GENERALIDADES SOBRE CONTROL

Esta función incluye todas las actividades que el administrador emprende para asegurarse que las actuales operaciones se lleven a cabo conforme a lo planeado. La función administrativa de control consiste en hacer la comparación entre los sucesos y los objetivos, y efectuar las correlaciones necesarias cuando haya discrepancia al respecto. El control representa la parte de vigilancia de la función de un administrador. La función de control se muestra en la siguiente figura, en donde la actuación real se compara con la actuación o los resultados deseados.

Actuación o resultados deseados Objetivos

Actuación real

Desviación medida y corregida por el control

La planeación resulta ser un prerrequisito para un control efectivo. Es absurdo suponer que el control se puede lograr sin una adecuada planeación. Si no existe planeación no podrá tenerse una comprensión predeterminada de los resultados que se desea.

Tomar medidas correctivas. . Consiste en comparar el funcionamiento con la norma o estándar. Comparar lo realizado con las normas. La acción correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual. Podemos definir una norma como una unidad de medida establecida para servir como un modelo o criterio. Puede considerarse como el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan esfuerzos para que los resultados estén de acuerdo con lo esperado. las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales. Medir el desempeño. El establecimiento de normas proporciona la base sobre la cual se mide el desempeño real o esperado. Se refiere a un solo concepto: mostrar lo que se ha logrado. y son las siguientes: Establecer normas Medir el desempeño Tomar medidas correctivas Comparar lo realizado con las normas Establecer normas. Esto es importante porque proporciona la verdadera información objetiva que posteriormente se compara con la norma establecida. Tipos de control. sin importar la función o actividad. Dependiendo de las circunstancias. Esta etapa comprende la fijación de normas para todo tipo de funciones operacionales y actividades. Consiste en medir o juzgar lo realizado. en lugar de un cambio en la actividad. cuando exista alguna diferencia entre ambos. debe aplicarse un criterio para establecer la importancia de la diferencia.El proceso de control El control es un proceso formado por varias etapas definidas.

. Un sistema de control debe ser razonable en términos económicos. Todo sistema de control debe justificar los beneficios que proporciona en relación con los costos que representa. Los controles deben llamar la atención del gerente acerca de las variaciones a tiempo para evitar infracciones graves al desempeño de una unidad. Un sistema de control que genera información inexacta puede dar como resultado que el gerente no tome medidas cuando debe. Para reducirlos. • • • Flexibilidad. el gerente debe tratar de imponer la menor cantidad de controles para producir los resultados deseados. un sistema eficaz de control debe ofrecer información oportuna. La mejor de las informaciones valdrá muy poco si es obsoleta. o que responda a un problema que no existe.Entrada Procesos Salida Control anticipado Se adelanta a los problemas Control concurrente Corrige problemas a medida que van ocurriendo Control de retroalimentació n Corrige problemas cuando han ocurrido Cualidades de un sistema eficaz de control. Economía. Oportunidad. Por ello. Los controles deben ser lo bastante flexibles como para adaptarse a los problemas o para aprovechar las nuevas oportunidades. • Exactitud.

los gerentes deben establecer controles en los factores que sean estratégicos para el desempeño de la organización. Debido a que los gerentes no pueden controlar todas las actividades. Los gerentes y los empleados por igual buscarán lucir bien en los criterios que estén controlados. Tener varias medidas del desempeño hará que el enfoque sea más amplio. Un sistema de control difícil de entender puede ocasionar errores innecesarios. • Inteligibilidad. operaciones y hechos críticos dentro de la organización. Si los gerentes controlan usando una sola medida. Un sistema eficiente de control no sólo indica cuándo se ha presentado un distanciamiento importante del estándar. en ocasiones es preciso sustituir los instrumentos sofisticados por controles menos complejos. frustrar a los empleados y. Criterios razonables. la puntualidad. pero sin desmotivarlas ni propiciar su decepción. deben instituir sus instrumentos para el control estratégico ahí donde dichos instrumentos llamen la atención exclusivamente hacia las excepciones. Por ello. Los controles deben cubrir actividades. Colocación estratégica. ser ignorados. Por consiguiente. Varios criterios. Hincapié en la excepción. Los parámetros de control deben ser razonables y alcanzables. Los controles imposibles de entender carecen de valor. sino también sugiere qué medidas debemos tomar para corregir dicha desviación. el esfuerzo estará dirigido exclusivamente a lucir bien en ese estándar. a la larga. • • • • • . Aun cuando pudieran hacerlo. Los controles deben imponer estándares que reten y presionen a las personas para que alcancen niveles de desempeño más altos. Los gerentes no pueden controlar todo lo que ocurre en una organización. por ejemplo. Incluso las estructuras sumamente mecanicistas necesitan controles que se puedan adaptar conforme cambian los tiempos y las condiciones. Medidas correctivas. Un sistema de excepciones garantiza que el gerente no se vea abrumado por información sobre las variaciones del estándar. Si son demasiado altos o irrazonables dejarán de motivar.Pocas organizaciones encuentran entornos tan estables que no requieran de cierta flexibilidad. los beneficios no justificarían los costos.