Management Information Systems 

Unit 5 

Unit­ 5 
Structure 

MIS Planning and Development 

5.1  5.2 

Introduction  Planning and Development  Planning of Information Systems 

5.2.1  5.3 

5.2.2  Development of Information Systems  Systems Analysis  5.3.1  Introduction to Systems Analysis  5.3.2  SDLC  5.3.3  Roles of Systems Analyst  5.3.4  Feasibility of Systems  5.3.4.1  Types of Feasibility study  5.3.5  DFD  5.3.6  Data Dictionary  5.4  Systems Design  Input Design  Output Design  Development  Testing  Implementation and Maintenance  5.4.1  Introduction to SD  5.4.1.1  5.4.1.2  5.4.1.3  5.4.1.4  5.4.1.5  TQs  Answer to SAQs and TQs 

5.5  Summary 

5.1  Introduction
Sikkim Manipal University 

53 

Management Information Systems 

Unit 5 

Any enterprise requires one or more systems for handling routine transaction processing. A system  which  is  made  up  of  interrelated  processes  works  towards  achieving  a  goal.  The  system  requires  proper feed of  information  to function effectively.  Hence  it  is  important  to  plan  the  system properly  and develop a process concept into a reality in business. The success of any information system in  management depends upon how well the system has been planned and developed. 

Learning Objective 
After going through this unit, students will be able to understand  i)  How planning of IS is done  ii)  Analysis of the systems and  iii)  Design of Systems 

5.2  Planning and Development  5.2.1  a)  Planning of Information Systems  Development of Long Range Plans of the MIS 

Many  organisations  have  purchased  computers  for  data  processing  and  for  meeting  the  statutory  requirements  of  filing  the  returns  and  reports  to  the  Government.  Computers  are  used  mainly  for  computing  and  accounting  the  business  transactions  and  have  not  been  considered  as  a  tool  for  information processing.  The  organisations  have  invested  on  computers  and  expanded  its  use  by  adding  more  or  bigger  computers  to  take  care  of  the  numerous  transactions  in  the  business.  In  this  approach,  the  information processing function of the computers in the organisation never got its due regard as an  important  asset  to  the  organisation.  In  fact,  this  function  is  misinterpreted  as  data  processing  for  expeditious  generation  of  reports  and  returns,  and  not  as  information  processing  for  management  actions and decisions.  However,  the  scene  has  been  changing  since  late  eighties  when  the  computers  became  more  versatile,  in  the  function  of  Storage,  Communications,  Intelligence  and  Language.  The  computer  technology  is  so  advanced  that  the  barriers  of  storage,  distance  understanding  of  language  and  speed are broken.

Sikkim Manipal University 

54 

 it is left to the designer to evolve a plan of  MIS development and implementation.  With the advancement of computer technology more popularly known as information technology. This system should deal with management information and not with data processing alone. use.  states  the  information  needs. it is  now  possible  to  recognise  information  as  a  valuable  resource  like  money  and  capacity.  and  disposal as per the business  needs for  meeting  the business objectives.  Computers  can  now  be  used  as  a  tool  for  information processing and communication.  information  and  physical  resources  of  other  computers.  It  is  necessary  to  link  its acquisition. control information is provided for a  short  term  planning  and  execution.  It  can  be  achieved  only  if  the  MIS  is  planned.  The  details  of  information  are  provided  to  the  operations  management to assess the status of an activity and to find ways to make up. The information needs for the  implementation  of  the  business  plan  should  find  place  in  the  MIS. It should satisfy the needs of  different people in the organisation at different levels having varying managerial capabilities. It  should provide support for management planning. decision making and action. They can communicate to any distance and share data. The information needs are then traced to the source data and the systems in the organisation  which  generate  such  a  data.Management Information Systems  Unit 5  The computers have become user­friendly. Such a broad­based activity can be executed only when it is conceived as a  system. Sikkim Manipal University  55  . It should support the  needs of the lower management as well as that of the top management. Once the  management needs are translated into information needs.  In  short. if necessary.  it  is  necessary  that  the  business  plan  –  strategic  or  otherwise.  The  plan  of  development  of  the  MIS  is  linked  with  the  steps  of  the  implementation in a business development plan. It should  provide support to the changing needs of business management. It can be used for storing large database or knowledge  base.  keeping  in  view. The system of information generation is so planned  that strategic information is provided for the strategic planning.  the  plan  of  the  business management of the organisation.  The plan of MIS is consistent to the business plan of the organisation.  To  ensure  such  an  alignment  possibility.  storage.  It  should  be  conceived  as  an  open  system  continuously  interacting  with  the  business  environment  with  a  built­in  mechanism  to  provide  the  desired  information as per the new requirements of the management.  we  need  a  Management  Information  System  flexible  enough  to  deal  with  the  changing  information  needs  of  the  organisation. The designing of such an open system  is  a  complex  task. It can be used for knowing the current status of any aspect of the business due to its online  real time processing capability.

  consistent  to  the  business  Business plan and strategy.  goals and objectives.Management Information Systems  Unit 5  b)  Contents of the MIS Plan  A long range MIS plan provides direction for the development of the systems.  C)  MS Goals and Objectives  It is necessary to develop the goals and objectives for the MIS which will support the business goals.  matching the plan execution. internal and external environment of the organisation and the business.  2. MIS Plan  Such  statements  of  the  goals  and  objectives  enable  the  designer  to  set  the  direction  and  design  implementation strategies for the MIS Plan.  Hardware  and  software  plan  for  the procurement and the implementation.  Sikkim Manipal University  56  .  Management  information  system.  Business plan  MIS plan  Business  goals  and  objectives.  the execution. markets and the accounts balances.  Information  strategy for  the business  plan  implementation plays a supportive role.  System  development  schedule.  The  MIS  goals  and  objectives  will  consider  management  philosophy.  policy  constraints. and provides a basis  for achieving the specific targets or tasks against a time frame.  3.  objectives. Business Plan vs.  Operation  plan  for  Information System to support decisions. The typical  statements of the goals are as under:  •  It should provide online information on the stock. The plan would have contents which  will be dealt by the designer under a support from the top management.  •  The focus of the system will be on the end user computing and access facilities.  business  risks.  Management  plan  for  execution  1.  Strategy planning and decisions.  •  The query processing should not exceed more than three seconds.  The goals and the objectives of the MIS would be so stated that they can be measured.  Architecture  of  the  Management  and  control.

  c)  Resources  for  system  development:  In  house  vs. If these are not fully met.  Hardware and Software Plan  Giving due regard to the technical and operational feasibility.  unless  the  systems are fully  developed their  integration  is  not  possible.  The Architecture of the MIS  The architecture of the MIS plan provides a system structure and their input.  b)  System  development  strategy:  Any  approach  to  the  system  development  –  Operational  vs.  external.  it  is  necessary  to  develop  the  accounting  system first and then the analysis.  the  use of packages. One can take  the phased approach of investment starting from the lower configuration of hardware going over to  higher as development takes place. it is necessary to revise the time schedule and also the  development schedule.  d)  Manpower composition: Analyst. Then the plan of procurement is made after selecting the hardware and software. OOT. a real time. multiple databases SSAD vs.  customised  development  vs. Technology platform.  Conventional  approach;  Distributed  vs. whenever necessary. It spells out in detail the subsystems from the data entry to processing.  Decentralised processing; one Database vs. the economics of investment is worked  out. a batch. programmer skills and know­how.  For  example. and storage to printing. output and linkages.  Analysis;  Database  vs. They are:  a)  Development strategy: An online.  The System Development Schedule  A schedule is made for the development of the system. The process is to match the technical decisions with the financial Sikkim Manipal University  57  . Due regard is  also  given  to  logical  system  development.Management Information Systems  Unit 5  Strategy for the Plan Achievement  The designer has to take a number of strategic decisions for the achievement of the MIS goals and  objectives.  Further. While preparing the schedule due consider­  ation is given to the importance of the system in the overall information requirement.  This  development  schedule is to be weighed against the time scale for achieving certain information requirement linked  to a business plan. It  also  provides  a  way  to  handle  the  systems  or  subsystems  by  way  of  simplification.  analysis to modelling.  Functional;  Accounting  vs.  coupling  and  decoupling of subsystems.

 A model of MIS Plan is given in the following table­  Contents  Corporate  information  Particulars  Focus  Business environment and  Where are we?  current operations.  The  system  development  schedule  is  linked  with  the  information  requirements  which  in  turn.  Architecture of the  Information Technology  plan  details  Schedule of  development  Details of the systems and  When and how will it be  sub­systems and their  achieved? linkages charted against  the Time scale.  Where do we want to  reach?  Corporate mission/  Current and new  goals/ objectives  mission/goals/objectives  Business risk and  rewards  Clear quantitative  What is the risk?  statements on these factors  Support information to  showing a trade off  resolve risk.  under­utilisation  and  are  not  able  to  meet  the  critical  information  requirements.  between the risk and  rewards. The organisations which do not care to take proper decisions in these areas  suffer  from  over­investment.  It is important to note the following points:  1.  the  approach  to  the  information  system  development  and  the  choice  of hardware and  software are  the  strategic  decisions  in  the design and  development of  the  MIS in the organisation.  2.  Sikkim Manipal University  58  .  managerial operational.  The information system development schedule should match with the implementation schedule of  the business plan.  The  choice  of  information  technology  is  a  strategic  business  decision  and  not  a  financial  decision.  The  selection  of  the  architecture.  3.  How do we achieve the  goals and objectives?  What is the key  information? CSF.  Information on KRA.Management Information Systems  Unit 5  decisions.  The organisation's strategic plan should be the basis for the MIS strategic plan. are linked with the goals and objectives of the business.  What are the tools for  achievement?  Business policy and  Details of the strategic and  strategy Information  policy decisions affecting  the business  needs  Strategic/planning.

  decision­making  and  the  understanding  of  the  overall  business activity. enlarging the system scope and meeting the varying information needs.  b)  Prototype Approach  When the system is complex. the development strategy is Prototyping of the System.  5.  The  development  strategy determines  where to begin  and  in  what  sequence  the development  can  take  place with the sole objective of assuring the information support.2  a)  Development of Information Systems  Development and Implementation of the MIS  Once  the  plan  of  MIS  is  made.  The choice of the system or the sub­system depends on its position in the total MIS plan.  As  discussed  earlier.  Higher  the  degree  of  structured  ness  and formalisation.  Here. ensuring that it satisfies the needs of the  users.Management Information Systems  Unit 5  Organisation and  execution of the  plan  Budget and ROI  Manpower and delegation  Who will achieve it?  details. the size of  the system.  the  plan  consists  of  various  systems  and  subsystems. Sikkim Manipal University  59  .  and  their needs are clearly understood and respected mutually. the user's understanding of the systems and the complexity and its interface with other  systems.  greater  is  the  stabilisation  of  the  rules. and formalisation in the system and procedures which determine the timing and duration of  development  of  the  system. The development becomes a method of  approach with certainty in input process and outputs.2.  The designer first  develops  systems  independently and  starts  integrating  them  with  other  systems. developing methodology.  the  procedures. and assess the problems of development and implementation.  it  is  observed  that  the user's  and the  designer's  interaction  is  smooth.  Model of the MIS Plan  How much will it cost?  Budget and ROI. Prototyping is a  process of progressively ascertaining the information needs.  The  real  problem  is  the  degree  of  structure.  Details on the investment  schedule and benefits. trying it out on  a smaller scale with respect to the data and the complexity.  Determining  the  position  of  the  system  in  the  MIS  is  easy. Internal and  external resources.  the  development  of  the  MIS  calls  for  determining  the  strategy  of  development.

 and can be reviewed after a year or two.  Bringing the multiple users on the same platform and changing their attitudes toward information.  c)  Life Cycle Approach  There are many systems or sub­systems in the MIS which have a life cycle.  therefore.  knowledge. streamlining  the operational systems and procedures and move user interaction.  Such  systems. These details more or less remain static from the  day  the  system  emerges  and  remains  in  that  static  mode  for  a  long  time. a lot of  input  data  comes  from  the  purchase  department. Sikkim Manipal University  60  .  the  departmental. if any.  The attitudes of various users and their role as the originators of the data need to be developed with  a  high  degree  of  positivism. questioning the information needs.  which  is  used  in  accounts  and  inventory  management. and all have to contribute as per the designated role by the designer to fulfil the  corporate  information  needs. that is. They have 100% clarity of inputs and their sources.  identifies  the  problem  areas. a definite  set of outputs in terms of the contents and formats. as  a  corporate  resource. For example.  is  the  managerial  task  of  the system  designer. and an understanding of the corporate business. The designer then takes steps to remove the inadequacies. the designer's task becomes difficult.  Their  emergence  may  be  sudden or may  be a part  of  the business need. when there are multiple users of  the same system and the inputs they use are used by some other users as well. This  may call upon changing the prototype of the system.  the  personal boundaries  do  not exist.  and  they are  very much structured and rule­based.  The qualification.  This  calls upon  each  individual to  comply  with  the design needs  and  provide  without  fail  the  necessary  data  inputs  whenever  required  as  per  the  specification  discussed and finalised by the designer.  to  appreciate  that  the  information  is  a  corporate resource.  of  all  personnel.  inadequacies  in  the  prototype  vis­à­vis  fulfilment of the information needs.Management Information Systems  Unit 5  This  process.  therefore. for significant modification.  It  requires.  Minor  modifications  or  changes do occur but they are not significant in terms of handling either by the designer or the user  of  the  system. of the state of art. experience.  have  a  life  and  they  can  be  developed  in  a  systematic  manner. they have birth  and  death. helps considerably. in  overcoming  the  problem  of  changing  the  attitudes  of  the  multiple  users  and  the  originators  of  the  data.  When  it  comes  to  information  the  functional.  In the prototyping approach.

 Therefore. and so on. order processing.  No 61  .  The  system  remains  valid  for  a  long  time  with  no  significant  change. their role is important and needs to be designed from the view  point as an interface to the Corporate MIS.  Table  below  shows  the  difference  between  the  two  approaches  helping  the  designer  select  an  approach.  The  design  would  remain  stable.  These systems have a fairly long duration of survival and they contribute in a big way as sources of  data to the Corporate MIS.Management Information Systems  Unit 5  Life Cycle Approach to the Development of MIS  Examples of such systems are pay roll.  application  and  efficiency  of  the  Sikkim Manipal University  Life cycle approach  Closed  systems  with  little  or  no  uncertainty  about  the  information  needs.  Necessary  to  try  out  the  ideas. basic financial accounting.  Prototyping approach  Open  system  with  a  high  degree  of  uncertainty  about  the  information  needs. finished goods  accounting and dispatching. share accounting.

  The user of the system has a certain fear complex when a certain cultural work change is occurring.  Scope of the design and the application  is  fully  determined  with  clarity  and  experimentation is| not necessary.  Necessary  to  control  the  cost  of  the  design  and  development  before  the  scope  of  the  system  and  its  application  is  fully  determined. the system designer acts as a change agent or a catalyst.  Experimentation is necessary.  need  to  try  out  the  application  of  the  information as it is already proven.  The  second  fear  is  about  the  role  played  by  the  person  in  the  organisation  and  how  the  change  affects  him. therefore.  Not to forget that his role is to offer a service and not to demand terms.  and  a  fear  complex  may  get  reinforced  that  the  career prospects may be affected.  The system and application is universal  and  governed  by  the  principles  and  practices.  There are certain guidelines for the systems designer for successful implementation of the system. Care has to be taken to assure the user that such fears are baseless and  the responsibility. The process evokes a behaviour response which could  be either favourable or unfavourable depending upon the strategy of system implementation.  2.  On  many  occasions.  the  new  role  may  reduce  his  importance  in  the  organisation. rests with the designer.  Remember  that  the  system  design  is  for  the  use  of  the  user  and  it  is  not  the  designer's Sikkim Manipal University  62  .  User of the system wants to tryout the  system  before  he  commits  the  specification  and  the  information  requirements.  1.Management Information Systems  Unit 5  information as a decision support. For a  successful implementation he has to handle the human factors carefully.  The first and the foremost fear is about the security to the person if the change­over from the old to  new is not a smooth one.  The  user  is  confident  and  confirms  the  specifications  and  the  information  needs.  the  work  design  may  make  the  new  job  impersonal.  The system designer should not question beyond a limit the information need of the user.  In the process of implementation.  The  system  and  application  is  highly  custom oriented.  Comparison of Approaches  d)  Implementation of the Management Information System  The implementation of the system is a management process. It brings about organisational change; it  affects people and changes their work style.

 so that he is emotionally involved in the process  of development.Management Information Systems  Unit 5  prerogative to dictate the design features.  8.  9.  Impress upon the user that the quality of information depends on the quality of input.  15.  Not to expect perfect understanding and knowledge from the user as he may be the user of a  non­computerised  system. the designer should respect the demands of  the user.  3.  7.  Ensure  that  the  other  organisation  problems  are  resolved  first  before  the  MIS  is  taken  for  development. It is the sole right of the  user to use the information the way he thinks proper.  12.  Ensure  that  the  user  makes  commitment  to  all  the  requirements  of  the  system  design  speci­  fications. Sikkim Manipal University  63  . Ensure  that  he  appreciates  that  his  commitments  contribute  largely  to  the quality of  the information and successful implementation of the system.  Not to challenge the application of the information in decision­making.  14.  6.  the  designer  should  be  prepared  to  change  the  system  specifications or even the design during the course of development.  which  is  easily  possible  in  manual  system. In short.  Ensure that the overall system effort has the management's acceptance.  Impress upon the user that you are one of the users in the organisation and that the information  is a corporate resource and he is expected to contribute to the development of the MIS.  Impress  upon  the  user  that  the  change.  is  not  as  easy in the computer system as it calls for changes in the programs at cost.  Not  to  mix  up  technical  needs  with  the  information  needs.  The  designer  should  not  recommend modifications of the needs.  Impress  upon  the  user  that  perfect  information  is  non­existent;  his  role  therefore  still  has  an  importance in the organisation.  5. unless technically infeasible.  Enlist the user's participation from time to time.  He  should  try  to  develop  suitable  design  with  appropriate  technology  to  meet  the  information  needs.  Hence. he is his best guide on the complex path of development.  4.  13.  10.  11.  Realise that through serving the user.  Impress  upon  the  user  the  global  nature  of  the  system  design  which  is  required  to  meet  the  current and prospective information need.

  2.  persuasion.  and  participation.  The  resistance  can  occur  due  to  three reasons.  Self Assessment Questions­1 : True or False  1.  Train  the  user  in  computer  appreciation  and  systems  analysis  as  his  perception  of  the  computerised information system will fall short of the designer's expectation.  The organisation's strategic plan need not be the basis for the MIS strategic plan.  The  problem  of  resistance  can  be  handled  through  education.  Many a  times.3  Systems Analysis  5. such as a consultant playing the role  of a catalyst. and elimi­  nating the organisational problems before implementing the system.  where  the  change  is  consolidated  and equilibrium  is  reinforced.  17.3.. The first step is Unfreezing the organisation  to  make  the  people  more  receptive  and  interested  in  the  change.  and  provides  a  basis for achieving the specific targets or tasks against a time frame. viz.  Implementation of the MIS in an organisation is a process where organisational transformation takes  place. the factors inherent in the design  of  the  system  and the factors  arising  out of  the  interaction  between the  system  and  its users.  this process is implemented through an external change agent.  The  second  step  is  choosing a  course of action  where  the process  begins  and  reaches  the desired  level  of stability.  The Lewin's model suggests three steps in this process.  and  providing  incentives  to  the  users.1  Introduction to Systems Analysis Sikkim Manipal University  64  . the factors internal to the users of information. This change can occur in a number of ways.  and the  third  step  is  Refreezing.Management Information Systems  Unit 5  16.  The  significant  problem  in  this  task  is  the  resistance  to  change.  A  long  range  MIS  plan  provides  direction  for  the  development  of  the  systems.  This  itself  can  be achieved by  improving  the  human factors.  5.  Conduct  periodical  user  meetings  on  systems  where  you  get  the  opportunity  to  know  the  ongoing difficulties of the users.

Management Information Systems  Unit 5  System  analysis  is  the  survey  and  planning  of  the  project. opportunities and solutions Negotiate project scope Plan the project Present the project  Sikkim Manipal University  65  .  IS  manager  and  IS  staff to: · · · · Survey problems.  deemed  worthy.  To  accomplish  the  survey  phase  objectives.  System  analysis  involves two phases: study phase and definition phase.  system  users.  Survey  phase  Plan the  project  Project &  System  Scope  Study phase  Analyze the  existing system  System  Improvement  Objectives  Definition phase  Prioritize the business  requirement  Documentation  System  design  phase Documentation  Repository  Documentation  A repository is a collection of databases associated with the application and project.  the  study  and  analysis  of  the  existing  business  and  information  system  and  the  definition  of  business  requirements.  Survey phase ­ The purpose of the survey phase is to determine the worthiness of the project and  to  create  a  plan  to  complete  those  projects.  the  system  analyst  will  work  with  the  system  owner.

 validation. System concepts which  are important in developing business information systems expedite problem solving and improves the  quality of decision­making. implementation. prototyping.2  SDLC  System development cycle stages are sometimes known as system study. It may  be represented in the form of a block diagram as shown below:  Feasibility study  Requirements collection and  analysis  Design  Prototyping  Implementation  Validation and  testing  Operation a) Feasibility study ­ It is concerned with determining the cost effectiveness of various alternatives  in the designs of the information system and the priorities among the various system components. meaning and direction.3.  The system analyst gives a system development project.Management Information Systems  Unit 5  5. They are confronted  with  the  challenging  task  of  creating  new  systems  an  planning  major  changes  in  the  organization.  Sikkim Manipal University  66  . design.  collection and analysis. The system analyst has to do a lot in this connection.  The typical breakdown of an information systems life cycle includes a feasibility study. requirements. testing and operation.

  c) Design ­ It is concerned with the specification of the information systems structure.    The person  involved  in  the system  development  is  known as  system analyst.3.  that  is. he should work  with a cross section of  people and should have the experience of working with computers. Implementation alternatives are carefully verifies and compared.  d)  Prototyping  ­ A prototype is a simplified implementation that is produced in order to verify in  practice that the previous phases of the design were well conducted.Management Information Systems  Unit 5  b)  Requirements. He knows how to  use the right tools. He is a  problem solver and takes problem as a challenge and enjoys meeting challenges.3  Roles of Systems Analyst  System analysts are the facilitators of the study of the problem and needs of a business to determine  how the business  systems and  information  technology  can  best  solve  the  problem  and  accomplish  improvements for the business. Sikkim Manipal University  67  .  The  system analyst is  responsible for examining the  total flow of data  throughout the  organization.  e) Implementation ­  It is concerned with the programming of the final operational version of  the information system.  f)  Validation  and  testing  ­  It  is  the  process  of  assuring  that  each  phase  of  the  development  process is of acceptable quality and is an accurate transformation from the previous phase. techniques and experience at the right time. collection and analysis  ­  It is concerned with understanding the mission of  the  information  systems. The database design is the design of the  database design and the application design is the design of the application programs. supporting and maintenance expert. His main role is as consultant.  5.  the  application  areas  of  the  system  within  the  enterprise  and  the  problems that the system should solve. There are two  types of design: database design and application design.  Various aspects of an organization like personnel interactions and procedures for handling problems  of  the  computer  are  studied by him.

 If the management approves these recommendations of the report the development process  can continue. It measures the practicality of a  specified technical solution. the findings of the study are formalized in a  written  report  that  includes  preliminary  specifications  and  a  development  plan  for  the  proposed  system.3.3.3.5  DFD  Data flow diagrams represent the logical flow of data within the system.1  Types of feasibility  The goal of feasibility study is to evaluate alternative systems and to propose the most feasible and  desirable  system  for  development.  b) Economic feasibility:  It is the measure of the cost effectiveness of a project. The  data is first collected for the feasibility study.4  Feasibility of Systems  Feasibility is a measure of how beneficial the development of an information system would be to an  organization. DFD do not explain how the  processes convert the input data into output.4. Feasibility analysis is the activity by which the feasibility is measured.  c)  Operational  feasibility:  It  is  a  measure  of  how  comfortable  the  management  and  users  are  with the technology.  The  feasibility  of  a  proposed  system  can  be  evaluated  in  four  major categories:  a)  Technical  feasibility:  It  is  a  measure  of  a  technology’s  suitability  to  the  application  being  designed or the technology’s ability to work with other technologies.  5. They do not explain how the processing takes place.Management Information Systems  Unit 5  5.  Feasibility study is a preliminary study which investigates the information needs of prospective users  and determines the resource requirements. It is also known  as cost­benefit analysis.  d) Schedule feasibility: It is a measure of how reasonable the project schedule is. costs. Later on. benefits and feasibility of a proposed project. Sikkim Manipal University  68  .  5.

 The data dictionary also stores some of the description of data  structures.  Arrow represents data flows.3.  external  entities  an  stores.  A number of guidelines should be used in constructing DFD. The numbers do not imply the sequence. It can also have software to update itself and  to produce reports on its contents and to answer some of the queries.6  Data Dictionary  The data  dictionary  is used to  create  and  store definitions of data.  Rectangle represents external agents­ the boundary of the system.  DFD  can  also  be  drawn in increasing levels of detail.  Rounded rectangles represent processes that transform flow of data or work to  be done.  sometimes  called  files  or  databases.Management Information Systems  Unit 5  DFD uses few symbols like circles and rectangles connected by arrows to represent data flows.  5. such as entities. Make sure the diagrams are balanced. It is source  or destination of data. Sikkim Manipal University  69  .  flows. Number the processes consistently. attributes and relationships. Avoid over complex DFD.  The  data  dictionary  can  be  used  to  retrieve  the  definition  of  data  that  has  already been used in an application. inputs and outputs to end from the processes. · · · · Choose meaningful names for the symbols on the diagram.  location. format for  storage  and  other  characteristics. starting with a summary high level view and proceeding o more  detailed lower level views. DFD  can  easily  illustrate  relationships  among  data.  The  open­ended  boxes  represent  data  stores. These data stores correspond to all instances of a single entity in a  data model.

1.1 Input Design ­ Input design is defined as the input requirement specification as per a format  required.4.  The goal of feasibility study is to evaluate alternative systems and to propose the most feasible  and desirable system for development.  Input  design  begins  long  before  the  data  arrives  at  the  device.  the  system  is  developed using appropriate business models. The development has to be in accordance to a given  standard. The output formats have to very friendly to the user.  3.4 Testing  ­  Exhaustive  and  thorough  testing  must  be  conducted  to  ascertain  whether  the  system produces the right results. The norms have to be strictly adhered to.1. Therefore the designer  has to ensure the appropriateness of the output format.1.  5.1.4.  The major steps involved in the design are the following:  5.4.  DFD uses few symbols like circles and rectangles connected by arrows to represent information  flows.  5.4.4.  The  analyst  will  have  to  design source documents. Testing is time consuming: Test data must be carefully prepared.  results  reviewed  and  corrections  made  in  the  system.  parts  of  the  system  may Sikkim Manipal University  70  . input screens and methods and procedures for getting the data into the  computer.Management Information Systems  Unit 5  Self Assessment Questions­2 : True or False  1.  5.4  5. customer etc.2 Output  Design  –  The  design  of  the  output  is  based  on  the  requirement  of  the  user  –  manager.1  Systems Design  Introduction to SD  The business application system demands designing of systems suitable to the application in project.3  Development  –  When  the  design  and  its  methodology  is  approved.  In  some  instances.  2.  5.  Feasibility is a measure of how beneficial the development of an information system would be to  an organization.

  this  approach  is  very  expensive. problems can be corrected. Instead. capacity for file storage and handling peak loads.  In  a  parallel  strategy  both  the old  system and  its  potential  replacement  are  run  together for a  time  until everyone is assure that the new one functions correctly.Management Information Systems  Unit 5  have  to  be  redesigned. When  all  parties  are  satisfied that  the new  system  meets  their standards.  and  additional  staff or  resources  may  be  required  to  run the extra system. but this goal is realistically impossible.  Four  main  conversion  strategies  can  be  employed.  5. focusing on finding all ways to make a program fail. At first glance. This is the safest conversion approach  because.  Among the areas examined are performance time.  It  tries  to determine  if  discrete  modules  will  function  together  as  planned  and  whether  discrepancies  exist  between  the  way  the  system  actually  works  and  the  way  it  was  conceived.  the  old  system  can  still  be  used  as  a  backup. Sikkim Manipal University  71  .  recovery  and  restart  capabilities  and  manual  procedures.  The  direct  cutover  strategy  replaces  the  old  system  entirely  with  the  new  system  on  an  appointed  day. the system is formally accepted for installation. testing should be viewed as  a means of locating errors in programs. But.  Testing  an  information  system  can  be  broken  down  into  three  types  of  activities: unit testing. this strategy seems less costly than the parallel conversion strategy. System testing tests the functioning of the information system  as  a  whole. system testing and acceptance testing. There is no other system to fall back on.  But. disruptions and the  cost of corrections are enormous. The purpose of such testing is to guarantee that  programs are error free. Dislocations. the pilot strategy and the phased strategy.  in  the  event  of  errors  or  processing  disruptions.5  Implementation and Maintenance  Conversion  ­  Conversion  is  the process  of  changing from  the  old  system  to  the new  system. Unit testing or program testing consists  of testing each program separately in the system. it is a  very risky approach that can potentially be more costly than parallel activities if serious problems with  the new system are found.1.  the  direct  cutover  strategy.  Acceptance  testing  provides  the  final  certification that the system is ready to be used in a production setting.4. Once  pinpointed.  They  are  ­  the  parallel  strategy.  Systems tests are evaluated  by  users  and  reviewed by  management.

 Systems maintenance is the monitoring.  the  system  is  introduced  by  functions.  Once  a  system  is  fully  implemented  and  is  being  used  in  business  operations. If the system is introduced by organizational units. Detailed documentation showing how the system works from both a technical and end­user  standpoint  is  finalized  during  conversion  time  for  use  in  training  and  everyday  operations. either simultaneously or in stages.  either  by  functions  or  by  organizational  units.  corporate  headquarters  might  be  converted  first.  for  example.  Lack  of  proper  training  and  documentation  contributes  to  system  failure.  the implementation of a new system usually results in the phenomenon known as the learning curve.  Production and maintenance  After the new system is installed and conversion is complete.  it  is  installed throughout the rest of the organization. such as  a  single  department  or  operating  unit.  a  new  payroll  system  might begin with hourly workers who are paid weekly.  If.  Moving  from  an  old  system  to  a  new  system  requires  that  end  users  be  trained  to  use  the  new  system.  so  this  portion  of  the  systems  development process is very important. it will need to be maintained while it is in production to correct errors. the system is said to be in production.  meet requirements or improve processing efficiency.  the  maintenance  function begins.  After  the  system has been fine­tuned. or necessary improvements.  The  phased  approach  strategy  introduces  the  new  system  in  stages.Management Information Systems  Unit 5  The pilot study strategy introduces the new system to only a limited area of the organization.  When  this  version  is  complete  and  working  smoothly.  Personnel who operate and use the system will make mistake simply because they are familiar with Sikkim Manipal University  72  .  In  some  instances. a formal  post  implementation audit  document  will  be  prepared. For example.  During this  stage the  system  will  be  reviewed  by  both users  and technical  specialists  to  determine  how well it has met its original objectives and to decide whether any revisions or modifications are in  order.  followed  by  outlying  operating  units  four  months  later. followed six months later by adding salaried  employees( who are paid monthly) to the system.

  Write a note on the development aspects of Information Systems.  3.  _________ is also necessary for other failures and problems that arise during the operation of a  system.  Write a note on the planning aspects of Information Systems  2.  5.  2. and new e­business and e­commerce initiatives may require major changes  to current business systems. Student also would have learnt about  the systems implementation and its maintenance.  Explain the system development life cycle.5  Summary  After going through this units student would have understood the concept of planning and developing  an  information  system  for  an  organization. The procedure for the analysis is explained.  Self Assessment Questions­3 : Fill in the blanks  1.  The  concept  of  systems  analysis  and  system  design  is  explained in detail.  _______ is the process of changing from the old system to the new system.  3.  Maintenance  also  includes  making  modifications  to  an  established  system  due  to  changes  in  the  business organizations.  Explain DFD and Data Dictionary.  Maintenance  is  also necessary for  other  failures and  problems  that arise during  the  operation  of a  system. they do point out  areas where a system may be improved. Though such errors usually diminish as experience is gained with a new system.  4.  Terminal Questions  1.  ________ is defined as the input requirement specification as per a format required.  End­users  and  information  systems  personnel  then  perform  a  troubleshooting  function  to  determine the causes of and solutions to such problems.  What is meant by feasibility of a system? What are its various types?  5.Management Information Systems  Unit 5  it. Sikkim Manipal University  73  .

3.  Refer 5.  Refer 5.1  2.2  4.3.4  5.2.3.5 and 5. 2­Conversion.2  3.  Refer 5. 2­True.Management Information Systems  Unit 5  Answer to Self Assessment Questions(SAQ)  SAQ­1 : 1­True.6 Sikkim Manipal University  74  . 3­Maintenance  Answer to Terminal Questions  1.3. 3­False  SAQ­3 : 1­Input Design.2.  Refer 5. 2­False  SAQ­2 : 1­True.  Refer 5.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful