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Escritura Eficaz

Escritura Eficaz

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Presentaci6n del curso
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Guia didactica
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Manual de contenidos Manual de actividades Guia del campus

5

Global
Consultoria

Estrategias
de Formaci6n

y

Elearning
Global &trotegias
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Bienvenido/a al curso de "Comunicacion escrita eficaz ", cuyo objetivo principal es que el alumno aplique las tecnicas y principios de la cornunicacion escrita que permitan redactar sus documentos con mas impacto y eficacia. Pretend emos ofrecer, por tanto, herramientas practicas para hacer mas productivo el trabajo.

Este curso se divide en dos modules formativos. En el primero " claridad en la comunicacion ", abordaremos aspectos sobre la redacci6n eficaz, grarnatica, tecnicas para que nos lean y entiendan.
(

En el modulo segundo " Modelos de documentos escritos" veremos los principales tipos de documentos : publicitarios, de comunicaci6n interna, protocolarios, etc.

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Es recomendable que sigas el curso sistematicamente durante el periodo de estudio, no 10 dejes para el final. Se trata de un curso practico y para asimilar los conocimientos es necesario realizar las actividades. Te recomendamos que vayas estudiando cada unidad por orden, primero leyendo el desarrollo teo rico y luego resolviendo la actividad correspondiente. Un afectuoso saluda EI Equipo Global Estrategias.

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Global Estrategias Secretarias y Ayudantes de direcci6n

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Gufa
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Global

Consultorfa de Formecion

Estrateqias

y Elearnmg

Obietivos del curso

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Objetivo general:

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• Aplicar las tecnicas y principios de la comunicacion escrita que permitan redactar sus documentos con mas impacto y eficacia

CJ Objetivos especificos:
Modulo 1: La claridad en ellenguaje escrito

u
• • •

Identificar las caracteristicas, normas y elementos que definen a los mensajes escritos para su aplicacion a los problemas de comunicacion que surgen en nuestra organizacion, Conocer las ventajas y desventajas de la comunicacion oral y escrita Reconocer los diferentes tipos de documentos de texto para su correcto uso Planificar un texto para una correcta redaccion posterior en la transmision de mensajes escritos Identificar y aplicar las claves necesarias de redaccion de mensajes para mejorar nuestra expresion escrita Aplicar las principales reglas gramaticales que rigen la comunicacion escrita Redactar un mensaje adaptado al tipo de destinatario a quien va dirigido Redactar mensajes escritos con mas impacto y eficacia, presentando las ideas de forma clara, concisa y segura

• • •

Modulo 2: Modelos de documentos escritos

Conocer las claves necesarias para la correcta redaccion y presentacion de los diferentes tipos de cartas comerciales Identificar las caracteristicas que definen a los diversos tipos de documentos publicitarios


(

)

Comunlcacion escrita eficaz / Guia didactlca

2

Identificar las caracteristicas de los textos de comunicaci6n intema para mejorar y agilizar las relaciones en la empresa Conocer los diferentes tipos de textos que existen en la comunicaci6n intema de una organizaci6n Conocer las caracteristicas que definen los textos protocolarios Identificar las claves necesarias para la correcta redacci6n de un e-mail C C G C C ( C

• •

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Cornunlcaclon

escrita eficaz / Gufa dldactica

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G labal Estrategias
Cansultoria de Formecion

y Elearning

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Modulo 1.- La claridad en la comunicacion escrita Pags

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1.1 La comunicaci6n escrita. (,Herramienta eficaz 0 fuente de conflictos? 1.2 Recomendaciones para una redacci6n eficaz 1.3 Tecnicas para conseguir que nos "lean" y "entiendan"

13- 22 23- 39 40- 48

Modulo 2.- Modelos de documentos escritos 2.1.- Textos comerciales 2.2.- Textos publicitarios y de marketing 2.3.- Textos de comunicaci6n intema 2.4.- Textos protocolarios 2.5.- Correo electr6nico. Claves de un e-mail efectivo

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51- 69 70-79 80- 104 105- 113 114- 119

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Autora: Maite Rodriguez

Modulo 1.- Comunicacion Escrita Eficaz. La Claridad en el Lenqucje Escrito

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lntroducelen
«Toda persona necesita crear una especie de vinculo con su interior, trabajar en conjunto con sus ideas y manejar con soltura su creatividad. Yesto no es posible hasta que no aprende a descubrirse a si misma como un ser creativo, como artista. A veces, la modestia nos impide ver mas alia de nuestras posibilidades y, por eso, nos conformamos con ser simples aficionados .de la escritura, ocultando a los demds nuestra destreza artistica. Algunos, incluso, lIegan a apartar la mirada del espejo de su interior, porque no se atreven a enfrentarse con sus pensamientos, de los que piensan, equivocadamente, que no pueden sen>
La comunicacion entre personas es tan importante que, de hecho, existe siempre. Incluso cuando alguien no quiere comunicar, a traves de su actitud, en la mayoria de los casos ya esta comunicando algo, al dar la impresion de que no quiere hacerlo. En un colectivo humane tan dinamico como comunicaciones reviste una importancia decisiva. la empresa, el problema de las

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En ocasiones, algunos empresarios se muestran extrafiados, porque despues de esforzarse en informar a su personal a traves de notas, sobre temas de interes para ellos, no consiguen que los trabajadores se enteren 0 10 hacenerroneamente. En estos casos despues de realizar un sencillo analisis, se puede ver que frecuentemente hay un proceso de no recepcion del mensaje. El trabajador no 10 lee, porque, 0 tiene un texto excesivamente largo, 0 esta redactado en un estilo farragoso que dificulta la lectura, 0 se emplean palabras 0 terminos que el trabajador no entiende, y en consecuencia, acostumbra a rehuir su lectura, con 10 que los resultados son negativos. A veces, pregunta a algun compafiero sobre su contenido, recibiendo la mayor parte de las veces una informacion que distorsiona el mensaje. El trabajador sabe que hay una nota nueva en el tab Ion de anuncios de la fabrica, pero 10 da pereza leerla, porque en situaciones anteriores, 0 no las ha entendido bien 0 le han parecido demasiado complicadas.

iDe que sirve informar al personal, si 10 hacemos con un estilo y una terminologia que no se comprende?

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Modulo 1 / Cornunlcaclon escrita eficaz

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Actualmente, la comunicacion es una parte esencial de nuestras vidas. Se representa en todos los aspectos: en el personal, en el acadernico y en el profesional. en el ambito profesional la comunicacion representa un aspecto clave que nos permite lograr el entendimiento, la coordinacion y cooperacion que posibilitan el crecimiento empresarial. Por este motivo, es importante tomar conciencia y asumir el control de 10 que comunicamos para ser eficientes y obtener el maximo de las personas y situaciones. Las relaciones que se establecen entre los diversos miembros de una empresa se constituyen gracias a la comunicacion, en estos procesos de intercambio se asignan y delegan funciones, se establecen compromisos, y se fomenta la identificaci6n con la empresa. Por estas razones, toda empresa debe tener en cuenta un proceso de comunicacion e informaci6n que promueva la participacion, la integraci6n y la convivencia en el contexte de la cultura empresarial. Los flujos de comunicaci6n que se establecen en la empresa pueden ser formales 0 informales. dentro de la comunicacion formal, la comunicaci6n escrita es uno de los tipos mas usados, pudiendo tomar muchas formas: cartas, correos electronicos, memorandos, oficios, circulares, informes, etc. En este primer m6dulo daremos especial relevancia a la esencia de la comunicacion escrita: la redacci6n. Veremos los aspectos que nos ayudaran a expresarnos eficazmente por escrito y las caracteristicas tanto de la comunicacion escrita como de la oral. Los objetivos que pretendemos los detallamos a continuaci6n:

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-

Obietivos del Modulo
• Identificar las caracteristicas, normas y elementos que definen a los mensajes escritos para su aplicaci6n a los problemas de comunicaci6n que surgen en nuestra organizaci6n. Conocer las ventajas y desventajas de la comunicaci6n oral y escrita Reconocer los diferentes tipos de documentos de texto para su correcto uso Planificar un texto para una correcta redacci6n posterior en la transmisi6n de mensajcs escritos Identificar y aplicar las claves necesarias de redacci6n de mensajes para mejorar nuestra expresi6n escrita Aplicar las principales reglas gramaticales que rigen la comunicaci6n escrita

• • •

Modulo 1 / Comunicaci6n escrita eficaz

11

• •

Redactar un mensaje adaptado al tipo de destinatario a quien va dirigido . Redactar mensajes escritos con mas impacto y eficacia, presentando las ideas de forma clara, concisa y segura

( ( (
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i QUe veremos en este modulo?
Las UMAs que vamos a tratar son los siguientes : 1.1 .- La Comunicacion Escrita. i,Herramienta Eficaz 1.2.- Recomendaciones para una Redaccion Eficaz
0

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(

Fuente de Conflictos?

(

1.3 .- Tecnicas para conseguir que nos "lean" y "entiendan"

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Modulo 1/ Cornunlcaclon escrita eficaz

12

UMA 1.1.- La Comunicaci6n Escrita.c.Herramienta Eficaz o Fuente de Conflictos?

Objetivos de aprendizaje
(

• Identificar las caracteristicas, nonnas • •

y elementos que definen a los mensajes escritos para su aplicacion a los problemas de comunicacion que surgen en nuestra organizacion Conocer las ventajas y desventajas de la comunicacion oral y escrita Reconocer los diferentes tipos de documentos de texto para su correcto uso

Mapa conceptual de 10 UMA

Aspectos generales -Causar buena impresi6n - Adecuar elestilo allector - Claridad - Vicios enla emisi6n

Tipologia de documentos

Modulo 1 / UMA 1.1.- La cornuntcaclon

escrita eficaz

13

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iQue es la cemunlccclen?
La comunicacion es un termino muy amplio que ha sido definido por multitud de autores. Vamos a comenzar esta unidad minima de aprendizaje definiendo nuestro concepto.

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II

r:

Definicion de comunicacion
Es el proceso de creacion, transmision e intercambio de ideas destinadas a la convivencia entre seres humanos.

Por tanto, en la comunicacion interhumana se transmiten y se reciben diversos datos, ideas, opiniones y actitudes que constituyen la base para el entendimiento 0 acuerdo comun. En esta situacion definiremos la comunicacion como un proceso mediante el cual transmitimos y recibimos datos, ideas, opiniones y actitudes para lograr comprension y accion, Aplicado a la organizacion, la comunicacion es indispensable para lograr la necesaria coordinacion de- esfuerzos a fin de alcanzar los objetivos perseguidos por esta.

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(

Proceso de cemunlccclen
los elementos que intervienen en un

Definido el concepto, veamos ahora, en principio, proceso de comunicacion, •

Emisor es el que transmite el mensaje Mensaje es 10 que se quiere comunicar Receptor es la persona que escucha y recibe e interpreta el mensaje
0

Canal es el medio por el cual el emisor transmite

comunica el mensaje

al receptor. En este curso, el medio que vamos a trabajar es el escrito.

Caracteristicas de la comuniccclen
y gestos apropiados a 10 que queremos transmitir.

En ella se debe utilizar palabras

- Se exteriorizan sentimientos positivos (amor, respeto, sinceridad, simpatia, consideracion, estimacion, etc).

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Modulo 1/ UMA 1.1.- La comunlcaclon escrita eficaz

14

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- En la comunicaci6n se responde con sentimientos y actitudes positivas, en forma serena y adulta, aun cuando los mensajes vengan cargados de sentimientos y actitudes negativas. - Se emiten ideas claras, concisas y convincentes; con sentimientos positivos; en forma oportuna y sin interferencias de ruidos fisicos prejuicios psico16gicos.

Una vez definida la comunicaci6n en terminos generales, veamos ahora el concepto de comunicaci6n escrita

(

Definicion de comunicacion escrifa Es la comunicaci6n que se lleva a cabo mediante la palabra escrita.

(

o

La comunicaci6n, como veremos, puede estar reflejado en distintos formatos: puede ser un documento en papel, correo electr6nico ...

o
_ c.Comunicaci6n Escrita u Oral? Normas Generales
Una vez vistos algunos conceptos introductorios, comenzaremos esta unidad minima de aprendizaje (UMA) dando unas pautas generales para diferenciar la comunicaci6n escrita respecto de la comunicaci6n oral. lComunicaci6n oral 0 escrita?, lCmindo escribir y cuando hablar? .. Ante todo escriba para comunicarse. Su misi6n principal al escribir es decir algo a alguien. Para que nos entiendan tenemos que escoger nuestras palabras con cuidado. Tenemos que escoger palabras que el receptor entienda con rapidez y facilidad y que no transmitan sugerencias que puedan tener un efecto negativo en las relaciones que mantenemos con el receptor. Todo texto escrito debe realizarse bajo un plan establecido previamente. Debe tener una introduccion, en la que se exponga aquello que se va a decir; un cuerpo principal, en el que se desarrolla el tema y, por ultimo, una conclusion, esta es decisiva: si es demasiado larga, poco precisa, 0 demasiado oscura corre el riesgo de fatigar la atenci6n del lector. Esto 10desarrollaremos posteriormente con mas detalle ( en la UMA 1.2) En las comunicaciones escritas, se sefialan como ventajas entre otras, su autoridad, precisi6n, permanencia y amplitud de cobertura. Las comunicaciones orales tienen como meritos la facilidad y rapidez de su transmisi6n, su menor costo, su caracter personal y las posibilidades inmediatas de retroalimentaci6n.

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M6dulo 1/ UMA 1.1.- La comunicaci6n escrita eficaz

15

Veamos en esta tabla las caracteristicas basicas de comunicarse oralmente y por escrito

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Aspectos generales de la comunicaci6n escrita
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(

A la hora de elaborar mensajes escritos, existen unas pautas para despertar interes, incitar a la accion ... que enumeramos y. adelantamos, pero que desarrollaremos en profundidad en la UMA 1.3

Modulo 1/ UMA 1.1.- La cornunlcaclon escrita eficaz

16

En este apartado vamos a centrarnos en dos aspectos generales cuenta siempre en la comunicacion escrita:

que hay que tener en .

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()

• Causar

buena impresion

Mucha gente, al comunicarse por escrito, intenta impresionar. Utiliza frases largas y complicadas juntamente con palabras enrevesadas. De hecho, estas frases no impresionan en absoluto, mas bien 10 contrario. Tus lectores no estan para ponerte nota, intentan decidir si la idea 0 el producto que les propones les interesa. Desean que la lectura sea facil y directa, para asi poder concentrarse en el contenido, en lugar de en el estilo. Y en esto reside el quid de la cuestion, El secreto de una buena redaccion pasa por conseguir una propuesta sencilla y facil de leer. Tu no eres James Joyce, el director general no va a llevarse tu propuesta para echarle un vistazo en la playa, durante sus vacaciones, cuando sienta la necesidad de reflexionar 0 de leer algo inspirado.

(

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Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les impresionaras con una redaccion "brillante". Si tus frases son cortas y sencillas, te estaran profundamente agradecidos. De todos modos, es mas que probable que no entiendan la mitad de esas palabras tan largas que otros utilizan, y hacerles sentir ignorantes e incompetentes no te va a granjear su simpatia. Soluci6n.- Por regIa general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses en la propuesta. Si no acostumbras a decir: "Permitame que llame su atencion sobre el punto antes citado ... " no 10 escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya he mencionado antes ... " Por 10 tanto, la primera regia de una buena redaccion es escribir de forma sencilla:

Parrafos cortos, frases cortas, palabras cortas Algunas palabras entender: son las culpables de que ciertas propuestas resulten dificiles de

- Conectores ("hasta este momento",

"a pesar de" y "etcetera").

- Terminos pomposos ("de ahora en adelante", "de este modo" y "sucesivamente"). - Nunca intentes impresionar mediante la jerga. Utilizala s610 cuando no dispongas de otro recurso. Y en este caso, afiade una explicacion entre parentesis, a menos que tus lectores sean buenos conocedores de la jerga en cuestion, Si tienes que utilizar a menudo la jerga, adjunta un glosario al final.

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M6dulo 1 / UMA 1.1.- La comunicaci6n

esc rita eficaz

17

• Adecuar el estilo allector Se entiende que es un concepto aproximado. No pretendemos que escribas como 10 haria tu lector, sino que 10 tengas en cuenta. En la comunicaci6n escrita es muy importante cuidar tanto el contenido como la relaci6n, ya que el no estar cara a cara ante el receptor supone un mayor esfuerzo en la elaboraci6n y adaptaci6n de nuestro estilo. Quien recibe nuestro mensaje tiene que entendemos con la mayor claridad posible. Este tema 10 trataremos con mas profundidad en una unidad posterior.

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Elaboracion

de mensejes escritos. Errores mas comunes
(
(

En cuanto a los errores mas comunes a la hora de elaborar un mensaje escrito, destacamos dos: la claridad y los vicios en la emision
• EI problema de la claridad

Escribir para SER LEiDO y para SER COMPRENDIDO es el proposito mas valorado de la COMUNICACI6N ESCRlTA EN LAS ORGANIZACIONES. La mejor via para conseguirlo ha sido descubierta y cabe valerse de ella para conseguirlo. La resumimos a continuaci6n:

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M6dulo 1/

UMA 1.1.- La cornunlcacton

esc rita eficaz

18

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• Vicios en la emision
I

presunci6n

que la comunicaci6n

funciona ...

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CLARIDAD SUFICIENCIA INSUFICIENCIA ENTENDIMIENTO ACEPTACION OBEDIENCIA

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M6dulo 1/ UMA 1.1.- La comunicaci6n escrita eficaz

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M6dulo 1/ UMA 1.1.- La comunicaci6n escrita eficaz

20

Una vez vistas las caracteristicas de la comunicacion por escrito, vamos a acabar enumerando y contrastando las ventajas y desventajas de los dos tipos de comunicaci6n mas usuales.

o
• Comunicacion Oral Vs Comunicacion Esrita

ESCRITA

ORAL
.; Mejor para sentimientos y emociones
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v
E N

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A J A

S

.; Mejor para hechosy opiniones .; Mejor para mensajes dificiles 0 complicados .; Puede ser revisado .; tnu cuando se necesita llevar un registro al quehacer referencia posteriormente .; Puede planificarse cuidadosamente y estudiarse antes de transmitirla .; Pueden eliminarse los errores antes de transmitirla

Mas personal e individualizada .; . Da lugar a una mayor interacci6n y a recibir retroalimentaci6n .; Puede producir un impacto mayor .; Generalmente.es mas barata .; Le permitecorregiry ajustar su mensaje en vista de la retroalimentaci6n que recibe y de otras pistas no verbales que usted detecte

ESCRITA D E
.; Es mas cara hay que dedicarle
.; mas tiempo No hay retroinformacion 0 tarda en llegar Carecede pistas no orales que ayudan a interpretar Hay gente que no sabeleer 0 a quien no le gusta leer Nunca puede estar seguro de que se ha leido su mensaje Le falta calor y carece de individualidad

ORAL
.; Mas dificil pensar mientrasse habla .; Una vez que se ha dicho algo no
puede ser borrado .; Efimera, de.corta duraci6n .; Es diflcil hacer referenciaa ella 0 archivarla

S
V

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E
N T

A J A

S

Modulo 1 / UMA 1.1.- La cornunlcaclon escrita eficaz

21

_

Tipologia de Documentos de Texto
Veremos, por ultimo, una clasificacion sobre los documentos y su uso adecuado, esto es, los tipos de documentos escritos que existen y la finalidad que se persigue con cada uno de ellos. Esto responde a la siguiente pregunta : l Cuando utilizar un tipo de texto u otro? Con esto, podemos seleccionar, atendiendo a la informaci6n que queramos comunicar, el canal de envio id6neo. Lo exponemos en una tabla para una vision mas grafica :

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C C C
(

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Medio I finalidad anuncio Articulo de fondo boletin carta cartel

Informar

Dar noticia

Entender

Persuadir Tranquilizar

Ensefiar

Explicar

Negociar

X X X X X X X X X X

X X X X X

X X X X X X X X

X
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X

catalogo
Comunicado de prensa conferencia Descrlpclon de tareas diapositivas e-mail

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X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X

X X folleto X gacetilla X Guion para video X libro X manual X multimedia X Pagina Web X Preguntas mas X
frecuentes propuestas Tablon de anuncios

X

X X X X X X

X

X

X

X

Modulo 1/ UMA 1.1.- La comunlcaclon escrita eficaz

22

o o o
o
n
n
(

Objetivos de aprendizaje
• • • Planificar un texto para una correcta redacci6n posterior en la transmisi6n de mensajes escritos Identificar y aplicar las c1aves necesarias de redacci6n de mensajes para mejorar nuestra expresi6n escrita Aplicar las principales reglas gramaticales que rigen la comunicaci6n escrita

Mapa conceptual de la UMA
( PLANIFICACION

Planllicaclon C.Escrila - Tema centrado - nempo de preparaci6n - Estructurar • Idea central - .Primera redacci6n • Legibilidad
Como empezar un taxto EI eslilo que vende

-

Breves y sencilies directas Transmitir una idee portrase No complicar las lrases Claridad entre sujelo y verbc

Introducclon Nudo DIslnlaco

*FFt

REDACCION

Recursosauxillares

del escrltor

Errores mascolTluries'
, Concordanela -Daquolilmo' -Lalsmo""" '~,LaI6mo ; Loismo verba(. ' .. >.,:' ....

,Dlcclon.rios (glnlraly, doslnonll1los) .. .. - Llbro do,ostUo . - Procosldor.ilo toXto . '. -Manualesdaro,e ... ncla " - Dirocclon8S dosltlos we'!) •. • BlbUoiecas . " .',

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M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones

para una redacci6n

eficaz

23

_

La Planificacion
Uno de los temas que ya vimos en la unidad anterior era la importancia que se Ie da al "problema" de la claridad en la comunicacion escrita. Muy importante es pensar con c1aridad para comunicar con claridadjambien, Tenemos que tener claro 10 que queremos decir. Para ello, la planificacion es fundamental. Si no planificamos la redaccion de un texto podra quedar confuso, difuso, sin un esquema previo que muestre ideas c1aras... entorpeciendo el proceso de comunicacion, Ahora vamos a recordar, enumerar 0 repasar algunos de los elementos y caracteristicas de una buena comunicacion por escrito que hay que tener en cuenta a la hora de planificar mensajes.

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Esquema comunicaci6n escrita

• Planificacion

para

la

redecclen

de

textos

y

cernunlccclen de ideas
• Elementos de una buena comunicacion escrita

a d.ecir..L,a ~~~K~~~~ci6n.··h~"lad~_'pXF.~t~~f.~~;~~~p~.··d~_."S~lt9,~ ..• d~"Uh.t~lJl~;~:\~~o>~~:!R.la.~.~.sCri!
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Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redaccion eficaz

24

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• Elementos que favorecen la legibilidad EI empleo de palabras breves, antes que largas Palabras simples, no las rebuscadas. Deben evitarse las red undancias. No utilizar palabras vacias, que 10 que hacen es disminuir el interes y la calidad del escrito. Se pueden emplear giros y terminos tecnicos necesarios, pero siempre de una forma clara y simple, pensando en quien va a recibir el escrito. Si se piensa que quien va a recibir el escrito no conoce el significado de algun termino, se Ie debe definir discretamente en su primera aparici6n en el texto.

(

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EI estilo que se sugiere, se parece al llamado "estilo periodistico". La diferencia con este, radica en que, para muchos casos, se utilizan palabras y expresiones propias de la conversaci6n coloquial y del trato familiar directo, como si el destinatario se encontrara presente, mientras "se habla sobre el papel". • EI estilo que vende Existen una serie de palabras 0 frases que conviene evitar a toda costa. Todos sabemos que si el tiempo apremia, es tentador saltarse esto, pero procura no cometer ese error, porque en el se explica algo de suma importancia: como hacer que tu propuesta sea mas convincente. Necesitas vender tu idea a los lectores y no deberias dejar escapar la oportunidad de hacerlo mediante el estilo 0 el contenido de tu propuesta. A continuaci6n, encontraras un resumen de los elementos mas importantes:

i

)

- Utiliza sustantivos concretos.

Los sustantivos, como ya sabemos, son palabras que

denominan cosas: coche, perro, vacaciones, telefono, peri6dico. Y los que acabo de enumerar son sustantivos concretos porque dan una imagen clara de algo especifico. Los puedes utilizar sin miedo. Los que tienes que evitar son los terminos abstractos, especialmente los que no aportan una imagen visual. Por ejemplo: situaci6n, actividades, actuaci6n. A la gente Ie aburre leerlos, y Ie resultan mas dificiles de entender. No siempre podras evitar los sustantivos abstractos, pero a menudo sf. Por ejemplo, en lugar de decir "Cuando tenga en
(

M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

25

consideraci6n ...", di "Cuando considere ...". Otro ejemplo: sustituye "el uso de la pala excavadora no es facil" por "esta pala excavadora no es facil de usar".

c
- Utiliza verbos en voz activa. Un verbo es un termino que remite a una acci6n: correr, ayudar, encontrar, utilizar, exagerar, etc. Los verbos en voz activa son los que se utilizan cuando el sujeto de la frase hace algo: "ayer conoci a un cliente muy importante". El problema son los verbos en voz pasiva, en los que el sujeto recibe la acci6n: "ayer fui conocido por un cliente muy importante". Son lentos y pesados, en contraposici6n a los verbos en voz activa que le confieren a la propuesta mayor vida, dinamismo y acci6n.
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III

ilmportante!
Ala hora dedisponerse a escribir, pensar, tambien que, para explicar temas dificiles conviene NO SER COMPLICADO Y que, para hablar de asuntos serios, es recomendable NO SER ABURRIDO.

• ;.Que hacer cuando no se sabe como empezar? En los tiempos antiguos existian unos objetos lIamados maquinas de escribir y plumas. Usaban un material lIamado papel, sobre el cual el autor aplicaba unos simbolos lIamados escritura. Para el autor, 10 peor era ver ante si la hoja de papel en blanco. "El toro blanco", la llamaba Hemingway. Uno queria escribir algo y ahi esta ese pedazo rectangular de papel en blanco desafiandolo. De manera que uno escribia cualquier cosa y si luego no le gustaba, podia dedicar la hoja de papel a su destino mas noble que era el ser convertida en una pelota y ser arrojada a la papelera. Si aquel dia no estaba inspirado para escribir pero por 10 demas le iban a salir bien las cosas, acertaba en la papelera. Lo contrario presagiaba un dia completamente fatal. Ahora tenemos los ordenadores y pantallas. Tambien la pantalla sirve para escribir cualquier cosa, y aunque no se puede arrugar para convertirla en una pelota, si se puede arrojar a la "papelera de reciclaje", si se acierta con la combinaci6n de teclas, 10 cual produce una grata sensaci6n de funeral electr6nico. Ante la dificultad de empezar, en efecto el mejor remedio es ponerse a ello. Uno escribe las palabras del resumen, 0 el titulo, 0 10 primero que se le ocurra sobre el tema, por mas delirante que sea. El autor de estas lineas jamas descarta ningun fichero de su ordenador, de modo que guarda en un disco u otro todo 10 escrito en el curso de los ultimos diez afios, Cuando necesito escribir algo nuevo y noconsigo arrancar busco algun archivo sobre tema similar, 10 saco a pantalla y mepongo a reescribirlo para adaptarlo al nuevo asunto. En esto todo es empezar, no hay mas misterio.

M6dulo 1/ UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

26

La correcta continuaci6n

redaccion de textos escritos, radica en la sencillez mostramos algunas de las claves para elaborar mensajes. sencilla

del lenguaje.

A

• Frases de arquitectura

En la construcci6n de las frases observaremos •

estos principios generales:

Que la mayoria sean breves, sencillas y directas: Variar, no obstante, la longitud y la estructura par introducir interes y cambios de ritmo Idealmente deben promediar de 15 a 20 palabras

Que cada frase transmita una sola idea central: Si una frase contiene varias ideas, introducir importancia relativa de cada una enfasis para que se vea la

()
()

• -

No complicar las frases introduciendo

multiples matizaciones

0

condicionantes:

Separarla en varias segun convenga (y usar los parentesis con moderaci6n)

• Que en cada frase que de claro quien es el sujeto y el verbo - Si hay que encadenar frases, utilizar las conjunciones adecuadas. y expresiones de enlace

Como sabemos, redactar un texto se reduce, principalmente, a reflejar las ideas que (contenido) y c6mo (estructura) quiero comunicar. Para presentar una idea esc rita se puede aplicar la estructura del teatro clasico

Introduccion
~Xp()sici6n.·decada cOncepto .. I)ar.irif6nriaei6n,·· Pedit informaci6n .

M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

27

(

• Planificacion en la redecclen. Eiemplo
A la hora de redactar, debemos planificar como va air estructurada la informacion que vamos a presentar .En el apartado anterior hemos dado unas pautas de como planificar y presentar un texto y las ideas que queremos comunicar. Veamos el ejemplo de planificacion, pautas para la redaccion y legibilidad que ha de presentar una carta. • Redacci6n de una carta 1. Comenzar agradando. 2. Explicar en el primer parrafo "de que se trata". 3. En los siguientes exponer circunstancias y proponer la ACCION. 4. Reforzar 10 que se quiere animando a hacerlo. 5. Terminar afectiva y brevemente.

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• Legibilidad de la carta • Que al destinatario le resulte agradable de leer. • Que lea con facilidad, rapidez y seguridad.
AGRADABLE

- Dejar amplios margenes, Sustituir "asunto" por titulo centrado, en negritas y mayusculas. - Empezar de forma contundente y estimulante. - Usar dibujos, graficos, imageries y colores si es del caso. - Redactar de forma positiva. - Emplear giros y figuras de lenguaje toda vez que sea oportuno. - Terminar "con dos palabras" alentandoras y afectuosas.
FACILIDAD, RAPIDEZ Y SEGURIDAD
(

- Vigilar ellargo de cada renglon, - "Sangrar" los margenes con dos, tres
0

cuatro espacios.

- Usar titulos, sub-titulos y nombres de gula para los parrafos. - Subrayar palabras "clave".

M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaclones para una redacci6n eficaz

28

- Imprimir el texto de forma bien contrastada.

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Los memorandum, al igual que las cartas, se organizan de forma muy similar, con la ventaja de poder utilizar el "nombre de pila del destinatario " en el primer parrafo, En la UMA 2.3 veremos este modelo de texto de comunicaci6n intema.

Aspectos gramaticales basicos para la redaccion de textos escritos Errores y abusos mas comunes Uso correcto de los recursos gramaticales Recursos auxiliares del escritor El corrector gramatical del ordenador La necesidad de corregir

o
_ Redocclen del texto
Uno de los aspectos mas importantes a la hora de presentarideas escritas, son las reglas gramaticales que caracterizan y rigen una determinada lengua. Hemos visto los aspectos mas organizativos sobre la elaboraci6n de textos escritos. Veamos ahora la gramatica. En la siguiente tabla mostramos algunos de los errores mas usuales que suelen caracterizar nuestra manera de hablar y, que sin damos cuenta, los reflejamos tambien en la comunicaci6n escrita.
• Errores

y abusos mas comunes
Incorrecto Ungrupode

Qreddeque no .estabienhacer espe~ara Ids demas

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recornendaclones para una redacclon eficaz

29

Le'l1eve in cesto de' ,a' ~1es"'" 1?,stof·estudiandp•..•

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ei'lla universidad

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• Uso correcto de los recursos gramaticales

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• Uso del punto y aparte A la hora de redactar un escrito, es muy importante dividir el texto en porciones para que se lea con mas facilidad, y al mismo tiempo agrupa frases alrededor de la idea central que se desarrolla en ese parrafo, Este comenzara con la proposicion que resume el parrafo entero, 0 presenta el tema. Las frases siguientes argumentan 0 justifican la proposicion, es decir aducen las razones o los datos que la apoyan. Aqui hay que suprimir todas las digresiones, todo 10 que no se refiera al asunto. En el desarrollo explicativo 0 del razonamiento hay que seguir un orden logico, Se evitaran los parrafos demasiados largos. De tres a cinco frases por parrafo seria 10 ideal, aunque tambien se admite el constituido por una frase (mica.
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• Mayusculas y minusculas En los escritos de empresa y comerciales se suelen prodigar mucho las mayusculas por el respeto que inspiran instituciones, cargos, etcetera. He aqui algunas reglas: ~ Con mayuscula inicial las instituciones, organismos y asociaciones publicas y los partidos politicos. ~ Con mayuscula iniciallos nombres de leyes y reglamentos registradas de cualquier industria. ~ Con mayuscula inicial los prefijos de multiples de las metrico. ~ Con mayuscula inicial los prefijos de divisores de las metrico, ~ Con mimiscula inicial: o Los tratamientos como senor, don, doctor, licenciado, coronel, duque, ministro, presidente, magistrado, gerente, apoderado, rector (pero con mayusculas cuando aparezcan como nombres de calles 0 de enclaves urbanos: calledel rector Brias, plaza del Doctor Fleming, avenida de la Infanta Carlota). o Los meses del afio,
(

cuerpos oficiales, las oficiales y las marcas unidades del sistema unidades del sistema

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones

para una redacclon

eficaz

30

o
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o

EI norte, el sur, eleste y el oeste, excepto cuando forman parte de un termino que los convierte en nombres propios: el Oriente Medio, el salvaje Oeste. Los nombres de las disciplinas academicas, medicina, farmacia, derecho, arquitectura, excepto cuando forman parte del nombre de una institucion: Escuela Superior de Arquitectura. Los nombres comunes de divisiones administrativas 0 geograficas: provincia de Sevilla, mar negro, estado de Georgia, departamento de los Alpes Maritimos, rio Ebro, etc.

• La letra cursiva
Las antiguas maquinas de escribir y los primeros procesadores de texto solo conocian la letra subrayada y la neg rita (repicada en la maquina de escribir 0 en la impresora de agujas). La letra cursiva es una manera elegante de poner enfasis y resulta ahora mucho mas sencilla de administrar, por 10 que se tiende un poco al abuso. Escribiremos en letra cursiva: • Los titulos de libros, periodicos, semanarios, revistas, enciciopedias, etcetera. Pero si se referencia un capitulo 0 un articulo dentro de la publicacion, 10 escribiremos- entre comillas, p.e.: Friedman, Milton "La inflacion, su causa y su remedio", en Paradojas del dinero, Barcelona 1992, p. 227 y ss. Otro ejemplo: Kisch, R., "La industria textil en Silesia y Renania. Un estudio comparativo de sus procesos de industrializacion", en Kriedte, P., Medick, H. Y otros, Industrializacion antes de la industrializacion, Barcelona 1986. en curs iva los nombres de Iibros sagrados, la Biblia, el Coran, el

No se escriben

Talmud, los Vedas. • Por analogi a, los titulos de obras artisticas y musicales, asi como las peliculas y programas de radio y television: Las cuatro estaciones de Vivaldi, EI entierro de Conde Orgaz del Greco, EI pensador de Rodin, Querelle de W. R. Fassbinder, Gran Hermano. Los nombres de naves, aviones, trenes y vehiculos espaciales: el acorazado Maine, el satelite Surveyor. Palabras y expresiones en idioma extranjero; si una misma palabra se repite mucho en el texto, en curs iva solo la primera vez que aparezca. Pero se exceptuan las que ya han cobrado carta de naturaleza en el comercio (marketing, factoring, cash-flow, broker) ola tecnica (laser, compact disc y muchas mas), y tambien las marcas comerciales como Coca-Cola, HewlettPackard, Gitanes. Los nombres cientificos de animales, plantas y compuestos quimicos en latin, como petrolatum (vaselina). En las expresiones matematicas y su explicacion, los simbolos de las variables, asi:

• •

• •

MV=PT M = oferta monetaria
En donde

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacclon eficaz

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(

de circulaci6n del dinero P = nivel de precios T = volumen de transacciones Pero no en los coeficientes, los exponentes ni las constantes: 3x2 + 2y3 -z = 350 Para dar enfasis. Pero debe usarse con parsimonia, no como en ingles, donde usan la curs iva para indicar el enfasis hablado (stress) porque muchas veces matiza 0 cambia el senti do de una frase.

v = velocidad

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• Las citas
Hay dos maneras de ponerlas: • Entre comillas angulares: «No existe idioma alguno que este libre de la plaga de las incorrecciones y cuyo usa no plantee innumerables dudas. Ante tales lagunas, de poco valen los numerosos y excelentes diccionarios de la lengua, pues en ellos se resefian unicamente voces correctas>>. (Fernando Corripio,Incorrecciones, dudas y normas gramaticales, Barcelona 1994.) La referencia tarnbien puede situarse entro de la cita: «Mientras se produce la explosi6n del comercio electronico -escribe Bill Gates en Los negocios en la era digital, Barcelona 1999-, el intermediario capaz de hallar maneras creativas de utilizar la Red no ser el unico que fortalezca sus relaciones con los clientes»>, Cuando la cita es muy larga e incluye puntos y aparte, hay que colocar al comienzo de cada parrafo despues del primero las llamadas comillas de seguir>>, terminando con comillas e cierre»al final de cita. Lo cual desorienta a muchos lectores, por 10 que se suele preferirse otra disposici6n: sefialaba, no hace mucho tiempo, una autoridad en medicina, Henry G. Felsen, humorista adecuado y no

(

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(

Como

precisamente resfriado

un tratamiento

cura un

en siete dias, pero si se deja que se resuelva y las relaciones,

por medios propios las tendencias y los

medios, se arrastra durante una semana. Lo mismo ocurre con much as de las cosas que usted lee y oye. Los promedios y puede haber mucho menos. (Darrell Barcelona 1965) graficos no son siempre 10 que aparecen. Puede haber mas de 10 que ven los ojos Huff, C6mo mentir con estadisticas,

M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recornendaciones para una redacci6n eficaz

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(

Aparte de los hasta hora citados, resumimos a continuacion en una tabla explicativa la correcta utilizacion de los recurs os gramaticales mas importantes:
Indicanlas .pausas Illaso •....••....... IoJasempresas·. . Lasempresas menoscortas .... dentro'deuna .••. xcel~I1tesaplleshm excelentes ¢ oracion, Nunca debe ·····porlacalidad la· apuestanporla>.< colocarse unacomaentr~ profe§iOnalidadyla calidad,la sujeto y verbo confia.nza .... profesionalidad y laconfianza

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o
La sonrisa esuna ..
herramienta

indispensable para> comunicatcon e~caciay ..•.....• -. ordialidad.Perola c

Delimitannotasaclaratorias dentro de una frase

Cuando ingrese a lacompafiia; 2001, midespacho estaba enla lanta 15·

Cuandoingresea lacompafiia(2001) mi despachoestaba en Ia lantalS

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M6dulo 1/ UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

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Veamos ahora los recursos de los que nos podemos servir para redactar textos escritos.
• Recursos auxiliares del escritor

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Para todo escritor las herramientas esenciales son: • • • • • • • • Un diccionario general. Un diccionario de sinonimos, Un libro de estilo Un procesador de texto con funcion de correccion ortografica, mejor si ademas tiene corrector gramatical. Un diccionario de citas. Manuales de referencia. Direcciones de sitios Web relacionados con las tematicas que cultiva Bibliotecas.

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• Un diccionario ayuda a empezar El diccionario puede ser una ayuda inmensa en el proceso creativo y ademas nos sirve para mantenernos en la necesaria exactitud.

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• Diccionario de sin6nimos e ideas afines El diccionario de sinonimos es una ayuda permanente y valiosa para notros. Cuando hay que buscar ideas, se hace clic sobre la palabra en cuestion, se pulsan un par de teclas y se obtiene un resultado, producto, suma, secuela, consecuencias, efecto, conclusion, fin, desenlace, alcance ...

• Libros de estilo Hay una amplia seleccion y todos ellos nos ayudaran a escribir mejor. EI mas obvio debe ser quiza la Gramdtica de la lengua castellana de la Real Academia Espafiola. No estaria mal tener un par de diccionarios de uso como el de Maria Moliner 0 el Clave, diccionario de uso del espahol actual, que tiene una version electronica totalmente instalable en el ordenador.

Citas bibliografieas Se dispondran en el siguiente orden: a) Apellidos y nombre del autor, con mayusculas la primera y versalitas las siguientes letras. En las notas a pie de pagina, las versalitas no seran necesarias, perc en la bibliografia si son preferibles. (

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacclon eficaz

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b) Titulo de la obra en cursiva; si se trata de un articulo en tipo redondo y entre comillas y el de la revista 0 periodico en curs iva c) Datos restantes en redonda, por este orden: lugar de edicion, editorial, fecha paginas, todos los datos separados por comas. Ejemplos: SPERA TTl, ALBERTO, Ef crimen de fa calle fegafidad, Barcelona, Martinez Roca, 1983, pp. 74-78. ALONSO, AMADO, "El estilo de Valle Inclan", Revista de Filofogia Hispanica, IV, 132-174, 1942.

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Comillas
Se usaran las comillas bajas, angulares (si no se sabe como hacerlo en el ordenador, comentar), dentro de las altas, y luego las sencillas. Ejemplo: «Dijo que "no era 'pertinente'hacerlo" esa tarde». Importante: cuando la frase entrecomillada se inscribe en otra principal 0 sigue a los dos puntos, el punto va fuera_( ejemplos a y b). En caso contrario, va dentro. Ejemplos: a) Como reza la maxima, "no es oro todo 10 que reluce". b) Dijo sin pensarlo dos veces: "No pienso venir". c) "Sale el sol por la manana dice." Cuando en un texto entre comillas se hace una inclusion, no se abren y cierran estas, sino que se pone entre guiones. Ejemplo:

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n

o

"Siempre navego -escribe John Smith-, mi mayor deseo es dirigirme af sur. "
Ahora bien, si la frase esta dentro de otra principal, a que abrir y cerrar comillas. Ejemplos:
0

si se trata de un dialogo, entonces

Segun sus propias palabras, "siempre que navego", declara Jonh Smith, "Mi mayor deseo es... ". Hice fa pregunta -dijo Eva- y calli. "Cuando tu quieras ", respondio if, "no tengo
prisa". Por ultimo se usan las comillas de seguir (») a principio de parrafo para indicar, en un dialogo, que sigue hablando el mismo interlocutor (en ese caso no cierran a final de parrafo), y en un texto citado, que continua el mismo (en ese caso cierran al final de parrafo.

Notas a pie de pagina
Las notas nunca se pondran en el codigo [nota al pie] del procesador de textos, sino en documento aparte si son muy numerosas (en ese caso los numeros seran correlativos) 0 bien intercaladas en el texto, con doble espacio antes y despues, al final del parrafo en

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Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

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el que aparezcan. [...] La llamada de nota va siempre despues de cualquier signo de puntuacion, ya sea punto, coma, parentesis, guion de inclusion, etcetera.

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EI corrector gramatical

del ordenador

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Los modernos procesadores de textos llevan un corrector incorporado que suele figurar en el menu de "herramientas". Se puede afiadir un vocabulario personal "de usuario" para palabras que usamos frecuentemente, como nombre propios, nombres de marcas y abreviaturas. La utilidad del corrector consiste en que no solo "caza" las faltas de ortografia sino tambien los errores banales de tercuelo como uqe por que 0 BUrgos.

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Citas

Los dos poderes mas tentadores del autor son el de hacer familiares las cosas nuevas y el de hacer nuevas las cosas familiares. William Makepeace Thackeray SI, una cita habilmente colocada ayuda mucho a "vender" la historia. Nunca faltara alguna que caiga a pedir de boca: • z,Correccion en el texto?

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(

Aunque no tiene que ser largo el relato, costara tiempo abreviarlo. Henry David Thoreau • z,Ideas?

Todo ha side pensado antes; el problema consiste en volverlo a pensar Johann W. Von Goethe • z,Discursos?

Si no consigues decir en 20 minutos 10 que tenias que decir, dejalo y ponte a escribir un libro. Lord Brabazon. • z,Exactitud?

Una falsedad, una vez escuchada a un escritor famoso, se convierte en tradicion para la posteridad John Dryden • z,Eloficio de escritor?

. Me gusta ser escritor. Lo que pasa es que aborrezco el papeleo Peter de Vries

M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recornendaclones para una redacclon eficaz

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l,Derechos de autor?

o
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Senor, nunca nadie escribi6 por dinero excepto los necios Samuel Johnson • l,Las criticas?

o o

El manuscrito de usted me ha parecido ingenioso y original; pero la parte ingeniosa no era original y la parte original no era ingeniosa Samuel Jonhson

La necesidad de corrregir

(

Corregir no es mas que Repasar. Esto es muy importante una vez hayamos elaborado, planificado y redactado, el texto. Corregir, obedece a toda una serie de necesidades: 1. 2. 3. 4. 5. 6. la exactitud de los hechos expuestos la correcci6n gramatical la coherencia en los detalles la eliminaci6n de repeticiones el pulimento del estilo la especificaci6n de tipografia y maquetaci6n

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o

n

• Exactitud de los hechos Cualquier cosa que se afirme debe ser verificada • Correccion gramatical A un escritor debe exigirsele un conocimiento de la gramatica algo mas que sumario. La misi6n del revisor consiste en eliminar los errores flagrantes: • • • Faltas de ortografia. Puntuaci6n deficiente. Barbarismos, yaqui no nos referimos al uso de palabras extranjeras, dificil de evitar a veces en redacciones tecnicas, sino a la confusi6n en cuanto al significado de estas e incluso de las castellanas: "bajo este fundamento" en vez de ""sobre este fundamento"; bajo este punto de vista" en vez de "desde este punto de vista"; "la cubrici6n de las Rondas" por la "cobertura"; y muchas mas. Cultismos innecesarios como "mentalizar", "influenciar" y "oximoron" (esta palabra griega nos llega recientemente a traves del ingles, donde significa la figura ret6rica en que aparentemente uno se contradice a si mismo, como en "visteme despacio que tengo prisa" Construcciones demasiado intrincadas Inconsistencias.

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• •

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M6dulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaclones

para una redacci6n

eficaz

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• Coherencia en los detalles
Debe aparecer que hay salido de una pluma unica.

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de frases .

• Evitar repeticiones
Repeticiones de frases enteras en distintas secciones. 0 repeticiones

c

• Pulimiento del estilo
En una organizacion tal vez regira un estilo propio definido por determinadas reglas. l,Como se cita la organizacion a sf misma? l,Por la razon social, 0 dicen "nosotros" 0, por ejemplo, "el gabinete"? loSe mantienen los criterios de principio a fin? l,Refleja con exactitud la cultura intema de la organizacion? loEsta bien escrito? loCausa buena impresion 0 aburre mas alla de la somnolencia? loPuede arreglarse?

(

c c

• Especificaciones tipograficas
Los conceptos basicos de ia eleccion de tipos y maquetacion habran quedado establecido ya. Entre las especificaciones tipograficas puede citarse: • La "familia" de la letra a empiear. p. e. : - Times Roman - Courier - Impact EI tamafio de la letra, p.e.: 10 puntos 12 puntos

14 puntos

- 24 puntos
• los realces, p.e.:

-

negrita cursiva

0

italica

subrayada
(

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendacibries para una redacclon eficaz

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la alineaci6n de parrafos:

o o o
(:)

- alineado solo a la izquierda

- centrado

- alineado a la derecha

- justificado (ambos margenes alineados)

o

uso de sangrados. Y de listas punteadas

• • •

Ancho de lineas en ciceros (un cicero equivale a 12 puntos y aprox. 4'5 mm) Interlineado (el espacio afiadido entre lfneas de tipos) La estructura de la pagina (colocaci6n de cabeceras y pies de pagina, numeraci6n de paginas, etc)

(

i)

Modulo 1 / UMA 1.2.- Recomendaciones para una redacci6n eficaz

39

UMA 1.3- Tecnicas para que nos IILean" y IIEntiendan"

I~

c c
Objetivos de aprendizaje

c c c
( (
(

• •

Redactar mensajes adaptados al tipo de destinatario a quien va dirigido Redactar mensajes escritos con mas impacto y eficacia, presentando las ideas de una forma clara, concisa y segura

Mapa conceptual de la UMA

( (

EI~girel tono adecuado .

I:vitarpalabras lnutlles

EVitardetalles excesivos

Orden normal de lafrase .

Construcci6~ par~lelaen! laredacclen

M6dulo 1 / UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

40

Tenemos que tener muy claro que para que nos lean y entiendan son muy importantes los siguientes aspectos: el destinatario del mensaje y la manera de exponer el asunto.


()

Utilizar un lenguaie sencillo y adaptado

Me comprometo a: • Escribir en consonancia con las necesidades y los conocimientos de los lectores, teniendo en cuenta que las formulas dellenguaje oficial y burocratico desconciertan a muchos. Estudiar con cuidado la finalidad e intencion del mensaje antes de ponerme a escribir y recordar que para escribir claro es necesario pensar claro. Estructurar con claridad el documento, tal vez con ayuda de indices, encabezados y breves resumenes de los puntos principales. Escribir frases simples y no muy largas, a ser posible primero el sujeto y luego el verbo, este en tiempo activo y evitando formas compuestas. Las frases deben de llevar de promedio entre 15 a 20 palabras. Lenguaje adecuado. Presumir del lenguaje llano, gramatica correcta y puntacion oportuna. Usar "yo", "nosotros" y "usted" cuando convenga un mensaje personalizado. Encadenar frases. Cuando no haya mas remedio que encadenar frases, mantener la ilacion con expresiones como "pero", "por tanto", "no obstante", "asi pues". Usar el modo imperativo para escribir instrucciones ("espere a que se haya enfriado el agua antes de desenroscar el tapon del radiador"). Prescindir de expresiones reiterativas (como "en este lapso de tiempo concreto"). Explicacion concisa. Explicar a los clientes y colegas 10 que ha pasado, de manera clara, concisa y educada, como ha quedado la situacion y 10 que se preve ocurrira en adelante.

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• •

• •

Ya sefialamos en la primera unidad la importancia de adaptar la comunicacion y el mensaje a la personals que nos dirigimos. Entonces, decimosque cuando redactamos debemos: • Adaptar 10 escrito Una vez seleccionado el destinatario, hay que hacerse las siguientes preguntas para acercamos 10 maximo posible a este: lA quien hay que hablar? (suena mejor que ";.A quien vamos a diriglrnos", quiza mas correcto gramaticalmente pero tambien mas pedante): Acostumbrernonos 'a escuchar nuestras propias palabras. lEs una persona? "Varias? lQue tipo de lector? les joven? lQuienes son esos lectores? lEmpleados nuestros? lClientes? lEs un colectivo? lUn director de banco? lEI jefe? lAlguien de la prensa? lUno que nos viene con una reclamacion? lUno que pide informacion? lAlguien a quien tratamos de conquistar 0 convencer? Hay que tener clara la imagen de la audiencia, si queremos dirigirle una informacion eficaz.
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Modulo 1 / UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

41

Es mas facil escribir cuando uno conoce a la persona fisica que 10 leera, Uno puede imaginar como va reaccionando mientras lee. El autor de estas lineas cuando se pone a escribir prefiere identificar a un miembro de la audiencia, mejor si es una persona real y todavia mejor si es conocida. De no ser esto posible, hay que recurrir a la imaginacion, Luego, al escribir, se figura uno como reaccionara la persona destinataria. Nos hacemos una imagen mental de ella mientras lee el documento, y tratamos de adivinar que comentarios se hara a sf misma. Siempre que sea preciso escribir algo, se redactara previamente una lista de los posibles publicos autores. Adaptar tu estilo al del lector es una de las formas subliminales de mostrarle que estas de su lado, ya que este siente que perteneceis al mismo tipo de personas. Asi, si el lector es mucho mayor 0 mucho mas joven que ttl, adecua tu estilo a esa circunstancia. La siguiente tabla muestra una clasificacion de lectores. y~,~~(>:-: ..," <~ ,._: Tipos de lectores
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Lectores¢oll'··Qllesea,-ci(,faptai.eJ.yzivel.de.dijipult(1,g·iiei;Je.xtq:

;?llede,qlletiiledt()Fs~~·J6apersoI1~eXtranjerl1411~ri()d0l11irte .. ..........':pie1JeI j4i.oln~.'9.pll~decllle;~j efe.~ea~lgpdisle}(1£o.Si ';sab.es. , '·que;~11ect()~tien~prb'bJ~rrtasdecomprension.1~ebiii6sadacausa

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Atencion
En el caso de que dudes si una frase es la indicada para el estilo y la personalidad del lector, ve sobre seguro. Si no se te ocurre una altemativa segura que diga 10 mismo perc de forma mas suscinta, utiliza el truco siguiente: imagina que estas haciendo una presentacion en una sala Ilena de publico (10 que, despues de todo, no es mas que una propuesta oral en lugar de escrita). Si utilizarias esa palabra 0 esa frase en una presentacion, incluyela sin miedo en tu propuesta. De 10 contrario, abstente.

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M6dulo 1 / UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean y entiendan

42

• Elegir el tono adecuado C
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EI tono de la voz dice mucho de una persona. En la escritura tambien se pueden adaptar muchos tonos. Se puede ser autoritario y amenazador, como la madre cuando se dirige al nino que anda en el jardin amenazando con estropear los tulipanes: "[Juanito!'' i"Como te atrevas. !". 0 humilde y suplicante":Espero que le guste. He puesto todo mi empefio en ello". 0 asertivo: "Vamos a tomar esta cota, y no se haran prisioneros". 0 amistoso: "Celebro de veras que te haya sido posible asistir a esta reunion". Al escribir hay que adoptar un tono de voz imaginativo. Es cuestion de releer 10 escrito a ver como suena, en que tono habla ellector. Si el mensaje, propuesta... la va a leer un grupo de personas, bastara con que sigas las pautas generales que se explican en esta unidad junto a las recomendaciones en cuanto a planificacion y gramatica de la comunicacion escrita de la UMA anterior. Ademas, deberemos de adecuamos a las caracteristicas del modelo de documento en el cual vaya nuestromensaje.

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(1

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Principios para que nos "Iean" y "entlenden?"

Unas normas generales a tener en cuenta en la redaccion de los textos escritos, son las que damos a continuacion:

• Raga frases cortas Intente decir 10 mismo con menos palabras. Las frases cortas tienen mayor probabilidad de ser comprendidas que las frases largas. Hacen la lectura mas clara y rapida, Veamos un ejemplo, es preferible escribir: Deben realizar este trabajo en grupo. Pregunten a los compaheros de la otra seccion si tienen dudas. La fecha de entrega del mismo es para dentro de una semana. La extension debe ser de 7 folios como maximo. que: Se les comunica que para realizar este trabajo 10 deben hacer en colaboracion con sus compaiieros. Si tienen algun problema no duden en preguntdrselo a los compaheros de la otra seccion puesto que, dada su formacion, es bastante posible que les puedan ayudar. La fecha tope de entrega de este trabajo es para dentro de una semana. No debe ocupar ni mucho ni poco, unos 7folios estaria bien.

• Prefiera 10 simple a 10 complejo Se pueden decir las mismas cosas con frases simples y palabras de uso comun. • Escoja palabras corrientes
(

)

(_)

Los que eligen palabras corrientes tienen mayor probabilidadde ser comprendidos por mayor numero de lectores. El uso de palabras complicadas puede conducir a falta de significado, significado distorsionado, perdidas de tiempo y distracciones del mensaje que se trato de comunicar. Si escribimos:

DI

M6dulo 1 / UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

43

La autognosis facilita la relacion con los demas y el psitacismo ayuda a recordar las cosas durante mas tiempo, seguramente obligaremos al lector a consultar el diccionario, cosa que no sucede en el segundo caso: EI conocimiento de uno mismo facilita la relacion con los demds y la ensehanza que se basa exclusivamente en el ejercicio de la memoria ayuda a recordar las cosas durante mas tiempo. ( (
( (

C

.:

• Evite las palabras imitiles Tendemos a utilizar demasiados adjetivos y/o adverbios. Un sujeto, un verbo y un complemento son sufieientes.

• Utilice verbos activos La forma activa es mueho mas dinamica que la forma pasiva. Las oraeiones aetivas son mas vividas que las pasivas. ResuIta mas facil visualizar 10 sucedido en oraeiones en voz activa. Las oraciones en voz pasiva contienen menos informaci6n, especialmente cuando no ineluyen el nombre de quien realiza la acci6n; son mas largas que las activas; y son menos vividas. Por ello, es mejor eludirlas, aunque pueden utilizarse siempre que no se desee resaltar quien realiz6 la acci6n. Actualmente hay un abuso de la voz pasiva. Han influido en este fen6meno las traducciones, sobre todo las del ingles y frances, idiomas estes en los que la voz pasiva se emplea mucho mas que en castellano. Es mucho mas dinamica la expresi6n: EIjefe de la seccion de pinturas ha firmado una orden que: Una orden ha sido firm ada por eljefe de la seccion de pinturas.
(

(

• Estilo Utilice el estilo hablado.

• Utilice palabras expresivas Escoja palabras y haga comparaciones que la gente pueda ver y tocar.

• Haga referencia a la experiencia de los lectores Refierase a su propia forma de sentir y de reaccionar.

~I

M6dulo 1/ UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

44

• Escriba

para decir alguna cos a

u
()

o o o

Ya 10 hemos comentado con anterioridad. Reiteramos este concepto: Escriba para decir alguna cosa y no para causar una mera impresi6n. Es necesario ser humilde cuando se escribe para ser comprendido, hay que librarse de los giros especiales, de las palabras ocultas, de las citas, etc ... 10 que vale es el tema 0 mensaje.

• Construya

oraciones

que tengan unidad

Una oraci6n no deberia contener mas que una idea principal. Una oraci6n no tendra unidad si incluye ideas que no estan relacionadas entre si. Como por ejemplo:

El doctor, antes de tomar una determinacion quiso consultar con la familia del enfermo a las diez de aquella manana, y Luis tomb el autobus para ir a la casa del doctor, que estaba situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre,junto al edificio del asilo, en donde estan recogidos los ancianos que no tienen familia ni pueden valerse por si mismos,
que puede quedar resumido en:

(J

El doctor, antes de tomar una determinacion, quiso consultar con la familia del enfermo aquella manana, y Luis tomb el autobus para ir a la casa del doctor, situada en las afueras de la ciudad, en un barrio pobre.

c:
• Evite los detalles excesivos No incluya demasiadas ideas 0 detalles en una sola oraci6n. Aunque se trate de ideas muy ligadas entre si, no las incluya en una sola frase si con ello puede confundir al receptor. Es mas confuso escribir:

Al comprender que necesitaba una mayor especializacion en el campo de las ciencias jisicoquimicas, que el consideraba muy importante para su formacion, se matriculo en la Facultad de Ciencias de Barcelona, que esta situada en la Ciudad Universitaria, en la zona norte de la misma y que es una de las zonas mas sanas de esta villa.
que:

Al comprender que necesitaba una mayor especializacion en el campo de las ciencias fisico-quimicas se matriculo en la Facultad de Ciencias de Barcelona. • Vtilice oraciones positivas
Una oraci6n positiva es la que destaca 10 agradable en lugar de 10 desagradable, 10 favorable sobre 10 desfavorable. En general, las oraciones positivas tienen dos ventajas principales sobre las negativas: dan informaciones mas completas y producen mejor efecto, contribuyendo, por tanto, a crear una relaci6n armoniosa. Es mas adecuado utilizar la siguiente frase:

Para estar sano tanto en 10 fisico, en 10 mental, como en 10 social, es imprescindible relacionarse con los demds, comunicarse y cooperar con ellos, tanto en el trabajo como fuera de el
que:

Para estar sano tanto en 10 fisico, en 10 mental como en 10 social, es imprescindible no aislarse de los demds, no incomunicarse y no actuar individualmente, tanto en el trabajo como fuera de el.
M6dulo 1 / UMA 1.3.- Tecnicas para que nos lean y entiendan
45

• Respete el orden normal de la frase Este es el de sujeto, verbo y complemento. Cuando el que escribe se desvia de este orden, sus frases resultan mas dificiles de asimilar con rapidez. Es mejor escribir: EI jefe resolvi6 la comprometida situaci6n con gran serenidad que: La comprometida situaci6n la resolvi6 el jefe con gran serenidad
I.

c
(

• Utilice una construccion para lela al redactar sus frases Evite la confusi6n que puede crear el cambiar de voz, de tiempo, de modo 0 de persona gramatical en una misma oraci6n. Cuando no se utiliza la construcci6n paralela, el lector encuentra dificil seguir el hilo de la idea expuesta. La confusi6n de: En la reuni6n se trat6 el tema de la droga. La exposici6n fue realizada por el director del Instituto que afirma que este es un grave problema y tambien analizaron sus consecuencias Desaparece si escribimos: En la reunion se trato el tema de la droga. EI director del Instituto, que realize la exposicion, afirmo que este es un grave .problema y tambien el resto de los ponentes analizaron sus consecuencias. En la UMA anterior ya profundizamos en las reglas gramaticales. Como ya vimos, en cuanto a la puntuacion de sus escritos aconsejamos consultar cualquier Manual de gramatica. No obstante, resumamos aqui 10 mas destacable:

c
(

,-

(

iRecuerdal
EI punto indica una ruptura en el pensamiento. La coma sefiala una pausa. EI punto y coma una pausa intermedia entre la coma y el punto, resulta util para sefialar la separaci6n entre los elementos de una lista. Los dos puntos son un intermedio entre el punto y coma y el punto y seguido; establecen una pausa en la linea de pensamiento, pero no demasiado larga. EI gui6n es un signo util, la ruptura dentro de la frase se prolonga mas que si se tratase de puntos suspensivos. Los propios puntos suspensivos indican que el pensamiento no ha finalizado, a pesar, incluso, de que lafrase 0 el parrafo 10 hayan hecho. Una puntuaci6n cuidadosa subdivide parrafos 0 frases. Cuanto mas fresco sea el estilo que se quiere adoptar, mayor uso debera hacerse del punto y el gui6n, los dos puntos y el punto y coma. Las palabras deben enlazarse 0 dividirse mediante una puntuaci6n adecuada.

~lrl

M6dulo 1/ UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

46

.'.

'

,

Resumen

Como conclusi6n de este m6dulo, sacamos el siguiente esquema:

o
Necesidad de una

Necesidad de hacerlo bien

Necesidad de estructurar

Necesidad de poner manos a la obra

Necesidad de utllizar un estilo concreto

comunicar ideas claras

[Con todo esto ya puedes sentarte a escribir tus propuesta! Si sigues las pautas que te damos, no s610 lograras una buena estructura sino tambien una buena redacci6n .. Es conveniente que repases la gramatica y el vocabulario del borrador. La siguiente lista te recordara que pautas has de seguir para escribir correctamente tu propuesta:
(

M6dulo 1 / UMA 1.3.- Tecntcas para que nos lean yentiendan

47

• Lista de pautas 1. No 10 compliques: parrafos cortos, frases cortas y palabras cortas. 2. Utiliza un estilo convincente: terminos concretos, verbos en voz activa, evita los topicos, prescinde de las frases grandilocuentes, no uses palabras neutras y ten cuidado con los terminos ambiguos. 3. Consideraciones generales: adapta el estilo allector, se politicamente correcto, explica las ideas nuevas con ejemplos, metaforas y analogias.

c
\.~

r:

G

C C
(~

C

Para la proxima vez.- Al igual que ocurria con la estructura de la propuesta, este es el mejor estilo y tambien uno de los mas rapidos, por 10 menos, tan rapido como cualquier otro estilo eficaz. Pero cuando puedas disponer de algo mas de tiempo, prepara varios borradores antes de llegar al estilo final. Puede que prefieras escribir la propuesta de forma sencilla primero y, a continuacion, repasar el texto de acuerdo a las pautas dadas en este capitulo: introducir ejemplos 0 analogias, repasar el vocabulario para descartar la presencia de jergas, topicos y terminos neutros. Por ultimo, vuelve a escribir la propuesta af.iadiendolos cambios y echale un ultimo vistazo. Siempre que puedas, pidele a otra persona que la lea y te de su opinion.

c c
(

Modulo 1 / UMA 1.3.- Tecnlcas para que nos lean yentiendan

48

{

c
(

c

c

_

lntrcducclen
Se escribe para comunicar, y en el mundo de los negocios la comunicacion siempre va dirigida a un objetivo especifico. Los escritos en las empresas de todo tipo, permiten dejar huella de cuanto sucede. Esto nos deja ver la necesidad de contar con un buen clima en las empresas y organizaciones con optimas comunicaciones y relaciones personales e interdepartamentales. Ya hemos establecido que los motivos basicos de la comunicacion son: Informar Transmitir noticias Comprender Persuadir Tranquilizar Ensefiar Explicar Negociar En el presente modulo, abordaremos el tema de la redaccion de los diversos documentos que necesitamos redactar con pulcritud, aptos para transmitir nuestras ideas y aportaciones, sin sesgo por error 0 ambiguedad. Adicionalmente integramos algunos ejemplos de los diferentes tipos de escritos que solemos encontrar y usar en nuestra vida diaria. En cuanto a estos canales basicos de la comunicaci6n proponemos entre otros:

c c c
(.

c
r \

( (

(

(

C
( (
(

o o o o

Las cartas: comerciales, publicitarias y de Marketing Comunicaciones internas Las Cartas formales e informales El correo electronico

Vamos a estudiarlos con mucho mas detalle y con este mismo orden.

M6dulo 2 / Comunicaci6n escrita eficaz

49

Cj

o o o
o o

_

Objetives del Modulo
• Conocer las c1aves necesarias para la correcta redacci6n y presentaci6n de los diferentes tipos de cartas comerciales Identificar las caracteristicas que definen a los diversos tipos de documentos publicitarios Conocer los diferentes tipos de textos que existen en la comunicaci6n intema de una organizaci6n Identificar las caracterfsticas de los textos de comunicaci6n intema para mejorar y agilizar las relaciones en la empresa Conocer las caracterfsticas que definen los textos protocolarios Identificar las claves necesarias para la correcta redacci6n de un e-mail


(

• •

_

i QUe veremos en este modulo?
Las UMAs que vamos a tratar son los siguientes :

2.1.- Textos comerciales 2.2.- Textos publicitarios y de marketing 2.3.- Textos de comunicacion interna 2.4.- Textos protocolarios 2.5.- EI cor reo electronico. Claves de un e-mail efectivo

riJtg

F~iil

M6dulo 2 / Cornunlcaclon escrita eficaz

50

(

c

c
Objetivo de aprendizaje • • Conocer los diferentes tipos de cartas comerciales Redactar correcta y eficazmente cartas comerciales
(
(

c c

Mapa conceptual de la UMA

TEXTOS COMERCIALES

c
(

-,

(

;·teclamacion

;\j~~ql~Cl~~~~

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

51

o o o
o o
o
r>.

c

clave de la publicidad directa -escribe Drayton Bird en Commomsense Direct Marketing-, Ella comenta, desarrolla, humaniza, vende 10 que se detalla en el resto del material". Es posible personalizarlas, e incluso facil si las Iistas estan correctamente organizadas. Lo mismo que cualquier otra comunicacion, escribir una carta para publicidad por correo obliga a colocarse mentalmente en el lugar del lector. (,Como conseguirian que la leyeramos nosotros? En el m6dulo anterior hemos visto un ejemplo de estructuraci6n de cara. Un buen modelo del contenido de una carta de presentaci6n seria:

"La carta es el elemento

• • •
• • • •

Titular relevante, equivale al "asunto" de una carta comercial. Saludo personalizado. Primera frase encaminada captar la atenci6n y abrir camino a nuestra proposici6n. La oferta, expresando con claridad las ventajas que ofrece y 10 que tiene de exclusiva. Uno 0 dos ejemplos reales que corroboren independientemente nuestros asertos. Referencia al resto de los elementos incluidos en el sobre ("vea folleto adjunto para mas detalles"). Conclusi6n: 10 que deben hacer, invitar a la accion,

o
_ Caracteristicas de una Carta Comercial: Presentoclen del Escrito
La correcci6n en la correspondencia Tambien la presentaci6n empresa. es muy importante.

debe ser excelente. Se esta jugando la imagen de la

Como escribir una carta
a la hora de presentar una carta

Veamos las recomendaciones de presentacion comercial y las distintas partes que ha de llevar.

Ala hora de presentar una carta comercial, el estilo que debemos adoptar tieneque ser :

• • • • •

correcto formal directo actual democratico objetivo


/

M6dulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

52

Recomendaciones

de presentoclen
una carta y la forma de ("
(
(

A continuacion vamos a tratar los elementos que conforman tratarlos para una presentaci6n formal (id6nea)

• EI papel Es el formato en el cual va el texto. Este puede presentar las siguientes caracteristicas: • • • • Blancos, colores diferentes (depende de imagen) Para la comunicaci6n formal: solo se utiliza una cara Medida estandar: DIN A4 (210 x 297 mm): correspondencia, informes (otras medidas: tarjetas, invitaciones) Documentos publicitarios: amplia gama de formatos (por ejemplo un triptico)

(
(

• Los margenes
(

• • • • • •

generosos: no inferiores a 2 em margenes izquierdo y superior: suelen ser mas amplios (no menores de 3cm) margen superior: logotipo y datos empresa en caso de encuademaci6n: margen izquierdo mas amplio en documento de varias hojas: margen superior primera hoja mayor dimensi6n (para titulo principal) si un escrito no ocupa toda la totalidad: deb era centrarse segun el eje central de la pagina

M6dulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

53

Demostraci6n~ partes de una pagina

0 0 0 0
(i

r\

C'

I

I

(J

I

I

)

M6dulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

54

La estructura :.partes de una carta
escrita:
(

Hay elementos principales que no pueden faltar en la correspondencia o Membrete Fecha Direcci6n y destinatario Referencia Texto Despedida Firma Los anexos

(

o o o o o o o

(

C
(
(

(

• EI membrete
Generalmente utilizamos hojas de papel que tienen el membrete impreso.Se ubica en la parte superior del papel y en ocasiones en la izquierda El membrete encabeza la carta y debe tener una informaci6n basica. Destacamos :
(

- Logotipo (optativo) - Nombre empresa
0

(

persona

- Breve especificacion (referencia) - Direccion completa - Apartado postal (optativo) - Numeros de: telefono, fax, correo electronico, paginas web, etc. - Otros datos complementarios: cuentas bancarias, otras delegaciones, etc.

• La fecha
Puede tener un lugar destinado por la empresa. Debe ir en el siguiente orden: 1. lugar de redacci6n de la carta (localidad), seguido de coma 2. dia del mes: numerico, seguido de preposicion "de" inicial, seguido de la preposicion

3. mes del ana: escrito en letra, con minuscula "de" 4. ana: numerico, sin punto .

Existen varias posibilidades: o o

Forma general: Buenos Aires, 16 de febrero de 2003-11-17 Suprimiendo "de" Buenos Aires 16 de febrero 2003-

Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

55

o Forma abreviada: Buenos Aires, 16/02/03

• EI destinatario

10

o o

Hay que reflejar 10 siguiente:
1. Nombre y apellidos (nombre de la empresa)

2. Titulo 3
\,

0

cargo

Direccion completa (exactamente como aparece en el sobre)
0

El destinatario puede ser una persona

una empresa

El nombre y la direccion se colocan en la parte izquierda de la carta: Titulo mas nombre y apellidos de la persona 0 empresa Posicion 0 cargo de la persona en la empresa Nombre de la Compafiia Calle y mimero Codigo postal y ciudad Provincia Pais Ejemplo si enviamos la carta a una persona concreta: Sr. Miguel Vogeler Director General FUTURO SA Calle del Cielo n" 3 28020 Madrid Espafia.

Si no la dirigimos a una persona en particular: FUTURO SA Calle del Cielo n° 3 28020 Madrid Espafia. -a la atencion del Sr. Miguel Vogeler-

~I

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

56

• La referencia La referencia se coloca despues de la direcci6n del destinatario margen izquierdo de la hoja o AsuntolObjeto Es para resumir el tema de la carta Asunto: Solicitud de informaci6n Objeto: Convocatoria o S/ref. (Su referencia) Permite anotar las referencias del cliente o N/ref. (Nuestra referencia) Identifican la carta 0 expediente, en general son abreviaturas 0 numeros poner los datos del destinatario, dejando un espacio interlineal A la hora de redactar una carta hay que tener en cuenta dos aspectos : - parrafos breves y bien enlazados - centrar el texto, airearlo
0

antes del saludo, en el

c
c
( (

c
C
(

c
( (

• Formulas de cortesia Es mejor utilizar las mas sencillas y eficaces: Atentamente Cordialmente

• La antefirma y la firma Es 10 que Ie da autenticidad al escrito. El nombre del firm ante y el cargo debe estar mecanografiado. La firma es manuscrita Si firman varios, el responsable jerarquico firma a la izquierda 1. nombre completo de la empresa 2. espacio destinado a la firma 3. la firma siempre manuscrita 4. nombre completo del emisor 5. titulo
0

cargo del emisor

Modulo 2

I

UMA 2.1.-Textos

comerciales

57

• Los anexos

o o o o o
()

Cumplen varias funciones : - se utilizan para indicar que se adjuntan otros documentos. - se utiliza la abreviatura. - se puede especificar el numero de documentos.

• Las iniciales : ( ejemplo:

MRT/amc)

Las iniciales de la persona que dicta la carta deben ir en rnayuscula (emisor) Las iniciales de la persona que transcribe la carta deben ir en minuscula (transcriptor)

o o o

LOGOTIPO,

LOGOTIPO,

LOGOTIPO,

LOGOTIPO

DESTINATARIO REFERENCIA ASUNTO FECHA

SALUDO

CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DELA CARTA DESPEDIDA

ANTE FIRMA Y FIRMA INICIALES ANEXO/S POSDATA

Fig. 1: Ejemplo de carta comercial

~I

M6dulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

58

(

DESTINATARIO REFERENCIA ASUNTO FECHA

c

c c c
c

c

SALUDO CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA CUERPO DE LA CARTA, CUERPO DE LA CARTA DESPEDIDA ANTEFIRMA Y FIRMA INICIALES ANEXOS/S POSDATA

c
(

Fig.2: Ejemplo de carta comercial

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

59

SELLO

DATOS DESTINATARIO
('

LOGOTIPO REMITENTE

Fig. 3: Ejemplo de sobres comerciales personalizados

SELLO LOGOTIPO REMITENTE

DATOS DESTINATARIO

Fig. 4: Ejemplo de sobres comerciales con ventanilla

(

"

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

60

'(

_

Textos Comerciaies.

Tipos

C
(

Las cartas de occlen

Uno de los problemas mas frecuentes que plantea el tema de las comunicaciones escritas, es el de sus RESULTADOS; generalmente suelen ser desalentadores. De una parte NO SE LEEN, de otra NO ESTIMULAN al que las recibe para responder inmediatamente 0 a proceder en consecuencia. Los fallos pueden ser de distinto origen y magnitud. Dos destacan en el contexto general del problema; a saber: 1. Precarias destrezas en materias de lectura rapida y comprensiva por parte del lector; 2. Escasas artes en la presentacion y desarrollo de los contenidos, de cargo y cuenta del escritor. De estos dos aspectos nos centraremos en el segundo. Veamos las cartas de accion. Bueno es advertir que se trata de un estilo que SUPRlME tonos remilgados y formales. Persigue ser "DIRECTO" y "CONTUNDENTE" con ayuda del "tono" y de los "ganchos" de que se vale para provocar la inmediata reaccion del destinatario. TONO Y ESTILO 1) Se trata de "HABLAR CON NATURALIDAD" sobre el papel, olvidando que la distancia se interpone para separar al lector del escritor. Por ende, no piense: "Voy a escribir esta carta ... ". En su lugar: "Hablare de este asunto con ... ". 2) Reconozca y respete las necesidades y los sentimientos de los demas. Esta suerte de comprension permite disponer un lenguaje de "buena voluntad", capaz de exhortar al lector PARA QUE "ACTUE", sin perder los sentimientos amistosos hacia el remitente. 3) Demuestre "SIMPATIA". Esto no significa caer en la familiaridad excesiva. De todas formas, ponga una nota de "calor humano" y suprima, de ser posible, las clasicas formalidades.

C C C C C
(.

C
(

("

(

C
(
(

4) 5)

"Conozca" a quien escribe. Verifique, en consecuencia, los datos "clave". Elimine palabras rebuscadas. Consideremos algunos ejemplos:

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

61

EQUIVOCADO

IDEAL

II

Las interrogantes planteadas

por usted

Las preguntas que hace

n
0
()
(\

Sirvase ac1ararlo "ipso facto" Es mi deseo ferviente participarle mi sin cera gratitud por Tal vez pueda parecer Ud. indeciso

Haganoslo

saber cuanto antes

Muchas gracias por

Ci
(\

Puede que no este Ud. segura

6) Persiga el "significado directo". Para ello, contraste los siguientes estilos:
AFECTADO LLANO

Por medio de la presente nos tomamos la libertad Adjunto a la presente En la confianza de que estara usted en posicion de

Le participamos

que

Incluimos Esperamos que pueda

Ha llegado a nuestras manos
su atenta Anexa a la presente encontrara Su estimada persona Sin mas de momenta y con la recibir su respuesta Agradeciendole de antemano

Recibimos

su carta

Incluimos Usted En espera de sus noticias esperanza de

Mucha gracias por su

7) Despierte interes "desde el primer parrafo". Comience "hablando" de 10 que presume le agradaria LEER AL "DESTINATARIO"; no a usted. A tal fin, consiga que Ia primera frase sea .breve y concisa; contundente, estimuladora del interes, Avivada la "CURIOSIDAD" del lector, 10 mas
probable es que Begue "bien" hasta el final.

8) Los datos "claros", Una vez despertado
presente los datos con una TITULOS y sub-titulos, Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales secuencia

el interes, exponga el asunto y logica y transparente, usando

62

• i.Se trata de solicitar informacion? exactamentelo que de el se solicita.

Asegurese

que el lector sepa

• i.Se acusa recibo de un pedido? Repita con toda precision 10 que el cliente ordeno, en cantidades y precios. (Puede componer la carta con la propiaJotocopia del pedido original). • i.Se esta "aciarando" consistio el error un pedido? Exp/ique - en primer lugar-, en que

C
Qi

C C
C C C

• i.Se ofrece algo? Conozca sus jines, obtenga TODOS los datos sobre el producto 0 servicio que ofrece. Luego, jerarquicelos pensando en el interes del "destinatario". Ah! y SEA BREVE, POR FAVOR.

9) Enfatice "10 POSITIVO". El enfoque de la carta 0 de la comunicacion DEBE SER "POSITIVO". Exponga sus afirmaciones de forma que el destinatario no pueda menos que estar de acuerdo. Considere los siguientes ejemplos:

( (

c
ENFOQUE "NEGATIVO" ENFOQUE "POSITIVO"

II

c c
(
(

No podemos enviarle nuestras cartas para citas como ejemplos en su libro que va a publicarse. solicita. Es imposible darle un precio sin ver primero las especificaciones.

Lo Jelicitamos cordialmente por su nuevo libro. Hemos buscado en nuestros archivos, pero no hemos podido dar con las muestras que nos

(

Tan pronto como hayamosvisto las especificaciones, con todo gusto le daremos un precio. Solo tiene que llenar la tarjeta que inciuimos. EI Jolleto Ie sera Jo lie to enviado enseguida. Sabemos que le agradecerd. Lldmenos. Sere un placer interesa. atenderle.

(

l
(

Si aprueba la tarjeta que le incluimos, le enviaremos un

(

(

Creemos que quedara complacido. Puede usted llamarnos si se

Evitese frases 0 palabras que impliquen una negociacion 0 que revelen INDECISION como: "si" ... , "creo" ... , "puedo" ... , "espero" ... , "podria" etc., restan "FUERZA" al mensaje. Observense los siguientes modelos en donde se dan la mana el mal gusto y el antagonismo. Contrastense con los que se sugieren para destacar la CONSIDERACION hacia los destinatarios.

Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

63

Mal Nos sorprende que no haya acertado a aprovechar este descuento. Bien Mucho sentimos que -no haya aprovechado los descuentos que solo durante este

c o
('\

limitado tiempo ofreceremos a los clientes especiales.

o o o

Mal Solo nuestras clientas mas jovenes usan estas talias. Bien Estas talias generalmente se diseiian pensando en el gusto menos exigente de las
quinceaiieras.

Mal Sufalta de comprension con respecto al retraso del pedido nos deja perplejos. Bien Sentimos la confusion que causa la demora de su pedido.

Mal Nuestros clientes mas importantes sue len hacer pedidos de este estilo en mayores
cantidades. Bien Muchos de nuestros compradores de los sectores cdlidos del pais ya estdn vendiendo este estilo con exito, y nos hacen llegar cada vez mas pedidos del mismo.

o
o

10) Veamos algunos modelos para el final de cartas "de accion " a emplear, inmediatamente, "antes" del saluda ...
• Sera un placer recibir su respuesta. • [Gracias por su pedidof. Esperamos resulten altamente productivos. • No vacile en escribirnos. sea el primero de muchos que le

Nos brindard la oportunidad de servirle.

11) Ah! ... Y cuando termine, diga simplemente "ADIOS"". No estropee su carta agregando "adornos" antes de firmar. Termine atenta afectuosamente.
0

Cartas de pedidos

Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ella debe expresar con claridad y precision en su nota las condiciones que desea. Cuando por primeravez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial. Con un pedido se solicita el envio de una determinada mercancia. Los detalles de un pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma que entonces hace las veces de nota de pedido, 0 en un documento por separado que se adjunta a la carta comercial. Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo informacion sobre precios y condiciones.

Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos cornerclales

64

Cartas de recla_maciones
1. 2. 3. 4. Tipos de reclamaciones Forma de protestar Cuando el c1iente tiene raz6n Cuando el cliente no tiene raz6n

c
(

c
c
("

Tadicas para el enfoque de un problema
1. Procure no acrecentar la hostilidad 2. No se cierre las puertas con el cliente 3. No demore la respuesta

(

4. Sea amable y cortes aunque tenga que decir que no
5. No humille al c1iente 6. Explique c1aramente las razones 7. Subraye los posibles detalles positivos, busque ellado bueno 8. Si esta a su alcance, ofrezca una soluci6n altemativa 9. No exagere sus lamentaciones
( ( (

1. Tipos de reclamaci6n:
• • • Nuestras propias quejas y rec1amaciones Las quejas y reclamaciones justas Las quejas y reclamaciones injustificadas

2. Forma de protestar
• Ante todo, demuestre buena educaci6n. Debe incluir en fa carta: su reclamaci6n en concreto datos suficientes que permitan situar el hecho argumentos claros aportaci6n de pruebas deseo de subsanar el error una po sible propuesta

0

producto

~I

Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

65

3. Cuando un cliente tiene razon
('

C)

0 0

• • • • •
• •

Admita el error Aporte hechos concretos Empatia: lamente 10 ocurrido Responda rapidamente a la reclamacion No utilice un tone autoritario No adopte un tone servil Evite repetir detaIIes enojosos No prometa nada que no pueda cumplir Cuidado con los "sobomos" No eche la culpa al personal delante del cliente Intente no dudar sobre 10 que dice el cIiente Asuma la responsabilidad Mantenga la calma

{\

• • • • • •

4. Cuando el cliente no tiene razon
• • • • Sea cortes y firme Exponga su argumentacion de forma concisa No recurra a impertinencias Evite terminos como: supuestamente, segun su opinion, usted pretende

Respuestas a solicitudes

Veamos un ejemplo de respuesta a una solicitud ABOGADO DE EMPRESA - BUSQUEDA 0577 DIARIO NORTE 16/6/97 Estimados senores: Acudo en respuesta de la busqueda de tal titulo. Soy abogado bilingue ingles-espafiol, de reciente graduacion en la Universidad de Salamanca. He realizado el Master sobre "Organizacion y direccion del departamento jurfdico de la empresa modema" en el Instituto de Altos Estudios de la Empresa de Barcelona y completado estudios con calificacion sobresaliente. Durante las vacaciones que me ha permitido mi dedicacion a la carrera, he colaborado con el bufete de los Doctores Torres y Obes de esta Capital, con quienes en el momento presente realizo funciones de pasantfa en el Dpto. de Grandes Empresas. Incluyo la sintesis de mi curricula, con el ruego de que me tengan por oportunamente presentado y dispuesto parala entrevista de seleccion, sin compromiso de su parte. Creanme que mis estudios y la experiencia que he venido aquilatando en un cIima de exigencia y responsabilidad 'profesional, me permitan postularme con la seguridad de poder servirles. Quedo pendiente de sus instrucciones y a s amable disposicion. Afectuosamente INCLUIDOS: Sintesis de curricula.
M6dulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales 66

\ ..

Propuestas efectivas

C
G

Las propuestas, en general, deben ser consideradas como verdaderos instrumentos de ventas. De alli que, al escribirlas, la idea dominante no sea exponer una serie de hechos para llegar a determinadas conclusiones, sino tratar efectivamente de convencer al destinatario.

G C C C C
C "
r:

• Tipos de propuestas Las propuestas varian desde una simple carta de una pagina, a un documento tecnico de varios volumenes. Lo que, necesariamente, lleva a evitar toda predicci6n sobre su extensi6n.

r
(

(

• GUlas propicias

(
(

(

C C
(

(

• Titulo Expreselo desde el punto de vista de su lector y de forma positiva, teniendo en cuenta los siguientes ejemplos: Formas dibiles "Propuesta para la instalaci6n de una cinta transportadora en la planta de Cardos,S.A." "Propuesta para reducir personal en oficinas de contabilidad". "Propuesta de plan para el ajuste de la cuenta de gastos". Formas efectivas • • • "Propuesta para resolver problemas de manipulacion de materiales en la planta de Cardos, S.A. " "Propuesta para la reduccion de costos en contabilidad". Propuesta de plan para mejorar los partes de las cuentas de gastos".
67

Modulo 2 / UMA 2.1.-Textos comerciales

c
Cl

Extracto
Es una pieza fundamental. Aqui hay que dejar "el negocio hecho",

o

Introducci6n
Agrega informacion adicional que ayuda a completar extracto bien hecho, Entre otros supuestos podria contener: la sintesis reflejada en un

Descripcion del firm ante 0 de su compafiia, Aspectos destacados de meritos 0 experiencia. Cita de otros clientes 0 situaciones en que la solucion que se propone resulto valida, eficaz y eficiente. Aclaracion del alcance de las medidas y oportunidad de 10 que se propone. Lista de hipotesis barajadas. Metodo 0 metodos de investigacion empleados.

• Cuerpo de las propuestas
')

Atendera a completar los siguientes apartados:

1. Necesidad del lector. 2. Objetivo.
3. Metodos.

4. Opciones. 5. Ventajas. 6. Puesta en practice, 7. Presupuesto.

Aspectos a tener en cuenta • •


• •

Poner de relieve valor y plusvalia Vender beneficios y no caracteristicas. Apelar a recursos afectivos. Ofrecer pruebas. Formular una tmica propuesta de venta. Obtener retroinformacion.

Modulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

68

Lista de comprobacion de propuestas
1. i,Ha investigado solucion?

a fondo el problema para el que su propuesta ofrece una
real del problema? de su lector?
0

(.
(~

2. i,Ha distinguido los sintomas de lafuente 3. i,Se basa su propuesta

(

directamente en las necesidades

r

4. i,Expone usted de manera sencilla la solucion, el producto resolvera el problema de su lector? 5. i,Pone de relieve sobre todo resolver caracteristicas del metoda? el problema y

el servicio que

luego describe

las

6. i,EI encabezamiento y el titulo son suficientemente retener la atencion del lector? 7. [Ha resumido clara y brevemente su propuesta?

categoricos para atraer y

8. i,Ha incluido una "propuesta sin par de venta" en la que describe de que forma su solucion/producto/servicio, beneficiard al lector mas que las otras opcioneslproductos 0 servicios? 9. i,Ha incluido soluciones con las evidentes? a las necesidades ocultas de su lector como 10 hizo

c
(

10. i,Ha eliminado toda informacion innecesaria que pudiera distraer al lector quitarle tiempo?

0

11. i,Ha resumido los objetivos

0

los elementos que convino con su lector? con una exposicion clara de la decision que

12. i,Ha concluido su propuesta espera de su lector?

(

(

M6dulo 2/ UMA 2.1.-Textos comerciales

69

Obietivo de aprendizaie
( 'J

Identificar las caracteristicas
publicitarios

que definen a los diversos tipos de documentos

Mapa conceptual de la UMA

~

M6dulo 2 / UMA 2.2.- Textos publicitarios

y de marketing

70

_

Ofertas
Las ofertas de servicios profesionales "cartas de ofertas",
0

(

C
especiales constituyen
10

que aqui llamamos

II

Definicion de oferfa
Es una Carta mediante la cual se comunica a los clientes una oferta especial de la empresa, por motivo de un aniversario por liquidacion de estos a fin de temporada, por una campafia de promocion de nuevos productos, etc.

C C C C C
("

(

Cartas de ofertas de servicios profesionales
(

Son verdaderas cartas publicitarias en las que se sefialan ventajas concretas para el destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no utilizarlos.

c
( (

Cartas de ofertas de productos

Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de presentar a presuntos clientes no solo articulos varios, sino tambien ofrecer precios especiales sobre ciertos articulos, Las ventajas que representa la oferta deben explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, segun el caso, adjuntar folletos de la mercancia en cuestion.

_

Notas de prensa

Definicion de nota de prensa
Es un texto conciso que informa sobre un actualidad precisa. Es la formula mas comun para hacer llegar informacion a los medios de comunicacion

Por tanto, una nota de prensa es el instrumento puntual y rapidamente.

ideal para transmitir informacion

M6dulo 2 / UMA 2.2.- Textos publicitarios

y de marketing

71

o o

()

Metodologia

En el hecho de enviar una nota de prensa hay que respetar una metodologia : Seleccion de los medios de comunicacion a los que vamos a remitir esa nota de prensa Redaccion de la informacion en funcion de los medios Preparacion del material complementario (fotos, graficos, estadisticas) Para presentar estadisticas para poder interpretarlos. graficos debe figurar la fuente y la informacion necesaria

0

Para presentar fotografias, estas han de contar con un pie de foto. Normalmente se sima en una nota autoadhesiva pegada detras de la fotografia.
• Envio de fotos

Nota autoadhesiva - Logotipo y membrete • • • • • • • • • • Titular de la noticia Ciudad y fecha Texto de pie de foto (nombres de izq. a drcha) Referencia (informacion que puede interesar al periodista sobre la noticia). Din A4 Logotipo y membrete Fotografia Ciudad y fecha Titular Texto de pie de foto Referencia.

Modulo 2/

UMA 2.2.- Textos publlcltarlos

y de marketing

72

• Realizacion
Para enviar una nota de prensa, tenemos que llevar un seguimiento (para ver si se ha publicado) y llamadas de control . Veamos la realizaci6n, donde destacamos la extension, presentacion, estructura (creaci6n de una nota de prensa) y la redaccion - Extension Es un texto corto, que cabe en una pagina, Normalmente excepcionalmente podria ser de 2 paginas. - Presentacion tiene 4 65 parrafos. S610

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(

0:
(

C
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(

- Dina A4 - Siempre con el_membrete - Se escribe s610 en una cara - A doble espacio (para afiadidos) - Bastante margen a la izquierda - Tipografia variada : facilita la lectura y favorece la publicaci6n, aunque no hemos de abusar de las mayusculas : solo en el titular - Se pone "URGENTE" cuando se necesita que se publique rapidamente 0 para un "off the record" (no publicar hasta tal fecha). Esto normalmente se pone en la "nota de embargo", que va arriba ala derecha. - No se subraya nada, ni siquiera los titulares - Encima del titulo figura : "Comunicado de prensa" mas la fecha de difusi6n y lugar del comunicado - Se encabeza siempre con un titular - Al final van siempre los anexos y la persona de contacto. Si se hiciera una invitaci6n hay que hacerla a parte; no usar la nota de prensa, y haremos dos envios diferentes, aunque vayan en la misma carta.

( (

C C
(

- Como crear una nota de prensa : Estructura Sigue el modelo de una noticia de agencia. Existe un titularque proporciona la informaci6n central, desarrollada en la entradilla 0 "lead", y explicada en un reducido numero de parrafos, El desarrollo sigue siempre un orden 16gico decreciente. El titular es siempre una frase corta, descriptiva, subtitulo. y puede llevar, opcionalmente, un

El "lead" es un parrafo, normalmente corto, de 4 6 5 lineas, concebido para ser atractivo e iniciar la curiosidad del lector. Ademas resume 0 sintetiza 10 esencial de la noticia.

Modulo 2 / UMA 2.2.- Textos publicitarios

y de marketing

73

Debe responder a las famosas "5 w" : who, what, how, when y where. La 6a w es "why", que puede ir contestada en la entradilla A continuaci6n iran los parrafos explicativos.
0

en el siguiente parrafo,

o o o

o

El primer parrafo es el mas importante, porque entra dentro de las 10 primeras Iineas de la noticia. Es el parrafo para contestar al "why". Luego habran 2 0 3 parrafos como maximo, de los cuales, el ultimo puede ser un parrafo institucional : que es el que hace hincapie en algunos de los atributos de identidad de la empresa. NOTA INFORMATIVA: Logotipo y membrete Ciudad y fecha Comunicado de prensa Titular Subtitular 10 primeras Iineas Nucleo central 0 sintesis de la noticia ("lead") Complementos importantes de la noticia Ampliacion detallada y comentada Anexos Persona de contacto (referencia, nombre, direcci6n, telefono y fax) Se presenta siempre sin comentarios. - Redaccion La redacci6n tam bien sigue las normas de estilo de agencia. Basicamente hay 3 preceptos que se deben de respetar siempre : CCO : claridad, concision y objetividad. Claridad: - La informacion debe tener unidad y coherencia, apareciendo con las ideas debidamente ordenadas. Las palabras importantes van siempre al principio de la frase y con un estilo directo (sujeto + predicado), evitando los sobreentendidos. - Utilizar las palabras mas usuales y conocidas, expresando las ideas con las menos palabras posibles - Exponer como maximo 2 ideas en cada parrafo (l informacion por frase y 1 idea por parrafo). Concision: - Redactar utilizando oraciones y parrafos cortos (4 0 5 lineas) - Evitar los adverbios y los adjetivos (10 que significa, ser objetivo) - Utilizar siempre verbos de significado pleno.

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C)

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Objetividad : - Se redacta siempre en 3a persona y se utilizan siempre referencias person ales - Evitar abreviaturas y simbolos poco conocidos - Descartar siempre cualquier tipo de expresi6n enfatica, superlativos y calificativos. - Si se hace referencia a alguien, ha de ponerse el cargo y el nombre, y siempre ha de situarse la empresa. .

~p miiil

Modulo 2/ UMA 2.2.- Textos publicitarios y de marketing

74

Resumen En este apartado, vamos a destacar de una forma mas resumida los aspectos fundamentales que caracterizan una nota de prensa
0

C C
(

puntos

C C
C
(

Como crear una nota de prensa
~ ~ ~ ~ ~ ~ La regia de las 5 "w" (who, when, what, why, where) 1er parrafo: 1 02 ideas en 3 04 frases 1er parrafo: idea A - idea B 2° parrafo: idea A 3er parrafo: idea B 4° parrafo: informacion de background

(

(

(
(

Recomendaciones de redacci6n
~ ~ ~ ~ ~ Que no parezca publicidad Que no deje preguntas sin respuesta Evitar adjetivos y adverbios No abusar del nombre de la empresa 0 del producto Especificar fecha, lugar de origen y persona de contacto para mas informacion

(

C
(

loSepublicara mi noticia?
~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ Eleccion del receptor Dla de la semana. Tener en cuenta el dia de cierre (jueves de suplementos como ABC Nuevo trabajo, Expansion y Empleo, EI Pais negocios ... ) Hora del dia, Primera hora de la manana para el envio Otras noticias del dia, Posibles actos importantes que puedan ec1ipsar nuestra nota Coherencia con las secciones y la linea editorial del medio Presentarla como noticia Aprovechar las secciones de agenda de los diarios

~~

biii1ll

Modulo 2/ UMA 2.2.- Textos publicitarios y de marketing

75

_

Terjetcs de vlslte
Su finalidad es recordarle a1c1iente 0 posible c1iente 1aexistencia de nuestra empresa y de facilitarle a1 maximo e1acceso a1servicio que ofrecemos (direccion, telefono, correo elctronico, etc.) Podemos destacar 3 tipos de tarjetas que mostramos a continuacion: • Tradicional

o o o o
o

( (

(

o

Este tipo de carpeta es a 1aque estamos acostumbrados. EI contenido esta por una sola cara. En esta, se debe reflejar 1a siguiente informacion: la empresa, el cargo, direccion, telefono. En estos ultimos afios, ademas de 1a informacion hasta ahora citada, tambien se incorpora a 1atarjeta 1a pagina web y e1 e-mail. Esto tiene 1a siguiente ventaja: en el caso de un traslado de oficina, tanto la pagina web como nuestro e-mail podremos conservarlo y sera e1mismo , sin embargo la direccion y e1 telefono habra cambiado. Veamos dos ejemplos de tarjetas tradicionales con una estructura diferente del contenido:

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I! '_"'-'---'
Global Estrategias

Cristina Torvisco
Directora A.rea de Formaci6n
Gran Via. 22 dtlp .• -f0 a.diL 18013 Madrid Tel: 9! l60 SO90
Fl!J(:91 )(,Q -1S21 Rua do ·Conde de Redonrlo 69, 3"8 II !02 Lisboa Tel: 21314:MSO Fax: 2i 314 )449

so.

Global Estrategias
Tel: 91 781 99 SO Fax: 91 575 05 34 E-mail: formacion@g!obaJestrategias.com Http://www.globalestrategias.com
C! Oaudl':) Coello 43. B" I. fz.q ..
2SOO! M<itirid
L _

Rua do Conde de Redondo 69. 3'B I I SO- I 02 LlSboa

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76

Modulo 2/

UMA 2.2.- Textos publicitarios

y de marketing

• Sector servicios Este tipo de tarjeta esta escrita por las dos caras. En la parte delantera refleja 10 mismo que en el modelo anterior. En cuanto a la forma, decimos que puede tener divisiones del contenido muy diversos. En la parte trasera se puede reflejar la imagen corporativa de la empresa reforzada con una frase institucional. Veamos un ejemplo :

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43 S"L Irq

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TeH.>81781 99 50 Fax. > 91 575 05 34

280.0.' MBd.rICl

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> Daniel Fernandez Tecnieo e-Leamlng

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Ucenclado en Pedagogia

~lTUIndeZ@~ss.com

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M6dulo 2 / UMA 2.2.- Textos publlcltarios y de marketing

77

(

_

Folletos
En el folleto se explica el funcionamiento y las ventajas de un producto 0 servicio.El lenguaje debe ser neutro y objetivo, pues no se trata de publicidad directa. La informacion debe estar estructurada de forma clara y si, procede, salpicada de ejemplos. La imagen grafica es determinante en esta c1ase de documentos, se encuentran ilustrados con imagenes y tengan una edicion muy cuidada, e incluso, lujosa, ya que toda presentacion atractiva invita a la lectura.

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• Normas basicas Lista de chequeo para escribirlo lCual es el producto 0 servicio? lA quien va dirigido? lQue finalidad se propone? ltitulo? lSubtitulo? lQuien es el experto? lFecha tope? lQue ilustraciones se necesita?: Dibujos ,diagramas, graficos, mapas, otras. lque apartados va a incluir? Forma de contacto • Sugerencias para la correcta creacion de folletos Buscar la manera de diferenciar nuestro folleto de los demas Personalizar el folleto por medio de una carta de presentacion Recordar la importancia primordial del espacio Cuidar que los titulares y los precios queden claramente relacionados con los productos a los que corresponden

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M6dulo 2/

UMA 2.2.- Textos publicitarios

y de marketing

78

Veamos un ejemplo de folleto
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Modulo 2/

UMA 2.2.- Textos publicitarios y de marketing

79

o o o
i\

Obietivo de cprertdlzcje

n

Conocer los diferentes tipos de textos que existen en la comunicaci6n organizaci6n

interna de una

Mapa conceptual de la UMA

o

i,

Modulo 2 / UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

80

En la UMA anterior hemos visto la importancia de los textos publicitarios y de marketing. En esta vamos analizar los diferentes tipos de textos que existen en la comunicaci6n interna de una organizaci6n. De todas formas, bueno es destacar la conveniencia de recurrir a las COMUNICACIONES ESCRITAS Y a las breves notas para potenciar la eficacia de las interrelaciones en general. Un escrito "bien concebido", es una fuerza que perdura; un auxiliar efectivo que contribuye a fortalecer las beneficas influencias de la interaccion humana. El saludo, las gracias, las pequefias muestras de consideracion, de aliento y de simpatia, fortalecen los animos y estrechan vinculos si se concretan preferentemente por escrito. Trataremos la siguiente tipologia de textos: para convocar a una reunion, los informes, las aetas de reuniones, las notas de recepcion de llamadas y los memorandos.
(

C
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Convocatoria a una Reunion
Definiremos, en un primer momento, el concepto de reunion paradespues pasar alos tipos que puede haber y los elementos que la conforman.

Definicion de reunion Una REUNION es una concurrencia de distintos profesionales con el proposito de alcanzar soluciones conjuntas para unos objetivos determinados. .'

Tipos de Reuniones

Podemos hacer una division muy general. Decimos que las reuniones pueden ser formales 0 informales

• Reuniones Informales
Los "briefings" son reuniones breves, informales, en las que el lider, jefe... y sus colaboradores, empleados, etc. intercambian informacion, coordinan acciones, se hacen sugerencias. Es aconsejable que no superen los 15 minutos y la hora ideal es al comienzo de la jornada. En este tipo de reuniones la comunicaci6n es, predominantemente, oral. \,

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunlcaclon interna

81

o

~ Estas reuniones distendidas o o o o

permiten:

o o o
n
(

Escuchar la "voz" de los colaboradores La generacion de iniciativas espontaneas Ofrecen una vision global, se aetna con un objetivo comun La informacion fluye en forma ascendente, horizontal y descendente Facilita el intercambio de puntos de vista Unifica criterios Mejora las relaciones y fomenta las interacciones entre los miembros del equipo y el lider

o o o

I,.')

• Reuniones

form ales convocadas

o

Para reuniones mas complejas y de mayor duracion hay que hacer una convocatoria mas formal. ~ Las reuniones pueden ser necesarias para: o o
o

Resolver asuntos, problemas, situaciones complejas Intercambiar opiniones, conocer posiciones contrarias Fines especiales, formativos, sociales, etc.

• Organizacion de los elementos de la reunion
• Objetivos El encargado de la reumon debe indicar claramente convocatoria 10 que desea obtener de los convocados en la

Convocatoria.

Este documento debe incluir:

I. )
;' \

Lista de convocados: Nombre y cargo de los participantes Fecha, hora y lugar de la reunion: Si es posible indicar hora de comienzo y hora de finalizacion de reunion (si no puede ser fija, aproximada 0 estimada) Orden del dia conla relacion cronologica de los temas a tratar, los tiempos asignados y el responsable de la exposicion. Los tiempos no son "perfectos", por ella resulta conveniente dejar 5 minutos de margen por cada expositor. Hay que prever tiempos de espera, pausa que actuan como un jocker. Aportacion necesaria de cada participante. Todos los convocados deben ser concientes de la previa preparacion del tema de la reunion y 10 valioso y util que es su aportacion,

( '1

M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

82

Compromiso de preparar previamente los temas. Se exige profesionalidad y rigurosidad en los temas a exponer. Evitar improvisaciones.

c
Para organizar una reunion es importante la Lista de Cbequeo . Este documento tiene que reflejar 10 siguiente : Fecha Orden del dia Lista de participantes. Enviar convocatorias y confirmar asistencias El presupuesto Ellugar: propio 0 ajeno a la empresa Equipos: medios audiovisuales, traductores, etc. Servicios de com ida. Solo bebidas 0 tambien el almuerzo, etc. Las convocatorias Los dossiers para los participantes Al final recordar tareas, compromisos, acuerdos alcanzados
(

c
( (

c c

(

( (

• Ejemplo de orden del dia

(

Impreso convocatoria

Fecha:.............. Lugar Asuntos a tratar: Asuntos a tratar: Objetivo de la reunion: Aportaclon necesariaque usted debe hacer para la reunion

I Hora de comienzo
Convocado por

I Hora flnallzadon
Tiempo asignado Tiempo asignado

(

M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna

83

o

o
o

Convocatoria de reunion:

o o
o
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o
(

Orden del dia

Responsable

Tiempos

1
2

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.

3
4

.
.

( (

Objetivo reunion

(

o
Sugerencias:

Para D:

.

Para D DeD: Fecha: Fecha Comienzo:

. . Lugar: Lugar: Final:

(

,

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

84

-

Informes
c
Definicion de informar
Es comunicar determinadas ideas, hechos y datos, interpretandolos en funcion del contexto que los rodea, excluyendo -en la medida de 10 posible-, fa formulacion de deducciones y juicios.

Cuando los hechos y los datos aportados se analizan y comentan incluyendo opiniones formales, los informes toman el nombre de: analiticos. para todos los casos: los informes Es oportuno destacar aqui que deben ser comprobables. de las cotidianas aten(
(

En la empresa, los informes, constituyen una parte fundamental ciones. Los informes escritos, que se corresponden estudiaremos sustancialmente academicos. con especial detenimiento.

con los propositos de este curso, los difieren cientificos y

Sus nuevas formas de presentacion,

de los clasicos; normalmente utilizados por investigadores

(

Informes Clases de informes Estructura de los informes Otros aspectos para tener en cuenta Redaccion de informes Informe Analitico-resolutivo Informes de Gestion Nuevas formas de presentacion

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon

interna

85

Clases de informes

o
o

En general, los informes componen una variada gama. Con e1 mejor interes de proponer tecnicas y recursos que faci1iten su preparacion, mos como sigue: redaccion y presentacion, los agrupa-

o o o

..

o

o

Podemos hacer otra clasificacion de in formes en : informe propiamente dicho, informes

de mercado, los informes tecnicos y los personales. Veamos en 1a siguiente tabla cada
uno de estes:

u
(
)

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna

86

(

Estructura de los informes

La estructura 16gica y general de los informes, es:
• INTRODUCCION • CUERPO • CONCLUSION
(

Lo que significa que tienen que encontrarse recogidas estas tres partes clave en cada uno. Este ordenamiento estructural choca con otras formas simples que tambien hemos llamado "informes"; como la mas elemental en el caso de los de "datos". El aparente "desajuste" se debe a que el cuerpo de un informe, conforma el verdadero informe. Alli estan recogidos los hechos, los datos y las pruebas, El resto depende de las circunstancias, de las razones del informador, de los antecedentes, conocimientos mandante. En un informe se distinguen las siguientes partes, referidas por el orden en que aparecen: portada, indice, introducci6n, cuerpo principal, conclusiones y anexos.
0

interes de su

• Portada Es la primera pagina bajo la cubierta. debe contener: • • • • • El titulo, que debe dar una indicaci6n clara del tema con el menor numero posible de palabras. Una indicaci6n de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional 0 un informe final. El nombre del autor origina el informe.
0

del organismo, la empresa, unidad, etc.. donde se

La fecha de elaboraci6n. Otros aspectos, como la direcci6n de la organizaci6n que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su caracter confidencial, el copyright, etc.
87

M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

• Indice

o o

Debe aparecer tras la portada y no al final del infonne, como a veces se hace en otro tipo de documentos. En el indice se consignan los capitulos y secciones del infonne. Tambien se indica la pagina donde aparecen. EI indice es la mejor expresion de la estructura de un infonne. Si los titulos de los capitulos y las secciones estan redactados cuidadosamente, el indice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del infonne.

(.

• Introducci6n
Su mision es dar cuenta, en unas pocas paginas, del contenido del infonne. Por ello, debe redactarse en ultimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del infonne y, en su caso, de los anexos. • La importancia de la introduccion reside en el hecho de que a traves de ella el lector recibe una primera impresion no solo del asunto y objetivos del infonne, sino tam bien de la relevancia e interes que este tiene. De la introduccion depended en muchas ocasiones que el infonne sea 0 no leido. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, solo leeran la introduccion al infonne. La introduccion se convertira, en consecuencia, en el unico elemento con que dichas personas contaran para valorar la totalidad del infonne. La extension de la introducci6n debe ser proporcional a la del cuerpo principal del infonne. De cualquier forma, se estima que la introduccion no debe sobrepasar en ningun caso las seis paginas. Si en el caso de un infonne largo, de unas cien paginas 0 mas, se estima que una introducci6n de seis paginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, 10 mas conveniente es hacer, ademas de la introducci6n, una versi6n abreviada del infonne principal que sea un documento independiente de este. Los primeros parrafos de la introduce la finalidad del estudio: de que trata quien se 10 pidi6 y por que. Ademas introduccion se debe hacer referencia ion deben ocuparse de los solicitantes y de el infonne, quien pidi6 que se hiciera, a de resumir el contenido del informe, en la a los siguientes aspectos:

(

- Finalidad u objetivos del infonne. - Metodologia informe. que se ha seguido para elaborar el del informe.

- Conclusiones y recomendaciones •

Las conclusiones y recomendaciones se expondran al final de la introduccion. Luego seran repetidas a 10 largo del infonne. En un informe extenso esta repeticion es util, ya que, por una parte, algunas personas solo leeran la introduccion y, por otra, quienes lean el infonne completo podran a traves de esta reiteracion retener los puntos mas importantes, las conclusiones. En un infonne corto (de menos de diez 0 quince paginas) no resulta necesario referirse a las conclusiones en la introduccion,

M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

88

• Cuerpo principal
El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introduccion, conclusiones, portada) dependen logicamente de el, Solo los apendices guardan cierta autonomia en relacion con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del in forme depende, obviamente, del asunto que alli se trate. Existen, de cualquier forma, ciertos principios complementarios entre si que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe. Son la claridad, la unidad y la primacia.

c
(; ([

(

C

C
(

C
('

Principio de claridad: la informacion que se quiera comunicar debe estar ordenada
de la manera en que mas facil resulte su comprension,

(
(

Principio de unidad: las partes en que se divide el cuerpo principal del informe deben estar coordinadas entre si de manera logica, de modo que den la irnpresion de
formar una unidad.

( (

C
Principio de primacia. El autor de un informe debe tener cuidado de organizar los
puntos que de sea tratar de forma que aquellos que considere mas relevantes queden 10 suficientemente resaltados. A este respecto, se considera que los puntos que se desea destacar deben ser colocados al principio 0 al final del escrito 0 de alguna de sus partes.

c:
C C
(

El cuerpo principal de un informe se divide en capitulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez paginas), el cuerpo principal puede estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extension de los capitulos y de lassecciones. Una seccion puede constar de un solo parrafo 0 necesitar una docena de ellos mas varios diagramas y tablas. Un capitulo puede tener una sola seccion 0 doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte po sible, los capitulos de un mismo informe deben tener una extension similar. Tambien se ha dicho que un capitulo no debe superar las seis paginas. Si es necesario incluir mas informacion, se puede remitir a un apendice. Se recomienda que cada capitulo comience con un parrafo previo a la aparicion de la primera de sus secciones. Es conveniente que los titulos de capitulos y secciones resulten informativos en relacion con el contenido de estes. Ningun aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de titulo y de una referencia en el indice para llamar la atencion sobre el,

• Conclusiones
Las conc1usiones puedenser referidas en la introduccion si el informe es extenso. Tambien suelen acompafiar a cad a capitulo 0 seccion del cuerpo principal en relacion con el asunto en ell os tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ultimo capitulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido 0 no expuestas. Este capitulo contendra: ~ Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna 89

Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de 10 expuesto con anterioridad en 'el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones autor a partir de 10 ya expuesto. Las recomendaciones
0

o o o o
(]

• • •

juicios

de valor realizados por el

que el autor haga a tenor de 10 expuesto.

La relacion de las ventajas que se derivaran de adoptar las recomendaciones.

()

Al igual que en el caso de la introduccion, la extension del capitulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamafio del cuerpo principal del informe. Asi mismo, se recomienda que las conclusiones no sobrepasen en ningun caso las seis paginas.

• Apendices La funcion de los apendices es recoger toda aquella informacion que, por un lado,se cree que resultaria farragoso consignar en el cuerpo principal del informe, pero por otro, tam bien se cree que tiene el suficiente interes como para figurar, de algun modo, en el informe. En otras palabras, solo se debe apelar al apoyo que en relacion con el cuerpo principal suponen los apendices cuando se estime verdaderamente necesario. En caso contrario, la informacion suplementaria se debera incluir en los "papeles de trabajo" que acompafian a Ia elaboracion del informe (y que pueden ser solicitados en cualquier momenta por el lector de este), pero no en el propio informe. Estamos ante una aplicacion de la regIa segun la cual un informe debe ser tan breve como sea posible. Si bien los apendices pueden recoger todo tipo de informacion, hay ciertas clases de ella que normalmente figuran como apendices. En general las tablas de cifras largas y complicadas, las comprobaciones matematicas, los fragmentos largos de otros informes, las muestras de documentos, los glosarios, las bibliografias y las listas de notas y referencias deben excluirse del texto e incluirse al final del informe en atencion a aquellos lectores que necesitan comprobar los detalles. Se exceptuan de esta norma los casos en que uno de los objetivos principales del informe sea aportar una tabla de cifras concretas. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apendices, Algunas veces esta referencia adoptara la forma de una tabla abreviada 0 de un breve resumen 0 de detalles importantes del material que se ofrece ampliado en los apendices,

o

()

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna

90

Otros aspectos
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M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

91

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Cinco pasos para la redacci6n de informes
1. Preparacion 2. Investigacion .., :J. Organizaci6n 4. Redaccion 5. Revision

INTERROGANTES

PREVIOS

A LA REDACCION

DE UN INFORME

1. lCual es lafinalidad de este trabajo? .. Mi lpara que?

2. lEs esta la mejor forma de cumplir el objetivo? 3. l Quien
0

quienes leeran este informe?

4. lQue pasara despues?

M6dulo 2 / UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna

92

Lista de cemprcbeclen de Ilrasgos del lector"
(

Hacer "el traje a medida". De alli la necesidad de conocer el perfil del destinatario destinatarios. Con este proposito las preguntas que siguen seran: • • • • •
• • •

0

(
(

i,Cual es el objetivo u objetivos? i,Que prioridades hay que satisfacer en primer lugar? i,Como se concilia este informe con el propio cargo dad? i,Que conocimientos estdn disponibles sobre i,Cuales son los antecedentes obrantes?
i, Que i, Que i, Que
0 0

c
(

(

nivel de responsabili-

(

de este asunto?
0

grado de habilidad requieren estos temas se espera
0

tecnicas?

esperan de la colaboracion?

caracteristicas comparten los posibles lectores y en que difieren?
( (
(

i,Que profundidady alcances satisfarian las expectativas aparentes?

INFORME ANALITICO-RESOLUTIVO
PLAN ESQUEMATICO GENERAL

I) Antecedentes oIntroducci6n Segun corresponda, se aludiran a los elementos de juicio estudiados en funcion de sus origenes y ordenados por antiguedad de forma correlativa. En otro caso, se esbozara una presentacion que valga para "situar" al destinatario frente al tema o estudio preliminar. Cabe agregar que la introduccion preparacion y redaccion del informe
0 0

asunto sujeto de

informacion. En el primer caso tendremos "antecedentes", en el segundo "introduccion"

suele explicar las razones que motivaron la su (,para que", as! como el plan del mismo y el

equipo humano comprometido en el trabajo. II) Planteo del Problema y Cuerpo del Informe Aqui correspondera colocar el planteamiento del problema y a continuacion la relacion de los HECHOS y DATOS que apuntan a su total clarificacion. De forma que, del CUERPO del informe, se deduzcan las CONCLUSIONES cayendo por su propio peso, como un fruto maduro. Y, que sean los "hechos" y los "datos" relatados los que las "sugieran" .
Modulo 2 / UMA 2.3.- Textos de cornunlcaclon interna 93

III) Conclusion

0

conclusiones

o o o o o
-

De la relacion de los HECHOS y de los DATOS que se han proporcionando, se "infiere" ... ; los hechos y los datos proporcionados "sugieren" ... etc. A continuacion se aportan las CONCLUSIONES
0

CONCLUSION. Tratandose de mas

()

de una, sera oportuno separarlas en apartados precedidos de numeros romanos. IV) Medidas a tomar
0

alternativas posibles

(.

Se precisaran separadas mediante letras mayusculas del alfabeto, conteniendo las altemativas posibles en funcion de las conclusiones que las precederan en todos los casos. V) "Primera pagina"

o o
()

Por ultimo, se tendra en cuenta que, las CONCLUSIONES PAGINA" del Informe a presentar.

0

su sintesis y las en la "PRIMERA

altemativas u opciones posibles se dispondran en apretada sintesis

Esta hoja separable, llamada asi: "primera pagina" es autonoma respecto de la estructura general del informe. Esto quiere decir que a ella le seguiran en su orden la "portadilla interior", el indice, etc. etc. El objetivo primordial de esta "primera pagina" es resolver de inmediato el interes primero del destinatario aprovechando, de paso, su mejor momenta para una buena lectura. Luego podra leer el resto en su orden natural de relacion.

INFORMES DE GESTION
Ademas de los informes analitico-resolutivos, esta la larga lista de los informes de gestion. Estos pueden nacer como fruto de distintas tareas profesionales y valen para los mas diversos fines. Los mas frecuentes, entre otros, apartado titulado: "Diversas clases de informes". De todos ellos, podemos sacar un denominador comun. Se organizan de forma que, en primer lugar, digan
10

II

los hemos relatado en el

esencial y luego

10

expliquen

0

desarrollen.

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de ccrnunicaclon lnterna

94

En el caso de entrevistas, visitas

0

gestiones eminentemente personales en que los datos
0

de los entrevistados cobran especial trascendencia, presente dispuestos para ser trasladados a fichas oportuna consulta.
0

futura, deberan incluirse
(

registros convenientemente ordenados para su

• Presentaci6n En todos los casos, la presentacion cuidadosa exige -junto con la mayor pulcritud -, que: • • • Los textos vengan convenientemente espaciados. Las lineas no tengan una longitud que interfiera su lectura (tres "saltos de ojos" a 10 sumo). Se acompafien imagenes, ilustraciones, graficos y todo otro elemento de soporte que motive allector y complete, convenientemente sus impresiones y mas clara comprension, • Los titulos deberian aparecer suficientemente destacados para orientar una lectura comoda y de facil recurrencia • Cuando el texto
0 0

(
(

busqueda. De otra parte, tienen que

constituir una sintesis altamente sugerente. el propio informe se prolonguen, convendra dividirlo en partes y sub-partes y proporcionando un indice segura y orientador de sus partes y contenidos.

• Lista de comprobaci6n de informes
1.

I,Ha manifestado claramente el tema de su informe en la apertura? I,Ha comprobado que toda su informacion es correcta? I,Establece una relacion entre los hechos que cita? I,Ha suprimido toda informacion que no venga al caso? I,Define claramente la cuestion
0

2. 3. 4. 5. 6.

el problema que trata?

I,Es objetivo y desapasionado en la forma de comunicar e interpretar los hechos? I,Procede su deliberacion de la regia a la excepcion, de 10 conocido a 10 novedoso? I,Ha expresado los resultados inequivoca?
0

7.

8.

recomendaciones de manera clara e

mrm ,.... . -wilil

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunlcacton interna

95

9.
\
<:

i,Mejoran y facilitan graficos?

la lectura del irforme los encabezamientos,

titulos y

0 0 0 0 0

10.

i,Ha suprimido cualquier informacion

0

referenda

imprecisa

0

abstracta?

11. i,Ha anticipado y contestado las preguntas que se Ie ocurriran a su lector?
12.
i,Pasaria su informe una prueba de lectura en alta voz, evitando el exceso de forma y ellenguaje altisonante?

n
r>;

Nuevas formas de presenteclen

Como hemos visto al estudiar la estructura de ·los informes, estes tienen tres partes, a saber: introduccion,
cuerpo y conclusion. Salta a la vista que 10 mas importante para el

lector, 10 primero que quiere oir 0 leer es la conclusion.

El lugar, adonde la investiga-

cion y la sintesis han llevado al informador. Por supuesto que tambien le seran de parti-

o
(]

cular interes las recomendaciones

0

soluciones que se puedan proponer a continuacion.

Todo esto, como sabemos, esta al final. Por logica inclinacion -los lectores de informes-, miran el indice y disparan al encuentro de la conclusion las soluciones
0 0

conclusiones.

Luego, como natural consecuencia, van a parar a
0

recomendaciones

que se dan al tema

asunto que se trate.

1\ Presentacion NATURAL

Con arreglo a 10 que logicamente corresponde, la presentacion normal de un informe, se organiza como sigue: - Nota de remision - Cubierta - Indice - Introduccion - Cuerpo - Conclusion - Solucion - Anexos
0 0

portada

recomendacion

~D.~. Modulo 2/ ~fil

UMA 2.3.- Textos de cornuntcaclon

interna

96

A partir de aqui, se han sucedido dos grandes modificaciones. Las mismas han tenido como base el estudio de los problemas de atencion lectora de los niveles directivos. Se limitan a un 80% de la primera pagina, un 40% de la segunda y nada
0

casi nada

c
(

de la tercera. Esto previno sobre la necesidad de alterar el orden logico de la estructura, presentando al comienzo las conclusiones y las recomendaciones del caso.

C C

C
• Presentaci6n FORMAL ACTUAL Empieza por trasladar al comienzo del informe, entre la cubierta y el Indice, 10 que se ha venido a Hamar "PRIMERA PAGINA". Alli se alinean las CONCLUSIONES y las SOLUCIONES
0 (

RECOMENDACIONES. De forma que, si la sintesis de estas no pue('
(

de recogerse en una pagina, se habilite otra con el mismo nombre. Quedaria, en tal caso, una "PRIMERA PAGINA" I y una "PRIMERA PAGINA" II. La denominacion se traslada al margen superior derecho de cada una. La numeracion del informe prosigue normalmente, 10 que autoriza a desglosar sin dana estas "dos primeras hojas". En tal caso, el informe sigue conteniendo al final las conclusiones y las soluciones
0

(

~ (

recomendaciones. Por

10 que

quedaria:

PRESENTACION

FORMAL ACTUAL:

- Nota de remisi6n - Cubierta
0

portada

- "PRIMERA PAGINA" I - "PRIMERA PAGINA" II (caso necesario) - Iodice - Introducci6n - Cuerpo - Conclusion - Soluci6n - Anexos
0

recomendaci6n

Modulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunlcaclon interna

97

o

_

Aetas de Reuniones
Las aetas componen una pieza clave de las comunicaciones intemas de toda buena organizacion. Su papel primordial esta en dejar huella de 10 tratado en la reuni6n, reflejando asuntos, plazos y responsables. En su consecuencia, toda reuni6n de la que surjan responsabilidades y cometidos para algunos participantes 0 para la totalidad, debiera tener su correspondiente "minuta". Cuando decimos: "toda reuni6n", estamos considerando aquellas que, por las razones que fueran, no tengan un "Orden del Dia" escrito y remitido con tiempo suficiente a los convocados 0 participantes de la misma. EI modelo que sugerimos a continuaci6n, suele extraordinariamente practice para una buena mayoria de los casos: MEMBRETE DE LA ORGANIZACION Fecha: Asistentes: Conocimiento: Convocada por: Convocados: Invitados: Tema 0 temas y tiempos asignados: Lugar: Hora de finalizaci6n Preparada Fecha: Responsable. Plazo: Hora de cornienzo:

o o

o o

por:

Un somera comentario permitira interpretar cada uno de los apartados del modele que antecede: Fecha: dia, mes y afio de celebraci6n de la reuni6n Hora de comienzo: aquella en que se ha iniciado la reunion Asistentes: esta columna contiene los nombres de pila que hayan asistido. Conocimiento: la columna registrara los nombres de pila primer apellido de Jefes, Responsables, Directivos celebraci6n. Convocada por: Nombre de la persona que la convoca Convocados: Nombres de pila Invitados: nombres de pila
·0 0

primer apellido de las personas

0

Dirigentes que hayan de estar informados de su

0

primer apellido de todos cuantos han sido invitados.

primer apellido de aquellas personas que se llaman a

participar informando de un determinado asunto. En este caso, terminada su participaci6n, regresaran a sus despachos
0

puestos de trabajo.

M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunlcaclon interna

98

Tema

0

temas y tiempos asignados: se relata el temario contenido en la respectiva (
t,_

"Orden del DCa"(si se ha confeccionado) y los tiempos previstos para su tratamiento y resolucion. Si se trata de un solo tema el tiempo sera comprendido entre la hora de comienzo y de termino de la reunion. Lugar: "Sala de Juntas"
0

C

sitio elegido para llevar a cabo la reuni6n. Tengase en cuenta

(

que, ademas de realizarse en la propia sede, la reunion puede concretarse en otro lugar. Hora de finalizacion: aquella en la que se levanta la sesi6n. Preparada por: nombre de pila minuta.
0

(

primer apellido del responsable de confeccionar la

Responsable: columna para recoger el nombre de pila 0 primer apellido de la persona encargada de llevar a cabo la misi6n que se Ie confia en la reuni6n. Plaza: columna para reflejar la fecha prefijada para cumplir con las obligaciones que se le hayan confiado al responsable en la reuni6n.

(_
(

ACTAS Y CONVOCATORIAS

FORMALES

Cuando las caracteristicas de la reuni6n 10 hagan necesario, convendra redactar acta detailada de la misma. En tal caso deberia contener la sintesis de 10 tratado y las conc1usiones arribadas. En ciertas ocasiones, las propuestas iran precedidas por el nombre de las personas que las hayan formulado. Es el caso de las asambleas 0 juntas extraordinarias y de algunas negociaciones. En todas estas circunstancias, se puede apelar a registrar 10 sucedido con el auxilio de una grabadora de cintas. Los supuestos expresados requieren que el Secretario de aetas, remita la sintesis de la reuni6n poniendo a disposicion de los interesados (en su caso), una trascripci6n de las cintas. En la ocasion suele sefialar que, "de no mediar oposici6n", el acta respectiva quedara aprobada en fa fecha que indica. Esta es la forma mas practica y profesional de trabajar en terminos de buena fe. Si se requirieran previsiones de orden legal, las mejores formulas suelen provenir de los asesores letrados.

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M6dulo 2/ UMA 2.3.- Textos de comunicaci6n interna

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