MENGHITUNG BEBAN KERJA

Manajemen Sumber Daya Manusia

(DR. drg. HM Yaslis Ilyas, MPH)
5 Maret 2010, Jumat

ADI KUANTO

KAJIAN ADMINISTRASI RUMAH SAKIT

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS INDONESIA 2010

semua kegiatan yang dikerjakan oleh setiap jenis petugas dihitung secara terpisah. Ada beberapa metoda imiah yang telah dikembangkan para ahli seperti: Work Sampling. 2005). Laporan mengenai tenaga puskesmas yang dibuat selama ini hanya menyebutkan jumlah dan jenis tenaga tanpa menyebutkan berapa kebutuhan tenaga yang diperlukan oleh puskesmas dalam melaksanakan program kerja. Salah satu faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan dalam masalah SDM adalah kondisi yang menekan pengambil keputusan membuat kebijaksanaan yang berbeda dari keputusan yang semula akan ditetapkan. Diperlukan suatu standar untuk mengetahui besarnya kebutuhan tenaga yang sesuai beban tugas. tugas tambahan dan pembinaan PSM. murah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan manajemen. Utk menghitung beban kerja. tetapi kompleks. berapa penderita yang dikerjakan oleh dokter dan berapa yang dikerjakan oleh perawat. Time and Motion Study dan Daily Log tetapi semua metoda mempunyai kelemahan karena tidak mampu memberikan informasi secara cepat. diperlukan variabel Variabel penelitian terdiri dari variabel bebas. serta variabel terikat berupa kebutuhan tenaga puskesmas.Kenyataannya tenaga yang tersedia tidak mencukupi sehingga dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari masih terlihat saling tumpang tindih pekerjaan. Metoda Work Sampling dan Time and Motion Study secara ilmiah bagus dan validitas dan reabilitasnya baik. yaitu beban kerja yang terdiri dari tugas rutin.PENDAHULUAN Keberhasilan pencapaian Visi Indonesia Sehat 2010 sangat dipengaruhi oleh penataan dan pengelolaan tenaga untuk melaksanakan kegiatan pokok pelayanan kesehatan. mahal dan perlu . Dasar pemikiran penghitungan SDM adalah kemampuan seorang manajer menghitung dengan tepat beban kerja organisasi untuk mencapai target ditentukan. dengan mengacu pada prinsip jangkauan pelayanan kesehatan yang merata dan memberikan citra mutu pelayanan yang baik (Iswinarto. Alat ukur menggunakan DSP Departemen Kesehatan RI tahun 2004 untuk memberikan gambaran jumlah tenaga yang seharusnya dibutuhkan. Sito Meiyanto. akurat. misalnya untuk upaya pengobatan. Kristiani.

2. Menentukan output utama dari suatu fungsi/sub fungsi dan kemudian mengidentifikasi rangkaian aktivitas kerja yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Dalam metode ini terdapat tiga tahapan utama yang akan diuraikan dibawah ini: 1. dan juga kebutuhan jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi tersebut. Menghitung jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk menyelesaikan per kelompok tugas tersebut. . pengumpulan data kebutuhan pasar. Yakni : Mengumpulkan data riset.waktu yang lama. jumlah dan waktu kerja yang dibutuhkan. Daily Log dari aspek validitas dan reabilitas sulit diterima karena tingkat biasnya tinggi (Yaslis Ilyas. Misal departemen riset produk baru memiliki tiga rangkaian aktivitas kerja untuk menghasilkan output/hasil penelitian pengembangan produk baru. berapa lama untuk melakukan analisa dan berapa lama untuk menyusun hasil riset. 3. dll. Sebagai contoh: seorang ahli teknologi informasi mempunyai sejumlah transaksi bisnis setiap hari seperti: membuat program selama 2. Membreak-down rangkaian aktivitas menjadi satuan tugas yang lebih spesifik. Dari jumlah total jam kegiatan ini kemudian bisa diprediksi berapa kebutuhan jumlah pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. menganalisa data riset dan kemudian menyusun laporan hasil riset dan rekomendasi pengembangan produk baru. Misal berapa total waktu yang diperlukan untuk melakukan pengumpulan data riset.5 jam per hari dan membutuhkan waktu 45 menit menangani setiap komplain konsumen dan sejumlah transaksi bisnis lainnya. 2008). Metode workload analysis adalah proses untuk menghitung beban kerja suatu posisi/sub posisi. 2008). Dengan diketahui jenis. jumlah dan waktu transaksi maka akan diketahui beban kerja per hari(Yaslis Ilyas. contoh : pengumpulan data produk kompetitor. Untuk mengetahui beban kerja organisasi dibutuhkan sejumlah data dan informasi yang akurat yang berasal dari personel ahli atau kompeten di organisasi itu sendiri yang telah melakukan transaksi bisnis ribuan kali sehingga dengan tepat dapat mengetahui jenis. Adapun. Kebutuhan SDM dasarnya adalah mengetahui secara benar beban kerja setiap unit atau setiap SDM di organisasi. Misal dalam aktivitas pengumpulan data riset dibagi lagi menjadi kegiatan yang lebih detil. pengumpulan data perilaku konsumen.

..00-17..75 menit : 5 = 384.. yang kelak akan menjadi waktu standar (norma waktu) dan akan berfungsi sebagai variabel tetap dalam pelaksanaan analisis beban kerja.14 hari Hak cuti..... Untuk itu setiap outputs/kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar.. Jam Kerja Formal Per Minggu Senin – Kamis Jumat : 07.416....30-12...15 4 jam 45 menit x 4 = 19 jam 13.30 4 jam = 4 jam 13. 12 hari --------------.30-11.75 menit = 90..(-) 235 hari 1 c... orang dll)....75 menit = 32 jam 1 b.75 menit = 6 jam 24 menit/hari Jumlah hari kerja per tahun : 1 tahun = 365 hari Libur Sabtu-Minggu.923. 104 hari Libur resmi..... .15-17.507 jam Setelah ditetapkannya jam kerja efektif maka semua outputs/kegiatan-aktivitas harus bisa dikonversi ke dalam orang jam. Untuk menghitung beban/bobot kerja adalah HASIL KALI antara VOLUME DENGAN BEBAN KERJA.... JAM KERJA FORMAL DEPARTEMEN KEUANGAN a..00 4 jam x 4 = 16 jam : 07. Jam Kerja Efektif Per Tahun 5 hari kerja = 235 x 384...BROWSING DARI INTERNET: 1.. Jam kerja efektif per hari 5 hari kerja = 1923......25 menit = 1.565 menit = 1...00 3 jam 45 menit = 3 jam 45 menit + Total = 42 jam 45 menit = 2.565 menit Jam kerja efektif per minggu dengan allowance (waktu luang) 25% : 75/100 x 2.. volume kerjanya dan setiap satuan produk tersebut memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesiakan/memproses...... frekwensi..... sedang sebagai variabel tidak tetap yang selalu hampir akan berubah setiap tahunadalah volume kerjanya.......(+) 130 hari --------------.

70 – 0.50 – 0.90 – 1. atau dalam rumus dapat ditulis : Jumlah pegawai/pejabat kebutuhan = Jumlah bobot/beban kerja (orang.50 = C (Cukup) = D (Sedang) = E (Kurang .00 = B (Baik) EJ = 0. Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah bobot kerja : (dibagi) jam kerja efektif. dengan menggunakan rumus tersebut di atas dan dikerjakan dengan menggunakan formulir FP 2.89 EJ = 0. tugas rutin. Efektivitas Jabatan (EJ) dan Prestasi Kerja Jabatan (PJ).2 : Rekapitulasi Jumlah Beban Kerja Jabatan Berdasarkan Produk Unit Organisasi : Bagian Analisa dan Evaluasi Jabatan Berdasarkan hasil perhitungan beban kerja tersebut. Bapor dan sejenisnya tidak ikut didata. dengan menggunakan formulir FP3 dan menggunakan rumus. Form B dan Form C. Pendataan tersebut dilakukan dengan menggunakan Form A. insidentil yang terkait dengan kedinasan. Dalam melakukan pendataan didata pula jumlah pegawai/pejabat yang ada. dengan rumus : Kelebihan/kekurangan pegawai/pejabat = Selisih antara jumlah perhitungan kebutuhan (Sangat pejabat yg ada dengan Prestasi Kerja Jabatan: EJ > 1. selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan pegawai per jabatan.jam) Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP3 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai berdasarkan jabatan. Tugas-tugas di luar kedinasan seperti mengurus koperasi. Data tersebut selanjutnya diolah untuk menghitung beban/bobot kerja setiap jabatan dalam suatu unit kerja. tugas tambahan. Contoh hasil olahan FP.69 EJ < 0.00 = A Baik) EJ = 0.BEBAN/BOBOT KERJA = Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu) diperlukan oleh setiap jabatan yang terkait di data baik tugas pokok.

303.4 : Perhitungan Kebutuhan Pegawai Unit. Efektivitas Unit (EU) dan Prestasi Kerja Unit (PU).922. Pejabat/ Pegawai unit.8 6 0.9 9 1.00 = A Baik) EU = 0.90 – 1.16 Efisiensi Unit (EU).69 = D (Sedang) EU < 0.89 = C (Cukup) EU = 0.50 – 0. Rumus: Kelebihan/kekurangan Unit = pegawai = Selisih antara jumlah unit yg ada dengan perhitungan kebutuhan (Sangat Prestasi Kerja Unit: EU > 1. tingkat efisiensi jabatan unit (EU).unit = Jumlah bobot/beban kerja Unit (orang-jam) = Jam kerja efektif per tahun (jam) Dalam FP4 ini sekaligus akan dapat dihitung kelebihan/kekurangan pegawai unit.258.0 3 1.4 B A A A C A . Jumlah kebutuhan pegawai . Tingkat Efisiensi Jabatan (EJ) dan Prestasi jabatan (PJ) Setelah semua unit organisasi dihitung/dibuatkan FP3. 6.344.47 20. selanjutnya dihitung Kebutuhan.17 17. dan Prestasi kerja Unit (PU) dalam formulir FP4 dengan menggunakan rumus. Kepala Biro Bagian 1 Bagian 2 Bagian 3 Bagian 4 Tata Usaha Biro 1. Tingkat Unit (PU) Unit Jumlah Perhitungan Jumlah Organisasi Beban Kerja Kebutuhan Pejabat/ Jabatan Pegawai 1.70 – 0. 2.093.50 = E (Kurang Contoh hasil hitungan FP.72 14. dan Prestasi Kerja Jumlah Pejabat/ +/ Pegawai (existing) 1 14 11 11 10 8 1 14 11 8 12 8 E U PU Ket -3 +2 - 0. 4.910.Contoh hasil hitungan FP. 5.3 : Perhitungan Kebutuhan Pejabat/ Pegawai.25 11. jumlah kebutuhan pegawai unit = Jumlah bobot kerja unit : (dibagi) jam kerja efektif.99 17.00 = B (Baik) EU = 0. 3.

3 Jam (dari jml jam kerja efektif kali kerja per hari dibagi 365 hari) Selanjutnya rumus yang digunakan dalam menghitung jumlah tenaga kerja: (axh) / (bxe) h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja. b. e. atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. c. 3. Melakukan pengambilan data/penelitian untuk menghitung waktu yang dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4.75 DALAM 55 MENGHITUNG 54 JUMLAH -1 KEBUTUHAN LANGKAH-LANGKAH TENAGA KERJA: 1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari. f. dan e sudah dijelaskan diatas. 82.3 0.832. misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien. a. d. FAKTOR-YANG MEMPENGARUHI KEBUTUHAN STAFF a. Selanjutnya Langsung kita coba pada Kasusnya aja ya!!! Kasus I di bagian TPP Rawat Inap Diketahui : . Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. b.7 9 0. 2. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari(diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikirangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) Jumlah jam kerja per hari=7 jam Jumlah hari kerja efektif=279 hari Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin Jumlah Jam kerja efektif (e)=5. Melakukan perhitungan dengan rumus.9 9 Jumlah 2. 3.

5 menit 6  Pengambilan berkas RM=1 menit 7  Penyerahan RM pasien ke petugas antar=0.25 menit 2  Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit 3  Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit 4  Cek Kelengkapan RM=2 menit 5  Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0. Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6.5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan RS anda KESIMPULAN Perencanaan sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama maka harus dilaksanakan dalam organisasi. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1 1. waktu transaksi dan jam kerja produktif pegawai (Yaslis Ilyas.75)/ (303 x 5. 2008).75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6.3 dibulatkan menjadi= 2 orang Kasus II di bagian Assembling Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas.Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R. Kita lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 2  Wawancara pasien butuh waktu=3 menit 3  Pemesanan Kamar dan Cari kamar =3 menit 4  Penjelasan Lembar informed consent=1 menit 5  Entry data pasien=1.5 menit SEHINGGA TOTAL SATU RANGKAIAN PEKERJAAN ADALAH = 10 MENIT Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja. . jumlah transaksi bisnis. Dengan demikian. Terjadinya kesenjangan antara kebutuhan dengan keadaan tenaga di puskesmas akibat faktor (1) dinas kesehatan yang tidak memiliki tenaga profesional dalam perencanaan SDM. dan (2) tidak menggunakan metode atau alat ukur dalam penghitungan kebutuhan tenaga puskesmas berdasarkan beban kerja. kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis.5 menit 6 4.75 jam 1 5. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar : 10 menit x 60 = 600 menit = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5.3)= 2.Inap 60.75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6.3)= 1. dimana di soal diatas adalah 60. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 1  Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0. Total perkejaan satu berkas=6.

S. Ed.Hamdani Pratama-dengan referensi dari: Refernsi : Wuryanto. Human Resource Management. H. Kabupaten/Kota serta Rumah sakit. Jakarta. Vol 39. A. (2000). Gadjah Mada University Press. M. Edisi Revisi. Departemen Kesehatan RI. Jakarta. Journal. (2004).2004. Oktaviana M Page 11 Yin. Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan Tahun 2000 sampai 2010. (2003). ______________________. (2004). Simamora. H. Siagian. PT. Yogyakarta. Bumi Aksara. Sis. Yogyakarta. H(2001). Jakarta. Program DIII RM dan Infokes UGM Leraning Package of Medical Record Practice – IFHRO – . Studi Kasus: Desain dan Metode. Kinerja Teori Penilaian dan Penelitian. pp 8-9. Jakarta. (2002). Handout PSRM 5. J (2000). K. Departemen Kesehatan RI. M. Sub Tim Pelaksana. Departemen Kesehatan RI. BPFE. Raja Grafindo Persada. H. Ed II. Ed. Handoko.81/MENKES/SK/I/2004 tentang Penyusunan Perencanaan Sumberdaya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi. I. (2003) Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif. Tim Penyusun Rancangan Kebijakan Pengembangan Tenaga Kesehatan. Jakarta. P.R. Pusat Kajian Ekonomi Kesehatan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia. Bumi Aksara. Manajemen Personalia dan sumberdaya Manusia. Manajemen Sumberdaya Manusia. SK MenKes No. and Militello. Manajemen Sumberdaya Manusia. I.DAFTAR PUSTAKA Sheppeck. Stategic HR Configuration and Organizational Performance. Jakarta. Ilyas. Y. Nawawi. (2003). T.

STRAT 4 EKO KES 5 MAN. MUTU . SDM TUGAS KET 2 MAN. LOGISTIK 3 MAN.TUGAS – TUGAS KULIAH N O 1 MATA KULIAH MAN. KEUANGAN 6 MAN.

7 HUKUM ETIK & .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful