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INTRODUCCIÓN
PLANIFICACIÓN
A veces es difícil insistir en la existencia del producto final ya que este no será
siempre algo tangible, por lo que el Director del Proyecto necesitará cerciorarse de
que una tarea en particular se ha terminado.
b. Asignación de tareas.
Una vez definidas la EDT, se dispondrá de una visión bastante detallada sobre
lo que se debe ir haciendo., por lo que el siguiente paso es la asignación correcta de
las tareas. Como se ha indicado, cada una debe tener un único responsable para la
entrega del producto final asignado a la misma. Por consiguiente, se deben asignar
las tareas más rutinarias a los empleados adecuados y la de más nivel a los
escalones superiores de la organización.
Se debe evitar que una excesiva burocracia ahogue la productividad, por lo que
la administración debe mantenerse lo más simple posible. Es útil derivar a la oficina
de proyectos todas las tareas que puedan centralizarse útilmente. Estas podrían
incluir el mantenimiento de las hojas de trabajo, control de documentos, librería del
proyecto, notas de reuniones de seguimiento y organización, y mantener un diario del
avance del proyecto.
Sin embargo, deben dejarse claras las responsabilidades de la oficina; pueden
corresponderles el facilitar la resolución de los asuntos, pero no pueden considerarse
responsables de la ejecución de las distintas tareas.
c. Definición de hitos.
Definir los hitos ayudará al Director del Proyecto de las siguientes formas:
La definición real de los hitos y las relaciones entre ellos (las dependencias)
deben ser hechas por los miembros del equipo trabajando juntos. Puede que sea
apropiada una serie de tormenta de ideas, ya que animaría el compromiso con el plan
a todos los involucrados.
Debido a que son parte del proyecto, el Director del mismo controlará
directamente, y probablemente lo más visible de este, los hitos deberían ser
fácilmente verificables, y no debería haber ninguna duda de si se ha logrado, o no, el
hito.
ORGANIZACIÓN TEMPORAL
Consiste en definir el tiempo necesario para cada fase o tarea, fijándolo siempre
que sea posible en días de esfuerzo (horas hombre). El tiempo que llevará completar
una tarea depende de su dificultad, de los recursos disponibles y de otras
limitaciones.
Los datos históricos de proyectos previos pueden ser una fuente de datos muy
valiosa para los nuevos proyectos, Por lo general, estos datos sólo estarán
disponibles si la organización dispone de procedimientos de planificación y control
bien establecidos, que hayan registrado con exactitud el tiempo y el esfuerzo
invertidos en cada una de las tareas de proyectos previos.
b. Identificación de dependencias.
SEGUIMIENTO Y CONTROL
El control debe ser por lo general formalizado, lo que no significa que tenga
que convertirse necesariamente en una carga burocrática para todos los implicados.
Este personal debería comprender la necesidad de la supervisión así como de sus
ventajas y los actos o resultados concretos que se están controlando.
a. Tiempo.
b. Coste.
El control sobre los costes es, a menudo, una gestión que pasan por alto los
Directores de Proyecto, en particular en aquellos cuyos únicos costes son los de
personal, ya que estos, en cierto modo, están fuera del control del proyecto.
Sin embargo, al gestionar los costes, recogerá información sobre el progreso y
el valor del trabajo hecho. A veces, los costes pueden utilizarse como una medida del
proyecto.
c. Calidad.
A diferencia del coste y del tiempo, en los que hay unidades de medición
claras, con frecuencia no es fácil encontrar un patrón con el cual medir la calidad, por
lo que a menudo se puede pasar por alto.
Esos factores de calidad deben ser mensurables de algún modo. Esto pudiera
ser la frecuencia de fallos o la duración del producto.
Durante el desarrollo del proyecto las cosas suelen suceder de modo distinto al
planificado. Las actividades empezarán o terminarán tarde, la calidad caerá o los
costes aumentarán.
Aunque las acciones para resolver las cuestiones serán tan variadas como los
diferentes tipos de problemas, se pueden clasificar en las siguientes categorías:
Una vez acabadas todas las tareas, se entrega el resultado final del proyecto y
procede su implantación, siendo conveniente proceder posteriormente a una revisión
del mismo con los objetivos de:
• Medir el éxito.
• Determinar la necesidad de trabajo adicional.
• Identificar las experiencias adquiridas.
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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA
BROWN, Mark. Herramientas directivas. Gestión de Proyectos. Gestión 2000. 2002
BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA
DÍAZ MARTÍN, Ángel. El arte de dirigir proyectos. RA-MA Editorial. 2007.
Gregory M. Manual Imprescindible de Gestión de Proyectos. Ediciones
Anaya Multimedia. 2005