* Leia o documento para determinar o assunto;

* Identifique o assunto principal;

* Anote o assunto definido no canto superior

direito do documento para facilitar o
arquivamento na pasta específica;

* Antes de abrir uma pasta com o

assunto, verifique se já existe pasta
aberta para evitar duplicidade;
* Inclua o assunto no índice de arquivo;

* Saber o que arquivar, onde arquivar e

como fazê-lo;

* Padronização dos títulos de documentos;

* Definição e atenção ao tempo de

arquivamento de cada documento;


 





  


   
     

  

  
 

* Redução do espaço Físico, Proporcionando uma
utilização mais otimizada;

* Padronização do envio de documentos para o

³Arquivo Morto´, através de Guia de Remessa de
Documentos;

* Localização mais rápida do documento,

utilizando algum sistema informatizado para a
Organização;
* Eliminação de documentos, com aplicação do
Prazo de Prescrição de documentos;

* Treinamento aos usuários do novo sistema de

implantação e conscientização da necessidade de
manutenção do mesmo;

* Elaboração de um manual de procedimento de

arquivo.
 GED
Gerenciamento Eletrônico
de Documentos
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos ï





  





 
 


 







 

 


 


 
 Voz  




texto 

  


  
 e imagem
 

 

Gestão Documental na Era da Tecnologia

r    !
!





 
   


 


  

 



  !"




  



!





#


!

 








ciclo de vida da informação


"
ï    






a 

 

 
  

# 

 
 


   
 # 

 





 
$
 





 



%&
ÿ


    
 

 
a 


 GED ' G



E


D


 
 
  

"




 

 
  ! 
( 
!
 
 


 




 

 
 


 



  
 #  ) 


!

 


  


 


  
ï


 







as razões para a mudança são relativamente simples:

D ¢vita e previne quanto à perda de documentos.

D Diminui, drasticamente o espaço de armazenagem de

documentos.

D Facilita o gerenciamento dos documentos.

D Os documentos são encontrados instantaneamente.

D As imagens dos documentos são disponibilizadas a todos.

D Os arquivos de aço desaparecem como em um passe de

mágica.
D =
  
¢
 
 



 
  

 
 
 

v
 
 ¢



 

 
 
! 

 
 
"#
  

 DIGITa IZa
 DE DENT

v 

 
 


 !   !"





  #'
 
   
  
   
$# 






   
 !



 "

a 









*






 

 







 






 


 ï +  





 !"






 





,

 
 

 


Decreto nº 1.799 que regulamente a ei
n° 5433, de 8 de maio de 1968, 






 
! 


"


  
 
 

 

ï









  !

   




*








 
   
 
 




 !"



 
  
 

 

  


-

 ..

/
$


.0112.13.  !
'
'


  a


 45.16.0141
—
 
¢$
D Poeira, mofo, umidade, altas e baixas
temperaturas, iluminação inadequada e
insetos.
D Acúmulo dos documentos em mobiliário
de madeira;
D Limpeza dos móveis, pastas ou caixas
com panos úmidos e detergentes.
D Tapetes, cortinas e carpetes.
D Salas abafadas ou muito úmidas.
å  
 
D "   
 




%
D &  '  
  (


 
) 
 *   & 
 )  + 
 *&)+  

   ,

 * Determinação do que guardar e por quanto
tempo guardar;

* Eliminação imediata da papelada desnecessária;

* Conhecimento da legislação específica para

cada tipo de documento, evitando eliminar
documentos antes do tempo permitido por lei.
* Aumento do espaço do arquivo, com
redução do volume de documentos;

* Prazo de Prescrição de Documentos, passa

a ser um procedimento interno da empresa,
podendo ser aplicado nas filiais e outras
empresas do grupo, com adaptações,
dependendo do ramo de atividade.
D ¢- 
 


   "'
+#
 +# 




 


   
 "
     
 


 %

 ¢
   



 %

  
    

 

.

   
 



 ¢

       

 
   
 

/. 
„ 

"' 


   
.




˜ =—
  
= å˜

j  

     !"  # $%&


* 
 
          


´
    
     
    
   

  


# 
 
  #  

  >   
 

 >  
#  
    
  
   >  #
     #  #
'  
    

  
   
%   
 

   
 
 
#>  
 
 
   
       (*  
      
 

     

  
   
  


 " #  
   
  ' 
  ?
!"   
  
  

     
(!! ((  (@!
˜ =—
  
= å˜

j  

     !"  # $%&

* 
"
  / P     ()!! $   


 
        




   
 #     .
(!   
  
 
  
   

  


QR 
 -
$ 

 
  
 
   

 
 S

 
  .    /
 

R " # 
 -   


 .
- 

  
 > 
  
      


.


 #

# 

@! TU
 
R   

 

´ 
 
   VW+!
˜ =—
  
= å˜

j  

     !"  # $%&

‰M  
         
>
—    
 
    ‰V 
  &
    

 
R 
‰M  
‰
  +#
‰*(!
‰"
  
   
  / 
   

        
/ 
‰M  (

   +#    
 

    
   -'
    
 *(!         
   


 


# $ 
  
  _` 

 
  

= å˜
 å
˜=
 
j  

     !"  # $%&

 )     


 
  

        
     
 
  

  
 -
  #  
 

  ' '    R
  


—
  g 
   
 

 
  # 
 
     &
   

 
/    
/.
  
   $


h
  R
  
 
    
  Q   

= 
i     
   R
   
 

   # #  
  *    

        
 

 

 ! å
 =— —  =

= å˜

j  

     !"  # $%&

)    

 
*
 
p
 
-/

 

 !


P
VP,
P
R 

 

 

"  
+#
 @ 


@
  



  

  
 


Uibliografia:
ar,
r ) 
 = ï       )* 



"
<
   <  0110
)78r
 9
"
:


;8,a,

 =
' (
.
"
<
   a  4333

$QQqqq#Q

$QQqqq #Q# 


  +, - " .