Voorwoord

Voor u ligt het oriëntatieverslag dat tot stand gekomen is aan de hand van de afstudeerstage bij het MECC Maastricht. De afstudeerstage die binnen het MECC Maastricht is uitgevoerd is een verplicht onderdeel van mijn studie aan de MTRO te Heerlen. Dit oriëntatieverslag geeft de weg weer die ik doorlopen heb van het begin tot aan de achtste week van de afstudeerstage. Er is aandacht besteed aan de werkzaamheden die ik uitgevoerd heb en hoe ik deze uitgevoerd heb. Ook staat er uitgebreide informatie over het MECC Maastricht in. Tevens is weergegeven hoe ik ben omgegaan met problemen en valkuilen die ik op mijn weg ben tegengekomen. Problemen bij het schrijven van dit oriëntatieverslag ben ik vrijwel niet tegen gekomen. Ik hbeb veel informatie kunnen opvragen binnen het bedrijf en heb ook veel informatie verkregen bij mijn collega’s. Een dankwoord wil ik uitspreken aan mijn begeleiders van MECC Maastricht, Conny Linders en Annie Huskens. Zij hebben me tijdens deze periode scherp weten te houden door aanwijzingen te geven met betrekking tot de verschillende werkzaamheden. Het verslag is geschreven voor mijn leraren en stagementoren maar ook voor mijzelf. Mark Strolenberg November 2007

Hoofdstuk 1: inleiding............................................................................3
§1.1 Doelstelling............................................................................................................... ...3 §1.2 Opbouw verslag.................................................................................. ........................3

Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure..................................................3 Hoofdstuk 3: Introductie........................................................................5 Hoofdstuk 4: De organisatie..................................................................6
§ 4.1 geschiedenis........................................................................................ ......................6 § 4.2 Type en grootte organisatie......................................................................... ...............7 § 4.2.1 Human Resource Management.............................................................7 § 4.2.2 Marketing Communicatie......................................................................7 § 4.2.3 Financiële zaken...................................................................................8 § 4.2.4 Exhibitions............................................................................................9 § 4.2.5 Venue...................................................................................................9 § 4.2.6 Planning & Projectmanagement.........................................................10 § 4.2.7 Operations & Facilities........................................................................10 § 4.2.8 Digitale & Informatie Services............................................................13 § 4.3 Rechtsvorm.............................................................................................. ................15 § 4.4 Het organigram......................................................................... ...............................16 § 4.5 communicatielijn................................................................................................ .......18 § 4.6 Organisatiedoelstellingen...................................................................... ...................19 § 4.7 Concurrentiepositie....................................................................... ...........................20 § 4.8 Ligging van de organisatie....................................................................................... .21 § 4.9 doelgroep van de organisatie.............................................................. .....................21 § 4.10 Eigen werkzaamheden............................................................................... ............23

Hoofdstuk 5 Evaluatie moment...........................................................25 Hoofdstuk 6 Bronvermelding..............................................................26

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

2

Hoofdstuk 1: inleiding
§1.1 Doelstelling
Het doel van dit oriëntatieverslag is om aan te tonen dat ik correct en zorgvuldig kan werken in het toeristische werkveld. Gedurende de afgelopen maanden heb ik natuurlijk verschillende werkzaamheden verricht en deze zal ik ook bespreken. Ook zal ik aantonen dat ik genoeg informatie heb vergaard om dit oriëntatieverslag te kunnen schrijven. Zo zal ik aantonen dat ik me verdiept heb in het MECC Maastricht.

§1.2 Opbouw verslag
In hoofdstuk twee is een beschrijving van de sollicitatieprocedure terug te vinden. Hierin wordt uitvoerig beschreven hoe de sollicitatie in zijn werk is gegaan en welke correspondentie er is geweest tussen mij het MECC. In hoofdstuk drie beschrijf ik het verloop van de introductie in de organisatie. In hoofdstuk vier ontstaat duidelijkheid wat betreft de organisatie; geschiedenis, type en grootte van de organisatie etc. Ook zal ik een conclusie/ evaluatie beschrijven met een eigen mening en punten die positief en negatief zijn binnen de organisatie.

Hoofdstuk 2: De sollicitatieprocedure
Nadat ik 3,5 maanden in Griekenland stage had gelopen heb ik voor gekozen om bij het MECC in Maastricht mijn stage voort te zetten. Ik heb voor het MECC gekozen omdat ik me in het evenementen leven zou willen verdiepen. Omdat de opleiding toerisme erg breed georiënteerd is, waren er vele stages die me aanspraken en het liefst zou ik vele ervan willen combineren. Na een gesprek met de heer Rothkranz, mijn mentor, heb ik besloten om te gaan solliciteren bij het MECC. De eerste stappen van een sollicitatie is natuurlijk om een correcte sollicitatiebrief te verzenden naar het desbetreffende bedrijf. In mijn geval was dit het MECC Maastricht. Ik heb er op dat moment voor gekozen om geen brief maar een e-mail te sturen. Deze keuze heb ik ook gemaakt omdat we nu in een digitaal tijdperk leven en e-mail modern en sneller is. Mijn sollicitatie e-mail zag er als volgt uit:
Geachte heer/mevrouw, Mijn naam is Mark Strolenberg en ik studeer toerisme aan de MTRO te Heerlen Ik zit in de derde klas en ik ben in april 2007 klaar met mijn theoretisch gedeelte van de opleiding. Ik

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

3

heb vanaf april tot 19 juli stage gelopen in Sani Resort Griekenland. Omdat Ik nu nog eens 2x20 weken stage moet lopen vroeg ik me af of dit mogelijk is binnen het congres centrum het MECC Tijdens mijn stage in Griekenland heb ik veel ervaring opgedaan aan de receptie. IK kan werken met Opera systeem en kan de verschillende handelingen verrichten die vereist zijn aan de receptie. Ik hoop dat binnen uw bedrijf plek is voor stagiaires en dat ik mijn stage kan uitvoeren binnen uw bedrijf. Ik hoop op een spoedige reactie en alvast bedankt voor uw moeite. Met vriendelijke groet, Mark Strolenberg

Op deze e-mail kreeg ik de volgende reactie:
Geachte heer Strolenberg, Ik heb uw mail doorgestuurd naar onze HRM afdeling doorgestuurd. Indien er een geschikte stageplek vrij is, zullen zij contact met u opnemen. Met vriendelijke groet, Janne Baetsen Communicatie Adviseur

Nadat ik deze mail ontvangen had heb ik een paar dagen niks meer gehoord van het MECC Maastricht. Ik heb toen uit eigen initiatief gebeld en gevraagd of er al nieuws was over mijn sollicitatie. Ik werd doorverbonden met mevrouw Roderburg ( medewerker HRM) zij vertelde mij dat er een plaats beschikbaar was per 3 september 2007. Ik zou later bericht krijgen over een eventuele uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Het sollicitatie gesprek heeft plaatsgevonden op 9 augustus 2007 en verliep als volgt; Ik heb me moeten melden aan de receptie van het MECC Maastricht. Tot mijn verbazing kwam ik een oud-klasgenoot ( Sander Elie) tegen aan de receptie die bij het MECC ook zijn afstudeerstage aan het vervullen was. Ik had het sollicitatiegesprek met mevrouw Huskens en met mevrouw Linders. Het gesprek ging in het begin voornamelijk over mijn CV en over de ervaringen die ik had achter de receptie. We hebben een tijdje gepraat over school en natuurlijk over mijn ervaring in Griekenland. Voor mijn gevoel was het op dat moment al zeker dat ik een stageplek gevonden had omdat het een zeer aangenaam gesprek was. Dit gevoel bleek wederzijds te zijn en zowel mevrouw Huskens als mevrouw Linders was het met elkaar eens dat ik een goede kandidaat was voor de stage bij de afdeling D&IS. We hebben dan ook meteen afgesproken wanneer ik moest beginnen met de stage. Op 3 september 2007 ben ik begonnen aan de receptie van het MECC Maastricht.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

4

Hoofdstuk 3: Introductie
Op 3 september 2007 was het dan zover; de eerste dag werken in het MECC Maastricht. Ik heb me gemeld bij de receptie en ik werd ontvangen door Gea Abbing, een van de medewerkers aan de receptie. Gea begon alles uit te leggen over de receptie, procedures en collega’s. Dit was een algemeen verhaal. Even later zou Conny Linders mij gaan rondleiden door het gebouw en mij kennis laten maken met alle collega’s. Conny heeft me alle hallen laten zien en alles uitgelegd over de betreffende ruimtes. We zijn nadat we in de hallen zijn geweest, het kantoorgedeelte naar binnen gegaan. In het kantoorgedeelte werken de mensen die je eigenlijk nooit zult zien, ze werken achter de schermen van het MECC. Om alle collega’s op de hoogte te stellen dat er een nieuwe stagiaire is binnen het MECC heeft HRM een mail gestuurd waarin zij mij introduceren aan alle medewerkers. Ik heb gedurende deze eerste maand veel gesproken met medewerkers van mijn eigen afdeling maar ook met collega’s van andere afdelingen om een beeld te krijgen van de mensen binnen het MECC. Door veel te vragen ontstond meer duidelijkheid over de organisatie, collega’s en de bedrijfscultuur. Ook doordat Conny mij heeft rondgeleid en mij alles heeft laten zien binnen het MECC ben ik veel te weten gekomen over het MECC. Ook met betrekking tot de introductie van de werkzaamheden ben ik goed opgevangen. Het eerste paar dagen heb ik alleen aan de receptie gezeten en hebben de verschillende vaste medewerkers mij alles uitvoerig uitgelegd over bijvoorbeeld de telefoonmachine. Na een paar keer uitleg vragen was het de taak om zelf de handelingen maar een keer te proberen. Dit ging de eerste paar keer een beetje stroef omdat het allemaal nieuw was. Na verloop van tijd ging het allemaal goed. Ook ben geïntroduceerd met een heel nieuw systeem waar ik van te voren nog nooit van gehoord had; EBMS ( Event Business Management System). Dit programma vergt veel oefening. De eerste keer dat ik met dit programma moest gaan werken heb ik een cursus moeten volgen van Conny Linders. Conny is tevens applicatie beheerder en heeft mij ook veel uitgelegd wat betreft Microsoft Office.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

5

Hoofdstuk 4: De organisatie
§ 4.1 geschiedenis
Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC Maastricht), is een organisatie die zich bezighoudt met het organiseren en accommoderen van beurzen, congressen en culturele en sportieve evenementen. Het MECC heeft het voordeel dat ze veel mogelijkheden kunnen aanbieden. Het MECC biedt zowel congressen, conferenties, productpresentaties, vakbeurzen en bedrijfsfeesten. De geschiedenis van MECC Maastricht gaat terug naar de jaren '50. In die tijd was in Valkenburg de Eurohal gevestigd. In deze hal werden beurzen, tentoonstellingen en evenementen georganiseerd. De activiteiten in de Eurohal richtten zich op de inwoners van Zuid-Limburg en de vele toeristen die deze regio jaarlijks bezoeken. Het aantal activiteiten in de Eurohal groeide, maar de capaciteit van de hal was te klein voor alle evenementen die men er wilde organiseren. Daarom werd de Eurohal in 1974 naar Maastricht verplaatst. Een belangrijke reden voor deze verhuizing was de sociaal-culturele en economische betekenis, die een congres- en tentoonstellingscentrum voor de gemeente Maastricht zou vervullen. Dit hield in dat er veel meer mensen naar de stad Maastricht kwamen. Dit kwam doordat er ook internationale beurzen gehouden werden. Zo kreeg je natuurlijk dat er veel meer buitenlandse mensen Maastricht bezochten en nog steeds bezoeken. Om tot een verdere uitbreiding te komen kregen projectontwikkelaars de opdracht om de mogelijkheden van een grote accommodatie te onderzoeken. In 1983 nam de gemeenteraad Maastricht het besluit tot de bouw van MECC Maastricht en een jaar later werd de eerste paal geslagen door staatssecretaris Van Zeil. De officiële opening door Hare Koninklijke Hoogheid Prinses Margriet vond plaats op 23 september 1988. Door de jaren heen vonden er verschillende bijzondere gebeurtenissen plaats. In 1990 ging men een samenwerkingsverband aan met de Amsterdam RAI. Dit resulteerde op 1 januari 1996 in een 75 % meerderheidsbelang, waardoor MECC Maastricht een substantieel onderdeel uitmaakt van de wereldwijde RAI Group, een collectief van bedrijven in de communicatiesector.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

6

§ 4.2 Type en grootte organisatie
Het MECC bestaat uit 2 auditoria die respectievelijk uit 1058 en 592 zitplaatsen bestaan. Er zijn 24 vergaderzalen en een onafhankelijke cateringorganisatie Maison van den Boer. Het MECC heeft drie grote hallen die aan elkaar te koppelen zijn. Deze hebben een totaal oppervlak van 27000m². Ook heeft het MECC nog een Expo Foyer die een oppervlak heeft van 2500m². De Hotelaccommodatie die het MECC aanbiedt heeft 171 viersterrenkamers en 103 driesterrenkamers. Er zijn verschillende parkeergelegenheden rondom het MECC met een totale capaciteit van 2500 auto’s. In het MECC in Maastricht werken ongeveer 75 mensen in vaste dienst en ongeveer 5 à 6 stagiair(e)s. Er zijn 8 afdelingen in het MECC waarvan de directeur het hoofd is. De 8 afdelingen: • Human Resource Management (HRM) • Marketing Communicatie • Financiële zaken • Exhibitions • Venue • Planning & Projectmanagement • Operations & Facilities • Digitale & Informatie Services § 4.2.1 Human Resource Management De afdeling Human Resource Management (HRM) heeft als hoofdtaak de directie en staf te adviseren en ondersteunen met betrekking tot de uitvoering van het personeelsbeleid. Daarnaast fungeert zij als vraagbaak voor alle medewerkers. Hoewel in eerste instantie het afdelingshoofd het aanspreekpunt is, kun je ook bij HRM terecht met probleemsituaties, en vertrouwelijke zaken. § 4.2.2 Marketing Communicatie De afdeling Marketing Communicatie geeft advies op het gebied van interne en externe (marketing) communicatie. De afdeling is verdeeld in twee werkgebieden: Marketing Communicatie De communicatieadviseurs zorgen voor alle interne en externe communicatie rondom de eigen beurstitels. De adviseurs maken deel uit van het projectteam, zijn verantwoordelijk voor het schrijven van het marketingcommunicatieplan en zien toe op juiste uitvoering ervan. Er is een nauwe band tussen Marketing Communicatie en de afdeling Beurzen. Daarnaast is de Venuetak een belangrijke klant van Marketing Communicatie. Marketing Communicatie bedenkt en ontwikkelt de Marketing Communicatie plannen en voert deze plannen dan ook uit.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 7

Corporate Communicatie Behalve het organiseren van eigen beurzen gebeurt er natuurlijk veel meer in MECC Maastricht. Bij alle communicatie die niet met eigen beursproducties te maken heeft, worden de medewerkers van Corporate Communicatie ingeschakeld. Er moet dan gedacht worden aan promotie rondom verhuur van de beurshallen en het congrescentrum, public relations, perscontacten en woordvoering, omgevingscommunicatie, relatiemarketing, huisstijl, nieuwe media (internet, intranet) en interne communicatie. Verder verzorgt de afdeling Communicatie ook de perscontacten en de woordvoering namens MECC Maastricht. § 4.2.3 Financiële zaken Op de financiële afdeling wordt alles geregeld met betrekking tot het opstellen van een begroting, het bewaken van een begrotingsbudget, een tussentijdse stand van zaken tot een advies over bestedingen. MECC Maastricht maakt gebruik van een systeem om statische informatie op te stellen. Dit is voor ieder bedrijf noodzakelijk. Enkel op deze manier wordt bereikt dat iedereen die namens het MECC naar buiten treedt dezelfde aantallen gebruikt. Hiervoor worden alle statistische gegevens, zoals aantal bezoekers, standhouders, oppervlakten van beurzen e.d. op deze afdeling verzameld en per jaar in een boekje vastgelegd. Debiteuren De debiteurenadministratie verzorgt: • facturatie congrescentrum en halverhuur evenementen • debiteurenbewaking • incassozaken • beheer NS- dagkaarten • verwerking statistische gegevens van MECC Maastricht • verwerking weekstaten en urenregistratie Crediteuren De crediteurenadministratie houdt zich bezig met: • het verwerken van inkoopfacturen, banken, giro en kassen • het controleren van diverse tussenrekeningen • het verlenen van assistentie bij periodieke rapportages • het verzorgen van de administratie van MECC Hotel Service • het factureren van halverhuringen en overige zaken • het uitvoeren van controle op het contante geld • declaratieverwerking • beheer kas • beheer telefoonkaarten

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

8

§ 4.2.4 Exhibitions De afdeling Exhibitions wordt geleid door de Manager Beurzen en is verantwoordelijk voor de eigen producties/beurzen van het MECC. De Manager Beurzen wordt in zijn werkzaamheden ondersteund door een secretaresse. Jaarlijks worden een 7-tal beurzen (consumenten- en vakbeurzen) door diverse projectteams georganiseerd. Het projectteam van een beurs bestaat uit een Product Manager, een Sales Consultant en een Operations Assistant. Er wordt met 3 teams gewerkt: cluster Lentebeurs en WoonEvent, cluster BBB (Horeca Vakbeurs), EFFF (European Fine Food Fair) en Puur (Horecabeurs voor Consumenten) en cluster BKD (Bedrijven Kontakt Dagen) en InterClassics/Topmobiel. De Product Manager is eindverantwoordelijk voor een aantal beurzen. Hij/zij draagt zorg voor het gehele organisatietraject vanaf conceptontwikkeling tot en met de operatie. Dit betekent het realiseren van de commerciële doelstellingen en het daadwerkelijk realiseren van de beurs. De Sales Consultant is samen met de Product Manager verantwoordelijk voor de werving van deelnemers. De Operations Assistant verzorgt het organisatorische en administratieve gedeelte van een beurs. In nauwe samenwerking met de communicatieafdeling wordt het marketingcommunicatieplan opgesteld, zodat uiteindelijk een beurs tot stand. Verder werkt de Researcher op 50/50% basis voor de afdelingen Venue en Exhibitions. Hij verzorgt marktonderzoek voor de diverse beurzen en ondersteunt het afdelingshoofd van Exhibitions met het ontwikkelen van nieuwe beurstitels. § 4.2.5 Venue De afdeling Venue heeft als taak het gebouw van het MECC het verkopen aan potentiële klanten. Dit doet zij door de beschikbare zalen en hallen te verhuren aan organisatoren van beurzen, congressen, corporate bijeenkomsten en overige evenementen. Daarnaast houdt deze afdeling zich bezig met bijkomende omzetten als audiovisuele ondersteuning, techniek & catering en omzetten als hotelbemiddeling & marketing services. Onder deze afdeling vallen de subafdelingen Sales en Maastricht Booking Service. Sales De Sales Managers richten zich op de werven van allerlei evenementen die georganiseerd worden door ‘externen’. Deze evenementen zijn onderverdeeld in (inter)nationale vereniging- & corporate congressen, (inter)nationale vak- & consumentenbeurzen en bedrijfs- & publieksevenementen zoals dance party’s, theatervoorstellingen, en productintroducties.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 9

De Sales Managers zorgen voor de organisatie van bovengenoemde evenementen en geven alle benodigde informatie en ondersteuning om vervolgens het evenement naar Maastricht te halen. Maastricht Booking Service (MBS) Een andere commerciële afdeling binnen de afdeling Venue is de subafdeling Maastricht Booking Service. Dit is een dienstverlenende afdeling die niet alleen ten voor de klanten van MECC Maastricht ter beschikking staat, maar tevens voor elke andere ‘externe’ relatie. Deze afdeling regelt onderdelen zoals hotelkamers, individueel- en groepsvervoer, theatertickets, restaurants, en dergelijke. Marketing Services Marketing Services geeft elk geïnteresseerd bedrijf de mogelijkheid om zijn of haar naam te binden aan het MECC. Zij kunnen het MECC gebouw of de stad Maastricht inzetten als marketing tool ten tijde van evenementen of langer. § 4.2.6 Planning & Projectmanagement Binnen deze afdeling valt, naast de Project Managers, de subafdeling Planning. Project Managers fungeren in feite als spil tussen alle andere afdelingen. Zodra Sales een contract heeft afgesloten, wordt het dossier ‘overgedragen’ aan een Project Manager. Een Sales Manager blijft hierbij ‘klantverantwoordelijk’ en een Project Manager is ‘projectverantwoordelijk’. De Project Manager zorgt er voor om samen met een organisator van een bijeenkomst een gedetailleerd draaiboek te verzorgen waarin het totale logistiek traject vastgelegd is. Dit wil zeggen dat hij/zij de toeleverende en operationele diensten van MECC Maastricht op de hoogte brengt van de benodigde gegevens om tot een kwalitatief hoogstaand evenement te komen. Tenslotte behoort de subafdeling Planning eveneens binnen Project Management. De Planner is verantwoordelijk voor de planning en houdt de agenda bij zodat de beschikbare ruimtes binnen ons gebouw te allen tijde kunnen worden nagekeken. Tevens vindt hier de verwerking van de reserveringen in het systeem en in de reserveringsboeken plaats. Op deze afdeling wordt tevens zorg gedragen voor het voorbereidende werk zoals het maken van beursplattegronden en het aanvragen van vergunningen ten behoeve van beurzen, congressen en evenementen. § 4.2.7 Operations & Facilities De afdeling Operations & Facilities is onderverdeeld in de volgende subafdelingen: Operations, Facilities, Gebouw & Installatiebeheer en Dutymanagement. De afdeling Operations & Facilities wordt secretarieel ondersteund. Het secretariaat draagt onder andere zorg voor de parkeer uitrijkaarten en parkeerabonnementen voor standhouders, en voor
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 10

omliggende bedrijven die gebruik maken van de MECC parkeerterreinen. Daarnaast worden er relatiekaarten voor intern gebruik uitgegeven.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

11

Operations De subafdeling Operations voorziet in alle ondersteunende facilitaire diensten ten behoeve van beurzen en evenementen. Daarnaast bestaat deze afdeling uit de volgende subafdelingen: Parking Services Telecom Services Floor Services (technische dienst)

Parking Services is belast met het beheer en de uitvoering van de geautomatiseerde parkeerinstallaties, het onderhoud van de buitenterreinen en de verwerking van parkeerkaartaanvragen voor medewerkers en externen. Telecom Services is belast met het verwerken en aansluiten van alle aanvragen op het gebied van Telecom apparatuur voor beurzen- en congresdeelnemers. Ook verzorgen zij de huur van communicatieapparatuur. Floor Services (technische dienst) is belast met werkzaamheden van andere technische aard, zoals standbouw, het maken van ophangpunten en andere zaken t.b.v. de standhouders. Facilities De subafdeling Facilities assisteert bij alle evenementen en congressen en daarnaast beheren zij alle standbouw- en facilitaire aanvragen bij evenementen. Gebouw & Installatiebeheer Deze subafdeling is verantwoordelijk voor het totale onderhoud aan het gebouw en de parkeerterreinen en is daarnaast verantwoordelijk voor alle technische installaties in het gebouw. Ook wordt er waar nodig advies uitgebracht over infrastructurele zaken en toekomstige investeringen hieromtrent. Dutymanagement De Duty Manager bespreekt het draaiboek tijdens het draaiboekoverleg. Vervolgens begeleidt hij de totale gang van zaken van de aankomst tot en met het vertrek van een klant. De Duty Manager heeft als hoofdtaak een brug te slaan tussen de met de klant gemaakte afspraken en de uitvoering daarvan op de ‘vloer’. De Duty Manager is aanspreekpunt voor de klant en hij fungeert als gastheer. Tevens begeleidt de Duty Manager voorcalculaties van kosten en is hij het aanspreekpunt ten aanzien van bewaking, schoonmaak en garderobebezetting.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

12

§ 4.2.8 Digitale & Informatie Services De afdeling Digitale & Informatie Services bestaat uit de subafdelingen ICT, Data Entry, Postkamer en Receptie. Het automatiseringsproces en de bijbehorende werkzaamheden worden door ICT begeleid. Globaal gaat het om de volgende werkzaamheden: MECC Maastricht staat via een ADSL-lijn in directe verbinding met het centrale computersysteem dat staat opgesteld bij Amsterdam RAI. De systeembeheerder zorgt ervoor dat pc’s en printers worden aangesloten op dit systeem binnen MECC Maastricht, helpt bij het oplossen van storingen en verzorgt de toegang tot het systeem van nieuwe medewerk(st)ers. De manager onderhoudt voor MECC de contacten met de RAI en begeleidt diverse vernieuwingsprocessen van onze automatiseringssystemen zoals het geïntegreerde pakket SAP R/3. Deze manager inventariseert en bewaakt de procedures binnen de organisatie, die verbonden zijn aan geautomatiseerde processen. Tevens worden door afdeling ICT softwarepakketten onderzocht die de bedrijfsprocessen binnen MECC Maastricht het meest efficiënt kunnen ondersteunen. De afdeling Data Entry verzorgt het complete beheer van het centrale adressenbestand, de orderinvoer voor afdeling Exhibitions evenals standhouders van externe beurzen, het beheer van sjablonen en standaardbestanden. Tevens worden van hieruit de mailings gecoördineerd en ingepakt, die vervolgens door de postkamer wordt verzonden. De medewerker van de Postkamer is tevens verantwoordelijk voor de interne postdistributie, het onderhoud en beheer van kopieerapparatuur, koffiemachines, faxapparaten en inkoop en uitgifte van kantoorartikelen en algemeen drukwerk. De medewerkers van de Receptie zijn verantwoordelijk voor ontvangst van gasten en bediening van de telefooncentrale. Tevens worden ook zij ingezet bij de werkzaamheden van afdeling Data Entry en Postkamer.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

13

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

14

§ 4.3 Rechtsvorm
Het Maastrichts Expositie & Congres Centrum (MECC) BV. is, zoals de bedrijfsnaam al zegt, een Besloten Vennootschap. Een Besloten Vennootschap (BV.) is een rechtspersoonlijkheid bezittende vennootschap met een in aandelen verdeeld maatschappelijk kapitaal, waarin iedere vennoot voor één of meer aandelen deelneemt; deze aandelen zijn niet vrij overdraagbaar en staan op naam. Er bestaat in een BV. een scheiding tussen de leiding van de onderneming en het eigendom ervan. In praktijk blijkt vaak dat de directeur van de BV. tegelijkertijd ook aandeelhouder is, waardoor er geen scheiding aangebracht kan worden tussen leiding en eigendom. Voor het MECC geldt dat deze scheiding wel is aan te brengen: het MECC is voor 25% eigendom van de gemeent en voor 75% eigendom van de RAI Group. De RAI Group is een commercieel samenwerkingsverband tussen Nederlandse bedrijven in de beurzen- en congreswereld. Alle financiële zaken met betrekking tot fiscale gebieden en het aantrekken van kapitaal worden centraal geregeld via de RAI Group. Ook de lange termijn planning met betrekking tot de rentabiliteit wordt verzorgd door de RAI Group.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

15

§ 4.4 Het organigram

Directeur

Manager Financiële Zaken Manager D&IS

Directie Secretariaat

Manager HRM

Manager O&F

Manager Venue

Manager Exhibitions

Manager Marketing & Communicatie

Manager P&P

Hierboven is een organigram van het MECC. Boven in de organisatiestructuur staat de directeur van het MECC, die de verantwoordelijkheid draagt over de gehele organisatie. Als directe ondersteuning is het directiesecretariaat. De afdelingen D&IS, HRM,en financiële Zaken bieden eveneens een ondesteunde taak zowel naar directie als onderliggende afdelingen. Marketing Communicatie, Exhibitions O& F Venue,
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 16

-

P&P

Ieder hoofd van de verschillende afdelingen neemt plaats in de staf. Op deze manier kunnen deze ‘specialisten’ de directeur adviseren, zodat hij de juiste strategische beslissingen maken. Omdat het MECC een projectmatige organisatie is, is het moeilijk een duidelijke scheiding te maken tussen de verschillende afdelingen. Wel is de organisatie Ingericht volgens de Functionele-indeling, omdat op iedere afdeling mensen werken met een zelfde soort functie. Op de afdeling Projectcoördinatie werken dus uitsluitend projectcoördinatoren. Er is één afdeling die daar vanaf wijkt en dat is de afdeling Exhibitions. Deze afdeling organiseert de eigen ‘MECC-beurzen’ en kan gezien worden als een aparte ‘poot’ binnen het MECC. Op de afdeling Exhibitions werken zowel salesconsultants als project managers- en assistenten.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

17

§ 4.5 communicatielijn
Staf en lijnorganisatie Kenmerken: 1. Hiërarchie 2. Piramidestructuur 3. Aan lijnfunctionarissen zijn stafmedewerkers gekoppeld. Voordelen: 1. Eenvoudige structuur: iedereen heeft maar één directe chef 2. Duidelijke taak verdeling en bevoegdheden 3. Staffunctionarissen ontlasten lijnmanager die daardoor aan meer mensen leiding kan geven 4. lijnmanager beschikt nu over de kennis van echte specialisten. Nadelen: 1. Afstand tussen stafafdelingen en het echte werk is groot 2. Communicatielijnen zijn erg lang 3. Verschil van mening tussen staf- en lijnmanager komt werksfeer niet ten goede.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

18

§ 4.6 Organisatiedoelstellingen
Het mission statement van het MECC luidt als volgt: MECC Maastricht is het fysieke en communicatieve centrum in en voor de (Eu-)regio op het gebied van handelsbevordering, kennisoverdracht, grootschalige culturele en sportieve evenementen. Met andere woorden is het MECC een (Eu-)regionaal trefpunt voor beurzen, congressen, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van het 10 jarig bestaan van het MECC in 1998 was de slogan dan ook : 10 jaar MECC Maastricht: dat treft! Het MECC wil, in navolging van haar ‘moeder’ de RAI in Amsterdam, een koploperspositie vervullen binnen haar werkgebied (Euregio en Zuid Nederland) op het gebied van de nieuwste ontwikkelingen. “The power of the human touch” is binnen de RAI Groep en dus ook in het MECC uitgangspunt. Over het imago van het MECC kan het volgende gezegd worden: het MECC zelf is een kwalitatief hoogwaardig gebouw en het imago daarvan wordt gedragen door de evenementen die erin plaatsvinden. Die evenementen kun je zien als de “merknamen” die het imago van het MECC dragen. Een voorbeeld van zo’n MECC-merknaam is de TEFAF (The European Fine Art Fair): één van ‘s werelds meest prestigieuze kunstbeurzen die ieder jaar in maart plaatsvindt in het MECC. Het MECC heeft verschillende doelstellingen opgesteld in haar jaarplan. Enkele van deze doelstellingen wil ik kenbaar maken. Deze doelstellingen zijn gecategoriseerd in aspecten. • • • • • • • Communicatie Faciliteren van het MECC Adviseren Standaardiseren Beheren Prestatiemeting Performanceverbetering

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

19

Een aantal van deze aspecten zal ik wat uitgebreider bespreken. Communicatie: • Met bepaalde regelmaat het presenteren van de jaarplannen, beleidsbeslissingen en ontwikkelingen. • Resourcenet opstellen zodat alle informatie met betrekking tot processen, documentatie en leveranciers zichtbaar worden. Adviseren: • Advies opstellen over het juist te voeren prijsbeleid. • Reportages aanleveren over gewenste onderwerpen en voorzien van advies.

§ 4.7 Concurrentiepositie
Het MECC valt onder de huidige noemer “Evenementenmarkt”. De evenementenmarkt is nog steeds een groeiende markt en tegenwoordig wordt alles een evenement genoemd. Van bedrijfsuitje tot beurs: het heet allemaal evenement. Op het moment zijn een aantal toonaangevende instanties binnen de evenementenmarkt bezig de evenementenmarkt in kaart te brengen en te structureren. Het is ook erg moeilijk om de positie van het MECC te bepalen. Dit komt namelijk omdat je het MECC kunt onderverdelen in verschillende aspecten. Hiermee bedoel ik dat je ieder aspect zoals; beurzen, tentoonstellingen, evenementen en congressen apart kunt bekijken. Als we het aspect vergaderruimtes pakken kunnen we stellen dat wanneer er mensen een zaal huren in het MECC dat deze gratis is maar dat de klanten alleen betalen voor catering en eventuele audiovisuele middelen. Dit komt doordat niet alleen het MECC deze vergaderruimtes aanbied maar ook hotels in Maastricht en omstreken. Echter deze hotels bieden deze gratis aan en vragen alleen een vergoeding voor de catering. Het MECC heeft dus een goed besluit gemaakt om de vergaderzalen gratis aan te bieden. Maar daarom is er wel een verplichting tot consumptie. Zo kun je zien dat zelfs hotels al met het MECC concurreren. In Hasselt zijn er de grenslandhallen. Deze organisatie concurreert zeker met het MECC. Echter de grenslandhallen kunnen geen congressen organiseren omdat deze geen congrescentrum bevat. Op het gebied van beurzen en evenementen zijn deze hallen een directe concurrent van het MECC. Ook heeft het MECC concurrentie wat betreft kleinere evenementen en beurzen. Omdat het MECC zo groot is heeft zo zijn voordelen. Maar ieder voordeel heeft zijn nadeel zo is het bij het MECC ook. Als er een evenement georganiseerd wordt waarbij 1000 aantal bezoekers verwacht wordt, zal deze organisatie niet snel kiezen voor het MECC. Voor dit aantal bezoekers zullen de mensen sneller kiezen voor een Rodahal in Kerkrade. Deze is kleiner en goedkoper.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 20

§ 4.8 Ligging van de organisatie
De ligging van het MECC is belangrijk voor het aantal bezoekers en exposanten die jaarlijks naar het MECC komen. MECC ligt natuurlijk kort bij de grens van Duitsland en van België. Vanuit deze landen is het erg gemakkelijk om naar het MECC te komen en dit gebeurt dan ook op grote schaal. Bovendien is MECC Maastricht gelegen aan de autosnelweg A2. Er is een treinstation voor de deur dat hier speciaal voor MECC Maastricht in 1987 is aangelegd. Ook per bus is MECC Maastricht goed te bereiken. Aan de overkant van het gebouw staan een aantal bushaltes en deze rijden direct richting Maastricht centrum.

§ 4.9 doelgroep van de organisatie
MECC Maastricht richt zich op de volgende doelgroepen: • Bezoekers-hoofddoelgroep: De bezoekers van alle evenementen, congressen en beurzen die plaatsvinden in het MECC. • Exposanten-subdoelgroep: Bedrijven die deelnemen aan beurzen en evenementen die georganiseerd worden door MECC Maastricht. • Organisatoren-subdoelgroep: De bedrijven die evenementen, beurzen en congressen organiseren en hierbij gebruik maken van de faciliteiten van het MECC. De nadruk ligt voor het MECC op de doelgroep bezoekers, want als het bezoekersaantal per jaar afneemt, zal de interesse van organisatoren en exposanten in het MECC ook afnemen. Het MECC richt zich dus voornamelijk op het binnenhalen van zoveel mogelijk bezoekers om zo organisatoren en exposanten te behouden/binnen te halen.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 21

Om een totaal overzicht van het huidige bedrijfswerkgebied te tonen van MECC Maastricht heb ik gebruik gemaakt van het model van Abell. Groeimogelijkheden buiten dit werkgebied worden niet getoond en heb ik dan ook buiten beschouwing gelaten.

de doelgroepdimensie: welke doelgroepen worden aangetrokken door de producten en diensten (WIE ?) - de afnemersdimensie: in welke behoeften van de doelgroepen wordt door het MECC voorzien (WAT?). ’. - de technologiedimensie: welke middelen, producten en vaardigheden zet het MECC in om de behoeften van afnemers te bevredigen (HOE?).

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

22

§ 4.10 Eigen werkzaamheden
Inschrijfformulieren versturen: Nadat een evenement heeft plaatsgevonden in het MECC, wordt er geëvalueerd met de klant. Dit kan mondeling en schriftelijk verlopen. Maar er wordt niet alleen een enquête verstuurd naar afloop van een evenement. Als voorbereiding op de EFFF worden er inschrijfformulieren gestuurd naar alle klanten en contact personen die het MECC in het klantenbestand heeft staan wat betreft horeca. Deze formulieren worden dan retour gezonden naar het MECC en deze moeten dan weer ingevoerd worden in het EFFF bestand van het MECC. Telefooncentrale bedienen: De telefooncentrale houdt in dat ieder telefoontje wat binnenkomt moet worden aangenomen. Je verbindt de mensen dan door naar de persoon waarmee zij graag verbonden willen worden. Ook moet je het toestel goed leren kennen om hem te kunnen bedienen. Informatie verstrekt aan bezoekers/congresgangers: Aan de receptie is het vanzelf sprekend dat je mensen informeert over evenementen, beurzen en overige vragen. Dit hoort gewoon bij het werk als receptionist. Gefaxt, gekopieerd en geë-maild: De standaard handelingen om brieven en e-mail door te sturen en/of te dupliceren. Draaiboeken uitgeprint en opgeborgen in de draaiboekenklapper: Draaiboeken zijn schema’s en planningen waarop staat wanneer, hoe en wat er gaat plaats vinden op die dag Retourpost behandeld: Er komen natuurlijk nog eens wat retour brieven aan bij het MECC. Nu is het een taak voor mij om te bekijken wat er niet klopt. Dit kan een adreswijziging zijn maar het kan ook zijn dat het bedrijf niet meer bestaat. Deze dingen moet je dan ook veranderen. Nieuwe adressen en contactgegevens van potentiële klanten ingevoerd in EBMS: EBMS is een data systeem waarin je alles soorten data in kunt opslaan. Hierin worden adressen geplaatst en bewerkt. Ik ben op dit moment bezig met het corrigeren van het gehele adressenbestand. Mappen gevouwen en deze van inhoud (informatie/reclame over een congres/beurs met een inschrijfformulier erbij en een enveloppe voorzien. Omdat er op de afdeling Di&S mailingen verstuurd worden is het logisch dat er ook brieven ingepakt moeten worden. Dit gebeurt regelmatig en het is leuk om een keer te dopen zodat je niet steeds het zelfde doet.
Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina 23

Het koppelen van brieven via excel en EBMS: Het koppelen van brieven gebeurt op het moment dat er een mailing verstuurd moet worden.

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

24

Hoofdstuk 5 Evaluatie moment
Voor aanvang van mijn stage wist ik niet wat de bedoeling was, ik wist dat ik aan de receptie zou komen te zitten maar wat kwam er allemaal bij kijken? Ik ben altijd blij met afwisseling en ik hoopte dat dit ook in het MECC goed toe te passen was. Ik heb namelijk het probleem dat wanneer ik niet genoeg afwisseling heb, dan ga ik dagdromen en blijf ik er niet meer helemaal bij. Ik kan mij niet een hele dag (laat staan een hele week) bezig houden en concentreren op één activiteit. Maar gelukkig is dit ook niet het geval. Er zijn altijd meerdere “opdrachten” die ik kan doen. Zodra ik een opdracht van een van mijn collega’s krijg, zit daar meestal een deadline aanvast op korte termijn. Dit vind ik prettig werken. In mijn stageperiode heb ik altijd geprobeerd positief te blijven ten opzichte van alles dat ik moet doen. Natuurlijk lukt dit niet altijd, maar je kunt niet altijd de leuke dingen doen op een stage. Dit geldt ook voor alles wat ik buiten mijn stage om heb gedaan. Ik heb het voornamelijk aan mezelf te danken dat ik in Maastricht een leuke stage meemaak. Wat ik wel tot nu toe gemerkt heb is dat ik tijdens mijn stage, buiten mijn directe collega’s om, weinig mensen ontmoet waar ik later echt iets aan denk te hebben. Ik denk ook dat je als stagiaire niet zo opgemerkt wordt door mensen uit het werkveld. Als je wel contacten opdoet is het moeilijk om deze bij te houden, omdat de mensen niet verwachten dat je na je stage bij het zelfde bedrijf gaat werken. Door het bezoeken van een aantal beurzen en congressen heb ik gezien dat deze branche mij inderdaad trekt. Vooral door het bezoeken van beurzen en congressen die onderling veel verschillen zie je punten die mij aantrekken. Ik sta dus open voor de evenementenbranche en zou hier ook een vaste baan in willen vervullen. Ook is het zo de college’s erg aardig en vriendelijk zijn dit is wel een positief punt in het MECC. Een negatief punt vind ik zelf, is dat de afdelingen onderling veel met elkaar concurreren. Opzich is concurentie in een bedrijf helemaal niet slecht, maar soms krijg ik het gevoel dat de afdelingen elkaar niet helemaal begrijpen of willen begrijpen end at er een fout ligt in de onderlingen communicatie. Dit zijn punten die het MECC toch zeker kan verbeteren

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

25

Hoofdstuk 6 Bronvermelding.
• •

• •

Informatieklapper MECC Maastricht Informatieboekej MECC Maastricht De internet site.http://hbokennisbank.uvt.nl/cgi/av/show.cgi?fid=1534 Jaarverslag 2006 Rai Amsterdfam en MECC Maastricht Ondernemingsdoelstellingen presentatie van de heer Hanssen ( directeur) De internet site www.toerist.com

Oriëntatieverslag MECC Maastricht 2007/2008 pagina

26