
waard is". In een bestaande organisatie hebben bestuurders bovendien te maken met reeds
bestaande middelen - het bestaande personeelsbestand en de bestaande vastgoedvoorraad
bijvoorbeeld - wat hun vrijheid in het verdelen van middelen over verschillende
productieprocessen beperkt. In figuur 15 is te zien hoe begrotings-, beleids- en productieproces
samenhangen.
input throughput output
budgetteren besteden verantwoorden evaluatie
evaluatie
evaluatie
bijsturen
figuur 15: samenhang tussen begrotings-, be/eids- en productieproces
In de volgende paragraaf krijgen de geschetste processen concrete invullingen binnen de
universitaire context.
3.2 Onderkennen en benoemen elementen van processen
In figuur 16, figuur 17, figuur 18 en figuur 19 worden de processen uit de vorige paragraaf
geconcretiseerd voor de universiteiten en de universitaire vastgoedorganisatie.
In figuur 16 wordt het begrotings-, beleids- en productieproces voor een universiteit geschetst.
De beschikbare middelen binnen een universiteit zijn kapitaal, personeel, informatie (kennis),
technologie en huisvesting. In figuur 17 wordt vervolgens ingezoomd op een variant van een
huisvestingsafdeling. Twee andere varianten worden geschetst in figuur 18 en figuur 19.
Eigenlijk worden in deze figuren drie extreme varianten beschreven met verschillende doelen,
waardoor zij middelen besteden aan andere activiteiten:
variant 1 (figuur 17) heeft als doel het zo goed mogelijk ondersteunen van onderwijs
en onderzoek
variant 2 (figuur 18) heeft als doel het reduceren van huisvestingskosten
variant 3 (figuur 19) heeft als doel het inzetten van vastgoed voor de p.r. en marketing
van de universiteit
In de praktijk combineren vastgoedafdelingen deze doelen. De beschikbare middelen binnen
een huisvestingsafdeling zijn huisvestingskapitaal (voor het financieren van investeringen,
onderhoudsproject etc.), huisvestingsgerelateerd personeel, huisvestingsinformatie
(vakkennis/ervaring), technologie om toe te passen en natuurlijk de bestaande
vastgoedvoorraad (grond & gebouwen).
Theoriedeel 35
input
budgetteren
universiteit X
doelen
goed onderwijs
qoed onderzoek
middelen
kapitaal
personeel
informatie
technologie
huisvesting
throughput
besteden
instrumentarium
activiteiten
doceren
promoveren
publiceren
faciliteren
investeren
onderhouden
etc.
bijsturen
output
verantwoorden
aanOCenW
effect
ow-Ioz-reputatie
> kenniseconomie
prestatie
afgestudeerden
publicaties
figuur 16: begrotings-, be/eids- en productieproces voor een universiteit
input
budgetteren
huisvesting
doelen
ondersteunen
ow &oz
middelen
huisv. kapitaal
huisv. personeel
huisv. informatie
technologie
grond & gebouwen
throughput
besteden
instrumentarium
activiteiten
investeren
onderhouden
inspecteren
registreren
onderzoeken
plannen
etc.
bijsturen
output
verantwoorden
aan instelling
effect
tevreden
prestatie
weinig klachten
over gebouwen
hoge{re)
productiviteit
minder
ziekteverzuim
evaluatie
evaluatie
evaluatie
evaluatie
evaluatie
evaluatie
figuur 17: begrotings-, be/eids- en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 1)
36
Theoriedeel
doelen
reductie
huisvestinqskosten
middelen
huisv. kapitaal
huisv. personeel
huisv. informatie
technologie
grond & gebouwen
instrumentarium
activiteiten
verkopen
onderverhuren
beleggen
reorganiseren
efficiënt roosteren
effect
lagere
huisvestinqskosten
prestatie
minder m2
meer inkomsten/ m
2
minder personeel
hogere
bezettingsgraad
evaluatie
evaluatie
figuur 18: begrotings-/ be/eids- en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 2)
doelen
p.r. / marketing
middelen
huisv. kapitaal
huisv. personeel
huisv. informatie
technologie
grond & gebouwen
instrumentarium
activiteiten
investeren in
wervende
gebouwen
en aantrekkelijke
leer- en
werkomgeving
effect
naamsbekendheid
prestatie
meer kwaliteitlm2
meer publiciteit voor
universiteit
evaluatie
evaluatie
figuur 19: begrotings-/ be/eids- en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 3)
Als bij universiteiten alleen wordt gemeten hoe het budget over de verschillende middelen
wordt verdeeld - en niet naar de doelen en effecten van de activiteiten - dan worden appels
met peren vergeleken. Eigenlijk zouden de huisvestingsmiddelen moeten worden gerelateerd
aan de output op universiteitsniveau: afgestudeerden en publicaties ('eindproducten').
De belangrijkste (doelmatigheids)vraag is dan: wat is het huisvestingsaandeel in de
'kostprijs' van het eindproduct?
Desalniettemin is informatie over de hoeveelheid middelen en de verdeling van de middelen
over activiteiten de basis voor een uitgebreidere beoordeling van doelmatigheid. Hieraan wordt
in de literatuur ook wel gerefereerd als 'sleutelinformatiedragers'.
In de volgende paragraaf wordt de brug geslagen naar de benchmark-enquête die reeds bij de
universiteiten is uitgevoerd, met een specificatie van de eerste informatiebehoefte.
Theoriedeel 37
Effecten van huisvesting(sinvesteringen): moeilijk meetbaar
Door Amerikaanse onderzoekers (bron [1], Amaratunga en Baldry, 2000) wordt aangegeven dat
universiteiten en hogescholen een moeilijke positie innemen bij het verrichten van een performance
evaluation, omdat de kwaliteit van de output (afgestudeerden en/of publicaties) geen duidelijk verband
heeft met de kwaliteit van faciliteiten. Uit andere studies blijkt dat dit verband op Amerikaanse
basisscholen wel gemeten is. Enkele citaten uit de conclusies van dit onderzoek (bron [16], OECD, 2000):
''Each of the studies demonstrated a relationship between student performance (achievement &
behaviour) and the condition of the built environment. The depth of the relationship varied, but the most
recent study demonstrates a much stronger degree of relationship than previously imagined.
Some of the most important building factors that influence learning are those that relate to the control of
thermal environment, proper illumination, adequate space, availability of equipment and furnishings,
especially in the subject area of science.
These studies strongly suggest that spending funds to improve the built environment might produce
greater student performance result than spending funds on instructional materiaIs, textbooks and even
teachers. "
Vooral de laatste, opvallende conclusie hangt af van de staat van de bestaande voorraad en moet in de
context worden gezien van de Amerikaanse situatie van sterk verouderde basisscholen. Deze conclusie
biedt wel enig tegengas voor beweringen van bestuurders en (eind)gebruikers dat zij een bepaald
investeringsvolume doelmatiger kunnen benutten in het primaire proces dan in het secundaire proces.
bronnen: [1], Amaratunga en Baldry, 2000 en [16], OECD, 2000
3.3 Samenstellen relevante kengetallen
In de discussies met de HOI-onderzoeksgroep over de primaire informatiebehoefte werden drie
hoofdgroepen van relevante gegevens geïdentificeerd. Deze zijn in onderstaande figuur
weergegeven, links in een 'driehoeksverhouding' en rechts in een assenkruis (xyz).
v8atgoedvoorraad In m2
~ - - - - - - -   m2
huisvesting.. (prestaties)
kosten In E L..-______ .....l. gebruikers
Vaak worden slechts twee van de drie hoofdgroepen met elkaar vergeleken voor het genereren
van kengetallen, bijvoorbeeld huisvestingskosten per m2 of aantal gebruikers per m2. Het
inventariseren van gegevens uit alle hoofdgroepen maakt een totale vergelijking tussen
oppervlaktegegevens, huisvestingskosten en (prestaties van) gebruikers mogelijk.
Alleen de totale vergelijking biedt een eerste, gewogen beeld van de huisvestingssituatie. Alleen
het vergelijken van kosten per m2 of aantallen gebruikers per m2 geeft onvolledige informatie
voor conclusies. De universiteit met de hoogste huisvestingskosten per m2 zou ook wel eens
het productiefst per m2 kunnen zijn (meeste afgestudeerden, promoties,
onderzoekspublicaties). Om een totale afweging te kunnen maken zijn dus gegevens nodig uit
de drie hoofdgroepen:
38
de vastgoedvoorraad (in m2)
de gebruikers (in aantallen en prestaties)
de huisvestingskosten (in €)
Theoriedeel
In overleg met de met HOI-onderzoeksgroep besloten om met een uitgebreide enquête te
inventariseren hoe gegevens over vastgoedvoorraad, vastgoedfinanciën en
vastgoedgebruik(ers) bij de verschillende universiteiten worden geregistreerd. Het doel is
tweeledig:
(1) vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te kunnen
vergelijken en
(2) een eerste benchmark van elementaire gegevens, mits vergelijkbaar.
3.4 Vaststellen van normen
Doorgaans is in een benchmark-traject het vaststellen van normen een belangrijke stap. Als dan
bekend is hoe hoog de gemiddelde huisvestingskosten zijn, hoe kunnen we dan beoordelen of
dit hoog of laag is? En als er geen normen beschikbaar zijn, wat kiezen we dan als
referentiepu nt?
huisvestingsbudget van OCenW?
de beschikbare huisvestingsmiddelen van vóór 1995?
cijfers van de Rijksgebouwendienst, van commerciële vastgoedeigenaren, van
hogescholen of van buitenlandse universiteiten?
In dit stadium van het benchmarkonderzoek zijn normen of referenties nog niet bepaald.
Discussie hierover in de HOI-onderzoeksgroep heeft tot de volgende stelling geleid:
Doel van benchmarking is het voeden van processen, niet het normeren ervan.
3.5 Ontwerpen 'dashboard'
In diverse bijeenkomsten is het ontwikkelen van een benchmark vergeleken met het ontwerpen
van het dashboard van een auto (zie afbeelding). Vastgoed management is een dynamisch
proces wat net als een voertuig een dashboard behoeft om verantwoord besturingsbeslissingen
te nemen. Dit stelt ook eisen aan de 'bestuurder' en de manier waarop hij de informatie op de
meters combineert met zijn doelen (zo zuinig of veilig mogelijk rijden, zo snel mogelijk het doel
bereiken of zo veel mogelijk genieten van de rit) en de onzekerheden in de omgeving
(weersomstandigheden en verkeersdrukte) .
In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen de eigen
organisatie. Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet als
instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen.
Theoriedeel 39
3.6 Informatiebehoefte in eREN-spanningsveld
De beslissingen van een vastgoedmanager (corporate rea/ estate manager, CREM) vinden
plaats in een spanningsveld tussen 'business' en 'real estate' en tussen 'strategie' en
'operational' niveau (zie figuur 2). In zijn positie heeft hij te maken met vier verschillende
perspectieven op vastgoed [12]:
General Management (GM) / Business Strategy - wisselwerking met strategische
doelstellingen en ontwikkeling universiteit
Asset Management (AM) - waarde vastgoedvoorraad binnen de universiteitsfinanciën
Facility Management (FM) - functionele & financiële relatie met huurders
Cost control & Project Management (PM) - kostenbeheersing vastgoedinvesteringen en
exploitatie
general management
business strategy
facility management
asset management
cost control
project management
figuur 20: positie vastgoedmanager - corporatie rea/ estate manager (CREM) - tussen
'business' en 'rea/ estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau (bron: De Jonge/ 1996)
Vanuit elk van deze perspectieven heeft hij andere gesprekspartners bij vastgoedgerelateerde
beslissingen: College van Bestuur, gebruikers/faculteiten, de financiële afdeling of interne en
externe actoren bij bouw- en onderhoudsprojecten. Elk perspectief heeft ook een andere
informatiebehoefte. Na het praktijkdeel van dit rapport - de confrontatie met de beschikbare
informatie - zal de informatiebehoefte vanuit elk van deze perspectieven worden gespecificeerd
in het conclusiehoofdstuk.
40 Theoriedeel
.'
PRAKT11KDEEL
Praktijkdeel 41
42 Pra ktij kdeel
4. De enquêteresultaten
De enquêtevragen zijn de basis voor de paragraafstructuur van dit hoofdstuk. Hieronder is in
een tabel aangegeven welke soort vragen / vastgoedgegevens worden behandeld in welke
paragrafen. De driehoek, zoals toegelicht in paragraaf 3.3, wordt gebruik voor de schematische
weergave van de soort kengetallen.
paragraaf soort vastgoedgegevens
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
oppervlakte
gebruikers
gebruikers in relatie tot oppervlak
huisvestingskosten
huisvestingskosten in relatie tot de
vastgoedvoorraad
huisvestingskosten in relatie tot de
gebruikers
gegevens op gebouwniveau
(type III-vragen)
evaluatie enquête
Praktijkdeel
schematisch
vastgoedvoorraad in m2
.--6,- kosten in € gebruikers
vasigoedvoorraad in m2
._.-D ....... ,
kosten In € gebruikers
vastgoedvoorraad in m2
  ~ .. . Î\ , _ ~ ,
kosten inE ~ gebruik."
vastgoedvoorraad In m2
    , - L , ~ , .. ,
kosten In € gebruikers
vastgoedvoonaad in m2
."."-6 "" ..... ,
kosten in € ( ) gebruikers
kengetallen in de gehele driehoek
reflectie op onderzoeksmethode
43
In de enquête worden over deze onderwerpen drie typen vragen gesteld:
(I) vragen over gehanteerde eenheden, definities enjof rubricering
(11) vragen ter inventarisatie van feitelijke gegevens van de totale voorraad
(lIl) vragen ter inventarisatie van feitelijke gegevens van één of twee gebouwen
De resultaten van de laatste twee enquêtevragen, over (vraag 29) de gehanteerde
informatiesystemen en (vraag 30) de personen die de enquête hebben ingevuld, dienen als
achtergrondinformatie en zijn te vinden in de lijst van bronnen en bijlagen.
Elke paragraaf heeft drie onderdelen:
Uitgangspunten - Er wordt kort toegelicht waarom welke enquêtevragen gesteld zijn.
Data - Met voorbeelden worden de antwoorden op de enquêtevragen en de beschikbare
vastgoedgegevens geïllustreerd.
Constateringen - Na een analyse van de data volgen enkele constateringen en
voorzichtige conclusies over de haalbaarheid van benchmarking.
4.1 Vragen over de vastgoedvoorraad
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête:
vraag 1 en 2 (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden
Het oppervlak van de totale vastgoedvoorraad in eigendom (vraag 1) en die gehuurd wordt van derden is bekend in
vierkante meters:
- bruto vloeroppervlak (bvo)
- netto vloeroppervlak (nvo)
- verhuurbaar vloeroppervlak (wo)
- nuttig oppervlak (no)
- functioneel nuttig oppervlak (fno)
N.B. meerdere antwoorden mogelijk, zie ook de tabel uit NEN 2580.
vraag 3 (I) oppervlakte in eigen gebruik, verhuurd of leegstaand
Van het totale vastgoedoppervlak (eigendom + huur) is bekend:
- hoeveel door de universiteit zelf wordt gebruikt
- hoeveel wordt verhuurd aan derden
- hoeveel leeg staat
N.B. meerdere antwoorden mogelijk.
in bvo / wo / nvo / no / fno
in bvo / wo / nvo / no / fno
in bvo / wo / nvo / no / fno
vraag 4 (I) oppervlakte en leeftijd per gebouw
Deze vraag gaat over beschikbare gegevens op gebouwniveau. Het is mogelijk dat sommige gegevens voor alle
gebouwen beschikbaar zijn en andere gegevens voor de meeste gebouwen of slechts voor enkele gebouwen. Dit kan
hieronder per gegeven apart worden aangegeven.
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
wat het oppervlak is, in bvo / wo / nvo / no / fno
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel oppervlak door de universiteit zelf wordt gebruikt, in bvo / wo / nvo / no / fno
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel oppervlak verhuurd wordt aan derden, in bvo / wo / nvo / no / fno
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel oppervlak leeg staat, in bvo / wo / nvo / no / fno
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
wat het bouwjaar is
N.B. meerdere antwoorden mogelijk.
44 Praktijkdeel
vraag 5 (11) feitelijke oppervlaktegegevens op voorraadniveau
Kunt u een overzicht bijvoegen van de oppervlaktegegevens op voorraadniveau, met daarin zo mogelijk gespecificeerd:
de oppervlakte-eenheid
de vastgoedvoorraad in eigendom
de gehuurde vastgoedvoorraad van derden
het oppervlak in eigen gebruik, het oppervlak dat verhuurd is aan (of exclusief in gebruik is door) derden en het
oppervlak dat leegstaat
Uitgangspunten
Het oppervlak van de totale vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen.
Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus van groot belang. De NEN 2580 is
de basis voor definities van: bruto vloeroppervlak (bvo), netto vloeroppervlak (nvo),
verhuurbaar vloeroppervlak (wo), nuttig oppervlak (no) en functioneel nuttig oppervlak (fno).
Hieronder is dit schematisch weergegeven.
I Vides en schalmgaten I I Vides en schalmgaten
I
I Vides en schalmgaten
I
I Vides en schal mgaten
I
I Vides en schalmgaten
I Bruto vloeroppervlakte
11 Netto vloeroppervlakte
Gebouwgebonden Gebouwgebonden Gebouwgebonden
van gebouwgebonden van gebouwgebonden
buiten ruimten buiten ruimten buiten ruimten
hl.itonrllÎrT'Ir.on hllÎtll3nn
Ruimten voor Ruimten voor
11 Ruimten voor
gebouwinstallaties qebouwinstallaties qebouwinstallaties
Ruimten voor verticaal Ruimten voor verticaal I Ruimten voor verticaal
verkeer verkeer verkeer
I Parkeerruimte
I
I Parkeerruimte I I Parkeerruimte
I Rijwielstalling 11 Rijwielstalling
Horizontaal I Horizontaal
verkeersoooervlakte verkeersoooervlakte
lontwerpverlies
BVO NVO
WO
NO FNO
Verhuurbare oppervlakte
Nuttig oppervlakte van Functioneel nuttig
Bruto vloeroppervlakte Netto vloeroppervlakte
een gebouw oppervlak van een
van een gebouw van een gebouw
van een gebouw
gebouw
Niet statische bouwdelen Niet statische bouwdelen
Tarra oppervlakte:
zoals: zoals:
Separatiewanden Separatiewanden
Niet statische
Scheidingsconstructies
Scheidingsconstructies Scheidingsconstructies
tussen gebouwfuncties tussen gebouwfuncties
bouwdelen zoals: ti rc;;c;;pn nphru Iwfl.nrtipc:;
Niet toegankelijke Niet toegankelijke
separatiewanden,
scheidingsconstructies Niet toegankelijke
leidingschachten leidingschachten
tussen gebouwfuncties  
en niet-toegankelijke
I Statische bouwdelen
I
Statische bouwdelen I Statische bouwdelen
leidingschachten
Statische bouwdelen
I Glaslijn correctie
I
I Ruimten lager dan 1,5 m
I
I Ruimten lager dan 1,5 m 11 Ruimten lager dan 1,5 m
De aanduiding 'm2' - zonder nadere specificatie - biedt nooitvoldoende informatie voor
analyses of benchmarks, omdat het verschil tussen bijvoorbeeld bvo en no te groot is. In tabel
3 zijn enkele verhoudingen weergegeven.
I
J
J
J
I
I
I
I
I
I
Praktijkdeel
45
tabel J: vergelijking verschil/ende oppervlakten, in % van bvo
afgekort Universiteit Leiden
2
landelijk rijkskantoren
3
bruto vloeroppervlak bvo
nvo
wo
no
fno
100%
85%
75%
58%
100%
90%
84%
74%
60%
100%
netto vloeroppervlak
verhuurbaar vloeroppervlak
nuttig oppervlak
functioneel netto oppervlak
84%
62,5%
57,5%
Naast de specificatie naar oppervlakte-eenheid wordt in de enquête onderscheid gemaakt in:
oppervlak in eigendom
oppervlak dat van derden gehuurd wordt
oppervlak dat de universiteit zelf in gebruik heeft
oppervlak dat aan derden verhuurd wordt
oppervlak dat leeg staat
Deze soorten oppervlakte verhouden zich op de volgende manier tot elkaar:
oppervlak eigendom
oppervlak huur
}
{
oppervlak eigen gebruik
totaal oppervlak oppervlak verhuurd aan derden
oppervlak leegstaand
Later in dit hoofdstuk (tabel 7) is het oppervlak van de universiteiten op deze wijze
gespecificeerd.
Data
tabel 4: antwoord vraag 1 - in welke eenheden is het eigendom bekend?
bvo
nvo
vvo
no
fno
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
tabel 5: antwoord vraag 2 - in welke eenheden is het gehuurde oppervlak bekend?
bvo
nvo
vvo
no
fno
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
-
-
tabel 6: antwoord vraag J - in welke eenheden is opp. eigen gebruik, verhuurd opp. en
oppervlak leegstand bekend?
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
eigen gebruik! verhuurd !Ieegstand
bvo
nvo
vvo
no
fno
2 bron: LEI (Boom, R. e.a.), Het HVM nader beschouwd (interne publicatie), maart 2001
3 bron: Rgd, Rijkskantoren in cijfers, 2000
46
Pra ktij kdeel
62%
54%
15%
38%
62%
18%
36%
18%
36%
55%
23%
38%
15%
38%
77%
De tabel met de antwoorden op vraag 4 is in de bijlagen te vinden. In vraag 5 werd naar de
daadwerkelijke oppervlaktegegevens gevraagd.
tabel 7: oppelVlaktegegevens universiteiten op voorraadniveau (vraag 5)/ ook in vergelijking
met begin 2002 verstrekte data
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU
bvo eigendom 139.426 236.543 360.892 607.427 332.691 189.817 100.073
flehuurd 9.852 15.252
totaal 139.426 236.543 370.744 607.427 332.691 205.069 100,073
verhuurd 12.911 5.998
leegstand 1.234
eigen gebruik 356.599 94.075
nvo eigendom 125. 113 143.010 306.758 325.319 540.007 232.270
flehuurd 8.374 10.991 6.01 0
totaal 125.113 143.010 315.132 336.310 540.007 238.280
verhuurd 10.974 7.993 42.126
leegstand 1.869 1.049 6.531 41 .035
eigen gebruik 303.1 09 321.786 460.010
wo eigendom 112. 198 277.218
flehuurd
totaal 112.198 277.218
verhuurd
leegstand
eigen gebruik
no eigendom 85.479 206.379 214.994 58.303 145.921
flehuurd 6.393 8.608 4.380
totaal 85.479 212.772 223.602 347.021 58.303 150.301
verhuurd 10.285 7.006 9.451
leegstand 927 5.566 2.085
eigen gebruik 201.560 211.030 138.765
(no eigendom 76.141 141.459 202.821 200.372 86.392 120.759 323.453 191.655
flehuurd 6.283 8.286 10.487 10.262 65.978
totaal 76.141 141 .459 209.104 200.372 94.678 131.246 333.715 257.633
verhuurd 1.338 10. 108 2.582 15.252 24.476 21.783
leegstand 1.869 911 5.774 14.931 3.397 1.138
eigen gebruik 138.252 198.085 86.322 101. 063 305.842 234.712
... functioneel netto fbo
anders ... eigendom 80.792
flehuurd 7.591
totaal 88.383 543.868
verhuurd 2.582
leegstand 5.774
eigen gebruik 80.027
ter controle bvo 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
nvo I bvo 90% 60% 85% 89%
wo l bvo 80% 83%
no I bvo 61% 57% 58%
(no I bvo 55% 60% 56% 60% 64%
bvo I (no 1.83 1,67 1.78 1.66 1,57
cijfers van begin 2002
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA VU
fno (functioneel netto opp.) 122.250 190.296 212.000 232.015 360.000 188.000 82.700 132.000 340.639 260.000 I 146.670
hectares 21 74 85 166 169 84 24 145 281 37 10
bvo (bruto vloeroppervlak) 245.000 309.089 406.000 349.960 610.000 300.000 168.000 204.000 539.924 360.000 I 235.109
aantal gebouwen 16 58 100 204 55 48 40 12 220 100 20
bVD eind 2003 I bVD eind 2001 57% 77% 89% 100% 11 1 % 93% 102 %
tno eind 2003 I tno eind 2001 62% 74 % 9 6 % 107% 104 % 9 1 % 95% 74%
WUR
256.125
256.125
182. 882
182.882
1.661
874
180.347
100%
71%
1,40
WUR
450.000
500
685.000
300
37%
41 %
Het invullen van tabel 7 bleek veel werk. Gegevens waren soms in de antwoorden op vraag 10
(m2 versus gebruikers) pas duidelijk of moesten worden afgeleid door vele optelsommen. In de
tabel staan dan ook veel opmerkingen (in de afdruk niet zichtbaar) om in een later stadium nog
te kunnen terughalen hoe het betreffende getal is samengesteld.
Praktijkdeel 47
Constateringen
Eind 2001 werd - in het kader van het onderzoek Universitair Vastgoed management - al een
keer gevraagd naar het oppervlak van de universitaire vastgoedvoorraden, zowel in bvo als in
fno. De resultaten van eind 2001 zijn te vinden in tabel 7 (onderaan), onder de resultaten van
de enquête, eind 2003. Opvallend is dat de universiteiten destijds zonder uitzondering gegevens
konden leveren, terwijl de huidige gegevens in geen enkele oppervlakte-eenheid compleet zijn.
De oorzaak hiervoor kan (onder andere) gezocht worden in de manier van enquêteren: destijds
werd expliciet gevraagd naar gegevens in een bepaalde eenheid, nu werd gevraagd naar
diverse oppervlaktegegevens. Echter, bij vraag 1 (tabel 4) geven LEI, RUG, UU, UvA en VU aan
dat het oppervlak van hun vastgoedvoorraad niet in bvo bekend is. De RUG geeft wel aan dat
80% bekend is in bvo; andere universiteiten geven aan dat benaderingen te maken zijn. Dat
impliceert dat zij intern omrekeningsfactoren gebruiken, zoals in tabel 3.
Opmerkelijk is dat het door de universiteiten van derden gehuurde oppervlak (vraag 2) zo
weinig bekend is in de eenheid verhuurbaar oppervlak (wo). Je zou verwachten dat voor
gehuurd oppervlak een prijs per m2 wo per jaar moet worden betaald, wat gebruikelijk is in de
vastgoedwereld .
De status van de eenheid fno is ter discussie. Is dit sec een eenheid om ruimtebehoefte in uit te
drukken of kan ook de bestaande voorraad worden uitgedrukt in fno? Het verschil met no is
'ontwerpverlies' (zie NEN 2580).
AI eerder werd gesteld dat de onderzoekers de geleverde oppervlaktegegevens vaak moesten
bewerken om tot tabel 7 te komen. Regelmatig waren gegevens op verschillende manieren te
interpreteren. Onderaan de tabel werden per kolom oppervlakteverhoudingen (nvo/bvo etc.)
bijgehouden, ook om soms te constateren dat de ingevoerde gegevens niet juist konden zijn. In
een volgende fase zullen de bewerkingen van de gegevens door de universiteiten zelf moeten
worden gecontroleerd.
4.2 Vragen over de gebruikers in relatie tot de vastgoedvoorraad
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête:
vraag 7 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers intern
Via de studentenadministratie en de personeelsadministratie is het aantal studenten en het aantal personeelsleden (WP
en OBP) bekend. Worden deze drie groepen nog onderverdeeld in verschillende typen gebruikers met elk andere
ruimte-eisen (bijvoorbeeld afstudeerders, technisch en administratief OBP) of worden nog typen gebruikers toegevoegd
zoals gastdocenten en bezoekers?
- nee
- ja
zo ja, hoe worden deze ruimtegebruikers gerubriceerd? (bij voorkeur verwijzen naar bijlage)
vraag 8 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers extern
Deze vraag hoeft alleen te worden beantwoord, als er binnen de universiteit sprake is van derden die ruimte van de
universiteiten huren (externe huurders). Is bekend aan welke derden (externe huurders) gebouwen of gebouwdelen
worden verhuurd?
- nee, er zijn externe huurders, maar die zijn niet bekend
- ja, alle externe huurders zijn bekend
- gedeeltelijk, niet alle externe huurders zijn bekend
Als (gedeeltelijk) bekend is welke derden ruimten huren, is dan ook bekend hoeveel ruimte er per externe huurder
verhuurd wordt?
48
Praktijkdeel
vraag 9 (I) registratie gebruikers --------I
Deze vraag gaat over de registratie van verschillende gebruikers op gebouwniveau. Het is mogelijk dat sommige .
gegevens voor alle gebouwen beschikbaar zijn en andere gegevens voor de meeste gebouwen of slechts voor enkele
gebouwen. Dit kan per apart worden aangegeven.
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
welke faculteiten en diensten erin gehuisvest zijn
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel oppervlak er per faculteit of dienst gebruikt wordt
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel oppervlak er per afdeling (binnen een faculteit of dienst) gebruikt wordt
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
welke derden erin gehuisvest zijn
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
hoeveel verhuurd is aan (of exclusief gebruikt wordt door) derden
- voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend:
welke werknemers er een (al of niet gedeelde) werkplek hebben
Eventuele toelichting of andere (soorten) registreerde gegevens over de gebruikers:
vraag 10 (11) gebruikers en hun oppervlakte op voorraadniveau
Kunt u een overzicht bijvoegen van de gebruikte (of gehuurde) oppervlakte per faculteit of dienst, met daarin zo
mogelijk gespecificeerd:
de oppervlakte-eenheid (bvo, fno etc.)
het aantal gebruikers per faculteit of dienst (studenten, WP in fte, OBP in fte)
vraag 11 (I) bezetting en benutting van de ruimten
Naast gegevens over het aantal geregistreerde gebruikers is informatie over het aantal feitelijke gebruikers of het
feitelijk gebruik van ruimten van groot belang. Het gaat hierbij dan om de bezetting en de benutting van ruimten. Voor
deze begrippen worden in deze enquête de volgende definities gebrUikt:
Bezettingsgraad: de tijdsduur die een bepaalde ruimte in gebrUik is in verhouding tot de tijdsduur die de ruimte
beschikbaar is (gekoppeld aan de openingstijden van het gebouwen de bedrijfstijd van de organisatie), ongeacht het
aantal mensen dat van de ruimte gebruik maakt (een voorbeeld: een collegezaal die per week 20 uren wordt gebruikt
in een gebouw dat per week 60 uur open is, heeft een bezettingsgraad van 33%).
8enuttingsgraad: het aantal plekken in de ruimte dat in gebruik is in verhouding tot de capaciteit van de ruimte,
uitgedrukt in het totaal aantal beschikbare plekken (een voorbeeld: een collegezaal waarin 50 plekken in gebruik zijn op
een totaal van 200 stoelen, heeft op dat moment een benuttingsgraad van 25%).
Wordt binnen de universiteit gegevens geregistreerd over de bezettingsgraad?
- nee
- ja (zo ja, voor welke soorten ruimten?)
Wordt binnen de universiteit gegevens geregistreerd over de benuttingsgraad?
- nee
- ja (zo ja, voor welke soorten ruimten?)
vraag 12 (I) van gebruikers naar ruimtebehoefte (ruimtenormering)
Hoe wordt het aantal gebruikers vertaald naar de ruimtebehoefte in m2, bijvoorbeeld bij het maken van een
programma van eisen?
(a) Via het 'ruimtebehoeftemodel' dat ooit in VSNU-verband is ontwikkeld
(b) Via een in de tijd gewijzigde / aangepaste versie van het bovengenoemde 'ruimtebehoeftemodel'
(c) Via een ander model, namelijk: ... .............. .. ..................... ... .... .
(d) Op een andere wijze, namelijk: .... ........................ .. .... .... ... ...... .
Vraag 14 (I) vertaling personeelsleden naar aantal werkplekken
Hoe wordt het aantal personeelsleden vertaald naar het aantal werkplekken?
Praktijkdeel 49
Uitgangspunten
Oppervlaktegegevens zijn de basis van vastgoedinformatiesystemen, maar eigenlijk staat de
gebruiker centraler. Een gebruiker, bijvoorbeeld een faculteit, is niet zo zeer geïnteresseerd in
de omvang van de gebouwenvoorraad, maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire
processen ondersteunen of verstoren, en tegen welke prijs. Pas als er problemen zijn -
roosterproblemen of een hoog huurbedrag ten opzichte van de omzet - zal de gebruiker zich
gaan buigen over de oppervlakte: "Kan het niet efficiënter en effectiever?". In dit hoofdstuk
worden de vragen over ruimtegebruik behandeld.
Data
tabel 8: aantallen interne gebruikers (bron: VSNU, 2004, peiljaar 2002/2003)
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WU
studenten 15.860 15.254 15.351 23.204 13.189 6.876 11 .332 6.593 20.171 22.280 10.105 15.776 4.051
fte 2.972 3.063 3.243 4.401 4.762 2.561 2.516 2.406 5.384 3.893 1.235 3.071 2.342
personen 3.698 3.678 4.115 5.633 5.794 3.017 3.102 2.895 6.528 4.704 1.674 3.894 2.718
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU
onderverdeeld? nee nee ja ja nee ja nee ja nee nee nee nee
tabel 9: aantal externe gebruikers bekend?
EUR KUN LEI RUG TUD TUE
ja ja ged. ja ged. ja
UM __ ~ __ __ ~ __ U ~ v ~ T __ ? V U ~ WUR
ja ja ja ged.
tabel 10: informatie over (eind)gebruikers
Bekend .. " EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
welke gebruikers? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
hoeveel oppervlak per gebr. ? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
hoeveel oppervlak per afdeling? nee ja ja ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
welke derden? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
hoeveel verhuurd aan derden? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
welke werknemers - werkplek? nee nee ja nee nee ja nee ja nee ja ja nee nee
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
50
Praktijkdeel
tabel 11: enkele vergelijkbare faculteiten, hun ruimtegebruik en gebruikers (studenten)
feitelijk m2-gebruik
KUN-faculteiten
Faculteit der Letteren
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Faculteit der Sociale Wetenschappen
Faculteit Managementwetenschappen
Faculteit der Natuur- en Wiskunde
KUN-faciliteiten
Universitaire bibliotheek
Universitair Sportcentrum
UvA-faculteiten
bvo
FGW Faculteit der Geesteswetenschappen
nvo wo no
FMG Faculteit der Maatschappij- en Gedragswetenschappen
FOR Faculteit der Rechtsgeleerdheid
FEE Faculteit der Economische Wetenschappen en Econometrie
FNWI Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica
FdG Faculteit der Geneeskunde
ACTA Faculteit der Tandheelkunde (FOT)
UvA-faciliteiten/diensten
BdU
FB
UB
Bureau der Universiteit
Facilitair Bedrijf
UniverSiteitsbibliotheek
UU-faculteiten
Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen
Faculteit Sociale Wetenschappen
Faculteit Geowetenschappen
Faculteit Aardwetenschappen
Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen / Milieukunde
Faculteit Diergeneeskunde
Faculteit Geneeskunde
tno
9.008
5.827
18.125
6.906
49.673
11.326
2.822
18.253
25.933
8.954
6.818
58.754
28.895
14.610
20.256
14.252
28.641
19.745
19.745
15.326
7.949
7.377
66.969
20.787
variabelen ratio's
stud fte werkn. jaarlast omzet m2 fno/stud jaarlast/omzet
2.238 4,0
2.192 2,7
4.278 4,2
2.776 2,5
964 51,5
totaal aantal
15.254 0,7
15.254 0,2
20.030 5.015 3,6
27.940 6.926 3,7
9.280 3.369 2,7
7.880 2.694 2,5
48.310 1.685 34,9
1.937 14,9
8.540 435 33,6
totaal aantal studenten
22.281 0,9
22.281 0,6
22.281 1,3
4.811 4,1
1.823 8,4
1.487 45,0
2.463 8,4
51
tabel 12: informatie over bezettings- en benuttingsgraad
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
bezettingsgraad ja ja nee ja nee ja nee nee ja ja nee ja nee
zo ja, welke soorten ruimten? ow-ruimten ow-ruimten ow-ruimten
benuttingsgraad ja nee nee ja nee nee nee nee nee nee nee nee
zo j a, welke soorten ruimten ?
tabel 13: gehanteerde modellen voor ruimtenormering
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
(a) ruimtebehoeftemodel VSNU
(b) afgeleid van (a) , maar aangepast
(e) via een ander model
(d) op een andere wijze
Constateringen
nee
15%
38%
31%
46%
De meeste universiteiten kennen hun interne gebruikers (vraag 7) en de grootste externe
gebruikers (vraag 8). Opgemerkt wordt dat faculteiten vaak - al of niet illegaal-
onderverhuren, waarop centrale vastgoedafdelingen geen zicht hebben. Dit wordt wel als een
probleem ervaren.
Vraag 10 (tabel 11) brengt een aantal interessante vergelijkingen aan het licht. In de tabel zijn
bijvoorbeeld de faculteiten Sociale Wetenschappen van de UU en de KUN te vergelijken (m2 per
ingeschreven student) of de faculteiten Gedrags- en Maatschappijwetenschappen van de UvA
en de UU. Daarnaast is het oppervlak van de universiteitsbibliotheken vergelijkbaar (gedeeld
door het totaal aantal ingeschreven studenten).
Bezetting en benutting worden in de meeste gevallen alleen incidenteel gemeten. Het gaat dan
vooral om onderwijszalen die gedeeld worden. Terecht wordt overigens opgemerkt door één
van de geënquêteerden dat de theoretische bezetting en benutting eenvoudig uit
roostergegevens kunnen worden opgemaakt, maar dat er een wereld van verschil is met de
werkelijke bezetting en benutting (steekproefsgewijs gemeten)!
Enkele vragen - vraag 12 en 14 -leveren weinig achtergrondinformatie, omdat maar een deel
van de universiteiten bijlagen heeft toegevoegd. Naast modellen als RBM blijken diverse
universiteiten nog andere uitgangspunten te hanteren voor het bepalen van de ruimtebehoefte.
Ook het budget van de gebruiker wordt genoemd als belangrijke randvoorwaarden. Dit
beantwoordt weer aan het idee dat de relatie gebruiker-kosten (oftewel prestaties gebruiker
versus huisvestingslasten) veel aandacht heeft.
4.3 Huisvestingskosten
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête:
Vraag 18 (I) rubricering huisvestingskosten
Hoe worden de huisvestingskosten gerubriceerd?
Vraag 19 (I) demarcatielijst eigenaar- en gebruikerszaken
Is er een demarcatielijst van eigenaar/gebruikerzaken (of huurderjverhuurderzaken, eventueel te vinden in het
huurcontract)?
52 Praktijkdeel
Vraag 20 (I) registratie huisvestingskosten
Hoe worden de huisvestingskosten geregistreerd?
eigenaars/asten
- op voorraadniveau
- per gebouw
- per faculteit of dienst (per gebruiker)
- deels op voorraadniveau, deel per gebouwen/of per gebruiker (a.u.b. invullen tabel)
anders: ...... .. ....... ................... . .
gebruikers/asten
- op voorraadniveau
- per gebouw
- per faculteit of dienst (per gebruiker)
- deels op voorraadniveau, deel per gebouwen/of per gebruiker (a.u.b. invullen tabel)
- anders: ................................... .
Vraag 21 (II) feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau
Kunt u een overzicht bijvoegen van de huisvestingskosten op voorraadniveau:
onder vermelding van het peiljaar (prijspeil)
bij voorkeur volgens de gehanteerde rubricering
met onderscheid tussen verhuurslasten en huurderslasten (of eigenaars- en gebruikerslasten)
Uitgangspunten
Om de huisvestingskosten van de universiteiten te kunnen vergelijken is inzicht nodig in de
volledigheid van de kosten. Vergelijking van totalen geeft onvoldoende inzicht; daarom is
gevraagd naar de rubricering van de kosten (vraag 18). Er is een drietal NEN normen die
hiervoor gebruikt kunnen worden: de NEN 2631 Investeringskosten, de NEN 2632
Exploitatiekosten en de NEN 2748 Facilitaire kosten. Het gebruik van deze normen levert naast
een complete registratie ook een gelijke definitie van de kostenrubrieken op, waardoor het
vergelijken van kostenrubrieken een vergelijking van dezelfde kosten oplevert.
Bij de meeste universiteiten wordt onderscheid gemaakt tussen huurder- en verhuurderkosten.
Voor het vergelijken van de kosten(rubrieken) is het noodzakelijk dat het alle kosten betreft,
ongeacht welke organisatie-eenheid dit betaalt. Huisvestingskosten zijn afhankelijk van het
gebouwen de activiteiten, niet van de betalende organisatie eenheid. Een demarcatie geeft de
organisatorische verdeling van de kosten aan.
Om inzicht te krijgen in de volledigheid van de registratie van de kosten en de mogelijkheden
die deze registratie biedt voor (deel)vergelijkingen, is inzicht nodig in de wijze waarop de
kosten geregistreerd worden. Omdat in veel situaties de kosten voor huurder en verhuurder in
andere systemen worden vastgelegd is gevraagd om de beschikbaarheid van de kosten op het
niveau van de voorraad, het gebouwen de gebruiker. Als toets voor voorgaande vragen is
gevraagd om de feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau.
Data
Het vergelijk van de huisvestingskosten, betreft de vragen 18 en 21. Dit is in een aantal
stappen tot stand gekomen. Deze stappen zijn onder te verdelen in inventarisatie en registratie
van de aangeleverde gegevens en bewerkingen. De bewerkingen zijn gebaseerd op het inzicht
van de aangeleverde vragenlijsten en kan afwijken van de werkelijkheid. Om aan te geven
welke bewerkingen er hebben plaatsgevonden worden hierna de stappen omschreven.
Stap 1 betreft de inventarisatie van de kostenrubrieken (vraag 18) en stap 2 het invullen van de
feitelijk kosten (vraag 21), exclusief de opbrengsten (zie tabel 14). De opbrengsten zijn buiten
beschouwing gelaten omdat deze in veel gevallen doorbelastingen omvatten, waardoor een
scheef beeld ontstaat bij het vergelijken van de kosten.
Praktijkdeel 53
tabel 14: stap 1 en 2 inventarisatie van de kostenrubrieken (vraag 18) en invullen van de
feitelijk kosten (vraag 21), exclusief de opbrengsten; in de kolommen staan drie universiteiten
schoonmaak onderhoud 3.576.190,00 1.880.000,00
technisch onderhoud
onderhoud data
algemene kosten 2.129.767,42
dir. Exploitatielasten 531 .551 ,46
kleine projecten I expl. maatregelen
gebouwen 8.370.013,00
kosten eigen personeel
overige lasten 18.790.287,96
personeelslasten 3.204.922,31
planmatig onderhoud
terreinen I groenvoorziening
renovatie
bewaking 1.656.355,00 11 .183.678,52 530.000,00
huur zalen en gebouwen 2.484.378,90 1.230.000,00
inkoop 265.395,00
logistiek 741 .106,00
ov. Servicekosten 498.852,00 1.540.000,00
overige lasten
Ipostbezorging 239.823,00
De derde stap is het onderbrengen van de kostenrubrieken aan de hand van de NEN 2632 en
NEN 2748. Dit is weergegeven in tabel 15.
tabel 15: stap 3: herverdeling aan de hand van NEN 2632 en NEN 2748
N8112748 N8112632 eigen
beheren administratieve beheerskosten beheer en afronding
beheren administratieve beheerskosten eigenaars organisatie
verbruiken energiekosten energie en water
onderhoud onderhoudskosten preventieve onderhoudscontraCten
onderhoud onderhouds kos ten dagelijks onderhoud
onderhoud onderhoudskosten schoonmaak onderhoud
onderhoud onderhoudskosten technisch onderhoud
onderhoud onderhoudskosten onderhoud data
onderhoud muteren onderhoudskosten algemene kosten
onderhoud muteren onderhoudskosten dir. Exploitatielasten
onderhoud muteren onderhoudskosten kleine projecten I expl. maatregelen
onderhoud muteren onderhoudskosten gebouwen
onderhoud muteren onderhoudskosten kosten eigen personeel
onderhoud muteren onderhoudskosten overige lasten
onderhoud muteren onderhoudskosten personeelslasten
onderhoud muteren onderhouds kosten planmatig onderhoud
onderhoud muteren onderhoudskosten terreinen I groenvoorziening
muteren onderhoudskosten renovatie
facility management specifieke bedrijfskosten bewaking
facility management specifieke bedrijfskosten huur zalen en gebouwen
54
Praktijkdeel
Daarna (stap 4) heeft een bewerking plaatsgevonden waarin de geïnventariseerde kosten
rubrieken onderverdeeld zijn naar de NEN rubrieken, het overzicht gesorteerd is aan de hand
van deze NEN rubricering en de subtotalen per kostensoort zijn berekend, zie tabel 16.
tabel 16: stap 4: sortering aan de hand van NEN rubricering en berekening subtotalen
beheren
beheren
323.806,00 administratieve beheerskostE beheer en afronding
administratieve beheerskostE eigenaarsorganisatie
totaal 323.806,00 0,00
verbruiken energiekosten energie en water
totaal
6.532.000,00 9.264.437,68
6.532.000,00 9.264.437,68
In de laatste bewerking (stap 5) zijn op basis van m2 bvo vloeroppervlak, aantal medewerkers
en aantal studenten kengetallen per kosten rubriek berekend, zie tabel 17.
tabel 17: stap 5: kengetal/en / kosten per m2 bvo vloeroppervlak
Univ. Univ.
NEN 2632 eigen rubricering A B
administratieve beheerskosten beheer en afronding 5,8 1,6
administratieve beheerskosten eigenaarsorganisatie 0,0 0,0
totaal 5,8 1,6
energiekosten energie en water 15,9 33,0
totaal 15,9 33,0
onderhoudskosten renovatie 0,0 0,0
onderhoudskosten algemene kosten 0,0 0,0
onderhoudskosten directe exploitatielasten 0,0 0,0
onderhoudskosten gebouwen 0,0 42,3
onderhoudskosten kosten eigen personeel 0,0 0,0
onderhoudskosten overige lasten 0,0 0,0
onderhoudskosten personeelslasten 0,0 0,0
onderhoudskosten planmatig onderhoud 0,0 0,0
onderhoudskosten terreinen 3,5 0,0
onderhoudskosten kleine projecten I exploitatie maatregelen
onderhoudskosten dagèlijks onderhoud 0,0 0,0
onderhoudskosten onderhoud data 0,0 0,0
onderhoudskosten preventieve onderhoudscontracten 0,0 0,0
onderhoudskosten schoonmaak onderhoud 12,8 18,1
onderhoudskosten technisch onderhoud 18,2 0,0
totaal 34,5 60,4
Voor de analyse van vraag 19, demarcatie, is in een tabel aangegeven welke onderdelen
gezien worden als verantwoordelijkheid van de huurder dan wel de verhuurder. De onderdelen
van de demarcatie lijsten zijn aan de hand van de NLSfb-codering gerangschikt. Daarna is
getracht om de hoofd- en subelementen te onderscheiden, waardoor het mogelijk zou zijn om
aan de hand van de aangegeven demarcatie voor alle onderdelen aan te geven onder welke
verantwoordelijkheid dit valt. Deze bewerking leverde echter een te grote mate van
onbetrouwbaarheid op.
De vraag op welk niveau de eigenaars en gebruikerslasten werden geregistreerd (vraag 21)
leverde geen aanvullende informatie op. Door de diversiteit van antwoorden was weergave van
deze vraag in een tabel niet overzichtelijk.
Praktijkdeel 55
Constateringen
Van de 13 universiteiten waren er 3 universiteiten die gebruik maakten van de NEN normen, de
overigen gebruikten een eigen rubricering, al dan niet gebaseerd op de NEN normen. De mate
van detaillering verschilt enorm: minimaal 7 rubrieken en maximaal 35 rubrieken. Ook de
omschrijvingen van de rubrieken verschilden. In de bewerkingen zijn die rubrieken met
ongeveer gelijke namen bij elkaar gevoegd; dit hoeft echter niet de werkelijkheid te zijn. De
ingevulde vragenlijsten gaven geen inzicht in de definities van de kostenrubrieken.
De geïnventariseerde kostenrubrieken kwamen bij de meeste vragenlijsten niet overeen met de
rubrieken die gebruikt werden om de feitelijke kosten weer te geven. De antwoorden op vraag
18 werden niet overal gebruikt bij het overzicht voor vraag 21.
Indeling aan de hand van de NEN was voor een aantal kosten rubrieken niet mogelijk. Zo
kunnen volgens de NEN kosten voor eigen personeel, kosten voor ingehuurde of ingekochte
goederen en diensten, afschrijvingskosten en vermogenskosten bij elke kostenrubriek
aangegeven worden. Uit de vragenlijsten bleek dat veel gebruik is gemaakt van de rubriek
afschrijvingen, zonder dat duidelijk is waar deze bij hoort. Dit geldt ook voor inkoop en
personeelslasten.
De afwijkingen in de kengetallen geven aan dat deze niets zeggen over het vergelijk tussen de
verschillende universiteiten. Zij zijn eerder een indicatie van de mate van betrouwbaarheid en
validiteit van de gebruikte gegevens.
De demarcatietabellaat de verschillen tussen de universiteiten zien. Hierbij geldt dat de wijze
van demarcatie geen invloed heeft op de totale kosten. Het geeft wel inzicht in bij welke partij
de kosten opgevraagd dienen te worden voor een totaal vergelijk. Voor de volledigheid dienen
alle elementen voorzien te worden van een verantwoordelijke partij (eigenaar of huurder). In
een later stadium, wanneer de kosten vergelijkingen voldoende volledig en betrouwbaar zijn,
kan inzicht in de demarcatie inzicht opleveren in kostenbeïnvloedende factoren.
Vraag 21, registratie niveau van de gebruikers en eigenaarlasten, laat zien dat de huidige
administratieve systemen onvoldoende informatie leveren voor een gericht registratie van welke
kosten gemaakt worden per gebruiker en per gebouw.
4.4 Huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête:
Vraag 15 (I) specificatie ruimtecategorieën naar soort gebruik
Wordt het bestaande vastgoedoppervlak gespecificeerd naar verschillende soorten gebruik (of naar functie), in
ruimtecategorieën of ruimtetypen?
Vraag 16 (11) feitelijke gegevens ruimtecategorieën op voorraadniveau
Kunt u een overzicht bijvoegen van de totale vastgoedvoorraad, gespecificeerd naar ruimtecategorieën, met vermelding
van de oppervlakte-eenheid (bvo, no of fno etc.)?
Vraag 27 (I) verdeling ruimtecategorieën naar huurprijscategorieën
Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en diensten.
Is het vastgoedoppervlak gespecificeerd in verschillende soorten oppervlak met andere (huur)prijzen ten behoeve van
de relatie huurder-verhuurder of eigenaar-gebruiker, de zogenaamde huurprijscategorieën?
56
Pra ktij kdeel
Vraag 28 (11) de gehanteerde huurprijs of huurprijzen
Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan de gebruikers (faculteiten of
diensten).
Kunt u aangeven welke gemiddelde huurprijs wordt gehanteerd of welke huurprijzen bij welke huurprijscategorieën
horen (vraag 27)?
onder vermelding van het peiljaar (prijspeil)
onder vermelding van de oppervlakte-eenheid (huur per wo, no of fno)
bij voorkeur gespecificeerd volgens de gehanteerde kostenrubricering
Uitgangspunten
Een vergelijk alleen op kosten levert onvoldoende inzicht in de verschillen tussen de
universiteiten. Inzicht in totale omvang van de vastgoedvoorraad is eveneens noodzakelijk. Ook
hier geldt dat vergelijk alleen van totale m2 vloeroppervlak niet het gewenste inzicht levert, ook
de specifieke functies en de aanwezige hoeveelheid spelen een rol. De gehanteerde
ruimtecategorieën binnen een universiteiten geven de verdeling van de vastgoed voorraad naar
specifieke functies aan. Waardoor vergelijk op kwaliteit en kwantiteit van de het vloeroppervlak
gemaakt kan worden ter verklaring van de afwijkingen in huisvestingskosten.
De huurprijzen, voor universiteiten die de huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en
diensten, worden gebaseerd op de specifieke functies van de ruimten. Koppeling van de
huurprijzen aan de verschillende soorten m2 b.v.o. levert inzicht in de totale huuropbrengst van
de universiteit. Deze kan dan weer vergeleken worden met de huisvestingskosten (zie
hoofdstuk 4).
Data
Het vergelijk van de ruimtecategorieën betreft de vragen 15 en 16. Dit is in een aantal
stappen tot stand gekomen. Deze stappen zijn onder te verdelen in inventarisatie en registratie
van de aangeleverde gegevens en bewerkingen. De bewerkingen zijn gebaseerd op het inzicht
van de aangeleverde vragenlijsten en kan afwijken van de werkelijkheid. Om aan te geven
welke bewerkingen er hebben plaatsgevonden worden hierna de stappen omschreven.
Allereerst (stap 1) is een inventarisatie gemaakt van de door de universiteiten gehanteerde
ruimtesoorten (vraag 15). Daarna (stap 2) zijn aangeleverde m2 vloeroppervlak ingevuld met
de aangegeven definitie van vloeroppervlak (vraag 16), zoals tabel 18 laat zien.
Daarna is zijn de ruimtecategorieën uitgezet tegen de NEN 2580 (rubricering oppervlakten, stap
3, zie tabel 20). Tevens zijn de gebruikte ruimtecategorieën aan de hand van het inzicht uit de
vragenlijsten ingedeeld door soortgelijke ruimten bij elkaar te registreren. Hiermee wordt inzicht
verkregen in het gebruik van de definities uit de norm. Tevens wordt duidelijk welke ruimten
wel en niet meegenomen moeten worden bij een vergelijk van NFO m2 vloeroppervlak.
De volgende stap (stap 4) is het omrekenen van de diverse gehanteerde oppervlaktenormen
naar één vergelijkbare norm. Deze bewerking heeft plaatsgevonden aan de hand van een
eenvoudige verhoudingskengetallen (nvo/bvo, no/bvo etc.), waarna aan de hand van aantallen
studenten en medewerkers (in aantal en in fte) de kengetallen berekend zijn (stap Sa). De
resultaten zijn door alle bewerkingen minder betrouwbaar geworden en zijn daarom niet in dit
rapport opgenomen
4

Een andere bewerking is dat vraag 27 (wel of niet aanwezig zijn van huurcategorieën) is
samengevoegd met vraag 28 (de omvang van deze categorieën). In tabel 19 is voor de
betreffende universiteiten aangeven welke huurcategorieën gebruikt worden. In stap Sb zijn de
4 Alle workshopdeelnemers hebben de tabellen ter plaatse uitgereikt gekregen. Nabestelling kan door HOI-leden via e-
mail aan de auteur (zie Colofon).
Praktijkdeel 57
huurcategorieën achter de betreffende ruimtesoorten weergegeven, waarna voor de hele
voorraad de totale som van de huurprijs bepaald is.
tabel 18: stap 1 en 2: inventarisatie ruimte categorieën en m2 vloeroppervlak
--
m2 vraag 16
 
Ruimtecat. vr 15
---
1 2 3 4
--
VU UU UvT UM
Eenheid bvo bvo vvo bvo
balie 298
berging 7.053
bijkomend 2.837
bergloods
derden 11
div.loverig 2.834
dienst / hulpverlening
fietsenberging 7.936
garage 673
inpandige opslag
kelder
kopieer 262
KDV
leeg/verbouw 77
liften / vertikaal verkeer 104
logistiek 1.029
MER/SER
onbekend
niet normeerbaar middentarief
opslag eenvoudig
opslag/archief hw 9.555 37.373
overig 43.987
ov.opslag 2.464
ov.stalling
receptie / hal 97
representatieve 2.643
rookruimte
RV
sanitair 5.024 2.750
schoonmaak
tabel 19: aantal gehanteerde huurcategorieën en prijzen
EUR LEI TUD UM UT UU VU WUR
0 0 0 0 0 0 0 0 0
1 182 98 61 164 177 71 199 225
2 307 148 139 219 243 153 258 514
3 239 230 170 275 269 216 317 1.043
4 - - 263 330 291
-
376 1.873
5 - - - 156 296 - - 2.248
6
- - -
211 381 - - 2.351
7
- - -
267 0 - -
2.513
8
- - - 322 514 - -
2.782
9
- -
- -
- - - 3.157
10 - - - - - -
- 3.210
11 - - - - - - - 3.585
12 - - - - - - -
4.414
13 - -
- -
- - -
4.815
X - I - - - - - -
58
Praktijkdeel
tabel 20: stap 3: onderverdeling ruimtecategorieën aan de hand van de NEN 2580 (N.B. Er is
een verschil tussen bvo en nvo/ maar dat is in deze uitsnede van de spreadsheet niet zichtbaar)
o
Z
LL
Praktijkdeel
59
Constateringen
De geïnventariseerde ruimterubrieken kwamen bij de meeste vragenlijsten niet overeen met de
rubrieken die gebruikt werden om het feitelijke vloeroppervlak weer te geven. De uitdraaien
van mogelijke ruimten weken in de meeste gevallen af van het overzicht met m2
vloeroppervlakten. Van twee universiteiten leverde de vragenlijsten onvoldoende informatie om
te gebruiken in de overzichten. Eén universiteit beschikte over de informatie voor alleen de
faculteiten en niet voor de overige gebruikers.
Er kunnen vraagtekens gezet worden bij de hantering van de definities van de NEN. Wanneer
aangegeven wordt dat de gehanteerde oppervlakte eenheid functioneel nuttig oppervlak (fno)
is, dan kunnen er vragen gesteld worden aan de opgave van het vloeroppervlak van een
rijwielstalling. Deze valt volgens de definitie onder netto vloeroppervlak.
De omrekening van de gehanteerde oppervlakte eenheid naar (in dit geval bvo) is gebaseerd op
standaardregeltjes voor de verschillende normeringen. Deze kan afwijken van de werkelijkheid.
De afwijkingen in de kengetallen geven ook hier aan dat deze niets zeggen over het vergelijk
tussen de verschillende universiteiten. Zij zijn eerder een indicatie van de mate van
betrouwbaarheid en validiteit van de gebruikte gegevens.
De meerderheid van de universiteiten (8 van de 13) maakt gebruik van interne huurprijzen. De
huurcategorieën wijken onderling sterk af, zowel in aantal als in prijs.
In stap Sb, wordt duidelijk dat er ruimtecategorieën gebruikt worden die niet zonder
aanvullende informatie ondergebracht kan worden bij een huurcategorie. Aanvullende
informatie is hiervoor nodig. Analyse van de kosten en de huurprijzen levert inzicht op: deze
zijn niet sluitend. Dit kan betekenen dat de gebruikte m2, kosten dan wel huurtarief indeling
niet klopt met de werkelijkheid. Een mogelijke verklaring kan ook zijn dat de huurtarieven
gebaseerd zijn op de vervangingswaarde inclusief kapitaallasten en de daadwerkelijke kosten
hier sterk vanaf wijken. Om te komen tot de juiste overzichten is aanvullende informatie nodig.
4.5 Huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen:
Vraag 24 (I) doorberekening huisvestingskosten
Worden het eigenaarsdeel van de huisvestingskosten doorberekend aan de gebruiker?
Vraag 2S (I) toekenning huisvestingsbudget
Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en diensten.
Op basis van welke variabelen wordt een huisvestingsbudget toegekend aan de verschillende faculteiten en diensten?
Vraag 26 (I) prestaties van gebruikers
Het aantal afstudeerders, het aantal publicaties en de inkomsten uit derde geldstroom zijn indicatoren van prestaties die
gebruikers leveren. De omzet van de totale universiteit of van één faculteit of dienst zou (per m2) kunnen worden
vergeleken met de huisvestingskosten per m2.
Is deze vergelijking binnen de universiteit ooit gemaakt?
- nee
- ja
Zo ja, is de volgende informatie bekend?
- de feitelijke huisvestingskosten als percentage van de totale omzet van de universiteit
- de feitelijke huisvestingskosten per gebruiker (faculteit of dienst), als percentage van de omzet van de betreffende
gebruiker
Zo nee, zou u dergelijke informatie willen hebben?
60
Pra kt ij kdeel
Uitgangspunten
In deze benchmark wordt uitgegaan van een vergelijking aan de hand van m2 vloeroppervlak,
kosten en de gebruikers. Alleen inzicht in kosten en vloeroppervlak is dan niet voldoende. Meer
flexibiliteit brengt over het algemeen hogere kosten met zich mee, maar wanneer het aantal
gebruikers daardoor sterk kan toenemen, zullen de kosten per gebruiker lager zijn.
Een ander uitgangspunt met betrekking tot gebruik is dat wanneer de gebruiker opdraait voor
de kosten van dit gebruik hij zal proberen dit te minimaliseren. Met andere woorden het totaal
aantal benodigde m2 zal afnemen; er zal efficiënter gebruik gemaakt worden van de
beschikbare ruimte.
Data
Voor deze vragen is de data door 6 van de 13 universiteiten aangeleverd. De overige
universiteiten belasten de huisvestingskosten niet door. De toekenning van het
huisvestingsbudget vindt op verschillende wijzen plaats. Een koppeling van prestaties van de
faculteiten aan de kosten per m2 vloeroppervlak heeft in 3 gevallen plaatsgevonden.
In tabel 21 zijn de bevindingen weergegeven.
tabel21: overzicht prestaties van de gebruikers
huisvestingskosten
• geel gemarkeerde kolommen·
ja ja
25 Toekenning
gebruikte oppervlak
genormeerde oppervlak
feitelijke huisvestingskosten
gemiddelde huisvestingskosten
meerjarenonderhoudsplanning
omzet of output
andere variabele:
Prestatie gebruikers
ijking gemaakt
x
ja
percentage van de totale omzet X
percentage van de omzet van de betreffende gebruiker X
il informatie hebben: ?
x
x
nee
?
tabel22: voorbeeld van ratio huisvestingskosten/omzet bij KUN
Katholieke Universiteit Nijmegen
feitelijke huisvestingskosten I omzet universiteit 9,0%
per gebruiker:
Facultaire Uni e
Faculteit der Letteren
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Faculteit der Sociale Wetenschappen
Faculteit Managementwetenschappen
Faculteit der Natuur- en Wiskunde
Universitair Medisch Centrum
Diensten en Bedrijven
7,4%
9,0%
8,6%
10,9%
8,1%
15,0%
5,7%
8,3%
Praktijkdeel
DI
61
Constateringen
Bijna de helft van de universiteiten berekend de huisvestingskosten door aan de gebruiker. De
wijze waarop de budgetten tot stand komen verschillen per universiteit. Wanneer de knelpunten
in de registratie van huisvestingskosten en oppervlakte(soorten) zijn opgelost zal het voor de
universiteiten makkelijker worden om kosten door te belasten, dan wel per gebruiker te
registeren. Ook het opstellen van de budgetten en het eventueel koppelen van de prestaties
van de gebruikers aan de kosten per m2 en het m2 gebruik zal dan eenvoudiger kunnen
plaatsvinden.
4.6 Inventarisatie gegevens op gebouw niveau
Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête, allemaal type III:
vraag 6 (111) feitelijke oppervlaktegegevens van één of twee gebouwen
Kunt u een overzicht bijvoegen van de oppervlakte-gegevens van één of twee gebouwen, met daarin zo mogelijk
gespecificeerd:
de oppervlakte-eenheid (bvo, fno etc.)
het gebouwoppervlak in eigendom
het gebouwoppervlak dat gehuurd wordt van derden
het oppervlak in eigen gebruik, het oppervlak dat verhuurd is aan (of exclusief in gebruik is door) derden en het
oppervlak dat leegstaat
- Ja, deze gegevens zijn, voor zover beschikbaar, te vinden in bijlage: ... .......... .... ... ... ..... .. ........ ..
(bijlage bij voorkeur voorzien van vraag nummer)
- Nee, deze gegevens worden niet geregistreerd.
Wilt u van deze gebouwen tevens een aantal basisgegevens vermelden?
de naam en het adres
het bouwjaar
vraag 13 (111) van gebruikers naar ruimtebehoefte op gebouwniveau
Kunt u voor één of twee gebouwen informatie aanleveren die illustreert hoe het aantal te huisvesten gebruikers wordt
vertaald in het aantal benodigde vierkante meters, zo mogelijk met vermelding van:
de oppervlakte-eenheid (bvo, fno etc., zie bijvoorbeeld vraag 1)
de eenheid waarin het aantal gebruikers wordt Uitgedrukt (fte of aantal personen)
de verschillende soorten gebruikers (zie ook vraag 7)
Ja, deze gegevens zijn, voor zover beschikbaar, te vinden in bijlage: ........ ....... .... ......... ... ...... .. .
Nee, deze gegevens worden niet geregistreerd.
vraag 17 (111) feitelijke gegevens ruimtecategorieën voor 1 of 2 gebouwen
Kunt u een oppervlakteoverzicht geven van één of twee gebouwen
S
, gespecificeerd naar ruimtecategorieën, met
vermelding van de oppervlakte-eenheid (bvo, no of fno etc.)?
Ja, deze gegevens zijn, voor zover beschikbaar, te vinden in bijlage: .. ..... .. ...... .......... ..... .... .... . .
Nee, deze gegevens worden niet geregistreerd.
vraag 22 (lIl) feitelijke huisvestingskosten van 1 of 2 gebouwen
Kunt u voor één of twee gebouwen de (op gebouwniveau bekende) huisvestingskosten specificeren?
onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) van de kosten
bij voorkeur volgens de gehanteerde rubricering
met onderscheid tussen verhuurslasten en huurderslasten (of eigenaars- en gebruikerslasten)
I Ja, deze gegevens zijn, voor zover beschikbaar, te vinden in bijlage: ....... ............. ................... .
I Nee, deze gegevens worden niet geregistreerd.
I
,
5 bij voorkeur dezelfde gebouwen als bij de andere type III vragen.
62
Praktijkdeel
vraag 23 (111) investeringskosten van één of twee gebouwen
Kunt u voor één of twee gebouwen de oorspronkelijke investeringskosten specificeren?
onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) van de kosten
--,
bij voorkeur volgens het HOI-voorstel voor een landelijk uniforme werkwijze op het gebied van de
(project)administratie van investeringen in vastgoed, passend binnen de WRU, waarbij in ieder geval
gespecificeerd zijn: Bouwkosten, Voorbereidingskosten, W-installaties, E-installaties, Vaste Inrichting en Terrein
(direct rond gebouw)
zo mogelijk rubriceren naar afschrijvingscategorieën (casco 60 jaar, afbouw 30 jaar, installaties en inbouw 15
jaar, terrein 30 jaar)
Ja, deze gegevens zijn, voor zover beschikbaar, te vinden in bijlage: ..... .......... ....... .. .. ... ....... ... .
I Nee, deze gegevens worden niet geregistreerd.
Uitgangspunten
Bij de enquêtevragen over de gebouwen (type lIl) was het nadrukkelijk de bedoeling om vooraf
te bepalen van welk gebouw (of van welke twee gebouwen) de gegevens het eenvoudigst
beschikbaar waren en dit gebouw (of deze gebouwen) consequent te gebruiken voor de
beantwoording van de vragen op gebouwniveau. Vele universiteiten hebben hieraan gehoor
gegeven.
Bij voorkeur zou het hierbij gaan om één of twee recente gebouwen en soorten gebouwen die
ook in de voorraden van de meeste andere universiteiten (kunnen) voorkomen; dus geen
unieke labs, maar generieke universiteitsgebouwen met een bepaalde mix van onderwijs-,
kantoor- en labruimte. De gekozen gebouwen voldoen hier niet altijd aan.
Omdat uit de resultaten op voorraadniveau al bleek welke definitieverschillen er waren bij
oppervlaktegegevens, ruimtecategorieën en huisvestingskosten, is op gebouwniveau geen
energie meer gestopt in het elimineren van deze verschillen. De resultaten zijn slechts een
steekproef uit de - overigens interessante - gegevens, die in een later stadium verder kunnen
worden uitgewerkt.
Data
tabel23: voorbeeld van geleverde informatie op gebouwniveau (bewerkt)
object
UT
object
UT
totale verhuurderslasten
€ 1.502.552 € 1.352.172
€ 82 € 188 Im2 fno
waarvan (o.a.):
afschrijvingen
€ 389.390 € 1.057.486
€ 21 € 147 Im2 fno
onderhoud
€ 370.020
€20
verzekeringen
€ 1.502.552 € 1.352.172
€ 82 € 188 Im2 fno
object
RUG
object
RUG
projectkosten
€ 21.274.262 € 7.617.420
€ 2.224 €
waarvan (o.a.):
bouwkosten
€ 19.317.070 €
€ 2.019 €
Praktijkdeel
3.341
6.372.225
2.795
object
WUR
object
WUR
vervangingswaarde
€ 19.182.658 € 2.285.415
I m2 fno € 3.292 € 2.001
Im2 fno
afschrijving
€ 320.350
€ 55
€ 38.166
€ 33
% vervangingswaarde
1,67% 1,67%
jaarlast jaarlast
€ 1.350.181
Im2 fno € 232
€ 154.389
€ 135
63
tabel24: voorbeeld van geleverde gebouwinformatie door de TUE
I T U   Bureau Vastgoedontwikkeling
Naam
Gebouwcode
Straatnaam (huisnummer)
Architect
Jaar ingebruikname
Jaar van uitbreiding
Jaar van renovatie
Jaar van renovatie
Foto
hoorcollege
kantoor + zaal
zaal
laboratorium
archief/magazijn
overig
Materialen en constructie:
Gevels
Vloeren
Wanden
Plafonds
Kozijnen
Beglazing
Dak
Opmerking:
Eerder genoemd technologiegebouw
Constateringen
Spectrum
: 2002
FNO-m'
0
2200
0
2200
0
0
Ispectrum
Opsteldatum
Gebruiker(s)
Aard van het gebouw
Bebouwde oppervlak
BVO-m'
WO-m'
FNO-m'
1-sep-03
7.200
6.480
4.400
Locatie TUle terrein
FInanciele gegevens:
Oorspronkelijke stichtingskosten
WOZwaarde
Grondwaarde
Marktwaarde
2000-2004
okt. 2002
okt. 2002
€ 26.600.000



2. 366.342
Verschillen in rubricering - gelijk aan die op voorraadniveau - zorgen ervoor dat de informatie
in deze fase van het onderzoek nog niet verder onderling vergeleken is. De format van de TUE
voor het registreren van gebouwgegevens is een goed, overzichtelijk voorbeeld van het
registreren van gebouwgegevens.
64
Pra ktij kdeel
4.7 Evaluatie enquête
De conclusies over de bevindingen uit de enquête volgen in het conclusiehoofdstuk. In deze
slotparagraaf volgen enkele reflecties op de enquêtemethode.
De onderzoekers twijfelden aanvankelijk of de enquête naast vragen over registratiemethoden
(type I-vragen) ook vragen ter inventarisatie van de feitelijke vastgoedgegevens (type 11- en
type III-vragen) moest bevatten. Achteraf zijn de onderzoekers ervan overtuigd dat dit de juiste
beslissing was, en wel om de volgende redenen:
In een aantal gevallen schetste antwoorden over de registratie een zonnig beeld dan uit
de feitelijke vastgoedgegevens bleek, en andersom.
In andere gevallen was de vraag niet duidelijk genoeg voor een helder antwoord en kon
het antwoord nog uit tabellen of bijgevoegde stukken worden gedestilleerd.
Het stellen van relatief open vragen had zowel voordelen als nadelen. Het belangrijkste
voordeel was dat inzicht werd verkregen in de wijze waarop universiteiten hun eigen data
ordenen, en de verschillen daarin tussen universiteiten. Het belangrijkste nadeel was dat de
onderzoekers veel data ter beschikking hadden, waaruit slechts met grote moeite en veel eigen
bewerkingen kengetallen te genereren waren (zie ook figuur 22).
universiteiten onderzoeksteam resultaat : gezamenlijk format
--+
--+
--+
--+
verantwoording
bewerking data bij
onderzoeksteam
FORMAT
-m2
-€
- gebruik
figuur 21: resultaat huidige enquête: diverse databestanden versus een uniforme format
In het conclusiehoofdstuk worden suggesties gedaan voor een aanpak van het vervolg: eerst
een uniforme format en daarna pas een inventarisatie (en niet meer andersom).
Praktijkdeel 65
5. Workshop Benchmarking
Om aan de gewenste informatie te komen is het beschikken over een informatiesysteem
onvoldoende. Hoe geavanceerd ook, er zullen altijd vertaalslagen en interpretaties gemaakt
moeten worden alvorens de gegevens daadwerkelijk informatie zijn. Deze activiteiten worden
binnen universiteiten door verschillende medewerkers uit verschillende diensten met
verschillende achtergronden uitgevoerd. Om vooral deze medewerkers inzicht te geven in de
redenen voor de uitgevoerde informatieverzameling, maar ook om met hen te discussiëren over
haalbaarheid en mogelijkheden voor het vervolg, is in overleg met de HOI-onderzoeksgroep
besloten een workshop te organiseren. Van alle universiteiten zijn naast de HOI leden tevens de
medewerkers uitgenodigd die betrokken zijn bij de data verzameling.
De doelen van de workshop waren de volgende:
(1) Presentatie wat tot nu toe is bereikt.
(2) Discussie over doelstellingen van benchmarken versus kosten en inspanning om de
gegevens te leveren, te interpreteren en te actualiseren.
(3) Creëren van draagvlak bij de mensen die de gegevens moeten verzamelen en leveren.
De workshop bestond uit twee delen: een ochtendprogramma en een middagprogramma.
Het ochtendprogramma omvatte een drietal lezingen over benchmarken en data verzamelen,
met als doel alle aanwezige betrokkenen inzicht te geven in de achtergronden, het hoe en
waarom van de data verzameling. Het middagprogramma was bedoeld voor groepsgewijze
discussie over stellingen en vragen die betrekking hebben op het onderzoek. Om daarmee een
aantal vragen voor het vervolg van het onderzoek beantwoord te krijgen.
In dit hoofdstuk wordt een kort overzicht gegeven van de presentaties en de resultaten van de
discussies. De uitwerkingen van de groepen zijn te vinden in de bijlage 7.
5.1 Presentaties
Tijdens het ochtendprogramma werden drie presentaties gehouden. De hand-outs van de
presentaties zijn in bijlage 6 te vinden. Hieronder worden de presentaties kort toegelicht.
De eerste presentatie ging in op het doel van benchmarking. Wat houdt het in en waarom
worden benchmarks gedaan. Deze presentatie was een weergave van het theorierapport
(hoofdstuk 2 en 3 in dit eindrapport). Belangrijkste aspecten in deze presentatie waren dat
organisaties behoefte hebben aan beslissingsondersteunende informatie op het gebied van
vastgoed. Om deze informatie overzichtelijk te houden is men op zoek naar een set van
parameters (vergelijking: het dashboard van een auto). De grote vraag is dan welke
parameters voldoende informatie bevatten. De parameter kosten/m2 zegt niet zoveel, deze
roept eigenlijk alleen maar meer vragen op. Alleen een totaal vergelijk van de inzet van
middelen voor het realiseren van de output levert de juiste informatie op. Dit betekent dat een
goede benchmark altijd 3 dimensies heeft: kosten, m2 en prestaties (gebruik/gebruikers).
De tweede presentatie ging in op de verzamelde data, die aangeleverd is door de aanwezigen.
En de confrontatie van de drie dimensies, hetgeen in dit stadium van de data analyse de nodige
problemen opleverde. De uiteindelijk berekende kengetallen laten een dermate grote spreiding
zien dat de enige conclusie op dit moment is, dat de aangeleverde data een bewerking nodig
heeft alvorens vergelijking mogelijk wordt. Ondanks dat alle universiteiten de gevraagde
gegevens hadden aangeleverd, waren er nog geen goede vergelijkingen te maken. Zo waren er
grote verschillen bij de hantering van definities. Ook waren de aangeleverde gegevens niet
altijd consistent. Doel van de dataverzameling was om inzicht te krijgen in welke gegevens
66
Pra ktij kdeel
waar binnen de universiteiten aanwezig zijn. Door tevens hoeveelheden te vragen, werd het
mogelijk om een format te ontwerpen voor de uiteindelijke vergelijking. Deze presentatie was
gebaseerd op de resultaten uit het praktijkrapport (hoofdstuk 4 in dit eindrapport)
De laatste presentatie ging over hoe de Rgd een benchmark heeft opgezet voor een aantal
departementen. Als structuur gebruiken zij de NEN 2748, Exploitatiekosten Facility
management. Reden van het project was dat men zicht wilde hebben op de facilitaire kosten
binnen de departementen, naast het hebben van inzicht in de producten en diensten die
afgenomen worden. Ook binnen de departementen bestond het probleem van ongelijke
hantering van definities en het niet beschikbaar hebben van data. Uiteindelijk heeft de
benchmark zowel een aantal kengetallen als knelpunten in de bedrijfsvoering opgeleverd.
5.2 Workshopdiscussie
Alle aanwezigen waren op voorhand verdeeld over 5 groepen, waarbij het criterium was dat in
elke groep maximaal 2 personen van dezelfde universiteit zouden zitten. De groepen kregen
ieder twee stellingen en drie vragen voorgelegd. De vragen waren voor elke groep gelijk, de
stellingen wisselden. Na de groepsdiscussies werd een plenaire presentatie van de
resultaten/uitkomsten gegeven en bestond de mogelijkheid voor anderen om vragen stellen. In
onderstaande box zijn de stellingen en vragen weergegeven.
Stel/ingA
Het oppervlak van de vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen op basis waarvan vergelijking
plaatsvindt. Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus van groot belang. (Stelling:)
Oppervlaktegegevens worden bij voorkeur in alle eenheden van de NEN 2580 geregistreerd: bvo, nvo, wo, no en fno
Stel/ingB
Inzicht in de kosten/m2 levert geen extra informatie voor de bedrijfsvoering. Huisvestingskosten dienen gerelateerd te
zijn aan de prestatie van de organisatie. Zo bepaald Albert Heijn aan de hand van haar (geprognosticeerde) omzet
welke huurprijs zij zich kan veroorloven. (Stelling:) Het registreren van vastgoedinformatie in de driehoek is nuttig en
levert meer op dan het kost.
Stel/ingC
Vastgoedinformatie wordt op verschillende plaatsen in de organisatie geregistreerd. zo registreert het vastgoedsysteem
m2 vloeroppervlak (bijv. gebouw A) en kostensoorten (bijv. schilderwerk, verzekeringen), het facilitaire systeem
gebruikers/budgethouders (bijv. faculteit A en dienst X) en kosten soorten (bijv. schoonmaak, catering) en het
financiële systeem kostensoorten en budgethouders/gebruikers.
(Stelling:) Om snel en zonder extra bewerkingen de juiste informatie te achterhalen moeten huisvestingskosten
geregistreerd worden naar kostensoort én naar kostendrager én naar budgethouder/gebruiker; alleen dan kunnen de
juiste kengetallen worden gegenereerd (m2 - € - presentatie gebruiker)
Stel/ingD
Een gebruiker is niet zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwen(voorraad), maar meer in de mate waarin
deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren. Pas als er problemen zijn - roosterproblemen, ruimte
tekorten - zal de gebruiker zich gaan afvragen of het efficiënter en effectiever kan.
(Stelling:) Gegevens over bezetting en benuttong van ruimten leveren meer (management) informatie op dan het koste
om ze te genereren. Is dit de taak van de vastgoedgroep om dit bij te houden of moet dit decentraal gebeuren
(wanneer de kosten gedecentraliseerd zijn)
Vraag 1
Welke databases van de universiteit worden het meest voor vastgoed gerelateerde management informatie
geraadpleegd?
Vraag 2
Welke drie kengetallen van uw eigen universiteit zou u het liefst vergelijken met andere universiteiten?
Vraag 3
Wat kunnen we leren van de Rgd? Is dit het toekomstbeeld voor de universiteiten?
Praktijkdeel 67
Uit de discussies en antwoorden zijn de volgende overeenkomsten te vinden:
1. Gebruik van bestaande definities is noodzakelijk. Zowel voor de bepaling van de m2 als
voor de indeling in kosten. Wel worden een aantal aanpassingen voor gesteld. Zo is een
indeling in m2 onvoldoende, hieraan dient tevens een ruimte categorie gekoppeld te
worden. Een voorstel voor welke gebruikt kan worden, kan gedestilleerd worden uit de
reeds geanalyseerde data. Daarnaast is registratie in meer dan één eenheid gewenst.
De standaard omrekeningsfactor is niet voor alle gebouwen toereikend. Het hanteren
van meerdere factoren is niet raadzaam. Tevens bleek dat het voor een aantal
universiteiten veel werk zou betekenen om alle ruimten opnieuw in te meten volgens de
NEN. Men was het eens over een geleidelijke overgang, nieuwe gebouwen meteen
volgens de NEN registreren.
2. Registratie en vergelijk van data in 'de driehoek' (de drie dimensies) levert wel veel
inzicht op. Wel werd de opmerking gemaakt dat het op dit moment meer kost dan het
oplevert, als gevolg van de onduidelijke prestatie van de universiteit. Probleem blijft de
output van universiteiten, de onderwijsoutput kan nog wel bepaald worden, maar die
van onderzoek niet ( ... ). Een mogelijkheid is om niet te kijken naar de output van de
organisatie maar naar de prestatie van het vastgoed in de zin van tevredenheid van
studenten en medewerkers. Over het vergelijk met een commerciële organisatie als
Albert Heijn waren de meningen uiteenlopend: van "was het maar zo makkelijk, werden
we maar zo bedrijfsmatig bestuurd" tot "die vergelijking kan nooit gemaakt worden".
3. Het gebruiken van één in plaats van meerdere informatiesystemen werd door de
aanwezigen niet als voordeel gezien. Er kunnen allerlei interfaces gebouwd worden,
waardoor enkelvoudige invoer mogelijk wordt. Tevens bleek dat de meeste
universiteiten op dit moment niet in staat zijn per gebruiker de huisvestingskosten te
genereren. Huisvestingskosten worden over het algemeen gerelateerd aan het gebouw
of de organisatie eenheid die er voor moet betalen. Dit houdt in dat de kosten die door
de vastgoed afdeling gemaakt worden voor het eigenaars onderhoud, niet naar de
gebruikers is te herleiden.
4. Men was het er over eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke bezetting
centraal geregistreerd zou moeten worden. Deze taak hoort eerder bij het onderwijs
dan bij vastgoed. Voor het in kaart brengen van de ruimtebehoefte en de afstemming
van beschikbare ruimte is het wel noodzakelijk.
5. De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de
ruimteregistratie (m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten).
6. De meeste genoemde kengetallen die men graag zou willen vergelijken met andere
universiteiten zijn:
a. kosten per m2 per ruimte soort, zowel exploitatie als investeringskosten
b. m2 per student en of medewerker
7. Lessen voor universiteiten uit het Rgd-voorbeeld hebben te maken met het duidelijke
plan van aanpak, de korte doorlooptijd van het project en het vooraf duidelijk hebben
waarom je welke kengetallen hebben wilt. En dat het wel een heel lastige materie
behelst als zelfs een professionele organisatie als de Rgd het niet lukt om alles direct op
orde te hebben.
5.3 Workshopconclusies
De doelstelling van de bijeenkomst, het creëren van draagvlak voor het onderzoek is volgens de
HOI leden geslaagd. Dit was een voorwaarde om met de volgende stap van het onderzoek
68
Praktijkdeel
verder te gaan: het corrigeren en bewerken van de aangeleverde data in de (te ontwikkelen)
standaard format. Dit houdt in dat aan de hand van de huidige inzichten een format ontwikkeld
wordt, waarin de aanwezige data per universiteit terug gekoppeld wordt naar de universiteiten.
De ingevulde data wordt gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd en aangevuld, waarna het
uiteindelijke vergelijk van de universiteiten onderling kan plaatsvinden.
Ook is duidelijk geworden dat er nog een slag gemaakt moet worden, voordat het vergelijk in
de driehoek daadwerkelijk plaats zal vinden. Het werken volgens de driehoek betekent namelijk
niet alleen dat data volgens de drie dimensies geregistreerd en geanalyseerd zal worden, maar
ook dat de organisatie op deze wijze gaat denken en handelen. Uit de discussies en de
antwoorden blijkt dat de betrokkenen de noodzaak hiervan enigszins onderkennen, maar eerder
de 'beren op de weg' zien ("Is niet mogelijk, zal nooit lukken, moet eerst het CvB anders gaan
denken, faculteiten denken daar nooit bij na" enz.).
Praktijkdeel 69
70
CONCLUSIES EN VERVOLG
Conclusies en vervolg 71
72 Conclusies en vervolg
8. Conclusies en aanbevelingen
Algemene conclusies over benchmarking
Conclusie 1: Het gaat om het creëren van een dashboard met sturingsinformatie, niet primair
om het vergelijken met andere universiteiten. Uniformiteit van dat dashboard is wél
noodzakelijk om met andere bestuurders te kunnen communiceren.
Conclusie 2: In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen
de eigen organisatie. Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet
als instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen.
Conclusie 3: Drager voor de informatiebehoefte is het krachtenveld van corporate real estate
management (CREM). Elk perspectief heeft ook een andere informatiebehoefte, wat in het
overzicht in tabel 25 is weergegeven.
vastgoed voorraad
in m2
huisvestings- I , PRESTATIES
kosten in € _____   (gebruikers)
Conclusie 4: De meeste benchmarkinitiatieven
zijn vergelijkingen van kosten per m2, zonder een
link te leggen met de waarde of kwaliteit van
deze m2 voor gebruiker en organisatie. De
'prestatie' de missende schakel in de driehoek.
Discussies binnen de HOI-onderzoeksgroep leiden
tot het inzicht dat vastgoedinformatie minstens
drie dimensies heeft: oppervlak, kosten en
(prestatie) gebruiker. Alleen sturen op ratio's als
kosten per m2, of studenten per m2 kan wellicht
huisvestingsmiddelen besparen, maar elders in de
organisatie weer extra lasten veroorzaken.
Confrontatie met de universitaire praktijk
Conclusie 5: Uit de enquêtes bleek dat gegevens over gebruik(ers) bij vastgoedmanagers het
minst bekend zijn: voor welke 'prestatie' (baten) wordt een ruimte gebruikt, hoe worden
ruimten bezet/benut, welke gebouwgerelateerde kosten draagt de gebruiker zelf en hoe
tevreden is hij over de kwaliteit? Hoewel deze vragen door de gebruiker zelf vaak wel
beantwoord kunnen worden, is het ontbreken van deze informatie bij de vastgoedmanager een
gemiste kans om de doelmatigheid van vastgoedbeslissingen te toetsen en verantwoorden.
Conclusies en vervolg 73
tabel25: informatiebehoefte vanuit vier verschillende CREM-perspectieven
eREN-perspectief
,
,
,
,
,
I
,
,
74
*H,+,," "f1idi
facility management
..  
genera I management
business strategy
facility management

general management
busi ness strategy
facility management
..
general management
busi ness strategy
facility management
,-i.:iib,J" 'fimffl_
asset management
cast control
project management
..
asset management
cast control
project management
..... ....
asset management
cast control
project management
..
asset management
Indicatieve informatie behoefte
GENERAL MANAGEMENT (GM)
mix bedrijfsmiddelen voor bereiken
instellingsdoelen:
huisvestingslasten / totale lasten
huisvestingslasten / totale baten
(aansluitend op kengetallen Cfi, bijvoorbeeld
vergelijkbaar met
personele lasten / totale lasten)
FACILITY MANAGEMENT (FM)
m2 / gebruiker of ruimtesoort
(interne) huurprijzen, eventueel
gespecificeerd naar ruimtesoorten
huurdersexploitatielasten / m2
zoals energielasten
klanttevredenheid
(over functionaliteit en flexibiliteit)
ASSET MANAGEMENT (AM)
totale vervangingswaarde
vervangingswaarde per m2 functie
geïnvesteerd vermogen (of boekwaarde)
omvang totale voorraad
PROJECT MANAGEMENT (PM)
COST CONTROL
bouwkosten / m2
investeringskosten / m2
exploitatielasten / m2
eventueel gespecificeerd naar ruimtesoort
Conclusies en vervolg
Het doel van de enquête was tweeledig:
(a) het vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te
kunnen vergelijken;
(b) een eerste benchmark van elementaire gegevens, mits vergelijkbaar
Conclusie 6: De belangrijkste constatering - refererend aan doel (a) - is dat databestanden in
structuur onvoldoende overeenkomen om ze onderling gemakkelijk te kunnen vergelijken.
Definities en rubriceringen worden niet eenduidig gehanteerd. Omdat de oppervlakte-eenheden
reeds grote 'ruis' vertonen in de definities, zijn kengetallen op basis van de oppervlakte (kosten
per m2 of studenten per m2) moeilijk vergelijkbaar te maken.
Conclusie 7: Het vergelijkbaar maken van gegevens (zie figuur 22) vroeg zoveel bewerking
van de onderzoekers dat een eerste benchmark van aangeleverde gegevens geen betrouwbare
resultaten gaf, waarmee doel (b) niet werd bereikt. Om deze reden zijn aan dit rapport geen
uitgebreide resultaattabellen toegevoegd: ze zouden tot te veel discussie leiden, terwijl de
discussie moet gaan over definities en rubricering, en (nog) niet over de data zelf.
universiteiten onderzoeksteam resultaat: gezamenlijk format

  data-
bestanden
RUG WUR
98
t5=JP
-+
-+
-+
-+
verantwoording
bewerking data bij
onderzoeksteam
FORMAT
- m2
-€
- gebruik
figuur 22: resultaat huidige enquête: diverse databestanden versus een uniforme format
Conclusie 8: Ondanks dat de uitkomsten van de kengetallen onvoldoende bruikbaar zijn voor
vergelijking, geven zij wel inzicht in de precieze knelpunten van de registratie van m2 en
huurprijscategorieën. Door de stapsgewijze bewerking van de aangeleverde informatie is het
vrij eenvoudig om per universiteit de aangeleverde data te controleren op juiste interpretatie,
waarna wijzigingen en aanvullingen ingevoerd kunnen worden. Ook geven de huidige
kengetallen inzicht in de mogelijkheden die vergelijking aan de hand van kengetallen met zich
mee brengt. In een vroeg stadium kan dan vastgesteld worden welke kengetallen in de
uiteindelijke benchmark zullen worden opgenomen.
Conclusies over specifieke onderwerpen uit de enquête
Conclusie 9: Aan de hand van de afwijking tussen huisvestingskosten huurprijzen zal een
andere analyse naar de afwijkingen moeten plaatsvinden. De huidige overzichten leveren een
eerste stap naar het achterhalen van de knelpunten en daarmee leveren zij een bijdrage aan
het opstellen van realistische huurprijzen.
Conclusie 10: De gebruiker zou centraler moeten worden gesteld in vastgoedinformatie-
systemen. Een gebruiker, bijvoorbeeld een faculteit, is niet zo zeer geïnteresseerd in de omvang
van de gebouwenvoorraad, maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen
ondersteunen of verstoren, en tegen welke prijs, ook in relatie tot andere productiemiddelen
zoals personeel, kapitaal, technologie en informatie.
Conclusies en vervolg 75
conclusies vanuit praktijk: aanvullende conclusies uit de workshop
Bij de workshop waren per universiteit naast de vastgoeddirecteur enkele medewerkers die
vastgoedinformatie beheren aanwezig. Doel hiervan was met de direct betrokkenen te
discussiëren over de problematiek bij het registreren van vastgoedinformatie en de
haalbaarheid van benchmarking.
Conclusie 11: De meeste universiteiten geven aan op dit moment niet in staat te zijn per
gebruiker de huisvestingskosten te genereren. Huisvestingskosten worden over het algemeen
gerelateerd aan het gebouw ofaan de organisatie-eenheid die ervoor moet betalen. Dit houdt
in dat de kosten die door de vastgoedafdeling gemaakt worden voor het eigenaaronderhoud,
niet naar de gebruikers zijn te herleiden.
Conclusie 12: De aanwezigen waren het eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke
bezetting centraal geregistreerd zou moeten worden. Deze taak hoort eerder bij de gebruiker-
of het facilitair management - dan bij vastgoed. Voor het in kaart brengen van de
ruimtebehoefte en de afstemming van beschikbare ruimte is deze informatie voor vastgoed wel
noodzakelijk.
Conclusies 13: De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de
ruimteregistratie (m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten). De meeste genoemde
kengetallen die men graag zou willen vergelijken met andere universiteiten zijn: kosten per m2
per ruimte soort, zowel exploitatie als investeringskosten, en m2 per student en of medewerker.
Conclusie 14: In het algemeen wordt aangegeven dat de link met het primaire proces meer
aandacht behoeft, maar dat dit veel inspanning kost, een cultuurverandering vraagt en vaak
buiten de invloedssfeer van de vastgoedorganisatie ligt. Meer afstemming met het facility
management is een belangrijke stap richting het primaire proces.
Aanbevelingen voor vervolg
Nu duidelijk is hoe vastgegevens geregistreerd zijn en hoe haalbaar de direct betrokkenen een
benchmark achten, kan - ook op basis van de theorie en ervaringen van andere organisaties-
een 'format' worden ontworpen voor het genereren van managementinformatie (en onderling
vergelijken). Dit format zal als invulformulier dienen voor de universiteiten (zie figuur 23).
onderzoeksteam universiteiten onderzoeksteam
FORMAT
~
..
-m' ----.
bestanden - €
----.
TUE
- gebruik
FORMAT
- m2
-€
- gebruik
FORMAT
..
-m' ----.
- €
- gebruik
- gebruik
fORMAT
..
-m' ----.
- €
- gebruik
verantwoording
bewerking data bij
universiteiten
figuur 23: volgende stap: ontwerpen 'format' en invullen format met gegevens uit
databestanden universiteiten
76 Conclusies en vervolg
benchmark
mgt-info
  ~
lllJJiJlJIt
De verantwoordelijkheid voor het bewerken van de universiteitsgegevens ligt dan bij de
universiteit zelf, eventueel met hulp van het onderzoeksteam. De verzameling ingevulde
'formats' kan vervolgens eenvoudig leiden tot een onderlinge benchmark, maar kan in het
algemeen bijdragen aan een overzichtelijker 'dashboard' met sturingsinformatie voor
bestuurders.
De vraag die resteert is op welke databestanden een eerste stap van benchmarking zich zal
richten. Er zijn twee alternatieven, elk met voor- en nadelen:
(1) het invullen van een format met projectinformatie, voor recente (> 1995)
nieuwbouwprojecten; het accent ligt op projectmanagement/cost control (zie figuur 4)
(2) het invullen van een format met voorraadinformatie; het accent ligt op asset management
/ voorraad management (zie figuur 4)
In beide gevallen worden gegevens in de driehoek m2 - € - prestatie/gebruik(ers)
geïnventariseerd. De link naar de organisatie ('business') wordt dus wel gelegd.
...  
  .. ...1.11
1
;1.111.1
1
;1
1
11'1  
,
genera I management asset management
,
general management asset management
busi ness strategy business strategy
,
cost control
,
cost control
facility management project management facility management project management
figuur 24: alternatieven als startpunt van de benchmark: alternatief (l-links) op gebouw niveau
of alternatief (2-rechts) op voorraadniveau
Alternatief (1) behoeft minder inspanning dan (2) bij de inventarisatie van de gegevens, maar
alternatief (2) levert meer managementinformatie voor bestuurders, omdat het de totale
voorraad betreft en alle lasten die met vastgoed gemoeid zijn. Alternatief (1) genereert vooral
referenties bij nieuwbouwbeslissingen voor de vastgoedmanager zelf. Dit heeft natuurlijk ook
een functie in de verantwoording van investeringsbeslissingen richting bestuurders. Alternatief
(1) zal een betrouwbaarder beeld schetsen, maar voor een beperkt deel van de voorraad,
waardoor de informatievraag voor de rest van de voorraad onvervuld blijft. Alternatief (1) heeft
procesmatig echter het voordeel dat het format kan worden uitgetest met beperkte inspanning.
Dit laatste is doorslaggevend voor het advies.
advies: start met alternatief (1) / stappenplan
Stap 1 "Benchmarking":
toesturen digitaal format met toelichting
per universiteiten invullen voor 3 recente gebouwen (> 1995)
verwerken gegevens
presenteren conclusies - inhoudelijk en over het format
Het eerste aanzet voor een format is te vinden in bijlage 8; voor alle punten van de driehoek is
een invulformulier gemaakt (m2 - kosten - gebruiker).
Voordat stap 1 kan worden genomen:
bespreking format in HOI 23 april 2004 (Twente)
aanpassing format aan de hand van opmerkingen HOI-leden
Conclusies en vervolg 77
78
bespreking in HOI 24 september 2004 (Utrecht)
melding onderzoek door HOI-lid aan eigen portefeuillehouder vastgoed/huisvesting
onderzoek aan de orde stellen in Platform Bedrijfsvoering
melding onderzoek door HOI-lid aan eigen CvB
Conclusies en vervolg
Geraadpleegde bronnen & literatuur
In navolgende lijst zijn alle geraadpleegde bronnen voor het onderzoek opgenomen. De
bronnen zijn genummerd; de nummers in de lijst komen in de hoofdtekst van dit rapport terug
en wel op de volgende wijze: "tekst, figuur, voetnoot of alinea" [nummer], auteur, jaar)
Naar niet alle bronnen in deze lijst wordt expliciet verwezen. Veel bronnen zijn als
achtergrondinformatie voor dit rapport bestudeerd.
schriftelijke bronnen
[1] Amaratunga, Dilanthi en David Baldry, "Assessment of facilities management
performance in higher education properties" in Facilities, volume 18, number 7/8, 2000,
pp. 293-301, MCB University Press.
[2] Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB, FJ. Israël), De bekostiging van
investeringen in gebouwen en terreinen in het hoger onderwijs, Amsterdam: EIB, mei
1990.
[3] Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB, FJ. Israël), Een financieel-
economisch beslissingsmodel ten behoeve van het optimaal beheren van
onderwijsgebouwen, Amsterdam: EIB, augustus 1988.
[4] Erasmus Universiteit Rotterdam, Begroting 2002 MTB Personeel, intern document.
[5] Erasmus Universiteit Rotterdam, Begroting 2002 MTB Materieel, intern document.
[6] Erasmus Universiteit Rotterdam, Begroting 2002 MTB Specificaties, intern document.
[7] FMWEB (Twynstra Gudde), Benchmark departementen, rapportage 4 november 2003.
[8] Heijer, A.C. den en P. van der Schaaf, "Benchmarking: een uitdaging voor CRE-
managers" in Real Estate Magazine, nr. 22, p. 14-19, juni 2002.
[9] Heijer, A.C. den, Universitair Vastgoedmanagement deel A: Onzekerheid & Flexibiliteit,
Delft: Real Estate & Housing, maart 2002.
[10] Heijer, A.C. den, Universitair Vastgoedmanagement deel B: Kosten & Baten, Delft: Rea I
Estate & Housing, maart 2002.
[11] Heijer, A.C. den, Universitair Vastgoedmanagement deel C: Klanttevredenheid, Delft:
Rea I Estate & Housing, maart 2002.
[12] Jonge, H. de en A.C. den Heijer, L. de Puy, Analyse universitaire vastgoedplannen
(rapportage in opdracht van VSNU), Delft: BMVB (TU Delft, faculteit Bouwkunde),
november 2000.
[13] Maas, e.a., Benchmarking bij overheid en non profit organisaties, Elsevier
bedrijfsinformatie bv, Den Haag, 1998.
[14] Ministerie van Financiën, Handleiding Kengetal/en, het gebruik van kengetal/en bij de
rijksoverheid en in de rijksbegroting, Directie Begrotingszaken, 23 december 1994.
[15] Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, Centrale Financiën Instellingen
(CFI), Financiële gegevens Wetenschappelijk Onderwijs, jaarrekeningen 1997 tot en met
2001, 12 november 2002.
[16] Noha E.A., "Benchmarking the search for best practices in Corporate Real Estate", in:
Journalof Real Estate Research 8/4 fall, 1993, pp. 511-524.
[17] NNI (Nederlands Normalisatie-instituut), NEN 2748 (definitieve versie), Termen voor
facilitaire voorzieningen - rubricering en definiëring, Delft: NNI, juni 2001.
79
[18] Organisation for Economie Co-operation and Development (OECD), Programme on
Educational Building (PEB), The Appraisal of Investments in Educational Facilities, Parijs:
OECD,2000.
[19] Rijksgebouwendienst (E. Zandstra), 8enchmark exploitatiekosten een onderzoek naar
exploitatiekosten bij rijksoverheidsinstellingen, juli 2003.
[20] Rijksgebouwendienst, Tussenrapportage ''Producten, kengetallen en indicatoren van het
Agentschap Rgd'; intern rapport, 7 maart 1994.
[21] Rijksgebouwendienst, Kerngegevens en ramingskengetallen, intern rapport, 1 januari
1998.
[22] Teddlie, C. en D. Reynolds, and Sammons, P., The methodology and scientific properties
of school effeetiveness research, The international handbook of school effectiveness
research, pp.55-133. London: Falmer Press.
[23] The Association of Higher Education Facilities Managers (APPA), The Strategie
Assessment Model (second edition), Alexandria, Virginia: APPA, 2001.
[24] Vereniging van Universiteiten (VSNU), Ontwikkeling Institutional Research en
Instellingsprofielen, memorandum 1 mei 2003.
[25] Waal, A.A. de en J.HJ.M. Mijland-Bessems, H. Bulthuis, Meten moet! (Arthur Andersen)
Kluwer Bedrijfsinformatie, 1998.
Lijst van geïnterviewden voor theoriedeel
leden Huisvestingsoverleg Instellingen (HOI)
Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), P.G. de Visser RA (Pieter)
Universiteit Leiden (LEI), ir. F. Dekker (Frans)
Vereniging van Universiteiten (VSNU), drs. Y. Groenstege (Yvonne)
overige informatiebronnen
Center for Higher Education Policy Studies (CHEPS), dr. B.W.A. Jongbloed (Ben)
Center for Higher Education Policy Studies (CHEPS), dr. C.S. Salerno (Ca rio)
Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR), AJ. de Ruiter (Astrid)
HBO-Raad, dr. G. de Jager
Rijksgebouwendienst (Rgd), drs. W. Franckena (Wim)
Rijksgebouwendienst (Rgd), drs. J. Koelstra (Jelmer)
Technische Universiteit Delft (TUD), Bouwkunde, RE & H, prof. ir. H. de Jonge (Hans)
Technische Universiteit Delft (TUD), Bouwkunde, RE & H, ir. C. Gerritse (Cees)
Vereniging van Universiteiten (VSNU), drs. C. Otten (Christ)
80
Lijst van personen die enquêtevragen beantwoordden
De laatste vraag van de enquête (vraag 30) informeerde naar de personen die - al of niet
gezamenlijk - enquêtevragen hadden ingevuld of documenten hadden verzameld ten behoeve
van de enquête. In de tabel hieronder zijn deze personen genoemd.
enquête ingevuld door
namen (HOI-lid vet) functie
Delft dhr. Freek Higler HOI-lid I directeur Vastgoed
dhr. J. Schwake adviseur Directie Vastgoed I TAl
G.J. Klaassen portefeuillemanager Directie Vastgoed I VGO
Leiden dhr. Frans Dekker HOI-lid I directeur Vastgoed
dhr. Z.C. Beekhuis hoofd afdeling planning & financieel beheer
mw. M.W.W. Moesman beleidsmedewerker Vastgoedbeheer
dhr. R.J. Boom beleidsmedewerker Vastgoedbeheer
Eindhoven mw. Karin Overdijk HOI-lid I directeur Vastgoed
mw. Jessie van Rooij financieel economisch vastgoedmedewerker
Maastricht dhr. Hans Beijer HOI-lid I directeur Vastgoed
E. Meester medewerker vastgoedontwikkeling
mw. Jolanda Kemp controller FD I vastgoed
dhr. JaCques Knoppen hoofd vastgoedontwikkeling
Rotterdam dhr. Pieter de Visser HOI-lid I directeur Vastgoed
C. Michels projectleider nieuwbouw
Twente dhr. Marien Florijn HOI-lid I directeur Vastgoed
R.W.J.M. van Leeuwen logistiek manager
J. Mulder facility manager
H. Tiemens controller FB
Wageningen dhr. Ad van der Have HOI-lid I directeur Vastgoed
Nijmegen dhr. Michel ter Berg HOI-lid I directeur Vastgoed
H. van Weert afdeling Huisvesting UFB
C. Teunissen afdeling Huisvesting UFB
Amsterdam UvA mw. Salomé Bentinck HOI-lid I directeur Vastgoed
dhr. Wouter van Balen
dhr. Harry Gijsberts beleidsmedewerker ECM-Huisvesting
mw. Marjon Plomp controller FD I vastgoed
Amsterdam VU dhr. Chris Niemeijer beleidsmedewerker bestuursstaf I vastgoed
Tilburg dhr. Ted van Loosbroek HOI-lid I directeur Vastgoed
Groningen dhr. Ruurd de Jong HOI-lid I directeur Vastgoed
dhr. Stephan Oorburg informatie-analist
dhr. Martin Kranenborg projectleider
dhr. Jelle Bouma stafmedewerker
Utrecht dhr. Aryan Sikkema HOI-lid I directeur Vastgoed
dhr. Dries Berendsen
dhr. Jan Vernooij beleidsmedewerker Huisvestingsbeleid
Het grootste deel van deze personen was ook bij de workshop Benchmarking van vrijdag 30
januari 2004 aanwezig (zie hoofdstuk 5).
81
82
BIJLAGEN
83
84
Bijlage 1: Benchmark-initiatieven
In deze bijlage worden achtereenvolgens de volgende initiatieven beschreven:
1. Management informatie pakket facilitaire kengetallen
2. Facilitaire kengetallen
3. Facility management in het onderwijs
4. American Productivity & Quality Centre
5. Higher education funding Council for England
6. Facilities Risk and Quality Evaluation
7. Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen (ABN Amro)
8. Quickscan huisvestingskosten
9. Benchmark gebruikersgroep vastgoed
10. The workplace network
Per initiatief zijn de volgende punten beschreven:
naam benchmark / welk type deelnemers
aantal deelnemende organisaties en eventueel namen organisaties ter illustratie
welke kengetallen worden bepaald en op basis van welke variabelen?
is er een rapportage waarin bevindingen te vinden zijn / conclusies worden getrokken?
wat kunnen universiteiten hiervan leren: leren van gemaakte fouten of juist van de goede
aanpak?
85
Management Informatie pakket Facilitaire Kengetallen
(Prismant)
Naam benchmark / welk type deelnemers
Prismant is een organisatie voor de Nederlandse vereniging voor ziekenhuizen. Zij leveren
allerhande informatie voor ziekenhuizen (algemene en speciale) in Nederland.
Aantal deelnemende organisaties
ca. 60% van de ziekenhuizen neemt deel
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
Middels enquêtes worden aan de hand van NZI rekeningschema de volgende kengetallen
bepaald:
1. algemene facilitaire organisatie
2. personeelsgegevens
3. kosten beheer
4. huisvesting
5. terreinen en energie
6. inkoop
7. opslag en vervoer
8. voeding
9. schoonmaak
10. huishouding
11. afvalverwerking en verwijdering
12. linnenvoorzieningen
13. informatie
14. communicatie
15. beveiliging
16. informatisering en automatisering
17. services
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Jaarlijks wordt een informatie pakket voor facilitaire managers in de gezondheidszorg
opgesteld aan de hand van de enquête facilitaire kengetallen. De enquête is beschikbaar in de
vorm van een invuldiskette voor instellingen.
De rapportage is niet voor derden beschikbaar.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
86
• Eenduidige definities gerelateerd aan het gebruikte rekeningschema binnen de
financiële administratie waardoor het achterhalen van de informatie snel verloopt. Het
sturen met deze kengetallen als facilitair manager kan problemen opleveren wanneer
de financiële administratie gebaseerd is op budgethouder en kostensoort en de
kostendrager gebruikt wordt in de registratie.
• Veel van de gebruikte gegevens wordt uit de reguliere enquête van het primaire proces
gehaald (synergie).
• Er worden tevens kosten beïnvloedende factoren beschreven, hierdoor wordt het
mogelijk om onderlinge vergelijkingen uit te voeren tussen ver;schillende instellingen. Zo
wordt het effect van deeltijdverpleging op bijvoorbeeld de schoonmaakkosten
geëffectueerd.
Facilitaire Kengetallen (FKG)
www.fmm.nl
Naam benchmark / welk type deelnemers
FKG is een project wat ontstaan is uit een samenwerkingsverband tussen
PriceWaterhouseCoopers, DHV consuiting en Arko publishers onder auspiciën van CFM. De
deelnemers zijn kantoorhoudende organisaties in met name de profitsector.
Sinds enkele jaren worden de kengetallen berekend aan de hand van een de gegevens van de
executive club. Dit is een selectie deelnemers waarvan de informatie betrouwbaar is en op
eenvoudige wijze te achterhalen is.
Aantal deelnemende organisaties
Het aantal deelnemende organisaties varieert per kengetal. Dit ligt tussen de 10 en 15.
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
1.1 Vastgoed: eigenaars en huurdersdeel per m2 bvo
1.4 Onderhoud: eigenaars en huurdersdeel per m2 bvo
1.6 Verbruik van energie en water: per m2 bvo en per werkplek
2.1 Restauratieve voorzieningen: per werkplek
2.3 Schoonmaken: per m2 nvo, glasbewassing per m2 glasoppervlak
2.5 Document- managen: per werkplek
2.8 Werkplekken: kosten standaardwerkplek
5.1 Facilitair Management: per Fte en per werkplek
Tevens wordt een bandbreedte per kengetal aangegeven.
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Jaarlijks worden in het facilitaire kengetallen handboek de resultaten gepubliceerd. Dit
handboek is verkrijgbaar voor de deelnemers van het FKG project. Waaronder de deelnemers
die wel lid zijn, maar geen informatie leveren.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
• Er worden eenduidige definities gebruikt - NEN 2748 -.
• Door jaarlijks de ontwikkeling van de kengetallen van dezelfde organisaties te volgen is
een trendanalyse mogelijk.
• Er worden tevens kosten beïnvloedende factoren beschreven, hierdoor wordt het
mogelijk om onderlinge vergelijkingen uit te voeren tussen verschillende organisaties.
• Het aantal informatie leverende organisaties varieert per kengetal, waardoor een totaal
overzicht niet mogelijk is. Waardoor het niet mogelijk is om verschillen tussen de
verschillende organisaties en tussen de kengetallen te interpreteren.
87
Facility management in het onderwijs
www.berenschotosborne.nl
Naam benchmark / welk type deelnemers
Facilitymanagement in het onderwijs. Stand van zaken 2000. Een onderzoek naar ROC-, HBO-
en WO instellingen.
Aantal deelnemende organisaties
Aan de enquête hebben in totaal 24 instellingen deelgenomen. Gerekend naar het aantal
studenten, vertegenwoordigen de deelnemende instellingen gemiddeld 26% van de totale
onderzochte onderwijsmarkt. De onderzochte onderwijsmarkt bestond uit: WO, HBO, ROC en
AOe.
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
Aantal studenten
Aantal studenten per Fte personeel
Bruto vloeroppervlak
Aantal en spreiding van locaties
Positie facilitaire dienst / organisatievorm
Organisatie structuur facilitaire dienst
Budget- en uitvoeringsverantwoordelijkheid
Opleidingsniveau leidinggevenden
Aantal in beheer zijnde gebouwen
Bouwperiode gebouwenbestand
Vloeroppervlak per student
Bruto-/functioneel netto oppervlakten verhoudingen
Openingstijden gebouwen
Teleonderwijsjvirtuele onderwijsomgeving
Ruimte roostering
Bezettings- en benuttingsgraad
Verandering in huisvestingssituatie in afgelopen 5 jaar
Reden van verandering
Toekomstverwachting huisvesting
Facilitaire uitgaven per m2 BVO
Facilitaire uitgaven per Fte personeel
Facilitaire uitgaven per student
Aansluitend is een beeld gegeven van de stand van zaken van ontwikkeling ten aanzien van
facility management binnen de instellingen. In de zin van de aanwezigheid en het gebruik van
planning en control instrumenten, vastlegging van klant leverancier relatie, inkoop en
informatiemanagement. Aan de hand van stellingen wordt de toekomstvisie van de instellingen
op de mate van in/Uitbesteden, kosten reductie en overige ontwikkelingen weergegeven.
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Het onderzoek is een initiatief om de stand van zaken anno 2000 weer te geven. Het is een
vervolg op een eerste onderzoek d.d. 1995.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
88
• Vergelijk met andersoortige onderwijsinstellingen geeft meer inzicht.
• Er is geen totaaloverzicht omdat het aantal deelnemende instellingen gering is.
• Er wordt een verklaring gegeven voor verschillen tussen de instellingen en tussen de
kengetallen van het eerste onderzoek.
American Productivity & Quality Centre
www.apqc.org
Naam benchmark / welk type deelnemers
APQC is een internationaal benchmark consortium met name gericht op performance
measurements als productiviteit.
Aantal deelnemende organisaties
Het aantal deelnemende organisaties is groot. Voor de deelnemers is het vrij om de
vragenlijsten in te vullen waardoor het niet inzichtelijk is hoe groot het aantal informatie
aanleverende organisaties is.
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
Available surveys include:
• human resources,
• finance and accounting,
• information technology,
• marketing,
• customer services,
• sales,
• R&D/NPD,
• quality improvement, and organizational performance.
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
De deelnemers kunnen gebruik maken van de databases waarin de verschillende kengetallen
weergegeven zijn.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
• Een groot aantal deelnemers maakt de kengetallen zuiverder, maar ook kan de
bandbreedte zo groot worden waardoor vergelijking zinloos wordt.
• Onduidelijk is welke definities gehanteerd worden.
89
Higher Education Funding Council 'or England
www.hefce.ac.uk
Naam benchmark / welk type deelnemers
Since 1998, the four UK funding bodies have been looking at how best to provide indicators of
the performance of higher education institutions, bearing in mind their diversity and the needs
of different stakeholders. This work is continuing.
The first set of performance indicators, in their current form, was published in December 1999.
They have been published annually since, with additions and amendments as the coverage is
extended.
The performance indicators web pages provide access to all published documents on PIs.
Tables are provided in downloadable Excel files, and in some cases also in PDF format.
Latest performance indicators: Performance indicators in higher education in the UK 1999-2000,
2000-2001. December 2002
Aantal deelnemende organisaties
151 deelnemende organisaties.
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
• Participation of under-represented groups in higher education
• Young full-time first degree entrants 2000-2001
• Young full-time undergraduate entrants 2000-2001
• Participation of under-represented groups in higher education
• Mature full-time undergraduate entrants 2000-2001
• Part-time undergraduate entrants 2000-2001
• Non-continuation following year of entry
• Full-time first degree entrants 1999-2000
• Young full-time first degree entrants 1999-2000
• Mature full-time first degree entrants 1999-2000
• Resumption of study in 2000-2001, after year out of HE in 1999-2000
• Full-time first degree entrants 1998-1999
• Projected learning outcomes and efficiencies
• Full-time students starting first degree courses 1999-2000
• Module completion rates
• Part-time undergraduate students 2000-2001
• Participation of students in higher education who are in receipt of Disabled Student's
Allowance
• All undergraduate students 2000-2001
• Share of research output per share of research input, weighted by cost centre (2000-
2001)
• Employment indicators: Students obtaining first degrees from full-time courses, 2000-
2001
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Op de website zijn de verschillende tabellen te downloaden.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
90
• Een groot aantal vergelijkbare deelnemers met een vergelijkbare markt en
overheidsregulering.
• Er ligt een wetenschappelijke onderbouwing onder de gekozen kengetallen (ook te
downloaden). Waardoor vergelijk en afwijkingen analyse eenvoudiger wordt.
Summary HEFCE report








Following the recommendations of the National Committee of Inquiry into Higher
Education, the Government asked the funding councils to develop suitable indicators
and benchmarks of performance in the higher education sector. The Performance
Indicators Steering Group was established, with membership drawn from government
departments, the funding councils and representative bodies.
The group set clear priorities for the first phase of its work. Initially, it was agreed that
only the requirements of government, funding councils and the management and
governance of institutions would be explicitly considered, although it was recognised
that any performance indicators developed for these requirements would be of interest
to a wider audience. To ensure that results would be available as soon as possible, the
group took a pragmatic approach, identifying areas where the technical and
interpretative difficulties were smallest, and the value and interest in indicators were
greatest.
The group was very conscious of the work of the Higher Education Management
Statistics Group (HEMS), which publishes a wide range of management statistics at
both the sector and the institution level. While not claiming to be performance
indicators, these statistics provide a wealth of information about the sector over a wide
range of aspects, and enable monitoring of changes from year to year. The work of the
PISG complements that of the HEMS group, though there are some areas where we
have borrowed from their work.
As far as performance indicators are concerned, different stakeholders will regard
different indicators as particularly important. The Group's approach has been to develop
indicators that will allow stakeholders to extract those, which they regard as key, and to
create their own group of key indicators. The Group commends this approach because
of the considerable diversity of the HE sector, both in terms of the missions of
institutions, the range of activities undertaken and the nature of their student
populations.
Of the wide range of outputs from higher education, the group identified measures of
performance relating to:
o learning and teaching of students
o extension of knowledge through research
o application of the knowledge and resources of higher education to the needs of
business and of society more generally.
Detailed proposals for PIs have been prepared relating to:
o Widening Participation of under-represented groups
o Student progression
o Learning outcomes (including non-completion)
o Efficiency of learning and teaching
o Student employment
o Research output
o HE links with industry.
Both sector-level and institution-Ievel indicators are proposed under each of these
heads, except the last, where only sector-level indicators are proposed.
The group was aware of the need to place such indicators in the context of the
institution's circumstances, and to take account of the diversity of the sector. For all the
institution-Ievel indicators, therefore, a set of context statistics is provided. In
particular, for each relevant indicator concerned with learning and teaching an 'adjusted
sector outcome' figure is computed for each institution. This takes account of the intake
of students to the institution, their educational backgrounds and the subject mix of that
institution. This enables the results for any institution to be compared not with all the
other institutions in the sector, but with the average for similar institutions. Such
context statistics are designed both to help assess an institution's performance, and to
help select comparable institutions with which it is sensible to make comparisons. A list
of the indicators and context statistics is set out at Annex E of the report.
91
92
• Institutions will be consulted in the spring of 1999 and publication of the indicators will
follow, in part depending on the comments received. If all goes to plan this will be later
in 1999.
• The priority for the next stage will be to consider the needs of other stakeholders,
particularly prospective students and their advisers. Research into wh at information
students need to make the right choice of higher education institution (commissioned
by the CVCP, UCAS, the HEFCE and others) will be published early in 1999. The findings
of the DfEE Student Information Needs group will also be available at about the same
time. In his pre-Budget report, the Chancellor of the Exchequer drew attention to a
need for improved performance indicators on employment outcomes, which would
better inform the choice of prospective students. The PISG has already begun to look at
this issue, and the publication of such indicators is planned for 2000.
Facilities Risk and Quality Evaluation (Frique)
www.facilitiesbenchmarking.com
Naam benchmark / welk type deelnemers
Frisque, Db Associates en Bernard Williams. Het type deelnemers is onbekend.
Aantal deelnemende organisaties
het aantal deelnemers is onbekend
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
The Frisqué web-based benchmarking system has been developed by Bernard Williams
Associates (BWA) and DB Associates (DBA) and is held on license from these two companies.
BWA and DBA are leading-edge facilities consultancies with a substantial world-wide client base.
The benchmarking site is linked to the Frisqué (Facilities Risk and Quality Evaluation)
benchmarking program, an Access-based model created by BWA in 1995 drawing from a
database of costs and performance of facilities which is widely recognised as being one of the
largest independently compiled databases of its kind in the Western world.
All the costs and performance criteria in the database have been analysed in microscopic detail.
No longer do you have to argue about what is meant eg: by maintenance - Frisqué takes what
you mean by maintenance and gives you a corresponding benchmark of peer group costs and
performance.
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
The web-based program lets you compare the costs of your facilities against the costs of
organisations like yours in similar buildings, in similar locations, operating under similar business
constraints.
The database supporting the system comprises over 10,000 facilities the costs and performance
of which have been analysed in detail prior to incorporation in the Frisqué model.
Clients of the service merely have to provide simple information about the costs of their
facilities services, the quality being achieved and the circumstances in which the services are
being delivered. The Frisqué benchmarking site will th en provide them with 'best-in-class'
benchmarks from the Frisqué database.
The Frisqué site will match the data and provide an accurate - and challenging - best
performing peer group comparable.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
Er is teveel onbekend over de kengetallen en de onderbouwing er van waardoor het een
instrument blijft voor alleen de geregistreerde gebruikers toegankelijk.
93
Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen
(TU Delft, Rea I Estate & Housing, 1997)
Naam benchmark / welk type deelnemers
ABN AMRO Bank (AAB) - afstudeerscriptie met als hoofdvraag: welke informatie biedt CHV het
inzicht in de vastgoedportefeuille dat nodig is om de inzet van huisvesting te verbeteren en
waar moet het instrumentarium, dat hierin moet voorzien, uit bestaan? In de studie zijn de
vastgoedportefeuilles van AAB in 4 verschillende werelddelen met elkaar vergeleken.
Aantal deelnemende organisaties
Eén organisatie in 4 werelddelen
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
De volgende indicatoren om de prestatie te meten zijn gebruikt:
Efficiency ratio Totale lasten / totale baten
Productiviteitsratio Totale baten / personeelscapaciteit
Huisvestingslasten / totale baten (%) Huisvestingslasten * 100/ totale baten
Huisvestingslasten / totale lasten (%) Huisvestingslasten * 100 / totale lasten
Huisvestingslasten per Fte Huisvestingslasten / personeelscapaciteit
Huisvestingslasten per m2 Huisvestingslasten / verhuurbaar vloeroppervlak
Ruimte per persoon Verhuurbaar oppervlak / aantal medewerkers
Daarnaast is er ten behoeve van de analyse / vergelijking van uitkomsten nog een aantal
aspecten geïnventariseerd die verschillen tussen bedrijfsonderdelen / individuele gebouwen
zouden kunnen verklaren zoals eigendom of huur, locatie, functie van het gebouw, bouwjaar,
etc ..
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
De bevindingen zijn vastgelegd in een afstudeerrapport. De gegevens van de portefeuille NL
(Europa) ontbreken ( de betreffende bijlagen zijn wegen vertrouwelijkheid niet in het rapport
opgenomen. Daarnaast zijn de gegevens uit 1995.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
94
• Heldere definitie van alle in de indicatoren gebruikte begrippen
• Goed overzicht van de gehanteerde bronnen
• Conclusie in het rapport is dat de ratio's huisvestingskosten / m2 en ruimtegebruik per
persoon goede aanknopingpunten bieden voor optimalisering van de
huisvestingssituatie.
Q
uickscan Huisvestingskosten
Na am benchmark / welk type deelnemers
Dit
dat
betreft een opzet om huisvestingskosten inzichtelijk en vergelijkbaar te krijgen. Het initiatief,
erend uit 1996, is overgenomen door DTZ Zadelhoff en Moret Ernst & Young. Men
ov erweegt (anno 2003) voortzetting van het initiatief met andere partijen. Het boekje beschrijft
en de indicatoren. alle
Aa ntal deelnemende organisaties
On duidelijk is welke en hoeveel organisaties de benodigde gegevens regelmatig verzameld en
de gegevens centraal geregistreerd worden zodat er een echte benchmark tussen de
anisatie plaats kan vinden.
of
org
W.
De
elke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
volgende indicatoren om de prestatie te meten zijn gebruikt:
Hui Huisvestin skosten / aantal kantoorwerk lekken
Hui Huisvestin skosten / bruto vloero ervlak
Hui Huisvestin skosten / aantal Fte
Hui
be
OPI
Vor
We
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
s een boekje. Eri
W.
go
at kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
ede aanpak)?
• Wederom veel aandacht voor de definitie van de gehanteerde begrippen, in hoofdstuk
5 is een uitgebreid overzicht opgenomen van huisvestingskosten.
95
Benchmark gebruikersclub vastgoed
Naam benchmark / welk type deelnemers
De benchmark is opgezet voor Corporate Real Estate organisaties van een aantal grote
Nederlandse bedrijven.
Aantal deelnemende organisaties
Ahold, Vendex, KLM; Rijksgebouwendienst, ING, ABN, AMRO. Deze organisaties vormen een
netwerk, gebruikersclub vastgoed genoemd.
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
Doel van deze benchmark was niet het verzamelen van data waarmee de prestaties van een
aantal organisaties op een rij gezet konden worden. De benchmark is opgezet aan de hand van
een aantal stellingen, die bewezen (of juist niet) konden worden door de prestatie van
meerdere organisaties te vergelijken binnen een bepaalde context. De stellingen die onder
andere geformuleerd zijn waren:
• Procentueel meer toplocaties leidt tot hogere huisvesting kosten / m2
• Procentueel meer huurpanden leidt tot hogere huisvestingskosten / m2
• Aanwezigheid van een huurder / verhuurdermodel resulteert in een lager m2 gebruik
per medewerker / een hogere klantlevredenheid
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Neen, alleen verslagen van de bijeenkomsten
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
96
• Uit genoemde stellingen kan opgemaakt worden dat voor een goede vergelijking er niet
alleen gekeken moet worden naar huisvestingskosten / m2 of m2 / Fte. Maar dat ook
geprobeerd moet worden de optredende verschillen te verklaren door naar meer
kenmerken van de voorraad te kijken en naar de strategie en organisatie van vastgoed
binnen de organisatie.
• De benchmark is uiteindelijk niet uitgevoerd omdat de benodigde gegevens niet bij alle
organisaties bekend waren en verzamelen van deze data (te veel) geld /tijd zou kosten.
The Workplace Network
Naam benchmark / welk type deelnemers
The workplace network is een internationaal netwerk van eRE organisaties. De leden van het
netwerk komen 1 keer per jaar een week bijeen om ideeën en ervaringen uit te wisselen.
Voorafgaand aan die bijeenkomst vult elke organisatie een uitgebreide (digitale) vragenlijst in.
Deze lijsten worden verzameld en gebundeld in een boekje.
Aantal deelnemende organisaties
Ongeveer 20 (wisselt per jaar).
Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen?
Er worden vrijwel geen kengetallen bepaald ( dat is een van de nadelen van deze
'benchmark'). Er worden wel veel variabelen geïnventariseerd.
1. positie van eRE binnen de organisatie (meerdere vragen)
2. aantal personen (Fte), welke diensten worden geleverd, grens eigenaar /
gebruiker en welk deel van de werkzaamheden uitbesteed is.
3. Waarde van de voorraad, aantal gebouwen, aantal m2 in voorraad, eigendom /
huur
4. generiek vastgoed: welk soort generiek vastgoed, aantal gebouwen, m2,
eigendom / huur
5. Specifiek vastgoed idem
6. Financiering eRE organisatie (kapitaal voor investeringen), huurder /
verhuurder model
7. Positionering, priorteiten etc.
8. Kosteninformatie - facilitaire kosten/ m2; huivestingkosten / m2; totale kosten
/ medewerker; m2/ persoon (dit gedeelte wordt vrijwel door niemand
ingevuld)
Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken?
Er wordt elk jaar een boekje samengesteld waarin de antwoorden van de verschillende
organisaties weergegeven zijn. Er vindt echter geen vergelijking plaats en er worden derhalve
ook geen conclusies getrokken.
Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten of juist van de
goede aanpak)?
• Duidelijke eenduidige definities zijn noodzakelijk, ander wordt vergelijking moeilijk
• De vragen resulteren voornamelijk in feitelijke aantallen, er wordt vrijwel geen gebruik
gemaakt van kengetallen (m.u.v. kosten / m2). Dit is deels een gevolg van het biet
hanteren van eenduidige definities. Er wordt dus te weinig met de vergaarde informatie
gedaan.
• Opvallend is dat vrijwel elke organisatie het formulier elk jaar invult, hierdoor wordt wel
de ontwikkeling van de betreffende organisatie duidelijk ( door de jaren heen zijn
definities van de betreffende organisaties wel eenduidig). Om dit te bereiken is er veel
committent nodig bij de betreffende organisaties en een goede controle (iemand die
zorgt dat alle formulieren op tijd ingeleverd worden).
• Een ander positief punt aan deze inventarisatie is het feit dat er niet alleen naar
keiharde getallen gekeken wordt. Ook de positie van de betreffende eRE-organisatie
wordt (weliswaar kwantitatief) in kaart gebracht. Leuk zijn ook de vragen die
betrekking hebben op prioriteiten van de organisatie: op een schaal van 1 (klant) tot 10
(financiële consequenties) waar positioneer je je eigen organisatie? Hier sluit de
benchmark dus goed aan bij de opzet die ooit door BMVB (nu RE&H) voor de
Nederlandse RGD is gemaakt.
97
98
Bijlage 2: Instellingsprofiel volgens IR-document
bron: VSNU, Ontwikkeling Institutional Research en Inste/lingsprofielen, memorandum 1-5-2003
Algemeen
Onderwijs
Onderzoek
Personeel
Huisvesting
Financiën
1
Missie en visie van de instelling
Besturingsfilosofie en cultuur
Plaats van de instelling in haar omgeving
Medezeggenschapsstructuur
(alles max V2 A4)
Opleidingen (lijst), per HOOP-gebied
Ingeschreven studenten per opleiding T
Instroom per opleiding en HOOP-gebied T
Marktaandelen per opleiding B
Staf/student ratio per opleiding B
Rendementen per opleiding (eigen instelling naast landelijke rendementen) B
Scores van de laatste visitaties per opleiding B
Studentenoordelen per opleiding (en aspecten instelling als geheel)
Disciplines (HOOP-deelgebieden)
Onderzoeksinzet in fte's (HOOP-deelgebieden) T
Aantallen publicaties per HOOP-deelgebied T
Aantallen publicaties per fte per HOOP-deelgebied B
Instituten (lijst)
Gemiddelde scores laatste visitatie per onderzoeksinstituut B
Gemiddelde scores laatste visitatie per HOOP-deelgebied B
Aantallen (personen en fte) T
MfVBT
Leeftijdsopbouw (% >50 jr en %<40 jr) B T
Aandeel tijdelijk WP in WP-staf B
Ziekteverzuim B
Percentueel aandeel functiecategorieën (HGL,UHD,UD,OVWP,AIO,SA,OBP) B
Situatie
Staat onderhoud
Ligging
Investeringsplanning en bijbehorende financiering
Aantal m2 fno (functioneel netto oppervlak) B
Aantal gebouwen
Balansen:
(Activa (vast/vlottend), Passiva (voorzieningen, lange en korte schulden
Eigen vermogen:
(Current ratio' Quick ratio, EV/Schulden, EV+Voorz/Schulden, Aandeel gebouwen en
terreinen in totaal activa) B
Baten:
(PL, OL, Overdracht az, OL)
Resultaat (gewoon en buitengewoon)
Rentabiliteit gewoon B
Rentabiliteit totaal B
PL/TL • B
OL/TL ' B
• = De verhoudingen PL/TL en OL/TL zijn gecorrigeerd voor de overdrachten aan de
academische ziekenhuizen
T geeft een ontwikkeling in de tijd aan (laatste vijf jaren).
B geeft een benchmark aan, d.w.z. vergelijking met landelijke gemiddelden.
1 Allemaal als T-plus aangevuld met de begroting van het lopend jaar. Dit weer m.u.v. de investeringsplanning en
bijbehorende financiering.
99
100
Bijlage 3: Gehanteerde informatiesystemen
Vraag van de enquête (vraag 29) informeerde naar de gehanteerde informatiesystemen:
vraag 29 (I) informatie systemen
De meeste universiteiten registreren veel van de gevraagde gegevens in informatiesystemen, bijvoorbeeld een vastgoed
informatie systeem of een facility management informatiesysteem.
Kunt u hieronder aangeven voor welke gegevens een informatiesysteem beschikbaar? En als er een systeem bestaat,
kunt u dan aangeven of dit universiteitsspecifiek is of een standaardpakket (bijvoorbeeld Planon).
- Informatiesysteem voor oppervlaktegegevens
-7 Dit systeem is universiteitsspecifiek
-7 Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet
- Informatiesysteem voor huisvestingskosten (of onderdelen daarvan)
-7 Dit systeem is universiteitsspecifiek
-7 Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet ......................... ...................... ...... ..
- Informatiesysteem voor ...... .............. ...... ...... ........ ..
-7 Dit systeem is universiteitsspecifiek f

  .. _ .. _ .. . _ .. _ ... _ .. _ ... _ .. _ .. _ ... _ .. _ .. . _ .. _ ... _ .. _ .. _ ... _ .. _ ... _ .. _ .. _ ... _ .. ____________________ I
Eventuele toelichting of andere informatiesystemen:
De antwoorden op deze vraag zijn op de volgende bladzijde weergegeven.
101
vraag 29 informatie systemen
De meeste universiteiten registreren veel van de hiervoor gevraagde gegevens in infonmatiesystemen, bijvoorbeeld een vastgoed informatie systeem of een facility
management infonmatiesysteem.
Kunt u hieronder aangeven voor welke gegevens een informatiesysteem beschikbaar? En als er een systeem bestaat, kunt u dan aangeven of dit
universiteitsspecifiek is of een standaardpakket (bijvoorbeeld Planon).
o Informatiesysteem voor oppervlaktegegevens
o Dit systeem is universiteitsspecifiek
o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet
o Informatiesysteem voor huisvestingskosten (of onderdelen daarvan)
o Dit systeem is universiteitsspecifiek
o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet
o Infonmatiesysteem voor
o Dit systeem is universiteitsspecifiek
o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet
informatiesysteem voor
oppervlaktegegevens ?
niet universiteitsspecifiek?
universiteitsspecifiek?
op basis van ... .
informatiesysteem voor
huisvestingskosten?
niet universiteitsspecifiek?
universiteitsspecifiek?
op basis van ...
informatiesysteem voor
niet universiteitsspecifiek?
universiteitsspecifiek?
(op basis) van ..
informatiesysteem voor
niet universiteitsspecifiek?
universiteitsspecifiek?
op basis van ....
EUR
ja
Planon
ja
Planon (onderhoud)
zalen reservering
ZEUS
financiële
administratie
MultiRecord
contractbeheer,
informatiesysteem voor schoonmaak. sleutels.
evenementen
102
niet universiteitsspecifiek?
universiteitsspecifiek?
op basis van ..
Planon
KUN
ja
Planon
ja
ja
LEI
ja
Planon
ja
VIS
SAP-Planon-Erbis
zalenreservering
ZRS
energiebeheer
Erbis
RUG
ja
Planon
ja
Baan4
personeelsadministratie
'PIFS (PeopleSoft)
TUD
ja
MARLOG
TUE UM
ja ja
Planon
ja
ja
ja
UT
ja
ja,lnsite
UU UvA UvT VU WUR
ja ja ja ja ja
NOR·ruimtebeheer Planon Planon
ja ja
systeem RUG jaren
80
ja ja ja
SAP I FI+CO
ja ja
zalenreservering
investeringen, rente & bouwkundige
afschrijving plattegronden
AutoCAD
ja ja
ORTEC bv
pilot met "Syllabus'"
loopt
Bijlage 4: Enquête-resultaten in één tabel
vraag 1 (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden van eigendomsvoorraad
'vraag 2 (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden van gehuurde voorraad
,
vraag 3 (I) oppervlakte in eigen gebruik, verhuurd of leegstaand
vraag 4 (I) oppervlakte en leeftijd per gebouw
vraag 5 (11) feitelijke oppervlaktegegevens op voorraadniveau
vraag 6 (111) feitelijke oppervlaktegegevens van één of twee gebouwen
vraag 7 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers intern
vraag 8 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers extern
vraag 9 (I) registratie gebruikers
vraag 10 (11) gebruikers en hun oppervlakte op voorraadniveau
vraag 11 (I) bezetting en benutting van de ruimten
vraag 12 (I) van gebruikers naar ruimtebehoefte (ruimtenormering)
vraag 13 (111) van gebruikers naar ruimtebehoefte op gebouwniveau
vraag 14 (I) vertaling personeelsleden naar aantal werkplekken
'faag 15 (I) specificatie ruimtecategorieën naar soort gebruik
vraag 16 (11) feitelijke gegevens ruimtecategorieën op voorraadniveau
vraag 17 (111) feitelijke gegevens ruimtecategorieën voor één of twee gebouwen
vraag 18 (I) rubricering huisvestingskosten
vraag 19 (I) demarcatielijst eigenaar- en gebruikerszaken
vraag 20 (I) registratie huisvestingskosten
vraag 21 (11) feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau
vraag 22 (111) feitelijke huisvestingskosten van één of twee gebouwen
vraag 23 (111) investeringskosten van één of twee gebouwen
vraag 24 (I) doorberekening huisvestingskosten
'raag 25 (I) toekenning huisvestingsbudget
vraag 26 (I) prestaties van gebruikers
vraag 27 (I) verdeling ruimtecategorieën naar huurprijscategorieën
vraag 28 (11) de gehanteerde huurprijs of huurprijzen
~   29 (I) infOf!llalje sY§temen
vraag 30 door wie is de enquête ingevuld?
EUR
bvo-nvo-wo
n.v.1.
bvo-nvo-wo?
ja
ja
nee
ja
ja
ja-ja
C
nee
b
ja
ja
ja
b
ja
ja (?)
ja (?)
ja
ja
nee
ja
ja
5
HOI+2
KUN LEI RUG
bvo-nvo-fno nvo-no nvo-no
bvo-nvo-fno nvo-no nvo-no
tno nVQ-no nVQ-no
ja ja ja
ja ja ja
nee ja ja
ja ged. ja
nee ja ja
ja-nee nee-nee ja-ja
C b a-d
ja ja nee
a a b
ja ja ja
ja
ja
a
ja
ja
nee
ja
ja
j a-j a-ja
ja
ja
2
HOI+2
ja ja
ja ja
c c
ja nee
ja ja
nee nee
nee ja
nee nee
nee nee
ja
ja
4 3
HOI+3 HOI+3
TUD
bvo-nvo-no
no
nvo-no
ja
ja
nee
ged.
ja
nee-nee
d
nee
b
ja
ja
ja
c
ja
ja
ja
ja
ja
nee
ja
ja
1
HOI+1
TUE
bvo-wo-fno
n.v.1.
wo-fno
ja
ja
ja
ja
ja
ja-nee
b-d
ja
a
ja
ja
ja
b-c
ja
ja
nee
ja
nee
nee
nee
ja
1
HOI+1
UM
bvo-fno-fn
fno-fn
fno
ja
ja
nee
ja
ja
nee-nee
a-d
nee
a
ja
ja
ja
c
nee
ja
ja
ja
ja
nee
ja
ja
2
HOI+3
UT UU
bvo-fno fno-fbo
fno wo-fno
fno fno
ja ja
ja ja
ja nee
ja ja
ja ja
nee-nee ja-nee
d b
ja nee
a a
ja ja
ja ja
ja ja
c a-c
ja ja
ja ja
ja nee
nee ja
ja ja
nee ja-ja-ja
ja ja
ja ja
1 4
HOI+3 HOI+1
UvA
fno
fno
fno
ja
ja
nee
ja
ja
ja-nee
b
nee
a
ja
nee
ja
c
ja
ja
ja
ja
ja
nee
2
1
UvT
bvo-fno
wo
bvo-fno
ja
ja
nee
ja
ja
nee-nee
b
a
ja
ja
ja
c
ja
nee
nee
?
nee
nee (ja)
3
HOI
VU
nVQ-no
nVQ-no
nvo-no-fno
ja
ja
nee
ja
ja
ja-nee
c-d
nee
a
ja
ja
ja
c
nee
ja-nee
nee
nee
nee
nee
ja
ja
2
1
WUR
bvo-fno
fno
bvo-fno
ja
ja
ja
ged.
ja
nee-nee
c
nee
a
ja
ja
ja
c
ja
ja
ja
ja
ja
ja-nee-ja
ja
ja
2
HOI
Deze tabel geeft een overzicht van de ingevulde enquêtevragen. Enkele antwoorden spreken voor zich, andere zijn zonder de precieze vragen (en
antwoordmogelijkheden) moeilijk te interpreteren. De antwoorden op sommige vragen - bijvoorbeeld vraag 4 en 9 - bevatten uit vele verschillende delen en zijn
daarom niet de tabel weergegeven (lege vakjes). Niet beantwoorde vragen zijn gearceerd weergeven, bijvoorbeeld vraag 13 in de enquête van de UvT.
Bijlage 5: Resultaten bij vraag 4
EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR
gebouwoppervlak
bekend? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
bvo
nvo
vvo
no
fno
opp. eigen gebruik per
gebouw bekend? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
bvo
nvo
vvo
no
fno

verhuurd opp. per
gebouw bekend? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
bvo
nvo
vvo
no
fno
leegstand per gebouw
bekend? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
bvo
nvo
vvo
no
fno
bouwjaar gebouw
bekend? ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja
voor alle gebouwen
voor de meeste gebouwen
voor enkele gebouwen
Bijlage 6: Workshop - presentaties
Er waren tijdens de workshop drie presentaties:
over theoriedeel (doelen en informatiebehoefte) door Freek Higler
over praktijkdeel (enquête) door Alexandra den Heijer
over de benchmarkstudies bij de Rijksgebouwendienst (Rgd) door Marcel van Donge
Met name de eerste twee presentaties zijn in de hand-outs samengevat tot enkele sheets
vanwege de sterke overlap met dit rapport. De sheets van Van Donge zijn vrijwel integraal
opgenomen.
sheets Higler
sheets Den Heijer
sheets Van Donge, Rijksgebouwendienst
  Inhoud Iinieiding
Aanleiding
2 Doel Benchmark onderzoek Rgd
3 Proces
4 Leerervaringen
Uitkomsten onderzoek
6 Vragen en discussie
VROM _ __ 0
  Doel van benchmark onderzoek Rgd
o Inzicht krijgen in de opbouw van exploitatiekosten
o Ontwikkelen van exploitati&-ratio's (normering)
o Genereren managementinfo tbv advisering aan
opdrachtgevers
!l!,!QM .. _ J._ 0
  Aanleiding
D Positie als manager van de huisvesting keten versterken
o Toenemende behoefte aan sturing op Integrale kosten
(Rgd en klanten)
o Project Renovatie Ministerie van Financiën
  Onderzoek en proces?
'{f/QM _ . _ 0
Doelstelling bepalen
Bij het bepalen van de doelstelling van het onderzoek speelde:
o Nieuwe aldeling productontwikkeling FM
i.J Project renovatie Ministerie van Financiën
VROM . _ ®
Sjablonen samenstellen
Bij het samenstellen van de sjablonen speelde een rol:
o Methodiek rubricering lacilitaire kosten (NEN 2748)
o Ontwikkelen datasysteem (spreadsheets)
VROM . _ ®
Analyseren
Een rol bij het analyseren speelde:
o (on)vergelijkbaarheid van de gegevens
O FTE I werkplek I werknemers
o BVO/FNO-
o Grote standaard afwijkingen
D leT
o Huur en eigendomspanden
VROM . _ @
Presenteren
Presentabel maken van gegevens
U Ratio's
o Wetenswaardigheden
o Stuurinformatie
VROM . _ @
Opstellen plan van aanpak
Bij het opstellen van het plan van aanpak speelde een rol:
.J Afgestudeerde trainee (economie) als onderzoeker
.J Planning 1 mei 2002 - 1 september 2002
Doelgroep:
....J Primair kerndepartementen
(LNV, Vrom, Belastingdienst, MinFin)
Gegevens verzamelen
Bij het verzamelen speelde een rol:
..J Sense of urgency
-I Vakantie periode
...l Ervaring van de onderzoeker{s)
...J Definitie verschillen (ontbreken van praktijkrichtlijnen)
Ratio's bepalen
Kosten per werkplek
' Eigenaarskosten' Gebruiksvergoeding (huur) RGD Domein
Rente
Afschrijving
Onderhoud (dagelijks & planmatig)
Apparaatskosten
Heffingen
Leegstarld
'Gebruikerskosten' -+ Facilitaire kosten Klant Domein
Onderhoud (dagelijks & planmatig)
Heffingen
Risicomanagement
Schoonmaak
Consumptieve voorzJenillQen
Documentmanagement
  organisatie
Energie & Water
Exel.lCT
Verankeren in de organisatie
..J Verantwoordelijkheid beleggen in de organisatie bij een
aldeling
..J Bundeling kennis en ervaring
.J Blijvend mee aan de gang (drive)
,VROM .lJ _ @
-7 Leerervaringen (1) -7 Leerervaringen (2)
o Helder beeld vooraf over het eindresultaat
o Goede voorbereiding vooraf
o duidelijk doel I onderzoeksvraag
o plan van aanpak
o ontwikkeling van sjablonen
o planning (2 maanden extra nodig)
o Doelgroep selectie
o stel de belangen vast (sense of urgency)
o halen of brengen
o welke interventie mogelijkheden
VROM __ @
o Vraag formuleren
;J heldere bedoeling
o heldere sjablonen met toelichting
o van grof naar fijn (breng hoofdgroepen aan)
o Gegevens verzamelen
.J kickoff sessie (mobiliseren energie, commitment)
::J pas op voor schijn nauwkeurigheid I verzamel geen
onnodige data
o tussentijds overleg ! keuzes bij definitieproblemen
,:] telefonische helpdesk
u bewaak de bedoeling I hoofdlijnen
[) management ondersteuning onderzoeker (interventies)
-7 Leerervaringen (3) -7 Leerervaringen (4)
o Analyseren gegevens
o denk aan de achterliggende bedoeling
o hoofdlijnen
o 2e soms 3e ronde nodig om uitkomsten goed te krijgen
o durf keuzes te maken (uitkomsten ongeldig te verklaren)
o ontwikkel denkrichting stuurinformatie
o denk als manager/directeur (op basis van welke
informatie neem ik welke beslissing)
o toetsen denkrichting met opdrachtgever (managen van
verwachtingen)
Gegevens worden pas informatie
als het gedrag beïnvloed
!I.!<OM _ 1_ ® VROM _ _ @
-7 Uitkomsten onderzoek
Denken in de richting van stuurinfannatie
Op basis van welke informatie neem ik welke beslissing?
VROM _ i_ ®
--7 Uitkomsten onderzoek
Wetenswaardigheden:
De gemiddelde oppervlakte per werkplek bedraagt 34m2 (BVO)
De gemiddelde kosten van een werkplek bedragen 10.617 €
-7 Uitkomsten van gegevens   informatie
De energiekosten van de 13 dep. bedragen gezamenlijk 10 miljoen €
De gemiddelde kosten voor dranken en versnaperingen bedragen €
133 per werkplek = 3,7 consumpties per medewerker = 88.800 koffie
en theeconsumpties per dag
Dagelijks maken 7.822 medewerkers gebruik van het restaurant
Per jaar worden 16.000 mensen verhuisd = 61 % van de werkplekken
(kerndepartementen)
Per medewerker wordt op jaarbasis 163 kg afval geproduceerd
~ Uitkomsten Facilitaire kosten
Gemiddelde kosten werkplek (excl. ICT)
11 .500
€ 1
9.800
2:
Cl 8000
ca
"-
'ti
<IJ
al
6000
4000
0
Werkplekkosten
VROM • . : _ @
~ Facilitaire kosten
Opbouw Facilitaire kosten
120%
100%
80%
G>
Cl
.l!l
<:
60%
G>
~
G>
n.
40%
0%
Huisvesting
Eigenaarsdeel Gebruikersdeel
Diensten
VROM. ~   @
  Facilitaire kosten (huisvestingsdeel)
100%
90%
80%
70%
Cl)
Cl 60%
CIS
-
c
50%
Cl)
tJ
...
Cl) 40%
Il.
30%
20%
10%
0%
Gebruikersvergoeding
kernministeries
Opbouw
Leegstand opslag
DOnderhoud
(dagelijks en
planmatig)
DApparaatskosten
VROM. !, _ @
  Facilitaire kosten (Diensten)
100%
90%
80%
70%
60%
"
Ol
..
ë
50%
" I:!
"
0-
40%
30%
20%
10%
0%
Opbouw Facilitaire kosten
Opbouw gebruikersdeel
o Belastingen en
heffingen
personeelskosten
o Risicobeheersing
voorzieningen
Bijlage 7: Workshop - discussieresultaten
Stelling A:
Het oppervlak van de vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen op basis
waarvan vergelijking plaatsvindt. Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus
van groot belang. Oppervlaktegegevens worden bij voorkeur in alle eenheden van de NEN 2580
geregistreerd: bvo, nvo, wo, no en fno
Argumenten voor:
• Registratie in alle eenheden levert adequate informatie voor vergelijking (gr. 3)
• Vergroten van de vergelijkbaarheid zowel intern (universiteiten) als extern (makelaars;
aannemers) (gr.3)
• Registratie volgens NEN levert vergelijkbare gegevens voor bijvoorbeeld doorbelasting,
benchmarken en bestuurlijke discussies (gr. 4)
• Je kunt op alle vragen antwoord geven. (gr. 1)
• Digitale berekening maakt het eenvoudiger. (gr. 4)
• Om werk te besparen eventueel gebruik maken van omrekeningsfactoren. (gr. 4)
Argumenten tegen:
• Niet alle NEN eenheden zijn noodzakelijk, voorkeur voor bvo en no of fno. Waarbij
opgemerkt wordt dat no en fno in de loop van de jaren gelijk wordt. (gr. 4)
• Levert onvoldoende informatie op, je moet nog een laag verder gaan: registratie op
ruimte categorie. Dan per categorie wel volgens de NEN norm. (gr. 3)
• Is op dit moment niet mogelijk voor alle gebouwen. Voorstel voor prioriteit van fno, dan
bvo en dan wo. (gr. 3)
• Spraakverwarring tussen no en fno. (gr. 4)
Stelling B:
Inzicht in de kosten/m
2
levert geen extra informatie voor de bedrijfsvoering. Huisvestingskosten
dienen gerelateerd te zijn aan de prestatie van de organisatie. Zo bepaald Albert Heijn aan de
hand van haar (geprognosticeerde) omzet welke huurprijs zij zich kan veroorloven. Het
registreren van vastgoedinformatie in de driehoek is nuttig en levert meer op dan het kost.
Argumenten voor:
• Wanneer uitgegaan wordt van de prestaties van het vastgoed, in de zin van
tevredenheid van de gebruikers, 'sick building syndrome', energie en duurzaam bouwen
(gr. 5)
• Het aantonen van de relatie tussen prestaties en kosten/m2 is wel efficiënt, maar of het
ook effectief is? (gr.5)
• Vastgoed is een productiemiddel wat gemanaged moet worden. (gr. 1)
• Vastgoed registratie en informatie moet onderdeel uitmaken van groter geheel. (gr. 1)
• Kosten/kwaliteit en emotie/beleving vormen één geheel. Kosten zijn direct zichtbaar, de
overige nog niet. (gr. 1)
• Bij beheer van het vastgoed is informatie van groot belang. Bij realisatie speelt emotie
en grote rol in besluitvorming. Informatie alleen kan dan contraproductief gaan werken.
(gr. 1)
Argumenten tegen:
• Prestaties van universiteiten zijn moeilijk meetbaar en eveneens moeilijk te relateren
aan de input. (gr. 5)
• Gebruikers moeten dan wel invloed kunnen uitoefenen op de kosten van het gebruik.
(gr. 5)
• Levert zeker niet meer op dan het kost. (gr. 5)
• Er zijn veel niet-meetbare aspecten (emotie, beleving en kwaliteit). (gr. 1)
Stelling C:
Vastgoedinformatie wordt op verschillende plaatsen in de organisatie geregistreerd. Zo
registreert het vastgoedsysteem m2 vloeroppervlak (bijv. gebouw A) en kostensoorten (bijv.
schilderwerk, verzekeringen), het facilitaire systeem gebruikers/budgethouders (bijv. faculteit A
en dienst X) en kosten soorten (bijv. schoonmaak, catering) en het financiële systeem
kostensoorten en budgethouders/gebruikers. Om snel en zonder extra bewerkingen de juiste
informatie te achterhalen moeten huisvestingskosten geregistreerd worden naar kostensoort én
naar kostendrager én naar budgethouder/gebruiker; alleen dan kunnen de juiste kengetallen
worden gegenereerd (m2 - gebruiker - €)
Argumenten voor:
• Veel inzicht in alle categorieën waardoor onderling vergelijk mogelijk is. (gr. 2)
• Mogelijkheid om op een hoger aggregatieniveau te rapporteren of een beperkter aantal
kostensoorten te gebruiken. (gr. 2)
• Aantal universiteiten kunnen deze data nu al genereren. (gr. 2)
• Kosten kunnen toegewezen worden aan gebouwen en vervolgens bewerkt worden om
SAP - PLANON of ORCA - PLANON te koppelen. (gr. 3)
• Voorkomt dubbele administratie en fouten. (gr. 5)
• Is nodig voor benchmarking. (gr. 5)
• Levert een eenduidige registratie binnen de universiteit. (gr. 5)
Argumenten tegen:
• Veel werk, waarvoor extra capaciteit nodig is. (gr. 2)
• Wanneer administratie gedecentraliseerd is, is het bijna niet uitvoerbaar. (gr. 2)
• Inzicht in facilitaire kosten geeft problemen bij doorbelasten naar decentrale eenheden.
(gr. 2)
• Het levert geen inzicht in huurderkosten. (gr. 3)
• Snel en zonder extra bewerkingen is het niet mogelijk de data te achterhalen. (gr. 5)
• Kosten zijn hoog, goede definities zijn nodig. (gr. 5)
• Hangt af van aggregatieniveau, niet overal bestaan budgethouders. (gr. 5)
Stelling D:
Een gebruiker is niet zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwen(voorraad), maar
meer in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren. Pas
als er problemen zijn - roosterproblemen, ruimte tekorten - zal de gebruiker zich gaan
afvragen of het efficiënter en effectiever kan.
Gegevens over bezetting en benuttong van ruimten leveren meer (management) informatie op
dan het koste om ze te genereren. Is dit de taak van de vastgoedorganisatie om dit bij te
houden of moet dit decentraal gebeuren (wanneer de kosten gedecentraliseerd zijn)?
Argumenten voor de vastgoedorganisatie:
• Zij maken al gebruik van deze gegevens. (gr. 2)
• Alleen de financiële component moet gekoppeld worden. (gr. 2)
• Alleen als er een financiële prikkel is met betrekking tot het gebruik. (gr. 4)
• Maakt centrale sturing mogelijk. (gr. 4)
Argumenten tegen de vastgoedorganisatie:
• Roostering problemen zijn geen vastgoedtaak, maar een zaak van de
onderwijsorganisatie. Wel moet er centraal geroosterd worden. (gr. 2)
• Zowel het roosteren als de realisatie (benutting en bezetting) moeten geregistreerd
worden. (gr. 2)
• Kost tijd en geld. (gr. 4)
Vraag 1:
Welke databases van de universiteit worden het meest voor vastgoed gerelateerde
management informatie geraadpleegd?
Groep 1:
Ruimtebestanden, financiële administratie - specifiek vastgoed domein, personeel en
studenten, strategische beleidsstukken, notulen CvB
Groep 2:
Ruimte registratie, onderhoud en financiële gegevens, incidenteel energie
Groep 3:
Baan en DODONA, Planon en AutoCAD, Facilitor, Peoplesoft, SAPORCA, Milennium. Er zijn een
aantal interfaces, maar de meest zijn door middel van een Excel sheet gekoppeld.
Groep 4:
Projectadministratie, m2 en kosten uit eigen databases. Studenten, medewerkers,
benuttinggegevens, roosterprogramma"s uit centrale databases
Groep 5:
Ruimte registratiesystemen
Financiële vastgoedsystemen
Energiesystemen
Vraag 2:
Welke 3 kengetallen van uw eigen universiteit zou u het liefst vergelijken met andere
universiteiten?
Groep 1:
1. Kosten per m2 per ruimte categorie (integraal gespecificeerd)
2. Kengetallen met betrekking tot onderwijs, kantoorwerkplekken en specifieke functionele
gebouwen
Groep 2:
1. Onderhoudskengetallen
2. Ruimtenormen
3. Exploitatiekosten per m2
4. Investeringslasten per m2
Groep 3:
1. Investeringskosten per ruimte type of soort per m2
2. M2 per student
3. Exploitatiekosten per werkplek, gedifferentieerd naar alfa, beta en gamma,
ondersteunende diensten en een deel van de voorraad.
Groep 4:
1. Exploitatie en investeringskosten per m2
2. M2 per student en Fte
3. Studieplaatsen per student
Groep 5:
1. kosten per student en Fte
2. bezettingsgraag per ruimte soort
3. kosten per opleiding en per promotie
Vraag 3:
Wat kunnen we leren van de Rgd? Is dit het toekomstbeeld voor de universiteiten?
Groep 1:
Visie op vraag die je wilt kunnen beantwoorden. Neem voldoende tijd voor het onderzoek.
Groep 2:
Format en sjablonen vooraf definiëren
Demarcatielijn
Korte doorlooptijd en rapportage
Groep 3:
Hoofd en bijzaken
Plan van aanpak noodzakelijk gericht op het achterhalen van stuurinformatie
Bedroevend dat professionals als de Rgd het nog niet op orde hebben: dan gaat het om zeer
complexe materie
Groep 4:
Verzamel niet teveel gegevens. Breng gelaagdheid aan in de gegevens en behoud bron
bestanden. Bepaal vooraf de format/definities. NEN 2748 als hoofdgroepen gebruiken. Lever
basisinformatie voor discussie van bestuur en gebruikers
Groep 5:
Zakelijk en nuchtere aanpak
Waarschijnlijk niet de toekomst voor de universiteiten door het ontbreken van de specifieke
kennis van universiteiten.
Bijlage 8: Eerste aanzet benchmark-format
Op de volgende drie bladzijden is een eerste aanzet van een benchmark-formatte vinden. Dit
format worden na het verschijnen van dit rapport doorontwikkeld tot een werkbaar format
waarmee de benchmark daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het commentaar van de HOI-leden op
dit format tijdens de HOI-vergadering van april 2004 (Twente) is nog niet verwerkt in de drie
afdrukken op de volgende bladzijden.
CONCEPT Format: deel 1 (van 3) voor gegevens oppervlakte en ruimtegebruik
N.B. Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog aangepast naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden
tijdens de vergadering van april 2004 (in Twente).
Benchmarldng - invulformulier voor één gebouw
v •• tgo.dvoor r • • d In m2

kosten in € !jJebruikers
  invJiergeg"e", v", e"r S .. . _________ --,

adres
bouwjaaiL...--I
invoer oppeNlak
bvo -llvo wo no Ino_
totaal I l i n ieder geval bvo invuHen
gehuur1 m2 of %
j nvullen m2 of %
verhuurd!
leegstaand
eigen gebruik
OCW RBM
1 1. hoorcollege
2 I b werkcollege
3 Ic practicum
4 2 afstudeerruimte
5
6
7
2 WP ziVwerkplek
3 WP laboratorium
2 NWP 0&0
8 7 bibliotheekmagazijn
9 78 studiezaal
10 7 collecties
11
12
13
8 sportvoorzieningen
5 restauratieve voorzieningen
4 NWP niet 0&0
desk related research
experi mental research
werkplaatsen
zitlwerkplekken
niet normeerbaar
computerinstanaties
no. ___ lno _
invul len m2 of %
invullen m2 of '"
invullen m2 of %
,
nvull en m2 of %
grove inschatting -1
(zo mogelijk
prijsindicatie 2001
€ 2. 100
€ 1.900
€ 2.400
€ 2.400
€ 1.900
€ 3.900
€ 2.700
€ 1.400
€ 2.100
€ 2.100
nvt
€ 2.100
€ 1.900
indicatieve
vervangingsprijzen
per m2 fno. bedoeld
ter verduidelijking
van relatieve
kwaliteitsniveau
ruimtesoort ; bron
OCenW 1994,
geindexeerd naar
2001
I als indicatie voor de I
prijsverhouding in
relatie tot 2001-
cijfers in kol om
erboven
I I
I I
Voorbeeld inventarisatie 1994 (in kader van IVH-operatie), onder HOI-leden
bron tabel: Universitair Vastgoedmanagement, deel B: kosten & baten, 2002
m fellng (oude afl<orting)
pt'Ojecl
tot ..
van 30 nieuwbouw-
projecten
peldatum project I 1-dec-92 I1 1-jul-88 11 1-jan-92 I 1984- 1994
nieuwbouwpr; s (prfspel eind 1994) ti 5.847 I m2 fno 11 3.251 I m2 tno n 4.638 I m2 fno n 5. 304 I m2 fn o
opperlllal< (functioneel netto) 2.458 m2 fno 2.287 m2 tno 8.499 m2 mo 193,971 m2 fno
rumtesoorlen (fno en % totaal)
1 hooroolege 2.006
,."
16.679 .%
2 werkoolege 272 ,,% 2< , % 6.743
'" 3 practicum 577 23% 1.165 ,.% 13.511 7%
4 afslucleetrumle 273 ,%
5 WP zlUwerkplell; 1.062 '3% .23
''''
51.696 27"
6 WPlaboratorium 2.170 33% 41 .874 22%
7 NWPoverig
'2'
5% 2.159 .. % .23
""
16.305
."
8 bl blotheekmagaZij1 36
'"
6. 224 3%
9 sbJdlezaal 2'5 .% 71 2
."
11.819
."
10 coledles 4. 336 2%
11 sportvoorZieningen
12 restauratieve voorzienilgen 175 7%
'"
5% 8.022
'"
13 NWPQ&Q 16.229
."
prfsgelndeK8fNdnll8r2Q01, fn NLG Ifl 6.865 I m2fno l lfl 3.817 I m2fno 1/ 11 5.445 l m2fno l ft 6. 227 I m2fno
.neuro's 3.115/m2fno 1.732/m2fno 2.47 1 1m2fno 2.826 I m2fno
VElJ'lallJWlgsPf12Bn vervarljngspri jzen
volgensQCenW voIgensVSNU vokJensocmN vo!gensVSNU
9-rov-94 13-1lCIY-90 geïndeXe.dn.r 2001 gelnd!xeadnaar2OO1
,.-rumesoot1infl I '""2
'-ge
4.000 5.000 4.700 (E2.100) 6.400 (E2.900)
2 weril.ooIegEt 3.500 4.000 4.200 (E 1.oo0) 5. 100 (E2.300)
3 pracicum 4.500 6.000 5.300 IH40') 7.600 (E3.500)
4 af!lltdeerruimte 4.500 6.000 5.300 (E2.400) 7.600 (E3.500)
5 WPzillwerkpiek 3.500 4.000 4.200 (E 1.900) 5.100 1€2.300)
6 WPlaboralaium 7.400 8.000 8.700 (E3.900) 10.100 (E4.600)
7 IIINPO&O 5.000 8.000 5.900 (E2.700) 10.100 (E4.600)
8 bibidhaelmagaZip
'500 250' 3.000 (E 1.400) 3.200 (E 1.500)
9 studiezaal 4.000 4.000 4.700 (E2.100) 5.100 (E2.300)
10 coIecties ' .000 4.000 4.700 (E2.100) 5.100 1€2.300)
11 spatvoorzieringen nv.l . 3.500 n.v.1. n.v.1. 4.500 1€2.000)
12 reslaJratievevoorzienrgen ' .000 4.500 4.700 (E2.100) 5.700 1€2.600)
13 I'NIPnialO&O 3.500 4.000 4.200 (E1 .oo0) 5.100 (E2.300)
CONCEPT format: deel 2 (van 3) voor gegevens vastgoedinvesteringen en -
exploitatie
N.B. Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog
aangepast naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden tijdens de vergadering van
april 2004 (in Twente).
Benchmarking • invulformulier voor één gebouw
algemene invoergegevens (slechts 1x invullen, bij m2)
gebouwnaam 0
adres 0
bouwjaar 0
INITIËLE LASTEN
bouwkosten
investeringskosten
- casco
- afbouw
- installaties
- inbouw
-overig
JAARLIJKSE LASTEN
afschrijvingskosten:
- casco
- afbouw
- installaties
- inbouw
-overig
onderhoudskosten
schoonmaakkosten
energiekosten
totale eigenaarslasten
totale gebruikerslasten
totale huisvestingslasten
JAARLIJKSE BATEN
intern doorbelaste huur
extern doorbelaste huur
invoer lasten (of baten)
totaal Ibvo Invo Iwo Ino Ifno
vastgoedvoorraad In m2
"",,-... D
kosten in €
aannemersbegroting, zo mogelijk
exclusief grond
totaal (als beschikbaar)
}
gekozen is voor drie van de
grootste kostenposten
eigenaar
gebruiker
eigenaar + gebruiker
eigenaarslasten, per jaar
gebruikerslasten, per jaar
(prestaties)
gebruikers
CONCEPT format: dee/3 (van 3) voor gebruikers en tevredenheid
N.B. Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog aangepast
naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden tijdens de vergadering van april 2004
(in Twente).
Benchmarklng -Invulformulier voor één gebouw
v .. tgoedvoorr •• din m2
algemene invoergegevens (slechts tx invullen: bij m2)
gebouwnaam 0
adres 0
bouwjaar 0
  , _ . ~ . /\ _.,
' .... n;n< ~ ,.O,ulk.,.
gebruiker 1
invoer rUimtegebruik(ers)
naam
vanuit programma van eisen aantal fte werkelijke situatie, indien mogelijk
gepland aantal Bachelors Ingeschrevenen Bachelor
gepland aantal Masters ingeschrevenen Master
te huisvesten WP gehuisveste WP
te huisvesten aBP gehuisveste aBP
naam
gebruiker 2
vanuit programma van eisen aantal fte werkelijke situatie, indien mogelijk
gepland aantal Bachelors ingeschrevenen Bachelor
gepland aantal Masters ingeschrevenen Master
te huisvesten WP gehuisveste WP
te huisvesten aBP gehuisveste aBP
naam
gebruiker 3
vanuit programma van eisen aantal fte werkelijke situatie, indien mogelijk
gepland aantal Bachelors
gepland aantal Masters
te huisvesten WP
te huisvesten aBP
faculteit of instituut
aija
beta
~ theoretisch I desk research
• lechnitch I experimenteel
gamma
geneeskunde
ingeschrevenen Bachelor
ingeschrevenen Master
gehuisveste WP
gehuisveste aBP
specificatie gebruiker
gebruiker 1 gebruiker 2 gebruiker 3
Invullen X Invullen X Invullen X
waar meeat van toepaSSing
bestuur, beheer en ondersteunende diensten (BBO)
bestuur
overig
bibliotheek
ondersteunende dienst
• administratief I desk relaled
- technisch I experimenteel
extern
- administratief I desk relaled
• technIsch I experimenteel
oordeel
toelichting
studenten
WP
aBP
studenten
WP
aBP
ja/nee
toelichting
oordeel over werkelijk gebruik versus gepland gebruik (schaalt-tO)
10 = werkelijk gebruik komt geheel overeen met planning
oordeel over tevredenheid over gebouw (schaalt-tO), plus toelichting
wet zijn de eventuele klachten over het gebouw?
zou het PvE voor het gebouw met de huidige inzichten heel anders zijn?
aantal Ite
inschatting werkelijke gebrui!(ers
aantal Ite
Inschatting werkelijke gebruikers
aantal Ite
InlChatttng werkelijke gebruikers

Benchmarking Universiteitsvastgoed
managementinformatie bij vastgoedbeslissingen

EINDRAPPORT

interviews

andere bench

martcs

Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten?

D
Informatie-aanbod: Wat weten we?
enquetes enquetes enquetes

'----------,

D>

S

TU Delft
Techni sche Universiteit Delft

~

juni 2004

Colofon
onderzoek in opdracht van:

Huisvestings Overleg Instellingen (HOI), met vertegenwoordigers van 13 universiteiten, onderdeel van VSNU, Vereniging van Universiteiten ir. F. Dekker, voorzitter HOI (Expertisecentrum Vastgoed, Universiteit Leiden)
onderzoek uitgevoerd door:

mw. ir. A.e. den Heijer, universitair docent Rea I Estate Management, TU Delft mw. ir. J.e. de Vries, promovenda Rea I Estate Management, TU Delft
begeleidingscommissie onderzoek:

ir. AJ. van der Have, Wageningen Universiteit (namens de opdrachtgever, HOI) ir. F.A.M. Higler, Technische Universiteit Delft (namens de opdrachtgever, HOI) mw. dr. ir. K.B. Overdijk, Technische Universiteit Eindhoven (namens de opdrachtgever, HOI) ir. A.V. Sikkema, Universiteit Utrecht (namens de opdrachtgever, HOI) prof. ir. H. de Jonge (namens de opdrachtnemer, TU Delft)
met medewerking van:

mw. dr. ir. P. van der Schaaf, universitair docent Real Estate Management, TU Delft Lonneke Bank, student-assistent Claudia Raaphorst, publicitair medewerker, voor organisatie uitgave Henk Berkman, Publikatieburo Bouwkunde, ontwerp omslag
rapport uitgegeven door:

Technische Universiteit Delft Faculteit der Bouwkunde Real Estate & Housing (RE & H) Berlageweg 1, 2628 CR Delft Postbus 5043, 2600 GA Delft telnr: (015) 278 4159 faxnr.: (015) 278 3171 e-mail: re-h@bk.tudelft.nl site: www.re-h .nl

literatuurverwijzing:

Heijer, A.e. den en J.e. de Vries, Benchmarking universiteitsvastgoecl managementinformatie bij vastgoedbeslissingen, Delft: TU Delft, Faculteit Bouwkunde, afdeling Real Estate & Housing, juni 2004.
copyright

© TU Delft, Faculteit Bouwkunde, Afdeling Rea I Estate & Housing
Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd enlof openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie/ microfilm of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de afdeling Real Estate & Housing (A.denHeijer@bk.tudelftn/).

2

In het laatste hoofdstuk worden de bevindingen uit het theorie. juni 2004 Alexandra den Heijer Jackie de Vries 3 . Aryan Sikkema (Universiteit Utrecht) en Karin Overdijk (TU Eindhoven). ook volgens de universiteiten zelf. Deze 'HOI-onderzoeksgroep' was het gehele proces zeer actief bij het brainstormen over het onderwerp.Voorwoord Voor u ligt het eindrapport van het onderzoek "Benchmarking universiteitsvastgoed". Dit rapport is tot stand gekomen in nauwe samenwerking met een begeleidingscommissie bestaande uit Freek Higler (TU Delft). Onderwerpen in het praktijkdeel zijn de feitelijk geregistreerde gegevens binnen de universiteiten en de haalbaarheid van benchmarking. Via deze weg willen we de leden van deze begeleidingscommissie hartelijk bedanken voor hun onmisbare bijdrage aan dit onderzoek. het beoordelen van deel producten en het creëren van draagvlak voor het onderzoek binnen en buiten het HOI. Dit rapport is de samenvoeging van twee deel producten : het theorierapport (verschenen in december 2003) en het praktijkrapport (verschenen in januari 2004). Onderwerpen in het theoriedeel zijn de analyse van andere benchmarkinitiatieven en de universitaire informatiebehoefte.en praktijkdeel gecombineerd tot conclusies en een stappenplan. Delft. Ad van der Have (Wageningen UR). Dit rapport bevat tevens een managementsamenvatti ng.

4 .

....................................................................................................................71 8........ 31 3.......2 Vragen over de gebruikers in relatie tot de vastgoedvoorraad ....1 2............ 39 3...........................................................43 4................................ 66 5.................... 52 4..........................1 Presentaties ....................................................................................... De context: leren van andere benchmark-initiatieven .....................................................................................................2 Probleem...................................................................................2 2.Inhoudsopgave Managementsamenvatting ...........................................................................................1 Afbakeni ng relevante processen ...................................................... Informatievraag vanuit universitaire processen ...........4 Huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad ............................................................................................................. 79 5 ...............................................en doelstelling van dit onderzoek ..........................5 Huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers .....4 Vaststellen van normen ............... 65 5...... 38 3..........1 Vragen over de vastgoedvoorraad ..........3 Huisvestingskosten ............................................................. 15 1......3 Workshopconclusies ......3 Samenstellen relevante kengetallen ............................................................6 Informatiebehoefte in CREM-spanningsveld .................................... Conclusies en aanbevelingen .......6 Inventarisatie gegevens op gebouwniveau .................................... 48 4....................................4 2........................................ 39 3...................................................................................... Workshop Benchmarking ....... 35 3......................... 25 Vergelijking van verschillende initiatieven ....................................... 60 4..5 Wat is benchmarking? ............................................ 7 1......2 Workshopdiscussie ............................................................................................................................................................ 67 5...................................... 17 1.....................7 Evaluatie enquête ...... 16 1......... 33 3.................................................................... 33 3.......................................................... 26 Ervaringen van de Rijksgebouwendienst ................................................................... 15 1..................................................... 73 Geraadpleegde bronnen & literatuur .....................3 Onderzoeksstappen ....................................................................... 29 Lessen voor de universiteiten .................................................................................................................................................... 66 5.............................. 68 CONCLUSIES EN VERVOLG ....4 De structuur van de hoofdstukken ...................................................................... 19 THEORIEDEEL ......................................... De enquêteresultaten ................................41 4...........................21 2...................................................................................... 56 4................................................................. Inleiding ............... 40 PRAKTI] KDEEL ...............................................................1 Achtergrond en aanleiding van het onderzoek ......2 Onderkennen en benoemen elementen van processen ... 44 4.......... 62 4.............................................................................................. 23 Beschrijving van verschillende initiatieven (bijlage 1) ...................3 2............ 23 2.............5 Ontwerpen 'dashboard' ............

................ .............. """" ..................................... 95 Benchmark gebruikersclub vastgoed .................................................................................................. """"" ........................ 89 Higher Education Funding Council for England ..................................................... ................................................................................... 86 Facilitaire Kengetallen (FKG) ................................................................................. ..... 83 Bijlage 1: Benchmark-initiatieven ............................. """" .. """""" ........................ 87 Facility management in het onderwijs ................................................................................................... ............ 96 The Workplace Network ...................................................................................................................................................... """"""""""" ..................... 93 Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen .................................... 103 Bijlage 5: Resultaten bij vraag 4 ........ "" ........................................................ 88 American Productivity & Quality Centre ...........................................................BIJ LAG EN ........................................... ....................... """"" ....................................... 99 Bij lage 3: Geha nteerde informatiesystemen ........................................... """" 119 6 .......................... 105 Bijlage 6: Workshop ............................................ 107 Bijlage 7: Workshop ................................................. 90 Facilities Risk and Quality Evaluation (Frique) ..... 94 Quickscan Huisvestingskosten ............discussieresultaten ................................... """"" ........... 101 Bijlage 4: Enquête-resultaten in één tabel . 85 Management Informatie pakket Facilitaire Kengetallen ...... 115 Bijlage 8: Eerste aanzet benchmark-format. 97 Bijlage 2: Instellingsprofiel volgens IR-document..........................presentaties ...

doorgaans op de laatste plaats. te weinig inzicht in de baten en lasten van faciliteiten in het algemeen en van vastgoed in het bijzonder. Ook werden de noodzakelijke vervangingsinvesteringen in de vastgoedvoorraad genoemd en het ontbreken van voldoende middelen daarvoor. vastgoedvoorraad of op projectniveau) om hun eigen situatie te kunnen beoordelen. Voor beide doelen zijn afgelopen jaren in opdracht van het Huisvestingsoverleg Instellingen (HOI) diverse onderzoeksrapporten geschreven. ook in relatie tot de VSNU.als onderhoudsbeslissingen. personeel en faciliteiten komen de faciliteiten. Platform Bedrijfsvoering heeft veel belangstelling voor benchmarking Naar aanleiding van deze onderzoeksrapporten werden op 27 juni 2002 bij de VSNU presentaties gehouden voor het Platform Bedrijfsvoering. Enerzijds om Colleges van Bestuur te wijzen op kansen en bedreigingen van vastgoed in het algemeen . 3. 2. Universiteiten hebben: 1. Deze onderzoeksresultaten kunnen als input dienen voor IR-instellingsprofielen (zie bijlage 2).vastgoed als productiemiddel . rekenschap en publieke benchmarking steeds sterker wordt en daarmee de behoefte aan beslissingsondersteunende feiten. maar ook om universiteiten te vergelijken met andere organisaties. te weinig referenties en kengetallen vanuit vergelijkbare situaties (organisatie. aansluiting op initiatieven rond 'institutional research' (IR) Naast de bestuurlijke steun werd de link gelegd met de interuniversitaire initiatieven rond 'institutional research' (IR).Managementsamenvatting aanleiding: financiële middelen voor huisvesting onder druk Meer dan ooit moet een universitair vastgoedmanager zich verantwoorden voor de lasten van vastgoed en moet hij de waarde van vastgoed benadrukken. waaronder vastgoed. De aanwezige leden van de verschillende Colleges van Bestuur gaven daarbij onder andere aan geïnteresseerd te zijn in benchmarkstudies om de eigen instelling te kunnen vergelijken met andere universiteiten. cijfers. Hoewel het probleem nu onderkend wordt. Deze problemen leidden tot de volgende twee onderzoeksvragen: ~ ~ Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op voorraadniveau noodzakelijk voor doelmatige CvB-beslissingen over vastgoed en voor beter onderbouwde verzoeken richting OCenW? Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op objectniveau noodzakelijk voor doelmatige beslissingen van de vastgoedmanager? Managementsamenvatting 7 . In de verdeling van schaarse middelen over onderwijs. universitaire vastgoedmanagers delen kennis voor gezamenlijke doelen Vastgoedmanagers van universiteiten bundelen krachten om de aanpak van vastgoedgerelateerde vraagstukken verder te professionaliseren en om het inzicht in de baten en lasten van vastgoed te vergroten. analyses en achtergrondinformatie. te weinig beslissingsondersteunende informatie bij vastgoedbeslissingen. Aanleiding is dat de roep om verantwoording.en anderzijds om de sterkten en zwakten van het eigen vastgoed onder de aandacht te brengen. Dit heeft geleid tot de opzet van dit onderzoek. probleemstelling en onderzoeksvragen Tijdens discussies in het HOI werden enkele problemen gesignaleerd. bij zowel investerings. onderzoek. lijkt een oplossing nog niet in zicht. Afgelopen jaren stond in menig krantenbericht de ongunstige financiële context van het hoger onderwijs centraal. Ook waren de aanwezige leden enthousiast over de suggestie om facilitaire kengetallen te gaan genereren.

conclusies vanuit theorie: positie vastgoedmanager als uitgangspunt 4 '·i':ti·] '!4i . interviews andere bench martcs Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten? D Informatie-aanbod: Wat weten we? D fEE] Cl >SJ deelrapport 1F EINDRAPPORT benchmarking universiteitsvastgoed figuur 1: onderzoeksmethodiek schematisch weergegeven Voor het theoriedeel werd literatuur over vastgoedinformatie en benchmarking verkend.en werd in een workshop uitgebreid gediscussieerd over de kansen en bedreigingen van benchmarking en de sterkten en zwakten van universiteitsspecifieke definitiekaders en informatiesystemen.corporatie rea/ estate manager (CREM) .ik§M. onderzoeksmethodiek: theoriedeel en praktijkdeel In de onderzoeksaanpak wordt onderscheid gemaakt in het deel dat de informatievraag in kaart brengt ._ asset management I . Door informatie-vraag en informatie-aanbod beide in kaart te brengen kan het onderzoek uiteindelijk in een realistisch plan van aanpak of stappenplan resulteren voor het 'benchmarken' van universiteitsvastgoed (zie figuur 1). werden diverse benchmarkinitiatieven vergeleken en beoordeeld en werden interviews gehouden om de universitaire context te verkennen.i". Voor het praktijkdeel werden uitgebreide enquêtes ingevuld .door alle 13 deelnemende universiteiten . Het vakgebied vastgoedmanagement diende als basis voor het theoretisch kader. genera I management business strategy facility management cost control project management figuur 2: positie vastgoedmanager .tussen 'business' en 'rea/ estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau Managementsamenvatting 8 .en het deel dat het informatieaanbod in kaart brengt .i!'.het praktijkdeel.liHi ~!.!.het theoriedee/..Naarmate het onderzoek vorderde werd naast de onderzoeksvraag "welke informatie is nodig?" ook de onderzoeksvraag "over welke informatie beschikt de vastgoedmanager nu?" gesteld.i.

kostenbeheersing vastgoedinvesteringen en exploitatie Vanuit elk van deze perspectieven heeft hij andere gesprekspartners bij vastgoed gerelateerde beslissingen: College van Bestuur.:. Elk perspectief heeft ook een andere informatiebehoefte.i'!'L1i' !ii '-i.i.en onderhoudsprojecten.. ..De beslissingen van een vastgoed manager (corporate rea/ estate managet. .I·III'II~~IIIII genera I management business strategy . .I... de financiële afdeling of interne en externe actoren bij bouw."%imM. In zijn positie heeft hij te maken met vier verschillende perspectieven op vastgoed: General Management (GM) / Business Strategy ..functionele & financiële relatie met huurders Cost control & Project Management (PM) .i.ifj.ii""I. .I!ltl·lllllll!lml~ asset management ASSET MANAGEMENT (AM) totale vervangingswaarde vervangingswaarde per m2 functie geïnvesteerd vermogen (of boekwaarde) omvang totale voorraad facility management cost control project management Managementsamenvatting 9 ... gebruikers/faculteiten. wat in onderstaand overzicht is weergegeven. CREM) vinden plaats in een spanningsveld tussen 'business' en 'real estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau (zie figuur 2).waarde vastgoedvoorraad binnen de universiteitsfinanciën Facility Management (FM) . asset management GENERAL MANAGEMENT (GM) mix bedrijfsmiddelen voor bereiken instellingsdoelen : huisvestingslasten / totale lasten huisvestingslasten / totale baten (aansluitend op kengetallen CIi..HII~I·IIII!ll!Im~ asset management FACILITY MANAGEMENT (FM) m2 / gebruiker of ruimtesoort (interne) huurprijzen. CREM-perspectief Indicatieve informatie behoefte .wisselwerking met strategische doelstellingen en ontwikkeling universiteit Asset Management (AM) . . bijvoorbeeld vergelijkbaar met personele lasten / totale lasten) facility management oost control project management oiiiiii HII~I'III'II~~III!I general management business strategy . . eventueel gespecificeerd naar ruimtesoorten huurdersexploitatielasten / m2 zoals energielasten facility management oost control project management klanttevredenheid (over functionaliteit en flexibiliteit) oiiiiii I·I!I.

een eerste benchmark van elementaire gegevens. Het vergelijkbaar maken van gegevens vroeg zoveel bewerking van de onderzoekers dat een eerste benchmark van aangeleverde gegevens geen betrouwbare resultaten gaf. Definities en rubriceringen worden niet eenduidig gehanteerd.. de gebruikers (aard. waarmee doel (b) niet werd bereikt. conclusies vanuit praktijk: rubricering en definities vertonen grote verschillen Na het theoriedeel van het onderzoek is in overleg met HOI-onderzoeksgroep besloten om met een Uitgebreide enquête te inventariseren hoe gegevens over vastgoedvoorraad. zonder een link te leggen met de waarde of kwaliteit van deze m2 voor gebruiker en organisatie.""f).i(i·l"i"m§. Managementsamenvatting 10 . . maar elders in de organisatie weer extra lasten veroorzaken. _i. kosten en (prestatie) gebruiker.. Om een totale afweging te kunnen maken zijn dus gegevens nodig uit de drie hoofdgroepen: de vastgoedvoorraad (in m2).!.refererend aan doel (a) .is dat databestanden in structuur onvoldoende overeenkomen om ze onderling gemakkelijk te kunnen vergelijken. Discussies binnen de HOI-onderzoeksgroep leiden tot het inzicht dat vastgoedinformatie minstens drie dimensies heeft: oppervlak.!ii+. asset management PROJECT MANAGEMENT (PM) COST CONTROL bouwkosten / m2 investeringskosten / m2 exploitatielasten / m2 eventueel gespecificeerd naar ruimtesoort facility management cast control project management conclusies vanuit theorie: 'prestatie' missende schakel in veel benchmarks vastgoedvoorraad in m2 huisvestingsPRESTATIES kosten in € _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ (gebruikers) De meeste benchmarkinitiatieven zijn vergelijkingen van kosten per m2. mits vergelijkbaar De belangrijkste constatering . huisvestingskosten en (prestaties van) gebruikers mogelijk. aantallen en prestaties) en de huisvestingskosten (in €). Het inventariseren van gegevens uit alle hoofdgroepen maakt een totale vergelijking tussen oppervlaktegegevens. Het doel was tweeledig: (a) (b) het vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te kunnen vergelijken. studenten (gebruikers) per m2 of kosten per student kan wellicht huisvestingsmiddelen besparen.. Alleen sturen op ratio's als kosten per m2. Alleen de totale vergelijking biedt een gewogen beeld van de huisvestingssituatie en is geschikt voor benchmarking. vastgoedfinanciën en vastgoedgebruik(ers) bij de verschillende universiteiten worden geregistreerd.+ general management busi ness strategy '-i.

Meer afstemming met het facility management is een belangrijke stap richting het primaire proces. De meeste universiteiten geven aan op dit moment niet in staat te zijn per gebruiker de huisvestingskosten te genereren. Doel hiervan was met de direct betrokkenen te discussiëren over de problematiek bij het registreren van vastgoedinformatie en de haalbaarheid van benchmarking. Huisvestingskosten worden over het algemeen gerelateerd aan het gebouw ofaan de organisatie-eenheid die ervoor moet betalen. De aanwezigen waren het eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke bezetting centraal geregistreerd zou moeten worden. is het ontbreken van deze informatie bij de vastgoedmanager een gemiste kans om de doelmatigheid van vastgoedbeslissingen te toetsen en verantwoorden. en m2 per student en of medewerker. vastgoedvoorraad in m2 huisvestingskosten in € _ _ _ _ _ 1\ ~ (gebruikers) PRESTATIES conclusies vanuit praktijk: aanvullende conclusies uit de workshop Bij de workshop waren per universiteit naast de vastgoeddirecteur enkele medewerkers die vastgoedinformatie beheren aanwezig. een cultuurverandering vraagt en vaak buiten de invloedssfeer van de vastgoedorganisatie ligt. Managementsamenvatting 11 .conclusies vanuit praktijk: 'missing link' in de driehoek is (prestatie) gebruiker Uit de enquêtes bleek dat gegevens over gebruik(ers) bij vastgoedmanagers het minst bekend zijn: voor welke 'prestatie' (baten) wordt een ruimte gebruikt. niet naar de gebruikers zijn te herleiden. Voor het in kaart brengen van de ruimtebehoefte en de afstemming van beschikbare ruimte is deze informatie voor vastgoed wel noodzakelijk. niet primair om het vergelijken met andere universiteiten. zowel exploitatie als investeringskosten. hoe worden ruimten bezet/benut. In het algemeen wordt aangegeven dat de link met het primaire proces meer aandacht behoeft.of het facilitair management .dan bij vastgoed. De meeste genoemde kengetallen die men graag zou willen vergelijken met andere universiteiten zijn: kosten per m2 per ruimte soort. welke gebouwgerelateerde kosten draagt de gebruiker zelf en hoe tevreden is hij over de kwaliteit? Hoewel deze vragen door de gebruiker zelf vaak wel beantwoord kunnen worden. overige conclusies: creëren uniform dashboard met besturingsinformatie Doel van het benchmarkonderzoek is het creëren van een dashboard met sturingsinformatie. De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de ruimteregistratie (m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten). maar dat dit veel inspanning kost. Dit houdt in dat de kosten die door de vastgoedafdeling gemaakt worden voor het eigenaaronderhoud. Uniformiteit van dat dashboard is wél noodzakelijk om met andere bestuurders te kunnen communiceren. Deze taak hoort eerder bij de gebruiker .

m2 RUG -€ .m2 -€ .m2 -€ . Er zijn twee alternatieven. maar kan in het algemeen bijdragen aan een overzichtelijker 'dashboard' met sturingsinformatie voor bestuurders. ook in relatie tot andere productiemiddelen zoals personeel. bijvoorbeeld een faculteit. maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren. voor recente (> 1995) nieuwbouwprojecten. het accent ligt op asset management / voorraad management (zie figuur 4) In beide gevallen worden gegevens in de driehoek m2 . De verantwoordelijkheid voor het bewerken van de universiteitsgegevens ligt dan bij de universiteit zelf.gebruik. De gebruiker zou centraler kunnen worden gesteld in vastgoedinformatiesystemen. eventueel met hulp van het onderzoeksteam.een 'format' worden ontworpen voor het genereren van managementinformatie (en onderling vergelijken).gebruik ---+ verantwoording bewerking data bij universiteiten figuur 3: volgende stap: ontwerpen 'format' en invul/en format met gegevens uit databestanden universiteiten De vraag die resteert is op welke databestanden een eerste stap van benchmarking zich zal richten.prestatie/gebruik(ers) geïnventariseerd.en nadelen: (1) het invullen van een format met projectinformatie. De link naar de organisatie ('business') wordt dus wel gelegd. Dit kan betekenen dat aanpassingen van die administratie nodig zijn. technologie en informatie. elk met voor. Het is de bedoeling dat de HOI-leden uit hun administraties gegevens kunnen halen om vragen vanuit het management te beantwoorden en de antwoorden bij voorkeur met andere universiteiten te vergelijken. aanbevelingen voor vervolg Nu duidelijk is hoe vastgegevens geregistreerd zijn en hoe haalbaar de direct betrokkenen een benchmark achten. onderzoeksteam universiteiten onderzoeksteam FORMAT -m2 -€ . kapitaal. en tegen welke prijs. kan . Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet als instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen. Een gebruiker.€ . TUE ---+ ---+ -gebruik benchmark mgt-info I~ lulUtUlt FORMAT UvA . De verzameling ingevulde 'formats' kan vervolgens eenvoudig leiden tot een onderlinge benchmark. Dit format zal als invulformulier dienen voor de universiteiten (zie figuur 3). Managementsamenvatting 12 .ook op basis van de theorie en ervaringen van andere organisaties .In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen de eigen organisatie. is niet zo zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwenvoorraad.gebruik FORMAT . het accent ligt op projectmanagement/cost control (zie figuur 4) (2) het invullen van een format met voorraadinformatie.gebruik ---+ ~+ ~+ ~+ bestanden FORMAT .

11111111.... .III~I"III"II~JIIIII general management business strategy . Alternatief (1) genereert vooral referenties bij nieuwbouwbeslissingen voor de vastgoedmanager zelf. . Alternatief (1) heeft procesmatig echter het voordeel dat het format kan worden uitgetest met beperkte inspanning.I. . Voordat stap 1 kan worden genomen: bespreking in HOI 23 april 2004 aanpassing format aan de hand van opmerkingen HOI-leden bespreking in HOI 24 september 2004 melding onderzoek door HOI-lid aan eigen portefeuillehouder vastgoed/huisvesting onderzoek aan de orde stellen in Platform Bedrijfsvoering melding onderzoek door HOI-lid aan eigen CvB Managementsa menvatti ng 13 ...11 1 [1. Dit heeft natuurlijk ook een functie in de verantwoording van investeringsbeslissingen richting bestuurders.inhoudelijk en over het format Het eerste aanzet voor een format is te vinden in bijlage 8..gebruiker).. asset management facility management cost control project management figuur 4: alternatieven als startpunt van de benchmark: alternatief (l-links) op gebouwniveau of alternatief (2-rechts) op voorraadniveau Alternatief (1) behoeft minder inspanning dan (2) bij de inventarisatie van de gegevens. "'i·I!I~I·III·II~JIII!= general management business strategy . maar alternatief (2) levert meer managementinformatie voor bestuurders.. . 1.. ... omdat het de totale voorraad betreft en alle lasten die met vastgoed gemoeid zijn . voor alle punten van de driehoek is een invulformulier gemaakt (m2 . maar voor een beperkt deel van de voorraad.kosten . asset management facility management cost control project management . waardoor de informatievraag voor de rest van de voorraad onvervuld blijft. Dit laatste is doorslaggevend voor het advies. Alternatief (1) zal een betrouwbaarder beeld schetsen. advies: start met alternatief (1) / stappenplan Stap 1 "Benchmarking": toesturen digitaal format met toelichting per universiteiten invullen voor 3 recente gebouwen (> 1995) verwerken gegevens presenteren conclusies .Hlnt·lllllllm..

14 .

Naar aanleiding van de laatste drie rapporten werden op 27 juni 2002 bij de VSNU presentaties gehouden voor het Platform Bedrijfsvoering.1. In september 2002 is in het HOI verder gediscussieerd over benchmarking hetgeen eind november 2002 heeft geleid tot de opdracht aan de TU 1 AI deze rapporten zijn geschreven door onderzoekers van de TU Delft. 8-11-2003 Vastgoedmanagers van universiteiten bundelen krachten om de aanpak van vastgoedgerelateerde vraagstukken verder te professionaliseren en om het inzicht in de baten en lasten van vastgoed te vergroten. Afgelopen jaar stond in menig krantenbericht de ongunstige financiële context van het hoger onderwijs centraal.1 Achtergrond en aanleiding van het onderzoek Universitair vastgoed is actueler dan ooit. personeel en technologie . Inleiding 15 . omdat deze middelen ten koste gaan van investeringen in onderwijs en onderzoek (zie tekstkader). kosten & baten en klanttevredenheid 1 . Hoewel het probleem nu onderkend wordt. personeel en faciliteiten komen de faciliteiten . terwijl zij euro 240 mln nodig hebben.anderzijds om de sterkten en zwakten van het eigen vastgoed onder de aandacht te brengen. Ook dit heeft weer voor negatieve publiciteit gezorgd. Zozeer zelfs dat universiteiten gaan snijden in onderzoek en onderwijs. Om dit te compenseren. maar minder vanzelfsprekend als wordt meegewogen dat slecht functionerende faciliteiten de efficiëntie en effectiviteit van het primaire proces kunnen schaden. ) De overheid heeft in 1995 het eigendom van de gebouwen aan de universiteiten overgedragen zonder extra geld voor onderhoud. waaronder het rapport "Analyse universitaire vastgoedplannen" (2000) en drie rapporten onder de titel "Universitair Vastgoedmanagement" (2002) over onzekerheid & flexibiliteit. Ook werden de noodzakelijke vervangingsinvesteringen in de vastgoedvoorraad genoemd en het ontbreken van voldoende middelen daarvoor. Faculteit Bouwkunde. Bron: Financieele Dagblad. Meer dan ooit moet een universitair vastgoedmanager zich verantwoorden voor de lasten van vastgoed en moet hij de waarde van vastgoed benadrukken. naast kapitaal. Dit is begrijpelijk vanuit het perspectief van het primaire proces.. is onvoldoende om het tekort van euro 150 mln per jaar te ledigen.Door de hoge huisvestingslasten staan de budgetten van universiteiten steeds meer onder druk. Dat had de overheid wel beloofd.vastgoed als vijfde productiemiddel. Universiteiten korten budget voor research Oorzaak zijn hoge huisvestings/asten AMSTERDAM . worden plannen om gebouwen (veelal uit de jaren zestig) te renoveren of nieuwbouw te plegen. zo stellen de instellingen. De aanwezige leden van de verschillende Colleges van Bestuur gaven daarbij onder andere aan geïnteresseerd te zijn in benchmarkstudies om de eigen instelling te kunnen vergelijken met andere universiteiten. uitgesteld. Inleiding 1. Enerzijds om Colleges van Bestuur te wijzen op kansen en bedreigingen van vastgoed in het algemeen . waarna middelen zijn vrijgemaakt om projecten met de hoogste prioriteiten uit te voeren. maar ook om universiteiten te vergelijken met andere organisaties.waaronder vastgoed . lijkt een oplossing nog niet in zicht. ( .. informatie. Dit laatste is binnen veel universiteiten onderkend. legt een woordvoerder uit.doorgaans op de laatste plaats. werkverband Real Estate & Housing (voorheen Bouwmanagement & Vastgoedbeheer) . Ook waren de aanwezige leden enthousiast over de suggestie om facilitaire kengetallen te gaan genereren. De euro 40 mln die het kabinet jaarlijks extra ter beschikking heeft gesteld. Voor beide doelen zijn afgelopen jaren in opdracht van het Huisvestingsoverleg Instellingen (HOI) diverse onderzoeksrapporten geschreven. In de verdeling van schaarse middelen over onderwijs. Volgens koepelorganisatie VSNU krijgen universiteiten jaarlijks euro 90 mln voor huisvesting. onderzoek.

1. worden in de volgende paragraaf toegelicht. .op z'n minst gedeeltelijk . is het belangrijk om (a) problemen op te sommen die met dit onderzoek . In tabel 1 wordt dit gedemonstreerd. doelstelling en onderzoeksstappen nader toegelicht. De onderzoeksstappen die voor het beantwoorden van de hoofdvraag moeten worden genomen. In de volgende paragrafen zijn probleemstelling.en doelstelling van dit onderzoek Voordat de hoofdvraag van dit onderzoek wordt gespecificeerd. Meer referenties en benchmarks (van universiteiten en van andere organisaties) als beslissingsondersteunende informatie voor vastgoedmanagers.2 Probleem. ook gezien de actualiteit (bijvoorbeeld IR. Te weinig beslissingsondersteunende informatie bij vastgoedbeslissingen. Het onderzoeksvoorstel is in februari 2003 goedgekeurd door het HOI. tabel 1: problemen en doelen van het benchmark-onderzoek Problemen la Te weinig inzicht in de baten en lasten van faciliteiten in het algemeen en van vastgoed in het bijzonder. Deze problemen en doelen zijn logischerwijs aan elkaar gekoppeld. zie tekstkader hieronder en bijlage 2). Dit onderzoek en onderzoeksrapport gaat dus met name over de eerste hoofdvraag. 2b 3a 3b Probleem/doel 1 gaat om de vraag: welke informatie over vastgoed is noodzakelijk voor weloverwogen beslissingen over faciliteiten op bestuurlijk niveau? Punt 2 is gekoppeld aan 1 en moeten leiden tot managementinformatie over vastgoedvoorraad en faciliteiten op bestuurlijk niveau. Meer ratio's genereren om duidelijk te maken wat het aandeel van vastgoed en faciliteiten in ruime zin is in de instellingsfinanciën .als onderhoudsbeslissingen. In het onderzoeksvoorstel zijn twee onderzoeksvragen geformuleerd voor het benchmarkonderzoek: -+ Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op voorraadniveau noodzakelijk voor doelmatige CvB-beslissingen over dit onderwerp en voor beter onderbouwde verzoeken richting OCenW? -+ Welke beslissingsondersteunende informatie over vastgoed/faciliteiten is op objectniveau noodzakelijk voor doelmatige beslissingen van de vastgoedmanager? De onderzoekers zijn met het HOI overeengekomen dat de eerste vraag prioriteit heeft.Delft om een onderzoeksvoorstel te schrijven voor dit onderwerp.kunnen worden opgelost en (b) doelen te formuleren waaraan met dit onderzoek kan worden bijgedragen. bij zowel investerings. De tweede vraag zal in een eventueel vervolg van dit onderzoek meer aandacht krijgen. Probleem/doel 3 gaat meer over beslissingsondersteunende informatie voor de vastgoed beheerder zelf. Doelen lb Meer inzicht in baten en lasten van vastgoed en faciliteiten om zowel binnen de instelling als richting Ministerie van OCenW beslissingsondersteunende informatie te kunnen genereren. ! 2a Te weinig kwantitatieve informatie beschikbaar om lastenkant van doel lb. 16 Inleiding . wat niet wegneemt dat deze informatie ook doel lb kan dienen. te onderbouwen.

. dient te worden ondernomen. werd in juni door de HOI-onderzoeksgroep het idee geopperd om een enquête rond te sturen om de beschikbare informatie (aanbod) zo goed mogelijk in kaart te brengen.. De universiteiten zijn vanzelfsprekend bereid verantwoording af te leggen voor hun bestedingen van overheidsmiddelen. THEORIE Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten? deel- rapport EINDRAPPORT D Informatie-aanbod: Wat weten we? enquetes enquetes enquetes '------------"---- D> PRAKlDK deel- rapport S 17 figuur 5: onderzoeksstappen schematisch weergegeven Inleiding . cijfers.) De roep om verantwoording. vormen een steeds sterkere.. zoals landelijke gemiddelden op een laag aggregatieniveau.. mei 2003 ------~ 1. ( . hebben ook aangegeven bereid te zijn zelf te komen tot inzichtelijke instellingsprofielen. waarin met behulp van feitelijke gegevens en van kwaliteitsoordelen een zodanig beeld van een instelling wordt gegeven dat daarmee een gedegen basis voor bestuurlijk handelen wordt gelegd..) De universiteiten . of als serviceaanbod met meerwaarde voor de afzonderlijke instellingen.. ( . rekenschap en publieke benchmarking lijkt steeds sterker te worden. bron: [24] VSNU-memo. maar slechts gebaseerd op voor hen aanvaardbare en inzichtelijke gegevens. Door informatievraag en informatie-aanbod beide in kaart te brengen kan het onderzoek uiteindelijk in een realistisch plan van aanpak of stappenplan resulteren voor het 'benchmarken' van universiteitsvastgoed (zie figuur 5).) De IR-medewerkers in de instellingen zijn op landelijk niveau georganiseerd in DAIR (Dutch Association for Institutional Research).) De institutional research (IR) functie in de universiteiten neemt in gewicht deskundigheid en dus ook bruikbaarheid toe.De actualiteit: huisvesting als onderdeel van Institutional Research (IR)? Onder de naam 'institutional research' (IR) ontwikkelen zich in de instellingen activiteiten ter ondersteuning van bestuur en beleid met behulp van feiten. vergelijkingen met zusterinstellingen. analyses en achtergrondinformatie. nationale en internationale kengetallen. professionele gemeenschap en zijn dus ook goed in staat hun behoefte aan landelijke coördinatie en samenwerking te definiëren. ( . (. IR-medewerkers hadden-en hebben in toenemende mate-behoefte aan externe benchmarkgegevens.30nderzoeksstappen Hoewel dit onderzoek zich aanvankelijk alleen op de informatiebehoefte (vraag) zou richten. Deze notitie onderzoekt tot op welke hoogte dit op VSNU-niveau óók als gezamenlijke activiteit als onderwerp van gezamenlijke coördinatie.

globale benchmark op basis van feitelijke voorraad. stap 4 De resultaten van deze twee stappen zijn in het praktijkdeel van dit rapport te vinden. het leren van geslaagde en minder geslaagde benchmark-initiatieven bij andere organisaties het in kaart brengen van het sturingssysteem van de universiteit (input/output.. prestatie. te interpreteren en te actualiseren en (c) draagvlak te creëren bij de mensen die de gegevens moeten verzamelen en leveren.. (b) te discussiëren over de doelstellingen van benchmarking versus kosten en inspanning om de gegevens te leveren. theorievorming en modelvorming ('engineering') stap 2 De resultaten van deze twee stappen zijn te vinden in het theoriedeel van dit rapport. Rijksgebouwendienst en andere vastgoed beheerders (ABN AMRO). L .en procesindicatoren.literatuur interviews andere bench marks discussies oz-groep Informatie-vraag: Wat zouden we willen of moeten weten? Voor het onderzoek worden de volgende stappen gevolgd om de informatie-vraag te specificeren: stap 1 het bestuderen van literatuur over benchmarking en het inventariseren van initiatieven en ervaringen met benchmarking bij onder andere de HBO-raad. 18 Inleiding .en gebouwgegevens het organiseren van een workshop om (a) de enquêteresultaten te presenteren.. de informatiebehoefte).-_ _ Informatie-aanbod: Wat weten we? __ > enquetes enquetes enquetes Daarna worden de volgende stappen gevolgd om het informatie-aanbod te specificeren : stap 3 het houden van een enquête met twee doelen: (1) het vaststellen of databestanden met vastgoedgegevens voldoende overeenkomen om deze onderling te kunnen vergelijken en (2) het maken van een eerste.

prestaties in combinatie met elkaar een verslag van de workshop input van de deelnemers bij de stellingen en vragen hoofdstuk 5 (stap 4) discussie over bevindingen met direct betrokkenen - CONCLUSIES EN VERVOLG hoofdstuk 6 (stap 5) confrontatie informatiebehoefte en informatieaanbod - - conclusies uit theoriedeel conclusies uit praktijkdeel aanbevelingen voor het vervolg Inleiding 19 .prestaties) als basis voor enquête hoofdstuk 3 (stap 2) theorie vormen over sturingssysteem en informatiebehoefte PRAKTIJKDEEL hoofdstuk 4 (stap 3) inventarisatie informatieaanbod - overzicht enquêtevragen resultaten enquête: m2 .4 De structuur van de hoofdstukken De onderzoeksstappen vormen de basis van de hoofdstukstructuur van dit rapport.Met de productie van dit eindrapport is de vijfde en laatste stap gezet: stap 5 het vergelijken van enerzijds informatie-vraag vanuit de theorie en vanuit de behoefte van universiteiten en anderzijds informatie-aanbod binnen de universiteiten. hoofdstuk hoofdstuk 1 onderzoeksstap toelichting onderzoeksplan onderwerpen - aanleiding probleemstelling doelstelling onderzoeksmethoden THEORIEDEEL hoofdstuk 2 (stap 1) leren van andere benchmark-initiatieven - literatuur over benchmarking analyse benchmarkinitiatieven aanpak Rijksgebouwendienst lessen literatuur over processen relevante kengetallen specificatie informatie-vraag 'driehoek' (m2 . Hieronder is in een tabel aangegeven welke onderwerpen worden behandeld in welke hoofdstukken. het trekken van conclusies en het geven van advies (voor een stappenplan) voor het proces van benchmarking van universiteitsvastgoed EINDRAPPORT benchmarking universiteitsvastQoed 1.€ .€ .

20

THEORIEDEEL

21

22

Theoriedeel

er zijn vele nationale en internationale benchmarkonderzoeken. c.m2 ruik €€€€€ m2-m2 gebruik m2 uik figuur 6: drie verschil/ende vormen van benchmarking Het verschil tussen deze drie soorten betreft het referentiepunt. te weten: a. Dit hoofdstuk zal worden afgesloten met een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden voor benchmarking binnen universiteiten. Uiteindelijk gaat het om de lessen voor universiteiten die geleerd kunnen worden uit het wel en niet slagen van de verschillende initiatieven.2. vergelijken en verbeteren is terug te vinden in de door het NNI opgestelde definitie van benchmarking: Benchmarking is een voortdurend proces van het meten van producten diensten en werkwijzen in vergelijking met de sterkste concurrenten of met die bedrijven die erkend worden als marktleiders (bron [17] NN~ 2001) Over het algemeen is er sprake van drie soorten benchmarking (zie figuur 6). Dit proces van meten. Bij benchmarking bepaalt een organisatie een aantal punten waaraan ze zich wil meten. b. die op de gekozen terreinen een voorbeeldfunctie vervullen. waarbij door analyse van bepaalde prestatieindicatoren inzicht wordt verkregen in een bestaande situatie. In de genoemde initiatieven is geen sprake van ingewikkelde methoden voor vergelijking. dan wel waar ze naartoe wil groeien. In dit hoofdstuk is een weergave gegeven van opvallende initiatieven uit verschillende branches. De beschreven initiatieven zijn niet uitputtend. Voordeel van deze manier van benchmarken is dat de gegevens veelal uit Theoriedeel 23 . Vergelijken binnen de eigen organisatie (a) vindt vaak plaats tussen vergelijkbare afdelingen of met gegevens uit het verleden. Benchmarking is derhalve een proces. om daarmee een beeld te geven van de wereld van benchmarking. De context: leren van andere benchmark-initiatieven In dit hoofdstuk worden diverse benchmark-initiatieven beschreven met het doel te leren van geslaagde en minder geslaagde ervaringen. Door bestaande situaties van meerdere organisaties met elkaar te vergelijken en te analyseren wordt inzicht verkregen in de mogelijkheden de prestaties van de betreffende organisaties te verbeteren. vergelijken binnen de eigen organisatie vergelijken met soortgelijke organisaties (concurrenten) vergelijken met andersoortige organisaties (a) benchmarking eigen organisatie TUD 1995 I TUD 1998 (b) benchmarking met soortgelijke organisaties (c) benchmarking met andersoortige organisaties '€€ mi ge I €€ TUD 2003 m ge VU 2003 RUG 2003 €€€€€ m2-m2 gebruik € m ge € €€€ m2 geb 2 ~~ -- €€€€€ m2-m2 gebruik . 2. Om inzicht te krijgen in de mogelijkheden tot verbetering van de prestaties van de organisatie worden de eigen prestaties vergeleken met de prestaties van anderen.1 Wat is benchmarking? Het woord benchmark is afkomstig uit het Engels en betekent vrij vertaald referentiepunt: een punt waarmee een organisatie zich kan vergelijken.

Nadeel is dat deze manier van benchmarken alleen zinvol is voor relatief grote organisaties of organisaties die al jaren bepaalde relevante beleidsinformatie verzamelen. En aangezien benchmarking een continu proces is zal die inspanning voor de actualisatie regelmatig herhaald moeten worden. De derde vorm van benchmarking . verantwoording van de eigen prestaties ("ik doe het niet zo slecht in vergelijking tot anderen'') verantwoording van beleidsbeslissingen ("zij presteren beter.Oppervlakten en inhouden van gebouwen . Uit onderzoeken uitgevoerd door de TU Delft (Faculteit Bouwkunde) blijkt dat CRE managers voornamelijk drie doelen nastreven: 1. Het gaat dan bijvoorbeeld om de gehele administratie of om schoonmaakkosten per m2 vloeroppervlak.(c) vergelijking met andersoortige organisaties . Benchmarking vraagt . omdat het om concurrenten gaat wordt het achterhalen van gegevens vaak lastig. Informatie kan immers pas vergeleken worden als het op basis van dezelfde grondslag verzameld is. Een volgende stap zou kunnen zijn de benchmark uit te breiden met overige instellingen voor hoger onderwijs en een internationale benchmark. Welk type benchmark gekozen wordt is afhankelijk van het doel dat men wil bereiken met benchmarking (bron [8]. Tot op heden blijkt vaak dat de informatie die beschikbaar is niet volledig of verouderd is. dat komt hierdoor en daarom gaan wij dat ook invoeren'') Ieren van elkaar en elkaars fouten In dit onderzoek staat de vraag centraal hoe de integrale exploitatielast en de kwaliteit van faciliteiten van universiteiten door objectivering onderling vergelijkbaar gemaakt kan worden. Vanuit dit oogpunt ligt het voor de hand in eerste instantie een benchmarkstudie uit voeren onder alle Nederlandse Universiteiten (dus vergelijkbare organisaties). Om deze doelen te bereiken is het essentieel dat aan een aantal belangrijke voorwaarden voldaan wordt (bron [8]. 2002). zonder de fouten te maken die reeds door anderen gemaakt zijn (doel 3). 2.minimalisatie van de onderdelen het doel te worden zonder rekening te houden met de onderlinge verbanden. wanneer dat leidt tot klachten van medewerkers over de kwaliteit van de werkplek. Problemen hierbij zijn dat concernvergelijking zinloos is omdat de betreffende organisaties teveel verschillen en dat detailniveau vergelijking het risico in zich heeft het overzicht kwijt te raken. Den Heijer en Van der Schaaf.vindt plaats op concernniveau of juist op detailniveau.een behoorlijke inspanning van de (CRE) organisatie. Den Heijer en Van der Schaaf. Voor oppervlaktegegevens biedt de NEN 2580 . Echter. Hierdoor dreigt suboptimalisatie of . waardoor de uitkomsten eenvoudig vergeleken kunnen worden. Zo heeft het opstellen van een NEN-norm voor facilitaire kosten (NEN 2748) benchmarking van dergelijke kosten bijvoorbeeld vereenvoudigd. Het is bijvoorbeeld niet zinvol de kosten van schoonmaak te minimaliseren. Voor een succesvolle benchmark is het dus belangrijk dat de deelnemende organisaties voldoende capaciteit 24 Theoriedeel . Voordeel van deze vorm van benchmarken is dat de interpretatie van de kengetallen eenvoudiger is: je hebt minder te maken met verschillen in het primaire proces en de context waarbinnen organisaties opereren.nog erger . De eerste en wellicht belangrijkste is het hanteren van dezelfde definities.hetzelfde (financiële) systeem komen.zeker in de eerste fase . De uitkomsten van deze benchmark moet inzicht geven in de huidige prestaties van de betreffende universiteiten (doel 1) en de mogelijkheden de eigen prestaties te verbeteren (doel 2). Of wanneer extra kosten gemaakt moeten worden door vervanging van de onderdelen bij ernstige vervuiling (bijvoorbeeld vloerbedekking). Daarnaast kan het lastig zijn om binnen een organisatie mogelijkheden ter verbetering van de prestaties te definiëren. Ten tweede zal er voldoende capaciteit beschikbaar moeten zijn voor informatieverstrekking en informatiebeheer.heldere richtlijnen. 2002). 3. Vandaar dat de meeste benchmarkinitiatieven zich richten op (b) het vergelijken van soortgelijke organisaties (concurrenten).

Dit houdt in wanneer er wijzigingen zijn. Deze informatie heeft betrekking op beleids-. Wanneer in een benchmark huisvestingskosten vergeleken worden. naam benchmark j welk type deelnemers aantal deelnemende organisaties en eventueel namen organisaties ter illustratie welke kengetallen worden bepaald en op basis van welke variabelen? is er een rapportage waarin bevindingen te vinden zijn j conclusies worden getrokken? wat kunnen universiteiten hiervan leren: leren van gemaakte fouten of juist van de goede aanpak? Theoriedeel 25 . Financiën. Helaas zijn niet alle relevante benchmarkinitiatieven openbaar of gepubliceerd. Nu het doel van de benchmark en de randvoorwaarden waar een benchmark aan moet voldoen helder zijn zal bepaald moeten worden hoe de prestaties van de universiteiten vergeleken kunnen worden. zoals bijvoorbeeld locatie. Voor een goede benchmark is het echter belangrijk dat de informatie die gedeeld wordt. Deze randvoorwaarde kan eenvoudig toegelicht worden met een voorbeeld. Dit kan alleen gerealiseerd worden als de deelnemende organisaties elkaar (kunnen) vertrouwen. 3. 2. In de navolgende paragrafen wordt ingegaan op andere benchmark initiatieven. Onder een kengetal wordt verstaan een getal dat de kerninformatie over een situatie enjof een ontwikkeling bevat en aansluit op de informatiebehoefte van de manager. klopt. 4. zuiver zijn (eerlijk) en bruikbaar om daarmee de kosten voor het regulier achterhalen van de benodigde informatie (soms ook het opnieuw inrichten van de administratie) te verantwoorden. Ten derde zal er onderling vertrouwen moeten zijn tussen de deelnemende organisaties.2 Beschrijving van verschillende initiatieven (bijlage 1) In voorgaande paragraaf is aangegeven wat benchmarking is en wat de kritische succesfactoren zijn in dergelijke processen. wil deze bruikbaar zijn voor de sturing binnen een organisatie [xx] Allereerst moet het kengetal valide informatie geven ten aanzien van het te bereiken doel. Het is van essentieel belang dat er bij benchmarking gezocht wordt naar verklaringen voor de verschillen die daarin optreden. Er zijn een aantal voorwaarden waar een kengetal aan moet voldoen. Oftewel de kengetallen die gebruikt worden om de prestaties te meten. is eerst een aantal andere benchmarkinitiatieven geïnventariseerd en geanalyseerd. Min.en productieprocessen (bron [13]. En ten vierde zal er altijd een kader voor vergelijking gedefinieerd moeten worden. Benchmarks hebben vaak betrekking op vertrouwelijke informatie. bestuurder of politicus.hebben voor informatieverstrekking en informatiebeheer. Per initiatief zijn de volgende punten behandeld in bijlage 1: 1. 2. zullen bepaald moeten worden. De kengetallen moeten voldoende informatie verschaffen. Om voor de benchmark van universiteitsvastgoed niet opnieuw het wiel uit te vinden. waarbij ook aandacht wordt besteed aan de gebruikte kengetallen. 1994). Het belangrijkste is echter dat de betrokkenen de kengetallen ook accepteren als indicatoren van de te meten aspecten. Benchmarking is namelijk meer dan het verzamelen van informatie. of voldoende middelen hebben om dit uit te besteden. begrotings. 5. Die kwaliteitsvergelijking zal vervolgens moeten bestaan uit elementen die de kosten van huisvesting positief dan wel negatief beïnvloeden. Alleen dan kan benchmarking resulteren in mogelijkheden de prestaties van de betreffende organisaties te verbeteren. Dit kan organisaties ervan weerhouden om het verzamelen en analyseren van de informatie uit te besteden. Daarnaast moeten ze voldoende 'gevoelig' zijn. zal er ook een vergelijking plaats moeten vinden van de kwaliteit van die huisvesting. dit tot uiting komt in de kengetallen. Voor dit onderzoek is een aantal Nederlandse en internationale initiatieven beschreven en vergeleken.

deze meter is een cilinder met daarnaast een zak met gele pingpongballetjes. Het sturen op benchmarkcijfers vergt andere capaciteiten van de managers en van de medewerkers.Op basis van deze vijf punten is een analyse gemaakt van de verschillen en overeenkomsten van de initiatieven. 2. die niet één op één aan elkaar aansluiten. dan worden maatregelen genomen om herhaling in het vervolg te voorkomen. Hiervoor is een meter in de gang geplaatst. Aan het eind van de week worden de scores besproken en worden de redenen van lage scores achterhaald. dat het achterhalen van de benodigde informatie vaak lastig is zeker gezien het feit dat benchmarking een continu proces is. Wanneer het mogelijk is. Daarnaast geldt. waarbij de conclusies die op basis van de laatste vraag getrokken worden een brug slaan naar de volgende stappen in het onderzoek. In tegenstelling tot Amerikaanse bedrijven waar het vrij normaal is dat de maandcijfers in de gang van het bedrijf hangen zodat eenieder de stand van zaken kan zien. Wanneer een medewerker zich 'happy voelt' stopt hij een balletje in de meter.1 reeds besproken. waardoor er één administratie van middelen en één van uitgaven ontstaat. Aan het eind van de dag wordt de meter afgelezen en leeggemaakt. In een aantal gevallen zal de bestaande administratie uitgebreid dan wel aangepast moeten worden. geeft dit geen zekerheid van slagen.3 Vergelijking van verschillende initiatieven Op één van de volgende bladzijden is tabel 2 afgebeeld waarin alle (in bijlage 1) beschreven benchmark-initiatieven worden vergeleken en getoetst op tien kritische randvoorwaarden voor het slagen van een benchmark: hanteren zelfde definities capaciteit informatiebeheer en -verstrekking vertrouwen tussen deelnemers kader voor vergelijking aggregatieniveau van kengetallen commitment van deelnemende organisaties aansluiting bij bestaande planning & control (p & c) kengetallen die aansluiten bij beoogde doelen aandacht voor zowel kosten als baten fase (van projectcyclus) waarin benchmark-initiatief zich bevindt De eerste vier randvoorwaarden zijn in paragraaf 2. Het is in de Nederlandse cultuur nu eenmaal niet zo vanzelfsprekend dat de resultaten van de afdeling algemeen bekend gemaakt worden (binnen de organisatie). Er dient gezocht te worden naar kengetallen die met een minimum van detail informatie leiden tot voldoende inzicht voor besluitvorming en of sturing. De volgende paragraaf beschrijft de uitkomsten van de vergelijking. En veel medewerkers kunnen dit als bedreigend ervaren. Aansluiting bij de bestaande planning & control cyclus en instrumenten is daarom essentieel. In veel organisaties worden de uitgaven niet rechtstreeks gekoppeld aan de budgetten. Er zal een behoorlijke mate van commitment binnen de organisatie moeten zijn. Meten arbeidssatisfactie in Almere Een initiatief bij de planning & control afdeling in de gemeente Almere: men streeft naar het verhogen van de arbeidssatisfactie. Bron: gemeente Almere. Zelfs wanneer de benodigde informatie direct uit de bestaande administratie te halen is. De andere randvoorwaarden worden hieronder kort toegelicht. 2001 26 Theoriedeel . Het aggregatieniveau van de kengetallen is bepalend voor de mate waarin de kengetallen bruikbaar zijn.

..___. the following two sets of questions are addressed: (1) What are the education-related costs per student in Dutch universities and hogescholen? How dld costs change over time (from 1996 onwards) and what are the differences i across broadly defined groups of disciplines? Do costs differ across institutions? Can institutional costs be related to differences in institutional size or indicators of educational quality.... Het verlagen of verhogen van de kosten heeft een relatie met de baten. _... terwijl het aantal parkeerplaatsen. De redenen voor het blijven steken in een bepaalde fase leveren lessen op voor een nieuw te ontwikkelen benchmark. Hiervoor is meer inzicht nodig in de relatie tussen kosten en baten binnen de organisatie. . ... of het ruimtegebruik per student weldegelijk te beïnvloeden is.... Germany l and Sweden? I I I . .of facilitaire dienst omvatten. The costs per student in Dutch higher education On the request of the Dutch Ministry of Education. .. Uit de vergelijking van initiatieven blijkt dat een groot aantal initiatieven deze cyclus nog niet helemaal hebben doorlopen en bijvoorbeeld nog in het voorbereidingsstadium verkeren (zie voorbeeldinvulling hiernaast). .. . Bij deze kengetallen is geen sprake van kwaliteitsverschillen tussen de universiteiten op dit specifieke gebied. De niet te beïnvloeden kengetallen zijn wel zinvol voor vergelijk tussen universiteiten onderling... Hierdoor is de bijdrage aan de doelstellingen en de baten niet zichtbaar.. . (2) What are the main developments over time for a number of indicators that relate to the resourcing of higher education I institutions in other European countries? What do indicators relating to the staffing and use of other inputs teil us about the development in the Netherlands compared to the United Kingdom...__ . . .-_ _ ~_~ ______________ H__ _ ____________ H _____ •••••••••••••• HH • • • • • • • • • . Bij veel benchmark-initiatieven wordt dit ondergebracht bij de kosten beïnvloedbare factoren evenals leeftijdsverschil van de gebouwen. . De kengetallen zullen verband moeten houden met de heldere doelstellingen van de organisatie dan wel de afdeling. . ... .. Dit komt met name omdat de benchmark-initiatieven alleen de vastgoed. . . . Benchmarking is een continu proces waarbij alle stappen van de projectcyclus (zie afbeelding hiernaast) doorlopen worden. In de meeste benchmark-initiatieven worden alleen de kosten vergeleken... ... Waterschaps. Culture and Science. . ._.. . .. _...1 .. . .. .. H. Vooraf zal duidelijk moeten zijn wat daadwerkelijk kostenbeïnvloedbare factoren zijn.Het produceren van kengetallen voor vergelijking levert in principe niets op.. Voor het opstellen van een benchmark zal voor de verklaring van de verschillen rekening gehouden moeten worden met een kwaliteitsverschil. .en overige gemeentelijke belastingen zijn vaak niet (nauwelijks) te beïnvloeden door universiteiten. . waardoor de verschillende tarieven van de gemeenten als kostenbeïnvloedende factor gezien kunnen worden. Zo kan een verlaging in kosten samen gaan met een afname van de omzet. of juist met een toename. . Door het relateren van de kosten aan de baten ontstaan kengetallen die hieraan bijdragen... evaluatie initiatief Beheer conclusies Initiatief formuleren doelen uitvoering voorlopige opzet Uitvoering voorbereiding uitvoering definitief opzet Voorbereiding Er kan onderscheid gemaakt worden tussen kengetallen die wel en kengetallen die niet door de organisatie beïnvloed kunnen worden.. maar geven geen signaal voor sturing. .... ... .

.---.- 0 0 0 () 28 . men hoog. op niveau op organisatie facilitaire dienst als op afdelingsniveau onbekend hoog. er worden geen vergelijkingen gemaakt er worden alleen variabelen geïnventariseerd hoog. men betaalt voor betaalt voor deelname deelname gegevens gegevens komen voort uit komen voort uit p & c: passen p & c: passen niet bij besturing niet bij besturing facilitaire facilitaire afdeling afdeling nee nee nee nee onbekend hoog.-. door gebruik bestaande gegevens onduidelijk ja internationaal - - - - initiatief niet jaarlijks wordt de uitgevoerd door vragenlijst door ontbreken verschillende deelnemers benodigde gegevens ingevuld nvt lijkt geen probleem nee. men betaalt ervoor onbekend divers . wordt jaarlijks ingevuld onbekend Vertrouwen tussen deelnemers Kader voor vergelijking iedereen in zelfde schuitje nee verschil tussen executive club en deelnemers nee nee gegevens zijn anoniem nee iedereen in zelfde schuitje deels - gegevens ontbreken ja onduidelijk nee niet bekend nvt Aggregatieniveau van kengetallen laag .tabel2: vergelijking van benchmarkinitiatieven FM in onderwijs Berenschot Os borne onduidelijk ABN Amro (Loman! Nieuwenhuizen) ja gaan uit van bestaande informatie Ouick scan Huisvestings kosten ja Initiatieven Randvoorwaarden Dezelfde definities Capaciteit info beheer en verstrekking Prismant FMM! FKG AP&OC HEFCE FRISOUE Gebruikers club The Workplace vastgoed Network NEN facilitaire kosten Deels door gebruik reeds bekende gegevens NEN facilitaire kosten internationaal - Engels deels..op niveau van instelling onbekend afhankelijk van opdrachtgever Commitment deelnemende organisatie Aansluiting bij bestaande planning & control (p & c) hoog. vrij algemeen laag . men betaalt ervoor gegevens gegevens komen voort uit komen voort uit p & c: passen p & c: passen niet bij besturing niet bij besturing facilitaire facilitaire afdeling afdeling nee nee ja ja nvt nvt onbekend gegevens komen voort uit p & c: passen niet bij besturing facilitaire afdeling nee nee nvt Kengetallen die aansluiten bij beoogde doelen Zowel kosten als baten Fase projectcyclus benchmark initiatief nee nee nee nee nee nee ja ja ja ja () () 0 () () 0 .zowel laag. . men betaalt ervoor onbekend hoog...-.detail niveau hoog .op niveau facilitaire dienst facilitaire dienst hoog.op niveau laag .

Enkele resultaten zijn in figuur 7 en figuur 8 weergegeven.Rubricering en definiering facilitaire voorzieningen. Er zijn vier geanonimiseerde voorbeeldgebouwen A. 2003) is bezig met het opzetten van een benchmark property costsvoor commerciële beleggers. Omdat de initiatieven van de Rgd reeds de beheerfase bereikt hebben. Inmiddels kunnen alweer meer initiatieven aan de lijst worden toegevoegd. van rente (24%) tot en met facilitaire organisatie (5%) Van de gebouwen A. Doelen zijn onder andere om als goede gesprekspartner te kunnen optreden en om aanbiedingen van de markt te kunnen beoordelen. C en D geanalyseerd en voor deze gebouwen is een aantal ratio berekend. Rgd. 2003). Er wordt onderscheid gemaakt naar een eigenaars. B. wordt hieraan een aparte paragraaf besteed. 2. De term "managementinformatie" staat centraal. Theoriedeel 29 . 5% o rente • afschrijving o belasting en heffingen o onderhoudskosten • beheer o energie.4 Ervaringen van de Rijksgebouwendienst benchmark exploitatiekosten (bron [19].De analyse van voorgaande initiatieven vond plaats medio juni 2003.en waterverbruik • comsumptieve voorzieningen o risicobeheersing • schoonmaak [J documentenmanagement 15% o facilitaire organisatie figuur 7: opbouw facilitaire kosten in procenten (bron [191 Rgd. De gegevens zijn verzameld aan de hand van de NEN 2748 . maar er worden te weinig kenmerken gegeven die de verschillen kunnen verklaren . ROZ. De Rijksgebouwendienst heeft in juli 2003 en november 2003 enkele rapporten gepubliceerd met onderzoeksresultaten van benchmarks. Ook de Raad van Onroerende Zaken (bron [xx]. Ook de ontwikkeling van exploitatieratio's voor de normering wordt als één van de resultaten gezien. C en D worden wel resultaten gegeven.en gebruikersdeel. In het rapport wordt reeds aangegeven dat geambieerd wordt om op termijn ook 'performance indicatoren' te ontwikkelen om de cijfers beter te kunnen interpreteren. 2003) Aanleiding voor deze benchmarkstudie is de veranderende rol van de Rgd en de kennis die de Rgd behoeft voor haar adviseursrol naar de klanten (departementen). B.

. Enkele resultaten zijn in figuur 9.4 1. -...100 11..40 17." -.l BuZa WIS Jus V&W Oef t>:Z.60 16..100 27. .. ': • I I! 5 o BZK VRO/. '" . Ook hieraan ligt de NEN 2748 ten grondslag. 2003) De resultaten van deze benchmark zijn in november 2003 gepubliceerd en kunnen voor dus zeer actueel worden genoemd.000 35. .40 18. r-::. "''''.21 € € € € € € gebouwD 68.' i' ':.gebruikersdeel 'totale kosten' per werkplek € € € € € € gebouwB 92 . . r"""" . r-..."" ". zeker omdat de NEN 2748 dienst doet als uniforme onderlegger. -.6 1. Rgct 2003) Dit initiatief is nuttig als verkenning." .60 26. ." . omdat tijdens het onderzoek veel vergelijkingsproblemen zijn opgetreden..7 1.' " '~ I 20 15 10 . " -.. definitie? figuur 8: enkele Rijksgebouwen vergeleken (bron [19].10 7. " " . Een vergelijkbare studie dus voor de benchmark van 13 universiteiten...380 inclusief afschrijvingen exclusief ICT.420 24..40 58..gebouw A m2 bvo m2 bvo per werkplek aantal werkplekken per fte kosten facilitaire organisatie per m2 bvo schoonmaakkosten per m2 bvo gebouwonderhoud per m2 bvo . Gegevens van 13 departementen zijn geinventariseerd.-.50 19.34 € € € € € € opmerking 50 . FMWE~ 2003) Gepleit wordt voor een uniforme administratieve ordening bij de departementen. figuur 10 en figuur 11 weergegeven.80 16. bijvoorbeeld bij de 'totale kosten' per werkplek..eigenaarsdeel .... '" r-- -I1 I1 ~ r-ri ril .70 40. FMWEB.40 8...30 11. 50 45 40 35 30 r-- r- '" '" ~ .. 25 0- ': :. SZW OCenW LNV Fin EZ figuur 9: m2 bvo per werkplek (bron [7]."..r. benchmark departementen (bron [7]..500 38.40 35. 30 Theoriedeel ...80 11.70 11.50 19. . Verduidelijking hiervan verhoogt de waarde van de resultaten... ..03 9. Van de resultaten is echter niet altijd duidelijk welke onderdelen er nu wel en niet in worden meegenomen.

18.000 16.000 1 4.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 0

II'IVS

Jus

V&W

Oef

AZ

szw

OCen1,1t/

Fin

figuur 10: facilitaire kosten per werkplek: VW~ Jus, V&W, SZw, OCenWen Fin inclusief IeT; Oef en AZ exclusiefIClTbron [71 FMWEB, 2003)

Fac. Org. (overhead)

ICT

7%
Huisvesting

44%

Diensten en middelen

36%

figuur 11: gemiddelde percentages van facilitaire functies in facilitaire kosten (bron [71 FMWEB, 2003)

2.5 Lessen voor de universiteiten
In voorgaande paragraaf zijn de geanalyseerde initiatieven weergegeven tevens is aangegeven dat er een groot aantal randvoorwaarden is waaraan voldaan moet worden om een goede benchmark op te kunnen zetten. Naast deze randvoorwaarden kan ook een aantal lessen geformuleerd worden voor de benchmark van universiteiten. Hieronder wordt kort weergegeven wat de lessen zijn voor de universiteiten:

les 1: Benchmark om inzicht te krijgen in de bedrijfsprocessen en niet om elkaar de
ogen uit te steken, om bevestiging te krijgen dat we het al zo goed doen of om te laten zien dat er niet meer of juist wel meer bezuinigd kan worden .

les 2: Zorg voor voldoende inzicht in de relaties tussen middelen en realisatie (kosten). Zorg dat de doelstelling van de benchmark duidelijk is en dat de kengetallen deze doelstelling ondersteunen. Dus als het gaat om studenttevredenheid is het kengetal over de kosten per kopie niet zinvol.

Theoriedeel

31

les 3: Benchmark zo integraal mogelijk zonder het detailniveau te verliezen. Een kengetal kan nooit voldoende zijn voor alle processen binnen de universiteit voor het benodigde inzicht. Zorg er echter voor dat de onderliggende kengetallen overeenkomen zo dat de som van de delen gelijk is aan het totaal. les 4: Zorg voor draagvlak en voldoende bestuurlijk draagvlak binnen de organisatie zonder dat er een interne strijd ontstaat. Laat benchmarking geen excuus zijn voor bezuinigingen of reorganisaties (het kan er wel aan bijdragen). les 5: Verlies je zelf niet in het oerwoud van kengetallen, kies slechts een paar die significant zijn en waar mee gestuurd kan worden. Dit geldt tevens voor het opvragen van de informatie, zorg ervoor dat deze geleverd kan worden en dat de gevraagde informatie nodig is voor het eindresultaat. Niets is meer frustrerend dan veel werk laten verrichten en er niets mee kunnen doen. les 6: Plan een goede en gedegen voorbereiding. Zorg voor afbakening, definities en een duidelijk omschreven doelstelling. Ga na welke informatiebehoefte er is bij de verschillende deelnemende partijen of de benodigde informatie tijdig aangeleverd kan worden. Voorkom afhaken van deelnemers tijdens het proces, hoe meer deelnemers hoe meer valide de kengetallen zijn. Stel een eis aan het minimum aantal deelnemers en aan de doorlooptijd voor de gegevensverstrekking en de oplevering van de kengetallen en rapportage. les 7: Alleen aan de hand van kengetallen en bandbreedtes kan niet gestuurd worden. Een uitgebreide analyse van de verschillen tussen de deelnemers levert inzicht op. Zorg ervoor dat de deelnemers ruimte krijgen voor het corrigeren van de uitkomsten en voor het aanleveren van reflecterende informatie.

32

Theoriedeel

3. Informatievraag vanuit universitaire processen
In 1994 werd door het Ministerie van Financiën een Handleiding Kengetallen opgesteld (bron [13]), waarin reeds werd gesteld "dat doelmatigheid en doeltreffendheid van overheidshandelen steeds meer aandacht krijgt ( ... ) en dat de aandacht daarom gericht moet worden op de sturing en beheersing van met name beleids-, begrotings- en productieprocessen." In deze handleiding worden (systemen van) kengetallen genoemd als instrumenten bij de sturing van processen. In deze Handleiding Kengetallen wordt een stappenplan gegeven voor de opzet en het gebruik van een systeem van kengetallen. De stappen volgen hieronder:

a. afbakenen van het relevante proces/
duidelijk dient te zijn op welk proces de kengetallen betrekking hebben;

b.

onderkennen en benoemen van elementen van het proces/
het gaat hier om het concretiseren van de inzet van middelen, de activiteiten en de producten of prestaties;

c. samenstel/en relevante kengetal/en/
het is van belang dat kengetallen gevonden worden die valide zijn en zo goed mogelijk meten wat men wil weten;

d.

vaststel/en van normen/
na vaststelling van de waarde van de kengetallen dienen deze waarden te worden vergeleken met normen; normen kunnen worden vastgesteld door impliciete of expliciete strategische of politieke keuzes, bedrijfsvergelijkingen en vergelijking in de tijd;

e. analyseren van discrepanties en bijsturen/
indien een proces niet aan zijn doelstellingen beantwoordt, is bijstelling van proces en/of norm noodzakelijk. Dit stappenplan is de onderlegger voor dit hoofdstuk.

3.1 Afbakening relevante processen
Managementinformatie in de vorm van kengetallen kan een belangrijke rol spelen bij het sturen van processen. Binnen universiteiten kunnen - analoog aan overheidsinstellingen - drie soorten processen worden onderscheiden [13]: 1. 2. 3. beleidsprocessen productieprocessen begrotingsprocessen

De processen worden hierna kort en schematisch toegelicht.

beleidsprocessen
In het beleidsproces worden de doelen (beoogde effecten) van het beleid bepaald en wordt een keuze gemaakt over de inzet van het instrumentarium, waarna de uitvoering plaatsvindt en op basis van evaluatie het beleid wordt bijgesteld. De doelen zouden in dit proces kunnen worden beschouwd als input, het instrumentarium als throughputen het effecten als output (zie figuur 12 voor een schematische weergave) .

Theoriedeel

33

en activiteitenplanningen. waarin de verantwoording plaatsvindt over de realisatie van de budgetten (Min. input throughput output budgetteren besteden verantwoorden bijsturen figuur 14: schematische weergave van een begrotingsproces [13] Hoewel de processen van links naar rechts zijn weergegeven. input throughput output middelen activiteiten prestatie evaluatie bijsturen figuur 13: schematische weergave van een productieproces [i3] begrotingsprocessen In samenhang met het beleidsprogramma en het productieplan worden de budgetten bepaald.vanuit de gewenste output. worden deze vaak van rechts naar links . Dit laatste gebeurt in diverse cycli van productie. Financiën. de activiteiten als throughputen de prestatie (of het product) als output (zie figuur 13). de besteding (van het budget) als throughputen de verantwoording (van de besteding van het budget) als output(zie figuur 14). De budgetten worden vastgelegd in de begroting. Binnen een productieproces is het daarnaast belangrijk om af te wegen welke activiteiten het meest doelmatig zijn voor het leveren van een prestatie of het afleveren van een product. De middelen zouden in dit proces kunnen worden beschouwd als input. [13]). Het budget zou in dit proces kunnen worden beschouwd als input. 34 Theoriedeel . Bestuurders moeten daarbij telkens afwegen welke verdeling van middelen (over productieprocessen) het meest doeltreffend is oftewel de doelstellingen het best bereikt.input throughput output doelen instrumentarium effect evaluatie bijsturen figuur 12: schematische weergave van een beleidsproces [13] productieprocessen Vanuit het beleidsproces worden keuzes gemaakt voor de verdeling van middelen over verschillende productieprocessen. Het begrotingsproces wordt afgerond met een (jaar)rekening. Deze bestuurders moeten de prestatie of doelstelling de te besteden middelen waard vinden.gestuurd: een (deel)organisatie wil een prestatie leveren (om een doelstelling te bereiken) en heeft ideeën over de activiteiten die daartoe noodzakelijk zijn. daarvoor vraagt deze (deel)organisatie middelen aan bestuurders.

personeel. en marketing van de universiteit In de praktijk combineren vastgoedafdelingen deze doelen.2 Onderkennen en benoemen elementen van processen In figuur 16. technologie om toe te passen en natuurlijk de bestaande vastgoedvoorraad (grond & gebouwen).r. Twee andere varianten worden geschetst in figuur 18 en figuur 19. huisvestingsinformatie (vakkennis/ervaring).en productieproces In de volgende paragraaf krijgen de geschetste processen concrete invullingen binnen de universitaire context. anderen op "wat een prestatie waard is". figuur 18 en figuur 19 worden de processen uit de vorige paragraaf geconcretiseerd voor de universiteiten en de universitaire vastgoedorganisatie.Sommige bestuurders zullen sturen op "wat een prestatie kost". In figuur 16 wordt het begrotings-. huisvestingsgerelateerd personeel. input throughput output budgetteren besteden verantwoorden evaluatie evaluatie evaluatie bijsturen figuur 15: samenhang tussen begrotings-. 3. beleids. De beschikbare middelen binnen een universiteit zijn kapitaal. In figuur 17 wordt vervolgens ingezoomd op een variant van een huisvestingsafdeling.het bestaande personeelsbestand en de bestaande vastgoedvoorraad bijvoorbeeld . De beschikbare middelen binnen een huisvestingsafdeling zijn huisvestingskapitaal (voor het financieren van investeringen. Eigenlijk worden in deze figuren drie extreme varianten beschreven met verschillende doelen.en productieproces voor een universiteit geschetst. Theoriedeel 35 .en productieproces samenhangen. In een bestaande organisatie hebben bestuurders bovendien te maken met reeds bestaande middelen . waardoor zij middelen besteden aan andere activiteiten: variant 1 (figuur 17) heeft als doel het zo goed mogelijk ondersteunen van onderwijs en onderzoek variant 2 (figuur 18) heeft als doel het reduceren van huisvestingskosten variant 3 (figuur 19) heeft als doel het inzetten van vastgoed voor de p. informatie (kennis). In figuur 15 is te zien hoe begrotings-. figuur 17. beleids.). onderhoudsproject etc.wat hun vrijheid in het verdelen van middelen over verschillende productieprocessen beperkt. technologie en huisvesting. be/eids.

en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 1) 36 Theoriedeel . weinig klachten over gebouwen hoge{re) productiviteit minder ziekteverzuim bijsturen figuur 17: begrotings-. be/eids. be/eids. informatie technologie grond & gebouwen investeren onderhouden inspecteren registreren onderzoeken plannen etc.input budgetteren universiteit X throughput besteden output verantwoorden aanOCenW evaluatie doelen instrumentarium effect evaluatie goed onderwijs qoed onderzoek ow-Ioz-reputatie > kenniseconomie middelen activiteiten prestatie evaluatie kapitaal personeel informatie technologie huisvesting doceren promoveren publiceren faciliteren investeren onderhouden etc. personeel huisv. afgestudeerden publicaties bijsturen figuur 16: begrotings-. kapitaal huisv.en productieproces voor een universiteit input budgetteren huisvesting throughput besteden output verantwoorden aan instelling evaluatie doelen instrumentarium effect evaluatie ondersteunen ow &oz tevreden middelen activiteiten prestatie evaluatie huisv.

De belangrijkste (doelmatigheids)vraag is dan: wat is het huisvestingsaandeel in de 'kostprijs' van het eindproduct? Desalniettemin is informatie over de hoeveelheid middelen en de verdeling van de middelen over activiteiten de basis voor een uitgebreidere beoordeling van doelmatigheid. informatie technologie grond & gebouwen activiteiten verkopen onderverhuren beleggen reorganiseren efficiënt roosteren prestatie minder m2 meer inkomsten/ m2 minder personeel hogere bezettingsgraad evaluatie figuur 18: begrotings-/ be/eids. / marketing instrumentarium effect naamsbekendheid evaluatie middelen huisv. Theoriedeel 37 . personeel huisv. Hieraan wordt in de literatuur ook wel gerefereerd als 'sleutelinformatiedragers'. In de volgende paragraaf wordt de brug geslagen naar de benchmark-enquête die reeds bij de universiteiten is uitgevoerd.dan worden appels met peren vergeleken. personeel huisv. informatie technologie grond & gebouwen activiteiten investeren in wervende gebouwen en aantrekkelijke leer.en werkomgeving prestatie meer kwaliteitlm2 meer publiciteit voor universiteit evaluatie figuur 19: begrotings-/ be/eids.en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 3) Als bij universiteiten alleen wordt gemeten hoe het budget over de verschillende middelen wordt verdeeld . kapitaal huisv. kapitaal huisv.en niet naar de doelen en effecten van de activiteiten .en productieproces voor huisvestingsafde/ing (variant 2) doelen p. Eigenlijk zouden de huisvestingsmiddelen moeten worden gerelateerd aan de output op universiteitsniveau: afgestudeerden en publicaties ('eindproducten').doelen reductie huisvestinqskosten instrumentarium effect lagere huisvestinqskosten evaluatie middelen huisv. met een specificatie van de eerste informatiebehoefte.r.

" Vooral de laatste. Some of the most important building factors that influence learning are those that relate to the control of thermal environment. huisvestingskosten en (prestaties van) gebruikers mogelijk. v8atgoedvoorraad In m2 ~-------+ m2 huisvesting. The depth of the relationship varied.-_ _ _ _ _ _. Deze zijn in onderstaande figuur weergegeven.. onderzoekspublicaties). links in een 'driehoeksverhouding' en rechts in een assenkruis (xyz). availability of equipment and furnishings. proper illumination.. OECD. gewogen beeld van de huisvestingssituatie. 2000) wordt aangegeven dat universiteiten en hogescholen een moeilijke positie innemen bij het verrichten van een performance evaluation. bijvoorbeeld huisvestingskosten per m2 of aantal gebruikers per m2. Alleen het vergelijken van kosten per m2 of aantallen gebruikers per m2 geeft onvolledige informatie voor conclusies. adequate space. These studies strongly suggest that spending funds to improve the built environment might produce greater student performance result than spending funds on instructional materiaIs. but the most recent study demonstrates a much stronger degree of relationship than previously imagined.. 2000 en [16]. gebruikers Vaak worden slechts twee van de drie hoofdgroepen met elkaar vergeleken voor het genereren van kengetallen.. Het inventariseren van gegevens uit alle hoofdgroepen maakt een totale vergelijking tussen oppervlaktegegevens. opvallende conclusie hangt af van de staat van de bestaande voorraad en moet in de context worden gezien van de Amerikaanse situatie van sterk verouderde basisscholen. Om een totale afweging te kunnen maken zijn dus gegevens nodig uit de drie hoofdgroepen: de vastgoedvoorraad (in m2) de gebruikers (in aantallen en prestaties) de huisvestingskosten (in €) 38 Theoriedeel . Amaratunga en Baldry.3 Samenstellen relevante kengetallen In de discussies met de HOI-onderzoeksgroep over de primaire informatiebehoefte werden drie hoofdgroepen van relevante gegevens geïdentificeerd. De universiteit met de hoogste huisvestingskosten per m2 zou ook wel eens het productiefst per m2 kunnen zijn (meeste afgestudeerden.. Deze conclusie biedt wel enig tegengas voor beweringen van bestuurders en (eind)gebruikers dat zij een bepaald investeringsvolume doelmatiger kunnen benutten in het primaire proces dan in het secundaire proces. omdat de kwaliteit van de output (afgestudeerden en/ofpublicaties) geen duidelijk verband heeft met de kwaliteit van faciliteiten.l.. OECD. (prestaties) kosten In E L. especially in the subject area of science.Effecten van huisvesting(sinvesteringen): moeilijk meetbaar Door Amerikaanse onderzoekers (bron [1]. promoties. Uit andere studies blijkt dat dit verband op Amerikaanse basisscholen wel gemeten is. Alleen de totale vergelijking biedt een eerste. bronnen: [1]. Amaratunga en Baldry. Enkele citaten uit de conclusies van dit onderzoek (bron [16]. 2000 3. 2000): ''Each of the studies demonstrated a relationship between student performance (achievement & behaviour) and the condition of the built environment. textbooks and even teachers.

niet het normeren ervan.4 Vaststellen van normen Doorgaans is in een benchmark-traject het vaststellen van normen een belangrijke stap. vastgoedfinanciën en vastgoedgebruik(ers) bij de verschillende universiteiten worden geregistreerd. Als dan bekend is hoe hoog de gemiddelde huisvestingskosten zijn. In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen de eigen organisatie. 3. van commerciële vastgoedeigenaren. Het doel is tweeledig: (1) vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te kunnen vergelijken en (2) een eerste benchmark van elementaire gegevens. Dit stelt ook eisen aan de 'bestuurder' en de manier waarop hij de informatie op de meters combineert met zijn doelen (zo zuinig of veilig mogelijk rijden. Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet als instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen. Discussie hierover in de HOI-onderzoeksgroep heeft tot de volgende stelling geleid: Doel van benchmarking is het voeden van processen. zo snel mogelijk het doel bereiken of zo veel mogelijk genieten van de rit) en de onzekerheden in de omgeving (weersomstandigheden en verkeersdrukte) .5 Ontwerpen 'dashboard' In diverse bijeenkomsten is het ontwikkelen van een benchmark vergeleken met het ontwerpen van het dashboard van een auto (zie afbeelding). hoe kunnen we dan beoordelen of dit hoog of laag is? En als er geen normen beschikbaar zijn. wat kiezen we dan als referentiepu nt? huisvestingsbudget van OCenW? de beschikbare huisvestingsmiddelen van vóór 1995? cijfers van de Rijksgebouwendienst. van hogescholen of van buitenlandse universiteiten? In dit stadium van het benchmarkonderzoek zijn normen of referenties nog niet bepaald. Theoriedeel 39 . mits vergelijkbaar. 3.In overleg met de met HOI-onderzoeksgroep besloten om met een uitgebreide enquête te inventariseren hoe gegevens over vastgoedvoorraad. Vastgoed management is een dynamisch proces wat net als een voertuig een dashboard behoeft om verantwoord besturingsbeslissingen te nemen.

de financiële afdeling of interne en externe actoren bij bouw.functionele & financiële relatie met huurders Cost control & Project Management (PM) .' 40 Theoriedeel .kostenbeheersing vastgoedinvesteringen en exploitatie general management business strategy asset management facility management cost control project management figuur 20: positie vastgoedmanager . Elk perspectief heeft ook een andere informatiebehoefte.en onderhoudsprojecten.zal de informatiebehoefte vanuit elk van deze perspectieven worden gespecificeerd in het conclusiehoofdstuk. Na het praktijkdeel van dit rapport . .tussen 'business' en 'rea/ estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau (bron: De Jonge/ 1996) Vanuit elk van deze perspectieven heeft hij andere gesprekspartners bij vastgoedgerelateerde beslissingen: College van Bestuur. gebruikers/faculteiten.corporatie rea/ estate manager (CREM) .waarde vastgoedvoorraad binnen de universiteitsfinanciën Facility Management (FM) . CREM) vinden plaats in een spanningsveld tussen 'business' en 'real estate' en tussen 'strategie' en 'operational' niveau (zie figuur 2).6 Informatiebehoefte in eREN-spanningsveld De beslissingen van een vastgoedmanager (corporate rea/ estate manager.wisselwerking met strategische doelstellingen en ontwikkeling universiteit Asset Management (AM) .3.de confrontatie met de beschikbare informatie . In zijn positie heeft hij te maken met vier verschillende perspectieven op vastgoed [12]: General Management (GM) / Business Strategy .

PRAKT11KDEEL Praktijkdeel 41 .

42 Pra ktij kdeel .

De driehoek. Hieronder is in een tabel aangegeven welke soort vragen / vastgoedgegevens worden behandeld in welke paragrafen..2 gebruikers gebruikers in relatie tot oppervlak . .~.4. kosten in € ( ) gebruikers 4.4 huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad vastgoedvoorraad In m2 "".~.1 oppervlakte schematisch vastgoedvoorraad in m2 4. wordt gebruik voor de schematische weergave van de soort kengetallen.-L. Î\ gebruik. ~ . De enquêteresultaten De enquêtevragen zijn de basis voor de paragraafstructuur van dit hoofdstuk."-6 " .-D .. .5 huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers vastgoedvoonaad in m2 .7 evaluatie enquête reflectie op onderzoeksmethode Praktijkdeel 43 ..3 huisvestingskosten vastgoedvoorraad in m2 kosten inE "~. kosten In € gebruikers 4.._~." 4.3. .. paragraaf soort vastgoedgegevens 4. kosten in € gebruikers vasigoedvoorraad in m2 kosten In € gebruikers 4. zoals toegelicht in paragraaf 3. ~.6 gegevens op gebouwniveau (type III-vragen) kengetallen in de gehele driehoek 4._.--6.".

in bvo / wo / nvo / no / fno . 44 Praktijkdeel . over (vraag 29) de gehanteerde informatiesystemen en (vraag 30) de personen die de enquête hebben ingevuld. Constateringen . meerdere antwoorden mogelijk.voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: hoeveel oppervlak verhuurd wordt aan derden. meerdere antwoorden mogelijk. in bvo / wo / nvo / no / fno .voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: wat het bouwjaar is N.B.In de enquête worden over deze onderwerpen drie typen vragen gesteld: (I) (11) (lIl) vragen over gehanteerde eenheden.functioneel nuttig oppervlak (fno) N. Elke paragraaf heeft drie onderdelen: Uitgangspunten . in bvo / wo / nvo / no / fno . Data .B. Dit kan hieronder per gegeven apart worden aangegeven. . Het is mogelijk dat sommige gegevens voor alle gebouwen beschikbaar zijn en andere gegevens voor de meeste gebouwen of slechts voor enkele gebouwen.verhuurbaar vloeroppervlak (wo) .nuttig oppervlak (no) .Er wordt kort toegelicht waarom welke enquêtevragen gesteld zijn. meerdere antwoorden mogelijk.Met voorbeelden worden de antwoorden op de enquêtevragen en de beschikbare vastgoedgegevens geïllustreerd.netto vloeroppervlak (nvo) . dienen als achtergrondinformatie en zijn te vinden in de lijst van bronnen en bijlagen.hoeveel door de universiteit zelf wordt gebruikt .bruto vloeroppervlak (bvo) .hoeveel wordt verhuurd aan derden . 4.voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: wat het oppervlak is.1 Vragen over de vastgoedvoorraad Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête: vraag 1 en 2 (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden Het oppervlak van de totale vastgoedvoorraad in eigendom (vraag 1) en die gehuurd wordt van derden is bekend in vierkante meters: .Na een analyse van de data volgen enkele constateringen en voorzichtige conclusies over de haalbaarheid van benchmarking.voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: hoeveel oppervlak leeg staat. zie ook de tabel uit NEN 2580.voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: hoeveel oppervlak door de universiteit zelf wordt gebruikt. vraag 3 (I) oppervlakte in eigen gebruik. vraag 4 in bvo / wo / nvo / no / fno in bvo / wo / nvo / no / fno in bvo / wo / nvo / no / fno (I) oppervlakte en leeftijd per gebouw Deze vraag gaat over beschikbare gegevens op gebouwniveau. verhuurd of leegstaand Van het totale vastgoedoppervlak (eigendom + huur) is bekend: . in bvo / wo / nvo / no / fno .B. definities enjof rubricering vragen ter inventarisatie van feitelijke gegevens van de totale voorraad vragen ter inventarisatie van feitelijke gegevens van één of twee gebouwen De resultaten van de laatste twee enquêtevragen.hoeveel leeg staat N.

De NEN 2580 is de basis voor definities van: bruto vloeroppervlak (bvo).biedt nooitvoldoende informatie voor analyses of benchmarks. Niet toegankelijke Ipirlinn. scheidingsconstructies tussen gebouwfuncties en niet-toegankelijke leidingschachten Statische bouwdelen Scheidingsconstructies ti rc. Praktijkdeel 45 . nuttig oppervlak (no) en functioneel nuttig oppervlak (fno). Hieronder is dit schematisch weergegeven. verhuurbaar vloeroppervlak (wo). het oppervlak dat verhuurd is aan (of exclusief in gebruik is door) derden en het oppervlak dat leegstaat Uitgangspunten Het oppervlak van de totale vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen.nrtipc:.5 m 11 Ruimten lager dan 1.zonder nadere specificatie .vraag 5 (11) feitelijke oppervlaktegegevens op voorraadniveau Kunt u een overzicht bijvoegen van de oppervlaktegegevens op voorraadniveau.on I I Vides en schal mgaten Gebouwgebonden buiten ruimten Ruimten voor qebouwinstallaties Ruimten voor verticaal verkeer I I Vides en schalmgaten Gebouwgebonden buiten ruimten I hllÎtll3nn .5 m I De aanduiding 'm2' . omdat het verschil tussen bijvoorbeeld bvo en no te groot is..irnh~n buiten ruimten J J Ruimten voor gebouwinstallaties Ruimten voor verticaal verkeer 11 Ruimten voor qebouwinstallaties I Parkeerruimte I I Parkeerruimte I Rijwielstalling Horizontaal verkeersoooervlakte I verkeer voor verticaal Ruimten J I I Parkeerruimte I 11 Rijwielstalling I I verkeersoooervlakte Horizontaal I lontwerpverlies I FNO Functioneel nuttig oppervlak van een gebouw BVO Bruto vloeroppervlakte van een gebouw NVO Netto vloeroppervlakte van een gebouw WO Verhuurbare oppervlakte van een gebouw NO Nuttig oppervlakte van een gebouw Tarra oppervlakte: Niet statische bouwdelen zoals: separatiewanden. In tabel 3 zijn enkele verhoudingen weergegeven.pn nphru Iwfl. met daarin zo mogelijk gespecificeerd: de oppervlakte-eenheid de vastgoedvoorraad in eigendom de gehuurde vastgoedvoorraad van derden het oppervlak in eigen gebruik.c. Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus van groot belang.itonrllÎrT'Ir. I Vides en schalmgaten I I Vides en schalmgaten I I Vides en schalmgaten I van gebouwgebonden 11 Netto vloeroppervlakte Bruto vloeroppervlakte Gebouwgebonden van gebouwgebonden hl.."h~rhtpn Niet statische bouwdelen zoals: Separatiewanden Scheidingsconstructies tussen gebouwfuncties Niet toegankelijke leidingschachten Niet statische bouwdelen zoals: Separatiewanden Scheidingsconstructies tussen gebouwfuncties Niet toegankelijke leidingschachten I Statische bouwdelen I Statische bouwdelen I Statische bouwdelen I Glaslijn correctie I I I Ruimten lager dan 1.5 m I I Ruimten lager dan 1. netto vloeroppervlak (nvo)..

en oppervlak leegstand bekend? EUR KUN LEI RUG TUD TUE UvA UvT VU WUR 23% 38% 15% 38% 77% eigen gebruik! verhuurd !Ieegstand bvo nvo vvo no fno 2 3 bron: LEI (Boom.5% Naast de specificatie naar oppervlakte-eenheid wordt in de enquête onderscheid gemaakt in: oppervlak in eigendom oppervlak dat van derden gehuurd wordt oppervlak dat de universiteit zelf in gebruik heeft oppervlak dat aan derden verhuurd wordt oppervlak dat leeg staat Deze soorten oppervlakte verhouden zich op de volgende manier tot elkaar: oppervlak eigendom oppervlak huur } { oppervlak eigen gebruik oppervlak verhuurd aan derden oppervlak leegstaand totaal oppervlak Later in dit hoofdstuk (tabel 7) is het oppervlak van de universiteiten op deze wijze gespecificeerd. eigen gebruik. 2000 46 Pra ktij kdeel .UM UT UU UM UT UU UvA UvT VU WUR 18% 36% 18% 36% 55% tabel 6: antwoord vraag J . in % van bvo bruto vloeroppervlak netto vloeroppervlak verhuurbaar vloeroppervlak nuttig oppervlak functioneel netto oppervlak afgekort bvo nvo Universiteit Leiden 2 landelijk rijkskantoren 3 wo no fno 100% 85% 75% 58% 100% 90% 84% 74% 60% 100% 84% 62.in welke eenheden is opp. maart 2001 bron: Rgd.in welke eenheden is het eigendom bekend? EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR 62% 54% 15% 38% 62% bvo nvo vvo no fno tabel 5: antwoord vraag 2 . e. Rijkskantoren in cijfers. verhuurd opp. R.in welke eenheden is het gehuurde oppervlak bekend? EUR KUN LEI RUG TUD TUE bvo nvo vvo no fno . Data tabel 4: antwoord vraag 1 .tabel J: vergelijking verschil/ende oppervlakten.a. Het HVM nader beschouwd (interne publicatie).5% 57.).

010 1.035 460.374 315.006 5.691 332.821 6.978 257.000 84 300.01 0 238.000 I 37 360.285 927 201.83 56% 1.000 55 1 00% 188.602 7.113 143. eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik bvo nvo I bvo wo l bvo no I bvo (no I bvo bvo I (no 100% 80.487 131. Gegevens waren soms in de antwoorden op vraag 10 (m2 versus gebruikers) pas duidelijk of moesten worden afgeleid door vele optelsommen.280 wo 112.869 306.000 169 6 10.774 86. 108 911 198.073 100.842 fbo 58.998 94.427 607.027 100% 60% 100% 85% 57% 60% 100% 543.993 6.2 18 277..000 145 204.582 5.591 88.639 281 539.010 143.974 1.010 277.426 KUN 236.000 48 11 1 % 107% 82.700 24 168.030 200.759 10..234 356. In vraag 5 werd naar de daadwerkelijke oppervlaktegegevens gevraagd.089 58 77% 74 % 212.774 80.) 122.De tabel met de antwoorden op vraag 4 is in de bijlagen te vinden.015 166 349.560 2 14.543 LEI 360.531 321.882 1.000 100 89% 96% 232.7 12 182.1 09 325.141 141.57 cijfers van begin 2002 EUR KUN LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA VU WUR fno (functioneel netto opp.301 9.991 336.783 1..459 1.426 139.633 21.104 10.661 874 180.397 305.000 100 146.379 6. tabel 7: oppelVlaktegegevens universiteiten op voorraadniveau (vraag 5)/ ook in vergelijking met begin 2002 verstrekte data EUR bvo eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik eigendom flehuurd totaal verhuurd leegstand eigen gebruik 139.262 333.772 10.892 9.125 256.252 202.310 7.063 323.4 76 3.286 94.075 VU WUR 256.198 no 85.715 24.007 42.691 UM UT 189.670 10 235.453 10.392 8.283 209.085 191.566 211.109 20 102 % 450.960 204 360.141 76.40 1.792 7.758 8.380 150.678 2.655 65 . 198 112.000 40 132.608 223.138 234.252 14.931 10 1. 113 125.069 UU UvA UvT 100.599 RUG TUD 607..868 ter controle 100% 89% 100% 83% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 90% 80% 61% 58% 60% 1.67 1.786 540.347 .296 74 309.246 15.744 12.372 86.911 1.250 21 245.303 145.921 4.479 85.073 5.882 182.252 205.994 8.322 120.479 206.021 58.000 12 93% 340.270 6. In de tabel staan dan ook veel opmerkingen (in de afdruk niet zichtbaar) om in een later stadium nog te kunnen terughalen hoe het betreffende getal is samengesteld.869 138 .126 41 .338 1.765 (no 76.543 236.218 232.125 nvo 125. Praktijkdeel 47 .000 16 190.319 10.924 220 hectares bvo (bruto vloeroppervlak) 260.000 300 37% 41 % I aantal gebouwen bVD eind 2003 I bVD eind 2001 eind 2001 57% 62 % tno eind 2003 I tno 104 % 91% 95% 74 % Het invullen van tabel 7 bleek veel werk.451 2.049 303.427 TUE 332.132 10.085 138.372 200.007 540.817 15.66 64% 55% 1.459 141 . functioneel netto anders .000 500 685.383 2.78 71% 1.000 85 406.852 370.393 212.303 347.582 5.

De oorzaak hiervoor kan (onder andere) gezocht worden in de manier van enquêteren: destijds werd expliciet gevraagd naar gegevens in een bepaalde eenheid. zowel in bvo als in fno. eind 2003. In een volgende fase zullen de bewerkingen van de gegevens door de universiteiten zelf moeten worden gecontroleerd.) bijgehouden.ja zo ja. Worden deze drie groepen nog onderverdeeld in verschillende typen gebruikers met elk andere ruimte-eisen (bijvoorbeeld afstudeerders. maar die zijn niet bekend . De status van de eenheid fno is ter discussie. is dan ook bekend hoeveel ruimte er per externe huurder verhuurd wordt? 48 Praktijkdeel . AI eerder werd gesteld dat de onderzoekers de geleverde oppervlaktegegevens vaak moesten bewerken om tot tabel 7 te komen.gedeeltelijk. Regelmatig waren gegevens op verschillende manieren te interpreteren. onder de resultaten van de enquête. Is dit sec een eenheid om ruimtebehoefte in uit te drukken of kan ook de bestaande voorraad worden uitgedrukt in fno? Het verschil met no is 'ontwerpverlies' (zie NEN 2580).al een keer gevraagd naar het oppervlak van de universitaire vastgoedvoorraden. nu werd gevraagd naar diverse oppervlaktegegevens. andere universiteiten geven aan dat benaderingen te maken zijn.in het kader van het onderzoek Universitair Vastgoed management . Dat impliceert dat zij intern omrekeningsfactoren gebruiken. technisch en administratief OBP) of worden nog typen gebruikers toegevoegd zoals gastdocenten en bezoekers? . wat gebruikelijk is in de vastgoedwereld . Is bekend aan welke derden (externe huurders) gebouwen of gebouwdelen worden verhuurd? . De RUG geeft wel aan dat 80% bekend is in bvo. Je zou verwachten dat voor gehuurd oppervlak een prijs per m2 wo per jaar moet worden betaald. UvA en VU aan dat het oppervlak van hun vastgoedvoorraad niet in bvo bekend is.nee. Opvallend is dat de universiteiten destijds zonder uitzondering gegevens konden leveren. Opmerkelijk is dat het door de universiteiten van derden gehuurde oppervlak (vraag 2) zo weinig bekend is in de eenheid verhuurbaar oppervlak (wo).2 Vragen over de gebruikers in relatie tot de vastgoedvoorraad Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête: vraag 7 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers intern Via de studentenadministratie en de personeelsadministratie is het aantal studenten en het aantal personeelsleden (WP en OBP) bekend. ook om soms te constateren dat de ingevoerde gegevens niet juist konden zijn. Echter. RUG. Onderaan de tabel werden per kolom oppervlakteverhoudingen (nvo/bvo etc.ja. zoals in tabel 3. 4. als er binnen de universiteit sprake is van derden die ruimte van de universiteiten huren (externe huurders). bij vraag 1 (tabel 4) geven LEI. hoe worden deze ruimtegebruikers gerubriceerd? (bij voorkeur verwijzen naar bijlage) vraag 8 (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers extern Deze vraag hoeft alleen te worden beantwoord.Constateringen Eind 2001 werd . niet alle externe huurders zijn bekend Als (gedeeltelijk) bekend is welke derden ruimten huren. De resultaten van eind 2001 zijn te vinden in tabel 7 (onderaan). UU. terwijl de huidige gegevens in geen enkele oppervlakte-eenheid compleet zijn. er zijn externe huurders. alle externe huurders zijn bekend .nee .

... voor welke soorten ruimten?) . ..voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: hoeveel oppervlak er per afdeling (binnen een faculteit of dienst) gebruikt wordt . ..ja Wordt binnen de universiteit gegevens geregistreerd over de benuttingsgraad? .. ... ongeacht het aantal mensen dat van de ruimte gebruik maakt (een voorbeeld: een collegezaal die per week 20 uren wordt gebruikt in een gebouw dat per week 60 uur open is..... Het is mogelijk dat sommige gegevens voor alle gebouwen beschikbaar zijn en andere gegevens voor de meeste gebouwen of slechts voor enkele gebouwen. namelijk: ........ met daarin zo mogelijk gespecificeerd: de oppervlakte-eenheid (bvo..-...... Voor deze begrippen worden in deze enquête de volgende definities gebrUikt: Bezettingsgraad: de tijdsduur die een bepaalde ruimte in gebrUik is in verhouding tot de tijdsduur die de ruimte beschikbaar is (gekoppeld aan de openingstijden van het gebouwen de bedrijfstijd van de organisatie).. fno etc. Het gaat hierbij dan om de bezetting en de benutting van ruimten.-I .....voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: hoeveel verhuurd is aan (of exclusief gebruikt wordt door) derden ..) het aantal gebruikers per faculteit of dienst (studenten.voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend: welke werknemers er een (al of niet gedeelde) werkplek hebben Eventuele toelichting of andere (soorten) registreerde gegevens over de gebruikers: vraag 10 (11) gebruikers en hun oppervlakte op voorraadniveau Kunt u een overzicht bijvoegen van de gebruikte (of gehuurde) oppervlakte per faculteit of dienst.... heeft op dat moment een benuttingsgraad van 25%)..... een andere wijze.... . .. 8enuttingsgraad: het aantal plekken in de ruimte dat in gebruik is in verhouding tot de capaciteit van de ruimte.nee (zo ja.....nee (zo ja. OBP in fte) vraag 11 (I) bezetting en benutting van de ruimten Naast gegevens over het aantal geregistreerde gebruikers is informatie over het aantal feitelijke gebruikers of het feitelijk gebruik van ruimten van groot belang.. ... Wordt binnen de universiteit gegevens geregistreerd over de bezettingsgraad? . .. .......... ..... .. Vraag 14 (I) vertaling personeelsleden naar aantal werkplekken Hoe wordt het aantal personeelsleden vertaald naar het aantal werkplekken? Praktijkdeel 49 . voor welke soorten ruimten?) .ja vraag 12 (I) van gebruikers naar ruimtebehoefte (ruimtenormering) Hoe wordt het aantal gebruikers vertaald naar de ruimtebehoefte in m2.......... WP in fte...voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend : welke derden erin gehuisvest zijn .voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend : welke faculteiten en diensten erin gehuisvest zijn .. heeft een bezettingsgraad van 33%). Dit kan per apart worden aangegeven... namelijk: .voor alle gebouwen / voor de meeste gebouwen / voor enkele gebouwen is bekend : hoeveel oppervlak er per faculteit of dienst gebruikt wordt .. bijvoorbeeld bij het maken van een programma van eisen? (a) Via (b) Via (c) Via (d) Op het 'ruimtebehoeftemodel' dat ooit in VSNU-verband is ontwikkeld een in de tijd gewijzigde / aangepaste versie van het bovengenoemde 'ruimtebehoeftemodel' een ander model.vraag 9 (I) registratie gebruikers ... uitgedrukt in het totaal aantal beschikbare plekken (een voorbeeld: een collegezaal waarin 50 plekken in gebruik zijn op een totaal van 200 stoelen. Deze vraag gaat over de registratie van verschillende gebruikers op gebouwniveau... . ... ..

is niet zo zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwenvoorraad.werkplek? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja EUR KUN ja ja LEI ja RUG TUD TUE ja ja ja UM ja UT ja UU ja UvA UvT ja ja VU WUR ja ja nee ja ja ja nee ja nee ja nee ja nee ja nee nee nee ja nee nee ja nee ja nee ja ja nee nee 50 Praktijkdeel .254 3.718 15.189 4.972 3. RUG ja TUD ged.593 2.633 TUD 13.342 2.876 2.401 5.332 2.704 UvT 10.063 3. Pas als er problemen zijn roosterproblemen of een hoog huurbedrag ten opzichte van de omzet .698 onderverdeeld? EUR nee KUN nee LEI ja RUG ja TUD nee TUE ja UM nee UT ja UU nee UvA nee UvT nee VU nee tabel 9: aantal externe gebruikers bekend? EUR ja KUN ja LEI ged.115 RUG 23.860 2.384 6.zal de gebruiker zich gaan buigen over de oppervlakte: "Kan het niet efficiënter en effectiever?". Data tabel 8: aantallen interne gebruikers (bron: VSNU.516 3.561 3.762 5.102 UT 6.105 1. TUE ja UM __~~__~__~~__~~ T __-?U U v~ V ~ WUR ja ja ja ged.894 WU 4.528 UvA 22.051 2. Een gebruiker.678 LEI 15. " welke gebruikers? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen hoeveel oppervlak per gebr. ? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen hoeveel oppervlak per afdeling? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen welke derden? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen hoeveel verhuurd aan derden? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen welke werknemers . bijvoorbeeld een faculteit.243 4.893 4.351 3.204 4. peiljaar 2002/2003) EUR studenten fte personen KUN 15.280 3.235 1. en tegen welke prijs. maar eigenlijk staat de gebruiker centraler. In dit hoofdstuk worden de vragen over ruimtegebruik behandeld.071 3.674 VU 15.Uitgangspunten Oppervlaktegegevens zijn de basis van vastgoedinformatiesystemen.406 2.895 UU 20.017 UM 11 .776 3. tabel 10: informatie over (eind)gebruikers Bekend .794 TUE 6. 2004. maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren.171 5..

880 48.377 66.281 22.281 0.754 28. Wiskunde en Informatica Faculteit der Geneeskunde Faculteit der Tandheelkunde (FOT) 18.252 28.015 6.0 8.811 4.7 2.745 15.2 UvA-faculteiten FGW FMG FOR FEE FNWI FdG ACTA Faculteit der Geesteswetenschappen Faculteit der Maatschappij.926 3.906 49.125 6.326 2.610 8.9 0.254 4.954 6.949 7. hun ruimtegebruik en gebruikers (studenten) bvo KUN-faculteiten Faculteit der Letteren Faculteit der Rechtsgeleerdheid Faculteit der Sociale Wetenschappen Faculteit Managementwetenschappen Faculteit der Natuur.9 33.822 0.1 51 .2 2.6 UvA-faciliteiten/diensten BdU FB UB Bureau der Universiteit Facilitair Bedrijf UniverSiteitsbibliotheek UU-faculteiten Faculteit Gedrags.940 9.787 1.256 14.969 20.7 0.238 2.4 1.933 8.en Maatschappijwetenschappen Faculteit Sociale Wetenschappen Faculteit Geowetenschappen Faculteit Aardwetenschappen Faculteit Ruimtelijke Wetenschappen / Milieukunde Faculteit Diergeneeskunde Faculteit Geneeskunde 19.4 4.326 7.463 45.3 3.254 15.827 18.641 22.7 2.937 435 totaal aantal studenten 20.192 4.en Wiskunde 9.673 2.823 8.776 964 totaal aantal 15.281 22.6 1. jaarlast ratio's omzet m2 fno/stud jaarlast/omzet KUN-faciliteiten Universitaire bibliotheek Universitair Sportcentrum 11.694 1.5 nvo feitelijk m2-gebruik wo no tno stud fte variabelen werkn.253 25.540 20.895 14.369 2.818 58.278 2.008 5.030 27.0 2.6 3.7 4.745 19.9 14.5 34.487 2.tabel 11: enkele vergelijkbare faculteiten.5 51.280 7.310 5.685 1.en Gedragswetenschappen Faculteit der Rechtsgeleerdheid Faculteit der Economische Wetenschappen en Econometrie Faculteit der Natuurwetenschappen.

waarop centrale vastgoedafdelingen geen zicht hebben. Opgemerkt wordt dat faculteiten vaak . maar dat er een wereld van verschil is met de werkelijke bezetting en benutting (steekproefsgewijs gemeten)! Enkele vragen . eventueel te vinden in het huurcontract)? 52 Praktijkdeel .al of niet illegaalonderverhuren. Naast modellen als RBM blijken diverse universiteiten nog andere uitgangspunten te hanteren voor het bepalen van de ruimtebehoefte. Ook het budget van de gebruiker wordt genoemd als belangrijke randvoorwaarden. In de tabel zijn bijvoorbeeld de faculteiten Sociale Wetenschappen van de UU en de KUN te vergelijken (m2 per ingeschreven student) of de faculteiten Gedrags. 4.3 Huisvestingskosten Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête: Vraag 18 (I) rubricering huisvestingskosten Hoe worden de huisvestingskosten gerubriceerd? Vraag 19 (I) demarcatielijst eigenaar.tabel 12: informatie over bezettings. welke soorten ruimten ? nee nee nee nee nee nee nee nee nee nee nee tabel 13: gehanteerde modellen voor ruimtenormering EUR KUN (a) (b) (e) (d) ruimtebehoeftemodel VSNU afgeleid van (a) .en gebruikerszaken Is er een demarcatielijst van eigenaar/gebruikerzaken (of huurderjverhuurderzaken. welke soorten ruimten? KUN LEI nee RUG TUD nee TUE UM nee UT nee UU UvA UvT nee VU WUR nee ja ja ja ow-ruimten ja ja ja ja ow-ruimten ja ja ow-ruimten benuttingsgraad zo j a. Terecht wordt overigens opgemerkt door één van de geënquêteerden dat de theoretische bezetting en benutting eenvoudig uit roostergegevens kunnen worden opgemaakt. Dit wordt wel als een probleem ervaren.en benuttingsgraad EUR bezettingsgraad zo ja. Bezetting en benutting worden in de meeste gevallen alleen incidenteel gemeten. Dit beantwoordt weer aan het idee dat de relatie gebruiker-kosten (oftewel prestaties gebruiker versus huisvestingslasten) veel aandacht heeft. omdat maar een deel van de universiteiten bijlagen heeft toegevoegd.en Maatschappijwetenschappen van de UvA en de UU. Daarnaast is het oppervlak van de universiteitsbibliotheken vergelijkbaar (gedeeld door het totaal aantal ingeschreven studenten). Vraag 10 (tabel 11) brengt een aantal interessante vergelijkingen aan het licht. maar aangepast via een ander model op een andere wijze LEI RUG TUD TUE UM UT UU UvA UvT VU WUR 15% 38% 31% 46% Constateringen De meeste universiteiten kennen hun interne gebruikers (vraag 7) en de grootste externe gebruikers (vraag 8). Het gaat dan vooral om onderwijszalen die gedeeld worden.vraag 12 en 14 -leveren weinig achtergrondinformatie.

Vergelijking van totalen geeft onvoldoende inzicht. Om inzicht te krijgen in de volledigheid van de registratie van de kosten en de mogelijkheden die deze registratie biedt voor (deel)vergelijkingen. niet van de betalende organisatie eenheid. de NEN 2632 Exploitatiekosten en de NEN 2748 Facilitaire kosten.. deel per gebouwen/of per gebruiker (a.. is inzicht nodig in de wijze waarop de kosten geregistreerd worden.b...op voorraadniveau . gebruikers/asten .deels op voorraadniveau..op voorraadniveau . ongeacht welke organisatie-eenheid dit betaalt.deels op voorraadniveau.. Om aan te geven welke bewerkingen er hebben plaatsgevonden worden hierna de stappen omschreven.. Als toets voor voorgaande vragen is gevraagd om de feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau. waardoor het vergelijken van kostenrubrieken een vergelijking van dezelfde kosten oplevert. De opbrengsten zijn buiten beschouwing gelaten omdat deze in veel gevallen doorbelastingen omvatten. Praktijkdeel 53 . waardoor een scheef beeld ontstaat bij het vergelijken van de kosten..... het gebouwen de gebruiker. daarom is gevraagd naar de rubricering van de kosten (vraag 18). Bij de meeste universiteiten wordt onderscheid gemaakt tussen huurder....b. Omdat in veel situaties de kosten voor huurder en verhuurder in andere systemen worden vastgelegd is gevraagd om de beschikbaarheid van de kosten op het niveau van de voorraad..u..... Een demarcatie geeft de organisatorische verdeling van de kosten aan..Vraag 20 (I) registratie huisvestingskosten Hoe worden de huisvestingskosten geregistreerd? eigenaars/asten ....per faculteit of dienst (per gebruiker) .. Dit is in een aantal stappen tot stand gekomen.per gebouw ....... Voor het vergelijken van de kosten(rubrieken) is het noodzakelijk dat het alle kosten betreft....en verhuurderkosten. Huisvestingskosten zijn afhankelijk van het gebouwen de activiteiten.anders: . Stap 1 betreft de inventarisatie van de kostenrubrieken (vraag 18) en stap 2 het invullen van de feitelijk kosten (vraag 21). invullen tabel) anders: ..... Data Het vergelijk van de huisvestingskosten.... exclusief de opbrengsten (zie tabel 14). De bewerkingen zijn gebaseerd op het inzicht van de aangeleverde vragenlijsten en kan afwijken van de werkelijkheid. ... .. Er is een drietal NEN normen die hiervoor gebruikt kunnen worden: de NEN 2631 Investeringskosten.. Deze stappen zijn onder te verdelen in inventarisatie en registratie van de aangeleverde gegevens en bewerkingen... Vraag 21 (II) feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau Kunt u een overzicht bijvoegen van de huisvestingskosten op voorraadniveau: onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) bij voorkeur volgens de gehanteerde rubricering met onderscheid tussen verhuurslasten en huurderslasten (of eigenaars.....per faculteit of dienst (per gebruiker) .. .. Het gebruik van deze normen levert naast een complete registratie ook een gelijke definitie van de kostenrubrieken op...en gebruikerslasten) Uitgangspunten Om de huisvestingskosten van de universiteiten te kunnen vergelijken is inzicht nodig in de volledigheid van de kosten... invullen tabel) ...u. betreft de vragen 18 en 21.......per gebouw . deel per gebouwen/of per gebruiker (a....

922 . maatregelen gebouwen 8.tabel 14: stap 1 en 2 inventarisatie van de kostenrubrieken (vraag 18) en invullen van de feitelijk kosten (vraag 21).378.00 De derde stap is het onderbrengen van de kostenrubrieken aan de hand van de NEN 2632 en NEN 2748.678. maatregelen gebouwen kosten eigen personeel overige lasten personeelslasten planmatig onderhoud terreinen I groenvoorziening renovatie bewaking huur zalen en gebouwen 54 Praktijkdeel .00 741 .551 .395 .880. in de kolommen staan drie universiteiten 1.000.540.852.42 dir.000.90 1.106.00 239.013 .129.183.00 11 .00 2.00 265. Servicekosten overige lasten Ipostbezorging 1.000.46 kleine projecten I expl.767.656.00 kosten eigen personeel 18. Dit is weergegeven in tabel 15.484.204.790. exclusief de opbrengsten.000.287.31 personeelslasten planmatig onderhoud terreinen I groenvoorziening renovatie bewaking huur zalen en gebouwen inkoop logistiek ov .230.00 498.00 1.00 technisch onderhoud onderhoud data algemene kosten 2.576.190.823 .96 overige lasten 3.52 530. Exploitatielasten 531 .00 schoonmaak onderhoud 3.370. tabel 15: stap 3: herverdeling aan de hand van NEN 2632 en NEN 2748 N8112748 beheren beheren verbruiken onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud onderhoud muteren muteren muteren muteren muteren muteren muteren muteren muteren muteren facility management facility management N8112632 eigen administratieve beheerskosten beheer en afronding administratieve beheerskosten eigenaars organisatie energiekosten onderhoudskosten onderhouds kos ten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhouds kosten onderhoudskosten onderhoudskosten specifieke bedrijfskosten specifieke bedrijfskosten energie en water preventieve onderhoudscontraCten dagelijks onderhoud schoonmaak onderhoud technisch onderhoud onderhoud data algemene kosten dir.355 . Exploitatielasten kleine projecten I expl.

1 0.9 0. Deze bewerking leverde echter een te grote mate van onbetrouwbaarheid op.0 0.0 0.0 0. tabel 17: stap 5: kengetal/en / kosten per m2 bvo vloeroppervlak Univ. tabel 16: stap 4: sortering aan de hand van NEN rubricering en berekening subtotalen beheren beheren administratieve beheerskostE beheer en afronding administratieve beheerskostE eigenaarsorganisatie totaal energiekosten energie en water totaal 323.5 60.0 12.0 0.437.806.00 323. waardoor het mogelijk zou zijn om aan de hand van de aangegeven demarcatie voor alle onderdelen aan te geven onder welke verantwoordelijkheid dit valt. A 5.00 9.0 0.264.en subelementen te onderscheiden.00 0.8 15.00 6.437. Door de diversiteit van antwoorden was weergave van deze vraag in een tabel niet overzichtelijk.0 15.0 0.0 18. Praktijkdeel 55 .000.9 1.68 verbruiken 6.0 0.0 0. demarcatie.5 33.0 0.3 0.0 0.0 34.Daarna (stap 4) heeft een bewerking plaatsgevonden waarin de geïnventariseerde kosten rubrieken onderverdeeld zijn naar de NEN rubrieken.68 In de laatste bewerking (stap 5) zijn op basis van m2 bvo vloeroppervlak. zie tabel 17.0 0.000. De vraag op welk niveau de eigenaars en gebruikerslasten werden geregistreerd (vraag 21) leverde geen aanvullende informatie op.0 5.0 0.0 0.6 33. NEN 2632 administratieve beheerskosten administratieve beheerskosten eigen rubricering beheer en afronding eigenaarsorganisatie totaal energiekosten energie en water totaal onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten onderhoudskosten renovatie algemene kosten directe exploitatielasten gebouwen kosten eigen personeel overige lasten personeelslasten planmatig onderhoud terreinen kleine projecten I exploitatie maatregelen dagèlijks onderhoud onderhoud data preventieve onderhoudscontracten schoonmaak onderhoud technisch onderhoud totaal 0. aantal medewerkers en aantal studenten kengetallen per kosten rubriek berekend.264.0 0.0 0.00 9. zie tabel 16.0 Univ.8 18.6 0.0 42.806. De onderdelen van de demarcatie lijsten zijn aan de hand van de NLSfb-codering gerangschikt. is in een tabel aangegeven welke onderdelen gezien worden als verantwoordelijkheid van de huurder dan wel de verhuurder.532.0 3.2 0. het overzicht gesorteerd is aan de hand van deze NEN rubricering en de subtotalen per kostensoort zijn berekend.0 0.0 B 1. Daarna is getracht om de hoofd.8 0.4 Voor de analyse van vraag 19.532.0 0.0 0.

Voor de volledigheid dienen alle elementen voorzien te worden van een verantwoordelijke partij (eigenaar of huurder). kosten voor ingehuurde of ingekochte goederen en diensten. 4. In de bewerkingen zijn die rubrieken met ongeveer gelijke namen bij elkaar gevoegd. afschrijvingskosten en vermogenskosten bij elke kostenrubriek aangegeven worden. zonder dat duidelijk is waar deze bij hoort. Dit geldt ook voor inkoop en personeelslasten.)? Vraag 27 (I) verdeling ruimtecategorieën naar huurprijscategorieën Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en diensten .Constateringen Van de 13 universiteiten waren er 3 universiteiten die gebruik maakten van de NEN normen. Is het vastgoedoppervlak gespecificeerd in versch illende soorten oppervlak met andere (huur)prijzen ten behoeve van de relatie huurder-verhuurder of eigenaar-gebruiker. no of fno etc. de zogenaamde huurprijscategorieën? 56 Pra ktij kdeel . in ruimtecategorieën of ruimtetypen? Vraag 16 (11) feitelijke gegevens ruimtecategorieën op voorraadniveau Kunt u een overzicht bijvoegen van de totale vastgoedvoorraad. kan inzicht in de demarcatie inzicht opleveren in kostenbeïnvloedende factoren. De afwijkingen in de kengetallen geven aan dat deze niets zeggen over het vergelijk tussen de verschillende universiteiten. De mate van detaillering verschilt enorm: minimaal 7 rubrieken en maximaal 35 rubrieken. Hierbij geldt dat de wijze van demarcatie geen invloed heeft op de totale kosten. Indeling aan de hand van de NEN was voor een aantal kosten rubrieken niet mogelijk. Zij zijn eerder een indicatie van de mate van betrouwbaarheid en validiteit van de gebruikte gegevens. wanneer de kosten vergelijkingen voldoende volledig en betrouwbaar zijn. De antwoorden op vraag 18 werden niet overal gebruikt bij het overzicht voor vraag 21. laat zien dat de huidige administratieve systemen onvoldoende informatie leveren voor een gericht registratie van welke kosten gemaakt worden per gebruiker en per gebouw. Zo kunnen volgens de NEN kosten voor eigen personeel. dit hoeft echter niet de werkelijkheid te zijn. De ingevulde vragenlijsten gaven geen inzicht in de definities van de kostenrubrieken. Uit de vragenlijsten bleek dat veel gebruik is gemaakt van de rubriek afschrijvingen. de overigen gebruikten een eigen rubricering.4 Huisvestingskosten in relatie tot de vastgoedvoorraad Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête: Vraag 15 (I) specificatie ruimtecategorieën naar soort gebruik Wordt het bestaande vastgoedoppervlak gespecificeerd naar verschillende soorten gebruik (of naar functie). In een later stadium. gespecificeerd naar ruimtecategorieën. De geïnventariseerde kostenrubrieken kwamen bij de meeste vragenlijsten niet overeen met de rubrieken die gebruikt werden om de feitelijke kosten weer te geven. al dan niet gebaseerd op de NEN normen. Het geeft wel inzicht in bij welke partij de kosten opgevraagd dienen te worden voor een totaal vergelijk. registratie niveau van de gebruikers en eigenaarlasten. Vraag 21. met vermelding van de oppervlakte-eenheid (bvo. De demarcatietabellaat de verschillen tussen de universiteiten zien. Ook de omschrijvingen van de rubrieken verschilden.

Tevens wordt duidelijk welke ruimten wel en niet meegenomen moeten worden bij een vergelijk van NFO m2 vloeroppervlak. zie tabel 20). De resultaten zijn door alle bewerkingen minder betrouwbaar geworden en zijn daarom niet in dit rapport opgenomen 4 • Een andere bewerking is dat vraag 27 (wel of niet aanwezig zijn van huurcategorieën) is samengevoegd met vraag 28 (de omvang van deze categorieën). Deze kan dan weer vergeleken worden met de huisvestingskosten (zie hoofdstuk 4). Nabestelling kan door HOI-leden via email aan de auteur (zie Colofon). ook de specifieke functies en de aanwezige hoeveelheid spelen een rol. no/bvo etc. Daarna is zijn de ruimtecategorieën uitgezet tegen de NEN 2580 (rubricering oppervlakten. Deze stappen zijn onder te verdelen in inventarisatie en registratie van de aangeleverde gegevens en bewerkingen. Waardoor vergelijk op kwaliteit en kwantiteit van de het vloeroppervlak gemaakt kan worden ter verklaring van de afwijkingen in huisvestingskosten. Om aan te geven welke bewerkingen er hebben plaatsgevonden worden hierna de stappen omschreven. De huurprijzen. Hiermee wordt inzicht verkregen in het gebruik van de definities uit de norm. waarna aan de hand van aantallen studenten en medewerkers (in aantal en in fte) de kengetallen berekend zijn (stap Sa). Inzicht in totale omvang van de vastgoedvoorraad is eveneens noodzakelijk. In tabel 19 is voor de betreffende universiteiten aangeven welke huurcategorieën gebruikt worden. De bewerkingen zijn gebaseerd op het inzicht van de aangeleverde vragenlijsten en kan afwijken van de werkelijkheid. stap 3. Data Het vergelijk van de ruimtecategorieën betreft de vragen 15 en 16. Daarna (stap 2) zijn aangeleverde m2 vloeroppervlak ingevuld met de aangegeven definitie van vloeroppervlak (vraag 16).). no of fno) bij voorkeur gespecificeerd volgens de gehanteerde kostenrubricering Uitgangspunten Een vergelijk alleen op kosten levert onvoldoende inzicht in de verschillen tussen de universiteiten. Kunt u aangeven welke gemiddelde huurprijs wordt gehanteerd of welke huurprijzen bij welke huurprijscategorieën horen (vraag 27)? onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) onder vermelding van de oppervlakte-eenheid (huur per wo. Tevens zijn de gebruikte ruimtecategorieën aan de hand van het inzicht uit de vragenlijsten ingedeeld door soortgelijke ruimten bij elkaar te registreren. In stap Sb zijn de Alle workshopdeelnemers hebben de tabellen ter plaatse uitgereikt gekregen . Deze bewerking heeft plaatsgevonden aan de hand van een eenvoudige verhoudingskengetallen (nvo/bvo. De gehanteerde ruimtecategorieën binnen een universiteiten geven de verdeling van de vastgoed voorraad naar specifieke functies aan. Ook hier geldt dat vergelijk alleen van totale m2 vloeroppervlak niet het gewenste inzicht levert.o. zoals tabel 18 laat zien. Allereerst (stap 1) is een inventarisatie gemaakt van de door de universiteiten gehanteerde ruimtesoorten (vraag 15). voor universiteiten die de huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en diensten.Vraag 28 (11) de gehanteerde huurprijs of huurprijzen Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan de gebruikers (faculteiten of diensten). 4 Praktijkdeel 57 . Koppeling van de huurprijzen aan de verschillende soorten m2 b. De volgende stap (stap 4) is het omrekenen van de diverse gehanteerde oppervlaktenormen naar één vergelijkbare norm. Dit is in een aantal stappen tot stand gekomen. levert inzicht in de totale huuropbrengst van de universiteit. worden gebaseerd op de specifieke functies van de ruimten.v.

I - - - - - - - 58 Praktijkdeel .782 3.873 2.834 7.414 4.opslag ov.513 2.936 673 262 77 37.837 bergloods derden div.157 3.--.750 tabel 19: aantal gehanteerde huurcategorieën en prijzen EUR 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 X 0 182 307 239 LEI 0 98 148 230 TUD 0 61 139 170 263 UM 0 164 219 275 330 156 211 267 322 UT 0 177 243 269 291 296 381 0 514 UU 0 71 153 216 VU 0 199 258 317 376 WUR 0 225 514 1.053 balie berging bijkomend 2.248 2. vr 15 Eenheid -.loverig dienst / hulpverlening fietsenberging garage inpandige opslag kelder kopieer KDV leeg/verbouw liften / vertikaal verkeer 104 logistiek 1.987 2.210 3.043 1.815 - - - - - - - .-~ 1 VU bvo 2 UU bvo 3 UvT vvo 4 UM bvo 298 7.464 97 2.024 schoonmaak 11 2.029 MER/SER onbekend niet normeerbaar middentarief opslag eenvoudig opslag/archief hw 9.643 2.351 2. tabel 18: stap 1 en 2: inventarisatie ruimte categorieën en m2 vloeroppervlak m2 vraag 16 Ruimtecat.585 4.huurcategorieën achter de betreffende ruimtesoorten weergegeven. waarna voor de hele voorraad de totale som van de huurprijs bepaald is.stalling receptie / hal representatieve rookruimte RV sanitair 5.555 overig ov.373 43.

B.tabel 20: stap 3: onderverdeling ruimtecategorieën aan de hand van de NEN 2580 (N. Er is een verschil tussen bvo en nvo/ maar dat is in deze uitsnede van de spreadsheet niet zichtbaar) o LL Z Praktijkdeel 59 .

De omrekening van de gehanteerde oppervlakte eenheid naar (in dit geval bvo) is gebaseerd op standaardregeltjes voor de verschillende normeringen.ja Zo ja. het aantal publicaties en de inkomsten uit derde geldstroom zijn indicatoren van prestaties die gebruikers leveren. De afwijkingen in de kengetallen geven ook hier aan dat deze niets zeggen over het vergelijk tussen de verschillende universiteiten. Dit kan betekenen dat de gebruikte m2. Van twee universiteiten leverde de vragenlijsten onvoldoende informatie om te gebruiken in de overzichten. is de volgende informatie bekend? . kosten dan wel huurtarief indeling niet klopt met de werkelijkheid. als percentage van de omzet van de betreffende gebruiker Zo nee. In stap Sb. 4. Zij zijn eerder een indicatie van de mate van betrouwbaarheid en validiteit van de gebruikte gegevens.de feitelijke huisvestingskosten als percentage van de totale omzet van de universiteit . Er kunnen vraagtekens gezet worden bij de hantering van de definities van de NEN.Constateringen De geïnventariseerde ruimterubrieken kwamen bij de meeste vragenlijsten niet overeen met de rubrieken die gebruikt werden om het feitelijke vloeroppervlak weer te geven. De uitdraaien van mogelijke ruimten weken in de meeste gevallen af van het overzicht met m2 vloeroppervlakten. Op basis van welke variabelen wordt een huisvestingsbudget toegekend aan de verschillende faculteiten en diensten? Vraag 26 (I) prestaties van gebruikers Het aantal afstudeerders. zou u dergelijke informatie willen hebben? 60 Pra kt ij kdeel . Is deze vergelijking binnen de universiteit ooit gemaakt? . De omzet van de totale universiteit of van één faculteit of dienst zou (per m2) kunnen worden vergeleken met de huisvestingskosten per m2. Om te komen tot de juiste overzichten is aanvullende informatie nodig. Analyse van de kosten en de huurprijzen levert inzicht op: deze zijn niet sluitend. Aanvullende informatie is hiervoor nodig. Deze kan afwijken van de werkelijkheid. Eén universiteit beschikte over de informatie voor alleen de faculteiten en niet voor de overige gebruikers. Deze valt volgens de definitie onder netto vloeroppervlak. De huurcategorieën wijken onderling sterk af. zowel in aantal als in prijs. De meerderheid van de universiteiten (8 van de 13) maakt gebruik van interne huurprijzen.de feitelijke huisvestingskosten per gebruiker (faculteit of dienst).nee . Een mogelijke verklaring kan ook zijn dat de huurtarieven gebaseerd zijn op de vervangingswaarde inclusief kapitaallasten en de daadwerkelijke kosten hier sterk vanaf wijken. wordt duidelijk dat er ruimtecategorieën gebruikt worden die niet zonder aanvullende informatie ondergebracht kan worden bij een huurcategorie.5 Huisvestingskosten in relatie tot de gebruikers Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen: Vraag 24 (I) doorberekening huisvestingskosten Worden het eigenaarsdeel van de huisvestingskosten doorberekend aan de gebruiker? Vraag 2S (I) toekenning huisvestingsbudget Deze vraag is alleen bedoeld voor universiteiten die huisvestingskosten doorberekenen aan faculteiten en diensten. Wanneer aangegeven wordt dat de gehanteerde oppervlakte eenheid functioneel nuttig oppervlak (fno) is. dan kunnen er vragen gesteld worden aan de opgave van het vloeroppervlak van een rijwielstalling.

zullen de kosten per gebruiker lager zijn.Uitgangspunten In deze benchmark wordt uitgegaan van een vergelijking aan de hand van m2 vloeroppervlak. maar wanneer het aantal gebruikers daardoor sterk kan toenemen.0% per gebruiker: Fac ultaire Uni e Faculteit der Letteren Faculteit der Rechtsgeleerdheid Faculteit der Sociale Wetenschappen Faculteit Managementwetenschappen Faculteit der Natuur.9% 8. Een koppeling van prestaties van de faculteiten aan de kosten per m2 vloeroppervlak heeft in 3 gevallen plaatsgevonden . kosten en de gebruikers.4% 9. Meer flexibiliteit brengt over het algemeen hogere kosten met zich mee.1% 15. Een ander uitgangspunt met betrekking tot gebruik is dat wanneer de gebruiker opdraait voor de kosten van dit gebruik hij zal proberen dit te minimaliseren.7% 8. In tabel 21 zijn de bevindingen weergegeven.3% Praktijkdeel 61 .0% 8. De toekenning van het huisvestingsbudget vindt op verschillende wijzen plaats. Met andere woorden het totaal aantal benodigde m2 zal afnemen. er zal efficiënter gebruik gemaakt worden van de beschikbare ruimte.0% 5. Data Voor deze vragen is de data door 6 van de 13 universiteiten aangeleverd . De overige universiteiten belasten de huisvestingskosten niet door.en Wiskunde Universitair Medisch Centrum Diensten en Bedrijven 7. tabel21: overzicht prestaties van de gebruikers huisvestingskosten • geel gemarkeerde kolommen· ja ja 25 Toekenning gebruikte oppervlak genormeerde oppervlak feitelijke huisvestingskosten gemiddelde huisvestingskosten meerjarenonderhoudsplanning omzet of output andere variabele: x x x DI Prestatie gebruikers ijking gemaakt nee ja percentage van de totale omzet percentage van de omzet van de betreffende gebruiker X X il informatie hebben: ? ? tabel22: voorbeeld van ratio huisvestingskosten/omzet bij KUN Katholieke Universiteit Nijmegen feitelijke huisvestingskosten I omzet universiteit 9.6% 10. Alleen inzicht in kosten en vloeroppervlak is dan niet voldoende.

.. Wanneer de knelpunten in de registratie van huisvestingskosten en oppervlakte(soorten) zijn opgelost zal het voor de universiteiten makkelijker worden om kosten door te belasten... .......... . gespecificeerd naar ruimtecategorieën........ Ook het opstellen van de budgetten en het eventueel koppelen van de prestaties van de gebruikers aan de kosten per m2 en het m2 gebruik zal dan eenvoudiger kunnen plaatsvinden.............en gebruikerslasten) I Ja........ deze gegevens zijn. deze gegevens zijn. .Nee. (bijlage bij voorkeur voorzien van vraag nummer) . het oppervlak dat verhuurd is aan (of exclusief in gebruik is door) derden en het oppervlak dat leegstaat .. vraag 17 (111) feitelijke gegevens ruimtecategorieën voor 1 of 2 gebouwen Kunt u een oppervlakteoverzicht geven van één of twee gebouwen S........ dan wel per gebruiker te registeren. ..... Nee.. I Nee... voor zover beschikbaar... deze gegevens zijn.. deze gegevens worden niet geregistreerd..... te vinden in bijlage: ... deze gegevens zijn.. Wilt u van deze gebouwen tevens een aantal basisgegevens vermelden? de naam en het adres het bouwjaar vraag 13 (111) van gebruikers naar ruimtebehoefte op gebouwniveau Kunt u voor één of twee gebouwen informatie aanleveren die illustreert hoe het aantal te huisvesten gebruikers wordt vertaald in het aantal benodigde vierkante meters. met daarin zo mogelijk gespecificeerd: de oppervlakte-eenheid (bvo. zo mogelijk met vermelding van: de oppervlakte-eenheid (bvo.... te vinden in bijlage: ..... 5 bij voorkeur dezelfde gebouwen als bij de andere type III vragen ... ... te vinden in bijlage: .6 Inventarisatie gegevens op gebouwniveau Deze paragraaf heeft betrekking op de volgende vragen uit de enquête..... I . voor zover beschikbaar. vraag 22 (lIl) feitelijke huisvestingskosten van 1 of 2 gebouwen Kunt u voor één of twee gebouwen de (op gebouwniveau bekende) huisvestingskosten specificeren? onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) van de kosten bij voorkeur volgens de gehanteerde rubricering met onderscheid tussen verhuurslasten en huurderslasten (of eigenaars. De wijze waarop de budgetten tot stand komen verschillen per universiteit.... fno etc.. ...... .....) het gebouwoppervlak in eigendom het gebouwoppervlak dat gehuurd wordt van derden het oppervlak in eigen gebruik..... te vinden in bijlage: . no of fno etc.... ......)? Ja... deze gegevens worden niet geregistreerd... .. voor zover beschikbaar...... Nee.........Ja. .. ....Constateringen Bijna de helft van de universiteiten berekend de huisvestingskosten door aan de gebruiker.... deze gegevens worden niet geregistreerd. 62 Praktijkdeel .. 4.... fno etc. allemaal type III: vraag 6 (111) feitelijke oppervlaktegegevens van één of twee gebouwen Kunt u een overzicht bijvoegen van de oppervlakte-gegevens van één of twee gebouwen... zie bijvoorbeeld vraag 1) de eenheid waarin het aantal gebruikers wordt Uitgedrukt (fte of aantal personen) de verschillende soorten gebruikers (zie ook vraag 7) Ja. . deze gegevens worden niet geregistreerd...... voor zover beschikbaar.. met vermelding van de oppervlakte-eenheid (bvo... ..

.. terrein 30 jaar) --. De gekozen gebouwen voldoen hier niet altijd aan.gegevens.001 waarvan (o.795 Im2 fno onderhoud € 38.. .. dus geen unieke labs..285.en labruimte.. afbouw 30 jaar... Bij de enquêtevragen over de gebouwen (type lIl) was het nadrukkelijk de bedoeling om vooraf te bepalen van welk gebouw (of van welke twee gebouwen) de gegevens het eenvoudigst beschikbaar waren en dit gebouw (of deze gebouwen) consequent te gebruiken voor de beantwoording van de vragen op gebouwniveau. Omdat uit de resultaten op voorraadniveau al bleek welke definitieverschillen er waren bij oppervlaktegegevens.262 € 7...): afschrijvingen € € projectkosten 21. deze gegevens worden niet geregistreerd . passend binnen de WRU.350.67% jaarlast € 1. is op gebouwniveau geen energie meer gestopt in het elimineren van deze verschillen. ruimtecategorieën en huisvestingskosten.352 ... te vinden in bijlage: . Uitgangspunten Ja.390 € 21 € 370. Vele universiteiten hebben hieraan gehoor gegeven.vraag 23 (111) investeringskosten van één of twee gebouwen Kunt u voor één of twee gebouwen de oorspronkelijke investeringskosten specificeren ? onder vermelding van het peiljaar (prijspeil) van de kosten bij voorkeur volgens het HOI-voorstel voor een landelijk uniforme werkwijze op het gebied van de (project)administratie van investeringen in vastgoed.352 ..overigens interessante . E-installaties... die in een later stadium verder kunnen worden uitgewerkt.181 1..172 € 188 Im2 fno Im2 fno € 232 € 154.502.. kantoor.a.172 € 82 € 188 Im2 fno waarvan (o.341 vervangingswaarde I m2 fno € 19.552 € 1. waarbij in ieder geval gespecificeerd zijn: Bouwkosten. .166 € 320.): bouwkosten afschrijving € 389.389 € 135 Praktijkdeel 63 ..070 2..658 € 3. W-installaties. maar generieke universiteitsgebouwen met een bepaalde mix van onderwijs-.502.350 € 33 € 55 % vervangingswaarde 1.a..372... Voorbereidingskosten.. I Nee. .552 € 82 € 1.292 € 2.224 € 3. deze gegevens zijn.... Bij voorkeur zou het hierbij gaan om één of twee recente gebouwen en soorten gebouwen die ook in de voorraden van de meeste andere universiteiten (kunnen) voorkomen. De resultaten zijn slechts een steekproef uit de .. voor zover beschikbaar.617.020 €20 € 1.057..182.415 € 2.274. installaties en inbouw 15 jaar. .420 2. Data tabel23: voorbeeld van geleverde informatie op gebouwniveau (bewerkt) object UT object UT object RUG object RUG object WUR object WUR totale verhuurderslasten € 1...317.486 € 147 Im2 fno € € 19.225 2. . Vaste Inrichting en Terrein (direct rond gebouw) zo mogelijk rubriceren naar afschrijvingscategorieën (casco 60 jaar. .67% jaarlast verzekeringen € 1. ...019 € € 6.

480 4.200 6. 64 Pra ktij kdeel . 2002 € 26. De format van de TUE voor het registreren van gebouwgegevens is een goed.342 € Constateringen Verschillen in rubricering .000 € € 2.600.gelijk aan die op voorraadniveau .366.400 Foto Locatie TUle terrein FNO-m' hoorcollege kantoor + zaal zaal laboratorium archief/magazijn overig Materialen en constructie: Gevels Vloeren Wanden Plafonds Kozijnen Beglazing Dak Opmerking: Eerder genoemd technologiegebouw 0 2200 0 2200 0 0 FInanciele gegevens: Oorspronkelijke stichtingskosten WOZwaarde Grondwaarde Marktwaarde 2000-2004 okt. 2002 okt. overzichtelijk voorbeeld van het registreren van gebouwgegevens.tabel24: voorbeeld van geleverde gebouwinformatie door de TUE I T U~I Ispectrum Bureau Vastgoedontwikkeling Spectrum Opsteldatum 1-sep-03 Naam Gebouwcode Straatnaam (huisnummer) Architect Jaar ingebruikname Jaar van uitbreiding Jaar van renovatie Jaar van renovatie Gebruiker(s) Aard van het gebouw : 2002 Bebouwde oppervlak BVO-m' WO-m' FNO-m' 7.zorgen ervoor dat de informatie in deze fase van het onderzoek nog niet verder onderling vergeleken is.

7 Evaluatie enquête De conclusies over de bevindingen uit de enquête volgen in het conclusiehoofdstuk. waaruit slechts met grote moeite en veel eigen bewerkingen kengetallen te genereren waren (zie ook figuur 22). Het belangrijkste nadeel was dat de onderzoekers veel data ter beschikking hadden. Achteraf zijn de onderzoekers ervan overtuigd dat dit de juiste beslissing was. en de verschillen daarin tussen universiteiten. Het stellen van relatief open vragen had zowel voordelen als nadelen. Het belangrijkste voordeel was dat inzicht werd verkregen in de wijze waarop universiteiten hun eigen data ordenen. en wel om de volgende redenen: In een aantal gevallen schetste antwoorden over de registratie een zonnig beeld dan uit de feitelijke vastgoedgegevens bleek. Praktijkdeel 65 . In deze slotparagraaf volgen enkele reflecties op de enquêtemethode.gebruik figuur 21: resultaat huidige enquête: diverse databestanden versus een uniforme format In het conclusiehoofdstuk worden suggesties gedaan voor een aanpak van het vervolg: eerst een uniforme format en daarna pas een inventarisatie (en niet meer andersom). universiteiten onderzoeksteam resultaat : gezamenlijk format --+ --+ --+ --+ verantwoording bewerking data bij onderzoeksteam FORMAT -m2 -€ .en type III-vragen) moest bevatten. In andere gevallen was de vraag niet duidelijk genoeg voor een helder antwoord en kon het antwoord nog uit tabellen of bijgevoegde stukken worden gedestilleerd.4. De onderzoekers twijfelden aanvankelijk of de enquête naast vragen over registratiemethoden (type I-vragen) ook vragen ter inventarisatie van de feitelijke vastgoedgegevens (type 11. en andersom.

De grote vraag is dan welke parameters voldoende informatie bevatten. dat de aangeleverde data een bewerking nodig heeft alvorens vergelijking mogelijk wordt. Het ochtendprogramma omvatte een drietal lezingen over benchmarken en data verzamelen. waren er nog geen goede vergelijkingen te maken. met als doel alle aanwezige betrokkenen inzicht te geven in de achtergronden. De doelen van de workshop waren de volgende: (1) Presentatie wat tot nu toe is bereikt. Het middagprogramma was bedoeld voor groepsgewijze discussie over stellingen en vragen die betrekking hebben op het onderzoek. die aangeleverd is door de aanwezigen. Deze presentatie was een weergave van het theorierapport (hoofdstuk 2 en 3 in dit eindrapport). Workshop Benchmarking Om aan de gewenste informatie te komen is het beschikken over een informatiesysteem onvoldoende. De eerste presentatie ging in op het doel van benchmarking. En de confrontatie van de drie dimensies. De uiteindelijk berekende kengetallen laten een dermate grote spreiding zien dat de enige conclusie op dit moment is. Zo waren er grote verschillen bij de hantering van definities. (3) Creëren van draagvlak bij de mensen die de gegevens moeten verzamelen en leveren. Dit betekent dat een goede benchmark altijd 3 dimensies heeft: kosten. 5.1 Presentaties Tijdens het ochtendprogramma werden drie presentaties gehouden. Doel van de dataverzameling was om inzicht te krijgen in welke gegevens 66 Pra ktij kdeel . Wat houdt het in en waarom worden benchmarks gedaan. het hoe en waarom van de data verzameling. maar ook om met hen te discussiëren over haalbaarheid en mogelijkheden voor het vervolg. De parameter kosten/m2 zegt niet zoveel. Om vooral deze medewerkers inzicht te geven in de redenen voor de uitgevoerde informatieverzameling. Hoe geavanceerd ook. Hieronder worden de presentaties kort toegelicht. De hand-outs van de presentaties zijn in bijlage 6 te vinden. Van alle universiteiten zijn naast de HOI leden tevens de medewerkers uitgenodigd die betrokken zijn bij de data verzameling. Alleen een totaal vergelijk van de inzet van middelen voor het realiseren van de output levert de juiste informatie op. Ook waren de aangeleverde gegevens niet altijd consistent. Om daarmee een aantal vragen voor het vervolg van het onderzoek beantwoord te krijgen.5. Belangrijkste aspecten in deze presentatie waren dat organisaties behoefte hebben aan beslissingsondersteunende informatie op het gebied van vastgoed. De tweede presentatie ging in op de verzamelde data. In dit hoofdstuk wordt een kort overzicht gegeven van de presentaties en de resultaten van de discussies. De uitwerkingen van de groepen zijn te vinden in de bijlage 7. De workshop bestond uit twee delen: een ochtendprogramma en een middagprogramma. deze roept eigenlijk alleen maar meer vragen op. er zullen altijd vertaalslagen en interpretaties gemaakt moeten worden alvorens de gegevens daadwerkelijk informatie zijn. m2 en prestaties (gebruik/gebruikers). Ondanks dat alle universiteiten de gevraagde gegevens hadden aangeleverd. hetgeen in dit stadium van de data analyse de nodige problemen opleverde. (2) Discussie over doelstellingen van benchmarken versus kosten en inspanning om de gegevens te leveren. Om deze informatie overzichtelijk te houden is men op zoek naar een set van parameters (vergelijking: het dashboard van een auto). te interpreteren en te actualiseren. is in overleg met de HOI-onderzoeksgroep besloten een workshop te organiseren. Deze activiteiten worden binnen universiteiten door verschillende medewerkers uit verschillende diensten met verschillende achtergronden uitgevoerd.

waar binnen de universiteiten aanwezig zijn. catering) en het financiële systeem kostensoorten en budgethouders/gebruikers. naast het hebben van inzicht in de producten en diensten die afgenomen worden. waarbij het criterium was dat in elke groep maximaal 2 personen van dezelfde universiteit zouden zitten. faculteit A en dienst X) en kosten soorten (bijv. Uiteindelijk heeft de benchmark zowel een aantal kengetallen als knelpunten in de bedrijfsvoering opgeleverd. Zo bepaald Albert Heijn aan de hand van haar (geprognosticeerde) omzet welke huurprijs zij zich kan veroorloven. (Stelling:) Gegevens over bezetting en benuttong van ruimten leveren meer (management) informatie op dan het koste om ze te genereren. Huisvestingskosten dienen gerelateerd te zijn aan de prestatie van de organisatie. maar meer in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren. Reden van het project was dat men zicht wilde hebben op de facilitaire kosten binnen de departementen. Na de groepsdiscussies werd een plenaire presentatie van de resultaten/uitkomsten gegeven en bestond de mogelijkheid voor anderen om vragen stellen. verzekeringen). 5. schoonmaak. Door tevens hoeveelheden te vragen. Ook binnen de departementen bestond het probleem van ongelijke hantering van definities en het niet beschikbaar hebben van data. wo. de stellingen wisselden. nvo.roosterproblemen. ruimte tekorten . (Stelling:) Om snel en zonder extra bewerkingen de juiste informatie te achterhalen moeten huisvestingskosten geregistreerd worden naar kostensoort én naar kostendrager én naar budgethouder/gebruiker. zo registreert het vastgoedsysteem m2 vloeroppervlak (bijv. In onderstaande box zijn de stellingen en vragen weergegeven. Exploitatiekosten Facility management. Deze presentatie was gebaseerd op de resultaten uit het praktijkrapport (hoofdstuk 4 in dit eindrapport) De laatste presentatie ging over hoe de Rgd een benchmark heeft opgezet voor een aantal departementen. werd het mogelijk om een format te ontwerpen voor de uiteindelijke vergelijking. (Stelling:) Het registreren van vastgoedinformatie in de driehoek is nuttig en levert meer op dan het kost. alleen dan kunnen de juiste kengetallen worden gegenereerd (m2 . gebouw A) en kostensoorten (bijv.€ . Stel/ingC Vastgoedinformatie wordt op verschillende plaatsen in de organisatie geregistreerd.presentatie gebruiker) Stel/ingD Een gebruiker is niet zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwen(voorraad).zal de gebruiker zich gaan afvragen of het efficiënter en effectiever kan.2 Workshopdiscussie Alle aanwezigen waren op voorhand verdeeld over 5 groepen. Stel/ingA Het oppervlak van de vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen op basis waarvan vergelijking plaatsvindt. De groepen kregen ieder twee stellingen en drie vragen voorgelegd. Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus van groot belang. Pas als er problemen zijn . schilderwerk. het facilitaire systeem gebruikers/budgethouders (bijv. no en fno Stel/ingB Inzicht in de kosten/m2 levert geen extra informatie voor de bedrijfsvoering. Als structuur gebruiken zij de NEN 2748. (Stelling:) Oppervlaktegegevens worden bij voorkeur in alle eenheden van de NEN 2580 geregistreerd: bvo. De vragen waren voor elke groep gelijk. Is dit de taak van de vastgoedgroep om dit bij te houden of moet dit decentraal gebeuren (wanneer de kosten gedecentraliseerd zijn) Vraag 1 Welke databases van de universiteit worden het meest voor vastgoed gerelateerde management informatie geraadpleegd? Vraag 2 Welke drie kengetallen van uw eigen universiteit zou u het liefst vergelijken met andere universiteiten? Vraag 3 Wat kunnen we leren van de Rgd? Is dit het toekomstbeeld voor de universiteiten? Praktijkdeel 67 .

b. nieuwe gebouwen meteen volgens de NEN registreren. waardoor enkelvoudige invoer mogelijk wordt. Tevens bleek dat de meeste universiteiten op dit moment niet in staat zijn per gebruiker de huisvestingskosten te genereren.Uit de discussies en antwoorden zijn de volgende overeenkomsten te vinden: 1. ). 5.3 Workshopconclusies De doelstelling van de bijeenkomst. Dit was een voorwaarde om met de volgende stap van het onderzoek 68 Praktijkdeel . Voor het in kaart brengen van de ruimtebehoefte en de afstemming van beschikbare ruimte is het wel noodzakelijk. Wel worden een aantal aanpassingen voor gesteld. kosten per m2 per ruimte soort. het creëren van draagvlak voor het onderzoek is volgens de HOI leden geslaagd. Probleem blijft de output van universiteiten. Er kunnen allerlei interfaces gebouwd worden. Zo is een indeling in m2 onvoldoende. De meeste genoemde kengetallen die men graag zou willen vergelijken met andere universiteiten zijn: a. 6. Dit houdt in dat de kosten die door de vastgoed afdeling gemaakt worden voor het eigenaars onderhoud. als gevolg van de onduidelijke prestatie van de universiteit. Zowel voor de bepaling van de m2 als voor de indeling in kosten. Men was het er over eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke bezetting centraal geregistreerd zou moeten worden. Het hanteren van meerdere factoren is niet raadzaam. hieraan dient tevens een ruimte categorie gekoppeld te worden. Een voorstel voor welke gebruikt kan worden. 2. De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de ruimteregistratie (m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten). Gebruik van bestaande definities is noodzakelijk. maar die van onderzoek niet ( . Lessen voor universiteiten uit het Rgd-voorbeeld hebben te maken met het duidelijke plan van aanpak. Deze taak hoort eerder bij het onderwijs dan bij vastgoed. En dat het wel een heel lastige materie behelst als zelfs een professionele organisatie als de Rgd het niet lukt om alles direct op orde te hebben. de onderwijsoutput kan nog wel bepaald worden. De standaard omrekeningsfactor is niet voor alle gebouwen toereikend. niet naar de gebruikers is te herleiden. Daarnaast is registratie in meer dan één eenheid gewenst. Registratie en vergelijk van data in 'de driehoek' (de drie dimensies) levert wel veel inzicht op.. Wel werd de opmerking gemaakt dat het op dit moment meer kost dan het oplevert. 7. Een mogelijkheid is om niet te kijken naar de output van de organisatie maar naar de prestatie van het vastgoed in de zin van tevredenheid van studenten en medewerkers. Het gebruiken van één in plaats van meerdere informatiesystemen werd door de aanwezigen niet als voordeel gezien.. 5. kan gedestilleerd worden uit de reeds geanalyseerde data. Over het vergelijk met een commerciële organisatie als Albert Heijn waren de meningen uiteenlopend: van "was het maar zo makkelijk. Men was het eens over een geleidelijke overgang. Huisvestingskosten worden over het algemeen gerelateerd aan het gebouw of de organisatie eenheid die er voor moet betalen. Tevens bleek dat het voor een aantal universiteiten veel werk zou betekenen om alle ruimten opnieuw in te meten volgens de NEN. zowel exploitatie als investeringskosten m2 per student en of medewerker 3. de korte doorlooptijd van het project en het vooraf duidelijk hebben waarom je welke kengetallen hebben wilt. werden we maar zo bedrijfsmatig bestuurd" tot "die vergelijking kan nooit gemaakt worden". 4.

Het werken volgens de driehoek betekent namelijk niet alleen dat data volgens de drie dimensies geregistreerd en geanalyseerd zal worden. voordat het vergelijk in de driehoek daadwerkelijk plaats zal vinden. Praktijkdeel 69 . zal nooit lukken.verder te gaan: het corrigeren en bewerken van de aangeleverde data in de (te ontwikkelen) standaard format. De ingevulde data wordt gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd en aangevuld. waarin de aanwezige data per universiteit terug gekoppeld wordt naar de universiteiten. maar eerder de 'beren op de weg' zien ("Is niet mogelijk. moet eerst het CvB anders gaan denken. waarna het uiteindelijke vergelijk van de universiteiten onderling kan plaatsvinden. faculteiten denken daar nooit bij na" enz.). Ook is duidelijk geworden dat er nog een slag gemaakt moet worden. Dit houdt in dat aan de hand van de huidige inzichten een format ontwikkeld wordt. maar ook dat de organisatie op deze wijze gaat denken en handelen. Uit de discussies en de antwoorden blijkt dat de betrokkenen de noodzaak hiervan enigszins onderkennen.

70 .

CONCLUSIES EN VERVOLG Conclusies en vervolg 71 .

72 Conclusies en vervolg .

8. Conclusie 4: De meeste benchmarkinitiatieven zijn vergelijkingen van kosten per m2. De 'prestatie' de missende schakel in de driehoek. wat in het overzicht in tabel 25 is weergegeven. Alleen sturen op ratio's als kosten per m2. Discussies binnen de HOI-onderzoeksgroep leiden tot het inzicht dat vastgoedinformatie minstens drie dimensies heeft: oppervlak. Benchmarking moet gezien worden als een platform voor dialoog en niet als instrument dat kan worden aangegrepen voor bezuinigingen. Elk perspectief heeft ook een andere informatiebehoefte. vastgoed voorraad in m2 huisvestingskosten in € _ _ _ _ _ I. ~ (gebruikers) PRESTATIES Confrontatie met de universitaire praktijk Conclusie 5: Uit de enquêtes bleek dat gegevens over gebruik(ers) bij vastgoedmanagers het minst bekend zijn: voor welke 'prestatie' (baten) wordt een ruimte gebruikt. hoe worden ruimten bezet/benut. welke gebouwgerelateerde kosten draagt de gebruiker zelf en hoe tevreden is hij over de kwaliteit? Hoewel deze vragen door de gebruiker zelf vaak wel beantwoord kunnen worden. of studenten per m2 kan wellicht huisvestingsmiddelen besparen. Uniformiteit van dat dashboard is wél noodzakelijk om met andere bestuurders te kunnen communiceren. zonder een link te leggen met de waarde of kwaliteit van deze m2 voor gebruiker en organisatie. Conclusies en vervolg 73 . Conclusie 2: In eerste instantie ligt het accent van de informatiebehoefte op gebruik binnen de eigen organisatie. kosten en (prestatie) gebruiker. maar elders in de organisatie weer extra lasten veroorzaken. Conclusie 3: Drager voor de informatiebehoefte is het krachtenveld van corporate real estate management (CREM). is het ontbreken van deze informatie bij de vastgoedmanager een gemiste kans om de doelmatigheid van vastgoedbeslissingen te toetsen en verantwoorden. niet primair om het vergelijken met andere universiteiten. Conclusies en aanbevelingen Algemene conclusies over benchmarking Conclusie 1: Het gaat om het creëren van een dashboard met sturingsinformatie.

. . . 74 *H.I:1 .J" 'fimffl_ asset management GENERAL MANAGEMENT (GM) mix bedrijfsmiddelen voor bereiken instellingsdoelen: huisvestingslasten / totale lasten huisvestingslasten / totale baten (aansluitend op kengetallen Cfi.. asset management PROJECT MANAGEMENT (PM) COST CONTROL general management busi ness strategy bouwkosten / m2 investeringskosten / m2 exploitatielasten / m2 eventueel gespecificeerd naar ruimtesoort facility management Conclusies en vervolg .:iib. . ..+. eventueel gespecificeerd naar ruimtesoorten huurdersexploitatielasten / m2 zoals energielasten facility management cast control project management klanttevredenheid (over functionaliteit en flexibiliteit) HII~I'III"II~llllll . ........ . asset management FACILITY MANAGEMENT (FM) genera I management business strategy m2 / gebruiker of ruimtesoort (interne) huurprijzen.tabel25: informatiebehoefte vanuit vier verschillende CREM-perspectieven eREN-perspectief Indicatieve informatie behoefte ......" "f1idi . .-I·III~I·IIIIIIIM. bijvoorbeeld vergelijkbaar met personele lasten / totale lasten) facility management cast control project management H!'~I·I:I·I'nl.1·111~1·llllfllll..-i. I ..-1":II~I·llllfIIM. . asset management ASSET MANAGEMENT (AM) general management busi ness strategy totale vervangingswaarde vervangingswaarde per m2 functie geïnvesteerd vermogen (of boekwaarde) omvang totale voorraad facility management cast control project management 1'111~1"111'11~111111 ...

technologie en informatie. Conclusie 7: Het vergelijkbaar maken van gegevens (zie figuur 22) vroeg zoveel bewerking van de onderzoekers dat een eerste benchmark van aangeleverde gegevens geen betrouwbare resultaten gaf. Om deze reden zijn aan dit rapport geen uitgebreide resultaattabellen toegevoegd: ze zouden tot te veel discussie leiden.m2 -€ . zijn kengetallen op basis van de oppervlakte (kosten per m2 of studenten per m2) moeilijk vergelijkbaar te maken. en tegen welke prijs. Conclusies over specifieke onderwerpen uit de enquête Conclusie 9: Aan de hand van de afwijking tussen huisvestingskosten huurprijzen zal een andere analyse naar de afwijkingen moeten plaatsvinden. waarna wijzigingen en aanvullingen ingevoerd kunnen worden. De huidige overzichten leveren een eerste stap naar het achterhalen van de knelpunten en daarmee leveren zij een bijdrage aan het opstellen van realistische huurprijzen. en (nog) niet over de data zelf. mits vergelijkbaar Conclusie 6: De belangrijkste constatering . Ook geven de huidige kengetallen inzicht in de mogelijkheden die vergelijking aan de hand van kengetallen met zich mee brengt. (b) een eerste benchmark van elementaire gegevens. ook in relatie tot andere productiemiddelen zoals personeel. terwijl de discussie moet gaan over definities en rubricering. kapitaal. waarmee doel (b) niet werd bereikt.is dat databestanden in structuur onvoldoende overeenkomen om ze onderling gemakkelijk te kunnen vergelijken. is niet zo zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwenvoorraad. geven zij wel inzicht in de precieze knelpunten van de registratie van m2 en huurprijscategorieën. bijvoorbeeld een faculteit. maar in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren."n ~~den RUG bestanden WUR data- 98 t5=JP ~ -+ -+ -+ -+ verantwoording bewerking data bij onderzoeksteam FORMAT . Definities en rubriceringen worden niet eenduidig gehanteerd. In een vroeg stadium kan dan vastgesteld worden welke kengetallen in de uiteindelijke benchmark zullen worden opgenomen. Conclusies en vervolg 75 . Conclusie 10: De gebruiker zou centraler moeten worden gesteld in vastgoedinformatiesystemen. Omdat de oppervlakte-eenheden reeds grote 'ruis' vertonen in de definities. Een gebruiker.Het doel van de enquête was tweeledig: (a) het vaststellen of de databestanden voldoende overeenkomen om deze onderling te kunnen vergelijken.refererend aan doel (a) . universiteiten onderzoeksteam resultaat: gezamenlijk format _ ~ ~~'. Door de stapsgewijze bewerking van de aangeleverde informatie is het vrij eenvoudig om per universiteit de aangeleverde data te controleren op juiste interpretatie.gebruik figuur 22: resultaat huidige enquête: diverse databestanden versus een uniforme format Conclusie 8: Ondanks dat de uitkomsten van de kengetallen onvoldoende bruikbaar zijn voor vergelijking.

Conclusie 14: In het algemeen wordt aangegeven dat de link met het primaire proces meer aandacht behoeft. verantwoording bewerking data bij universiteiten figuur 23: volgende stap: ontwerpen 'format' en invullen format met gegevens uit databestanden universiteiten 76 Conclusies en vervolg . niet naar de gebruikers zijn te herleiden.ook op basis van de theorie en ervaringen van andere organisatieseen 'format' worden ontworpen voor het genereren van managementinformatie (en onderling vergelijken). ----.dan bij vastgoed. . Dit houdt in dat de kosten die door de vastgoedafdeling gemaakt worden voor het eigenaaronderhoud.conclusies vanuit praktijk: aanvullende conclusies uit de workshop Bij de workshop waren per universiteit naast de vastgoeddirecteur enkele medewerkers die vastgoedinformatie beheren aanwezig. Meer afstemming met het facility management is een belangrijke stap richting het primaire proces. Deze taak hoort eerder bij de gebruikerof het facilitair management . kan .gebruik fORMAT -m' -€ . Aanbevelingen voor vervolg Nu duidelijk is hoe vastgegevens geregistreerd zijn en hoe haalbaar de direct betrokkenen een benchmark achten.m2 -€ . Conclusies 13: De meest geraadpleegde databases of bestanden hebben te maken met de ruimteregistratie (m2 en gebruik) en de financiële registratie (kosten). Conclusie 12: De aanwezigen waren het eens dat zowel de roostering als de daadwerkelijke bezetting centraal geregistreerd zou moeten worden. Conclusie 11: De meeste universiteiten geven aan op dit moment niet in staat te zijn per gebruiker de huisvestingskosten te genereren. De meeste genoemde kengetallen die men graag zou willen vergelijken met andere universiteiten zijn: kosten per m2 per ruimte soort. ----. Huisvestingskosten worden over het algemeen gerelateerd aan het gebouw ofaan de organisatie-eenheid die ervoor moet betalen. zowel exploitatie als investeringskosten. Dit format zal als invulformulier dienen voor de universiteiten (zie figuur 23). . en m2 per student en of medewerker.gebruik TUE ----. Doel hiervan was met de direct betrokkenen te discussiëren over de problematiek bij het registreren van vastgoedinformatie en de haalbaarheid van benchmarking. onderzoeksteam FORMAT .gebruik ----. Voor het in kaart brengen van de ruimtebehoefte en de afstemming van beschikbare ruimte is deze informatie voor vastgoed wel noodzakelijk.gebruik benchmark mgt-info I~ lllJJiJlJIt FORMAT -m' -€ . ~ . maar dat dit veel inspanning kost.gebruik . bestanden universiteiten onderzoeksteam FORMAT -m' -€ . een cultuurverandering vraagt en vaak buiten de invloedssfeer van de vastgoedorganisatie ligt.

. advies: start met alternatief (1) / stappenplan Stap 1 "Benchmarking": toesturen digitaal format met toelichting per universiteiten invullen voor 3 recente gebouwen (> 1995) verwerken gegevens presenteren conclusies . asset management genera I management busi ness strategy facility management cost control project management .kosten . . eventueel met hulp van het onderzoeksteam. Alternatief (1) heeft procesmatig echter het voordeel dat het format kan worden uitgetest met beperkte inspanning. De link naar de organisatie ('business') wordt dus wel gelegd. Alternatief (1) zal een betrouwbaarder beeld schetsen. Dit laatste is doorslaggevend voor het advies.en nadelen: (1) het invullen van een format met projectinformatie. maar kan in het algemeen bijdragen aan een overzichtelijker 'dashboard' met sturingsinformatie voor bestuurders. omdat het de totale voorraad betreft en alle lasten die met vastgoed gemoeid zijn.€ . De vraag die resteert is op welke databestanden een eerste stap van benchmarking zich zal richten. Alternatief (1) genereert vooral referenties bij nieuwbouwbeslissingen voor de vastgoedmanager zelf. . De verzameling ingevulde 'formats' kan vervolgens eenvoudig leiden tot een onderlinge benchmark.1. HII~J'III'II~illl!1 ~i·I!'~I·lllllllIm.1 11'1 1 1 1 ~i'I!I.gebruiker). . Voordat stap 1 kan worden genomen: bespreking format in HOI 23 april 2004 (Twente) aanpassing format aan de hand van opmerkingen HOI-leden Conclusies en vervolg 77 .. het accent ligt op projectmanagement/cost control (zie figuur 4) (2) het invullen van een format met voorraadinformatie..111.11 . .De verantwoordelijkheid voor het bewerken van de universiteitsgegevens ligt dan bij de universiteit zelf. Dit heeft natuurlijk ook een functie in de verantwoording van investeringsbeslissingen richting bestuurders. . Er zijn twee alternatieven. voor recente (> 1995) nieuwbouwprojecten. maar voor een beperkt deel van de voorraad. voor alle punten van de driehoek is een invulformulier gemaakt (m2 . het accent ligt op asset management / voorraad management (zie figuur 4) In beide gevallen worden gegevens in de driehoek m2 . waardoor de informatievraag voor de rest van de voorraad onvervuld blijft.. elk met voor.inhoudelijk en over het format Het eerste aanzet voor een format is te vinden in bijlage 8. maar alternatief (2) levert meer managementinformatie voor bestuurders.I'IIIIIIIIII~ asset management general management business strategy facility management cost control project management figuur 24: alternatieven als startpunt van de benchmark: alternatief (l-links) op gebouwniveau of alternatief (2-rechts) op voorraadniveau Alternatief (1) behoeft minder inspanning dan (2) bij de inventarisatie van de gegevens..prestatie/gebruik(ers) geïnventariseerd.1.1.

bespreking in HOI 24 september 2004 (Utrecht) melding onderzoek door HOI-lid aan eigen portefeuillehouder vastgoed/huisvesting onderzoek aan de orde stellen in Platform Bedrijfsvoering melding onderzoek door HOI-lid aan eigen CvB 78 Conclusies en vervolg .

november 2000 . Delft: Rea I Estate & Housing. jaarrekeningen 1997 tot en met 2001. pp. Amsterdam: EIB.. 2000. A. auteur. jaar) Naar niet alle bronnen in deze lijst wordt expliciet verwezen. Amsterdam: EIB.C. mei 1990. Erasmus Universiteit Rotterdam.. Veel bronnen zijn als achtergrondinformatie voor dit rapport bestudeerd. schriftelijke bronnen [1] Amaratunga. Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB. Delft: BMVB (TU Delft. intern document. L. de en A. Heijer. faculteit Bouwkunde). "Benchmarking the search for best practices in Corporate Real Estate". Delft: NNI. Begroting 2002 MTB Specificaties. Directie Begrotingszaken. "Benchmarking: een uitdaging voor CREmanagers" in Real Estate Magazine. Heijer. Handleiding Kengetal/en. Delft: Rea I Estate & Housing. 1998. 14-19. A. Maas.rubricering en definiëring. De bekostiging van investeringen in gebouwen en terreinen in het hoger onderwijs.a. juni 2002. 511-524. pp. Elsevier bedrijfsinformatie bv. FMWEB (Twynstra Gudde). Erasmus Universiteit Rotterdam. Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB.Geraadpleegde bronnen & literatuur In navolgende lijst zijn alle geraadpleegde bronnen voor het onderzoek opgenomen. Israël). maart 2002. juni 2001. "Assessment of facilities management performance in higher education properties" in Facilities. voetnoot of alinea" [nummer]. Termen voor facilitaire voorzieningen . den Heijer. H. MCB University Press. Centrale Financiën Instellingen (CFI). nr. rapportage 4 november 2003.C. van der Schaaf. de nummers in de lijst komen in de hoofdtekst van dit rapport terug en wel op de volgende wijze: "tekst. e. De bronnen zijn genummerd. de Puy. volume 18. Dilanthi en David Baldry. Begroting 2002 MTB Personeel. Universitair Vastgoedmanagement deel C: Klanttevredenheid. 293-301. Benchmarking bij overheid en non profit organisaties. Cultuur en Wetenschappen. Financiële gegevens Wetenschappelijk Onderwijs. Heijer. Jonge. in: Journalof Real Estate Research 8/4 fall. FJ. FJ. Israël). intern document. Universitair Vastgoedmanagement deel A: Onzekerheid & Flexibiliteit. Analyse universitaire vastgoedplannen (rapportage in opdracht van VSNU). Ministerie van Onderwijs. Delft: Real Estate & Housing. p.A. Ministerie van Financiën.C. 12 november 2002. augustus 1988. 1993.C. Erasmus Universiteit Rotterdam. maart 2002 . figuur. den. het gebruik van kengetal/en bij de rijksoverheid en in de rijksbegroting. NNI (Nederlands Normalisatie-instituut). den en P. maart 2002. NEN 2748 (definitieve versie). den. Den Haag. [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] [14] [15] [16] [17] 79 . 23 december 1994. Een financieeleconomisch beslissingsmodel ten behoeve van het optimaal beheren van onderwijsgebouwen. number 7/8. Universitair Vastgoedmanagement deel B: Kosten & Baten. intern document. den. Noha E. A. 22.C. Begroting 2002 MTB Materieel. Benchmark departementen. Heijer. A.

ir. Meten moet! (Arthur Andersen) Kluwer Bedrijfsinformatie. C. memorandum 1 mei 2003. de en J. [19] [20] [21] [22] [23] [24] [25] Lijst van geïnterviewden voor theoriedeel leden Huisvestingsoverleg Instellingen (HOI) Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). P. RE & H. Tussenrapportage ''Producten. intern rapport. Gerritse (Cees) Vereniging van Universiteiten (VSNU). The Appraisal of Investments in Educational Facilities. The international handbook of school effectiveness research. Bulthuis. AJ. Y. 1 januari 1998. Bouwkunde.S. F. Waal. Dekker (Frans) Vereniging van Universiteiten (VSNU). Rijksgebouwendienst. Parijs: OECD. The Association of Higher Education Facilities Managers (APPA). B. Reynolds. Teddlie. de Jonge (Hans) Technische Universiteit Delft (TUD). ir. Kerngegevens en ramingskengetallen. and Sammons. Koelstra (Jelmer) Technische Universiteit Delft (TUD). Otten (Christ) 80 . 7 maart 1994. The Strategie Assessment Model (second edition). Programme on Educational Building (PEB).W. drs. RE & H. Vereniging van Universiteiten (VSNU).2000. ir. G. Rijksgebouwendienst (E. 8enchmark exploitatiekosten een onderzoek naar exploitatiekosten bij rijksoverheidsinstellingen. Groenstege (Yvonne) overige informatiebronnen Center for Higher Education Policy Studies (CHEPS). de Ruiter (Astrid) HBO-Raad. H.M. drs. Salerno (Ca rio) Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR). dr. C. de Jager Rijksgebouwendienst (Rgd). Mijland-Bessems. dr. Bouwkunde.[18] Organisation for Economie Co-operation and Development (OECD). 2001. dr. Ontwikkeling Institutional Research en Instellingsprofielen. P. London: Falmer Press. en D.G. drs.A.A. Alexandria. drs. Zandstra). Virginia: APPA. prof.HJ. H. kengetallen en indicatoren van het Agentschap Rgd'. J. juli 2003. A.55-133. C. 1998. Franckena (Wim) Rijksgebouwendienst (Rgd). Rijksgebouwendienst.. pp. W. Jongbloed (Ben) Center for Higher Education Policy Studies (CHEPS). intern rapport. de Visser RA (Pieter) Universiteit Leiden (LEI). The methodology and scientific properties of school effeetiveness research. C.

Lijst van personen die enquêtevragen beantwoordden
De laatste vraag van de enquête (vraag 30) informeerde naar de personen die - al of niet gezamenlijk - enquêtevragen hadden ingevuld of documenten hadden verzameld ten behoeve van de enquête. In de tabel hieronder zijn deze personen genoemd. enquête ingevuld door namen (HOI-lid vet) dhr. Freek Higler dhr. J. Schwake G.J. Klaassen Leiden dhr. Frans Dekker dhr. Z.C. Beekhuis mw. M.W .W. Moesman dhr. R.J. Boom Eindhoven mw. Karin Overdijk mw. Jessie van Rooij Maastricht dhr. Hans Beijer E. Meester mw. Jolanda Kemp dhr. JaCques Knoppen Rotterdam dhr. Pieter de Visser C. Michels Twente dhr. Marien Florijn R.W.J .M. van Leeuwen J. Mulder H. Tiemens Wageningen dhr. Ad van der Have Nijmegen dhr. Michel ter Berg H. van Weert C. Teunissen Amsterdam UvA mw. Salomé Bentinck dhr. Wouter van Balen dhr. Harry Gijsberts mw. Marjon Plomp Amsterdam VU dhr. Chris Niemeijer Tilburg dhr. Ted van Loosbroek Groningen dhr. Ruurd de Jong dhr. Stephan Oorburg dhr. Martin Kranenborg dhr. Jelle Bouma Utrecht dhr. Aryan Sikkema dhr. Dries Berendsen dhr. Jan Vernooij Delft functie
HOI-lid I directeur Vastgoed adviseur Directie Vastgoed I TAl portefeuillemanager Directie Vastgoed I VGO HOI-lid I directeur Vastgoed hoofd afdeling planning & financieel beheer beleidsmedewerker Vastgoedbeheer beleidsmedewerker Vastgoedbeheer HOI-lid I directeur Vastgoed financieel economisch vastgoedmedewerker HOI-lid I directeur Vastgoed medewerker vastgoedontwikkeling controller FD I vastgoed hoofd vastgoedontwikkeling HOI-lid I directeur Vastgoed projectleider nieuwbouw HOI-lid I directeur Vastgoed logistiek manager facility manager controller FB HOI-lid I directeur Vastgoed HOI-lid I directeur Vastgoed afdeling Huisvesting UFB afdeling Huisvesting UFB HOI-lid I directeur Vastgoed beleidsmedewerker ECM-Huisvesting controller FD I vastgoed beleidsmedewerker bestuursstaf I vastgoed HOI-lid I directeur Vastgoed HOI-lid I directeur Vastgoed informatie-analist projectleider stafmedewerker HOI-lid I directeur Vastgoed beleidsmedewerker Huisvestingsbeleid

Het grootste deel van deze personen was ook bij de workshop Benchmarking van vrijdag 30 januari 2004 aanwezig (zie hoofdstuk 5).

81

82

BIJLAGEN

83

84 .

3. 10. 9. 8. 6. Management informatie pakket facilitaire kengetallen Facilitaire kengetallen Facility management in het onderwijs American Productivity & Quality Centre Higher education funding Council for England Facilities Risk and Quality Evaluation Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen (ABN Amro) Quickscan huisvestingskosten Benchmark gebruikersgroep vastgoed The workplace network Per initiatief zijn de volgende punten beschreven: naam benchmark / welk type deelnemers aantal deelnemende organisaties en eventueel namen organisaties ter illustratie welke kengetallen worden bepaald en op basis van welke variabelen? is er een rapportage waarin bevindingen te vinden zijn / conclusies worden getrokken? wat kunnen universiteiten hiervan leren: leren van gemaakte fouten of juist van de goede aanpak? 85 . 5.Bijlage 1: Benchmark-initiatieven In deze bijlage worden achtereenvolgens de volgende initiatieven beschreven: 1. 7. 2. 4.

personeelsgegevens 3.Management Informatie pakket Facilitaire Kengetallen (Prismant) Naam benchmark / welk type deelnemers Prismant is een organisatie voor de Nederlandse vereniging voor ziekenhuizen. Zo wordt het effect van deeltijdverpleging op bijvoorbeeld de schoonmaakkosten geëffectueerd. services Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Jaarlijks wordt een informatie pakket voor facilitaire managers in de gezondheidszorg opgesteld aan de hand van de enquête facilitaire kengetallen. • Er worden tevens kosten beïnvloedende factoren beschreven. Zij leveren allerhande informatie voor ziekenhuizen (algemene en speciale) in Nederland. Aantal deelnemende organisaties ca. 86 . Het sturen met deze kengetallen als facilitair manager kan problemen opleveren wanneer de financiële administratie gebaseerd is op budgethouder en kostensoort en de kostendrager gebruikt wordt in de registratie. informatie 14. afvalverwerking en verwijdering 12. huishouding 11. 60% van de ziekenhuizen neemt deel Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? Middels enquêtes worden aan de hand van NZI rekeningschema de volgende kengetallen bepaald: 1. inkoop 7. schoonmaak 10. hierdoor wordt het mogelijk om onderlinge vergelijkingen uit te voeren tussen ver. communicatie 15.schillende instellingen. informatisering en automatisering 17. kosten beheer 4. • Veel van de gebruikte gegevens wordt uit de reguliere enquête van het primaire proces gehaald (synergie). voeding 9. beveiliging 16. terreinen en energie 6. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Eenduidige definities gerelateerd aan het gebruikte rekeningschema binnen de financiële administratie waardoor het achterhalen van de informatie snel verloopt. linnenvoorzieningen 13. De enquête is beschikbaar in de vorm van een invuldiskette voor instellingen. De rapportage is niet voor derden beschikbaar. opslag en vervoer 8. huisvesting 5. algemene facilitaire organisatie 2.

nl Naam benchmark / welk type deelnemers FKG is een project wat ontstaan is uit een samenwerkingsverband tussen PriceWaterhouseCoopers.Facilitaire Kengetallen (FKG) www. Waaronder de deelnemers die wel lid zijn.6 Verbruik van energie en water: per m2 bvo en per werkplek 2. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? 1. hierdoor wordt het mogelijk om onderlinge vergelijkingen uit te voeren tussen verschillende organisaties.5 Document. Aantal deelnemende organisaties Het aantal deelnemende organisaties varieert per kengetal. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Er worden eenduidige definities gebruikt .3 Schoonmaken: per m2 nvo. Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Jaarlijks worden in het facilitaire kengetallen handboek de resultaten gepubliceerd. DHV consuiting en Arko publishers onder auspiciën van CFM. • Door jaarlijks de ontwikkeling van de kengetallen van dezelfde organisaties te volgen is een trendanalyse mogelijk. Sinds enkele jaren worden de kengetallen berekend aan de hand van een de gegevens van de executive club.8 Werkplekken: kosten standaardwerkplek 5. • Het aantal informatie leverende organisaties varieert per kengetal.4 Onderhoud: eigenaars en huurdersdeel per m2 bvo 1. glasbewassing per m2 glasoppervlak 2.managen: per werkplek 2.fmm. Dit handboek is verkrijgbaar voor de deelnemers van het FKG project. 87 .NEN 2748 -. Waardoor het niet mogelijk is om verschillen tussen de verschillende organisaties en tussen de kengetallen te interpreteren. Dit ligt tussen de 10 en 15.1 Facilitair Management: per Fte en per werkplek Tevens wordt een bandbreedte per kengetal aangegeven.1 Restauratieve voorzieningen: per werkplek 2. maar geen informatie leveren. • Er worden tevens kosten beïnvloedende factoren beschreven. De deelnemers zijn kantoorhoudende organisaties in met name de profitsector. Dit is een selectie deelnemers waarvan de informatie betrouwbaar is en op eenvoudige wijze te achterhalen is. waardoor een totaal overzicht niet mogelijk is.1 Vastgoed: eigenaars en huurdersdeel per m2 bvo 1.

kosten reductie en overige ontwikkelingen weergegeven. Aan de hand van stellingen wordt de toekomstvisie van de instellingen op de mate van in/Uitbesteden.nl Naam benchmark / welk type deelnemers Facilitymanagement in het onderwijs. Aantal deelnemende organisaties Aan de enquête hebben in totaal 24 instellingen deelgenomen. 88 . 1995. Het is een vervolg op een eerste onderzoek d. HBO. vastlegging van klant leverancier relatie.en uitvoeringsverantwoordelijkheid Opleidingsniveau leidinggevenden Aantal in beheer zijnde gebouwen Bouwperiode gebouwenbestand Vloeroppervlak per student Bruto-/functioneel netto oppervlakten verhoudingen Openingstijden gebouwen Teleonderwijsjvirtuele onderwijsomgeving Ruimte roostering Bezettings. vertegenwoordigen de deelnemende instellingen gemiddeld 26% van de totale onderzochte onderwijsmarkt.Facility management in het onderwijs www. Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Het onderzoek is een initiatief om de stand van zaken anno 2000 weer te geven. Een onderzoek naar ROC-. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? Aantal studenten Aantal studenten per Fte personeel Bruto vloeroppervlak Aantal en spreiding van locaties Positie facilitaire dienst / organisatievorm Organisatie structuur facilitaire dienst Budget. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Vergelijk met andersoortige onderwijsinstellingen geeft meer inzicht. Gerekend naar het aantal studenten. • Er wordt een verklaring gegeven voor verschillen tussen de instellingen en tussen de kengetallen van het eerste onderzoek. ROC en AOe.en benuttingsgraad Verandering in huisvestingssituatie in afgelopen 5 jaar Reden van verandering Toekomstverwachting huisvesting Facilitaire uitgaven per m2 BVO Facilitaire uitgaven per Fte personeel Facilitaire uitgaven per student Aansluitend is een beeld gegeven van de stand van zaken van ontwikkeling ten aanzien van facility management binnen de instellingen. inkoop en informatiemanagement. HBOen WO instellingen. In de zin van de aanwezigheid en het gebruik van planning en control instrumenten. • Er is geen totaaloverzicht omdat het aantal deelnemende instellingen gering is. De onderzochte onderwijsmarkt bestond uit: WO.d.berenschotosborne. Stand van zaken 2000.

89 .apqc. Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? De deelnemers kunnen gebruik maken van de databases waarin de verschillende kengetallen weergegeven zijn. maar ook kan de bandbreedte zo groot worden waardoor vergelijking zinloos wordt. • sales. • marketing. • Onduidelijk is welke definities gehanteerd worden. • finance and accounting. • quality improvement. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? Available surveys include: • human resources. Voor de deelnemers is het vrij om de vragenlijsten in te vullen waardoor het niet inzichtelijk is hoe groot het aantal informatie aanleverende organisaties is. • customer services. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Een groot aantal deelnemers maakt de kengetallen zuiverder. • information technology. Aantal deelnemende organisaties Het aantal deelnemende organisaties is groot. • R&D/NPD. and organizational performance.American Productivity & Quality Centre www.org Naam benchmark / welk type deelnemers APQC is een internationaal benchmark consortium met name gericht op performance measurements als productiviteit.

2000-2001. December 2002 Aantal deelnemende organisaties 151 deelnemende organisaties. • Er ligt een wetenschappelijke onderbouwing onder de gekozen kengetallen (ook te downloaden).hefce. 20002001 Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Op de website zijn de verschillende tabellen te downloaden. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? • Participation of under-represented groups in higher education • Young full-time first degree entrants 2000-2001 • Young full-time undergraduate entrants 2000-2001 • Participation of under-represented groups in higher education • Mature full-time undergraduate entrants 2000-2001 • Part-time undergraduate entrants 2000-2001 • Non-continuation following year of entry • Full-time first degree entrants 1999-2000 • Young full-time first degree entrants 1999-2000 • Mature full-time first degree entrants 1999-2000 • Resumption of study in 2000-2001. They have been published annually since. after year out of HE in 1999-2000 • Full-time first degree entrants 1998-1999 • Projected learning outcomes and efficiencies • Full-time students starting first degree courses 1999-2000 • Module completion rates • Part-time undergraduate students 2000-2001 • Participation of students in higher education who are in receipt of Disabled Student's Allowance • All undergraduate students 2000-2001 • Share of research output per share of research input. Waardoor vergelijk en afwijkingen analyse eenvoudiger wordt. This work is continuing. was published in December 1999.ac.uk Naam benchmark / welk type deelnemers Since 1998. 90 . in their current form. weighted by cost centre (20002001) • Employment indicators: Students obtaining first degrees from full-time courses. the four UK funding bodies have been looking at how best to provide indicators of the performance of higher education institutions. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Een groot aantal vergelijkbare deelnemers met een vergelijkbare markt en overheidsregulering. Latest performance indicators: Performance indicators in higher education in the UK 1999-2000. with additions and amendments as the coverage is extended.Higher Education Funding Council 'or England www. and in some cases also in PDF format. bearing in mind their diversity and the needs of different stakeholders. Tables are provided in downloadable Excel files. The performance indicators web pages provide access to all published documents on PIs. The first set of performance indicators.

Such context statistics are designed both to help assess an institution's performance. the funding councils and representative bodies. Of the wide range of outputs from higher education. and to create their own group of key indicators. these statistics provide a wealth of information about the sector over a wide range of aspects. the range of activities undertaken and the nature of their student populations. This takes account of the intake of students to the institution.Summary HEFCE report • • • • • • • • Following the recommendations of the National Committee of Inquiry into Higher Education. The group was aware of the need to place such indicators in the context of the institution's circumstances. both in terms of the missions of institutions. For all the institution-Ievel indicators. funding councils and the management and governance of institutions would be explicitly considered. the group identified measures of performance relating to: o learning and teaching of students o extension of knowledge through research o application of the knowledge and resources of higher education to the needs of business and of society more generally. with membership drawn from government departments. Detailed proposals for PIs have been prepared relating to: o Widening Participation of under-represented groups o Student progression o Learning outcomes (including non-completion) o Efficiency of learning and teaching o Student employment o Research output o HE links with industry. To ensure that results would be available as soon as possible. In particular. a set of context statistics is provided. 91 . and the value and interest in indicators were greatest. for each relevant indicator concerned with learning and teaching an 'adjusted sector outcome' figure is computed for each institution. The work of the PISG complements that of the HEMS group. As far as performance indicators are concerned. it was agreed that only the requirements of government. though there are some areas where we have borrowed from their work. and enable monitoring of changes from year to year. their educational backgrounds and the subject mix of that institution. but with the average for similar institutions. The Group commends this approach because of the considerable diversity of the HE sector. the group took a pragmatic approach. This enables the results for any institution to be compared not with all the other institutions in the sector. the Government asked the funding councils to develop suitable indicators and benchmarks of performance in the higher education sector. where only sector-level indicators are proposed. The Group's approach has been to develop indicators that will allow stakeholders to extract those. and to help select comparable institutions with which it is sensible to make comparisons. Both sector-level and institution-Ievel indicators are proposed under each of these heads. different stakeholders will regard different indicators as particularly important. therefore. except the last. which they regard as key. identifying areas where the technical and interpretative difficulties were smallest. The Performance Indicators Steering Group was established. A list of the indicators and context statistics is set out at Annex E of the report. The group was very conscious of the work of the Higher Education Management Statistics Group (HEMS). although it was recognised that any performance indicators developed for these requirements would be of interest to a wider audience. While not claiming to be performance indicators. The group set clear priorities for the first phase of its work. which publishes a wide range of management statistics at both the sector and the institution level. Initially. and to take account of the diversity of the sector.

the Chancellor of the Exchequer drew attention to a need for improved performance indicators on employment outcomes. which would better inform the choice of prospective students. Research into wh at information students need to make the right choice of higher education institution (commissioned by the CVCP. the HEFCE and others) will be published early in 1999. If all goes to plan this will be later in 1999. UCAS. and the publication of such indicators is planned for 2000. The findings of the DfEE Student Information Needs group will also be available at about the same time. In his pre-Budget report. The PISG has already begun to look at this issue. The priority for the next stage will be to consider the needs of other stakeholders.• • Institutions will be consulted in the spring of 1999 and publication of the indicators will follow. particularly prospective students and their advisers. in part depending on the comments received. 92 .

Aantal deelnemende organisaties het aantal deelnemers is onbekend Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? The Frisqué web-based benchmarking system has been developed by Bernard Williams Associates (BWA) and DB Associates (DBA) and is held on license from these two companies. in similar locations. Clients of the service merely have to provide simple information about the costs of their facilities services. Db Associates en Bernard Williams. 93 . an Access-based model created by BWA in 1995 drawing from a database of costs and performance of facilities which is widely recognised as being one of the largest independently compiled databases of its kind in the Western world.and challenging . All the costs and performance criteria in the database have been analysed in microscopic detail.com Naam benchmark / welk type deelnemers Frisque. The benchmarking site is linked to the Frisqué (Facilities Risk and Quality Evaluation) benchmarking program.000 facilities the costs and performance of which have been analysed in detail prior to incorporation in the Frisqué model. No longer do you have to argue about what is meant eg: by maintenance .best performing peer group comparable. The Frisqué site will match the data and provide an accurate . operating under similar business constraints.Frisqué takes what you mean by maintenance and gives you a corresponding benchmark of peer group costs and performance. The Frisqué benchmarking site will th en provide them with 'best-in-class' benchmarks from the Frisqué database. Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? The web-based program lets you compare the costs of your facilities against the costs of organisations like yours in similar buildings. BWA and DBA are leading-edge facilities consultancies with a substantial world-wide client base. the quality being achieved and the circumstances in which the services are being delivered.Facilities Risk and Quality Evaluation (Frique) www.facilitiesbenchmarking. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? Er is teveel onbekend over de kengetallen en de onderbouwing er van waardoor het een instrument blijft voor alleen de geregistreerde gebruikers toegankelijk. Het type deelnemers is onbekend. The database supporting the system comprises over 10.

Aantal deelnemende organisaties Eén organisatie in 4 werelddelen Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? De volgende indicatoren om de prestatie te meten zijn gebruikt: Efficiency ratio Productiviteitsratio Huisvestingslasten / totale baten (%) Huisvestingslasten / totale lasten (%) Huisvestingslasten per Fte Huisvestingslasten per m2 Ruimte per persoon Totale lasten / totale baten Totale baten / personeelscapaciteit Huisvestingslasten * 100/ totale baten Huisvestingslasten * 100 / totale lasten Huisvestingslasten / personeelscapaciteit Huisvestingslasten / verhuurbaar vloeroppervlak Verhuurbaar oppervlak / aantal medewerkers Daarnaast is er ten behoeve van de analyse / vergelijking van uitkomsten nog een aantal aspecten geïnventariseerd die verschillen tussen bedrijfsonderdelen / individuele gebouwen zouden kunnen verklaren zoals eigendom of huur. functie van het gebouw. dat hierin moet voorzien. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Heldere definitie van alle in de indicatoren gebruikte begrippen • Goed overzicht van de gehanteerde bronnen • Conclusie in het rapport is dat de ratio's huisvestingskosten / m2 en ruimtegebruik per persoon goede aanknopingpunten bieden voor optimalisering van de huisvestingssituatie. 94 .. Daarnaast zijn de gegevens uit 1995. etc . De gegevens van de portefeuille NL (Europa) ontbreken ( de betreffende bijlagen zijn wegen vertrouwelijkheid niet in het rapport opgenomen. Rea I Estate & Housing. uit bestaan? In de studie zijn de vastgoedportefeuilles van AAB in 4 verschillende werelddelen met elkaar vergeleken. locatie. Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? De bevindingen zijn vastgelegd in een afstudeerrapport.Afstudeerscriptie Loman en Nieuwenhuizen (TU Delft. 1997) Naam benchmark / welk type deelnemers ABN AMRO Bank (AAB) .afstudeerscriptie met als hoofdvraag: welke informatie biedt CHV het inzicht in de vastgoedportefeuille dat nodig is om de inzet van huisvesting te verbeteren en waar moet het instrumentarium. bouwjaar.

Quickscan Huisvestingskosten Naam benchmark / welk type deelnemers Dit betreft een opzet om huisvestingskosten inzichtelijk en vergelijkbaar te krijgen. in hoofdstuk 5 is een uitgebreid overzicht opgenomen van huisvestingskosten. is overgenomen door DTZ Zadelhoff en Moret Ernst & Young. Het boekje beschrijft alleen de indicatoren. Het initiatief. W. Aantal deelnemende organisaties On duidelijk is welke en hoeveel organisaties de benodigde gegevens regelmatig verzameld en of de gegevens centraal geregistreerd worden zodat er een echte benchmark tussen de org anisatie plaats kan vinden. daterend uit 1996. 95 .at kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Wederom veel aandacht voor de definitie van de gehanteerde begrippen. W. Men overweegt (anno 2003) voortzetting van het initiatief met andere partijen.elke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? De volgende indicatoren om de prestatie te meten zijn gebruikt: Hui Hui Hui Hui be OPI Vor We Huisvestin skosten / aantal kantoorwerk lekken Huisvestin skosten / bruto vloero ervlak Huisvestin skosten / aantal Fte Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Eri s een boekje.

Deze organisaties vormen een netwerk. Aantal deelnemende organisaties Ahold. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? Doel van deze benchmark was niet het verzamelen van data waarmee de prestaties van een aantal organisaties op een rij gezet konden worden. Maar dat ook geprobeerd moet worden de optredende verschillen te verklaren door naar meer kenmerken van de voorraad te kijken en naar de strategie en organisatie van vastgoed binnen de organisatie. • De benchmark is uiteindelijk niet uitgevoerd omdat de benodigde gegevens niet bij alle organisaties bekend waren en verzamelen van deze data (te veel) geld /tijd zou kosten.Benchmark gebruikersclub vastgoed Naam benchmark / welk type deelnemers De benchmark is opgezet voor Corporate Real Estate organisaties van een aantal grote Nederlandse bedrijven. alleen verslagen van de bijeenkomsten Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • Uit genoemde stellingen kan opgemaakt worden dat voor een goede vergelijking er niet alleen gekeken moet worden naar huisvestingskosten / m2 of m2 / Fte. Rijksgebouwendienst. Vendex. ING. De benchmark is opgezet aan de hand van een aantal stellingen. KLM. De stellingen die onder andere geformuleerd zijn waren: • • • Procentueel meer toplocaties leidt tot hogere huisvesting kosten / m2 Procentueel meer huurpanden leidt tot hogere huisvestingskosten / m2 Aanwezigheid van een huurder / verhuurdermodel resulteert in een lager m2 gebruik per medewerker / een hogere klantlevredenheid Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Neen. gebruikersclub vastgoed genoemd. AMRO. ABN. die bewezen (of juist niet) konden worden door de prestatie van meerdere organisaties te vergelijken binnen een bepaalde context. 96 .

facilitaire kosten/ m2. er wordt vrijwel geen gebruik gemaakt van kengetallen (m. Er wordt dus te weinig met de vergaarde informatie gedaan. Om dit te bereiken is er veel committent nodig bij de betreffende organisaties en een goede controle (iemand die zorgt dat alle formulieren op tijd ingeleverd worden). Aantal deelnemende organisaties Ongeveer 20 (wisselt per jaar). ander wordt vergelijking moeilijk De vragen resulteren voornamelijk in feitelijke aantallen.v. huurder / verhuurder model 7. Opvallend is dat vrijwel elke organisatie het formulier elk jaar invult. m2/ persoon (dit gedeelte wordt vrijwel door niemand ingevuld) Is er een rapportage waarin bevindingen / conclusies worden getrokken? Er wordt elk jaar een boekje samengesteld waarin de antwoorden van de verschillende organisaties weergegeven zijn. Wat kunnen Universiteiten hiervan leren (Leren van gemaakte fouten ofjuist van de goede aanpak)? • • Duidelijke eenduidige definities zijn noodzakelijk. aantal personen (Fte). eigendom / huur 5. grens eigenaar / gebruiker en welk deel van de werkzaamheden uitbesteed is. Leuk zijn ook de vragen die betrekking hebben op prioriteiten van de organisatie: op een schaal van 1 (klant) tot 10 (financiële consequenties) waar positioneer je je eigen organisatie? Hier sluit de benchmark dus goed aan bij de opzet die ooit door BMVB (nu RE&H) voor de Nederlandse RGD is gemaakt. huivestingkosten / m2. Financiering eRE organisatie (kapitaal voor investeringen). Waarde van de voorraad. priorteiten etc. welke diensten worden geleverd. • • 97 . m2. De leden van het netwerk komen 1 keer per jaar een week bijeen om ideeën en ervaringen uit te wisselen. aantal gebouwen. Welke kengetallen worden bepaald? En op basis van welke variabelen? Er worden vrijwel geen kengetallen bepaald ( dat is een van de nadelen van deze 'benchmark'). aantal m2 in voorraad. Ook de positie van de betreffende eRE-organisatie wordt (weliswaar kwantitatief) in kaart gebracht. 8. Er worden wel veel variabelen geïnventariseerd.The Workplace Network Naam benchmark / welk type deelnemers The workplace network is een internationaal netwerk van eRE organisaties. hierdoor wordt wel de ontwikkeling van de betreffende organisatie duidelijk ( door de jaren heen zijn definities van de betreffende organisaties wel eenduidig). Specifiek vastgoed idem 6. Voorafgaand aan die bijeenkomst vult elke organisatie een uitgebreide (digitale) vragenlijst in. 3. 1. Dit is deels een gevolg van het biet hanteren van eenduidige definities. eigendom / huur 4. kosten / m2). generiek vastgoed: welk soort generiek vastgoed. Deze lijsten worden verzameld en gebundeld in een boekje. Een ander positief punt aan deze inventarisatie is het feit dat er niet alleen naar keiharde getallen gekeken wordt. Kosteninformatie . Positionering. totale kosten / medewerker.u. positie van eRE binnen de organisatie (meerdere vragen) 2. aantal gebouwen. Er vindt echter geen vergelijking plaats en er worden derhalve ook geen conclusies getrokken.

98 .

OL) Resultaat (gewoon en buitengewoon) Rentabiliteit gewoon B Rentabiliteit totaal B PL/TL • B OL/TL ' B • = De verhoudingen PL/TL en OL/TL zijn gecorrigeerd voor de overdrachten aan de academische ziekenhuizen T geeft B Financiën 1 een ontwikkeling in de tijd aan (laatste vijf jaren). de investeringsplanning en bijbehorende financiering. lange en korte schulden Eigen vermogen: (Current ratio' Quick ratio. EV+Voorz/Schulden.UHD. Dit weer m.OBP) B Huisvesting Situatie Staat onderhoud Ligging Investeringsplanning en bijbehorende financiering Aantal m2 fno (functioneel netto oppervlak) B Aantal gebouwen Balansen: (Activa (vast/vlottend). Ontwikkeling Institutional Research en Inste/lingsprofielen.Bijlage 2: Instellingsprofiel volgens IR-document bron: VSNU. per HOOP-gebied Ingeschreven studenten per opleiding T Instroom per opleiding en HOOP-gebied T Marktaandelen per opleiding B Staf/student ratio per opleiding B Rendementen per opleiding (eigen instelling naast landelijke rendementen) B Scores van de laatste visitaties per opleiding B Studentenoordelen per opleiding (en aspecten instelling als geheel) Disciplines (HOOP-deelgebieden) Onderzoeksinzet in fte's (HOOP-deelgebieden) T Aantallen publicaties per HOOP-deelgebied T Aantallen publicaties per fte per HOOP-deelgebied B Instituten (lijst) Gemiddelde scores laatste visitatie per onderzoeksinstituut B Gemiddelde scores laatste visitatie per HOOP-deelgebied B Aantallen (personen en fte) T Onderwijs Onderzoek Personeel MfVBT Leeftijdsopbouw (% >50 jr en %<40 jr) B T Aandeel tijdelijk WP in WP-staf B Ziekteverzuim B Percentueel aandeel functiecategorieën (HGL.v. geeft een benchmark aan.UD.AIO.w. vergelijking met landelijke gemiddelden .z. Overdracht az. EV/Schulden. Passiva (voorzieningen. d. Aandeel gebouwen en terreinen in totaal activa) B Baten: (PL.u. 99 . OL.SA.OVWP. 1 Allemaal als T-plus aangevuld met de begroting van het lopend jaar. memorandum 1-5-2003 Algemeen Missie en visie van de instelling Besturingsfilosofie en cultuur Plaats van de instelling in haar omgeving Medezeggenschapsstructuur (alles max V2 A4) Opleidingen (lijst).

100 .

...... ......... ..... . .._ ____________________ .. . bijvoorbeeld een vastgoed informatie systeem of een facility management informatiesysteem. .Informatiesysteem voor huisvestingskosten (of onderdelen daarvan) -7 Dit systeem is universiteitsspecifiek -7 Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet ... ... ..._ _ _ _ _ _ _ _ _ ......... . . I ~ De antwoorden op deze vraag zijn op de volgende bladzijde weergegeven. ... ..Informatiesysteem voor oppervlaktegegevens -7 Dit systeem is universiteitsspecifiek -7 Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet . -7 Dit systeem is universiteitsspecifiek L~-7~D~it~S~yst~ee=m~is~ni~et~un~i~ve=r=si~te~its~s~p~e~c=ifi=e=k~e=n=h~e=et~ Eventuele toelichting of andere informatiesystemen: f .... ._ _ _ _ _ _ _ _ _.. .. 101 ....... _ .......Bijlage 3: Gehanteerde informatiesystemen Vraag van de enquête (vraag 29) informeerde naar de gehanteerde informatiesystemen: vraag 29 (I) informatie systemen De meeste universiteiten registreren veel van de gevraagde gegevens in informatiesystemen.. Kunt u hieronder aangeven voor welke gegevens een informatiesysteem beschikbaar? En als er een systeem bestaat...................... ..... . _ .. .. .. ....... . kunt u dan aangeven of dit universiteitsspecifiek is of een standaardpakket (bijvoorbeeld Planon)......Informatiesysteem voor ..... .. _ ........ .. ... . ..... .... ...

Kunt u hieronder aangeven voor welke gegevens een informatiesysteem beschikbaar? En als er een systeem bestaat. o Informatiesysteem voor oppervlaktegegevens o Dit systeem is universiteitsspecifiek o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet Informatiesysteem voor huisvestingskosten (of onderdelen daarvan) o Dit systeem is universiteitsspecifiek o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet Infonmatiesysteem voor o Dit systeem is universiteitsspecifiek o Dit systeem is niet universiteitsspecifiek en heet o o EUR informatiesysteem voor oppervlaktegegevens ? niet universiteitsspecifiek? universiteitsspecifiek? op basis van ..lnsite UU ja NOR·ruimtebeheer UvA ja Planon UvT ja ja VU ja ja systeem RUG jaren 80 WUR ja Planon ja Planon informatiesysteem voor huisvestingskosten? niet universiteitsspecifiek? universiteitsspecifiek? op basis van ... rente & afschrijving bouwkundige ja ja informatiesysteem voor niet universiteitsspecifiek? universiteitsspecifiek? (op basis) van .. ja Planon (onderhoud) ja ja ja VIS SAP-Planon-Erbis zalenreservering ja Baan4 ja ja ja SAP I FI+CO ja ja investeringen...vraag 29 informatie systemen De meeste universiteiten registreren veel van de hiervoor gevraagde gegevens in infonmatiesystemen. KUN ja Planon LEI ja Planon RUG ja Planon TUD ja MARLOG TUE ja Planon UM ja ja UT ja ja. Planon 102 . sleutels. zalen reservering personeelsadministratie za lenreservering plattegronden AutoCAD ZEUS ZRS financiële administratie 'PIFS (PeopleSoft) ja ORTEC bv pilot met "Syllabus'" loopt ja informatiesysteem voor niet universiteitsspecifiek? universiteitsspecifiek? op basis van . bijvoorbeeld een vastgoed informatie systeem of een facility management infonmatiesysteem.. evenementen niet universiteitsspecifiek? universiteitsspecifiek? op basis van .. energiebeheer MultiRecord Erbis contractbeheer. informatiesysteem voor schoonmaak... kunt u dan aangeven of dit universiteitsspecifiek is of een standaardpakket (bijvoorbeeld Planon).

Bijlage 4: Enquête-resultaten in één tabel .

vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag 'faag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag vraag 'raag vraag vraag vraag 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden van eigendomsvoorraad bvo-nvo-wo n. ja nee-nee 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 (11) gebruikers en hun oppervlakte op voorraadniveau (I) bezetting en benutting van de ruimten (I) van gebruikers naar ruimtebehoefte (ruimtenormering) (111) van gebruikers naar ruimtebehoefte op gebouwniveau (I) vertaling personeelsleden naar aantal werkplekken (I) specificatie ruimtecategorieën naar soort gebruik (11) feitelijke gegevens ruimtecategorieën op voorraadniveau (111) feitelijke gegevens ruimtecategorieën voor één of twee gebouwen (I) rubricering huisvestingskosten (I) demarcatielijst eigenaar. . bvo-nvo-wo? KUN bvo-nvo-fno bvo-nvo-fno LEI nvo-no nvo-no nVQ-no RUG nvo-no nvo-no nVQ-no TUD bvo-nvo-no no TUE bvo-wo-fno n. De antwoorden op sommige vragen .1. wo-fno UM bvo-fno-fn fno-fn fno UT bvo-fno fno fno UU fno-fbo wo-fno fno UvA fno fno fno UvT bvo-fno wo bvo-fno VU nVQ-no WUR bvo-fno fno bvo-fno (I) gehanteerde oppervlakte-eenheden van gehuurde voorraad (I) oppervlakte in eigen gebruik. ja nee-nee ja ja ja ja ja ja-ja ja ja nee ged .bevatten uit vele verschillende delen en zijn daarom niet de tabel weergegeven (lege vakjes).1.v.v.EUR vraag '. andere zijn zonder de precieze vragen (en antwoordmogelijkheden) moeilijk te interpreteren. bijvoorbeeld vraag 13 in de enquête van de UvT.bijvoorbeeld vraag 4 en 9 . verhuurd of leegstaand (I) oppervlakte en leeftijd per gebouw nVQ-no nvo-no-fno tno nvo-no (11) feitelijke oppervlaktegegevens op voorraadniveau (111) feitelijke oppervlaktegegevens van één of twee gebouwen (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers intern (I) specificatie gebruikers I ruimtevragers extern (I) registratie gebruikers ja ja nee ja ja ja-ja C ja ja nee ja nee ja-nee C ja ja ja ged. ja nee-nee ja ja ja ja ja ja-nee ja ja nee ja ja nee-nee ja ja ja ja ja nee-nee ja ja nee ja ja ja-nee ja ja nee ja ja ja-nee ja ja nee ja ja nee-nee ja ja nee ja ja ja-nee ja ja ja ged .en gebruikerszaken (I) registratie huisvestingskosten nee b ja ja ja b ja ja (?) ja (?) ja ja nee ja ja ja b ja a ja ja ja a ja ja ja a-d nee b ja ja ja d nee b ja ja ja b-d ja a-d nee d ja b nee b nee b c-d nee c nee a ja ja ja b-c a ja ja ja a ja ja ja a ja ja ja a ja nee ja a ja ja ja a ja ja ja a ja ja ja a ja ja nee ja ja j a-j a-ja ja ja c ja ja nee nee nee nee ja ja c nee ja nee ja nee nee c ja ja ja ja ja nee ja ja 1 HOI+1 c nee ja ja ja ja nee ja ja c ja ja ja nee ja nee ja ja a-c ja ja nee ja ja ja-ja-ja ja ja c ja ja ja ja ja nee c ja nee nee c nee ja-nee nee nee nee nee ja ja c ja ja ja ja ja ja-nee-ja ja ja ja ja nee ja nee nee nee ja 1 HOI+1 20 21 22 23 24 25 26 27 28 (11) feitelijke huisvestingskosten op voorraadniveau (111) feitelijke huisvestingskosten van één of twee gebouwen (111) investeringskosten van één of twee gebouwen (I) doorberekening huisvestingskosten (I) toekenning huisvestingsbudget (I) prestaties van gebruikers (I) verdeling ruimtecategorieën naar huurprijscategorieën ? nee nee (ja) (11) de gehanteerde huurprijs of huurprijzen (I) infOf!llalje sY§temen door wie is de enquête ingevuld? ~g 29 5 HOI+2 2 HOI+2 4 3 2 HOI+3 1 4 2 1 3 HOI vraag 30 HOI+3 HOI+3 HOI+3 HOI+1 2 1 2 HOI Deze tabel geeft een overzicht van de ingevulde enquêtevragen. Enkele antwoorden spreken voor zich. Niet beantwoorde vragen zijn gearceerd weergeven.

Bijlage 5: Resultaten bij vraag 4 EUR KUN gebouwoppervlak bekend? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen LEI ja RUG TUD TUE ja ja ja UM ja UT ja UU ja UvA ja UvT ja VU ja WUR ja ja ja bvo nvo vvo no fno opp. per gebouw bekend? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen • ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja bvo nvo vvo no fno leegstand per gebouw bekend? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja bvo nvo vvo no fno bouwjaar gebouw bekend? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja . eigen gebruik per gebouw bekend? voor alle gebouwen voor de meeste gebouwen voor enkele gebouwen ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja bvo nvo vvo no fno verhuurd opp.

.

.presentaties Er waren tijdens de workshop drie presentaties: over theoriedeel (doelen en informatiebehoefte) door Freek Higler over praktijkdeel (enquête) door Alexandra den Heijer over de benchmarkstudies bij de Rijksgebouwendienst (Rgd) door Marcel van Donge Met name de eerste twee presentaties zijn in de hand-outs samengevat tot enkele sheets vanwege de sterke overlap met dit rapport. De sheets van Van Donge zijn vrijwel integraal opgenomen.Bijlage 6: Workshop .

sheets Higler .

sheets Den Heijer .

_ 0 . _ J. Rijksgebouwendienst ~ Inhoud Iinieiding Aanleiding 2 Doel Benchmark onderzoek Rgd 3 Proces 4 Leerervaringen ~ o o Aanleiding D Positie als manager van de huisvesting keten versterken Toenemende behoefte aan sturing op Integrale kosten (Rgd en klanten) Project Renovatie Ministerie van Financiën Uitkomsten onderzoek 6 Vragen en discussie VROM _ __ 0 ~ Doel van benchmark onderzoek Rgd ~ Onderzoek en proces? o o o Inzicht krijgen in de opbouw van exploitatiekosten Ontwikkelen van exploitati&-ratio's (normering) Genereren managementinfo tbv advisering aan opdrachtgevers !l!.sheets Van Donge._ 0 '{f/QM _ .!QM ..

J Definitie verschillen (ontbreken van praktijkrichtlijnen) VROM .VROM .. _ ® ~ Sjablonen samenstellen Bij het samenstellen van de sjablonen speelde een rol: ~ Gegevens verzamelen Bij het verzamelen speelde een rol: o Methodiek rubricering lacilitaire kosten (NEN 2748) o Ontwikkelen datasysteem (spreadsheets) .1 september 2002 Doelgroep: .J Primair kerndepartementen (LNV.lJ _ @ .J Blijvend mee aan de gang (drive) VROM ..J Verantwoordelijkheid beleggen in de organisatie bij een aldeling o Wetenswaardigheden o Stuurinformatie .~ Doelstelling bepalen Bij het bepalen van de doelstelling van het onderzoek speelde: ~ Opstellen plan van aanpak Bij het opstellen van het plan van aanpak speelde een rol: o Nieuwe aldeling productontwikkeling FM i.lCT Energie & Water VROM .J Afgestudeerde trainee (economie) als onderzoeker . Vrom. _ @ ~ Presenteren Presentabel maken van gegevens U Ratio's ~ Verankeren in de organisatie . _ @ ....J Sense of urgency -I Vakantie periode .J Bundeling kennis en ervaring . Belastingdienst... _ ® ~ Analyseren Een rol bij het analyseren speelde: ~ Ratio's bepalen Kosten per werkplek 'Eigenaarskosten' ~ Gebruiksvergoeding (huur) o (on)vergelijkbaarheid van de gegevens O FTE I werkplek I werknemers RGD Domein o BVO/FNOo Grote standaard afwijkingen D leT Rente Afschrijving Onderhoud (dagelijks & planmatig) Apparaatskosten Heffingen Leegstarld o Huur en eigendomspanden 'Ge bruikerskosten' -+ Facilitaire kosten Klant Domein Onderhoud (dagelijks & planmatig) Heffingen Risicomanagemen t Schoonmaak Consumptieve voorzJenillQen Documentmanagemen t Faci~taife organisatie Exel..J Planning 1 mei 2002 .. MinFin) VROM .l Erva ring van de onderzoeker{s) .J Project renovatie Ministerie van Financiën ..

J heldere bedoeling o duidelijk doel I onderzoeksvraag o plan van aanpak o ontwikkeling van sjablonen o planning (2 maanden extra nodig) o heldere sjablonen met toelichting o van grof naar fijn (breng hoofdgroepen aan) o Gegevens verzamelen . bedragen gezamenlijk 10 miljoen € De gemiddelde kosten voor dranken en versnaperingen bedragen € 133 per werkplek = 3.822 medewerkers gebruik van het restaurant Per jaar worden 16.!<OM _ 1_ ® VROM _ _ @ -7 Uitkomsten onderzoek Denken in de richting van stuurinfannatie Op basis van welke informatie neem ik welke beslissing? -7 Uitkomsten van gegevens ~ informatie VROM _ i_ Uitkomsten onderzoek Wetenswaardigheden: en theeconsumpties per dag (kerndepartementen) ® --7 De gemiddelde oppervlakte per werkplek bedraagt 34m2 (BVO) De gemiddelde kosten van een werkplek bedragen 10.617 € De energiekosten van de 13 dep. commitment) ::J pas op voor schijn nauwkeurigheid I verzamel geen onnodige data o Doelgroep selectie o stel de belangen vast (sense of urgency) o halen of brengen o welke interventie mogelijkheden o tussentijds overleg ! keuzes bij definitieproblemen .-7 Leerervaringen (1) -7 Leerervaringen (2) o Helder beeld vooraf over het eindresultaat o Goede voorbereiding vooraf o Vraag formuleren .:] telefonische helpdesk u @ bewaak de bedoeling I hoofdlijnen [) management ondersteuning onderzoeker (interventies) VROM _ _ -7 Leerervaringen (3) o Analyseren gegevens -7 Leerervaringen (4) o denk aan de achterliggende bedoeling o hoofdlijnen o 2e soms 3e ronde nodig om uitkomsten goed te krijgen o durf keuzes te maken (uitkomsten ongeldig te verklaren) o ontwikkel denkrichting stuurinformatie o denk als manager/directeur (op basis van welke informatie neem ik welke beslissing) Gegevens worden pas informatie als het gedrag beïnvloed o toetsen denkrichting met opdrachtgever (managen van verwachtingen) !I.800 koffie Dagelijks maken 7.000 mensen verhuisd = 61 % van de werkplekken Per medewerker wordt op jaarbasis 163 kg afval geproduceerd .J kickoff sessie (mobiliseren energie.7 consumpties per medewerker = 88.

:_ @ ~ Facilitaire kosten Opbouw Facilitaire kosten 120% 100% 80% . ~_ @ . G> ~ 0% Huisvesting Eigenaarsdeel Gebruikersdeel Diensten VROM. ICT) 11 .l!l G> G> Cl <: 60% 40% n.~ Uitkomsten Facilitaire kosten Gemiddelde kosten werkplek (excl.500 € 1 9.800 2: Cl 'ti <IJ "- ca 8000 al 6000 4000 0 Werkplekkosten VROM • .

Ol 50% o Risicobeheersing 40% 30% voorzieningen 20% 10% 0% Opbouw gebruikersdeel . VROM.. _ 0% Opbouw @ ~ Facilitaire kosten (Diensten) Opbouw Facilitaire kosten 100% 90% o Belastingen en heffingen 80% 70% 60% personeelskosten " I:! 0" ë " .. Il. !.~ Facilitaire kosten (huisvestingsdeel) Gebruikersvergoeding kernministeries 100% 90% 80% 70% Leegstand opslag Cl) Cl CIS 60% 50% 40% 30% 20% 10% c DOnderhoud (dagelijks en planmatig) DApparaatskosten Cl) Cl) tJ ..

Informatie alleen kan dan contraproductief gaan werken. (gr. no en fno Argumenten voor: • • • • • • Registratie in alle eenheden levert adequate informatie voor vergelijking (gr. dan bvo en dan wo. 1) Vastgoed registratie en informatie moet onderdeel uitmaken van groter geheel. Argumenten voor: • Wanneer uitgegaan wordt van de prestaties van het vastgoed. voorkeur voor bvo en no of fno. 3) Spraakverwarring tussen no en fno. (gr. 4) Stelling B: Inzicht in de kosten/m 2 levert geen extra informatie voor de bedrijfsvoering. in de zin van tevredenheid van de gebruikers. de overige nog niet. 1) Digitale berekening maakt het eenvoudiger. (gr. Zo bepaald Albert Heijn aan de hand van haar (geprognosticeerde) omzet welke huurprijs zij zich kan veroorloven. (gr. benchmarken en bestuurlijke discussies (gr. Voorstel voor prioriteit van fno. (gr. 3) Is op dit moment niet mogelijk voor alle gebouwen. (gr. (gr. 1) Kosten/kwaliteit en emotie/beleving vormen één geheel. Waarbij opgemerkt wordt dat no en fno in de loop van de jaren gelijk wordt. 5) Het aantonen van de relatie tussen prestaties en kosten/m2 is wel efficiënt.3) Registratie volgens NEN levert vergelijkbare gegevens voor bijvoorbeeld doorbelasting. 4) Argumenten tegen: • • • • Niet alle NEN eenheden zijn noodzakelijk. 4) Je kunt op alle vragen antwoord geven. Dan per categorie wel volgens de NEN norm. 4) Levert onvoldoende informatie op. (gr. Kosten zijn direct zichtbaar. (gr. maar of het ook effectief is? (gr.discussieresultaten Stelling A: Het oppervlak van de vastgoedvoorraad is de basis van vastgoedinformatiesystemen op basis waarvan vergelijking plaatsvindt. energie en duurzaam bouwen (gr. Bij realisatie speelt emotie en grote rol in besluitvorming. 1) Bij beheer van het vastgoed is informatie van groot belang. Oppervlaktegegevens worden bij voorkeur in alle eenheden van de NEN 2580 geregistreerd: bvo. (gr. Huisvestingskosten dienen gerelateerd te zijn aan de prestatie van de organisatie. (gr. (gr.5) Vastgoed is een productiemiddel wat gemanaged moet worden. 1) • • • • • Argumenten tegen: • • • • Prestaties van universiteiten zijn moeilijk meetbaar en eveneens moeilijk te relateren aan de input. 5) Gebruikers moeten dan wel invloed kunnen uitoefenen op de kosten van het gebruik. Het registreren van vastgoedinformatie in de driehoek is nuttig en levert meer op dan het kost. 3) Vergroten van de vergelijkbaarheid zowel intern (universiteiten) als extern (makelaars.Bijlage 7: Workshop . (gr. 5) Levert zeker niet meer op dan het kost. nvo. (gr. (gr. Uniformiteit in de hantering van oppervlaktedefinities is dus van groot belang. 'sick building syndrome'. wo. 4) Om werk te besparen eventueel gebruik maken van omrekeningsfactoren. je moet nog een laag verder gaan: registratie op ruimte categorie. 1) . 5) Er zijn veel niet-meetbare aspecten (emotie. beleving en kwaliteit). aannemers) (gr.

(gr. 5) Argumenten tegen: • Veel werk. 2) • Zowel het roosteren als de realisatie (benutting en bezetting) moeten geregistreerd worden. (gr. maar een zaak van de onderwijsorganisatie. het facilitaire systeem gebruikers/budgethouders (bijv. (gr. (gr. Zo registreert het vastgoedsysteem m2 vloeroppervlak (bijv. 2) • Alleen als er een financiële prikkel is met betrekking tot het gebruik. waarvoor extra capaciteit nodig is. 2) • Alleen de financiële component moet gekoppeld worden. faculteit A en dienst X) en kosten soorten (bijv. niet overal bestaan budgethouders. 5) Stelling D: Een gebruiker is niet zeer geïnteresseerd in de omvang van de gebouwen(voorraad). 4) Argumenten tegen de vastgoedorganisatie: • Roostering problemen zijn geen vastgoedtaak. (gr. (gr. 3) • Voorkomt dubbele administratie en fouten. schoonmaak. 5) • Hangt af van aggregatieniveau. Wel moet er centraal geroosterd worden. (gr. is het bijna niet uitvoerbaar. (gr. Pas als er problemen zijn . 5) • Levert een eenduidige registratie binnen de universiteit. (gr. 5) • Is nodig voor benchmarking. maar meer in de mate waarin deze gebouwen de primaire processen ondersteunen of verstoren. (gr. (gr.zal de gebruiker zich gaan afvragen of het efficiënter en effectiever kan. (gr. 2) • Het levert geen inzicht in huurderkosten. 2) • Wanneer administratie gedecentraliseerd is. alleen dan kunnen de juiste kengetallen worden gegenereerd (m2 . 5) • Kosten zijn hoog. (gr. 2) • Aantal universiteiten kunnen deze data nu al genereren.roosterproblemen. Is dit de taak van de vastgoedorganisatie om dit bij te houden of moet dit decentraal gebeuren (wanneer de kosten gedecentraliseerd zijn)? Argumenten voor de vastgoedorganisatie: • Zij maken al gebruik van deze gegevens. 4) . 3) • Snel en zonder extra bewerkingen is het niet mogelijk de data te achterhalen. (gr. ruimte tekorten . (gr. verzekeringen). (gr. Om snel en zonder extra bewerkingen de juiste informatie te achterhalen moeten huisvestingskosten geregistreerd worden naar kostensoort én naar kostendrager én naar budgethouder/gebruiker. catering) en het financiële systeem kostensoorten en budgethouders/gebruikers.Stelling C: Vastgoedinformatie wordt op verschillende plaatsen in de organisatie geregistreerd.gebruiker . (gr. 2) • Mogelijkheid om op een hoger aggregatieniveau te rapporteren of een beperkter aantal kostensoorten te gebruiken. 2) • Inzicht in facilitaire kosten geeft problemen bij doorbelasten naar decentrale eenheden.PLANON te koppelen. (gr. Gegevens over bezetting en benuttong van ruimten leveren meer (management) informatie op dan het koste om ze te genereren. (gr.€) Argumenten voor: • Veel inzicht in alle categorieën waardoor onderling vergelijk mogelijk is. goede definities zijn nodig.PLANON of ORCA . 2) • Kost tijd en geld. gebouw A) en kostensoorten (bijv. 4) • Maakt centrale sturing mogelijk. (gr. (gr. 2) • Kosten kunnen toegewezen worden aan gebouwen en vervolgens bewerkt worden om SAP . schilderwerk.

Planon en AutoCAD. Exploitatiekosten per m2 4. Er zijn een aantal interfaces. onderhoud en financiële gegevens. Kengetallen met betrekking tot onderwijs. kantoorwerkplekken en specifieke functionele gebouwen Groep 2: 1. maar de meest zijn door middel van een Excel sheet gekoppeld. Groep 4: Projectadministratie. ondersteunende diensten en een deel van de voorraad. Kosten per m2 per ruimte categorie (integraal gespecificeerd) 2. Investeringslasten per m2 Groep 3: 1. m2 en kosten uit eigen databases. Studenten.specifiek vastgoed domein. roosterprogramma"s uit centrale databases Groep 5: Ruimte registratiesystemen Financiële vastgoedsystemen Energiesystemen Vraag 2: Welke 3 kengetallen van uw eigen universiteit zou u het liefst vergelijken met andere universiteiten? Groep 1: 1. Milennium. kosten per student en Fte 2. Exploitatiekosten per werkplek. Ruimtenormen 3. incidenteel energie Groep 3: Baan en DODONA. financiële administratie .Vraag 1: Welke databases van de universiteit worden het meest voor vastgoed gerelateerde management informatie geraadpleegd? Groep 1: Ruimtebestanden. gedifferentieerd naar alfa. M2 per student 3. notulen CvB Groep 2: Ruimte registratie. Onderhoudskengetallen 2. personeel en studenten. kosten per opleiding en per promotie . Facilitor. beta en gamma. strategische beleidsstukken. Investeringskosten per ruimte type of soort per m2 2. Peoplesoft. bezettingsgraag per ruimte soort 3. Exploitatie en investeringskosten per m2 2. medewerkers. Studieplaatsen per student Groep 5: 1. SAPORCA. M2 per student en Fte 3. benuttinggegevens. Groep 4: 1.

NEN 2748 als hoofdgroepen gebruiken. Groep 2: Format en sjablonen vooraf definiëren Demarcatielijn Korte doorlooptijd en rapportage Groep 3: Hoofd en bijzaken Plan van aanpak noodzakelijk gericht op het achterhalen van stuurinformatie Bedroevend dat professionals als de Rgd het nog niet op orde hebben: dan gaat het om zeer complexe materie Groep 4: Verzamel niet teveel gegevens. Neem voldoende tijd voor het onderzoek. Lever basisinformatie voor discussie van bestuur en gebruikers Groep 5: Zakelijk en nuchtere aanpak Waarschijnlijk niet de toekomst voor de universiteiten door het ontbreken van de specifieke kennis van universiteiten. . Breng gelaagdheid aan in de gegevens en behoud bron bestanden. Bepaal vooraf de format/definities.Vraag 3: Wat kunnen we leren van de Rgd? Is dit het toekomstbeeld voor de universiteiten? Groep 1: Visie op vraag die je wilt kunnen beantwoorden.

Dit format worden na het verschijnen van dit rapport doorontwikkeld tot een werkbaar format waarmee de benchmark daadwerkelijk wordt uitgevoerd.Bijlage 8: Eerste aanzet benchmark-format Op de volgende drie bladzijden is een eerste aanzet van een benchmark-formatte vinden. . Het commentaar van de HOI-leden op dit format tijdens de HOI-vergadering van april 2004 (Twente) is nog niet verwerkt in de drie afdrukken op de volgende bladzijden.

336 8.1.dn.159 '" '''' '2' 36 2'5 .600 7.300) .400 5.300) 1€2.dvoor r • • d In m2 i!lgem~ne invJiergeg ".___ lno _ ..600) (E4 .000 6. .000 3.115/m2fno 1. 2002 m fellng (oude pt'Ojecl afl<orting) ei gendom~ ~nvuuen m2 of % j nvullen m2 of % invullen m2 of % invullen m2 of '" invullen m2 of % tot . fn NLG Ifl 6.900 3.499 2.000 8.. WPlaboratorium NWPoverig blblotheekmagaZij1 sbJdlezaal coledles sportvoorZieningen restau ratieve voorzienilgen NWPQ&Q 272 577 1.865 I m2fno l lfl 3.287 I m2 tno m2 tno 11 1-jan-92 n 4.700 5.100 3. .l lvo wo no Ino_ -D.100 1.300 5.000 4.458 m2 fno 1-dec-92 I1 1-jul-88 11 3.000) 1€2.100) (E1 . .100 nvt 2." 78 studiezaal 10 11 7 collecties 8 sportvoorzieningen 5 restauratieve voorzieningen 4 NWP niet 0&0 12 13 zitlwerkplekken € € grove inschatting (zo mogelijk niet normeerbaar computerinstanaties -1 I als indicatie voor de prijsverhouding in relatie tot 2001cijfers in kolom erboven I II VElJ'lallJWlgsPf12Bn volgensQCenW 9-rov-94 vervarljngsprijzen voIgensVSNU V8rvanging~rijZ8n vervanging~riiZ8 n vokJensocmN geïndeXe. prijsindicatie 2001 nvullen m 2 of % 3 4 werkcollege Ic practicum 2 afstudeerruimte 2 WP ziVwerkplek 3 WP laboratorium 2 NWP 0&0 7 bibliotheekmagazijn desk related research experimental research werkplaatsen € € € € € € € € € € 2.200 5.971 16.000 4.500) 1€2. hoorcollege Ib no .000 6.100) (E 1.000 nv.847 I m2 fno 2. Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog aangepast naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden tijdens de vergadering van april 2004 (in Twente).500 4.817 I m2fno .. 304 193.170 2.100 2.400) (E2.1994 n 5.819 4.700 5.700 4.100 10.900) (E3.r 200 1 vo!gensVSNU gelnd!xeadnaar2OO1 13-1lCIY-90 .900 2.v.-~.500 4.100 4.600) (E2.000 3. van 30 nieuwbouwprojecten verhuurd! leegstaand eigen gebruik peldatum project nieuwbouwpr.200 8.500) (E2.% .500 4.% 23% '3% 5% .600 5.000 4.062 .100) n. .47 1 1m2fno ft 6.l .300) (E3.300) 1€2.743 13.229 .I invoer oppeNlak kosten in € totaal gehuur1 I bvo l . gebouwnaam~ adres bouwjaaiL .100 (E2.23 2. bron OCenW 1994.500 4.900 5 6 7 8 9 indicatieve vervangingsprijzen per m2 fno .679 6. 100 1.900) (E2.000 '500 4.227 I m2fno 2.224 11. !jJebruikers i n ieder geval bvo invuHen Voorbeeld inventarisatie 1994 (in kader van IVH-operatie).732/m2fno 1/ 11 5.400) (E 1.v.700 1. . 4.000 reslaJratievevoorzienrgen I'NIPnialO&O ' .invulformulier voor één gebouw v ••tgo.ooIegEt pracicum af!lltdeerruimte WPzillwerkpiek WPlaboralaium IIINPO&O bibidhaelmagaZip studiezaal coIecties spatvoorzieringen 4.022 16.900 2. "e ve" .000 250' 4. 5.100) (E2..000 3.oo0) IH40') (E2." 2% .CONCEPT Format: deel 1 (van 3) voor gegevens oppervlakte en ruimtegebruik N..% 2< . bedoeld ter verduidelijking van relatieve kwaliteitsniveau ruimtesoort .500 4.% 1.251 2.100 10.900) (E2. 100 7.700 4. (E2. deel B: kosten & baten.% 7% .% 27" 22% 273 .700 n.000 ' .B.300 4.200 (E2.826 I m2fno '" .696 41 .300) (E4 ." l m2fno l 51." 3% 175 7% '" 5% prfsgelndeK8fNdnll8r2Q01.400 2.511 I m2 fn o m2 fno OCW 1 2 RBM 1.200 5.500 7.638 8.000 4.165 .neuro's 3.-rumesoot1infl I 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 '-ge '""2 prf2wla-~~euro's II weril.400 1..1.600) (E 1. r S _ _ _ _ _ _ _ _ _--.305 6.900 3.% 33% .400 5. Benchm arldng .874 16.100 5. onder HOI-leden bron tabel: Universitair Vastgoedmanagement. geindexeerd naar 2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 hooroolege werkoolege practicum afslucleetrumle WP zlUwerkplell..700 4." .400 2.700) (E 1.oo0) 6.000 8.445 2. s (prfspel eind 1994) opperlllal< (functioneel netto) rumtesoorlen (fno en % totaal) I ti 5.".006 I m2 fno m2 mo I 1984.500) (E3.500 5..500 3.23 71 2 '" "" .

installaties .inbouw -overig onderhoudskosten schoonmaakkosten energiekosten totale eigenaarslasten totale gebruikerslasten totale huisvestingslasten gekozen is voor drie van de grootste kostenposten } eigenaar gebruiker eigenaar + gebruiker JAARLIJKSE BATEN intern doorbelaste huur extern doorbelaste huur eigenaarslasten.B.casco .casco . Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog aangepast naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden tijdens de vergadering van april 2004 (in Twente).D kosten in € vastgoedvoorraad In m2 (prestaties) gebruikers aannemersbegroting. Benchmarking • invulformulier voor één gebouw algemene invoergegevens (slechts 1x invullen. . per jaar gebruikerslasten.installaties .inbouw -overig JAARLIJKSE LASTEN afschrijvingskosten : totaal (als beschikbaar) .CONCEPT format: deel 2 (van 3) voor gegevens vastgoedinvesteringen en exploitatie N. zo mogelijk exclusief grond . per jaar . -. bij m2) gebouwnaam 0 adres 0 bouwjaar 0 invoer lasten (of baten) totaal Ibvo INITIËLE LASTEN bouwkosten investeringskosten Invo Iwo Ino Ifno " .afbouw .afbouw .

.technisch I experimenteel overig extern . indien mogelijk aantal Ite InlChatttng werkelijke gebruikers ingeschrevenen Bachelor ingeschrevenen Master gehuisveste WP gehuisveste aBP specificatie gebruiker gebruiker 1 gebruiker 2 gebruiker 3 Invullen X Invullen X Invullen X waar meeat van toepaSSing faculteit of instituut aija beta ~ theoretisch I desk research • lechnitch I experimenteel gamma geneeskunde bestuur.n. Deze eerste versie van het format wordt na het verschijnen van dit rapport nog aangepast naar aanleiding van het commentaar van de HOI-leden tijdens de vergadering van april 2004 (in Twente).O..~.CONCEPT format: dee/3 (van 3) voor gebruikers en tevredenheid N.B. plus toelichting studenten WP aBP wet zijn de eventuele klachten over het gebouw? studenten WP aBP zou het PvE voor het gebouw met de huidige inzichten heel anders zijn? ja/nee toelichting ...~ _.. indien mogelijk Ingeschrevenen Bachelor ingeschrevenen Master gehuisveste WP gehuisveste aBP aantal fte werkelijke situatie. aantal Ite inschatting werkelijke gebrui!(ers naam gebruiker 1 vanuit programma van eisen gepland aantal Bachelors gepland aantal Masters te huisvesten WP te huisvesten aBP naam gebruiker 2 vanuit programma van eisen gepland aantal Bachelors gepland aantal Masters te huisvesten WP te huisvesten aBP naam gebruiker 3 vanuit programma van eisen gepland aantal Bachelors gepland aantal Masters te huisvesten WP te huisvesten aBP aantal fte werkelijke situatie. Benchmarklng -Invulformulier voor één gebouw algemene invoergegevens (slechts tx invullen: bij m2) gebouwnaam 0 adres 0 bouwjaar 0 v ...ulk.._. /\ .tgoedvoorr•• din m 2 ' .n< invoer rUimtegebruik(ers) ".administratief I desk relaled • technIsch I experimenteel oordeel over werkelijk gebruik versus gepland gebruik (schaalt-tO) oordeel toelichting 10 = werkelijk gebruik komt geheel overeen met planning oordeel over tevredenheid over gebouw (schaalt-tO). indien mogelijk aantal Ite Inschatting werkelijke gebruikers ingeschrevenen Bachelor ingeschrevenen Master gehuisveste WP gehuisveste aBP aantal fte werkelijke situatie. beheer en ondersteunende diensten (BBO) bestuur bibliotheek ondersteunende dienst • administratief I desk relaled .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->