-11

-

1. Concepte de baz în utilizarea tehnologiilor informa ionale
1.1. Generalit i
Capitolul 1 prezint concepte fundamentale pentru în elegerea i utilizarea tehnologiilor informa ionale în orice domeniu de activitate. Subiectele care fac obiectul acestui capitol sunt: - vocabularul de baz al celui care folose te tehnologiile informa ionale; - no iuni esen iale asupra structurii hard a unui sistem de calcul; - concepte cheie privind aspectele soft ale unui sistem de calcul; - securitate; - legisla ie în domeniu IT. Informa ia este o no iune primar . Tot ceea ce poate omul s fac în leg tur cu informa ia este efortul permanent de a imagina modele de reprezentare a informa iei cu scopul de a transmite, prelucra, analiza, consulta aceste reprezent ri. Astfel, orice activitate desf urat de om presupune, într-o form sau alta, existen a unor fluxuri informa ionale. Pentru o mai bun utilizare a acestor fluxuri informa ionale, acestea se organizeaz în sisteme informa ionale. Sistemul informa ional func ioneaz ca intermediar între sistemul de management (conduc tor) i sistemul operativ (condus). Odat cu apari ia calculatoarelor, dinamica sistemelor informa ionale a fost mult optimizat prin apari ia i dezvoltarea sistemelor informatice ca i componente ale sistemelor informa ionale, a c ror func ionare se bazeaz esen ial pe utilizarea echipamentelor electronice de calcul. Dintre aceste echipamente - extrem de diversificate – un loc aparte îl ocup calculatorul electronic (CE) sau sistemul de calcul. Structura unui sistem informa ional: - calculatoarele electronice; - echipamentele utilizate la culegerea, stocarea, transmiterea, listarea, etc., a datelor;

-12-

-

resursa uman implicat în utilizarea i între inerea sistemului informatic (operatori, programatori, anali ti, etc.); sistemul de programe utilizat pentru realizarea obiectivelor i utilizarea eficient i corect a echipamentelor; cadrul organizatoric al sistemului pe care sistemul informa ional îl deserve te.

1.2. Structura de principiu al unui calculator
Calculatorul personal (PC) se mai g se te în literatura de specialitate i sub denumirea de microcalculator. Au dimensiuni reduse, fiind chiar portabile (Laptop-ul). Pot fi utilizate în cele mai variate domenii, pre urile lor fiind relativ accesibile. Indiferent de tipul calculatorului, structura de principiu este urm toarea: 1. Unitatea de comand i control (UCC) 2. Componenta de prelucrare sau Unitatea Aritmetico - Logic (UAL) Cele dou componente formeaz procesorul. 3. Memoria operativ , sau memoria intern 4. Echipamentele periferice 5. Magistralele de comunica ie În figura 1.1 se prezint structura de principiu a unui CE care se bazeaz pe componentele specificate mai sus. Schema indic i rela iile func ionale de baz care exist între componentele unui CE.

Fig.1.1 Structura unui calculator electronic

-13-

1 Unitatea de comand i control (UCC) – componenta cea mai important , deoarece supravegheaz activitatea CE, asigurând: - stabilirea ordinii de execu ie a instruc iunilor; - controlul memoriei principale în timpul memor rii datelor i instruc iunilor; - activitatea tuturor unit ilor i subunit ilor sistemului de calcul. Aceste func ii sunt realizate citind succesiv instruc iunile în unit ile de memorare ultrarapide, numite regi trii, unde le interpreteaz . În urma acestor interpret ri se emit semnale care reprezint comenzi adresate diferitelor dispozitive hard. 2 Unitatea Aritmetico-Logic (UAL) – manipuleaz un num r finit de tipuri de date (bit, octet, întreg, natural...) Manipularea datelor se face cu ajutorul unor opera ii primare, numite instruc iuni ale ma inii. Opera iile executate sunt: - aritmetice (+, -, x, :) - logice 3 Unitatea de memorie intern – locul în care se p streaz datele i instruc iunile în vederea execut rii programelor sub coordonarea UCC Memoria este format din entit ile elementare capabile s re in un bit (valoarea 0 sau 1). O succesiune de 8 bi i = 1 byte (octet) Octetul = cea mai mic unitate de memorie adresabil Clasificarea memorie din punct de vedere al accesului: I. ROM II. RAM I. Memoria ROM (Read Only Memory) are urm toarele dezavantaje: - dimensiuni mai mici - din ea se poate doar s citim date Avantaje: informa ia din ea r mâne memorat i dup întreruperea aliment rii. Din aceste motive aici g sim stocat nucleul sistemului de operare. Alte tipuri de memorii ROM: PROM (Programable ROM) – se poate înc rca informa ie dar doar de c tre firma produc toare EPROM (Erasable PROM) – pot fi terse sau reprogramate cu ajutorul unor dispozitive speciale

-14-

II. Memoria RAM (Random Access Memory) – se pot scrie i din care se pot citi date, aleator. Dezavantaje: nu este o memorie permanent . 4 Echipamente periferice – dispozitive care asigur extinderea capacit ilor sistemului de calcul. Fac parte din Sistemul de intrare - ie ire (sistemul I/E), respectiv interfa a cu utilizatorul. Clasificare dispozitivelor periferice: a) dispozitive periferice de interfa cu utilizatorul – totalitatea dispozitivelor cu ajutorul c rora este posibil introducerea datelor în sistemul de calcul, precum i extragerea rezultatelor ob inute în urma prelucr rii datelor. Acestea sunt: - dispozitive periferice de intrare – tastatura, mouse-ul, joystickul, scanner-ul, microfonul, camera video, aparatul foto digital - dispozitive periferice de ie ire – monitor, imprimant , boxe audio b) dispozitive periferice pentru accesarea mediilor de stocare – totalitatea dispozitivelor cu ajutorul c rora este posibil stocarea datelor sau a programelor în vederea utiliz rii lor ulterioare. Acestea sunt: unitatea de dischet , unitatea de CD sau DVD, etc. În func ie de pozi ia lor în raport cu celelalte componente ale calculatorului aceste dispozitive pot fi: - interne - externe Cele externe au carcas proprie i sunt alimentate independent i se conecteaz la unitatea central prin intermediul diferitelor tipuri de interfe e. Aceste dispozitive periferice sunt strâns legate de mediile de stocare. Mediile de stocare – suportul fizic pe care se stocheaz datele: - hard disk (intern sau extern, capacitate si vitez mare) - discheta - cd - dvd, etc. Interfa a – componenta ce asigur o conexiune între dou elemente pentru ca acestea s poat lucra împreun . Clasificarea interfe elor: - paralele – permit transmiterea simultan a 8 bi i (1 octet). Folosite în special, mai ales în trecut, la conectarea imprimantei la CE - seriale – interfe e universale care permit transmiterea datelor bit cu bit. Se poate conecta modem-ul sau un alt calculator

-15-

-

USB (Universal Serial Bus) – permit conectarea oric ror periferice, folosit pe scar foarte larg ast zi

5 Magistrale de comunica ie – transmit comenzi i date în cadrul leg turilor func ionale dintre diferitele componente ale unui CE. Ele sunt sisteme de conductori de semnal, iar cantitatea de date care o transport este mai rapid sau nu, func ie de l imea magistralei.

1.3. Performan ele unui calculator
Cunoa terea indicatorilor de performan este atât în interesul celui care achizi ioneaz un calculator cât i în interesul celui care dore te un anumit tip de calculator pentru execu ia unei aplica ii anume. Astfel aprecierea performan elor unui CE, în procesul de utilizare depinde de indicatorii de performan ai componentelor. Ace ti indicatori de performan sunt: - viteza de lucru a procesorului (frecven a) - dimensiunea memoriei interne - dimensiunea hard disk-ului - viteza de transmitere a comenzilor i datelor pe magistrala de comunica ie

1.4. Hardware
Prin hardware în elegem ansamblul componentelor fizice i tehnice cu ajutorul c rora datele despre sistemul informatizat se pot culege, verifica, transmite, stoca i prelucra, dispozitivele de memorare a datelor i echipamentelor folosite pentru vizualizarea rezultatelor, echipamentele utilizate pentru a asigura func ionarea re elelor de calculatoare, etc.

1.4.1. Unitatea centrala de prelucrare
sunt: Elementele cele mai importante ale unit ii centrale de prelucrare

1 Placa de baz (mainboard-ul) – componentele principale ale pl cii de baz : - soclul pentru microprocesor - controlerul de intrare-ie ire - soclurile pentru memorie

-16-

sloturile pentru extensie (conectori ai pl cii de baz care permit legarea unor dispozitive pe magistrala sistemului) - chipset-ul (set de circuite adi ionale care permit func ionarea corect a microprocesorului) - BIOS-ul - memoria cache - ceasul, etc. Exista diferite dimensiuni fizice ale pl cii de baz . De exemplu placa ATX, una dintre cele mai r spândite tipuri de plac de baz din zilele noastre, impus de c tre compania INTEL, este de 12x13,5”. 2 Microprocesorul – unitatea central de prelucrare (CPU, Central Processing Unit) sau creierul calculatorului unde sunt prelucrate datele. Este un circuit integrat care execut comenzile unui program împreun cu datele corespunz toare instruc iunilor. Execut atât opera ii matematice cât i opera ii logice. Opera iile aritmetice sunt executate în binar (0, 1), iar cele logice sunt executate în logic binar . Este alc tuit din mai multe micromodule interconectate prin intermediul unor c i de comunica ie numite magistrale interne (BUS). Viteza de deplasare a datelor, comenzilor sau instruc iunilor depinde de: - l imea magistralei (8, 16, 32, 64 sau 128 bi i) - frecven a de tact – num rul de pa i de lucru pe care îi face procesorul într-o secund , sau ritmul în care bate ”inima calculatorului”. Frecven a de lucru (tactul) este m surat in MHz / GHz i este un indicator extrem de important când achizi ion m un calculator

-

1.4.2. Memoria
1 Memoria intern – utilizat pentru stocarea temporar a datelor i programelor pe timpul execu iei lor. Include componente constructive (chip-uri) capabile s p streze date în format binar (1, 0). Categoriile de memorie intern : - RAM (Random Access Memory) - ROM (Read Only Memory), PROM i EPROM 2 Memoria cache – mediu de stocare de mare vitez . Poate fi: - cache intern – încorporat în microprocesor sau o parte din memoria principal

-17-

- cache extern – montat pe placa de baz datelor 3 Memoria extern (suplimentar ) – dispozitive de stocare a

Poate fi: hard disk-ul discheta CD-ul benzi magnetice memorii Flash pe USB (Flash Pen Drive)

1.4.3. Dispozitive de intrare
Cu ajutorul dispozitivelor de intrare, utilizatorul introduce date în calculator. Printre cele mai r spândite dispozitive de intrare amintim: Tastatura – este cel mai important dispozitiv de intrare prin care se transmit calculatorului comenzi date de utilizator i datele care se vor prelucra. O tastatur standard cuprinde mai multe grupe de taste: - taste pentru introducerea textelor; - taste dedicate introducerii datelor numerice; - taste func ionale; - taste dedicate deplas rii cursorului; - taste speciale. Ultimele genera ii de tastaturi (tastaturile multimedia) con in i taste care simplific protocolul de utilizare a aplica iilor internet sau multimedia. Mouse-ul – dispozitiv de intrare care controleaz deplasarea cursorului pe ecranul monitorului i selecteaz comenzi în programele conduse prin meniuri. Trackball-ul – bil rulant care seam n cu un mouse r sturnat. Se folose te la notebook sau laptop. Touchpad-ul – mic suprafa determin mi carea cursorului pe ecran. sensibil la atingere li care

-18-

Scanner-ul – dispozitiv periferic care poate prelua textele sau imaginile tip rite pe hârtie. Prin scanare, imaginile ob inute se salveaz pe discul calculatorului în format: BMP, JPG, GIF, TIF, PCS, etc. Joistick-ul – manet care se mi c în toate direc iile, controlând deplasarea cursorului. Se folose te la jocurile pe calculator. Light pen (creion luminos) – selecteaz obiectele de pe ecranul calculatorului prin indicarea direct a obiectelor. Camera digital Microfonul

1.4.4. Dispozitive de ie ire
Sunt dispozitivele care pun la dispozi ia utilizatorului rezultatele prelucr rii efectuate de calculator. Acestea sunt: Monitorul (Video Display Unit- VDU) – dispozitiv standard de ie ire. Principalele caracteristici ale unui monitor sunt: - Dimensiunea ecranului – este dat de diagonala ecranului exprimat în unit i de inch (1 inch = 2,54 cm). - Rezolu ia – fine ea de afi are a monitorului. Se exprim ca produs al num rului de puncte de imagine (pixeli) afi abile pe orizontal i a celor de pe vertical . Exemplu: monitoarele de 15`` au rezolu ia de 800x600 pixeli, iar la cele de 17`` rezolu ia este 1024x768, 1280x1024, 1600x1200 pixeli. - Frecven a de reîmprosp tare – num rul de regener ri a imaginii ecranului, astfel, cu cât frecven a este mai mare cu atât calitatea imaginii este mai bun . - Nivelul de radia ie emis – monitoarele moderne emit o radia ie redus (Low Radiation), având un efect sc zut asupra organismului uman. Ecranul monitorului (Display screen) – ecranul pe care se face afi area datelor în timpul utiliz rii monitorului. Imprimanta – dispozitiv periferic care este folosit pentru afi area pe hârtie a unor texte sau imagini.

-19-

Boxele (difuzoarele) – dispozitive de ie ire folosite pentru redarea sunetului, fiind legate ca i microfonul la placa de sunet. Aceste echipamente sunt importante în cazul aplica iilor multimedia.

1.4.5. Dispozitive de intrare/ie ire
În aceast categorie de dispozitive se reg sesc: Modemul – permite calculatorului s transmit informa ii pe liniile de comunica ie. Rolul lui este s moduleze semnalul digital în semnal analogic, respectiv s demoduleze semnalul analogic sosit pe linia telefonic , transformându-l în semnal digital utilizabil de calculator. Viteza de transmisie a semnalului este de 33,6 KB/s sau 56KB/s. Touch screen-ul – ecran acoperit cu o folie transparent rezistent i sensibil la atingere. Are multiple aplica ii (medicale, financiare, jocuri). Echipamente multifunc ionale – înglobeaz imprimanta, scannerul, copiatorul, fax-modemul. Fiind un singur aparat, ocup loc mai pu in i pre ul de cost este diminuat fa de costul total al aparatelor. De obicei nu are performan ele echipamentelor înglobate.

1.4.6 Dispozitive de stocare
Hard disk-ul – suport magnetic de stocare a diverselor tipuri de date, superior ca vitez i capacitate fa de alte dispozitive de acest tip. A ajuns la capacitatea de gigabytes (GB). Stocarea datelor se face pe zone circulare concentrice numite piste i fiecare pist are 12 sectoare. Caracteristicile tehnice care ne intereseaz în cazul unui hard disk sunt: Capacitatea de stocare – cantitatea maxim de date, m surat în GB, care poate fi stocat pe hard disk. Capacit ile uzuale sunt de minim 40 GB. - Timpul de acces la date – timpul necesar capului de citire pentru a accesa un sector ( 9,6ms sau 8,9ms). - Viteza de transmitere a datelor – cantitatea de date citite într-o secund . Valoarea maxim este de 55MB/s. Discheta – suport magnetic portabil de capacitate 1,44MB. Poate fi rescris prin formatare, când datele existente pe ea se vor terge. -

-20-

CD-ROM-ul (Compact Disk Read Only Memory) – mediu optic de stocare care permite memorarea unei mari cantit i de date (650MB; 700MB), la viteze apreciabile. Datele se pot scrie cu ajutorul CD-Writer i nu mai pot fi terse sau modificate. CD-RW-ul – dispozitiv optic de stocare a datelor care poate fi rescris de mai multe ori. Pe termen lung, acest tip de suport va înlocui CDROM-ul, diferen ele de pre fiind nesemnificative. Pe de alt parte, tendin a natural este ca CD-urile s înlocuiasc , treptat, dischetele, care sau dovedit inutile în procesul de distribu ie a soft-ului sau în aplica iile multimedia, cel pu in. Data cartrige – benzi magnetice folosite pentru realizarea unor copii de rezerv . Este o stocare profesional , costisitoare, folosit pentru salvarea informa iilor de pe server. Capacitatea lor este de 2Gb-36Gb. Memorii flash – memorii speciale portabile de 32MB-1GB. Memoreaz i transport imaginile în cazul camerelor digitale. Se mai numesc memorii stick, compact flash, smart media, (în func ie de produc torul camerei digitale).

1.5. Software
Prin soft desemn m ansamblul programelor, procedurilor, rutinelor, modulelor, care dirijeaz func ionarea componentelor hard cu scopul de a rezolva diverse probleme concrete. Tipuri de soft (programe): Software de baz (programe de sistem) – programe care coordoneaz modul în care lucreaz componentele hard ale sistemului i ofer asisten în realizarea i func ionarea programelor de aplica ii. Software de aplica ii (programe de aplica ii)- programe destinate rezolv rii unor probleme specifice dintr-un domeniu de activitate. Sunt realizate de firme specializate în producerea de soft. 1 Software de baz Ansamblul programelor care deservesc sistemul este desemnat în practic , dar i în literatura de specialitate prin sintagma sistem de operare.

-

-21-

Astfel, sistemul de operare este o colec ie de rutine soft cu ajutorul c rora se administreaz procesoarele, memoria intern , echipamentele periferice, datele stocate pe suporturile de memorie extern , etc, i se rezolv problemele de comunicare cu utilizatorul. Prin urmare, sistemul de operare este o interfa între utilizator i ma ina fizic , organizat pe dou nivele: Nivelul fizic – apropiat de hard, cu care sistemul de operare interac ioneaz prin intermediul unui sistem de întreruperi, specifice ma inii fizice. Acest nivel este controlat de rutine de comand i control, responsabile de coordonarea i controlul tuturor componentelor ma inii fizice. - Nivelul logic – apropiat de utilizator, cu care sistemul de operare interac ioneaz prin intermediul comenzilor sau prin mijlocirea unei interfe e grafice (GUI). Acest nivel este controlat de rutine de servicii, utilizate pentru dezvoltarea i execu ia programelor de aplica ie. În figura 1.2 se red schema unui sistem de operare ca interfa între ma ina fizic i utilizator. -

Fig.1.2. Sistemul de operare ca interfa între ma ina fizic

i utilizator

Func iile sistemului de operare Utilizatorul solicit din partea sistemului de operare asisten în rezolvarea ur toarelor probleme: - lansarea în execu ie a unui program existent pe suportul de memorie extern în format executabil, recunoscut de sistemul de operare.

-22-

-

copierea con inutului unui document de pe un suport de memorie pe altul. modificarea aspectului interfe ei grafice cu utilizatorul. modificarea atributelor unui fi ier. instalarea unui mediu de programare. formatarea hard disk-ului. parti ionarea hard disk-ului. Etc

Pentru îndeplinirea rolului de interfa între ma ina fizic i utilizator, sistemul de operare îndepline te urm toarele func ii: - Gestioneaz resursele sistemului de calcul (timpul UC, memoria RAM, perifericele) – aplica iile utilizator solicit utilizarea acestor resurse pentru a putea îndeplini obiectivele prestabilite iar sistemul de operare r spunde acestor solicit ri, având grij s nu creeze discrimin ri între deferitele aplica ii. - Gestioneaz fi ierele – sistemul de operare are propria strategie de organizare a datelor pe suporturile de memorie, datele fiind p strate în fi iere care se pot grupa în directoare (folder) - Gestioneaz interfa a cu utilizatorul – func ie din ce în ce mai important , pe m sur ce se accentueaz preocup rile de realizare a unor interfe e grafice cât mai ergonomice. - Asigur suportul pentru realizarea aplica iilor – sistemul de operare pune la dispozi ia utilizatorului sau creeaz condi ii pentru utilizarea unor aplica ii de sistem precum: editoare de text, compilatoare, utilitare de gestiunea fi ierelor, etc. Exemple de sisteme de operare: de tip DOS: MS-DOS, DR-DOS, PC-DOS. de tip Windows: Windows’95, Windows’98, Windows NT, Windows Millenium, Windows 2000, Windows XP. Altele: OS, Linux, Novell, Unix, etc. 2 Software de aplica ii Pe lâng alegerea sistemului de operare, exist posibilitatea alegerii unui soft care s realizeze rezolvarea unor probleme concrete de c tre utilizator. Aceste soft-uri se numesc aplicative i sunt de o mare varietate. Astfel exist :

-23-

Aplica ii la cererea utilizatorului – realizate cu scopul de a optimiza fluxurile informa ionale particulare ale unei afaceri sau organiza ii oarecare. Exemple: - Eviden a datelor personale ale angaja ilor; - Eviden a activit ii financiar-contabile; - Asistarea deciziei în domeniul financiar-bancar, etc. Aplica ii pentru procesarea textelor – destinate realiz rii, în condi ii de calitate i cu o productivitate sporit a unor lucr ri precum: articole, c r i de specialitate, coresponden , etc. Exemple de astfel de procesoare de texte: - MS-Word (Microsoft); - WordPerfect(Corel); - AmiPro(Lotus), - Latex, etc. Aplica ii pentru comunica ia prin e-mail – exemple de astfel de aplica ii: - Outlook Express (Microsoft); - Messenger (Netscape); - Eudora, etc. Aplica ii pentru facilitatea navig rii pe Internet - exemple de astfel de aplica ii: - Internet Exporer (Microsoft); - Navigator (Netscape), etc. Aplica ii pentru calcul tabelar - exemple de astfel de aplica ii: MS Excel; Lotus; Quatro, etc.

Aplica ii pentru realizarea de prezent ri profesionale - exemple de astfel de aplica ii: - MS Power Point; - Corel Presentation, etc. Sisteme pentru gestiunea bazelor de date - exemple de astfel de aplica ii: - Oracle;

-24-

-

Acces; FoxPro; Paradox, etc.

1.5.1. Etapele realiz rii aplica iilor soft
De acest domeniu se ocup o ramur important a tiin ei calculatoarelor i anume Software Engineering (Ingineria Softului). Etapele parcurse pentru realizarea sistemelor soft: - identificarea problemelor de rezolvat - elaborarea studiului de fezabilitate - specificarea cerin elor - analiza - proiectarea - implementarea – transformarea solu iei tehnice in cod surs - testarea sistemului software - exploatare i între inere

1.5.2. Interfa a grafic cu utilizatorul
Numit i GUI (Graphical User Interface) = ansamblu de componente grafice standard sau improvizate, cu ajutorul c rora se realizeaz comunicarea eficient i comod cu utilizatorul sistemului de calcul. De regul , conven iile în materie de GUI ale unui sistem de operare sunt utilizate i pentru realizarea interfe elor grafice ale aplica iilor utilizator. Piesele de baz ale unei interfe e sunt: - cursorul grafic – de diferite forme (s geat , clepsidr , ...) - dispozitivul de deplasare a cursorului - poate fi mouse-ul sau trackball-ul i selecteaz obiectele grafice de pe ecran - pictogramele (icons) – mici desene care reprezint sugestiv comenzi, fi iere, aplica ii, activate cu mouse-ul - desktop-ul – por iunea de ecran pe care sunt rezidente icons-urile i meniul sistemului de oprerare - ferestrele (windows) – zonele ecranului în care se pot desf ura activit i legate de introducerea datelor i afi area rezultatelor pentru aplica iile utilizator - meniurile – con in comenzile pe care le pot executa aplica iile sistem sau utilizator

-25-

1.6. Securitate 1.6.1. Securitatea informa iei
Securitatea informa iei este necesar atunci când se lucreaz cu date confiden iale sau secrete. Modalit i de protejare a datelor de pe calculator: - restric ionarea accesului fizic la calculator - restric ionarea accesului logica la date prin parole specifice fiec rui utilizator - protejarea serverelor i sta iilor prin firewall pentru lucrul în re ea - copierea sistematica a datelor - criptarea fi ierelor importante - utilizarea programelor anti-virus În cazul întreruperii aliment rii cu energie electric datele prelucrate si nesalvate se pierd. Pentru a preîntâmpina aceste evenimente se recomand efectuarea de copii (back-ups) ale datelor importante pe unul din mediile de stocare men ionate. Se recomand efectuarea de back-up-uri ale sistemului, în ideea de a avea copii în caz de defectare a acestuia.

1.6.2. Viru ii calculatoarelor
Reprezint programe create de oameni cu scopul de a provoca disfunc ii în procesul de utilizare a calculatoarelor. Pot provoca: - anomalii în func ionarea programelor utilizator - anomalii în func ionarea sistemului de operare - distrugere de fi iere, documente sau baze de data, etc. Pot ajunge în calculator de pe dischete, CD-uri care con in deja viru i. La ora actual cel mai mare pericol este infestarea cu viru ii de pe Internet. În toate cazurile este recomandat ca sistemul s fie prev zut cu programe antivirus care trebuiesc periodic actualizate. Cu programul antivirus se execut doi pa i importan i: detectarea viru ilor i apoi, dac este posibil, eliminarea lor.

1.7. Legila ie în domeniul IT
Copyright-ul (dreptul de autor) reprezint modalitatea legal prin care se protejeaz lucr rile literare, tiin ifice, artistice sau de orice alt natur (software, fi iere de tip text, audio sau video), publicate sau nu cu

-26-

condi ia ca aceste lucr ri s aib o form tangibil (se v d, se aud, se pot atinge). În informatic , un exemplu clasic îl constituie kit-urile de instalare a softurilor realizate de marile firme prev zute cu un serial number, modalitate prin care se acord licen a de utilizare a softului respectiv, contra unei sume de bani. Modalit i de distribuire a soft-ului: 1. Produse freeware – sunt protejate de dreptul de autor, dar sunt distribuite gratuit. Aceste produse nu pot fi vândute f r acordul autorului 2. Produse shareware – sunt produse distribuite de produc tor contra unei sume modice i care pot fi încercate înainte de cump rarea efectiv a produsului 3. Produse licen iate – aceste produse se g sesc sub inciden a licen ei i se distribuie contra unei sume de bani. Acest drept este valabil doar pentru un singur calculator. Pentru instalarea pe mai multe calculatoare trebuie s se cumpere o licen special , iar aceast licen acord dreptul de utilizare a produsului nu i dreptul de comercializare sau distribuire a acestuia. Organiza ia care se ocup de aceste probleme se nume te Business Software Alliance (BSA).

2. Utilizarea calculatoarelor i gestiunea fi ierelor
2.1. Fundamente ale utiliz rii calculatoarelor 2.1.1. Primii pa i în utilizarea calculatoarelor
1 Pornirea calculatorului Atât butonul de pornire, cât i cel de repornire se g sesc pe unitatea central a calculatorului. Acestea sunt inscrip ionate de obicei cu textul Power sau On i respectiv Reset. Pentru ca pornirea s se fac complet se apas butonul de pornire i de pe unitatea central i de pe monitor (în general prev zut cu un led). Odat efectuate aceste opera ii, dup pornirea complet a sistemului pe ecranul monitorului apare Desktopul (”masa de lucru”) sistemului de operare. 2 Oprirea calculatorului Fig. 2.1 Cu mouse-ul se efectueaz un clic pe butonul de comanda Start. În acest meniu se face apoi clic pe comanda Turn Off Computer. Apare o fereastr de dialog iar de aici se efectueaz un clic pe butonul de comand Turn Off. Astfel se termin execu ia sistemului de operare (Windows XP).

Fig.2.1 Oprirea, repornirea calculatorului

3 Repornirea calculatorului Dac în sistem intervin probleme se reporne te calculatorul în felul urm tor:

-28-

-

-

clic pe butonul Start, apoi clic pe butonul de comand Restart. În urma acestei comenzi se salveaz configur rile recente ale sistemului de operare, informa iile din memorie sunt salvate pe hard disk i apoi se reporne te calculatorul o alta metod de repornire se face (dar nu este recomandat decât in situa ii extreme când metoda anterioar nu poate fi aplicat ) ac ionând butonul Reset existent pe unitatea central

4 Oprirea unui program ”înghe at” (care nu mai reac ioneaz la comenzi) Este situa ia în care un program sau întreg calculatorul nu mai reac ioneaz la nici un fel de comand . Metode de oprire în aceast situa ie: 1. Task Manager: Fig.2.2, se apas simultan tastele CTRL-ALT-DEL i se porne te aplica ia Task Manager. În coloana Status (stare) programul care nu mai r spunde apare cu marcajul Not Responding, se d un clic pe el i apoi se ac ioneaz butonul de comand End Task. Apare apoi o fereastr în care: - Cancel – reîntoarcere în programul Windows - End Now – terminarea programului înghe at Observa ie: datele nesalvate se vor pierde.

Fig.2.2 Oprirea unui program înghe at

2. Pornire la rece – ac ionând butonul Power. Se opre te calculatorul, se a teapt câteva secunde dup care se reporne te

-29-

calculatorul. În aceast situa ie se lanseaz automat în execu ie programul ScanDisk, care verific starea hard disk-ului.

2.1.2. Informa iile i opera iile de baz , Fig. 2.3
1 Vizualizarea informa iilor de baz referitoare la calculatorul utilizat se ob in prin afi area ferestrei panoului de control – clic pe Start Settings apoi pe Control Panel System i se alege fila General. Fereastra afi eaz : - numele sistemului de operare i versiunea lui - informa ii de înregistrare - date tehnice despre calculator: tipul procesorului, viteza (frecven a) lui, cantitatea de memorie RAM

Fig.2.3 Vizualizarea informa iilor de baz

2 Modificarea configur rii desktop-ului a) Modificarea datei i orei, Fig. 2.4: Calea este: Start Settings Control Panel Date and Time b) Modificarea volumului sunetului Fig. 2.4 Calea este: Start Settings Control Panel Sounds and Audio Devices Volume

-30-

Fig.4.2 Modificarea datei i orei/modificarea volumului sunetului

c) Configurarea ecranului, Fig.2.5: Calea este: Start Settings Control Panel Display i se aleg urm toarele file: - Appearance (aspect exterior mas de lucru – modifica culorile ata ate ecranului prin comanda Color Scheme - Settings (configur ri) – selecteaz rezolu ia ecranului (num rul de pixeli afi a i pe ecran) ex. 800x600, 1024x768, 1152x864, 1280x1024 - Screen Saver (protec ia ecranului) – program rezident de protec ie a ecranului dac un anumit timp nu se folose te mouse-ul sau tastatura

Fig.2.5 Configurarea ecranului

3 Stabilirea i modificarea tastaturii geografice, Fig. 2.6.1: Se face în func ie de regiune.

-31-

Calea este: Start Settings Control Panel Language Options Languages Details Settings

Regional and

Fig.2.6.1 Stabilirea/modificarea tastaturii

În subfereastra Installed Services (servicii instalate) se g se te lista cu limbile instalate anterior i care devin active în momentul când se introduc textele. Se folosesc butoanele: - Add – instaleaz o limb plus serviciile de text ata ate - Remove – terge limba selectata plus serviciile text ata ate - Language Bar – modific aspectul comportamental al barei de instrumente referitoare la gestiunea limbilor de introducere - Key Settings – se define te combina ia de taste pentru a se putea trece de la o limb la alta Fig. 2.6.2

Fig.2.6.2 Setarea combina iei de taste

-32-

4 Formatarea dischetelor (floppy disk) Fig. 2.7 Formatarea – opera ia prin care discheta este preg tit pentru lucrul cu calculatorul. Orice dischet nou trebuie mai întâi formatat înainte de a putea fi folosit , iar la una folosit prin reformatare se pot depista zonele defecte care, ulterior format rii, nu mai sunt folosite. Prin reformatare se pierde informa ia existent pe dischet . Etape pentru formatarea unei dischete: - se introduce discheta in unitatea de disc (de obicei unitatea A) - se deschide programul My Computer prin dublu clic pe icoana lui - se selecteaz 3½ Floppy (A:) - din meniul File Format se ajunge în fereastra de dialog din care se aleg op iunile de formatare dup care formatarea propriu zis se porne te cu Start OK iar la final Close În Fig. 2.7 putem observa op iunile: - Quick Format – formatare rapid a dischetei f r s caute defec iunile - Create an MS-DOS startup disk – se creeaz o discheta de lansare a sistemului de operare MS-DOS

Fig.2.7 Formatarea dischetei

5 Instalarea i îndep rtarea unei aplica ii software Fig. 2.8 Comercializarea softului se face pe dischet sau CD iar mai nou, din cauza dimensiunilor tot mai mari a programelor, chiar pe DVD. O aplica ie soft se instaleaz astfel: a) - se introduce discheta sau CD-ul în unitatea respectiv

-33-

Fig.2.8 Instalarea/îndep rtarea unui aplica ii software

-

b) - alta metoda de instalare a unui program este folosind calea Start Settings Control Panel Add or Remove Programs Add New Program se introduce discul sau CD-ul si se va lansa automat programul de instalare con inut pe acesta, urm rind instruc iunile afi ate pe ecran Pentru dezinstalarea unei aplica ii se poate folosi una dintre urm toarele metode a) se apeleaz programul de dezinstalare al programului aflat in meniu aplica iei b) se folose te cale Start Settings Control Panel Add or Remove Programs Change or Remove Programs prin intermediul c ruia se pot modifica sau terge programele deja instalate 6 Utilizarea taste Print Screen i inserarea imaginii ecranului întrun document Exista dou moduri de folosire a tastei Print Screen: a) prin ap sarea tastei Print Screen întreaga imagine a ecranului se introduce în Clipboard b) prin ac ionarea combina iei de taste Alt+Print Screen în Clipboard va ajunge doar imaginea ferestrei active

se lanseaz programul de instalare, de obicei denumit Setup.exe sau Install.exe se r spunde la întreb rile de pe ecran iar in cazul în care nu se cunosc r spunsurile este preferabil s se aleag op iunile implicite

-34-

Daca vrem sa inser m imaginea capturat într-un document Word de exemplu, deschidem aplica ia asociata documentului i urm m calea Edit Paste 7 Utilizarea sistemului Help (de ajutor) Fig. 2.9

Fig.2.9 Utilizarea sistemului Help

Se folose te calea: Start Help and Support tasteaz no iunea c utat dup care se apas tasta Enter

Search i se

2.1.3 Editarea textelor
1 Lansarea în execu ie a unei aplica ii de editare a textelor Windows XP este prev zut cu un editor simplu de text, numit Notepad. Este considerat simplu deoarece el nu fomateaz textele (de exemplu întreg textul este scris cu acela i tip de caracter). Pentru lansarea Programs Accessories programului în execu ie se folose te Start Notepad. Fereastra afi at de program are urm toarea structur , Fig. 2.10: - bara de titlu – Untitled - bara meniului principal - rama de editare destinata introducerii textului de c tre utilizator Editorul permite efectuarea opera iilor fundamentale: mutare, copiere, tergere a întregului text sau buc i din text. 2 Salvarea unui fi ier Dup introducerea textului, care se g se te în memoria intern , volatil , a calculatorului, acesta trebuie salvat pe o memorie extern (hard disk, dischet ), nevolatil .

-35-

Fig.2.10 Fereastr program Notepad

Calea: File Save As i se va deschide o fereastr de dialog Fig.2.11. Aici trebuiesc men ionate: unitatea i directorul, numele fi ierului, tipul fi ierului (extensia TXT) dup care se d comanda Save i se efectueaz memorarea fi ierului.

Fig.2.11 Salvare fi ier în Notepad

3 Deschiderea unui nou fi ier (crearea) i a unui fi ier existent Pentru crearea unui fi ier nou: File New i se creeaz un document gol Pentru deschiderea unui fi ier existent: File Open apare o fereastr de dialog de unde se caut unitatea, directorul i numele fi ierului dup care se d Open. 4 Închiderea aplica iei Notepad Calea: File Exit

-36-

2.2. Desktop-ul (masa de lucru) 2.2.1 Gestiunea simbolurilor grafice
1 Simboluri grafice obi nuite Fi ier – o colec ie organizat de date în care pot fi memorate informa ii de diferite tipuri: documente, imagini grafice, muzic , programe. Dosar (folder sau directory) – o structura arborescent în care sunt memorate fi iere i/sau alte subdirectoare Pictograme (icons) – simboluri grafice sugestive reprezentând pe desktop fi iere, directoare, aplica ii 2 Deschiderea unui fi ier, director sau aplica ie de pe desktop a) dublu clic pe simbolul grafic b) clic dreapta pe simbolul grafic i apoi se alege comanda Open din meniul afi at 3 Crearea unei prescurt ri / scurt turi (shortcut) În momentul în care utilizatorul lucreaz frecvent cu un document, director sau aplica ie se recomanda plasarea pe Desktop a unui shortcut la respectivul document, director sau aplica ie pentru a avea acces cât mai rapid la el printr-un simplu dublu clic pe icon-ul asociat.

Fig.2.12.1 Secven a unu

Fig.2.12.2 Secven a doi

Realizarea pe desktop a unui shortcut: clic dreapta pe Desktop New Shortcut iar în fereastra de dialog deschis Fig.2.12.1 (secven a unu) se specific aplica ia / documentul / directorul (se trece calea unde se afl ) Next Fig.2.12.2 (secven a doi), se completeaz aplica ia (f r cale) Finish i pe Dektop va ap rea o noua icoan asociat shortcut-ului nou creat.

-37-

2.2.2. Gestiunea ferestrelor
1 Componentele unei ferestre Fereastr – zona dreptunghiular a ecranului care con ine fi iere (texte, imagini grafice), simboluri grafice, directoare i diferite controale (butoane de comand , cutii de text, casete de selectare etc.). Con inutul unei ferestre tip: Fig. 2.13 ex. Control Panel - bara de titlu – con ine numele ferestrei - butoanele – minimizare, maximizare, închidere - bara meniului principal - bare de instrumente - bare de defilare vertical i/sau orizontal - chenarul ferestrei - spa iul de lucru - bara de stare

Fig.2.13 Componentele ferestrei Control Panel

2 Opera ii cu ferestre a) Deplasarea – cu ajutorul mouse-ului: se ine ap sat butonul stânga al mouse-ulului pe bara de titlu i se deplaseaz mouse-ul b) Redimensionarea – prin pozi ionarea mouse-ului pe chenarul ferestrei in momentul in care cursorul se transform in s geat vertical , orizontal sau

-38-

oblic se apas butonul mouse-ului i se redimensioneaz fereastra la dimensiunea dorit c) Defilarea – prin bara de defilare care se g se te pe marginea din dreapta i/sau inferioar a ferestrei 3 Grupul de butoane - comenzi de minimizare, maximizare i închidere a

ferestrei

ferestrei

- comenzi de minimizare, restabilire si închidere a

4 Comutarea între ferestre Aceast comutare este posibil dac , în acela i timp sunt deschise dou sau mai multe ferestre dar doar una dintre ele este activ i anume cea plasat în fa . Trecerea dintr-o fereastr in alta este posibila: - se aplica un clic pe fereastra dorit (dac este vizibil ) - se ac ioneaz de mai multe ori combina ia de taste ALT+TAB pân când fereastra dorit va fi activat (parcurgere ciclic a ferestrelor).

2.3. Gestiunea fi ierelor 2.3.1. Concepte
Sistemul de operare afi eaz unit ile, directoarele i fi ierele întro structur ierarhic . Unit ile de discuri existente pe calculator sunt desemnate prin litere. De exemplu, dac un calculator este prev zut cu o unitate de dischet , trei hard disk-uri i o unitate de CD, atunci alocarea literelor se face astfel: - A, B – unitatea de dischete; - C,D,E – cele trei hard disk-uri; - F – unitatea de CD. Datorit capacit ii mari de memorare a discurilor este necesar organizarea i gruparea fi ierelor pe baza unor criterii stabilite de utilizator.

-39-

Directorul (folder-ul) este o structur arborescent în care sunt memorate un num r de fi iere. În afar de fi iere, un director poate con ine i alte directoare (subdirectoare). Dup formatarea discului, Windows creeaz pe discul respectiv un director r d cin , exemplu: A:\. Utilizatorul creeaz în directorul r d cin o structur de arbore. Con inutul depinde doare de spa iu fizic disponibil pe disc. Observa ie: - într-un director nu pot exista dou sau mai multe subdirectoare sau fi iere cu acela i nume. Calea unui fi ier – drumul de la directorul r d cin directorul în care se g se te fi ierul respectiv. Exemplu: Avem o structur arborescent Popescu.doc. Astfel structura este: A:\Angaja i\Muncitori\Popescu.doc pe discul A: pân la

i fi ierul

Fig.2.14 Structura arborescent

2.3.2 Directoare (folder)
Pentru a naviga spre un fi ier sau spre un director al unei unit i de disc se va folosi programul Windows Explorer. Calea: Start Programs Accessories Windows Explorer. Sau combina ia de taste Windows+E. Pentru a afi a con inutul unui director, în semifereastra stâng se afl denumirea lui, iar în semifereastra dreapt con inutul lui.

-40-

1 Crearea unui director meniul File submeniul New se Calea: Windows Explorer d comanda Folder. Se afi eaz simbolul unui dosar nou cu nume predefinit New Folder, care poate fi modificat de utilizator. La final se ac ioneaz tasta Enter. Sau se efectueaz un clic în afara simbolului grafic. Dac numele predefinit al directorului nu este selectat, acest nume poate fi modificat ulterior prin comanda Rename (meniul File). Crearea unui subdirector se realizeaz asem n tor cre rii unui director, cu deosebirea c în primul pas al algoritmului anterior se deschide directorul p rinte în care se creeaz noul subdirector. 2 Aflarea numelui, dimensiunii i loca iei unui director, Fig.2.15 - În programul My Computer sau în programul Windows Explorer, printr-un clic se selecteaz numele directorului analizat. - Calea: meniul File se d comanda Properties se afi eaz o fereastr de dialog în care se activeaz fila General. În aceast fil sunt afi ate date despre loca ia (Location) i m rimea (Size) fi ierului.

Fig.2.15 Numele, dimensiunea i loca ia unui director

2.3.3. Lucrul cu fi iere
Fi ierele, directoarele, programele, unit ile i alte obiecte sunt reprezentate în interfa a grafic a sistemului de operare cu ajutorul simbolurilor grafice numite pictograme (icons).

-41-

1 C utarea fi ierelor de un anumit tip (extensie), Fig.2.16 Search fereastra Search Results se efectueaz Calea: Start un clic pe comanda All files and folders. - În cutia All or part of the file name se introduce caracterul *, urmat de un punct i de extensia analizat . - În cutia Look in se introduce numele directorului analizat. - Se efectueaz un clic pe butonul de comand Search. În semifereastra din dreapta sunt Fig.2.16 C utare fi iere/directoare afi ate rezultatele c ut rii. 2 Modificarea st rii unui fi ier În programul My Computer sau în programul Windows Explorer, printr-un clic se selecteaz numele fi ierului analizat. Calea: meniul File se d comanda Properties se afi eaz o fereastr de dialog în care se activeaz fila General. În aceast fil exist o caset de selectare etichetat cu Read-only (numai citire). Dac aceast cutie este selectat , atunci fi ierul analizat nu poate fi modificat sau ters. Orice modificare a lui va duce la existen a unui alt fi ier, cu alt denumire.

3 Sortarea fi ierelor (nume, dimensiune, extensie, dat calendaristic ), Fig.2.17 - Calea: Programul My Computer sau în programul Windows Explorer meniul View comanda Delails. Criterii de sortare: a. Name – sortare dup numele fi ierelor clic pe Name b. Size – sortare dup dimensiunea fi ierelor clic pe Size c. Type – sortare dup extensie clic pe Type d. Modified – sortare dup data calendaristic clic pe Data 4 Redenumirea fi ierelor (directoarelor) În procesul de redenumire a fi ierelor, modificarea extensiei poate avea consecin e grave, imposibilitatea deschiderii fi ierului redenumit.

-42-

Fig.2.17 Sortare fi iere/directoare

De aceea, dac se face o tentativ de modificare a extensiei, atunci sistemul de operare ne va întreba explicit dac dorim acest lucru. - Calea: În programul My Computer sau Windows Explorer se selecteaz fi ierul (dosarul) al c rui nume se modific . - Meniul File Rename se tasteaz noul nume Enter

2.3.4. Copierea i mutarea
1 Metode de selectare a. Se efectueaz un clic pe ceea ce dorim selectat b. Selectarea mai multor fi iere(directoare) se face inând ap sat tasta CTRL, apoi se efectueaz clic pe fiecare element c. Selectarea tuturor fi ierelor (directoarelor): meniul Edit Select All d. Deselectarea fi ierelor (directoarelor): meniul Edit Invert Selection 2 Metode de copiere, mutare, metode: a) - Din Windows Explorer se selecteaz elementul dorit - Calea: meniul Edit Cut (decupare, mutare), fie Copy (copiere). Elementul selectat va fi depus pe Clipboard - Deschidem loca ia unde vrem s -l mut m Edit Paste b) Metoda tragerii cu mouse-ul - Din Windows Explorer, cu mouse-ul se ine ap sat butonul din dreapta i se trage pân la în loca ia unde dorim s -l mut m i apoi se elibereaz mouse-ul. c) Folosind comenzile Copy To Folder sau Move To Folder - Din Windows Explorer se selecteaz elementul dorit

-43-

-

Meniul Edit Copy To Folder (Move To Folder) fereastr de dialog de unde se alege loca ia dorit

se deschide o Copy (Move)

3 Salvarea de siguran (backup) Aceasta este o salvare de siguran pus la dispozi ia utilizatorului de c tre sistemul de operare Windows XP, deoarece practica a demonstrat c de multe ori, din motive obiective sau subiective pot fi pierdute diverse fi iere: calculatorul nu mai încarc sistemul de operare i atunci hard diskul trebuie formatat i sistemul de operare trebuie reinstalat, pierzându-se astfel toate datele memorate. Exist dou tipuri de salv ri de siguran : 1 Tip fi ier (File) Obiectele salvate sunt p strate în fi iere pe discuri compacte, pe hard disk-uri, pe dischete, pe discuri ZIP, sau în directoarele partajate din re eaua utilizat . 2 Tip band ( Tape) Obiectele salvate sunt p strate pe benzi magnetice (aceast op iune este accesibil doar dac calculatorul este echipat cu o unitate de band ). Lansarea în execu ie a programului Backup:, Fig.2.18 - Calea: Start Programs Accessories System Tools clic pe comanda BackUp fereastr introductiv , primul pas al expertului

Fig.2.18 Salvare de siguran

-44-

2.3.5. tergerea i restabilirea
Comenzile de tergere i restabilire sunt valabile atât pentru fi iere cât i pentru directoare. 1 tergerea, Fig. 2.19 În programul My Computer sau în programul Windows Explorer se selecteaz elementul care urmeaz a fi ters Meniul File Delete se ac ioneaz butonul de comand Yes

Fig.2.19 tergere fi iere/directoare

În aceste condi ii de tergere, fi ierul (directorul) nu s-au îndep rtat de pe hard disk, ci este memorat în directorul Recycle Bin (co de reciclare). Aici nu vom reg si fi iere (directoare) terse de pe dischet . 2 Recuperarea De pe Desktop-ul sistemului de operare se face un dublu clic pe simbolul directorului Recycle Bin se deschide fereastra Recycle Bin i se selecteaz ceea ce dorim s recuper m File Restore (se reîntorc în loca ia ini ial ) 3 Golirea directorului Recycle Bin De pe Desktop-ul sistemului de operare se face un dublu clic pe simbolul directorului Recycle Bin se deschide fereastra Recycle Bin i se selecteaz ceea ce dorim s tergem - File Empty Recycle Bin din fereastra de dialog, Yes – se gole te directorul, sau - File Delete din fereastra de dialog, Yes – terge doar ceea ce am selectat

-45-

2.3.6. C utarea
Sistemul de operare permite localizarea u oar i rapid a fi ierelor, directoarelor, adrese e-mail, etc. Procedura prin care se lanseaz programul de c utare este: - Calea: Start Search fereastra principal Search Results subfereastra Search Companion comanda Search. Se pot stabili una sau mai multe criterii de c utare. În specificarea numelui pot fi utilizate i urm toarele dou caractere universale: - * - înlocuie te un num r arbitrar de caractere al numelui c utat. - ? – înlocuie te un singur caracter al numelui c utat

2.3.7. Arhivarea fi ierelor i a directoarelor
Programele de arhivare (cel inclus în sistemul de operare sau aplica ii separate precum WinZip, WinRar, PowerArchiver) reduc substan ial dimensiunea unor fi iere, între 20% i 85% din dimensiunea original . Se recomand utilizarea unor astfel de programe pentru fi ierele existente pe hard disk, dar care sunt rar utilizate deoarece procesul de decompresie dureaz , astfel se câ tig un spa iu semnificativ. Arhivarea i dezarhivarea sub sistemul de operare Windows XP: select m elementul (unul - Arhivarea – calea: Windows Explorer sau mai multe fi iere sau directoare) pe care vrem s -l arhiv m apoi clic dreapta mouse submeniul Send To Compressed (zipped) Folder Fig. 2.20

Fig.2.20 Arhivare

-46-

-

Dezarhivarea – calea: Windows Explorer select m fi ierul cu extensia ZIP clic dreapta mouse Extract All fereastra de dialog, Fig.2.21 Next fereastra de dialog Finish

Fig.2.21. Dezarhivare

Prin fi ier zip autodespachetabil se în elege un fi ier executabil (deci cu extensia EXE) cu dou componente: un fi ier arhivat i un software prin care fi ierul arhivat poate fi dezarhivat (chiar i în absen a programelor de arhivare).

2.4. Gestiunea imprim rii
Înainte de a lansa în execu ie imprimarea propriu zis utilizatorul poate alege din lista imprimantelor instalate la un calculator imprimanta dorit . Dac se d doar comanda Print va fi folosit una din multele imprimante existente in lista i anume cea care are atributul de imprimant implicit (cea care o utiliz m cel mai des). Schimbarea imprimantei implicite Calea: Start Control Panel Printers and Faxes se selecteaz imprimanta meniul File Set as Default Printer

Instalarea unei noi imprimante În procesul de instalare a sistemului de operare se cer informa ii referitoare la imprimantele folosite. Se instaleaz astfel driver-ele imprimantelor. Dar aceste drivere se pot instala i ulterior astfel:

-47-

Fig.2.22. Formatarea paginii

-

Calea: Start Control Panel Printer and Faxes meniul File Add Printer fereastra expertului (wizard) de instalare Next o serie de ferestre dialog (tipul imprimantei, portul utilizat, exist sau nu disc de instalare, numele imprimantei, etc.) Finish

Imprimarea unui document dintr-o aplica ie de editare de text Presupunem c utiliz m editorul de text Notepad. Din meniul File folosim comenzile: - Page Setup – set m parametrii pentru aspectul exterior al paginii Fig. 2.22 - Print – lanseaz în execu ie procesul de tip rire Fig. 2.23

Fig.2.23. Lansarea în execu ie a tip ririi

-48-

Vizualizarea procesului imprim rii Orice utilizator are dreptul s gestioneze ”coada de imprimare” (pot vedea progresul de imprimare a documentelor sau pot efectua anumite interven ii). În fereastra Printers and Faxes se efectueaz un dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate i apar informa ii despre: numele documentului, starea imprim rii, num rul de pagini, dimensiune, data i ora comenzii de imprimare, portul etc. Întreruperea temporar i reluarea imprim rii În fereastra Printers and Faxes se d dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate fereastra de a teptare clic dreapta pe documentul care se dore te sa fie întrerupt temporar iar din meniul local afi at Pause Fig. 2.24.

Fig.2.24. Întreruperea temporar a tip ririi

Pentru reluarea imprim rii se urmeaz aceea i procedur dar se alege op iunea Resume din meniul local, Fig.2.25.

Fig.2.25. Reluarea procesului de tip rire

Anularea imprim rii unui document În fereastra principal Printers and Faxes dublu clic pe simbolul imprimantei utilizate clic dreapta pe documentul ce se dore te a fi anulat iar din meniul local afi at se d comanda Cancel, Fig.2.26.

-49-

Fig.2.26. Anularea procesului de tip rire

3. Editarea textelor
3.1. Generalit i
Office XP nu mai este doar o aplica ie, ci a devenit un sistem integrat de furnizare de date în întregul sistem de lucru. Componenta cea mai utilizat a pachetului Microsoft Office XP - Word este un program de prelucrare de texte evoluat, pe care-l pute i utiliza pentru a crea o mul ime de tipuri de documente. Aceast sec iune cuprinde strictul necesar pentru a putea începe s lucra i cu Microsoft Word XP sub Windows (denumit Word în continuare), incluzând modul de lansare al programului, modul de utilizare al ecranului i modul de ob inere a asisten ei interactive. De asemenea, pune la dispozi ie o privire de ansamblu asupra caracteristicilor programului Word i informa ii referitoare la modul de utilizare a acestora. Obiective: La sfâr itul acestui capitol ve i înv a urm toarele: - S lansa i Word. - S identifica i diferitele elemente ale ecranului Word. - S utiliza i meniuri, bare cu instrumente de lucru i casete de dialog. - S ob ine i asisten . - S vizualiza i un document în mai multe moduri. - S p r si i aplica ia. - S descoperi i c Word este mai mult decât o foaie de hârtie electronic . Word este un program de prelucrare de texte pe care-l pute i utiliza pentru a crea mai multe tipuri diferite de documente. În Microsoft Word XP pute i u or îmbun t i calitativ aspectul unui text prin utilizarea de caractere subliniate, aldine sau cursive i prin verificarea gre elilor de ortografie din document. Pute i crea, de asemenea, documente mai complexe, prin utilizarea unor caracteristici mai sofisticate, cum ar fi crearea de rezumate, adnot ri, grafice, tabele i integrarea în text a elementelor grafice. De i unele dintre caracteristicile mai complicate ale programului Microsoft Word dep esc preten iile acestui capitol, pe

-51-

parcursul lui ve i g si informa ii despre utilizarea instrumentelor de lucru disponibile în Microsoft Word XP.

majorit ii

Urm toarea list explic doar câteva dintre caracteristicile programului Word: - Word este un program de prelucrare de texte de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get), acest lucru însemnând c el afi eaz documentele pe ecran în forma în care le va tip ri pe hârtie. Microsoft Word este echipat cu abloane pe care le pute i utiliza pentru a crea documente. - Activit ile repetitive pot fi automatizate prin folosirea macrocomenzilor sau a facilita ilor AutoCorec ie, AutoFormatare i abloane. - Toate instrumentele de lucru necesare pentru crearea i stabilirea formatului oric rui tip de document pot fi afi ate pe ecran în timp ce lucra i sau pot r mâne ascunse pân în momentul în care ave i nevoie de ele. Pute i da rapid comenzi utilizând selectarea meniurilor sau butoanele de pe barele cu instrumente de lucru. - Asisten a în context este disponibil oriunde sunte i în program. - Pute i stabili formatul caracterelor folosind stiluri i dimensiuni diferite de corpuri de liter . Pute i, de asemenea, s eviden ia ii caracterele prin subliniere i prin utilizarea stilurilor aldin sau cursiv. - Microsoft Word cuprinde un program de verificare a corectitudinii ortografice (Corectare ortografic i gramatical), un program de verificare a corectitudinii gramaticale, un dic ionar de sinonime i antonime (Lexicon în limba român , limba englez etc.), corectarea automat , astfel încât s pute i fi sigur c documentul atinge cele mai înalte standarde de calitate. - Pute i ad uga legende de ilustra ii, note explicative, note de subsol i note de final documentului. - Pute i genera cuprinsuri, indexuri i rezumate. - Pute i crea formulare pentru a fi tip rite sau pentru a fi completate pe ecran. - Pute i adapta cerin elor dumneavoastr modul în care apar documentele pe ecran. - Pute i utiliza fuzionarea datelor pentru administrarea coresponden ei (îmbinare coresponden , scrisori tipizate, plicuri i etichete).

-52-

-

Pute i crea documente având un aspect profesional, care includ coloane de tip ziar, tabele, grafice, imagini i ilustra ii. Pute i integra date din Word cu date din alte aplica ii Windows. Pute i folosi po ta electronic pentru colaborarea pe documente i partajarea informa iilor. Pute i transforma documente rapid i u or în pagini Web.

3.2. Utilizarea aplica iei Word
1 Lansarea programului Exist mai multe modalit i de lansare a aplica iei Word. Cele mai utilizate sunt prin meniul Start i icoana corespunz toare aplica iei de pe desktop. Pentru a lansa Word XP urma i unul din pa ii: - Executa i clic pe butonul Start-Programs i alege i op iunea Microsoft Word. - Executa i dublu clic pe pictograma programului Microsoft Word. Indiferent de modul de lansare în execu ie a aplica iei ecranul de început arat astfel: 2 Ecranul Word Elementele principale de pe ecranul Word sunt bara de meniuri, barele de instrumente, bara de stare, barele de defilare, suprafa a de lucru, riglele, punctul de inserare i panoul de activit i. Task Pane apare chiar de la pornirea aplica iei Word. Dac la început în acest meniu sunt disponibile ac iuni cum ar fi deschiderea unui document sau crearea unui document nou pornind de la un ablon, vom observa cu u urin c Task Pane î i modific op iunile afi ate în func ie de contextul în care lucr m, afi ând în fiecare moment ac iunile cele mai potrivite. Astfel, în loc s ne pierdem vremea c utând prin meniuri o anumit facilitate des folosit , o putem g si rapid în Task Pane. Putem activa în orice moment Task Pane din meniul View Toolbars. 3 Barele de instrumente. Utilizarea butoanelor Barele de instrumente con in butoane scurt tur pentru op iunile din meniurile aplica iei Word. Fiecare bar are un nume. Exist bare predefinite ale sistemului, dar utilizatorul î i poate crea propriile sale bare cu unelte. Prima dat când lansa ii în execu ie Word i deschide i un document, barele de instrumente Standard i Formatting (Stabilire formate) sunt afi ate sub bara de meniu.

-53-

În Word, multe comenzi pot fi executate rapid prin alegerea butoanelor care apar pe ecran. Marea majoritate a butoanelor apar în barele cu instrumente de lucru Standard i Formatting, dar câteva apar i în alte pozi ii pe ecran, inclusiv în linia de stare i în barele de derulare. Pentru a afla numele unui buton, indica i-l cu mouse-ul. În linia de stare apare o descriere a func iei butonului respectiv iar în dreapta butonului eticheta cu denumirea sa. 4 Afi area sau ascunderea barelor de instrumente. Pute i afi a sau ascunde barele de instrumente în timpul lucrului. Dac cel pu in o bar de instrumente este vizibil , pute i utiliza un meniu de comenzi rapide pentru a afi a sau pentru a ascunde barele de instrumente incluse. Pentru aceasta, executa i clic pe o bar de instrumente (de exemplu Standard) utilizând butonul drept al mouse-ului. Un marcaj de selectare înseamn c bara de instrumente este afi at . Dac nici o bar de instrumente nu este afi at , alege i din: - Meniul View Toolbars se afi eaz un meniu cu numele barelor de instrumente accesibile editorului. 5 Riglele Word pune la dispozi ie dou rigle: orizontal (ancorat sub bara de instrumente Formatting) i vertical (în partea stâng a ecranului). Pute i utiliza rigla orizontal pentru a stabili tabulatorii i indent-urile pentru paragrafele selectate i pentru a ajusta l imea coloanelor de text de tip ziar. În vizualizarea paginat sau vizualizarea înaintea imprim rii pute i utiliza rigla orizontal i vertical pentru a schimba marginile paginii i locul elementelor de pe pagin . - Calea: View Ruler 6 Bara de meniu Meniurile aplica iei Word sunt: File: con ine op iuni pentru lucrul cu fi iere document pe care le creeaz i actualizeaz Word. Acestea pot fi în format Microsoft Word (.doc), Rich Text Format (.rtf), fi iere text (.txt), fi iere ablon document (.dot), fi iere create cu alte aplica ii (Word Perfect, Works) etc. Edit: con ine op iuni pentru opera ii de editare (de modificare a documentelor). View: con ine op iuni pentru stabilirea modului în care se face afi area în fereastra aplica iei.

-

-

-54-

-

Insert: con ine op iuni pentru inserarea în documentul activ la pozi ia punctului de inserare a diferite entit i (sec iuni, note de subsol, antete, grafice, comentarii etc.). Format: con ine op iuni pentru formatarea textelor i a obiectelor inserate în texte. Tools: con ine op iuni pentru între inerea documentului. Table: con ine op iuni pentru administrarea tabelelor inserate întrun document. Window: con ine op iuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplica iei. Help: ofer asisten interactiv utilizatorului.

7 Utilizarea tastelor pentru comenzi rapide Pute i alege i câteva comenzi prin ap sarea tastelor pentru comenzi rapide afi ate în meniurile de pe bara de meniu, aflate la dreapta comenzii. De exemplu CTRL+S pentru a salva un document. Word furnizeaz , de asemenea, mai multe taste pentru comenzi rapide cât timp lucra i, chiar dac nu se reg sesc în meniuri. De exemplu, pute i ap sa CTRL+B pentru a aplica formatul aldin textului selectat. Tastele pentru comenzi rapide se pot ob ine din Help introducând textul shortcut keys (taste de comenzi rapide) în caseta Search. 8 Anularea i Repetarea comenzilor Word înregistreaz modific rile de editare sau stabilire formate pe care le face i. Dac v r zgândi i sau face i o gre eal , de obicei pute i anula ultimele ac iuni realizate. De asemenea, pute i „reface” o ac iune pe care a i anulat-o. Pentru aceasta utiliza i butoanele Undo i Redo de pe bara de instrumente Standard. O alt metod este: - Cale : Edit Undo/Redo 9 Tastare unit i de m sur în cutii de dialog Când tasta i numere într-o caset de dialog, Word-ul utilizeaz unit ile de m sur specificate în cutia de dialog Options General a meniului Tools. Dac dori i s specifica i o unitate diferit pentru o anumit op iune, nu terge i unitatea de m sur . Doar introduce i una din urm toarele abrevieri dup num r. Nu trebuie s l sa i un spa iu între num r i m sur .

-55-

Pentru a specifica Centimetrii Inch Linii Picas (Cicero) Puncte

Introduce i cm in li pi pt

Exemplu 3 cm 24 in 2 li 1.2 pi 6 pt

Conversie 2,54 cm=1 in 1 in=72pt=6pi 1li=1/6in=12pt 1pi=12pt=1/6in 1li=1/6in=12pt

10 Vizualizarea unui document în diferite moduri Word ofer câteva moduri de vizualizare a unui document: vizualizare normal , vizualizare ierarhizat , vizualizare paginat , vizualizare înaintea imprim rii, vizualizare ecran complet, vizualizare aspect pagin web etc. Suplimentar, pute i m ri o parte a unui document pentru a ob ine o vizualizare m rit . Dac dori i s vede i numai documentul pe ecran (f r rigle, bare de instrumente sau alte elemente) folosi i facilitatea de „ecran complet”. Dac vre i s vede i anumite p r i ale aceluia i document „împ r i i” fereastra. Vizualizare normal : pentru tastare i editare Vizualizarea normal (implicit în Word) prezint o versiune simplificat a documentului. Aceasta este cea mai bun vizualizare pentru tastare, editare, stabilire format text i pentru deplasare în document. Vizualizarea electronic Permite vizualizarea unui document în varianta de pagin Web. Acest mod îl pute i utiliza atunci când, de exemplu, trebuie s ine i un discurs în fa a unei audien e, v prezenta i informa iile prin intermediul unui proiector (retro, video) sau dori i s pune i documentul pe un site Web. Programul Word înf oar textul astfel încât s încap în fereastr , prezint fundalurile i plaseaz graficele pe ecran în acela i mod în care vor ap rea într-un browser. Pentru a trece la vizualizarea electronic , - Cale: View Web Layout - executa i clic pe butonul Web Layout View de pe bara de defilare pe orizontal Vizualizare paginat : pentru stabilirea paginii „imprimabile” Vizualizarea paginat este de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get – Ceea ce vezi este ceea ce ob ii) cu care pute i vedea -

-56-

modul în care elemente, cum ar fi ilustra iile, vor fi pozi ionate pe pagina imprimat . Aceast vizualizare este, de obicei, util pentru verificarea aspectului final al documentului, dar poate încetini editarea i defilarea. Pentru a trece la vizualizarea paginat , - Cale: View Print Layout - executa i clic pe butonul Print Layout View de pe bara de defilare pe orizontal - Vizualizare schi at : pentru ierarhizarea i organizarea unui document. În vizualizarea ierarhizat pute i restrânge un document pentru a vedea numai titlurile de paragraf sau îl pute i extinde pentru a vedea întregul document. Aceast vizualizare u ureaz defilarea sau deplasarea textului pe o distan mare sau schimbarea ierarhiei termenilor. Pentru a trece la vizualizarea ierarhizat : - Cale: View Outline, sau - executa i clic pe butonul Outline View de pe bara de defilare pe orizontal . Vizualizarea ecran complet: pentru maximizarea spa iului ecran. Pentru a vedea numai un document pe ecran f r rigle, bare de instrumente i alte elemente: - Cale: View Full Screen Vizualizarea înaintea imprim rii: pentru ajustarea documentului înainte de imprimare. Aceast arat pagini întregi la o m rime redus , în a a fel încât pute i ajusta macheta documentului înainte de imprimare. Pute i vedea una sau mai multe pagini la un moment dat, mic ora sau m ri, ajusta margini i pute i edita i stabili formatul textului. Pentru a trece la vizualizarea înaintea imprim rii, - Cale: View Print Preview, sau - executa i clic pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard. - Mic orarea/m rirea por iunilor dintr-un document Pentru a m ri sau mic ora o parte a unui document, - Cale: View Zoom, sau - executa i clic pe s geata de pe bara de instrumente Standard. -

-57-

11 Lucrul cu mai multe ferestre de document, deschise simultan În Word pute i deschide mai multe documente simultan, fiecare dintre ele în propria Iui fereastr . Deschiderea simultan a mai multor documente faciliteaz copierea i mutarea textului dintr-un document în altul sau consultarea informa iilor dintr-un document în timp ce lucra i la altul. Câteva dintre modurile în care pute i lucra cu mai multe ferestre de document deschise simultan sunt urm toarele: - Pute i lucra cu documente diferite, plasate în ferestre diferite, de dimensiuni maxime. - Pute i lucra cu copii ale aceluia i document, plasate în ferestre diferite, de dimensiuni maxime. - Pute i împ r i o fereastr în p r i mai mici - numite panouri care pot fi afi ate simultan pe ecran. - Pute i muta sau copia un text dintr-o fereastr sau panou în altele. Pentru a deschide mai multe ferestre de document simultan, parcurge i urm toarele etape: - Selecta i File Open, pentru a deschide primul document. - F r a închide primul document, selecta i din nou File Open, pentru a deschide un alt document sau File New pentru a crea un nou document. Word deschide a doua fereastr de document deasupra primei. - Continua i s deschide i sau s crea i documente pân când ave i deschise pe ecran toate documentele de care ave i nevoie. Pentru a închide o fereastr , Cale: File Close, sau executa i dublu clic pe c su a meniului de control

Nu conteaz câte ferestre sunt deschise, pute i lucra doar într-una la un moment dat, i anume în fereastra activ . În mod prestabilit, fereastra activ este maximizat pentru a umple tot ecranul; toate celelalte ferestre deschise sunt ascunse în spatele ei. Pentru a aranja ferestrele deschise pe ecran astfel încât s nu fie toate ascunse în spatele ferestrei, - Cale: Windows Arrange All. Word aranjeaz fiecare fereastr deschis pentru a ap rea toate pe ecran.

-58-

12 Lucrul cu un document în dou panouri De i nu pute i lucra decât cu un document la un moment dat, pute i împ r i documentul activ în dou panouri. Având documentul activ împ r it, pute i lucra simultan în zone diferite ale aceluia i document. Acest lucru este util atunci când sunte i nevoit s v muta i sau s copia i un text dintr-un loc în altul în cadrul unui document de mari dimensiuni. Pentru a împ r i documentul activ în dou panouri, parcurge i urm toarele etape: - Cale: Windows Split . Va ap rea o bar vertical în fereastra documentului. - Trage i bara în sus sau în jos pân când panourile au dimensiunile dorite. - Executa i clic. Pentru a reveni la fereastra cu un singur panou, executa i din nou dublu clic pe c su a de delimitare. 13 Lucrul cu un document în mai multe ferestre Dac ave i nevoie s vede i dou p r i diferite ale aceluia i document, dar por iunea de text pe care dori i s o vede i nu încape într-un panou, pute i afi a documentul activ în dou ferestre. Modific rile pe care le opera i într-una dintre ferestre sunt reflectate i în cealalt , dar deplasarea în cadrul fiec rei ferestre este independent . Pentru a v întoarce la lucrul într-o singur fereastr închide i una din ele. Pentru a deschide un document în mai multe ferestre parcurge i aceste etape: - Deschide i documentul. Dac acesta nu este activ, executa i clic pe el sau selecta i-l din meniul Windows pentru a-l activa. - Calea : Windows New Windows. - Word deschide documentul în alt fereastr . Pentru a face diferen a între cele dou ferestre, Word adaug un num r la numele documentului din bara de titlu. În primul document se adaug dou puncte (:) i cifra 1. În al doilea document, se adaug dou puncte (:) i cifra 2 .a.m.d. 14 Ie irea din Word Pentru a ie i din Word XP Calea: File Exit.

-

-59-

Dac a i f cut modific ri într-un document va ap rea o caset con inând un mesaj prin care sunte i întrebat dac dori i s salva i modific rile efectuate. Alege i: - Yes pentru a salva modific rile i ie i i din program, - No pentru a ie i din program f r a salva, sau - Esc pentru a continua s lucra i în Word. Iat alte câteva modalit i de a p r si aplica ia: Clic pe butonul Close de pe bara de titlu a aplica iei Microsoft Word. Ap sa i Alt, apoi F i, în final, I. Executa i dublu clic pe pictograma meniului de control – adic pe W-ul de la cap tul din stânga al barei de titlu a ferestrei aplica iei, etc.

3.3. Lucrul cu documente
În Word pute i crea mai multe tipuri diferite de documente, de la simple scrisori, referate, proiecte i pân la rapoarte complexe. În acest subcapitol ve i înv a: - s crea i un document prin alegerea unui ablon, un stil de scriere i tastarea textului. - cum s modifica i modul în care apare documentul dvs. pe ecran. - cum s -l salva i pentru a-l utiliza ulterior. - cum s -l tip ri i. - cum s -l închide i.

3.3.1.Folosirea abloanelor, (Template)
Un ablon este un model care include informa iile, formatarea i alte elemente folosite într-un anumit tip de document. Dac nu specifica i nimic altceva, toate noile documente din Word se bazeaz pe ablonul Document necompletat. Word mai include îns câteva abloane pe care le pute i folosi ca atare sau într-o form modificat ; în plus, v pute i crea propriile abloane. În cadrul procesului de instalare a pachetului Microsoft Office, o serie de abloane au fost copiate în Program Files/Microsoft Office/Templates de pe CD-ROM-ul de instalare pe hard-disc. Pentru a previzualiza aceste abloane, urma i pa ii de mai jos:

-60-

1. La intrarea în Word verifica i dac sunt afi ate rigla orizontal i caracterele neimprimabile (executa i clic pe butonul Show/Hide ) de pe bara de unelte Standard. 2. Alege i File – New. 3. Alege i abloane generale din sec iunea New din ablon. Word împarte abloanele pe categorii, reprezentate în sec iunea prin etichetele din partea superioar a casetei de dialog abloane (New From Template). Selec ia implicit este Blank Document (Document necompletat) din cadrul etichetei General.

Fig.3.1. abloane

-

Exist -

-

abloane predefinite, Fig.3.1 pentru: Birotic : scrisori (Contemporary Letter, Elegant Letter etc.) i faxuri (Elegant Fax, Professional Fax) în sec iunea Letters&Faxes, circulare (Elegant Memo, Professional Memo etc.) în Memorii i rapoarte (Contemporary Report, Elegant Report, Professional Report) în Rapoarte; Publica ii: bro uri, comunicate de pres , ziare; Alte activit i: curriculum vitae, planificarea activit ilor, afaceri – garan ie (Alte documente); Îmbinare coresponden pentru coresponden a personalizat ; Publica ii pe Web: abloane pentru construirea de Pagini Web.

-61-

4. Executa i clic pe eticheta Letters&Faxes i apoi pe op iunea Fax Wizard. Uita i-v în caseta Examinare pentru a vedea o previzualizare a articolului selectat. 5. Alege i diferite abloane din sec iunea Letters&Faxes i apoi trece i la alte etichete. abloanele pe care le trece i în revist stau la baza majorit ii documentelor uzuale de afaceri. 6. Când a i terminat din etichetele de selec ie pentru abloane (General, Letters&Faxes, Memos, Other Documents, etc.) executa i clic pe Memos, apoi clic pe Professional Memo (Raport profesional). Asigura i-v c op iunea Document din zona Creare este activ i ap sa i tasta Enter sau selecta i OK pentru a deschide un nou document bazat pe ablonul pus în eviden . Documentul se va deschide pe ecran. Dup cum vede i, toate elementele comune oric rui raport apar sub form de câmpuri incluse între paranteze drepte iar aplica ia Word a introdus data curent (folosind data memorat în calculator). Documentul se poate completa cu propriile informa ii, salva i tip ri.

3.3.2.Introducerea textului în document
Atunci când introduce i text, caracterele apar la stânga unei liniu e pâlpâitoare, numit punct de inserare sau cursor. Aceste caractere apar întrun format corespunz tor stilurilor asociate ablonului documentului. Pentru a vedea numele stilului curent, privi i caseta Styles and Formatting de pe bara cu instrumente Formatting. Pute i deplasa punctul de inserare în cadrul documentului prin utilizarea tastaturii sau a mouse-ului. Cu un caracter la stânga La începutul paragrafului anterior CTRL+ de dou ori Cu un caracter la dreapta Cu un ecran în sus PgDown Cu un ecran în jos PgUp Cu o linie în sus Cu o linie în jos La începutul paginii precedente CTRL+PgUp Cu un cuvânt la stânga CTRL+ La începutul paginii urm toare CTRL+PgDown Cu un cuvânt la dreapta Pe ultima linie a ecranului CTRL+ ALT+CTRL+PgDown La sfâr itul unei linii END Pe prima linie a ecranului

-62-

ALT+CTRL+PgUp La sfâr itul CTRL+End La începutul paragrafului curent La începutul CTRL+Home CTRL+ La începutul unei linii HOME

documentului documentului

Word memoreaz ultimele loca ii în care s-a tastat sau editat un text. Combina ia de taste SHIFT+F5 readuce punctul de inserare în fiecare din loca iile precedente la rând, apoi pozi ioneaz punctul de inserare în pozi ia curent .

3.3.3 Corectarea gre elilor
To i facem gre eli. În Word îns este u or s le repar m. Acest program pune la dispozi ie mai multe metode de revenire asupra ac iunilor incorecte i de reluare a lor în mod corect. Word v ofer i posibilitatea corect rii gre elilor de ortografie, înainte ca acestea s apar . 1 tergerea textului O metod simpl de corectare a gre elilor este s le terge i. Astfel: ap sa i tasta Backspace pentru a terge caracterele aflate la stânga punctului de inserare.

-

Word, îns pune la dispozi ie multe alte modalit i de tergere a textului. În cele ce urmeaz sunt prezentate câteva metode obi nuite de îndep rtare a textului nedorit: - Pentru a terge caracterul din dreapta punctului de inserare, ap sa i tasta Delete. - Pentru a terge un text selectat, dup ce l-a i selectat, ap sa i tasta Delete sau alege i Edit Clear - Pentru a înlocui un text cu altul selecta i textul i apoi tasta i noul text. 2 Modificarea literelor mari i mici dintr-un text Selecta i textul pe care vre i s -l modifica i. Din meniul Format Change Case. Selecta i op iunea dorit i apoi clic pe OK.

-63-

Fig.3.2. Modificarea literelor

3 Anularea gre elilor Word v ofer posibilitatea de a v r zgândi. Acest program ine minte cele mai recente ac iuni pe care le-a i efectuat i, în cazul în care nu v convin rezultatele, le pute i anula, una dup alta. Pentru a anula cea mai recent ac iune alege i Edit Undo sau executa i clic pe butonul Undo de pe bara de unelte Standard. Pentru a anula o serie de ac iuni selecta i Edit Undo de câteva ori pân când anula i toate ac iunile, în ordinea invers efectu rii lor. Mai pute i proceda astfel: - Executa i clic pe s geata de derulare plasat lâng butonul Undo pe bara de instrumente Standard. Word afi eaz o lista a celor mai recente ac iuni care pot fi anulate, dispuse în ordinea invers efectu rii lor. - Trage i mouse-ul de-a lungul listei pân când pune i în eviden toate ac iunile pe care dori i s le anula i. - Elibera i butonul mouse-ului. Word anuleaz ac iunile selectate, în ordinea invers efectu rii lor. 4 Refacerea gre elilor anulate Dac , imediat dup ce a i anulat o ac iune, v da i seama c aceasta era de fapt corect , pute i reface ac iunea pe care tocmai a i anulat-o. Pentru a reface ac iunea cea mai recent anulat - Edit Redo, sau - executa i clic pe butonul Redo de pe bara de unelte Standard.

-64-

3.3.4.Deplasarea i copierea textului i a ilustra iilor
Pute i muta sau copia orice element dintr-un document, indiferent dac acesta este text, ilustra ie sau o component inserat dintr-o alt aplica ie. - Cut (Mutare) înseamn a elimina (a decupa) textul sau ilustra ia selectat dintr-o loca ie i de a îl (o) insera în alta. - Copy (Copiere) înseamn a face o copie a textului sau ilustra iei selectate i de a-l (o) insera într-o alt loca ie, l sând originalul neschimbat. 1 Mutarea textului prin utilizarea comenzilor meniului Editare, a butoanelor sau a tastaturii Pentru a muta textul folosind comenzile din meniul Edit parcurge i urm toarele etape: - Selecta i textul pe care dori i s -l muta i. - Selecta i Edit Cut (sau executa i clic pe butonul Cut sau ap sa i CTRL+X). Word va decupa textul selectat din document i-l va plasa în Clipboard. - Pozi iona i punctul de inserare în locul în care dori i s fie plasat textul. Nu uita i s executa i clic cu butonul stâng al mouse-ului pentru a deplasa punctul de inserare în noua pozi ie. - Selecta i Edit Paste (sau executa i clic pe butonul Paste, sau ap sa i CTRL+V). Word insereaz textul în noua pozi ie. 2 Copierea textului În Word pute i copia un text dintr-o pozi ie în alta, utilizând comenzile din meniul Editare sau cele ale meniului de comenzi rapide, butoanele de pe bara de unelte Standard sau mouse-ul. Copierea textului prin utilizarea comenzilor meniului Edit Pentru a copia textul folosind comenzile din meniul Edit, parcurge i urm toarele etape: - Selecta i textul pe care dori i s -l copia i. - Selecta i Edit Copy. Word va copia textul selectat din document în Clipboard. - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s fie plasat textul copiat. Nu uita i s executa i clic cu butonul stâng al mouse-ului pentru a deplasa punctul de inserare din pozi ia anterioar . - Selecta i Edit Paste. Word copiaz textul în noua pozi ie.

-65-

3.3.5 Stilurile
În general, se poate vorbi de dou tipuri de stiluri: stiluri de paragraf, care au efect asupra unui paragraf. Stilurile de paragraf iau în considerare i elementele referitoare la formatarea paragrafelor, cum ar fi spa ierea rândurilor sau indentarea. În lista de stiluri, stilurile de paragraf sunt scrise cu aldine. - stiluri de caracter, care au efect doar asupra unui text selectat. A adar, stilurile se utilizeaz pentru a realiza rapid aranjarea în pagin a textului i paragrafelor. Fiecare ablon este înso it de o foaie de stil care include stilurile tipic utilizate la crearea tipului de document asociat cu ablonul. 1 Pentru a selecta un stil parcurge i etapele: Plasa i punctul de inserare în locul în care dori i s înceap textul scris în noul stil. Executa i clic pe s geata de derulare aflat lâng caseta Styles and Formatting de pe bara de instrumente de Formatare pentru a afi a lista Stil, Fig.3.3.1. Executa i clic pe numele stilului dorit din list .

Fig.3.3.1. Lista Stiluri

Fig.3.3.2. Formatare stil nou

astfel:

2 Pentru a crea propriul stil de scriere, Fig.3.3.2. proceda i

-66-

-

Alege i op iunea Styles and Formatting din meniul Format. Din caseta de dialog care se deschide alege i op iunea New Style. - În caseta Nume introduce i numele noului stil pe care îl defini i. - Executa i clic pe butonul Format i alege i op iunea Font. - Selecta i fontul dorit, dimensiunea, culoarea, apoi executa i clic pe butonul OK. - Executa i clic pe butonul Format i alege i op iunea Paragraph – dac este cazul. - Alege i op iunea dorit , apoi executa i clic pe butonul OK. - Executa i clic pe butonul OK (Aplic ) i stilul este creat.

3 Modificarea stilului existent, Fig.3.3.3. Stilurile nou create pot fi folosite în orice document. De asemenea, exist posibilitatea modific rii lor. Modificarea stilului va duce la modificarea tuturor por iunilor de text scrise cu acest stil. Pentru modificarea unui stil, în caseta de dialog Styles and Formatting alege i stilul pe care dori i s -l modifica i, dup care executa i clic pe butonul Modify. Va ap rea caseta de dialog Style Modify, care v permite s efectua i modific rile dorite. 4 Aplicarea unui stil ablon Pentru a aplica într-un ablon stiluri care exist deja în abloanele Word, pute i alege i din colec ia de stiluri All styles (clic pe Avaible formatting) ablonul care con ine stilurile c utate

Fig.3.3.3. Modificare stil

-67-

3.3.6. Salvarea documentelor
Când deschide i un document, Word îl copiaz de pe disc i îl afi eaz pe ecran. Modific rile pe care le face i sunt memorate temporar în memoria calculatorului. Pentru a le face permanente trebuie s salva i documentul pe disc. Trebuie, de asemenea, s face i copii de rezerv pentru documentele importante. Word dispune de mai multe modalit i de salvare a unui document. Iat câteva dintre ele: - File Save As ca pentru a salva un document pentru prima oar sau sub o nou denumire. - File Save pentru a salva orice document creat în cadrul unei sesiuni de lucru anterioare. Save As Web Page ca pagin Web pentru a salva starea - File curent a documentului sub form de pagin Web. - Butonul Save de pe bara de unelte Standard. - Combina ia de taste CTRL+S. nume 1 Salvarea unui document nou sau a unui document sub un alt

Save As salva i documentul pe disc sub o denumire aleas File de dvs. i specifica i prin unitatea de disc i folder-ul din caseta Save în, calea de acces spre locul unde dori i s stoca i documentul. Aceast comand este folosit pentru a salva un document nou sau pentru a salva o copie a unui document existent, atribuindu-i un nume sau o cale nou . 2 Salvarea repetat a unui document Dup ce a i salvat un document o dat , pute i salva rapid acest document p strându-i numele, folder-ul corespunz tor unde e p strat, formatul i alte atribute, f r a mai fi nevoie s trece i de fiecare dat prin caseta de dialog Save As Pentru a salva în mod repetat un document - File Save, sau executa i clic pe butonul Save de pe bara de unelte Standard. Fi ierul pe care îl salva i se suprascrie peste versiunea anterioar a aceluia i document de pe disc, astfel încât orice modific ri efectuate dup ultima salvare înlocuiesc la noua salvare versiunea precedent a fi ierului stocat. Documentul se p streaz pe ecran pentru a permite s continua i lucrul.

-68-

3 Salvarea unui document în alt format de fi ier Dac schimba i fi iere cu utilizatori ai altor programe de procesare de texte cum ar fi Microsoft Works sau pur i simplu au o alt versiune de Word decât a dvs., pute i salva documentul în alt format de fi ier. Pentru a schimba formatul de fi ier pentru un document, - File Save As i apoi selecta i un format în cutia Tip document (Rich Text Format pentru portabilitate sau ablon document pentru crearea unui ablon etc.).

3.3.7.Tip rirea documentului
Dup ce a i creat un document, îl pute i tip ri. Înaintea tip ririi, asigura i-v c imprimanta este conectat la calculator, este pus în func iune i are hârtie. Este indicat s previzualiza i documentul înainte de a-l tip ri. În cazul în care nu are aspectul dorit sau a i uitat s insera i ceva în document ve i putea face modific rile înainte de a-l imprima. În acest mod ve i tip ri o singur dat documentul i ve i economisi timp, hârtie, cartu de imprimant sau toner etc. 1.Vizualizarea unui document înainte de tip rirea lui Vizualizarea un document înaintea tip ririi lui Calea: File Print Preview, sau cu ajutorul butonului de pe bara de unelte Standard. În acest mod de vizualizare, Word ajusteaz imaginea astfel încât pe ecran pot înc pea pagini întregi. Nu ve i putea vedea caracterele individuale, dar ve i putea vedea a ezarea general în pagin i pozi ionarea componentelor documentului. În spa iul util al ferestrei Word pot fi astfel afi ate dou sau mai multe pagini din document, precum i o bar cu butoane care con ine scurt turi pentru opera iile care pot fi executate. În modul Print Preview ve i putea: s stabili i câte pagini previzualiza i la un moment dat (una sau mai multe); s corecta i documentul dac nu v place aspectul lui; s controla i dimensiunea afi rii; s comprima i documentul, dac este cazul.

-

-

2. Tip rire document Pentru a tip ri documentul afi at pe ecran folosind meniul urma i aceste etape:

-69-

-

File Print. Va ap rea caseta de dialog Print, Fig.3.4. Efectua i modific rile necesare pentru tip rire conform cerin elor

Fig.3.4. Caseta de dialog Print

3.3.8.Închiderea documentului
Închiderea unui document îl terge pe acesta atât de pe ecran, cât i din memoria de lucru a calculatorului. Dac ave i prea multe documente deschise simultan ve i observa c Word func ioneaz mai încet. Prea multe fi iere deschise simultan v poate aduce în situa ia de a nu mai avea suficient memorie pentru a deschide un alt document, astfel încât ar fi bine s efectua i salvarea i închiderea fi ierelor la care nu lucra i. Pentru a închide documentul curent alege i File Close. Dac nu a i salvat documentul sau dac a i efectuat modific ri de la ultima salvare a documentului, Word afi eaz o caset cu un mesaj prin care sunte i întrebat dac dori i s salva i modific rile. Ave i la dispozi ie mai multe alternative de a ac iona. Astfel: - Yes pentru a salva documentul i a-l îndep rta de pe ecran. Dac este un document nou, va ap rea caseta de dialog Save As - No pentru a terge documentul de pe ecran f r a salva modific rile. - Esc pentru a continua s lucra i la document. Atunci când Word închide documentul curent, el afi eaz un alt document deschis. Dac nu exist alte documente deschise, Word afi eaz un ecran de aplica ie vid. Pentru a închide toate documentele deschise ie i i

-70-

din Word. Pentru fiecare document pe care nu l-a i salvat înc va ap rea o caset con inând un mesaj care v invit s salva i modific rile.

3.4. Modificarea aspectului unui document
A formata un document înseamn a atribui anumite caracteristici (font, corp, stil, culoarea de afi are, spa iu etc.) entit ilor din care este alc tuit documentul, pentru a-l face mai estetic i mai u or de citit. Pute i formata caractere, paragrafe, pagini i sec iuni. O formatare furnizeaz indica ii vizuale referitoare la structura sa. În general formatarea unui document se face prin intermediul casetelor de dialog din meniul Format, cu butoanele de pe bara de instrumente Formatting sau cu combina ii de taste. Aspectul general al unui document depinde, în mare, de modul în care aranja i textul i grafica în fiecare pagin . Utilizând facilit ile de configurare a paginii din Word pute i realiza aranjarea în pagin dup dorin , pentru a se potrivi unui anumit document. Componentele unei a ez ri în pagin includ dimensiunea hârtiei, orientarea paginii, margini, antete i subsoluri de pagin , numerotarea liniilor, coloane stil ziar, note de subsol i note de final. Pute i alege i, de asemenea, dimensiunile i orientarea paginii, num rul de pagini i pute i împ r i documentul în sec iuni.

3.4.1. Formatarea caracterelor
Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri (cum ar fi @, *, &), semne de punctua ie, spa ii etc. Pute i selecta tipuri i dimensiuni de caractere prin utilizarea barei de instrumente Formatting sau a comenzilor din meniul Format. Pute i alege i un tip de caracter înainte de a începe s tasta i un text sau pute i schimba tipul de caracter al unui text existent. Un font este o colec ie de litere, numere, simboluri i semne de punctua ie care au un design particular. Fonturile i dimensiunile acestora pe care le pute i folosi într-un document depind de imprimanta instalat pe sistemul pe care lucra i i de fonturile instalate pe calculator. Pentru a aplica un font cu ajutorul barei de instrumente Formatting parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s înceap textul cu noul tip de caractere sau selecta i caracterele care dori i s apar scrise cu acest tip.

-71-

Selecta i s geata de derulare aflat la dreapta casetei de text Font. Word afi eaz lista Font. - Selecta i tipul de caracter din lista Font. Pentru a selecta un tip i o dimensiune de caractere utilizând comenzile meniului Format parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare în locul în care vre i s începe i s tasta i textul cu noul tip sau noua dimensiune de caractere sau selecta i caracterele pe care dori i s le modifica i.

-

Fig.3.5. Formatarea caracterelor

-

Alege i Format Font, Fig.3.5. Selecta i un tip de caractere din lista Font aflat în caseta de dialog Font. Selecta i o dimensiune de caractere din lista Size, aflat în caseta de dialog Font. Clic pe OK.

1 Copierea formatului unui text Se folose te butonul Format Painter ( Descriptor de formate) de pe bara de unelte Standard. Proceda i astfel: - Selecta i textul a c rei formatare dori i s o copia i. - Pe bara de unelte indica i butonul Format Painter. Dac vre i s copia i formatarea într-un singur loc executa i un clic iar dac vre i în mai multe locuri executa i dublu-clic.

-72-

-

-

Cursorul mouse-ului ia forma unei pensule. Glisa i mouse-ul peste textul c ruia dori i s îi atribui i formatarea. Dac vre i s atribui i aceea i formatare i unui alt text, elibera i butonul mouse-ului i apoi glisa i peste cel lalt text. Dup ce a i terminat de copiat formatarea peste zonele de text din document, termina i opera ia ap sând tasta ESC sau executând clic din nou pe butonul Format Painter.

2 Decorarea textului cu letrine con inute în text O modalitate de a distinge un paragraf important de restul documentului este s începe i cu o letrin con inut în text. Letrinele pot face mai atractiv aspectul documentului, conferindu-i o imagine profesional . Atunci când stabili i formatul unui paragraf astfel încât el s înceap cu o majuscul încorporat Word plaseaz prima liter a paragrafului (sau a textului pe care l-a i selectat) într-un cadru. Pentru a transforma prima liter a unui paragraf într-o letrin con inut în text proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare în cadrul paragrafului care vre i s înceap cu o majuscul încorporat . Dac a i selectat întreg cuvântul cu care începe paragraful sau doar o parte a lui întregul cuvânt va avea forma unei majuscule. - Cale: Format Drop Cap, Fig.3.6.

Fig.3.6. Letrine

-73-

3 Utilizarea programului WordArt Atunci când dori i într-adev r s înfrumuse a i un text aplicându-i efecte speciale pute i utiliza WordArt. Acesta este un program suplimentar în Word care v permite s transforma i textul întreg sau caractere separate în mici „opere de art ”. Pentru a lansa WordArt parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare în document, în locul în care dori i s apar textul creat cu WordArt. - Cale: Insert Picture WordArt. caseta WordArt Gallery pentru alegerea modului de scriere, Fig.3.7. - Dup ce a i stabilit preferin a alege i OK. Se deschide caseta de dialog care v permite introducerea textului de o anumit dimensiune i tip caracter, precum i un cadru de examinare a acestuia. Sau: - Afi a i bara de unelte Draw. Executa i clic pe butonul Insert WordArt.

Fig.3.7. Word Art

Pentru a prelucra textul WordArt executa i dublu clic oriunde în cadrul textului. Pentru a terge titlul scris cu WordArt executa i clic pe el, pentru a afi a cadrul, dup care ap sa i tasta Delete. Observa ii: - Efectele sunt ideale pentru scrierea titlurilor sau pentru eviden ierea numelui unui produs. - De obicei, este suficient s aplica i un singur efect într-o pagin .

-74-

-

Nu folosi i prea multe efecte într-un obiect WordArt, pentru a nu îl face neinteligibil. Anumite efecte pot îngreuna citirea unui obiect WordArt. WordArt lucreaz numai cu fonturi TrueType.

3.4.2. Formatarea paragrafelor, Fig.3.8
Marcajele de paragraf sunt caractere de control în general invizibile pentru utilizator. Dac terge i un marcaj de paragraf terge i toate informa iile de aranjare în pagin a paragrafului respectiv. Pentru un paragraf pute i modifica urm toarele caracteristici: alinierea i indentarea textului, pozi iile tabulatorilor, dimensiunea spa iului dintre linii i paragrafe, bordurile i umbrele, marcajele i numerot rile. Pentru a afi a marcajele de paragraf pe ecran pute i s face i clic pe butonul Show/Hide de pe bara de instrumente Standard sau s parcurge i urm toarele etape: - Selecta i Tools Options. - Executa i clic pe eticheta View. - În zona Formatting marks alege i Paragraph marks. - Alege i OK.
Fig. 3.8. Formatarea paragrafelor

1 Alinierea paragrafelor Unul dintre modurile în care pute i schimba aranjarea în pagin a paragrafelor este modificarea alinierii. Word e predefinit s alinieze textul în raport cu marginea stâng , punând la dispozi ia utilizatorilor patru tipuri de aliniere. Pentru a alinia un paragraf parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s înceap paragraful sau în cadrul paragrafului curent.

-75-

Selecta i Format Paragraph. Va ap rea caseta de dialog Paragraph. Din Alignment se poate opta pentru una din cele patru forme de aliniere a paragrafelor. Pentru indentarea unui text pute i folosi butoanele de pe bara de instrumente Formatting 2 Indentarea textului În Word pute i indenta paragrafe, adic pute i schimba pozi ia paragrafelor în pagin fa de marginile din stânga i din dreapta. - Selecta i Format Paragraph. Din Indentation Word furnizeaz trei op iuni privind indent rile. Pentru indentarea unui text pute i folosi, de asemenea, butoanele de pe bara de instrumente Formatting. 3 Stabilirea i eliminarea tabulatorilor Tabulatorii sunt folosi i pentru alinierea pe vertical a textului. Ei sunt automat fixa i la intervale de 0,5 inch (sau 1,27 cm) de la marginea stâng . Este suficient s ap sa i tasta TAB pentru a muta punctul de inserare la urm torul tabulator din paragraful curent. Prin folosirea riglei orizontal putem stabili un tabulator într-o anumit pozi ie sau putem schimba modul în care liniile textului se aliniaz la un tabulator. Pentru stabilirea tabulatorilor cu ajutorul riglei proceda i astfel: - Selecta i paragrafele în care vre i s stabili i sau s modifica i tabulatorii. - Pentru a stabili sau modifica alinierea tabulatorului executa i clic pe butonul Aliniere tabulatori aflat în cap tul din stânga al riglei orizontale pân când alinierea tabulatorului este a a cum dori i. - Pe rigl executa i clic unde vre i s pune i un tabulator. Word permite patru tipuri de tabulatori: Tabulatori pentru aliniere la stânga. Textul introdus se va alinia la stânga fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori pentru aliniere centrat . Textul introdus va fi centrat fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori pentru aliniere la dreapta. Textul introdus se va alinia la dreapta fa de pozi ia tabulatorului. Tabulatori zecimali. Se recomand pentru alinierea coloanelor de cifre fa de punctul zecimal. Caracterele introduse vor fi aliniate

-

-76-

la dreapta fa de pozi ia tabulatorului pân la introducerea punctului zecimal, dup care ele vor fi aliniate la stânga. Pentru a stabili m rimi precise pentru tabulatori folosi i: Format Tabs, sau Format Paragraph Tabs Pentru a elimina sau a muta un tabulator: Selecta i paragrafele în care vre i s terge i sau s muta i un tabulator. Executa i una din opera iile urm toare: - Pentru a elimina un tabulator glisa i marcatorul în afara riglei. - Pentru a muta un tabulator glisa i marcatorul la dreapta sau la stânga pe rigl .

4 Stabilirea spa ierii rândurilor i paragrafelor într-un text În Word pute i controla distan a dintre rânduri i paragrafe modificând spa ierea rândurilor. Word folose te implicit o singur linie de spa iere între liniile textului. Pentru a stabili spa ierea rândurilor în cadrul unui paragraf parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare în locul în care dori i s înceap paragraful sau în cadrul paragrafului existent pe care dori i s -l modifica i. - Alege i Format Paragraph. - Executa i clic pe s geata de derulare plasat la dreapta casetei de text Line Spacing pentru a afi a lista de op iuni pentru spa ierea rândurilor. Stabilirea spa ierii paragrafelor În loc s ap sa i ENTER pentru a ad uga linii libere înainte sau dup un paragraf folosii comanda Paragraf. Pentru a stabili spa ierea paragrafelor proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare în locul în care dori i s înceap paragraful sau în cadrul paragrafului pe care dori i s -l modifica i. - Alege i: Format Paragraph. În caseta de text: - Before introduce i dimensiunea spa iului care trebuie l sat înaintea unui paragraf. - After introduce i dimensiunea spa iului care trebuie l sat dup un paragraf.

-77-

-

Alege i OK.

3.4.3. Ad ugarea de chenare i ha uri
Pute i conferi paragrafelor o not original ad ugându-le chenare i ha uri. Pute i ad uga borduri i umbre unui text obi nuit, precum i paragrafelor din celulele tabelelor i din cadre. Bordura este un chenar care delimiteaz paragraful. Ea este caracterizat de tip, stil i culoarea liniei, de distan a la care va fi trasat fa de text. Fundalul este hârtia pe care se va scrie textul; în mod prestabilit acesta este alb. Chenarele pot fi desenate din linii de stiluri, grosimi i culori diferite i pot fi înso ite de umbre. Ha urile sunt stabilite de modelul de umplere sau de procentul de culoare pe care îl alege i. Dac dori i s ata a i chenare simple i ha uri unui paragraf pute i utiliza: - Cale: View Toolbars Tables and Borders. - Cale : Format Borders and Shadind, Fig.3.9.

Fig.3.9. Borduri i umbre

3.4.4. Crearea listelor
Atunci când un grup de paragrafe dintr-un document este folosit pentru o enumerare, paragrafele vor fi formatate sub form de liste. Acest mod de a le pune în eviden va facilita citirea i în elegerea lor. Word permite crearea urm toarelor tipuri de liste:

-78-

Liste marcate. Paragrafele sunt eviden iate prin inserarea la începutul lor a unor caractere speciale (asterisc, romb, punct, s geat etc.). - Liste numerotate. Paragrafele sunt eviden iate prin inserarea la începutul lor a unor numere. Numerotarea paragrafelor se face în ordinea în care sunt scrise în document. - Liste multinivel. Paragrafele sunt eviden iate prin caractere speciale sau numere. Între paragrafe se stabilesc diferen e prin indentarea lor spre dreapta, fiecare pozi ie de indentare reprezentând un nivel din list . Pute i stabili formatul unei liste astfel - Format Bullets and Numbering list : Pentru a ad uga sau a elimina marcatori sau numere în/dintr-o Selecta i elementele la care dori i s ad uga i sau din care dori i s elimina i marcatori sau numere (când selecta i o list cu marcatori sau numerotat nu pute i selecta marcatorii sau numerele). Pe bara de instrumente Formatare executa i una din opera iile urm toare: - pentru a ad uga sau elimina marcatori executa i clic pe butonul Bullets. - pentru a ad uga sau a elimina numere executa i clic pe butonul Numbering.

-

1 Crearea list multinivel Pute i crea mai multe tipuri de documente, cum ar fi planuri sau documente legale sau tehnice care con in liste cu mai mult de un nivel. În Word, listele multinivel pot avea pân la nou nivele i pot avea marcatori sau numere pe orice nivel. Pentru a crea o list multinivel: - Format Bullets and Numbering. - Selecta i Outline Numbered i apoi formatul listei pe care o dori i. Word dispune de apte formate multinivel predefinite, Fig.3.10. - Selecta i OK i tasta i lista. - Pentru a reordona elementele selectate, folosi i butonul Increase Indent de pe bara de instrumente Formatare.

-79-

Fig.3.10. Creare list multinivel

2 Sortare liste. Pute i aranja rapid un text sortându-l alfabetic, numeric sau dup dat . Pute i, de asemenea, sorta paragrafe, liste create cu caractere tab sau virgule sau linii în tabele. Opera ia de sortare poate s ac ioneze asupra întregului document activ sau numai asupra unei zone selectate din document. Pentru a sorta o lis : Selecta i textul pe care dori i s -l sorta i. Cale: Table Sort, Fig.3.11. Pute i sorta dup trei criterii simultan. De asemenea, pute i sorta o list înainte sau dup ad ugarea de numere la ea. Word renumeroteaz automat lista dup ce ea este sortat . Word sorteaz listele alfanumeric, în ordine ascendent , conform urm toarelor reguli: - Elementele care încep cu semne de punctua ie sau simboluri (cum ar fi !, %) sunt primele listate. - Urmeaz elementele care încep cu numere i la sfâr it acelea ce încep cu litere. - Majusculele precede literele mici (A precede a etc.). - Dac elementele încep cu acela i caracter, Word evalueaz urm toarele caractere pentru a stabili ordinea apari iei elementelor.

-80-

-

Dac un câmp întreg coincide pentru dou elemente, Word evalueaz câmpurile urm toare specificate în op iunile Sort by/Then by din cutia de dialog Sort.

Fig.3.11. Sortarea

3.4 5 Formatarea paginii
Parametrii ce caracterizeaz formatarea documentului la nivel de pagin sunt: - dimensiunea paginii fizice (reprezint întreaga suprafa de hârtie). - marginile paginii (dimensiunea paginii fizice i marginile paginii determin dimensiunea paginii utile - suprafa de hârtie pe care se va scrie textul documentului). - orientarea paginii la tip rire; - alinierea vertical a textului în cadrul paginii; - antete i subsoluri. 1 Dimensiunile sau orientarea paginii Selecta i textul care dori i s aib o anumit dimensiune a hârtiei i orientare a paginii sau pozi iona i punctul de inserare în sec iunea pe care dori i s o schimba i. Cale: File Page Setup. În caseta de dialog Page Setup executa i clic pe eticheta Paper pentru a afi a dimensiunile paginii i op iunile de orientare. În caseta de dialog Margins în zona Orientation alege i sau Portrait (pe vertical ) sau Landscape (pe orizontal ).

-81-

2 Stabilirea marginilor Marginile determin distan a dintre text i muchia hârtiei spre interiorul ei. Fiecare pagin dintr-un document Word are patru margini: Sus, Jos, Stânga i Dreapta. În mod normal, Word imprim textul i ilustra ia între margini, în timp ce antetele, subsolurile de pagin i numerele de pagin sunt imprimate pe margini. 3 Crearea antetelor i subsolurilor de pagin În Word pute i plasa un antet sau un subsol pe fiecare pagin a documentului. În cadrul antetului i subsolului pute i introduce i aranja în pagin text i elemente grafice. Antetele i subsolurile sunt utile pentru plasarea unor informa ii cum ar fi numere de pagin , date calendaristice, numele autorului într-o pozi ie eviden iat în document etc. Pute i crea antete i subsoluri care s apar pe fiecare pagin sau pute i alterna paginile: un antet i un subsol pe paginile impare i un alt antet i alt subsol pe paginile pare. Pentru a crea un antet sau un subsol parcurge i urm toarele etape: Cale: View Header and Footer. Word afi eaz pe ecran zona de antet, înconjurat de o linie întrerupt i bara cu instrumente Header and Footer. - Tasta i textul care dori i s apar în antet. Utiliza i pozi iile fixe pentru a alinia textul. - Pentru a des vâr i antetul pute i executa clic pe butoanele barei cu instrumente Header and Footer, - Introduce i i aranja i textul din subsol utilizând acelea i metode ca i pentru antet. - Selecta i Close pentru a reveni în modul de vizualizare a documentului. 4 Numerotarea paginilor Word înregistreaz automat num rul de pagini dintr-un document. Pe linia de stare pute i vedea num rul paginii curente. Totu i, pentru a tip ri numerele paginilor, trebuie s le insera i în document. Pute i plasa numerele de pagin în partea de sus sau de jos a paginii i le pute i alinia la dreapta, la stânga sau centrat. Exist dou moduri de a ad uga numere de pagin documentului: Cale: Insert Page Numbers, Fig.3.12.

-82-

-

Cale: View – Header and Footer i executa i clic pe butonul Insert Numbers.

Fig.3.12. Numerotarea paginilor

5 Împ r irea unei pagini în coloane Unele documente arat mai bine i sunt mai u or de citit atunci când sunt împ r ite în coloane. Aranjarea în pagin a unui prospect sau a unei bro uri, de exemplu, include, de obicei, dou sau mai multe coloane. Câteodat pute i încadra un text în mai pu ine pagini, dac îl „aranja i” în coloane. 1) Crearea de dou , trei sau patru coloane de aceea i l ime Pozi iona i punctul de inserare în cadrul sec iunii pe care dori i s împ r i i în coloane. Executa i clic pe butonul Columns de pe bara cu instrumente Standard. O caset cu patru coloane de text apare sub bara cu instrumente de lucru. Trage i mouse-ul peste coloanele de text pentru a pune în eviden num rul de coloane pe care dori i s le crea i.

2) Crearea coloanelor de l imi inegale Pentru a crea pân la 13 coloane de l imi egale sau inegale parcurge i urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare în cadrul sec iunii pe care dori i s-o împ r i i. - Cale: Format Columns, Fig.3.13. - În zona Preset alege i unul dintre formatele de coloan . - Pentru a modifica dimensiunile acestor coloane efectua i una dintre urm toarele ac iuni.

-83-

-

Selecta i OK.

Fig.3.13. Coloane de l imi egale

Fig 3.14. Întrerupere de coloan

-

3) Pentru a insera o întrerupere de coloan proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare acolo unde dori i s se termine coloana. Cale : Insert Break, Fig.3.14. În caseta de dialog Tipuri de întrerupere selecta i Column break. Selecta i OK. Word deplaseaz la începutul coloanei urm toare textul situat dup punctul de inserare.

6 Introducerea notelor de subsol i finale, Fig. 15 Notele de subsol i de final sunt dou seturi separate pe care le pute i folosi în explicarea textului dintr-un document. Notele de subsol apar în mod normal în partea inferioar a paginii iar notele de final la încheierea documentului, dar pute i schimba amplasarea pentru oricare dintre tipurile de note. Pentru a insera note de subsol i de final proceda i astfel: Cale: Insert Reference Footnote se deschide caseta de dialog Footnote and Endnote În caseta de dialog Footnote and Endnote se complecteaz una din cutiile Location sau Format Alege i butonul OK. Word insereaz marcajul de referin al notei iar punctul de inserare se mut în panoul notei. Introduce i textul notei i apoi executa i una din opera iile urm toare:

-84-

-

dac sunte i în vizualizarea normal alege i butonul Close pentru a v reîntoarce în document; dac sunte i în vizualizarea paginat folosi i tastele de deplasare Page Up/Page Down sau bara de defilare vertical pentru a v reîntoarce în loca ia dorit din document.

Pute i vizualiza sau edita notele existente în vizualizarea normal sau paginat . În vizualizarea normal textul notei apare într-un panou separat pe când în vizualizarea paginat textul notei apare a a cum va fi pe pagina imprimat .

Fig.3.15. Note de subsol/finale

3.5 C utare i înlocuire. Automatizarea scrierii
Într-un document pute i s c uta i texte, imagini, format ri, câmpuri, note de subsol, note de sfâr it sau marcaje de adnot ri. De asemenea, pute i s c uta i i caractere speciale cum sunt marcajele de paragraf, caracterele tabulator, întreruperile de pagin , întreruperile de coloan , de sec iune etc. Opera ia de c utare se poate executa în tot documentul activ sau numai în zona selectat .

3.5.1 C utarea, înlocuirea i stabilirea formatelor de text
1.) Pentru a g si text i tipuri de format: Cale: Edit Find. Pentru a abandona o c utare în execu ie sau pentru a închide cutia de dialog, alege i butonul Cancel sau ap sa i ESC.

-85-

-

2.) Pentru a înlocui text i tipuri de format proceda i astfel: Cale: Edit Replace. Pentru a abandona o c utare în execu ie sau pentru a închide cutia de dialog, alege i butonul Cancel sau ap sa i ESC.

3.) Pentru a g si i înlocui ilustra ii, câmpuri, adnot ri i alte caractere speciale: - Cale: Edit Replace, Fig.3.16. - Pozi iona i punctul de inserare în cutia Find i apoi alege i butonul Special. - Selecta i caracterul special sau elementul pe care dori i s -l g si i. Dac este necesar tasta i i textul adi ional pe care vrei s -l c uta i. - Pozi iona i punctul de inserare în cutia Replace with i apoi alege i butonul Special. - Selecta i caracterul special sau elementul pe care dori i s -l g si i. Dac este necesar tasta i i textul adi ional pe care vre i s -l c uta i. - Selecta i oricare dintre op iunile pe care dori i s le folosi i pentru a controla c utarea. - Alege i butonul Find Next.

Fig.3.16. C utare/înlocuire

4.) Refolosirea textului i a ilustra iilor Pentru o inserare rapid se folosesc AutoCorec ie i AutoText (de exemplu numele i sigla unei companii, texte cu tipuri neobi nuite de formate, o formul de încheiere a unei scrisori, formule chimice sau termeni medicali, cuvinte pe care le scriem deseori gre it etc.).

-86-

Cu AutoCorec ie Word insereaz automat intr rile pe m sur ce tasta i. De exemplu, pute i crea abrevieri pentru cuvinte sau fraze dificil de tastat. Dac nu dori i inserarea automat atunci folosi i AutoText. Pute i, de asemenea, corecta automat cuvintele scrise gre it i erorile de punctua ie. De exemplu pute i înlocui automat si cu i sau dou cratime (--) cu linie de dialog (—). a) AutoCorec ie Pentru a crea o intrare AutoCorec ie proceda i astfel: Cale: Tools AutoCorect Options.. În cutia Replace tasta i un nume pentru intrarea AutoCorect - un nume de intrare poate avea maxim 31 de caractere i nu trebuie s con in spa ii. În cutia With tasta i textul ce va înlocui automat textul din cutia Replace Alege i butonul Add i apoi OK.

-

b) AutoText. Instrumentul de editare AutoText poate fi folosit pentru a construi documente standard, cum ar fi memorii, contracte ce folosesc des anumite cli ee stereotip. Intr rile AutoText pot fi adrese frecvent utilizate, motto-ul i sigla unei companii, formule de încheiere scrisori etc. 1.)Pentru a crea o intrare AutoText proceda i astfel: Selecta i textul sau desenul pe care dori i s -l memora i ca intrare AutoText. Cale: Insert Auto Text Auto Text În cutia Enter Auto Text entries here tasta i numele intr rii. Clic pe Add. 2.) Pentru a insera o intrare AutoText proceda i astfel: Cale: Insert Auto Text. C uta i în lista afi at intrarea i executa i clic pe ea. 3.) Pentru a terge o intrare AutoText proceda i astfel: Cale: Insert Auto Text. C uta i în lista afi at intrarea i ap sa i pe Delete.

-

-87-

3.5.2.Verificarea ortografic

i gramatical

Instrumentele de verificare ortografic i gramatical se folosesc pentru a îmbun t i scrisul i u urin a de citire a textului. Ele pot: - s identifice i s corecteze erorile de ortografie; - s corecteze automat erorile de tastare i ortografie pe care le specifici; - s localizeze posibilele erori gramaticale sau stilistice, sugerând îmbun t iri; - s caute sinonime, antonime i cuvinte înrudite; - s fac automat desp r irea în silabe a textului la cap t de rând; - s verifice textul în alte limbi; - s afi eze statistici referitoare la document cum ar fi contor de cuvinte sau paragrafe. Când func iile de verificare ortografic i gramatical sunt activate acestea ac ioneaz în fundal în timp ce tasta i textul i subliniaz expresiile suspecte ortografic cu o linie ro ie, respectiv verde dac exist un dezacord gramatical. 1. Verificarea gramatical i corectarea ortografiei Executa i una din opera iile urm toare: Pe bara de unelte Standard executa i clic pe butonul Spelling and Grammar. Cale: Tools Spelling and Grammar. Ap sa i tasta F7. Dac Word g se te o propozi ie chestionabil din punct de vedere gramatical sau stilistic o va afi a, cerându-v s executa i o opera ie 2 Pentru a verifica un text scris în alt limb Selecta i textul. Cale: Tools Language Set Language. Din Mark selected text as selecta i limba în care este scris textul alege i butonul OK.

-

-

3 C utarea cuvintelor în lexicon Aceast facilitate se utilizeaz pentru a îmbun t i precizia i varietatea scrisului, pentru a g si rapid sinonime pentru un cuvânt sau fraz selectat sau chiar antonime i cuvinte înrudite.

-88-

-

Pentru a c uta cuvinte în lexicon: Selecta i sau tasta i cuvântul pentru care vre i s g si i un sinonim sau cuvânt înrudit. Cale: Tools Language Thesaurus, sau ap sa i Shift +F7, Fig.3.17.

Fig.3.17. C utarea cuvintelor în lexicon

3.6. Utilizarea reprezent rilor grafice
Word accept cele mai cunoscute formate de fi iere grafic în uz ast zi i are o colec ie mare de grafic gata preg tit . Se pot importa fi iere grafice proprii de la aproape orice fel de surs , incluzând majoritatea scanerelor i a camerelor digitale. Se poate crea chiar grafic utilizând instrumentele de desenare din Word, oferind posibilitatea de a crea imagini grafice similar pachetelor de programe specializate. Pute i utiliza bara de instrumente atât pentru a crea forme, obiecte i desene cât i pentru a integra text i desene în acela i document. Obiective Ve i înv a s efectua i urm toarele opera ii: S ad uga i imagini. S utiliza i bara de instrumente pentru desenare. S crea i obiecte. S selecta i obiecte. S pozi iona i obiecte. S modifica i i s îmbun t i i aspectul unor obiecte. S crea i diagrame: grafice i nomograme. S selecta i un tip de diagram . S modifica i o diagram . S îmbun t i i aspectul unei diagrame.

-

-89-

3.6.1 Ad ugarea de imagini
Documentelor Word li se pot ad uga imagini având o multitudine de formate de fi ier. Odat ce o reprezentare grafic a fost inserat , ea poate fi pozi ionat oriunde în pagin , este posibil m rirea, mic orarea sau trunchierea i i se pot aplica o mare varietate de procedee de editare grafic . Pentru a ad uga o imagine într-un document: - Cale: Insert Picture Importarea de ilustra ie m re te dimensiunea fi ierului Word deoarece ilustra ia este stocat în document. Dimensiunea fi ierului se poate reduce prin crearea unei leg turi între acesta i fi ierul imagine (se marcheaz cutia de selectare Insert Insert and Link).

3.6.2. Crearea unui desen
În Word crea i desene utilizând butoanele de pe bara cu instrumente de desen Desenare pentru a desena obiecte. Obiectul este o imagine, form sau text creat ca parte a unui desen. Pentru a afi a bara cu instrumente de desen proceda i astfel: - Cale : View Toolbars Drawing Fig.3.18, sau ap sa i pe butonul Desenare de pe bara de unelte Standard În ambele cazuri bara cu instrumente de desen apare la baza ecranului, deasupra liniei de stare.

Fig.3.18. Drawing

A)

1 Selectarea obiectelor Pentru a prelucra sau a manevra obiectele dintr-un desen, trebuie mai întâi s selecta i acele obiecte. 1.) Selectarea mai multor obiecte Pentru a selecta mai multe obiecte ap sa i i men ine i ap sat tasta SHIFT în timp ce indica i i efectua i clic pe fiecare obiect. Similar se poate selecta o zon a desenului ce con ine unul sau mai multe obiecte. 2.) Pentru a selecta o zon cu obiecte proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Select Objects de pe bara cu instrumente de desen.

-90-

2 Desenarea liniilor Cu ajutorul butoanelor de pe bara cu instrumente de desen pute i crea dou tipuri diferite de linii: - linii drepte, arce, linii frânte, curbe. a) Pentru a desena linii drepte, proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Line de pe bara cu instrumente de desen. b) Pentru a desena linii curbe proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Auto Shapes 3 Desenarea dreptunghiurilor: Pentru a crea un obiect rectangular, urma i pa ii: Executa i clic pe butonul Rectangle de pe bara cu instrumente de desen. 4 Desenarea cercurilor i elipselor Pentru a crea un obiect rotund parcurge i pa ii: Executa i clic pe butonul Oval de pe bara cu instrumente de desen.

-

-

5 Desenarea poligoanelor i a figurilor de form neregulat Pentru a desena o figur de form neregulat sau un poligon proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul AutoShapes de pe bara cu instrumente de desen, sau - Insert Picture AutoShapes 6 Includerea unui text într-un desen Se poate încorpora text într-un desen creând astfel o caset de text sau ad ugând explica ii. Fiecare caset de text sau explica ii poate con ine mai multe paragrafe de text. Pentru a ad uga o caset de text la un desen proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Text Box din bara cu instrumente de desen. 7 Crearea unei explica ii Pute i folosi comanda Callouts a butonului Forme automate de pe bara de unelte de desenare pentru a crea rapid i u or explica ii într-o ilustra ie.

-91-

B)

Gruparea obiectelor Pute i grupa mai multe obiecte astfel încât ele s fie manevrate ca unul singur. Orice ac iune pe care o efectua i asupra unui obiect din grup este aplicat tuturor obiectelor din grup. Pentru a grupa obiecte proceda i astfel: - Selecta i obiectele pe care dori i s le grupa i. - Executa i clic pe butonul Draw Group de pe bara cu instrumente de desen. Un singur set de puncte de control apare în jurul obiectelor grupate. Pentru a degrupa/regrupa obiectele proceda i astfel: Selecta i grupul de obiecte. Executa i clic pe butonul Draw Ungroup de pe bara cu instrumente de desen, sau meniul de comenzi rapide asociat grupului: executa i clic dreapta i alege i comanda Group.

1 Stratificarea obiectelor a)Pentru a plasa un obiect în fa a altui obiect în acela i strat proceda i astfel: - Selecta i obiectul pe care dori i s -l plasa i în fa a altor obiecte. - Clic pe Draw Order Bring to Front C) D) b)Pentru a plasa un obiect în spatele altui obiect urma i pa ii: Selecta i obiectul pe care dori i s -l plasa i în spatele altor obiecte. Clic pe Draw Order Send to Back Copierea i tergerea obiectelor Pentru a copia un obiect proceda i astfel: Selecta i obiectul. Ap sa i i men ine i ap sat tasta CTRL. Trage i obiectul în noua pozi ie. Obiectul original va r mâne pe loc în noua pozi ie. Va ap rea o copie a obiectului. Pentru a terge un obiect proceda i astfel: Selecta i obiectul. Ap sa i tasta Delete. Prelucrarea i îmbun t irea aspectului desenelor 1 Schimbarea dimensiunilor obiectelor Selecta i obiectul. Clic dreapta.

-92-

-

Selecta i Format AutoShape pentru în l ime i l ime. Selecta i OK.

Size. Introduce i valorile exacte

2 Schimbarea stilului i a culorii pentru linii Pentru a selecta op iuni suplimentare legate de stilul i de culoarea liniei proceda i astfel: - Clic dreapta i selecta i Format AutoShape Colors and Lines. În aceast zon alege i op iunile de stil, culoare i grosime a liniei pentru conturarea i desenarea obiectelor. - Obiectele din zona Arrows sunt folosite pentru a stabili caracteristicile vârfului s ge ii care poate fi ata at la unul sau la ambele capete ale liniei. Sunt disponibile numai pentru linie, casete explicative i forme libere. - Selecta i OK. 3 Umplerea interiorului obiectelor cu culori În Word se poate umple interiorul obiectelor cu culori. Pentru a selecta rapid o culoare de umplere proceda i astfel: - Executa i clic pe butonul Fill Color de pe bara cu instrumente de desen. - Selecta i culoarea de umplere. 4 Efecte de umbr Unui obiect grafic i se pot aplica efecte de umbre cu ajutorul butonului Shadow Style i efecte tridimensionale , butonul 3-D Style.

3.6.3.Crearea diagramelor
Diagramele sunt reprezent ri grafice ale informa iilor numerice. În trecut, diagramele erau numite „grafice”. Acum, termenul desemneaz orice imagine, inclusiv un grafic. Diagramele sintetizeaz datele dintr-un anumit domeniu într-o singur imagine. Word este înso it de o aplica ie încorporat pentru crearea graficelor, numit Microsoft Graph integrat în pachetul Microsoft Office. Se poate utiliza aceast aplica ie pornind de la date existente sau pute i introduce noi date. Pute i modifica graficele, le pute i îmbun t i aspectul, pute i copia i lipi grafice în alte aplica ii. Exist trei modalit i pentru a se crea diagrame (grafice):

-93-

-

-

-

Crearea direct a unei diagrame se realizeaz prin inserarea unei diagrame Microsoft Graph direct în document i apoi prin introducerea de date pentru diagrame utilizând foaia de date încorporat . Odat ce o diagram a fost creat , i se poate modifica u or tipul i i se pot edita datele. Crearea unei diagrame dintr-un tabel Word se realizeaz atunci când într-un tabel exist informa ie care se dore te s fie afi at sub forma unei diagrame. Datelor dintr-un tabel Word li se face cu u urin conversia într-o diagram , eviden iind datele din tabel i inserând o imagine Microsoft Graph. Va ap rea o nou diagram bazat pe datele selectate. Crearea unei diagrame utilizând date importate se face dintr-un alt program (de exemplu Excel). Este posibil, de asemenea, s se copieze o foaie de lucru Excel care s fie lipit apoi într-un document Word.

1 Pentru construirea unei diagrame se folosesc urm toarele entit i: - Seria de valori (Data series) este un grup de valori care vor fi folosite pentru reprezentarea dup o ax . O serie de valori poate fi luat dintr-un rând sau dintr-o coloan a unui tabel sau a unei foi de calcul. În unele diagrame se pot face compara ii între mai multe serii de valori. În func ie de tipul diagramei pentru reprezentarea valorilor dintr-o serie se pot folosi dreptunghiuri, arce de cerc, puncte etc. - Axele x i y (Axes) sunt luate ca puncte de referin pentru reprezentarea diagramei sau a graficului. Ele corespund axelor de coordonate pentru abscis Ox i respectiv Oy. Dac diagrama este tridimensional va exista i axa z. Axele sunt formatate conform valorilor din serii dar dvs. pute i stabili i alte valori pentru minimul i maximul de pe axe i intervalul dintre marcaje. În general, pe axa Ox se reprezint categoriile de date iar pe axa Oy valorile datelor. Excep ie fac diagramele de tip circular care nu au axe, cele de tip bare care inverseaz axele i de tip puncte care folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor. - Etichetele axelor (Axes title) sunt nume care se ata eaz axelor. Ele se folosesc pentru a identifica seriile de valori ce se reprezint pe o ax .

-94-

-

-

-

-

-

Marcajele de pe ax (Tick-mark) sunt linii mici care intersecteaz axa ca diviziunile unei rigle i care sunt folosite pentru a pune în eviden modul de împ r ire a axei. Etichetele de marcaje de pe ax (Tick-mark labels) sunt nume sau valori ata ate marcajelor de pe ax pentru a ar ta coresponden a dintre reprezentare i datele din seriile de date corespunz toare axei. Marcajele de date (Data marker) sunt reprezent rile în diagram ale datelor din seria de date (puncte, linii, dreptunghiuri etc.). Etichetele datei (Data labels) sunt valori ce se ata eaz elementelor cu care este construit diagrama (bare, felii, puncte) pentru a ti exact ce valoare reprezint . Legenda este plasat în afara zonei graficului i este folosit pentru identificarea p r ilor diagramei, explicând ce reprezint marcajele de date. Ea arat coresponden a dintre culoarea sau modelul de umplere i numele datei, ajutându-l pe cel care cite te diagrama s identifice informa ia. Titlu (Chart title) este afi at de obicei în partea superioar a diagramei i este numele care se d diagramei. El poate fi formatat i încadrat în chenar. Caroiajul (Gridlines) este o re ea de linii trasate pe vertical i/sau orizontal care împarte suprafa a de reprezentare a graficului în mai multe zone pentru a-l ajuta pe cel care cite te diagrama s identifice mai u or plaja de valori la care apar ine o reprezentare (bar , coloan ) din diagram . Linia de tendin e (Trendlines) este o reprezentare grafic a tendin ei de evolu ie a datelor. Ea este o linie desenat peste obiectele folosite ca reprezent ri în grafic, ce calculeaz dup un algoritm ales de utilizator fluctua ia datelor. Nu poate fi folosit la diagramele tridimensionale i nici în diagramele de tip circular. Barele de erori (Error Bars) sunt bare grafice incluse în diagram pentru a exprima erorile care apar în reprezentarea datelor (ele arat intervalul de toleran a erorilor din reprezentarea grafic ). 2 Pentru crearea unei diagrame ve i proceda astfel: Cale: Insert Object Microsoft Graph i ac iona i OK Se deschide fereastra aplica iei Microsoft Graph, Fig.3.19.

-

-95-

Fig.3.19. Fereastra aplica iei Microsoft Graph

Dup lansarea în execu ie a aplica iei Microsoft Graph se modific aspectul ferestrei procesorului de text Word: - pe bara de meniu apar dou op iuni: Data i Chart iar celelalte meniuri (cu excep ia lui File) con in i alte op iuni; - apare o caset în care vede i o foaie de calcul în format Excel cu date predefinite (dac prelua i date dintr-un tabel atunci acestea vor apare în aceast caset ); - un cadru în care apare o diagram pe baza datelor implicite din caset .

Fig.3.20. Tipuri i formate de grafice

-96-

-

3 Pentru a alege un tip i un format de grafic proceda i astfel Cale: Chart Chart Type. Alege i tipul i formatul de grafic dorit Selecta i OK. Fig.3.20.

Fiecare op iune are i un buton pe bara cu instrumente corespunz toare Microsoft Graph sau are ata at o combina ie de taste. De asemenea pute i modifica oricare dintre elementele graficului printr-un simplu clic dreapta pe entitatea dorit i alegerea comenzii rapide corespunz toare opera iei. astfel: 4. Pentru crearea unei diagrame XY (Scatter) ve i proceda Select m tabelul pentru care se dore te realizarea diagramei, Cale: Insert Object Microsoft Graph, Cale: Chart Chart Type XY (Scatter) OK, Cale: Data Series in Columns Select m prima coloan din tabel, Cale: Data Plot on x Axis, Se complecteaz axele din Chart Chart Options OK i apoi se modific aspectul exterior al diagramei. 5 Scheme organiza ionale Office v permite s ad uga i scheme organiza ionale. Astfel: Cale: Insert Picture Organization Chart,. Fig.3.21.

-

Fig.3.21. Scheme organiza ionale

De asemenea, se pot ad uga i un mare num r de diagrame documentelor Excel, PowerPoint i Word. Versiunile anterioare de Office – înaintea XP – veneau i ele cu un applet pentru schemele organiza ionale despre a c ror existen pu ini utilizatori aveau cuno tin . În Office XP

-97-

caracteristica este u or de g sit i este mult îmbun t it cu op iuni pentru diagrame radiale, piramidale, de tip int , ciclice i Venn. Pentru a insera o schem organiza ional sau o diagram ve i proceda astfel: - Cale: Insert Diagram. Se deschide caseta Diagram Gallery, Fig.3.22, care v arat o versiune simplificat a fiec rei op iuni. Executa i clic o dat pe oricare dintre op iuni pentru a vedea numele diagramei i o scurt descriere. Cu dublu-clic pe tipul diagramei se insereaz versiunea implicit a diagramei ca obiect în document. Pentru a ob ine diagrama de care ave i nevoie, ad uga i text, ad uga i sau terge i noduri i ajusta i formatarea. Schemele organiza ionale (organigramele) v permit s construi i ramuri pornind de la oricare dintre noduri i s controla i aranjarea nodurilor.

Fig.3.22. Organigrame

Pentru a construi o ramur nou de la un anumit nod: executa i clic pe nodul respectiv, alege i Insert Shape din bara de instrumente i apoi alege i tipul nodului: - Subordinate (Subordonat), - Coworker (Coechipier) - Asistent (Asistent). Pentru a aranja nodurile de pe un anumit nivel vertical sau orizontal, selecta i nodul i alege i butonul Layout. -

3.7. Lucrul cu tabelele
Pentru a organiza informa iile care utilizeaz grile se recomand utilizarea de tabele, de la o simpl list de informa ii, pân la efecte de

-98-

tehnoredactare complexe. Toate tabelele Word sunt complet compatibile HTML, ceea ce înseamn c ele arat la fel de bine pe Web ca în Word. Obiective În acest capitol ve i înv a diferite moduri de creare, prelucrare i aranjare în pagin a tabelelor utilizând programul Word: - S crea i tabele. S introduce i date într-un tabel. - S modifica i un tabel. S modifica i aspectul unui tabel. - S efectua i calcule simple într-un tabel.

3.7.1. Crearea tabelelor
Un tabel con ine rânduri i coloane de spa ii numite celule, care pot fi umplute cu text sau ilustra ii. În interiorul fiec rei celule textul se întinde doar pe spa iul existent între marginile ei. Celula se extinde vertical pentru a cuprinde tot textul pe care îl tasta i. Pentru a crea un tabel trebuie s defini i dou elemente: - structura tabelului: dimensiunea tabelului dat de num rul de linii i coloane; - con inutul celulelor. 1 Crearea rapid a unui tabel Pentru a crea rapid un tabel proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare în document acolo unde dori i s plasa i tabelul. Executa i clic pe butonul Insert Table de pe bara cu instrumente de lucru Standard. Va apare o gril sub acest buton. Indica i celula din col ul din stânga sus al tabelului. Executa i clic i trage i spre dreapta pentru a selecta coloanele i în jos pentru a selecta liniile. Când num rul de coloane i linii este cel dorit elibera i butonul mouse-ului. 2 Crearea unui tabel de dimensiuni specificate Pentru a crea un tabel de dimensiuni specificate proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare în document acolo unde dori i s plasa i tabelul. Cale: Table Insert Table, Fig.3.23.

-

-

-99-

-

-

În caseta de text Number of columns introduce i num rul de coloane al tabelului. - În caseta de text Number of rows introduce i num rul de linii. - În zona Fixed column width introduce i o valoare numeric pe care dori i s o aib l imea tuturor coloanelor. Alege i OK pentru a crea tabelul.

Fig.3.23. Crearea unui tabel

3 Crearea unui tabel pornind de la un text existent Pentru a crea un tabel pornind de la un text existent trebuie s v asigura i mai întâi c textul este astfel alc tuit încât s poat fii transformat în coloane i linii, adic con ine marcaje de sfâr it de paragraf, virgule sau caractere tab. Cea mai simpl metod de dispunere a textului este aceea în care fiecare paragraf constituie o linie separat . Pentru a crea rapid un tabel pe baza unui text: Dac textul nu con ine separatori trebuie s -i ad uga i (de exemplu pentru a separa con inutul celulelor în cadrul unui rând ad uga i virgule sau caractere tab iar pentru a marca sfâr iturile rândurilor ad uga i marcaje de sfâr it de paragraf). Selecta i textul. Executa i clic pe butonul Insert Table de pe bara cu instrumente de lucru Standard sau alege i comanda Table Insert Table. Pentru a controla modul în care Word converte te textul: Selecta i textul. Cale: Table Convert Text to Table

-

-

-100-

-

În aceast caset de dialog Word sugereaz un format pentru tabel pe baza celui în care este organizat textul. Alege i OK.

Word asigur i opera ia invers , de transformare a unui tabel în text. Pentru a converti un tabel în paragrafe text proceda i astfel: - Selecta i rândurile tabelului pe care dori i s le converti i în paragrafe. - Cale: Table Convert Table to Text - Alege i OK. 4 Introducerea datelor într-un tabel Într-un tabel datele se introduc în celule. Celulele pot con ine text, numere sau grafic . Pute i introduce date prin tastare, prin import ri din alte aplica ii sau prin crearea unor desene sau grafice în cadrul celulelor.

3.7.2. Modificarea aspectului unui tabel
Se poate modifica aspectul unui tabel prin schimbarea dimensiunilor celulelor, prin deplasarea liniilor, coloanelor i celulelor, prin inserarea sau tergerea liniilor, coloanelor i celulelor. De asemenea, pentru a aranja manual textul unui tabel se pot folosi comenzile de aranjare în pagin pentru caractere i paragrafe: se poate schimba tipul de caracter, stilul de caractere i efecte, se poate modifica alinierea etc. 1 Modificarea l imii coloanelor a) Pentru a modifica rapid l imea coloanelor proceda i manual: Indica i o linie vertical a grilei sau un marcaj de coloan . Indicatorul mouse-ului se transform într-o s geat cu dou capete. Executa i clic i trage i spre stânga sau spre dreapta pân la noua pozi ie.

-

b) Pentru a modifica l imea unei coloane cu precizie se parcurg urm toarele etape: - Pozi iona i punctul de inserare în orice celul din coloana pe care dori i s o modifica i. - Cale: Table Table Properties, Fig.3.24. - În caseta de text Column introduce i l imea coloanei. - Pentru a modifica l imea coloanei anterioare selecta i Previous Column

-101-

-

Pentru a modifica l imea coloanei urm toare selecta i Next Column. Alege i OK.

-

Fig.3.24. Formatare coloane

-

astfel: - Pozi iona i punctul de inserare în orice celul din linia pe care dori i s o modifica i. - Cale: Table Table Properties Row, Fig.3.25. - Pentru a modifica în l imea liniei anterioare alege i Previous Row. - Pentru a modifica în l imea liniei urm toare alege i Next Row. - Selecta i OK.

2 Modificarea în l imii liniilor a) Pentru a modifica rapid în l imea liniilor proceda i manual: Indica i o linie orizontal a grilei sau un marcaj de rând. Indicatorul mouse-ului se transform într-o s geat cu dou capete. Executa i clic i trage i în sus sau jos pân la noua pozi ie. b) Pentru a modifica în l imea unei linii cu precizie proceda i

3 Inserarea liniilor, coloanelor i celulelor Înainte de a insera o nou celul , coloan sau un nou rând trebuie s selecta i o celul , o coloan sau un rând existent( ). Word insereaz un nou rând deasupra rândului selectat, o nou coloana la stânga coloanei

-102-

selectate sau o nou celul în loca ia specificat i deplaseaz celulele existente în jos sau la dreapta atunci când se insereaz noi celule.

Fig.3.25. Formatare rânduri

a) Pentru a insera linii într-un tabel existent proceda i în modul urm tor: - Se pozi ioneaz punctul de inserare imediat sub locul unde dori i s insera i o linie sau mai multe linii. - Cale : Table Insert Rows Above/Below b) Pentru a insera coloane într-un tabel existent proceda i în modul urm tor: - Selecta i o coloan sau un grup de coloane la dreapta locului unde dori i s insera i una sau mai multe coloane. - Cale : Table Insert Columns to the Left/Right

Fig.3.26. Inserare celule

-103-

c) Pentru a insera celule într-un tabel existent proceda i în modul urm tor: - Selecta i una sau mai multe celule lâng locul în care dori i s insera i noile celule. - Cale : Table Insert Cells. - În caseta de dialog Insert Cells se selecteaz una dintre op iuni, Fig.3.26. - Alege i OK. 4 tergerea unei linii, coloane sau celule Pentru a se terge o linie, coloan sau celul se selecteaz aceasta mai întâi apoi se ac ioneaz tasta Delete de pe tastatur . 5 Unirea i scindarea celulelor. Scindarea unui tabel. Pute i uni celule adiacente pentru a avea mai mult spa iu pentru date sau pentru titluri sau pute i scinda celule, în mai multe celule. a) Pentru a uni celule se procedeaz astfel: - Se selecteaz celulele pe care dori i s le uni i. Ele trebuie s fie adiacente. - Cale : Table Merge Cells Word va converti con inutul fiec rei celule ob inându-se astfel paragrafe în cadrul celulei rezultate prin unire. b) Pentru a scinda o celul parcurge i urm toarele etape: Selecta i celulele. Cale : Table Split Cells. Se introduce num rul de coloane i linii în care dori i s diviza i celula respectiv . Alege i OK.

c) Scindarea unui tabel Dac dori i s insera i un text obi nuit între dou rânduri pute i scinda tabelul: - Pozi iona i punctul de inserare în rândul unde dori i s înceap noul tabel - Cale : Table Split Table. Word insereaz între cele dou p r i ale tabelului un marcaj de sfâr it de paragraf. 6 Repetarea titlului de tabel pe fiecare pagin Dac tabelul ocup mai multe pagini Word repet automat titlurile de tabel dac a fost formatat astfel. Pentru aceasta:

-104-

-

Selecta i rândul sau rândurile din text pe care dori i s -l folosi i ca titlu de tabel începând cu primul rând din tabel. Cale : Table Heading Rows Repeat. Textul se va actualiza automat în titlul de tabel i se va repeta pe fiecare pagin .

7 Alinierea textului în cadrul celulelor Pute i combina ac iunile de aliniere pe orizontal i vertical întrun singur pas: selecta i celulele pe care dori i s le alinia i, efectua i clic dreapta i selecta i op iunea din meniul de context. Vor ap rea toate cele nou combina ii, gata de a fi aplicate (acela i efect se ob ine i prin activarea butonului de pe bara de unelte Tables and Borders). 8 Sortarea datelor într-un tabel Se poate schimba ordinea liniilor dintr-un tabel prin sortarea datelor de pe coloan . Aceste date pot fi sortate în ordine alfabetic sau numeric , în sens cresc tor sau descresc tor. Pentru a sorta datele dintr-un tabel se parcurg etapele: - Selecta i partea de tabel care trebuie sortat . - Cale : Table Sort, Fig. 3 27.

Fig.3.27. Sortarea datelor în tabel

-

În caseta de listare Sort by selecta i coloana dup care se dore te s se fac sortarea. În caseta de listare Type selecta i tipul articolelor care trebuie sortate: text, numere sau date calendaristice.

-105-

-

Alege i Ascendent sau Descendent pentru ordonare alfabetic /numeric de la A la Z sau invers respectiv cresc tor/descresc tor. Alege i OK când sunte i gata.

-

9 Rotirea textului în tabele Pentru rotirea textului în tabele trebuie s parcurge i pa ii: Selecta i textul care urmeaz a fi rotit. Cale : Format Text Direction. Din caseta de dialog care se deschide alege i orientarea dorit pentru text.

3.7.3.Opera ii speciale cu tabele
Pute i folosi tabelele pentru a face calcule, a importa date din Microsoft Excel, a crea un grafic sau a crea o baz de date. 1 Calcule în tabele Pute i utiliza programul Word pentru a calcula valorile dintr-un tabel. Word utilizeaz formule pentru a aduna, înmul i, sc dea sau împ r i. Poate calcula, de asemenea, medii i procente i poate g si valorile minime sau maxime. Atunci când se fac calcule într-un tabel trebuie s existe o celul liber pentru a se insera în ea rezultatul. Dac calculul se efectueaz pe linii se las o celul liber la sfâr itul liniei iar dac calculul se efectueaz pe coloane se las o celul liber la sfâr itul coloanei. În cadrul unei formule dintr-un tabel se pot utiliza urm torii operatori: + Adunare Sc dere * Înmul ire / Împ r ire % Procent () Pentru a specifica ordinea opera iilor .., : Pentru a specifica un domeniu a) Adunarea numerelor În mod prestabilit Word consider c opera ia pe care dori i s o efectua i într-un tabel este cea de adunare. Pentru a aduna numerele con inute în toate celulele dintr-o linie sau o coloan proceda i astfel:

-106-

-

Pozi iona i punctul de inserare în celula liber în care dori i s apar rezultatul. Cale : Table Formula, Fig.3.28. Word analizeaz tabelul i propune =SUM(ABOVE) Selecta i OK pentru a aduna numerele. Rezultatul va apare în celula liber .

Fig.3.28. Adunarea numerelor

b) Alte calcule într-un tabel Pentru a executa alte calcule trebuie s preciza i celulele care vor participa la acestea. Celulele sunt referite astfel: A1, A2, …, B1, B2, .a.m.d.; literele reprezint o coloan iar numerele un rând. Pentru a desemna: - un bloc de celule specifica i adresa primei i ultimei celule (A1:C2); - toate celulele de pe o linie specifica i identificatorul liniei (3:3); - toate celulele de pe o coloan specifica i identificatorul coloanei (C:C); - celulele dintr-un alt tabel specifica i identificatorul tabelului (Tabel1 A1; D2). Pentru a efectua calcule proceda i astfel: Pozi iona i punctul de inserare în celula în care dori i s apar rezultatul. Cale : Table Formula. 1. Dac Word propune o formul pe care nu dori i s o utiliza i, terge i-o din cutia de dialog Formula. 2. Pute i executa calcule simple care s implice dou sau mai multe celule diferite tastând referin ele celulelor împreun cu semnul aritmetic de adunare, sc dere, înmul ire sau împ r ire.

-107-

De exemplu, tasta i: =a1+b4 pentru a aduna aceste dou celule sau =a1/b4 pentru a împ r i celula A1 la B4. 3. Dac dori i media aritmetic a dou sau mai multe celule sau dori i un calcul mai complicat pute i selecta o func ie în cutia Paste function. O func ie se identific printr-un nume i con ine între paranteze o list de argumente, care pot fi numere, formule, adrese de celule sau marcaje de tabel. Exemple de func ii: AVERAGE() pentru media aritmetic , COUNT() pentru a num r obiecte, MAX() pentru a returna argumentul cu valoarea cea mai mare, MIN() pentru a returna cea mai mic valoare, PRODUCT() pentru a înmul i numere etc. 4. În cutia Formula tasta i între paranteze referin ele celulelor pe care dori i s le folosi i în calcule. 5. Folosi i virgule pentru a separa referin ele individuale ale celulelor i dou puncte (:) pentru a separa prima celul de ultima din zon . 6. Sub Number format Word sugereaz un format. Dac dori i s l schimba i tasta i sau selecta i unul. De exemplu pentru a afi a numere cum ar fi procentele zecimale alege i 0,00%. 7. Alege i butonul OK. Word insereaz rezultatul opera iei alese. c) Actualizarea rezultatului Dac a i modificat valorile numerice din unele celule la care se fac referiri în formule de calcul pute i s actualiza i rezultatul câmpului de tip formul astfel: - Selecta i celula în care a i inserat câmpul de tip formul de calcul. - Actualiza i rezultatele câmpului prin clic dreapta i Update Field. Dac dori i s modifica i rapid formula de calcul proceda i astfel: Selecta i câmpul. Indica i câmpul i executa i clic dreapta. Alege i Toggle Field Codes. În loc de rezultat va apare formula. Efectua i modific rile. Alege i din nou Toggle Field Codes pentru a reveni la afi area rezultatului.

-108-

2 Schimbul de date cu Microsoft Excel Când insera i o foaie de calul Microsoft Excel într-un document, Word va converti foaia de calcul într-un tabel. Pute i folosi apoi comenzi Word pentru lucrul cu datele din tabel. Este adev rata i reciproca: pute i insera un tabel Word într-o foaie de calcul Excel i pute i lucra cu el ca i cu orice date ale unei foi de calcul. Pute i deschide rapid o nou foaie de calcul Microsoft Excel: - clic pe butonul Insert Microsoft Excel Worksheet de pe bara de unelte Standard. - când închide i fereastra foii de calcul, aceasta va fi încorporat în documentul Word. 3 Utilizarea unui tabel ca baz de date Pute i folosi un tabel Word ca baz de date simpl pentru a memora informa ii pe care le pute i edita ulterior sau gestiona în moduri mai complexe. Pentru a folosi un tabel ca baz de date, proceda i astfel: - punctul de inserare pozi ionat în tabel - de pe bara de unelte Database s face i clic pe butonul Data Form. Word va afi a cutia de dialog Data Form. Tasta i informa iile în câmpurile afi ate.

3.8. Editarea expresiilor matematice
În domeniul tiin elor suntem nevoi i de multe ori s scriem i s rezolv m probleme folosind formule matematice. Editorul Word permite prin intermediul aplica iei Equation Editor inserarea în documentele proprii a ecua iilor sub forma unor obiecte încapsulate. Lansarea aplica iei Equation Editor: - Cale : Insert Object Microsoft Equation, Fig.3.29.

Fig.3.29. Aplica ia Equation

Editorul matematic este destul de puternic oferind utilizatorului posibilitatea de a crea cele mai uzuale caractere matematice i tipuri de

-109-

nota ii, punând la dispozi ie opera ii precum construirea unei expresii matematice, aplicarea unui anumit stil, modificarea dimensiunii entit ilor din expresia matematic , modificarea spa iului dintre entit ile expresiei matematice, stabilirea tipului de aliniere etc. Butoanele editorului de ecua ii se refer la: simboluri rela ionale, spa ii i puncte, operatori speciali, operatori uzuali, operatori logici, operatori de teoria mul imilor, simboluri, caractere grece ti, paranteze, frac ii i radicali, puteri i indici, simboluri sume, integrale, sublinieri i supralinieri, s ge i cu etichete, simboluri produse i teoria seturilor, matrici, etc. În fereastra aplica iei Equation Editor poate fi introdus , prin intermediul tastaturii i a butoanelor specifice aplica iei, orice expresie uzual de tip matematic. Pentru trecerea între diferite câmpuri ale unor expresii matematice ce reprezint mai multe câmpuri, poate fi utilizat tasta TAB sau tastele s ge i. Spa iile necesare între diferitele câmpuri i elemente ale unei expresii matematice sunt inserate automat de c tre editorul de ecua ii. Distan ele dintre elemente pot fi configurate de c tre utilizator prin intermediul ferestrei de dialog Spacing deschis prin meniul Format. Caracterele utilizate în mod implicit de c tre editorul de ecua ii sunt memorate în a a-numite stiluri de editare matematic , dar pot fi modificate i de c tre utilizator. Aplica ia Equation Editor se închide prin simpla executare a unui clic în fereastra documentului. Oricând mai târziu obiectul matematic poate fi redeschis i actualizat printr-un dublu clic pe el.

3.9. Organizarea unui document mare
Atunci când se lucreaz cu documente mari; Word pune la dispozi ie câteva instrumente performante. Pentru a face structura documentului mai u or de în eles pentru cititori, se poate crea un cuprins, un tabel de figuri i un index.

3.9.1.Stabilirea marcajelor document
Un marcaj într-un document poate marca un text selectat, o ilustra ie, tabele sau rânduri din cadrul unui tabel, loca ia punctului de inserare i alte elemente. Când marcajele în document sunt vizibile, apar paranteze drepte la începutul i sfâr itul fiec ruia. Pute i folosi un marcaj în document pentru:

-110-

-

localizarea rapid a elementelor; crearea de referin e încruci ate pentru elementele pe care le marca i; marcarea unui num r de pagini pentru o intrare index; realizarea de calcule cu numere aflate în loca ii diferite i inserarea rezultatului în document; saltul rapid la o anumit pagin .

Când defini i un marcaj în document, ave i grij ca numele acordat s fie unic pentru loca ia specificat sau elementul selectat. Dup aceea pute i folosi acest nume de fiecare dat când dori i s localiza i elementul pe care l-a i marcat. a) Pentru a defini un marcaj în document proceda i astfel: Selecta i textul, elementul sau loca ia pe care dori i s o marca i. Cale: Insert Bookmark o În cutia Bookmark name în document introduce i un nume pentru marcajul în document. Acesta trebuie s înceap cu o liter . Numele poate fi format doar din litere, cifre i caracterul (_) i nu poate include spa ii. Alege i butonul Add. b) Pentru a vedea sau ascunde marcaje în document urma i pa ii: Options View. Marca i sau goli i cutia de Cale : Tools selectare Bookmarks. Alege i OK. c) Pentru a localiza un marcaj în document urma i pa ii: Cale: Edit Go to. Selecta i numele marcajului în document pe care dori i s -l localiza i i apoi alege i Go to. Word se deplaseaz la marcajul în document i îi marcheaz luminos con inutul.

-

d) Pentru a terge un marcaj din caseta de dialog Bookmark selecta i marcajul dorit i apoi executa i clic pe Delete.

-111-

3.9.2 Index, cuprins i alte tabele
Aplica ia Word v permite s construi i publica ii. Ea v pune la dispozi ie instrumentul necesar pentru localizarea rapid a unor entit i din publica ie (capitole, paragrafe, tabele, grafice, diagrame, termeni, citate, referiri la autori etc.) prin construirea unor liste (tabele care s permit rapid reg sirea lor). pa i: Pute i construi urm toarele tipuri de liste: tabele de index (list de termeni); tabele de cuprins (lista titlurilor de capitole i subcapitole); tabele cu obiecte din document (liste de figuri, ecua ii, tabele); tabele de autorit i sau cita ii (list de referiri). Oricare ar fi tipul de list pentru crearea ei trebuie parcur i doi Se definesc intr rile în list . Acestea sunt entit ile care vor fi localizate rapid prin intermediul listei (termeni, capitole, subcapitole, autori etc.). Definirea lor se face prin selectarea în document a entit ii i marcarea ei ca intrare în list . Se alege i tipul i formatul listei i se genereaz lista: - Cale: Insert Reference Index and Tables, Fig.3.30. Caseta de dialog con ine patru sec iuni - câte una pentru fiecare tip de tabel :

-

Fig.3.30. Index, cuprins i alte tabele

-112-

-

sec iunea Index - pentru tabela de index; sec iunea Table of Contents- pentru tabela de cuprins; sec iunea Table of Figures- pentru tabela cu obiecte; sec iunea Table of Authorities - pentru tabela de autorit i.

1 Lucrul cu tabelele de index O tabel de index este o list ordonat alfabetic cu termeni defini i sau folosi i în document. Fiec rui termen din list i se asociaz num rul paginilor din document în care se fac referiri la el. Aceast list este ad ugat , de regul , la sfâr itul unei publica ii. a) Definirea intr rilor în tabele de index Intr rile în tabela de index sunt termenii defini i sau folosi i în document. Exist dou tipuri de intr ri: intr ri principale i intr ri secundare. Intrarea principal este un termen ce se refer la o no iune mai general , folosit în document iar intrarea secundar se asociaz unei intr ri principale i corespunde unui termen legat de no iunea general (subtermen). Unei intr ri principale i se pot asocia mai multe intr ri secundare. La rândul ei, intr rii secundare i se pot asocia alte intr ri secundare, realizându-se astfel o structur arborescent de intr ri. Pentru a defini intr rile în tabela de index trebuie s alege i intr rile în tabela de index i s stabili i pagina sau grupul de pagini care con in informa ii despre termenul definit ca intrare în tabela de index. Astfel: - Alege i intrarea de index fie selectând textul care vre i s fie o intrare de index, fie pozi ionând punctul de inserare în locul în care vre i s insera i o intrare de index. - Ap sa i tastele ALT+SHIFT+X. - Se deschide caseta de dialog Mark Index Entry prin intermediul c reia defini i intrarea de index, Fig.3.31, astfel: - Main entry – dedicat intr rii principale; - Subentry – dedicat intr rii secundare; - Current page – localizarea intr rii de index se face dup num rul paginii curente; - Mark - marcheaz textul selectat ca intrare de index; - Mark All - marcheaz ca intr ri, toate apari iile termenului selectat pentru intrarea de index. În acest caz, în tabela de index, în dreptul termenului marcat va ap rea o list de pagini din document care corespund tuturor apari iilor termenului în document

-113-

Fig.3.31. Intrare index

-

-

Dup ac ionarea declan atorului Mark sau Mark All, caseta de dialog Mark Index Entry r mâne deschis i pute i s defini i i alte intr ri de index comutând între caseta de dialog i document, cu un simplu clic executat în zona dorit . Ve i defini i alte intr ri de index reluând pentru fiecare dintre ele opera iile descrise în punctele anterioare. Închide i caseta de dialog Mark Index Entry i termina i opera ia de definire a intr rilor ac ionând declan atorul Close.

b) Generarea tabelei de index, Fig.3.30. Dup ce a i marcat în document to i termenii care vre i s apar în lista de index, genera i tabela de index executând urm toarele opera ii: - Pozi iona i cursorul de inserare în locul în care vre i s apar lista de index. - Deschide i caseta de dialog Index and Table la sec iunea Index. - Din grupul de butoane radio Type activa i-l pe cel corespunz tor tipului de aliniere dorit pentru subtermenii asocia i unui termen. - Din lista Formats alege i stilul de formatare al listei. Dac vre i s personalizezi stilul, alege i din lista Formats formatul ablon i ac iona i declan atorul Modify. Se deschide caseta de dialog Stil prin intermediul c reia executa i modific rile. - Dac vre i ca numerele de pagin asociate termenilor s fie aliniate la dreapta alege i Right align page numbers. - În zona de editare Columns introduce i sau alege i num rul de coloane în care vre i s fie scris lista. - Închide i caseta de dialog prin OK.

-114-

2 Lucrul cu tablele de materii (cuprins) Tabela de cuprins este lista entit ilor din care este alc tuit documentul: capitole, subcapitole, paragrafe, subparagrafe i sec iuni. Lista se construie te în ordinea în care apar entit ile în document. Fiec rei entit i i se asociaz num rul paginii la care începe. a) Pentru a defini intr ri de cuprins pute i folosi una din cele dou metode: - Automat (recomandabil). Formateaz fiecare titlu de parte, de capitol, de subcapitol, de paragraf sau de subparagraf cu un anumit stil, folosind acela i stil pentru titlurile de acela i nivel i în exclusivitate pentru aceste titluri. Manual. Precizeaz fiecare titlu prin intermediul casetei de dialog Mark Table of Contents Entry, Fig.3.31.1.

Fig.3.31.1 Intr ri de cuprins

Pentru a marca manual ve i proceda astfel: - pozi iona i punctul de inserare în pozi ia în care se g se te titlul sau selecta i textul titlului; - ap sa i tastele ALT+SHIFT+O. Se deschide caseta de dialog Mark Table of Contents Entry; - în zona de editare Entry va fi scris textul selectat (dac nu a i selectat unul atunci tasta i-l); - din lista ascuns Table identifier alege i identificatorul C care corespunde tabelei de cuprins; - în zona de editare Level scrie i nivelul la care vre i s apar stilul selectat; - ac iona i declan atorul Mark. b) Generarea tabelei de cuprins Dup ce a i marcat în document titlurile de capitole genera i tabela de cuprins executând urm toarele opera ii:

-115-

- Pozi iona i punctul de inserare în locul în care vre i s apar tabela de cuprins. - Cale: Insert Reference Index and Tables Table of Contents, Fig.3.32.1.

Fig.3.32.1. Tabela de cuprins

-

Dac a i folosit pentru titluri stiluri proprii, va trebui s preciza i stilul care corespunde fiec rui nivel din tabel . Pentru aceasta executa i clic pe butonul Options. Acest buton se activeaz i în cazul definirilor manuale de intr ri. Se va deschide caseta de dialog Table of Contents Options, Fig.3.32.2.

Fig.3.32.2. Op iuni pentru cuprins

-

Dac a i folosit stiluri proprii pentru definirea intr rilor în tabel ac iona i comutatorul Styles. Lista Available styles con ine toate

-116-

-

stilurile predefinite i toate stilurile definite în documentul curent. Scrie i în dreptul fiec rui stil folosit pentru titlu nivelul la care va fi scris titlul respectiv în tabela de cuprins. Dac în document a i definit stiluri i manual marca i Table entry fields. Închide i caseta de op iuni cu OK. Închide i caseta de dialog Index and Tables prin OK.

3 Lucrul cu tabelele cu obiecte din document Tabela cu obiecte con ine asocieri între obiectele inserate în document (ilustra ii, figuri, diagrame, fotografii, tabele, formule matematice) i etichete asociate acestor obiecte. Eticheta se va afi a împreun cu obiectul i va putea fi folosit pentru a se face referiri la obiect în textul documentului. a) Definirea intr rilor în tabela cu obiecte În cazul acestei tabele entit ile sunt obiecte din document iar definirea intr rilor se face prin atribuirea de etichete acestor obiecte. Etichetele pot fi atribuite: - manual, de c tre utilizator, asociind etichetei un anumit stil, sau - de c tre Word: fie la cererea utilizatorului, fie automat în timpul inser rii obiectului în document. Eticheta atribuit de Word este format din dou p r i: Tipul etichetei: este un text care arat apartenen a obiectului la o clas de obiecte (de exemplu Figura, Tabelul etc.); Num rul etichetei: este un num r unic, ce se atribuie unei etichete pentru a se deosebi de alte etichete de acela i tip.

Dac se schimb locul unui obiect în document sau dac se atribuie unui obiect o etichet , are loc o renumerotare a etichetelor. b) Word asociaz o etichet unui obiect din document prin atribuirea unor legende. Legenda con ine eticheta (atribuit automat de Word) i, op ional, un text explicativ care va fi ad ugat de utilizator. De exemplu în legenda Figura nr.1 Diagrama cercului, Figura nr.1 este eticheta, iar Diagrama cercului este textul explicativ. Pentru administrarea legendelor proceda i astfel: - Pozi iona i punctul de inserare dedesubtul sau deasupra obiectului pe care vre i s -l eticheta i.

-117-

-

Cale : Insert

Reference

Caption, Fig.3.33.

Fig.3.33. Etichete

În caseta de dialog Caption pute i s executa i urm toarele opera ii: - s atribui i o etichet obiectului selectat; - s modifica i lista de tipuri de etichete ad ugând noi tipuri sau tergând din tipurile existente; - s modifica i formatarea num rului etichetei; - s activa i facilitatea de etichetare automat a unui tip de obiecte.

Fig.3.34. Etichetare automat

Etichetare automat a unui tip de obiecte, Fig.3 34 Pute i s cere i procesorului de texte Word s fac o etichetare automat a unui anumit tip de obiecte, în momentul inser rii lor.

-118-

Dac vre i s activa i facilitatea de etichetare automat executa i clic pe AutoCaption: - În lista Add caption when inserting activa i comutatorul corespunz tor tipului de obiecte care vre i s fie etichetate automat. - Din lista ascuns Use label alege i tipul etichetei care va fi ata at automat obiectelor. Cu ajutorul butonului New Label pute i s ad uga i la list noi tipuri de etichete. - Dac vre i s modifica i formatarea numerelor din etichet clic pe Numbering. - Din lista ascuns Position alege i pozi ia în care vre i s fie inserat eticheta. - Închide i opera ia de etichetare cu OK c) Generarea tabelei de obiecte Dup ce a i asociat etichete diferitelor tipuri de obiecte din document, pute i s redacta i tabela de obiecte astfel: - Pozi iona i punctul de inserare în locul în care vre i s fie inserat tabela de obiecte. Reference Index and Table Table of Figures, - Cale: Insert Fig.3.35.1.

Fig.3.35.1 Tabela de obiecte

Dac a i etichetat manual obiectele va trebui s ac iona i declan atorul Op iuni. Se deschide caseta de dialog Table of Figures Options, Fig.3.35.2. Prin intermediul ei stabili i o asociere între stilul etichetelor introduse manual i tabela de obiecte:

-119-

Fig.3.35.2 Caset de dialog

-

-

Dac vre i ca în tabela de obiecte s fie incluse numai obiectele etichetate cu un anumit stil, activa i Style (devine disponibil lista de stiluri folosite în document). Este posibil ca unele obiecte s fie marcate cu etichete care nu corespund stilului ales. Dac vre i ca marcarea intr rilor pentru obiecte s se fac prin câmpuri, activa i Table entry fields. Din lista Table identifier alege i F care corespunde tabelei de obiecte. Se închide cu OK.

4 Referin e încruci ate Referin ele încruci ate sunt texte care apar în document i care fac trimiteri la anumite entit i din document (capitole, paragrafe, obiecte, termeni) precizându-se, eventual, i num rul paginii la care se g se te entitatea (de exemplu, textul Vezi Fig. nr.1 de la pagina 10 este o referin încruci at ). Avantajul folosirii unei referin e încruci ate este acela c , atunci când se modific pozi ia entit ii în document sau numele etichetei, referin a se va putea reactualiza automat f r s fie rescris . Referin a încruci at poate s fac leg tura cu urm toarele entit i din document: - un titlu de capitol, de subcapitol, un paragraf sau subparagraf; - un „semn de carte”; - o not de subsol sau de sfâr it; - un obiect (ecua ie, tabel, figur ). Referin a încruci at este format din dou p r i: o parte fix – textul explicativ - care nu se modific (în exemplu Vezi fig. nr., i de la pagina);

-120-

-

o parte variabil – prin aceasta se identific entitatea la care se face referire i care se va reactualiza atunci când se modific pozi ia entit ii în document (în exemplu num rul figurii i num rul paginii la care se reg se te figura). Pentru a crea o referin încruci at proceda i astfel: Pozi iona i cursorul de inserare în document în pozi ia în care vre i s apar referin a încruci at i scrie i textul explicativ din partea fix a referin ei (de exemplu Vezi fig. nr.). Cale: Insert Reference Cross-reference. Se deschide caseta de dialog Cross-reference, Fig.3.36, prin intermediul c reia alege i entitatea cu care se face leg tura.

-

Fig.3.36. Referin e încruci ate

-

-

Din lista Reference type se alege tipul entit ii cu care se face leg tura (titlu capitol sau subcapitol, paragraf sau subparagraf, obiect tip ecua ie sau desen, diagram , etc) Din lista Insert reference to – sunt afi ate toate entit ile din document care corespund tipului selectat Ac iona i declan atorul Inserare. În pozi ia cursorului va fi inserat referin a selectat . Caseta de dialog Cross-reference va r mâne deschis i ve i putea continua dialogul. Pozi iona i cursorul de inserare în document i scrie i textul explicativ. Dup ce a i terminat de definit toate referin ele din document, închide i caseta de dialog.

4. Calcul tabelar
4.1. Generalit i
Programul de calcul tabelar Microsoft Excel, component a pachetului Microsoft Office, a fost conceput special în vederea efectu rii de calcule, fiind destinat tuturor celor care lucreaz cu multe date numerice i care trebuie s ia decizii bazându-se pe acestea. Dac vre i s face i analiza vânz rilor, s calcula i bugetul de venituri i cheltuieli, s estima i valoarea unor împrumuturi sau ac iuni ori s compara i dou situa ii financiare, Excel este instrumentul perfect care face s dispar dificultatea din calculele obositoare. Excel const dintr-o gril de linii i coloane care p streaz datele într-o ordine perfect . Aceast gril se utilizeaz pentru a forma liste simple. În ele datele se introduc direct prin tastare sau se import din baze de date rela ionale, din site-uri Web sau din uria e depozite de date ale marilor companii. Datele introduse se utilizeaz fie pentru generarea unor noi date prin calcule simple sau complexe, fie se pot modifica i apoi se reiau calculele. Rapoartele se pot ilustra cu diagrame i h r i impresionante, generate din datele introduse în gril . Cu Microsoft Excel XP este posibil colaborarea în grup iar foile de lucru, diagramele i h r ile pot fi publicate pe Web. Cu Microsoft Excel XP sunt posibile urm toarele activit i: Utilizarea foilor de lucru reprezint primul lucru care trebuie înv at despre programul de calcul tabelar Excel. Grila de linii i coloane a foii de lucru reprezint baza manipul rii datelor. Introducerea datelor reprezint urm torul pas în lucrul cu Excel. Modificarea aspectului datelor ajut la eviden ierea i afi area rezultatelor întregii activit i de introducere a datelor. Utilizarea formulelor i func iilor permite manipularea numerelor pentru a le face s aib semnifica ie. Excel ajut la scrierea de formule complexe i pune la dispozi ie func ii gata scrise. Ad ugarea de reprezent ri grafice cu diagrame i h r i asigur posibilitatea de a prezenta grafic calculele numerice.

-122-

-

Analizarea datelor este posibil cu instrumentul de vizualizare dinamic PivotTable. Se pot crea vizualiz ri noi care s pun în lumin date vechi. Utilizarea datelor externe permite conectarea la alte baze de date. Pentru Excel XP utilizarea Web constituie o a doua natur . Se pot pune datele pe Web, se poate lucra cu Hypertext Markup Language (HTML) i chiar se pot ob ine date din Web. 1 Lansarea în execu ie a programului Excel Calea: Start Programs Microsoft Excel. Programul va fi lansat i pe ecran va ap rea o foaie de lucru goal . Aceasta este reprezentat printr-o fereastr document intitulat Microsoft Excel Book 1. Structura ferestrei Excel: Bara de titlu reg sim denumirea programului, dar i numele ini ial al registrului de lucru, Book 1. Acest nume se va modifica ulterior prin salvarea registrului. butoanele standard ale sistemului de operare. Bara de meniuri meniurile specifice programului Excel. Bara cu instrumente con ine bara de instrumente standard i bara de instrumente de formatare. Bara formulelor permit denumirea celulelor i editarea comod a formulelor plasate în celule. Spa iul de lucru sunt afi ate celulele foii actuale (active). Deasupra celulelor este zona rezervat titlurilor de coloane (litere) i zona rezervat titlurilor de line (numere). Ex: celula A1 (stânga sus) indic faptul c aceast celul este cea activ Bara cu denumirile foilor de calcul se g sesc sub zona spa iului de lucru i permite selectarea foii de calcul active. Ini ial sunt puse la dispozi ia utilizatorului trei foi de calcul: Sheet1, Sheet2, Sheet3. Bara de stare se g se te în partea de jos a mesei de lucru i con ine informa ii despre actuala stare de lucru (Ready, Enter,…). Barele de derulare vertical i orizontal .

-

-

-

-

2 Crearea unui registru de lucru nou La începutul lans rii, Programul Excel creeaz automat un registru nou de lucru. Numele implicit este Book 1 i se bazeaz pe un model

-123-

predefinit cu numele Blank Workbook (registru de lucru necomplectat). Dac vrem s cre m un registru nou proced m astfel: - Cale: File New Blank Workbook 3 Salvarea unui registru 1.Cale: File Save As 2. Pe ecran apare cutia de dialog Save As. Programul stabile te în mod automat numele de fi ier BOOK 1. Dvs pute i tasta numele dorit în caseta de editare File Name. 3. Efectua i clic pe butonul Save.

Dac deja a i dat un nume fi ierului registrului dvs, nu mai este nevoia s utiliza i comanda File Save As. Pute i salva fi ierul printr-un singur pas: efectua i clic pe butonul Save din bara de instrumente. 4 Redeschiderea unui registru. În partea de jos a meniului File întâlnim o list a celor mai recente fi iere cu care a i lucrat. Efectua i clic pe fi ierul dorit pentru al redeschide. Dac acest fi ier nu apare în lista respectiv , selecta i Open din meniul File. Din cutia de dialog Open pute i selecta numele de fi ier dorit. 5 Închiderea uni registru de lucru Registru de lucru poate fi închis astfel: Cale: File Close. Programul Excel nu este p r sit 6 P r sirea programului Cale: File Exit.

-

-

4.2. Celule
O foaie de calcul este alc tuit din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulele sunt dispuse pe rânduri i coloane. Coloanele sunt etichetate de la stânga la dreapta cu literele începând de la A, iar rândurile sunt numerotate, de sus pân jos, începând cu numerele de la 1. Fiecare celul din foaie este unic determinat de litera coloanei i num rul rândului pe care se g se te de exemplu: A1. Acest indicator se nume te adresa celulei.

-124-

Celula în care sunte i pozi ionat la un moment dat poart numele de celul activ i este înconjurat de un contur. Excel accept urm toarele tipuri de date: text – o combina ie de litere, cifre i caractere care pot fi tip rite; numere – sunt alc tuite din cifre i caractere speciale: - + sau – pentru semnul num rului; - () pentru a indica un num r negativ; - . este separatorul implicit pentru desp r irea în clase; - , este marca zecimal implicit ; - / ca simbol pentru frac ie; - lei ca simbol monetar; - % ca simbol procentual. dat calendaristic i marc de timp. Datele calendaristice i orele pot fi introduse într-o serie de formate (01/01/2004, ianuarie-2004, 16:50, 7:45 AM etc.). tipul logic are valorile adev rat (TRUE) i fals (FALSE) i rezult din formulele care con in func ii logice sau inecua ii. tipul eroare apare în cazul imposibilit ii Excel-ului de a evalua o formul : - ######## - afi are imposibil ; - #DIV/0 – împ r ire la 0; - #N/A – valoare lips ; - #REF! – valoare invalid ; - #VALUE – valoare incorect etc.

-

1 Introducerea datelor Asigura i-v c ave i marcat celula dorit i tasta i în ea numerele necesare. Cifrele sau datele numerice au ap rut i în bara de formule situat imediat deasupra foii de calcul. La cap tul din stânga al acesteia sunt plasate 2 butoane, - are semnifica ia Cancel (=Esc) - are semnifica ia Enter sau "confirm".

2 Selectarea unei celule/regiuni de celule / rând / coloan / foaie Opera ia de selectare este necesar înaintea opera iilor de: mutare, copiere, tergere, inserare, formatare, etc. Prin selectare toate celulele respective se acoper cu un fond negru mai pu in celula activ , care r mâne pe fond alb.

-125-

Definim regiune compact , zona cu celulele selectate care formeaz un dreptunghi, iar regiune necompact , zona format din mai multe regiuni compacte. Selec ia realizat cu mouse-ul: - celula – clic pe ea; - regiune compact de celule – clic pe celula dintr-un vârf al dreptunghiului i cu mouse-ul ap sat se trage spre pozi ia dorit , apoi se elibereaz butonul. - regiune necompact – se selecteaz prima regiune, se apas i se ine ap sat tasta CTRL, apoi se selecteaz o alt regiune. - linia – clic pe identificator (num rul) - coloana – clic pe identificator (litera) - linii/coloane adiacente – se selecteaz prima linie/coloan , se apas i se ine tasta SHIFT, apoi se selecteaz ultima linie/coloan - linii/coloane neadiacente - se selecteaz prima linie/coloan , se apas i se ine tasta CTRL, apoi se selecteaz celelalte linii/coloane. - toate celulele unei foi de calcul – din col ul stânga-sus se apas butonul Select All 3 Ad ugarea unei linii/mai multe, la o foaie de calcul Ad ugarea se poate face prin dou metode: a) se selecteaz linia/liniile deasupra c reia se va insera noua linie. Selectarea se face printr-un clic pe identificator. Selectarea mai multor linii se face prin deplasarea mouse-ului cu butonul stâng ap sat, peste câte linii vrem s inser m. Astfel num rul liniilor selectate va fi egal cu num rul liniilor inserate. b) Calea: Insert Rows 4 Ad ugarea unei coloane/mai multe, la o foaie de calcul i în acest caz exist dou metode de inserare: a) Se procedeaz ca la linie cu observa ia c selec ia unei coloane se face printr-un clic pe identificatorul de coloan , iar inserarea se face la stânga zonei selectate. b) Cale: Insert Columns 5 Eliminarea liniilor/coloanelor se selecteaz liniile/coloanele care vrem s le elimin m Cale: Edit Delete

-

-

-

-126-

-

6 Modificarea l imii coloanelor a) Cu ajutorul meniului de formatare select m coloanele pentru care se modific l imea Cale: Format Columns se d comanda Width. În fereastra de dialog se introduce noua dimensiune, Fig.4.1. se d comanda OK.

Fig.4.1 Formatarea coloanelor

-

b) Cu ajutorul mouse-ului select m coloanele pentru care se modific l imea se mut cursorul de mouse pe linia vertical din dreapta coloanelor selectate se ine ap sat butonul i se trage chenarul în direc ie orizontal . În timpul tragerii este afi at l imea. se elibereaz butonul. 7 Modificarea în l imii liniilor a) Cu ajutorul meniului de formatare select m liniile pentru care se modific în l imea Cale: Format Row se d comanda Height. În fereastra de dialog se introduce noua dimensiune, Fig.4.2. se d comanda OK.

Fig.4.2 Formatarea liniilor

-

b) Cu ajutorul mouse-ului select m liniile pentru care se modific în l imea

-127-

-

se mut cursorul de mouse pe linia orizontal de baz a chenarului liniei se ine ap sat butonul i se trage chenarul în direc ie vertical . În timpul tragerii este afi at în l imea. se elibereaz butonul. 8 Editarea datelor con inute în celule a) tergerea con inutului celulei select m celula i ac ion m tasta Delete. b) Modificarea con inutului unei celule select m celula care se va edita i efectu m un clic pe bara de formule. În acest moment pe bara de stare se afi eaz textul Edit. se fac modific rile care apar i în celula activ se valideaz prin ac ionarea butonului Enter, sau prin ac ionarea tastei Enter. Dac dorim s abandon m editarea se ac ioneaz butonul Cancel, sau tasta ESC. 9 Utilizarea comenzilor Undo/Redo În procesul de editare, o gre eal poate fi anulat astfel: Cale: Edit Undo (Ctrl-Z), iar opusa este: Cale: Edit Redo (Ctrl-Y) 10 Mutarea/copierea datelor con inute într-o celul /regiune de

-

-

celule - Select m celula/regiunea de celule care urmeaz s fie mutat /copiat - Cale: Edit Cut/Copy, sau prin ac ionarea tastelor Ctrl-X/Ctrl-C - se pozi ioneaz indicatorul de celule pe celula din col ul stânga sus al regiunii de destina ie - Cale: Edit Paste,( Ctrl-V).

11 Copierea automat a con inutului unei celule într-un num r de celule vecine - select m celula al c rui con inut se va copia - se a eaz cursorul mouse-ului pe p tr elul negru situat în col ul din dreapta jos al selec iei - se trage p tr elul cu ajutorul mouse-ului, fie orizontal, fie vertical - se elibereaz cursorul mouse-ului Observa ie: con inutul celulei selectate poate fi i o formul .

-128-

12 Introducerea automat a unor serii de date care sunt în progresie aritmetic - în dou celule al turate se introduc doi termeni consecutivi ai unei progresii aritmetice - se selecteaz cele dou celule - se a eaz cursorul mouse-ului pe p tr elul negru situat în col ul din dreapta jos al selec iei - se trage p tr elul cu ajutorul mouse-ului, fie orizontal, fie vertical - se elibereaz cursorul mouse-ului 13 tergerea datelor con inute într-o celul /regiune de celule select m celula/regiunea de celule Cale: Edit Clear. Se deschide meniul cu urm toarele comenzi: - All – terge con inutul, format rile i comentariile - Formats – terge format rile - Contents – terge con inutul, sau prin ac ionarea tastei Delete. - Comments – terge comentariile 14 C utarea/Înlocuirea datelor Cale: Edit Replace. Se deschide fereastra Find and Replace se fac înlocuirile necesare opera iei de c utare/înlocuire se ac ioneaz butonul Find All/Replace All. aceste procese se termin prin comanda Close sau prin ac ionarea tastei ESC.

-

15 Sortarea datelor Programul Excel pune la dispozi ia utilizatorului comenzi prin care se poate efectua sortarea (ordonarea) articolelor existente într-un tabel.

Fig.4.3 Sortarea articolelor

-129-

-

Cale: Data Sort. Se deschide o fereastr de dialog Sort, Fig.4.3 care permite stabilirea criteriilor de sortare: - Header row – prin selectare, capul de tabel nu intr în procesul de sortare - No header row – prin selectare, tabelul nu are cap de tabel

4.3. Foaia de calcul
O foaie de calcul este alc tuit din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulele sunt dispuse pe rânduri i coloane. Coloanele sunt etichetate de la stânga la dreapta cu literele începând de la A, iar rândurile sunt numerotate, de sus pân jos, începând cu numerele de la 1. Fiecare celul din foaie este unic determinat de litera coloanei i num rul rândului pe care se g se te de exemplu: A1. Acest indicator se nume te adresa celulei. O foaie de calcul poate con ine 256 coloane i 65536 linii, deci, în total 16777216 celule. Dar, se pot folosi mai multe foi de calcul i atunci organizarea lor se va face într-un registru de lucru 1 Inserarea unui noi foi de calcul Pentru a insera o nou foaie de calcul proceda i astfel: Clic dreapta pe mouse i se deschide meniul local Din meniul local se d comanda Insert. O alt metod : Cale: Insert Worksheet Insert OK.

-

2 Redenumirea unei noi foi de calcul Etichetele implicite sunt Sheet (Sheet1, Sheet2, Sheet3) i se pot redenumi pentru a avea un nume sugestiv. Proced m astfel: - Clic dreapta pe mouse, pe etichet i se afi eaz meniul local - Se d comanda Rename O alt metod : - Activ m foaia respectiv - Cale: Format Sheet Rename 3 tergerea foii de calcul Clic dreapta pe mouse, pe eticheta foii respective Se afi eaz meniul local i se d comanda Delete O alt metod : Cale: Edit Delete Sheet OK

-130-

-

4 Mutarea/copierea foii de calcul dintr-un director în altul Clic dreapta pe mouse, pe eticheta foii respective i se afi eaz meniul local Se d comanda Move or Copy . Se deschide o fereastr de dialog, Fig.4.4: - To book – numele noului directore în care mut m/copiem foaia. - OK. - New book – programul Excel creeaz un nou director - Before sheet – se d clic pe numele foii înaintea c reia se va muta/copia foaia noastr - Create a copy – opera ia de copiere/mutare (dac nu este selectat caseta) Fig.4.4 Mutarea/copierea

4.4. Formule i func ii
Odat ce s-au introdus date în celulele unei foi de lucru este probabil c se dore te s se fac ceva cu aceste date. Foarte mul i dintre noi utilizeaz programul Excel ca un mijloc de a stoca informa ii, ca i cum ar fi o baz de date tabelar . Totu i, puterea Excel provine din capacitatea sa de a efectua calcule cu aceste date prin utilizarea de formule. Formulele pot fi simple ecua ii care adun împreun dou valori sau pot fi tot atât de complexe pe cât le concepe imagina ia.

4.4.1. Utilizarea formulelor
1 Concepte de baz ale formulelor O formul este un enun la fel ca orice expresie dintr-un limbaj de programare. La fel ca valorile numerice, formulele sunt memorate în celule individuale. Orice formul Excel începe cu semnul egal (=), care indic programului c trebuie s urmeze o opera ie matematic . De exemplu, dac

-131-

se introduce formula =5+3+2 în orice celul liber din foaia de calcul, Excel afi eaz rezultatul 10. Formulele sunt compuse din operatori i operanzi. - a) Operatorii sunt simbolurile care precizeaz opera ia/ac iunea pe care Excel o va efectua asupra operanzilor. Unii operatori ac ioneaz asupra unui singur operand (operatori unari) iar al ii asupra a doi operanzi (operatori binari). Excel reune te patru categorii de operatori: operatori aritmetici: + (adunare), - (sc dere), / (împ r ire), * (înmul ire), % (transformarea în procent), ^ (ridicare la putere) care ac ioneaz asupra valorilor numerice i au ca rezultat tot valori numerice (pute i introduce paranteze pentru a stabili ordinea în care se vor efectua opera iile matematice); - operatori pentru texte: & care combin prin concatenare dou sau mai multe valori de tip text într-o singur valoare de tip text; - operatori rela ionali: = (egal), > (mai mare), < (mai mic), <> (diferit), >= (mai mare sau egal), <= (mai mic sau egal) care compar dou valori de acela i tip i au ca rezultat o valoare logic : TRUE (adev rat) sau FALSE (fals); - operatori pentru referin e la celule sau domenii de celule: : (dou puncte), , (virgul ), ; (punct i virgul ) care combin dou referin e la celule într-o referin compus (exemple: B5:B15, SUM(B5:B15, D5:D15) sau SUM(B1:B15; D5:D15) etc.). - b) Operanzii accepta i de Excel sunt valori constante (tipurile de valori constante, referin e la celule sau domenii de celule, nume, func ii nedefinite sau definite de utilizator. 2 Ordinea în care Excel efectueaz opera iile matematice Programul Excel folose te regulile matematice standard în privin a ordinii de efectuare a opera iilor: - Paranteze. Toate opera iile din paranteze sunt efectuate primele. Dac mai multe opera ii sunt închise în mai multe seturi de paranteze, ele vor fi efectuate din interior spre exterior, apoi respectând ordinea opera iilor i apoi de la stânga la dreapta. Nu uita i c în orice formul trebuie s ave i parantezele în pereche. - Valori negative. Ob inerea unui num r negativ (de exemplu -2) precede orice alte opera ii astfel încât în restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ .

-132-

-

Procent. Procentajele (de exemplu 12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative, astfel încât valoarea real (în acest caz 0,12) s fie utilizat în restul calculelor. Ridicare la putere (de exemplu 10^3) va fi calculat imediat dup procentaje, astfel încât valoarea real (1000) s fie utilizat în restul calculelor. Înmul irea. Este efectuat dup opera iile din paranteze i înaintea tuturor celorlalte calcule. Împ r irea. Urmeaz înmul irii i se g se te pe acela i nivel de preceden cu aceasta. Adunarea. Este efectuat dup executarea tuturor împ r irilor. Sc derea. Urmeaz adun rilor i se g se te pe acela i nivel de preceden cu opera ia de adunare.

3 Introducerea manual a formulelor Pute i folosi aceast tehnic pentru a crea orice formul simpl . Începe i prin introducerea semnului egal, apoi introduce i o valoare sau executa i clic pe celula care con ine valoarea, introduce i operatorul aritmetic corespunz tor, apoi valoarea urm toare .a.m.d. În lipsa unei recomand ri explicite, Excel efectueaz înmul irea i împ r irea înaintea adun rii i sc derii. Dac dori i ca unele p r i ale formulei s fie calculate în alt ordine, folosi i parantezele pentru a modifica ordinea de calcul implicit. De exemplu „=A1+A2” este formula care va aduna dou celule adiacente. Dac aceast formul a fost introdus în celula A3, suma dintre A1 i A2 va fi afi at în celula A3. Excel genereaz în celul un mesaj de eroare dac formula nu respect regulile matematice pentru formule. 4 Editarea formulelor, Fig.4.5 Dac trebuie s modifica i o formul , adic opera ia efectuat sau celulele referite, pute i alege dintre mai multe tehnici: pute i edita formula fie în bara de formule, fie direct în celul . - a) Pentru editarea în bara de formule executa i clic în celula care con ine formula i apoi clic în bara de formule. Folosi i tehnicile obi nuite de editare a textului – selecta i prin tragere caracterele pe care vre i s le modifica i, apoi terge i-le sau scrie i peste ele. Ap sa i Enter pentru a termina formula. - b) Pentru a edita formula în celul , executa i dublu clic în celul sau ap sa i tasta F2. Celula trece în modul de editare i întreaga formul devine vizibil . Pute i selecta i edita formula la fel ca în bara de formule.

-133-

Fig.4.5 Editarea formulelor

Indiferent dac edita i o formul în bara de formul sau în celul , referin ele la celulele din formul sunt eviden iate cu o culoare, iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt înconjurate cu o bordur de aceia i culoare. Ca s p r si i o celul f r a efectua nici o modificare sau ca s anula i modific rile efectuate, înainte de a le confirma, ap sa i tasta ESC sau executa i clic pe butonul Esc (butonul ro u din stânga barei de formule). 5 Ascunderea/Reafi area formulelor Se utilizeaz pentru a face o formul invizibil sau pentru a ar ta formula care fusese ascuns . Pentru a ascunde o formul trebuie formatate ca ascunse celulele care con in formula i apoi foaia de lucru trebuie protejat . Pentru a reafi a o formul ascuns se deprotejeaz foaia de lucru care con ine formula. 6 Copierea formulelor În loc de introducerea individual a fiec rei formule exist câteva modalit i de a crea rapid copii ale formulei. O metod utilizeaz caracteristica Umplere automat pentru a copia formula în alte câteva celule. Cealalt metod creeaz mai multe copii atunci când introduce i formule. Pentru a copia cu umplere automat o formul , parcurge i pa ii: - Introduce i formula în prima celul . - Selecta i celula cu formula. Celula (sau domeniul) activ are în col ul din dreapta jos o caset mic i neagr denumit ghidaj de umplere.

-134-

Plasa i indicatorul mouse-ului pe ghidajul de umplere. Atunci când acesta devine o cruce neagr executa i clic i trage i în jos pentru a umple celulele cu copii ale formulei. - La sfâr itul domeniului, elibera i butonul mouse-ului. Celulele peste care a i tras vor fi umplute cu copii ale formulei. Introducerea simultan a mai multor formule Dac a i introdus deja o formul i trebuie s o copia i într-o linie sau pe o coloan simultan, parcurge i urm torii pa i: - Selecta i toate celulele în care vre i s introduce i formula. Acestea se pot g si pe o singur linie, o singur coloan sau în domenii nediacente (în acest caz ine i ap sat tasta CTRL). - Construi i formula prin orice mijloace dori i, dar NU ap sa i tasta Enter când a i terminat. - Când formula este complet , ap sa i combina ia de taste CTRL+Enter. Formula va fi introdus simultan în toate celulele selectate, Fig.4.6.

-

Fig.4.6 Copierea formulelor

7 Verificarea unei foi de lucru Instrumentele de audit din Excel ajut la urm rirea problemelor pe foile de lucru. De exemplu, valoarea care se vede într-o celul ar putea fi rezultatul unei formule sau ar putea fi utilizat de o formul care s produc un rezultat nea teptat. Comenzile de audit permit urm rirea rela iilor dintre celule i formule.

-135-

Trasarea erorilor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule afi ând o valoare de eroare (ca de exemplu #DIV/0!). Din celula care cauzeaz eroarea se îndreapt s ge i ro ii spre celula care de ine eroarea i s ge i albastre se îndreapt spre celulele precedente celulei care cauzeaz eroarea. În tabelul urm tor sunt prezentate mesajele de eroare i cauzele lor probabile. Trasarea preceden elor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule. Trasarea dependen elor permite s se arate care celule sau formule de pe foaia de lucru activ depind de o celul anume. Tip eroare ##### #VALUE! #DIV/0! #NUME? #N/A #REF! #NUM! #NULL! Referin circular Semnifica ie Coloana nu este suficient de lat pentru a afi a valoarea Tip gre it de argument sau operand Formula încearc împ r irea la 0 Formula se refer la un nume invalid sau care nu exist Cel mai adesea înseamn c nu este disponibil nici o valoare sau au fost utilizate argumente necorespunz toare Excel nu poate localiza celulele referite (de exemplu au fost terse) Folosirea incorect a unui num r sau rezultatul formulei este un num r prea mare sau prea mic pentru a fi afi at Referin la o intersec ie a dou zone care nu se intersecteaz O formul care se refer la ea îns i, direct sau indirect. Executa i clic pe OK i apoi privi i bara de stare pentru a vedea care celul con ine referin a circular . Folosi i butoanele Trasare dependen e i Trasare preceden e din bara de instrumente Cross References sau Formula Auditing pentru a descoperi referin ele cu probleme.

-136-

Pentru a depista sursa unei erori dintr-o formul , începe i prin a verifica formula c utând eventuale gre eli de introducere i scriere. Eroarea poate fi în formul sau în celula surs referit de formul . Pentru a localiza sursa unei erori parcurge i urm torii pa i: - Cale: Tools Formula Auditing Show Formula Auditing Toolbar - Executa i clic pe celula care con ine eroarea. - În bara de instrumente Formula Auditing executa i clic pe butonul Trace Error. Dac eroarea provine dintr-o celul surs i nu din celula activ , vor ap rea s ge i indicatoare care v ghideaz vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indic celulele referite, iar liniile ro ii v conduc la celula care a provocat eroarea. Dac nu apar s ge i de indicare a erorii, sursa acesteia se g se te în formul . Chiar dac nu exist erori, pute i trasa celulele dependente i precedente dintr-o formul executând clic pe butoanele Trace Precedents i Trace Dependents. De fiecare dat când executa i clic pe un buton Trace vor ap rea s ge i indicatoare pentru urm torul nivel de preceden sau dependen . Butoanele Remove Precedent Arrows elimin s ge ile indicatoare, câte un nivel o dat .

4.4.2.Utilizarea numelor de domenii
Numele permit identificarea mai u oar a celulelor sau domeniilor de celule. Programul Excel v ofer posibilitatea de a denumi celule individuale sau domenii astfel încât s pute i g si datele dup un nume logic i s v referi i la domeniile de celule din formule. 1 Reguli de atribuire a numelor de domenii Pute i s folosi i cel mult 255 de caractere, dar este indicat s v opri i la nume mai simple. Primul caracter trebuie s fie o liter sau o liniu de subliniere. Celelalte caractere pot fi litere, cifre, punct sau liniu de subliniere (nu se folose te nici un alt semn de punctua ie). Folosirea spa iilor este interzis .

2 Atribuirea de nume celulelor sau domeniilor a) Cea mai simpl cale pentru a denumi o celul sau un domeniu este s folosi i Name Box, aflat în partea stâng a barei de formule.

-137-

-

Se selecteaz celula sau domeniul dorit. Se execut clic în Name Box de pe bara de formule. În caseta de dialog se introduce noul nume, Fig.4.7. Se tasteaz Enter.

Fig.4.7 Denumirea celulelor/domeniilor

b) O alt modalitate este folosirea comenzii Name din meniul Insert, Fig.4.8. - Se selecteaz celula sau domeniul dorit. - Cale: Insert . Nume. Se activeaz subcomanda Define. - În caseta de dialog Define Name se tasteaz noul nume. - Se ac ioneaz butonul Add.

Fig.4.8 Denumirea celulelor/domeniilor

c) Pentru a înlocui adresele de celul cu nume într-o formul existent , Fig.4.9 - Selecta i formula ce con ine adresele de celul pe care dori i s le înlocui i cu domenii denumite. - Cale: Insert Nume. Se activeaz subcomanda Apply. - În caseta de dialog Apply executa i clic pe numele pe care dori i s le actualiza i în formul . - Executa i OK pentru a introduce numele în formul .

-138-

Fig.4.9 Redenumirea adreselor de celule

-

3 tergerea numelor de domeniu Cale: Insert . Nume. Se activeaz subcomanda Define. - În caseta de dialog Define Name executa i clic pe numele de domeniu pe care vre i s -l elimina i. - Executa i clic pe butonul Delete. Numele va disp rea din list . - Executa i clic pe OK pentru a închide caseta de dialog.

4.4.3. Utilizarea referin elor
Referin ele sunt construc ii care permit identificarea celulelor individuale sau a grupurilor de celule. Ele sunt de fapt adresele celulelor în care Excel caut valori. A a cum am mai amintit, referin a la o celul sau adresa celulei este format din antetul coloanei i antetul rândului (de exemplu A1). 1 În Excel sunt acceptate urm toarele tipuri de referin e: - Referin ele la celul (adrese relative) permit referirea la zone de celule. De exemplu, se face referire la toate celulele de la A1 la A7 tastând A1:A7. De exemplu, dac a i introdus valoarea 1 în celula A1 i valoarea 2 în celula B1, pute i scrie formula =A1+B1 în orice alt celul i rezultatul este 3. Dac ve i modifica valorile din celulele A1 i B1, formula va continua s le adune i s ofere rezultatul corect. - Referin ele absolute permit copierea de formule în celule noi i ajustarea referin elor pentru a corespunde cu mutarea în noua celul . De exemplu, dac formula „=A1+A2” a fost în celula A3 i aceast formul a fost mutat în B3, atunci Excel rescrie formula astfel încât s se citeasc „=B1+B2”. Dac nu se dore te ca Excel s modifice formulele atunci când sunt copiate, se va pune semnul dolarului ($) înaintea oric rei

-139-

referin e care se dore te s nu fie modificat . De exemplu, dac formula de mai sus ar fi fost „=$A$1+$A$2” i formula ar fi fost copiat din A3 în B3 f r a modifica valoarea din A1, atunci noua formul ar fi fost „$A$1+B2”. Practic o referin absolut este fix i nu se modific chiar dac muta i sau copia i formula. Pute i combina într-o formul adresele absolute cu cele relative. De exemplu, $A4 specific programului Excel s p streze fix coloana A, dar s adapteze adresa rândului la noua pozi ie. - Referin mixt . Ocazional ve i avea nevoie de o referin mixt (formate din adrese absolute i relative). Pute i parcurge rapid tipurile de referin ap sând tasta F4 de la tastatur . De exemplu, dac o formul utilizeaz referin a C11, la fiecare ap sare a tastei F4 (selecta i celula i lucra i în bara de formule) aceast referin se va modifica în ordine astfel: $C$11, C$1, $C11 i C11. - Referin ele nominale permit referirea la celule, zone de celule, nume de coloane sau formule utilizând nume descriptive. - Referin ele externe se refer la formule care au date din alt registru sau foaie de calcul decât cel/cea curent( ). O referin la o foaie de calcul extern este compus din numele registrului de calcul inclus între paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul separat de referin a la celul (care poate fi relativ sau absolut ) printr-un semn de exclamare: [nume_registru]nume_foaie!referin _celul . De exemplu „[Registrul1]Foaia1!A1” se va referi la celula A1 din foaia de lucru Foaia1 din registrul de lucru Registrul1. - Referin ele 3D. Dac dori i s v referi i la acela i domeniu de pe mai multe foi de calcul ale registrului, pute i utiliza o referin 3D. Acest lucru func ioneaz doar atunci când în toate foile de calcul este folosit aceea i adres de celul . Exemplu: Foaie1:Foaie5!A1:B10. 2 Transformarea rezultatelor formulelor în valori Dac scrie i o formul i apoi terge i celulele referite de care nu mai ave i nevoie în foaia de calcul, formula nu va mai func iona. Totu i,

-140-

pute i transforma rezultatele formulei în valori astfel încât s pute i terge celulele surs care nu mai sunt necesare, f r a modifica rezultatele produse de formul . O alt situa ie care necesit aceast transformare este întreruperea unei leg turi între registre sau foi de calcul. Transformarea rezultatelor formulelor în valori se face astfel: - Selecta i formulele. - Executa i clic pe butonul Copy(sau utiliza i metoda dvs. favorit de copiere). - Cale: Edit Paste Special. În caseta de dialog Paste Special executa i clic pe op iunea Values Executa i clic pe OK. - Formulele sunt înlocuite de valorile lor rezultate i pute i terge celulele surs . - Dac bordura de mutare v deranjeaz o pute i elimina ap sând tasta ESC.

4.4.4. Utilizarea func iilor
Func iile oferite de Excel acoper domeniile statisticii, finan elor, ingineriei i matematicii. Func iile trebuie privite drept formule predefinite care preiau informa iile introduse i ofer un rezultat. Deci, ele reprezint o metod rapid de a introduce formule complexe. Ca i în cazul formulelor, func iile încep cu semnul ( ). Urmeaz apoi numele func iei, de obicei un cuvânt scurt, o abreviere care indic ce face func ia respectiv . Dup numele func iei urmeaz un set de paranteze i în interiorul parantezelor se observ argumentele: Nume_func ie(list _argumente) Argumentele pot fi numere, adrese, texte, valori logice, matrice, valori de eroare sau referin e de celule. Valorile folosite în cadrul argumentelor pot fi: o singur valoare, o referin la o singur celul , o serie de referin e la celule, o serie de valori sau un domeniu. Între argumente pot fi incluse valori constante sau formule. În cazul unei formule, aceasta poate con ine alte func ii. Dac argumentul unei func ii con ine alt func ie, el se nume te imbricat. Separatorul de argumente este în general virgula, dar el poate fi diferit în func ie de particulariz rile de ar ale sistemului de operare.

-141-

Exist îns i func ii care nu au nevoie de argumente (de exemplu func ia NOW(), care returneaz data i ora curente). Func ii diferite necesit argumente diferite. Unele argumente sunt obligatorii, altele sunt op ionale. Pentru introducerea func iilor în foaia de lucru Excel se pot folosi urm toarele metode: - Se tasteaz semnul (=) în bara de formule dup care se scrie acronimul func iei, Fig.4.10.1 În momentul scrierii dup prima parantez vor ap rea în fereastra paletei argumentele func iei respective. În acest caz trebuie s fi i familiariza i cu sintaxa func iilor Excel.

Fig.4.10.1 Introducerea func iilor

- Se utilizeaz butonul Insert function de pe bara de formule, Fig.4.10.2 - Se folose te comanda More Functions care se ob ine prin derularea meniului butonului AutoSum de pe bara de instrumente Standard.

Fig.4.10.2 Introducerea func iilor

- Se alege din meniul Insert Function. Se deschide fereastra Insert Function - Selecta i func ia dorit i ap sa i butonul OK. Va ap rea paleta de formule Function Arguments care ofer o metod facil de completare a func iilor prin specificarea argumentelor. - Executa i clic pe OK.

-142-

Categorii de func ii care se g sesc în fereastra de dialog Insert Function (meniul Insert). Numele categoriei Most Recently Used All Descrierea func iilor Ultimele 10 func ii folosite Dac alege i aceast categorie vor fi afi ate toate func iile Excel. Se folose te în cazul în care se tie numele func iei, dar nu se tie în ce categorie este cuprins . Func iile din aceast categorie sunt legate de domeniul financiar fiind utilizate pentru a calcula amortizarea mijloacelor fixe, valoarea viitoare, ratele dobânzilor, veniturile din investi ii i alte formule privind finan ele. Exemple: DB, FV, NPER, NPV, PMT, PV, RATE Func iile de dat i timp ofer un mod de a introduce i manipula date i timpi. Sunt posibile inserarea datelor, calcularea num rului de zile între dou date i multe altele. Exemple: DATE, DAY, MONTH, NOW, TODAY, YEAR Func iile matematice i trigonometrice sunt utile pentru calcule matematice standard, cum ar fi valoarea absolut , sinus i cosinus, p, r d cin p trat .a.m.d. Exemple: ABS, EXP, FACT, INT, LOG, MOD, PI, PRODUCT, ROUND, SQRT, SUM Func iile statistice acoper func iile statistice cele mai întâlnite, incluzând minimumul, maximul, devia ia standard, media, mediana, modul i altele. Exemple: MIN, MAX, AVERAGE, CORREL, FREQUENCY, COVAR,STDEV Func iile de c utare i referin e caut informa ii într-un domeniu definit de utilizator, utilizând reguli de c utare stabilite de acesta. Permit g sirea de valori în liste, tabele i referin e la celule. Exemple: COLUMN, INDEX, MECI, ROW, VLOOKUP

Financial

Date&Time

Mat&Trig

Statistical

Lookup&Reference

-143-

Numele categoriei Database

Text

Logical

Information

Descrierea func iilor Func iile baz de date sunt legate de gestiunea datelor. Ele lucreaz u or cu o serie de celule. De exemplu, pentru a ob ine suma numerelor din celulele care îndeplinesc un criteriu specific tip baz de date, se utilizeaz func ia DSUM. Exemple: DAVERAGE, DCOUNT, DMAX, DMIN Func iile text ac ioneaz în diferite moduri asupra informa iilor de tip text. Exemple: CONCATENATE, LEFT, RIGHT, LEN, LOWER, TRIM, UPPER Func iile logice pun logica boolean la dispozi ie pentru formule, întorcând un rezultat de tip TRUE sau FALSE bazat pe diferite texte logice. Exemple: AND, IF, NOT, OR Func iile de informare returneaz informa ii pentru diferite aspecte ale unui registru de calcul. Exemple: COUNTBLANK, ISERROR, ISNUMBER, ISTEXT

Însumare automat Deoarece cea mai comun opera ie dintr-o foaie de calcul este însumarea valorilor dintr-o list sau un tabel, Microsoft a creat butonul AutoSum. Acesta scrie cu rapiditate o formul care utilizeaz func ia SUM pentru a însuma valorile din toate celulele referite în formul .

Fig.4.11 Însumare automat

-

Se selecteaz celula în care va ap rea totalul. Se ac ioneaz butonul AutoSum de pe bara de unelte Standard. Apare SUM(zona încadrat cu linie punctat ), Fig.4.11. Se introduc adresele celulelor pe care dori i s le însuma i. Clic pe butonul Enter. Apare suma.

-144-

AutoCalculare Zona AutoCalculare se g se te la cap tul din dreapta al barei de stare i aici se vede imediat rezultatele anumitor func ii. AutoCalculare p streaz func ia stabilit pân la urm toarea schimbare Executa i clic dreapta în zona de calcul automat pentru a afi a un meniu al func iilor i alege i func ia pe care o dori i. Func iile puse la dispozi ie de Excel sunt: Medie: face media valorilor numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-numerice. - Count: num r toate intr rile, indiferent dac sunt numerice, text sau logice; ignor celulele goale. - Count Nums: num r doar valorile numerice; ignor celulele goale i valorile non-numerice. - Max i Min: arat valoarea numeric maxim , respectiv minim , din celulele selectate. - Sum: însumeaz valorile numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-numerice.

4.5. Formatare
Opera ia de formatare a celulelor se face astfel: Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se deschide fereastra cu numele Format Cells. Din aceast fereastr vom face urm toarele format rii: 1 Formatarea numerelor, Fig.4.12 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: Number. Se stabile te num rul pozi iilor zecimale - Category (Decimal places), formatul numerelor negative (Negative numbers). OK. 2 Formatarea datelor calendaristice, Fig.4.13 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare

-

-

-145-

-

-

Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: - Category Date. Se alege tipul de afi are a datei calendaristice (Type) OK.

Fig.4.12 Formatarea numerelor

Fig.4.13 Formatarea datelor calendaristice

-

-

3 Formatarea valorii monetare, Fig.4.14 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom Cale: Format avea: - Category Currency. Se stabile te num rul de zecimale (Decimal places), tipul de afi are a datei monetare (Symbol). OK. 4 Formatarea valorilor tip procent, Fig.4.15 Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cale: Format Cells se activeaz pagina Number. Astfel vom avea: - Category Percentage. Se stabile te num rul cifrelor zecimale (Decimal places), OK.

-

-146-

Fig.4.14 Formatarea valorilor monetare

Fig.4.15 Formatarea valorilor tip procent

5 Formatarea aspectului exterior al con inutului unei celule/regiuni de celule - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare - Cale: Format Cells se activeaz pagina Font, Fig.4.16 - OK.

Fig.4.16 Formatarea con inutului celulelor

6 Aplicarea unei culori de fundal pentru celule/regiuni de celule - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare - Cale: Format Cells se activeaz pagina Patterns. - OK.

-147-

7 Încadrarea textului într-o celul Uneori, se dore te ca textele lungi, introduse într-o celul , s fie afi ate în interiorul celulei în mai multe rânduri, f r ca l imea coloanei în care se afl celula s fie modificat . Astfel: - Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare Cells se activeaz pagina Alignment, Fig.4.16. - Cale: Format Se alege caseta de selectare Wrap Text. - OK.

Fig.4.16 Încadrarea textului

Alte format ri care se pot face unei celule/regiuni de celule Se selecteaz celula sau regiunea de celule pentru care se va aplica o formatare. - Cale: Format Cells. Se activeaz pagina: - Alignment – alinierea con inutului unei celule/regiuni de celule Merge cells – îmbinarea de celule Orientation – modificarea orient rii con inutului unei celule/regiuni de celule - Border – ad ugarea bordurilor unei celule/regiuni de celule. - Se d comanda OK.

-148-

4.6. Diagrame
Scopul diagramelor este reprezentarea grafic a datelor numerice. Programul Excel pune la dispozi ia utilizatorului un num r mare de tipuri de diagrame, iar în cadrul fiec rui tip exist un num r însemnat de subtipuri. 1 Crearea diagramelor de diferite tipuri Reprezentarea datelor sub form grafic se poate face fie pe o foaie de calcul (ca obiect încorporat într-o foaie de calcul), fie pe o foaie distinct (foaia de grafic). Un grafic încorporat este un obiect dintr-o foaie de lucru, care se salveaz împreun cu respectiva foaie, atunci când este salvat registrul. O foaie de grafic este o foaie dintr-un registru de lucru care con ine doar un grafic, care se salveaz de asemenea atunci când este salvat registrul. Acest tip de foaie se comport ca orice foaie de calcul (are etichet în partea inferioar , poate fi redenumit , mutat , copiat etc.) cu diferen a c ea con ine numai graficul. Atât graficele încorporate cât i foile de calcul sunt legate la datele foii de lucru i sunt actualizate atunci când datele se modific . Avantajul amplas rii într-o foaie de grafic este c m rimea lui poate fi ajustat la dimensiunile ferestrei. Pentru aceasta: - se afi eaz foaia de grafic vizat ; - se selecteaz graficul; - Cale: View Chart Window. Înainte de a începe propriu-zis crearea unui grafic, trebuie introduse în foaia de calcul datele care se doresc a fi reprezentate. Aceste date pot fi valori numerice introduse direct sau pot constitui rezultatul unor formule.

Fig.4.17 Chart Wizard

-

Pentru a crea un grafic trebuie parcur i mai mul i pa i: Se selecteaz celulele care con in datele i textul care trebuie s apar în grafic. Se execut clic pe butonul Chart Wizard de pe bara de instrumente Standard, Fig.4.17 sau, din meniul Insert Chart, Fig.4.18

-149-

Din acest moment se lanseaz în execu ie programul de realizare a graficelor care v va ghida pas cu pas, cerând treptat informa iile de care este nevoie pentru a crea graficul. La fiecare pas, pe bara de titlu a ferestrei aplica iei Chart Wizard se poate observa pasul la care s-a ajuns i numele lui (sau opera iile ce se pot realiza în cadrul lui). În primul pas (Selectarea tipului de diagram ) se poate alege un tip de grafic (se selecteaz din caseta derulant Chart type), Fig.4.18. În pasul doi (Selectarea sursei de date pentru diagram ) trebuie furnizate informa ii suplimentare referitoare la datele de reprezentat (Data Range, Series in, etc.), Fig.4.19.

Fig.4.18 Pasul 1 -

Fig.4.19 Pasul 2

-

La pasul al treilea (Alegerea op iunilor de diagram ) se poate realiza „finisarea” aspectului graficului. În paginile acestei casete de dialog sunt grupate în acest sens controalele pentru introducerea sau selectarea op iunilor privind titlurile (Titles), axele (Axes), liniile de gril (Gridlines), legende (Legend), etichetele de date (Data Label), vizualizarea datelor alese într-un tabel ata at graficului (Data Tabel), Fig.4.20. La pasul al patrulea se selecteaz loca ia diagramei. Astfel, dac se alege: - As new sheet – diagrama generat va fi plasat pe o foaie separat de calcul - As object in – diagrama va fi înl n uit la foaia de calcul care con ine datele diagramei.

-150-

-

Pentru generarea diagramei se va ac iona butonul de comand Finish,Fig.4.21.

Fig4.20 Pasul 3

Fig4.21 Pasul 4

2 Modificarea valorilor Valorile dintr-un grafic sunt legate la foaia de lucru în care au fost introduse datele. Graficul este actualizat când modifica i datele în foaia de lucru, trebuind doar s : - deschide i foaia de lucru care con ine datele reprezentate grafic; - în celula care con ine valoarea ce dori i s o modifica i tasta i noua valoarea; - ap sa i Enter. 3 Redimensionarea, mutarea/copierea i tergerea unei diagrame a)Dimensionarea graficelor Pentru a redimensiona o diagram , selecta i-o prin plasarea mouseului peste ea i executarea unui clic. De-a lungul perimetrului diagramei apar mici p trate negre denumite ghidaje de dimensionare. Plasa i

-151-

indicatorul mouse-ului peste unul din aceste ghidaje. În clipa în care indicatorul mouse-ului se transform într-o s geat dubl de culoare neagr , trage i spre exterior pentru a m ri diagrama sau spre interior pentru a o mic ora. În timpul redimension rii, programul Excel afi eaz un chenar punctat ca indica ie a dimensiunii finale a diagramei. Tragerea unui ghidaj de col duce la dimensionarea simultan a în l imii i l imii. b)Copierea i mutarea diagramelor Pute i deplasa o diagram în cadrul foii în care se afl sau o pute i muta sau copia între foaie de calcul sau registrele de calcul. Se pot folosi mai multe metode, astfel: - 1. Muta i diagrama dintr-un loc în altul cu o opera ie rapid de t iere (Cut) i lipire (Paste). Selecta i diagrama i plasa i-o în Office Clipboard, pozi iona i indicatorul de celul în noua loca ie din foaia de calcul i lipi i diagrama în acel loc. - 2. Pentru a trage altundeva diagrama pe foaia curent , selecta i-o astfel încât s devin vizibile ghidajele. Apoi executa i clic undeva în zona diagramei (nu executa i clic pe titluri, axe .a.m.d.) i a tepta i ca indicatorul mouse-ului s se transforme în s geat tipic de selec ie. Trage i i plasa i diagrama în noua pozi ie. - 3. Pentru a muta diagrama pe o alt foaie de calcul sau pe o foaie de diagram separat , selecta i-o i alege i Chart Location pentru a deschide caseta de dialog Chart Location. Stabili i dac vre i s plasa i diagrama pe o foaie separat , (As new sheet) sau, ca un obiect în alt foaie de calcul din registrul curent, (As object in), Fig.4.22.

Fig.4.22 Copierea/mutarea diagramelor

Bineîn eles c în loc de comenzile meniului Edit pute i folosi butoanele din bara de instrumente Standard.

-152-

-

c) tergerea Eliminarea unui grafic se poate face prin mai multe metode, astfel: 1. Se va selecta graficul care se dore te ters Se ac ioneaz tasta Delete. 2. Se ac ioneaz tasta Clear din meniul contextual (clic dreapta pe mouse). 3. Cale: Edit Clear All.

4.7. Tip rirea în Excel
Spre deosebire de documentele Word care, de regul , sunt concepute pentru a înc pea pe hârtii de diferite dimensiuni, foile de lucru din programul Excel reprezint medii cu limite variabile, care se întind în orice direc ie. De aceea înaintea începerii tip ririi trebuie analizat ceea ce se dore te a se tip ri i cum s apar , ca i aspect. Excel ofer posibilitatea tip ririi unei anumite foi de calcul, a tuturor celor existente într-un fi ier sau doar a unei zone de celule. De asemenea, se poate opta pentru afi area/ascunderea anumitor elemente, cum ar fi liniile de gril , etichetele de foi, antete/subsoluri (ce pot include sau nu numere de pagin ), repetarea anumitor linii/coloane pe mai multe pagini etc.

4.7.1. Tip rirea unei foi de calcul
Tip rirea unei foi de calcul poate fi la fel de simpl ca ap sarea pe un buton sau mult mai complex , în func ie de ceea ce dori i s tip ri i i de gradul de control pe care dori i s -l ave i asupra con inutului i aspectului foii tip rite. Programul Excel v pune la dispozi ie instrumente pentru ambele metode, pe care le ve i apela, în principal, din caseta de dialog Print. Pentru tip rirea propriu-zis (dup ce a i configurat diferite elemente ale foii de calcul) folosi i una din urm toarele variante: - Cale: File Print. - Page Setup Print - În modul de vizualizare Print Preview se ac ioneaz butonul Print. - Tasta i concomitent CTRL+P. Indiferent de varianta aleas pe ecran apare caseta de dialog Imprimare, vezi figura...

-153-

4.7.2. Ajust ri preliminare tip ririi
Pentru a vedea ce ar urma s se tip reasc pân în acest moment, alege i: - Cale: File Print Preview, sau - executa i clic pe butonul Print Preview de pe bara de instrumente Standard, Fig.4.23. - se poate observa c locul barei de meniu i a barelor de instrumente este luat de o bar ce con ine butoane specifice acestui mod de vizualizare.

Fig.4.23 Bara de instrumente

Buton Next/Previous Zoom Print Setup Margins

Page Preview

Close Help

Efect Vizualizeaz pagina urm toare/precedent M re te/mic oreaz pagina Afi eaz caseta de dialog Print Afi eaz caseta de dialog Page Setup Afi eaz /ascunde ghidajele l imii marginilor i coloanelor. Pe foaia de calcul exist dou seturi de margini – setul interior este pentru con inutul foii de calcul, iar setul exterior stabile te distan a între antet sau subsol i marginea hârtiei. Break Trece în modul de vizualizare Print Preview, respectiv comut în modul de vizualizare Normal. Aceste butoane sunt afi ate alternativ dac au fost ac ionate. Ele sunt active numai pentru foi de calcul (diagramele nu pot fi vizualizate astfel). Revine în modul de vizualizare anterior trecerii în Print Preview Apeleaz programul de ajutor al aplica iei Excel

4.7.3. Utilizarea modului Page Break Preview (vizualizare Sfâr it de pagin )
Pe m sur ce se acumuleaz date în foaia de calcul, acestea pot dep i dimensiunea unei singure pagini. Spa iul disponibil pe o pagin este determinat de dimensiunile foii de hârtie i marginile stabilite pentru

-154-

respectiva pagin . Dac se dore te imprimarea unei zone care dep e te o pagin , este bine ca înainte de a trece la tip rire s se verifice modul în care este împ r it zona de tip rit. Trecerea în acest mod de vizualizare se poate face astfel: Cale: View Page Break Preview Cale: Print Preview se ac ioneaz butonul Page Break Preview În ambele cazuri apare o caset de dialog de informare. Întreruperile de pagin vor ap rea pe ecran ca linii albastre, orizontale i verticale. Inserarea sfâr iturilor de pagin , Fig.4.24, se face astfel: - a) sfâr it de pagin vertical: - se selecteaz coloana înaintea c reia se dore te întreruperea paginii; - Cale: Insert Page Break - b) sfâr it de pagin orizontal: - se selecteaz rândul deasupra c ruia se dore te întreruperea paginii; - Cale: Insert Page Break

Fig.4.24 Marcarea sfâr itului de pagin

4.7.4. Configurarea paginii
Pentru ca ceea ce se tip re te s fie ceea ce se dore te, este important ca suportul de tip rire (hârtie, plicuri, folii transparente etc.) s fie stabilit corespunz tor. Aceste set ri sunt cuprinse în: - Cale: File Page Setup - Cale: Print Preview Setup 1 Introducerea Header/Footer, Fig.4.25 Pentru a defini un antet/subsol pentru o foaie de calcul se procedeaz astfel:

-155-

-

Cale: File Header/Footer Header/Custom Footer Ap sa i butonul OK

se execut clic pe butonul Custom

Fig.4.25 Header/Footer

-

2 În fila Foaie se pot configura, Fig.4.26: Tip rirea unei anumite zone, Print area. Repetarea unor rânduri i coloane, Print titles Tip rirea liniilor de gril , a etichetelor i a comentariilor Print Ordinea tip ririi paginilor, Page order atunci când nu încap pe o pagin : - de sus în jos i continu spre dreapta - de la stânga la dreapta, apoi în jos

Fig.4.26 Fila Sheet

-156-

4.7.5. Specificarea unei anumite zone de tip rit
Pentru tip rirea doar a unei anumite zone a foii de calcul exist dou posibilit i: - Cale: File Print Area Set Print Area, Fig.4.27. - Fixarea zonei de imprimat din fereastra de dialog Page Setup descris anterior, (în figur , zona selectat cu chenar va fi tip rit ) Ori de câte ori reproiecta i o foaie de lucru (prin ad ugarea sau eliminarea de date) nu uita i s verifica i din nou zona de tip rire.

Fig.4.27 Zona marcat pentru tip rire

4.7.6.Configurarea tip ririi graficelor
Asemenea foilor de calcul i graficele necesit câteva ajust ri preliminare tip rii lor. De altfel, multe dintre acestea se reg sesc printre cele deja prezentate, doar c înainte trebuie selectat graficul respectiv. 1. Graficul nu este plasat într-o foaie de grafic proprie Indiferent de varianta de redimensionare aleas , el trebuie selectat în prealabil. Pentru dimensionarea graficelor se procedeaz astfel: Se activeaz foaia de grafic sau se selecteaz graficul dorit. Cale: File Page Setup. Caseta de dialog se modific pu in fa de cea care apare atunci când este selectat o foaie de calcul. Una din modific ri este aceea c în loc de pagina Sheet apare pagina Chart, Fig.4.28.1. - Din pagina Chart se alege varianta potrivit

-157-

Fig.4.28.1 Tip rirea graficelor

2 Graficul de listat este unul încorporat pe o foaie (nu este pe o foaie special destinat lui), dimensionarea lui poate fi f cut asemenea oric rui obiect inserat într-o foaie de calcul RE INE I! Pe o aceea i pagin nu pot fi tip rite mai multe foi de grafic. Dac se dore te totu i tip rirea mai multor grafice pe o singur pagin , este necesar ca ele s fie create ca i obiecte încorporate în foaie. Înainte de tip rire, ele se vor redimensiona pe foaia din care fac parte. Dac foaia de calcul de tip rit con ine i date i grafic, se poate opta pentru:

Fig.4.28.2 Tip rirea graficelor

-

a) tip rirea foii de calcul i a graficului încorporat – se procedeaz ca i pentru tip rirea unei foi de calcul. b) tip rirea doar a datelor din foaie f r grafic. Se urmeaz pa ii:

-158-

-

Se selecteaz caseta de dialog Format Chart Area aferent graficului care nu se dore te a fi imprimat împreun cu datele, fie prin clic dreapta i alegerea comenzii din meniul contextual fie prin intermediul meniului Format. - Se afi eaz pagina Properties a casetei de dialog, Fig.4.28.2. Se invalideaz caseta Print object i se ac ioneaz butonul OK. c) tip rirea doar a graficului încorporat. Se selecteaz graficul de tip rit, apoi se fac ajust rile prezentate în paragraful Configurarea tip ririi graficelor anterior în acest capitol.

-

5. Prezent ri
5.1. Utilizarea aplica iei PowerPoint
Programul PowerPoint este un editor prin care se pot crea prezent ri. O prezentare este compus dintr-un ir de slide-uri (folii sau diapozitive). Ele pot con ine texte, imagini, diagrame i alte obiecte. Pe baza acestui ir de slide-uri prezentatorul poate sus ine o prelegere pentru un auditoriu, expunerea f cându-se de obicei pe monitorul calculatorului, dar este posibil transformarea prezent rii i în folii transparente pentru retroproiector. Este posibil i imprimarea prezent rii, crearea paginilor de note pentru prezentator precum i a copiilor pentru auditoriu. Slide-urile pot fi înso ite i de efecte speciale (de tranzi ie, de anima ie).

5.1.1. Lansarea în execu ie a programului
Pentru a lansa în execu ie programul se parcurg urm torii pa i: Cale: Start Programs Microsoft PowerPoint. Se afi eaz desktop-ul programului PowerPoint.

Fereastra PowerPoint, Fig.5.1. 1. Tabul Outline (schi a) – da i clic pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea textului prezent rii în forma schi at în acest panou 2. Tabul Slides (diapozitive) – da i clic pe acest tab pentru a comuta la vizualizarea pictogramelor diapozitivelor în acest panou 3. Bara de titlu - aceasta afi eaz numele prezent rii; trage i bara de titlu pentru a muta fereastra 4. Bara de meniuri – da i clic pe orice denumire din bara de meniuri pentru a derula meniul respectiv 5. Bara de instrumente Standard – aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru comenzi de administrare a fi ierelor, editare si verificare ortografic 6. Bara de instrumente Formatting – aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru formatarea textului

-160-

7. Marcajul de rezervare – da i clic sau dublu clic pe un marcaj de rezervare pentru a ad uga un element la un diapozitiv 8. Butonul Normal View (vizualizare normala) – da i clic pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea normal 9. Butonul Slide Sorter View (vizualizare sortare diapozitive) – da i clic pe acest buton pentru a comuta la vizualizarea Slide Sorter, care prezint imaginile miniaturale ale diapozitivelor dispuse într-o gril 10. Butonul Slide Show – da i clic pe acest buton pentru a vedea diapozitivele prezent rii succesiv, ca într-o diaporam 11. Bara de instrumente Drawing – aceast bar de instrumente con ine butoanele pentru ad ugarea de obiecte grafice la diapozitive 12. Bara de stare – Aceast bar prezint num rul diapozitivului curent 13. Panoul de sarcini – ofer acces rapid la alte prezent ri, designuri, machete i tranzi ii, la clipboard, la op iuni de c utare si de inserare a clip art-urilor 14. Asistentul Office – da i clic pe asistentul Office pentru a ob ine asisten online sau offline

Fig.5.1 Fereastra PowerPoint

-161-

5.1.2. Opera ii cu prezent ri
1 Deschiderea unei prezent ri salvate anterior Pentru a deschide o prezentare salvat anterior: Cale: File Open OK 2 Salvarea unei prezent ri Pentru a salva o prezentare: Cale: File Save As (la prima salvare) Se va specifica unitatea, numele prezent rii i tipul de salvare (extensia implicit va fi .ppt) Se va ac iona butonul Save Prezent rile pot fi salvate i în alte formate: - Design Template ( ablon de prezentare) – .POT - Power Point Show (expunere) – .PPS - Outline/RFT – .RFT - TIFF Tage Image File Format – TIF - Pagin Web. 3 Comutarea între prezent rile deschise simultan Programul PowerPoint permite deschiderea simultan a mai multor prezent ri. În acest caz, în memorie sunt înc rcate informa iile corespunz toare mai multor prezent ri, iar pe bara de task-uri vor ap rea mai multe simboluri grafice aferente prezent rilor respective. Simbolul grafic al prezent rii active este în stare ap sat . Trecerea de la o prezentare la alta se realizeaz prin efectuarea unui clic pe simbolul grafic al prezent rii dorite. 4 Închiderea unei prezent ri/p r sirea programului Prezentarea activ poate fi închis astfel: Cale: File Close. Dac în prezentare exist modific ri nesalvate, atunci se afi eaz o fereastr de informa ii i se poate cere salvarea lor. Programul PowerPoint poate fi închis astfel: Cale: File Exit Sau printr-un clic pe butonul din dreapta sus al ecranului.

-

-

-

-

-162-

5.2. Crearea unei noi prezent ri
În panoul de sarcini New Presentation, aplica ia PowerPoint ofer câteva op iuni pe care le pute i utiliza pentru a începe crearea unei prezent ri. Pentru a crea o noua prezentare goal , Fig.5.2: - Da i clic pe butonul New aflat pe butonul de instrumente Standard, sau - Cale: File New se d clic pe comanda Blank Prezentation. Pentru a crea o prezentare nou , bazat pe una existent : - În panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe From Existing Presentation - Da i clic pe New From Existing Presentation, g si i prezentarea - Da i clic pe Create New.

Fig.5.2 O nou prezentare

5.2.1. Utilizarea ablonului pentru design
abloanele pot oferi designul grafic i schema de culori a unei prezent ri ( ablon pentru design) sau poate sugera un con inut i o structur , utilizând un set de slide-uri al c ror text îl edita i. Pentru a crea o prezentare cu un ablon pentru design: - Cale: File New sau ap sa i Ctrl+N - În panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe From Design Template pentru a alege din panoul de sarcini Slide Design - Selecta i un ablon i alege i o op iune din lista autoderulant de abloane pentru design. Se deschide o prezentare nou în vizualizarea Normal în designul selectat; ea con ine un slide.

-163-

-

Alege i o machet din panoul de sarcini Slide Layout.

abloanele pentru design nu ofer sugestii asupra con inutului sau organiz rii; pute i ad uga oricâte slide-uri dori i, con inând orice combina ii de elemente. Pute i modifica aspectul unei prezent ri în orice moment, alegând pentru design din panoul de sarcini Slide Design.

5.2.2. Folosirea de asisten

AutoContent

Utilitarul de asisten AutoContent ofer posibilitatea de alegere între diverse mostre de structuri de prezentare, apoi va readuce în vizualizarea Normal, unde pute i înlocui testul mostr pus la dispozi ie de aplica ie cu propriul dumneavoastr text. Pentru a crea o prezentare folosind utilitarul de asisten AutoContent, Fig.5.3:

Fig. 5.3 Asistentul AutoContent

-

Cale: File New În panoul de sarcini New Presentation, selecta i From AutoContent Wizard În prima pagina a utilitarului de asisten AutoContent, da i clic pe butonul Next În pagina tipului de prezentare, da i clic pe un buton pentru tip, derula i pentru a selecta un tip de prezentare, apoi da i clic pe butonul Next

-164-

-

În pagina de ie ire, da i clic pe tipul de ie ire pe care-l ve i crea, apoi da i clic pe butonul Next În pagina pentru titlu i nota de subsol, introduce i informa ii pentru slide-ul titlu, apoi da i clic pe butonul Next Da i clic pe butonul Finish.

Fiecare structur de prezentare AutoContent genereaz o prezentare cu aspect predefinit. Pute i modifica ulterior aspectul, alegând un alt ablon pentru design.

5.2.3.Utilizarea ablonului pentru prezentare
Dac dori i sugestii referitoare la con inutul prezent rii dumneavoastr i la felul în care ar putea fi organizat , aplica ia PowerPoint v pune la dispozi ie o serie de abloane pentru con inut, care ofer mostre de slide-uri cu text i diagrame.

Fig.5.4 Prezentare ablon

Pentru a crea o prezentare cu un ablon pentru prezentare, Fig.5.4: Cale: File New În panoul de sarcini New Presentation, da i clic pe General Templates, pentru a alege din caseta de dialog Templates - Din tabul Presentation al casetei de dialog Templates selecta i o prezentare - Da i clic pe OK. Inspira i-v din con inutul propus. Este mai simplu s modifica i con inutul i s rearanja i slide-urile folosind panoul Outline. -

-165-

5.2.4. Crearea unui album foto
Pentru a va grupa fotografiile favorite în scopul vizion rii, crea i un album foto. Pentru a crea un album foto, Fig.5.5: - Cale: Insert Picture New Photo Album - În caseta de dialog Photo Album, insera i imagini, dând clic pe butonul File/Desk sau Scanner/Camera în func ie de surs În zona Album Layout a casetei de dialog, selecta i o machet pentru imagine i o form de cadru Pute i ad uga text la orice diapozitiv, dând clic pe New Text Box din caseta de dialog Photo Album i apoi introducând textul, dup ce albumul este complet. Pentru a rearanja ordinea imaginilor în albumul foto, selecta i o imagine în caseta de dialog Photo Album i da i clic pe butoanele cu s geat ascendent sau descendent de sub lista Pictures in Album. - Da i clic pe butonul Create.

Fig. 5.5 Creare album foto

5.3. Schimbarea vizualiz rilor unei prezent ri
Fiecare prezentare nou se deschide în vizualizarea Normal, care combin structura sau pictogramele slide-urilor prezent rii cu imaginea slide-ului curent i ofer în acela i timp acces rapid la notele de text, Fig.5.6.

-166-

PowerPoint v pune la dispozi ie patru ecrane pentru a v putea construi prezentarea. Pute i s selecta i tipul de vizualizare prin ap sarea butoanelor din col ul din stânga jos:

Fig. 5.6 Vizualiz ri

Normal View ( vedere normal ): Acest ecran este împ r it în trei sec iuni i anume în stânga este rezumatul prezent rii, în dreapta filmul prezent rii i jos nota ii. - Slide View: Aceast vedere dispune toate imaginile pe ecran i este folositoare pentru c permite ad ugarea de imagini, tipuri de format i stiluri de background (fundal). - Outline View: Dispune ferestrele mici în stânga i este recomandat pentru editarea textelor. - Slide Sorter View: afi eaz imagini miniaturale ale diapozitivelor, astfel încât s le pute i reorganiza i s modifica i aspectul general al prezent rii. În aceast vizualizare pute i ad uga i edita efectele de tranzi ie pentru prezentarea de diapozitive. Pentru a vedea toat prezentarea de la un cap t la altul ap sa i pe butonul Slide Show.

-

5.3.1. Ad ugarea de slide-uri
Pute i ad uga un slide oricând în decursul cre rii unei prezent ri. Pentru a ad uga un diapozitiv: - 1. Da i clic pe butonul New Slide (slide nou) aflat pe bara de instrumente Formatting - Pentru a modifica macheta slide-ului, selecta i o machet de slide în panoul de sarcini Slide Layout - 2. De asemenea, din meniul Insert pute i alege comanda New Slide.

-167-

5.3.2. Comutarea la panoul Outline
Chiar dac a i creat deja o prezentare complet în vizualizarea Slides, pute i comuta temporar panoul Outline, pentru a v concentra asupra textului. Pentru a comuta la panoul Outline da i clic în tabul Outline în vizualizarea Normal. Dac taburile nu sunt vizibile în vizualizarea Normal, alege i: - Cale: View Normal, pentru a le vedea din nou. 1 Introducerea textului În panoul Outline, pute i introduce text cu mare u urin . Pentru a introduce text: - Scrie i titlul unui slide lâng pictograma slide-ului i ap sa i tasta Enter - Scrie i titlul urm torului slide i ap sa i tasta Enter - Scrie i alte elemente de text cu marcaje de list , ap sând dup fiecare tasta Enter - Continua i ca mai sus pentru a crea diapozitive noi sau pentru a ad uga elemente de text cu marcaje de list la slide-ul curent. Alte metode de ad ugare de text puse la dispozi ie de aplica ia PowerPoint - folosind zonele din slide în care apare inscrip ia Click to add text sau Click to add title - folosind casetele text. Prin caset text se în elege o zon , în care poate fi tastat un text. Pentru a crea o caset text se va proceda astfel: Cale: Insert Text Box Se efectueaz un clic pe loca ia din slide în care se va depune un vârf al casetei text; cu butonul stânga ap sat, se deplaseaz mouseul pentru a desemna l imea casetei. În momentul eliber rii butonului, în slide-ul actual se va insera o caset text cu în l imea de un rând. Se tasteaz textul, iar dac acesta va ajunge la marginea din dreapta a casetei, acesta va trece automat pe rândul urm tor. Pentru a începe un nou paragraf se va tasta Enter. Dup ce s-a tastat textul dorit, se va efectua un clic în exteriorul casetei, sau se va ap sa tasta Esc (pentru a deselecta cutia de text).

-

-168-

a) Antet i subsol Slide-urile pot include regiuni în care se pot afi a urm toarele informa ii: data calendaristic , num rul ata at slide-ului actual i zona rezervat subsolului. De asemenea, slide-urile pot include i o zon rezervat antetului. Pentru specificarea acestor informa ii parcurgem: - Cale: View Header and Footer. Fereastra afi at se compune din dou file, Fig.5.7: Zona pentru slide-uri Date and time – slide-ul va con ine data calendaristic ; Slide number – slide-ul va con ine un num r curent Footer – zona rezervat subsolului Don’t show on title slide – subsolul nu este afi at pe slide-ul tip titlu - Apply to All – configur rile vor fi aplicate întregii reprezent ri, sau doar slide-ului curent (Apply) Zona pentru slide-urile imprimate Fereastra de dialog referitoare la gestiunea antetelor i subsolurilor poate fi afi at : - Cale: Insert Slide Number/Date and Time

Fig. 5.7 Antete/subsoluri

b) Formatarea textului Pute i modifica formatarea textului, utilizând instrumentele aflate pe bara de instrumente Formatting. Pentru a afi a modific rile în panoul

-169-

Outline, da i clic pe butonul Show Formatting (afi area format rii) aflat pe bara de instrumente Standard sau pe Outlining. 1. Pentru realizarea format rii: Se selecteaz textul care va fi formatat Cale: Format Font. Se afi eaz fereastra de dialog. Se selecteaz op iunile de formatare dorite Se d comanda OK. 2. Modificarea alinierii liniilor unui paragraf, Fig.5.8 Se selecteaz paragraful Cale:Format Alignment Se alege comanda dorit .

-

3. Modificarea spa ierii între liniile unui paragraf, Fig.5.9: Se selecteaz paragraful Cale: Format Line Spacing Se introduce dimensiunile dorite.

Fig. 5.8 Alinierea paragrafului

c) În scopul de a utiliza o schi pentru slide-uri creat în aplica ia Microsoft Word, - Cale: Insert Slides form Outline i r sfoi i pân ajunge i la documentul Word. Orice modific ri de formatare a textului pe care le efectua i sunt p strate dac schimba i designul general al unei prezent ri, prin alegerea altui ablon. Pentru a modifica uniform textul din toate diapozitivele, trage i cu mouse-ul pentru a selecta textul în panoul Outline. Pute i utiliza instrumentul Format Painter, pentru a copia formatarea textului din alte diapozitive.

Fig.5.9 Spa ierea

-170-

2 Înlocuirea textului existent Dac dori i s crea i o prezentare folosind utilitarul de asisten AutoContent sau o prezentare mostr , va trebui s înlocui i textul mostr cu textul dumneavoastr . - Pentru a înlocui textul da i clic pe un marcaj de list pentru a selecta un rând cu marcaj de list sau da i triplu-clic oriunde pe un rând de text cu marcaj de list . Apoi introduce i textul înlocuitor. - Da i clic pe pictograma unui diapozitiv pentru a selecta tot textul din diapozitiv. Dup aceea, introduce i textul înlocuitor i titlul diapozitivului. 3 Reorganizarea diapozitivelor Pute i reorganiza diapozitivele în panoul Outline, tr gându-le cu mouse-ul i utilizând butoanele aflate pe bara de instrumente Outlining. Pentru a muta un diapozitiv: - Da i clic pe pictograma unui diapozitiv - Trage i pictograma în sus sau în jos, sau da i clic pe butoanele Move Up i Move Down (mutare în sus i mutare în jos) aflate pe bara de instrumente Outlining - Elibera i butonul mouse-ului pentru a plasa slide-ul în noua sa loca ie Puteti da clic pe marcajul de list de la începutul unui element de text i apoi s da i clic pe butoanele Move Up sau Move Down, pentru a deplasa un singur rând sau un singur slide. 4 Afi area exclusiv a titlului Temporar, pute i afi a numai titlurile slide-urilor, pentru a lucra cu structura de ansamblu a prezent rii, ignorând detaliile. Pentru a afi a numai titlurile slide-urilor: - Selecta i slide-urile ale c ror detalii dori i s le ascunde i - Da i clic pe butonul Collapse, aflat pe bara de instrumente Outlining 5 Inserarea i tergerea slide-urilor Pe m sur ce crea i schi area unei prezent ri, pute i insera i terge slide-uri, dup necesitate. Pentru a insera un slide: - Da i clic la sfâr itul ultimului rând dintr-un slide - Alege i butonul New Slide aflat pe bara de instrumente Formatting

-171-

-

Pentru a terge un slide: Da i clic pe pictograma unui slide pentru a-l selecta Ap sa i tasta Delete pentru a terge slide-ul.

6 Crearea unui slide text În loc s utiliza i panoul Outline în vizualizarea Normal pentru a introduce text slide-urilor, pute i folosi panoul Slides, care m re te singurul panou cu slide-uri din vizualizarea Normal. Pentru a crea un diapozitiv text din bara de instrumente Formatting, alege i butonul New Slide. Slide-ul apare în singurul panou de slide, ca i în panoul Slides. Este inserat în fa a slide-ului pe care l-a i selectat. Dac este necesar, utiliza i panoul de sarcini Slide Layout pentru a modifica macheta noului diapozitiv. a) Completarea marcajelor de rezervare pentru text Aplica ia PowerPoint v reaminte te s completa i marcajele de rezervare, cerându-v textul înlocuitor. Pentru a completa marcajele de rezervare pentru text: - Da i clic pe un marcaj de rezervare Click to add title sau Click to add Text - Scrie i textul înlocuitor - Da i clic pe urm torul marcaj de rezervare i scrie i textul înlocuitor. - Dup ce a i terminat de scris textul într-un marcaj de rezervare, ap sa i Ctrl+Enter pentru a trece la urm torul marcaj. - Dup ce a i terminat de scris textul în ultimul marcaj de rezervare aflat în pagin , pute i ap sa Ctrl+ Enter pentru a ad uga un slide nou cu macheta curent . b) Selectarea blocurilor de text Selectarea caracterelor, cuvintelor sau paragrafelor dintr-un bloc de text în vederea mut rii sau format rii este similar cu selectarea lor intrun document Word. Dac îns dori i s muta i sau s formata i un întreg bloc de text, aplica ia PowerPoint v u ureaz sarcina select rii întregului bloc. Pentru a selecta un bloc de text: da i clic oriunde într-un bloc de text i apoi apar reperele de manevrare.

-172-

-

Da i clic în interiorul unui bloc de text selectat pentru a selecta textul din interiorul blocurilor. Pentru a selecta un element cu marcaj de list dintr-un bloc de text: da i clic pe marcajul de list .

-

c) Mutare i redimensionarea blocurilor de text Pute i utiliza bordurile unui bloc de text pentru a-l muta sau redimensiona. Pentru a muta un bloc de text: - Pozi iona i cursorul mouse-ului pe bordura din jurul unui bloc de text selectat - Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i mouse-ul - Elibera i butonul mouse-ului când blocul de text ajunge în pozi ia dorit Pentru a redimensiona un bloc de text: - Pozi iona i cursorul mouse-ului pe un reper de manevrare - Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i cursorul - Elibera i butonul mouse-ului când blocul de text redimensionat.

este

Textul din interiorul unui bloc de text se reîncadreaz pentru a se potrivi în interiorul noii dimensiuni a blocului. Men ine i ap sat tasta Ctrl în timp ce redimensiona i un bloc de text in jurul centrului s u. d) Formatarea textului Pute i formata cuvinte selectate sau tot textul dintr-un bloc de text. Pentru a formata un text dorit ve i proceda ca în cazul introducerii textului, parte prezentat mai sus. e) Rearanjarea textului dintr-un bloc Pute i muta elementele în interiorul unui bloc de text, avansându-le sau retrogradându-le în ierarhie. Pentru a rearanja textul dintr-un bloc: - Da i clic pe un element de text cu marcaj de list - Da i clic pe butoanele Move Up, Move Down, Promote sau Demote aflate pe bara de instrumente Outlining, pentru a deplasa elementul de text în sus, în jos, la stânga sau la dreapta

-173-

Atunci când deplasa i un element de text spre stânga sau dreapta, îl muta i la alt nivel. Fiecare nivel poate s aib alt format prestabilit de text i alt stil de marcaje de list . Atunci când muta i un element de text spre dreapta cu un nivel, acesta apare cu indentare, retras sub elementul anterior de text. Pute i pur i simplu s trage i un element în sus ori în jos, pentru ai schimba pozi ia. f) Mutarea i copierea textului Pute i muta i copia elementele dintr-un diapozitiv în altul, utilizând clipboardul. Pentru a muta sau a copia textul: - Selecta i textul - Ap sa i Ctrl+X (Cut) pentru a terge textul i a-l plasa în clipboard sau ap sa i Ctrl+C (Copy) pentru a copia textul i a-l plasa în clipboard - Da i clic pe destina ie i apoi, din panoul de sarcini Clipboard, alege i op iunea Paste - Alege i ceea ce dori i din lista Formatting Options. Ap sa i Ctrl+C de doua ori pentru a afi a clipboardul sau selecta i Clipboard din lista autoderulant Task Panel. Dac nu da i clic într-un diapozitiv înainte de a selecta Paste, aplica ia PowerPoint lipe te textul ca AutoShape. 7 Crearea unei diagrame Pute i începe un diapozitiv nou sau pute i insera o diagram într-un diapozitiv existent. Pentru a crea o diagram exist urm toarele metode, Fig.5.10:

Fig. 5.10 Crearea de diagrame

-

1. Din bara de instrumente Formatting, alege i butonul New Slide, - Cale: Format Slide Layout. Din bara de activitate se alege ablonul cu simbolul grafic dorit. - Da i clic pe pictograma Insert Chart (inserare diagram ), aflat în marcajul de rezervare pentru con inut.

-174-

-

2. Cale: Insert

Chart

a) Înlocuirea datelor mostr într-o foaie de date Fiecare diagram începe cu acelea i marcaje de rezervare pentru datele mostr . În func ie de necesit i, pute i extinde rândurile i coloanele. Pentru a înlocui datele mostr , Fig.5.11: Da i clic pe orice celul din grila de tip Excel i scrie i peste con inutul ei Ap sa i tasta Enter dup ce a i scris fiecare titlu sau num r nou. Dac selecta i un domeniu, când celula-cursor ajunge la ultima celula a unei coloane va s ri automat la prima celul a urm toarei coloane.

Fig. 5.11 Diagram

-

Pentru a copia date într-o foaie de calcul tabelar Excel, copia i pur i simplu, domeniul de date i lipi i-l în foaia de date. Vizualizarea foii de date: Da i clic pe butonul View Datasheet (vizualizarea foii de date) aflat pe bara de instrumente Graph Standard, pentru a comuta afi area foii de date. Pentru a exclude un rând sau o coloan de date din diagram , da i dublu-clic pe butonul rândului sau al coloanei. b) Modificarea tipului diagramei Se efectueaz un clic pe diagram

-

-

-

-175-

-

Cale: Chart Chart Type. Se afi eaz fereastra de dialog specializat în selectarea tipului diagramei. Se alege diagrama dorit . Se d comanda OK. Se actualizeaz diagrama cu noul tip ales.

8 Crearea unei organigrame Aplica ia PowerPoint include un utilitar special, numit Microsoft Organization Chart, care va ajuta s crea i organigrame. Pentru a crea o organigram exist mai multe metode, Fig.5.12: - 1. Alege i butonul New Slide, aflat pe bara de instrumente Formatting - In panoul de sarcini Slide Layout, alege i macheta Diagram - În noul diapozitiv, da i dublu-clic pe marcajul de rezervare Diagram - În caseta de dialog Diagram Gallery, alege i pictograma Organization Chart - Da i clic pe OK

Fig. 5.12 Crearea organigramei

2. Din meniul Insert, alege i comanda Diagram pentru a plasa o organigram într-un diapozitiv existent. Bara de instrumente Organization Chart apare automat atunci când selecta i o organigram pentru editare. a) Introducerea numelor i titlurilor Setul prestabilit de patru casete con ine marcaje de rezervare. Pe m sur ce ad uga i informa ii, marcajele de rezervare dispar.

-176-

-

Pentru a introduce nume i titluri: În caseta din partea de sus a ierarhiei, scrie i numele efului ierarhiei Ap sa i tasta Enter pentru a trece la urm torul rând din aceia i caset i introduce i alte informa ii, cum ar fi, de exemplu, denumirea titlului.

b) Ad ugarea de membrii, Fig.5.13 Structura ini ial a organigramei con ine doar patru membrii: un manager i trei subordona i. Pentru a construi o structura mai complet , va trebui s ad uga i al i membrii. Pentru a ad uga un subordonat:

Fig. 5.13 Ad ugarea unui subordonat

-

Selecta i o caset care necesit un subordonat În bara de instrumente Organization Chart, da i clic pe lista autoderulant Insert Shape i alege i op iunea Subordinate

Pentru a ad uga un colaborator sau asistent: Selecta i o caset care necesit un colaborator sau asistent În bara de instrumente Orgranization Chart, da i clic pe lista autoderulant Insert Shape i alege i op iunea Coworker sau Assistant Pentru a ad uga rapid subordona i, da i clic pe butonul Insert Shape f r s selecta i din list . c) Formatarea casetelor, textului i liniilor

-177-

Pute i formata casetele, textul din interiorul lor i liniile ce le leag . Pentru a formata una sau mai multe casete: - Da i clic pe o singur caset sau trasa i un dreptunghi de selectare care cuprinde mai multe casete - Utiliza i bara de instrumente Formatting pentru a aduce modific ri textului din casetele selectate - Din meniul Format, alege i comanda AutoShape pentru a aduce modific ri casetelor selectate în caseta de dialog Format AutoShape - Da i clic pe OK când a i terminat. Pentru a modifica formatul: În bara de instrumente Organization Chart, da i clic pe butonul AutoFormat - În caseta de dialog Organization Chart Style Gallery, alege i o op iune Da i clic pe OK când a i terminat.

-

9 Crearea unui tabel Pentru a ad uga un tabel unei prezent ri îl pute i insera într-un slide existent sau pute i crea un slide nou, utilizând o machet de tabel. Pentru a crea un slide nou, utilizând o machet de tabel: Alege i butonul New Slide, aflat pe bara de instrumente Formatting În panoul de sarcini Slide Layout, alege i macheta tabelului Da i dublu-clic pe marcajul de rezervare table din noul slide - În caseta de dialog Insert Table, stabili i num rul de coloane i de rânduri - Da i clic pe OK. Pentru a insera un tabel într-un diapozitiv existent din bara de instrumente Standard, da i clic pe butonul Insert Table (inserare tabel) i trage i peste num rul de coloane i rânduri pe care le dori i în noul tabel. Tabelele le pute i formata i edita ca în Microsoft Word. 10 Inserare elemente audio/video a) Elemente Video Pentru a ad uga un film în prezentare selecta i: Cale: Insert Mouvies and Sounds Movie from File sau, pentru a ata a o anima ie din galeria Microsoft alege i:

-

-178-

-

Insert/Movies and Sounds/Movie from Gallery. Selecta i fi ierul video Da i clic pe OK. b) Elemente Audio Pentru a ad uga sunete în prezentare selecta i Cale: Insert Mouvies and Sounds Sound from File, sau Insert/Movies and Sounds/Sound from Gallery Ap sa i tasta OK.

-

Pute i apela i la abloanele predefinite de slide-uri care au alocat spa iu special pentru fi iere multimedia. Acestea vor fi introduse pe slide fie din ClipArt, fie dintr-un director de pe disc. 11 Selectarea unui design nou Modificarea ablonului unei prezent ri îi poate conferi acesteia un aspect complet nou, eventual pentru alt public. Un ablon con ine o schem de culori (o combina ie de culori utilizate pentru text i alte elemente de prim-plan ale prezent rii) i un design master de diapozitiv (o culoare de fundal, o selec ie de fonturi i format ri de text i un design grafic pentru fundal). Pentru a selecta un design nou, Fig.5.14: În bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design, sau Din meniul Format, alege i comanda Slide Design În panoul de sarcini Slide Design, derula i în jos pentru a selecta un design Din lista autoderulant , alege i op iunea Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides

Fig.5.14 Alegere design nou

-179-

Numele ablonului curent pentru design apare în bara de stare din partea inferioar a ferestrei prezent rii. O modificare în ablonul pentru design are prioritate asupra modific rilor pe care le-a i adus schemei de culori sau fundalului. 12 Modificarea schemei de culori Cele opt culori ale unei scheme de culori sunt utilizate de toate elementele din slide dac nu modifica i culoarea unui element. Schema de culori este stocat într-un ablon, astfel încât, atunci când comuta i abloanele, ve i comuta i schemele de culori. Pute i s selecta i scheme de culori predefinite sau s v crea i propriile scheme. Pentru a modifica schema de culori, Fig.5.15: În bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design - În panoul de sarcini Slide Design, da i clic pe Color Schemes i apoi alege i o schem de culori. Pentru a modifica o culoare din schema de culori da i clic pe Edit Color Scheme, din partea inferioara a panoului de sarcini Slide Design. - Da i clic pe Apply to All Slides sau Apply to Selected Slides din lista autoderulant . Schema de culori pe care a i ales-o este aplicat diapozitivelor.

Fig.5.15 Scheme de culori

5.3.3. Comutarea între vizualiz rile Master
O vizualizare Master,Fig.5.16, afi eaz elementele comune tuturor slide-urilor cu un anumit design i un slide titlu de tip Master pentru designul respectiv. În vizualizarea Master pute i stabili fundalul i

-180-

elementele de text i pute i ad uga elemente grafice, pentru a formata cu designul respectiv toate tipurile de slide-uri. Vizualiz rile Master afi eaz marcajele de rezervare pentru text. Pute i modifica formatarea textului pentru titlurile slide-urilor i pentru elementele principale de text i designul pentru fundal.

Fig.5.16 Vizualizare Master

Pentru a comuta la vizualizarea Slide Master: Cale: View Master Slide Master În fereastra stânga a vizualiz rii Slide Master, da i clic pe ceea ce dori i s edita i - Da i clic pe Close Master View pentru a reveni la prezentare Pentru a ad uga un slide Master, da i clic pe butonul Insert New Slide Master, aflat pe bara de instrumente Slide Master View. 1 Modificarea culorii de fundal i a umbririi Pute i s modifica i culoarea de fundal i umbrirea pentru slide-ul curent sau pentru toate slide-urile. Modificarea poate fi operat în vizualizarea Slide Master sau în orice alt vizualizare. Pentru a modifica umbrirea i culoarea de fundal, Fig.5.17: Cale: Format Background. - În caseta de dialog Background, derula i meniul Background Fill i alege i o culoare uniform sau Fill Effects - În caseta de dialog Fill Effects, da i clic în taburi i selecta i caracteristicile dorite

-181-

-

Da i clic pe OK

-

În caseta de dialog Background, da i click pe butonul - Apply to All, ca s modifica i fundalul pentru toate diapozitivele, - Apply, ca s -l modifica i pentru un singur diapozitiv. Este aplicat noul fundal.
Fig.5.17 Culoarea de fundal

-

• Butonul Gradient Selecta i, Fig.5.18: One color, dac ve i folosi o singur culoare Two colors, dac folosi i dou culori Preset v ofer o pentru sec iune combina ii de culori Shading styles, alegeti una din cele 4 variante din tipurile de stil.
Fig.5.18 Butonul Gradient

• Butonul Texture De la fereastra Texture selecta i un fundal repetitiv prin clic pe Other Texture … pentru a alege o imagine dintr-un fi ier. • Butonul Pattern Cu aceast op iune pute i utiliza doua tipuri de tipar.

-182-

Pentru a vedea noua umbrire a fundalului în timp ce caseta de dialog Background este înc deschis , da i clic pe butonul Preview i apoi deplasa i caseta de dialog în lateral. - Dac aplica i modificarea în vizualizarea Slide Master, sunt modificate toate tipurile de slide-uri pentru designul respectiv, cu excep ia tipului de titlu. - Dac aplica i modificarea la titlul Master, este modificat numai tipul de titlu pentru designul respectiv. 2 Modificarea fonturilor textului Modificând fonturile din slide-ul Master, pute i modifica fonturile în toat prezentarea. Pentru a modifica fonturile textului: Cale: View Master Slide Master - Selecta i textul în Title Area sau în oricare dintre nivelurile text de tip Object Area din slide-ul Master Cale: Format, Font În caseta de dialog Font, efectua i modific rile de formatare Da i clic pe OK

Pentru a comuta la alt vizualizare, da i clic pe Close Master View sau da i clic pe oricare buton pentru vizualizare Culoarea textului este determinat de schema de culori, dar modificarea culorii textului în vizualizarea Slide Master are prioritate asupra schemei de culori. 3 Modificarea informa iilor din anteturi i notele de subsol Pute i modifica oricând detalii din anteturile i notele de subsol ale designului prezent rii. Pentru a modifica informa iile din anteturi i notele de subsol, Fig.5.19: - Cale: View Header and Footer - În caseta de dialog Header and Footer, - da i clic pentru activarea/dezactivarea datei i orei, precum i a num rului slide-ului, - în caseta de text Footer introduce i orice text care dori i s apar în partea inferioar a slide-urilor.

-183-

-

Da i clic pe butonul Apply to All, pentru a aplica modific rile la toate diapozitivele, sau da i clic pe butonul Apply, pentru a le aplica unui singur diapozitiv.

Fig.5.19 Modificare antet/subsol

4 Ad ugarea unei sigle la fundal O sigl poate s ofere atuul decisiv într-o prezentare standard. Ea poate fi desenat cu instrumentele pentru desenare PowerPoint, aflate pe bara de instrumente Drawing, sau poate fi inserat dintr-un fi ier grafic. 1.Pentru a ad uga o sigl la fundal: În vizualizarea Slide Master, din meniul Insert Picture From File În caseta de dialog Insert Picture, localiza i fi ierul pentru inserare i da i clic pe butonul Insert 2.Pentru a ad uga o sigla din ClipArt la fundal: În vizualizarea Slide Master, din meniul Insert Picture Clip Art În panoul de sarcini ClipArt, c uta i o imagine adecvat , apoi alege i comanda Insert din meniu Pozi iona i sigla în slide-ul Master

-

Pentru a comuta la alt vizualizare da i clic pe Close Master View sau da i clic pe orice alt buton pentru vizualizare.

-184-

În slide-ul Master pute i copia i lipi o imagine grafic din alt program sau imagini din slide-ul Master al altei prezent ri. 5 Ad ugarea imaginilor Pentru a va crea propriile imagini, pute i utiliza instrumentele pentru desenare din aplica ia PowerPoint. Ad ugarea WordArt-ului i a imaginilor se face exact ca în Microsoft Word.

5.3.4. Salvarea unui design personalizat
Pute i s deschide i un ablon, s face i oricare dintre modific rile care au fost detaliate în acest capitol sau pe toate i apoi s salva i ablonul personalizat pentru a fi utilizat în alte prezent ri. Pentru a salva un design personalizat: Efectua i modific rile de formatare la slide-ul Master al unei prezent ri sau al unui ablon. Cale: File Save As În caseta de dialog Save As, derula i meniul Save as Type i alege i comanda Design Template o Scrie i numele ablonului i alege i locul unde dori i s -l salva i Da i clic pe butonul Save

-

5.3.5. Lucrul în vizualizarea Slide Sorter
Vizualizarea Slide Sorter (sortare slide-uri) afi eaz rânduri de miniaturi ale slide-urilor, similar felului în care a i înc rca diapozitive de 35 mm pe un suport iluminat pentru a trece în revist con inutul unei prezent ri. În vizualizarea Slide Sorter, pute i s rearanja i slide-urile, s le terge i sau s le duplica i i s modifica ia ablonul pentru a schimba aspectul general al prezent rii. Pentru a comuta la vizualizarea Slide Sorter: - Cale: View Slide Sorter 1 Reordonarea slide-urilor Pute i modifica ordinea diapozitivelor în orice moment din crearea prezent rii.

-185-

-

Pentru a reordona slide-urile: Plasa i cursorul mouse-ului pe slide-ul pe care dori i s -l repozi iona i în prezentare Men ine i ap sat butonul mouse-ului i trage i diapozitivul în alt pozi ie. Elibera i butonul mouse-ului

2 Modificarea designului în vizualizarea Slide Sorter Atunci când aplica i un ablon nou pentru design în vizualizarea Slide Sorter, pute i vedea imediat felul în care sunt afectate diverse machete. De asemenea, pute i modifica fundalul sau schema de culori pentru toate slide-urile sau numai pentru cele selectate. 1. Pentru a aplica un ablon nou pentru design: În bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design În panoul de sarcini Slide Design, derula i pentru a selecta un design - Din lista autoderulant alege i op iunea Apply to All Sides sau Apply to Selected Slides. Este aplicat noul design. 2. Pentru a modifica fundalul: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le modifica i Cale: Format Background - În caseta de dialog Background, efectua i modificarea - Da i click pe butonul Apply pentru a modifica doar diapozitivul ori diapozitivele selectate, sau da i clic pe butonul Apply to All pentru a modifica toate diapozitivele 3. Pentru a modifica schema de culori: În bara de instrumente Formatting, da i clic pe butonul Design În panoul de sarcini Slide Design, da i clic pe Color Schemes, apoi alege i o schema de culori Din lista autoderulant , alege i op iunea Apply to All Slides sau Apply to Selected.

-

-

3 Duplicarea i tergerea slide-urilor Pute i duplica i terge slide-urile selectate în vizualizarea Slide Sorter, v zând imediat efectul ac iunii în derularea slide-urilor. De asemenea, pute i plasa slide-urile în clipboard pentru a fi lipite altundeva.

-186-

-

1. Pentru a duplica unul sau mai multe diapozitive: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le duplica i Ap sa i Ctrl+D pentru a duplica diapozitivul 2. Pentru a terge unul sau mai multe diapozitive: Selecta i slide-ul sau slide-urile pe care dori i s le terge i Ap sa i tasta Delete pentru a le terge 3. Pentru a lipi un diapozitiv din clipboard: Dac panoul de sarcini nu este deja vizibil, alege i comanda Task Pane din meniul View Da i clic pe s geata pentru alte panouri de sarcini i selecta i Clipboard din list - În panoul de sarcini Clipboard, da i clic pe destina ie i alege i op iunea Paste Alege i o op iune de formatare pentru selec ia lipit .

-

De asemenea, din meniul Edit pute i alege comenzile Duplicate sau Delete Slide.

5.3.6. Asocierea de efecte pentru slide-uri
• Action buttons Folosi i acest buton i ad uga i butoane func ionabile în slide-uri, Fig.5.20.

Fig. 5.20 Butoane Action

-

Cale: Slide Show Action Buttons Face i clic pe unul din butoane i trage i butonul în slide cu ajutorul mouse-ului. Dup ce face i acest lucru, va ap rea o fereastra numit Action Setings, Fig.5.21. Seta i ac iunea pe butoanele Mouse Click sau pe Mouse Over. Ac iunile specifice pentru Mouse Click se vor executa când butonul acestei ferestre este selectat ( în locul unde scrie

-187-

-

Mouse Click). La fel se procedeaz dac se dore te selectarea ac iunii Mouse Over. Selecta i o ac iune pentru butoane prin alegerea unei destina ii Hyperlink to. Dac dori i s se aud un sunet când face i clic pe buton utiliza i fereastra Play sound i alege i un tip de sunet din meniu. Ap sa i OK când termina i.

Butonul din slide poate fi modificat folosind p tr elele din jurul lui iar adâncimea se poate seta de la butonul galben.

Fig. 5.21 Set ri efecte

• Slide Animation Câteva anima ii pentru slide-uri le pute i ob ine din meniurile barei pentru meniuri. - Selecta i textul sau graficul care va fi animat. - Cale: Slide Show Animation Scheme i alege i una din op iuni Pentru mai multe op iuni urm ri i pa ii, Fig.5.22: Cale: Slide Show Custom Animation Selecta i un obiect din slide-ul pe care dori i s -l anima i (din lista Check to animate slide objects list) Sub butonul Effect tab selecta i tipul de anima ie ( sau selecta i No effect dac nu dori i anima ie).

-188-

-

Selecta i un efect de dup anima ie cu After animation dac textul trebuie s - i schimbe culoarea dup anima ie.

Fig. 5.22 Op iuni anima ie

-

-

-

- Color palette- selecta i una din culori sau selecta i More colors pentru a vedea mai multe nuan e. - Don’t Dim- aceasta op iune terge efectele de dup anima ie. - Hide after animation- textul va fi imediat ters dup ce anima ia este complet . - Hide on Next Mouse click-textul va fi ters când mouse-ul este ac ionat. Alege i un tip de text în sec iunea introduce text. Meniul care rezult ofer op iuni pentru fiecare caracter din fiecare listare. - Selecta i All at once pentru ca textul s apar imediat - By Letter pentru un efect care face ca literele s apar pe rând. Selecta i butonul Order & Timing tab pentru a schimba ordinea în care apar obiectele în slide. Selecta i obiectele în caseta Animation order i face i clic pe s ge ile Move pentru a schimba pozi ia obiectelor. Sub Start animation selecta i on Mouse click pentru a activa anima ia prin clic cu mouse-ul, sau automat dup un anumit num r de secunde, selecta i Automatically. Face i clic pe butonul AutoPreview pentru a vedea cum arat prezentarea OK când termina i.

-189-

• Slide Transition Ad uga i efecte de tranzi ii când schimba i slide-urile cu urm toarele instruc iuni: - Cale: Slide Show Slide Transition - Din sec iunea Allpy to selected slides selecta i o tranzi ie din meniul ce apare i observa i dup ce a i ales tranzi ia cum ar ap rea aceasta cu AutoPreview. Selecta i o vitez pentru tranzi ie. - Sub Advance slide alege i - On Mouse Click - pentru ca tranzi ia slide-ului s aib loc prin ap sarea mouse. - Automatically after - tranzi ia are loc automat un num r de secunde. - Loop until the next sound - pute i selecta un sunet dac dori i s se repete pân la urm torul sunet. - Face i clic pe Apply to All dac efectul tranzi iei va fi ad ugat la toate slide-urile sau Apply dac efectul va fi ad ugat doar la slideul curent. • Slide Show Options Cale: Tools Options View. Pute i alege din mai multe op iuni pentru tranzi iile slide-urilor. Astfel: - Popup menu on right Mouse click – pute i accesa meniul shortcut în timpul prezent rii. - Show popup menu button – pute i activa butonul meniului care apare în col ul din stânga jos pe ecran, în timpul prezent rii. - End with black slide – insera i un slide gol i negru la sfâr itul prezent rii.

5.4. Preg tirea final a unei prezent ri
Prin preg tirea final a unei prezent ri se în elege efectuarea urm toarelor activit i: alegerea tipului diapozitivelor din prezentare, crearea/editarea notelor asociate unui slide, verificarea ortografic a textelor existente în prezentare, mutarea/ tergerea/copierea slide-urilor în cadrul unei prezent ri sau între prezent ri deschise (opera ii descrise în capitolele anterioare, dar care au un rol important în examinarea final a prezent rii), examinarea diagramelor înaintea prezent rii, ascunderea sau reafi area unor diapozitive i vizualizarea (lansarea în execu ie) a prezent rii.

-190-

1 Alegerea tipului diapozitivelor din prezentare Alegerea tipului diapozitivelor din prezentare, adic dimensionarea diapozitivelor pentru un anumit suport, se realizeaz prin comanda Page Setup (ini ializare pagin ) a meniului File. În urma acestei comenzi se afi eaz urm toarea fereastr de dialog, Fig.5.23:

Fig.5.23 Tipul de slide

Alegerea tipului slide-urilor se stabile te cu ajutorul listei combinate etichetate cu Slides sized for. Suportul slide-urilor poate fi, de exemplu, hârtie A4 sau A3, prezentare pe ecran (On-screen Show), diapozitive de 35mm (35mm Slides), folii pentru retroproiector (Overhead), suport tip utilizator (Custom) i altele. Dac se alege varianta Custom, atunci programul PowerPoint va modifica valorile con inute în cutiile text Width (l ime) i Height (în l ime) la dimensiunile zonei de imprimare a imprimantei active. Butoanele de op iune situate în subfereastra Orientation definesc orientarea slide-urilor precum i a notelor, a rezumatelor i a schi elor. Variantele posibile sunt Portrait (portret, se afi eaz sau se imprim paralel cu latura mai îngust a suportului) i Landscape (se afi eaz sau se imprim paralel cu latura mai lat a suportului). Cutia text Number slides from specific num rul de la care va începe numerotarea obiectelor care se vor imprima (în cazul în care se cere aceast numerotare prin intermediul comenzii Header and Footer, antet i subsol). 2 Crearea/editarea notelor asociate unui slide Notele asociate unui slide se pot edita sau crea în doua moduri: - în modul normal de vizualizare se efectueaz un clic pe regiunea rezervat notelor - se trece în modul de vizualizare tip Notes Page.

-191-

3 Verificarea ortografic a textelor din prezentare Func ia de verificare ortografic a textului introdus se bazeaz pe dic ionarul unei limbi. Limba utilizat pentru realizarea verific rii ortografice se stabile te din meniul Tools, comanda Set Language. Evident, dic ionarul limbii selectate trebuie instalat pe calculatorul utilizat. În programul PowerPoint func ia de verificare ortografic a textului tastat este activat implicit. Dac se tasteaz un cuvânt ortografic gre it, atunci cuvântul respectiv va fi subliniat cu ro u. Activarea sau dezactivarea func iei de verificare ortografic poate fi realizat prin meniul Tools, comanda Options. În urma acestei comenzi se afi eaz o fereastr de dialog format din mai multe file, din care se va alege fila Spelling and Style. Prin selectarea sau deselectarea casetei de selectare Check spelling as you type se poate activa sau dezactiva func ia de verificare ortografic în timpul introducerii textului. Dac un cuvânt este subliniat cu ro u, cuvântul respectiv este fie incorect, fie nu se g se te în dic ionarul limbii utilizate din diverse motive (de exemplu este un neologism sau un cuvânt neluat în considerare de cei care au realizat dic ionarul). Pentru a lansa în execu ie procesul de corectare automat a erorilor ortografice din meniul Tools se va da comanda Spelling (tasta de comenzi rapide F7), Fig.5.24.

Fig.5.24 Spelling

Cuvântul eronat (neg sit în dic ionar) este afi at în cutia text Not in Dictionary. Cuvântul corect se introduce în cutia text Change to (cuvântul poate fi selectat i din lista Suggestions). Gre eala poate fi corectat (prin butonul de comand Change) sau ignorat (Ignore). Procesul de corectare ortografic poate fi întrerupt prin butonul de comand Close.

-192-

4 Examinarea (vizualizarea) prezent rii înainte de imprimare Fereastra care afi eaz obiectele existente într-un diapozitiv exact în modul în care ele se vor imprima se poate afi a prin meniul File, comanda Print Preview (examinarea înaintea imprim rii ), Fig.5.25. În acest mod de vizualizare a slide-ului curent forma cursorului se transform într-o lentil , care con ine semnele + sau -. Prin clicuri succesive se poate cere majorarea respectiv mic orarea zonei analizate. Fereastra este prev zut cu o bar de unelte special .

Fig. 25 Fereastra obiectelor din slide

Semnifica ia butoanelor: 1. trecere la pagina anterioara 2. trecere la pagina urm toare 3. afi are fereastr Print pentru imprimarea propriu zis 4. list combinat prin care se poate stabili obiectul care urmeaz s fie imprimat: - Slides se vor imprima diapozitive - Handouts (n slides per page) se vor imprima copii create pentru auditoriu, unde n reprezint num rul de slide-uri care se vor imprima pe o pagin - Notes Pages se vor imprima pagini cu notele prezentatorului (pe fiecare pagina se va imprima un slide urmat de notele de prezentare aferente lui) - Outline View se vor imprima pagini care con in informa ii tip schi aferente prezent rii 5. se selecteaz procentajul de m rire utilizat la vizualizarea paginii ( i nu la imprimare) 6. orientare tip Landscape (vedere) a paginilor 7. orientare tip Portrait (portret) a paginilor 8. afi eaz lista de comenzi prin care se pot configura op iunile de imprimare 9. închide fereastra de examinare i revine la modul de vizualizare utilizat anterior 10. ob inere ajutor

-193-

5 Lansare în execu ie a imprim rii propriu zise Opera ia de imprimare poate fi configurat i lansat în execu ie prin comanda Print (meniul File). Fereastra afi at de aceast comand are aspectul urm tor, Fig.5.26: - Subfereastra etichetat Printer este specializat în alegerea unei imprimante care a fost instalat ulterior. - Dac este selectat caseta de selectare Print to file atunci prezentarea va fi imprimat într-un fi ier pe disc specificat de utilizator cu extensia PRN care poate fi imprimat fizic ulterior chiar dac la calculatorul utilizat nu este instalat PowerPoint.

Fig.5.26 Fereastra Print

- Subfereastra Print range stabile te zona de imprimare. Implicit este selectata op iunea All (toate slide-urile) mai existând i op iunile Current slide (slide-ul curent) sau Slides (se vor indica care slide-uri vor fi imprimate într-o cutie text). - Number of copies stabile te num rul de copii care vor fi imprimate. - Lista Print what stabileste obiectul imprim rii: - Slides se vor imprima slide-uri - Handouts se vor imprima copii create pentru auditoriu iar cu ajutorul listei Slides per page (care devine activ ) se stabile te num rul de slide-uri imprimate pe aceea i pagin i ordinea lor (Horizontal/Vertical) - Notes Page se vor imprima slide-urile plus notele aferente lor

-194-

Outline View se vor imprima paginile care con in informa ii tip schi aferente prezent rii - Lista Color/grayscale stabile te culoare de imprimare: Color (în culori), Grayscale (nuan e de gri) sau Pure Black and White (se utilizeaz numai culorile alb i negru). - Dac caseta Scale to fit paper (scalare pentru potrivire în pagin ) este selectat atunci dimensiunea slide-urilor imprimate se va m ri sau mic ora automat în a a fel încât s se încadreze exact cu suportul utilizat. - Dac este selectat caseta Frame slides (cadru diapozitiv) atunci slide-urile vor fi prev zute cu borduri dreptunghiulare. - Dac este selectat op iunea Include comment pages (includere pagini cu comentarii) atunci se vor imprima i paginile cu comentarii pentru slide-urile care con in a a ceva. 6 Ascunderea/reafi area unor diapozitive Înainte de a vizualiza o prezentare, este posibil ascunderea unui slide, opera ie prin care ele nu vor mai fi afi ate în timpul derul rii prezent rii. Pentru a realiza acest lucru se trece în modul normal de vizualizare (View Normal) i în panoul Slides se selecteaz slide-ul care se vrea sa se ascund , dup care din meniul Slide Show se d comanda Hide Slide (ascundere slide). Un slide ascuns r mâne în fi ierul de prezentare chiar dac nu este vizibil i poate fi reafi at oricând dac se d din nou comanda pe el Hide Slide. 7 Vizualizarea (lansarea în execu ie) a prezent rii Pentru a lansa în execu ie o prezentare (pe monitorul calculatorului sau folosind un proiector) se folosesc urm toarele metode: - 1. Cale: Slide Show View Show, - 2. Prin intermediul tastei de comand rapid F5. În urma acestei ac iuni se va afi a prezentarea de la primul slide al prezent rii. - 3. Se poate utiliza butonul de comand Slide Show (afi at în col ul stânga jos al ferestrei PowerPoint), caz în care prezentarea va porni de la slide-ul curent. Avansarea de la un slide la altul se poate realiza printr-un clic sau prin ac ionarea tastei Space sau Enter sau automat dup un anumit timp dac s-a setat acest lucru în op iunea: - Cale: Slide Show Slide Transition. Pentru a reveni la un slide anterior se poate ac iona tasta Backspace.

-

6. Informa ie i Comunicare
6.1. Internet-ul 6.1.1 Concepte generale
1 No iunile de Internet i World Wide Web (WWW) Internet-ul este o colec ie întins de re ele de calculatoare care cuprinde întregul glob, conectând la un larg sistem electronic de servicii, resurse i informa ii atât institu ii guvernamentale, militare, educa ionale i comerciale cât i persoane fizice. Sunt utilizate o serie de conven ii i instrumente pentru a crea imaginea unei singure re ele, cu toate c sistemele de calcul din re ea se bazeaz pe platforme hardware i software foarte diferite. Se poate afirma c Internet-ul este una dintre cele mai importante descoperiri ale secolului. Reprezint o surs inepuizabil de informa ii, dar i un nou mod de comunicare între oameni, gra ie unor servicii precum po ta electronic (e-mail) i grupurilor de informare (Usenet-ul. Calculatoarele conectate direct la Internet sunt denumite calculatoare server (host, gazd ). La un calculator server se pot conecta mai multe calculatoare locale (client). Calculatoarele locale nu au acces direct la Internet, ci prin intermediul calculatoarelor server, care asigur calculatoarelor client intrarea în Internet i le livreaz informa ii. Re eaua Internet pune la dispozi ia utilizatorului urm toarele tipuri de servicii: - serviciul de po t electronic (mesaje e-mail): trimiterea i primirea de scrisori - serviciul de grupuri de informare (Usenet): recep ionarea i trimiterea mesajelor referitoare la subiecte din grupuri de informare - serviciul de transfer ri de fi iere (FTP, File Transfer Protocol): schimb de fi iere între calculatoare server i calculatoare locale - serviciul de acces la calculatoare server (Telnet): permite utilizatorului s se conecteze la un calculator aflat la distan ,

-196-

-

propriul calculator fiind un terminal obi nuit al calculatorului îndep rtat serviciul de conversa ii cu suport Internet (IRC, Internet Relay Chat): conversa ie între mai mul i utilizatori în timp real serviciul WWW (World Wide Web) sau WEB: este sec iunea multimedia a re elei. Aceste pagini care se pot afi a pe ecranul utilizatorului, numite pagini Web pot con ine texte, imagini grafice, anima ii, fi iere audio i video precum i hyperlink-uri. Paginile Web sunt scrise în limbajul HTML (Hypertext Markup Language) iar serviciul WWW este cel mai des utilizat. 2 No iunile de URL, HTTP, FTP, hyperlink, ISP i site Web

URL-ul (Uniform Resource Locator) este adresa unui obiect din Internet prin care se identific o resurs (fi ier) din re ea i se specific modul de acces la fi ierul respectiv. Prin URL se pot identifica pagini Web, tiri Usenet, fi iere, mesaje e-mail etc. Un URL con ine 4 elemente i are urm toarea form : Serviciu://NumeServer/Cale/Fi ier i nu toate aceste elemente trebuie s apar în fiecare URL. HTTP (Hypertext Transfer Protocol): este numele serviciului Internet prin care paginile Web sunt transferate prin Internet. Prin HTTP se precizeaz programului de navigare faptul c se va conecta la o pagin Web. FTP (File Transfer Protocol): este numele serviciului prin care se asigura transferul fi ierelor între dou calculatoare (server i client). Hyperlink: este adresa unei pagini Web care este inclus în interiorul unei alte pagini Web. Conceptul de hyperlink este esen ial pentru navigarea rapid între paginile Web. ISP (Internet Service Provider): este firma care ofer accesul la Internet, precum i alte servicii: spa iu pentru propria pagin Web, software de acces la Internet, accesul la serviciile proprii de informa ii etc.

-197-

Site Web: este mul imea paginilor Web memorate pe un calculator server i care este identificabil printr-o anumit adres (www.company.com). 3 Structura adresei unei pagini Web p r i: De obicei adresa unei pagini Web este compus din urm toarele 4 HTTP://CalculatorSever/Cale/Pagina

HTTP este numele serviciului prin care paginile Web sunt transferate prin Internet CalculatorServer este numele calculatorului server utilizat format de obicei din urm toarele 3 elemente desp r ite prin caracterul ‘.’: - loca ia calculatorului respectiv, de obicei www - nume ales sugestiv (de ex. numele firmei) - sufix prin care se indic fie profilul (com=comercial, edu=educa ional...) fie ara de domiciliu (ro=romania) Cale este calea spre pagina Web, rezident pe un anumit calculator server. Directoarele specificate în cale sunt desp r ite prin caracterul ‘/’ (slash). Dac cale nu este specificat , atunci pagina Web se afl în dosarul r d cin al serverului. Pagina este numele paginii Web utilizate, de obicei extensie HTM sau HTML. Dac pagina nu este specificat , atunci se utilizeaz o pagin implicit având numele index.htm, index.html, default.htm, default.html. 4 No iunea de program de navigare Web i utilizarea lui Prin program de navigare Web (browser) se în elege o aplica ie memorat pe calculatorul client capabil s afi eze pe ecranul calculatorului a paginilor Web. Func ionând în calitate de client ia leg tura cu calculatorul server de pe care se dore te înc rcarea paginii Web i îi transmite adresa paginii dorite de utilizator. În continuare preia de la calculatorul server pagina Web cerut i o afi eaz pe ecranul calculatorului propriu. De asemenea programul de navigare pune la dispozi ia utilizatorului mijloace simple pentru desc rcarea pe calculatorul propriu a diferitelor fi iere existente în Internet. Exist un num r mare de programe de navigare Web, de exemplu

-198-

Internet Explorer, Mozilla, Opera, Netscape Navigator. În continuare ne vom referi la programul Internet Explorer, inclus în majoritatea versiunilor sistemului de operare Windows. 5 No iunea de motor de c utare i utilizarea lui Prin motor de c utare se în elege un program (accesibil tot printr-o pagin Web) cu ajutorul c ruia se pot c uta paginile Web referitoare la o informa ie specificat de utilizator. Aceast informa ie se introduce într-o cutie text dup care se lanseaz în execu ie procesul de c utare. Rezultatul c ut rii este o pagin Web în care sunt specificate rezultatele g site (adic adresele paginilor Web în care apar informa ii despre subiectul c utat). Exist un num r mare de motoare de c utare, cele mai cunoscute fiind Google, Yahoo, AltaVista ect. 6 No iunea de cache Când utilizatorul afi eaz pagini Web, browser-ul monitorizeaz activitatea de afi are a paginilor. Aceast urm rire înseamn c prima dat când se deschide o pagin , ea este salvat pe harddisk-ul calculatorului utilizat într-o zon numit cache. În afar de paginile Web, aceast zon con ine i imaginile grafice afi ate pe paginile Web, precum i fi iere tip cookie. Fiecare utilizator al calculatorului are o zon cache proprie. Aceast zon se g se te în directorul: C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Local Settings\Temporary Internet Files Dac ulterior se revine la o pagin Web care a fost vizitat anterior, atunci, folosind informa iile memorate în zona cache, reafi area paginii respective va fi mult mai rapid , deoarece navigatorul o va înc rca direct de pe harddisk, în loc s o încarce din Web. În acest fel se va economisi din timpul necesar afi rii paginii respective, deoarece înc rcarea de pe disc este mult mai rapid . Actualizarea fi ierelor memorate în zona cache este realizeaz de obicei automat, îns navigatorul poate s reconfigureze parametrii zonei.

-199-

7 No iunea de cookie Prin cookie se în elege un mic fi ier text creat de unele site-uri Web i memorate pe calculatorul utilizatorului de site. Acest tip de fi ier con ine anumite informa ii despre calculator: preferin e utilizate în vizionarea paginilor Web, lista paginilor Web vizitate, timpul utilizat pentru vizitarea paginilor, informa ii referitoare la persoana vizitatoare. Astfel, fi ierele cookie sunt considerate ca fiind un atac dur la confiden ialitate. Au îns i un avantaj, i anume c la vizitarea ulterioar a site-ului care a creat fi ierul cookie, schimbul de informa ii între utilizator i site vor fi mai rapide. Aceste fi iere se pot terge deoarece, ele nu vor influen a buna func ionare a sistemului de operare.

6.1.2 Securitatea
1 No iunea de site Web protejat Exist site-uri care permit p strarea confiden ialit ii datelor utilizatorilor. La aceste site-uri, utilizatorii trebuie s solicite un nume de utilizator i o parol de la administratorul site-ului. Dup ce s-au ob inut aceste informa ii, în momentul apel rii site-ului respectiv se va complecta un “formular” în care se vor introduce numele utilizatorului (User Name) i parola lui (Password). Accesul la site va fi permis doar dac ambele informa ii sunt corecte. 2 No iunea de certificat digital Certificatele digitale sunt fi iere folosite pentru identificarea în mod unic a resurselor pe re ele cum este Internet-ul. Aceste certificate dau posibilitatea comunica iei sigure i confiden iale între dou p r i. Ele sunt alocate de c tre o autoritate numit Certification Authority. Rolul acestei autorit i este s valideze identitatea posesorului certificatului i “s semneze” certificatul astfel încât acesta s nu poat fi falsificat de c tre o alt persoan . Certificatele digitale garanteaz o comunica ie criptat , de mare securitate între navigator i server Web.

-200-

3 No iunea de criptare Prin criptare se în elege procesul prin care se face imposibil citirea datelor proprii de c tre persoane str ine. Aceste date personale pot fi fi iere p strate pe suport magnetic sau mesaje e-mail. Sistemul criptografic utilizat de sistemul de operare Windows XP folose te o tehnic numeric de criptare extrem de complex , numit EFS (Encryption File System). Pe volume disc tip NTFS criptarea unui fi ier sau director este extrem de simpl : - se selecteaz fi ierul sau directorul - se afi eaz fereastra de dialog referitoare la propriet ile avansate ale fi ierului sau directorului - se selecteaz caseta Encrypt contents to secure data Criptarea este transparent pentru utilizatorul care a criptat, ceilal i utilizatori vor primi mesajul Access denied (acces interzis), în momentul în care doresc s deschid un obiect criptat. 4 Pericolul infect rii calculatorului cu viru i Produsele software desc rcate de la site-uri specializate prezint un mare pericol, deoarece ele pot con ine viru i. În aceste condi ii, se recomand ca un program desc rcat de pe Internet, înainte s fie instalat, s fie verificat cu un program antivirus. 5 Pericolul utiliz rii c r ilor de credit pe Internet Prin utilizarea c r ilor de credit pentru a cump ra produse de pe Internet, contul utilizat poate s devin public, deci banii din cont s fie sustra i de str ini. 6 No iunea de firewall Prin firewall se în elege o combina ie de hardware i software care formeaz un sistem de securitate, prin care se interzic accese neautorizate din exterior în interiorul re elei proprii de tip LAN. Astfel de interzice comunicarea direct între re eaua proprie i calculatoarele din exteriorul

-201-

re elei. În loc de comunicare direct , toate informa iile sunt dirijate spre un calculator server, numit proxy server, situat în exteriorul re elei proprii. Calculatorul proxy server stabile te dac este periculos sau nu transferul unui fi ier în re eaua intern , de asemenea, el înregistreaz volumul de informa ii schimbat cu calculatoarele din exterior, precum i „atacurile” din exterior de a ajunge la datele proprii. Se recomand ca firmele care au re ele proprii s - i construiasc un firewall.

6.1.3 Navigarea pe Web cu Internet Explorer
1 Deschiderea i închiderea programului Internet Explorer Pentru a deschide programul Internet Explorer, Fig 6.1: Cale: Start All Programs Internet Explorer, sau, se efectueaz un dublu clic pe simbolul grafic care de obicei este afi at pe desktop. Se afi eaz pagina de start care depinde ca i con inut de modul de configurare a navigatorului.

Fig. 6.1 Desktop Internet Explorer

Desktop-ul programului Internet Explorer con ine urm toarele elemente: - Bara de titlu – con ine titlul paginii Web afi ate i numele navigatorului

-202-

-

Bara meniului principal Bara de adres – etichetat cu Address în care se va tasta adresa (URL-ul) paginii care se va vizualiza Barele de instrumente – opera iile utilizate cu mare frecven sunt accesibile printr-un clic pe un simbol grafic, f r a fi necesar parcurgerea barei de meniuri Zona de lucru – spa iul rezervat afi rii con inutului paginii Web, cerut prin bara de adres Bara de stare – con ine informa ii sumare despre meniuri, comenzi i pagini afi ate - Aceast bar poate fi afi at : - Cale: View Status Bar Pentru a închide programul Internet Explorer: Cale: File Close, sau, clic pe butonul Close din col ul dreapta sus al ferestrei programului de navigare. 2 Modificarea paginii de pornire a unui program de navigare

-

în Web

Exist posibilitatea ca utilizatorul s decid care pagin Web s fie afi at ini ial de navigator. Pentru a stabilii pagina de pornire a navigatorului, Fig. 6.2: - Se navigheaz la pagina Web care urmeaz s fie pagina de pornire - Cale: Tools Internet Option, se afi eaz o fereastr de dialog cu apte file i se selecteaz fila General Cutia text Address este completat automat de navigator cu adresa paginii curente Se ac ioneaz butonul de comand Use Current

Fig. 6.2 Modificarea paginii de pornire

-203-

-

Dac se ac ioneaz butonul Use Blank pagina de pornire va fi o pagin necomletat Dac se ac ioneaz butonul Use Default pagina de pornire va fi pagina utilizat în momentul instal rii navigatorului, pagina firmei Microsoft Se execut clic pe butonul OK.

La proxima lansare în execu ie a navigatorului, pagina astfel selectat va fi pagina de pornire a programului de navigare. 3 Afi area unei pagini Web într-o fereastr nou Uneori se dore te vizualizarea simultan pe ecran a mai multor pagini Web. Num rul paginilor vizualizate depinde doar de capacitatea memoriei interne a calculatorului utilizat. Astfel, dac într-o fereastr a navigatorului se indic un hyperlink sau o imagine c reia i s-a asociat o pagin Web, - se efectueaz un clic dreapta pe elementul indicat, - se deschide meniul local i se d comanda Open in New Window - se deschide pagina aferent elementului indicat Comut rile între ferestrele deschise ale navigatorului se realizeaz astfel: - se efectueaz un clic pe simbolul grafic afi at pe bara de task-uri. - se deschide o list cu paginile Web deschise - se efectueaz un clic pe elementul din list care dore te a fi vizualizat 4 Oprirea desc rc rii unei pagini Web Utilizatorul poate opri navigatorul s încarce restul unei pagini, dac cele afi ate deja con in informa ii suficiente i nu se dore te a teptarea desc rc rii unor imagini i a unor fragmente de text. În acest scop se va efectua un clic pe butonul Stop al barei de instrumente.

-204-

5 Reîmprosp tarea (actualizarea) unei pagini Web Dac înc rcarea unei pagini Web a fost oprit cu ajutorul butonului Stop, reluarea înc rc rii paginii Web se poate face prin - ac ionarea butonului de comand Refresh de pe bara de instrumente, sau - Cale: View Refresh - Prin tasta de comenzi rapide F5.

6.1.4 Modificarea configur rii navigatorului Internet Explorer
1 Afi area i ascunderea barelor de instrumente Programul de navigare Internet Explorer folose te urm toarele bare de instrumente: - Standard Buttons – bara de butoane standard: prin butoanele sale se pot lansa rapid în execu ie comenzi des utilizate. - Address Bar – bara de adrese: se introduce adresa unei surse Internet (URL), se tasteaz Enter i se a teapt afi area con inutului sursei. - Links – bara de leg turi: con ine butoane a unor adrese de pagini Web, vizitate des. Afi area/ascunderea acestor bare: - Cale: View Toolbars Standard Buttons, Address Bar, Links. De asemenea, exist cinci bare de instrumente din categoria explorator (explorer): Search, Favorites, Media, History i Folders. Aceste bare sunt accesibile din: - Cale: View Explorer bar - Sunt afi ate lâng marginea din stânga a ferestrei navigatorului. Ascunderea lor se face dând un clic pe butonul Close corespunz tor barei. 2 Afi area i ascunderea imaginilor grafice existente într-o pagin Web Dac se dore te economisirea de timp în procesul de desc rcare a paginilor Web, atunci se recomand interzicerea desc rc rii paginilor grafice, Fig. 6.3. Astfel:

-205-

-

Cale: Tools Internet Option se deschide o fereastr de dialog în care se va activa fila Advanced (complex). Se vor face modific rile dorite astfel: o Selectarea casetei Show pictures va permite desc rcarea imaginilor grafice de pe paginile Web desc rcate o Dac nu permitem desc rcarea imaginilor grafice, caseta Show pictures nu va fi selectat , iar în locul imaginilor grafice va ap rea un chenar care poate fi oricând apelat prin clic dreapta pe mouse, selectându-se astfel din meniul local caseta Show pictures.

Fig. 6.3 Afi area/ascunderea imaginilor grafice

3 tergerea istoricului de navigare în Web Programul Internet Explorer creeaz i memoreaz un articol referitor la adresa fiec rei pagini Web vizualizat de utilizator, în sesiunea actual sau în sesiunile anterioare. Aceste informa ii sunt depuse în directorul: C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Local Settings\History Configurarea modului de utilizare a acestui director, Fig. 6.4: Tools Internet Options se afi eaz fereastra navigatorului Se selecteaz fila General o Din lista Day to keep pages in history se stabile te durata pentru care adresele paginilor vizualizate sunt p strate în directorul History.

-206-

o

Prin ac ionarea butonului de comand Clear History se va terge con inutul directorului History, opera ie care trebuie validat de utilizator.

Fig. 6.4 tergerea istoricului de navigare

6.2 Navigarea în Web 6.2.1 Accesarea paginilor Web
1 Afi area unei pagini Web de adres special Pentru a afi a o pagin Web, în fereastra programului de navigare se va ac iona astfel: - Se execut clic în cutia Address a navigatorului utilizat - Se tasteaz adresa paginii Web sau URL-ul paginii - Se efectueaz un clic pe butonul de comand Go sau se ac ioneaz tasta Enter - In fereastra programului de navigare se va afi a con inutul paginii Web solicitate. Trecerea la o alt pagin se va face respectând algoritmul anterior. Paginile Web pot con ine i hyperlink-uri, adic adresele altor pagini Web. Ele permit navigarea rapid intre paginile Web. Dac se efectueaz un clic pe un hyperlink în fereastra navigatorului, dup o perioad de a teptare se va afi a pagina indicat de hyperlink-ul respectiv. Hyperlink-urile sunt subliniate i sunt colorate. Exist posibilitatea ca unei imagini s -i corespund mai multe hyperlink-uri. Singurul mod de a afla acest lucru este examinarea liniei de stare a navigatorului în timp ce se deplaseaz cursorul de mouse deasupra imaginii. 2 Navigarea înapoi i înainte între paginile Web vizualizate anterior

-207-

Navigând în Internet, în aceea i sesiune se vizualizeaz mai multe pagini Web. Uneori se dore te revenirea la o pagin vizualizat anterior. Astfel se efectueaz un clic pe butonul Back. Prin ac ionarea repetat pe acest buton se poate ajunge pân la prima pagin vizualizat în sesiunea actual . Dac se execut clic succesiv pe butonul Forward se poate ajunge din nou la ultima pagin vizualizat în sesiunea actual , iar apoi acest buton va fi inhibat.

6.2.2 Utilizarea atributului „preferat” asociat unei pagini Web
Unele pagini Web sunt vizitate frecvent de utilizator. Pentru a accelera procesul de afi are a paginilor Web, sistemul de operare Windows XP pune la dispozi ia utilizatorului un atribut special care are numele “preferat”. Astfel, adresele paginilor Web prev zute cu acest atribut sunt memorate într-un director numit Favorites care se g se te în loca ia C://Documents and Settings\NumeUtilizator\Favorites În acest dosar se pot insera adrese de pagini Web (URL), nume de programe ale calculatorului utilizat, nume de unit i, directoare ale calculatorului utilizat. Con inutul directorului Favorites poate fi vizualizat dup ce s-a lansat în execu ie navigatorul Internet Explorer, efectuând un clic pe meniul Favorites. Ad ugarea adresei unei pagini Web în directorul Favorites, Fig.6.5: - Se lanseaz în execu ie programul Internet Explorer - Cale: Favorites Add to Favorites se deschide fereastra de dialog Add Favorites o În cutia text Name se introduce numele propus pentru pagina Web o Se efectueaz un clic pe butonul de comanda Create in o Se afi eaz structura actual a directorului Favorites o Se va desemna directorul în care se va depune adresa paginii Web

-208-

Fig. 6.5 Ad ugare adres pagin Web

Exist posibilitatea ca s vizualiz m con inutul unei pagini Web, chiar dac leg tura este offline. În aceast situa ie pagina Web se va memora în zona cache a calculatorului, care ulterior va putea fi vizualizat . Dac se efectueaz un clic pe butonul de comand Customize, atunci se lanseaz în execu ie un expert prin care se configureaz op iunile de vizualizare în modul neconectat ale paginii Web analizate.

6.2.3 Organizarea directorului Favorites
Organizarea directorului Favorites se realizeaz cu ajutorul comenzii Organize Favorites, Fig. 6.6. Aceast comand afi eaz o fereastr de dialog în care se g se te structura curent a directorului Favorites i este prev zut cu ase butoane de comand :

Fig. 6.6 Organizarea directorului Favorites

-209-

-

Create Folder creeaz un subdirector în directorul Favorites Move to Folder elementul selectat se poate muta într-un alt director, prin afi area unei ferestre de dialog Rename redenume te elementul selectat. Delete terge elementul selectat Properties afi eaz propriet ile paginii Web selectate din lista directorului Favorites. Propriet ile paginii Web pot fi afi ate i în regim de offline prin selectarea casetei Make available offline Close închide fereastra de dialog Organize Favorites

6.3 C utare în Web 6.3.1 Utilizarea unui motor de c utare
Prin motor de c utare se în elege un program, accesibil în Internet, prin care se pot c uta pagini Web care con in informa ii referitoare la un subiect specificat de utilizator. Exist un num r mare de motoare de c utare. La ora actual , se pare c cele mai populare motoare de c utare sunt Google, Yahoo i Altavista. Adresele lor sunt: http://www.google.com http://www.yahoo.com http://altavista.digital.com 1 Realizarea unei c ut ri folosind cuvinte cheie sau fraze Pagina Web corespunz toare motoarelor de c utare, con in o cutie text în care se tasteaz un cuvânt cheie sau o fraz care caracterizeaz subiectul c utat. Dup tastare se d comanda Search i astfel se lanseaz în execu ie procesul de c utare a paginilor Web în care apare subiectul specificat. Rezultatul c ut rii este o list care con ine adresele paginilor Web în care apar informa ii despre subiectul c utat. 2 Copiere de texte, URL-uri i imagini dintr-o pagin Web într-un document Por iuni de text, hyperlink-uri i imagini con inute în pagina Web curent pot fi copiate într-un document (Word), al calculatorului propriu. Pentru a potea efectua aceste copieri sunt necesare urm toarele etape:

-210-

-

Se navigheaz la pagina Web din care se va copia o informa ie Se selecteaz blocul care urmeaz a fi copiat. Pentru copierea întregii pagini se va da comanda: o Cale: Edit Select All Din meniul Edit Copy Se deschide documentul destina ie i pentru inserarea informa iei se utilizeaz comanda: Cale: Edit Paste 3 Salvarea unei pagini Web pe calculatorul propriu

Pagina Web curent poate fi salvat într-un fi ier al calculatorului utilizat, în vederea analiz rii ei ulterioare, adic , în regim offline – calculatorul nu mai este conectat la Internet.

Fig. 6.7 Salvare pagin Web pe calculator

Pentru salvarea paginilor Web se va utiliza urm torul algoritm, Fig. 6.7: - Pe desktop-ul calculatorului este deschis pagina Web care urmeaz a fi salvat - Cale: File Save As se afi eaz fereastra de dialog cu numele Save Web Page o Din lista combinat Save in se stabile te unitatea i directorul în care se va salva pagina curent o În cutia de text File name se introduce numele cu care se salveaz pagina Web

-211-

-

Din lista combinat Save as type se stabile te tipul fi ierului de salvare (htm, html, txt) o Din lista combinat Encoding se selecteaz tipul de caractere utilizat în procesul de salvare Se ac ioneaz butonul Save o software dintr-o

Desc rcarea unui fi ier/imagini/produs pagin Web pe calculatorul propriu

1 Dac pagina Web deschis con ine un hyperlink, prin activarea meniului local (clic dreapta pe mouse), se d comanda Save Target As. Aceast comand va afi a trei ferestre de dialog: - File Download – programul de navigare determin informa ii de baz despre fi ierul care se va desc rca (dimensiunea fi ierului, rata de transfer, timpul de desc rcare estimat) - Save As – utilizatorul va specifica informa ii referitoare la locul de salvare al fi ierului care se va desc rca (unitatea i calea utilizat , numele fi ierului) se va demara procesul de salvare prin ac ionarea butonului de comand Save - Fereastra de dialog care indic evolu ia procesului de desc rcare 2 Dac pagina Web deschis con ine o imagine care nu este asociat unui hyperlink, prin activarea meniului local se va da comanda Save Picture As. Aceast comand afi eaz fereastra de dialog Save Picture, care con ine: - În cutia de text File name se încarc automat numele imaginii indicate, nume care poate fi modificat de utilizator - Lista Save as type con ine tipul imaginii indicate - Lista Save in permite stabilirea unit ii i c ii care se vor utiliza în procesul de salvare a imaginii - Se va demara procesul de salvare prin comanda Save. 3 De pe Internet se pot desc rca pe calculatorul propriu produse software. Prima dat se localizeaz programul care se va desc rca, dup care se efectueaz clic pe hyperlink-ul etichetat cu Download. Se afi eaz fereastra de dialog în care utilizatorul poate opta pentru deschiderea sau salvarea fi ierului. În procesul de salvare se vor respecta pa ii de mai sus. Pentru a începe procesul de instalare a programului desc rcat se va executa un dublu clic pe fi ierul cu numele Install.exe sau Setup.exe.

-212-

6.3.2 Imprimarea paginii Web
1 Preg tirea imprim rii paginii Web actuale Înainte de imprimarea propriu-zis se recomand , Fig.6.8: Configurarea paginilor de hârtie pe care se va imprima o Cale: File Page Setup Vizualizarea paginii înaintea imprim rii o Cale: File Print Preview

-

Fig. 6.8 Preg tirea imprim rii

2 Imprimarea paginii Web actuale Dup ce au fost stabilite op iunile referitoare la pagina utilizat în imprimare i s-a dat comanda de examinare a paginii înainte de imprimare, se poate demara procesul de imprimare propriu-zis a paginii Web, Fig. 6.9: Print se afi eaz fereastra de dialog cu numele - Cale: File Print în care se configureaz op iunile de imprimare - Pentru lansarea în execu ie a procesului de imprimare se ac ioneaz butonul de comand Print. Observa ie: Înainte de lansarea opera iei de imprimare se recomand dezactivarea func iei de imprimare a culorilor i a imaginilor de fundal. În cazul imprim rii acestora textul va fi probabil mai lixibil dar, în acela i timp, consumul de consumabile este mai mare. Dezactivarea func iei de imprimare a culorilor i imaginilor de fundal: - Cale: Tools Internet Options - Se deschide fereastra de dialog în care se selecteaz fila Advanced o În sec iunea Printing se deselecteaz caseta Print background colors and images

-213-

Fig. 6.9 Imprimarea paginii Web

6.4 Po ta electronic
Unul dintre cele mai complexe sisteme care in Internet-ul în via este po ta electronic . Email-ul (engl. electronic mail), cum este cunoscut în mod curent, reprezint cel mai popular serviciu Internet. El presteaz servicii de curier i factor po tal, permi ând comunicarea i transmiterea de informa ii între utilizatori indiferent de localizarea geografic i de fusul orar la o vitez remarcabil .

6.4.1 Bazele utiliz rii email-ului
Po ta electronic reprezint modalitatea electronic de coresponden prin care una sau mai multe persoane schimb mesaje în format text, eventual cu ata are de fi iere (grafice, audio/video etc.). Adesea termenul de email este confundat cu cel de mesagerie electronic . Cel din urm furnizeaz o gam variat de servicii prin aplica ii legate de circuitul informa ional sub forma formularelor electronice, a fax-urilor, a convoc rilor, a planific rilor etc. Astfel, în mod evident, po ta electronic este una dintre aplica iile serviciului de mesagerie electronic . O adres de e-mail va ar ta întotdeauna de forma: nume_utilizator@adres _calculator Prima parte con ine identificatorul utilizatorului dup cum este el înregistrat pe calculatorul unde este creat c su a po tal , iar a doua parte (cea de dup @) reprezint informa iile de identificare în Internet a

-214-

calculatorului unde se afl c su a po tal (mail-server), organiza ia de care apar ine sau ara unde este situat. Cele dou p r i ale adresei sunt desp r ite prin simbolul @ (se cite te at). Numele poate fi orice combina ie de litere i cifre, f r diferen ieri între literele mari i mici.

6.4.2 Scrisoarea electronic
Email-ul este un mesaj format din trei zone distincte: antetul, corpul i semn tura. Antetul (header) este o secven standard de informa ii cu care începe mesajul po tal: autor (From), destinatar (To), data i ora transmisiei (Sent/Date), subiect (Subject). Acesta este echivalentul electronic al plicului, con inând informa iile „ publice" de care întregul sistem de mesagerie electronic are nevoie pentru a manevra scrisoarea, Fig.6.10: - From: define te expeditorul i va con ine cu siguran o adres email ce trebuie folosit dac se dore te trimiterea unui r spuns la mesaj. - To: define te destinatarul mesajului prin adresa email (din fericire, programele actuale ne permit s exprim m adresa i sub o form mai inteligibil , adic scriind în clar numele persoanei dac aceasta exist în agenda de adrese). De remarcat c aici pot fi trecute mai multe adrese email separate prin virgul , efectul fiind acela c mesajul este transmis tuturor celor din list . - Cc: Este prescurtarea de la Carbon copy (copie la indigo). Aici putem scrie adresele persoanelor care vrem s primeasc o copie a scrisorii. De obicei este vorba de persoane care sunt vizate de con inutul mesajului, care ar putea fi interesate de informa iile din mesaj, care monitorizeaz un proiect sau oricine altcineva care consider m c trebuie s afle con inutul mesajului. Persoanele ale c ror adrese sunt trecute în câmpul Cc: se mai numesc destinatari secundari. - Bcc: Este prescurtarea de la Blind carbon copy (copie confiden ial ). Ca i în cazul precedent, câmpul poate cuprinde adresele unor destinatari secundari. Diferen a fa de copia simpl const în faptul c destinatarii primari i secundari ai mesajului nu vor ti c mesajul este recep ionat de ace ti coresponden i. - Sent: afi eaz data i ora transmisiei mesajului. - Subject: în care este descris pe scurt con inutul mesajului. Apoi dup o linie liber urmeaz a doua zon care con ine mesajul email.

-215-

Fig. 6.10 “Plicul” electronic

Corpul (body) este mesajul propriu-zis. Marea majoritate a aplica iilor de po t electronic au propriul editor de texte cu care poate fi scris mesajul, iar ultimele versiuni de programe permit inserarea în mesaje a informa iilor reprezentate în format multimedia i a secven elor HTML, la fel ca în orice pagin Web. Semn tura (signature) este o secven standard de informa ii (autor, domeniile sale de interes, afilieri) care se adaug la sfâr itului mesajului po tal. Toate aceste informa ii pot fi înregistrate într-un fi ier i ad ugate automat la sfâr itul mesajului.

6.4.3 Folosirea serviciului email
În multe privin e func ionarea po tei electronice se aseam n cu serviciile po tale obi nuite. Rolul oficiului po tal este jucat de un calculator numit server de email. Suntem clien ii acestui server dac dispunem de un cont pe el. Aceasta implic faptul c avem o adres email prin care putem fi identifica i i un spa iu de stocare unde sunt memorate mesajele. Pentru a trimite i primi mesaje electronice sunt folosite mai multe protocoale: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) pentru transferul mesajelor de la expeditor la server i între servere, respectiv POP3 (Post Office Protocol) pentru primirea po tei. Un alt protocol care se folose te pentru email este IMAP (Internet Message Access Protocol), o variant îmbun t it a POP3.

-216-

În general, furnizorul de servicii de re ea este responsabil pentru crearea cutiilor po tale. O cutie po tal nu este decât un fi ier pe un server de email, unde sunt colectate mesajele primite c tre adresele asociate. Atunci când clientul se conecteaz la server, el transfer mesajele din aceste fi iere pe calculatorul propriu, fie p strând o copie a lor pe server, fie tergându-le de pe server

6.4.4 Facilit i email
Exist dou posibilit i de trimitere i primire a mesajelor email pe Internet: - 1. folosind un client po tal (mailer). Poate cel mai utilizat client este Outlook Express al firmei Microsoft, Fig.6.11. Alte aplica ii populare utilizate pentru a prelua i transmite mesaje sunt Netscape Messenger, Eudora i Pegasus Mail.

Fig. 6.11 Outlook Express

-

2. prin intermediul unui serviciu de po t prin interfa

Web.

1 Func iile clien ilor de email În linii mari, un client de email trebuie s ne permit s comunic m cu serverul, s vizualiz m mesajele pe care le primim, s compunem mesajele pe care le expediem i s ne organiz m într-un mod cât mai convenabil c su a po tal . Toate aceste func ii sunt îns strâns împletite. S trecem în continuare în revist cele mai importante:

-217-

Comunicarea. În principiu, aceast func ie se realizeaz automat. Trebuie totu i s tim c leg tura cu serverul nu este permanent , chiar dac suntem conecta i cu acesta printr-o re ea. De cele mai multe ori, conectarea la server se face la anumite intervale de timp, ocazie cu care se transfer mesajele trimise i se aduc mesajele primite, dup care programul elibereaz leg tura. Stabilirea acestui interval este l sat la latitudinea utilizatorului (depinde de num rul mesajelor vehiculate i de calitatea re elei). Pentru utilizatorii care sunt conecta i la server prin linie telefonic închiriat (marea majoritate a celor care utilizeaz calculatorul acas i sunt conecta i la Internet printr-un furnizor comercial), varianta optim este conectarea explicit , pentru a minimiza utilizarea liniei telefonice. Este de amintit c în acest caz, momentul expedierii mesajului nu coincide cu transmiterea lui efectiv (avem posibilitatea s ne r zgândim). Vizualizarea. Este o func ie simpl , prin care putem s citim mesajele. Majoritatea mailere-lor actuale au posibilitatea s afi eze i text formatat (în principal HTML). Standardele nu sunt înc foarte stabile i se întâmpl adesea ca viewer-ul clientului nostru de email s nu în eleag perfect formatarea realizat de mailer-ul corespondentului nostru. i viceversa. Singurul aspect mai complex al func iei de afi are este cel legat de fi ierele ata ate mesajelor. În cazul celor mai multe programe Windows sau Macintosh, lucrurile se desf oar simplu: în mesaj vor ap rea simboluri grafice corespunz toare tipurilor de fi iere ata ate. De regul , un dublu-clic pe acestea lanseaz aplica ia potrivit . Compunerea. Aceast func ie este realizat cu ajutorul unui editor specializat, care cuprinde o parte de procesare de text i o parte de comenzi specifice. Unele programe (de pild Microsoft Exchange) permit utilizarea unui alt procesor de text (cum ar fi Word for Windows) dar, în general, cel înglobat este suficient. R spunsul la mesajele primite. Aceast comand este disponibil când citim un mesaj sau când am selectat un mesaj dintr-unul dintre dosarele tematice (vezi mai jos), mesaj pe care-l vom numi în continuare „ original” . Rezultatul comenzii este c se lanseaz compunerea unui nou mesaj, completându-se îns automat anumite câmpuri ale antetului. În primul rând, câmpul To: va fi completat (de obicei) cu adresa expeditorului mesajului c ruia îi r spundem. Dac originalul con ine o adres în câmpul

-218-

Reply-To din antet, atunci aceasta va fi adresa la care va fi trimis mesajul. În câmpul Subject va fi copiat subiectul mesajului original, dar se va ad uga în fa „Re:” . În fine, corpul mesajului va fi „ citat” în întregime, adic va r mâne în editor, dar fiecare linie va fi prefixat de caracterul „ >" (cazul cel mai comun, dar exist i alte conven ii pentru citare). În felul acesta putem s r spundem „ punct-cu-punct” , p strând citatele relevante din mesajul original, putem s scriem o scrisoare compact , l sând la sfâr it textul original citat integral (astfel încât corespondentul nostru s poat s - i aminteasc cât mai exact contextul mesajului pe care l-a trimis), putem s tergem (par ial sau integral) partea citat din mesajul original etc. Trimiterea aceluia i mesaj mai multor destinatari simultan. Spre deosebire de func ia simpl de r spuns unui expeditor, se genereaz un r spuns adresat tuturor destinatarilor mesajului original ( i, desigur, expeditorului). Se folose te de obicei atunci când un grup de persoane dezbat prin email un subiect i fiecare trebuie s afle ce spun ceilal i. Aceast facilitate permite i crearea a a-numitelor „ liste de discu ii". Retransmiterea coresponden ei („ cite te i d mai departe"). Se genereaz un mesaj în corpul c ruia este citat întregul mesaj original, iar subiectul este prefixat cu „ FW:". Ne r mâne sarcina s complet m câmpurile rezervate destinatarilor (To, Cc, Bcc). Putem s edit m mesajul original, s -l coment m etc. Se folose te atunci când vrem s aducem i la cuno tin a altor persoane con inutul (integral sau par ial) al unui mesaj pe care l-am primit. Ata area fi ierelor. Posibilitatea de a ata a unui mesaj fi iere de orice fel (pagini web, imagini, text, video etc.), f r ca num rul de fi iere ata ate s fie limitat, este extrem de valoroas . Modalitatea practic de ata are a unui fi ier la un mesaj se face printr-un dialog de selectare a fi ierului identic cu cel obi nuit prin care programele ne cer s specific m fi ierul pe care s -l încarce. Trebuie îns s inem seama i de anumite aspecte mai delicate, cum sunt codificarea sau dimensiunea fi ierelor ata ate. Fi ierele ata ate pot s creasc foarte mult dimensiunea mesajelor (teoretic nu exist limit superioar ). Este îns posibil ca destinatarul mesajului, dac acesta este conectat printr-o linie telefonic de slab calitate (cazul cel mai comun) s stea ore întregi pe linie pentru a desc rca fi ierele, cu consecin ele de rigoare asupra facturii telefonice. Pe de alt

-219-

parte este posibil ca administratorul serverului de la destina ie s fie în criz de spa iu de stocare i, în consecin , s limiteze dimensiunea mesajelor acceptate. 2 Serviciul de po t prin interfa Web Programul client email este un applet Java, care poate fi rulat de orice browser Web care „ tie” Java. Acestea ofer oricui, gratuit, posibilitatea de a- i deschide o c su po tal , oferind în acest scop spa iu i servicii de administrare. Mai mult, din aceste c su e po tale se pot accesa i eventualele alte c su e po tale de care utilizatorul dispune. Avantajul const în faptul c oriunde în lume avem posibilitatea s ne între inem coresponden a, cu singura condi ie de a avea acces la WWW. Pe Internet exist multe site-uri care accept g zduirea de conturi gratuite de email. La alegerea unui astfel de site trebuie avut în vedere viteza de accesare a site-ului i durata de înc rcare, m rimea c su ei i a ata amentelor la email acceptate, oferta prezentat în limba român , informa iile obligatorii care trebuie furnizate la subscriere, existen a unei pagini de start sau a informa iilor necesare utiliz rii c su ei po tale etc. Servicii Web de mail foarte populare sunt Yahoo Mail, Fig.6.12. i MSN Hotmail, primul oferind utilizatorilor c su e po tale de 100 MB.

Fig. 6.12 Yahoo Mail

Indiferent de modalitatea de accesare a coresponden ei, serviciul de po t electronic ofer suplimentar urm toarele facilit i: Destinatar inexistent sau indisponibil. Ce se întâmpl dac , dintr-un motiv sau altul (de pild , destinatarul i-a schimbat adresa)

-220-

scrisoarea nu poate ajunge la destina ie? În mod normal, ea este trimis înapoi. Un mesaj poate la rândul lui s întâmpine anumite dificult i. De exemplu, unul dintre serverele intermediare este indisponibil, caz în care se recurge la trasee ocolitoare. Dac serverul destina ie este indisponibil, expeditorul prime te un mesaj de avertisment de la ultimul server intermediar, care îns va mai insista un timp (de obicei câteva zile) s intre în leg tur cu serverul destina ie. Dac adresa este gre it (de pild destinatarul nu mai are cont pe serverul men ionat), expeditorul prime te un mesaj prin care este în tiin at de acest lucru. „Mesaje recomandate” , caz în care expeditorul prime te un mesaj prin care i se confirm în mod explicit livrarea mesajului c tre destinatar. Mai mult, unele programe pot solicita destinatarului s confirme citirea mesajului, dar func ionarea acestei facilit i depinde de programul client folosit de destinatar. Mesaje în mod anonim. Pentru aceasta, autorul trebuie s trimit mesajul c tre o adres anonim , de unde poate s -l retransmit , devenind astfel liber de sarcini (f r responsabilit i). Agenda cu adrese. Majoritatea mailer-elor ofer facilitatea de a stoca adresele coresponden ilor, de cele mai multe ori împreun i cu alte informa ii (porecle, adresa po tal , numere de telefon i fax de la locul de munc sau de la domiciliu, data de na tere, observa ii etc.). Facilit ile de grupare a adreselor (tot un fel de foldere), de sortare i de c utare sunt comune. Unele programe ofer chiar posibilitatea de a crea i adrese colective numite i liste de distribu ie. Folosirea fi ierului cu semn turi. Acesta con ine o semn tur care va fi ad ugat la sfâr itul mesajului. Filtrarea mesajelor în func ie de diferite criterii (combinat uneori cu r spunsuri automate). Posibilitatea de a filtra automat mesajele este adesea de mare valoare, mai ales atunci când volumul coresponden ei este mare. Filtrarea se face pe baza unor condi ii specificate de utilizator, cum ar fi prezen a unui anumit ir de caractere într-unul din câmpurile antetului sau în corpul mesajului, precum i condi iile în care se aplic (de pild mesajelor primite sau mesajelor trimise). Dac condi iile sunt îndeplinite, atunci se execut anumite ac iuni specificate de utilizator (de exemplu se transfer mesajul într-un anumit folder, i se atribuie o anumit

-221-

prioritate, este redirectat la o anumit adres , se r spunde cu un text standard etc.). Notificarea recept rii i a citirii. Înseamn trimiterea automat a unui mesaj c tre expeditor atunci când mesajul trimis a fost plasat în cutia po tal a destinatarului, respectiv trimiterea automat a unui mesaj expeditorului atunci când mesajul original a fost afi at (deci citit) de c tre destinatar. Diverse. Imagina ia proiectan ilor a dus la o adev rat infla ie de facilit i (multe dintre ele complet inutile) oferite de produsele software actuale. Mai des folosite sunt posibilitatea de a eticheta mesajele pe baza unor categorii prestabilite, posibilitatea de a le atribui anumite priorit i (ignorate la transferul de mesaje prin Internet dar poate relevante pentru destinatar, daca mailer-ul s u le recunoa te), posibilitatea de a programa printr-un limbaj propriu (de regula scripting) anumite ac iuni, posibilitatea de a utiliza abloane i „ personalit i multiple" (de exemplu configurarea a dou sau mai multe stiluri de coresponden : unul pentru mesajele oficiale, unul pentru coresponden privat etc.), folosirea poreclelor (nicknames) în locul adreselor po tale (sunt mai u or de memorat) etc.

6.4.5 Gestionarea contului
Dup o perioad de folosire intensiv a po tei electronice, num rul mesajelor primite i trimise (o copie a fiec rui mesaj trimis se p streaz local) cre te i ne vine din ce în ce mai greu s ne descurc m printre ele. Acest aspect este bine cunoscut de produc torii de programe client de email, a a c din fericire avem la dispozi ie variate posibilit i de organizare cât mai eficient . Solu ia de baz o reprezint crearea unor foldere în care putem plasa aceste mesaje. Con inutul unui folder este vizualizat sub form de tabel, cu un mesaj pe fiecare rând. Plasarea unui mesaj într-un folder se face fie prin drag-and-drop, fie prin comenzi simple, specifice programului. Cele mai multe programe dispun de câteva foldere predefinite. Astfel, exist întotdeauna un director unde sunt automat plasate noile mesaje sosite (numit de regula Inbox), un director unde sunt plasate copii ale mesajelor trimise (numit adesea Outbox) i un director pentru „ ciorne” , cu mesaje neterminate care vor fi trimise mai târziu (Drafts). În fine, un alt director predefinit este cel în care se p streaz mesajele pe care le-am ters (numit Deleted items sau Trash sau altfel). Este bine de tiut c

-222-

mesajele pe care le tergem mai sunt disponibile pân când le tergem definitiv (cu o comand de genul Empty trash). În afar de folderele predefinite, avem posibilitatea de a ne crea propriile foldere, specifice activit ilor pe care le desf ur m. Unele programe ne permit structurarea ierarhic a directoarelor, astfel încât acestea ajung s se asemene foarte mult cu structura de directoare a discurilor, cu diferen a c în locul fi ierelor aici vom g si mesaje. În cadrul unui folder, avem posibilitatea s sort m mesajele dup criterii diverse (dup dat , dup numele expeditorului sau al destinatarului, dup subiect, dup dimensiune etc.). Anumite marcaje ne permit s identific m cu u urin mesajele care nu au fost înc deschise, cele care con in fi iere ata ate, cele la care am r spuns, cele pe care le-am trimis mai departe, cele pe care le-am redirectat etc. Important este i faptul c orice mesaj poate fi tip rit, salvat în alt format sau alt loca ie, sau chiar trimis prin fax, f r s conteze dac destinatarul nu este disponibil în momentul trimiterii mesajului (acesta îl va primi în momentul conect rii la serverul de mail i recep ion rii tuturor mesajelor).

6.4.6 Eticheta email
Internet-ul nu este doar o re ea interna ional de calculatoare. El reprezint , totodat , o comunitate a celor ce schimb informa ii prin intermediul noilor tehnologii. Rela iile create în cadrul acestei comunit i pretind o anumit reglementare, instituirea anumitor reguli de conduit la care cet enii spa iului cibernetic în eleg, de cele mai multe ori, s adere de bun voie. Ansamblul de norme i reguli care compune eticheta email se refer la identitatea utilizatorului, atitudinea sa, scrierea unui mesaj (con inutul acestuia, formatul, ata amentele etc.) i nu în ultimul rând eticheta din cadrul listelor de discu ii. În cele ce urmeaz se prezint cele mai generale „ norme” de conduit on-line în utilizarea email-ului: - Verifica i-v email-ul zilnic i r mâne i în limita de stocare a cotei stabilit de furnizorul de servicii Internet la care a i apelat. terge i mesajelor nedorite imediat de vreme ce ele ocup spa iu de stocare. - Men ine i num rul mesajelor p strate în cutia de po t electronic la minim. Mesajele „ excedentare" pot fi transferate în fi iere pe

-223-

-

-

discuri sau pe orice suport de stocare i p strate pentru referiri viitoare. Niciodat s nu pleca i de la premiza c email-ul nu este citit de nimeni în afar de dvs.; exist persoane care au posibilitatea s citeasc i s v acceseze po ta electronic . Scana i-v sistematic sistemul în c utare de viru i, în mod special atunci când se primesc sau se aduc fi iere de pe alte sisteme, pentru a preveni r spândirea viru ilor. Nu da i niciodat identificatorul i parola de utilizator altei persoane, exceptând administratorul de re ea. Pentru coresponden a cu superiorii este bine s urma i traseele de procedur normal . De exemplu, nu trimite i o plângere via email direct c tre vârful organiza iei ( ef de departament), doar pentru c pute i face lucrul acesta. P stra i un comportament profesional i ave i grij ce spune i despre alte persoane. Email-ul este foarte u or de transmis mai departe. Respecta i intimitatea celorlal i. Este considerat a fi deosebit de primitiv trimiterea email-urilor personale c tre liste de discu ii sau în grupuri de tiri f r a avea permisiunea autorului. Nu trimite i mesaje înfl c rate (flaming). Mesajele de acest gen implic folosirea în cadrul comunic rii electronice a criticilor sau remarcilor insult toare, menite a provoca furie destinatarilor. Evita i s trimite i email-uri blocante de band , adic mesaje care necesit un timp de înc rcare sau de desc rcare foarte mare datorit ata amentelor de dimensiuni apreciabile. Proteja i datele cu caracter personal. Dac trimite i un mesaj mai multor persoane, este politicos s nu prezenta i fiec reia adresele de email ale celorlal i destinatari (folosi i câmpurile Cc sau Bcc). R spunde i în timp util la mesaje.

Pentru conceperea mesajului trebuie avute în vedere urm toarele aspecte: - Nu uita i s începe i fiecare mesaj cu o formul de salut. - Men ine i paragrafelor i mesajele scurte i la obiect, respectând ortografia i gramatica limbii în care scrie i. - Nu folosi i format ri excesive în mesaje de email, cum ar fi combina ii de fonturi diferite în diverse stiluri de formatare. Dimensiunea mesajului i timpul de desc rcare vor cre te. Pe de alt parte, clientul de email al destinatarului s-ar putea s nu

-224-

-

-

-

-

afi eze corect toate op iunile de formatare. De aceea este bine s v scrie i mesajele în mod text, evitând pe cât posibil formatul HTML. Scrie i un singur subiect într-un mesaj. Pentru mesajele lungi folosi i la început un cuprins al con inutului i marca i începutul fiec rei sec iuni printr-un titlu. Include i o semn tur la sfâr itul mesajelor email, deoarece destinatarul s-ar putea s nu v cunoasc personal. Semn tura este bine s includ numele, func ia i afilierea, precum i adresele de email sau Web (dac exist ), dar nu trebuie s dep easc 6 linii. Informa ii op ionale pot s cuprind adresa i num rul personal de telefon sau mobil. Nu scrie i corpul mesajului cu litere mari decât pentru a scoate în eviden un punct important sau pentru a face distinc ia de un titlu. A scrie cu litere mari cuvinte întregi este considerat în general ca fiind vorba de o ofens (se ridic vocea la interlocutor!). Se pot utiliza * astericsurile * în jurul unui cuvânt pentru a sublinia o anumit idee. Se poate folosi simbolul underscore (_) înainte i dup titlul unei c r i. Lungimea unei linii de mesaj este bine s se limiteze la circa 65-70 de caractere (o linie ecran) i în general s se evite caracterele de control. Când cita i o alt persoan elimina i tot ceea ce nu are leg tur direct cu r spunsul. Nu l sa i programul de po t electronic s citeze în mod automat întregul corp al mesajului la care se r spunde dac nu este necesar. Nim nui nu-i convine s citeasc un mesaj citat lung pentru a treia sau a patra oar , pentru a fi urmat de un r spuns de doar o linie. Toate referirile i sursele trebuie citate i respectate acordurile de licen iere i copyright. Pentru fi ierele ata ate preciza i numele, dimensiunea i aplica ia în care a fost creat. Folosi i umorul sau sarcasmul cu m sur ! F r o comunicare fa în-fa glumele pot fi luate drept critici. Adopta i un ton pozitiv i evita i cuvintele negative (anti, împotriva, contra etc.). Ve tile proaste se transmit la începutul mesajului, în mod clar, f r ambiguit i, sus inând o atitudine pozitiv fa de problema în cauz .

-225-

-

i nu uita i! Ceea ce este scris - scris r mâne.

6.4.7 Avantaje i limite
Email-ul are reputa ia celei mai îndr gite aplica ii în contextul Internet-ului. Red m în continuare cele mai importante elemente care au f cut din acest sistem de mesagerie standardul comunic rii on-line: - Email-ul este cel mai simplu, mai rapid i mai r spândit instrument de comunicare al Internet-ului fa de celelalte medii tradi ionale de transmitere a mesajelor. - Email-ul salveaz timp. Deservirea este prompt (de ordinul câtorva minute sau chiar secunde, depinzând i de configura ia serverului de mail). Dac se întâmpl ceva deosebit i mesajul nu î i atinge destina ia, el este întors emitentului cu o not explicativ . - Email-ul este mult mai ieftin. Dup amortizarea costului ini ial al conect rii la Internet i al instrumentului prin care se efectueaz coresponden a utilizarea emailului este practic gratuit . - Prin e-mail se pot transmite orice tip de date (text, sunet, grafic , video). - Po ta electronic este un mijloc de comunicare asincron deoarece nu este necesar prezen a simultan a coresponden ilor. R spunsurile se primesc dup o anumit perioad de timp iar destinatarul nu trebuie s fie în fa a calculatorului când sose te mesajul (ca la telefon) i nici m car calculatorul nu trebuie s fie pornit (ca la fax). - Email-urile sunt schimbate în mod dinamic ceea ce le permite s fie simple, la obiect, mai pu in standardizate i cu dialoguri mult mai explicite, iar prin anularea formulelor standard ale clasicelor i lentelor scrisori las un spa iu de exprimare mult mai liber. - Un mesaj poate fi adresat unei persoane sau unui grup de oameni. - Email este un mijloc ecologic (salvând p durile de la t iere). Nu necesit hârtie (în cazul în care nu se dore te tip rirea mesajelor), nici plicuri sau timbre. - Email-ul ajut la organizarea activit ii. Mesajele primite sau transmise pot fi arhivate, imprimate, pot fi ordonate dup anumite criterii. Se poate realiza i o selec ie autonom a mesajelor la primire în func ie de anumite criterii, de exemplu, dup emi tor precum i transmiterea copiilor unui mesaj uneia sau mai multor persoane. Un mesaj primit poate fi transmis unei alte persoane în forma recep ionat sau poate fi modificat sau înso it de comentarii.

-226-

-

Comunic rile realizate prin intermediul po tei electronice au un caracter privat. Po ta electronic permite men inerea contactului cu prietenii i familia. Email-ul desfiin eaz barierele legate de distan i timp. Datorit simplit ii i eficien ei sale, email-ul a fost astfel adoptat de un mare num r de persoane fizice fiind rapid integrat în afaceri i comer .

Cel mai întrebuin at, cel mai folositor, dar i cel mai prost utilizat instrument de re ea este email-ul, etichetat de unii drept arma mortal a Internet-ului. Po ta electronic a devenit atât de indispensabil în mediul de afaceri încât exist persoane care men in leg tura cu clien ii sau furnizorii numai prin intermediul ei. Dar a a cum se întâmpl cu cele mai utilizate instrumente de comunicare oamenii pot s i abuzeze de ele, garan ia unei utiliz ri corecte fiind cunoa terea nu numai a avantajelor ci i a limitelor acestora. Principalele dezavantaje ale utiliz rii po tei electronice se refer la: - Acces – utilizatorul este condi ionat de existen a unei conexiuni Internet. - Cost. Nici un serviciu de e-mail nepl tit nu este atât de gratis cum pare. Companiile care ofer asemenea servicii au întotdeauna de câ tigat, fie beneficii palpabile (bani percepu i de la alte companii pentru servicii de reclam ), fie beneficii de imagine (impunerea numelui pe pia , clien i mul umi i etc.). - Depersonalizarea comunic rii. Cel mai izbitor element este redenumirea expeditorului i destinatarului cu prepozi iile „ de la” (from) i „ c tre” (to). - Ca mediu electronic de interac iune po ta electronic este mult mai s rac ca mijloace de expresie, cuvântul fiind unicul instrument de comunicare chiar dac se pot ata a fi iere de sunet i imagine. - Utilizarea abuziv . Internau ii se plâng, în mod constant, de câ iva ani de primirea unor mesaje nesolicitate, de la reclame pân la fi iere enorme cu fotografii, scrisori lan , scheme piramidale, glume sau alte informa ii consumatoare de memorie i timp de conectare la Internet. Un loc aparte îl ocup trimiterea de mesaje comerciale nesolicitate – fenomen denumit spamming (spam – engl.), un fel de cangren electronic pentru cutia po tal a

-227-

-

-

-

utilizatorilor, chiar dac avem libertatea de a ignora sau terge aceste mesaje. Viru i. Spam-ul constituie i o surs de infectare viral . Utilizarea unui program pentru triajul po tei electronice care sose te la server conform criteriilor definite de utilizator reprezint o problem riscant deoarece prin instalarea de filtre în servere se risc pierderea unor mesaje dorite. Un alt vehicul de împr tiere a viru ilor o reprezint fi ierele ata ate. Remediul const în instalarea de aplica ii antivirus pe calculatoarele utilizatorilor i firewall-uri pe serverele de mail. Formatul HTML. O alt problem o reprezint faptul c din ce în ce mai multe mesaje electronice sunt redactate în format HTML, care este mult mai „ greu“ decât clasicul format text. Acest fenomen poate genera o cre tere de 100%a costurilor de stocaj pentru companii. Pe de alt parte clien ii mai vechi de email nu pot citi decât mesaje text. Lipsa comunic rii fa -în-fa este compensat într-o anumit m sur de emoticoane.

6.4.8 Securitatea po tei electronice
Securitatea coresponden ei electronice este de obicei sc zut în compara ie cu alte medii, mesajele putând fi interceptate, voit sau din eroare, de c tre persoane neautorizate sau de c tre administratorii sistemelor de calcul. Cele patru scopuri de baz în ceea ce prive te securitatea sunt: confiden ialitatea (p strarea informa iei departe de utilizatorii neautoriza i), autentificarea (determinarea identit ii partenerului înainte de comunica ie), nerepudierea (dovedirea partenerului c el este acela care a trimis datele) i controlul integrit ii (siguran a faptului c datele nu au fost modificate). 1 Confiden ialitatea mesajelor protejeaz con inutul mesajelor împotriva citirii lor neautorizate, de c tre alte persoane decât receptorii specifica i de emi tor. Obiectivul acestei protec ii îl constituie fie ascultarea i înregistrarea neautorizat a traficului de pe liniile de comunica ii, fie posibilitatea accesului la cutiile de scrisori. Toate programele de mesagerie electronic oblig utilizatorul s foloseasc o parol pentru a- i proteja intimitatea coresponden ei. Ca regul general este bine s fie alese parole care s nu poat fi u or ghicite i s nu fie

-228-

încredin ate nim nui. Trebuie îns spus din capul locului c , la ora actual , nu exist nici o garan ie c nimeni nu are posibilitatea s ne citeasc mesajele, ba chiar s scrie unele în locul nostru. O alt modalitate prin care ne putem ap ra de intruziuni o reprezint cifrarea mesajelor, ceea ce presupune îns o în elegere prealabil cu coresponden ii (ceea ce nu este nici u or i nici sigur). O cale mai u oar o reprezint criptarea cu chei publice i chei private. În acest scop se poate utiliza programul numit PGP (Pretty Good Privacy). De re inut: faptul c cineva î i cifreaz coresponden a nu înseamn c are ceva de ascuns. Dreptul la intimitate este recunoscut oric rui cet ean i fiecare trebuie s -l apere. 2 Autentificarea originii mesajului protejeaz identitatea expeditorului unui mesaj. Este tiut faptul c în mediul on-line nimic nu este mai simplu decât însu irea unei alte identit i. Ac iunea de a falsifica caracteristicile unui sistem sau program pentru a imita o alt entitate din re ea se nume te spoofing. Metoda este folosit pe scar larg de spameri pentru a- i ascunde identitatea. Pentru a rezolva aceast problem de securitate, companii precum Microsoft i Yahoo încearc s elaboreze sisteme pentru autentificarea automat a expeditorilor mesajelor e-mail, fie prin criptare pentru a semna digital mesajele, fie prin verificarea într-o baz de date a furnizorului de servicii dac mesajul provine într-adev r de la adresa indicat în câmpul expeditorului. 3 Nerepudierea mesajelor prin dovedirea originii. Împiedicarea nerecunoa terii mesajului de c tre expeditor, serviciu care garanteaz integritatea i originea datelor din punctul de vedere al expeditorului, nu al destinatarului. Se împiedic astfel ca expeditorul adev rat al unui mesaj de po t electronic s nege trimiterea scrisorii. 4 Integritatea leg turii în re ea furnizeaz receptorului siguran a c mesajul primit este identic cu mesajul emis la origine. Acest serviciu protejeaz împotriva unor atacuri care vizeaz modificarea mesajelor aflate în tranzit prin re ea. 5 Semn tura electronic este unul din cele mai importante mecanisme de securitate electronic . Ca i semn tura privat , semn tura electronic poate fi folosit pentru stabilirea identit ii semnatarului. Mai mult, poate garanta c , dup ce a fost aplicat semn tura, con inutul documentului nu a fost alterat. Majoritatea procedeelor de semn tur

-229-

electronic se bazeaz pe criptografia prin cheie public . Semn tura electronic este de fapt un cod inclus în mesaj i calculat plecând de la cheia privat a emi torului i a con inutului mesajului. Dac acesta nu este intact, nu exist nici o garan ie asupra autentific rii mesajului primit i destinatarul va fi avertizat. 6 Pe de alt parte, configur rile implicite ale unui client de email nu sunt uneori suficient de puternice pentru a opri diverse mesaje malefice asociate cu viru ii sau farsele virale. Una dintre cele mai frecvente c i de infectare este prin intermediul fi ierelor ata ate mesajelor. Existen a pe calculatorul utilizatorului a unei aplica ii antivirus este absolut obligatorie. 7 În ceea ce prive te comunicarea prin email la locul de munc , tendin a curent este ca firmele s - i în tiin eze angaja ii despre politica de confiden ialitate i de monitorizare a comunica iilor email. Chiar dac un angajat este sau nu informat despre aceast practic , supravegherea electronic a comunic rii prin email poate duce la impunerea de m suri disciplinare (sau chiar la concediere) în cazul în care ac iunile on-line ale angajatului nu corespund politicii companiei.

-230-

Bibliografie
1. Bucerzan D., Vulpe A., Lec ii de utilizare a calculatoarelor , Editura 2. Chiorean L., Chiorean M., PC Ini iere Hard i Soft , Editura Albastr , 3. Florea M., Gîju A., Manafu G., Stelea G., Ini iere în utilizarea 4. 5. 6. 7.
Cluj, 1999. calculatoarelor. Teste i Aplica ii. Editura Arves, Bucure ti, 2003. Florea M., C linoiu A., Manafu G., Microsoft Office Excel-Teste i Aplica ii. Editura Arves, Bucure ti, 2003. Kovacs S., Word 2000 Func ii de baz , Editura Albastr , Cluj, 2000. Kovacs S., Excel 2000 Ghid de utilizare, Editura Albastr , Cluj, 2001. Kovacs S., Istenes A., Universul Internet, Editura Albastr , Cluj, 2000. Albastr , Cluj, 2000.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful