Auditul calităţii

În standardul SR EN ISO 9000:2006 – „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular” auditul este definit ca „un proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit (înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu criteriile de audit şi sunt verificabile) şi evaluarea lor cu obiectivitate, pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit (ansamblu de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă)”. În domeniul teoriei şi al practicii calităţii sunt întâlnite audituri: ale sistemului de management al calităţii, ale calităţii produsului/serviciului, precum şi audituri ale calităţii proiectului. Pentru toţi specialiştii, alţii decât cei din domeniul calităţii, "audit" înseamnă înainte de toate audit financiar. La o primă vedere, auditul financiar şi auditul calităţii au puţine în comun, însă există puternice asemănări, mai curând din punct de vedere al principiilor, decât al aplicării lor în practică. Ca similitudini pot fi enunţate următoarele:  ambele audituri sunt desfăşurate de profesionişti independenţi (auditori financiari sau de calitate) care urmăresc:  în cazul auditului financiar, atât interesele organizaţiei cât şi pe cele ale acţionarilor ei, pentru a le garanta acestora investiţia;  în cazul auditului calităţii, atât interesele organizaţiei, cât şi pe cele ale consumatorilor, în vederea asigurării calităţii şi a furnizării încrederii în produsele pe care aceştia le achiziţionează/consumă;  auditorii financiari nu trebuie să fie experţi în domeniul de activitate al organizaţiei auditate, ci numai în probleme de contabilitate, la fel ca şi auditorii din domeniul calităţii care nu trebuie să fie experţi în procesele pe care le observă, ci numai specialişti în domeniul obiectivelor şi al tehnicilor de asigurare a calităţii;  ambii specialişti aditori nu trebuie să aibă responsabilităţi directe în sectoarele auditate şi este de preferat ca ei să desfăşoare auditul în cooperare cu personalul sectorului vizat;  auditul calităţii nu-şi propune examinarea tuturor produselor sau a activităţilor unei organizaţii, ci alegerea la întâmplare a unor mostre constituite într-un eşantion şi examinarea lor, pentru a se constata dacă există defecte sau neconformităţi, la fel ca şi auditul financiar, care nu-şi propune examinarea tuturor înregistrărilor financiare ale unei organizaţii, dar prin care se vor inspecta înregistrări alese la întâmplare şi se vor căuta erori sau inconsecvenţe;  nici auditorii financiari şi nici cei din domeniul calităţii nu sunt responsabili pentru corectarea erorilor sau pentru pentru aplicarea unor practici incorecte, ci doar pentru raportarea lor, astfel încât alţii să poată întreprinde acţiunile corective necesare. Ei nu sunt opriţi în evidenţierea ineficienţei sau a practicilor eronate, dar vor fi criticaţi dacă au eşuat în a le descoperi şi prezenta. 1. Concepte de bază în auditul calităţii Standardul SR EN ISO 9000:2001 – „Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular”, care a înlocuit standardul ISO 8402:1995, prevede ca evaluarea sistemului de management al calităţii (2.8.), respectiv, măsura în care cerinţele sistemului de management al calităţii sunt îndeplinite, să se realizeze prin intermediul auditului, constatările acestuia fiind utilizate la evaluarea eficacităţii sistemului şi la identificarea oportunităţilor de îmbunătăţire ale acestuia. Auditarea sistemelor de management ale calităţii are la bază SR EN ISO 19011:2003 "Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/saude mediu", ce reprezintă în fapt o revizie a standardelor anterioare în domeniu şi care acoperă toate aspectele privitoare la

auditare, auditori şi managementul unui program de audit. Standardul oferă îndrumări cu privire la principiile generale ale auditării interne şi externe, conducerii programelor de audit, efectuării auditurilor sistemelor de management ale calităţii (planificarea, efectuarea şi documentarea lor) şi ale sistemelor de mediu, precum şi cu privire la competenţa auditorilor acestor sisteme. Aceste linii directoare sunt suficient de generale pentru aplicarea sau adaptarea lor în diferite industrii şi organisme. De fapt, sistemul de management al calităţii este un program complex şi integrat de activităţi iniţiate de conducerea unei organizaţii în scopul implementării unei politici a calităţii şi a îndeplinirii cu succes a obiectivelor calitative propuse. În acest sens, auditul calităţii nu este altceva decât un instrument de management prin care se urmăreşte confirmarea existenţei sistemului de management al calităţii, se evaluează implementarea acestuia şi a eficacităţii lui, prin identificarea domeniilor ce necesită acţiuni corective sau îmbunătăţiri. În mod normal, auditurile calităţii vor fi desfăşurate pentru atingerea unuia sau a mai multor obiective, dintre cele ce urmează:  să se verifice în cadrul unei organizaţii dacă propriul sistem al calităţii funcţionează corect şi satisface în permanenţă exigenţele prescrise (conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calităţii cu exigenţele prescrise în standarde);  să se determine eficacitatea sistemului de management al calităţii în satisfacerea obiectivelor calitative prescrise;  să se ofere organizaţiei auditate ocazia să-şi amelioreze propriul sistem de management al calităţii;  să se realizeze o evaluare iniţială a unui furnizor, în vederea stabilirii unor relaţii contractuale cu acesta;  să se verifice, în cadrul relaţiilor contractuale, dacă sistemul de management al calităţii furnizorului satisface în permanenţă exigenţele prescrise şi dacă acesta funcţionează corect;  să se permită certificarea sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate. Evaluarea implementării sistemului de management al calităţii implică o analiză a dovezilor obiective cu privire la activităţile curente, a înregistrărilor unor activităţi trecute, a atitudinii personalului şi stabilirea măsurii în care cerinţele sunt îndeplinite. Evaluarea conformităţii sistemului de management al calităţii presupune colectarea dovezilor obiective cu privire la: politica din domeniul calităţii, modul de organizare, resursele existente, precum şi la procedurile scrise şi compararea lor cu cerinţele standardului aplicabil, ale contractului şi/sau cerinţele legale. Dovezile obiective pot fi: specificaţii, înregistrări, instrucţiuni de lucru, observaţii directe ale auditorilor sau chiar afirmaţii directe ale unor persoane avizate. Toate acestea câştigă în valoare în cazul în care sunt şi verificate (documentul este avizat în mod corect). Evaluarea eficienţei sistemului de management al calităţii presupune stabilirea măsurii în care sistemul de management al calităţii este apt să-şi îndeplinească obiectivele, respectiv, măsura în care el contribuie la obţinerea unui nivel calitativ superior prin prevenirea defectelor produselor/serviciilor şi la creşterea satisfacţiei clienţilor. Evaluarea eficienţei este cea mai dificilă sarcină pentru un auditor, şi se bazează pe următoarele tipuri de înregistrări:  şedinţe de analiză ale conducerii cu privire la sistemul de management al calităţii;  concluziile şi constatările auditurilor interne şi ale auditurilor secundă parte (efectuate de clienţi): neconformităţi constatate, acţiuni corective întreprinse etc.;  modalitatea de atingere a obiectivelor propuse, termene de îndeplinire etc.;  eşecuri în satisfacţia clienţilor: reclamaţii, refuzuri, reparaţii post-vânzare, întârzieri sau anulări de livrări, plăţi în perioada de garanţie etc.;  eşecuri în realizarea calităţii specificate: refuzuri, rebuturi, reprelucrări, costul pierderilor etc. Într-un asemenea audit, auditorul va urmări nu numai existenţa unor asemenea dovezi obiective, ci şi frecvenţa cu care apar anumite probleme, precum şi trendul ce se înregistrează. Unul dintre rolurile importante ale unui auditor este şi acela de a intervieva personalul ce

desfăşoară activităţi cu incidenţă asupra calităţii, pentru a stabili măsura în care acesta a înţeles sistemul de management al calităţii şi rolul acestuia, procedurile şi instrucţiunile utilizate, politica şi obiectivele în domeniul calităţii, precum şi utilizarea sistemului în rezolvarea problemelor şi în îmbunătăţirea calităţii. De asemenea, el trebuie să verifice importanţa care este acordată fiecărei probleme a calităţii şi perioadele de timp pentru care ele rămân nerezolvate. Unele audituri interne pot avea drept scop evaluarea efectului economic şi al eficienţei. Efectul economic se referă la utilizarea, cu costuri cât mai reduse, a intrărilor în proces, lipsa efectului putând lua una din următoarele forme: folosirea unor materiale superioare specificaţiilor, obţinerea unor produse cu caracteristici de calitate superioare, inutile scopului propus, nivel înalt al pierderilor ce putea fi evitat etc. Prin eficienţă se înţelege obţinerea unui raport optim între valoarea intrărilor şi cea a ieşirilor din proces, lipsa eficienţei putând fi ilustrată prin: proceduri neclare, responsabilităţi neclare, omise sau suprapuse, informaţii şi instrucţiuni contradictorii etc. Desfăşurarea oricărui audit are însă ca scop final îmbunătăţirea performanţelor unei organizaţii şi tocmai de aceea, concluziile auditului trebuie să furnizeze conducerii informaţii suficiente şi relevante pentru atingerea acestui scop. Auditurile pot fi declanşate cu o anumită regularitate sau cu ocazia unor modificări importante ale sistemului de management al calităţii, ale proceselor, produselor sau serviciilor unei organizaţii sau în urma unor acţiuni corective întreprinse. Concluziile auditurilor pot fi folosite de către toţi factorii de decizie pentru ameliorarea funcţionării sistemelor în vederea atingerii obiectivelor fixate în cadrul politicilor lor generale. Pentru a se îndeplini caracterul de proces independent şi sistematic, aşa cum este el definit, principiul care guvernează desfăşurarea unui audit este principiul independenţei, ca bază a imparţialităţii şi obiectivităţii concluziilor furnizate de către auditori. Auditorii trebuie să fie independenţi faţă de activitatea auditată, să nu fie părtinitori sau să se afle într-un conflict de interese. Concluziile şi constatările auditului trebuie să fie documentate pe bază de dovezi obiective (dovada este considerată baza raţională pentru obţinerea unor concluzii credibile şi reproductibile), astfel încât auditorii care lucrează independent să poată ajunge la aceleaşi concluzii. Auditorii îşi desfăşoară activitatea prin aplicarea următoarelor principii:  conducere etică, bazată pe un înalt profesionalism, integritate, confidenţialitate şi discreţie;  prezentare corectă a celor constatate, respectând cu exactitate adevărul, inclusiv raportarea opiniilor divergente ivite între membrii echipei de audit şi a obstacolelor semnificative constatate în timpul auditului şi nerezolvate;  competenţă şi maxim de atenţie profesională în desfăşurarea activităţii, ţinând cont în permanenţă de importanţa auditului şi de încrederea pe care clienţii le-au acordat-o. Pentru înţelegerea corectă şi completă a procesului de audit, este necesară explicarea unor termeni cu care se operează în permanenţă în acest domeniu:  auditatul reprezintă organizaţia care este supusă procesului de audit;  auditorul reprezintă persoana ce deţine competenţa necesară de a efectua un audit;  clientul auditului este organizaţia sau persoana care are un drept reglementar sau contractual de a solicita un audit. Clientul poate fi: • auditatul, care doreşte ca propriul său sistem de management al calităţii să fie auditat în raport de o normă a acestuia; • un client ce doreşte auditarea sistemului de management al calităţii unui furnizor, făcând apel la proprii auditori sau la o terţă parte; • un organism independent mandatat să determine dacă sistemul de management al calităţii unor furnizori permite conducerea adecvată a produselor sau serviciilor aprovizionate (organisme de control alimentar, farmaceutic, nuclear etc.); • un organism independent însărcinat cu efectuarea unui audit, în vederea certificării sistemului de management al calităţii al organizaţiei auditate;

 echipa de audit este alcătuită din unul sau mai mulţi auditori. Indiferent de faptul că un audit este efectuat de o singură persoană sau de o echipă, responsabilitatea generală va fi repartizată unui responsabil de audit – şeful echipei de audit. În funcţie de circumstanţe, echipa de audit poate fi alcătuită şi din auditori în curs de formare sau din observatori, sub rezerva acceptării lor de către clientul auditat şi de către responsabilul de audit. Această echipă poate primi în legătură cu subiectul auditat informaţii de la un expert tehnic, pe baza cunoştinţelor şi a experienţei profesionale ale acestuia (cunoştinţe referitoare la organizaţie, procesul sau activitatea auditată, îndrumări de limbă sau de cultură). Acest expert nu funcţionează însă ca un auditor, membru al echipei de audit;  programul de audit reprezintă un ansamblu de unul sau mai multe audituri, planificate pe parcursul unui anumit interval de timp şi desfăşurate cu un anumit scop. Una şi aceeaşi organizaţie poate stabili mai multe programe de audit. Necesitatea efectuării unui audit este determinată de client, care ţine cont de exigenţele prescrise sau de alte reglementări în vigoare. Modificările importante din cadrul gestiunii organizaţiei, din politica organismului, a tehnicilor sau tehnologiilor care pot afecta sistemul de management al calităţii sau modificările survenite în sistem conduc la concluzia că auditurile precedente sunt exemple de circumstanţe ce trebuie luate în considerare pentru a decide frecvenţa auditurilor. În interiorul unei organizaţii, auditurile interne pot fi organizate la intervale regulate, pentru nevoile interne de gestiune sau pentru conducerea activităţii;  planul de audit este documentul ce descrie activităţile şi aranjamentele desfăşurate la faţa locului pentru un audit;  domeniul auditului se referă la întinderea şi la limitele unui audit. Clientul ia, în ultimă instanţă, deciziile referitoare la elementele sistemului de management al calităţii, la zonele afectate şi la activităţile ce vor fi auditate. Aceste decizii le va lua împreună cu responsabilul de audit şi dacă este cazul, cu organizaţia auditată ce va fi consultată în momentul determinării domeniului de audit. Domeniul auditului şi gradul de profunzime sunt astfel stabilite încât să permită satisfacerea nevoii de informaţie a clientului. Normele sau documentele în funcţie de care trebuie să se conformeze sistemul de management al calităţii organizaţiei auditate sunt stabilite de client. Domeniul de audit trebuie să furnizeze probe obiective şi suficiente pentru a demonstra funcţionarea eficientă a sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate iar mijloacele angajate în audit trebuie să fie suficiente pentru a permite atingerea scopului şi a gradului dorit de profunzime al auditului;  criteriile de audit reprezintă setul de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca referinţă în desfăşurarea unui audit;  dovezile auditului sunt reprezentate de înregistrări, declaraţii de fapte sau alte informaţii relevante pentru criteriile de audit şi care sunt verificabile. Dovezile pot fi atât de natură cantitativă, cât şi calitativă;  constatările auditului reprezintă rezultatul evaluării dovezilor de audit, cercetate în funcţie de criteriile ce stau la baza desfăşurării auditului. Aceste constatări pot semnala conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, inclusiv dovezile obiective pentru reducerea, eliminarea şi prevenirea neconformităţilor, precum şi şansele de îmbunătăţire existente;  concluzia auditului reprezintă de fapt rezultatul întregului audit prezentat de echipa de audit, având la bază obiectivele auditului şi constatările înregistrate. 2. Clasificarea auditurilor calităţii În principal, există două tipuri de audituri ale calităţii: audituri interne şi audituri externe ale calităţii. Auditurile interne sunt acele audituri desfăşurate în interiorul unei organizaţii de către personalul propriu sau de către un subcontractant, pentru scopuri interne, şi sunt declanşate la cererea conducerii organizaţiei respective. În acest caz, organizaţia auditată este atât client, cât şi auditat. Aceste audituri pot constitui baza, pe propria răspundere, a declaraţiei de conformitate.

 evaluarea sistemul de management al calităţii în vederea certificării. auditorul intern este obligat să trateze cu persoane din funcţii importante.  obţinerea informaţiilor referitoare la acţiunile de îmbunătăţire a sistemului de management al calităţii unui furnizor selectat anterior. fiind totodată şi instrumente de stimulare a dezvoltării organizaţiei. în concordanţă cu procedurile documentate.  conducerea organizaţiei consideră că este cel mai eficient instrument pentru a identifica şi clasifica domeniile de prioritate. fiind familiarizaţi cu activitatea organizaţiei lor. Auditurile externe sunt acele audituri desfăşurate de o terţă parte (organism de certificare) sau de un client. În cadrul auditurilor interne se disting auditurile anuale ale calităţii. o organizaţie poate alege propriile ei metode şi frecvenţe. unde apare necesitatea de a fi respectate anumite etape. în scopul îmbunătăţirii sistemului de management al calităţii.  se bazează pe controlul înregistrărilor sau pe verificarea unor mostre. auditorul va fi de un real ajutor conducerii. la sediul furnizorului. Planul de audituri interne depinde de nevoia de auditare a tuturor activităţilor organizaţiei în cauză iar frecvenţa auditurilor se stabileşte de către conducere. auditurile interne trebuie planificate şi desfăşurate de personal pregătit corespunzător. Uneori însă.Auditurile interne se pot desfăşura având la bază următoarele motive:  reprezintă o cerinţă din stanadard. De asemenea. recomandând priorităţile pentru îmbunătăţirea activităţii). orice acţiune corectivă rezultată din identificarea unor nereguli trebuie verificată iar înregistrările acestor activităţi trebuie menţinute la zi. în funcţie de care alţii vor acţiona în consecinţă. Pentru auditurile interne. De aceea. ceea ce ar putea să-i aducă atingere autorităţii sale. . Auditurile interne oferă conducerii importante informaţii cu privire la activitatea de îmbunătăţire continuă a calităţii. Auditurile externe se pot desfăşura având la bază următoarele motive:  obţinerea unor date de evaluare şi de selectare a furnizorilor. auditorii au o poziţie mai privilegiată faţă de cei care desfăşoară audituri externe. atâta timp cât:  sunt desfăşurate de acest departament datorită independenţei acestuia şi pregătirii speciale pe care o presupun. auditurile interne pot fi bazate pe elemente ale sistemului de management al calităţii sau pe proiecte. Multe dintre activităţile desfăşurate de Departamentul de Asigurare a calităţii al unei organizaţii pot fi considerate audituri interne. prin modul profesional şi competent. precum şi momentul şi mecanismul de raportare.  raportează situaţia existentă. în funcţie de nevoile sistemului de management al calităţii (activităţile mai importante trebuie auditate mai des decât cele mai puţin importante). a cărei muncă aduce beneficii mari organizaţiei sale (datorită cunoştinţelor sale privind sistemul de management al calităţii. care reprezintă o parte esenţială a viziunii managementului calităţii totale şi care sunt mult prea importante pentru a fi lăsate în sarcina exclusivă a unui departament al calităţii. de obicei sunt implicaţi în recomandarea acţiunilor corective pentru înlăturarea neconformităţilor constatate şi de multe ori pot ajuta la implementarea acestora.  pentru a pregăti un audit extern şi a corecta cel puţin o parte dintre neconformităţile întâlnite. el va trebui să se impună ca o persoană capabilă. Planul trebuie astfel elaborat încât să permită auditarea simultană a mai multor funcţii ale organizaţiei. Dacă se urmăreşte satisfacerea cerinţelor ISO 9001:2001. În acest tip de audit. dacă acestea sunt o parte importantă a activităţii. pentru a fi evaluate în acest fel şi interfeţele dintre diferitele compartimente. organizaţiile cu o atitudine matură faţă de calitate pot tratata auditurile interne cu mai multă flexibilitate. Spre diferenţă de auditurile secundă parte şi de cele terţă parte. Rezultatele acestor audituri trebuie documentate.

Auditurile terţă parte depind. de faptul dacă organizaţia este pregătită pentru evaluare şi pentru natura schemei de certificare. din partea personalului organizaţiei auditate. auditul fiind o parte a politicii de selecţionare şi de aprobare a furnizorilor săi potenţiali. ajutându-l pe acesta să-şi menţină contractul sau certificatul.  . auditurile pot fi simple şi comune. organism de certificare-audit terţă parte). pentru desfăşurarea unei analize independente. În cazul auditurilor externe auditorul are o autoritate mult mai mare. auditul de supraveghere se efectuează numai asupra unei părţi a sistemului de management al calităţii organizaţiei auditate. un client sau alte persoane în numele acestuia). practicile şi procedurile utilizate sunt obiectul evaluării Consiliului naţional de acreditare şi certificare. efectuat de către un auditor intern sau de un subcontractant şi în care clientul şi auditatul sunt una şi aceeaşi organizaţie. Ca urmare. Dacă auditorul intern se poate confrunta cu atitudini care i-ar putea submina sau ştirbi autoritatea. Auditul primă parte este. cu atitudini umile. subcontractant-audit intern. de fapt. un audit intern în care organizaţia solicită un audit propriu. de evaluare completă sau de supraveghere. auditorii interni vor colabora cu auditorii clientului pe parcursul întregului audit. Auditul terţă parte (extern independent) este efectuat de o organizaţie independentă (de cele mai multe ori organisme acreditate de certificare). secundă parte şi terţă parte. Desfăşurarea unui audit secundă parte are la bază dreptul unei organizaţii de a-şi defini propria politică şi procedurile în domeniul auditării şi al evaluării furnizorilor/subfurnizorilor săi. de constatările lui depinzând. În funcţie de numărul organizaţiilor care participă la efectuarea unui audit. precum şi domeniile de monitorizare a unor acţiuni corective necesare. Aceste audituri pot fi: de evaluare iniţială. De obicei. în cazul auditurilor externe prin care o organizaţie îşi evaluează furnizorii în conformitate cu standardul. Auditul secundă parte este un audit extern efectuat de o organizaţie ce prezintă un interes în raport cu organizaţia auditată (de exemplu. auditul se află la interfaţa dintre client şi furnizor şi în mod normal. Auditul are loc la cererea unei organizaţii. Şi organismele de certificare pot fi auditate în vederea evaluării modului în care serviciile lor de audit corespund schemei naţionale de acreditare. auditorul extern se poate întîlni. auditorul extern este văzut şi mai constructiv în cazul unei vizite de supraveghere la un furnizor deja existent. obţinerea unui contract sau chiar certificarea organizaţiei. executarea şi urmărirea acţiunilor corective întreprinse trebuie făcute într-o manieră de înalt profesionalism. Auditul terţă parte este cel mai formal dintre cele trei tipuri de audit existente iar planificarea. pentru că:  organizaţia care a solicitat un audit terţă parte plăteşte pentru serviciile prestate şi se aşteptă la o muncă de înaltă calitate şi performantă.supravegherea unei organizaţii deja certificate. sub diverse forme. sau chiar de tentative de mituire. Oricum. ipocrite. precum şi momentul (întotdeauna precontractual) şi frecvenţa unor asemenea audituri. ele trebuie desfăşurate pe baza unui program planificat iar rezultatele trebuie păstrate. În general.  dacă organizaţia ce desfăşoară auditul este un organism de certificare acreditat. pentru mistificarea realităţii. client-audit secundă parte. Auditul simplu este cel desfăşurat de o singură organizaţie (personal propriu-audit intern. O altă clasificare este aceea care împarte auditurile în funcţie de natura auditorului în audituri: primă parte. de exemplu. în timp ce auditul comun este cel efectuat de două sau mai multe organizaţii de audit care cooperează în auditarea în comun a unui singur auditat. putând fi selectată numai acea parte a sistemului care are legătură cu un anumit contract sau produs/serviciu. în principal. în vederea obţinerii certificării sau a înregistrării conformităţii cu cerinţele dintr-un standard (exemplu: ISO 9001 şi/sau ISO 14001). prin intermediul unor auditori angajaţi ai acesteia. Auditorii pot sfătui asupra acţiunilor corective şi împreună cu partea contractantă pot avea autoritatea de a aproba furnizorul/subcontractorul respectiv.

organizaţia capabilă să: recunoască faptul că problema există?. Auditurile de proces urmăresc un proces individual. cât şi extern interfeţele. Auditul procesului nu implică verificarea produselor. La baza elaborării planurilor detaliate de îmbunătăţire a calităţii stă decizia conducerii organizaţiei referitoare la ariile de prioritate pentru îmbunătăţirea calităţii în viitor (reducerea deşeurilor. Rezultatele anui audit al calităţii totale. precum şi construirea unui sistem de măsurare coerent. ci mai degrabă procesul utilizat în crearea produsului şi. inclusiv procesul de dezvoltare a produsului/serviciului. Prin acest tip de audit se verifică practic toate procesele calitative ale organizaţiei. . Prin auditarea calitativă în relaţie cu aceştia. determine cu acurateţe cauza?. cu toate că acţiunile ce rezidă vor fi întreprinse la nivel de proces. rezultatele fiind integrate în analiza proiectului şi evaluate ca orice alt rezultat ale proceselor organizaţiei în cauză. ea va influenţa inevitabil imaginea competenţei organizaţiei auditate. etichetării şi a modului de aranjare la depozitare etc. cunoaşterea tehnicilor de auditare a sistemului de management al calităţii este la îndemâna tuturor organizaţiilor. combinate cu rezultatele unui benchmarking reprezintă practic intrările cele mai importante ale procesului de decizie la nivelul unei organizaţii. al planurilor sau cauzele înregistrării unor rezultate superioare aşteptărilor). a umidităţii şi a conţinutului de praf. a apărut şi un audit al calităţii totale. auditul poate îmbrăca una din următoarele forme:  o observare directă a măsurătorilor. Primul obiectiv în verificarea concordanţei dintre planuri şi rezultate este înţelegerea rezultatelor obţinute (cauzele pentru care acestea nu s-au ridicat la nivelul aşteptărilor. Acesta constă în verificarea concordanţei dintre planurile calităţii şi rezultatele calitative obţinute. care sunt cauzele efectelor măsurate. se impune o analiză şi o evaluare a măsurărilor. Indiferent dacă această opinie va fi favorabilă sau nu.  înregistrarea statutului de calibrare a echipamentului de verificare şi măsurare. furnizorilor şi clienţilor acestora. mediul în care procesul are loc. Spre deosebire de cele mai multe dintre aspectele knowhow-ului industrial. va fi. răspunsul la următoarea întrebare: „dacă pentru un motiv oarecare apare o problemă referitoare la calitate. de fapt. anterior auditului calităţii totale. În acest sens se pot da următoarele exemple:  înregistrarea temperaturii locului de muncă. a costurilor. a fluctuaţiilor de temperatură a instalaţiilor şi a gazelor. cu alte cuvinte.  înregistrarea ambalarii. Aceasta se referă atât la produse finite dar şi la materiale şi la diferitele faze de fabricaţie. de asemenea. acestea pot fi: de produs/serviciu. Prin auditurile sistemului de management al calităţii se urmăreşte. în vederea evaluării conformităţii. În acest caz. Auditurile de produs/serviciu presupun analizarea şi evaluarea unui contract. produs/serviciu prin care se verifică fiecare element din punct de vedere al conformităţii cu procesele organizaţiei. formuleze şi să implementeze o soluţie?. De aceea. controlul proceselor statistice este o formă a auditului produselor.).  înregistrarea vitezei de lucru a maşinilor. unde jurnalul de control al procesului este suplimentat de mai puţine măsurări independente. minimalizeze impactul acesteia asupra clienţilor?. Corespunzător conceptului de calitate totală. pregătirea personalului etc. dacă acesta poate afecta eficienţa procesului. creşterea satisfacţiei clienţilor. organizaţiile pot emite propria lor judecată de valoare cu privire la competenţa lor.  şi o combinaţie a acestora. Astfel. cu rapiditate. în vederea identificării şanselor viitoare de îmbunătăţire a calităţii. de proces şi de sistem.  un audit al înregistrărilor ţinute de personalul implicat în proces. având drept scop identificarea viitoarelor şanse de îmbunătăţire a calităţii. menţină îmbunătăţirea rezultată? Auditul sistemului de management al calităţii este o tehnică ce este utilizată pe cele 3 trepte ale lanţului furnizor-producător-client.În funcţie de obiectul auditului. verificându-se atât intern.

Întocmirea şi conducerea unui program de audit Organizaţiile care decid să desfăşoare audituri ale calităţii trebuie să-şi întocmească şi să desfăşoare în mod eficient un program de audit prin care să planifice numărul şi tipul auditurilor ce se vor efectua. atât din punctul de vedere al sistemului de management al calităţii. Auditurile verticale sunt acele audituri în care se evaluează o funcţie a produsului sau a serviciului. printre care:  fiecare element al sistemului să fie auditat în funcţie de importanţa lui.Din punctul de vedere al numărul de referenţiale. Această opinie se bazează pe ideea potrivit căreia dacă sistemul calităţii unei organizaţii se caracterizează printr-o dezordine cronică.. Din punctul de vedere al profunzimii sale se pot distinge două niveluri de audit:  un audit superficial (de suprafaţă) . În ceea ce priveşte modalitatea efectuării auditului. aşa cum el a fost proiectat. o organizaţie auditată va avea o experienţă în acest domeniu. precum şi resursele necesare. se află opinia potrivit căreia scopul unui audit este acela de a determina organizaţia auditată să-şi pună ordine în activităţile curente. o notificare anterioară a auditului nu permite realizarea în timp util a tuturor acţiunilor menite să o mascheze. măcar prin auditarea ei de către alţi clienţi sau organizaţii exterioare. Auditorii cei mai experimentaţi recomandă o notificare a auditului. dacă el nu va fi tratat în mod oficial.  auditorii să fie independenţi de personalul cu responsabilităţi în activităţile ce vor fi auditate. atâta vreme cât un audit surpriză se poate solda cu o pierdere de timp datorită absenţei unor persoane cheie. Constatarea este de natură primară şi se face prin inspectarea manualului calităţii şi a documentelor asociate. dar cel puţin o dată pe an. el va presupune examinarea înregistrărilor. astfel încât să nu aibă timp să-şi facă ordine în activităţi. Auditurile orizontale sunt auditurile prin care se evaluează o operaţie sau o funcţie ţinând cont de toate interfeţele din interiorul unei organizaţii.  audit anunţat. 3. Indiferent de tipul de audit efectuat. observarea operaţiilor şi intervievarea personalului. eficienţa acestuia poate fi afectată. cât şi din cel al sistemului de management al mediului reprezintă un audit combinat. Auditarea simultană a unei organizaţii. în sens invers. trecându-se prin toate procesele organizaţiei. într-un audit anunţat se poate reduce substanţial numărul acţiunilor corective necesare. De aceea. Programul de audit poate cuprinde unul sau mai multe audituri simple. Unii auditori consideră că misiunea lor este de a-i prinde pe oameni pe picior greşit. Prin aceste programe se urmăresc o serie de obiective. (cazul auditului surpriză). toate acestea putându-se evita printr-o consultare anterioară. comune sau . În funcţie de direcţia de desfăşurare. La polul opus. administrarea şi urmărirea lor. întreruperii unor procese etc.  un audit de profunzime (de conformitate) . Pe această bază. în vederea identificării şi furnizării acestora. dacă nu prin efectuarea unor audituri interne.  auditorii să fie disponibili pentru a desfăşura auditurile programate. audituri ale sistemului de management al mediului şi audituri combinate. documente etc.  conducerea auditaţilor să fie notificată din timp cu privire la auditurile ce se vor desfăşura etc. auditurile sistemului de management pot fi: audituri ale sistemului de management al calităţii. există două opinii contrare:  audit surpriză. ceea ce va conduce la o discreditare a imaginii organizaţiei auditoare. Cel mai probabil. auditurile pot fi: verticale şi orizontale.se urmăreşte obţinerea de dovezi obiective referitoare la respectarea procedurilor elaborate. de îndată ce cunosc propriile lor nereguli.prin acesta se intenţionează a se stabili dacă există un sistem de management al calităţii documentat şi dacă acesta este adecvat.

alocării de resurse suplimentare şi elaborării de proceduri adecvate. probleme culturale şi sociale etc. precum şi cele necesare auditurilor şi să stabilească procedurile după care se vor efectua auditurile. respectiv: evaluarea auditorilor. conducerea şi îmbunătăţirea activităţilor de audit.  disponibilitatea auditorilor şi a experţilor tehnici de o anumită competenţă necesari pentru realizarea obiectivelor unui anumit program de audit. în conformitate cu programul lor de audit). natura şi de complexitatea organizaţiei ce va fi auditată. orice program de audit trebuie să aibă la bază anumite obiective. Realizarea unui program de audit necesită şi o serie de resurse. trebuie să se acorde o atenţie maximă competenţei echipei de audit. cerinţele contractuale şi alte criterii de audit. complexitatea. şi anume:  dezvoltarea.  să monitorizeze.  tehnicile de audit. investite de conducerea de vârf a organizaţiei cu următoarele responsabilităţi:  să stabilească obiectivele şi întinderea programului de audit.  numărul. similaritatea şi amplasarea activităţilor ce se vor audita. Programele de audit trebuie pot fi conduse de una sau de mai multe persoane responsabile. în care trebuie acordată o atenţie sporită stabilirii responsabilităţilor şi competenţelor suplimentare necesare echipei de audit. desemnarea echipei de audit.  limba utilizată.  timpul de deplasare.  rezultatele auditurilor anterioare sau analiza programului de audit anterior. reglementările existente.  frecvenţa auditurilor planificate a se desfăşura. nevoile de evaluare a furnizorilor etc.  să stabilească responsabilităţile. Întinderea unui program de audit este influenţată de o serie elemente printre care:  mărimea.  modificări semnificative ale organizaţiei sau ale activităţii sale. în ansamblul său. implementarea.  domeniul. importanţa. la identificarea cărora trebuie luate în considerare toate sursele generatoare de nevoi de resurse.  nevoia de acreditare/înregistrare/certificare.  durata auditurilor.  să se asigure de menţinerea înregistrărilor programului de audit. analizeze şi îmbunătăţească programul de audit prin identificarea oportunităţilor. obiectivele şi durata fiecărui audit care urmează a se efectua. să identifice şi să furnizeze resursele necesare programului.  standardele. În cazul unor audituri combinate (de calitate şi de mediu).combinate. cazare şi alte nevoi ale auditării. conducerea activităţilor auditului şi înregistrarea concluziilor de audit. Pentru a realiza o planificare şi o efectuare corectă a auditurilor. cerinţele sistemelui de management. care se stabilesc în funcţie de: priorităţile managementului. în funcţie de mărimea. . Înainte de începerea auditului se impune obţinerea acordului părţilor asupra tuturor acestor aspecte. cerinţele reglementate şi contractuale.  realizarea şi menţinerea competenţei auditorilor şi îmbunătăţirea performanţelor acestora. la fel ca şi în cazul auditurilor comune (desfăşurate de două sau mai multe organizaţii de auditare.  intenţiile comerciale şi riscurile potenţiale pentru organizaţie.  să asigure implementarea programului de audit. natura şi complexitatea organizaţiei auditate. cerinţele clienţilor sau nevoile altor părţi interesate.

 efectuarea auditurilor de urmărire. responsabilii de program trebuie să stăpânească tehnicile de audit şi principiile generale ale auditului. să posede aptitudini de management şi de asemenea.  menţinerea înregistrărilor programului de audit. Se recomandă ca factorii de conducere ai programelor de audit să evalueze în permanenţă prestaţiile auditorilor săi. cerute de o disciplină particulară. Pentru alegerea auditorilor şi a şefilor echipei de audit. să fie la curent cu competenţa cerută auditorilor.  mărimea şi structura echipei de audit.  efectuarea auditurilor. de evaluare continuă a nevoilor de instruire şi de dezvoltare profesională continuă a auditorilor.  asigurarea controlului înregistrărilor activităţilor auditului. Implementarea unui program de audit se realizează prin desfăşurarea următoarelor activităţi:  comunicarea programului de audit părţilor interesate.  asigurarea analizei şi aprobarea rapoartelor de audit şi distribuirea acestora către clientul auditului şi altor părţi specificate. Conducerea programelor de audit poate stabili şi metode de măsurare şi de comparare a performanţelor auditorilor.  stabilirea şi menţinerea unui proces de evaluare iniţială a auditorilor. cât şi prin alte mijloace adecvate. este de dorit ca auditurile efectuate de diferiţi auditori să ajungă la concluzii asemănătoare. logistică etc. aceste informaţii pot fi puse şi la dispoziţia comitetelor de evaluare. în vederea obţinerii unei omogenităţi între auditori.  competenţa lingvistică necesară. să fie cunoscători ai aspectelor tehnice şi economice relevante ale activităţilor ce se vor audita.). Programul de audit necesită şi elaborarea numitor proceduri care trebuie să includă:  planificarea şi programarea auditurilor.  tipul de servicii sau produse şi reglementările asociate (sănătate. În acest sens. Aceste metode se referă la: . aceeaşi operaţie fiind practic auditată în aceleaşi condiţii.  aptitudinile de management ale acestei echipe. agro-alimentare.Pentru îndeplinirea corectă a acestor responsabilităţi.  asigurarea competenţei auditorilor şi ale auditorilor şefi.  furnizarea resurselor necesare echipelor de audit.  competenţa necesară pentru desfăşurarea unui audit particular.  monitorizarea performanţei programului de audit şi înbunătăţirea acestuia.  alţi factori pertinenţi.  coordonarea şi programarea auditurilor şi ale altor activităţi ale programului de audit. servicii.  absenţa conflictelor de interese. asigurare. atât prin observarea auditurilor. în vederea garantării competenţei în misiunea încredinţată.a.). conducerea programelor de audit trebuie să ia în considerare următorii factori:  tipul de normă a sistemului de management al calităţii în raport de care se va efectua auditul (norme referitoare la produse.  desemnarea echipelor de audit. echipamente nucleare ş.  asigurarea efectuării auditurilor conform programului.  calificarea profesională sau competenţele dintr-un anumit domeniu tehnic. precum şi în identificarea celor insuficiente.  selectarea echipelor de audit corespunzătoare. Dacă este necesar. Aceste informaţii pot fi folosite în vederea ameliorării procesului de selectare a auditorilor şi a performanţelor acestora.  asigurarea auditului de supraveghere.

pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea activităţilor auditului. În urma analizei programului de audit se pot constata anumite neconformităţi ce impun acţiunile corective şi/sau preventive corespunzătoare. care cuprind: .  timpul necesar încheierii acţiunilor corective impuse programului de audit. cum ar fi:  înregistrări individuale de audit: planuri de audit. Analiza programului de audit urmăreşte următoarele aspecte ale acestuia:  rezultatele şi tendinţele constatate prin intermediul monitorizării. investigaţii. a înregistrărilor. rapoarte de audit.. examinări ale rapoartelor de audit. a domeniului şi a criteriilor de audit. Demonstarea implementării unui program de audit se realizează prin intermediul menţinerii. definirea obiectivelor. care cuprinde trei etape principale. documentarea constatărilor.  rezultate ale analizei programului de audit. auditaţilor şi auditorilor. repartizarea sarcinilor în cadrul echipei de audit şi stabilirea datei de începere a auditului.  evoluţia nevoilor şi aşteptărilor părţilor interesate. stabilirea echipei de audit. prezentate în figura nr. evaluarea prestaţiilor. stabilirea rolului şi a responsabilităţilor ghizilor şi ale observatorilor. Monitorizarea se bazează pe luarea în calcul a unor indicatori de performanţă care măsoară:  capacitatea echipelor de audit în implementarea planului de audit. analiza documentelor presupune o analiză a documentelor relevante ale sistemului de management al calităţii.  practici noi sau alternative de auditare. 1: 1) Pregătirea auditului. 2) Desfăşurarea auditului. stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului auditului. planificarea documentelor de lucru. compararea performanţelor auditorilor. 3) Rezultatele auditului. precum şi oportunităţi de îmbunătăţire ale acestuia. vizita preliminară efectuată de şeful echipei de audit. selectare echipă de audit. desfăşurarea programului de audit trebuie monitorizată şi analizată în vederea evaluării măsurii în care acesta şi-a îndeplinit obiectivele şi pentru a se identifica oportunităţile de îmbunătăţire a lui. inclusiv determinarea gradului de conformitate ale acestora. pregătirea concluziilor auditului şi şedinţa de închidere. standardelor etc. schimbarea auditorilor între diferite echipe.ateliere de formare a auditorilor.  conformitatea cu programările de audit existente. colectarea şi verificarea informaţiilor. care constă în: şedinţa de deschidere. controlării şi păstrării în condiţii adecvate de securitate a unor înregistrări. rapoarte de neconformitate şi rapoarte de acţiuni corective şi preventive.  conformitatea cu procedurile.      4.  înregistrări ale personalului auditului: evaluare auditori. determinarea fezabilităţii auditului.  feedback-ul clienţilor auditului.  consecvenţa dintre echipele de audit. şi anume: iniţierea auditului ce constă în: desemnarea şefului echipei de audit. comunicarea în timpul auditului prin intermediul şedinţelor echipei de audit.  înregistrările auditurilor. instruire Odată implementat. Etapele de desfăşurare ale unui audit În desfăşurarea unui audit există trei faze distincte.

precum şi pe cele ale altor directive aplicabile. preventive. care cade în responsabilitatea şefului echipei de audit. în special cu privire la autoritatea şefului de echipă. respectiv păstrarea documentelor şi finalizarea auditului. determinarea fezabilităţii auditului. stabilirea echipei de audit. colectarea şi verificarea informaţiilor. aprobarea şi distribuirea raportului de audit. inclusiv determinarea gradului de conformitate ale acestora. În cazul unui audit comun.iniţierea auditului: desemnarea auditorului şef. care să permită o evaluare demnă de încredere a organizaţiei. respectiv verificarea acţiunilor corective.  participă la alegerea celorlalţi membri ai echipei de audit.  efectuarea auditurilor de urmărire. Desfăşurarea auditului: şedinţa de deschidere. domeniului şi criteriilor auditului în cauză.  respectă exigenţele aplicabile auditului.analiza documentelor: o analiză a documentelor relevante ale sistemului de management. Demararea unui proces de audit impune desemnarea de către conducerea programului de audit a unui şef de echipă de audit (auditor şef). documentarea constatărilor. este necesară o planificare a activităţii. vizita preliminară efectuată de auditorul şef. comunicare în timpul auditului prin intermediul şedinţelor echipei de audit. repartizarea sarcinilor în cadrul echipei de audit şi stabilirea datei de începere a auditului. pregătirea. . . stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra scopului auditului. dacă este acceptată.  pregăteşte planul de audit.pregătirea auditului la faţa locului care cuprinde planificarea activităţilor auditului. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit). Pentru a se asigura un audit eficient. precum şi autoritatea corespunzătoare pentru a lua deciziile referitoare la conducerea auditului. standardelor etc. formează baza pentru contractul ce se va încheia între o organizaţie terţă şi organizaţia clientă.  încheierea auditului. se impune acordul organizaţiilor auditate cu privire la responsabilităţile specifice fiecărei organizaţii. investigaţii. fluent şi cu costuri reduse. de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet până ce acţiunile corective nu au fost verificate. O dată ce contractele sunt semnate. definirea obiectivelor. . înainte de începerea auditului. a înregistrărilor. Pregătirea auditului . planificarea documentelor de lucru. este desemnat auditorul şef. roluri şi responsabilităţi ale ghizilor şi observatorilor.. Principalele responsabilităţi ale şefului unei echipe de audit sunt următoarele:  analizează documentele referitoare la activitatea sistemului de management al calităţii existent pentru a determina dacă acestea sunt sau nu adecvate. există şi o fază iniţială care presupune o cerere de audit şi cotaţia pentru audit care. Pentru că auditurile terţă parte implică din partea solicitanţilor plata unor taxe pentru activitatea prestată. El trebuie să posede capacitatea şi experienţa necesară în materie de gestiune a auditului. Şeful echipei de audit poartă răspunderea pentru toate fazele auditului. pregătirea concluziilor auditului şi şedinţa de închidere.  defineşte exigenţele misiunii auditului.

fără echivoc şi definitiv.       . O altă activitate în cadrul acestei prime etape se referă la definirea. coduri de conducere ale sectoarelor etc.  declanşează procesul. în conformitate cu procedurile programului de audit. documentele de lucru şi dă instrucţiuni echipei de audit. Etapele desfăşurării unui audit pregăteşte auditul. procedurile. respectiv păstrarea documentelor şi finalizarea auditului.Rezultatele auditului: . Principalele responsabilităţi şi drepturi ale unui client de audit sunt următoarele:  decide dacă este necesar să se efectueze un audit. astfel:  auditul terţă parte pentru certificare va avea domeniul determinat de organizaţia auditată. semnalează toate obstacolele majore ivite în execuţia auditului.încheierea auditului. şeful echipei de audit trebuie să asigure ca definirea obiectivelor.  evaluarea capabilităţii sistemului de management al calităţii în asigurarea conformităţii cu cerinţele reglementate sau contractuale. Figura nr.pregătirea. cât şi pe cel al clientului. domeniul şi criteriile în raport de care se va efectua auditul. defineşte obiectivele auditului. cerinţe ale sistemelor de management. activităţi şi procese ce vor fi auditate şi perioada efectuării auditului.efectuarea auditurilor de urmărire. domeniului şi criteriilor de audit. standardele. domeniului şi criteriilor de audit să corespundă naturii acestui tip de audit. respectiv verificarea acţiunilor corective. În cazul unui audit combinat. Orice modificăre a obiectivelor. Între obiectivele unui audit se pot înscrie următoarele:  determinarea gradului de conformitate a sistemului de management al auditatului (sau al unor părţi ale acestuia) cu criteriile de audit. cerinţe contractuale. preventive. .  primeşte raportul de audit. Stabilirea obiectivelor. de îmbunătăţire şi a altor detaliilor (un audit nu poate fi considerat complet până ce acţiunile corective nu au fost verificate. legile şi reglementările aplicabile. împreună cu şeful echipei de audit. Criteriile de audit includ: politicile aplicabile. 1.  stabileşte organismul auditor. unităţi organizatorice. Domeniul auditului se referă la întinderea şi limitele acestuia: amplasamente fizice. semnalează imediat auditatului neconformităţile critice.  evaluarea eficacităţii sistemului de management al calităţii în îndeplinirea cerinţelor specificate. prezintă raportul de audit. Aceste acţiuni nu sunt totuşi considerate ca parte a auditului decât în măsura în care ele sunt incluse în planul de audit). Obiectivul va fi acela de evaluare a tuturor aspectelor sistemului de management al calităţii astfel ca auditatul să poată demonstra că desfăşoară activităţi eficiente (să-şi demonstreze capabilitatea) iar întinderea auditului (numărul de zile necesar pentru efectuarea acestuia) va depinde de domeniul de activitate şi de mărimea organizaţiei. în înţelegere cu organismul de certificare. . de către clientul auditului respectiv. aprobarea şi distribuirea raportului de audit. a obiectivelor. raportează concluziile auditului în mod clar.  identificarea zonelor de îmbunătăţire potenţială a sistemului etc. reprezintă echipa de audit pe lângă conducerea auditatului. domeniului şi criteriilor auditului diferă la cele trei tipuri de audit. domeniului sau criteriilor de audit trebuie să aibă atât acordul auditatului.

responsabilul programului de audit. la un moment dat. Echipa este selectată astfel încât. Alături de acest criteriu. În cazul neîntrunirii acestor condiţii de fezabilitate. mărimea unei echipe de audit este influenţată şi de o serie de alţi factori. a unor nevoi specifice organizaţiei. prin consultare cu auditatul.  independenţa auditorilor faţă de activităţile ce vor fi auditate. în funcţie de competenţa impusă membrilor echipei de către obiectivele auditului ce va avea loc. care va acţiona sub conducerea unui auditor.  capacitatea membrilor de a conlucra în cadrul echipei şi cu auditatul. o organizaţie având între 500 şi 600 de angajaţi.disponibilităţile de cooperare ale auditatului. criteriile şi durata estimată a auditului. domeniul putând fi întreaga organizaţie. În literatura de specialitate se consideră că este de preferat ca auditul să se efectueze de cel puţin doi auditori.  auditurile interne trebuie să asigure acoperirea în timp util a tuturor elementelor sistemului de management al calităţii iar la planificarea lor se va stabili domeniul şi întinderea fiecărui audit. Resurselor umane şi materiale necesare desfăşurării unui audit sunt identificate de către responsabilul programului de audit. Cele mai multe dintre organismele de certificare au propriul lor ghid privitor la stabilirea mărimii echipei de audit.  competenţa echipei ce va desfăşura auditul (identificarea cunoştinţelor şi aptitudinilor necesare pentru realizarea obiectivelor auditului). un anumit proiect. prin consultare cu clientul auditului şi cu auditatul. La stabilirea mărimii şi a componenţei echipei de audit se iau în considerare următoarele elemente:  obiectivele. Ca o indicaţie generală. La determinarea fezabilităţii se analizează următoarele elemente: .  prezenţa a doi auditori oferă suport moral unul altuia. Responsabilitatea stabilirii domeniului auditului revine Departamentului de Asigurare a calităţii sau de aprovizionare al cumpărătorului.  cerinţele organismului de acreditare/certificare. . Determinarea fezabilităţii auditului prezintă o deosebită importanţă pentru succesul unui audit.  limba folosită pe parcursul auditului şi înţelegerea caracteristicilor sociale şi culturale ale auditatului fie în mod direct de către membrii echipei de audit. să se folosească auditori care . auditată în conformitate cu ISO 9001 va necesita aproximativ 8-10 zile/persoană.disponibilitatea resurselor necesare. datorită mai multor considerente. complexitatea operaţiilor etc.  întrebările unuia dintre auditori întreţin ideile de investigaţie ale celuilalt etc. ori de câte ori este posibil. . în ideea unei investigaţii cât mai eficiente. bazat pe numărul de angajaţi al organizaţiei care solicită auditarea. printre care:  echipa oferă posibilitatea de a divide munca. împreună cu şeful echipei de audit. printre care: mărimea fizică şi localizarea organizaţiei. contract sau serviciu etc. Stabilirea echipei de audit se realizează numai după întrunirea condiţiilor de fezabilitate a auditului.existenţa unor informaţii suficiente şi adecvate necesare planificării auditului. Auditurile neplanificate (suplimentare) pot avea loc în cazul apariţiei. domeniul. (criterii care sunt utilizate mai mult pentru a stabili cotaţia iniţială de taxe). trebuie să-i propună clientului auditului o alternativă la auditul solicitat. fie cu sprijinul unui expert tehnic. acesta trebuie să întrunească toate condiţiile impuse şi să-şi asume şi toate responsabilităţile unui şef al unei echipei de audit. auditul la furnizor sau la subcontractant va avea domeniul şi obiectivele în funcţie de relaţiile de afaceri dintre cele două părţi. Când auditul este efectuat de un singur auditor. în timp ce o organizaţie având în jur de 50 de angajaţi va necesita de la 1 la 5 zile/persoană.

 a le garanta confidenţialitatea. Acest contact. comportament anterior lipsit de etică etc. necesită o completare la audit. care se realizează de către responsabilii cu conducerea programului de audit sau de către şeful echipei de audit. prezentarea corectă a faptelor şi aplicarea diligenţei şi discernământului în auditare (situaţii de conflict de interese. Auditul calităţii nu conduce la un transfer de responsabilitate a personalului implicat în obţinerea calităţii spre auditori şi nici la o extindere a câmpului de funcţii ale calităţii peste necesar. în limitele codului de conduită. . pentru satisfacerea obiectivelor calitative. în toate circumstanţele.  să se menţină.  să acţioneze în limitele stabilite de obiectivele auditului.  să fie oferite informaţii în legătură cu componenţa echipei de audit şi cu programarea propusă.  să fie capabili să răspundă unor întrebări de genul:  procedurile. documentele şi alte informaţii referitoare la sistemul de management al calităţii sunt cunoscute.  să consemneze observaţiile.  să cooperaze cu şeful echipei de audit şi să-l sprijine în îndeplinirea sarcinilor. conducere etică. înţelese şi utilizate de către întregul personal aflat în sectorul auditat?  toate documentele şi alte informaţii utilizate pentru descrierea sistemului de management al calităţii sunt adecvate pentru atingerea obiectivelor calitative prescrise? Etc. cât şi auditatul pot solicita înlocuirea anumitor membri ai echipei de audit în cazul existenţei unor motive rezonabile referitoare la neîndeplinirea de către auditorii respectiv a principiilor de bază ce le guvernează activitatea: profesionalism.  să se solicite acces la documentele şi la înregistrările relevante.  să fie atent la toate indicaţiile furnizate de probe şi care pot influenţa concluziile auditului sau care. trebuie verificată şi disponibilitatea acestora în perioada desfăşurării auditului.). eventual. disponibile.  să se determine regulile specifice de siguranţă ale activităţilor. Aceste motive trebuie aduse la cunoştinţa conducerii programelor de audit şi a şefilor echipei de audit în vederea înlocuirii auditorilor în cauză.  să comunice şi să clarifice aceste exigenţe. necesare concluziilor referitoare la sistemul de management al calităţii.sunt familiarizaţi cu ramura în care acţionează organizaţia respectivă. Una dintre caracteristicile de bază ale activităţii unui auditor este imparţialitatea iar toate persoanele şi organsimele implicate într-un audit trebuie să respecte independenţa şi probitatea auditorilor. Principalele responsabilităţi ale membrilor unei echipe de audit sunt următoarele:  să se conformeze exigenţelor aplicabile auditului. poate avea un caracter mai mai sau mai puţin oficial.  să pregătească şi să îndeplinească cu eficienţă sarcinile încredinţate. Stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea informaţiilor necesare reprezintă o altă activitate a fazei de pregătire a auditului.  să verifice eficacitatea acţiunilor corective ce decurg din constatările auditului (la cererea clientului). În cazul în care prezenţa unor specialişti în cadrul echipei de audit este absolut necesară.  să raporteze concluziile auditului. Scopurile acestui prim contact sunt următoarele:  să fie stabilite canalele de comunicaţie. Atât clientul.  să adune şi să analizeze probe pertinente şi suficiente.  să păstreze în siguranţă documentele auditului pentru:  a le prezenta la cerere.  să furnizeze probe obiective.

responsabilii cu însoţirea membrilor echipei de audit. a şedinţelor de echipă. şi să finalizeze aranjamentele necesare pentru ca echipa de audit să poată lua masa de prânz în interiorul organizaţiei. dar mai ales în cazul unor organizaţii foarte mari. 5) să se ia acordul asupra unor facilităţi ce trebuie create: o cameră pentru echipa de auditori. acces la computer sau maşina de scris.  pune la dispoziţia echipei de audit toate mijloacele necesare pentru asigurarea unei bune desfăşurări a auditului. care sunt următoarele:  informează personalul asupra obiectivelor şi începerii auditului. e) să se identifice dacă sunt necesare zone de trecere de securitate sau spaţii de sterilizare ( evident. în funcţie de specificul activităţii ). Şeful echipei de audit se va asigura ca pe parcursul acestei vizite să întâlnească cât mai mulţi reprezentanţi din punctele cheie ale conducerii şi să petreacă cea mai mare parte a timpului cu angajaţii direct din domeniul calităţii. din rândul personalului său. De aici decurg şi principalele responsabilităţi ale auditatului. 6) să se discute despre gama de produse a organizaţiei. Şeful echipei de audit trebuie să cunoască activităţile organizaţiei ce se va audita. să se clarifice responsabilităţile acestuia. şi să se testeze posibilitatea de a avea o copie a documentaţiei cheie (manualul de calitate. la cererea auditorilor.  stabileşte şi iniţiază acţiunile corective ce derivă din raportul de audit. Aceste informaţii vor fi completate cu documente suplimentare. cu scopul de a înţelege: a) dispunerea generală a organizaţiei. telefon. modul de organizare. instrucţiuni de lucru ). copiator etc. b) fluxul produselor şi localizarea etapelor ce se desfăşoară în fiecare secţie. aşa cum sunt prezentate în organigrama organizaţiei. complexe sau aflate pe arii geografice mari. 10) să clarifice dacă există sindicate la nivelul organizaţiei şi dacă acestea au fost .  asigură accesul.  să se stabilească un acord referitor la persoanele ce vor însoţi echipa de audit (observatori şi/sau ghizi).  desemnează. 2) să se explice modalitatea de desfăşurare a auditului. raportarea neconformităţilor şi a categoriilor lor şi posibilele recomandări ce pot fi făcute. indiferent dacă unele dintre acestea se află în afara scopului urmărit. 9) să se clarifice orele normale de lucru.  cooperează cu auditorii în vederea atingerii obiectivelor auditului. Vizita de preaudit este utilă atât pentru obţinerea unor informaţii suplimentare celor din documentele sistemului. precum şi liniile de autoritate. pauzele de masă etc. precum şi prin culegerea de informaţii directe prin intermediul unei vizite preliminare la sediul organizaţiei ce va fi auditată (vizită de preaudit). politicile şi procedurile. 4) să se explice necesitatea şi rolul ghizilor şi al experţilor tehnici. sursa cea mai uzuală de informaţii fiind manualul calităţii. 8) să facă un tur al organizaţiei. mărimea relativă şi localizarea geografică şi să obţină planul general. proceduri operaţionale. autorităţile şi interfeţele. la instalaţii şi la toate elementele necesare. c) să se identifice ariile de riscuri potenţiale care pot necesita îmbrăcăminte de protecţie şi să clarifice dacă organizaţia o furnizează. să se realizeze aranjamentele pentru audit. d) să se identifice orice arie/tehnologie care poate necesita un auditor specialist. 3) să se pună bazele unor relaţii de încredere între auditor şi auditat. dacă este posibil. Obiectivele principale ale acestei vizite preliminare sunt: 1) să fie identificat Directorul general. a şedinţei de deschidere şi de închidere. 7) să fie verificate şi înţelese mai bine o serie de informaţii obţinute prin analiza documentaţiei.

. În acest caz. Pe parcursul acestei vizite nu trebuie făcută nici o remarcă privitoare la succesul sau insuccesul evaluării viitoare sau sugerate metode alternative. care să permită şefului echipei de audit să identifice fiecare departament al organizaţiei care este afectat de un anumit paragraf al standardului. poate fi. când sunt evaluate anumite activităţi selectate privind conformitatea cu procedurile descrise în documentaţia sistemului de management al calităţii şi cu standardul aplicabil. în scopul determinării conformităţii sistemului cu criteriile de audit şi o analiză pe parcursul auditului propriu-zis. Uneori. Documentaţia poate include documente şi înregistrări relevante ale sistemului de management al calităţii.  documentaţia este suficientă pentru scopul propus. Pentru a veni în sprijinul auditorului. de vreme ce există posibilitatea ca firma să întreprindă acţiunile corective înainte ca documentele să fie înainate. Pentru primul punct menţionat. precum şi de obiectivele şi domeniul auditului. de asemenea. auditorul şef trebuie să se asigure că documentele de bază există şi să identifice orice omisiune evidentă. s-a convenit ca acesta să poată examina metodele utilizate de organizaţia auditată pentru satisfacerea cerinţelor sistemului de management al calităţii (de exemplu. natura şi complexitatea organizaţiei. care se efectuează anterior desfăşurării auditului la faţa locului. manualul calităţii sau echivalentul acestuia). Alte audituri necesită ca documentele să fie înaintate la sediul organismului de certificare. auditul la faţa locului poate începe. şeful echipei de audit trebuie să-şi pregătescă înaintea efectuării acestei vizite o listă de verificări. Analiza trebuie să ţină cont de mărimea. presupune practic două etape: o analiză de birou. folosirea acestei tehnici de auditare poate determina necesitatea efectuării uneia sau mai multor vizite ale diferiţilor auditori la nivelul aceluiaşi departament şi de aceea va fi folosită numai acolo unde se dovedeşte a fi cea mai eficientă metodă (de exemplu: acolo unde există o cerinţă specificată. o metodă folositoare este pregătirea şi utilizarea unei liste de verificare (a chestionarului) care permite ca prin intermediul unei liste de întrebări să fie verificată. să implementeze şi să menţină un sistem de management al calităţii şi să-i îmbunătăţească continuu eficacitatea. din punctul de vedere al standardului ales. Dacă în urma examenului. Într-o organizaţie mai mare sau mai complexă. şi care constă într-o evaluare a conţinutului documentaţiei în raport cu cerinţele standardului aplicabil. Analiza documentaţiei. necesar să se traseze o matrice simplă.  sunt incluse toate ariile organizaţiei. atunci practic nu există punct de plecare în desfăşurarea unui audit pe teren. rapoarte anterioare de audit etc. fiecare secţiune a documentaţiei. să documenteze. Analiza documentelor trebuie să stabilească dacă:  toate aspectele standardelor alese sunt înţelese în mod adecvat. proceduri sau modificări de documentaţie. De aici şi necesitatea ca cerinţele acestui standard să fie înţelese înainte ca auditul să înceapă.informate despre desfăşurarea auditului şi despre scopul acestuia. vizitele preliminare sunt folosite de către unele organisme de certificare pentru a efectua o analiză completă a documentaţiei la faţa locului iar în acest caz. se constată că sistemul descris de organizaţia auditată nu corespunde tuturor exigenţelor. Paragraful 4. care este o cerinţă standard. Scopul general este acela de a determina dacă documentaţia defineşte organizaţia şi dacă procedurile vor satisface toate cerinţele necesare. dacă auditorii sunt responsabili pentru auditarea în mod particular faţă de anumite paragrafe ale standardelor. în conformitate cu cerinţele prezentului standard internaţional”. Orice cerinţă a standardelor care este incomplet satisfăcută sau există omisiuni în documentaţie trebuie să fie raportată organizaţiei pentru a fi întreprinde acţiunile corective necesare. de obicei se convine . Numai când asemenea acţiuni corective au fost întreprinse şi verificate. să se urmărească trasabilitatea absolută). Oricum.1 din SR EN ISO 9001: 2001 specifică faptul că „o organizaţie trebuie să stabilească. Această matrice este folositoare şi în pregătirea planului de audit. Dacă documentaţia este incompletă sau neadecvată cu cerinţele standardului.

 calendarul întâlnirilor cu conducerea organizaţiei auditate.  alocarea resurselor adecvate zonelor critice ale auditului (aranjamente logistice: deplasare. înaintea începerii propriu-zise a auditului şi vor trebui rezolvate. auditorului şi după caz.  data şi locul unde va avea loc auditul. Pregătirea auditului la faţa locului presupune elaborarea unui plan de audit care să permită programarea şi coordonarea tuturor activităţilor auditului. acolo unde este diferită de limba auditorului şi/sau a auditatului. inclusiv unităţile organizatorice şi funcţionale. de comun acord. Dacă organizaţia auditată are de făcut obiecţii la vreunul dintre elementele planului de audit. satisfacţia şi interesele clientului.).  domeniul de audit. al primirii răspunsurilor de la cei intervievaţi.ca auditul să nu mai continue până ce nu vor fi rezolvate toate problemele ivite. Un aspect important este acela al planificării timpului necesar fiecărui domeniu. al aşteptărilor. întreruperilor etc. audituri interne şi externe etc. activităţile fiind urmărite în succesiunea lor normală. rolurile şi responsabilităţile acestora. Scopul urmărit este acela de a nu se mai consuma alte resurse.). precum şi. informându-se clientul. Tot acum se stabileşte şi strategia de audit. Planul va trebui să fie logic şi îndeajuns de flexibil pentru a permite modificări în domeniul auditului ce se impun pe parcursul derulării activităţilor de audit la faţa locului şi de asemenea.  limba în care se va desfăşura auditul. Pregătirea planului de audit reprezintă una dintre responsabilităţile şefului echipei de audit şi el trebuie înaintat auditatului cu aproximativ 6-8 săptămâni înaintea începerii auditului.  data începerii şi durata prevăzută pentru fiecare activitate principală a auditului. precum şi ale persoanelor însoţitoare.  exigenţele în materie de confidenţialitate. De asemenea. în ultimă instanţă. ţinând cont de timpul necesar pentru examinarea documentaţiei. a organizaţiei auditate. pornind de la un proiect finalizat. necesar atât echipei de audit. Planul va trebui să cuprindă următoarele date:  obiectivele auditului. manualul calităţii. auditat şi client.  criteriile de audit şi identificarea documentelor de referinţă (de exemplu: normele sistemului de calitate aplicabile. precum şi referenţialul folosit. acestea vor trebui aduse imediat la cunoştinţa auditorului şef. se ţine cont de domeniile şi numărul locurilor de vizitat şi de complexitatea organizaţiei. între şeful echipei de audit. sau în ordine inversă. standardele urmărite etc. şeful echipei de audit trebuie să confirme scopul standardului(lor) ce va fi utilizat. responsabilii pentru programul de audit şi auditatul. pentru a asigura că obiectivele fundamentale ale auditului sunt atinse. Planificarea unui audit este necesară pentru a decide scopul şi obiectivele auditului. facilităţi la faţa locului etc.  subiectele raportului de audit (metode de gradare a neconformităţilor) format. el va fi comunicat auditorilor şi organizaţiei auditate.). O altă abordare poate fi aceea a selectării unui domeniu de activitate dintr-un plan sau dintr-un proiect. al deplasării între diversele zone ale organizaţiei. precum şi procesele de auditat. . Gradul de detaliere a planului depinde de domeniul şi de complexitatea auditului (detaliile se pot referi la: audituri iniţiale şi ulterioare.  identitatea membrilor echipei de audit. astfel încât acesta să-şi poată exercita dreptul de a solicita modificări ale planului propus. dar şi auditatului şi clientului auditului respectiv. a înregistrărilor.  identificarea personalului cu responsabilităţi importante şi directe în zonele ce vor fi auditate. responsabilităţile membrilor echipei şi să rezolve problemele legate de transport şi de cazare. De asemenea. Numai după ce planul va fi aprobat de client. începând cu primirea unui contract. al accesării fişierelor din computer.

).  facilităţile sunt disponibile.  lista cu repartizarea raportului de audit. funcţii. pentru consemnarea celor constatate şi a concluziilor pot fi:  liste de verificare utilizate pentru evaluarea fiecărui element al sistemului calităţii. utilizarea eficientă a resurselor şi. Şeful echipei de audit va trebui să se asigure că :  membrii echipei înţeleg în mod clar ceea ce se aşteaptă de la ei. Această abordare poate conduce la o serie de dificultăţi. Astfel.  planuri de eşantionare ale auditului. constatări ale auditului. domenii sau activităţi ale sistemului de management al calităţii. şeful echipei de audit trebuie să specifice metodele de comunicare cu auditatul. Documentele necesare pentru uşurarea investigaţiilor auditorilor. Pregătirea documentelor de lucru. în cazul în care dezvăluirea lor prematură ar putea compromite obţinerea de probe obiective. şeful echipei de audit poate aduce modificări ale misiunii auditorilor şi ale planului de audit. de asemenea. Pe parcursul auditului. să ţină cont de rolurile şi responsabilităţile auditorilor.  formulare pentru consemnarea informaţiilor (dovezi de susţinere. prin consultare cu membrii echipei.structură şi data estimată a difuzării şi distribuirii acestuia. acolo unde este posibil (de exemplu: Vânzări). atunci când ele devin necesare. dacă se consideră necesare pentru o mai bună îndeplinire a obiectivelor auditului. precum şi cel al pregătirii şi distribuirii raportului de audit. El poate repartiza munca pe una din următoarele direcţii:  să aloce auditorilor individuali responsabilităţi privitoare la paragrafe specifice ale standardului. şeful echipei de audit trebuie să se asigure că în intervalul de timp prevăzut vor fi verificate toate ariile cheie ale organizaţiei şi toate elementele prevăzute în standarde. Repartizarea sarcinilor în cadrul unei echipe de audit trebuie să aibă la bază îndeplinirea cerinţelor referitoare la independenţa auditorilor. . înregistrări ale întâlnirilor etc. Documente de lucru ale auditorilor trebuie astfel concepute încât să nu limiteze activităţile (care se pot schimba pe parcusul desfăşurării auditului) sau investigaţiile complementare care pot apare necesare ca urmare a informaţiilor obţinute pe parcursul auditului. Repartizarea sarcinilor echipei de audit cade în responsabilitatea şefului echipei de audit. mai ales în cazul organizaţiilor mari. Acesta.  o combinaţie a celor de mai sus. În baza sarcinilor primite. prin identificarea unor paragrafe specifice. dar numai cu aprobarea clientului şi cu acordul organizaţiei auditate.  formulare pentru consemnarea concluziilor pe baza observaţiilor auditului. În cazul unui audit comun. şeful echipei de audit trebuie să prezinte clientului şi organizaţiei auditate motivele. auditorilor în formare şi experţilor tehnici. unde ea poate presupune vizitarea mai multor departamente şi de aceea este dificil a fi aplicată. se pot impune anumite modificări ale sarcinilor specifice diferiţilor auditori. în vederea realizării obiectivelor lui. Pe parcursul desfăşurării unui audit. Dacă obiectivele nu pot fi atinse. Timpul petrecut cu planificarea şi cu selectarea faptelor înaintea auditului este esenţial.  să aloce auditorilor responsabilităţile unui departament. stabileşte responsabilităţile pentru auditarea anumitor procese. competenţă. membrii unei echipe de audit analizează aceste informaţii şi pregătesc documentele de lucru necesare. Detaliile particulare ale planului de audit vor fi comunicate organizaţiei auditate pe parcursul derulării auditului. Când întocmeşte planul de audit.  Directorul general al organizaţiei şi ghizii/observatorii/experţii tehnici ştiu ceea ce se întâmplă şi când se aşteaptă ca ei să fie disponibili. amplasamente. de exemplu se poate constata că o altă parte a organizaţiei a auditat recent furnizorul/contractorul ce tocmai urmează a fi auditat. modul de efectuare a auditului.

de genul proprietăţii industriale.Aceste documente trebuie tratate cu confidenţialitate întrucât ele pot conţine informaţii confidenţiale.  sunt foarte utile în cazul redistribuirii părţilor de audit între membrii echipei etc.  permit. alegându-se acela care va satisface nevoile fiecărui auditor în parte (se pot prezenta sub forma unui chestionar sau sub forma unei simple enumerări a punctelor majore de analizat).  permit atingerea obiectivelor în ansamblul lor. . Eşantionul de audit trebuie astfel selectat încât să se obţină informaţii care să ofere o imagine cât mai clară asupra managementului calităţii în organizaţie şi a efecienţei acestuia. În cazul în care se impune dezvăluirea conţinutului unui document de audit. concentrându-i atenţia şi cercetarea asupra aspectelor ce trebuiesc auditate.  permit ca eşantionul de audit să fie echilibrat. pe parcursul auditului. standardele sau ghidurile aplicabile. în conformitate cu procedurile programului de audit şi cu cerinţele de reglementare şi contractuale existente. În cazul folosirii unei liste sub forma unui chestionar.). Documentele de lucru trebuie păstrate până la încheierea auditului iar apoi trebuie păstrate sau distruse. acest fapt trebuie adus cât mai curând posibil la cunoştinţa clientului şi a auditatului. grad de instruire etc. subiectul de verificat (proceduri. selectarea acestora fiind. Listele de verificare sunt întotdeauna valoroase. cât şi pentru a emite o judecată de valoare referitoare la concordanţa cu cerinţele stipulate în standarde. cel puţin din următoarele considerente:  sunt de un real ajutor auditorilor mai puţin experimentaţi. ele se pot prezenta sub forma unei înşiruiri de întrebări. asigurând o bază solidă pentru performanţele auditului. a auditatului. precum şi un spaţiu pentru onservaţiile făcute în timpul auditului. liste. o problemă majoră.  reduc multitudinea înregistrărilor pe parcursul auditului. de comun acord între părţile participante.  amintesc auditorilor ce şi-au planificat să investigheze. Alteori. Ele pot cuprinde. Fiind imposibilă o evaluare completă a unei organizaţii. separat pentru fiecare compartiment sau domeniu de auditat. dându-i astfel posibilitatea auditatului să ofere cât mai multe amănunte şi nu din întrebări închise. Listele de verificare sunt instrumente de mare ajutor pentru un auditor atât pe parcursul planificării auditului. specificaţii. comenzi.  pot fi consultate înaintea fiecărui audit. având la bază stipulaţiile din instrucţiunile procedurale. precum şi standardele la care se vor face referiri. indicii ale scopului întrebării sau obiectivele propuse de investigat. auditul presupune o examinare a unui eşantion de activităţi sau de dovezi. clauza din standard sau cerinţa ce trebuie îndeplinită.  menţin ritmul auditului. măsurarea progresului înregistrat faţă de planul alcătuit. Formatul exact al unei liste de verificare nu este în mod particular foarte important. auditorul trebuie să-l conceapă din întrebări deschise. auditorul trebuie să cunoască foarte bine scopul şi obiectivele auditului. Listele de verificare sunt elaborate de fiecare auditor şi cuprind întrebările şi punctele ce trebuie verificate. în intervalul de timp propus. al raportului de audit şi toate informaţiile relevate cu ocazia unui audit sunt confidenţiale şi nu pot fi dezvăluite altei părţi fără aprobarea clientului şi în unele cazuri. ale căror răspunsuri să se limiteze la un simplu da sau nu. de aceea. sub formă de tabele sau nu. conţinutul documentelor. ele însele devenind înregistrări ale calităţii. Cu excepţia cazurilor prevăzute de lege.  furnizează dovezi obiective asupra profunzimii auditului.  sunt de ajutor auditorului în cazul în care acesta nu se poate gândi la întrebarea următoare.  permit şefului echipei de audit să evalueze munca desfăşurată de membrii echipei. când atenţia lui este concentrată asupra informaţiilor pe care le urmăreşte din diferitele zone ale organizaţiei.  întreţin atenţia asupra înregistrării detaliilor tuturor elementelor analizate în timpul auditului. Înaintea elaborării listei de verificăre. copii.

5.  sunt folositoare în special dacă apare necesitatea unor noi sarcini pentru auditori. Acest exemplu este folositor în special în cazul organizaţiilor multidivizionale. Există şi posibilitatea de a se întocmi liste de verificare separate pentru fiecare departament/arie. . Aceste liste de verificare sunt utilizate deseori de auditori în cazul auditului intern şi al auditului secundă parte. Mulţimea de amănunte incluse pe lista de verificare variază în funcţie de experienţa auditorului (un auditor experimentat va putea cere numai câteva amănunte. se poate face şi o combinaţie între un raport de audit terţă parte şi o listă de verificare. Utilizate cu discernământ. Dezavantajul acestor liste constă în posibilitatea folosirii lor repetate şi de aici.2.  liste standard de verificare care sunt realizate pe baza auditurilor anterioare. unde fiecare diviziune are forma ei proprie de documentaţie. De asemenea. este indicat să se întocmească două liste de verificare. care limitează contribuţia lor la investigaţia în cauză. formatul listei de verificare poate fi stabilit şi folosit ori de câte ori este nevoie. acestea mai pot fi numite liste de criterii.  cerinţele din contract sau comandă care diferă de cele exprimate anterior sunt rezolvate. Rezultatele analizei şi ale acţiunilor apărute în urma analizei trebuie menţinute“. organizaţia trebuie să identifice produsul. atât în ultimul moment sau chiar după ce auditul a început.. având rolul de evidenţe documentate a ceea ce s-a auditat. ele sunt însă limitate de termenii privind responsabilităţile aferente şi de alte detalii. în timp ce un auditor începător. listele de verificare vor fi elemente cheie ale auditului. de timpul afectat ariei sau activităţii respective şi de obiectivele auditului. Cu toate că sunt foarte folositoare în pregătirea noului personal sau a auditorilor. inspecţia fabricării unei game largi de fabricaţie. În acest caz.  liste de verificare sub forma unor scheme logice care oferă indicii asupra stadiilor sau localizării execuţiei diverselor operaţii.3 Identificare şi trasabilitate: „atunci când este cazul. Indiferent de forma listei de verificare. De exemplu. pericolul apartiţiei stereotipiei la unii auditori. atâta timp cât:  ajută şefului echipei de audit să se asigure că auditul furnizează o imagine adecvată a întregii organizaţii. folosind mijloace adecvate pe durata realizării produsului” se va transforma în „există o procedură pentru. probabil va pune întrebări detaliate). etc. În cazul activităţilor din aceeaşi zonă dar aflate sub responsabilitatea a doi directori diferiţi.2 – „Analiza cerinţelor referitoare la produs” din SR EN ISO 9001:2001 prevede ca „organizaţia să analizeze cerinţele referitoare la produs anterior angajamentului organizaţiei de a livra un produs clientului şi trebuie să se asigure că:  cerinţele referitoare la produs sunt definite.?”). aceasta va fi utilizată însă numai ca un „aide memoire” pe parcursul desfăşurării auditului şi nu va trebui urmărită automat la fiecare interviu.. transformate în întrebări. paragraful 7.Principalele forme sub care pot fi întâlnite listele de verificare sunt următoarele:  liste de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil şi de aceea. Având la bază cerinţele standardului. Întrebările ce pot fi formulate într-o listă de verificare pot fi următoarele:  Există o procedură de detaliere a activităţilor de analiză a contractului?  Sunt clar definite responsabilităţile de coordonare a activităţilor de stabilire şi de menţinere a procedurilor de analiză a contractului?  Sunt menţinute la zi înregistrările referitoare la analiza contractului?  Înregistrările existente prevăd definirea cerinţelor şi rezolvarea oricărei ambiguităţi? Un alt exemplu este paragraful 7.. de exemplu: controlul producţiei..  organizaţia are capabilitatea să îndeplinească cerinţele. acest tip de liste este limitat în utilizare.

Furnizorul notifică beneficiarilor săi.a se asigura că documentele de provenienţă externă sunt identificabile şi distribuţia lor controlată.a se asigura că sunt identificate modificările şi stadiul revizuirii curente ale documentelor. Sistemul de control aplicat acoperă toate produsele şi serviciile procurate de la subcontractanţi/subfurnizori sau de la alţi vânzători? 3. Există o listă de raportare sau o procedură echivalentă de control a documentelor. prin care să se poată identifica revizia în vigoare a documentelor respective? Listă de verificare specifică pentru auditarea activităţilor de aprovizionare Responsabilităţile furnizorilor: 1. Există o procedură documentată de difuzare. Există înregistrări ţinute la zi cu modificările survenite? 10. Toate modificările din documente sunt procesate şi evidenţiate într-un asemenea mod încât să se evite aplicarea prevederilor anterioare care au suferit modificări? 6.a se asigura că versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare. Sunt analizate şi aprobate modificările de către aceleaşi compartimente/organizaţii care le-au analizat şi aprobat iniţial? 7. . Sistemul de inspecţie este documentat. Documentele sau anexele acestora permit identificarea naturii modificării? 9. controalele necesare pentru: . Sunt difuzate din nou documentele. în scris. Există creată rezerva necesară pentru retragerea promptă. spre analiză? 7.3 – „Controlul documentelor“ prevede următoarele: „Documentele cerute de sistemul de management al calităţii trebuie controlate. Există o procedură documentată de aprobare a documentelor. toate schimbările survenite în sistem ? 8. .Exemple de liste de verificare Listă de verificare pentru controlul documentelor SR EN ISO 9001:2001 paragraf 4. În cazul în care analizele au fost efectuate de alte compartimente/organizaţii. Sistemul de inspecţie acoperă toate produsele şi serviciile oferite? 2. Ultimele ediţii ale documentelor SMC sunt disponibile în toate locurile unde se execută activităţi esenţiale pentru funcţionarea eficientă a sistemului de management al calităţii? 5. au avut acestea acces la toate informaţiile relevante? 8.a se asigura că documentele rămân lizibile şi identificabile cu uşurinţă. Trebuie stabilită o procedură documentată care să definească. sub forma unei ediţii noi. lista de verificare/chestionarul ar putea cuprinde următoarele întrebări: 1. .a aproba documentele. dacă este cazul. în ceea ce priveşte adecvarea lor. Sunt documentate toate testele/verificările aplicate furnizorilor? 6. a documentelor depăşite? 12. şi a reaproba documentele. Sunt definite sursele de autorizare a schimbărilor şi de scoatere din uz a documentelor? 4. Furnizorul este preocupat şi satisface deciziile beneficiarilor referitoare la modificările . din toate punctele de difuzare sau utilizare. rechemare şi analiză a tuturor documentelor? 3.2. a actualiza. Este pusă la dispoziţia partenerilor întrega documentaţie.” În acest caz. incluzând şi proceduri specifice de inspecţie? 5. înainte de emitere. după efectuarea unui anumit număr de modificări? 11. anterior emiterii lor? 2. . . dacă sunt păstrate pentru orice alt scop.a preveni utilizarea neintenţionată a documentelor perimate şi a le aplica o identificare adecvată. . Sistemul de inspecţie permite evaluarea conformităţii produselor sau serviciilor cu cerinţele contractuale? 4.a analiza.

. 3. Listă de verificare sub forma criteriilor principale din standardul aplicabil Listă de verificare pentru auditul nr... Listă de întrebări ce se pot pune de către conducerea organizaţiei în cadrul unor audituri interne ale calităţii Auditurile anuale oferă conducerii şansa de a pune o serie de întrebări importante şefilor de departamente. Subiect Proceduri Specificaţii de aprovizionare Comenzi de aprovizionare Comenzi de aprovizionare Comenzi de aprovizionare Lista de furnizori aprobaţi Procedura de selecţie şi aprobare Clauza din ISO 9001 4. cât şi externi)? 2) Cum au fost identificate cerinţele şi aşteptările clienţilor? 3) Ce s-a întreprins în mod concret de către fiecare angajat şi de fiecare şef de departament pentru satisfacerea clienţilor? 4) Care este opinia clienţilor despre produsele/serviciile organizaţiei şi cum am fost culese aceste informaţii? etc.4.2.Pagina 1 din xx Obiective Verifică disponibilitatea. aprobarea Verifică referinţa clară la cerinţe Verifică autoritatea. 7. starea etc. disponibilitatea.. Verifică disponibilitatea..4. cine autorizează aprobarea Note Nr... Răspunsurile la aceste întrebări permit conducerii să afle dacă angajaţii săi sunt antrenaţi în mod efectiv în îndeplinirea ţintelor calitative ale organizaţiei.3 7. 1.. 2) Care ar fi problemele calitative adiţionale în legătură cu menţinerea sau îmbunătăţirea satisfacţiei clienţilor?..2 7.. Pentru cunoaşterea statutului real al organizaţiei. precum şi pentru identificarea domeniilor/activităţilor ce pot fi îmbunătăţite.4..2. responsabilităţi definite etc.4... 4.3 7... Care sunt criteriile de selecţie aplicabile furnizorilor? Etc. 2. a punctelor slabe şi forte.3 7. 5.. 6... 3) Ce activităţi preventive au fost întreprinse pentru a preîntâmpina apariţia unor probleme sau defecte? 4) Ce activităţi de inspecţie au fost introduse pentru descoperirea problemelor ce s-au ivit?.4. starea reviziilor. Data.1 4....... înregistrările evaluării.. Verifică metoda de evaluare. se pot adresa următoarele întrebări în cadrul auditurilor anuale sau bianuale ale fiecărui departament al organizaţiei: 1) Ce probleme calitative/defecte aţi observat pe parcursul ultimului an?. autorizarea....4.1 .. Dispune organizaţia de o procedură de selectare a furnizorilor ? 10.. starea.propuse? 9...1 7.. şi analiza înainte de a fi transmise Notează furnizorii pentru a verifica lista de furnizori aprobaţi Verifică existenţa. Alături de întrebările obişnuite referitoare la calitate şi neconformităţi pot fi incluse următoarele întrebări: 1) Cum au fost identificaţi clienţii (atât interni.2 7.

Ce faceţi dacă se întâmplă să.. Unde păstraţi înregistrările generate de această procedură? 5. Vă rog să-mi arătaţi modul cum se desfăşoară activităţile menţinute sub control prin procedura de lucru 3.?. 2.. Pot să văd înregistrările referitoare la. Aţi fost instruit pentru a folosi această procedură? 4. Aveţi o copie după Procedura nr....: DATA AUDITULUI: AUDITOR: Observaţii/înregistrări/ Neconformităţi Înregistrarea detaliilor Înregistraţi orice abateri Obiectiv Verificarea ediţiei Verificaţi activităţile desfăşurate faţă de succesiunea arătată în procedură Verificaţi înregistrările instruirii Înregistraţi detaliile Pentru confirmarea dovezii primite Verificaţi înregistrările faţă de Înregistraţi detaliile ceea ce este cerut de procedură Verificaţi dacă înregistrările sunt Înregistraţi abaterile făcute conform cerinţelor din procedură Verificaţi pentru a vă asigura Înregistraţi detaliile că cel auditat ştie ce are de făcut Verificaţi dacă auditatul este de Înregistraţi detaliile acord cu procedura . Ce îmbunătăţiri v-ar place să vedeţi în procedură? AUDIT NR.? 6...? 7...Listă de verificare de uz general la un audit intern (când există o procedută) PROCEDURA: TITLUL PROCEDURII AUDITAT/DEPARTAMENT Întrebare 1..

. Este făcută o înregistrare privind acceptarea după inspecţie a materialelor aprovizionate?. în acest caz.LISTĂ DE VERIFICARE PENTRU AUDIT INTERN DE CONFORMITATE NR. Pagina: 1.4. Are loc o colectare a unor dovezi obiective. prin observare şi prin inspectarea înregistrărilor.. Desfăşurarea auditului secundă parte şi terţă parte poate cuprinde următoarele etape: .redactarea neconformităţilor . înainte de a fi verificate?. X. PROCEDURA NR. sunt rezolvate toate neînţelegerile şi se stabileşte perioada necesară de îndeplinire a acţiunilor corective impuse. se confirmă canalele de comunicare şi facilităţile solicitate.1.se realizează pe baza dovezilor obiective constatate şi prin încadrarea acestora în diferitele categorii de neconformităţi existente. pe cât este posibil. 7. 1. Desfăşurarea auditului Presupunând că şeful echipei de audit a desfăşurat toate activităţile legate de planificarea auditului. .. Toate materialele livrate sunt păstrate în zona de aşteptare. Pentru produsele care au fost supuse unor servicii de subcontractare. 8.în cadrul acesteia îi sunt prezentate verbal Directorului general al organizaţiei cele mai semnificative constatări şi se fac recomandările necesare. . 5.. la locul şi cu angajaţii implicaţi în aplicarea procedurilor respective. Totodată. Au fost finalizate toate acţiunile corective din rapoartele precedente? 2. În cadrul ei este explicat şi confirmat scopul auditului.colectarea dovezilor . Este disponibilă în zona de recepţie Procedura de verificări la recepţie şi alte documente aplicabile.. apare ca evidentă necesitatea ca . 6. făcută.în cadrul acestora are loc informarea la zi a organizaţiei asupra constatărilor înregistrate.. Piesele şi subansamblele sunt supuse cel puţin la verificări dimensionale care sunt identificate adecvat printr-un Certificat de conformitate? 4. De aceea. imediat după verificarea la recepţie şi acceptarea lor. Şedinţa de deschidere În cazul unui audit terţă parte este posibil ca şeful echipei de audit să lucreze pentru prima oară cu membrii echipei respective. se realizează o analiză a planului de audit.. c) criteriile de acceptare sunt definite? d) pentru verificări. prin chestionarea angajaţilor. .şedinţa de închidere . 1 Data.presupune auditarea procedurilor relevante.. sunt disponibile instrumentele de măsură adecvate şi calibrate corespunzător? 3.. cum ar fi de exemplu: a) o copie după comanda de aprovizionare aplicabilă? b) o copie după desenul aplicabil? (la inspecţia pieselor subcontractate). este semnată fişa de urmărire pentru operaţiile prevăzute? etc.y INSPECŢII LA RECEPŢIE Ediţia nr.. are loc pregătirea şedinţei de închidere şi a formularelor de acţiuni corective. în funcţie de gradul lor de gravitate. Sunt analizate periodic performanţele furnizorilor în domeniul calităţii?..şedinţa de deschidere . sunt discutate standardele urmărite şi se fac toate aranjamentele necesare. gata să desfăşoare auditul.are loc cu factorii de conducere din organizaţie responsabili pentru funcţiile sau procesele ce vor fi auditate. Materialele supuse unor servicii de subcontractare au fost verificate prin inspecţii adecvate la recepţie?. . De asemenea.şedinţele interimare de echipă . echipa de audit poate sosi la organizaţia solicitantă...

Şedinţa de deschidere are loc la sediul organizaţiei de auditat. scopul acestuia. analize ale documentelor şi înregistrărilor.  mărimea organizaţiei: dacă dispune de unul sau de mai multe sedii. pe când în alte situaţii (în cazul existenţei mai multor sedii. în special în confirmarea constatărilor şi în acceptarea neconformităţilor (cine va semna rapoartele de neconformităţi).membrii echipei să se întâlnească cu aproximativ o jumătate de oră înaintea şedinţei de deschidere.  se va asigura organizaţia auditată că toate constatările înregistrate vor fi tratate cu o strictă confidenţialitate.  se va stabili identitatea. organizaţia auditată va fi informată asupra desfăşurării auditului. precum şi a tuturor şedinţelor interimare ale echipei de audit cu conducerea organizaţiei auditate.  aria de întindere a auditului: întregul sistem de management al calităţii sau unul sau mai multe elemente ale acestuia (departamente.  se vor confirma orele de lucru şi data şedinţei de închidere. desfăşurat pe baza existenţei unor anumite motive. Această şedinţă preliminară este recomandată atâta timp cât ea permite şefului echipei de audit să verifice dacă echipa sa este gata. rolul ghizilor şi responsabilitatea lor.  prezentarea în rezumat a metodelor şi procedurilor care vor fi utilizate. ai conducerii departamentelor pentru calitate. În ambele situaţii.  se vor confirma procedurile privind securitatea şi cele de protecţie a muncii pentru cazuri de urgenţă şi care prezintă relevanţă pentru echipa de audit. imediat înaintea auditului şi poate îmbrăca un aspect mai mult sau mai puţin formal în funcţie de:  natura auditului: intern sau extern. Şedinţa este prezidată de şeful echipei de audit şi vor participa la ea şi reprezentanţi ai conducerii generale a organizaţiei. persoanele implicate în aranjamentele pentru audit şi ghizii.  se va da reprezentanţilor organizaţiei şansa de a pune întrebări referitoare la audit. inclusiv sublinierea faptului că auditul nu se poate efectua decât asupra unui eşantion al informaţiei furnizate şi că nu poate fi un proces exhaustiv. interviuiri etc. fapt pentru care el va fi încărcat de un anumit grad de incertitudine (în acest caz.). precum şi responsabilităţile individuale.  se confirmă scopul şi semnificaţia auditului. aşa cum el a fost planificat.  se vor oferi informaţii referitoare la condiţiile de finalizare ale auditului şi cu privire la sistemul de apel asupra efectuării sau a rezultatelor auditului. a semnificaţiei acestora şi a metodelor de raportare.  stabilirea canalelor oficiale de comunicare între echipa de audit şi organizaţia auditată. . scopul principal al acestei şedinţe este de a reconfirma scopul auditului şi metodele ce vor fi utilizate.  se va confirma respectarea programului de audit. Şeful echipei de audit va nota numele şi funcţiile participanţilor. domeniile şi criteriile ce vor sta la baza desfăşurării lui.  se va face o trecere în revistă a tipurilor de neconformităţi. evitându-se însă discuţiile detaliate.  se va confirma că pe durata întregului audit. inclusiv faptul că auditul este parte a programului anual de audituri sau este unul inopinat. în care va avea loc prezentarea reciprocă a echipei de audit şi a reprezentanţilor organizaţiei.  se va confirma limba în care se desfăşoară auditul.. asupra cărora s-a căzut deja de acord. când auditorii interni nu sunt necunoscuţi de persoanele auditate sau în cazul auditurilor externe) ea va îmbrăca un aspect mai formal şi se vor menţine înregistrări ale participării.  se va confirma disponibilitatea resurselor şi a facilităţilor. În organizaţiile de mici dimensiuni. şedinţa de deschidere constă în simpla comunicare a începerii unui audit şi este explicată natura acestuia. detaliile intenţionate ale eşantionului auditat. proceduri etc. persoanele care acţionează pe baza concluziilor auditului trebuie să fie conştiente de această incertitudine). dovezile obiective urmărite. Această şedinţa va acoperi următoarele puncte:  o introducere. dacă sunt înţelese în totalitate obiectivele auditului.

trebuie evitată formarea unei echipe de mari dimensiuni (auditor. al cărui scop este acela de a găsi dovezile obiective ale implementării şi eficienţei sistemului de management al calităţii. factorul psihologic fiind esenţial. într-o manieră politicoasă.  aranjarea vizitelor în anumite zone ale organizaţiei. Atât ghizii. în acest caz. Rolul ghizilor este acela de a asista echipa de audit. procedurile utilizate. În mod ideal. Înainte de a înregistra o informaţie ca dovadă obiectivă. liniştită şi profesională. auditorul trebuie să decidă asupra numărului de documente pe care îl va analiza şi asupra profunzimii investigaţiei din orice arie. relevanţa şi semnificaţia acesteia. În momentul în care auditorul pătrunde într-o anumită arie a organizaţiei este normal să-l întâlnească pe şeful departamentului respectiv.în cazul în care nu este identificată nici o problemă a aspectelor verificate (nici o neconformitate).  să analizeze sistemul de management al calităţii pe baza standardului corespunzător. Scopul final urmărit este acela de a obţine suficiente dovezi obiective. cu scopul stabilit de a ajuta organizaţia în atingerea cerinţelor (analiza documentelor). afirmaţiilor unor persoane autorizate şi observaţiilor directe ale auditorilor. echipa începe partea cea mai importantă a auditului şi anume investigaţia pe teren. ei nefăcând propriu-zis parte din echipa de audit. fiind dificil. şi să-l informeze asupra planului de audit.  să inspecteze peste tot.). etapele de muncă etc. dovezi ce pot îmbrăca forma înregistrărilor (planuri. Auditorul trebuie să-şi formeze o privire de ansamblu a funcţiilor departamentului respectiv şi să identifice documentele cheie care sunt folosite. Ghizii acţionează numai la cerea şefului echipei de audit. echipamentul folosit. auditorul trebuie să se asigure de existenţa. Această întâlnire trebuie să fie de scurtă durată. auditorul trebuie să dea dovadă de mult tact. precizia. Un auditor nu va analiza documentele unei arii doar în speranţa de a găsi o deficienţă . trebuie urmărit ca auditorul să fie însoţit doar de un singur ghid. În mod ideal. trebuie să se pună întrebări despre munca desfăşurată. Este imposibil pentru auditor să urmărească şi să verifice fiecare document/declaraţie. în vederea obţinerii unei atmosfere de cooperare între auditor şi auditat. deoarece obiectivul este de a examina munca desfăşurată de personalul departamentului vizat şi să stabilească ordinea cea mai simplă a investigaţiilor. să discute cu uşurinţă cu operatorii individuali. pentru auditor. supraveghetor.  oferă clarificări sau asistenţă în colectarea informaţiilor corecte. De asemenea. ghid. Colectarea dovezilor Împreună cu ghizii.Scopul principal al acestei şedinţe este acela de a înlătura orice cauză care ar putea afecta buna desfăşurare a auditului. Pe parcursul investigaţiilor. însă nu se admit imixtiuni ale acestora în efectuarea auditului. eşantionului şi metodelor de desfăşurare şi de raportare ale auditului. de a se asigura că aceasta cunoaşte şi respectă regulile privind siguranţa anumitor zone specifice locului şi procedurile de securitate. în vederea determinării gradului de conformitate. documentaţia necesară. În fiecare zonă vizitată. este important de ţinut minte că cel mai mare duşman al unui auditor este timpul. specificaţii etc. . dacă acesta este disponibil. De aceea.). cât şi observatorii pot însoţi echipa de audit. Un auditor poate adopta una dintre cele trei modalităţi de abordare:  să chestioneze angajaţii (tehnica interviului). şef departament etc. având în principal următoarele responsabilităţi:  stabilirea contactelor şi programarea de interviuri. şedinţa de deschidere nu trebuie să dureze mai mult de o jumătate de oră iar şeful echipei de audit trebuie să se asigure că membrii echipei sale încep procesul de colectare a dovezilor obiective cât mai curând posibil. Oricum. pentru a constata defecte şi neconformităţi (observarea directă a activităţilor).

astfel încât să nu existe dubii asupra înregistrărilor făcute. recondiţionărilor. Angajaţii şi/sau ghizii trebuie să confirme faptele constatate şi ghidul. că nu poate citi sau înţelege ceea ce a scris sau dacă detaliile înregistrate se dovedesc a fi imprecise. măsurători. fiind timp pierdut şi total neprofesional. Auditarea eficienţei unui sistem de management al calităţii este însă sarcina cea mai dificilă pentru un auditor. utilaj. sunt înregistrate înainte ca el să părăsească zona respectivă. Tipurile de dovezi obiective care vor fi analizate în vederea unei judecăţi bine informate sunt:  analizarea deşeurilor. pentru că acestea vor furniza dovezi obiective pentru un audit în detaliu.se porneşte de la proiectul produsului şi se urmăresc toate aspectele până la produsul finit.auditorul trebuie să-şi concentreze imediat atenţia asupra următoarelor elemente. al instrucţiunii de lucru şi al mostrei verificate. Constatările clare.are loc urmărirea tuturor aspectelor importante ale standardului în cadrul fiecărui departament (auditul produsului). media electronice. sub forma diferitelor lucrări. procedurii. sau dacă este doar un aspect al unei probleme mult mai extinse. produsul poate fi folosit ca un catalizator de auditare a sistemului şi procesului utilizat (acesta poate expune deficienţele existente mult mai rapid). numărul de copii.numărul comenzii. în profunzime. în vederea identificării elementelor analizate din punct de vedere al localizării şi al detaliilor evidenţiate. ca un auditor să se reîntoarcă într-o zonă pentru că nu a înregistrat toate detaliile necesare. Dacă se foloseşte ca punct de plecare. Pentru obţinerea informaţiilor.  înapoi . O dată ce un auditor identifică o problemă trebuie să se asigure că toate informaţiile importante. identificarea subfurnizorului. problemelor furnizorilor .  articole/produse şi activităţi. Dovezile obiective pot include:  informaţii documentate. de exemplu: titlul documentului. în vederea înţelegerii şi a acceptării ei comune. În cazul auditurilor interne este folositor să se înregistreze detaliile tuturor documentelor/procedurilor. El va prezenta problema constatată persoanei auditate.  înainte . prin unirea tehnicilor de auditare verticale cu cele orizontale. cum ar fi: observaţii fizice. corecte. numărul de identificare. . dacă este autorizat. concesiilor făcute. trebuie să semneze înregistrările făcute. Tehnicile de audit sunt metodele folosite pentru obţinerea dovezilor obiective care vor forma baza deciziei referitoare la nivelul de concordanţă a sistemului de management al calităţii organizaţiei cu standardul corespunzător sau cu un alt criteriu. Este ineficient. înregistrări etc.  verticală . localizare etc.presupune urmărirea unui aspect al standardului la nivelul tuturor departamentelor importante. Trebuie să se noteze toate informaţiile necesare referitoare la orice incident sau observaţie care poate indica o neconformitate. Ca tehnici de audit poate fi adoptată una dintre următoarele metode:  orizontală . microfilme. În eventualitatea identificării unei probleme.numărul proiectului. complete. auditorii apelează la diferite tehnici de audit. Prin unirea diferitelor tehnici şi metode de audit se pot dezvolta stiluri de audit foarte puternice.localizarea. atunci auditorul poate efectua investigaţii suplimentare (poate alege mai multe documente) pentru a determina dacă incidentul este izolat. precise şi lizibile sunt esenţiale. de exemplu: . înainte de părăsirea zonei. de exemplu un produs.  declaraţii directe ale persoanelor auditate.se porneşte de la nivel de comandă şi se urmăreşte în sens invers. fără a-şi pierde timpul în speranţa de a găsi nereguli în cazul celor verificate. . cu ajutorul unei surse independente. Poate fi de ajutor ca persoana intervievată să citească cu glas tare toate detaliile. Orice informaţie obţinută prin intervievarea angajaţilor trebuie testată sau verificată. până la proiectare. identificarea unei maşini.

retururilor de marfă şi a pretenţiilor în cadrul perioadei de garanţie. a monitorizării programelor etc. pentru a urmări identificarea acţiunilor corective. feedback-ul clienţilor etc. mai târziu sau într-o altă zonă. procedurilor/numărului de proiect care vor fi verificate din nou.  rezultatele auditurilor interne şi ale auditurilor clienţilor.  studierea rezumatelor de date. auditorul va consemna toate constatările asupra produsului (mostrelor). procesul obţinerii unor asemenea dovezi obiective este mult simplificat şi se evită posibilitatea omiterii unor arii. verificarea informaţiilor furnizate. în vederea stabilirii concordanţei cu instrucţiunile de muncă documentate sau cu proiectul. prin care se identifică politica în domeniul calităţii.  observarea modului de operare a sistemului. contracte.  examinarea produsului executat.  examinarea documentelor care verifică declaraţiile făcute şi acolo unde este posibil. judecata finală asupra sistemului de management al calităţii se poate face numai pe baza dovezilor obiective stabilite pe parcursul auditului. proceselor şi a mediului de lucru. rapoartelor şi înregistrărilor de inspecţie. Ori de câte ori este posibil. a operaţiilor.  examinarea ariilor de lucru. a rapoartelor de audit. de exemplu: cum este implementat sistemul de management al calităţii. în termeni generali.  intervievarea angajaţilor ce desfăşoară activităţi cu influenţă directă asupra calităţii. materiale şi echipament) la nivelul fiecărei arii. trebuie să se folosească sisteme închise. obiectivele.. cum şi de către cine. a procedurilor pentru asigurarea controlului calităţii eşantionării şi a proceselor de măsurare. prin verificarea cu alte documente). Prin urmărirea unei succesiuni logice şi planificate. analize şi indicatori de performanţă. astfel încât acţiunea să fie completă.  studierea altor surse: informaţii relevante de la furnizori sau alte părţi externe. cu accent pe acţiunile corective completate şi verificate.  examinarea înregistrărilor programelor de eşantionare relevante ale auditului. Un auditor va parcurge următoarele etape logice:  analiza Manualului calităţii.  analiza păstrării documentaţiei. trebuie stabilită o succesiune a evenimentelor şi a verificărilor iar în zonele cheie. precum şi rolul lor în acest domeniu. desene.. În timp ce face asemenea verificări (eventual încrucişate.  analiza conducerii. prin folosirea altor documente. funcţii sau operaţii. auditorul trebuie să ţină cont de următoarele considerente: . comenzi etc. Interviul individual În desfăşurarea unui audit.  analiza procedurilor departamentale şi a instrucţiunilor de lucru care detaliază ceea ce trebuie făcut.şi a costurilor de calitate. o dată ce s-a stabilit că sistemul documentat al organizaţiei satisface cerinţele din standard. în vederea obţinerii de informaţii necesare. de exemplu: se urmăreşte dacă iniţiatorul unei acţiuni primeşte şi feedback-ul corespunzător. Oricât de bine a fost planificat procesul de preauditare.  interviuri cu angajaţii sau cu alte persoane. personalului. pentru a determina măsura în care aceştia au înţeles politica şi programul calităţii.  analiza disponibilităţilor de resurse (personal.  analiza reclamaţiilor clienţilor. responsabilităţile şi autorităţile personalului aflat în punctele cheie ale organizaţiei.  studierea bazelor de date computerizate şi de website-uri. specificaţii.  evidenţa acţiunilor corective ce au fost efectuate pentru rectificarea trendurilor identificate.

 interviurile au loc cu persoane de la diferite niveluri şi funcţii.este cel specificat în instrucţiunile de muncă sau în proceduri?. Necesită manual/instrucţiuni de folosire şi acestea sunt disponibile?. auditorul trebuie să fie sigur pe el şi să fie sensibil la toate semnalele transmise. În cel mai bun caz. interesele şi problemele posibile. astfel ca auditorul să fie sigur că mesajul său este clar. va apare o ostilitate. De asemenea.  echipamentul . observaţiile şi detaliile verificabile. ţinând cont de faptul că orice interviu are patru componente principale:  persoana .sunt cele specificate. Ca urmare. Deci. de cele mai multe ori. acoperă munca desfăşurată şi activitatea se desfăşoară în concordantă cu acestea?. este privit ca un outsider (cineva din afară). O adevărată comunicare este mai mult decât o simplă ascultare sau vorbire. Ea implică transmiterea informaţiilor de bază şi. pot exista probleme interne sau probleme de personal care vor influenţa atitudinea angajaţilor şi ca urmare.sunt disponibile. dar în mod particular cu ghidul.  materiale . alegerea cuvintelor cu care sunt formulate întrebările trebuie făcută cu mult tact. auditorul este privit ca cineva care ar putea fi de ajutor dar. de asemenea. comunicarea nu înseamnă numai cuvinte. ambele părţi trebuie să fie capabile să înţeleagă şi să interpreteze reciproc toate semnalele. informaţii.responsabilităţile şi autorităţile acesteia. folosindu-se cuvinte şi un ton de natură emoţională. un rău necesar sau chiar ca cineva care poate fi manipulat.  interviul trebuie condus numai în orele de lucru şi la locul normal de lucru al persoanei intervievate. într-un interviu faţă în faţă cu interlocutorul. atâta timp cât într-un anumit punct al conversaţiei poate să comunice cu un Director general sau cu un Director de departament iar în următorul. la toate nivelurile. pentru ca situaţiile potenţial conflictuale să fie îndepărtate. Auditorul trebuie să fie şi un bun ascultător. Oricum.  persoanelor intervievate trebuie să li se mulţumească pentru cooperarea lor. precum şi interacţiunile reciproce. Un auditor experimentat trebuie să fie capabil să identifice atitudinile. în vederea stabilirii unor raporturi bazate pe încredere mutuală. este probabil ca cel puţin unii dintre angajaţi să-l considere un inchizitor. ci implică de asemenea şi “body language" (limbajul trupului). Această capacitate trebuie să fie învăţată şi . De aceea. cînd se va descoperi o asemenea atitudine. Când un auditor planifică un audit al unei arii date şi concepe lista de verificare trebuie să se bazeze pe folosirea unei tehnici de chestionare adecvate.  trebuie să se explice motivul interviului şi al oricărei însemnări făcute. În mod clar. folosind o tehnică şi întrebări corespunzătoare. asistenţă şi opinii posibile ale angajaţilor organizaţiei. sentimentele şi nevoile personalului organizaţiei. care efectuează şi deţin sarcini diferite. De aceea. sunt corespunzătoare şi au un statut de inspecţie acceptabil? Într-un interviu esenţial este procesul de comunicare. sinceritate şi prietenie. un schimb de înţelegere.  rezultatele din interviu trebuie rezumate şi analizate cu persoana intervievată. întrebările vor trebui formulate într-un limbaj simplu. idei. Auditorul trebuie să stabilească raporturi cu toţi angajaţii pe care-i intervievează. fără înţelesuri ascunse. În practică. trebuie să petreacă un anumit timp cu acesta pentru a-i înţelege sentimentele. neambiguu şi neameninţător. pentru o comunicare eficientă. Oricum. faţă de auditor. O comunicare eficientă necesită şi o pregătire corespunzătoare şi de aici apare necesitatea ca auditorul să-şi pregătească lista de verificare iar auditorul şef să aloce timpul necesar de pregătire înaintea şedinţei de închidere. cerinţe de educaţie şi de pregătire. în vederea încurajării informaţiei şi a confidenţelor. trebuie încurajat şi feedback-ul bazat pe toate semnalele verbale sau non-verbale şi corelarea acestuia cu faptele. poate exista o atitudine de adversitate faţă de audit în general şi în particular. o persoană care ameninţă "status quo-ul" organizaţiei şi ca urmare. Auditorul caută în permanenţă informaţii.  procedurile . cu un supraveghetor sau cu un muncitor.

dezvoltată. atâta timp cât ea este cheia unei comunicări eficiente. pentru că întervievatul:  nu izbuteşte să separe interlocutorul de problemele urmărite şi va auzi numai ceea ce vrea sau se aşteaptă să audă. cât şi corecta interpretare a tuturor mesajelor/semnalelor transmise. atunci ce. Trebuie folosite întrebările deschise. Trebuie să se evite folosirea acestor întrebări pentru construirea unor capcane. auditorul trebuie să formuleze astfel întrebările. au auditor trebuie să:  formuleze întrebări scurte... Unde? şi Cine? combinate cu „dacă " sau „altceva”. pentru a îmbunătăţi şi dezvolta aptitudinile sale de ascultător atent. în scopul de a nu vorbi mai mult de 20% din timp. De ce?.. dacă.  evite apariţia mijloacelor de distragere a atenţiei şi să le ignore pe cele create de alţii. Utilizarea întrebărilor de genul: Ce?. de exemplu: „Tu efectuezi în mod regulat asemenea analize. atât verbal (da. nu cu un ton interogator sau poruncitor. Dar. Orice întrebare poate solicita un răspuns care poate fi verificat. ele nu trebuie folosite nici prea des.. 2. Dacă trebuie făcută o observaţie.. În cazul în care auditorul constată că a făcut o greşeală sau a avut loc o neînţelegere. atâta timp cât sună ca un interogatoriu..  conţin un scop ascuns.? ” şi „Te rog.  schimbă subiectul.? sau Ce altceva.? ”.... De exemplu: „Poţi. De aceea.. trebuie ţinut minte că timpul în care auditorul vorbeşte este un timp pierdut.. care asigură rezolvarea tuturor ambiguităţilor şi încurajează intervievaţii să furnizeze mai multe informaţii.  nu se teamă de tăcere . pentru că ar crea impresia că auditorul este neinteresat sau chiar incompetent. încât să se asigure că va obţine informaţia necesară. care vor crea impresia că intervievatul nu are altă opţiune: „Nu eşti de acord că aceasta este responsabilitatea ta?”. În cadrul tehnicilor generale de chestionare pot fi folosite următoarele: 1. onest şi obiectiv.. De aceea..  pună întrebări deschise. această tehnică este considerată de mulţi a fi dificil de implementat. dacă acesta devine prea dificil. ” Întrebările trebuie puse cu un ton neutru şi numai câte una.. politic sau emotiv. încurajarea contactului vizual etc.? ” sau „Ce vei face dacă sar întâmpla. Pot fi folosite şi întrebări închise.? ” poate suna ca o ameninţare. Cum?. aceasta trebuie făcută impersonal.? Alte două formulări de bază sunt: „Să presupunem că. Întrebările închise trebuie evitate. el trebuie să recunoască faţă de persoana auditată şi să-şi ceară scuze... Aceste tipuri de întrebări asigură în mod eficient furnizarea de informaţii. 4. Alt tip de întrebări este acela al întrebărilor de clarificare : „Poţi să-mi dai nişte exemple de. pentru că acestea permit crearea unui feedback potrivit.  încearcă distragerea atenţiei. de exemplu: Dar. aratămi. Ea implică atât ascultare.?” sau „Lasa-mă să fiu sigur că am înţeles corect ceea ce ai spus”.. O mare atenţie trebuie acordată tonului cu care se pune întrebarea şi sublinierii cuvintelor. Când?. în care nu se învaţă nimic despre organizaţie.).trebuie dat timp de gândire interlocutorului.. pentru că o dată detectate..? sau Cine altcineva. dar numai acolo unde este necesar să se clarifice o incertitudine. 3. în cazul în care răspunsul este o opinie proprie. înţeleg). pentru a confirma faptele.. respectiv cele care nu permit un răspuns cu un simplu „da” sau „nu”. care necesită un simplu „da” sau „nu”. să-mi spui cum faci. De exemplu: „Eşti responsabil pentru. nu-i aşa?”. Pe parcursul unui audit trebuie evitate întrebările sau conversaţia care:  sugerează răspunsuri. te rog. Cu toate că o ascultare atentă este cheia către o bună comunicare. cât şi non-verbală (înclinarea capului..  promoveze o atitudine încurajatoare. în marea lor majoritate. vor duce la pierderea cooperării.  reacţionează prematur şi/sau emoţional. ..

 verifica confirmarea şi amendamentele comenzilor. La Departamentul de Aprovizionare se poate adresa următoarea întrebare: Cum comandaţi materialele? Pentru a verifica răspunsurile. Exemple de întrebări şi de verificare a răspunsurilor primite Acestea se referă la unele întrebări de bază şi de documente care pot fi analizate pentru a obţine dovezi obiective şi pentru a verifica răspunsurile date.  examina disponibliltatea şi calibrarea oricărui echipament de testare.  verifica modul în care un nou furnizor/subfurnizor este adăugat pe lista celor acceptaţi. împreună cu exemple de proceduri departamentale. analiza. politicoasă şi profesională. De asemenea.?. Pentru fiecare document important al sistemului de mnagement al calităţii.  examina orice documentaţie existentă.  controlarea listei de distribuire a documentelor şi a mecanismului de modificare a documentelor. printr-o manieră prietenoasă. Pentru controlul documentelor. Unui inspector de control al calităţii: Cum verifici aceste produse? Pentru a verifica răspunsurile.  verifica etapele unei comenzi de aprovizionare şi ale unei cereri de ofertă de aprovizionare.. stabileşte anumite fapte: „Dacă aş fi fost în locul tău.”sau „Ţi-am spus că vei găsi aceasta !”.  responsabilităţile şi autorităţile pentru pregătirea. Auditorul va trebui să verifice modul în care inspectorul stabileşte numărul de produse pe care le va verifica (eşantionul) şi dacă verificarea are loc în conformitate cu procedurile scrise. trebuie să existe şi o listă ce identifică statutul curent al tuturor documentelor emise pentru implementarea cerinţelor standardelor aplicabile. Efectul acestor întrebări este distrugerea raporturilor de confidenţialitate care au fost create anterior. controlul şi modificarea documentelor. Trebuie ţinut cont de faptul că scopul întrebărilor este acela de a obţine dovezi obiective.  Care sunt responsabilităţile Dvs? Pentru a verifica răspunsurile. Şefului unui departament:  Cu ce se ocupă departamentul Dvs. unde va verifica procedurile pentru pregătirea documentelor.  verifica disponibilitatea şi nivelul calibrării echipamentului de testare.  verifica aceste date prin compararea cu specificaţiile de aprovizionare sau cu proiectul.. Unui muncitor: Poţi să-mi spui ce faci? Pentru a verifica răspunsul. auditorul trebuie să viziteze Biroul de Proiectare sau oricare alt departament care este responsabil pentru controlul documentelor.  examina materialele furnizate pentru operaţia executată. printr-o comunicare eficientă şi cu accente de simpatie. auditorul va:  examina planul calităţii sau instrucţiunile de inspecţie de produs.  verifica lista subfurnizorilor acceptaţi. procedurile trebuie să cuprindă:  formatul şi identificarea lor. auditorul va:  examina procedurile departamentelor de aprovizionare. auditorul va examina secţiunea Manualului calităţii relevantă pentru responsabilităţi şi autorităţi. auditorul va:  examina instrucţiunile de lucru/proiectul. .

îmbrăcăminte adecvată şi profesionalism pe timpul desfăşurării auditului.  trebuie să accepte dreptul organizaţiei de a ridica întrebări asupra oricărei neconformităţi dar nu trebuie să se lase convins. cât şi faţă de client. stricta confidenţialitate trebuie menţinută în permanenţă.  verifica orice amendament/modificare care s-a înregistrat. de exemplu: să se prezinte şi să expună întregului personal intervievat scopul prezenţei sale în acel loc.  întrebările trebuie puse într-un mod politicos. auditorul trebuie să-l roage pe ghid să telefoneze înainte şi să anunţe zona ce va fi vizitată. aceste şedinţe se ţin după ce echipa de auditori s-a întâlnit şi a căzut de acord asupra neconformităţilor. şeful echipei de audit va trebui să aloce o anumită perioadă de timp pentru şedinţele interimare ale echipei de audit. Chiar dacă nu este prevăzut în plan. Etică şi conduită Ţinând cont de faptul că o comunicare eficientă implică atât semnale verbale cât şi nonverbale. instrucţiunile de lucru. Trebuie să se ferească să dea sfaturi bazate pe experienţa acumulată în auditurile desfăşurate la alte organizaţii pentru că.  trebuie să fie pregătit. Acestea pot fi ţinute la sfârşitul fiecărei zile de audit sau la prima oră în dimineaţa următoare. astfel încât să nu domine conversaţia. . împreună cu înregistrările din analizele efectuate asupra acestora şi aprobările obţinute.  pe parcursul intervievării unei persoane auditorul trebuie să lucreze împreună cu ghidul şi cu ajutorul acestuia. fără ceartă. comunicarea auditorilor cu auditatul. precum şi comunicarea între membrii echipei sunt de o importanţă primordială. Şi aceste şedinţe pot avea loc la începutul sau la sfârşitul fiecărei zile de lucru. pe întreaga perioadă a auditului. În cazul auditurilor care durează două sau mai multe zile. atât faţă de angajaţi.  acelaşi lucru şi pentru procedurile departamentale.  să fie curtenitor şi decent. Conduita presupune:  punctualitate.  să nu intre niciodată într-o anumită zonă fără un ghid sau escortă. în vederea clarificării tuturor aspectelor.  dacă apar modificări în program. se obişnuiesc şi şedinţe interimare între echipa de auditori şi ghizi sau alţi reprezentanţi ai organizaţieii. dacă sunt înregistrate dovezi obiective serioase. indiferent când ar avea loc. se pot divulga informaţii considerate particulare şi astfel se poate încălca Codul de confidenţialitate. se vor discuta problemele apărute şi pe timpul prânzului. El poate deţine informaţii şi secrete obţinute pe parcursul auditului şi ca urmare. politicos dar ferm cu orice tactică diversionistă. un auditor va avea aceleaşi obligaţii etic. în acest sens putându-se face o serie de aranjamente formale. În funcţie de organismul de auditare. Atât auditorii cât şi şefii înregistraţi ai echipelor de audit sunt obligaţi să cunoască şi să se supună unui cod de conduită. Ca orice profesionist. în funcţie de practicile organismului de certificare şi pe cât posibil. avertismente sau critică. Şedinţele interimare de echipă Pe parcursul auditului. cu un ton neutru. ca: dejunuri prelungite.Folosind detaliile din documentele verificate pe timpul auditului altor arii. specificaţii de aprovizionare etc. dar cu tact. auditorul va:  verifica proiectul iniţial al procedurilor. este foarte important ca un auditor să se asigure că etica şi conduita lui sunt la cel mai înalt standard. inevitabil. întârzieri sau argumentaţii îndelungi asupra semnificaţiei frazeologiei din standard.

el se află în faţa unei neconformităţi (deficienţe). Redactarea neconformităţilor În urma desfăşurării auditului. pe baza ghidului organismului de certificare. se evită apariţia unor surprize nedorite pe parcursul şedinţei de închidere. calitate). dimpotrivă. comunicarea cu auditatul şi clientul auditului (dacă se impune acest lucru) se realizează atât periodic. . şeful echipei de audit va obţine semnăturile de acceptare şi perioada de desfăşurare a acţiunilor corective. dar pe care organizaţia cumpărătoare consideră necesar să le semnaleze organizaţiei furnizoare. Înainte de încheierea auditului tuturor activităţilor. echipa de audit trebuie să treacă în revistă toate observaţiile sale. a conformităţii. modificarea obiectivelor şi/sau ale domeniului auditului). Raportul de observaţie trebuie să descrie motivele pentru care se suspectează că există o neconformitate potenţială şi să prezinte ce alte informaţii sunt necesare pentru a produce dovada neconformităţii sau. în cazul apariţiei unui risc semnificativ (siguranţă. De asemenea. pe când altele. Ele trebuie identificate în raport de exigenţele specifice ale normelor sau ale altor documente în funcţie de care se desfăşoară auditul şi sunt trecute în revistă de şeful echipei de audit împreună cu responsabilul sectorului auditat. a unui contract sau a standardului aplicabil (neîndeplinirea unui criteriu).  permit reprezentanţilor organizaţiei să cunoască exact cum se desfăşoară auditul şi să-l informeze permanent pe Directorul general. Toate incidentele sau circumstanţele ce indică neconformităţi posibile trebuie raportate de toţi membrii echipei de audit. În acest mod. a politicii din domeniul calităţii).  permit şefului echipei de audit să monitorizeze desfăşurarea auditului şi. de asemenea. care nu pot fi considerate neconformităţi sau în cazul identificării unei neconformităţi pentru care nu există dovezi obiective. în cadrul şedinţei finale a fiecărei zile de lucru. prin informarea acestora cu privire la stadiul auditului şi la oricare alte probleme.Pentru ambele momente ale zilei există avantaje. În timpul auditului. încheierea auditului. în vederea determinării celor ce trebuie raportate ca neconformităţi. mediu. auditorul poate face o serie de observaţii şi/sau poate raporta neconformităţile constatate. să se poată determina acţiunile corespunzătoare impuse (reconfirmarea planului de audit. astfel încât. pentru ca acesta să înţeleagă mai bine sistemul şi semnificaţia celor constatate. observaţiile se pot referi şi la punctele potenţiale de îmbunătăţire a activităţii percepute de auditori. cer întocmirea unui raport de discrepanţe/variaţii. În cazul în care auditorul constată neîndeplinirea unei cerinţe a sistemului de management al calităţii (neîndeplinirea propriilor proceduri/instrucţiuni de lucru. Aceste observaţii pot fi ridicate pentru incidente minore. Unele organisme de certificare permit ca aceste observaţii sau discrepanţe minore să fie ridicate verbal. În cazul constatării că obiectivele auditului nu pot fi atinse. dar şi dezavantaje dar obiectivele urmărite vor fi aceleaşi:  ele permit şefului echipei de audit să prezinte reprezentanţilor organizaţiei neconformităţile înregistrate şi să rezolve problemele potenţiale. însă şeful echipei de audit este cel ce va stabili care dintre aceste incidente va fi formal raportat ca o neconformitate şi-l va încadra într-o anumită categorie. şeful echipei de audit trebuie să comunice auditatului şi clientului auditului motivele existente. O neconformitate nu este altceva decât un eşec sau o încalcare în îndeplinirea conţinutului sau intenţiei unei cerinţe şi care trebuie catalogată în funcţie de gravitatea sa.  dacă este posibil. dar şi imediat. interacţiunile dintre auditori şi ghizii acestora. cu toate că aceasta nu este o practică normală în cazul auditurilor externe şi întocmirea unui „raport de observaţie”. Cele mai multe dintre procedurile auditurilor secundă parte permit efectuarea de observaţii pe parcursul auditului. de comun acord.

neconstituind însă o abatere generală a sistemului de management al calităţii. ci o singură descriere şi enumerare a celor constatate.  când cerinţele procedurilor documentate nu sunt implementate într-o măsură semnificativă. neconformităţile trebuie documentate pe formulare speciale.  când o cerinţă specifică a unui standard relevant pentru activitatea organizaţiei nu a fost aplicată (absenţa unui sistem de control al documentelor.  apariţia mai multor neconformităţi de aceeaşi natură. În funcţie de gravitatea relativă a celor constatate. fie la faţa locului. Exemple tipice de neconfomităţi majore pot fi următoarele:  când politica organizaţiei sau procedurile nu au fost definite şi documentate într-o asemenea măsură astfel încât să permită folosirea lor ca bază a auditării implementării sistemului. sau seara) şi trebuie luată semnătura auditatului care să confirme că acestea sunt reale. aprobării ca furnizor sau acreditării. În mod obişnuit. . II şi III). neconformităţile trebuie clasificate într-o manieră clară şi precisă. având la bază constatările asupra sistemului implementat sau menţinut. de regulă.  când sistemul definit este incompatibil cu politica în domeniul calităţii sau cu alte cerinţe specificate. fie cel mai devreme posibil (în pauza de prânz. fiind un gest de politeţe faţă de cel auditat. Ea va avea. neacordarea certificării/înregistrării. prezintă un risc calitativ neacceptabil. neconformităţile sunt de obicei clasificate în trei categorii (I. lipsa unei proceduri pentru auditarea şi analiza sistemului.  neidentificarea în mod unic a procedurilor. De asemenea. fie ca incident singular sau ca o combinaţie de un anumit număr de incidente similare.sunt acelea care afectează calitatea produsului sau a serviciului şi care identifică absenţa implementării unei cerinţe a sistemului de management al calităţii. auditorul trebuie să încerce totul pentru a o rezolva iar punctele asupra cărora nu s-a căzut de acord trebuie înregistrate).  mai multe certificate de calibrare/etalonare ale aparaturii cu termen depăşit etc. dar în activităţi diferite ale organizaţiei.sunt mai multe neconformităţi minore care arată abaterea de la o anumită cerinţă internă şi care.  folosirea unor proceduri perimate. Pe baza dovezilor obiective. Neconformităţi de categoria 1 sau neconformităţi majore (A) . informarea cu privire la neconformităţi se face verbal. eşecul total al sistemului sau lipsa implementării acestuia. cumulate. ca efect.  când evidenţele calităţii sunt incapabile de a demonstra funcţionarea efectivă a sistemului. lipsa competenţei personalui în îndeplinirea sarcinilor etc. nu este necesar să se completeze formulare separate. el trebuie să-l informeze pe auditat cu privire la această concluzie la care a ajuns (dacă între auditor şi auditat există o divergenţă de opinie cu privire la neconformităţile constatate. Exemple ce pot fi date în acest sens sunt:  mai multe modificări neautorizate ale procedurilor. care conduce la concluzia că sistemul nu funcţionează etc. dacă în urma explicaţiilor primite auditorul se află în faţa unei dovezi obiective a unei neconformităţi.  procedurile nu sunt disponibile în locurile unde sunt necesare. Însă.). o cădere totală a controlului asupra unui domeniu definit.Fiind un proces deschis. auditorul poate prezenta celui auditat observaţiile pe care le are şi poate solicita acceptul şi semnătura acestuia pentru o confirmare a celor constatate. Asemenea neconformităţi sunt clare. Când pe parcursul desfăşurării unui audit apar mai multe neconformităţi. bazată pe fapte clare şi implică pentru organizaţia respectivă nerecomandarea aprobării sistemului de management al calităţii până ce nu vor fi întreprinse acţiunile corective corespunzătoare şi până ce eficacitatea acestora nu va fi probată. Neconformităţi de categoria a I1-a sau neconformităţi intermediare (B) . Încadrarea unei neconformităţi ca fiind majoră presupune o apreciere solidă.

aria unde s-a făcut observaţia şi data. Unele dintre organismele de certificare cer ca rapoartele de neconformităţi să fie scrise şi transmise auditatului înainte de plecarea echipei de audit. în ansamblul lui. Oricum. având mai mult timp la dispoziţie. acolo unde acestea nu afectează imediat calitatea producţiei. Aceste neconformităţi pot împiedica recomandarea organizaţiei pentru aprobare. poate fi considerat. Exemple specifice de asemenea neconformităţi pot fi :  când o procedură a fost documentată. Când un auditor este convins că există o neconformitate. Asemenea neconformităţi apar acolo unde există o implementare incompletă a unei singure condiţii a clauzelor particulare ale unui standard.  categoria de neconformitate. dacă se consideră că există un risc pentru sistemul de management al calităţii şi dacă ele nu sunt înregistrate în aceeaşi zonă.  faptele observate. Două sau mai multe neconformităţi minore pot fi reunite sub forma unei singure neconformităţi intermediare (de tip B). astfel încât nu poate fi demonstrată operarea corespunzătoare a sistemului. Neconformităţi de categoria a I1I-a sau neconformităţi minore (C) .  exemple izolate de testare a echipamentelor în vederea calibrării lor şi care nu indică statutul de calibrare a acestora (lipsa etichetelor de calibrare). greşeli minore sau sporadice în conţinutul lor.De obicei. Multe dintre auditurile secundă parte şi dintre cele interne prevăd pentru acest raport şi o secţiune de acţiuni corective acceptate. . a unui reprezentant al organizaţiei şi a şefului echipei de audit. Forma exactă a acestor note variază în funcţie de organismul de certificare. în implementarea procedurilor sau a înregistrărilor şi care pot conduce la eşecul sistemului. atunci trebuie completată o notă sau un raport de neconformitate.  înregistrările privitoare la calitate sunt incomplete.  exemple izolate de documente depăşite.  o organigramă din Manualul calităţii care a expirat etc. ca formând o neconformitate majoră.  exemple izolate de corecturi în datele de înregistrare. Atâta timp cât asemenea neconformităţi pot fi îndepărtate prin acţiuni corective corespunzătoare poate fi dată recomandarea pentru aprobarea sistemului organizaţiei iar acţiunile corective întreprinse vor fi verificate la următoarea vizită de supraveghere. dar pentru cele secundă parte se obişnuieşte ca acest raport să fie scris pe loc. comparativ cu mărimea şi cu complexitatea organizaţiei. cuvântul cheie pentru exemplele de mai sus este „izolat”.  exemple izolate de copii neautorizate ale unor documente. dacă se demonstrează că nu există nici un risc pentru sistemul de management al calităţii şi dacă ele sunt înregistrate în aceeaşi zonă. În acelaşi timp însă.  numărul standardului utilizat şi al paragrafului împotriva căruia s-a înregistrat neconformitatea. un număr semnificativ de neconformităţi minore.sunt acelea care identifică scăpări. fără iniţialele celui care a operat corectura.  exemple izolate de omisiune a semnăturilor pe documente.  semnătura auditorului. Avantajul transmiterii ulterioare a raportului de neconformitate este acela că permite auditorului să decidă. altele ulterior. produselor şi echipamentului implicat. împreună cu toate detaliile importante ale documentelor. dar conţinutul de bază este următorul:  numele organizaţiei. activitatea compartimentului în care au fost constatate asemenea neconformităţi este suspendată până la îndepărtarea în mod satisfăcător a neconformităţilor constatate.  un număr dat raportului. dar există variaţii minore evidente pe parcursul implementării ei. dacă nu sunt corectate.

atâta timp cât ei pot fi priviţi ca exprimând opinia auditorului care ulterior poate fi schimbată.  a pregăti recomandări (dacă sunt cuprinse printre obiectivele auditului). pentru a fi bine înţeleasă). ariile cu probleme. de exemplu: localizarea unor documente pierdute /dosare care lipseau etc. dacă organizaţia în cauză aduce noi materiale (o procedură îmbunătăţită sau un document amendat) sau poate demonstra imediat completarea unei acţiuni corective (înlocuirea unor documente depăşite). Şeful echipei de audit trebuie să fie pregătit pentru a retrage formularul (raportul) de neconformitate. Trebuie evitaţi termenii ca: serios.  a discuta auditul de urmărire (dacă este cazul). ceea ce va afecta atât credibilitatea auditorului. să discute cele constatate cu şefului echipei de audit şi cu ceilalţi membri ai echipei. scopul fiind acela de a:  analiza constatările auditului şi alte informaţii în raport de obiectivele auditului. În caz de refuz. decizia cu privire la tipul şi la modalitatea concretă a acţiunilor corective necesare îi aparţine organizaţiei auditate iar raportul de audit terţă parte va conţine o secţiune în care auditorul poate da detalii asupra verificărilor întreprinse şi stingerii neconformităţilor. trebuie să fie completă şi exactă. oferind astfel posibilitatea celor auditaţi să verifice constatările. Toate notele de neconformitate trebuie contrasemnate de şeful echipei de audit şi. Formularea neconformităţii trebuie să fie clară. inadecvat sau insuficient. el le poate combina într-o singură neconformitate majoră. întreaga echipă de audit trebuie să se întâlnească.formularea exactă a neconformităţilor şi dacă este necesar.  a stabili prin consens concluziile auditului. demonstrându-se că şeful echipei de audit este satisfăcut. unde a fost observată etc. în funcţie de mărimea organizaţiei şi de numărul de neconformităţi înregistrate. aşa cum ele au fost constatate la vizitele de supraveghere sau de urmărire a corectării neconformităţilor. ce dovadă obiectivă s-a constatat (serie echipament. utilă şi concisă (nu mai lungă decât este necesar. Însă. el poate alege completarea unei matrice din care să rezulte paragraful standardului şi ariile în care au fost semnalate neconformităţile. Fiecare raport de neconformitate trebuie semnat de un reprezentant al conducerii auditatului. în descrierea unei neconformităţi trebuie prezentate faptele observate. Aceasta permite nu numai o definire clară a problemei dar va permite organizaţiei şi o stabilire a trasabilităţii pentru a observa deficienţa şi pentru a stabili cele necesare în vederea corectării observaţiilor făcute.). şeful echipei de audit trebuie să se pregătească pentru a prezenta directorului general constatările echipei. imaginea întregii organizaţii devine mai clară. Atât cât este posibil. neconformitatea trebuie semnalată dar se poate considera ca fiind rezolvată şi se semnează. Având toate informaţiile şi evidenţele strânse de la toţi auditorii. Şeful echipei de audit poate decide dacă numărul stabilit de neconformităţi minore dintr-o arie dată este un indicator al eşecului în sistem şi ca urmare. în cazul inexactităţii ei putând fi invalidată de auditat. se vor folosi frazele şi cuvintele din paragraful corespunzător al standardului şi se va detalia întotdeauna faptul observat cu următoarele informaţii: cine a fost implicat.. În mod obligatoriu. Pregătirea concluziilor auditului Anterior şedinţei de închidere. Concizia neconformităţilor este foarte utilă. iar acţiunea corectivă a fost eficientă. De asemenea. ele fiind prezentate în cadrul şedinţei de încheiere. criteriul ce nu a fost îndeplinit (prin referinţă sau descriere) şi explicarea neîndeplinirii acestui criteriu. auditatului i se recomandă să discute cu clientul sau cu reprezentanţii organismului de certificare. Oricum. O dată ce această matrice a fost completată. la nivelul întregii organizaţii. . cât şi pe cea a auditului. neambiguă. Acest raport va fi înmânat reprezentantului organizaţiei la şedinţa de închidere. Această abordare este folositoare pentru a evidenţia clar.. localizarea acestora etc. identificarea documentelor. dacă la şedinţa de închidere organizaţia face dovada îndepărtării neconformităţii.

sau în cazul unui audit intern al unei organizaţii de mari dimensiuni. Numele persoanelor care participă la această şedinţă trebuie notate pentru ca informaţia să fie inclusă în raporul de audit. şedinţa de închidere poate poate avea un aspect mai puţin formal şi va consta în simpla comunicare a constatărilor şi a concluziilor auditului. Oricum. şeful echipei de audit se va asigura ca cel puţin unul dintre directorii generali ai organizaţiei auditate să fie prezent la şedinţă. În alte cazuri însă. se urmăreşte consensul cu privire la perioada de timp necesară pentru ca auditatul să prezinte un plan de acţiuni corective şi obţinerea acordului asupra activităţilor de urmărire a îndepărtării neconformităţilor. astfel încât acestea să fie înţelese şi confirmate. în cazul în care unii dintre directorii orgnizaţiei nu au fost prezenţi la şedinţa de deschidere. obiectivul principal al acestei şedinţe este prezentarea concluziilor. acestea trebuie discutate şi rezolvate eficient iar dacă nu este posibil. Acest termen este de obicei de trei luni în cazul auditurilor terţă parte desfăşurate de organisme de certificare.  să explice categoriile de neconformităţi. fiind păstrate înregistrări ale desfăşurării acesteia. fie aceasta va fi retrasă imediat. În cazul în care cei auditaţi prezintă dovezi prin care se demonstrează că o constatare este eronată. în mod special ghizilor şi experţilor tehnici. Directorului general al organizaţiei şi responsabililor funcţiilor implicate. dacă aceasta există la nivelul organismului de certificare.  să sublinieze că. cu privire la constatările şi/sau concluziile auditului. De asemenea. dacă auditul a identificat dificultăţi majore în sistem. auditul s-a efectuat numai pe un eşantion din activităţile organizaţiei.De asemenea. precum şi decizia asupra posibilităţii ca acţiunile corective să fie întreprinse într-o perioadă rezonabilă de timp. ambele opinii trebuie înregistrate. ea va fi condusă de şeful echipei de audit şi va acoperi următoarele aspecte:  să prezinte clientul auditului şi membrii echipei de audit. Se va folosi întotdeauna declaraţia privitoare la lipsa de pretenţii şi de limitare de responsabilităţi. De fapt. şeful echipei de audit trebuie să ia decizia cu privire la recomandările pe care le va face organizaţiei (ţinând cont de numărul şi de categoriile de neconformitate constatate). constatările şi concluziile auditului. demonstrând astfel angajamentul organizaţiei respective faţă de sistemul de management al calităţii. dar poate fi extins şi asupra auditurilor secundă parte. atâta timp cât acestea prezintă avantajul de monitorizare a performanţelor înregistrare pe parcursul implementării acţiunilor corective. În acest caz. accentuându-se că acestea nu sunt obligatorii). concluzii referitoare la capacitatea sistemului de management al calităţii de a satisface obiectivele calitative cerute. în ordinea importanţei lor. şedinţa de închidere va avea un aspect formal. Rămâne la latitudinea şefului echipei de audit . În cazul desfăşurării unui audit intern la o organizaţie de mici dimensiuni. organizaţiei auditate revenindu-i sarcina să-şi stabilească mijloacele de ameliorare a sistemului lor. în cazul existenţei unor divergenţe.  să mulţumească organizaţiei pentru ospitalitate şi pentru sprijinul acordat. fapt pentru care nu este exclusă şi existenţa altor neconformităţi în domeniile neauditate. La această şedinţă mai pot participa şi reprezentanţi ai clientului auditului respectiv. Recomandările nu au un caracter obligatoriu. cu scuzele de rigoare. Fiind o prerogativă a conducerii organizaţiei. De asemenea. dacă ele sunt prea ample şi implică o serie de analize. Şedinţa de închidere Scopul şedinţei de închidere este acela de a prezenta sumar. între echipa de audit şi auditat. acelea ale auditurilor secundă şi terţă parte. în timp ce auditul a acoperit toate cerinţele relevante ale standardului sau alte cerinţe faţă de care s-a efectuat evaluarea. fie dovezile furnizate vor fi discutate după şedinţă. la şedinţa de închidere vor participa reprezentanţi ai acesteia. se fac recomandările necesare (dacă este cazul.  sunt prezentate constatările echipei.

 să obţină acordul asupra datei de completare a acţiunilor corective. prin date. pentru a se evita formarea unei imagini de confruntare.  să roage ca întrebările să fie puse după prezentarea constatărilor. ale auditorilor şi calificarea lor ca auditori).2. are drept scop confirmarea oficială a informaţiilor comunicate în şedinţa de încheiere. dacă nu le-a obţinut deja. există puţine aspecte pe care organizaţia le poate disputa. eventual planul de audit. se va citi domeniul agreat pentru certificare şi se va explica orice modificare faţă de proiectul iniţial. Raportul de audit. Declaraţia sumară privind concluziile auditului poate fi modificată în cazul reevaluării semnificaţiei neconformităţilor. Conducerea auditatului poate face o declaraţie sumară asupra auditului. Pe cât posibil. printre care. Imediat după ce activităţile propuse au fost finalizate. Dacă o funcţie nu a promovat evaluarea. Pentru auditurile interne. notele de neconformităţi şi un rezumat.  confirmarea că obiectivele auditului au fost îndeplinite în cadrul domeniului. De asemenea.  în cazul auditului de certificare. este recomandat ca membrii echipei de audit să se aşeze printre angajaţii orgnizaţiei auditate. discuţiile trebuie evitate. şeful echipei de audit poate decide să prezinte pe larg toate neconformităţile majore constatate. cea mai importantă este completarea raportului de audit. care este responsabil pentru caracterul precis şi complet al acestuia.  identificarea organizaţiei auditate. Raportul de audit este pregătit sub direcţia şefului echipei de audit. Forma şi conţinutul raportului de audit rămân la latitudinea auditorului. urmând o serie de activităţi. echipa va mulţumi. în care se menţionează şi stabilirea acţiunilor corective necesare.  să răspundă întrebărilor puse de conducerea organizaţiei. în timpul acestei şedinţe. constatărilor şi concluziilor auditului (cu referinţe complete asupra documentelor ce definesc sistemul de management al calităţii sau asupra contractelor semnificative pentru audit). pe când la auditurile secundă parte. În cadrul acestei şedinţe.4.  o evaluare clară şi precisă a obiectivelor.să prezinte personal toate constatările înregistrate. organizaţia decide formatul raportului de audit şi poate alege doar să completeze lista de verificare. şeful echipei de audit poate comunica sau nu decizia posibilă în urma auditului şi data când poate fi primit raportul de audit (la unele audituri de certificare. . datorită consecinţelor acestora asupra recomandării finale.  datele şi locurile unde au fost efectuate activităţile de audit la faţa locului. criteriilor. Rezultatele auditului Auditul nu se încheie însă odată cu şedinţa de închidere. raportul va fi înmânat mai înâi clientului).  să obţină semnăturile de acceptare a notelor de neconformitate. însă el va cuprinde următoarele elemente:  o identificare unică. 1. Dacă echipa şi-a făcut datoria în mod profesional iar neconfomităţile sunt scrise corect. el poate fi înmânat pe loc. care va reflecta cu fidelitate spiritul şi conţinutul auditului. în conformitate cu planul de audit. încă o dată. domeniului. nu se va putea acorda certificarea (domeniul certificării neputând fi restrâns prin excluderea acesteia). sau să lase fiecărui auditor în parte posibilitatea de a prezenta constatările făcute în zonele în care ei au fost responsabili. a clientul auditului şi a membrilor echipei de audit (numele şi titlurile şefului echipei de audit. În funcţie de politica existentă la client. pentru o viitoare trasabilitate. şi se va retrage.

Documentele auditului (înregistrările complete ale auditului) trebuie păstrate sau distruse potrivit acordului dintre client. Auditul se consideră încheiat când raportul de audit este remis clientului şi tocmai de aceea. dacă raportul este pregătit pentru un client. iar dacă aceasta nu este posibilă. În cazuri mai raere. Transmiterea raportului de audit se va face numai către Directorul general al organizaţiei auditate. deoarece poate conţine informaţii confidenţiale. concluziile şi recomandările (declaraţia sumară. Înregistrările complete ale auditului se referă la următoarele documente:  raportul de audit. În situaţii oficiale. datat şi semnat de şeful echipei de audit. cu confirmare de primire. Raportul de audit este proprietatea clientului sau a auditorului şi dacă nu există o înţelegere contractuală.  dacă este specificat în obiectivele auditului. se pot prezenta recomandări de îmbunătăţire. În acest caz. ei nu sunt obligaţi să-l ofere celor auditaţi.  corespondenţa înainte şi după audit.  lista cu numele şi funcţiile celor ce au participat la şedinţa de deschidere şi de închidere şi uneori. În nici un caz el nu poate fi transmis unei alte părţi fără acordul auditatului şi al clientului. care trebuie protejate. durata de păstrare este de 20 de ani. scrisoarea însoţitoare va descrie procedurile necesare pentru implementarea şi verificarea acţiunilor corective. numele persoanelor contactate în timpul auditului. Raportul de audit este analizat. Tipurile de recomandări ce pot fi făcute sunt urmărtoarele:  sistemul de management al calităţii întruneşte cerinţele standardului şi este recomandată înregistrarea în conformitate cu scopul avut în vedere. cu documentele susţinătoare. raportul va cuprinde şi un sumar al acţiunilor corective recomandate sau asupra cărora s-a căzut de acord. Rapoartele celor mai multe organisme de certificare trebuie să fie semnate şi de un membru din conducerea organizaţiei auditate. Acţiuni corective şi de verificare În cazul auditurilor terţă parte. De asemenea.  calificarea auditorilor.  programul din care face parte auditul şi planul auditului în cauză.  monitorizarea acţiunilor corective. Înainte de a fi transmis organizaţiei auditate. difuzarea raportului de audit trebuie să se realizeze în perioada de timp convenită. În cazul auditurilor terţă parte. zonele neacoperite din domeniul auditului. în conformitate cu procedurile programului de audit. de genul proprietăţii industriale. el va trebui analizat de conducerea acestuia. trebuind să rămână confidenţial. şeful echipei de audit poate face numai recomandări organismului de certificare.  rapoartele de neconformitate.  listele de verificare şi notiţele cu observaţii.  este prezentat un sumar al auditului. organizaţie auditată şi auditoare. cu aprecierile echipei de audit asupra gradului de conformitate cu cerinţele şi asupra eficienţiei sistemului de management al calităţii în îndeplinirea activităţii şi a obiectivelor calităţii). raportul de audit trebuie să conţină o declaraţie privind confidenţialitatea conţinutului şi o listă de distribuire a lui. Această recomandare este făcută doar . trebuie comunicate clientului motivele de întârziere şi convenită o dată revizuită pentru difuzare. precum şi în conformitate cu reglementările contractuale şi legale în vigoare. există însă şi posibilitatea ca organismul de certificare să schimbe recomandările făcute.  opiniile divergente nerezolvate între echipa de audit şi auditat. putând fi semnat şi de un membru din conducerea clientului sau a organizaţiei (în funcţie de procedurile programului de audit).  planuri ale acţiunilor ulterioare convenite.

fie se va stabili o nouă dată de finalizare. Eşecul în finalizarea acţiunilor corective în cazul auditurilor interne sau secundă parte este analizat de către client înmpreună cu auditatul sau de către conducerea superioară a organizaţiei. de neconformităţi majore în sistem sau o gamă largă de eşecuri în implementarea sistemului documentat şi nu este posibil ca. în cadrul unei anumite perioade de timp. fără a mai fi necesară o vizită. . prin care să se urmărească şi eficienţa lor. cu acordul clientului. Toate acţiunile corective iniţiate de organizaţia auditată trebuie înregistrate şi verificate prin analize ulterioare. Unele neconformităţi minore (o înregistrare ce nu a fost găsită.3 – Acţiune preventivă). organizaţia să întreprindă acţiuni corective eficiente şi verificabile. Conducerea organizaţiei trebuie să analizeze dovezile neconformităţilor. lipsa unei semnături etc. supravegherea se va face numai pentru verificarea acţiunilor corective necesare.5. după o procedură documentată (SR ISO 9001:2001. responsabilitatea pentru urmărirea şi încheierea raportului revenind şefului echipei de audit sau şefului compartimentului pentru calitate. în cazul auditurilor interne. În mod particular. obiectivul fiind acela de a se verifica dacă acţiunile corective au fost înţelese şi dacă ele au fost puse în practică în mod efectiv şi eficient. auditatul analizează fiecare raport de neconformitate şi răspunde prin completarea acţiunilor corective necesare. dar nesemnalate la audit. Clauza 8. Clauza 8. în majoră).  sistemul de management al calităţii nu întruneşte cerinţele din standard iar înregistrarea nu poate fi recomandată.) pot fi verificate prin corespondenţă (prin transmiterea unei copii). Aceste verificări pot lua forma unui re-audit. Acţiunile corective presupun nu numai o simplă corectare a deficienţelor constatate la audit. La data convenită de comun acord pentru finalizarea acţiunilor corective necesare. În cazul unor neconformităţi minore sau majore care nu necesită o nouă evaluare.5. care se vor încadra în procedura de audituri interne. Deoarece este dificil să fie urmărit simultan un număr mare de acţiuni corective.  sistemul de management al calităţii va întruni cerinţele din standard dar înregistrarea va fi amânată până ce vor fi întreprinse şi verificate acţiunile corective necesare. urmărirea acţiunilor corective se va face printr-o nouă evaluare. auditorii pot fi implicaţi în recomandarea şi chiar în ajutorul efectiv de implementare corectă a acţiunilor corective. În cadrul acestei vizite de urmărire. depinde numai de organizaţie auditată ce acţiuni corective să inţieze şi cum să le implementeze. Când concluzia auditului este reluarea evaluării. Auditorul analizează propunerile şi le evaluează. necesare pentru îndepărtarea neconformităţilor sau pentru eliminarea cauzelor acestora. de îmbunătăţire sau corective. Toate aceste acţiuni nu sunt considerate a fi parte a auditului şi sunt întreprinse în mod obişnuit de către auditat. suspendarea sau retragerea certificării. În cazul în care răspunsul este considerat ca neadecvat. transmiţându-l auditorului. În acest caz. cauzele apariţiei lor. având drept efect.dacă nu sunt constatate neconformităţi sau dacă este înregistrat un număr limitat de neconformităţi minore. Această recomandare este făcută când sunt întâlnite una sau mai multe neconformităţi majore. în cazul auditării terţă parte. În cazul auditului terţă parte. auditorul. În cazul nerespectării termenului de finalizare a acţiunilor corective impuse. După încheierea auditului. într-o anumită perioadă de timp convenită. Şi în cazul auditurilor interne sau secundă parte concluziile pot indica nevoia unor acţiuni preventive. va planifica o vizită de verificare a acţiunilor corective întreprinse. fie se poate înăspri clasificarea neconformităţilor (din minoră. Această recomandare se face în cazul în care există un număr semnificativ de omisiuni. astfel încât acţiunile corective să limiteze aceste consecinţe şi să prevină repetarea cauzelor reale (SR ISO 9001:2001. urmează un schimb de corespondenţă între auditor şi auditat până ce auditorul consideră răspunsul acceptabil şi semnează pentru acceptarea acţiunii corective propuse. precum şi efectele posibile ale acestora. ci şi obligaţia conducerii organizaţiei auditate de a investiga existenţa şi a altor neconformităţi similare. natura acţiunilor de urmărire depinde de scopul şi de tipul acestuia.2 – Acţiune corectivă). şeful echipei de audit sau un alt membru nominalizat al echipei va trebui să urmărească acţiunile corective ale neconformităţilor majore şi dacă este timp. procesul trebuie să se desfăşoare în mod sistematic.

vor face o repetiţie a întregii prezentări. care nu înseamnă însă suspendarea imediată a aprobării. Oricum. 15 minute. După verificarea punerii în practică a acţiunilor corective. în vederea îndepărtării acestora. alocând în total cca. Şeful echipei de audit va prezenta concluziile echipei şi recomandările făcute pe întregul organizaţiei. atâta timp cât aprobarea nu se poate da până ce toate neconformităţile majore nu au fost îndepărtate. De asemenea. are loc suspendarea aprobării. metodele de acţiune şi de difuzare a rezultatelor auditului. membrii echipei îl vor asista pe şeful echipei de audit în finalizarea prezentării în ansamblul organizaţiei şi dacă este necesar. pentru a se asigura încadrarea în timp şi acurateţea. care-şi va pregăti raportarea neconfomităţilor constatate în aria particulară vizitată.12. pe care-l va difuza la fel ca şi pe cel original. Apoi. În cazul auditurilor terţă parte. În unele cazuri este prevăzută suspendarea sau retragerea procedurii.30 Vineri ) . se demarează o serie de activităţi prin care.00 . va conduce la retragerea certificatului. interfeţele cu organizaţia auditată. Dacă şeful echipei de audit este satisfăcut de acţiunile corective întreprinse dar constată că este necesar un timp mai îndelungat pentru a determina în mod real eficienţa lor. Aceasta presupune să fie recomandată aprobarea. în neconformităţi minore. Apoi. Orice neconformitate apărută pe parcursul acestei vizite va fi tratată ca o acţiune corectivă necesară de verificat şi va fi menţionată în raportul de audit. 4. în care să se menţioneze tendinţele contrare. Exemple ale actelor întocmite cu ocazia unor audituri I. dacă nu se implementează în mod eficient acţiunile corective necesare. prezentând şi listele de sarcini aferente ariei respective. Descoperirea şi raportarea unor neconformităţi majore pe parcursul vizitei planificate de supraveghere este o problemă foarte gravă.va urmări apoi şi cele întreprinse pentru îndepărtarea neconformităţilor minore. Fiecare echipă se va pregăti pentru prezentarea constatărilor către conducerea organizaţiei. Şeful echipei de audit va aloca din lista întocmită sarcini specifice fiecărui membru al echipei. În acest caz. II. care va fi notificată ulterior tuturor clienţilor organizaţiei şi care în final. Există şi cazuri în care mai multe organisme de auditare cooperează pentru a audita împreună un sistem de management al calităţii. în concordanţă cu standardul de referinţă. Fiecare echipă va raporta în detaliu constatările din fiecare arie. Obiectivele acestor vizite sunt de a clarifica orice neconformitate minoră sau de a urmări implementarea continuă a sistemului documentat al organizaţiei. Prezentare ( 9. se vor aloca alte 15 minute întrebărilor. auditorul va putea pregăti un nou raport privind rezultatele auditului de urmărire. bazate pe mostrele de neconformităţi cuprinse în matricea de neconformităţi. Note de pregătire pentru prezentarea constatărilor la şedinţa de închidere I. care încă nu sunt constituite în neconformităţi. el le poate transforma din neconformităţi majore. Pregătire 1. pe parcursul unei perioade de timp asupra căruia s-a convenit. se poate întocmi un raport al vizitei de supraveghere. 2. dar să se facă verificări în cadrul vizitei de supraveghere asupra neconformităţilor minore. 3. trebuie să se ajungă la un acord privitor la responsabilităţile particulare ale fiecărui organism. organismele de certificare planifică un minim de două vizite de supraveghere pe an.

d) prezentare făcută de fiecare membru al echipei de audit. De asemenea.5. III. Paragraful unei asemenea situaţii este 5. Biroul de Software Nu au existat proceduri pentru identificare. f) întrebări.). trebuie verificat dacă acţiunile cumpărătorului au fost în concordanţă cu acea procedură. 13 ale organizaţiei. Departamentul de Aprovizionare Auditorul trebuie să verifice dacă s-a stabilit o procedură pentru a acoperi „aprovizionarea alternativă” şi dacă da. analiză şi verificare pentru proiectarea software-ului (input şi output) .1. Şeful echipei de audit va prezenta tuturor directorilor prezenţi. 3. Adnotaţia la proiectul controlului producţiei poate îmbrăca forma unui „aide memoire” pentru iniţierea unei modificări cerute de autoritatea de proiect. b) există componente care au fost produse contrar cerinţelor din proiect. în maxim 15 minute. documentare. Şeful echipei de audit este responsabil pentru conducerea şedinţei şi.3. s-a observat mâncare pe masa de lucru (neconformitate majoră .neconformitate majoră. de aceea. c) declaraţie de negare în antrenarea de responsabilităţi.1) Incident 2. dar care încă nu a fost acceptată. Exerciţiu privind raportul de neconformităţi Incident 1. g) stabilirea datelor limită pentru acţiunile corective impuse. Incident 3. fiecare membru al echipei de audit. e) sumar general. 4. contrar instrucţiunilor de lucru nr. autoritate şi comunicare” iar pentru alte investigaţii.5. Incident 4.00.3 – “Proiectare şi dezvoltare” . el se va asigura că echipa poate acoperi toate punctele.1.1. un auditor trebuie să stabilească dacă: a) există proceduri care permit formularea de amendamente şi în ce circumstanţe. în parte. h) şedinţa de închidere. transmisă şi analizată (neconformitate majoră-paragraf 7.2. pentru a permite ca informaţia necesară să fie documentată.55. Vă rugăm să ne întâlnim la ora 8. Controlul producţiei Înaintea formulării unui raport de neconformităţi.paragraf 7. De asemenea. paragraf 7. se va verifica cine a avut autoritatea de a aproba asemenea alternative şi dacă au existat evidenţe obiective pentru ca asemenea aprobare să fie cerută şi obţinută. clauza 7.4. Incident 5. 2. Biroul de Proiectare Nu au existat proceduri documentate pentru controlul interfeţelor dintre Biroul de Proiectare şi cel de Producţie. de la a) la e). Investigaţia se va desfăşura sub auspiciile paragrafului 4.3 „Controlul Documentelor”. b) mulţumiri organizaţieişi ghizilor.Este sugerată următoarea agendă : a) introducere şi redeclararea obiectivelor auditului. se vor aplica procedurile de aprovizionare. concluzii şi recomandări ale şefului echipei de audit. pentru ca şedinţa să poată începe la ora 9.1 „Responsabilitate. Aria de montaj S-a constatat că 3 operatori nu purtau bonetele albe necesare iar 2 operatori nu erau închişi la halate. individual.

..IV. Tehnică de audit 3. Concluzii Acord Rezultatele conţinute în acest raport sunt acceptate ca fiind corecte şi precise..Auditori ( nume ) Vasilescu şi Ionescu ....Organizaţia ABC . pag 2 3 4 Copii pentru informare RAPORT 1. Limite ale auditului 4. astfel ca activităţile auditate să satisfacă cerinţele ISO 9001.şi organizaţia ABC privitor la inspecţia şi certificarea sistemelor hidraulice produse..Date: audit : 13-15 Septembrie 2003 raport: 22 Septembrie 2003 Conţinut Notă de acord Distribuire Raport 1. Limitare de responsabilităţi 5.. Raport de audit al calităţii Confidenţial Specimen . Introducere 2... Firma ABC 2.... Semnătură Organizaţia ABC Auditori Distribuire Către: 1... Introducere Având la bază termenii acordului încheiat între organizaţia.. a apărut necesitatea . Neconformităţi 7. Recomandările făcute indică modificări necesare ale sistemului de management al calităţii în cadrul organizaţiei ABC..... Plan de audit 6....

8.. 12. 5. 2. la intervale specificate. Extrudere. 4.. Inspecţie interfazică şi finală. care a fost examinat anterior de către.. 2. 2. 16. Neconformităţi Pe parcursul auditului au fost notate 7 neconformităţi ale sistemului de management al . Biroul Desfaceri.. Preparare.. 3. 18. Limitare de responsabilităţi Atâta timp cât auditul s-a bazat pe eşantionare. 13... Tratamente termice. Refuzuri/concesii/acţiuni corective. Componente ale produselor. 5.. Aceasta a dus la desfăşurarea unui audit între 13-15 Septembrie 2003.auditării sistemului de management al calităţii la organizaţia ABC. Plan de audit l.. 6. El va investiga acţiunile corective la sfărşitul lunii Noiembrie 2003 şi va raporta constatările organizaţiei ABC. Ambalare şi livrare. Pe parcursul auditului au fost investigate mostre ale următoarelor activităţi: 1. Planificarea producţiei.. 14. Montarea accesoriilor. 4. 6... 17. Testarea presiunii. Proceduri de calibrare. Urmărire S-a căzut de acord ca neconformităţile să fie urmărite de D-nul X. Structura organizatorică. 9. 3. şi acceptat.Depozite şi locuri de stocare. practicile şi înregistrările: 11. Audit A fost desfăşurat în perioada 13-15 Septembrie 2006. Laborator. Aprovizionare.. 15. Departamentul Proiectare/Tehnic. 7.. Limite ale auditului Auditul a investigat numai acele activităţi descrise în Manualul calităţii.. absenţa unor comentarii asupra oricărei părţi a sistemului de management al calităţii nu implică automat concordanţa deplină a acestuia cu cerinţele existente. Galvanizare. Tehnică de audit Auditul a comparat practicile organizaţiei cu sistemul de management al calităţii prescris în Manualul calităţii organizaţiei ABC (inclusiv documentaţia adiacentă).. La următoarele activităţi au fost verificate instrucţiunile. 10..

. Neconformităţile 1-7 trebuie rezolvate satisfăcător.calităţii. Ataşăm copii ale acestora. 7. Au fost numerotate de la 1 la 7. astfel încât organizaţia ABC să merite reînnoirea înregistrării cu data de 1 Ianuarie 2007. Concluzii şi recomandări Rezultatele auditului au demonstrat că sistemul de management al calităţii organizaţiei ABC are unele scăpări faţă de cerinţele SR ISO 9001:2006.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful