Biljana Pavelić

METODIČKI PRIRUČNIK uz udžbenik

INFORMATIKA 3

Za izdavača: Đurđica Salamon, dipl. ing. Urednik edicije: prof. dr. sc. Boško Šego Autorica: Biljana Pavelić, dipl. oecc. Grafička urednica drugog izdanja: Eleni Šakan

Uporabu udžbenika odobrilo je Ministarstvo znanosti, obrazovanja i športa Republike Hrvatske rješenjem kl. UP/I°-602-09/04-01/213, ur. br. 533-12/05-1 od ožujka 2005..

alka script d.o.o.
Zagreb, Nehajska 42 tel. 01/30 135 30 www. alkascript.com

Izdavač:

Biljana Pavelić

metodički priručnik uz udžbenik za 3. razred srednje ekonomske škole

drugo izdanje Zagreb, 2009.

Sadržaj Predgovor ......................................................................................................................................6 UVOD ............................................................................................................................................7 Zadatak za ponavljanje 1 .........................................................................................................7 Zadatak za ponavljanje 2 .........................................................................................................8 Zadatak za inicijalni ispit znanja (skupina A) ............................................................................8 Zadatak za inicijalni ispit znanja (skupina B) ............................................................................9 EXCEL TABLICA KAO BAZA PODATAKA.....................................................................................9 Sortiranje podataka .......................................................................................................................9 Slajd 1 ....................................................................................................................................11 Vježba 1 .................................................................................................................................12 Pronalaženje podataka pomoću obrazaca ..................................................................................12 Zadavanje uvjeta za pretraživanje ...............................................................................................13 Vježba 2 .................................................................................................................................13 Filtriranje podataka iz baze podataka ..........................................................................................13 Slajd 2 ....................................................................................................................................14 Vježba 3 .................................................................................................................................14 Vježba 4 .................................................................................................................................15 Rad s prozorima radne knjige......................................................................................................15 Vježba 5 .................................................................................................................................16 Vježba 6 .................................................................................................................................16 Vježba 7 .................................................................................................................................17 Transponiranje podataka .............................................................................................................17 Vježba 8 .................................................................................................................................17 Vježba 9 .................................................................................................................................18 Vježba 10 ...............................................................................................................................19 Vježba 11 ................................................................................................................................22 Vježba 12 ...............................................................................................................................23 BAZA PODATAKA .......................................................................................................................24 Projektiranje baze podataka ........................................................................................................24 Vježba 13 ............................................................................................................................25 Vježba 14 ...............................................................................................................................25 Organizacija baze podataka u Accessu.......................................................................................26 Pokretanje Access-a ....................................................................................................................28 Slajd 3 ....................................................................................................................................28 Slajd 4 ....................................................................................................................................29 Kreiranje tablice ..........................................................................................................................30 Postavljanje primarnog ključa i spremanje strukture tablice ........................................................31 Slajd 5 ....................................................................................................................................31 Slajd 6 ....................................................................................................................................32 Vježba 15 ...............................................................................................................................32 Izmjena strukture tablice..............................................................................................................32 Izmjena tablice za unos podataka ...............................................................................................33 Vježba 16 ...............................................................................................................................34 Postavljanje odnosa među tablicama ..........................................................................................34 Slajd 7 ...................................................................................................................................36 Vježba 17 ...............................................................................................................................36 Unos podataka pomoću obrasca .................................................................................................37 Sortiranje podataka .....................................................................................................................38 Slajd 8 ....................................................................................................................................38 Vježba 18 ...............................................................................................................................39 Upiti .............................................................................................................................................39 Kreiranje upita .............................................................................................................................40 Slajd 9 ....................................................................................................................................41 Vježba 19 ...............................................................................................................................42

Kalkulacija u upitu........................................................................................................................42 Slajd 10 ..................................................................................................................................43 Vježba 20 ...............................................................................................................................43 Vježba 21 ...............................................................................................................................44 Unakrsni upit................................................................................................................................44 Vježba 22 ...............................................................................................................................45 Slajd 11 ...................................................................................................................................45 Vježba 23 ...............................................................................................................................46 Izvještaji ......................................................................................................................................46 Vježba 24 ...............................................................................................................................47 Slajd 12 ..................................................................................................................................47 Slajd 13 ..................................................................................................................................48 Vježba 25 ...............................................................................................................................48 Vježba 26 ...............................................................................................................................49

Predgovor
Ovaj priručnik namijenjen je profesorima informatike koji rade u III. razredu ekonomske škole. Priručnik se oslanja na udžbenik Informatika za III. razred ekonomske škole čiji su autori Biljana Pavelić, Velimir Srića i Ivan Strugar ali se može rabiti i neovisno o udžbeniku. Priručnik počinje UVODOM sa zadacima za vježbu i ponavljanje gradiva drugog razreda koji se odnose na obradu proračunskih tablica. Sljedeća poglavlja mogli bismo jednim imenom nazvati Osvrt na gradivo. Tu su nastavne cjeline obrađene redoslijedom kao i u udžbeniku. Nakon pojedine obrađene cjeline nalaze se zadaci za vježbu koju učenici trebaju napraviti na računalu. Svaka se vježba nalazi i na CD-u kao Excel ili Access dokument. Profesor je može ispisati, mijenjati ili spremiti na učenikovo računalo kako bi je učenik izveo u cijelosti ili djelomično. U priručniku se nalazi i prijedlog vježbi za ocjenu rada na računalu kojim se profesor može koristiti u originalnom obliku ili kao idejom za kreiranje vlastitih zadataka. Pod nazivom slajd nalaze se sadržaji koje profesor može projicirati pomoću projektora na platno u učionici. Takvih slajdova ima 13, navedeni su u priručniku, a kao zasebni dokumenti nalaze se na CD-u u mapi Prezentacije. Dobro će doći kod izlaganja novog gradiva, kao i prilikom ponavljanja i utvrđivanja. Sadržaj:  Slajd 1: Sortiranje, dodavanje, brisanje i pronalaženje podataka  Slajd 2: Filtriranje podataka  Slajd 3: Veličine polja za pojedine vrste podataka  Slajd 4: Kreiranje prazne baze podataka  Slajd 5: Kreiranje oblika unosa podataka  Slajd 6: Prikaz dizajna tablice  Slajd 7: Kreiranje odnosa među tablicama  Slajd 8: Kreiranje obrasca  Slajd 9: Kreiranje upita Izdvajanje  Slajd 10: Kalkulacije u upitu  Slajd 11: Unakrsni upit  Slajd 12: Kreiranje izvještaja  Slajd 13: Izvještaj Nadam se da će ovaj priručnik biti od koristi i olakšati izvođenje nastave informatike u trećem razredu. Autorica

6

UVOD
Budući da se u trećem razredu nastavlja rad s programskim paketom Excel i nastoji ga se što više konkretizirati na primjerima iz prakse, predlažem jednu vježbu i inicijalni test koji učenicima omogućuju ponavljanje gradiva drugog razreda. To se u prvom redu odnosi na: oblikovanje podataka i ćelija uporabu formula apsolutne i relativne adrese uporabu funkcija izradu grafikona. U tu svrhu slijede dva ogledna zadatka za ponavljanje te dva zadatka za inicijalni ispit znanja. Zadatak za ponavljanje 1

BILJEŠKE

1. Kreiraj tablicu kao u gornjem primjeru. Pazi na debljine obruba ćelija, poravnanje podataka, visinu redaka, boju ispune i sl. 2. Spoji ćelije F1 i F2 i napiši Prosječna valna duljina. Izračunaj vrijednosti u stupcu F. Pazi da tekst ne prelazi rubove ćelija. 3. Spoji ćelije G1 i G2 i napiši Prosječna frekvencija te izračunaj vrijednosti u stupcu G. Pazi da tekst ne prelazi rubove ćelija. 4. Izračunaj vrijednosti u ćelijama D10 do D12. 5. Prikaži pomoću dvodimenzionalnog stupčastog grafikona podatke u stupcu F i G. Grafikon nema naslova, legenda mu je smještena na dno. Grafikon se nalazi na novom radnom listu pod nazivom Graf – prosjeci. 6. Spremi dokument pod nazivom PONAVLJANJE u mapu svog razreda.

7

BILJEŠKE

Zadatak za ponavljanje 2
1. Izračunaj iznos mjesečnog računa za vodu i grijanje za svaki stan pojedinačno. Raspodijeli iznos za vodu (ćelija D1) koji se odnosi na cijelu zgradu po broju članova kućanstva, a iznos za grijanje (ćelija E1) prema kvadraturi stana.

2. Izradi dvodimenzionalni stupčani grafikon koji će prikazivati iznosa za vodu i grijanje za svaki stan. Grafikon je smješten na novi radni list pod nazivom Grafikon. Naslov grafikona je: Ukupni troškovi zgrade za mjesec listopad; legende nema. Prikaži uz grafikon podatkovnu tablicu s ključevima legendi. 3. Upiši u ćeliju G2: Udio pojedinog stana u ukupnom iznosu (%). Uredi ćeliju tako da cijeli tekst stane u tu ćeliju (prelomi ga). Uredi obrube, ispune i font novog stupaca kao u stupcu F. 4. Odredi da sadržaj stupca G bude prikazan u postotnim iznosima (1 decimalno mjesto). 5. Izračunaj vrijednosti u stupcu G. 6. Spremi dokument pod nazivom VODA I GRIJANJE u mapu svog razreda.

Zadatak za inicijalni ispit znanja (skupina A)
1. Kreiraj tablicu kao u primjeru.

2. Kreiraj oblikovanje u stupcu H u % iznosu na jednu decimalu. 3. Izračunaj potrebne podatke (E2:G9). Postavi oblikovanje podataka u ćelijama E9:G9 u valutni oblik (kao u stupcu D). 4. Izračunaj podatke u stupcu H. 5. Izračunaj podatke u ćelijama F11, F12 i F13. 6. Kreiraj tortni trodimenzionalni grafikon kojim će se prikazati vrijednost robe s PDV-om. Smjesti ga novi radni list pod nazivom Graf – vrijednost robe. Grafikon nema legendu ali sadrži naziv proizvoda i postotne iznose koji se nalaze uz isječke. Naslov grafikona je: Struktura vrijednosti robe na skladištu. 7. Spremi dokument pod nazivom INICIJANI – Excel (A).

8

Zadatak za inicijalni ispit znanja (skupina B)
1. Kreiraj tablicu kao u primjeru.

BILJEŠKE

2. Kreiraj oblikovanje u stupcu H u % iznosu na jednu decimalu. 3. Izračunaj potrebne podatke (E2:G9). Postavi oblikovanje podataka u ćelijama E9:G9 u valutni oblik (kao u stupcu D). 4. Izračunaj podatke u stupcu H. 5. Izračunaj podatke u ćelijama F11, F12 i F13. 6. Kreiraj prstenasti grafikon kojim će se prikazati vrijednost robe s carinom. Grafikon smjesti na novi radni list pod nazivom Graf – struktura vrijednosti. Naslov grafikona je: Struktura vrijednosti robe s carinom. Legenda je s desne strane. Uz isječke su prikazani postotni iznosi. 7. Spremi dokument pod nazivom INICIJANI – Excel (B).

EXCEL TABLICA KAO BAZA PODATAKA
Excel tablica može biti i baza podataka. Da bismo s tablicom mogli postupati kao s bazom podataka moraju biti zadovoljeni neki uvjeti: prvi redak mora sadržavati nazive stupaca; nazivi mogu sadržavati slova i brojke, ali ne mogu biti samo brojevi podaci moraju započeti u 2. retku, tj. ne smije biti praznih redaka unutar baze podataka svaki stupac treba sadržavati istovrsne podatke. U Excel bazi podataka svaki redak predstavlja zapis (slog), a stupac polje. U bazi podataka moguće je sortirati, pretraživati i filtrirati podatke.

Sortiranje podataka
Sortirati podatke znači složiti ih po nekom kriteriju, tj. ključu, npr. po prezimenu. U Excelu može biti više ključeva, npr. prezime, ime, adresa. To znači, ako postoji više učenika s istim prezimenom, Excel te učenike sortira po imenu, a ako ima više njih koji imaju isto i prezime i ime, Excel ih sortira po adresi. Npr.,

9

BILJEŠKE

Prezime Anić Anić Babić Barać Barać Cerovečki Jambrešić Jambrešić

Ime Dominik Laura Marko Ivana Suzana Antonia Mirna Mirna

Adresa Aleja Bologne 3 Selska 18 Dalmatinska 18 Ulica Kestena 16 Ulica Kestena 15 Ilica 502 Horvaćanska 122 Novakova 18

Važno je prije sortiranja nalaziti se bilo gdje unutar baze podataka ili označiti sve podatke koji se trebaju sortirati, a nikako označiti samo onaj stupac po kojem želimo sortirati podatke jer time sortiramo samo taj stupac, čime se gubi veza s ostalim podacima. Kad bismo u prethodnim podacima označili samo stupac Ime i po njemu sortirali podatke, dobili bismo rezultat kao u sljedećoj tablici. Vidimo da se izgubila veza među podacima i da Antonija nije više Cerovečki nego Anić što ne odgovara stvarnim podacima.

Prezime Anić Anić Babić Barać Barać Cerovečki Jambrešić Jambrešić

Ime Antonia Dominik Ivana Laura Marko Mirna Mirna Suzana

Adresa Aleja Bologne 3 Selska 18 Dalmatinska 18 Ulica Kestena 16 Ulica Kestena 15 Ilica 502 Horvaćanska 122 Novakova 18

Ako baza podataka ima i ćelije s brojčanim podacima te sadrži redak Ukupno, podatke koji će se sortirati potrebno je svakako označiti, ali bez retka Ukupno jer bi se moglo dogoditi da se on premjesti na vrh tablice. Redoslijed sortiranja može biti Od A do Z ili Od Z do A (za tekstualne podatke); Od najmanjeg do najvećeg ili Od najvećeg do najmanjeg (za brojčane podatke); Od najstarijeg do najnovijeg ili Od najnovijeg do najstarijeg (za datumske podatke), a možemo kreirati i Prilagođeni popis...

10

Slajd 1

BILJEŠKE

Postupak sortiranja
Sortiranje po jednoj razini Pozicioniramo se u stupac (polje) po kojem želimo sortirati podatke 1. način: Otvorimo Sortiraj i filtriraj s kartice Polazno te odaberemo . 2. način: Odaberemo ili s kartice Podaci. ili

Sortiranje po više razina Pozicioniramo se bilo gdje u bazu podataka ili označimo zapise (retke) koje želimo sortirati. Pokrenemo potrebnu naredbu na jedan od ova dva načina: 1. način: Otvorimo Sortiraj i filtriraj s kartice Polazno te odaberemo Prilagođeno sortiranje…

11

BILJEŠKE

2. način: Odaberemo Sortiranje s kartice Podaci otvorit će se dijaloški okvir (Slajd 1) u kojem za prvu razinu sortiranja biramo stupac po kojem će se sortirati podaci, kriterij sortiranja i redoslijed sortiranja za dodatnu razinu sortiranja kliknemo Dodaj razinu i postavimo njene parametre na isti način dodajemo toliko razina koliko nam je potrebno. Ako naši podaci imaju zaglavlje koje uvijek treba ostati na vrhu tablice (ne smije se sortirati) pored Moji podaci imaju zaglavlje treba biti postavljena kvačica. Vježba 1
1. Iz mape tvog razreda otvori radnu knjigu Kadrovska evidencija.

2. Sortiraj podatke prema abecednom redu prezimena i kopiraj ih na drugi radni list kojeg ćeš nazvati Popis. 3. Sortiraj podatke (na radnom listu Podaci) prema abecednom redu Prezimena, druga razina sortiranja je Ime, a treća Mjesto. Redoslijed sortiranja na sve tri razine je Od A do Z. Kopiraj podatke na isti radni list počevši od ćelije A15. 4. Sortiraj polaznu tablicu prema datumu uposlenja (Od najstarijeg do najnovijeg) i kopiraj je na treći radni list te ga nazovi Staž. 5. Vrati u izvorni oblik polaznu tablicu, tj. sortiraj je po rednom broju. 6. Spremi promjene.

Pronalaženje podataka pomoću obrazaca
Obrazac služi za precizniji i jednostavniji unos podataka kao i za pronalaženje i prikaz podataka koji ispunjavaju postavljene uvjete. Da bismo mogli pokrenuti obrazac, moramo ga dodati na alatnu traku za brzi pristup. Kliknemo desnom tipkom miša na alatnu traku za brzi pristup i odabaremo Prilagodba alatne trake za brzi pristup... U dijelu Odaberi naredbu iz postavimo Sve naredbe. Pronađemo naredbu Obrazac..., kliknemo na Dodaj >> i nakon toga U redu. Time će naredba za pokretanje obrasca biti dodana na alatnu traku za brzi pristup. Prije pokretanja obrasca moramo se nalaziti bilo gdje u tablici s podacima. Klikom na naredbu pokreće se obrazac (Slajd 1) pomoću kojeg možemo: dodati nove podatke – Novo brisati postojeće – Izbriši postaviti uvjet koji treba biti ispunjen da bi se prikazao podatak – Kriterij kretati se unutar već unesenih podataka ili doći do onih koji ispunjavaju uvjet (ako smo ga postavili) – Traži prethodno, Traži sljedeće.

12

Zadavanje uvjeta za pretraživanje
Za brojčane podatke upotrebljavamo operatore >, >=, =, <, <= i <>. Kod tekstualnih podataka dopuštena je uporaba univerzalnih znakova * i ? (* zamjenjuje više znakova, a ? samo jedan znak ). Npr., ako u polje Grad upišemo uvjet ?a, pronaći će se svi zapisi kojima je u nazivu mjesta na drugoj poziciji slovo a (Samobor, Zabok, Zagreb). Postavimo li u polje Grad uvjet *o, pronaći će se svi zapisi koji u nazivu mjesta sadrže slovo o na bilo kojoj poziciji (Samobor, Lučko). Podaci koji ispunjavaju uvjet prikazat će se u obrascu, a na zaslonu će se vidjeti po jedan pronađeni zapis. U sljedeći se prelazi pomoću Traži sljedeće, a u prethodni sa Traži prethodno. Vježba 2
1. Otvori radnu knjigu KADROVSKA EVIDENCIJA iz mape svog razreda. 2. Pokreni obrazac i dodaj pomoću njega sljedeća dva zapisa podataka (9; Jurak; Marko; Vukovarska 124; Zagreb; 12.03.05; VSS; 4,5; 0,02; 10; Studak; Maja; Jablanska 53; Zabok; 01.04.05; VŠS; 4,00; 0,02). 3. Pronađi i pogledaj sve zapise u kojima je koeficijent plaće veći od 3,95. 4. Pronađi i pogledaj pomoću obrasca sve zapise u kojima mjesto stanovanja sadrži slovo R. 5. Izbriši iz tablice zapis s rednim brojem 8 (Tihana Ivanković, Lučko). 6. Spremi promjene pod novim nazivom: KADROVSKA – NOVA.

BILJEŠKE

Filtriranje podataka iz baze podataka
Pomoću obrasca mogli smo pogledati jedan po jedan zapis iz cijele baze podataka, ali ne i sve zapise koji ispunjavaju postavljeni uvjet na jednom mjestu. To omogućuje naredba Filtar s kartice Podaci ili Sortiraj i Filtriraj s kartice Polazno. Ova naredba funkcionira tako da zapravo sakrije zapise koji ne ispunjavaju postavljeni uvjet, a oni koji taj uvjet ispunjavaju ostaju vidljivi. Prije odabira ove naredbe dovoljno je nalaziti se u bilo kojoj ćeliji s podacima. U prvom retku svakog stupca pojavit će se strjelica za padajuću listu (Slajd 2). Kliknemo li na strjelicu onog stupca u kojem želimo postaviti uvjet, prikazat će se sve vrijednosti koje postoje u tom stupcu. Ako tražimo točno određeni podatak kliknemo na njega, a ako je potrebno postaviti dodatni uvjet, biramo Filtri za (tekst, brojeve, datum) ovisno o vrsti podataka koji se nalaze u odabranom stupcu i odaberemo operator. Otvorit će se dijaloški okvir (Slajd 2) u kojem dovršimo postavljanje uvjeta. Na zaslonu će ostati samo podaci koji ispunjavaju postavljeni uvjet. Da bismo ponovno dobili puni popis podataka, otvorimo strjelicu u stupcu gdje smo i postavili uvjet i odaberemo Ukloni filtar iz „Naziv stupca“. Stupac u kojem smo postavili uvjet ima drukčiju oznaku od ostalih stupaca – . Za uklanjanje strjelica pomoću kojih filtriramo podatke upotrijebit ćemo iste naredbe pomoću kojih smo ih i postavili. tj. Filtar s kartice Podaci ili Sortiranje i filtriranje > Filtar s kartice Polazno.

13

BILJEŠKE

Slajd 2

Vježba 3
1. Otvori radnu knjigu KADROVSKA – NOVA iz mape svog razreda. 2. Filtriraj podatke iz tablice: a) djelatnici sa stručnom spremom VSS; kopiraj dobivene podatake zajedno sa zaglavljem počevši od ćelije A15: upiši u ćeliju A14: VSS – stručna sprema b) djelatnici kojima je koeficijent za staž 0; kopiraj dobivene podatke počevši od ćelije A22; upiši u ćeliju A21: Koeficijent za staž = 0 c) djelatnici čiji naziv mjesta stanovanja počinje sa Z; dobivene podatke kopiraj počevši od ćelije A30; upiši u ćeliju A29: Mjesto stanovanja = Z d) djelatnici kojima je datum uposlenja poslije 01.01.00; kopiraj dobivene podatke počevši od ćelije A40; upiši u ćeliju A39: Uposleni poslije 01.01.00 e) djelatnici s koeficijentom plaće između 3,85 i 4,00; kopiraj dobivene podatke počevši od ćelije A50; upiši u ćeliju A49: Koeficijent plaće između 3,85 i 4,00. 3. Spremi promjene pod novim nazivom: KADROVSKA – IZDVAJANJE.

14

Vježba 4
1. Otvori radnu knjigu VELEPRODAJA iz mape tvog razreda.

BILJEŠKE

2. Centriraj treći redak po visini i širini ćelije. 3. Izračunaj potrebne vrijednosti u stupcima G, I, K, L, M. 4. Izračunaj ukupne vrijednosti u 11. retku (samo plava polja). Nazovi prvi radni list Podaci. 5. Kopiraj sve podatke iz radnog lista Podaci u drugi radni list i nazovi ga Sortiranje. 6. Sortiraj podatke u radnom listu Sortiranje tako da na prvom mjestu bude onaj proizvod koji ima najveću veleprodajnu vrijednost. 7. Kreiraj tortni grafikon u kojem će biti prikazani nazivi robe i njena veleprodajna vrijednost. Grafikon je smješten na novi radni list pod imenom Graf. Naslov grafikona je: Struktura veleprodajne vrijednosti. Prikazan je uz isječke naziv robe i postotni iznos. Legende nema. 8. Spremi promjene.

Rad s prozorima radne knjige
Iako možemo imati otvoreno istovremeno više radnih knjiga s više radnih listova, navikli smo da jedan prozor sadrži jednu radnu knjigu i da je prozor aktivne radne knjige maksimiziran po cijelom zaslonu i jedini vidljiv. Excel u tom pogledu nudi dodatne mogućnosti koje mogu ubrzati i olakšati rad. a) Prikaz različitih radnih listova jedne radne knjige Zaslon može biti podijeljen na više dijelova (po našoj želji) i u svakom od njih može biti prikazan drugi radni list iste radne knjige. Postupak: otvorimo radnu knjigu iz koje želimo vidjeti radne listove odaberemo naredbu Novi prozor s kartice Prikaz. Ako želimo više od dva radna lista istovremeno, za svaki novi radni list ovo moramo napraviti još jedanput. odaberemo naredbu Rasporedi sve s kartice Prikaz, gdje možemo odabrati podjelu zaslona: Popločeno, Vodoravno, Okomito ili Kaskadno. Za vraćanje veličine prozora radne knjige na punu veličinu, kliknemo na Maksimiziraj u gornjem desnom kutu prozora radne knjige.

15

BILJEŠKE

Vježba 5
1. Otvori radnu knjigu VELEPRODAJA iz mape svog razreda 2. Kopiraj iz prvog radnog lista podatke od A3:F10 na drugi i treći radni list počevši od ćelije A1. 3. Samoprilagodi širinu stupaca u drugom i trećem radnom listu. 4. Promijeni boju ispune po želji u drugom i trećem radnom listu u ćelijama A1:F1. 5. Rasporedi radne listove popločano tako da sva tri radna lista budu istovremeno vidljiva na ekranu. 6. Spremi promjene pod istim nazivom ali u novu mapu EXCEL (podmapa mape tvog razreda).

b) Prikaz različitih radnih knjiga u više prozora Postupak za dobivanje istodobnog prikaza radnih listova različitih radnih knjiga je sljedeći: otvorimo radne knjige iz kojih želimo vidjeti istodobno radne listove odaberemo naredbu Rasporedi sve s kartice Prikaz, zatim jednu od ponuđenih opcija (raspored prozora kao i u prethodnom primjeru) i potvrdimo s U redu. Vježba 6
1. Otvori iz mape svog razreda radne knjige KADROVSKA EVIDENCIJA, KADROVSKA – IZDVAJANJE te VELEPRODAJA. 2. Rasporedi prozore horizontalno tako svaka radna knjiga bude u svom dijelu prozora. 3. Promijeni raspored prozora u vertikalno, zatim u popločano i na kraju u kaskadno. Koji od odabranih rasporeda ti najviše odgovara? 4. Zatvori radne knjige bez spremanja eventualnih promjena.

c) Zamrzavanje prozora U Excelovim bazama podataka često imamo veliku količinu podataka na jednom radnom listu koja se ne može u vidjeti na zaslonu našeg računala. To otežava pretraživanje i pregledavanje podataka zbog toga što nam se ne vide naslovi stupaca ili redaka. To možemo izbjeći „zamrzavanjem“ dijela tablice. Tada će neki podaci biti vidljivi bez obzira na kojem dijelu tablice se nalazimo. Tablica će se „zamrznuti“ iznad i lijevo od ćelije gdje se nalazimo prije odabira naredbe pa na to treba obratiti pozornost. naredba za „zamrzavanje“ je Zamrzni okna s kartice Prikaz. Nude nam se 3 opcije: Zamrzni okna, čime se zamrzava redak i stupac iznad i lijevo od ćelije u kojoj se nalazimo, a ostatak radnog lista kliže; Zamrzni gornji redak, čime se zamrzava dio radnog lista iznad ćelije u kojoj se nalazimo, a ostatak radnog lista kliže; Zamrzni prvi stupac, čime se zamrzava dio radnog lista lijevo od ćelije u kojoj se nalazimo, a ostatak radnog lista kliže. naredba za „odmrzavanje“ je Zamrzni okna > Odmrzni okna s kartice Prikaz.

16

Vježba 7
1. Otvori iz mape svog razreda radnu knjigu VELEPRODAJA. 2. Zumiraj pogled na svoju stranicu na 150%. 3. Zamrzni prozor tako da u svakom trenutku budu vidljivi naslovi stupaca i podaci o nazivu robe. 4. Namjesti prikaz pomoću horizontalnog klizača tako da stupac M bude uz desni rub zaslona, koji se stupci ne vide na zaslonu? 5. Upiši u ćeliju C35 svoje prezime i ime. Koji se podaci vide na zaslonu? 6. Spremi promjene.

BILJEŠKE

Transponiranje podataka
Kod zahtjevnijih i u praksi primjenjivih zadataka (kakvi se u trećem razredu ekonomske škole javljaju) postoji potreba i za specijalnim kopiranjem podataka kod kojeg se reci koji se kopiraju na odredišnom mjestu kopiraju u stupce i obratno, polazni stupci se kopiraju u retke. Postupak je sljedeći: označimo podatke koje treba transponirati odaberemo naredbu Kopiraj (na bilo koji od mogućih načina) pozicioniramo se u ćeliju koja će biti gornja lijeva u području novih podataka odaberemo naredbe Posebno lijepljenje... i kod izbornika Transponiraj postavimo kvačicu. Vježba 8
1. Otvori radnu knjigu KVARTALNA SJEDNICA iz mape tvog razreda.

1. Izračunaj potrebne podatke (najprije riješi retke Ukupno). 2. Nazovi drugi radni list Rang lista i kopiraj u njega podatke o razredima bez redaka Ukupno (bez 7., 13. i 19. retka). 3. Sortiraj u drugom radnom listu podatke po ukupnom broju negativnih tako da na 1. mjestu bude razred sa najvećim brojem negativnih. 4. Kopiraj dobivene podatke na isti radni list počevši od ćelije A25. U ćeliju A24 upiši: Prema ukupnom broju negativnih ocjena. 5. Sortiraj polaznu tablicu u 2. radnom listu po ukupnim izostancima (na prvom mjestu neka bude razred sa najmanjim brojem izostanaka). Kopiraj dobivene podatke počevši od ćelije A50. U ćeliju A49 upiši: Prema ukupnim izostancima.

17

BILJEŠKE

6. Sortiraj polaznu tablicu u 2. radnom listu ponovno po razredu tako da na prvom mjestu bude I.a. Dobivene podatke kopiraj u 3. radni list počevši od ćelije A1. Nazovi 3. radni list Filtriranje. 7. Filtriraj u 3. radnom listu podatke o onim razredima koji imaju prolaznost manju ili jednaku 50%. Dobivene podatke kopiraj počevši od ćelije A20. U ćeliju A19 upiši: Razredi s prolaznošću manjom od 50%. 8. Filtriraj u 3. radnom listu podatke o onim razredima koji imaju ukupan broj negativnih od 15 do 20 te ih kopiraj počevši od ćelije A35. U ćeliju A34 upiši: Razredi s ukupnim brojem negativnih od 15 do 20. 9. Ukloni strjelice za filtriranje podataka u trećem radnom listu. 10. Umetni novi radni list iza lista Filtriranje i nazovi ga Kopiranje. 11. Podijeli zaslon tako da budu istovremeno vidljiva radni listovi Filtriranje i Kopiranje. 12. Kopiraj Iz lista Filtriranje podatke A1:D16 u list Kopiranje počevši od ćelije A3 tako da stupci postanu redovi. U prvom stupcu tekst usmjeri vodoravno. 13. Spremi radnu knjigu pod nazivom KVARTAL u mapu svog razreda.

U nastavku se nalazi nekoliko zadataka vezanih isključivo uz ekonomsku struku koji će omogućiti učenicima bolje razumijevanje namjene Excela i njegovu moguću primjenu u stvarnim problemima s kojima će se susresti u svom radu. Vježba 9
Pretpostavimo da trgovačko poduzeće izdaje robu na kredit potrošačima. Izradi obračun kamata i mjesečnih obroka kredita za 4 kupca (svaki na svom radnom listu). Kreiraj tablicu kao u primjeru i upiši potrebne formule. Nazovi prvi radni list Pavlović. Nepoznate formule: Kamatni koeficijen = kamatna stopa * (razdoblje + 1) / 24 Iznos kamata = neto iznos kamata * kamatni koeficijent

1. Kopiraj prvi radni list na sljedeća tri i svaki nazovi po prezimenu kupca.

18

2. U svakom radnom listu napravi izmjene kako bi oni odgovarali stvarnim podacima.

Slijede kupci s podacima:

Matić Ana, Zagrebačka 129, V. Gorica, iznos računa 5.000,00 kn, razdoblje 6 mjeseci, kamatna stopa 10%. Perić Sanja, Ilica 450, Zagreb, iznos računa 8.000,00 kn, razdoblje 12 mjeseci, kamatna stopa 13%. Fišter Franjo, Samoborska 23, Zaprešić, iznos računa 13.000,00 kn, razdoblje 18 mjeseci, kamatna stopa 14%.
3. Na temelju dobivenih podataka potrebno je izraditi Knjigu prodaje robe na kredit (5. radni list) u kojoj je u svakom retku podatak o jednom kupcu (transponiranje podataka). 4. Zbroji stupce za koje to ima smisla. 5. Spremi pod nazivom KREDIT u mapu svog razreda.

BILJEŠKE

Budući da se na početku trećeg razreda iz predmeta Knjigovodstvo s bilanciranjem obrađuje obračun plaće, bilo bi zgodno isti zadatak napraviti u Excelu. Učenicima su poznati svi potrebni pojmovi za obračun plaće (faktori osobnog odbitka, porezne grupe, prirez …) tako da će lako shvatiti što se od njih traži u ovom zadatku.

Vježba 10
1. Otvori radnu knjigu OBRAČUN PLAĆE iz mape svog razreda . 2. Upiši potrebne podatke za prvog djelatnika (bruto plaću, premiju osiguranja, faktore odbitka i postotak prireza). Upiši potrebne formule u stupcu Iznos. Posebnu pozornost obrati na obračun poreza. Bez obzira na konkretan primjer potrebno je upisati formule za sve 4 porezne skupine. 3. Kopiraj cijeli prvi radni list u drugi i treći radni list. 4. Nazovi radne listove prema prezimenima djelatnika te u 2. i u 3. radnom listu unesi potrebne podatke za sljedeća dva djelatnika.

19

BILJEŠKE

Djelatnici: - Vlašić Zdravko, bruto plaća 6.000,00 kn, dvoje djece, živi u Zagrebu - Ivanović Sanja, bruto plaća 30.000,00 kn, jedno dijete, živi u Samoboru - Solić Iva, bruto plaća 10.000,00 kn, nema djece, uzdržava muža, živi u Zagrebu 5. Izradi tablicu obračuna doprinosa, poreza, prireza i neto dohotka (u 4. radnom listu) koja će u svakom retku sadržavati podatke o jednom djelatniku. Radni list nazovi Obračun doprinosa, poreza… 6. Spremi pod nazivom PLAĆA u mapu svog razreda.

Postupak rješavanja u prvom radnom listu: o Doprinose računamo kao umnožak iznosa bruto plaće i postotka pojedinog doprinosa (u ćeliju D7 upišemo formulu =$D$6*C7 i kopiramo do ćelije D9). o Iznose osobnih odbitaka računamo kao umnoške osobnog odbitka (1800) i stopa za pojedine kategorije (u ćeliju D12 upišemo formulu =$D$11*C12 i kopiramo do D14). o Izračunamo ukupne osobne odbitke pomoću funkcije SUM. o Premiju osiguranja računamo pomoću funkcije IF
- u logical_test upisati C16>1000 - u value_if_true upisati 1000 - u value_if_false upisati C16.

20

o Porezna osnovica računamo se po zadanoj formuli, tj. u ćeliju D17 upišemo =D10-D15-D16.

o Kod Poreza do 3.600,00 kn upotrijebimo funkciju IF
- u logical_test upisati D17>3600 - u value_if_true upisati 3600*C18 - u value_if_false upisati D17*C18.

BILJEŠKE

o Kod Poreza od 3.600,00 kn do 9.000,00kn u funkciji IF
- u logical_test upisati D17>9000 - u value_if_true upisati 5400*C19. - u value_if_false upisati IF(D17>3600;(D17-3600)*C19;0)

o Kod Poreza od 9.000,00 kn do 25.200,00kn u funkciji IF
- u logical_test upisati D17>25200 - u value_if_true upisati 16200*C20. - u value_if_false upisati IF(D17>9000;(D17-9000)*C20;0)

o Kod Poreza PREKO 25200u funkciji IF
- u logical_test upisati D17>25200 - u value_if_true upisati (D17-25200)*C21 - u value_if_false upisati 0.

Postupak rješavanja u ostalim radnim listovima: o Promijenimo nazive radnih listova u prezimena djelatnika. o Kopiramo 1. radni list u slijedeća dva radna lista i promijenimo potrebne podatke u njima. o Upišemo u 4. radni list u ćeliju A1: Isplatna lista za obračunate dohotke u rujnu, a u ćeliju A3: Obračun doprinosa, poreza, prireza i neto dohodaka. o Označimo u 1. radnom listu podatke od B5:B30, odaberemo iz brzog izbornika Kopiraj, odemo u 4. radni list u ćeliju A6, te odaberemo iz brzog izbornika Posebno lijepljenje… Vrijednosti i oblike brojeva te Transponiraj ( kako bi se tekst iz redova pisao u stupcima). Upišemo u ćeliju A6 Opis umjesto Prezime i ime. o Prelomimo tekst u cijelom 6. retku i prilagodimo širine stupaca. o Izbrišemo u ćelijama zaglavlja suvišne podatke o načinu dobivanja iznosa, npr. (3) – (9). o Upišemo ime 1. zaposlenika u ćeliju A7. o Označimo u 1. radnom listu podatke od D6:D30, te ih kopiramo u 4. radni list počevši od ćelije B7 (Posebno lijepljenje… Vrijednosti i oblike brojeva te Transponiraj ). o Upišemo ime 2. zaposlenika u ćeliju A8. Označimo u 2. radnom listu podatke od D6:D30 i kopiramo ih u 4. radni list na isti način kao i prethodne počevši od ćelije B8. Ponovimo isti postupak i za trećeg zaposlenika. o Formiramo u 4. radnom listu redak Ukupno te zbrojimo iznose u svim stupcima koje ima smisla zbrajati.
Riješeni zadatak nalazi se na priloženom CD-u u mapi Izvorne datoteke pod nazivom Plaća – riješeno. Sljedeća dva zadatka mogu poslužiti za ocjenu rada na računalu. Na CD-u u mapi Izvorne datoteke nalaze zadaci u Excelu i tablice s predloženim bodovima za ocjenu (kreirane u Word-u) pod nazivom Tablice za ocjenu – površina i stanovništvo.

21

BILJEŠKE

Vježba 11
1. Otvori radnu knjigu POVRŠINA HRVATSKE iz mape svog razreda.

2. Izračunaj potrebne podatke u stupcima D, F i H. Izračunaj podatke u retku Ukupno. 3. Kopiraj tablicu iz prvog radnog lista u drugi i treći radni list. Nazovi drugi radni list Sortiranje, a treći Filtriranje. 4. Sortiraj podatke u listu Sortiranje tako da na prvom mjestu bude županija s najvećim brojem stanovnika. Kopiraj dobivenu tablicu na isti radni list počevši od ćelije A30. 5. Sortiraj polaznu tablicu na radnom listu Sortiranje tako da na prvom mjestu bude županija s najmanjim brojem općina. 6. Filtriraj u radnom listu Filtriranje županije koje imaju 6 gradova i dobivene podatke kopiraj na isti radni list počevši od ćelije A30. Upiši u ćeliju A29: Županije sa 6 gradova. 7. Filtriraj u radnom listu Filtriranje županije koje imaju broj naselja između 100 i 250 te ih kopiraj u isti radni list počevši od ćelije A50. Upiši u ćeliju A49: Županije s 100 do 250 naselja. 8. Ukloni strjelice za izdvajanje iz polazne tablice. 9. Dodaj 4. radni list (iza Filtriranje) i nazovi ga Kopiranje. 10. Kopiraj iz lista Polazni podatke od A1:C6 u list Kopiranje počevši od ćelije A3 tako da stuci postanu redovi. Uredi redak zaglavlja. 11. Spremi radnu knjigu pod nazivom POVRŠINA HRVATSKE.

22

Vježba 12
1. Otvori radnju knjigu POPIS STANOVNIŠTVA iz mape svog razreda.

BILJEŠKE

2. Izračunaj potrebne podatke u stupcima B, D, F I G. Izračunaj redak REPUBLIKA HRVATSKA. 3. Nazovi drugi radni list Filtriranje, a treći Sortiranje. Kopiraj tablicu iz prvog radnog lista u drugi i treći radni list. 4. Filtriraj u radnom listu Filtriranje županije koje imaju 64.349 žena i kopiraj ih na isti radni list počevši od ćelije A30. Upiši u ćeliju A29: Županije s 64.349 žena. 5. Filtriraj u istom radnom listu županije koje imaju između 100.000 i 300.000 žena. Dobivene podatke kopiraj na isti radni list počevši od A40. Upiši u ćeliju A39: Županije s brojem žene između 100.000 i 300.000. 6. Ukloni strjelice za izdvajanje podataka. 7. Sortiraj podatke u radnom listu Sortiranje trako da na prvom mjestu bude županija s najmanjim brojem muškaraca. Kopiraj dobivene podatke na isti radni list počevši od ćelije A30. 8. Sortiraj polaznu tablicu (radni list Sortiranje) tako da na prvom mjestu bude županija s najvećim brojem žena. 9. Dodaj novi radni list (iza Sortiranje) i nazovi ga Kopiranje. 10. Kopiraj iz radnog lista Ukupno podatke od A1:F5 u list Kopiranje počevši od ćelije A3 tako da redovi postanu stupci. Uredi redak zaglavlja i proširi prvi stupac. 11. Spremi radnu knjigu pod nazivom POPIS STANOVNIŠTVA.

23

BILJEŠKE

BAZA PODATAKA
Obrada podataka je prikazivanje realnog svijeta, odnosno jednog njegovog dijela u računalu. Pojmove koji su interesantni za obradu nazivamo entitetima ili promatranim veličinama. To može biti osoba (učenik, djelatnik, pacijent …), stvar (knjiga, lijek, materijal …) ili događaj (ugovor, nabava, prodaja …). Osobine pojedinog entiteta koje su interesantne za obradu nazivamo atributima. Npr. entitet: učenik atributi: matični broj, prezime, ime, godina upisa, uspjeh… Koje osobine i koliko njih ulazi u bazu podataka ovisi o ciljevima i zadacima obrade podataka. Vrijednosti koje dodjeljujemo atributima nazivamo podacima. Npr. za entitet učenik i atribute koje smo naveli, to bi bili: podaci: 2233/XX, Majer, Ana, 2007, 5. Skup svih entiteta, atributa i njihovih vrijednosti u nekom području primjene tvori bazu podataka koja je pogodna za sve potrebne obrade. U bazama podataka koje imaju relacijsku strukturu, a koje su najčešće u upotrebi, podaci o jednom entitetu nalaze se u jednoj tablici. Atributi su prikazani u stupcima tablice. ENTITET: proizvod ATRIBUTI

ŠIFRA 1234 1235 PODACI

NAZIV Ulje Šećer

KOLIČINA JED. MJERE CIJENA 200 500 l kg 8,50 5,25

Baza podataka obično se kreira za obradu podataka određenog područja poslovanja, npr. za potrebe prodaje, gdje se povezuju podaci o kupcima, izlaznim računima i zalihama proizvoda na skladištu.

Projektiranje baze podataka
Projektiranje baze podataka obavlja se na papiru, neovisno o računalu. Što je baza podataka bolje planirana, manje su mogućnosti pogrešaka i komplikacija u kasnijem radu. Kod projektiranja baze podataka treba: 1. Odrediti namjenu baze podataka, tj. objekte koje će sadržavati, kakve su veze među njima i tko će ih i u koju svrhu rabiti. 2. Odlučiti o tablicama, tj. koje će se tablice kreirati unutar baze podataka. Treba predvidjeti samo najnužnije tablice, one koje su potrebne za identifikaciju glavnih entiteta u bazi. Kasnije se podaci iz osnovnih tablica mogu povezati, izdvajati i kombinirati prema potrebama korisnika. Na taj se način izbjegava nepotrebno ponavljanje i dupliciranje podataka. 3. Odrediti polja pojedine tablice. Polja koja bi sadržavala izvedene (izračunate) podatke nije preporučljivo stavljati u tablicu, npr. vrijednost robe ili prosječnu ocjenu. U ovom je koraku potrebno odrediti i vrstu podataka: tekst i koje duljine, broj (cjelobrojni, decimalni, valutni), datum ili neku drugu vrstu podataka.

24

4. Odrediti indekse i primarni ključ. Osnovno je svojstvo baza podataka mogućnost brzog pretraživanja i sortiranja podataka po različitim kriterijima. Da bi se to osiguralo treba definirati indekse. Indeksi su

polja po kojima se želi razvrstati podatke u tablici. U indeksiranim poljima može se dopustiti dupliciranje podataka (npr. dva učenika imaju isto prezime) ili zabraniti dupliciranje (npr. svaki učenik mora imati jedinstven matični broj). Primarni ključ je polje koje omogućuju povezivanje podataka iz različitih tablica. To je polje pomoću kojeg se jednoznačno definira svaki zapis u tablici, tj. ne mogu postojati dva zapisa s istom vrijednosti primarnog ključa, npr. dva učenika s istim matičnim brojem. 5. Određivanje veza među tablicama. Podatke koji su smješteni u više tablica potrebno je povezati kako bi program mogao pronalaziti međusobno ovisne podatke. Najčešća je veza da se jednom zapisu iz prve tablice pridruži više zapisa iz druge tablice (1 : N). Obje tablice koje se povezuju moraju sadržavati polja u kojima su pohranjeni istovjetni podaci, npr. ako jedna tablica sadrži podatke o učenicima, a druga o razredima, da bi se one povezale obje moraju sadržavati podatke o nazivu razreda. Tablica u kojoj je ključno polje podatak o nazivu razreda naziva se primarna tablica, a druga tablica koja sadrži podatke koji moraju odgovarati postojećim vrijednostima primarnog ključa primarne tablice je sekundarna tablica. U postupku povezivanja uvijek krećemo od primarne tablice. Pogledajmo to na ovom primjeru:

BILJEŠKE

Tablica: RAZRED (primarna)

Tablica:UČENIK (sekundarna) PREZIME IME RAZRED ADRESA

 RAZ RAZREDNIK
ZAMJENIK UČIONICA USPJEH IZOSTANCI
Vježba 13

Pretpostavimo da se baza podataka Škola sastoji od tablica Učenici, Profesori i Predmeti te da će se rabiti za obradu podataka na kraju obrazovnih razdoblja. Pokušajte s učenicima odrediti potrebna polja za pojedinu tablicu. Mogu li se svi potrebni podaci pohraniti u predviđene tablice ili je potrebno dodati još neke tablice? Odredite ključno polje za svaku tablicu. Preko kojih polja biste povezali tablice?

BAZA PODATAKA: ŠKOLA učenici razredi predmeti
Vježba 14
Zadatak iz Vježbe 13 može se primijeniti na bazu podataka Prodaja i učenicima zadati za domaću zadaću ili ih podijeliti u skupine pa usporediti i analizirati rješenja pojedinih skupina.

BAZA PODATAKA: PRODAJA proizvodi kupci izlazne fakture

25

BILJEŠKE

Organizacija baze podataka u Accessu
Access je programski paket za rad s bazama podataka. Sastoji se od više programa koji obavljaju različite specijalizirane poslove: organiziranje baze podataka: kreiranje tablica, određivanje veza među njima i sl. rad s podacima: unos, brisanje, promjena podataka te mnoštvo drugih operacija potrebnih za dobivanje potrebnih informacija kao što su pretraživanje, foltriranje, kreiranje izvještaja i sl. zaštita podataka: nadgledanje ispravnosti podataka (npr. kod pogrešnog upisa) i zaštita od neovlaštenog pristupa, nadgledanje istodobnog pristupa podacima: primjenjuje se kada bazu istovremeno koristi više korisnika, obnavljanje baze podataka u slučaju njenog oštećenja: obnavljanje sadržaja koji je bio oštećen i vraćanje na prijašnje stanje. Baza podataka u Accessu ima relacijsku strukturu. To znači da je baza podataka svojevrsni omotač unutar kojeg se nalaze međusobno povezane tablice. Tablica se sastoji od stupaca koji tvore polja i redaka koji tvore zapise. Tablica je polazište za sve ostale oblike prikaza i obrade podataka. Na temelju nje mogu se kreirati različiti objekti koji pomažu u radu. Najčešće upotrebljavani su: Obrasci – formulari koje kreiramo da bismo lakše unosili i mijenjali podatke u tablici. Na zaslonu će prikazivati se po jedan zapis podataka. Za pojedina polja možemo odrediti potrebna ograničenja kako bismo smanjili mogućnost pogrešnog unosa podataka, npr. ako unosimo ocjene da to budu brojevi od 1 do 5. Upiti – pomoću njih pronalazimo i prikazujemo podatke koji ispunjavaju postavljene uvjete, npr. da se prikažu učenici s odličnim uspjehom ili da se prebroji koliko podataka u tablici ispunjava postavljeni uvjet, npr. koliko je učenika prošlo s 5. Izvještaji – služi za kreiranje oblika u kojem će se ispisati podaci iz tablice na pisaču, tj. na način kako odgovara korisniku. Svaki od ovih objekata sprema se pod svojim nazivom i ima specifičan nastavak (ekstenziju). Prije prelaska na kreiranje baze podataka na računalu, potrebno je reći da je za svako polje u tablici potrebno odrediti vrstu podataka koja će se u to polje pohranjivati.Vrsta podataka koju ćemo dodijeliti nekom polju također ovisi o namjeni podataka u tom polju, npr. hoće li se s podacima trebati vršiti računske operacije, hoćemo li po to polju sortorati, pretraživati podatke u njemu i sl. Mijenjamo li vrstu podataka u polju u koje smo već unijeli podatke, može se dogoditi da neke od podataka izgubimo ili da nastanu neke druge komplikacije. Navest ćemo vrste podataka koje je moguće dodijeliti poljima u Accessu i neke njihove karakteristike. Vrste podataka jesu:

26

Broj određuje se za ona polja koja će sadržavati brojeve s kojima će trebati izvoditi matematičke operacije, npr. visina, težina, količina... Ova vrsta podataka može biti: Cijeli broj Dugi cijeli broj Decimalni Bajt. Svaka od ovih podvrsta zauzima različitu veličinu memorije na što također treba obratiti pozornost (Slajd 3). Ako sami ne odredimo podvrstu, tj. veličinu brojčanog podatka, računalo će brojčano polje postaviti na Dugi cijeli broj. Valuta posebna vrsta brojčanog polja namijenjena za rad s novčanim vrijednostima, npr. cijena, plaća ... Oblik prikaza može se odabrati, npr. 1.234,00 kn; $567,00. Tekst upotrebljava se za tekstualne podatke, npr. ime, adresa ili za brojeve s kojima nećemo morati računati, npr. OIB, telefon, broj žiro računa. Može sadržavati do 255 znakova. Datum/Vrijeme polje za unos datuma i vremena, npr. datum dospijeća računa. Oblik prikaza možemo odabrati, npr. 25.6.2010., 25. lipnja 2010. itd. Da/Ne logičko polje koje sadrži da/ne vrijednosti, npr. podaci o tome je li kupac podmirio obvezu. Oblik prikaza može biti: True/False, Da/Ne ili Uključeno/Isključeno. Samonumeriranje polje kojem dodijelimo ovu vrstu podataka automatski će brojati redni broj unosa podatka i pridružiti ga upisanom slogu. Dopis vrsta polja za veću količinu tekstualno-brojčanih podataka (do 64 000 znakova), npr. ugovori, rješenja i slični dokumenti. OLE Objekt za različite vrste podataka kao što su grafovi, slike, zvuk. Hiperveza kombinacija znakova i brojeva koja predstavlja e-mail ili URL adresu datoteke na računalu u mreži ili na internetu. Čarobnjak za tekstualno polje koje se popunjava podacima iz polja neke traženje druge tablice ili iz liste zadanih vrijednosti.

BILJEŠKE

27

BILJEŠKE

Pokretanje Access-a
Program Microsoft Access se pokreće na nekoliko načina: 1. odabirom izbornika Start > Svi programi > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007 2. dvostrukim klikom na neku Accessovu datoteku u Windows Exploreru 3. dvostrukim klikom na Accessovu sličicu .

Na zaslonu će se pojaviti prikaz kao na Slajdu 4 gdje možemo odabrati dva načina kreiranja ili otvoriti već kreiranu bazu podataka. Kreiranje baze podataka: Prazna baza podataka (za samostalno kreiranje nove baze podataka) Predlošci (pomoć čarobnjaka za kreiranje baze podataka, vezano uz neko područje – poslovanje, obrazovanje, osobno i sl.) Otvaranje baze podataka: Otvaranje nedavno korištene baze podataka (za otvaranje neke od ponuđenih datoteka ili za pregled više njih (odaberemo Više...)). Odaberemo li Prazna baza podataka, program će zahtijevati da odredimo Naziv nove baze podataka. Ispod mjesta za upis naziva baze podataka bit će prikazano mjesto gdje će se ona spremiti. Ako nam to ne odgovara, kliknemo na i odaberemo novu lokaciju. Nakon odabira naredbe Stvori, na zaslonu će se pojaviti prozor (Slajd 4) u kojem kreiramo tablice i druge objekte unutar baze podataka.

Slajd 3

28

BILJEŠKE

Slajd 4

29

BILJEŠKE

Kreiranje tablice
U lijevom dijelu prozora nalazi se navigacijsko okno, a u desnom prostor za kreiranje tablice. U navigacijskom oknu nalazi se popis objekata baze podataka, koji možemo minimizirati klikom na . Ukoliko je okno minimizirano klikom na navigacijsko okno će biti vidljivo u cijelosti. Pri kreiranju tablice potrebno je definirati njena polja, tj. stupce koje će sadržavati. Polje ima karakteristike koje ga definiraju pa tako za svako polje treba definirati naziv, vrstu podataka i oblik polja. Naziv polja identificira ga unutar tablice. Naziv može sadržavati do 64 bilo koja znaka osim ! . [ ] s tim da ne smije počinjati razmakom. Vrsta podataka (Slajd 3) odgovara vrsti informacija koje se u njega spremiti (brojevi, tekst, datum i sl.). Vrsta podataka određuje vrijednosti koje se moći upisivati u pojedino polje i operacije koje će se moći izvoditi nad tim poljem, kao i koliko će se prostora rezervirati za unos podataka. Oblik polja definira izgled prikaza polja, tj. kako će ono izgledati prilikom prikaza. Izbornici za ove postavke nalaze se na kartici Podatkovni list u grupi naredbi Vrsta podataka i oblikovanje. Pri kreiranju tablice program kao prvo polje nudi ID, koji će automatski svakom zapisu dodjeljivati njegov redni broj. To možemo prihvatiti ili polje izbrisati (desni klik mišem na naziv polja i Izbriši stupac). Dvoklikom na Dodaj novo polje možemo upisati naziv novog polja. Tipkom Enter ili Tab prelazimo na dodavanje sljedećeg novog polja. Da bismo uklonili stupac Dodaj novo polje možemo upotrijebiti desnu tipku miša i odabrati Sakrij stupce. Za vraćanje stupca Dodaj novo polje kliknemo desnom tipkom miša na naziv bilo kojeg polja i odaberemo Otkrivanje stupaca... te postavimo kvačicu ispred Dodaj novo polje. Ako ne odredimo drukčije, program polju ID dodjeljuje vrstu podataka Samonumeriranje, a ostalim poljima vrstu podataka Tekst. Da bismo detaljnije mogli definirati svojstva pojedinih polja, moramo prijeći na Prikaz dizajna klikom na . U donjem dijelu prozora Svojstva polja na kartici Općenito određujemo: Veličina polja: koliko prostora će polje zauzeti u memoriji, što ovisi o vrsti podataka koju smo odabrali za pojedino polje (Slajd 3). Oblik: oblik prikaza podataka u polju. Npr. kod valutnih polja hoće li se podatak prikazivati u kunama ili eurima. Decimalna mjesta: broj decimalnih mjesta (samo kod brojčanih polja). Ulazna maska: definiramo oblik unosa tekstualnih podataka ili datuma, što osigurava unos uvijek u istom obliku, npr. kod telefonskog broja (___) ___-____ . Znakovi koji se mogu upotrijebiti pri kreiranju oblika unosa prikazani su na Slajdu 5. Oblik unosa možemo definirati pomoću čarobnjaka (pojavit će se uz rubriku Ulazna maska). Opis: određujemo naziv koji se prikazuje kad god je tablica aktivna, neovisno od stvarnog naziva polja. Npr., ako polje ima kratki i nerazumljiv naziv Šifr_proizv, ovdje možemo odrediti naziv: Šifra proizvoda.

30

Zadana vrijednost: vrijednost koja će se automatski upisati u polje (ako se ne upiše ništa drugo). Pravilo potvrde valjanosti: omogućuje ograničavanje ili provjeru vrijednosti koje želimo upisati u polje (npr., u polje za šifru proizvoda ne može se upisati broj manji od 10 000 niti veći od 99 999). Tekst provjere valjanosti: poruka koja se pojavljuje kad Pravilo potvrde valjanosti nije ispunjeno. · · · Potrebno: određuje mora li polje obvezno sadržavati neku vrijednost. Dopustiti nultu duljinu: određujemo smije li tekstualno polje biti prazno. Indeksirano: vrši li se po tom polju sortiranje podataka u tablici. Odaberemo li za neko polje indeksiranje, moramo se odlučiti želimo li dopustiti upis istih podataka u tom polju (Da (Duplikati U redu)) ili ne dopustiti upis istih podataka u tom polju (Da (Bez duplikata)).

BILJEŠKE

Kartica Pretraživanje služi za stvaranje polja koja će se popunjavati podacima iz neke druge tablice, upita ili iz liste predodređenih vrijednosti. Postavljanje primarnog ključa i spremanje strukture tablice Ako smo tablicu kreirali na Podatkovnom listu, program prilikom spremanja tablice, prvom polje dodjeljuje svojstvo primarnog ključa. Ako tablicu kreiramo u Prikazu dizajna, možemo odrediti koje će polje biti polje primarnog ključa. Pozicioniramo se u to polje i biramo naredbu Primarni ključ iz grupe Alati ili istu naredbu iz brzog izbornika. Pored polja koje smo definirali kao primarni ključ pojavit će se simbol ključića, npr. . Prije prelaska na unos podataka ili zatvaranja tablice potrebno je spremiti strukturu tablice klikom na , nakon čega određujemo naziv tablice. Za unos podataka u tablicu, potrebno je prijeći na podatkovni list: Prikazi > Prikaz podatkovnog lista ili klikom na . Pokušamo li zatvoriti tablicu, a da prije toga nismo definirali primarni ključ niti spremili strukturu tablice, računalo će to zahtijevati od nas.

Slajd 5

31

BILJEŠKE

Slajd 6

Vježba 15 Kreiraj u mapi svog razreda bazu podataka Putovanja – tvoje prezime i u njoj tri tablice.

Tablica Odredište sadrži polja Šifra odredišta, Zemlja, Mjesto i Način prijevoza. Sva polja sadrže tekstualne podatke. Šifra odredišta je maksimalne duljine 5 znakova, koja može biti sačinjena samo od slova (prikazanih kao velika tiskana) i ne smije ostati nepopunjeno. Šifra odredišta je ključno polje. Tablica Škole sadrži polja Šifra škole, Naziv škole, Adresa škole. I ovdje sva polja sadrže tekstualne podatke, Šifra škole je duljine 5, koja može biti sačinjena samo od slova (prikazanih kao velika tiskana) i ne smije ostati nepopunjeno te je definirana kao ključno polje.

Tablica Grupe sadrži polja Grupa, Šifra škole, Šifra odredišta, Broj putnika, Dodatno osiguranih. Šifra škole i Šifra odredišta sadrže tekstualne podatke, a ostala polja sadrže cijele brojeve. Polje Grupa može sadržavati brojeve manje ili jednake 999, u slučaju pokušaja krivog unosa poruka glasi “Najveći dopušteni broj je 999”. Polje Grupa je indeksirano, s nedozvoljenim dupliciranjem podataka. I ostala polja su indeksirana, ali je dopušteno dupliciranje podataka u njima.

Izmjena strukture tablice
Za promjenu svojstva nekog polja, postavljanje indeksa, mijenjanje ili postavljanje ključnog polja i sl. moramo se nalaziti u Prikazu dizajna tablice. Osim navedenih radnji, u prikazu dizajna tablice možemo mijenjati redoslijed polja, brisati polja, dodavati nova i sl. Prikaz dizajna tablice dobijemo: ako u otvorenoj bazi podataka pokrenemo brzi izbornik iznad naziva tablice i odaberemo Pogled dizajna ili ako smo u prikazu podatkovnog lista, odaberemo Prikaz > Prikaz dizajna ili .

32

Promjena redoslijeda polja – iako u relacijskoj bazi podataka redoslijed polja u tablici nije važan, tj. promjenom redoslijeda ne mijenja se sadržaj baze podataka, ponekad se promjenom redoslijeda polja može poboljšati preglednost, olakšati unos podataka te lakše dokumentirati bazu podataka. Postupak (Slajd 6): označimo polje koje želimo premjestiti (kliknemo ispred naziva polja na sivi dio), uhvatimo mišem označeno polje (bijela strjelica) i povučemo na novu poziciju. Umetanje novog polja u tablicu – pozicioniramo se na željeno mjesto i odaberemo te definiramo potrebne parametre za to polje (naziv, vrstu podataka, način prikaza ...). Treba napomenuti da u ovom načinu prikaza redak predstavlja polje. Brisanje polja – označimo polje i odaberemo . Isti rezultat dobit ćemo ako pritisnemo tipku Del na tipkovnici (ako je polje označeno). Ako tablica sadrži podatke, prije konačnog brisanja polja iz tablice program upozorava da će izbrisati polje, traži potvrdu, iako izbrisano polje i podatke u njemu možemo vratiti klikm na iz alatne trake za brzi pristup. Mijenjamo li vrstu podataka u nekom polju ili njegovu veličinu, a u njemu su se već nalazili podaci, može se dogoditi da ih izgubimo. Nakon izmjena u strukturi tablice izmjene je potrebno spremiti. Oblik prikaza tekstualnog polja – da bi se tekst u nekom polju prikazao velikim tiskanim slovima (bez obzira na stvarni unos) u Oblik upišemo znak >. Za prikaz teksta malim tiskanim slovima u Oblik upišemo znak <.

BILJEŠKE

Izmjena tablice za unos podataka
Da bismo izbrisali neki zapis podataka, dodali novi, mijenjali širine stupaca, mijenjati redoslijed polja i sl. moramo biti u Prikazu podatkovnog lista. To možemo postići: ako prilikom otvaranja baze podataka pokrenemo brzi izbornik iznad naziva tablice i odaberemo Otvori ili dvoklikom na naziv tablice ili ako se nalazimo u prikazu dizajna i odaberemo Prikaz podatkovnog lista (ili ). Brisanje zapisa podataka označimo 1 ili više zapisa koje treba izbrisati odaberemo s karice Polazno. Isti rezultat dobit ćemo pritisnemo li tipku Del (kad su zapisi označeni). Program upozorava prije konačnog brisanja da će označeni zapisi biti izbrisani. Izbrisani zapisi ne mogu se više vratiti naredbom Poništi. Unos podataka U prvom sivom stupcu koji pokazuje status zapisa i služi za označavanje, mogu se pojaviti oznake: za prvi zapis koji je prazan i spreman za unos podataka za zapis koji trenutno upisujemo. Ti podaci nisu još spremljeni na vanjsku memoriju pa pomoću tipke Esc možemo odustati od unosa tog zapisa ili potvrditi unos prelaskom u sljedeći zapis. Access automatski sprema uneseni zapis. Na dnu podatkovnog lista nalazi s traka za kretanje kroz tablicu – pomoću koje lakše dolazimo do određenog zapisa.

33

BILJEŠKE

Promjena redoslijeda polja označimo polje (kliknemo na njegov naziv) pritisnutom tipkom miša (iznad naziva) povučemo polje na željeno mjesto i otpustimo tipku miša promjena redoslijeda polja u ovom načinu prikaza tablice, ne utječe na promjenu redoslijeda polja u strukturi tablice, tj. redoslijed je u strukturi tablice ostaje isti. Promjena širine stupaca vrši se na granici naslova stupaca dvoklikom miša, nakon čega će se širina stupca prilagoditi najdužem podatku u tom stupcu. Širinu pojedinog stupca mijenjamo pokretanjem brzog izbornika iznad označenog stupca i odabirom Širina stupca..., gdje zadajemo potrebnu širinu. Promjena visine redaka povećamo li ili smanjimo visinu jednog retka u tablici (na granici redaka u sivom dijelu ispred prvog stupca) svi ostali reci imat će istu visinu. Možemo to napraviti pokretanjem brzog izbornika iznad označenog retka i odabirim Visina retka..., gdje zadajemo potrebnu visinu. Ako smo mijenjali redoslijed ili širine stupaca te izmjene je potrebno spremiti. Vježba 16 Kreiraj u mapi svog razreda bazu podataka Učenici - tvoje prezime i u njoj tablicu Sport koja sadrži polja kao u tablici. Vrstu podataka za pojedino polje odredi prema podacima prikazanim u sljedećoj tablici, unesi podatke u tablicu.

RB Prezime i ime Razred Uspjeh Visina 1 2 3
1.

Šport

Igra za Člaškolu? narina Yes Yes No 10 kn 5 kn 20 kn

Kralj Ana Pavić Mirna Romić Ivo

4d 4a 4c

5 4 4

172,5 Košarka 169,7 Odbojka 180,6 Nogomet

Napravi sljedeće izmjene u strukturi tablice: a) Umetni polje Igra za klub? iza polja Igra za školu? b) Odredi prikaz na dvije decimale za polje Opći uspjeh. c) Premjesti polje Visina iza polja Sport. d) Odredi da se podaci u polju Sport prikazuje malim tiskanim slovima. e) Umetni polje Telefon iza polja Prezime i ime. f) Izbriši polje Članarina.

2.

Upiši u tablicu još 3 zapisa (podatke odredi po volji).

Postavljanje odnosa među tablicama
Odnos je veza između dviju tablica povezanih preko zajedničkog polja (ključa). Primarni kluč omogućava povezivanje podataka iz dviju tablica. Demonstrirat ćemo to primjerom postavljanja odnosa između tablica u bazi podataka Putovanja s čijim su se tablicama i njihovim strukturama učenici već upoznali.

34

Odnose kreiramo u posebnom prozoru Odnosi: Postupak pokrećemo naredbom Odnosi s kartice Alati baze podataka. Tablice za koje uspostavljamo odnos ne smiju biti otvorene. U prozoru Odnosi moraju se nalaziti tablice između kojih želimo kreirati odnos. Ako se tablice ne nalaze u prozoru, „povučemo“ ih iz navigacijskog okna (lijevi dio prozora). Potrebne tablice možemo dodati i klikom na čime se otvara dijaloški okvir s popisom tablica unutar baze podataka (Slajd 7). Dvoklikom na naziv tablice ili naredbom Dodaj prebacujemo tablicu u prozor Odnosi. Nakon odabira tablica prozor zatvaramo naredbom Zatvori. U našem primjeru dodajmo sve tri tablice u prozor Odnosi. Uhvatimo li mišem naslov tablice možemo je premjestiti bilo gdje unutar prozora. Tablicu Grupe povezat ćemo i s tablicom Škole i tablicom Odredišta pa bi bilo zgodno smjestiti ju između njih. U oba odnosa tablica Grupe bit će sekundarna. Svaku vezu kreiramo tako da uhvatimo ključno polje primarne tablice i povučemo mišem do polja s kojim ga želimo povezati u sekundarnoj tablici te otpustimo tipku miša. Otvorit će se dijaloški okvir za određivanje dodatnih parametara veze (Slajd 7). U našem primjeru povezujemo tablice Odredište i Grupe preko polja Šifra odredišta. Uključivanjem opcije Nametni referencijalni integritet uključujemo mehanizam koji provjerava sukladnost podataka u povezanim tablicama, tj. nećemo moći u tablicu Grupe upisati nepostojeću šifru odredišta (koja već nije upisana u tablici Odredišta). Zato ćemo podatke u tablicu Grupa moći unositi tek nakon popunjavanja tablice Odredišta. Uključivanjem opcije Kaskadno ažuriraj srodna polja uključujemo automatsko ažuriranje podataka, tj. promjena podataka u primarnoj tablici automatski se provodi na svim mjestima gdje se taj podatak pojavljuje (npr. promjenom šifre odredišta u tablici Odredište ona se automatski mijenja i u tablici Grupe). Uključivanjem opcije Kaskadno izbriši srodna polja uključujemo automatsko brisanje povezanih zapisa, tj. brisanjem jednog sloga iz primarne tablice izbrisat će se i svi zapisi iz druge tablice koji sadrže taj podatak (npr. izbrišemo li iz tablice Odredišta podatak o jednom odredištu iz tablice Grupe izbrisat će se svi zapisi o grupama koje su trebale putovati na to odredište). To nije uvijek poželjna mogućnost pa s ovom opcijom valja biti oprezan. Prije nego što kliknemo na Stvori za postavljanje veze možemo primijetiti u donjem dijelu prozora da će naša veza biti tipa Jedan-Na Više. U našem slučaju to znači da na jedno odredište može putovati više grupa ali da jedna grupa može putovati na smo jedno odredište. Isti postupak ponovimo i s tablicama Škole i Grupe. Postavljena veza bit će i grafički prikazana u prozoru Odnosi (Slajd 7). Za brisanje postavljene veze ili mijenjanje nekih njenih postavki, kliknemo desnom tipkom miša na njen grafički prikaz i biramo Izbriši ili Uredi odnos... Prije zatvaranja prozora Odnosi promjene je potrebno spremiti. Na temelju povezanih tablica možemo raditi višetablične upite, izvještaje i sl.

BILJEŠKE

35

BILJEŠKE

Slajd 7

Vježba 17 U mapi svog razreda kreiraj bazu podataka NABAVA - tvoje prezime i u njoj tablice Proizvodi i Dobavljači s poljima i podacima kao u primjeru. U tablici Proizvodi: - Polje Količina neka bude indeksirano s dopuštenjem dupliciranja podataka, a polje Šifra proizvoda bez dopuštenja dupliciranja. - Vrsta podataka u polju Šifra dobavljača neka bude broj (cijeli). - Vrsta podataka u ostalim poljima odredi prema podacima navedenim u tablici. U tablici Dobavljači: - Polje Šifra dobavljača je broj (cijeli), postavljeno je kao ključno polje. Dopuštene vrijednosti u njemu su od 1000 do 9999, a u slučaju pogrešnog unosa poruka glasi: Moguća šifra između 1000 i 9999. - U svim ostalim poljima podaci su tekstuslni. - Veličina polja Žiro račun je 17, kreiraj potreban oblik unosa podataka. - Indeksiraj polja Naziv i Adresa s dopuštenjem dupliciranja. Uspostavi odnos između tablica Proizvodi i Dobavljači (primarna) preko polja Šifra dobavljača. Postavi provjeru sukladnosti i automatsko ažuriranje podataka. Unesi podatke u tablice. (Koju tablicu prvu treba popuniti i zašto?) Prilagodi širine stupaca najduljem podatku. Proizvodi:
Šifra Naziv Šifra Jed. Količina proizvoda proizvoda dobavljača mjere KEKS012 Dominos KEKS010 Domaćica COKO100 Milka 2000 2001 3001 3003 2001 2001 2001 kg kg kom kom kom kom kom 100 70 500 80 100 90 120 Cijena 15,23 kn 20,45 kn 4,23 kn 7,80 kn 5,23 kn 3,99 kn 5,50 kn Uvozno Ne Ne Da Da Ne Ne Ne

BOMB401 Mon Cheri BOMB406 COKO111 Kiki Dorina Bronhi

36

BOMB404

Dobavljači:
Šifra dobavljača 2000 2001 3001 3003 Naziv Zvečevo Kraš Sjedište Adresa Žiro-račun

BILJEŠKE

Požega, Kralja 2340000-1000000012 Hrvatska Zvonimira 1 Zagreb, Kraševa 55 2340009-1510077889 Hrvatska

Kraft Zűrich, Urlih 1230004-4567891222 Jacobs Swicerland Justtrich 23 Ferrero Alba, Italija Piazzale 1 3330055-1234567899

U tablici Proizvodi napravi sljedeće izmjene: 1. Odredi da se podaci u polju Šifra proizvoda prikazuju velikim tiskanim slovima i imaju veličinu 7. 2. Premjesti polje Naziv proizvoda na 1. mjesto, a Šifra dobavljača na zadnje. 3. Dodaj dva polja: Min zalihe i Max zalihe iza polja Šifra proizvoda. 4. Unesi podatke u prazna polja za Mon Cheri: 50, 110; Bronhi: 100, 200; Kiki: 90, 150; Milka: 200, 700; Dorina: 75, 200; Domaćica: 15, 100; Dominos: 20, 150. 5. Dodaj još 2 zapisa podataka (Paris; KEKS013; 110; 190; kg; 150; 11,20kn; Ne; 2000; Clementina; KEKS014; 30; 90; kom; 70; 19,90kn; Ne; 2000) 6. Zatvori tablicu Proizvodi i spremi promjene.

Unos podataka pomoću obrasca
Već smo vidjeli da podatke možemo unositi izravno u tablicu, što je sasvim zadovoljavajuće ako unosimo podatke u tablice koje smo sami kreirali ili ako je riječ o manjim bazama podataka. Međutim, ako će podatke unositi netko drugi ili tablica u koju unosimo podatke ima toliko polja da se ne vide na jednom zaslonu poželjno je kreirati obrazac za unos podataka. Obrasci obično prikazuju sva polja za jedan zapis, u njih možemo ugraditi tekst za objašnjenje i ograničenja za kontrolu ispravnosti unosa podataka. Najjednostavniji način kreiranja obrasca je, da se nalazimo u Podatkovnom listu prikaza tablice (vidljivi su podaci) ili smo samo klikemo na naziv tablice (u navigacijskom oknu) za koju želimo kreirati obrazac te na kartici Stvori iz grupe Obrasci odaberemo vrstu obrasca koji želimo kreirati. Kreirani obrazac bit će u Prikazu izgleda, gdje se može mijenjati dizajn obrasca rabeći karticu Oblikuj, ali se u ovom načinu prikaza ne mogu unositi podaci. Za unos podataka u tablicu pomoću kreiranog obrasca moramo odabrati Prikaz izgleda u grupi Prikaz. (Slajd 8) Iz polja u polje možemo prelaziti pomoću miša, strjelica na tipkovnici, tipki Tab ili Enter. Za prelazak iz zapisa u zapis najpraktičnije je rabiti redak stanja na dnu obrasca (Slajd 8). I obrazac, kao i drugi objekti baze podataka, ima Prikaz dizajna koji biramo u grupi Prikazi. Ovdje možemo mijenjati neke postavke obrasca, npr. promijeniti naziv polja kako želimo da nam se prikazuje u obrascu, postaviti dodatna ograničenja ako to nismo napravili prilikom kreiranja tablice i sl. Na izgled obrasca za unos podataka vraćamo se izborom Prikaz obrasca iz grupe Prikazi. Spremimo li ovakav obrazac, možemo ga pokrenuti iz navigacijskog okna klikom na njegov naziv. Ako spremljeni obrazac nije vidljiv u navigacijskom oknu, potrebno je u njemu uključiti opciju Svi objekti programa Access.

37

BILJEŠKE

Može se dogoditi da nakon zatvaranja obrasca ne viditmo podatke koje smo upisali. U tom slučaju najjednostavnije je prijeći u Prikaz Dizajna tablice i vratiti se na prikaz podatkovnog lista. Podaci će biti vidljivi. Sortiranje podataka Tim postupkom podaci se slažu po određenom redoslijedu odabranog polja. Redoslijed može biti rastući ili padajući. Otvorimo strjelicu pored naziva polja po kojem želimo da podaci budu sortirani. Odaberemo: Sortiraj od A do Z ili Sortiraj od Z do A koj tekstualnih polja. Sortiraj od najmanjeg do najvećeg ili Sortiraj od najvećeg do najmanjeg kod brojčanih i valutnih polja Sortiraj od najstarijeg do najnovijeg ili Sortiraj od najnovijeg do najstarijeg kod datumskih polja. Podaci u tablici ne mogu se sortirati po poljima koja sadrže Dopis ili OLE Objekt vrstu podataka.

Slajd 8

38

Vježba 18 Kreiraj u mapi svog razreda bazu podataka Kino i u njoj tablice Naslovi i Žanr. Vrstu podataka odredi prema podacima koji su prikazani u ovim tablicama. Za polje Trajanje odaberi Datum/Vrijeme vrstu podataka i odgovarajući oblik. Polje Šifra žanra je veličine 8, a u tablici Žanr ono je ključno polje. Postavi odnos među tablicama preko polja Šifra žanra (tablica Žanr je primarna). Postavi provjeru sukladnosti i automatsko ažuriranje podataka. Unesi podatke u tablice pomoću obrazaca. Naslovi:

BILJEŠKE

Žanr:

Upiti
Upit je zahtjev korisnika programu da prikaže određene podatke. Rezultat svakog upita je nova dinamička tablica, što znači da njene vrijednosti nisu stalnog karaktera već će se mijenjati ovisno o podacima u tablicama na kojima postavljamo upit. Korisnik može odabrati polja koja će se prikazati (projekcija) i zadati uvjet pomoću kojeg se biraju samo neki zapisi (selekcija). Upit može biti s uvjetom ili bez njega. Ako uvjet nije postavljen prikazat će se svi zapisi odabranih polja. Uvjet – pomoću njega odabiremo zapise nad kojima će se izvesti određene operacije. Uvjet može biti jednostavan i složen. Jednostavan uvjet je onaj uvjet koji se postavlja samo na jedno polje i sadrži samo jedan operator (polje operator izraz), npr. uspjeh = 5. Operatori koji se rabe u jednostavnim uvjetima ovise o vrsti podataka koja se nalazi u polju na koje postavljamo uvjet. Najčešće upotrebljavani operatori koji se mogu primijeniti na bilo koju vrstu podataka su: =, <, <=, >, >=, <>, In, Between, Like. Operator: In – upotrebljava se kada treba prikazati zapise u kojima je vrijednost nekog polja može bit jednaka većem broju vrijednosti tog polja, npr. želimo li izdvojiti iz prethodnog primjera sve filmove iz Hrvatske i Njemačke pod poljem Šifra zemlje upisat ćemo In (‘‘HR’’; ‘‘D’’). Broj uvjeta unutar zagrade je neograničen.

39

BILJEŠKE

Between – upotrebljava se kad je potrebno navesti neki razmak unutar kojeg se nalaze svi željeni zapisi. Npr. ako iz prethodnog primjera želimo saznati kojim filmovima je vrijeme trajanja između 1:10 i 2 sata napisat ćemo Between 1:10 And 2:00. Ovaj operator može se primijeniti i na numeričke i tekstualne podatke. Like – služi za pronalaženje zapise koristeći zamjenske znakove. Zamjenski znakovi su: * - zamjenjuje bilo koju skupinu znakova bilo koje duljine, ? - zamjenjuje samo jedan znak. Npr. upotrijebimo li za naslov filma uvjet Like D* prikazat će se svi naslovi koji počinju sa slovom D. Operator Like može se koristiti bez zamjenskih znakova, a tada je istovjetan operatoru =. Is Null – prikazat će se svi zapisi u kojima je odabrano polje prazno, tj. nije popunjeno. Is Not Null – prikazat će se svo zapisi u kojima odabrano polje nije prazno, tj. sadrži podatke. Složeni uvjet je onaj koji je složen od više jednostavnih uvjeta (jednostavan uvjet operator jednostavan uvjet), npr. Uspjeh = 5 And Neopravdani < 6. Operatori koji se koriste u složenim uvjetima su And i Or. Ako su u složenom uvjetu jednostavni uvjeti povezani operatorom AND i jedan i drugi uvjet moraju biti istiniti da bi složeni uvjet bio istinit. Ako su u složenom uvjetu jednostavni uvjeti povezani operatorom OR ili jedan ili drugi uvjet mora biti istinit da bi složeni uvjet bio istinit.

Kreiranje upita
Najčešće su u upotrebi dvije vrste upita Izdvajanje – kojim izdvajamo podatke iz jedne ili više tablica Unakrsni upit – pomoću kojeg možemo vidjeti kako su raspoređeni podaci iz dvaju polja. Kreiranje i jednog i drugog započinjemo na isti način. Da bismo mogli kreirati upit moramo znati u kojoj tablici ili tablicama nam se nalaze potrebna polja. Upit se može kreirati pomoću Čarobnjaka za upite ili Dizajniranjem upita, a oba načina pokrećeno s kartice Stvori, grupa Ostalo. Objasnit ćemo kreiranje upita za izdvajanje postupkom dizajniranja. Biramo Dizajn upita s kartice Stvori. Otvorit će se prozor za odabir tablica koje u potrebne za kreiranje upita, a nakon toga i prozor za samo kreiranje upita (Slajd 9). U gornjem dijelu prozora nalaze se tablice s popisom polja. Napravimo li dvoklik na neko polje ono će se prebaciti u donji dio prozora, što znači da će biti dio upita. U donjem dijelu prozora kreiramo sam upit. Tu vidimo retke: Polje – ako nismo odabrali u gornjem dijelu prozora, ovdje pomoću padajućeg izbornika odabiremo polja koja će biti dio upita. Tablica – ako smo već, iz gornjeg dijela prozora, odabrali polje ovdje će biti prikazano kojoj tablici odabrano polje pripada, a ako nismo odabrali polje i radimo s više tablica ovdje biramo tablicu iz koje ćemo izabrati polje. Sortiranje – biramo samo za polje po kojem želimo da budu sortirani podaci u odgovoru. Možemo odabrati redoslijed sortiranja. Prikaži – ako ćemo u polje postaviti uvjet ali ga ne i prikazati u odgovoru ovdje maknemo  . Kriterij, ili – ovdje upisujemo uvjet pretraživanja, npr. >5000 ili =5…

40

Upit pokrećemo klikom na

ili

. Odgovor će se prikazati u

BILJEŠKE

obliku tablice. U njoj će se vidjeti samo ona polja koja smo odabrali i oni zapisi koji ispnjavaju postavljene uvjete. Izmjene u upitu vršimo tako da kad se nalazimo u prikazu rezultata upita prjeđemo na Prikaz dizajna klikom na .

Prije zatvaranja upita potrebno ga je spremiti. Poželjno je odabrati takav naziv upita iz kojeg ćemo vidjeti koji podatci će se prikazati u rezultatu, npr. Uspjeh = 5. Popis već kreiranih upita vidjet ćemo u navigacijskom oknu (ako je uključena opcija Tablice i slični prikazi). Upit s popisa pokrećemo dvoklikom na njegov naziv ili pozivanjem brzog izbornika iznad njegovog naziva i naredbom Otvori.

Slajd 9

41

BILJEŠKE

Vježba 19
1. Otvori bazu podataka Nabava iz mape svog razreda. 2. Kreiraj upit u kojem će se prikazati Naziv proizvoda, Jedinica mjere i Količina za one proizvode kojima je Količina >=100, pokreni ga i spremi pod nazivom Količina >=100. 3. Kreiraj upit u kojem će se prikazati Naziv proizvoda, Šifra dobavljača i Cijena za one proizvode koji su iz uvoza, pokreni ga i spremi pod nazivom Iz uvoza. 4. Kreiraj upit u kojem će se prikazati Naziv i Šifra proizvoda za one proizvode čija Šifra počinje sa slovom B, pokreni i spremi pod nazivom Šifra B. 5. Kreiraj upit u kojem će se prikazati Naziv proizvoda i Cijena za sve proizvode kojima je Cijena između 5 i 10 kn, pokreni ga i spremi pod nazivom Cijena od 5 do 10. 6. Kreiraj upit u kojem će se prikazati naziv za sve proizvode, nazivi njihovih dobavljača i sjedišta dobavljača. Rezultat neka bude sortiran po nazivu proizvoda uzlazno. Pokreni upit i spremi ga pod nazivom Proizvodi i sjedišta dobavljača.

Polazna baza podataka (Nabava) i baza podataka s kreiranim upitima (Nabava riješeno) nalaze se na CD-u u mapi Izvorne datoteke.

Kalkulacija u upitu
Pomoću upita je moguće izvršiti i određene vrste kalkulacija nad podacima u odabranom polju. Moguće vrste kalkulacija i vrste podataka na koje se može primijeniti koja kalkulacija dane su na Slajdu 10. Osim navedenih kalkulacija kad otvorimo popis kalkulacija nude nam se još tri mogućnosti: Grupiraj po – odabirom ove opcije ne vrši se nikakva kalkulacija nad odabranim poljem, vrijednosti polja koriste se za naslove stupaca. Izraz – na vrijednost ovog polja primjenjuje se određeni izraz, tj. kada kombiniramo dvije ili više kalkulacija. Gdje – ova polja služe za postavljanje uvjeta i ne prikazuju se u tablici. Na ova polja se ne primjenjuje nikakva kalkulacija. Da bismo mogli izvršiti kalkulaciju u upitu prilikom kreiranja upita biramo . U dijelu prozora za kreiranje upita pojavljuje se redak Ukupno: (Slajd 10) gdje biramo vrstu kalkulacije. U jednom polju smijemo postaviti ili kalkulaciju ili uvjet ali ne i oboje. Ako treba izvršiti kalkulaciju samo s onim zapisima koji ispunjavaju postavljeni uvjet, isto polje postavljamo dva puta u upit. U jednom polju postavljamo kalkulaciju, a u drugom uvjet. U onom polju u kojem smo postavili uvjet u retku Ukupno biramo Gdje (u retku Prikaži maknut će se ). Pretpostavimo da imamo tablicu koja sadrži podatke o uspjehu učenika trećih razreda. Da bismo prebrojali koliko je učenika prošlo odličnim uspjehom trebamo postaviti kalkulaciju kao na Slajdu 10. Ako uvjet pretraživanja nije postavljen kalkulacija će se izvršiti nad svim zapisima u tablici, a ako je uvjet postavljen, samo nad onima koji ispunjavaju postavljeni uvjet. Rezultat kalkulacije je uvijek tablica od samo jednog retka u kojem se nalaze izračunate vrijednosti. Sve ostale operacije iste su kao i kod upita bez kalkulacije.

42

Slajd 10

BILJEŠKE

Vježba 20
1. Otvori bazu podataka Razredi i u njoj tablicu Treći iz mape svog razreda. 2. Zapiši rezultate i u bilježnicu za svaki upit. 3. Kreiraj upit pomoću kojeg ćeš izračunati ukupne opravdane i ukupne neopravdane izostanke svih učenika. Pokreni upit i spremi ga pod nazivom Izostanci. 4. Izračunaj prosječan uspjeh svih učenika. Pokreni upit i spremi ga pod nazivom Prosjek - svi. 5. Pronađi najveći broj neopravdanih i najmanji broj opravdanih izostanaka. Pokreni upit i spremi ga pod nazivom Max i min. 6. Prebroji koliko je učenika prošlo odličnim uspjehom. Pokreni upit i spremi ga pod nazivom Odličnih. 7. Prebroj koliko je učenika imalo ukor (Neopravdani između 7 i 14). Pokreni ga i spremi pod nazivom Broj ukora. 8. Izračunaj prosječan uspjeh učenika 3.a razreda. Pokreni upit i spremi pod nazivom Treći A - prosjek.

43

BILJEŠKE

9. Unesi pomoću obrasca u tablicu podatke za još troje učenika (po volji). Otvori upite koje si prije kreirao i usporedi s podacima u bilježnici. Uočavaš li promjenu? Što si zaključio?

Polazna baza podataka (Razredi) i baza podataka s kreiranim upitima (Razredi – riješeno) nalaze se na CD-u u mapi Izvorne datoteke. Vježba 21
1. Otvori bazu podataka Knjižnica iz mape svog razreda i u njoj kreiraj tablicu Tematika (polje UDK je brojčano i postavljeno kao ključno). Upiši sljedeće podatke:

2. Postavi vezu između tablice Tematika (primarna) i tablice Knjige preko polja UDK. 3. Kreiraj upit pomoću kojeg će se prikazati naslovi, autori i puni nazivi tematike za UDK oznake 8 i 5 (spremi pod nazivom 8 i 5) 4. Postavi vezu između tablice Knjige (primarna) i Posudbe preko polja ISDNXX te tablice Članovi (primarna) i Posudbe preko polja Broj iskaznice i Posudio korisnik. 5. Prikaži Prezime i ime, Naslov i Autora knjige koje je posudio korisnik s Brojem iskaznice 1 (spremi pod nazivom Broj 1). Ako u polju Posudio korisnik u rubriku Kriterij upišeš [Upiši broj iskaznice:] i pokreneš upit moći ćeš provjeriti posudbe za bilo kojeg člana. Spremi pod nazivom Posudio korisnik. 6. Upiši svoje podatke u tablicu Članovi (koji je broj tvoje iskaznice). U tablicu Posudbe uz svoj broj iskaznice upiši ISBN-XX broj 369-258147/0 i današnji datum posudbe. Pomoću upita kojeg si kreirao u prethodnom zadatku provjeri o kojoj se knjizi radi. 7. Prikaži prezime i ime članova i tematiku posuđenih knjiga (u polju Datum povrata u Kriterij: upiši Is Null što znači da je polje prazno, tj. da knjiga još nije vraćena). Spremi pod nazivnom Posuđene knjige.

Riješen zadatak nalazi se na CD-u u mapi Izvorne datoteke pod nazivom Knjižnica - riješeno.

Unakrsni upit
Unakrsni upit se rabi kad želimo vidjeti kako su raspoređeni podaci iz dva polja, npr. broj učenika prema razredima i postignutim ocjenama, prema razredima i mjestu stanovanja i sl. Kreiramo ga kao i upit Izdvajanje, tj. biramo Dizajn upita s kartice Stvori. (Slajd 11). Kad dodamo tablice za kreiranje upita, otvara se nova kartica Dizajn, gdje u grupi Vrsta upita biramo Unakrsno. Postupak je sljedeći: iz polazne tablice biramo uvijek 3 polja: prvo i drugo su ona polja koja će biti u zaglavlju redaka i stupaca, npr. razred i uspjeh treće je bilo koje polje iz polazne tablice, npr. Prezime i ime

44

U retku Ukupno za 1. i 2. polje ostaje Grupiraj po, a u 3. biramo Brojanje U retku Unakrsna analiza za prva 2 polja biramo Zaglavlje retka ili Zaglavlje stupca, a u trećem Vrijednost. Naravno, ako smo za prvo polje odabrali Zaglavlje retka, za drugo moramo odabrati Zaglavlje stupca i obratno. Rezultat izvođenja je tablica koja sadrži brojeve dobivene prebrojavanjem podataka u polaznoj tablici i pokazuju koliko ima podataka koji imaju vrijednosti navedene u zaglavlju stupca, npr. koliko je učenika 3a prošlo s kojim uspjehom. Unakrsni upit pokrećemo i spremamo na uobičajen način. Vježba 22
1. Otvori bazu podataka Razredi iz mape svog razreda. 2. Kreiraj unakrsni upit u kojem ćeš prikazati raspored učenika po uspjehu i razredima. Pokreni ga i spremi pod nazivom Uspjeh - razredi. 3. Prikaži raspored učenika prema razredima i mjestu stanovanja. Pokreni i spremi pod nazivom Stanuju.

BILJEŠKE

Baza podataka s riješenim (postavljenim) upitima nalazi se na CD-u u mapi Izvorne datoteke pod nazivom Razredi unakrsno.

Slajd 11

45

BILJEŠKE

Vježba 23
1. Kreiraj bazu podataka Knjižara-tvoje prezime u mapi svog razreda i u njoj tablicu Lektira u kojoj će Redni br biti ključno polje. Upiši sljedeće podatke:

2. Odredi da se u polju Autor podaci prikazuju velikim tiskanim slovima. 3. Premjesti polje Autor iza polja Komada. 4. Izbriši polje Naslov. 5. Ubaci polje Izdavač iza polja Komada i upiši u njega podatke: Alka script, Školska knjiga, Mladost, SysPrint. 6. Izbriši zapis podataka o R. Marinkoviću, te zatvori tablicu i bazu podataka 7. Otvori iz mape svog razreda bazu podataka ZAPOSLENI i tablicu PLAĆA te kreiraj sljedeće upite: a) Prikaži Prezime i ime, Mjesto stanovanja i Broj djece za one kojima je broj djece >= 3. Sortiraj dobivene podatke po prezimenu uzlazno. Spremi upit pod nazivom Djece 3 i više. b) Prikaži Prezime i ime, Datum rođenja i Godine staža za sve zaposlene koji imaju VSS stručnu spremu. Sortiraj dobivene podatke po godinama staža silazno. Spremi upit pod nazivom VSS. c) Izračunaj prosječan broj prekovremenih i ukupan broj sati bolovanja. Spremi upit pod nazivom Sati. d) Prebroji koliko zaposlenih ima troje ili više djece. Spremi upit pod nazivom 3 i više djece. e) Prikaži kako su zaposlenici raspoređeni prema stručnoj spremi i mjestu stanovanja. Spremi upit pod nazivom Stanuju.

Izvještaji
Na temelju podataka iz tablice ili upita kreiraju se dokumenti koji će se ispisati na papiru, a služe za analizu podataka. Na kartici Stvori nalazi s grupa Izvještaji u kojoj možemo izabrati više načina kreiranja izvještaja. Budući da nam Čaobnjak za izvještaje nudi velike mogućnosti izbora i jednostavan je za uporabu, ovdje ćemo objasniti način izrade izvještaja upotrebom čarobnjaka (Slajd 12). Postupak se odvija u nekoliko koraka: 1. Koja polja želite u izvještaju? Na popisu se nalaze polja iz tablice ili upita za koje kreiramo izvještaj. Dvoklikom na naziv polja ili klikom na jednostranu strjelicu prebacujemo ga na desnu stranu dijaloškog okvira čime smo odredili da će to polje biti u izvještaju. Klikom na dvostruku strjelicu možemo prebaciti sva polja odjednom. Na isti način ih i vraćamo s liste polja za izvještaj. Na novi korak prelazimo sa Sljedeće>. 2. Želite li dodati razine grupiranja? Ako želimo dodati razine grupiranja, biramo polje po kojem će se podaci u izvještaju grupirati, u našem primjeru Mjesto stanovanja.

46

3. Koji redoslijed sortiranja i sažete informacije želite za detaljne zapise? Ovdje biramo po kojim će poljima unutar grupe podaci biti sortirani i redoslijed sortiranja. Možemo postaviti i određene kalkulacije (Mogućnosti sažetka...) unutar grupiranih podataka (Slajd 12). 4. Kakav izgled izvještaja želite? Biramo izgled izvještaja te položaj izvještaja na papiru (Portret ili Pejzaž). 5. Koji stil želite? Biramo jedan od ponuđenih stilova izgleda izvještaja čiji primjer možemo vidjeti kad kliknemo na njegov naziv. 6. Kako želite nasloviti izvještaj? Upisujemo naslov izvještaja koji će biti prikazan u njegovom zaglavlju i pod kojim će izvještaj biti spremljen. Na ovom mjestu unutar naslova ne smijemo upotrijebiti točku (.), ako ju želimo u ispisu možemo to naknadno promijeniti u samom izvještaju. Ovdje možemo izabrati pregled izvještaja ili izmjenu dizajna. Ako nakon pregleda izvještaja želimo prijeći na izmjenu dizajna moramo zatvoriti pregled prije ispisa – . U svakom se koraku možemo vratiti na prethodni (<Nazad) ili završiti s izradom izvještaja (Završi). Vježba 24
1. Otvori iz mape svog razreda bazu podataka Knjižnica. Za tablicu Članovi kreiraj izvještaj koji će prikazivati Prezime, Ime i Telefon svih članova. Izvještaj neka bude sortiran po prezimenu uzlazno. Stil i izgled odaberi po volji. Naslov neka bude: Telefonski brojevi članova knjižnice Tin Ujević. 2. Kreiraj izvještaj iz iste baze podataka za tablicu Knjige koji će prikazivati UDK broj, Naslov, Autora i Izdavača. Knjige neka budu grupirane po UDK broju, a sortirane po naslovu uzlazno. Stil i izgled odaberi po volji. Naslov u izvještaju neka glasi: Naslovi u knjižnici Tin Ujević.

BILJEŠKE

Slajd 12

47

BILJEŠKE

Slajd 13

Sljedeće dvije vježbe možete upotrijebiti za ocjenu rada učenika na računalu. Vježba 25 Pronađi bazu podataka Putovanja u mapi svog razreda i dodaj joj uz naziv svoje prezime, npr. Putovanja-Zrnić. Otvori tu bazu podataka i uz postojeće tablice kreiraj sljedeću tablicu:

1. Uspostavi odnos među tablicama Odredište i Grupe preko polja Šifra odredišta te između tablica Škole i Grupe preko polja Šifra škole.

48

2. Kreiraj upit kojim će se prikazati Grupa, Naziv škole, Mjesto i Način prijevoza za one koji putuju u Španjolsku. Sortiraj po Nazivu škole uzlazno. Spremi pod nazivom Španjolska. 3. Prikaži raspored zemalja odredišta po pojedinim školama. Naziv škole neka bude u zaglavlju redaka. Spremi pod nazivom Zemlje. 4. Kreiraj upit kojim će se prikazati Grupa, Naziv škole, Zemlju i broj putnika za one u kojima putuje više od 25 putnika. Sortiraj tako da na prvom mjestu bude grupa s najvećim brojem putnika. Spremi pod nazivom Putnici. 5. Kreiraj izvještaj kojim će se prikazati Šifra odredišta, Naziv škole, Mjesto odredišta i Način prijevoza. Grupiraj po šifri odredišta, sortiraj po nazivu škole uzlazno. Naslov izvještaja je: Popis grupa za maturalac 9/2006. Promijeni naziv polja Zemlja u Zemlja odredišta.

BILJEŠKE

Vježba 26 Pronađi bazu podataka Kino u mapi svog razreda i dodaj joj uz naziv svoje prezime, npr. Kino-Zrnić. Otvori tu bazu podataka i uz postojeće tablice kreiraj sljedeću tablicu:

Ključno polje: Šifra zemlje

1. Uspostavi odnos među tablicama Zemlja porijekla i Naslovi preko polja Šifra zemlje, te između tablice Žanr i tablice Naslovi preko polja Šifra žanra i Žanr. 2. Kreiraj upit kojim će se prikazati Naslov filma, Naziv zemlje, Redatelj i Uloge za sve akcijske trilere. Sortiraj po Naslovu uzlazno. Spremi pod nazivom Akcijski trileri. 3. Prikaži raspored filmskih žanrova po pojedinim zemljama. Nazivi zemalja neka budu u zaglavlju redaka. Spremi pod nazivom Raspored. 4. Kreiraj upit kojim će se prikazati Naslov filma, Uloge, Naziv žanra i Trajanje za sve filmove koji traju više od 1:45. Sortiraj tako da na prvom mjestu budu najdulji filmovi. Spremi pod nazivom Trajanje. 5. Kreiraj izvještaj koji će prikazati Šifru žanra, Naslov i Redatelja. Grupiraj izvještaj po šifri žanra, a sortiraj po Naslovu uzlazno. Naslov mu je: Popis filmova na repertoaru 26-og tjedna. Naziv polja Naslov promijeni u Naslov filma, a naziv polja Uloge u Glavne uloge.

49

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful