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1 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Proyecto:

Actualización del Sistema de Información


de Bienes Muebles

MODELO DE NEGOCIO

William J. Montilva C.
Enoch Vasquez S.

Enero, 2007
Tabla de Contenido
Página
Introducción 1
1. Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2
2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3
2.1. Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.2. Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3
3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 5
3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 6
3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 6
3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2.1.1. Proceso de Incorporación de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.2.1.3. Proceso de Desincorporación de Bienes . . . . . . . . . . . 26
3.2.1.4. Proceso Modificación Características Físicas de Bienes 42
3.2.2. Procesos de Control de Bienes ......................... 44
3.2.2.1. Proceso de Inventario Físico de Bienes ........... 45
3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 48
3.3.1. Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes . . . 48
3.3.2. Proceso Rendición Mensual de la Gestión de Bienes . . . . . . . . . 50
4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de
Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 66
7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 68
Anexo A: Planillas y Formatos A-1
Anexo B: Glosario B-1
Bibliografía C-1
Introducción

Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatización e


integración administrativa de la Universidad de Los Andes y específicamente en lo relativo
a la gestión administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a
continuación un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del
proyecto para la Actualización del Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA.

El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el


sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control físico de los bienes
muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o
contexto donde el Sistema de Información de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo
que este último proporcione los servicios de información requeridos para cumplir con tan
importante misión dentro de la administración universitaria.

Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de


Bienes de la Universidad de Los Andes, servirá para representar tanto gráficamente como
textualmente diferentes aspectos relacionados con la administración de los activos fijos de
la universidad. Dicho modelo permitirá describir los objetivos que el área financiera debe
alcanzar para el control físico de estos bienes. Los procesos y actividades que serán
realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar
estos procesos, así como el marco legal que regula dichos procesos. Así mismo, la
identificación de actores (personas o máquinas) responsables de la ejecución de estos
procesos y la definición de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe
en el método de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por
J. Montilva y J. Barrios [1].

El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los


principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuación:

‰ La sección 1, define en términos generales el sistema de registro y control de bienes y


su contexto.
‰ La sección 2, describe los objetivos generales y específicos de este sistema de
actividades (modelo de objetivos).
‰ La sección 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir
dichos objetivos (modelo de procesos).
‰ La sección 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, así como la
estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de
actores/unidades).
‰ La sesión 5, señala las reglas de negocio que regulan la ejecución de estos procesos, las
cuales están representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el
control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).
‰ La sección 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de
trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).
‰ La sección 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para
ejecutar estos procesos (modelo de objetos).
1 Definición del Sistema de Registro y Control de Bienes

Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios,


políticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las
adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles,
propiedad de la Universidad de Los Andes. Así como también, el control sobre el uso,
conservación, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos.

Entiéndase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos,
mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duración que no estén
adheridos físicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes.

Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra


ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con
los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.

Sistema Financiero de la ULA

Sistema de Registro
y
Control de Bienes

Sistema Sistema
de de
Compras Contabilidad

Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes

El vinculo con el Sistema de Compras se da a través de los procesos de solicitud,


adquisición y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o
producidos internamente en la institución.

Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser
registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control
perceptivo, verificación de comprobantes, asignación de códigos de inventario y rotulación
de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes,
creándose un registro único de identificación por cada bien registrado en el inventario.

Así mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas


contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos
fijos de la institución todos los bienes muebles adquiridos.
2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Según lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad


de Los Andes [2], artículo 1, donde hace mención que el principal objetivo de esta área
administrativa es la de practicar el control físico de los bienes muebles propiedad de la
Universidad de Los Andes.

Entendiéndose como control físico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones,


desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento y custodia de los activos fijos
tangibles de la Universidad.

Basados en este objetivo principal, así como de la misión y visión que se tiene de esta área
administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.

2.1 Visión del Sistema de Registro y Control de Bienes

Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada


administración y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas
vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes
contralores del estado, de toda la información oportuna, veraz y precisa sobre el
patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.

2.2 Misión del Sistema de Registro y Control de Bienes

Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la


Universidad de los Andes mediante la aplicación de las normativas legales que rigen
la materia.

2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes

1. Mantener el control físico de los bienes mediante el registro y control de las


incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservación, mantenimiento,
custodia y actualización del inventario físico de los bienes muebles de la ULA
con apego a las leyes y normativas vigentes.

1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que


reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.

1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la
Universidad, ya sean por compra, donación o producción
institucional.
1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicación física y de
responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de
un recinto universitario a otro.

1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados


de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donación,
permuta, robo o inservibilidad.

1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier


cambio en las características físicas de un bien, así como de la
ubicación y responsable del mismo.

1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservación, mantenimiento, reemplazo y


custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.

1.2.1. Verificar el estado, uso y conservación de los bienes mediante el


levantamiento del inventario físico de los bienes muebles de la
Universidad.

1.2.1.1. Ejecutar la revisión física de los bienes muebles de cada


dependencia universitaria.

1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificación física


contra los registros llevados en forma automatizada.

1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto


manuales como automatizados por las diferencias
encontradas.

1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal


que los utiliza en la ejecución de sus funciones.

1.2.3. Realizar mantenimiento periódico tanto preventivo como correctivo


a los bienes muebles de la Universidad.

La figura 2 presenta un diagrama jerárquico donde se resumen los objetivos generales y


específicos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.
OBJETIVO 1:
Mantener el control físico de los bienes
muebles de la ULA mediante el registro y
control de sus incorporaciones,
desincorporaciones, traslados,
conservación, mantenimiento, custodia y
actualización del inventario físico con
apego a las leyes y normativas vigentes.

OBJETIVO 1.1: OBJETIVO 1.2:


Efectuar el registro de los movimientos Efectuar el Control sobre el uso,
de bienes que reflejen las conservación, mantenimiento,
incorporaciones, desincorporaciones y reemplazo y custodia de los bienes
traslados de bienes muebles. muebles de la ULA.

OBJETIVO 1.1.1: OBJETIVO 1.1.2: OBJETIVO 1.1.3: OBJETIVO 1.1.4: OBJETIVO 1.2.1: OBJETIVO 1.2.2: OBJETIVO 1.2.3:
Llevar un Mantener un Conservar un Mantener Verificar el Asignar Realizar
registro de los registro del registro de todos actualizado estado, uso y responsabilidades mantenimiento
bienes muebles cambio de los bienes cualquier cambio conservación de para la custodia de periódico tanto
adquiridos por ubicación física muebles en las los bienes los bienes al preventivo como
la Universidad y responsables desincorporados características mediante el personal que lo correctivo a los
ya sea por de los bienes de los activos físicas de los levantamiento del utiliza en la bienes muebles de
compra, muebles cuando fijos de la bienes muebles, inventario físico ejecución de sus la Universidad.
donación o estos son Universidad, ya así como de su de bienes funciones.
producción trasladados de sean por venta, ubicación y muebles de la
institucional. un recinto donación, responsable. Universidad.
universitario a permuta, robo o
otro. inservibilidad.

Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.

3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un


conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de
negocio son modelados como una jerarquía de procesos con varios niveles de abstracción.

Tomando como base algunas reglas de modelado extraídas del método BMM [1], el nivel
más alto de la jerarquía de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente,
cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos
representados mediante Diagramas de Jerarquía de Procesos de UML Business.
Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarquía de Procesos puede ser descrito
usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue
dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que
ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por último, cada uno de los
procesos de más bajo nivel del Diagrama de Jerarquía de Procesos se describe
separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).
3.1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de
la ULA y específicamente en la misión de este sistema, se muestra a través de una cadena
de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este
sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.

Procesos Fundamentales

<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

Procesos de Apoyo
<<proceso>>
1. Planificación y Control de la
Gestión de Bienes

<<proceso>>
2. Rendición Mensual de la
Gestión de Bienes

Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA

3.2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes

Tal como se indica en el gráfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema
de Registro y Control de Bienes de la ULA son:

• Proceso de Registro de Bienes y


• Proceso de Control de Bienes.

3.2.1 Procesos de Registro de Bienes

El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros
permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y
traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel
de descomposición del proceso de Registro de Bienes.
<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

<<proceso>>
1. Registro de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>

1.1 1.2 1.3 1.4.


Incorporación Traslado de Desincorporación Modificación
de Bienes Bienes de Bienes Características
Físicas

Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes

3.2.1.1 Proceso de Incorporación de Bienes

• Objetivo del proceso:


Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos
sean adquiridos por concepto de compra, donación o producción
institucional.

• Diagrama general del proceso:


<<regla>>

• Ley de Universidades
• Reglamento del Sistema de Inventario <<objetivo>>
• Circular vigente número 01-2003 <<actor>> Registrar la incorporación de bienes
• Manuales o catálogos de cuentas • Director de Finanzas
• Jefe de la Oficina Central
muebles s de la Universidad de los
contables para el sistema de contabilidad
de Control de Bienes Andes por compra, donación y
pública elaborado por Programa de
Modernización de la Administración
producción institucional.
Financiera del Estado
• Publicación número 9 actualizada de la
Contraloría General de la República. controla
cumple <<Información>>
<<regula>>
Expediente de bienes conformado por:
• Fotocopia del comprobante de
adquisición de bienes
• Formatos F-I-21
<<evento>> • Formatos F-I-20 de cada Archivo de la OCCB
Entrega de bien incorporado
bienes muebles <<proceso>>
Proveedor
<<objeto>>
1.1 INCORPORACIÓN Bienes muebles marcados
<<Información>> DE BIENES Bien identificado
<<requiere>>
• Solicitud de incorporación de
bienes muebles
• Comprobante de adquisición de bienes
<<Información>>
( - Factura de compra,
Comprobante original de adquisición
- Recibo de producción o
(codificado con códigos contables
- Acta de aceptación de bienes ) Dependencia
<<ejecuta>> <<suple>> y números de inventario)
• Orden de Compra o nota de entrega Universitaria
• Carta del ente externo que dona los bienes
• Cualquier otro documento que avale
la adquisición licita de los bienes

<<actor>>
• Administrador de la <<información>>
Dependencia • Sistema de Control de Bienes
• Jefe de la OCCB Muebles Versión Junio 2005
• Secretaria de la OCCB • Sistema de Reportes.
• Registrador de Bienes • Sistema de Correspondencia.
• Consejo Universitario • Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)

• F-I-20: Recolección de datos bienes muebles.


• F-I-21: Formas de control de flujo.

Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporación de Bienes


• Subprocesos asociados:
<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

<<proceso>>
1. Registro de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>

1.1 1.2 1.3 1.4.


Incorporación Traslado de Desincorporación Modificación
de Bienes Bienes de Bienes Características
Físicas

<<proceso>>
1.1 Incorporación de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>


1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4
Control Verificación Asignación de Rotulación de
Perceptivo de Recaudos Códigos Bienes

Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporación de Bienes

3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo

• Objetivo del subproceso:


Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de
producción o acta de aceptación correspondan con lo especificado en las
ordenes de compra o nota de pedido.

• Fronteras:
Inicia: Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos
por una dependencia universitaria.
Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
incorporación de los bienes adquiridos.
• Actores:
Administrador de la Dependencia
• Diagrama de Actividades:

Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes

Bien mueble
[Entrega] Verificar Factura/Nota de Entrega

[pedido incorrecto] [pedido correcto]

Bien mueble Informar proveedor Procesar entrada de bienes


[Nota Devolución]

Solicitud de incorporación
Solicitar registro de Bienes [Solicitada]

Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de
Proveedor
producción o acta de aceptación.
2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de
entrega, orden de compra y/o factura y deberá verificar que
las características y las cantidades de los bienes sean iguales
a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra
y/o factura.
2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no
coinciden con la orden de compra, elabora Administrador de
comunicación con las observaciones, notificando las Dependencia
diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica
al proveedor.
2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden
con la orden de compra, se procesa entrada de los
bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la
incorporación de estos bienes adquiridos.

3.2.1.1.2 Subproceso de Verificación de Recaudos

• Objetivo del subproceso:


Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales
como: la factura original de compra, recibo de producción, acta de
aceptación especifiquen claramente el precio, cantidad y características
físicas de los bienes adquiridos por compra, donación o producción
institucional.

• Fronteras:
Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe la solicitud de incorporación de bienes y sus
respectivos recaudos.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos
recaudos para la incorporación de estos bienes.

• Sub subprocesos asociados:

<<proceso>>
1.1 Incorporación de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>


1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4
Control Verificación Asignación de Rotulación de
Perceptivo de Recaudos Códigos Bienes

<<proceso>>
1.1.2 Verificación de Recaudos

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>


1.1.2.1 1.1.2.2 1.1.2.3
Verificación Verificación Verificación de
de Recaudos de Recaudos Recaudos por
por Compra por Donación Producción

Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificación de Recaudos

3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

• Objetivo del sub-subproceso:


Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad
y características físicas de los bienes adquiridos.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
• Diagrama de Actividades:
Administrador Secretaria Oficina Central de Control Registrador de Bienes
Jefe Oficina Central Control Bienes
Dependencia de Bienes (interno)

Solicitud de
incorporación Revisar recaudos
[solicitada]

Verificar factura
[completos]

[incompletos]
[no válido] [válido] Solicitud de
Solicitud de Elaborar nota de
devolución incorporación
incorporación [por asignación]
[Rechazada]

Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Compra

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de
solicitud de incorporación de bienes.
2. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene
acompañada de la factura original de compra y su Secretaria de la
respectiva orden de compra o nota de entrega. Oficina Central de
3. Si los recaudos están incompletos los devuelve a la Control de Bienes
dependencia universitaria.
4. Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la
Oficina.
5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha
solicitud, chequeando que la factura original contenga
explícitamente los datos de: marca, modelo, serial, cédula
y nombre del responsable, así como la ubicación física del
bien. Así como también, que esta venga a nombre de la Jefe de la Oficina
unidad organizativa que adquirió dichos bienes y no a Central de Control de
titulo de una persona natural. Bienes
6. Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de
bienes al inventario.
7. Si alguno de estos recaudos está incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución.
8. Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe Secretaria de la
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia Oficina Central de
universitaria que solicitó la incorporación. Control de Bienes
3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación

• Objetivo del sub-subproceso:


Verificar que el acta de aceptación o carta de donación indique que los
bienes están siendo donados a la Universidad de Los Andes,
especificando además las características de los bienes donados.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario

• Diagrama de Actividades:

Administrador Secretaria Oficina Central de Registrador de Bienes (


Dependencia Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de Finanzas interno)

Solicitud de Revisar recaudosde


incorporación donación
[solicitada]
[completos]
Verificar acta de aceptación

[incompletos]

Solicitud de
incorporación Elaborar nota de [correcta]
[Rechazada] devolución a institución

[incorrecta]

Realizar inspección física de


bienes donados

Elaborar informe sobre la


donación

Enviar solicitud e informe al CU Revisar solicitud de


donación bienes

Enviar Solicitud
al CU

Recibir resolución de
incorporación por
Solicitud de donación
incorporación Solicitud de
[Resolución] Entregar recaudos incorporación
[por asignación]

Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Donación
• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio
donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes
Secretaria de la
donados, para lo cual solicita su incorporación, previa
Oficina Central de
aprobación del Consejo Universitario.
Control de Bienes
2. Remite la solicitud de incorporación de bienes por
donación y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina.
3. Revisa que la solicitud de incorporación venga
acompañada de un acta de aceptación o una carta del ente
externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente,
puede consignar si la hubiere, la factura original de
compra a nombre del ente o institución que dona los
bienes.
4. Verifica que el acta de aceptación o la carta de donación
exprese claramente que los bienes están siendo donados a
la Universidad y que refleje dentro de la misma, las
Jefe de la Oficina
características de los bienes donados, tales como: marca,
Central de Control de
modelo, serial, entre otros.
Bienes
5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspección
física a los bienes donados.
6. Elabora informe donde se detallan las características de
los bienes, su estado físico y el costo unitario de cada uno
de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un
justiprecio.
7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez
lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y éste al
Consejo Universitario para su estudio y aprobación según
consta en el artículo 20 del Reglamento de Inventario.
8. Revisa informe de incorporación de bienes por donación y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe la resolución del Consejo Universitario, aprobando Director de Finanzas
o negando la incorporación de los bienes donados y la
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
10. Recibe y verifica la resolución del Consejo Universitario
de bienes donados.
Jefe de la Oficina
11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptación o
Central de Control de
rechazo para la incorporación de bienes donados.
Bienes
12. Entrega recaudos para la incorporación de bienes al
Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.
Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción

• Objetivo del sub-subproceso:


Verificar que el recibo de producción detalle claramente la cantidad de
bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material
utilizado, así como el costo unitario de cada bien elaborado.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Registrador de Bienes (


Administrador Dependencia Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes interno)

Solicitud de incorporación Revisar recaudos


[solicitada] de producción

[completos]
Verificar recibo de
producción
[incompletos]

Solicitud de
Solicitud de incorporación Elaborar nota de [válido]
incorporación
[Rechazada] devolución a dependencia [no válido] [por asignación]

Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificación de Recaudos por Producción

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de solicitud de incorporación de bienes por
parte del Administrador de la Dependencia.
2. Revisa si la solicitud de incorporación de bienes viene
acompañada del respectivo recibo de producción de los Secretaria de la
bienes que han sido fabricados dentro de la institución. Oficina Central de
3. Si los recaudos están incompletos, devuelve estos Control de Bienes
recaudos a la dependencia universitaria.
4. Si los recaudos están completos, los remite al Jefe de la
Oficina.
Actividades Actores
5. Verifica que el recibo de producción incluya la cantidad
de producidos, el desglose de costos por mano de obra y
el material utilizado, así como el costo unitario de
producción de cada uno de los bienes.
Jefe de la Oficina
6. Si los recaudos están correctos, entrega al Registrador de
Central de Control de
Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporación de
Bienes
estos bienes al inventario.
7. Si alguno de estos requisitos está incorrecto, solicita a la
Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolución
respectiva.
8. Elabora nota de devolución, la cual lleva la firma del Jefe Secretaria de la
de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia Oficina Central de
universitaria que solicitó la incorporación. Control de Bienes

3.2.1.1.3 Subproceso de Asignación de Códigos

• Objetivo del subproceso:


Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de
la ULA mediante la generación y asignación de un código único de
identificación.

• Fronteras:
Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos
necesarios para efectuar la incorporación de bienes.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los
expedientes de bienes para su rotulación.

• Actores:
o Registrador de Bienes (Interno)
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central Jefe Oficina Central Control Sistema de Control de Bienes Registrador de Bienes (
de Control de Bienes Bienes Registrador de Bienes (interno) Muebles externo)

Solicitud de incorporación Consultar manual de códigos Consultar códigos


[por asignación]
Recaudos Originales
[entrega a
dependencia]

[bien definido] [bien no definido]


Entregar ¿ Existe ? Agregar nuevo código
recaudos
originales
Registrar datos del bien
(Formato F-1- 20)
Archivar Calcular número de unidad
expediente

Emitir planilla Formato FI20 Almacenar datos del bien

Enviar asignación de Imprimir Reporte


Notificar registrador
trabajo mensual
Transcribir códigos en factura

Asignar expedientes
para rotulación
Registrar manualmente
formato F-1-21 Solicitud de incorporación
[por rotulación]
Solicitud de incorporación
[expediente] Conformar expediente de bienes

Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignación de Códigos

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporación de
bienes (oficio con hoja de seriales, factura original
/recibo de producción /acta de aceptación de bienes).
2. Consulta en el sistema automatizado y en la sección de
Manual de Códigos, si cada uno de los bienes a Registrador de Bienes
incorporar tiene una descripción de bienes ya definida en (Interno)
el sistema.
3. Si la descripción de un bien no esta registrada dentro del
sistema, se crea un registro donde se introduce el código y
la descripción que haga referencia a este nuevo bien.
3.1. Agrega los datos de descripción del nuevo artículo. Sistema de Control de
Bienes Muebles
4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada
bien, proporcionando la marca, modelo, serial, Registrador de Bienes
dependencia, concepto de adquisición, fecha de (Interno)
adquisición, número de factura y precio unitario del bien.
5. Asigna automáticamente el número de unidad que se
encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda
Sistema de Control de
al tipo de descripción de cada bien a registrar.
Bienes Muebles
6. Agrega los datos básicos de cada uno de los bienes que se
están incorporando al inventario.
Actividades Actores
7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la
Registrador de Bienes
recolección de datos (Formato F-I-20) a través del sistema
(Interno)
automatizado.
8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de
Bienes Muebles
9. Anota los códigos de identificación de cada bien (código
o número de inventario) ya asignados, en el dorso de la
factura original, recibo de producción o acta de
aceptación.
10. Estampa mediante sello numérico los códigos contables
que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura
original, recibo de producción o acta de aceptación.
11. Señala además, el responsable de la codificación mediante
firma y sello producidos.
12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo
(Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la
misma ubicación física, anotando la fecha y responsable
de cada actividad en las secciones de codificación de Registrador de Bienes
planillas, asignación de unidades y registro de unidades (Interno)
respectivamente.
13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de
compra, recibo de producción o acta de recepción de
bienes.
14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser
devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos
para ser guardados en el archivo general de la oficina.
15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la
copia restante, el formato de control de flujo (Formato F-
I-21) y las planillas de recolección de datos (Formato F-I-
20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de
la Oficina.
16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos
originales de la incorporación de bienes y una copia de los
mismos.
17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporación Secretaria de la
y las fotocopias de los recaudos. Oficina Central de
18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio Control de Bienes
inicio al trámite de la incorporación de bienes, entregando
los recaudos originales debidamente codificados con los
códigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina.
19. Firma oficio de notificación y revisa que la asignación de
unidades corresponda con lo adquirido en las facturas,
Jefe de la Oficina
recibos o actas, así como sus respectivos códigos
Central de Control de
contables y devuelve a la Secretaría para su envío.
Bienes
20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el
Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los
Actividades Actores
formatos debidamente llenados.
21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la
ubicación física de la dependencia un Registrador de
Bienes (Externo), el cual se encargará de la rotulación y
marcado de estos bienes. Dicha asignación es asentada en
la hoja “asignación de trabajo mensual”.
22. Envía a la Secretaria la hoja asignación de trabajo
mensual y los respectivos expedientes, para que sean
distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).
23. De acuerdo a la hoja asignación de trabajo mensual,
elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes
(Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el
Jefe de la Oficina. Secretaria de la
24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original Oficina Central de
y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular Control de Bienes
junto con la hoja de asignación de trabajo.
25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignación de
trabajo para su archivo y posterior control.

3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulación de Bienes

• Objetivo del subproceso:


Marcar físicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de
bienes de la ULA mediante la elaboración y posterior pegado de las
placas o etiquetas, adhesivas o metálicas para la identificación de cada
uno de ellos.

• Fronteras:
Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los
expedientes de los bienes a rotular.
Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el
sistema los datos de ubicación de cada uno de los bienes
rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas F-
I-20 y F-I-21 debidamente llenadas.

• Actores:
o Registrador de Bienes (Externo)
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Sistema de Control de Bienes
Registrador de Bienes (externo)
Control de Bienes Muebles

Solicitud de incorporación Elaborar placas de identificación Buscar código del bien


[por rotulacion]

Programar visita dependencia Imprimir etiquetas

Ubicar físicamente el bien

[No]
Preparar Acta
[Acta de bienes faltantes] Faltantes ¿ Existe ?

Verificar datos en recaudos con


características físicas del bien

[hay diferencias]
[Acta de diferencias Preparar acta de
bien/factura] diferencias físicas
[no hay dferencias]

Colocar placa de identificación

Completar datos en formatos FI20 y FI21

Registrar datos de ubicación del bien Agregar datos de ubicación

Emitir planillas Formatos FI20 y FI21

Revisa registro de datos del bien

Solicitud de incorporación[ Actalizar expediente de bienes


Incorporada]

Imprimir listados

Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulación de Bienes


• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y
verifica que lo indicado en la factura original, recibo de
producción o acta de aceptación coincida con lo
especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21. Registrador de Bienes
2. Ingresa al sistema automatizado y específicamente en el (Externo)
módulo de impresión e introduce los códigos de
inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o
etiquetas de identificación.
3. Imprime las etiquetas de identificación de cada bien Sistema de Control de
mueble. Bienes Muebles
4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los
bienes a marcar.
5. Ubica físicamente los bienes según la localización
reflejada en el formato F-I-21.
6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra,
recibo de producción o acta de aceptación y en los
formatos F-I-20 coincida con lo percibido físicamente en
los bienes.
Registrador de Bienes
7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique
(Externo)
la localización física (conjunto, edificio, nivel y recinto) y
la cédula del responsable de cada bien.
8. Coloca la placa o etiqueta de identificación a cada bien
mueble y estampa con marcador en un sitio visible el
código de inventario correspondiente.
9. Transcribe los datos que fueron completados en los
formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de
inventario.
10. Agrega los datos de ubicación y responsable de cada uno Sistema de Control de
de los bienes rotulados. Bienes Muebles
11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla
Registrador de Bienes
definitiva de recolección de datos de un bien (F-I-20), la
(Externo)
cual será anexada al expediente de bienes.
12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes Sistema de Control de
rotulados. Bienes Muebles
13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de
elaboración de placas, colocación de placas y trascripción
Registrador de Bienes
de los datos, la fecha de realización de la actividad y el
(Externo)
nombre y firma del responsable.
14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.
3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes

• Objetivo del proceso:


Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean
cambiados de ubicación física y responsable dentro de los recintos
universitarios.

• Fronteras:
Inicia: Cuando la Dependencia Universitaria envía a la Oficina
Central de Control de Bienes la autorización de traslado de
bienes.
Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes
actualiza los datos de ubicación y responsable en el sistema
automatizado y archiva original de la autorización de traslado.
• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Sistema de Control de Bienes Muebles

• Diagrama general del proceso:

<<regla>>
• Reglamento del Sistema de Inventario de <<actor>> <<objetivo>>
la ULA • Director de Finanzas Mantener un registro del cambio de ubicación
• Manual de procedimientos para el control • Jefe de la Oficina Central física y responsables de los bienes muebles
de activos fijos. de Control de Bienes cuando estos son trasladados de un reciento
• Publicación número 9 actualizada de la universitario a otro
Contraloría General de la República.

<<controla>> <<alcanza>>
Archivo de la OCCB
<<regula>>

<<Información>>
<<evento>>
Solicitud de traslado • Autorización de
de bienes <<proceso>> Traslado de Bienes
certificada Dependencia que
Dependencia
cede el bien
Universitaria
1.2. TRASLADO
<<requiere>> DE BIENES
<<Información>> <<objeto>>

• Planilla de Autorización Bienes muebles trasladados Dependencia que


de Traslado de Bienes recibe el bien /
Depósito de
Bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<actor>> <<Información>>
• Secretaria de la OCCB • Sistema de Control de Bienes
• Jefe de la OCCB Muebles Versión Junio 2005
• Sistema de Reportes
• Sistema de Correspondencia

Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes


• Subprocesos asociados:

<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

<<proceso>>
1. Registro de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>

1.1 1.2 1.3 1.4.


Incorporación Traslado de Desincorporación Modificación
de Bienes Bienes de Bienes Características
Físicas

<<proceso>>
1.2 Traslado de Bienes

<<proceso>> <<proceso>>
1.2.1 1.2.2
Traslado de Traslado de
Bienes entre Bienes a los
Dependencias Depósitos

Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes

3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

• Objetivo del subproceso:


Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias
universitarias.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Administrador Secretaria Oficina Central de Sistema de Control de Bienes
Jefe Oficina Central Control Bienes
Dependencia Control de Bienes Muebles

Enviar solicitud Autorización Traslado F-13


de traslado [Solicitud]

Enviar al Jefe de la OCCB


Verificar Autorización

no válida válida
Autorización Traslado
F-13
[Nota Devolución]

Registrar traslado Modificar ubicación /


responsable

Preparar reporte de traslado

Autorización Traslado
F-13 Informar Dependencia
[Copia]

Archivar Autorización de traslado

Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe por triplicado la autorización de traslado de bienes Secretaria de la
por parte de la dependencia universitaria que desea ceder Oficina Central de
bienes y la remite al Jefe de la Oficina. Control de Bienes
2. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de
los representantes de las dependencias que ceden y reciben
los bienes, así como también una descripción de los bienes
a trasladar con su respectivo número de inventario.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de
traslado a la dependencia origen y da por terminado el
Jefe de la Oficina
proceso.
Central de Control
4. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la
de Bienes
autorización de traslado, entregando las dos copias a la
dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se
encargará posteriormente de entregar una copia a la
dependencia que recibe los bienes.
5. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes,
reflejando el cambio de ubicación física y responsable del
uso directo de estos bienes.
Actividades Actores
6. Modifica los datos de ubicación física y responsable de los Sistema de Control
bienes trasladados. de Bienes Muebles
7. Archiva original de la autorización de traslado en el Jefe de la Oficina
archivo de traslados. Central de Control
de Bienes

3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos

• Objetivo del subproceso:


Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una
dependencia a los depósitos de bienes adscritos a la Oficina Central de
Control de Bienes.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Sistema de Control de Bienes Muebles

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Sistema de Control de


Administrador Dependencia Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Bienes Muebles

Enviar solicitud Autorización Traslado F-13


de traslado [Solicitud / 3 copias]

Enviar al Jefe de la oficina Verificar Autorización

Autorización Traslado
no válido válido
F-13
[Nota Devolución]

Firmar y sellar autotización

Autorización Traslado
F-13 Ejecutar inspección física
[Copia]

Clasificar bien: desuso / inservible

Modificar ubicación
Registrar traslado /responsable

Trasladar bienes a deposito

Archivar Autorización de traslado

Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depósitos
• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe la autorización de traslado de bienes (triplicado)
Secretaria de la
por parte de la dependencia universitaria que desea
Oficina Central de
trasladar bienes al depósito de la Oficina Central de
Control de Bienes
Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina.
2. Verifica que la autorización de traslado lleve la firma de
del representante de la dependencia que entrega los
bienes, así como la descripción exacta de los bienes a
trasladar con sus respectivos números de inventarios y
características de cada uno de ellos.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorización de
traslado a la dependencia que entrega a depósito los
bienes y da por terminado el proceso.
4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde
se encuentran los bienes a trasladar.
5. Realiza una inspección ocular con la finalidad de
constatar el estado físico y las características de los
bienes.
6. Firma los triplicados de la autorización de traslado, Jefe de la Oficina
entregando una copia a la dependencia universitaria que Central de Control de
entrega los bienes. Bienes
7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado físico
de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.
8. Traslada los bienes a cada uno de los depósitos de bienes
adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El
depósito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la
Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y
Educación y el depósito de bienes inservibles ubicado en
el galpón de producción de medicamentos en San Juan de
Lagunillas.
9. Registra el traslado de bienes al depósito dentro del
sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a
la Oficina Central de Control de Bienes bajo la
responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina.
10. Modifica los datos de ubicación física y responsable de Sistema de Control
cada uno de los bienes traslados. de Bienes Muebles
11. Archiva original y copia de la autorización de traslado en Jefe de la Oficina
el archivo de traslados. Central de Control de
Bienes
3.2.1.3 Proceso de Desincorporación de Bienes

• Objetivo del proceso:


Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los
bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos
fijos bien sean por venta, donación, permuta, robo o inservibilidad.

• Fronteras:
Inicia: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
desincorporación de una serie de bienes adscritos a su
dependencia. También, cuando por decisión de la jefatura de
la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la
institución bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o
inservibilidad o si un ente o institución externa solicita la
donación de bienes a la ULA.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
remite copia del Acta de Desincorporación de Bienes a la
Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a
la propia Oficina de Control de Bienes.

• Diagrama general del proceso:

<<regla>>
• Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Sección 3 De la <<actor>> <<objetivo>>
Desincorporación, artículos 28 al 41. Llevar un registro de los bienes muebles que
• Director de Finanzas
• Publicación número 9 actualizada de la • Jefe de la Oficina Central han sido desincorporados de los activos fijos
Contraloría General de la República. de Control de Bienes de la Universidad en caso de venta, donación,
• Manual de procedimientos para el control permuta, robo o inservibilidad.
de activos fijos.
Archivo de la OCCB
<<controla>> <<alcanza>>
<<evento>> <<regula>>

Solicitud de
desincorporación de
Dependencia bienes <<Información>>
Universitaria • Acta de desincorporación
de bienes Dependencia,
<<proceso>> • Informes técnicos Vicerrectorado
<<evento>> • Resolución del Consejo Administrativo,
Solicitud de Universitario Dpto. Contabilidad
donación de bienes 1.3 DESINCORPORACIÓN
Ente externo
a la ULA
DE BIENES
<<objeto>>
Ente externo
<<Información>> <<requiere>> Bienes muebles desincorporados o a la ULA
• Solicitud de desincorporación Bienes muebles donados
de bienes muebles
• Solicitud de donación de bienes
• Informes de soporte
<<ejecuta>> <<suple>>

<<actor>> <<información>>
• Secretaria de la OCCB • Sistema de Control de Bienes
• Jefe de la OCCB Muebles
• Director de Finanzas • Sistema de Reportes
• Vicerrector Administrativo • Sistema de Correspondencia
• Consejo Universitario

Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporación de Bienes


• Subprocesos asociados:

<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

<<proceso>>
1. Registro de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>

1.1 1.2 1.3 1.4.


Incorporación Traslado de Desincorporación Modificación
de Bienes Bienes de Bienes Características
Físicas

<<proceso>>
1.3 Desincorporación de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>


1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.4 1.3.5
Desincorporación Desincorporación Desincorporación Desincorporación Desincorporación
por Venta por Donación por Permuta por Robo por Inservibilidad

Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporación de Bienes

3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporación por Venta

• Objetivo del subproceso:


Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que
por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Unidad de Auditoria Interna
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Sistema de Control de
Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas Comisisón de Licitaciones
Control de Bienes Bienes Muebles

Informe Desincorporación
[solicitud de auditor]
Realizar inspección en Informe Desincorporación
Deposito de Bienes [Solicitud informe técnico y
recomendaciones]
Asignar auditor

no hay bienes hay bienes Revisar Informe de


inservibles inservibles Enviar Informe de Desincorporación por Venta
Recomendaciones
Elaborar Informe de
Desincorporación por Venta
Enviar informe al CU de
Informe Desincorporación Desincorporación por Venta
[Recomendaciones]

Enviar Solicitud de Envíar Resolución del CU


Desincorporación al CU Desincorporación por Venta

Informe Desincorporación
[Resolución]
Acta Desincorporación
Archivar resolución
Desincorporación por Venta [Solicitud de firma / 4 copias]

Acta Desincorporación Elaborar acta de Desincorporación Firmar acta Desincorporación


[creación] por Venta por Venta

Acta Desincorporación
[firmada / 4 copias]
Acta Desincorporación Acta Desincorporación
Acta Desincorporación [notificación, informe y
[notificación, informe, [notificación, informe, resolución (
original Contabilidad)] resolución (copia 2)]
resolución (copia 1)]

Enviar oficio notificación

Enviar acta del proceso de


Revisar documentación apertura de sobres

Desincorporar Bienes por Venta Modificar estado


[Acta apertura de sobres, en el sistema automatizado de un bien
informe y avisos de
prensa]
Archivar Acta Desincorporación por
venta, informe y resolución, acta de
apertura de sobres (copia)

Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Venta

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud de desincorporación de bienes por parte
de una dependencia universitaria o la Jefatura de la
Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes
por venta.
2. Realiza la inspección física de los bienes a desincorporar
en los depósitos adscritos a la Oficina Central de Control
de Bienes, tomando fotografías para dejar constancia del
Jefe de la Oficina
estado físico de cada uno de los bienes.
Central de Control de
3. Elabora informe técnico donde especifica las
Bienes
características generales de los bienes (marca, modelo,
serial y color), sus características contables (fecha de
adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número de
inventario), así como su estado físico.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna
solicitando a un auditor para que evalúe los bienes a
desincorporar por remate o venta, anexando el informe
técnico.
Actividades Actores
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspección física de dichos bienes, elaborando un informe Unidad de Auditoria
de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Interna
Central de Control de Bienes.
6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de Secretaria de la
la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
7. Elabora oficio de desincorporación dirigido al Dirección
de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Jefe de la Oficina
Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo Central de Control de
para su debido estudio y aprobación, anexando el informe Bienes
técnico y el informe de recomendaciones.
8. Revisa informe de desincorporación de bienes por venta y
lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o Dirección de Finanzas
negando la desincorporación de bienes por venta y lo
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
10. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega Secretaria de la
al Jefe de la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
11. Revisa la resolución del Consejo Universitario y solicita a Jefe de la Oficina
la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación Central de Control de
por venta. Bienes
12. Elabora el acta de desincorporación por venta,
especificando las características de los bienes
involucrados, así como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporación.
13. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del
Secretaria de la
acta de desincorporación para las firmas de las partes
Oficina Central de
involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector
Control de Bienes
Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna y un
representante de la dependencia universitaria.
14. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
15. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del
informe técnico, del informe de recomendaciones y de la
resolución del Consejo Universitario.
16. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y Jefe de la Oficina
resolución del Consejo Universitario. Central de Control de
17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Bienes
Comisión de Licitaciones de la Dirección de Servicios
Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando
la desincorporación de bienes por remate o venta.
Actividades Actores
18. Recibe de la Comisión de Licitaciones la copia del acta
Secretaria de la
del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisión
Oficina Central de
de Licitación y recortes de los avisos publicados en los
Control de Bienes
periódicos y lo remite al Jefe de la Oficina.
19. Revisa los documentos enviados por la Comisión de
Licitación.
Jefe de la Oficina
20. Registra en el sistema automatizado la desincorporación
Central de Control de
de bienes por venta, introduciendo el concepto de
Bienes
desincorporación, fecha de desincorporación y número de
resolución del Consejo Universitario.
21. Agrega los datos de concepto, fecha y número de Sistema de Control de
resolución a cada uno de los bienes desincorporados. Bienes Muebles
22. Archiva los documentos que avalan la desincorporación Jefe de la Oficina
por venta. Central de Control de
Bienes

3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporación por Donación

• Objetivo del subproceso:


Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por
su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier
ente o institución.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:

Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Consejo Universitario Contabilidad

Realizar inspección

donación no
Solicitar válida
desincorporación

donación
válida
Solicitud Desincorporación Verificar informe Elaborar Informe
[solicitada] técnico

Informe Desincorporación
no válido válido
[Solicita Autorización]

Solicitud Desincorporación Notificar


[Nota devolución] Dependencia Estudiar

es donación

Aprobar
de lo
contrario Elaborar Acta
Verificar de solicitud
donación/Empresa

Desincorporar Bienes

no válida válida

Archivar Acta (copia)

Acta Desincorporación
Remitir Acta [Original]

Acta Desincorporación
[Copia 2]
Informe Desincorporación
[Resolución]

Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Donación

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud de un ente o institución (externa) que Secretaria de la
requiere la donación de bienes propiedad de la ULA. Oficina Central de
Control de Bienes
2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los
depósitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de
Bienes en desuso y/o inservibles.
3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica
mediante oficio al ente o institución solicitante y finaliza
el procedimiento.
Jefe de la Oficina
4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depósito,
Central de Control de
elabora informe de desincorporación de bienes por
Bienes
donación, el cual especifica las características generales
de los bienes (marca, modelo, serial y color),
características contables (fecha y costo de adquisición,
justiprecio y número de inventario) y el estado físico de
los bienes a ser donados.
5. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas,
Actividades Actores
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
través del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobación.
6. Revisa informe de desincorporación de bienes por
donación y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
7. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o Dirección de Finanzas
negando la desincorporación de bienes por donación y lo
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
8. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega Secretaria de la
al Jefe de la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
9. Revisa la resolución del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria
Jefe de la Oficina
la elaboración del acta de desincorporación por
Central de Control de
donación con cuatro (4) ejemplares.
Bienes
9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación
de la misma a la institución que solicita la donación.
10. Elabora el acta de desincorporación por donación,
especificando las características de los bienes a ser
donados, anexando carta de solicitud de donación por
parte de la institución y la resolución del Consejo
Universitario.
11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta
Secretaria de la
de desincorporación para sus respectivas firmas por parte
Oficina Central de
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe
Control de Bienes
de la Oficina Central de Control de Bienes, un
representante de la unidad de Auditoria Interna, un
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes y un representante de la institución solicitante.
12. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
13. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del
informe técnico y de la resolución del Consejo
Universitario.
14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad
Jefe de la Oficina
notificando la desincorporación de bienes por donación.
Central de Control de
15. Registra en el sistema automatizado la desincorporación
Bienes
de bienes, especificando que el concepto de
desincorporación es por donación, su fecha de
desincorporación y el número de resolución del Consejo
Universitario.
16. Agrega los datos de cada uno de los bienes Sistema de Control de
desincorporados: concepto, fecha y número de resolución. Bienes Muebles
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de Secretaria de la
bienes, de la siguiente manera: una copia a la institución Oficina Central de
que recibe la donación, una copia al Vicerrectorado Control de Bienes
Actividades Actores
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por
donación en el archivo principal de la oficina.
19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a Jefe de la Oficina
la institución solicitante. Central de Control de
Bienes

3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporación por Permuta

• Objetivo del subproceso:


Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto
de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser
intercambiados por otros bienes.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control Sistema de Control
Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes Dirección de Finanzas
de Bienes de Bienes Muebles

Realizar inspección
en Dependencia

Verificar datos de Informe Desincorporación


no válida
Solicitud Desincorporación desincorporación por [Solicita Autorización]
[solicitada] permuta
válida

no válido válido Elaborar Informe técnico


desincorporación por permuta
Revisar Informe
técnico / permuta
Solicitud Desincorporación Notificar
[Nota devolución] Dependencia
Enviar informe técnico al CU

Informe Desincorporación Envíar Resolución


[Resolución] desincorporación por
permuta del CU

no aprobada aprobada Acta Desincorporación


Elaborar acta de desincorporación
[sin Firma]
por permuta

Acta Desincorporación Firmar acta desincorporación


[firmada] por permuta / traslado

Modificar Estado
Desincorporar Bienes por permuta
de un bien

Archivar copia de Acta, informe y


resolución

Acta Desincorporación
Acta Desincorporación Enviar Acta de
[Original+informe+
[Copia+informe+resolución] desincorporación
resolución]

Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Permuta

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de
desincorporación de bienes por permuta con los siguientes
recaudos: informe técnico de los bienes a desincorporar,
cotización de los nuevos bienes, carta de aceptación del
Secretaria de la
proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la
Oficina Central de
ULA y su respectivo monto.
Control de Bienes
1.1. Si cumple con los requisitos, envía dicha solicitud al
Jefe de la Oficina.
1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus
respectivos recaudos.
Actividades Actores
2. Verifica que los recaudos consignados detallen las
características físicas de los bienes (marca, modelo, serial,
color, descripción, precio unitario y estado físico).
3. Realiza una inspección ocular de los bienes en la
dependencia que solicitó la desincorporación de bienes
por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con
lo especificado en los recaudos.
4. Elabora informe de desincorporación de bienes por
Jefe de la Oficina
permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio
Central de Control de
coinciden con las características generales de los bienes,
Bienes
señalando además la fecha y costo de adquisición de los
bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a
recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de
la dependencia universitaria, si la hubiere.
5. Remite el informe técnico a la Dirección de Finanzas,
quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a
través del Vicerrectorado Administrativo para su debido
estudio y aprobación.
6. Revisa informe de desincorporación de bienes por
permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.
7. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o Dirección de Finanzas
negando la desincorporación de bienes por permuta y lo
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
8. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega Secretaria de la
al Jefe de la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
9. Revisa la resolución del Consejo Universitario.
9.1. Si la resolución es aprobatoria, solicita a la Secretaria
Jefe de la Oficina
la elaboración del acta de desincorporación por
Central de Control de
permuta.
Bienes
9.2. En caso contrario, notifica vía oficio la no aprobación
a la dependencia que solicita la desincorporación.
10. Elabora el acta de desincorporación por permuta,
anexando la resolución del Consejo Universitario.
11. Envía a la Dirección de Finanzas los ejemplares del acta
de desincorporación para sus respectivas firmas por parte
del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe Secretaria de la
de la Oficina Central de Control de Bienes, un Oficina Central de
representante de la unidad de Auditoria Interna y un Control de Bienes
representante de la dependencia universitaria que posee
los bienes a permutar.
12. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
13. Anexa a cada acta de desincorporación, copias del Jefe de la Oficina
informe técnico y de la resolución del Consejo Central de Control de
Universitario. Bienes
Actividades Actores
14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad
notificando la desincorporación de bienes por permuta.
15. Registra en el sistema automatizado la desincorporación
de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha
de desincorporación y el número de resolución del
Consejo Universitario.
16. Agrega los datos de concepto, fecha y número de Sistema de Control de
resolución a cada uno de los bienes desincorporados. Bienes Muebles
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de
bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia
que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado Secretaria de la
Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Oficina Central de
Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad. Control de Bienes
18. Archiva el acta de desincorporación de bienes por
permuta en el archivo principal de la oficina.

3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporación por Robo

• Objetivo del subproceso:


Mantener un registro de la desincorporación de todos los bienes muebles
que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de
haberse constatado su desaparición física o robo.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Administrador Secretaria Oficina Central de Sistema de Control
Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas
Dependencia Control de Bienes de Bienes Muebles

Revisar Datos de Informe Desincorporación


Notificación de Robo [Solicitud al CU, expediente de robo]
Notificación de Robo Verificar datos de
[Informa] Notificación de robo Cambiar el estado de
los bienes muebles
Revisar Expediente por
Robo
no válido válido
Notificación de Robo
[Devolución] Armar expediente sobre
el robo de bienes Enviar al CU solicitud de
desincorporación por robo
Notificación de Robo Solicitar al CICPC estado
[Informe del CICPC] de la investigación
Envíar Resolución del CU sobre
Enviar al CU Solicitud de Desincorporación por robo
Desincorporación por robo

Informe Desincorporación
[resolución del CU]

Acta Desincorporación
Elaborar acta de desincorporación
[Original+informe+resolución]
por Robo

Firmar acta Desincorporación


Desincorporar Bienes por robo por Inservibilidad2

Modificar estado
de un bien
Archivar informe y resolución,acta Acta Desincorporación
de desincorporación por robo [resolución y expediente
de robo (copia 2)]
Acta Desincorporación Acta Desincorporación
Enviar Acta de [resolución, expediente de robo.
[resolución y
desincorporación por robo Dpto Contabilidad]
expediente de robo (
copia 1)]

Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Robo

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de una dependencia universitaria
notificando la desaparición de bienes por robo o hurto,
consignando con éste los siguientes recaudos: informe del
Secretaria de la
responsable exponiendo los hechos y detallando las
Oficina Central de
características de los bienes hurtados, informe de la
Control de Bienes
denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones
Científicas, Penales y Criminalísticas (CICPC) y lo remite
al Jefe de la Oficina.
2. Revisa la documentación consignada con la notificación
de robo o hurto de bienes.
3. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes
de los bienes que han sido hurtados, conformando un
Jefe de la Oficina
nuevo expediente con la siguiente información: fotocopia
Central de Control de
de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de
Bienes
adquisición (factura de compra, recibo de producción o
acta de aceptación), informe del responsable e informe de
la denuncia ante el C.I.C.P.C.
4. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condición o
estado de los bienes hurtados como “desaparecido”.
Actividades Actores
5. Modifica la condición o estado actual de los bienes Sistema de Control de
robados. Bienes Muebles
6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando información sobre
los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los
bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido
efectuadas con los bienes de la Universidad.
7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en
espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su
defecto por la dependencia agraviada.
8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificación de las Secretaria de la
acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones Oficina Central de
de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina. Control de Bienes
9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde
somete a su consideración la desincorporación de los Jefe de la Oficina
bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la Central de Control de
documentación recabada de los bienes y el informe de Bienes
resultados emitido por el C.I.C.P.C.
10. Entrega original y copia del oficio y la documentación
recabada del hurto de bienes a la Dirección de Finanzas Secretaria de la
para su revisión, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Oficina Central de
Universitario a través del Vicerrectorado Administrativo Control de Bienes
para su estudio y aprobación.
11. Revisa la documentación recabada para la
desincorporación de bienes por robo y lo remite al
Vicerrector Administativo.
Dirección de Finanzas
12. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o
negando la desincorporación de bienes por robo y lo
remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
13. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega Secretaria de la
al Jefe de la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
14. Revisa la resolución del Consejo Universitario,
solicitando a la Secretaria la elaboración del acta de Jefe de la Oficina
desincorporación por robo, si esta ha sido aprobada. En Central de Control de
caso contrario, se da por terminado el trámite de Bienes
desincorporación.
15. Elabora el acta de desincorporación por robo,
especificando las características de los bienes
involucrados, así como el procedimiento seguido para
realizar dicha desincorporación.
Secretaria de la
16. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del
Oficina Central de
acta de desincorporación para las firmas de las partes
Control de Bienes
involucradas: responsable de la dependencia afectada,
Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de
la Oficina Central de Bienes y un representante de la
unidad de Auditoria.
Actividades Actores
17. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
18. Anexa a cada acta de desincorporación, las copias del
expediente de bienes desaparecidos, la resolución del
Consejo Universitario, así como toda la documentada
recabada para ese momento.
19. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y Jefe de la Oficina
resolución del Consejo Universitario. Central de Control de
20. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad Bienes
notificando la desincorporación de bienes por robo.
21. Registra en el sistema automatizado la desincorporación
de bienes por robo, introduciendo la fecha y número de
resolución del Consejo Universitario.
22. Agrega los datos de concepto, fecha y número de Sistema de Control de
resolución a cada uno de los bienes desincorporados. Bienes Muebles
23. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de
bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la
dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al
Secretaria de la
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Oficina Central de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Control de Bienes
Contabilidad.
24. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el
archivo principal de la oficina.

3.2.1.3.5 Subproceso de Desincorporación por Inservibilidad

• Objetivo del subproceso:


Llevar un registro de los bienes muebles que son desincorporados del
inventario de la ULA por concepto de inservibilidad, cuando estos
presenten un estado de deterioro que no sea posible su reparación.

• Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
o Unidad de Auditoria Interna
o Dirección de Finanzas
o Vicerrectorado Administrativo
o Consejo Universitario
o Sistema de Control de Bienes Muebles
• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Sistema de Control de
Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Dirección de Finanzas
Control de Bienes Bienes Muebles

Informe Desincorporación
[solicitud de auditor] Informe Desincorporación
Verificar datos de [Solicitud al CU, informe técnico y
Solicitud Desincorporación solicitud
Inspeccionar Deposito recomendaciones]
[Solicitada]
de Bienes
no válida válida
Nombrar auditor
no hay bienes
Solicitud Desincorporación
inservibles
[Nota de Devolución]
Revisar Informe por
hay bienes Enviar Informe con Inservibilidad
inservibles Recomendaciones
Elaborar Informe de Desincorporación Enviar informe
por Inservibilidad Desincorporación por
Informe Desincorporación Inservibilidadal C:U:
[Recomendaciones]

Enviar Solicitud de
Desincorporación por
Inservibilidad al CU
Informe Desincorporación Envía Resolución Desincorporación
[Resolución] por Inservibilidad

Elaborar acta de desincorporación


Acta Desincorporación
por Inservibilidad
[Original+informe+resolución]

Acta Desincorporación Firmar acta Desincorporación


[firmada] por Inservibilidad

Desincorporar Bienes por Modificar estado


Inservibilidad de un bien

Archivar informe y resolución,acta


de desincorporación

Acta Desincorporación
Enviar Acta de desincorporación [informe, resolución: original dpto
por Inservibilidad Contabilidad]
Acta Desincorporación
[informe, resolución: copia1]

Figura 24. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporación de Bienes por Inservibilidad

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe oficio de una dependencia universitaria solicitando
la desincorporación de bienes por inservibilidad o cuando la Secretaria de la
Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide Oficina Central de
desincorporar bienes que se encuentran en los depósitos de Control de Bienes
bienes adscritos a dicha oficina.
2. Realiza la inspección física de bienes en la dependencia que
solicita la desincorporación o en los depósitos de bienes en
desuso o inservibles de la ULA, fotografiando dichos bienes
para dejar constancia de su estado físico.
3. Elabora un informe técnico de desincorporación, donde se
describen las características generales de los bienes (marca, Jefe de la Oficina
modelo, serial y color), sus características contables (fecha Central de Control
de adquisición, costo de adquisición, justiprecio y número de Bienes
de inventario), su estado físico, así como las razones por las
cuales se desea desincorporar estos bienes.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contraloría Interna
solicitando formalmente la asignación de un representante
de esa unidad, con la finalidad de inspeccionar los bienes
objeto de desincorporación, anexando el informe técnico.
Actividades Actores
5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspección física de dichos bienes, elaborando un informe Unidad de Auditoria
de inspección con sus respectivas recomendaciones, el cual Interna
es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.
6. Recibe informe de inspección y lo remite al Jefe de la Secretaria de la
Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
7. Elabora oficio de desincorporación de bienes por
inservibilidad dirigido al Director de Finanzas, quien a su
Jefe de la Oficina
vez lo debe remitir al Consejo Universitario a través del
Central de Control
Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y
de Bienes
aprobación, anexando el informe técnico y el informe de
inspección.
8. Entrega original y copia del oficio de desincorporación a la Secretaria de la
Dirección de Finanzas para su revisión y posterior envío al Oficina Central de
Vicerrectorado Administrativo. Control de Bienes
9. Revisa informe de desincorporación de bienes por
inservibilidad y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
Dirección de
10. Recibe resolución del Consejo Universitario, aprobando o
Finanzas
negando la desincorporación de bienes por inservibilidad y
lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
11. Recibe resolución del Consejo Universitario y la entrega al Secretaria de la
Jefe de la Oficina. Oficina Central de
Control de Bienes
12. Revisa la resolución del Consejo Universitario, solicitando
a la Secretaria la elaboración del acta de desincorporación Jefe de la Oficina
por inservibilidad, si esta ha sido aprobada. En caso Central de Control
contrario, se da por terminado el trámite de de Bienes
desincorporación.
13. Elabora el acta de desincorporación por inservibilidad,
especificando las características de los bienes involucrados,
así como el procedimiento seguido para realizar dicha
desincorporación.
14. Envía a la Dirección de Finanzas cuatro (4) ejemplares del
Secretaria de la
acta de desincorporación para sus respectivas firmas:
Oficina Central de
responsable de la dependencia involucrada, Director de
Control de Bienes
Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina
Central de Bienes y un representante de la unidad de
Auditoria.
15. Recibe copias del acta de desincorporación debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
16. Anexa a cada acta de desincorporación, el informe técnico
de los bienes a desincorporar, el informe de inspección y Jefe de la Oficina
la resolución del Consejo Universitario. Central de Control
17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad de Bienes
notificando la desincorporación de bienes por
Actividades Actores
inservibilidad.
18. Registra en el sistema automatizado la desincorporación de
bienes por inservibilidad, cambiando su estado actual por
desincorporación e introduciendo la fecha y número de
resolución del Consejo Universitario.
19. Agrega los datos de concepto, fecha y número de resolución Sistema de Control
a cada uno de los bienes desincorporados. de Bienes Muebles
20. Archiva copia del acta de desincorporación, informes y Jefe de la Oficina
resolución del Consejo Universitario. Central de Control
de Bienes
21. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporación de
bienes por inservibilidad, de la siguiente manera: una copia
a la dependencia que desincorpora los bienes, una copia al
Secretaria de la
Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de
Oficina Central de
Control de Bienes y la restante al Departamento de
Control de Bienes
Contabilidad.
22. Archiva el acta de desincorporación de bienes en el archivo
principal de la oficina.

3.2.1.4 Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien Mueble.

• Objetivo del proceso:


Mantener actualizado tanto en los archivos manuales como
automatizados cualquier cambio o alteración de las características
físicas de los bienes de la Universidad.

• Fronteras:
Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe notificación de cambios en las características
físicas de bienes por parte de una dependencia universitaria.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes informa a la unidad de origen de los cambios
realizados y guarda los documentos probatorios de estos
cambios en los archivos de la Oficina Central de Control de
Bienes.
• Diagrama general del proceso:

<<objetivo>>
<<regla>> Mantener actualizado el registro de bienes
<<actor>> debido a cualquier cambio en las
• Reglamento del Sistema de Inventario de • Jefe de la Oficina Central características físicas de un bien, así como el
la ULA, Artículo 7 de Control de Bienes cambio de ubicación y/o responsable de bienes
dentro de una dependencia.

<<controla>> <<alcanza>>
<<regula>>

<<evento>>
Notifica cambio de
característica física
<<proceso>>
<<Información>>
Dependencia
Universitaria 1.4 MODIFICACIÓN • Planillas F-I-20 de
cada uno de los bienes
CARACTERÍSTICAS modificados Archivo de la OCCB
<<Información>> <<requiere>>
FÍSICAS
• Notificación cambio de
característica física de
bienes

<<ejecuta>> <<suple>>

<<actor>>
• Secretaria de la OCCB <<Información>>
• Jefe de la OCCB • Sistema de Control de Bienes
Muebles Versión Junio 2005
• Sistema de Correspondencia

Figura 25. Diagrama del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien

• Diagrama de Actividades:

Secretaria Oficina Central de Jefe Oficina Central Control Sistema de Control


Administrador Dependencia Control de Bienes Bienes de Bienes Muebles

Solicitar cambio de
características

Solicitud de cambio de Aclualizar Modificar


caracterísiticas Enviar al jefe de Oficina características de un Características
[solicitada] bien de un bien

Información Informar
[notifica cambio] Archivar solicitud
dependencia

Figura 26. Diagrama de Actividades del Proceso de Modificación de Características Físicas de un Bien
• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe una notificación del cambio de características
físicas de bienes por parte de una dependencia
Secretaria de la
universitaria, luego de haberse practicado el
Oficina Central de
mantenimiento o reparación de los mismos.
Control de Bienes
2. Envía la notificación de cambios al Jefe de la Oficina
Central de Control de Bienes.
3. Registra en el sistema automatizado los cambios en las
Jefe de la Oficina
características físicas de los bienes muebles descritos en
Central de Control de
la notificación y emite una nueva planilla F-I-20 por cada
Bienes
bien modificado.
4. Modifica los datos de las características físicas de cada
uno de estos bienes. Sistema de Control de
5. Imprime la planilla F-I-20 de cada bien mueble Bienes Muebles
modificado.
6. Archiva la notificación de cambio y las planillas F-I-20 de Jefe de la Oficina
cada bien. Central de Control de
Bienes
7. Informa a la unidad de origen de los cambios realizados. Secretaria de la
Oficina Central de
Control de Bienes

3.2.2 Procesos de Control de Bienes

El control de bienes agrupa a una serie de procesos y actividades dirigidas a la verificación


de la existencia y estado físico de los bienes, así como la conservación, mantenimiento y
custodia de los activos fijos tangibles de la ULA. Dichos procesos se muestran en la figura
27.

<<proceso>> <<proceso>>
1. Registro de 2. Control de
Bienes Bienes

<<proceso>>
2. Control de Bienes

<<proceso>> <<proceso>> <<proceso>>


2.1 2.2 2.3
Inventario Físico Custodia de Mantenimiento de
de Bienes Bienes Bienes

Figura 27. Subprocesos del proceso de Control de Bienes


3.2.2.1 Proceso de Inventario Físico de Bienes

• Objetivo del proceso:

Verificar físicamente la situación o estado actual de los bienes adscritos


a una dependencia universitaria, así como el cotejo con los registros de
inventario automatizados llevados por la Oficina Central de Control de
Bienes.

• Fronteras:
Inicia: Cuando una dependencia universitaria realiza la solicitud para
ejecutar el inventario físico de sus bienes o el Jefe de la
Oficina Central de Control de Bienes planifica el
levantamiento del inventario de una dependencia para efectos
de control.
Termina: Cuando la dependencia universitaria recibe el informe sobre la
situación del inventario de sus bienes adscritos.

• Diagrama general del proceso:

<<regla>>
• Reglamento de Sistema de Inventario de la
ULA, Disposiciones generales, artículos 9, <<objetivo>>
11 y 15. <<actor>> Verificar el estado, uso y conservación de los
• Ley de Universidades, Artículo 73, punto 7. • Director de Finanzas bienes mediante el levantamiento del inventario
• Circular vigente número 01-2003. • Jefe de la Oficina Central físico y posterior cotejo con los registros
• Manual de procedimientos para el control de Control de Bienes automatizados de todos los bienes muebles de
de activos fijos. la Universidad
• Publicación número 9 actualizada de la
Contraloría General de la República. Archivo de la OCCB
<<controla>>
<<alcanza>>
<<regula>>

<<evento>> <<Información>>
Solicitud levantamiento
• Informe de resultados
Dependencia inventario físico de
bienes
<<proceso>> del levantamiento físico
Dependencia
Universitaria de bienes de una
o Jefe de la dependencia
OCCB 2.1 INVENTARIO FÍSICO
DE BIENES <<objeto>>
<<requiere>> Vicerrectorado
<<Información>> Administrativo,
• Solicitud del levantamiento del Bienes muebles marcados,
bienes muebles no identificados, Dirección
inventario físico de una Finanzas,
dependencia Bienes muebles faltantes
Auditoria Interna

<<suple>>
<<ejecuta>>

<<Información>>
<<actor>> • Sistema de Control de Bienes
• Secretaria de la OCCB Muebles
• Jefe de la OCCB • Sistema de Reportes
• Registrador de Bienes • Sistema de Correspondencia
• Formato Preelaborado
(‘F-I-20-B)

• F-I-20-B: Recolección de datos bienes muebles levantamiento físico

Figura 28. Diagrama del proceso de Inventario Físico de Bienes


• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Sistema de Control de Bienes
Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)
Central de Control Muebles
de Bienes

Visitar Dependencia

Programar inventario físico


Recolectar datos
Inventario físico
[Oficio levantamiento Enviar oficio Elabora oficio
Inventario]
Planilla F-1-20-B
[Registro]
Asignar Registardor
de Bienes

Cotejar Inventario Consultar Bienes

no hay diferencias hay diferencias

Registrar Diferencias en F-
1-1-20

Revisar características físicas. Actualizar característica física,


Planilla F-1-20-B
ubicación y responsable localización y/o responsable
[Cotejada]

Revisar bienes con códigos Agregar datos del bien


Revisar Planilla de inventario sin incluir

Consultar características
Verificar bienes sin
[Informe Inventario] Elaborar Informe Inventario identificación

Archiva Planilla F- bien no bien


1-20-B registrado registrado

Anexar en F-1-1-20 Rotular bien


como "no Identificado"

Verificar bienes Cambiar estado


registrados sin ubicar a "faltante"

Figura 29. Diagrama de Actividades del proceso de Inventario Físico de Bienes

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Recibe solicitud para obtener el inventario físico
actualizado de una dependencia universitaria o el Jefe de Secretaria de la
la Oficina Central de Control de Bienes planifica, para Oficina Central de
efectos de control, el levantamiento del inventario físico Control de Bienes
de bienes de una dependencia.
2. Programa la realización del levantamiento del inventario
físico de bienes de una dependencia, determinando su
período de realización, así como, el personal requerido
para su ejecución. Jefe de la Oficina
3. Asigna un Registrador de Bienes para que realice el Central de Control de
levantamiento del inventario físico en la dependencia. Bienes
4. Elabora oficio dirigido a la máxima autoridad de la
dependencia a fin de notificarle la realización del
levantamiento del inventario físico de bienes.
Actividades Actores
5. Realiza el levantamiento del inventario físico de los
bienes en la dependencia asignada, usando la planilla que
registra los datos de las características físicas del bien, su
localización física y el responsable de su uso
(Recolección de datos bienes muebles levantamiento
físico: Formato F-I-20-B).
6. Coteja cada bien registrado en la planilla F-I-20-B contra
los registros automatizados del inventario de bienes de la
ULA.
6.1. Si el bien está registrado y existen diferencias en las
características físicas, localización y/o responsable,
se actualiza en el sistema automatizado los datos de
alguna característica física, localización y/o
responsable.
6.2. Si el bien ya tiene asignado un número de inventario
y no está registrado en el sistema, se agregan los
datos de este bien en el sistema, realizando un
Registrador de Bienes
justiprecio.
(Externo)
6.3. Si el bien no tiene ninguna identificación, es decir, no
está marcado, se verifica si está registrado en el
sistema, suministrando algunos datos de sus
características físicas, tales como: marca, modelo,
color, serial.
6.3.1. Si está registrado en el sistema, se procede a
marcar el bien con el número de inventario
suministrado por el sistema y se actualizan sus
datos en caso de ser necesario.
6.3.2. Si no está registrado en el sistema, se anexan
al informe final como “bienes no identificados
(no marcados)”.
6.4. Por otra parte, si existen bienes registrados en el
sistema que no fueron ubicados físicamente en la
dependencia, se cambia la condición o estado de los
mismos como “bienes faltantes”, reflejándolos
también en el informe final.
7. Modifica los datos que reflejan las características físicas
de un bien o agrega los datos de un bien no registrado o Sistema de Control de
modifica la condición o estado de un bien como bienes Bienes Muebles
faltantes.
8. Revisa los datos de los bienes registrados en las planillas
de recolección de datos de levantamiento físico (Formato
F-I-20-B). Jefe de la Oficina
9. Elabora informe que será enviado a la dependencia, donde Central de Control de
se le indica el tiempo empleado en el levantamiento Bienes
físico, cantidad de bienes inspeccionados, cantidad de
bienes identificados físicamente y no registrados en el
Actividades Actores
sistema, cantidad de bienes no marcados y cantidad de
bienes faltantes. Para el caso de los bienes no marcados,
se le solicita a la dependencia la certificación de
propiedad de los mismos y una exposición de motivos por
los cuales estos bienes no están incorporados al
inventario.
10. Envía copia del informe a la Dirección o Jefatura de la
dependencia donde se realizó el inventario físico de
Secretaria de la
bienes, al Vicerrectorado Administrativo, a la Dirección
Oficina Central de
de Finanzas y a Auditoria Interna.
Control de Bienes
11. Archiva el informe original con las planillas de
levantamiento físico F-I-20-B.

3.3 Procesos de Apoyo

Los procesos de apoyo agrupan a todos los procesos y actividades que sirven de soporte a
los procesos primarios o fundamentales de una organización o empresa. En este sentido, los
procesos de apoyo que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de
Bienes Muebles son básicamente procesos de administración y control de bienes, entre
ellos están:

• Proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes y


• Proceso de Rendición mensual de la Gestión de Bienes

3.3.1 Planificación y Control de la Gestión de Bienes

• Objetivo del proceso:

Planificar y controlar la ejecución de las actividades de rotulación e


inventarios físicos de bienes solicitados por una determinada
dependencia, las cuales son realizadas por los Registradores de Bienes
(Externos).

• Fronteras:
Inicia: A final de cada mes, cuando los Registradores de Bienes
(Externos) elaboran el informe mensual de actividades
realizadas.
Termina: Cuando los Registradores de bienes (Externos) reciben la hoja
de asignación mensual de trabajo.
• Diagrama general del proceso:

<<regla>> <<objetivo>>
• Ley Orgánica de procedimientos
<<actor>>
• Director de Finanzas Planificar y controlar las actividades inherentes al
Administrativos. registro y control de los bienes muebles y
• Jefe de la Oficina Central
• Manual de procedimientos para el control específicamente para la incorporación de bienes y
de Control de Bienes
de activos fijos. el levantamiento del inventario físico de bienes en
• Código de Ética del Funcionario Público. las dependencias

<<controla>>
<<regula>> <<alcanza>>

<<Información>> <<proceso>>
<<Información>>
<<requiere>>
• Hoja de asignación de
trabajo mensual realizado
• Solicitudes de incorporación
1. PLANIFICACIÓN y CONTROL • Hoja de asignación de
trabajo mensual
de bienes muebles DE LA GESTIÓN DE BIENES
• Solicitudes del levantamiento
del inventario físico

<<ejecuta>> <<suple>>

<<actor>> <<Información>>
• Sistema de Control de Bienes
• Jefe de la OCCB Muebles
• Registrador de Bienes • Sistema de Correspondencia

Figura 30. Diagrama del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes

• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control
Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (externo)
de Bienes

Asignación de trabajo mensual


[consulta]

Estimar porcentaje de
actividades ejecutadas

Revisar Asignación de trabajo


pendientes

Asignación de trabajo mensual Planificar actividades de


[consulta2] rotulación e inventaio físico

Recibir planificaión
de actividades

Figura 31. Diagrama de Actividades del proceso de Planificación y Control de la Gestión de Bienes
• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Elabora el informe mensual de actividades realizadas,
especificando la cantidad de comprobantes de adquisición
de bienes codificados, la cantidad de bienes rotulados por
Registrador de Bienes
comprobante de adquisición, los levantamientos de
(Externo)
inventario físico realizados, entre otros.
2. Imprime original y copia del informe y lo remite al Jefe
de la Oficina.
3. Revisa el informe mensual de actividades de cada uno de
los Registradores de Bienes (Externos) y devuelve copia
debidamente firmada a cada Registrador.
4. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por cada uno de
los Registradores, así como el porcentaje de trabajo
pendiente por ejecutar.
5. Elabora la planificación mensual de actividades que será Jefe de la Oficina
llevada a cabo por la Oficina Central de Control de Central de Control de
Bienes, en función de las nuevas solicitudes de Bienes
incorporación de bienes, del número de bienes pendientes
por rotular, así como de los levantamientos de inventario
físico a realizar.
6. Envía hoja de “asignación de trabajo mensual” a la
Secretaria de la Oficina, para que se las remita a los
Registradores de Bienes (Externos).
7. Entrega la hoja de “asignación de trabajo mensual” a cada Secretaria de la
Registrador de Bienes (Externo). Oficina Central de
Control de Bienes

3.3.2 Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

• Objetivo del proceso:

Rendir informe a la Dirección de Finanzas de las actividades mensuales


realizadas por la Oficina Central de Control de Bienes en cuanto a la
gestión de bienes muebles.
• Fronteras:
Inicia: A final de cada mes, cuando el Jefe de la Oficina Central de
Control de Bienes recibe el informe mensual de actividades
realizadas por los Registradores de Bienes (Externos).
Termina: Cuando la Dirección de Finanzas recibe el informe sobre la
gestión mensual de Bienes.

• Diagrama general del proceso:

<<regla>>
• Ley Orgánica de procedimientos <<actor>> <<objetivo>>
Administrativos. • Director de Finanzas Elaborar el informe de rendición mensual de las
• Manual de procedimientos para el control • Jefe de la Oficina Central actividades realizadas por el personal de la Oficina
de activos fijos. de Control de Bienes Central de Control de Bienes para el registro y
control de los bienes muebles de la institución.

<<controla>> <<alcanza>>
<<regula>>

<<proceso>>
<<Información>>
<<Información>>
<<requiere>>
• Hoja de asignación de 2. RENDICIÓN MENSUAL
trabajo mensual • Informe de la gestión
• Informe mensual de DE LA GESTIÓN de bienes
actividades realizadas por un
Registrador de Bienes
DE BIENES

<<ejecuta>> <<suple>>

<<actor>> <<Información>>
• Sistema de Control de Bienes
• Jefe de la OCCB Muebles
• Registrador de Bienes • Sistema de Correspondencia

Figura 32. Diagrama del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes


• Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Jefe Oficina Central Control
Registrador de Bienes (externo) Control de Bienes Bienes Dirección de Finanzas

Asignación de trabajo mensual Enviar al Jefe de Revisar ejecución


[ejecutado] la Oficina de actividades

Estimar porcentaje de
trabajo realizado

Informe de gestión
de la Oficina Elaborar Informe de gestión
[original] de la Oficina para un
periodo determinado

Archivar Asignación
de trabajo mensual

Revisar Informe de
Gestión
Informe de gestión
de la Oficina
[copia]

Archivar Informe de
gestión

Figura 33. Diagrama de Actividades del proceso de Rendición Mensual de la Gestión de Bienes

• Procedimiento:

Actividades Actores
1. Revisa el informe mensual de actividades realizadas por
cada uno de los Registradores de Bienes (Externos).
2. Calcula el porcentaje de trabajo realizado por los
Registradores de Bienes, tomando como base la hoja de
asignación de trabajo mensual y el informe de
actividades realizadas por cada uno de ellos.
3. Elabora el informe de la gestión realizado por la Oficina Jefe de la Oficina
Central de Control de Bienes durante un determinado Central de Control de
período, generalmente de un mes, resaltando el número Bienes
de comprobantes de adquisición codificados, el total de
bienes capitalizados, la cantidad de bienes rotulados, las
autorizaciones de trasladados procesadas, el total de
bienes trasladados, las desincorporaciones tramitadas, así
como el número de levantamientos de inventarios físicos
realizados, entre otros.
Actividades Actores
4. Envía el informe de gestión a la Dirección de Finanzas, Secretaria de la Oficina
recibiendo copia del mismo, el cual será devuelta al Jefe Central de Control de
de la Oficina. Bienes
5. Recibe y archiva copia del informe de gestión realizado Jefe de la Oficina
en la carpeta asignada para ello. Central de Control de
Bienes

4 Modelo de Actores y Estructura Organizativa

Dentro de un modelo de negocios o empresarial, los actores son aquellas personas,


máquinas o software que ejecutan los procesos de una organización o empresa. Cada uno
de estos actores se organizan en estructuras de trabajo llamadas unidades organizativas. El
conjunto de unidades organizativas clasificadas en divisiones, departamentos o secciones
conforman la estructura organizativa jerárquica de una organización o empresa.

Con la finalidad de definir a los diferentes actores que participan en la ejecución del
conjunto de procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA, así
como de la estructura organizativa que los agrupa, se presenta a continuación una lista
detallada de cada uno de estos actores (ver Tabla 1).

Tabla 1. Descripción de Actores, Roles y Responsabilidades

Actor Rol Responsabilidades


Administrador de la • Llevar el registro y control de los
Dependencia proveedores.
Verificador
• Realizar el control perceptivo de los
bienes que son adquiridos por la
Es un actor principal dependencia, al momento de recibirlos
que representa al de su proveedor.
personal encargado • Solicitar la incorporación de los bienes
de la administración adquiridos.
de los recursos • Solicitar la autorización del traslado de
materiales y bienes.
financieros de una • Solicitar la desincorporación de bienes.
dependencia Solicitante • Solicitar la actualización de los cambios
de características físicas de un bien,
luego de efectuada una reparación o
mantenimiento.
• Solicitar el inventario físico de los
bienes adscritos a su dependencia.
Actor Rol Responsabilidades
• Llevar el control de los bienes de su
dependencia, exigiendo responsabilidad
al personal que los utiliza en el uso y
Guardia y custodio custodia de los mismos.
• Realizar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los bienes adscritos a su
dependencia.
Jefe de la Oficina • Verificar que los comprobantes de
Central de Control adquisiciones capitalizables cumplan
de Bienes con lo especificado en los
procedimientos administrativos.
• Revisar que la asignación de códigos de
Es un actor principal inventario corresponda con los bienes
encargado de la adquiridos y que los comprobantes de
planificación, adquisición hayan sido registrados
organización y correctamente con su código contable.
ejecución del Verificador • Verifica que el expediente de bienes
registro y control conformado por el Registrador de
físico de los bienes Bienes (Interno) contenga los formatos
muebles de la debidamente llenados.
Universidad • Verificar las autorizaciones para los
traslados de bienes.
• Verificar la disponibilidad de bienes en
desuso o inservibles ubicados en los
depósitos de la Oficina, para efectos de
donación.
• Realizar inspección física con la
finalidad de constatar el estado físico y
características de los bienes.
• Elaborar informe para el estudio y
aprobación de los bienes a incorporarse
por donación.
• Elaborar informe técnico donde se
Perito describen las características y el estado
de los bienes a desincorporar.
• Elaborar informe de los resultados del
levantamiento del inventario físico de
una dependencia.
• Elaborar el informe de rendición de la
gestión realizada por la Oficina durante
un determinado período.
Actor Rol Responsabilidades
• Registrar el traslado de bienes en el
sistema automatizado modificando los
datos de ubicación física y responsable
Operador del sistema
de los bienes.
automatizado
• Registrar la desincorporación de bienes.
• Actualizar el cambio de características
físicas de un bien.
• Planificar las actividades de registro de
bienes, en función de las nuevas
solicitudes de incorporación, traslado y
desincorporación de bienes.
Planificador • Planificar las actividades de control y
específicamente las del levantamiento
del inventario físico de bienes en las
dependencias.
• Planificar las actividades mensuales de
los Registradores.
• Asignar a cada Registrador los
expedientes de bienes para su
rotulación.
Asignador
• Asignar un Registrador para que
efectué el levantamiento del inventario
físico en una dependencia.
• Archivar la autorización de traslados de
bienes de una dependencia a otra o a los
depósitos de bienes en desuso o
inservibles.
Archivador • Archivar la hoja de asignación de
trabajo mensual de los Registradores.
• Archivar el informe mensual de
actividades realizadas por los
Registradores.
Secretaria de la • Recibir solicitudes de incorporación,
Oficina Central de traslado, desincorporación e inventario
Control de Bienes físico de bienes.
Recibidor (Receptor) • Recibir las resoluciones emitidas por el
Consejo Universitario para la
incorporación de bienes donados o la
Es el personal desincorporación de bienes.
secretarial que sirve • Revisar recaudos consignados para la
de apoyo en la Revisor incorporación y desincorporación de
ejecución de las bienes.
Actor Rol Responsabilidades
actividades de la • Elaborar notas de devolución de
Oficina Central de solicitudes de incorporación,
Control de Bienes autorizaciones de traslados,
desincorporaciones, cambios de
características físicas y levantamientos
de inventario físico.
• Elaborar el acta de desincorporación de
Transcriptor
bienes.
• Elaborar oficio para notificar la
realización del levantamiento del
inventario físico a una dependencia.
• Elaborar oficios generales dirigidos a
las dependencias universitarias e
instituciones externas.
• Archivar las solicitudes de
incorporación y los expedientes de
bienes incorporados.
• Archivar el acta de desincorporación de
bienes con los documentos que lo
Archivador
avalan.
• Archivar informe de los resultados del
levantamiento del inventario físico de
una dependencia, con las planillas del
levantamiento físico F-I-20-B.
Registrador de • Identificar, clasificar y codificar los
Bienes Codificador bienes muebles con un código único de
(Interno) inventario.
• Transcribir los códigos de inventarios y
Es un actor principal contables en los comprobantes de
que representa al adquisición de bienes.
Transcriptor
personal responsable • Transcribir la forma de flujo de control
de la identificación, (F-I-21) para cada de grupo de bienes
clasificación y incorporados.
codificación de los • Registrar los datos básicos de un bien
bienes de la en el sistema automatizado.
institución • Emitir la planilla de recolección de
datos (F-I-20) por cada bien
Operador del sistema
incorporado a través del sistema
automatizado.
• Emitir cualquier reporte requerido para
el control de bienes.
• Conformar el expediente de bienes
Organizador
incorporados.
Actor Rol Responsabilidades
Registrador de Rotulador
Bienes • Elaborar las placas o etiquetas de
(Externo) identificación de los bienes a incorporar
en el inventario.
Es un actor principal • Ubicar físicamente los bienes y colocar
responsable directo sus placas o etiquetas de identificación.
del marcado de Transcriptor • Transcribir la forma de flujo de control
bienes, así como de (F-I-21) para indicar cuando y por quien
la determinación de fue realizado la elaboración de placas o
la condición y etiquetas y el marcado de bienes.
ubicación física de • Completar manualmente los datos de
los bienes ubicación y responsable de los bienes
en cada planilla F-I-20.
Ejecutor
• Ejecutar el levantamiento del inventario
físico de bienes en una dependencia.
• Cotejar cada uno de los bienes
inventariados (forma F-I-20-B) contra
los registros automatizados.
Operador del sistema • Registrar en el sistema automatizado los
automatizado bienes faltantes producto de la revisión
física de bienes de una dependencia.
• Registrar en el sistema automatizado la
información recabada en la actividad de
marcado de bienes (datos de ubicación
y responsable de los bienes).

• Archivar los expedientes de bienes


Archivador incorporados con las planillas FI20 y
FI21 debidamente llenadas.

Sistema de Control • Mostrar las tablas generales de códigos


de Bienes que permiten identificar, clasificar y
Consultor
describir bienes, así como muchos de
Representa al sus atributos o características.
sistema de • Actualizar los datos básicos, contables,
información que ubicación física, responsable y el estado
permite capturar, Actualizador o condición de cada bien.
almacenar y • Actualizar los datos generales de un
recuperar los datos bien.
Actor Rol Responsabilidades
de los distintos • Generar la planilla de recolección de
bienes muebles que datos (Forma F-I-20) de cada bien
han sido registrados registrado.
como activos fijos • Generar diversos reportes que reflejen
de la universidad. características, ubicación, condiciones
Generador
entre otros de todos los bienes
registrados en el inventario.
• Generar reportes que muestren los
bienes incorporados, trasladados o
desincorporados.

• Asignar automáticamente el código de


identificación de cada bien que se va a
Procesador
incorporar por primera vez al
inventario.

Dirección de
Finanzas
• Revisar los informes de incorporación
Es un actor de bienes por donación.
secundario • Revisar los informes para la
encargado de dirigir, desincorporación de bienes de los
coordinar y activos fijos de la institución.
controlar la • Recibir y revisar las resoluciones que
ejecución de los avalan la incorporación de bienes por
recursos financieros, Revisor donación y las desincorporaciones de
así como supervisar bienes ya sean por venta, robo,
los registros donación, permuta o inservibilidad.
contables de las • Revisar el informe de gestión del
distintas operaciones registro y control de bienes realizado
financieras. por la Oficina Central de Control de
Bienes.

Consejo
Universitario • Estudiar y revisar informe de
Revisor incorporación o desincorporación de
Es un actor bienes para una dependencia.
secundario que
representa al
• Aprobar mediante resolución la
máximo órgano de
incorporación de bienes por donación.
autoridad de la
Autorizador • Aprobar mediante resolución la
Institución.
desincorporación de los bienes que son
patrimonio de la Institución.
Por otra parte, la estructura organizativa donde se ubican cada uno de estos actores dentro
del contexto universitario, es mostrada en la figura 34.

Figura 34. Modelo de Organización del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

Como complemento a la descripción de cada uno de estos actores y sus unidades


organizativas se muestra a continuación una tabla que resume la participación de cada uno
estos actores en los diversos procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la
ULA (ver Tabla 2).

Tabla 2. Matriz Procesos vs. Actores


Secretaria de la Oficina

Dirección de Finanzas
Sistema de Control de
Registrador de Bienes

Registrador de Bienes

Consejo Universitario
Central de Control de

Central de Control de

Unidad de Auditoria
Administrador de la

Jefe de la Oficina
Dependencia

Actores
(Externo)
(Interno)

Interna
Bienes

Bienes

Bienes

Procesos

PF – 1.1
Incorporación de Bienes
PF - 1.1.1
V, S
Control Perceptivo
PF - 1.1.2.1
Re,
Verificación de Recaudos por V
Rv, T
Compra
PF - 1.1.2.2
Re, Re,
Verificación de Recaudos por V, Pe Re
Rv Au
Donación
PF - 1.1.2.3
Re,
Verificación de Recaudos por V
Rv, T
Producción
Secretaria de la Oficina

Dirección de Finanzas
Sistema de Control de
Registrador de Bienes

Registrador de Bienes

Consejo Universitario
Central de Control de

Central de Control de

Unidad de Auditoria
Administrador de la

Jefe de la Oficina
Dependencia
Actores

(Externo)
(Interno)

Interna
Bienes

Bienes

Bienes
Procesos

PF – 1.1.3 Cn,
Co, T,
Asignación de Códigos Pr,
Ar V, As Op,
Ac,
Or
Ge
PF – 1.1.4 Ro, T,
Ac,
Rotulación de Bienes Op,
Ge
Ar
PF – 1.2
Traslado de Bienes
PF – 1.2.1
V, Op
Traslado de Bienes entre Re Ac
Ar
Dependencias
PF – 1.2.2 V, Pe,
Traslado de Bienes al Depósito Re Op, Ac
Ar
PF – 1.3
Desincorporación de Bienes
PF – 1.3.1
Re, T, V, Pe, Re,
Desincorporación de Bienes por Ac Rv Pe
Ar Op Au
Venta
PF – 1.3.2
Re, T, V, Pe, Re,
Desincorporación de Bienes por Ac Rv
Ar Op Au
Donación
PF – 1.3.3
Re, T, V, Pe, Re,
Desincorporación de Bienes por Ac Rv
Ar Op Au
Permuta
PF – 1.3.4
Re, T, V, Pe, Re,
Desincorporación de Bienes por Ac Rv
Ar Op Au
Robo
PF – 1.3.5
Re, T, V, Pe, Re,
Desincorporación de Bienes por Ac Rv Pe
Ar Op Au
Inservibilidad
PF – 1.4 Ac,
Re Op
Modificación Características Físicas Ge
PF – 2.1 Re, Pl, As,
E, Op
Inventario Físico de Bienes Ar Rv, Pe
PA – 1
Rv,
Planificación y Control de la Gestión de T
Pl, As
Bienes
PA – 2
Rv,
Rendición Mensual de la Gestión de
Pe, Ar
Bienes

Donde:
• Ac: Actualizador • Ge: Generador • Ro: Rotulador
• Ar: Archivador • Op: Operador • Rv: Revisor
• As: Asignador • Or: Organizador • S: Solicitante
• Au: Autorizador • Pe: Perito • T: Transcriptor
• Cn: Consultor • Pl: Planificador • V: Verificador
• Co: Codificador • Pr: Procesador
• E: Ejecutor • Re: Recibidor
5 Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes

En un modelo empresarial, las reglas de negocio constituyen toda la colección de políticas


y restricciones que son aplicadas en una organización. En este sentido, las reglas restringen,
condicionan o controlan la ejecución de los procesos de una empresa.

Los diferentes reglamentos, políticas y leyes que regulan el registro y control de los bienes
muebles de la institución son resumidos en el gráfico de la figura 35.

<<regla>>
REGLA DEL NEGOCIO

<<regla>> • <<regla>> • <<regla>> • <<regla>> • <<regla>>


• REGLAMENTO • CÓDIGOS • PUBLICACIONES • MANUALES
LEYES
• Reglamento del Sistema de • Código de Ética del • Publicaciones Nros. • Manual de Normas de Control
• Ley Orgánica de Procedimientos Inventario de la Universidad Funcionario Público 9,10,15,20 y 21 de la Interno sobre un Modelo
Administrativos de Los Andes Contraloría General de la Genérico de la Administración
• Ley de Universidades República Central y Descentralizada
• Ley para la Administración Funcionalmente (Gaceta Oficial
Financiera del Sector Público Nº 38.282 del 28-09-2005)
• Ley Orgánica de la Contraloría • Manual para el Registro de
General de la República y el Bienes Muebles del Sistema
Sistema nacional de Control Fiscal Integrado de Gestión y Control de
(Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17- las Finanzas Públicas (SIGECOF-
12-2001) 2003)
• Ley contra la Corrupción (Gaceta • Manual de procedimientos para el
Oficial Nº 5.637 del 07-04-2003) control de activo fijo.
• Ley del Sistema Venezolano de • Manuales o catálogos de cuentas
Calidad contables para el sistema de
• Ley del Ministerio de Ciencia y contabilidad pública elaborado
Tecnología por Programa de Modernización
de la Administración Financiera
del Estado

Figura 35. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA

La Tabla 3, describe las reglas de negocio que fueron derivadas de la revisión de los
procesos que son llevados a cabo dentro del Sistema de Registro y Control de Bienes de la
ULA, así como de los diferentes documentos que constituyen la base legal de este sistema
de actividades.

Tabla 3. Descripción de las Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes

Procesos que
ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente
Regula
Los bienes muebles que deben ser
PF-1.1:
inventariados lo comprenden todos Reglamento
Tipos de bienes Incorporación de
aquellos equipos, mobiliario, de Sistema de
RN-1 muebles a Bienes,
semovientes, colecciones u otros Inventario,
inventariar PF-2.1: Inventario
objetos de largo uso y duración y artículo 3
Físico de Bienes
que no se encuentren adheridos
Procesos que
ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente
Regula
físicamente a edificaciones o
terrenos.
Todos los bienes muebles
capitalizables propiedad de la
ULA, deberán ser registrados,
Reglamento
distinguidos y marcados con una PF-1.1:
Registro y marcado de Sistema de
RN-2 placa metálica o plástica que Incorporación de
de bienes muebles Inventario,
contenga el nombre y el escudo de Bienes
artículo 4
la Universidad, la frase Control de
Bienes y un código que identifique
de forma única cada bien.
El código único de identificación
de un bien estará conformado por
3 secciones: Grupo, Descripción y
Unidad.
‰ Grupo: es un código
numérico que indica el
tipo de bien (1: bien
inmueble, 2: bien mueble).
En este caso todos los
bienes llevaran el número Instructivo
Código de 2. para el PF-1.1:
RN-3 identificación de los ‰ Descripción: es un código Registro de Incorporación de
bienes numérico que describe el Bienes Bienes
nombre genérico del bien Muebles
(generalmente de 5
posiciones).
‰ Unidad: es un número
correlativo que refleja en
forma única cada uno de
los bienes que han sido
inventariados con el
mismo nombre genérico
(ocupa 5 posiciones).
Un comprobante de adquisición de
bienes puede ser:
‰ Una factura de compra, si
la adquisición es por Jefe de la
Comprobante de compra. Oficina PF-1.1:
RN-4 adquisición de ‰ Un recibo de producción, Central de Incorporación de
bienes si la adquisición es por Control de Bienes
producción. Bienes
‰ Un acta de aceptación, si
la adquisición es por
donación.
Contenido de un Los comprobantes de adquisición Circular Nº 3,
PF-1.1:
Comprobante de de bienes tales como: facturas de Oficina
RN-5 Incorporación de
adquisición de compra, recibos de producción o Central de
Bienes
bienes actas de aceptación de bienes, Control de
Procesos que
ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente
Regula
deberán contener explícitamente el Bienes
precio, cantidad y las
características físicas (marca,
modelo, serial, color, etc.) de los
bienes muebles adquiridos por una
dependencia universitaria.
Toda solicitud de incorporación de
bienes muebles debe venir
acompañada de los siguientes
recaudos:
1. Si la adquisición es por
“compra”, se debe consignar
la factura original de compra y
la orden de compra o nota de
entrega que originó dicha
adquisición y una hoja de
seriales de los bienes en caso
Jefe de la
de que no estén descritos en el
Recaudos requeridos Oficina PF-1.1:
comprobante de adquisición.
RN-6 para incorporar Central de Incorporación de
2. Si la adquisición es por
bienes muebles Control de Bienes
“donación”, se debe entregar
Bienes
el acta de aceptación de bienes
o una carta enviada por el ente
externo que dona los bienes y
opcionalmente en caso de
poseer la factura original de
compra de los bienes donados.
3. Si la adquisición es por
“producción”, se debe
consignar el recibo de
producción de los bienes
elaborados.
Para realizar la incorporación de
bienes que han sido donados a la
institución se requerirá de la
aprobación previa del Consejo
Reglamento
Universitario. El informe donde se
Requisito para del Sistema de PF-1.1:
aprueba mediante resolución los
RN-7 aceptar la donación Inventario de Incorporación de
bienes a ser incorporados por
de bienes muebles la ULA, Bienes
donación detalla las características
artículo 20.
de los bienes, su estado físico y el
costo unitario de cada uno de ellos,
luego de haberse aplicado un
avalúo a los mismos.
Los bienes adquiridos por compra, Manual de
Registro del precio producción o donación deberán ser Normas de PF-1.1:
RN-8 de los bienes registrados en el inventario de Control Incorporación de
adquiridos activos al costo de adquisición, Interno de la Bienes
construcción o avalúo Administració
Procesos que
ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente
Regula
respectivamente. n Central y
Descentraliza
da
Para efectuar el traslado de un bien Reglamento
Requisito para mueble se requiere del del Sistema de
PF-1.2:
RN-9 efectuar el traslado consentimiento mutuo entre la Inventario de
Traslado de Bienes
de un bien mueble unidad que cede y la unidad que la ULA,
recibe el bien. artículo 22.
Para formalizar el traslado de
bienes de una dependencia a otra
Reglamento
es necesario elaborar la
del Sistema de
Autorización del autorización de traslado por parte PF-1.2:
RN-10 Inventario de
traslado de bienes de la dependencia cedente, la cual Traslado de Bienes
la ULA,
será firmada por ambas partes y
artículo 23.
avalada por la Oficina Central de
Control de Bienes.
Para realizar la desincorporación Reglamento
Requisito para de bienes muebles del inventario del Sistema de PF-1.3:
RN-11 desincorporar de bienes de la ULA es requerida Inventario de Desincorporación
bienes muebles la previa aprobación del Consejo la ULA, de Bienes
Universitario. artículo 28.
La desincorporación de bienes
muebles del patrimonio
universitario puede hacerse por Reglamento
Causas para la venta, donación, permuta, robo o del Sistema de PF-1.3:
RN-12 desincorporación de inservibilidad. Los cuales serán Inventario de Desincorporación
bienes del inventario aplicados a los bienes cuando estos la ULA, de Bienes
presenten desuso, obsolescencia o artículo 30.
deterioro o sea declarada su
desaparición física.
Para desincorporar bienes del
inventario por venta, la Reglamento
Recaudos para dependencia deberá efectuar un del Sistema de PF-1.3.1:
RN-13 desincorporar bienes avaluó de los bienes, el cual Inventario de Desincorporación
muebles por venta podría ser realizado por un perito la ULA, por Venta
evaluador designado por la artículo 32.
Dirección de Servicios de la ULA.
Para desincorporar bienes por
robo, la dependencia afectada
deberá rendir un informe dirigido a Reglamento
Recaudos para
la Oficina Central de Control de del Sistema de PF-1.3.4:
desincorporar bienes
RN-14 Bienes, donde se dejará constancia Inventario de Desincorporación
muebles por robo o
de las investigaciones realizadas la ULA, por Robo
perdida
para establecer las artículo 37.
responsabilidades a que diere lugar
la perdida o robo de bienes.
Recaudos para Para desincorporar bienes por Reglamento PF-1.3.2:
RN-15 desincorporar bienes donación, la dependencia donante del Sistema de Desincorporación
muebles por presentará un informe a la Oficina Inventario de por Donación
Procesos que
ID. Nombre de la Regla Descripción Fuente
Regula
donación. Central de Control de Bienes la ULA,
indicando en él, los bienes artículo 36.
donados, así como las
características y condiciones de
dicha operación.
Para desincorporar bienes por
permuta, la dependencia rendirá un
informe dirigido a la Oficina
Central de Control de Bienes,
identificando y detallando las Reglamento
Recaudos para
características de los bienes a del Sistema de PF-1.3.3:
desincorporar bienes
RN-16 desincorporar, consignando Inventario de Desincorporación
muebles por
además la cotización de los nuevos la ULA, por Permuta
permuta
bienes recibidos a cambio y la artículo 36.
carta de aceptación por parte del
proveedor donde se especifican los
bienes que se reciben y sus
respectivos montos.
Para desincorporar bienes por
inservibilidad, la dependencia
rendirá un informe dirigido a la Reglamento
Recaudos para
Oficina Central de Control de del Sistema de PF-1.3.5:
desincorporar un
RN-17 Bienes, identificando y detallando Inventario de Desincorporación
bien mueble por
las características de los bienes y la ULA, por Inservibilidad
inservibilidad
argumentando los motivos por los artículo 38.
cuales dichos bienes deben
desincorporarse.
La formalización de la
desincorporación de bienes en la
Universidad, será registrada a
través de un Acta, en la cual se
deja constancia de los bienes
desincorporados, del
procedimiento establecido y de las Reglamento
Acta de decisiones tomadas para ello, del Sistema de PF-1.3:
RN-18 desincorporación de además de anexar la aprobación Inventario de Desincorporación
bienes del Consejo Universitario. Dicha la ULA, de Bienes
acta deberá llevar la firma del artículo 39.
Vicerrector Administrativo,
Contraloría Interna, el Jefe de la
Oficina Central de Control de
Bienes y Representantes de la
dependencia que desincorpora los
bienes.
6 Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Otro de los aspectos fundamentales que puede ser capturado en un modelo de negocio, es el
modelo de eventos. Dicho modelo permite representar el flujo de trabajo que es llevado a
cabo cuando ocurre un evento que proviene desde dentro o fuera del sistema de negocio.

Por lo general, un evento es una acción de muy corta duración y que señala el inicio o fin
de la ejecución de un proceso o actividad. Un evento puede también, cambiar el estado de
uno o más de los objetos o conceptos presentes en un sistema de negocio. Los eventos
pueden ser clasificados como externos o internos, programados o no programados,
frecuentes o casuales, entre otros.

Los diferentes eventos que fueron identificados dentro del Sistema de Registro y Control de
Bienes de la ULA son resumidos en la tabla 4.

Tabla 4. Matriz Eventos vs. Procesos

Desincorporación Bienes por Inservibilidad


Verificación de Recaudos por Producción

Modificación Caract. Físicas de un Bien


Desincorporación Bienes por Donación
Verificación de Recaudos por Donación

Desincorporación Bienes por Permuta


Verificación de Recaudos por Compra

Desincorporación Bienes por Venta


Procesos

Desincorporación Bienes por Robo

Inventario Físico de Bienes


Asignación de Códigos

Rotulación de Bienes

Traslado de Bienes
Control Perceptivo

Eventos
PF - 1.1.2.1

PF - 1.1.2.2

PF - 1.1.2.3

PF – 1.1.3

PF – 1.1.4

PF – 1.3.1

PF – 1.3.2

PF – 1.3.3

PF – 1.3.4

PF – 1.3.5
PF - 1.1.1

PF – 1.2

PF – 2.1
Entrega de bienes muebles √ √ √ √ √ √ F – 1.4

Solicitud de incorporación de bienes √ √ √ √ √

Solicitud de traslado de bienes √

Solicitud de desincorporación de bienes √ √ √ √

Solicitud de donación de bienes √

Notifica cambio de característica √


física

Solicitud de levantamiento de √
inventario físico

Con la finalidad de modelar el flujo de trabajo asociado a cada uno de los eventos
identificados en la tabla 4, se muestra a continuación una serie de diagramas de eventos que
modelan la secuencia de ejecución de procesos luego de la aparición de un evento (véase
Figuras 36-41).
<<evento>>
Entrega de
bienes
muebles
<<proceso>> <<Información>>
1.1.1 Solicitud de
<<Información>> Control Incorporación,
Comprobantes Perceptivo Comprobantes
de Adquisición
de Bienes

<<proceso>>
[Compra] 1.1.2.1
Verificación
de Recaudos
por Compra

<<proceso>> <<proceso>>
<<evento>> <<Información>>
[Donación] 1.1.2.2 1.1.3 Expediente de
Solicitud de Verificación
incorporación Asignación de bienes a incorporar
de Recaudos Códigos
de bienes por Donación
<<Información>>
<<proceso>> Expediente de
[Producción] 1.1.2.3 bienes incorporados,
Verificación de Comprobantes de
<<proceso>> adquisición codificados
Recaudos por
Producción 1.1.4
Rotulación de
Bienes <<objeto>>
Bienes marcados

Figura 36. Flujo de Trabajo asociado a los Eventos: Entrega de Bienes y Solicitud de Incorporación de Bienes

<<proceso>> <<Información>>
<<evento>>
[Dependencia] 1.2.1 Autorización
Solicitud de
Traslado de de Traslado de
traslado de
Bienes entre Bienes Certificada
bienes
dependencias

<<proceso>>
<<Información>>
[Depósito] 1.2.2 <<objeto>>
Planilla de Autorización Traslado de Bienes
de Traslado Bienes al trasladados
de Bienes Depósito

Figura 37. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Traslado de Bienes

<<proceso>>
[Venta] 1.3.1
Desincorporación
por venta

<<evento>> <<proceso>> <<Información>>


[Permuta] 1.3.3 Acta de desincorporación,
Solicitud de
Desincorporación Informes técnicos,
desincorporación
por Permuta Resolución Consejo Universitario
de bienes

<<proceso>>
<<objeto>>
[Robo] 1.3.4
<<Información>> Bienes
Desincorporación desincorporados
Solicitud de por Robo
desincorporación
de Bienes,
Informes de soporte <<proceso>>
[Inservibilidad] 1.3.5
Desincorporación
por Inservibilidad

Figura 38. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Desincorporación de Bienes


<<evento>> <<Información>>
Solicitud de Acta de desincorporación,
donación de Informes técnicos,
bienes Resolución Consejo Universitario
<<proceso>>
1.3.5
<<Información>> Desincorporación
por Donación <<objeto>>
Solicitud de donación Bienes
de bienes donados

Figura 39. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Donación de Bienes

<<evento>>
Notifica cambio de
característica
física
<<proceso>> <<Información>>
1.4 Planillas F-I-20
<<Información>> Modificación de cada uno de los bienes
Notificación cambio Características modificados
característica física Físicas
de bienes

Figura 40. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Notifica cambio de característica física

<<evento>> <<Información>>
Solicitud de Informe de resultados
levantamiento del inventario físico
inventario físico de bienes
<<proceso>>
2.1
<<Información>> Inventario Físico <<objeto>>
Solicitud de de Bienes Bienes marcados,
levantamiento Bienes no identificados,
inventario físico Bienes faltantes

Figura 41. Flujo de Trabajo asociado al Evento: Solicitud de Levantamiento Inventario Físico

7 Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes

Un modelo de objetos representa el conjunto de entidades (objetos o conceptos), concretas


o abstractas que están presentes y son de interés a un sistema de negocio. Cada una de estas
entidades denominadas objetos de negocio, fungen como recursos para la ejecución de las
diferentes actividades asociadas a los procesos de negocio ejecutados en una empresa.

En este sentido, un modelo de objetos es representado gráficamente a través de uno o más


diagramas de clases en UML, donde se describen los diferentes objetos del negocio y sus
relaciones.
Para el Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles, el modelo de objetos de negocio
lo constituye un conjunto de diagramas de clase en UML, tal como se muestra en las
figuras 42-46, donde en cada uno de ellos, se modelan los objetos de negocio que son
utilizados, creados, producidos o transformados por un proceso de negocio particular de
este sistema.

Figura 42. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Incorporación de Bienes Muebles
Figura 43. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Traslado de Bienes Muebles

Figura 44. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Desincorporación de Bienes Muebles
Figura 45. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Modificación de Características Físicas

Figura 46. Modelo de Objetos de Negocio para el proceso de Inventario Físico de Bienes
Finalmente, la Tabla 5 muestra la matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio, que
indica los objetos de negocio que son utilizados como recursos en cada uno de los procesos
principales y de apoyo de alto nivel. Adicionalmente, en dicha matriz se señala cuando un
objeto de negocio es creado (C), usado (U) o actualizado (A).

Tabla 5. Matriz Objetos de Negocio vs. Procesos de Negocio

Modificación Características
Desincorporación de Bienes

Inventario Físico de Bienes

Mantenimiento de Bienes
Procesos de Negocio
Incorporación de Bienes

Custodia de Bienes
Traslado de Bienes

PF – 2.1

PF – 2.2

PF – 2.3
PF - 1.1

PF - 1.2

PF - 1.3

PF - 1.4
Objetos de Negocio

Físicas
Dependencia U U U U U
Solicitud de Incorporación CU
Nota de Devolución C
Recaudo de Incorporación U
Orden de Compra U
Nota de Entrega U
Comprobante de Adquisición U U
Factura de Compra U
Recibo de Producción U
Acta de Aceptación U
Proveedor U
Manual de Códigos U
Bien Mueble CUA UA UA UA UA
Etiqueta de Identificación C UA
Personal U U U
Registrador de Bienes U U
Control Registro Bienes CA
Forma de Control de Flujo (F-I-21) CUA
Forma Recolección Datos (F-I-20) CUA U UA
Expediente de Bienes CU
Localidad U U
Informe Resolución Consejo
CU CU
Universitario
Autorización de Traslado U
Notificación de Robo U
Recaudo por Robo U
Informe de Hechos U
Informe Denuncia CICPC U
Informe Desincorporación por
CU
Robo
Notificación Acciones del CICPC CU
Expediente Bienes Hurtados CU
Solicitud Desincorp. por Venta U
Informe Desincorp. por Venta CU
Modificación Características
Desincorporación de Bienes

Inventario Físico de Bienes

Mantenimiento de Bienes
Procesos de Negocio

Incorporación de Bienes

Custodia de Bienes
Traslado de Bienes

PF – 2.1

PF – 2.2

PF – 2.3
PF - 1.1

PF - 1.2

PF - 1.3

PF - 1.4
Objetos de Negocio

Físicas
Solicitud Desincorp. por
U
Inservibilidad
Informe Desincorp. por
CU
Inservibilidad
Solicitud Desincorp. por Permuta U
Recaudo por Permuta U
Informe Técnico U
Cotización Bienes U
Carta Aceptación Proveedor U
Informe Desincorp. por Permuta CU
Informe de Recomendaciones CU
Ente Externo ULA U
Solicitud Donación de Bienes U
Informe Desincorp. Por Donación CU
Acta de Desincorporación CU
Solicitud Cambio Características U
Notificación Cambio Realizado C
Solicitud Inventario Físico U
Jefe Oficina Central Control Bienes U
Levantamiento Inventario Físico CUA
Forma F-I-20-B CUA
Informe Resultado Inventario
C
Físico
Anexo A

Planillas y Formatos
Anexo B

Glosario de Términos
Referencias Bibliográficas

1. Montilva, J., Barrios, J.: BMM: A Business Modeling Method for


Information Systems Development. Universidad de Los Andes, Mérida,
Venezuela (2005).
2. Reglamento del Sistema de Inventario, Oficina Central de Control de
Bienes, Universidad de Los Andes, Mérida, Venezuela.
3. Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
Administración Central y Descentralizada Funcionalmente. Publicado en
Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28 de septiembre de 2005.
4. Publicación Nº 9 Actualizada (Instrucciones y Modelos para la
Contabilidad Fiscal de Bienes nacionales). Contraloría General de la
República (1988).
5. Manual para el Registro de Bienes Muebles. Programa de Modernización
de las Finanzas Públicas. República Bolivariana de Venezuela, Ministerio
de Finanzas (2003).
6. Montilva, J., Curso de Ingeniería de Requisitos. Programa de Actualización
Profesional en Ingeniería de Software. CEISoft, Mérida, Venezuela (2005).
7. Montilva, J., Besembel, I., Curso de Modelado de Sistemas usando UML
2.0. Programa de Actualización Profesional en Software Empresarial
basado en Componentes. CEISoft, Mérida, Venezuela (2005).
8. Barrios, J., Besembel, I., Taller Modelado de Negocios Orientado por
Objetos. Facultad de Ingeniería, Escuela de Sistemas, Mérida, Venezuela
(2005).