You are on page 1of 2

Các khái niệm về nhóm làm việc

Ngày đưa tin: 12/01/2009


Nhiều công ty, tổ chức vẫn hay sử dụng từ nhóm làm việc một cách khá tùy tiện. Xét về mặt
bản chất, nhóm là một sự thống nhất về mục đích, là sự phối hợp và đối với một số người thì
nhóm là một biểu hiện của sự bình đẳng. Tuy nhiên, ít có tập thể nhân viên nào lại hội đủ điều
kiện của nhóm, mà thông thường đó chỉ là các tổ làm việc.

Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành
viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất nhiệm vụ của họ. Hình 1-1
minh họa sự liên kết giữa các thành viên trong tổ làm việc tại phân xưởng chế tạo bản in. Ở
đây, mỗi nhân viên thực hiện công việc của mình dưới sự chỉ đạo của nhà quản lý và chỉ có sự
hợp tác giữa nhà quản lý với từng nhân viên riêng lẻ chứ không có sự hợp tác giữa các nhân
viên với nhau. Giữa cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo.

Nhiều phòng ban hoạt động theo mô hình tổ làm việc này. Ở đây, mỗi nhân viên tự mình thực
thi công việc dưới sự chỉ đạo của tổ trưởng hay nhà quản lý và thường ít tương tác với các
thành viên khác trong phòng ban. Thông thường, nhà quản lý sẽ nói với các thành viên trong
tổ làm việc: "Đây là mục tiêu của phòng chúng ta và đây là phần nhiệm vụ của anh". Nếu các
thành viên thực hiện theo hướng dẫn, họ sẽ đạt được mục tiêu đó. Cấp trên chịu trách nhiệm
đưa ra mọi quyết định quan trọng và hợp nhất nhiều phần việc khác nhau của các thành viên.
Còn trong môi trường nhóm làm việc thì những chức năng chủ chốt này do chính các thành
viên thực hiện.

Tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định. Vì nhu cầu phối hợp trong tổ là rất nhỏ nên (1) tổ có
tất cả các kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng ban, (2) nhiệm vụ được
giao phó hợp lý và (3) nhà quản lý nắm vững mọi yêu cầu cần thiết để đạt được mục tiêu
chung. Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyền thống cũng có một số nhược điểm. Đó là nhà
quản lý phải mất thời gian tập hợp mọi thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết
định. Hơn nữa, đôi khi việc tập trung quyền quyết định vào một người duy nhất có thể là điều
mạo hiểm.

Trong khi đó, nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc
làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ
năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Các
thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung,
như được trình bày trong hình 1-2. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc vào thông tin của
nhau để thực hiện phần việc của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ
thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như
khi cần sự phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong tổ chức. Trái với tổ làm việc,
nơi nhà quản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh
nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp, chính xác và
khách quan hơn.

Trong cuốn Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (Lãnh đạo nhóm: Chuẩn
bị cho hiệu suất hoạt động cao), tác giả J. Richard Hackman đã kết luận bốn đặc điểm cần
thiết của một nhóm làm việc thật sự: "Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng,
quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý các quy trình làm việc, và cần phải có một sự ổn
định về các thành viên của nhóm trong một khoảng thời gian nhất định". Đây không phải là
định nghĩa của tổ làm việc. Điều quan trọng là các nhà quản lý cần hiểu rõ sự khác biệt giữa
nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường là đối xử với tổ
làm việc như một nhóm và ngược lại. Theo quan sát của Hackman, "Nếu được triển khai hợp
lý, chiến lược nào cũng có thể đem lại kết quả khả quan. Nhưng sự nhầm lẫn ở đây có thể là
áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc trực tiếp giám
sát các cá nhân thành viên khi công việc là trách nhiệm của cả nhóm".

Trên thực tế, nhiều tổ làm việc và nhóm không tuân thủ theo đúng định nghĩa nêu trên. Thay
vào đó, mô hình nào cũng xen lẫn một vài đặc điểm của mô hình kia. Thật ra hai mô hình làm
việc khác nhau này vẫn tồn tại và hoạt động hiệu quả ở một điểm nào đó giữa hai thái cực
này.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Các tin khác:


XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC NĂNG SUẤT CAO (12/01/2009)