Kỹ năng tổ chức

công việc

1

Lời giới thiệu

2

I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn 
có hình dung việc bạn phải làm như thế 
nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình 
dáng như thế nào, ưu điểm, cách vận 
hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, 
sắp xếp máy móc.
• Lãnh đạo là việc hướng dẫn tập xe, cách 
thao tác xe, vận hành xe..
3

1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình 
xác định những công việc cần phải làm 
và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm 
nhận các công việc đó, tạo ra mối quan 
hệ ngang dọc trong nội bộ DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp 
các công việc được giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức được hiểu 
là kết hợp cả hai định nghĩa trên, trong 
đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.
4

Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này.  Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn… 5 .  Sắp xếp vị trí làm việc.  Sắp xếp hồ sơ.2. sẽ giúp bạn:  Tổ chức công việc được giao.  Tổ chức mạng lưới công việc.  Xác định thứ tự ưu tiên công việc.

Sắp xếp công việc cho NV.II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác định chức năng. Định biên nhân sự 1. 6 . Xác định bản mô tả công việc 1. nhiệm vụ 1.

đó là gì? Đó chính là chức  năng của bạn.. 7 . • Chức năng có thể hiệu là những sản  phẩm/dịch vụ mà bộ phận của bạn cung  cấp.1 Xác định chức năng: • Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm  chức năng và nhiệm vụ. • Chức năng có thể được hiểu là những  nhiệm vụ lớn nhất của một bộ phận. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng  nội bộ. bộ phận của bạn sẽ phải cung  cấp các sản phẩm…cho bộ phận tiếp theo. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1.  Sản phẩm.

 vậy làm thế nào để  tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy  trình tuyển dụng là gì? • Mỗi bước trong quy trình đó.1. • Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân  sự cho công ty. 8 .2 Xác định quy trình • Từ những chức năng đó. bạn đặt câu hỏi:  làm thế nào để thực hiện được nó. bạn hãy  đặt câu hỏi theo phương pháp 5W1H.

2 Xác định quy trình PHƯƠNG PHÁP 5W1H • Who: Ai làm việc đó. • Where: Làm việc đó ở đâu. • When: Làm việc đó khi nào? • How:  Làm bằng cách nào? • Ghi chú: bạn không cần trả lời: what  (là cái gì) và why: tại sao? 9 .1.

10 . ­ Đo lường như thế nào? Bạn hãy xây dựng  tiêu chuẩn cho từng công việc trong quy  trình..1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ VỚI HOW? • Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW. có thể mở  rộng ý nghĩa của nó là: ­ Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây  dựng các hướng dẫn công việc hay hướng  dẫn vận hành cho máy móc.

• Hãy ước lượng thời gian thực hiện cho  từng công việc đó trong một năm • Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày  làm việc trong năm. Định biên công việc. như hoạch định – tổ chức –  lãnh đạo – kiểm tra. • Bây giờ bạn hãy lập một list các công  việc mà bộ phận bạn phải thực hiện. 11 . Bạn sẽ biết mình  cần bao nhiêu người.2. • Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của  quản lý.

 Điều này giúp bạn tạo sức ép  cho nhân viên và điều chỉnh số lượng  công việc co giãn sau này. • Lưu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi  chức danh.2. Định biên công việc (tt) • Hãy nhóm các công việc có cùng tính  chất vào một chức danh công việc. • Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp  với tổng số thời gian của mỗi chức  danh. 12 .

  nhiệm vụ. các mối quan hệ. • Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.  tiêu chuẩn công việc. quyền hạn. Lập các bản mô tả công việc: • Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công  việc cho từng chức danh. điều kiện làm  việc.3. 13 . chức  danh. người quản lý trực  tiếp). mục tiêu – yêu cầu công việc. • Bản mô tả công việc gồm các nội dung:  thông tin về công việc (mã số. bộ phận.

• Công việc không thường xuyên do bạn  giao cho nhân viên thực hiện.4. Công việc thường xuyên  phải có tính lặp lại. Sắp xếp công việc cho NV • Công việc của nhân viên gồm các công  việc thường xuyên và công việc không  thường xuyên. 14 . đã được ghi nhận trong bản mô  tả công việc. • Công việc thường xuyên là các công việc  lặp lại.

15 . hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội  dung công việc thường xuyên vào kế  hoạch làm việc tuần của họ. bao gồm: Cách thức thực hiện (how). Nguồn lực để thực hiện (5M). Sắp xếp công việc cho NV (tt) • ­ ­ ­ Đối với công việc thường xuyên: Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn  đã có đầy đủ các tài liệu hướng dẫn cho  nhân viên thực hiện. • Tốt hơn hết.4. Tần suất thực hiện.

16 . mục tiêu. thời  hạn (when) của công ty. • Giái thích cho nhân viên về lý do thực  hiện công việc (why). Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công việc không thường xuyên • Hãy thể hiện nội dung giao việc cho  nhân viên bằng sổ giao việc. • Giải thích các yêu cầu. • Giải thích phương pháp thực hiện (how).4.

 bạn  hãy lưu ý • Xác định công việc đó có lặp lại trong  tương lai hay không? • Trường hợp nó lặp lại. hãy thiết lập  một số tài liệu để hướng dẫn cho NV khi  nó xuất hiện trong tương lai. bạn đã chuyển công việc không  thường xuyên thành công việc thường  17 . • Như vậy.4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Khi phát sinh công việc thường xuyên.

Tài liệu thao khảo • Kỹ năng quản lý theo quá trình. • Kỹ năng giao việc – uỷ quyền 18 .

III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1. Sắp xếp nơi làm việc 1. Lập kế hoạch công việc 19 . Quản lý thông tin 1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1. Sắp xếp hồ sơ 1.

•Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc  không thường xuyên (sự vụ). •Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và  việc không khẩn cấp. còn "việc nhỏ" thì ngược lại.1 Phân loại công việc •Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là  những việc quan trọng (liên quan tới một  số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh  nghiệp).1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1. 20 .

21 . Cần phải  xem xét xem có thể chuyển về công việc  thường xuyên hay không? Người làm việc  không hiệu quả khi khối lượng công việc  sự vụ chiếm trên 50 %. Bạn cần lưu ý  lại: ­ Tần suất thực hiện? ­ Người thực hiện? ­ Đưa vào quy trình hay bản mô tả công  việc? ⑥ Đột xuất hoặc không ổn định.1 Phân loại công việc (tt) ⑥ Với công việc có tính chất thường  xuyên. Là các công việc lặp lại theo  một chu kỳ nhất định.1.

.2.. Đối với công  việc này. Xác định thứ tự ưu tiên • Quan trọng và khẩn cấp. Nếu không quyết định giá nhanh  trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất  hợp đồng. bạn phải thực hiện ngay. 22 .1. • Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách  hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp  đồng mua vật liệu cho công trình sắp  thi công.

1. • Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)  Quan trọng nhưng không khẩn cấp.. 23 . Ví dụ:  Giữ gìn sức khỏe. Ví dụ:  Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen  yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề  cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu  điện yêu cầu đóng cước điện thoại di  động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều  gọi đi. không hút thuốc nhiều  hoặc thức quá khuya. kiện toàn lại bộ máy doanh  nghiệp..2. giữ quan hệ tốt  đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà  cung cấp.

 bạn có  thể thực hiện song song. ­ Hãy tách công việc chính thành nhiều  công việc khác nhau. 24 .1.2. bạn  có thể xác định lịch cho từng công việc. trên cơ sở đó. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ  hai sau công việc quan trọng và khẩn  cấp. • Đối với hai loại công việc này. • Việc thực hiện công việc nào trước còn  tùy thuộc vào: ­ Thời hạn giải quyết vấn đề.

Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Không khẩn cấp và không quan trọng. • Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất  quá nhìều thời gian vào những công việc  không quan trọng.   Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp  phòng. 25 .1.2...  Đi uống bia với bạn bè  Mua một bộ veste mới  Đổi điện thoại di động.

3 Lưu đồ thời gian Khẩn cấp A Không quan trọng C                                        Quan trọng B Không khẩn cấp 26 .1.

 trục hoành là  mức độ quan trọng của công việc. • Trong ba công việc. dễ nhận thấy công  việc A phải làm đầu tiên và công việc C  làm cuối cùng.1. trục  tung là mức độ khẩn cấp. 27 .3 Lưu đồ thời gian (tt) • Trên sơ đồ gồm hai trục.

 cả phòng bạn nháo nhào tìm  hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng? 28 . bạn có thể  tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn. anh ta  không đi làm được. Sắp xếp hồ sơ: BẠN ĐàGẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA? • Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm  lại hồ sơ của mình? • Sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay. bạn có  thể cung cấp trong vòng 5 phút? • Một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe.2.

2. có lẽ bạn đã chưa tổ chức được  một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả. bây giờ bạn không biết hồ sơ của  anh ta thế nào… Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống  ấy chưa? • Nếu có. anh ta chẳng làm đơn  gì cả. Sắp xếp hồ sơ (tt): • Một NV nghỉ việc. 29 .

2. • Khi NV lập xong cũa họ. và ký tên  duyệt danh mục này.1 Quản lý hồ sơ giấy • Bạn nên lập một danh mục tất cả các  loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi  nhân viên (tham khảo trang bên). • Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần.  30 bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh  . • Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục  hồ sơ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ  phận của bạn đấy. hãy kiểm tra  lại danh mục hồ sơ của họ.

phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cấ t HS 31 .Danh mục hồ sơ S tt Tên HS Ng ười quả n lý Ng ười đượ c đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Vă n bả n Trong ổ cứng máy vi tính CD -rom/ đĩa mềm Cách thức.

CD… • Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập  theo các cấp folder khác nhau. chỉ xoá các thông tin này  sau 3 tháng.2. • Phần thùng rác (không phải là mục  Recycle của máy tính) để lưu các thông  tin cần xoá.2 Quản lý hồ sơ máy. • Nên có mục input để quản lý các thông  tin đầu vào. 32 . Đây là phần chức đựng các  thông tin nhưng chưa xử lý.

2 Quản lý hồ sơ máy. ­ Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ  liệu. ­ Quy định quét virus định kỳ. ­ Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ. ­ Quy định backup dữ liệu.2. sao lưu lại dữ liệu định kỳ. 33 . CD… • Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho  tất cả NV làm giống nhau: ­ Input ­ Output.

2. vì  ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài  lại máy)). • Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D.2 Quản lý hồ sơ máy.Office). 34 . không biết tìm hồ  sơ ở đâu. CD… MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY • Không đặt chế độ autosave trong 1 phút  (Mic. • Lưu hồ sơ lung tung.

CD… MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu  trên ổ cứng.2. • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu  bị hư trên đĩa CD. • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị  mất. Ban tìm mua trên các cửa hàng CD 35 .2 Quản lý hồ sơ máy.

. Sắp xếp nơi làm việc • • • • • Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng  sau đây để việc sử dụng là thuận tiện  nhất cho người sử dụng: Fax Điện thoại bàn Máy in Photo .3. 36 .

1 Phân loại thông tin: • Giữa quản lý và nhân viên (giao việc. hệ thống báo cáo nội bộ…) • Giữa các nhân viên nội bộ. • Input (thông tin đầu vào) • Output (thông tin ra). Quản lý thông tin 4.4.  kiểm tra. 37 .

2 Bằng chứng thông tin Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng  chứng về việc chuyển thông tin trong tổ  chức. • • • • • Sổ giao việc Sổ giao nhận thông tin Sổ công văn đến – đi. Sổ giao nhận sản phẩm Sổ giải quyêt công việc 38 .4.

4.3 Lưu đồ thông tin Loại thông  Người giao tin Báo cáo  nhập kho Thủ kho Người nhận Cán bộ kế  hoạch Thời hạn 4h sau khi  nhập hàng 39 .

40 .  Trường hợp chưa trả lời được. Sau đó thì họ  lại quên mất. Nhiều NV khi  nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào  nơi nào đó rồi xử lý sau. hãy  email… cho khách biết thời hạn bạn trả  lời. không xử lý.  hãy phản hồi ngay cho người nhận.4. Điều này đòi  hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông  tin vào một nơi Input quy định nào đó. • Quản lý thông tin đầu vào.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • Feedback ngay. Khi nhận được thông tin.

  Lần thứ nhất chỉ được tính khi người  nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã  nhận được thư. Điều  này. Bằng cách nào? ­ Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3  ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa? ­ Người cẩn thận thì cho người mang trực  tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên 41 .4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • Đảm bảo là người nhận đã nhận được  thông tin. • Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3  lần? Lần thứ nhất. bạn gửi thư cho kế  toán thanh toán của khách hàng. chưa được tính cho lần thứ nhất.

5 Sổ giải quyết công việc • Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo  dõi toàn bộ công việc của bạn. ngày giao (hoặc lấy từ kế  hoạch cá nhân) ­ Thời hạn ­ Diễn giải. • Sổ giải quyết công việc gồm các nội  dung: ­ Nội dung công việc ­ Người giao. ­ Kết quả/ngày hoàn thành.4. 42 .

Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng  lập kế hoạch 43 .4.6 Lập kế hoạch công việc • Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì? • Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì? • Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có  kế hoạch.

CÁM ƠN BẠN ĐàTHEO DÕI 44 .