TERCER TRIMESTRE

COMPUTACION

CONSULTAS

Michelle Mancero
Sexto A
 DEFINICIÓN
o Las consultas son herramientas de Access que extraen información de
la base de datos, la misma que será analizada y modificada de varias
maneras, permiten que esta información proveniente de una tabla sea
filtrada.
 Las consultas pueden ser usadas tanto en campos tipo texto y campos
tipo numérico.
 Las consultas son un recurso práctico para obtener información
específica contenida en la Base de Datos.
 las consultas cumplen con varias funciones, como por ejemplo el elegir
campos específicos de tablas específicas, seleccionar información vía
criterios; mostrar los datos en varios órdenes, obtener datos de varias
tablas simultáneamente; calcular totales; crear formularios e informes;
crear otras consultas y gráficos.

 Las consultas son objetos de la base de datos que permiten

seleccionar un conjunto de registros con los que poder trabajar
en un momento determinado. Una consulta es un filtro
sofisticado.
 Los labores de las consultas son:

 Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.

 Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).
 Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición,
colocados a voluntad.
 Ordenar a capricho y representar de distintos modos los registros
seleccionados.
 Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos
almacenados en una tabla.
 Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas,
promedios,...).
 TIPOS DE CONSULTAS
 Existen tres tipos de consultas:

 De Selección: Este asistente de consulta es el que normalmente se

usa, la consulta de tipo selección consigue la información de una
o más tablas e indica los resultados aparte en una hoja de datos
donde los registros pueden ser actualizados, pero bajo
condiciones.

TIPOS DE CONSULTAS

 De Referencias Cruzadas: Este tipo selecciona y muestra los registros en

formato de planilla, este tipo se utiliza para calcular y reestructurar datos
de manera que al momento de analizarlo fuera mas fácil. Este asistente
muestra los datos en un formato similar a la de las hojas de datos.
 De Acción: este asistente altera, es decir realiza cambios o desplazamientos de
los registros en una sola operación, dentro de este asistente existen cuatro tipos:
 Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas.
Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos
que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de
eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos
seleccionados dentro de los registros.
 Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros
de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento
para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por
ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de
actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.
 Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas
al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos
clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de
estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de
datos, desea anexarla a la tabla Clientes.

 Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o

una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla
son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de
Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos
(como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o
propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los
datos.) o una tabla histórica que contenga registros antiguos.
o Consultas Especificas: Son consultas que no se pueden definir desde la
cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que definir directamente en
SQL.
 CREACIÓN DE CONSULTAS

 Para crear una consulta, seguir los

siguientes pasos:

1) En la Cinta de Opciones de
Access 2007, en la Ficha
Crear, hacemos clic en la
orden "Diseño de Consulta"
del grupo Otros.
2) Se visualizará la ventana de diseño
de la consulta.

3) En el cuadro de diálogo que se

muestra en primer plano sobre la
ventana de diseño (cuadro de
diálogo "Mostrar tabla")
establecer las tablas o consultas
que van a ser la base de la nueva
consulta. Para ello hacer doble clic
sobre la tabla o consulta
correspondiente, o simplemente
seleccionarla y hacer clic en el
botón Agregar.
4)Se visualizará la ventana de diseño
de la consulta.

5)En el cuadro de diálogo que se

muestra en primer plano sobre la
ventana de diseño (cuadro de
diálogo "Mostrar tabla")
establecer las tablas o consultas
que van a ser la base de la nueva
consulta. Para ello hacer doble clic
sobre la tabla o consulta
correspondiente, o simplemente
seleccionarla y hacer clic en el
botón Agregar.
6) Establecer los campos que se van a
utilizar en la consulta, en el orden
más conveniente. Para ello basta
con hacer doble clic sobre cada
uno de los campos a incluir, o
seleccionarlos y arrastrarlos hasta
la posición que van a ocupar en la
fila Campo de la "parrilla" inferior.
7) En la fila Orden establecer el tipo
de ordenación que se requiere
(ascendente, descendente y sin
orden), recordando que los
registros se ordenarán en primer
lugar por el campo situado más a
la izquierda y posteriormente por
los campos "bajados" y situados a
la derecha del mismo, de forma
correlativa.
8) En la fila Mostrar, establecer la
visualización o no de los campos
que se utilizan para la consulta
(puede ser que se precise un
campo, por ejemplo para ordenar
por él, pero que no se desee
visualizar el mismo, es decir, un
campo puede estar involucrado en
la consulta pero no se desea
mostrar en el resultado). Para
visualizar los datos de un campo
basta con que esté activada la
casilla Mostrar correspondiente al
mismo.
9)En la fila Criterios, introducir los
criterios que deben cumplir los
registros que se quieren
seleccionar. En apartados
posteriores se especifica la forma
de introducir los mismos.

10)Hacer clic sobre el botón Guardar

de la barra de herramientas de
accesos rápidos de Access 2007 y,
a continuación, indicar el nombre
de la consulta en el cuadro de
diálogo que se muestra.
11)Si se cierra la ventana de consulta
(por ejemplo mediante el botón de
cerrar ) y no se ha guardado la
consulta creada, Access muestra
un mensaje de advertencia
permitiendo almacenar los
cambios en ese momento
asignando nombre a la consulta
en el caso de que no lo tuviera.
12)Seleccionar la opción Ejecutar del
Grupo Resultados, dentro de la
ficha de diseño de la consulta.
13)Se visualizarán los datos
correspondientes a la consulta en
una hoja de respuestas dinámica.
14)Para volver, desde la tabla de
resultados, a la pantalla de diseño
de la consulta basta con pulsar
sobre el botón superior izquierdo
que siempre está asociado al
concepto de diseño, en la ficha
Inicio: