Manual de Procedimientos

Versión del 1.0

Manual
Fecha 19 de abril
de 2011
Manual de Procedimientos
del Área de Administración
de Operaciones

ÍNDICE

- Introducción

- Misión, Visión, Filosofía y Valores de la Empresa

- Organigrama de la Empresa

- Objetivo del manual

- Objetivo de la empresa

- Alcance del Manual

- Políticas de Calidad y Operación

- Procedimientos

- Atribuciones

- Glosario
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Introducción

El manual de procedimientos del Área de Administración de Operaciones es un instrumento

que orientara y estandariza el trabajo que se lleva a efecto en esta Área. A la vez es un
elemento de comunicación entre el personal que aplican cada uno de los procesos que se
desarrollan en el área.

La descripción de los procesos que aquí se especifican es el producto del trabajo del diario
quehacer de los procesos de la supervisión, diseño, análisis y evaluación de proyectos.

El contenido de la guía comprende los antecedentes de la empresa, la misión, visión,

filosofía y valores bajo los cuales se rige la empresa, así como los objetivos que se desean
y la metodología la cual es aplicada para llegar a cada uno de ellos y los lineamientos para
su actualización, presentación y aprobación.
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Misión
“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Somos una empresa constructora que se dedica a la planeación, desarrollo, construcción,

mantenimiento, aplicación de proyectos de obra de infraestructura básica urbana, brindando
al cliente la mejor calidad y el mejor servicio, siguiendo los lineamientos y estándares de
calidad, estando siempre comprometidos y siendo honestos en todo momento con nuestros
clientes a fin de satisfacer sus necesidades y logrando nuestros objetivos como empresa.

Visión
“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Ser una de las empresas de construcción más importantes y reconocidas en México y

posteriormente América Latina, tratando de ser una empresa siempre comprometida con
sus clientes y dar el mejor servicio día a día.

Filosofía
“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Tener como objetivo principal a nuestros clientes para lograr satisfacer sus necesidades,
ofreciéndoles servicios de calidad, e innovándonos día con día en nuestro servicio, y así
poder lograr un reconocimiento social y crecimiento económico.

Valores
“Grupo COSAP S.A. de C.V.”

Para Grupo COSAP S.A. de C.V., los valores son una parte fundamental para poder ofrecer
servicios de calidad y que son de suma importancia para la organización, son los siguientes:

- Trabajo en equipo - Responsabilidad Social

- Innovación - Lealtad
- Calidad - Compromiso con los resultados
- Compañerismo
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Organigrama de la Empresa
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Objetivo del Manual

Establecer la políticas, normas y lineamientos para el desarrollo de las actividades del Área
de Administración de Operaciones, bajo los criterios establecidos por lo marcos, además de
tener una guía para la inducción del personal en el puesto designado en cuanto a las
obligaciones y actividades a realizar. Así como permitir que se pueda evaluar la
productividad y efectividad del empleado en el puesto y determinar las actividades que se
deben realizar dentro de la Empresa para llegar a los objetivos para los cuales fue creado y
además detectar cuales actividades se requieren implementar, modificar o eliminar.

Objeto de la Empresa

Consolidarnos como una de las empresas más importantes en México en el ramo de la

construcción, integrada por socios mexicanos, así lograr promover la creación de empleos
en la Zona Metropolitana, además de tratando de satisfacer una de las necesidades básicas
de toda sociedad, que es la vivienda.

Alcance del Manual

El presente manual está destinado para las actividades siguientes:

 Compra de materiales para construcción.

 Análisis y Evaluación de Proyectos Externos

Algunas de las Áreas involucradas dentro de las actividades descritas son:

 Departamento de Análisis y Evaluación de Proyectos

 Departamento de Compra de Materiales
 Departamento de Diseño y Construcción
 Departamento de Control de Calidad
 Departamento de Contraloría
 Departamento de Tesorería
 Departamento de Crédito y Cobranzas
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Políticas de Operación y Calidad

 Procurar una alta participación de todo el personal en el desarrollo del Sistema de

Gestión de la Calidad.
 Formar, motivar y aprovechar las capacidades del personal.
 Identificar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y
asegurar la eficacia de su funcionamiento y control. Determinar su secuencia,
interacción, criterios, métodos, recursos e información.
 Establecer acciones y programas orientados a la mejora continua y a la prevención y
disminución de fallos, y no sólo a la detección de desviaciones.
 Mantener contacto permanente con los Clientes para comprender sus necesidades
actuales y futuras, colaborando en la mejora del resultado final con el objeto de
cumplir sus requisitos y satisfacer sus expectativas.
 Alcanzar una relación mutuamente beneficiosa con los Proveedores con el fin de
crear valor conjuntamente.
 Mantener una posición de liderazgo en cuanto a las prestaciones del producto,
servicio e imagen de marca.
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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

Objetivo: Proporcionar información de la compra de materiales de construcción

Actividad Responsable Descripción

01 Departamento de Diseño y Se realizan los presupuestos en cuanto a
Construcción materiales necesarios para llevar a cabo la
obra.
02 Departamento de Diseño y Se llena el formulario llamado “Solicitud de
Construcción Materiales”, el cual se envía al Departamento
de Compras, para su pronta solución.
03 Departamento de Recibe del original del formulario “Solicitud de
Compras Material”.
04 Departamento de Llena en el formulario llamado “Solicitud de
Compras Cotizaciones”, con base en el formato de
“Solicitud de Material”, y se envía a los
proveedores para obtener los precios de los
materiales solicitados
05 Proveedores Recibe la requisición, cotiza los materiales
solicitados y regresa la requisición con las
cotizaciones correspondientes solicitadas.
06 Departamento de Recibe las cotizaciones y se selecciona al
Compras proveedor con los mejores precios de los
materiales, y se envía una copia de las
cotizaciones al Departamento de Diseño y
Construcción, para que verifique que los
materiales cotizados son los correctos.
07 Departamento de Diseño y Recibe copia de cotizaciones y verifica que
Construcción sean las correctas, si son correctas se manda la
ubicación a donde deben ser entregados los
materiales para comenzar la obra, en caso
contrario se envían las anotaciones de las
cotizaciones, para su corrección con el
proveedor, ambos casos serán para el
Departamento de Compras
08 Departamento de Se finca el pedido con el proveedor y se le da la
Compras dirección a donde debe llevar el material, y
envía una copia del pedido al Departamento de
Contraloría para que se registren los
movimientos contables.
09 Departamento de Recibe la copia del pedido y envía al
Contraloría Departamento de Tesorería para que se genere
el pago.
10 Departamento de Recibe la copia y genera el pago a los
Tesorería proveedores.
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PROCEDIMIENTO DE ANALISIS Y EVALUACION DE PROYECTOS EXTERNOS

Objetivo: proporcionar la metodología de evaluación de los proyectos externos a la
empresa y su posible aprobación.

Actividad Responsable Descripción

01 Departamento de Estudios Preliminares
Análisis y Evaluación de Se debe presentar los primeros informes del
Proyectos proyecto, para poder conocer el concepto del
proyecto.
02 Departamento de Anteproyecto
Análisis y Evaluación de Se deberá presentar una versión más amplia del
Proyectos proyecto donde se proyecte la rentabilidad y
viabilidad del mismo, para poder determinar si es
viable su análisis.
03 Departamento de Constitución del Comité
Análisis y Evaluación de Se debe formar un grupo de trabajo que se
Proyectos encargue de llevar a cabo todos los estudios
concernientes al proyecto.
04 Departamento de Estudio de Factibilidad
Análisis y Evaluación de En esta etapa se realizará un estudio completo y
Proyectos final con en el nivel más profundo en el análisis,
para conocer lo planteado en el anteproyecto, y
determinar si es realmente rentable el proyecto.
05 Departamento de Estudio de Mercado
Análisis y Evaluación de Se deberá realizar un estudio de mercado para
Proyectos poder conocer si el proyecto realmente va a
cumplir con las necesidades de los clientes.
06 Departamento de Análisis de Ingeniería o estudio técnico
Análisis y Evaluación de Se debe determinar todo lo necesario que va a
Proyectos ser requerido para llevar a cabo el proyecto
07 Departamento de Factibilidad de Ubicación
Análisis y Evaluación de Se analizaran las ubicaciones para poder definir
Proyectos la ubicación más rentable y viable.
08 Departamento de Estudio Económico-Financiero
Análisis y Evaluación de Se estudia que se cuenten con los recursos y la
Proyectos manera en que podría financiarse el proyecto.
09 Departamento de Dictamen final
Análisis y Evaluación de Se da el Vo. Bo., al proyecto, en caso de que sea
Proyectos viable y aprobado por el Comité, y en caso
contrario, el proyecto deberá replantearse
corrigiéndose las desviaciones que se
presentaron.
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Atribuciones o Bases Legales

La constructora se rige bajo varias leyes y estatutos las cuales son las siguientes:

- Ley Federal del Trabajo

- Leu del Instituto Mexicano del Seguro Social
- Ley del Instituto Del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores
- Ley General de Sociedades Mercantiles
- Ley General de Sociedades Cooperativas
- Ley de Vivienda
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Glosario

Construcción: Es el arte o técnica de fabricar edificios e infraestructuras. En un sentido

más amplio, se denomina construcción a todo aquello que exige, antes de hacerse,
tener o disponer de un proyecto y una planificación predeterminada, la cual se realiza
uniendo diversos componentes según un orden determinado.

Planeación: determinación del conjunto objetivos por obtenerse en el futuro y de los

pasos necesarios para alcanzarlos, a través de técnicas y procedimientos definidos.

Proyecto: Es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se

encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de un proyecto es alcanzar
objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades
establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definidos.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y

eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos
previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas
correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Análisis: El examen exhaustivo de los planos organizativo, dinámico, funcional,

estructural y comportamental en una empresa u organización, para detectar situaciones
anómalas y proponer las soluciones que sean necesarias.

Factibilidad: Se refiere a la disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo

los objetivos o metas señalados. Generalmente la factibilidad se determina sobre un
proyecto.

Rentabilidad: Es la relación que existe entre la utilidad y la inversión necesaria para

lograrla.

Viabilidad: Condición que evalúa la conveniencia de un sistema, proyecto o idea al que

califica, atendiendo a la relación que existe entre los recursos empleados para obtenerlo
y aquellos de los que se dispone.

Requisición de Compra: Es una autorización del Departamento de Compras con el fin

de abastecer bienes o servicios. Ésta a su vez es originada y aprobada por el
Departamento que requiere los bienes o servicios.

Manual de Procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas.

Objetivo: Es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios

determinados.