P R O C E D U R A - P 07

:

SEDINTA DE DESCHIDERE

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006 Intocmit: Dumitru Mihaela / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Lista participantilor: Numele Functia
0 1

Data: 08.04.2006 Data: 08.04.2006 Serviciul/ Directia
2

Nr. telefon
3

E-mail
4

Semnatura
5

Ionescu Ion Dumitru Mihaela Popescu Ion Nita Viorel Vasile Camelia Anton Ana

Auditor Auditor Auditor Sef serviciu Consilier consilier

SAI SAI SAI Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane

Stenograma sedintei: - prezentarea echipei de auditori care urmeaza sa efectueza misiunea de audit. - prezentarea auditului intern de catre auditori, in special a obiectivelor generale ale auditului intern, precum si semnificatia auditului intern. - prezentatea Programului interventiei la fata locului, obiectivele auditabile care se intentioneaza a fi realizate, dupa analizele de risc efectuate. S-a solicitat parerea auditatilor cu privire la aceste obiective, unde s-au facut remarci ca acestea, in general, reprezinta zone de risc, dar nu au fost aduse si unele obiectii cu privire la plata facturilor in sensul ca angajamentele s-au facut numai in conditiile in care existau disponibilitati banesti. - stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta in vederea colectarii informatiilor, efectuarii de teste asupra muncii lor si pentru a lua interviuri. A fost stabilit programul intalnirilor si timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri. - stabilirea conditiilor pe care auditatul trebuie sa le asigure in vederea realizarii misiunii de audit ( spatiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.). - convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor sedinte intermediare in cursul auditului, informarea sistematica asupra constatarilor. S-a stabilit Data reuniunii de inchidere, inclusiv participantii.
- stabilirea modalitatii de redactare a Raportului de audit ( cand, cum si cui va fi distribuit). Recomandarile formulate ca urmare a eventualelor disfunctionalitati constatate vor fi discutate si analizate cu structura auditata, inclusiv Calendarul implementarii si persoanele raspunzatoare cu implementarea recomandarilor.

50

P R O C E D U R A - P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR] MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern

CHESTIONARUL – LISTA DE VERIFICARE
Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01.01.2005 – 31.03.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si personalul contractual

Activitatea de auditat – cadre militare
0

Da
1

Nu
2

Obs
3

Verifificati daca salariul de baza a fost stabilit corect:
- verificati daca au fost corect stabilii coeficientii de ierarhizare - verificati soldele de grad - verificati daca gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 la gradatia 7 ) in functie de timpul servit in calitatate de politist - verificati diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului profesional pe care il au. - verificati daca salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu reglermantarile legale in vigoare - verificati daca exista propuneri pentru salariile de merit - verificati daca salariile de merit sunt stabilite corect - verificati daca indemnizatia de comanda a fost stabilita corect pentru fiecare cadru - varificati daca sporul pentru misiune permanenta a fost acordat intregului personal militar conform reglementarilor legale
Test 1 Foaie de lucru 1

Lista de control 1 FIAP 1

Verificati daca sporul de fidelitate este corect stabilit Verificati daca exista decizii de modificare a salariilor, sporurilor, indemnizatiilor Verificati daca modificarile legislative cu privire la salarii sunt aduse la cunostinta personalului Verificati daca procedurile sunt actualizate ca urmare a modificarilor legislative Varificati daca pozitiile pe care sunt incadrate cadrele militare sunt in conformitate cu Statul de Organizare al unitatii Verificarea orelor lucrate peste programul de munca Verificarea persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si indemnizatii
51

Test 2 FIAP 2

Test 3

sporurilor.Activitatea de auditat – personal civil 0 Da 1 Nu 2 Obs. indemnizatiilor Verificati daca modificarile legislative cu privire la salarii sunt aduse la cunostinta personalului Verificati daca procedurile sunt actualizate ca urmare a modificarilor legislative Varificati daca pozitiile pe care este incadrat personalul civil sunt in conformitate cu Statul de Organizare al unitatii Verificarea orelor lucrate peste programul de munca Verificarea persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si indemnizatii Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat? Test 4 Test 3 Activitatea de auditat – cadre militare si personal contractual 0 Da 1 Nu 2 Obs. 3 Verifificati daca salariul de baza a fost stabilit corect Verificati daca exista proceduri scrise Varificati daca sporul de vechime a fost stabilit corect Verificati daca exista decizii de modificare a salariilor. 3 Verificati daca exista obiective scrise si politici pentru aplicatiile pe computer Verificati daca exista programe de intretinere Verificati daca parolele sunt schimbate la intervale regulate de timp Verificati daca sistemul informatic poate fi recuperat dupa un dezastru sau o cadere a acestuia Verificati daca exista un plan de recuperare Verificati daca exista o verificare a sistemului impotriva virusilor Auditor intern. Superviza 52 Test 7 . 3 Verificati daca exista proceduri scrise Verificati daca exista dosar de personal pentru toti salariatii Verificati daca dosarele de personal cuprind toate documentele Verificati daca accesul la dosarul de personal este permis doar persoanelor autorizate Obiectivul 3: sistemul informatic este adecvat? Test 5 Test 6 Foaie de lucru 6 Lista de control 6 FIAP 6 Activitatea de auditat 0 Da 1 Nu 2 Obs.

P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR] MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si personalul contractual Testul nr.gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 la gradatia 7 ) in functie de timpul servit in calitate de politist . cu esalonul la care isi desfasoara activitatea . .sporul pentru misiune permanenta a fost acordat intregului personal militar conform reglementarilor legale Constatari: din verificarea efectuata s-au constatat erori la acordarea gradatiilor cadrelor militare incadrate in perioada 15.03.P R O C E D U R A .diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului profesional pe care il au. 1 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01. Auditor intern. Concluzii: salariile de baza pentru cadrele militare in cauza sunt eronate.exista propuneri pentru salariile de merit .2005 – 31. Supervizor.2005 – 15.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: salariile de baza ale cadrelor militare Obiectivele testului: verificarea corectitudinii salariilor de baza stabilite Descrierea testului: se urmareste daca: .soldele de grad au fost corect stabilite . 53 .2005.salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu reglermantarile legale in vigoare . complexitatea in gradul de raspunde cerut de indeplinirea acesteia.09.au fost corect stabiliti coeficientii de ierarhizare in raport cu atributiilece revin fiecarei functii.01.10.indemnizatia de comanda a fost stabilita corect pentru fiecare cadru .salariile de merit sunt stabilite corect .

gradatiile au fost stabilite corect ( de la gradatia 1 la gradatia 7 ) in functie de timpul srvit in calitate de politist . 2005 2005 2006 . 01.03.12 .01. .2006 cand salariile au fost indexate.10.salariile de merit sunt stabilite in conformitate cu reglermantarile legale in vigoare .2005 – 15.sporul pentru misiune permanenta a fost acordat intregului personal militar conform reglementarilor legale X X X X X X X FIAP X X X X X X X X X X X X X Nota: din verificare a rezultat ca in perioada 01.2005.2006 elementele care alcatuiesc salariile de baza ale cadrelor militare au fost au fost corect acordate. Auditor intern. 01.salariile de merit sunt stabilite corect .01. 9 din Ordinul Ministrului nr.8 ani gradatia 2 .exista propuneri pentru salariile de merit . 01. 1 Obiectul testului: salariile de baza ale cadrelor militare In vederea efectuarii testului a fost constituit un esantion de 45persoane dintr-un numar de 850 cadre militare analizandu-se salariile de baza ale acestora la data de 01.01.2005 – 31.4 ani gradatia 1 .2005.02. FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR.2 ani gradatia 0 . 01.4 .20 – 25 ani gradatia 6 54 .16 . Auditor intern. exceptie facand gradatiile pentru 3 cadre militare pentru care au fost stabilite incorect.10.2005.20 ani gradatia 5 .02.diferentele ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului profesional pe care il au. LISTA DE CONTROL NR.2 .09.FOAIE DE LUCRU NR.1 Problema: Calculul incorect al gradatiilor pentru cadrele militare incadrate in perioda 15.16 ani gradatia 4 .indemnizatia de comanda a fost stabilita corect pentru fiecare cadru .10. potrivit art. 1 Elementele testate 01.au fost corect stabilit coeficientul de ierarhizare X X X . 132/2005 conform caruia persoanele nou incadrate in randul politistilor beneficiaza de garadatii in raport cu vechimea in munca legal stabilita dupa cum urmeaza: . Supervizor.0 . Supervizor.soldele de grad au fost corect stabilite X X X .

01.8 .2005 sunt eronate deoarece gradatiile ( element al salariului de baza )acordate acestora au fost stabililite eronat dupa Ordinul Ministrului nr. Pentru conformitate: P R O C E D U R A .2005 ( care a fost primit ulterior in unitate pe data de 15.03. 132 / 15. 2 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01.peste 25 de ani Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru 3 cadrele militare incadrate in perioada mai sus mentionata nu s-au calculat corespunzator gradatiile. 275 / 1995 Vechimea in viata civila acumulata pana la momentul incadrarii in MAI Gradatia acordata Ordinul Ministrului nr. Recomandari: Revenirea asupra celor 3 Ordine de incadrare in cauza si recalcularea corespunzatoare a gradatiilor potrivit Ordinului Ministrului nr. 132/2005.20 ani 20 – 25 ani Peste 25 ani 0 1 2 3 4 5 6 7 0 – 2 ani 2 – 4 ani 4 . 132 / 2005 Vechimea in viata civila acumulata pana la momentul incadrarii in MAI Gradatia acordata 0 – 3 ani 3 – 5 ani 5 – 7 ani 7 – 10 ani 10 – 15 ani 15 .2005 – 31.09.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: sporul de fidelitate 55 . Supervizor.10.09.12 ani gradatia 3 . Cauze: In perioada respectiva Ordinul Ministrului nr. Auditor.8 ani 8 – 12 ani 12 – 16 ani 16 – 20 ani 20 – 25 ani Peste 25 ani 0 1 2 3 4 5 6 7 Consecinte: salariile de baza pentru 3 cadre militare incadrate in perioada 15.10. 275 / 1995 dupa care s-a lucrat pana la momentul respectiv a fost inlocuit cu Ordinul Ministrului nr. 275 / 1995.P 0 8: COLECTAREA INFORMATIILOR MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern Testul nr.2005 – 15.2005 ) in care au fost modificate perioadele de vechime in munca in functie de care se calculeaza gradatiile in momentul incadrarii cadrelor active astfel: - Ordinul Ministrului nr.

2 Problema: Calculul incorect al sporului de fidelitate pentru cadrele militare .barbati trecuti in perioada 01.barbati trecuti in perioada 01.2005 – 01. Auditor intern. ordine publica si siguranta nationala in calitate de militar.07.06.2005 – 01.2005 – 01.06.132/2005 pentru activitatea desfasurata in institutii din sectorul de aparare nationla. FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. Supervizor.06.Obiectivele testului: verificarea corectitudinii sporului de fidelitate stabilit Descrierea testului: se urmareste daca a fost acordat corect sporul de fidelitate cadrelor militare – femei si barbati. functionar public si functionar contractual. Cauze: in perioada 01. Avandu-se in vedere faptul ca procentul sporului de fidelitate se calculeaza proportional cu vechimea in M. luand in calcul numai vechimea acestora in M.07. Concluzii: sporul de fidelitate pentru cadrele militare barbati trecuti in perioada 01.A.07. noua persoana raspunzatoare pentru calculul sporului de fidelitate a omis sa ia in calcul ( nepunandu-se la punct cu legislatia in vigoare ) perioada in care barbatii si-au efectuat stagiul militar.06.07.07. 56 . 6 din Ordinul Ministrului nr. predandu-si sarcinile altei persoane.07. Potrivit art.2005 – 01. Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru 5 cadre militare . atat ca personal civil cat si ca personal militar. Consecinte: procentul sporului celor 5 de fidelitate pentru cadrele militare .2005 de la personal contractual in randul cadrelor active.I. Auditor intern.I.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active a fost stabilit eronat. politist.2005 persoana careia ii revenea sarcina de a calcula procentul sporului de fidelitate a fost in concediu de odihna. Supervizor.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active. Constatari: din verificarea efectuata s-au constatat erori la acordarea sporului de fidelitate cadrelor militare – barbati trecuti in perioada 01.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active este acordat eronat.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active nu s-a calculat corespunzator sporul de fideliate. ca personal civil.barbati trecuti in perioada 01.06.2005 – 01.2005 – 01.A.06. Recomandari: Revenirea asupra celor Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea corespunzatoare a procentului sporului de fidelitate. politistilor li se acorda un spor de fidelitate de pana la 20 % de baza.

Concluzii: exista proceduri scrise si se respecta legislatia.2005 – 31. 4 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01. indemnizatiilor . Supervizor: Testul nr. Descrierea testului: se urmareste daca: .01.salariile de baza au fost stabilite corect . respectandu-se legislatia in vigoare . Constatari: nu s-au depistat erori.Pentru conformitate: Testul nr.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: salariile de baza si sporul de vechime pentru personalul contractual Obiectivele testului: verificarea corectitudinii salariilor de baza stabilite si a sporului de vechime acordat. sporurilor. 3 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01.modificarile legislative cu privire la salarii sunt aduse la cunostinta personalului .03.persoanelor care beneficiaza de anumite sporuri si indemnizatii isi desfasoara activitatea in conditiile specifice pentru care primeste respectivele sporuri si indemnizatii.procedurile sunt actualizate ca urmare a modificarilor legislative . Auditor intern.03.pozitiile pe care este incadrat personalul civil sunt in conformitate cu Statul de Organizare al unitatii .2005 – 31.01.procentul sporului de vechime a fost acordat corect 57 .exista decizii de modificare a salariilor.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: elementele salariale sunt corect stabilite pentru personalul civil si militar Obiectivele testului: verificarea corectitudinii in stabilirea elementelor salariale Descrierea testului: se urmareste daca: .

Supervizor: Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat? Testul nr.inregistrarea tuturor documentelor . 5 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01. iar sporul de vechime a fost calculat corespunzator.01. Concluzii: exista proceduri scrise si se respecta legislatia Auditor intern.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: gestionarea dosarelor de personal pentru cadrele active si personalul contractual Obiectivele testului: verificarea dosarelor de personal Descrierea testului: se urmareste daca: -exista proceduri scrise -exista dosar de personal pentru toti salariatii . proportional cu vechimea in campul muncii a fiecarei persoane.depunerea in ordine cronologica a documentelor la dosar .Constatari: din verificarea efectuata nu s-au constatat erori la stabilirea salariilor de baza ale personalului civil.2005 – 31.03.mentionarea tuturor documentelor existente la dosar in opis -accesul la dosarul de personal este permis doar persoanelor autorizate -opisarea dosarelor de personal -numerotarea dosarelor de personal -asezarea dosarelor de personal -stabilirea duratelor de pastrare a documentelor la dosarele de personal -extragerea documentelor expirate de la dosarele de personal Constatari: din analiza efectuata s-a constat ca dosarele de personal sunt incomplete Auditor intern.dosarele de personal cuprind toate documentele: . Supervizor. 58 .

declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.funcţia.copia de pe cartea de identitate sau buletin .nume şi prenume . categoria. păstrare şi evidenţa dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane.starea civilă .cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani .situaţia militară . prezentată în anexă. Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr.decizia de numire . . Constatări În general. precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici. gradaţia . respectiv 47 de dosare profesionale.cazierul administrativ .03. actualizare.cazierul judiciar . rectificare.declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică . 6 .TEST NR.fişa postului Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale. 6 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditată: 01.pregătirea profesională . clasa. Obiectivele testului Constituirea dosarelor profesionale Descrierea testului Eşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%.01. din totalul populaţiei de 465 de dosare.copii de pe carnetul de muncă .2005.2006 Obiectul testului Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici. conform foii de lucru anexate.numele copiilor şi data naşterii . 59 .data şi locul naşterii . din analiza modului de întocmire.31.

60 .5 = 47 dosare profesionale. 6 GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel: . 151 şi 241. . 211.populaţia totală este de 465 dosare profesionale.pasul de selecţie va fi 465 : 47 = 10. • Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121. Concluzii În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. . 151. respectiv 465 x 10% = 46.eşantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziţiile prezentate în Lista de control anexată la Testul nr.eşantionul va fi de 10%.În urma verificării eşantionului stabilit. Auditor intern. . 261. Auditor intern. 291 şi 321. • Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11. 6. aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale. 141. s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente: • Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61. 321 şi 431.eşantionul constituit va fi verificat integral. Supervizor. 6: . FOAIE DE LUCRU NR. . Supervizor.în urma verificării se va întocmi un test.

Pentru conformitate 61 .03. a vechimii în muncă şi în funcţie. de regulă.01. Constatari: Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public. Întocmit. 321 şi 431 din eşantion. Copii de pe carnetele de muncă pentru dosarele 11. . 261. Supervizat. 6 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditată: 01.Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi. pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici. . nr.FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 4 din H. 291 şi 321 din eşantion. Declaraţii de avere pentru dosarele 121. debite de recuperat ş. Consecinte: În situaţia unor solicitări. nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici (stabilirea corectă şi promptă a salariului. la unele dosare profesionale. 151 şi 241 din eşantion.Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.). 432/2004 privind constituirea dosarului profesional al funcţionarilor publici. În urma verificării eşantionului stabilit pe baza Testului nr. 151.a. conform art. Recomandari: .Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural. s-a constatat lipsa. 141. în regim de urgenţă.2006 Problema :Neconstituirea dosarului profesional în termen de 10 zile de la angajarea personalului. 211. 6 şi analiza informaţiilor prezentate în Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale. a următoarelor documente: Cazierul judiciar pentru dosarele 61.2005 – 31. respectiv intrarea în corpul funcţionarilor publici. Cauze: Inexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcţionarului public. deşi aceste date cu caracter personal sunt necesare.G.

62 . 7 Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01.03.2005 – 31.Testul nr.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Obiectul testului: sistemul informatic Obiectivele testului: se verifica daca sistemul informatic este adecvat Descrierea testului: se urmareste daca: exista obiective scrise si politici pentru aplicatiile pe computer exista programe de intretinere parolele sunt schimbate la intervale regulate de timp sistemul informatic poate fi recuperat dupa un dezastru sau o cadere a acestuia exista un plan de recuperare exista o verificare a sistemului impotriva virusilor Constatari: in urma verificarilor efectuate s-a constatat ca nu sunt probleme in ceea ce priveste sistemul inormatic.01. Concluzii: sistemul informatic este adecvat.

auditor coordonator al misiunii .01. Nu au fost formulate obiectiuni asupra constatarilor efectuate. DATE DE IDENTIFICARE Echipa de audit a fost formata din: .Popescu Ion – auditor 63 .P R O C E D U R A P 1 1: SEDINTA DE INCHIDERE MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern MINUTA SEDINTEI DE INCHIDERE Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01. deficientele constatate fiind insusite in totalitate. au fost prezentate recomandarile care urmeaza a fi imlementate pentru eliminarea deficientelor constatate. telefon 3 E-mail 4 Semnatura 5 Ionescu Ion Dumitru Mihai Popescu Ion Nita Viorel Vasile Camelia Anton Ana Auditor Auditor Auditor Sef serviciu Consilier consilier SAI SAI SAI Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane Concluzii: Au fost prezentate obiectivele auditate si constatarile pentru fiecare obiect auditat. a fost discutata fiecare deficienta in parte.Dumitru Mihaela . P R O C E D U R A P 1 2: ELEBORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern PROIECTUL DE RAPORT DE AUDIT INTERN I.03.2006 Intocmit: Dumitru Mihai / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Lista participantilor: Numele 0 Functia 1 Serviciul/ Directia 2 Nr. urmand a fi implementate.2005 – 31. au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea unor disfunctionalitati.

244 / 2005 prin care se aproba normele proprii de exercitare a auditului intern in cadrul instituiei. . gestionarea corespunzatoare a dosarelor de personal precum si adecvarea sistemului informatic.Ordinul de efectuare a misiunii de audit: auditarea activitatilor cuprinse in planul de audit intern pe anul 2006 s-a facut in bza Ordinului de serviciu nr.foi de lucru privind descrierea activitatilor auditate.03.Ordinele Ministrului pentru incadrarea personalului militar.documentele existente la dosarle de personal Materiale intocmite pe timpul auditarii: .2006 Perioada supusa auditarii: 01.Dispozitiile de incadrare pentru personalul civil.dosarele de personal. Obiectivele auditului: au urmarit daca: .03.2005 – 31. . d) Observarea fizica: in vederea formarii unei pareri proprii privind modul de intocmire si emitere a documentelor.2006 Scopul actiunii de auditare: consta in: asigurarea corectitudinii stabilirii salariilor.2006. . .05. c) Esantionarea: pentru analiza intocmirii documentelor.cartile de munca.Planului de audit intern pe anul 2006 aprobat de conducerea institutiei .fise de identificare a activitatilor privind principalele probleme constatate.01. . Baza legala a actiunii: auditarea s-a efectuat in baza : . b) Interviul: pentru lamurirea unor aspecte legate de organizarea si desfasurarea activitatilor.registrele de evidenta a persoanelor cu drept de consultare si a persoanelor care au consultat dosarele de personal . Ca instrumente de audit.04.dosarele de personal sunt complete si bine gestionate .Legea 672 / 2002 privind auditul public intern . 64 . 672 / 2002 . Documente si materiale examinate in cadrul Serviciului Resurse Umane : .sistemul informatic este adecvat.registrul de evidenta a salariatilor .2006 – 15.OMFP nr.OMFP nr. 35 din 01. . Durata actiunii de auditare: 01. s-au utilizat Chestionarele – Listele de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil. 38 / 15.dosarele de personal constituite si gestionate in cadrul compartimentului. . realitatii si acuratetei inregistrarilor in contabilitate.2003 prin care se aproba Normele metodologice de aplicare a Legii nr.elementele salariale sunt corect stabilite.01. Tipil de auditare: s-a efectuat un audit de conformitate / regularitate Metode si tehnici utilizate: a) Verificarea: in vederea asigurarii validitatii.

. 1. solicitarile la efort si cu esalonul la care isi desfasoara activitatea. conciliere. complexitatea si gradul de raspundere cerut de indeplinirea acesteia. 132 / 2005 salariile ce se cuvin politistilor sunt diferentiati prin coeficienti de ierarhizare. 3 din Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr. . 9 din Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr.documente de lucru. . solda de grad.A.I. . Organizarea si functionarea serviciului au fost conforme organigramei si Regulamentului de organizare si functionare.1. programul interventiei la fata locului. sporul de vechime. potrivit art. Stabilirea coeficientilor de ierarhizare. alte sporuri. CONSTATARI: Obiectivul 1: asigurarea ca elementele de natura salariala sunt stabilite corect la militari si personalul contractual 1. gradatii si indemnizatii de dispozitiv 1. .chestionare – liste de verificare. indemnizatie de comanda. Activitati desfasurate in cadrul Serviciului Resurse Umane: .intocmirea si actualizarea carnetelor de munca.fundamentarea corecta si acordarea primelor.intocmirea statelor de functii pe care le supune spre avizare conducerii si M. . II. .pregatirea si perfectionarea profesionala a salariatilor.1.. precum salariul de baza. .1.liste de verificare a obiectivelor. Organizarea Serviciului Resurse Umane: serviciul a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de 6 salariati. Pentru toti salariatii au fost intocmite fise ale posturilor prin care s-au stabilit relatiile ierarhice si sarcinile de serviciu.fise de identificare si analiza a riscurilor. .2. solda de merit. .1. Stabilirea corecta a salariului de baza pentru cadrele militare Cadrele militare in activitate au dreptul la o solda lunara compusa din: solda de functie.raspunderea privind aplicarea corecta a reglementarilor legale in domeniul salarizarii personalului.rapoarte preliminare de audit. 132 / 2005 persoanele nou incadrate sau reintegrate in randul politistilor beneficiaza de gradatii in raport cu vechimea in munca legal stabilita. Din verificarile 65 .programul de audit. tematica detaliata de audit. Stabilirea gradatiilor.organizarea concursurilor de promovare si avansare a personalului. S-a efetuat verificarea a 50 de coeficienti de ierarhizare pentru cadre militare ofiteri si subofiteri. minutele dedintelor de deschidere / inchidere. constatandu-se stabilirea corecta a coeficientilor pentru toate cazurile analizate. potrivit art. . in raport cu atributiile ce revin fiecarei functii.tabele puncte tari si puncte slabe.

132 / 15.4. 132 / 2005.2005 – 15. Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru cadrele militare incadrate in perioada mai sus mentionata nu s-au calculat corespunzator gradatiile. pot primi un salariu de merit de pana la 20 % .3.1. 8 din Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr. 66 . Cauze: In perioada respectiva Ordinul Ministrului nr. Consecinte: salariile de baza ale cadrelor militare incadrate in perioada 15. 132 / 2005.09. 1. potrivit art. 1 ( FIAP 1 ) Criteriu: Calculul incorect al gradatiilor pentru cadrele militare incadrate in perioda 15.2005 sunt eronate deoarece gradatiile ( element al salariului de baza )acordate acestora au fost stabililite dupa Ordinul Ministrului nr. Stabilirea salariilor de merit.09. 132 / 2005.2005 ( care a fost primit ulterior in unitate pe data de 15.2005 ) in care au fost modificate perioadele de vechime in munca in functie de care se calculeaza gradatiile in momentul incadrarii cadrelor active. 1. politistii imputerniciti sa asigure indeplinirea atributiilor functiilor prevazute cu indemnizatie de conducere. din analiza diferentei dintre salariul gradului profesional al functiei ocupate si salariul gradului profesional detinut. PROBLEMA nr. 275 / 1995 dupa care s-a lucrat pana la momentul respectiv a fost inlocuit cu Ordinul Ministrului nr.efectuate s-a constatat stabilirea eronata a gradatiilor pentru 3 cadre militare pentru care s-a intocmit FIAP 1.1.5. Salariul de merit se acorda pentru cel mult 30 % din numarul total de posturi prevazute in statele de organizare. 5 din Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr. Din analiza efectuata asupra unui esantion de 25 de persoane cu functii de conduce a rezultat faptul ca indemnizatiile de conducere au fost stabilite corect corespunzator functiei ocupate de fiecare cadru in parte.09. 4 din Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr. 275 / 1995. 1.2005 – 15.2005. conditie ce a fost respectata asa cum reiese din verificarea Deciziei privind acordarea salariilor de merit. pentru un esantion format din 35 de cadre militare s-a constatat ca diferentele sunt corect stabilite potrivit art. Recomandari: . potrivit art. Stabilirea indemnizatiilor de comanda.10.10.1. Stabilirea diferentelor ce se acorda politistilor care indeplinesc functii pentru care sunt prevazute grade profesionale superioare gradului profesional pe care il au. politistii.10. pentru rezultate deosebite obtinute in activitatea desfasurata.Revenirea asupra Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea corespunzatoare a gradatiilor cadrelor militare in cauza.

Recomandari: Revenirea asupra Ordinelor de incadrare in cauza si recalcularea corespunzatoare a procentului sporului de fidelitate Pentru celelalte aspecte verificate in vederea asigurarii ca elementele de natura salariala sunt corect stabilite s-a intocmit testul 3 din care a rezultat faptul ca exista proceduri scrise si se respecta legislatia.06. .07.A.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active a fost stabilit eronat.2.06.2005 – 01.06. Stabilirea sporului de fidelitate pentru cadrele militare.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active nu s-a calculat corespunzator sporul de fideliate. Din verificarile efectuate s-a constatat ca sporul de fidelitate a fost calculat eronat pentru cadrele militare trecute in randul cadrelor active in perioada 01.2005 – 01. atat ca personal civil cat si ca personal militar. ca personal civil.06.2005 de la personal contractual in randul cadrelor active.barbati trecuti in perioada 01. 2 ( FIAP 2 ) Criteriu: Calculul incorect al sporului de fidelitate pentru cadrele militare . predandu-si sarcinile altei persoane.barbati trecuti in perioada 01. PROBLEMA nr.I.3.I.07.2005 persoana careia ii revenea sarcina de a calcula procentul sporului de fidelitate a fost in concediu de odihna. noua persoana raspunzatoare pentru calculul sporului de fidelitate in perioada 01. 132 / 2005 politistii beneficiaza de un spor de fidelitate de pana la 20 % in functie de activitatea desfasurata in M.2005 – 01. potrivit sectiunii 5 din Ordinul Ministrului Administratiei si Internelor nr.2005 – 01. 1. benefiaza de salariile de baza care se compun din salariile de incadrare la care se adauga 67 .2005 – 01.2005 pentru care s-a intocmit FIAP 2.07.07.2005 – 01.barbati trecuti in perioada 01.A.A. Consecinte: procentul sporului de fidelitate pentru cadrele militare . luand in calcul numai vechimea acestora in M.1.2005 a omis sa ia in calcul ( nepunandu-se la punct cu legislatia in vigoare ) perioada in care barbatii si-au efectuat stagiul militar.I. 132 / 2005 personalul civil din M. Constatari: Din verificarile efectuate rezulta ca: pentru cadrele militare . Avandu-se in vedere faptul ca procentul sporului de fidelitate se calculeaza proportional cu vechimea in M.07.A.06. in baza Ordinului Ministrului Administratiei si Internelor nr.07. Cauze: in perioada 01. Stabilirea salariilor de baza pentru personalul civil.I.06.

sistemul informatic este adecvat. 4 din H. deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului. În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal. Pentru rezolvarea acestei neconformităţi. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.). pe ani. în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici.1.a. nr. În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor. Sistemul informatic In urmaverificarilor efectuate asa cum reiese din testul numarul 7. constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. în ordinea cronologică a emiterii acestora. echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici. In urma verificarilor efectuate salariile de baza ale personalului civil au fost stabilite corect in conformitate cu legislatia in vigoare.G.indemnizatiile de conducere si salariile de merit. debite de recuperat ş. Obiectivul 2: dosarul de personal este complet si bine gestionat? 2. 6 . Obiectivul 3: sistemul informatic este adecvat? 3. echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici. trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii. Actualizarea dosarelor profesionale În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional. indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare. a vechimii în muncă şi în funcţie. 68 . În consecinţă.1. conform art. acordarea salariului de merit.

Toate documentele originale care au stat la baza analizei obiectivelor misiunii de audit au fost inapoiate persoanelor responsabile de pastrarea si arhivarea acestora. 1. a constatarilor efectuate in timpul muncii pe teren. Prezentul proiect de Raport de audit a fost intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor auditabile. Supervizat. X 3. Structura auditata. a programului de audit si a celor de interventie la fata locului. Auditori. APRECIERE FUNCŢIONAL DE ÎMBUNĂTĂŢIT CRITIC OBIECTIVUL Elementele de natura salariala sunt corect stabilite Dosarele de personal sunt complete si bine gestionate Sistemul adecvat informatic este X X 2. Pentru conformitate. 69 . modul de punere in practica a recomandarilor. comunicarea periodica a stadiului progresului actiunilor. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind Stabilirea salariilor din entitatea auditată conform grilei: NR. Pentru implementarea recomandarilor structura auditata va intocmi un plan de actiune insotit de un calendar privind implementarea acestuia. In planul de actiune se vor stabili responsabilitatile pentru fiecare recomandare. CRT. Toate constatarile efectuate au la baza documente de lucru intocmite pe care se bazeaza sustinerile.III.

2005 – 31.03.P R O C E D U R A P 1 4 : REUNIUNEA DE CONCILIERE MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR Serviciul de Audit Intern MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE Misiunea de audit: Stabilirea salariilor Perioada auditata: 01. Nota: in aceste conditii Proiectul de Raport de audit devine Raport de audit final 70 .01. telefon 3 E-mail 4 Semnatura 5 Ionescu Ion Dumitru Mihaela Popescu Ion Nita Viorel Vasile Camelia Anton Ana Auditor Auditor Auditor Sef serviciu Consilier consilier SAI SAI SAI Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane Serviciul Resurse Umane Rezultatele concilierii: pentru constatarile mentionate in proiectul Raportului de audit structura auditata nu a formulat nici un fel de obiectiuni. prin care se stabilesc persoanele raspunzatoare pentru implementare si termenele / etapele de realizare. Pentru implementarea recomandarilor si remedierea problemelor constatate structura auditata a intocmit deja PLANUL DE ACTIUNE. recunoscand deficientele in activitate.2006 Intocmit: Dumitru Mihaela / Popescu Ion Avizat: Ionescu Ion Data: Data: Lista participantilor: Numele 0 Functia 1 Serviciul/ Directia 2 Nr. fiind in totalitate de acord cu acestea.

200615.Revenirea asupra Ordinelor de incadrare in cauza si Pentru cadrele recalcularea militare incadrate in corespunzatoare a perioada gradatiilor cadrelor 15.2006 Sef compartiment .05. active sa se .Transmiterea noilor recalculeze gradatii gradatiile.Transmiterea noilor recalculeze sporul gradatii de fidelitate compartimentelor financiaare in vederea coalcularii diferentelor de platit / de recuperat.09. 71 15.2005 se se .06.PLANUL DE ACTIUNE Anexa SI CALENDARUL IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR Recomandarea Planul de actiune Calendarul Responsabil cu implementarii implementarea .barbati recalcularea trecuti in perioada corespunzatoare a 01. .2005 – procentului sporului 01.07. 15.2005 – militare in cauza.2006 Sef compartiment 15.05.06. compartimentelor financiaare in vederea coalcularii diferentelor de platit / de recuperat.06.2005 de la de fidelitate pentru personal contractual cadrelor militare in in randul cadrelor cauza.Revenirea asupra Ordinelor de Pentru cadrele incadrare in cauza si militare .10.200615.

Constituirea unei comisii pentru verificarea dosarelor profesionale necuprinse în analiza echipei de auditori 15. pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici Planul de actiune Calendarul Responsabil cu implementarii implementarea .06.200615.200615.Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale 15.2006 Sef compartiment Implementarea unui .05.Desemnarea prin nivel de control decizie a managerului suplimentar pe a unei persoane care lanţul procedural să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind gestionarea dosarelor profesionale Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale .2006 – 15.2006 Sef compartiment 72 .06.08.Recomandarea Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi.2006 Sef compartiment 15.05.05.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful