Apuntes de Documentación Informativa Dra.

Mariela Gómez Ponce Facultad de Comunicación Universidad San Jorge

“Si la redacción es el corazón de un periódico, el servicio de documentación –su archivo–, es su cerebro”, Cebrián, 1981.

Jun Luis

Las funciones de la Documentación para Comunicadores
1) Función previsora: Una parte de las informaciones que recibimos a través

de los medios de comunicación es previsible. Todos los años se informa sobre algunos acontecimientos que se repiten como por ejemplo la llegada del invierno, las Navidades, etc. Y son acontecimientos que se pueden prever de una año a todo. Muchos acontecimientos se repiten cíclicamente como las elecciones, los juegos olímpicos o la entrega de los Oscar, por ejemplos. Otros eventos se celebran con cierta periodicidad, como el recuerdo del nacimiento de grande personajes o el Centenario del Quijote. Diariamente, incluso algunos periódicos recuerdan como una agenda las efemérides. Todos estos acontecimientos serán noticia y son previsibles. Es relativamente sencillo saber que van a ocurrir y es importante tener preparado el material informativo necesario para que la previsión pueda convertirse en noticia. Para ello es necesario que los documentalistas trabajen con base de datos en la que tengan registrados estos acontecimientos y puedan ordenarlos cronológicamente, a modo de agenda. Esta anticipación a los hechos permite a los redactores avanzar en su tarea de preparación de la información, a la cual también contribuye la Documentación. La anticipación posibilita una mejor organización del trabajo informativo. A través de este trabajo el documentalista puede detectar datos que produzcan en el futuro una noticia y avisar a los redactores del posible interés de esa informativa. Es tarea del documentalista revisar lo que publican otros medios y acudir a fuentes de información que le puedan aportar materiales noticiosos.

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Las rebajas es uno de los acontecimientos comerciales que se resaltan en los medios de comunicación en determinados momentos del año desde hace ya muchos años.

2) Función preparatoria: Anticiparse a las noticias previsibles permite llevar a

cabo una buena preparación de las informaciones. Los periodistas documentalistas habrán recurrido a los centros de documentación o a las fuentes especializadas para profundizar en la detalles de una noticia o entrevista a realizar. Averiguará cual ha sido su trayectoria, su perfil biográfico, etc. Es decir, deberán haber investigado y profundizado en los aspectos de fondo de esa noticia en el por qué de esa información. En esa preparación de la noticia puede observarse la diferencia de profesionalidad de los medios. Como indica Galdón “toda información implica una información previa” y todo proceso investigación está indisolublemente asociado al rastreo de fuentes de información de muy distinto tipo, objeto de análisis de los servicios de Documentación. Este mismo autor apunta que hay géneros periodísticos que necesitan preparación documental especial: la semblanza biográfica, el reportaje o la entrevista. Tomando como ejemplo este último género parece difícil imaginar que un periodista que vaya, por ejemplo a entrevistar al arquitecto Santiago Calatrava no se haya documentado previamente y conozca suficiente datos sobre el personaje y sobre la obra. Sin esas informaciones previa, es raro será que el periodista pueda formularle buenas preguntas que den pie al arquitecto a ofrecer informaciones novedosas y originales, que resulten interesantes para el lector. Con una pregunta simple como ¿cuáles han sido sus últimas obras ejecutadas darán lugar a una respuesta sobradamente conocida por los lectores de los lectores habituales de los periódicos. Es una pregunta que a penas requiere preparación documental previa, pero que a penas aporta nada nuevo. Otras cuestiones más preparadas como ¿cuáles son sus respuestas a las críticas recibidas tras la construcción del Aeropuerto de Zamudio?, esta pregunta implica que el periodista conoce la obra del autor y que ha seguido su repercusión en la prensa especializada.

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El trabajo de preparación documental realizado por el periodista marca la diferencia entre una entrevista superficial y una entrevista en profundidad. El trabajo de preparación documental no afecta sólo al trabajo informativo. También es básica para la ficción y la persuasión. No puede concebirse la escritura de un guión cinematográfico sin haber investigado en profundidad sobre lo que se está por escribir. Tampoco es posible imaginar que el diseñador de una marca de chocolate, por ejemplo, no tenga en cuenta determinados datos científicos que pongan en relieve las buenas propiedades de este producto. Encontrar este tipo de información le proporcionará argumentos para hacer más convincente su campaña y conseguir una mayor efectividad publicitaria. Incluso una vez realizada la campaña, habrá que documentase sobre el tipo de medio de comunicación que consumen los destinatarios del anuncio, los horarios en los que ven la tele o los programas de radio que más escuchan con el objetivo de lograr la mayor efectividad posible.

3) Función crítico-verificadora: Todos los comunicadores tienen la obligación

de transmitir información fiable y veraz. Verdadera y correcta. Esta corrección es especialmente importante en el caso de los informadores, pero no es desdeñable en el campo de la Publicidad, la Comunicación Corporativa o las Relaciones Públicas. Para ofrecer informaciones correctas a los lectores, telespectadores, radioyentes o internautas, los profesionales de la comunicación, deberán dedicar una parte de su tiempo a verificar los datos que están ofreciendo. Los centros de documentación y las fuentes que él se manejan son herramientas claves para comprobar la corrección de los datos que se están aportando en el mensaje informativo y en el persuasivo. La rapidez con la que se trabaja en los medios de comunicación dificulta la tarea de comprobación de datos.

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Revisar, corroborar y corregir deben ser pasos imprescindibles antes de presentar un trabajo o mandar a imprimir un documento.

En estrecha relación con esta función crítico-verificadora Gabriel Galdón apunta también la función rectificadora. Si bien lo deseable es que no se comentan errores en los distintos mensajes que se generen, también lo es, que si se comenten sean reconocidos y corregidos inmediatamente por el medio de manera que generen confianza en sus mensajes. Los apartados de fe de erratas y los destinados al defensor del oyente, del lector, etc. Son sin duda, los espacios reservados para cumplir esta función rectificadora a la que debe ayudar la Documentación. Fuentes: GIMENEZ, TOLEDO, Elea, “Manual de documentación para Comunicadores” Eunsa, 2004. Páginas 30,31 y 32 y FUENTES I PUJOL, María Eulalia (edit), Manual de Documentación Periodística, Síntesis, 1995.

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