P. 1
PEDOMAN Tata Persuratan

PEDOMAN Tata Persuratan

|Views: 1,220|Likes:
Published by Encep Solahudin

More info:

Published by: Encep Solahudin on May 24, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/11/2013

pdf

text

original

PEDOMAN TATA PERSURATAN

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM HAJI AGUS SALIM CIKARANG BEKASI

LATAR BELAKANG Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintah dan pembangunan. Tata persuratan dihadapkan pada permasalahan yang semakin kompleks yang perlu diatur dalam rangka pendayagunaan administrasi aparatur negara. Dengan demikian tata persuratan yang mengatur tahap penciptaan dalam daur hidup kearsipan perlu diatur terlebih dahulu untuk menuju tertib administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil guna. 3. Pengaturan meliputi tata persuratan. Karena kegiatan administrasi sangat berpengaruh terhadap peningkatan kinerja pada sebuah Institusi/Lembaga termasuk pada Perguruan Tinggi Islam Swasta. Untuk itu maka para pelaksana pengelola administrasi Persuratan perlu ditingkatkan dalam beberapa hal: 1. MAKSUD DAN TUJUAN 1. penataan berkas dan penyusutan arsip. maka perlu disusun Panduan Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan. 2. Maksud . diperlukan suatu pedoman tata persuratan dengan memperhatikan faktor pengamanan informasi dan legalitas. Untuk mengantisipasi kebutuhan akan pedoman dan untuk menertibkan penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim. Peningkatan kemampuan dan keterampilan teknis bagi pengelola administrasi Persuratan Optimalisasi sistem pengelolaan administrasi persuratan Peningkatan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan yang optimal Dengan demikian maka pedoman pengelolaan administrasi persuratan lebih tepatnya Tata Persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim ini disusun untuk dapat dipedomani sebagaimana mestinya. pengurusan surat. B. Tata persuratan sebagai sub sistem paling awal dalam tata kearsipan mempunyai dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya.BAB 1 PENDAHULUAN A. Bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasi serta memperlancar Program Kerja di Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim. berlanjut dengan tahap pengunaan dan berakhir pada tahap pelestariannya.

Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya c. Keputusan Menteri Agama RI nomor 394 Tahun 2003. Nomor 3 Tahun 1990 tentang Tata Persuratan Departemen Agama 12. tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi Agama Islam 5. LANDASAN PENYUSUNAN Dalam kaitan dengan upaya pengembangan Manajemen Tata persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim. Mewujudkan pedoman tata persuratan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim b. Rumusan Hasil Rapat Kerja Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim Tahun 2005 D. Sarjana. d. dan Pembinaan Diploma. UUD 1945 dan perubahannya 2. tentang Koordinatorat Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta 7. Agama RI Nomor DJ. Keputusan Menteri Agama RI nomor 353 Tahun 2004. tentang Pendidikan Tinggi 4. tentang Pedoman Pengawasan. Undang Undang Nomor 2 tahun 1989. jo nomr 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 3. Keputusan Menteri Agama RI nomor 387 Tahun 2004.II/51/2003 tentang tata persuratan Dinas Dirjen Kelmbagaan Agama Islam 13.2. Tujuan Penyusunan pedoman tata persuratan dina bertujuan untuk a. Pengendalian. Keputusan Dirjen Kelembagaan Agama Islam Dep. Peraturan Pemerintah Nomor 60/1999. tentang Statuta IAIN Sunan Gunung Djati Bandung 6. C. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan sebagian tugas umum pemerintahan dan pembangunan. Mewujudkan tata kerarsipan yang semakin berdaya guna dan berhasil guna. berpijak pada landasan kebijakan yang dituangkan dalam peraturan perundang-undangan sebagai berikut: 1. Pedoman tata persuratandinas ini disusun untuk dapat digunakan secara terpadu dengan tata kearsipan di lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim. Keputusan Menteri Agama RI nomor 155 Tahun 2004. Keputusan Menteri Agama RI nomor 156 Tahun 2004. tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum PTAI 9. ASAS-ASAS TATA PERSURATAN . Keputusan Menteri Agama RI Nomor 17 Tahun 1979 tentang Kode Indeks Departemen Agama Pusat dan Daerah 11. tentang petunjuk Pelaksanaan Pembukaan Program Studi pada Perguruan Tinggi Agama Islam 10. Keputusan Menteri Agama RI Nomor 7 Tahun 1983 Jo. Keputusan Menteri Agama RI nomor 486 Tahun 2003. dan Pascasarjana Perguruan Tinggi Agama Islam 8.

satuan organisasi atau kerja yang bersangkutan. 6. Sifat surat adalah tingkat pentignya surat dilihat dari berbagai aspek . 4. baik dari segi isi. termasuk surat produk teknologi maju. Surat statuter adalah jenis surat berbentuk peraturan perundang-undangan yang isinya bersifat mengatur atau menetapkan. E. format maupun dari prosedurnya. 5. satuan kerja dan atau kegiatan persuratan harus dapat diselesaikan tepat pada waktunya. yang mengikat dan wajib dilaksanakan oleh pihak-pihak terkait. Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya. Dengan demikian seluruh kegiatan tata persuratan hendaknya merupakan bagian integral dari tata laksana perkantoran dan tata laksana kearsipan instani. Format surat susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. .1. Penegasan tentang tingkat pemrosesan urat dinyatakan dalam penyampain surat. tata letak dan penggunaan lambang negara. Formulir adalah lembar jawaban yang memiliki desain khusus untuk memuat data kedinasan dala tugas tetentu dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom-kolom dan lajur-lajur dengan judul tertentu. Asas kecepatan Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi satuan organisasi. 4. 3. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas dinas. Oleh karena itu para pejabat dan petugas tata persuratan tidak memberikan informasi tentang suatu surat dinas kepada yang tidak berkepentingan. Asas Keterkaitan Tata persuratan pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan administrasi berkantoran pada umumnya dan administrasi perkantoran pada khususnya. baik secara tertulis maupun secara lisan Asas Pertanggung Jawaban Secara administrasi surat dinas hendaknya dapat dipertanggungjawabkan. Asas Keamanan Pada dasarnya semua surat dinas bersifat tetutup. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Jenis surat adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan redaksinya. sehingga kerahasiaan isinya harus tetap terjaga. 7. 2. PENGERTIAN UMUM 1. tekait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya berdasrkan ketentuan yang berlaku dalam instansi yang bersangkutan sehubungan dengan bobot informasi surat. 3. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan. logo dan cap dinas. Pada hakikatnya asas ini mendasari pemikiran bahwa diturutinya kaidah format surat. 8.

cap dinas.F. . wewenang penandatanganan surat. isi surat. pengurusan surat dan kode indeks baik statuter maupun non statuter bagi seluruh satuan organisasi di lingkungan Sekolah Tingggi Agama Islam Haji Agus Salim. RUANG LINGKUP Pedoman tata persuratan lingkungan Sekolah Tinggi Agama Islam Haji Agus Salim ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi kepala surat. jalur surat.

anjuran. Surat Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang sifatnya mengatur kebijakan suatu organisasi/satuan organisasi.permintan. menetapkan. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern yaitu surat yang ditujukan kepada instansi di luar satuan organisasi atau instansi lain. pernyataan. Edaran Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tetenru yang isinya memeberikan penjelasan atau petunjuk-petunjuk yang . b. B. Surat Non Statuter. JENIS SURAT 1. b. penyampaian. terdiri dari a. PENGGOLONGAN SURAT Surat dinas pada umumnya dapat digolongkan menjadi dua golongan yaitu: 1. 2. penjelasan atau jawaban c. saran. Surat Statuter merupakan produk hukum yang berlaku di tingkat STAI Haji Agus Salim dan pimpinan suatu organisasi yang isinya bersifat mengatur. Nota Dinas Nota dinas adalah surat yang bersifat intern isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi yang memuat pemberitahuan. minta penjelasan. tanggapan.BAB II KERANGKA DASAR SURAT DINAS A. 2. Instruksi ialah perintah pimpinan Instansi/lembaga yang berisi tata cara pelaksanaan dari kebijakan yang digariskan pimpinan instansi/lembaga. Dilihat dari ruang lingkupnya surat non statuter dapat dibedakan menjadi: a. mengikat dan wajib dilaksanakan oleh aparatur /unit yang terkait. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan yang menyangkut kedinasan b. Surat Statuter Surat Statuter ialah peraturan pelaksanaan dari suatu peraturan perundangundangan yang sifatnya memutuskan dan menetapkan kebijakan pokok organisasi meliputi: a. Surat yang memiliki ruang lingkup intern yaitu surat yang di tujukan dalam lingkungan satuan organisasi/antar satuan kerja. Surat non Statuter adalah alat komunikasi tertulis yang bersifat tidak mengatur dalam pelaksanaan kebijakan satuan organisasi/satuan kerja. Surat keputusan Keputusan ialah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok yang digariskan pimpinan Instansi/lembaga. Surat Dinas Surat dinas adalah surat yang bersifat eksternal dan digunakan antar satuanorganisasi bersisi tentang pemberitahuan.

Menimbang ii. Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi 1) Bagian Kepala.d. k.menetapkan b) Diktum berisi pertama. isinya ringkas jelas yang digunakan anatar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi Pengumuman Pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang seuatu hal yang ditujukan kepada karyawan atau masyarakat umum Undangan Surat undangan adalah surat isinya mengundang agar yang menerima datang tepat pada waktu yang telah ditentukan Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat yang digunakan untuk mengantar/mengirim sesuatu hal baik berupa surat. e. Surat Statuter a. Mengingat iii. ketiga. bulan dan tahun penetapan c) Nama jabatan d) Tanda Tangan pejabat e) Nama terang pejabat . terdiri dari a) Konsiderans i. g. BAGIAN-BAGIAN SURAT 1. i. dst atau pasal-pasal 3) Bagian akhir. barang dan lain-lain diseretai pesan singkat Telepon Telepon adalah informasi yang diterima melalui telepon dan dicatat menjadi surat untuk disampaikan kepada yang dituju Facsimile (Fax) Surat yang penyampaiannya melalui pesawat facsimile Electronic Mail Informasi yang dikomunikasikan melalui jaringan internet dan perangkat komputer C. peraturan atau Instruksi Laporan Laporan adalah surat yang berisi pertanggungjawaban dar bawahan kepada atasan tentang pelaksanaan sesuatu tugas yang dibebani kepadanya Memo Memo adalah surat yang sifatnya informal/tidak resmi. Memperhatikan iv. Memutuskan. dianggap perlu tentang hal-hal yang diatur dalam keputusan. f. terdiri dari: (disesuaikan) a) Kata Keputusan b) Nomor (urut) dan tahun c) Judul Keputusan tentang 2) Bagian Isi. terdiri dari: a) Nama tempat ditetapkan b) Tanggal. h. kedua. j.

bulan dan tahun penetapan c) Nama jabatan d) Tanda tangan pejabat e) Nama terang pejabat f) Cap jabatan /cap dinas g) Tembusan c. Tanggal.f) Cap jabatan /cap dinas g) Tembusan b. Surat Keputusan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi 1) Bagian Kepala. menetapkan 3) Bagian Akhir. terdiri dari Konsiderans a) Menimbang b) Mengingat c) Memperhatikan d) Memutuskan. terdiri dari: a) Nama tempat ditetapkan b) Tanggal. Nama terang pejabat vi. Tembusan 2. Memperhatikan b) Diktum Menyebut pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan c) Bagian akhir. terdiri dari: (disesuaikan) a) Kata Surat Keputusan b) Nomor (urut) dan tahun c) Judul Surat Keputusan tentang 2) Bagian Isi. Menimbang iii. Membaca ii. terdiri dari: i. Cap jabatan vii. bulan. Nama jabatan iv. Nama tempat ditetapkan ii. Tanda tangan pejabat v. Mengingat iv. dan tahun penetapan iii. terdiri dari: a) Kata instruksi b) Nomor (urut) dan tahun c) Judul instruksi 2) Bagian isi terdiri dari: a) Konsiderans i. Surat Non Statuter a. Kepala Surat . Instruksi pimpinan/intansi/lembaga/satuan organisasi 1) Bagian Kepala surat.

1) Nama Instansi a) Surat yang ditanda tangani oleh pejabat. sesuai dengan tanggal. Surat penting ii. pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi” dibawahnya ditulis atas nama pejabat yang bersangkutan dengan menulis pejabat yang mewakilinya 2) Penggunaan dan Peletakan Lambang a) Untuk surat statuter pada kop surat digunakan lambang STAI Haji Agus Salim terletak di sebelah kiri atas b) Untuk surat dinas (non statuter) yang ditandatangani oleh pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi. pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi ditulis jabatan pimpinan/instansi/lembaga/satuan organisasi b) Surat yang ditanda tangani oleh wakil pejabat diatasnya tetap ditulis “pejabat. pada kop surat di gunakan lambang STAI Haji Agus Salim c) Surat-surat dinas yang ditandatangani oleh selain pimpinan /instansi/lembaga/satuan organisasi menggunakan lambang STAI Haji Agus Salim 3) Tanggal. Biasa d) Lampiran ditulis dibawah sifat e) Hal ditulis dibawah lampiran f) Alamat yang dituju ditulis dibawah pokok surat 6) Bentuk Verbal Surat a) Asli b) Tembusan c) Salianan d) Petikan b. menggambarkan maksud/informasi yang disampaikan secara singkat dan jelas . kata pembukaan disesuaikan dengan kepada siapa surat akan dikirim 2) Isi pokok. bulan dan tahun ditandatangani surat oleh pejabat yang berwenang 4) Nomor surat ditulis disemailah kiri atas 5) Sifat surat ditulis dibawah nomor. Segera iii. Terbatas c) Penyampaian surat i. Rahasia iii. Sangat rahasia ii. dan tahun di tulis sebelah kanan atas. Surat biasa b) Pengamanan informasi i. Batang tubuh 1) Pembukaan. sifat surat ditinjau dari a) Bentuk Informasi i. bulan. Sangat segera ii.

kalimat penutup mengungkapkan kata-kata yang sopan dan tepat c.3) Penutup. Penyiapan Konsep 1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai yang ditunjuk olehnya 2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman penulisan hendaknya dilakukan dengan setepat-tepatnya dengan persyaratan:  Bersifat dinas  Jelas maksud dan tujuan  Menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar b. Pencatat Konsep 1) Pemberian nomor surat dilaksanakan setelah dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang. Pengajuan Konsep 1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat sendiri dapat langsung diproses dalam unit kerja pejabat tersebut 2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat sebagai persetujuan terlebih dahulu diteliti oleh atasan pegawai yang bersangkutan. maksudnya untuk menjaga agar tanggal surat dan pemberlakuannya tidak ada selisih waktu terlalu lama 2) Pemberian nomor dilaksanakan oleh sub Bagian Tata Usaha STAI Haji Agus Salim d.n” (atas nama) dan “u.b” (untuk beliau) penggunaan dibatasi hanya untuk pejabat yang berwenang sesuai dengan lingkup bidang tugasnya. CARA PEMBUATAN SURAT 1. Dalam penulisan “a. konsep terlebih dahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutan dan membubuhkan parafnya 4) Konsep diajukan kepada pejabat unit kerja yang mengurusi ketatausahaan untuk Surat Keputusan yang ditandatangani oleh Pimpinan satuan organisasi c. D. Konsep Sebagai Dokumen . Proses Pembuatan Surat Statuter a. Pengajuan kepada pejabat yang berwenang harus melewati pejabat-pejabat menurut prosedur dan hirarki dalam unit kerja sebagai pertanggungjawaban 3) Jika materi konsep itu lebih dari satu unit kerja. Kaki surat 1) Lingkup kaki surat a) Pengetikan tulisan jabatan unit organisasi/pelaksana teknis yang berwenang menggunakan huruf awal kapital b) Tanda tangan dan cap nama jabatan dibubuhkan disemailah kiri tanda tangan tidak melebihi sepertiga tanda tangan 2) Kaki surat diketik disemailah kanan bawah surat. lurus dengan nama kota asal surat.

2.Huruf pertama dengan huruf besar. memperhatikan dan menetapkan dari pertama.3 dan seterusnya c) Judul keputusan atau tentang keputusan diketik dengan huruf kapital semua tidak menggunakan tanda baca apapun 2) Pembukaan a) Nama pejabat seperti (ketua). b titik (b.Sebagai bahan autentik yang berharga agar riwayat terjadinya surat dapat diikuti. Cara Mengetik Surat Statuter 1) Kepala a) Kata Keputusan Pimpinan Satuan Kerja pada Keputusan. setelah satu ketukan diketik apa yang menjadi perhatian dalam surat keputusan dimaksud diawali dengan huruf-huruf besar kata pertama dan seterusnya huruf kecil 3) Isi surat a) Kata “memutuskan” diketik setelah diberi jarak dua spasi dari kalimat baris teakhir i. dan huruf pertama pada setiap kata dengan huruf besar (kapital) e) Sesudah kata “memperhatikan” f) Diketik tanda titik dua yang diselaraskan dengan titik dua diatasnya. mengingat. setelah satu ketukan ditulis peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan hukum surat keputusan dimaksud dengan huruf kecil. dan Instruksi mengambil jarak 3 regal (dalam komputer spacing) atau diatur dengan margin top dari Lembaga diketik dengan huruf kapital dan tidak menggunakan tanda baca apapun b) Penyebutan nomor dan tahun diketik dengan angka arab seperti 1. maka unit pengolah wajib menyimpan konsep tersebut dalam arsip aktif sesuai dengan tata cara kearsipan.) dan seterusnya sesuai kebutuhan  Satu ketukan diketik kata “bahwa” dan seterusnya dengan huruf kecil c) Sesudah kata “mengingat” d) Diketik titik dua (:) yang diselaraskan dengan titik dua (:) da seterusnya diberi tanda titik. selanjutnya huruf kecil Sesudah menimbang 5 ketukan diketik tanda titik dua (:)  Satu ketukan dari titik dua a titik (a. Diketik dengan huruf besar (kapital) ii. b) Kata menimbang. Surat Keputusan.). Konsep surat dibuat pada blangko konsep surat yang telah dibakukan e. diketik setelah mengambil jarak 4 regal (spacing) dari judul keputusan dengan huruf kapital tanpa tanda baca apapun.kedua dan seterusnya diketik setelah mengambil jarak 10 ketukan (1 inci) dari samping kiri. Diketik berhuruf diberi jarak satu ketukan . dijadikan satu dengan pertinggal /arsip.

Baris pertama isi pasal diketik setelah lima ketukan margin kiri c) Rincian isi penetapan yakni “pertama. ketiga” dan seterusnya i. Apabila isi penetapan berisi pasal-pasal. Diketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil iv. Sejajar dengan huruf pada kata “memperhatikan” dan diberi tanda titik dua iii.. kedua. instruksi dan lain sebagainya diketik dengan angka Arab. maka pengetikan pasal diketik di tengah simetris dengan kata memutuskan 4) Kaki Surat a) Kata “Ditetapkan” di. Setelah diberi jarak 5 spasi dari atas ii. Diberi jarak 4 spasi dari kalimat baris terakhir ii. Sesudah diberi jarak 5 ketukan dari garis tengah kesamping kanan iii.. Huruf P pada kata “Pada Tanggal” diketik lurus dengan huruf D pada kata “Ditetapkan” iii. Setelah satu spasi dari kata ditetapkan ii. Setelah satu ketukan diketik isi penetapan surat dimaksud dengan huruf besar semua (kapital) iv. Nama bulan diketik dengan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil c) Nama jabatan di ketik i. Diberi tanda cap jabatan /dinas e) Tembusan i. Setelah satu ketukan diketik isi rincian penetapan dengan huruf awal kapital. . Diberi tanda titik dua selaras dengan titik dua di atasnya ii. Lurus dibawah kata nama jabatan iii. selanjutnya huruf kecil iii. Tidak diberi garis bawah iii. Menggunakan huruf kapital d) Nama pejabat yang berhak menandatangani Surat Keputusan diketik: i.. Sesudah diberi jarak satu setengah spasi ii.. selanjutnya huruf kecil ii. Dengan huruf kapital iv.Diketik ditengah simetris dengan lambang STAI Haji Agus Salim di kepala surat iv. Lurus dibawah kata pada tanggal iii. Tanggal dan Tahun ditetapkan Peraturan/Keputusan.(Nama Kota) diketik setelah i. Menggunakan huruf awal kapital selanjutnya huruf kecil b) Kata “Pada Tanggal” diketik: i. Diketik setelah dua spasi dari atas dengan huruf kapital.. Tidak diberi tanda baca apapun b) Kata “menetapkan” i. Kata tembusan diketik dengan huruf besar pada huruf pertamanya saja ii.

terlebih dahulu diteliti oleh atasan pegawai yang bersangkutan. Cara Mengetik Surat Dinas (Non Statuter) 1) Mengetik bagian kepala surat a) Nama Instansi i. konsep terlebih dahulu diedarkan kepada pejabat unit-unit yang bersangkutan dan membubuhkan parafnya sebelum yang berwenang menandatangani surat itu 4) Untuk konsep surat yang sudah terakhir (net). Proses Pembuatan Konsep Surat Dinas (Non Statuter) a. iv. Pengajuan Konsep 1) Konsep yang dipersiapkan oleh pejabat dapat langsung diproses dalam unit kerja pejabat tersebut 2) Konsep yang dipersiapkan oleh pegawai sebelum diparaf oleh pejabat yang besangkutan sebagai persetujuannya. benar dan lugas b. Konsep surat dibuat pada blangko konsep yang sudah dibakukan e. Pada kertas tanpa kop diketik sebagai berikut iii. Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas kebawah di mulai dari pejabat yang tertinggi 2. untuk menjaga agar tanggal surat dan tanggal pengirimannya tidak ada selisih waktu terlalu lama 2) Pemberian nomor surat dilaksanakan menurut kode indeks surat dinas yang telah ditetapkan d. Konsep Sebagai Dokumen Sebagai bahan autentik yang berharga dimana riwayat terjadinya surat dapat diikuti maka unit pengolahan surat wajib menyimpan konsep tersebut dalam arsif aktif sesuai sistem kearsipan dinamis dijadikan satu dengan pertinggalnya. Penyiapan Konsep 1) Penulisan konsep dapat dilakukan oleh pejabat sendiri atau pegawai yang ditunjuk olehnya 2) Untuk tidak menimbulkan keragu-raguan atau kesalah pahaman penulisan hendaknya dilakukan setepat-tepatnya dengan persyaratan a) Bersifat dinas b) Jelas maksud dan tujuannya c) Menggunakan bahasa Indonesia yang baik. . di paraf oleh pejabat setingkat dibawah pejabat pendandatangan surat dan letak paraf disemailah kiri nama c. Pengajuan kepada pejabat-pejabat menurut prosedur dan hierarki dalam unit kode sebagai pertanggung jawaban 3) Jika materi surat itu menyangkut lebih dari satu unit kerja.Setelah satu ketukan dibubuhkan tanda titik dua Pengetikan semua obyek tembusan ditetapkan pakai nomor urut harus huruf T pada kata tembusan v. Pencatat Konsep 1) Pemberian nomor surat diatur setelah pengetikan dilaksanakan dan telah dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang.

tidak perlu kedua-duanya. Lampiran sesudah dua ketukan diberi tanda baca titik dua (:). bulan dan tahun i. Tempat kedudukan. tidak perlu diberi tanda baca apapun dan garis bawah. bulan dan tahun diletakkan sebelah kanan atas c) Nomor . kemudian pejabat/pimpinan instansi yang dituju diketik lurus mendatar     . sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnya sesudah satu ketukan diketik sifat surat iv. pengetikannya seperti contoh lampiran 5. Perihal. diakhiri tidak perlu diberi tanda baca apapun v. Penulisan kata lampiran tidak boleh disingkat. selanjutnya huruf kecil. Penulisan isi perihal dengan huruf awal kapital. sesudah lima ketukan diberi tanda titik dua selanjutnya sesudah satu ketukan diketik kode dan nomor surat sesuai kode indeks yang berlaku. lampiran dan perihal surat i. Pengetikan isi perihal tersebut diatas tidak boleh sampai garis tengah/melebihi garis tengah lembar kertas dan apabila lebih satu baris dilanjutkan kebaris kedua dengan jarak pengetikan satu spasi tanpa diakhiri tanda baca dan garis bawah. Tanggal diketik dengan angka iii. kemudian diberi tanda baca koma ii.6. Tempat kedudukan. Nomor. Pada kertas Kop. Tidak perlu diakhiri dengan tanda baca titik.dan 7 b) Tempat kedudukan. Sifat. Sesudah tahun tidak perlu diberi tanda baca apapun vi. d) Alamat (objek) surat i. diketik dengan huruf awal kapital. Kata “Kepada” diketik di bawah pokok surat ii.penulisan kata “nomor” tidak boleh disingkat iii. selanjutnya huruf kecil iv. selanjutnya huruf kecil. Kata Nomor diketik setelah 10 ketukan dari tepi kiri kertas ii. Kata “Yth” diketik d ibawah kata kepada. selanjutnya sesudah satu ketukan diketik jumlah dan jenis yang dilampirkan (Kalau ada) jumlah lampiran diketik dengan huruf atau angka.Diketik dengan huruf besar Diketik dengan susunan harmonis/simetris Diberi garis bawah Nama instansi diketik di tengah-tengah simetris atau 5 regal (spacing) dari atas  Diakhiri nama instansi tidak perlu di beri tanda baca apapun ii. tanggal. Tahun diketik dengan angka v. tanggal. Nama bulan diketik dengan huruf awal kapital. sesudah tujuh ketukan diberi tanda baca titik dua (:) selanjutnya sesudah satu ketukan diketik materi pokok surat yang diambil dari bagian isi surat.

2) Tembusan Surat a) Kata tembusan diketik dengan huruf kapital pada awal kata. selanjutnya huruf kecil. lurus vertikal dengan huruf kapital pada awalnya. memakai nomor urut (angka) sebelah kirinya tegak lurus . f.iii.sampai akhir surat. lurus dengan nomor di atas tanpa diberi garis bawah b) Bila tembusan surat ditujukan kepada lebih dari satu instansi di belakang kata “Tembusan” dibubuhkan titik dua (:) c) Pengetikan obyek surat ke mana tembusan ditujukan apabila lebih dari satu. jarak dapat diperlebar atau dipersempit tergantung dengan sedikit/banyaknya kalimat di dalam uraian isi surat. Nama kota diketik dibawah kata Yth. Cara Mengetik Bagian Isi Surat 1) Isi surat mulai diketik 4 atau 5 regal (spacing) setelah nama kota 2) Untuk surat yang sangat singkat hendaknya pengetikan diserasikan dengan ukuran kertas 3) Untuk surat yang panjang dan harus disambung dengan halaman berikutnya harus menggunakan kertas biasa tanpa kop surat dan sudut kanan atas dibubuhi nomor halaman 4) Awal mengetik isi surat. dapat diketik di bawahnya Nama kota tidak perlu diawali atau ditambah alamat.5 spasi 6) Untuk membedakan alinea yang satu dengan alinea yang lain. b) Yang dicantumkan adalah jabatan si pengirim (ketua) tidak perlu menyebutkan kembali nama instansi (apabila sudah ada pada kop Surat) diketik dengan huruf awal kapital. c) Nama pejabat diketik dengan huruf awal kapital dan tidak perlu digaris bawahi d) Di bawah ini pejabat diketik NIP yang bersangkutan. 5) Surat hendaknya diketik 1.diberi/ditambah jarak satu baris ½ spasi 7) Huruf terakhir dari setiap baris. g. Mengetik Bagian Kaki surat 1) Penandatanganan a) Diletakkan di sebelah kanan bawah dengan jarak lebih kurang tiga baris/spasi dari kalimat terakhir bagian isi surat. nomor gedung dan sebagainya. sebelah kiri dimulai setelah 5 ketukan dengan berpedoman huruf awal dari isi pokok surat yang tertera pada “perihal”. iv. tidak perlu diberi tanda baca apapun dan garis bawah. berjarak 6 ketukan dari sebelah kanan kertas. begitu juga huruf awal dari setiap alinea baru diketik dengan berpedoman seperti di atas. pengetikan NIP tidak boleh diberi antara satu angka dengan angka lainnya. jalan. Apabila nama instansi tidak cukup diketik sampai ditengah halaman. e) Jabatan si pengirim dan nama pejabat disusun tegak lurus dengan tempat kedudukan surat. Juga tidak perlu diawali dengan kata “di”.

. Kaki Surat Ketua Ketua Tanda tangan Nama Terang 2. yang karena jabatannya diberi wewenang sesuai dengan ketentuan tersebut. Contoh: KAKI SURAT DAN PENANDATANGANAN 1. untuk hal-hal yang wewenangnya telah diserahkan kepada Pembantu Ketua sesuai dengan bidang masing-masing..ke atas dengan huruf “T”. yakni dimulai dari instansi yang lebih tinggi. Tanda tangan .. Ketua Pembantu Ketua Tanda tangan Nama Terang NIP. e) Tidak perlu menambah nomor urut terakhir dengan kata “Pertinggal” atau arsip. Lain-lain yang harus diperhatikan 1) Pengetikan surat hendaknya diusahakan agar benar-benar melaksanakan asas penghematan gerak untuk mencegah penghamburan tenaga.. yakni tidak perlu menggaris nama tokoh pada tempat yang dituju.. Kaki Surat “Untuk beliau” yang ditandatangani oleh pimpinan dibawahnya. Contoh a. karena berarti mengetik dua kali lipat 2) Pengetikan surat harus jelas. 3) Setiap kesalahan...n.b*) Sekretaris . tidak baik bila ditumpangi/ditimpa dengan huruf lain (apabila menggunakan mesin Tik) 4) Apabila dalam satu halaman pengetikan telah melakukan lima kali kesalahan. awal kata tembusan di belakang nomor urut diberi titik. 5) Apabila pengetikan surat lebih dari satu halaman maka untuk halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat.. Contoh: a. 7) Susunan dan tata letak dari masing-masing Kepala Surat dan Kaki Surat sebagaimana halaman berikut. Kaki Surat Atas Nama Koordinator... menurut bidang tugas dan batas wewenangnya masing-maing.... 3. maka sebaiknya diganti. 6) Penulisan /pengetikan surat hendaklah berpegang pada pedoman umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan. Ketua Pembantu Ketua u. d) Penyusunan urutan obyek tembusan dari atas ke bawah mengikuti urutan tinggi rendahnya kedudukan instansi... h..... atau menggunakan Tip Ex.n.. harus dihapus sampai bersih.

5.38 x 9. Tingkat Keasaman Kertas Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan permanen.27 x 11.. Jenis kertas 1) Surat: untuk surat dinas digunakan kertas HVS putih 60 atau 70 gram. c. Amplop Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat.20 x 11... Apabila kemungkinan di atas tidak dapat dilaksanakan.27 x 11.02 inci 5) Laporan . PENGGUNAAN KERTAS AMPLOP Standarisasi kertas merupakan faktor penting dalam tata persuratan dan tata kearsipan. 2.67 inci) b. kertas yang dipergunakan yang memiliki pH 6. terutama surat yang mempunyai ruang lingkup ekstern. Ukuran Sampul Surat dan Bentuk Sampul Surat sebagai berikut: No Lebar Panjang 1 90 125 2 100 160 3 110 220 .5 (162 x 229 mm) atau 6. ukuran kertas sebaiknya ditentukan standarnya. 1) Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern ukuran kertas A.4 (229 x 324 mm) atau (9. 6) Surat Statuter Ukuran kertas C. 2) Laporan dan Surat Statuter: untuk laporan dan produk hukum digunakan jenis kertas HVS putih (70/80 gram) 3) Surat berharga atau bernilai: segala jenis yang mengundang kecenderungan untuk pemalsuan dan manipulasi.5 – 8.. didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing jenis surat dan daya tampung ukuran kertas yang berbeda. 1.29 inci 4) Untuk yang informasinya pendek: C.29 inci..171/1/1988.. 3) Untuk surat yang informasinya panjang: A. Copy surat sebagai arsip disimpan di unit pencipta.4 (210 x 297 mm) atau 8.27 x 11.29 inci.NIP. Hal ini digunakan dalam keadaan tertentu E. 2) Untuk surat yang memiliki ruang lingkup intern ukuran kertas. Ukuran amplop yang dapat digunakan menurut keputusan Direktur Jenderal Standar Kertas Sampul Surat. Ukuran Kertas Untuk keseragaman tata persuratan.. menggunakan jenis kertas yang mengacu kepada keputusan ketua Badan Koordinasi Pemberantasan Uang Palsu No..4 (210 x 297 mm) atau 8... Kertas a..4 (210 x 297 mm) atau 8.KEP-10/BK. Sedangkan surat yang mempunyai ruang lingkup intern sesuai dengan pertimbangan efisiensi. ukuran kertas A. dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas lignin.

Ukuran 1) Surat biasa pada umumnya: 105 x 227 mm. Tulisan Untuk nama instansi pengirim dicetak lengkap dengan alamat lengkap dan nomor telepon. pengiriman ke luar kota atau keluar negeri dilakukan melalui pos atau telegram email. website dan kodePos pada bagian kiri atas. Biasa. dikirim menurut urutan diterimanya di bagian ekspedisi dan dikirim menurut jadwal perjalanan caraka (kurir) 2. Untuk alamat yang dituju dicetak sebelah kanan mulai bagian tengah kearah bawah dan mencantumkan kode Pos.00 g/m2. harus dikirim seketika setelah surat tersebut ditandatangani b. Pada amplop disemailah kiri atas dicantumkan 1) Logo Departemen Agama bagi selain Menteri Agama 2) Logo PTS.4 tanpa dilipat: 229 x 324 mm 4) Surat dengan kertas C. 2) Surat yang dilipat dua: 176 x 250 mm 3) Surat dengan kertas A. fax. F.4 5 6 7 8 9 10 11 12 114 125 105 115 120 176 229 250 270 162 176 227 245 270 250 324 253 400 Demi efisiensi pengamanan surat. Dengan pos/telegram. Cara Pengiriman a.4 tanpa dilipat: 250 x 353 mm b. Di bawahnya disediakan kolom nomor. Dikirim dengan caraka (kurir) untuk dikirim dalam kota c. pada amplop PTAIS c.5 – 1. dan teleks. Cara ini dilakukan bila: 1) Surat berkualifikasi sangat rahasia 2) Dikehendaki tanggapan segera 3) Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat b. Kilat. Tingkat Urgensi a. harus dikirim selambat-lambatnya 24 jam setelah surat di tanda tangani c. PENGIRIMAN SURAT 1. Dibawa sendiri oleh pejabat yang bertugas menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut/pejabat yang ditunjuk. sedang untuk surat yang bersifat rahasia untuk amplop luar 115 x 245 mm dengan ketebalan 35. Segera. instansi pemerintah menggunakan amplop dengan standar sebagai berikut: a. Pengiriman dengan pos atau telegram .

untuk surat yang perlu secepatnya sampai pada alamat yang dituju (misalnya naskah kilat. untuk surat biasa 2) Tercatat untuk surat penting yang memerlukan jaminan akan sampainya pada alamat yang dituju 3) Kilat khusus/kilat. untuk telegram dengan tingkat urgensi “biasa” 4) Pos udara.segera)  Telegram kilat. Faksimile. untuk pengiriman surat ke luar negeri 5) Pos udara tercatat. pengiriman surat melalui pesawat faksimile dan E-mail. untuk surat penting keluar negeri yang memerlukan jaminan akan sampainya ke alamat yang dituju 6) Pos PATAS 3. .harus disesuaikan dengan peraturan pos dan telegram yang berlaku dengan memperhatikan tingkat urgensinya 1) Biasa . untuk telegram dengan tingkat urgensi “kilat”  Telegram penting. untuk telegram dengan tingkat urgensi “segera”  Telegram Biasa.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->