Manual de Procedimientos Administrativos

CONTENIDO DEL MANUAL
INTRODUCCIÓN:..........................................................................................................5
¿QUÉ ES EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS? ...................................................5
¿CUÁL ES LA UTILIDAD DE ESTE MANUAL?.............................................................................5
¿CUÁLES SON SUS OBJETIVOS?.............................................................................................5
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS..............................................................7
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES
NUEVOS:......................................................................................................................7
Descripción del procedimiento:................................................................................7
Proceso:....................................................................................................................7
Documentación necesaria:........................................................................................8
Diagrama de Flujo:...................................................................................................9
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A CLIENTES
EXISTENTES.............................................................................................................10
Descripción del procedimiento:..............................................................................10
Proceso:..................................................................................................................10
Documentación manejada:.....................................................................................10
Diagrama de flujo:..................................................................................................11
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA.....................12
Descripción del procedimiento...............................................................................12
Proceso:..................................................................................................................12
PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:............................................14
Descripción de procedimiento................................................................................14
Proceso:..................................................................................................................14
PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA.............................17
Proceso:..................................................................................................................17
PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS.......................................................19
Proceso:..................................................................................................................19
PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL DEPARTAMENTO DE
FINANZAS.................................................................................................................21
Descripción de procedimiento................................................................................21
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES...........................23
- UMG - DECIMO SEMESTRE - AUDITORIA ADMINISTRATIVA -
- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS - 2
Proceso:..................................................................................................................23
Documentación utilizada.........................................................................................23
Diagrama de flujo...................................................................................................25
PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:.......................26
Proceso:..................................................................................................................26
Documentación manejada.......................................................................................26
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO......................................28
Proceso:..................................................................................................................28
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL PERSONAL........31
Proceso:..................................................................................................................31
Documentación utilizada:.......................................................................................31
Diagrama de Flujo:.................................................................................................32
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS..........................................................................33
Proceso:..................................................................................................................33
Diagrama de Flujo:.................................................................................................35
PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES...............................................36
Proceso:..................................................................................................................36
PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL.......................................................38
Proceso:..................................................................................................................38
PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A
COBRADORES..........................................................................................................40
Proceso:..................................................................................................................40
PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS............42
Proceso:..................................................................................................................42
Diagrama de flujo...................................................................................................43
DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO..............44
FORMAS DE CONTROL INTERNO:.......................................................................46
LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS........................................................................46

FORMATO DE FACTURA ESPECIAL.......................................................................................47
FORMA DE RECIBO DE INGRESOS A CAJA.............................................................................48
FORMA DE FACTURA.........................................................................................................49
LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA............................................................................................51
TARJETA PARA INVENTARIOS FÍSICOS.................................................................................53
NOTA DE DEVOLUCIÓN.....................................................................................................55
CHEQUE VOUCHER...........................................................................................................57
ARQUEO DE CAJA GENERAL:...............................................................................................58
CONCILIACIÓN BANCARIA..................................................................................................59
TARJETAS DE KARDEX DE PRODUCTOS................................................................................60
PEDIDOS DE MERCADERÍAS:...............................................................................................62
REGISTRO AUXILIAR DE CAJA:............................................................................................64
REGISTRO AUXILIAR DE BANCOS DEPÓSITOS MONETARIOS........................................................65
REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:................................................................66
ORDEN DE COMPRA:.........................................................................................................67


INTRODUCCIÓN:
¿Qué es el manual de procedimientos administrativos?

El manual de procedimientos administrativos esta constituido por un conjunto de
procedimientos los cuales a su vez, están constituidos por los pasos o fases que se deben
de seguir para realizar las labores operativas de la empresa.
Este manual es una guía explicita de cómo debe realizarse un determinado trabajo,
quién o quiénes deben hacerlo, cuando deben hacerlo, y quién es el responsable que al
final autoriza las operaciones que constituyen el procedimiento.
¿Cuál es la utilidad de este manual?

Es de suma importancia para el quehacer operativo de la empresa, ya que las personas
que se integran a las labores, y que son nuevas en la institución; tienen en él una guía
para aprender a realizar su trabajo de la mejor forma posible.
Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fácilmente realizar el

trabajo de administración de personal, en lo concerniente a la introducción, capacitación
y evaluación de trabajo del empleado. Ya que el manual, determinar la forma de
realización del trabajo administrativo, por lo tanto es fácil evaluar en que momento no
se está cumpliendo con los estándares mínimos aquí establecidos.
Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado está

realizando su trabajo de manera eficaz y eficiente; y en que momento un empleado está
dejando a un lado los canales de autoridad formal que la empresa tiene establecidos
para la realización de determinadas tareas críticas de la empresa.
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Ç
Estas tareas críticas son aquellas tareas que tienen que ver con todo lo relacionado al
manejo del efectivo y equivalentes de efectivo; al manejo de mercaderías y cualquier
otro inventario o fondo relacionado.
¿Cuáles son sus objetivos?
⇒ Ser una guía para los empleados para que aprendan la mejor forma de realizar
su trabajo. Esto especialmente para empleados nuevos dentro de la empresa.
⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como

el efectivo, sus equivalentes, y referente al manejo de los inventarios de la
empresa.

⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura

organizacional, para que se cumplan los principios de la administración
moderna.
⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para

que todo aquel que esté interesado en conocer cual es el proceso del
procedimiento, pueda verlo de una forma fácil y comprensible.
⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho

contable y administrativo en la empresa, para que a la hora de realizar una
auditoría administrativa, se pueda determinar hasta que punto se están
cumpliendo con los objetivos impuestos por la alta dirección de la empresa.
Asimismo, para que se puedan reconocer las áreas problemáticas, donde
pueden darse errores e irregularidades en el futuro.
⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fácil

reconocer los lugares donde se necesitan, y cuales son los documentos que
estos sistemas deben dar como resultado de sus procesos binarios.
⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la

organización de la empresa, se puedan mejorar los procedimientos descritos en
este manual, basándose en la experiencia activa de los empleados de sus
propios puestos de trabajo.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A

CLIENTES NUEVOS:
Descripción del procedimiento:

Este procedimiento es un conjunto de pasos que sirven para generar la autorización de
un crédito a un cliente nuevo.
Cuando un cliente solicita un crédito con la empresa, la solicitud tiene que pasar por
varias fases hasta determinar si en realidad es posible autorizar el crédito o no. Por
ejemplo: se tienen que investigar las referencias que proporciona el cliente, para saber
si ha quedado mal en algún lugar, y si el manejo de su cuenta en otras empresas ha sido
el indicado, o continuamente queda en mora y no paga.
Este procedimiento está creado para establecer, quién va a autorizar un crédito nuevo,
quien va a realizar el procedimiento de investigación del cliente para determinar las
referencias del mismo, etc.
Proceso:
A. Encargado de créditos recibe solicitud de crédito y demás documentos que se
requieran
B. verifica su contenido
B.1. no cumple con los requisitos mínimos de información
B.1.1. devuelve los documentos al vendedor y deniega autorización del crédito
B.2. documentación completa verificada
B.3. investigación de referencias y solicitud de información
B.3.1. investigación negativa
B.3.1.1. crédito denegado
B.3.2. investigación positiva
B.3.2.1. Establece monto y condiciones de crédito según capacidad de pago y
políticas administrativas.
B.3.2.2. solicita autorización del crédito al Jefe Financiero
B.3.2.2.1. solicitud denegada
B.3.2.3. solicitud aprobada. Se procede a crear una nueva cuenta corriente y
se le crea una nueva tarjeta con el nombre del cliente.
C. FIN del procedimiento
D. Banco de datos

Documentación necesaria:
1. Pedido de mercaderías.
2. Solicitud de crédito (A)
3. tarjetas de cuentas corrientes (B3.2.3)

Diagrama de Flujo:
A B B1 B11 C
B
B2 3 B31 B321 C
B32 B3221
B32 B321 2
D
C B323 C

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A

CLIENTES EXISTENTES.

Con este procedimiento se pretende establecer quién va a autorizar los créditos
sucesivos que se le dan a un cliente de la empresa. Se supone que cada vez que el
cliente solicita que se le venda al crédito se tiene que verificar que no sobrepase su
monto autorizado, y que no haya tenido un muy mal manejo de su cuenta en los meses
anteriores.
Es necesario que alguien verifique estas cosas para poder seguirle dando crédito a la
persona o empresa, de lo contrario, este procedimiento debe establecer el camino a
seguir.
Proceso:
A. Ingresa Pedido
B. Verificación del pedido
B.1. si es un buen cliente pero sobrepasa el monto de crédito autorizado
B.1.1. crédito denegado
B.2. si es para un cliente con un muy mal manejo de su cuenta corriente
B.3. si es para un cliente en mora
C. Aprobación del crédito, se crea una nueva cuenta corriente a nombre del cliente, y se
crea una nueva tarjeta
D. FIN del procedimiento
E. Banco de datos
Documentación manejada:
1. pedido de mercaderías (A)
2. tarjetas de cuentas corrientes (C)

Diagrama de flujo:
B1 B B2.1 D
B3 D
D
C D

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA
Descripción del procedimiento

Mediante este conjunto de fases que se explican a continuación, y se grafican, se
pretende establecer los pasos a seguir para realizar una venta al contado en tienda.
Se supone que la empresa tiene vendedores que atienden a las personas que ingresan a
comprar, y tiene vendedores que van hasta la casa o empresa del cliente. Este
procedimiento se refiere a los vendedores que están en tienda trabajando.
Mediante conjunto de pasos, se establece quién cobra, quién vende, quién factura, quién
despacha, quién reparte, etc.
Proceso:
A. Vendedor realiza pedido
B. Traslada pedido a caja y el cliente paga. Se le extiende su correspondiente factura
autorizada. Subproceso de cobros en caja
C. Se trasladan el pedido y copia de la factura y el recibo de caja a bodega
D. Bodega prepara las mercaderías y las empaca
D.1. se despachan las mercaderías
D.1.1. si el cliente ha elegido el reparto, el bodeguero entrega las mercaderías al
repartidor
D.1.1.1. Este procede a llevárselas hasta la casa del cliente,
D.1.1.2. Le firman la nota de envío de recibido.
D.1.2. si el cliente ha elegido llevárselas él mismo, las retira simplemente
D.1.3. firma de recibido la nota de envío.
E. FIN del procedimiento
F. Base de datos
1. Pedido (A)
2. factura (B)
3. recibos de caja (C)
4. nota de envío de mercaderías (D1)

Diagrama de flujo:
1 2 3
A B C D
4
E
D1.1
D1
E
D1.1.1
D1.2 D1.3
D1.1.2
E
E

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:
Descripción de procedimiento
Este procedimiento está creado para responder a preguntas como ¿Quién vende?,
¿Quién despacha?, ¿Quién reparte?, Cómo se va a retirar la mercadería de la bodega
para que se sepa exactamente quién es el responsable en todo momento, etc.
Proceso:
A ingresa pedido
B determinación del procedimiento de crédito secundario dependiendo si el cliente es
nuevo o un cliente que ya existe.
B.1. si el cliente ya existe, subproceso de autorización de crédito para clientes ya
existentes
B.1.1. podemos tener una solicitud de crédito denegada en este punto, si el
cliente debe y no ha pagado, y al darle más crédito sobrepasaríamos su máximo
de crédito autorizado. También por un mal manejo de su crédito.
B.2. si el cliente es nuevo:
B.2.1. se solicita documentación como fotocopia de cédula, solicitud de crédito
llena, etc.
B.2.2. subproceso de autorización de ventas al crédito cuando el cliente ya
existe.
B.2.2.1. en este punto podemos tener una solicitud denegada y se rompe el
proceso. Esto debido a que la verificación de las referencias de la
solicitud ha resultado negativa.
C El vendedor genera la factura autorizada mediante la cual continúa el trámite de la
venta.
D Una vez el pedido y la factura generada, entonces se procede a trasladar a bodega la
documentación respectiva donde se realiza el despacho,
E Bodega despacha el pedido y dependiendo de la decisión del cliente este podría
recoger las mercaderías en la empresa, o solicitar que se le envíen a su casa:
E.1. el cliente decide llevarse las mercaderías el mismo, y para tal efecto firma antes
la nota de envío en bodega y retira sus productos.
E.2. el cliente decide que se le lleven los productos.
E.2.1. el bodeguero entrega al repartidor la mercadería incluyendo nota de envío
E.2.2. el repartidor se traslada hasta la casa del cliente y le entrega los productos,
firmando el cliente a cambio la nota de crédito.
E.2.3. el repartidor devuelve la nota de envío debidamente firmada a bodega
donde es archivada para comprobar las salidas de mercaderías.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. notas de envío (E2)
2. facturas (C)

3. pedidos (A)

Diagrama de flujo:
A F
B
B1
2
B2
B2.1
3
G
B2. C D
F
2
F E1 E
1
G
E2.1
G E2.2
F E2.3

PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA

Este es un subprocedimiento que trabaja juntamente con el “Procedimiento de cobros
por ventas al contado en tienda”
Su objetivo es establecer los pasos necesarios, y especificar la responsabilidad en el
cobro de las ventas que se realizan en tienda.
También trata de establecer las calidad y los pasos que el cliente debe tomar cuando su
pago no es el convenido, o si sus cheques no tiene fondos, sus tarjetas no tienen monto
disponible, etc.
Proceso:
A. se atiende al cliente
B. se reciben sus pagos. Este pagará de la siguiente forma:
B.1. pagos con cheque
B.1.1. se llama al banco para verificar si tiene fondos
B.1.1.1. no tiene fondos, venta denegada
B.1.1.2. si tiene fondos, continua el proceso
B.2. paga con tarjeta de crédito
B.2.1. se solicita autorización electrónicamente
B.2.1.1. autorización denegada
B.2.1.1.1. pagará de otra forma
B.2.1.2. número de autorización recibida, continúa el proceso
B.3. paga en efectivo
C. se reciben el efectivo, o los cheques, o el voucher de tarjeta de crédito debidamente
firmado.
D. Se extiende recibo de caja
E. Se extiende la factura
F. FIN del procedimiento
G. Banco de Datos
H. Almacenamiento interno
1. recibo de caja (D)
2. voucher de tarjeta de crédito (B2)
3. cheques de clientes (B1)
4. factura autorizada (E)

Diagrama de flujo:
A
F F
B1 B3 C D
B
1
3
2
B2 E
4
B2 B2.1.2
.1 F
B2.1.1.1 B2.1
.1 F

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS

Mediante este procedimiento se trata de especificar las distintas responsabilidades que
se tienen a la hora de generar la planilla de sueldos, ¿quién va a autorizar su pago?,
¿quién tiene la responsabilidad de elaborar la planilla?, ¿quién tiene la responsabilidad
de pagar los sueldos?, etc.
Proceso:
A Departamento de personal genera planilla de sueldos al final del mes.
B Se envía la planilla a Gerencia General para su autorización
C Al regresar la planilla autorizada, se envía al Jefe del departamento Financiero para
que ejecute el pago de la misma.
D El departamento de finanzas ejecuta el pago de los cheques
E El departamento de finanzas devuelve la planilla con las copias de los recibos
firmados por los empleados para ser archivados.
F FIN del procedimiento
G Banco de datos
1. planilla de sueldos (A)

Diagrama de flujo:
A B C D
E
G

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL

DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Descripción de procedimiento
A personal envía planilla autorizada para que finanzas ejecute el pago
B el jefe de Finanzas recibe la planilla
C la secretaria de Finanzas genera los cheques por cada empleado y los traslada al
Jefe para su autorización
D Jefe de Finanzas firma los cheques y autoriza su pago
E Los empleados recogen sus cheques y firman un recibo por el monto pagado, donde
se explica que mes se está pagando, y los distintos conceptos que se pagan
F La secretaria de Finanzas devuelve la planilla pagada y las copias de los recibos para
su archivo en Personal
G La secretaria de Finanzas hace su partida correspondiente, la cual es aprobada por el
Jefe de Finanzas y es enviada a Contabilidad para su registro.
H Banco de datos
I FIN del procedimiento
1. cheques (C)
2. recibos de pago de sueldos y salarios (E)
3. planilla de sueldos (A)
4. débitos y créditos para hacer partidas. (G)

Diagrama de flujo:
3 1 2
A B C D E
I G F
4
H

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES

Este procedimiento muestra todas las responsabilidades y niveles de autoridad a la hora
de realizar compras de papelería y útiles.
La papelería y útiles son necesarios para que la empresa se desempeñe de forma
eficiente, ya que comprenden artículos como los siguientes: talonarios facturas,
talonarios de créditos y débitos de contabilidad, talonarios de pedidos, lápices, hojas,
sellos, tinta, etc. en fin todo tipo de papelería y útil que se necesite en cualquier área
de la empresa.
Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando

ya no hay suficiente existencia en este inventario, y que se deben realizar compras?,
¿quién autoriza las compras de papelería y útiles?, la manera de pagar el importe por las
compras de papelería y útiles, etc.
Proceso:
A bodeguero reporta a jefe de Almacén y Compras los productos abajo del mínimo de
existencia.
B Secretaria de Almacén y Compras genera cotizaciones
C Proveedores retornan cotizaciones
D Jefe de Almacén y Compras elige las mejores opciones juntamente con los que van
a utilizar los productos
E Secretaria genera órdenes de compra y las envía
F Proceso de pagos (anticipos)
G Proveedores envían mercaderías
H Bodega revisa, cuenta, verifica mercaderías
H.1. si en la revisión se encuentran mercaderías dañadas o equivocadas, se procede a
devolverlo. El bodeguero genera un reporte de los productos a devolver con sus
generalidades, y la razón por la cual se deben devolver.
H.2. si la verificación es buena, los productos se registran y se reciben. Si alguno de
los productos en nuevo, el bodeguero tiene que generar una nueva tarjeta de
kardex, y abrir un nuevo código para el bien.
I los envíos son trasladados al jefe de Almacén y Compras.
J Jefe de Almacén y compras envía documentos a contabilidad para su registro. En
este paso, se generan los débitos y créditos de contabilidad con las partidas que se
deben realizar.
K Proceso de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
M Banco de datos
Documentación utilizada
1. kardex de mercaderías en bodega (H2)
2. cotizaciones (A)

3. órdenes de compra (E)

4. débitos y créditos de contabilidad (J)
5. reporte de devolución de artículos (H1)

Diagrama de flujo
3
F
A B C D E
2
L
H1 H G
5
4
L K J I H2 1
M M

PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:

Este procedimiento contiene los pasos que establecen el nivel de autoridad y
responsabilidad referentes al despacho de la papelería y útiles.
Por ejemplo: la responsabilidad del despacho la tiene el Jefe de Almacén y Compras,
pero la responsabilidad del uso, la tienen cada uno de los jefes de los departamentos
donde es utilizada.
Proceso:
A los distintos departamentos generan vales de pedidos de papelería y útiles cuando
acaban provisiones. Estos vales tienen los códigos y nombres de distintos productos
y talonarios de formas a utilizar
B el jefe de cada departamento autoriza los vales de papelería y útiles
C son enviados al jefe de Almacén y Compras donde se revisan y se aprueba su
despacho.
D El bodeguero recibe los vales y prepara las mercaderías y las despacha.
E El bodeguero entrega en cada departamento según sea el caso, los productos
solicitados
F El jefe del departamento firma de recibido el producto en el vale.
G El bodeguero costea y rebaja del inventario de papelería y útiles los importes de
cada vale
H El bodeguero envía el vale firmado y costeado al jefe de Almacén y Compras.
I La secretaria de Almacén y Compras genera las partidas y las envía a Contabilidad
donde son operadas.
J FIN del procedimiento.
K Banco de Datos.
Documentación manejada
1. vales de papelería y útiles (A)
2. débitos y créditos de contabilidad (I)

Diagrama de flujo:
A B C D E
I H G F
J

PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO

Este procedimiento es muy importante para la empresa puesto que establece las
responsabilidades y obligaciones de quienes utilizan los activos fijos de la empresa.
También mediante este procedimiento se norma la forma de adquirir los activos fijos
que se necesite para trabajar.
Es un conjunto de pasos que establecen las fases que conlleva la compra de un nuevo
activo para la empresa.
Proceso:
A almacén y compras recibe solicitud del jefe del departamento donde el activo es
necesitado.
B Secretaria genera cotizaciones para los proveedores y las envía
C Proveedores retornan cotizaciones
D El jefe del departamento de Almacén y Compras juntamente con el jefe del
departamento donde se necesita el activo, deciden comprar la mejor opción en
calidad, precio, garantías, etc.
E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra para los proveedores
F Procedimiento de pagos a proveedores (por anticipos).
G Los proveedores envían los activos fijos
H Bodega realiza proceso de verificación de la mercadería si coincide en términos de
cantidad, calidad, etc.
H.1. si no concuerda con las especificaciones bodega los devuelve a los proveedores
los artículos, realizando un reporte de la cantidad de artículos devuelto, sus
generalidades, y la razón de la devolución.
H.2. si concuerda y son los requeridos bodega los recibe y los registra en su kardex
correspondiente
I proceso de entrega de Activos Fijos
J bodega entrega los envíos al Jefe de Almacén y Compras párale pago a los
proveedores
K procedimiento de pagos a proveedores
L FIN del procedimiento
M Banco de Datos
1. kardex de activos fijos (H2)
2. solicitud de compra de activos fijos (A)
3. cotizaciones (B)
4. ordenes de compra (E)
5. reporte de devolución de artículos (H1)


Diagrama de flujo:
A B C D E F
2 3 5 4
L H1 H G
H2 M
1
K J I
L
M M

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL

PERSONAL

Con este procedimiento se trata de establecer cuales son los pasos que se deben seguir
para entregar un activo a un empleado, y de que manera se le debe hacer responsable del
uso del mismo.
Para tal efecto se utilizan tarjetas de responsabilidad de activos firmadas por los
empleados y se cuenta con un kerdex de activos fijos donde están detallados sus
nombres, su descripción, sus números de serie, marcas, etc.
Por otro lado, el principal responsable es el jefe del departamento donde los activos son
utilizados, por lo que debe de velar por el uso racional del activo.
Proceso:
A Bodega realiza tarjetas de responsabilidad
B Bodega realiza el ingreso al kardex de activos fijos
C Los activos fijos son enviados al departamento donde se necesitan con sus tarjetas
de responsabilidad
D El jefe del departamento donde se entregarán los activos fijos asigna los activos a
quienes van a usarlos y se firman las tarjetas de responsabilidad
E El jefe del departamento que recibió los activos fijos devuelve las tarjetas firmadas a
bodega.
F Bodega recibe las tarjetas de responsabilidad y las archiva
G FIN del procedimiento
H Banco de datos.
Documentación utilizada:
1. tarjetas de responsabilidad (A)
2. tarjetas de kardex de activos fijos (B)

Diagrama de Flujo:
A B C D E
1 H 2
G F

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Este proceso consiste en que la empresa para poder vender necesita comprar las
mercaderías a los proveedores que le coticen al mejor precio, la mejor calidad y el mejor
servicio. Cuando se llega a ser cliente de una empresa más grande, los proveedores
dan créditos a corto plazo considerando la cantidad del importe que se les compra
mensualmente. Cuando esto sucede nos abren una cuenta corriente en sus registros, y
debemos mantener un saldo promedio que no rebase el límite máximo de crédito que
nos han dado. Algunas empresas cobran intereses por el crédito que nos están
proporcionando, un porcentaje anual capitalizable ya sea mensual o trimestralmente.
En este caso consideramos las compras pagando con anticipo, o luego de recibir las
mercaderías. Este caso es aplicable a las compras al crédito ya que el proceso de pago
puede darse
Proceso:
A bodeguero informa de los productos cuyas existencias han descendido hasta el
mínimo o por debajo de él, al Jefe de Almacén y Compras. Aquí prepara un reporte
que entrega.
B secretaria de Almacén y Compras realiza cotizaciones a los proveedores por ordenes
de su Jefe.
C Los proveedores devuelven cotizaciones con precios, marcas, garantías, plazos, etc.
D Jefe de Almacén y Compras determina la mejor opción
E Secretaria de Almacén y Compras genera ordenes de compra y las envía
F Proceso de pago
F.1. si vamos a comprar al crédito, enviamos la solicitud correspondiente con toda la
papelería necesaria adjunta, si no somos aún clientes del proveedor;
F.1.1. Puede ser que el crédito sea denegado, y entonces finaliza el proceso.
F.2. de lo contrario, solo solicitamos que nos carguen la mercadería a nuestra cuenta
F.2.1. puede ser que la empresa proveedora decida no darnos el crédito por
alguna razón, entonces finaliza el proceso.
F.3. si vamos a comprar al contado, y se necesita pagar un anticipo o pago total del
pedido: Proceso de pagos.
G Las mercaderías son enviadas por los proveedores y recibidas por bodega donde son
verificadas en términos de calidad, cantidad, marcas, etc.
G.1. si las mercaderías están en mal estado, o no son las requeridas por la empresa,
entonces se procede a la devolución. Aquí se genera un reporte de las
mercaderías a devolver y la razón por la cual se devuelven.
G.2. si las mercaderías están en buen estado y son las correctas, se procede a recibirlas
y a ordenarlas en su lugar correspondiente. Si algún producto no existía con
anterioridad, se procede a crear la tarjeta y se realiza el proceso de determinar sus
mínimos y máximos.

H Los envíos se mandan al Jefe de Almacén y Compras para que se tramite el pago de
la mercadería
I Si vamos a pagar luego de recibir las mercaderías: se ejecuta el Procedimiento de
Pagos. Todo depende del tipo de negociación a la cual se ha llegado con el
proveedor.
J Los envíos sirven para que la secretaria genere las partidas correspondientes
utilizando las notas de débito y crédito de contabilidad.
K Luego las partidas son enviadas a Contabilidad donde son registradas en los libros.
L FIN del proceso
M Banco de datos
1. reporte de productos con mínimos y máximos de existencia (A)
2. cotizaciones de productos (B)
3. ordenes de compra (E)
4. solicitud de crédito (E1)
5. reporte de productos que se devuelven (G19)
6. tarjetas de kardex. (G2)
7. débitos de contabilidad
8. créditos de contabilidad

Diagrama de Flujo: 3
M
B C D E
A
L
M
2
1
F3 F1
M
F
4
F2 L
M
M G1
G
G2
J
5 M I
7y8

PROCEDIMIENTO DE PAGOS A PROVEEDORES

Este procedimiento establece quién va a pagar a los proveedores, y la forma cómo debe
hacerse.
Es claro que para cada retiro de efectivo de la empresa o emisión de un cheque a favor
de una tercera persona, la empresa debe de dejar un registro bien documentado del
hecho, para evitar cualquier mal manejo de fondos y corrupción por parte de personas
inescrupulosas.
Mediante este procedimiento se establecen los pasos que hay que seguir para pagarle a
los proveedores, y el nivel de autoridad y responsabilidad de los distintos empleados
involucrados.
Proceso:
A Jefe Financiero recibe de Almacén y Compras las cotizaciones para generar los
anticipos respectivos
B Jefe Financiero recibe de Almacén y compras los envíos de mercaderías respectivos
y las ordenes de compra recibidas
C Se procede a generar el cheque correspondiente con su recibo de caja.
D Se paga al proveedor
D.1. ya sea que se les deposite el cheque en una cuenta bancaria, o
D.2. que se le entregue al representante de ventas
E se generan las notas de débito y crédito de partidas correspondientes
F se envían a contabilidad las notas de débito y crédito de contabilidad y los demás
documentos adjuntos a las mismas, para que sean operados en los libros.
G Se devuelven copias de los documentos a Almacén y Compras para informar del
pago respectivo.
H FIN del procedimiento
I Base de datos
1. cheque
2. recibo de caja
3. boleta de depósito
4. notas de débito de contabilidad
5. notas de crédito de contabilidad

Diagrama de flujo:
B C 1y2
A
D1 D2
D
E F G
4y5 H

PROCESO DE COBROS DE CAJA GENERAL

Este procedimiento se realiza diariamente ya que una de las tareas más frecuentes de la
empresa es cobrar las ventas del día que se realizaron al contado, y cobrar las cuentas
que le tienen pendientes.
Con este procedimiento establecemos las responsabilidades del jefe del departamento de
Finanzas, y el cajero, en salvaguardar los activos e la empresa, y la responsabilidad de
Auditoría Interna de arquear al empleado constantemente.
El cajero debe realizar su liquidación diaria y sobre esta base, se le revisa y se determina
si tiene diferencias en el manejo diario de los valores.
Proceso:
A. jefe de finanzas entrega fondo al cajero, y firman la boleta de entrega de fondos
diarios el cajero.
B. cajero realiza todos los cobros del día, y recibe: efectivo, cheques, vouchers de
tarjetas de crédito y documentos de crédito.
C. Cajero cierra su caja, cuenta sus fondos y realiza su liquidación del día.
D. Auditoría revisa la liquidación y genera procedimientos de auditoría para determinar
si existen faltantes o sobrantes del día.
D.1. si existen diferencias ejecuta el “Procedimiento de auditoría cuando existen
diferencias”
D.2. De todos modos, aunque existan diferencias, el jefe financiero debe recibir los
fondos que el cajero tiene bajo su responsabilidad, y la auditoría debe realizar sus
procedimientos para que la contabilidad cargue a nombre del cajero los faltantes,
o registre los sobrantes.
E. Jefe financiero recibe los fondos de regreso y realiza la boleta de depósito respectiva
F. Jefe financiero deposita fondos al banco
G. Secretaria de departamento financiero recibe ordenes de generar créditos y débitos
que luego se envían juntamente con los documentos que los respaldan, a
contabilidad para su respectivo registro.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. boleta de entrega de fondos a caja. (A)
2. liquidación de caja. (C)
3. depósito monetario (F)

Diagrama de flujo:
1 2
B C
A
D1 D D2
G H
E F

PROCEDIMIENTO DE COBROS Y LIQUIDACIÓN DE COBROS A

COBRADORES
Este proceso consiste en que diariamente el encargado de créditos de la empresa,
entrega a los cobradores un reporte de todas las cuentas corrientes para cobro del día,
incluyendo la dirección del cliente y su nombre, y teléfono. El cobrador se retira de la
empresa para realizar sus cobros, y luego de finalizar de cobrarle a los clientes, debe
hacer un depósito y pasar al banco depositando todo lo cobrado. Posteriormente entrega
una liquidación de sus cobros diarios la cual es auditada y se determina si existen
diferencias o ha hecho bien su trabajo.
Este procedimiento establece el nivel de responsabilidad y autoridad entre el

departamento de auditoría y los cobradores, y el encargado de créditos.
Mediante este procedimiento se rebajan las cuentas corrientes de los clientes por sus
pagos realizados, a la vez se presta un buen servicio ya que se le evita al cliente que
llegue hasta la empresa o al banco a pagar su deuda.
Proceso:
A. encargado de créditos entrega cuentas corrientes para cobro del día a los cobradores
B. cobrador viaja hasta la cada del cliente y le cobra
B.1. el cliente no se encuentra en el lugar indicado de cobro. Probablemente tendrá
que regresar más tarde.
B.1.1. si definitivamente no encuentra a la persona, finaliza el proceso del día, y
vuelve mañana.
B.2. cliente se encuentra en el lugar establecido para el cobro de la deuda; le paga el
monto al cobrador
C. cobrador extiende recibo de caja por el monto cobrado
D. cobrador realiza boleta de depósitos al banco y deposita el total de los cobros del
día.
E. Cobrador realiza su liquidación de cobros del día adjuntando todas las copias de
recibos de caja emitidos.
F. Auditoria revisa su liquidación y determina las diferencias.
F.1. si existen diferencias se ejecuta el “Procedimiento cuando existen diferencias”
G. cobrador entrega copias de recibos a encargado de créditos para éste proceda a
rebajar los importes pagados por los clientes de sus respectivas cuentas corrientes.
H. FIN del proceso
I. Banco de datos
1. liquidación de cobros del día (E)
2. recibos de caja (B2)
3. boletas de depósito (D)
4. cuentas corrientes de los clientes (G)

Diagrama de flujo:
2
A
B1 B B2
3
1
H C D E
I G 4

PROCEDIMIENTO DE AUTORIA CUANDO EXISTEN

DIFERENCIAS

Este procedimiento se crea para poder determinar que se hace cuando existen
diferencias en los cobros por parte del cajero, o en los cobros por parte de los
cobradores de la empresa en el campo de trabajo.
Este procedimiento ha establecido el grado de responsabilidad del personal, y quien es

el que revisa, quien es el que descuenta el faltante si lo hubiera, que tratamiento se le va
a dar al sobrante cuando aparezca, etc.
Proceso:
A. se determina el tipo de diferencia encontrada
A.1. faltante
A.1.1. auditoría revisa si es posible encontrarlo
A.1.1.1. si fue posible encontrarlo, entonces FIN del proceso
A.1.1.2. si no fue posible encontrar el faltante,
A.1.1.2.1. se sugieren partidas para que contabilidad registre el faltante a
nombre del empleado encargado y responsable.
A.1.1.2.2. se informa a Personal para que descuente el faltante a fin de
mes o de la liquidación del encargado
A.1.1.2.3. se genera el informe de auditoria
A.1.1.2.3.1. FIN del proceso
A.2. sobrante
A.2.1. el auditor revisa si es posible encontrar la razón del mismo
A.2.2. si no fue posible encontrar la razón del sobrante entonces:
A.2.2.1. se contabiliza en una cuenta de sobrantes por si alguien lo reclama
posteriormente
A.2.2.2. se genera el informe de auditoria
A.2.3. si fue posible encontrar la causa del sobrante, entonces el proceso
FINALIZA.
B. FIN del procedimiento
C. Banco de datos
1. Papeles de trabajo del auditor (A)
2. créditos y débitos contables (A1.1.2.1) y (A2.2.1)
3. informe de auditoría

Diagrama de flujo
A
A1 A2
3
A1.1.
1 A1.1.
1
2
A1.1.2.1 A2.2
A2.3
A1.1.1
A1.1.2.2 A2.2.1
B
B
A2.2.2
B
3
B

DESCRIPCIÓN DE ELEMENTOS DE LOS DIAGRAMAS
DE FLUJO
A Proceso: este elemento significa que se realiza un proceso sea cual sea. Cabe
mencionar que un proceso puede tener muchos otros procesos incluidos en sí
mismo.
B Proceso alternativo: se refiere a la ejecución de otro proceso aparte del que se
describe. Por ejemplo: dentro del procedimiento de compra se puede ejecutar el
proceso de pago, el cual es diferente al de compra. Para describir este proceso de
pago que se podrá ver en otra parte descrito, se utiliza este elemento particular.
C Decisión: este elemento indica que se tiene que tomar una decisión, o que se
pueden tomar distintos caminos, cada camino tiene un final si algo sale mal, pero si
todo sale bien en las subsiguientes fases, el proceso terminará de forma eficiente.

E
F

D Documento: este elemento indica cual de los documentos detallados en

“Documentación utilizada” se tiene que generar, según el número que contiene
dentro.
E Terminador: se utiliza para indicar que el camino terminó, que las fases terminar en
esta parte, y el procedimiento también.
F Almacenamiento o extracción desde base de datos: indica que se tiene una base de
datos manual, mecánica o electrónica, desde la cual se está extrayendo información,
o se está guardando información.
G La flecha de una sola dirección indica el flujo o camino que sigue el procedimiento
H La flecha con doble dirección indica que el camino es de doble, vía. Este es el caso
de las bases de datos, de done se requiere extractar información para utilizarla en el
momento, y luego volver a almacenarla ya modificada.

FORMAS DE CONTROL INTERNO:
Tarjeta de Responsabilidad de Activos
Empresa XY
Quetzaltenango Número
77556689 (1)
Fax: 36362598
División (2)
Departamento
Sección
Empleado (3)
Cargo
Fecha Cantidad Descripción Costo Valor Total

(5) (6) (4) (7) (8)
15/01/2004 1Barreno General Electric de 15” Q 635.00 Q 635.00
15/02/2005 1soldadura General Elect Q 1,500.00 Q 1,500.00
Sumatorias 2 Q 2,135.00
Me comprometo a devolver el equipo, mobiliario y cualquier otro activo descrito

anteriormente, en buenas condiciones y a responder por ellos en caso de extravío (9)
Quetzaltenango _________________________________________________________
(10)
Recibí Entregado
Contenido de la forma
1. Numero de tarjeta
2. División, departamento y sección donde se encuentra el bien
3. Cargo del Empleado responsable
4. Descripción del bien
5. Fecha en la que se entrega
6. Cantidad de bienes de la misma especie
7. Costo unitario en el kardex

8. Costo total: costo unitario * cantidad

9. Texto donde se responsabiliza el empleado
10. Área de firmas de aceptación y entrega
Formato de Factura Especial
Factura Especial
Empresa Xmen (1)
Quetzaltenango
Tel.: 55652536 Factura Especial Número (2)
Fax: 25361425 695
Quetzaltenango___________________________________________ (3)
(4)
Vendedor:__________________________________ Cédula:______________
Direccion:__________________________________ NIT:_________________
Cantidad(5) Descripción (6) Valor (7)
Total------------------------ (8)
Autorizada según resolución X-2565Y99 del año 1566
1. Razón social y demás datos de la empresa
2. número de la factura especial
3. fecha de la factura
4. nombre, cédula y dirección del vendedor del bien
5. cantidad
6. descripción del producto
7. valor: cantidad * costo unitario
8. total sumarizado

Forma de Recibo de Ingresos a Caja
Recibo de Ingresos a Caja
Empresa Fábrica Campo Sol S.A. (1) Numero:

(2)
Quetzaltenango 65
Tel.: 55668899 Por Valor de:
Fax: 44778899 Q.1500.00
Pedido No.
A-9645
Cod Cliente/Proveedor
CL-1938
Lugar y fecha_____________________________________________________ (3)
Recibimos de_____________________________________________________
La cantidad de____________________________________________________
Por:
(4)
Venta Contado Abono a Cuenta
Devolucion de Proveedor Otros
Especifique_______________________________________________________
(5)
_________________
Cajero Responsable
Contenido de la forma:
1. Logotipo de la empresa, su dirección teléfono y fax.

2. datos generales del recibo como:
a. su número. Se supone que cada recibo tiene un número único que lo
identifica
b. el número de pedido de ventas al que corresponde este cobro
c. el código del cliente o proveedor según sea el caso
d. el valor del recibo en números
3. incluye:
a. lugar y fecha del recibo
b. nombre del cliente o proveedor
c. cantidad en letras del recibo
4. conceptos por los cuales se realiza el recibo
5. firma del cajero responsable de recibir el pago

Forma de Factura
Factura Autorizada
Empresa Sulamita S.A. Serie
Quetzaltenango (A) (B) C1
NIT. 25356595-99 Número
Teléfono: 55668899 (C) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
(D) VA-365
Fecha Terminos
DÍA MES AÑO (G) (E) Contado
15 15 1237 Método de Pago
(F) Efectivo
(H)
Facturar A: Cod. ClienteEnviar A: (I)
Hugo Soto 236456-3 15 Ave. 18-96 Zona 1
Dirección Dirección
Teléfonos Teléfonos
76325368
Contacto: Otros
Hugo Soto
Cod Prod. Descripción Costo Cantidad % Desc Importe

2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(J)
Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
(K)
Autorizado según resolución AD-253645 con fecha 15/15/1237 (L)
Facturas de la serie C1 de la 250000 a la 500000
Contenido de la Forma:
A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la
empresa:
a. Nombre o razón social
b. Dirección y teléfonos
c. NIT y Fax

d. Otros datos
B. Se refiere al número de serie de la factura. Por ejemplo Serie A-2565
C. Se refiere al número de la factura que actualmente se está utilizando
D. Código del vendedor que generó el pedido. Esta información se utiliza para
poder calcular el valor de las ventas por vendedor, para calcularles sus comisiones al
final del mes.
E. Términos: se refiere a los términos de pago de la factura: contado, crédito 15
días, crédito 1 mes, otros.
F. Método de pago: se refiere a la forma como se va a efectuar el pago de la
factura, por ejemplo con cheques prefechados, con cheques, con tarjeta de crédito,
con efectivo, con letra de cambio, etc.
G. Fecha: se refiere a la fecha en que se realiza la factura.
H. Es el código y nombre del cliente, además se incluyen sus datos esenciales.
I. Se refiere al lugar donde el cliente desea que se le envíe su pedido.
J. Son todos los detalles de la factura. Cada detalle incluye un producto que se
haya vendido. Aquí van los siguientes datos:
a. Código del producto
b. Nombre del producto
c. Cantidad comprada
d. Costo unitario
e. Descuento
f. Importe: este valor es el costo unitario por la cantidad requerida
K. Líneas de totales y subtotales: aquí se aprovecha para detallar el I.V.A., el flete
si lo hay, la cantidad pagada por el cliente y el saldo que le queda pendiente de pago
L. Aquí van los números de resolución que amparan la impresión de la factura.

Liquidación de Caja Chica

Liquidación de Caja Chica
Empresa Sulamita S.A. (A)
Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 (B) Número
Teléfono: 55668899 253645
Fax: 44778899 (C) Encargado
Fecha
DÍA MES AÑO (D)
(E)
La cantidad
de_______________________________ Q._________________
En concepto de liquidación de Caja Chica de los gastos efectuados y que se
detallan a continuación
Fecha Comp No Codigo Cuenta ConceptoValor
(F)
Cheque No.
(G)
Vo. Bo. Encargado Caja Chica
(H) (I)
A. Encabezado de la factura. Aquí se incluye la siguiente información de la
empresa:

a. Nombre o razón social

b. Dirección y teléfonos
c. NIT y Fax
d. Otros datos
B. Número de la liquidación
C. Código del encargado de caja clica
D. Fecha en que se realiza el arqueo de caja chica, y la liquidación
E. Cantidad por la que se realiza la liquidación. En letras y números.
F. Detalle de la liquidación. Incluye los siguientes apartados:
a. Fecha: fecha del gasto
b. Comprobante número: se refiere al documento que le extendieron, cual
es su número.
c. Código de cuenta: se refiere al código de cuenta que afecta el gasto
realizado.
d. Concepto: sirve para detallar el concepto o la razón por la cual se ha
realizado el gasto.
e. Valor: sirve para escribir el valor totdal de documento que nos han
extendido. En el caso de que se trate de una factura especial, aquí se
registra su importe total.
G. Cheque: aquí se escribe el número del cheque que el departamento financiero ha
emitido para contabilizar todos los gastos que la caja chica ha realizado, y reponer el
fondo.
H. Es la forma del jefe del encargado de caja chica
I. Es la firma del encargado de caja chica que realiza la liquidación.

Tarjeta Para Inventarios Físicos
ALMACEN "EL ESFUERZO".

DIRECCION: 2a. CALLE 93-06 ZONA 1 (A)
CONTROL INVENTARIO FISICO No. FECHA (B)
ARTICULO (C)
ENCARGADO (D)
ASISTENTE (E)
REVISADO POR (F)
UNIDAD LIQUIDACION EXIS DIFE COSTO COSTO

DE Estan TENCIA RENCIA UNITARIO TOTAL
CODIGO DESCRIPCION MEDIDA Bodega tería Casilla CANTIDAD KARDEX
(G)

A. Aquí va el nombre o razón social de la empresa, su dirección, teléfonos, NIT,
etc.
B. Fecha: aquí se escribe la fecha en que se realiza el inventario
C. Artículo: indica el nombre y código del artículo que se está registrando
D. Encargado: aquí va el nombre del empleado que está encargado de realizar el
inventario físico
E. Asistente: nombre de la persona que asiste al encargado del inventario
F. Revisado por: aquí va el nombre del auditor que revisa la labor del levantado
del inventario físico
G. Detalle de la tarjeta:
a. Código: este es el código de los productos a inventariar.
b. Descripción: descripción del artículo a inventariar.
c. Unidad de medida: aquí se escribe la unidad de medida que se utiliza
para el artículo.
d. Liquidación: en esta parte se establece cuanto producto hay en bodega,
casilla, estantería, y su sumatoria que va a total.
e. Existencia kardex: aquí se escribe el total de unidades que el kardex
tiene reportados que hay.
f. Diferencia: aquí se determina si existen diferencias de sobrantes y/o
faltantes restando la Existencia de Kardex menos la Cantidad.
g. Costo unitario: aquí se escribe el costo unitario del artículo.
h. Costo total: aquí va el costo por la cantidad existente.

Nota de Devolución
NOTA DE DEVOLUCION
Almacén El Esfuerzo
(A)
DEVOLUCION SOBRE COMPRAS No.: FECHA: (B)
Quetzaltenang
PROVEEDOR: (C) o
DIRECCION: (D) (E)
DIA MES AÑO

(F) (G) (H) (I) (J)
Orden
de FACT.
Compra FECHA No. FECHA CREDITO CONTADO
No.
PRECIO PRECIO
CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION UNIT. TOTAL
(K)
(L) T O T A L..
(M)
RECIBI CONFORME ENTERADO APROBADO
A. Nombre de la empresa o razón social, y sus demás datos como dirección,
teléfonos, NIT, ETC.
B. Devolución No. Aquí va el número de esta devolución.
C. Aquí va el nombre y código del proveedor a quien le estamos haciendo la
devolución
D. Dirección del proveedor.

E. Lugar y fecha de la devolución: aquí se escribe el lugar y fecha en que se está

haciendo esta devolución.
F. Número de orden de compra: aquí va el número de la orden de compra por la
cual se solicitó el pedido anteriormente.
G. Fecha: fecha de la orden de compra.
H. Factura número: aquí va el número de la factura que el proveedor nos emitió
I. Fecha de a factura.
J. Crédito, contado: aquí se detalla la forma de pago de la orden que se le solicitó
al proveedor, si al fue al contado o al crédito.
K. Detalle de la devolución. Aquí se detalla lo siguiente:
a. Cantidad de producto
b. Código del producto
c. Descripción del producto a devolver
d. Precio unitario del producto que se devuelve
e. Precio total: es el importe que se calcula así: cantidad por precio
unitario.
L. Observaciones: aquí se añade cualquier observación que se desea realizar en la
nota de devolución.
M. Firmas de recibido, enterado, aprobado, etc.

Cheque Voucher
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A) Cheque No. (B)

QUETZALTENANGO
NIT. 132059-9
TEL. 77672184 Lugar y Fecha ©
Paguese a la
Orden de (E) Q. (D)
Quetzales (F)
(G)
Firma Autorizada Firma Autorizada
Código
Cuenta Descripción Debe Haber
(H)
Hecho Por Revisado Por

Autoriza Por Pago Recibido Por
Fecha (I)
A. Datos generales de la empresa
B. Cheque número: aquí se escribe el número del cheque
C. Lugar y fecha de emisión del cheque.
D. Valor en número por el cual se genera el cheque
E. Páguese a la orden de: nombre de la persona beneficiaria del cheque.
F. Valor del cheque en letras.
G. Firmas autorizadas: aquí van dos firmas, la del representante legal o Gerente
general, y la del jefe del departamento financiero, quienes son los dos principales
responsables del cheque.
H. Detalle del voucher:
a. Hecho por: iniciales de la persona que ha elaborado el cheque
b. Autorizado por: iniciales y/o nombre de la persona que autoriza el pago
del cheque
c. Fecha: fecha en que se autoriza y emite el cheque
d. Revisado por: nombre o iniciales de la persona que ha revisado el
cheque para autorizarlo.
e. Pago recibido por: nombre de la persona beneficiaria del cheque.

Arqueo de caja general:
ALMACEN "EL ESFUERZO"

ARQUEO CAJA GENERAL (A)
Cajero General o Tesorero (B)
Fecha del Arqueo / / © Practica Por (D)
Descripción Denominación Cantidad Sub-total Total

Q.
Monedas Q.
Q.
(E) Q. Q.
Billetes
Q.
Q.
Cheques
Recibidos Q.
Documentos
de Abonos Q.
Total Q.
Arqueado
El total de
Los valores
Arqueados es
de:
Se hace constar, que después del arqueo practicado,

fue entregado el efectivo y demas documentos que sirvieron
de base al mismo, de lo cual firmamos de etera confor-
midad la presente hoja de arqueo.
(f) (f) (F)

Cajero General o Tesorero
A. Encabezado de la forma donde van los datos generales de la empresa
B. Nombre del cajero o tesorero quien tiene a su cargo la caja
C. Fecha del arqueo
D. Practicado por: iniciales y nombre del auditor que va a realizar el arqueo de
caja general

E. Detalle de lo encontrado en caja

F. Firmas tanto del cajero como del auditor que realizaron el arqueo.
Conciliación Bancaria
ALMACEN "EL ESFUERZO" (A)

CONCILIACIÓN CANCARIA
Conciliación de Saldos al (B)

Banco C Cuenta No. (D)
Saldo segundo Banco Q. (E)
(-) Cheques en Circulación: (F)
Fecha / / No. de Cheque Valor

(G)
(+) Deposito en transito:

Fecha / / No. de Boleta Valor
(H)
Saldo conciliado con libros Q.

(I)
(+) Notas de crédito no contabilizadas
(-) Notas de débito no contabilizadas
Saldo Conciliado con Banco Q.
Lugar y Fecha
(J)
(f) (f)
Elaborado Por Vo. Bo.
A. Encabezado y datos generales de la empresa
B. Fecha en la que se concilian los saldos
C. Nombre del bando
D. Número de la cuenta bancaria a conciliar
E. Monto en quetzales según el estado de cuenta
F. Valor de los cheque en circulación
G. Detalle de los cheques en circulación
H. Detalle de los depósitos en tránsito
I. Valor del saldo conciliado con libros
J. Espacio para las firmas del cajero o tesorero y su jefe quien le revisa.

Tarjetas de Kardex de Productos
EL ESFUERZO (A) Kardex de Productos

24 Avenida 25-125 Zona 3
Tel: 55778899 (B)Codigo Producto:______________________ Mínimo:______________ C
Fax: 11223366 Nombre Producto:_____________________ Máximo:______________
Quetzaltenango Descripción:__________________________
____________________________________
Fecha Concepto Un. Debe Un. Haber Un. Saldo Costo Promedio Valor Debe Valor Haber Valor Saldo
01/01/2004Saldo 1000 1000 10 10000 10000
02/01/20004 pedido 36 15 985 10 150 9850
(D)

A. Encabezado que contiene el nombre de la empresa y sus generalidades
B. Encabezado de la tarjeta respecto al producto:
a. Código del producto: aquí se escribe el código único que distingue al
producto del cual se lleva registro en esta tarjeta
b. Nombre producto: aquí va el nombre del producto del cual se lleva
registro.
c. Descripción: lugar para una breve descripción del producto.
C. Mínimos y máximos de existencias:
a. Mínimo: aquí se escribe la cantidad mínima requerida para poder
realizar ordenes de compra nuevamente. Se supone que este mínimo se
ha calculado en base al tiempo en que tarda en venir la mercadería desde
la casa proveedora, para nunca quedarse sin existencias.
b. Máximo: esta casilla indica cual es la cantidad máxima que se debe
pedir del producto cuando se compre. Esto se hace para no quitar
capital importante de otras áreas de la empresa, y tenerlo durmiendo en
un inventario donde hay poca rotación. Todo está basado en la rotación
del inventario, si es una rotación rápida, el máximo debe ser un poco más
alto, si es una rotación lenta, el máximo debe ser mucho menor.
D. Detalle de la forma dividido en las siguientes secciones:
a. Fecha: aquí se escribe la fecha del movimiento que se realiza del
producto.
b. Concepto: indica si fue una venta, una compra, una devolución, y el
número del documento que ampara el movimiento.
c. Unidades debe: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que se
está operando, está ingresando unidades del producto al inventario.
d. Unidades haber: aquí se rellena esta casilla cuando el movimiento que
se está operando representa una venta o una devolución a un proveedor,
es decir, que se están retirando unidades del inventario.
e. Unidades saldo: aquí se va recalculando el saldo anterior + debes –
haberes.
f. Costo promedio: es la división entre valor saldo / entre unidades saldo.
Normalmente contiene 6 ó 4 dígitos decimales
g. Valor debe: aquí se escriben los valores costeados que se están
ingresando al inventario.
h. Valor haber: aquí se escribe el valor costeado que se esta egresando del
inventario.
i. Valor saldo: esta casilla representa el valor total, o costo total invertido
en el inventario correspondiente al producto al cual corresponde la tarjeta
de kardex.

Pedidos de Mercaderías:
Pedido de Mercaderías
Empresa El Esfuerzo (A)
Quetzaltenango
NIT. 25356595-99 Número
Teléfono: 55668899 (B) 253645
Fax: 44778899 Vendedor
V-2565
Fecha Terminos
DÍA MES AÑO Contado
C Método de Pago
Cheque
(D)
Facturar A: Cod. Cliente (E)
Juan Gomez G-25 Enviar A:
Dirección Dirección
13 calle 9-65 Zona 37 Guatemala 65 Calle 254-369 Col. El Progreso
Teléfonos Teléfonos
2565489 25654478
Contacto: Otros
Pedro Cardenas Guatemala, Ciudad
Cod Prod. Descripción Precio Unitario Cantidad % Desc Importe

2954Drive Computer Q.650.00 8 0.00% Q.5,200.00
11221Video System Q.2,369.00 6 1.00% Q.14,071.86
(F)
(G) Subtotal Detalle Q 19,271.86

I.V.A. 12% Q 2,312.62
Flete Q 100.00
Pagado Q 21,684.48
Adeudado Q 0.00
A. Encabezado de la forma donde van las generalidades de la empresa.
B. Generalidades del pedido:
a. Número: indica un número correlativo del pedido.
b. Vendedor: es el código del empleado vendedor que realiza la venta.

c. Términos: aquí se establece si el cliente va a comprar al contado o al

crédito.
d. Método de pago: aquí se establece como va a pagar el cliente, si con
cheque, tarjeta de crédito, efectivo, o cualquier otro método.
C. Fecha: es la fecha en la cual se está realizando el pedido
D. Facturar A: aquí van los datos generales del cliente, y su código.
E. Enviar A: aquí va la dirección donde el cliente que se el entregue su producto.
F. Estas son las casillas correspondientes a los detalles del pedido clasificadas así:
a. Código producto: en esta columna van los códigos de los productos que
el cliente esta pidiendo
b. Descripción: aquí van los nombres descriptivos de los productos
solicitados.
c. Precio unitario: aquí va el precio de cada artículo que el cliente está
solicitando
d. Cantidad: aquí va la cantidad requerida por cada producto.
e. % de descuento: aquí va un porcentaje de descuento (opcional), que se
le puede aplicar a cada artículo en particular.
f. Importe: aquí va la operación matemática de multiplicar la cantidad
requerida por el precio unitario.
G. Pie del pedido donde van las sumatorias finales:
a. Subtotal detalle: esta es la casilla donde va la sumatoria de todos los
importes de los detalles.
b. I.V.A. 12%: esta es la casilla donde va lo correspondiente al 12% de
I.V.A. que la empresa debe cobrar.
c. Flete: aquí va lo pactado de flete con el cliente. Esta casilla se utiliza
solo cuando las políticas de la empresa dicten que por cada reparto se
cobra un flete; aunque muchas empresas no cobran flete si el reparto es
en el perímetro urbano.
d. Pagado: aquí la cantidad de dinero que el cliente va a pagar por su
pedido. Puede ser que tenga crédito, y que solo deje una parte o nada
del total del pedido.
e. Adeudado: en esta casilla se suman los saldos anteriores del cliente más
el total del detalle de este pedido, menos el total de lo pagado en este
pedido.

Registro auxiliar de caja:

Registro Auxiliar de Caja
Mes Año (B)
Fecha Descripción Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aquí va la razón social o nombre del establecimiento.
B. Fecha del registro: fecha en la que se esta registrando el movimiento de la caja,
se toma solo mes y año.
C. Detalles de la forma:
a. Fecha documento: aquí va la fecha en la que se opera el documento, o se
recibió en caja.
b. Descripción: aquí va una pequeña descripción del documento recibido.
c. Debe: aquí va la cantidad que se debita de la caja, si es un documento
que ingresa.
d. Haber: aquí va la cantidad que se acredita a la caja, si es un documento
que egresa.
e. Saldo: en esta casilla se van sumando el saldo anterior, más los debitos e
la línea siguiente, menos los créditos de la misma línea. Es decir, que se
totaliza utilizando el saldo anterior.

Registro auxiliar de bancos depósitos monetarios

REGISTRO AUXILIAR BANCOS DEPOSITOS MONETARIOS
BANCO (B)
CTA.. NO.
MES AÑO
Fecha Descripción Descripción Debe Haber Saldo

Docto.
A. Encabezado de la forma: aquí va el nombre de la empresa.
B. Generalidades de la forma:
a. Banco: aquí se escribe el nombre del banco
b. Cta. No. Aquí se escribe el número de cuenta.
c. Mes, año: aquí se escribe el mes por el cual se realiza esta forma
C. Detalles:
a. Fecha documento: aquí se escribe la fecha del documento que se esta
registrando
b. Descripción: aquí se escribe una pequeña descripción del documento por
el cual se realiza el movimiento
c. debe. Aquí se escribe la cantidad del documento si está debitando a la
cuenta.
d. Haber: aquí se escribe la cantidad o importe del documento si esta
acreditando la cuenta.
e. Saldo: aquí se escribe el saldo luego de la operación. Es decir, saldo
anterior, más débitos, menos créditos.

Requisición y despacho de papelería y útiles:

REQUISICIÓN Y DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES
(B) No. FECHA
SEÑOR BODEGUERO, SIRVASE DESPACHAR A: C

DESTINADO PARA:
Cantidad Cantidad Cantidad Valor de la

Código Descripción del Artículo
Solicitada Autorizada Despachada Orden
(D)
SOLICITANTE DESPACHADO POR
AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME
REVISADO POR OPERADO POR
A. Encabezado.
B. Aquí se escribe el número de la requisición y la fecha en que esta se realiza.
C. Aquí se escribe el nombre del departamento de donde es solicitada la papelería
y útiles
D. Este es el detalle de la forma:
a. Código: código del producto
b. Cantidad solicitada.
c. Cantidad autorizada: esta casilla sirve para que el jefe del departamento
cuando revise la requisición pueda recortar las cantidades, cuando
considere que no es necesitada.
d. Descripción del artículo: aquí va la descripción el artículo.
e. Cantidad despachada: aquí va la cantidad que se despacha de bodega, en
todo caso que no haya suficiente existencia.
f. Valor de la orden: aquí se escribe el valor de lo solicitado ya costeado,
para que el bodeguero pueda rebajarlo fácilmente de su kardex.
E. Pie de la forma: aquí van las distintas autorizaciones que necesita la requisición
para que sea despachada.

Orden de compra:
Almacén el Esfuerzo (A)

Quetzaltenango
ORDEN DE COMPRA
(B)
Señor proveedor:
Sirvase enviar los siguientes artículos a la dirección y lugar indicados
Enviar A: (D)
Dirección C
Fecha:
Número:
Código Descripción Cantidad Precio Importe
(E)
Importe Total Orden de Compra
Total en letras: (F)

Elaborado por:
Autorizado por:
Revisado por:
A. Encabezado de la forma
B. Nombre y código del proveedor
C. Fecha de la orden y número
D. Dirección a donde deseamos que nos envíen las mercaderías
E. Detalles de la forma:
a. Código del producto, según nuestro kardex.
b. Descripción del producto que deseamos nos envíen
c. Cantidad del producto que requerimos
d. Precio que fuera cotizado por el proveedor en la cotización previa.
e. Importe: cantidad por precio.
F. Firmas e iniciales de quien autoriza, elabora, y revisa la orden de compra.

PROCEDIMIENTOS A REALIZAR:
LUIS GODINEZ:
1. Procedimiento del departamento de limpieza
2. procedimientos del departamento de lavandería
3. procedimientos de recepciòn y reservaciones
ANIBAL:
1. procedimientos del departamento de seguridad
2. procedimientos del departamento de cocina

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CONTENIDO DEL MANUAL

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

TARJETA DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS........................................................................46

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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¿Qué es el manual de procedimientos administrativos?

¿Cuál es la utilidad de este manual?

Con el manual de procedimientos administrativos, se puede fácilmente realizar el

Mediante este manual, se puede determinar en que momento un empleado está

¿Cuáles son sus objetivos?

⇒ Normar las actividades diarias de la empresa en áreas críticas de control como

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

⇒ Permitir reconocer los canales formales de autoridad dentro de la estructura

⇒ Representar de forma gráfica los procedimientos y sus distintas etapas para

⇒ Sugerir el uso de formas de control interno que documenten todo hecho

⇒ Permitir que a la hora de crear sistemas computarizados de control, sea fácil

⇒ Permitir que en el futuro si se desea estudiar de una manera más consciente la

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A

Descripción del procedimiento:

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PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITOS A

Descripción del procedimiento:

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

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PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CONTADO EN TIENDA

Descripción del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE UNA VENTA AL CRÉDITO:

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE COBROS POR VENTAS EN TIENDA

Descripción del procedimiento

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LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE PAGOS DE SUELDOS

Descripción del procedimiento

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE PAGO DE SUELDOS EN EL

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE PAPELERÍA Y ÚTILES

Descripción del procedimiento

Mediante este procedimiento se establece ¿quién tiene la obligación de informar cuando

LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

3. órdenes de compra (E)

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PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE PAPELERÍA Y ÚTILES:

Descripción del procedimiento

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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE UN ACTIVO FIJO

Descripción del procedimiento

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LIC. HAMILTON RENE AGUILAR GALVEZ

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE UN ACTIVO FIJO AL