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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Contenido

ÍNDICE GENERAL

Índice general .........................................................................................................................1 


Sección I.- Enfoque Metodológico y Distribución de Roles.........................................7 
Descripción General de roles de usuario....................................................................8 
Roles del Sistema .........................................................................................................9 
Usuarios en general .................................................................................................9 
Administrador ...........................................................................................................9 
Accesos permitidos al equipo de trabajo...........................................................9 
Roles Definidos .......................................................................................................... 11 
Rol: Contralor Y Director De Auditoría............................................................... 11 
Rol: Mantenimiento De Datos De Auditores .................................................... 11 
Rol Bibliotecario ..................................................................................................... 11 
Rol: Planificador .................................................................................................... 12 
Rol: Coordinador De La Unidad De Control .................................................... 12 
Rol: Asistente Administrativo ............................................................................... 14 
Rol: Evaluador De Riesgos ................................................................................... 14 
Rol: Mantenimiento Del Archivo Permanente ................................................. 15 
Sección II.- Configuraciones básicas ........................................................................... 16 
Aspectos Tecnológicos y de Conectividad ............................................................ 16 
Esquema De Conectividad ........................................................................................ 16 
Instalacion De Autoaudit ........................................................................................ 18 
Acceso a Autoaudit Desde La Red Lan (Matriz) ............................................... 18 
Aspectos Funcionales .................................................................................................. 19 
Cambio De Idioma................................................................................................... 19 
Configuración de la Base de Datos de AutoAudit de la Cge ......................... 20 
Base Autónoma ........................................................................................................ 22 
Creación de replicas de Viaje ............................................................................... 23 
Instalación en el Servidor de Trabajo Local ......................................................... 27 
Sincronización con la Base Maestra. ........................................................................ 27 
Acceso a la Base de Datos .................................................................................... 30 

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Directorio Temporal .................................................................................................. 32 


Nombre y Clave de Usuario ................................................................................... 33 
Cambio de Clave..................................................................................................... 33 
Medios de Ayuda para Usuarios de Autoaudit .................................................. 34 
Sección III.- Actividades comunes a desarrollar por todos los usuarios ................. 36 
Panel de navegación ................................................................................................. 36 
Ítems de auditorías recientes ................................................................................. 37 
Mi lista de Ítems por hacer .................................................................................. 37 
Mis Documentos – por Estado ............................................................................ 38 
Mis Hallazgos y Planes de Acción ...................................................................... 39 
Cantidad de Registros ......................................................................................... 40 
Filtrar Registros ....................................................................................................... 40 
Categorizar los Datos por Columnas ................................................................ 40 
Eliminación de Campos – Papelera de Reciclaje .......................................... 41 
Configuración de Datos de Auditores ..................................................................... 44 
Nueva configuración ............................................................................................... 44 
Información Laboral ................................................................................................. 45 
Capacitación Continua .......................................................................................... 47 
Evaluación de Riesgo Vertical ................................................................................... 51 
Creación de una Nueva Matriz ............................................................................. 51 
Información Adicional Importante ........................................................................ 55 
Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal ............................................................. 56 
Creación de una Nueva Matriz ............................................................................. 56 
Esquema..................................................................................................................... 58 
Información Adicional Importante ........................................................................ 61 
Archivos Estándar – Archivo Permanente................................................................ 63 
Pasos para crear y Registrar el Archivo Permanente ........................................ 63 
Opciones de Carpeta ......................................................................................... 67 
Opciones de Archivo ........................................................................................... 68 
Configuración de la Auditoría ................................................................................... 69 
Auditorías Cargables ............................................................................................... 69 
Auditorías No Cargables ......................................................................................... 72 

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Opciones Disponibles............................................................................................... 73 


Programación de Rangos de Tiempo ...................................................................... 74 
Pasos para programar los Rangos de Tiempo .................................................... 74 
Otras opciones disponibles en Programación de Rangos de Tiempo ....... 81 
Calendario del Plan de Control ............................................................................. 82 
Otras opciones disponibles del calendario ..................................................... 85 
Documento de Planeación ....................................................................................... 86 
Pasos para registrar información en el Documento de Planeación............... 86 
Archivos Anexos............................................................................................................ 95 
Estructura de la ventana “Archivos Anexos” ...................................................... 96 
Opciones de la ventana archivo anexo .............................................................. 96 
Importar ...................................................................................................................... 97 
Importación de Documentos en una Conexión Local .................................. 97 
Importación de Documentos en una Conexión Remota ............................. 99 
Editar Descripción................................................................................................... 104 
Editar ..................................................................................................................... 104 
Retirar .................................................................................................................... 105 
Devolver ............................................................................................................... 106 
Cancelar Retiro ................................................................................................... 107 
Ver ......................................................................................................................... 107 
Crear ..................................................................................................................... 108 
Mover .................................................................................................................... 108 
Copiar ................................................................................................................... 109 
Añadir.................................................................................................................... 110 
Biblioteca.............................................................................................................. 111 
Ver Historia ........................................................................................................... 111 
Eliminar .................................................................................................................. 112 
Matriz de Pruebas ....................................................................................................... 113 
Pasos para crear una Matriz de Pruebas ........................................................... 113 
Menú contextual ................................................................................................. 114 
Opciones del Menú de Papeles de Trabajo .................................................. 114 
Creación masiva de subcarpetas ................................................................... 117 

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Creación Individual ............................................................................................ 120 


Mapa de calor de riesgos ........................................................................................ 123 
Pasos para crear el mapa de calor .................................................................... 123 
Papeles de Trabajo .................................................................................................... 130 
Ventana Menú de Papeles de Trabajo .............................................................. 130 
Panel de Visualización de las Auditorías ................................................................ 131 
Expandir - Comprimir .......................................................................................... 132 
Mostar Auditorías ................................................................................................ 132 
Panel de Documentos .............................................................................................. 133 
Panel de Herramientas .............................................................................................. 134 
Herramientas de la Ventana ............................................................................ 135 
Descripción de Columnas ................................................................................. 136 
Carpetas o Programas .............................................................................................. 138 
Carpetas predeterminadas .................................................................................. 138 
Carpetas creadas por el usuario ......................................................................... 139 
Pasos para crear e identificar carpetas ......................................................... 139 
Subcarpetas o Papeles de Trabajo ........................................................................ 143 
Pasos para crear e identificar subcarpetas ................................................... 143 
Autorización de Edición ............................................................................................ 147 
Pasos para autorizar la edición en proceso .................................................. 147 
Hallazgos ...................................................................................................................... 150 
Pasos para crear hallazgos ............................................................................... 150 
Menú contextual ................................................................................................. 150 
Desde el formulario Hallazgo ............................................................................ 151 
Otros Aspectos de Importancia ....................................................................... 157 
Enlaces ......................................................................................................................... 158 
Clases de Enlaces ................................................................................................... 158 
Enlace de Documento a Documento (formulario a formulario) ............... 159 
Pasos para Generar un Enlace de Documento a Documento ................. 160 
Enlace Punto a Documento ............................................................................. 163 
Pasos para Generar un Enlace de Punto a Documento ............................ 163 
Enlaces de Punto a Punto ................................................................................. 168 

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Hallazgos Estándar ..................................................................................................... 174 


Pasos para utilizar la biblioteca de hallazgos estándar .................................. 174 
Formatos Estándar...................................................................................................... 176 
Estructura.................................................................................................................. 176 
Pasos para acceder y crear documentos con Formatos Estándar .......... 178 
Listas de Chequeo ..................................................................................................... 182 
Pasos para utilizar una lista de chequeo ........................................................... 182 
Opciones adicionales disponibles ....................................................................... 184 
Informes Estándar ....................................................................................................... 185 
Flujo de Información de la Biblioteca para acceder al informe estándar .. 185 
Vías de Acceso para Usar los Informes Estándar .............................................. 185 
Informes Estándar Disponibles .............................................................................. 186 
Pasos para Utilizar un Informe Estándar Existente ......................................... 187 
Enviar Cambios a AutoAudit ................................................................................ 195 
Revisión de Formularios ............................................................................................. 197 
Revisión Individual .................................................................................................. 198 
Pasos para dar en revisión los formularios en forma individual. ................. 198 
Revisión Masiva ....................................................................................................... 200 
Mensajes ...................................................................................................................... 202 
Pasos para crear mensajes ................................................................................... 202 
Aprobación de Papeles de Trabajo ....................................................................... 207 
Aprobación Preliminar ........................................................................................... 208 
Aprobación Final .................................................................................................... 208 
Pasos para Aprobar un Formulario. ..................................................................... 208 
Aprobaciones Individuales................................................................................ 209 
Aprobaciones Masivas....................................................................................... 210 
Información adicional importante .......................................................................... 212 
Eliminación Aprobación ........................................................................................ 212 
Lista de Editores Actuales. .................................................................................... 213 
Enlace de Origen. .................................................................................................. 214 
Informe de Horas ........................................................................................................ 215 
Horas Cargables ..................................................................................................... 215 

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Horas no cargables ................................................................................................ 219 


Opciones Disponibles............................................................................................. 221 
Opciones Panel ................................................................................................... 221 
Opciones Barra de Herramientas .................................................................... 221 
Anexos .............................................................................................................................. 223 
Anexo N° 1.- Instalación cliente Citrix y acceso ................................................... 223 
AnexoN° 2.- Formato a seguir para Configurar Auditorías ................................. 233 
Anexo N° 3.- Escalas de Valoración DE Riesgos Horizontales............................. 234 
Anexo N° 4.- “Habilitar Macros para Enlaces” ...................................................... 236 
Macro Open PointLink Dialog .............................................................................. 236 
Habilitación de Macros ......................................................................................... 236 
índice temático .............................................................................................................. 240 

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

Sección I.- Enfoque Metodológico y Distribución de Roles

La Contraloría General del Estado, para unificar los criterios y procedimientos de


trabajo, orientados a cumplir de manera eficiente, efectiva y eficaz las acciones de
control emprendidas en respuesta al mandato constitucional, utiliza las “mejores
prácticas” de auditoría, para ejercer y promover un amplio rango de actividades que
generen valor agregado, establecer las bases para evaluar y fomentar la mejora en
los procesos y operaciones de las organizaciones auditadas.

AutoAudit ayuda al auditor en la aplicación de las mejores prácticas porque las


incorpora en su esquema funcional. Graficado en la siguiente figura:

ENFOQUE METODOLÓGICO

A partir de la información de los organismos sujetos a control (insumos), la Contraloría


General del Estado procesa esta información mediante técnicas de auditoría asistidas
por computador (TAAC’s), con la finalidad de identificar riesgos potenciales que le
permitan priorizar la utilización de los recursos de control, los cuales deben plantearse
en los planes de Control.

Identificadas las áreas prioritarias a ser controladas, el Organismo Técnico de Control


puede administrar y desarrollar el proceso de la Auditoría Gubernamental en el
contexto de una arquitectura tecnológica planteada: Biblioteca magnética,
monitoreo y supervisión en línea, entre otros.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

DESCRIPCIÓN GENERAL DE ROLES DE USUARIO

Para la aplicación del enfoque metodológico es necesario plantear un esquema de


roles de usuario en AutoAudit. El sistema reconoce dos grupos de usuarios, que son:

a) Roles del Sistema


b) Roles Definidos

ROLES DE USUARIO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

R OLES DEL S ISTEMA


Cuando se crea un nuevo usuario en AutoAudit, los accesos a los diferentes módulos
estarán establecidos a base de un rol que se le asigne por parte de otro usuario
autorizado. Los principales roles de usuario del sistema en AutoAudit son:

• Supervisor
• Jefe de Equipo
• Auditor Asignado

Los roles de sistema Supervisor, Jefe de Equipo y Auditor asignado (operativo y de


apoyo) son roles que se configuran en forma automática por el aplicativo cuando el
Coordinador de la Unidad de Control conforma un equipo de trabajo (Ver Rol
Coordinador de la Unidad de Control). Esta asignación les permitirá contar con accesos
necesarios en sus acciones de control (Ver Programación de Rangos de Tiempo).

En los roles de sistema también constan:

• Los usuarios en general y


• Administrador

USUARIOS EN GENERAL
Los usuarios en general de AutoAudit son todos aquellos funcionarios de la Contraloría
General del Estado registrados en el sistema, quienes podrían intervenir de forma directa
o indirecta en el proceso de una acción de control, cuando se envían mensajes o si el
equipo de trabajo solicita revisar un papel de trabajo. (Ver actividades a desarrollar por
todos los usuarios, Revisión de carpeta, subcarpetas, hallazgos, mensajes,etc.)

ADMINISTRADOR
El Administrador de AutoAudit es quien crea los roles definidos, asigna a los usuarios en el
aplicativo. Adicionalmente, suplirá el desarrollo de actividades de cualquier usuario,
cuando estos últimos lo soliciten o sea necesaria su intervención. Realizará la
configuración del sistema de acuerdo con los procedimientos descritos en los manuales
de la herramienta informática.

ACCESOS PERMITIDOS AL EQUIPO DE TRABAJO


Los roles de sistema como los supervisores, jefes de equipo, auditores operativos y de
apoyo, cuando son asignados a una auditoría y ésta se encuentra en estado activo,
deben evaluar la estructura de control interno, organizar y estructurar el Archivo
Permanente y Archivo Corriente conforme a las normas o disposiciones aplicables y
vigentes.

Estos usuarios, dentro de las auditorías asignadas, tendrán acceso para crear lo siguiente:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

ROL DESCRIPCIÓN Y ACCESO


Supervisor y Acceso para crear y editar Acceso de lectura
Jefe de Evaluaciones de Riesgo (*) Documento de Planeación
Equipo (**) Archivos Estándar (*)
Carpetas
Matrices de Prueba Snap Reporter
Subcarpetas
Hallazgos
Planes de Acción (***)
Listas de Chequeo
Mensajes
Evaluación de Auditores (***)
Evaluación de Auditorías (***)
Informes de hallazgos
Informe de tiempo
Auditor Acceso para crear y editar Acceso de lectura
Asignado Carpetas Documento de Planeación
(operativo y
Subcarpetas Snap Reporter
de apoyo)
Hallazgos Matrices de Prueba
Archivos Estándar
Informes de hallazgos
Planes de Acción(***)
Listas de Chequeo
Mensajes
Informes de tiempo

(*) Los supervisores y jefes de equipo asumirán los roles de usuario Evaluador de Riesgos y
Mantenimiento del Archivo Permanente

(**) Los supervisores y jefes de equipo deben dar aprobación final a todos los papeles de
trabajo de las auditorías en las cuales hayan sido asignados.

(***) Metodología pendiente de establecer por las unidades competentes.

En forma complementaria, todos los usuarios asignados a las auditorías podrán ocupar
todas las funcionalidades que permite la herramienta informática, tales como: Agregar
y/o archivar a los formularios que ellos hayan creado o que tengan acceso de edición;
ocupar la biblioteca magnética y realizar las actividades previstas para todos los usuarios.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

R OLES D EFINIDOS

ROL: CONTRALOR Y DIRECTOR DE AUDITORÍA


Son los funcionarios autorizados para aprobar o registrar la aprobación de los informes
de auditoría y tienen acceso de lectura a todos los papeles de trabajo.

Actividades a desarrollar:

• Aprobación de Informes
• Monitoreo a las acciones de control

Para el desarrollo de las actividades, los usuarios con el rol Contralor y Director de
Auditoría tendrán acceso a:

• Revisión de Formularios (en el panel de navegación) cuando un formulario haya


sido puesto en revisión de los usuarios antes indicados o cuando se les haya
enviado un mensaje.
• Revisión de Formularios (en el panel de Papeles de Trabajo – acceso de lectura).
• Creación de Mensajes
• Carpeta de Informes de las auditorías

ROL: MANTENIMIENTO DE DATOS DE AUDITORES


El usuario asignado con el rol “Mantenimiento de Datos de Auditores”, es el funcionario
(o funcionarios) designado por el Director de Recursos Humanos para mantener
actualizada la información de los usuarios de AutoAudit; es decir, tendrá acceso de
creación y edición en el formulario “Configuración de Auditor”.

Este usuario debe asegurar que todos los auditores y personal relacionado con las
actividades de control estén registrados y tengan sus datos correctamente actualizados
en lo que se relaciona a:

1. Información Laboral
2. Capacitación Continua

ROL BIBLIOTECARIO
Es el funcionario (o funcionarios) designado por el Director de Investigación Técnica y
Normativa, que se encarga de la administración de la biblioteca magnética en
AutoAudit, con la finalidad de poner a disposición de los auditores o usuarios en general
los diferentes tipos de estándares emitidos. Las actividades a desarrollar por los
funcionarios designados en este rol son:

• Organizar y administrar la estructura y contenidos de la biblioteca, según los


procedimientos de configuración de la biblioteca, descritos por el fabricante.
• Supervisar el contenido de los Archivos Estándar

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

Para el cumplimiento de las actividades a desarrollar, el Bibliotecario tendrá acceso de


creación y edición a las siguientes secciones:

• Hallazgos estándar
• Formatos estándar
• Informes estándar
• Plantillas estándar
• Archivos estándar1

ROL: PLANIFICADOR
Es el funcionario (o funcionarios) designado por el Director de Planificación y Evaluación
Institucional encargado de efectuar el seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan
de Control institucional, así como el control del catastro institucional.

Para el efecto, este rol tendrá acceso de lectura a las evaluaciones de riesgo y
acciones de control; y, de creación o edición a los siguientes módulos:

• Planeación Anual
• Configuración de Categorías
• Snap Reporter

ROL: COORDINADOR DE LA UNIDAD DE CONTROL


Este rol será desempeñado por al menos dos funcionarios designados por el Director de
la unidad de control y serán los encargados de registrar, controlar y supervisar los datos
de una acción de control. Los funcionarios designados también asumirán el rol de
Asistente Administrativo.

Para ejercer apropiadamente el rol “Coordinador de la Unidad de Control”, es


necesaria la distribución de actividades en dos grupos: Una funcional y otra operativa.
Generalmente estas actividades estarán a cargo de:

• Coordinador Funcional: Supervisor General de calidad o a quien designe el


Director de la Unidad de Control
• Coordinador Operativo: El Asistente Administrativo encargado del manejo del
Sistema de Control (SISCON)

1 Acceso compartido con Supervisores y Jefes de Equipo, quienes registrarán el Archivo Permanente de los organismos sujetos a
control.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

COORDINADOR UNIDAD DE CONTROL

El Coordinador de la Unidad de Control tendrá acceso de creación en los módulos de:

• Configuración de Auditoría
• Programación de Rangos de Tiempo
• Documento de Planeación
• Informes de tiempo
• Reportes SNAP

Las actividades específicas a realizar por los coordinadores de la unidad de control son:

Coordinadores de la Unidad de Control


Coordinador Funcional Coordinador Operativo
(Supervisión y Control de datos) (Registro y Control de datos)

Coordinadores de la Unidad de Control


Coordinador Funcional Coordinador Operativo
(Supervisión y Control de datos) (Registro y Control de datos)

Configuración de la Auditoría
• Autorizar al Coordinador Operativo • Ingresar una acción de control
y revisar el ingreso una acción de control planificada o imprevista autorizada por el
planificada o imprevista, de acuerdo con Coordinador Funcional
las disposiciones emitidas por el Director
de Auditoría.
Documento de Planeación
• Autorizar al Coordinador Operativo • Activar, suspender, cancelar o cerrar
la activación, suspensión, cancelación o una auditoría autorizada por el Coordinador
cierre de una auditoría Funcional
• Autorizar al Coordinador Operativo
el registro de las fechas planeadas, • Registrar las fechas planeadas,
programadas y reales de los hitos de la programadas y reales de los hitos de la
auditoría. auditoría reportadas por el Supervisor o Jefe
• Verificar en el Documento de de Equipo.
Planeación de la Auditoría, la existencia
magnética de las órdenes de trabajo y
modificaciones al alcance, tiempo,
equipo de trabajo de la auditoría.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

Programación de Rangos de Tiempo


• Asignar el equipo de trabajo a una • Registrar los nombres del equipo de
acción de control y autorizar su registro al trabajo para una acción de control
Coordinador Operativo. autorizada por el Coordinador Funcional o
Director de Auditoría

• Anexar en el Documento de
Planeación de la Auditoría, las órdenes de
trabajo y sus modificaciones suscritas por las
autoridades competentes de la CGE

Otras
• Controlar los datos por las • Ejercer el rol de “Asistente
auditorías registradas en AutoAudit en su Administrativo”.
unidad de control, sin perjuicio de la
responsabilidad que le corresponde
ejercer al supervisor de la auditoría.
• Vigilar y Controlar el registro y
actualización del archivo permanente
efectuado por los supervisores y jefes de
equipo, durante la ejecución de la
actividad de control.
• Ejercer las actividades del
Coordinador Operativo y de otros roles
definidos, en casos de ausencia.
• Supervisar el registro efectuado por
el Coordinador Operativo.

ROL: ASISTENTE ADMINISTRATIVO

• Es el funcionario designado por el Director de Auditoría encargado de controlar


el tiempo laborable de los auditores. Este rol es asumido por el Coordinador
Operativo de la Unidad de Control. Para el efecto tendrá acceso de edición al
Informe de Horas.

ROL: EVALUADOR DE RIESGOS


El Evaluador de Riesgos es el Supervisor y/o Jefe de Equipo u otro funcionario designado
por el Director de la Unidad de Control, para valorar los riesgos verticales e inherentes de
los organismos sujetos a control en el ámbito de su competencia, con la finalidad de
determinar la prioridad en la ejecución de una acción de control, para que sea o no
incluida en un Plan de Control.

La persona o personas que se desempeñen en este rol utilizarán las matrices de riesgo
vertical y horizontal que se encuentren disponibles en la sección de Plantillas Estándar de
la Biblioteca magnética, las mismas que estarán diseñadas por la Dirección de
Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-mayo Apartado: Enfoque Metodológico

Para el desarrollo de sus actividades, estos usuarios tendrán acceso de creación en los
formularios correspondientes a:

• Matrices de Riesgo Horizontal (Riesgo Inherente)


• Matrices de Riesgo Vertical

ROL: MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO PERMANENTE


Es el Supervisor y/o Jefe de Equipo u otro funcionario designado por el Director de la
Unidad de Control quien se encargará de registrar y actualizar el archivo permanente
del ente auditable, durante la ejecución de la auditoría, en los términos que dicten los
manuales vigentes o disposiciones que se emitan por las autoridades competentes.

El Coordinador Funcional de la Unidad de Control es quien se encargará de vigilar y


controlar el registro y actualización del archivo permanente, efectuado por los
supervisores y jefes de equipo, durante la ejecución de la actividad de control.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Sección II.- CONFIGURACIONES BÁSICAS

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE CONECTIVIDAD

Esquema De Conectividad

El acceso a AutoAudit a través de la web se lo realiza con el software Citrix Metaframe, lo


cual le permite al usuario tener acceso a la aplicación de AutoAudit que se encuentra
publicada en el servidor correspondiente de la Contraloría.

Paralelamente el equipo de auditoría podría disponer de una red inalámbrica, que será
configurada por el personal técnico de la Dirección de Tecnología de la CGE en conjunto
con el personal técnico de la CNT cuando se conecte el enlace de datos en la entidad a
auditar.

La red inalámbrica permitirá compartir información (documentos, carpetas, etc.) y


recursos (impresora, escáner, etc.) entre los auditores que integran el equipo de trabajo
en la entidad.

El esquema general de conectividad es el siguiente:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

ARQUITECTURA CONECTIVIDAD

El detalle de conexión para la CGE funciona de la siguiente manera:

CONECTIVIDAD INTERNA

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

I NSTALACION D E A UTOAUDIT

La instalación de AutoAudit es una tarea exclusiva de la Dirección de Tecnología de


Información y Comunicación, quien controla y custodia los programas a ser instalados
en los equipos de propiedad de la Contraloría General del Estado.

La política emitida para la instalación de AutoAudit es la siguiente:

1. Instalar licencias de AutoAudit en las computadoras de escritorio asignadas a los


supervisores de las unidades de control que realicen funciones de supervisión a
los trabajos de auditoría en ejecución, y en las de los funcionarios que ejerzan
roles asignados, temporal o definitivamente, como Director, Coordinador de la
Unidad de Control, Supervisores, entre otros.

2. Los auditores que están en el campo no requieren la instalación de AutoAudit en


sus nuevas máquinas ya que accederán al aplicativo de manera remota vía
Citrix. (Ver Anexo “Instrucciones para Instalar un Componente Citrix)

3. Como casos de excepción, se instalará AutoAudit en los PC´s portátiles en forma


local cuando en los organismos sujetos a control no sea factible contar con la
conectividad prevista y sea necesario instalar una Base Autónoma.

La primera vez que se ejecute AutoAudit, el usuario debe:

1. Conectarse a la Base de Producción mediante el nombre de usuario y contraseña


asignado por el Administrador
2. Configurar el idioma
3. Crear su carpeta temporal dentro del servidor de producción
4. Asegurarse de que esté asignado en alguna acción de control por parte del
Coordinador de la Unidad de Control.

A CCESO A A UTOAUDIT D ESDE L A R ED L AN (M ATRIZ )


Dado que la arquitectura del software AutoAudit es Cliente/Servidor, los usuarios que
están en la matriz requieren aplicar los siguientes pasos para utilizarlo:

• Solicitar a la DTIC que le instale una licencia de AutoAudit en la máquina y le


copie el directorio de Templates para disponer de las plantillas que utiliza
AutoAudit.
• Ingresar a la red LAN institucional.
• Realizar las configuraciones para conectarse a la base de datos de AutoAudit.
(Detalladas en el tema Aspectos Funcionales).
• Ingresar a la aplicación con el nombre de usuario y la clave que le han asignado
de acuerdo al rol que desempeñe.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

ASPECTOS FUNCIONALES

C AMBIO D E I DIOMA
Si el menú de AutoAudit aparece en inglés, cambie su preferencia a español de la
siguiente manera:

Paso 1.- Acceso al Menú


Desde la barra de menú en “options”, seleccionar el submenú “User Preferences”.

BARRA DE MENÚ

Paso 2.- En la ventana desplegada hacer Clic en la pestaña “Other”.

VENTANA DE PREFERENCIAS DE USUARIO

Paso 3.- En la nueva ventana desplegada se debe hacer Clic en la pestaña de


selección de idioma y escoja la opcion “Spanish” , y hacer Clic en OK en la parte

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izquierda superior de la ventana para guardar los cambios, el idioma se cambiará y los
menús y pantallas aparecerán traducidos al español.

VENTANA DE PREFERENCIAS DE USUARIO - OTROS

C ONFIGURACIÓN DE LA B ASE DE D ATOS DE A UTO A UDIT DE LA C GE

VENTANA DE INFORMACIÓN DE SERVIDOR

Ya que AutoAudit, por configuración de fábrica viene conectado a una base de datos
predeterminada, el usuario deberá conectarse a la base de datos de producción de la

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CGE. Esta base se encuentra cargada en un servidor institucional. La configuración de la


base de datos se la realizará una sola vez con los siguientes pasos:

Paso 1.- Establecer la información


del servidor

En la Barra de Menú, hacer Clic en


“Opciones” y en el submenú
“Establecer Información del
Servidor”

Paso 2.- Editar la Información de Acceso al Servidor

En la ventana desplegada debe


ingresar la siguiente información si no
está señalo Utilizar Seguridad
Autentificada:

1. En el nombre del servidor,


escribir: “uiodag-dbp01” ó 172.16.8.41
2. Escribir “autoaudit” en el
campo Nombre de Usuario de la
Cuenta.
3. En los espacios destinados para
el Ingreso y Confirmación de la Clave,
registrar “autoaudit”
4. Presionar el botón “OK” para
conservar los cambios.

Si los pasos fueron apropiados y existe


conectividad entre su punto de red y
el servidor de la CGE, aparecerá el
siguiente mensaje que deberá aceptarlo:

“La conectividad de la cuenta de usuario ha sido validada”

El usuario podrá conectarse a cualquier base de datos local, o servidor remoto, siempre
y cuando conozca sus claves de acceso.

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En el caso en el que se encuentre señalado “Utilizar Seguridad Autentificada” el usuario


no debe ingresar ninguna información, porque la conexión a la base de datos se la
realiza con el usuario que ingreso al equipo o citrix (usuario de correo electrónico)

B ASE A UTÓNOMA

Cuando el equipo de auditoría que debe trabajar en una entidad desde la que no
haya conectividad vía internet o enlace CNT con la base de AutoAudit, en el servidor
central de la Contraloría General del Estado, se debe trabajar en forma autónoma pero
con la necesaria previsión para sincronización.

Con ese objetivo se debe configurar una red para que los integrantes del equipo de
trabajo puedan acceder a una PC/laptop que funcione como “servidor” en el que se
dispondrá de la base de datos de AutoAudit generada, a partir de la base maestra del
servidor central.

Para este caso, el Coordinador de la Unidad de Control debe comunicar al


Administrador de AutoAudit para la provisión de asistencia al equipo de auditoría.
Luego, seguirá los siguientes pasos:

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Creación de la base para el Equipo de Trabajo

La base de datos para el equipo de trabajo debe generarse como Réplica de Viaje
desde la base maestra, incluyendo los siguientes datos:

• La Auditoría a ser ejecutada.


• Todas las actividades no cargables para que puedan ser informadas las horas
aplicadas a las mismas.
• Otras Auditorías anteriores que puedan ser necesarias para el equipo de
trabajo.
• Documentación de la biblioteca de formularios y plantillas estándar.

Si los integrantes del equipo de trabajo tuvieran archivos anexos retirados, deben
devolverlos antes de crear la réplica, para asegurar que se exporte la última versión de
los documentos en los que se estaba trabajando.

Una vez creado el archivo de Réplica de Viaje, un usuario con permiso de Administrador
debe eliminar el estado de Réplica de Viaje para convertirlo en una base autónoma.

Reglas para Replicas de Viaje

Cuando trabaje con una réplica de viaje y archivos anexos debe tener en cuenta que,
en una réplica de viaje:

• No puede Retirar archivos para modificarlos; debió retirarlos antes de crear la


réplica de viaje. El retiro de los archivos se lo hace conectado desde la PC en
la que hará la réplica de viaje.
• No pueden moverse, copiarse ni borrarse archivos anexos o carpetas, ni
renombrarse carpetas.
• Si se importa un archivo o crea un archivo Word o Excel, automáticamente
quedará retirado para el usuario.

C REACIÓN DE REPLICAS DE V IAJE

Paso 1.- Acceso a las replicas de viaje

En la barra de menú en “opciones”, hacer Clic en “Utilitarios de la Base de Datos” y


posterior a esto en “Réplica de Viaje”

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BARRA DE MENÚ – OPCIONES – RÉPLICA DE VIAJE

Paso 2.- Creación de Replica de Viaje

VENTANA DE CREACIÓN DE RÉPLICAS DE VIAJE

Para iniciar el proceso de creación de una “Replica de Viaje”, en la ventana desplegada


se debe seleccionar la opción “crear”.

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Paso 3.- Selección de destino

Es indispensable seleccionar el
destino o el lugar, donde se creará
el archivo de réplica de viaje,
además se debe asignar un nombre
al archivo y para copiar los datos en
el PC se debe hacer clic en
“Guardar”.

Paso 4.- Búsqueda de la Auditoría

La siguiente ventana desplegada


es una herramienta de búsqueda
que ayuda a encontrar de manera
más rápida la auditoría filtrándola
por categorías; cuando se haya
seleccionado la categoría de la
auditoría, se debe hacer clic en
“OK”, este paso permite ver las
auditorías correspondientes a esa
categoría y desplegará la ventana
de selección de Auditoría como se
muestra en el paso 5.

Paso 5.- Selección de la auditoría

En esta ventana se hará la selección de la auditoría con un clic sobre el nombre de ésta y
en “OK”

DETALLE DE AUDITORÍAS PARA SELECCIONAR 1

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Paso 6.- Creación Replica

Para crear finalmente la réplica de viaje, el sistema mostrará las siguientes Ventanas de
Pregunta,

• Ventana 1.- ¿Desea Copiar todos los Hallazgos, Formatos, e Informes Estándar a esta
nueva replica de viaje?
La respuesta en esta opción debe ser NO
• Ventana 2.- ¿Desea copiar una Subcarpeta a la vez?
La respuesta en esta opción debe ser SI
• Ventana 3.- ¿Desea copiar una carpeta a la vez?
• La respuesta en esta opción debe ser SI, en caso que la auditoría sea muy grande
• Ventana 4.- ¿Desea copiar todos los cuestionarios de Riesgo Vertical en una nueva
Replica?
La respuesta en esta opción debe ser NO
• Ventana 5.- ¿Cuantos adjuntos deben copiarse a la vez? 10 es normalmente un
número óptimo
En esta ventana se debe seleccionar la opción OK y registrar el número 10 en el
espacio solicitado.

Después de estos pasos la creación de una réplica de viaje se iniciará y se mostrará la


ventana siguiente:

VENTANA DE CREACIÓN DE RÉPLICAS DE VIAJE

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

I NSTALACIÓN EN EL S ERVIDOR DE T RABAJO L OCAL


El archivo Access (Replica de Viaje) generado debe copiarse a la PC/laptop que vaya
a usarse como servidor para el equipo de trabajo, en una carpeta con acceso
compartido para todos (con permiso de lectura y modificación).

Los usuarios deben tener AutoAudit instalado en sus equipos para poder acceder a esta
base de datos y tener conexión al equipo que hará las veces de servidor.

Los templates para impresión de pantallas deben ser copiados a cada usuario. Los Snap
Reports que deban utilizar deben estar disponibles también

Se recomienda la realización periódica de copias de seguridad de la base en el servidor


local (con respaldo en CD u otro medio externo).

Sincronización con la Base Maestra.

El Jefe del Equipo de la acción de control, periódicamente debe sincronizar la base


datos autónoma para actualizar la base maestra con la información acopiada en la
base de trabajo local. Para el efecto el procedimiento previsto es el siguiente:

a) Asegurarse de contar con una conexión con la base central, a la que debe
llevarse el archivo de la base de trabajo local.
b) Un usuario con permiso de Administrador debe reponer en ese archivo el estado
de Réplica de Viaje.
c) Se realizará el proceso de Sincronización en la forma normal, adoptando una de
las siguientes alternativas:

c.1. Si el objetivo de la sincronización es solamente actualizar la base de datos


central, el equipo de auditores puede seguir trabajando en la base local, la
sincronización puede realizarse solo para actualizar la base central y el
archivo usado para sincronizar puede eliminarse.
c.2. Si el objetivo de la sincronización fuera el de actualizar también la base local
con lo que hubiera sido actualizado en la base central para esa auditoría, el
equipo de auditores no debe trabajar en la base local desde que se envíe la
copia para sincronizar hasta que se devuelva una copia sincronizada. En este
caso la sincronización debe ser completa, actualizando tanto la base
maestra como la réplica. Luego de la sincronización al archivo réplica (que
estará actualizado con cambios de la base central, si es que los hubo)
deberá reinstalarse en el servidor local en reemplazo de la previa, quitándole
el estado de réplica.
c.3. Si se trata de la sincronización final al terminar el trabajo local, se debe
verificar que se hayan devuelto todos los archivos anexos para realizar la
sincronización final a la base maestra.

¾ Nota: Se recomienda mantener a los archivos anexos en estado “devuelto” para


cualquiera de las opciones que se elija.

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Paso 1.- Acceso a la ventana de Sincronización

En la barra de menú en “opciones”, se debe hacer Clic en “Utilitarios de la Base de


Datos” y posterior a esto en “Replica de Viaje”.

BARRA DE MENÚ – OPCIONES – REPLICA DE VIAJE

Paso 2.- Cambiar estado

Se debe cambiar el estado de la Base a “Replica de Viaje”, para poder sincronizar los
datos.

BARRA DE MENÚ - RÉPLICA DE VIAJE

Para esto es necesario hacer clic en el menú de la ventana de Replicas de Viaje en la


opción “Agregar el estado de Replica de Viaje”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Paso 3.- Sincronización

Con un clic en la opción “buscar”, se puede ubicar la base de datos en el PC, y para
sincronizar los cambios entre las dos bases de datos se debe hacer clic en la opción
“Sincronizar Cambios Recientes”

VENTANA DE. SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE

Paso 4.- Proceso de sincronización

Posterior al paso 3, se desplegará la ventana de sincronización, en la cual se podrán ver


los cambios realizados en la Base de Datos de la Réplica de Viaje; mismos que serán
sincronizados con la Base de Datos Central para esto se debe hacer clic en el botón
sincronizar.

VENTANA DE SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Paso 5.- Etapa Final

Como etapa final del proceso de sincronización se podrá evidenciar la ventana de


Réplica de Viaje en la cual se muestra el historial de replicas de viaje. (Creaciones y
Sincronizaciones)

VENTANA DE SINCRONIZACIÓN DE RÉPLICA DE VIAJE

A CCESO A LA B ASE DE D ATOS


Paso. 1.- Acceso a la base
de datos
manager
Al iniciar la sesión de
AutoAudit se abrirá manager
automáticamente una base
de datos predeterminada, la
cual no contiene información
necesaria para los usuarios
de la CGE.

La primera vez que ejecute


AutoAudit, el sistema pedirá
que ingrese el nombre y
clave de usuario. Usted
deberá escribir “manager”
en los dos campos, así:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

¾ Nota: La ruta y nombre de la base de datos que AutoAudit está ejecutando


se muestra en la parte inferior izquierda de la pantalla o en la ventana de
ingreso a la base de datos.

Caso contrario, deberá ingresar el nombre de usuario y clave asignados por el


administrador de AutoAudit según el rol que va a desempeñar.

Paso 2.- Abrir la base de datos de la CGE

Una vez conectado a la base predeterminada, es necesario conectarse a la base de


datos parametrizada por la CGE. (Base de Producción) Esta base se encuentra cargada
en un servidor institucional.

Previamente debió registrar la información del servidor donde se encuentra la base de


datos institucional tal como se especificó en el punto Configuración de la Base de Datos
(Pasos 1 y 2).

Paso 3.- Menú de Selección

En la barra de menú la opción


“archivo”, seleccionar el submenú
“abrir base de datos".

Paso 4.- Selección Tipo de


Almacenamiento de datos

Se desplegará la ventana para


seleccionar el Tipo de
Almacenamiento de los datos en la
cual el usuario debe Seleccionar
“Servidor Microsoft SQL” y presionar
el botón “OK” tal como se muestra
en la pantalla

Paso 5.- Describir el nombre de la


base de datos

Al seleccionar la opción “Servidor


Microsoft SQL” (paso 3), se desplegará
la ventana “Ingreso al Servidor SQL”,
en la cual se debe ingresar el nombre
del servidor (uiodag-dbp01), y en el
campo “Ingrese el nombre de la Base
de Datos” se deberá escribir
“AA_CGE_v1”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Paso 6.- Finalización de la Conexión

Si la conexión se realizó correctamente,


AutoAudit mostrará el mensaje “La base
de datos está activa”, se debe hacer clic
en aceptar para finalizar el proceso de
conexión.

D IRECTORIO T EMPORAL

Paso 1.- Acceso al directorio temporal

Dentro de la barra de menú en “opciones” se


debe hacer clic en el submenú “Preferencias
del Usuario”

Paso 2.- Selección Directorio


Temporal

En la ventana de
“Preferencias”, en el menú de
la parte izquierda de la
pantalla, el usuario debe
hacer clic en “Directorio
Temporal.

Paso 3.- Selección del Directorio

En la ventana de selección de directorio, se debe ubicar la dirección donde se encuentra


la Carpeta Temp, cuando se ubique la carpeta, se debe hacer clic en OK para
conservar la configuración.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

N OMBRE Y C LAVE DE U SUARIO


Paso 1.- Registrar el nombre y clave de usuario

Al iniciar una sesión en AutoAudit, se debe registrar el nombre usuario y la clave de


acceso al perfil, en ocasiones esta información suele ser la misma de la de acceso a la
red institucional

VENTANA DE REGISTRO DE USUARIO Y CLAVE

C AMBIO DE C LAVE
Por seguridad se recomienda cambiar la clave de acceso al sistema, para lo cual se
requiere realizar los siguientes pasos:

Paso 1.- Acceso menú


En la barra de menú se debe hacer clic en “Seguridad”, submenú “Cambio de Clave”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

BARRA DE MENÚ - SEGURIDAD


Paso 2.- Cambio de Clave

El usuario deberá ingresar la clave actual, digitar su nueva clave, reingresar la nueva
clave y hacer clic en el botón “OK” ubicado en la parte izquierda de la pantalla, para
guardar el cambio de clave en el sistema.

¾ Nota: En caso que en algún momento el usuario no recuerde su clave,


deberá solicitar al Administrador del Sistema una nueva contraseña.

M EDIOS DE A YUDA PARA U SUARIOS DE A UTOAUDIT

El usuario capacitado en AutoAudit tendrá a su disposición mecanismos de ayuda para


solucionar inconvenientes que se presenten durante el uso de la herramienta informática
en las actividades de control.

Para el efecto, se cuenta con varios niveles de ayuda que son:

Soporte Tecnológico

Mesa de Ayuda de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones


(DTIC) o funcionarios del área tecnológica de las unidades de control, quienes ayudarán
a resolver incidentes tecnológicos presentados por los usuarios, tales como: Instalación
del aplicativo, conectividad, enlaces, manejo de escáners, interrupciones de conexión.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Los usuarios que requieran de este tipo de soporte pueden comunicarse por los
siguientes canales de comunicación:

Mesadeayuda@contraloria.gob.ec ó a los teléfonos 3987100/3987200/3987300 Ext. 7000


(En Quito) o a los canales de comunicación que defina la DTIC.

Soporte Funcional de primer nivel

Se constituye en los medios de consulta obtenidos por el propio usuario o disponibles en


la zona de descarga de la Intranet institucional, tales como: Guías, instructivos o
tutoriales preparados por la Administración Funcional de AutoAudit o por el fabricante;
así como también el material de capacitación impreso o magnético entregado al
usuario en los eventos formales de capacitación organizados por la Institución.

Soporte Funcional de segundo nivel

Conformado por un grupo de funcionarios de cada unidad de control, designado por su


Director, quienes por su experiencia en el uso del aplicativo pueden absolver in situ
consultas puntuales o capacitar a los usuarios que lo requieran, en caso se dificulte
recurrir al soporte funcional de primer nivel.

El canal de comunicación entre los usuarios y el grupo de soporte funcional de segundo


nivel, será el que defina cada Director Nacional, Regional o Delegado Provincial.

Soporte Funcional de tercer nivel

Conformado por el o los funcionarios designados en la Dirección de Planificación y


Evaluación Institucional, como Administrador Funcional del aplicativo, quien podrá
absolver las consultas de los integrantes de los grupos de soporte funcional en cada
unidad de control.

Para comunicarse con este nivel, el usuario puede enviar sus consultas al siguiente
correo electrónico o números telefónicos:

autoauditfuncional@contraloria.gob.ec ó a los teléfonos 3987100/3987200/3987300 Ext


7157 (Quito) o los canales de comunicación que defina la DPEI.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Sección III.- ACTIVIDADES COMUNES A DESARROLLAR POR TODOS


LOS USUARIOS

Los usuarios de AutoAudit son aquellos funcionarios de la Contraloría General del Estado
registrados en el sistema, quienes intervienen de forma directa o indirecta en el proceso
de una acción de control, tales como el Contralor, Subcontralor, personal de la DPEI,
directores de auditoría, personal de apoyo en las unidades de control, supervisores,
personal auditor y otros usuarios registrados en AutoAudit.

Las actividades a desarrollar por todos estos usuarios son:

• Atender los documentos pendientes de revisión mostrados en el Panel de


Navegación (Ver Revisión de Papeles de Trabajo)
• Crear mensajes, en casos necesarios

PANEL DE NAVEGACIÓN

Una vez que el usuario haya ingresado a la base de datos de la Contraloría,


cualquiera sea su rol o perfil de acceso, tendrá a su disposición el Panel de
Navegación o escritorio de AutoAudit.

Desde esta ventana se tiene acceso a “Menú de opciones” del sistema, “Panel de
Visualización” o Documentos para revisar e “Ítems de auditorías recientes”, según se
muestra en la siguiente figura:

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Cualquier usuario puede tener una tarea pendiente por hacer, la misma que se
genera por el pedido de revisión efectuado por otro usuario (Ver Revisión de Papeles
de Trabajo). Ejemplos:

• Un auditor solicita revisión de un papel de trabajo al Jefe de Equipo


• El Jefe de Equipo solicita revisión al Supervisor
• El Jefe de Equipo solicita orientación o asesoramiento sobre sus papeles de
trabajo o hallazgos a un funcionario de la DIRES.

Estos ítems son específicos para el usuario conectado y son visualizados solamente por
él. El usuario tiene acceso a cada ítem por revisar haciendo un doble clic sobre el ítem.

A continuación se muestra el funcionamiento de cada uno de los componentes del


panel de navegación.

Í TEMS DE AUDITORÍAS RECIENTES


Son tareas por realizar de los usuarios, que se generan a base de las diferentes acciones
de trabajo dentro de las auditorías, estas tareas se clasifican en tres grupos que son:

1. Mi lista de Ítems por hacer


2. Mis Docs – Por Estado
3. Mis Hallazgos y Planes de Acción

Dentro de estos grupos existen diferentes componentes de acción como se indica a


continuación:

MI LISTA DE ÍTEMS POR HACER

LISTADO DE ÍTEMS - POR HACER

Son los ítems que requieren acción del


usuario. Estos ítems son específicos para el
usuario conectado y son visualizados
solamente por él. Se encuentran en la parte
izquierda del panel de navegación y se
clasifican en:

• Documentos para Revisar


Esta vista contiene aquellos documentos
donde el usuario conectado ha sido
designado como "Revisor" en la pestaña de
un documento de los formularios de Trabajo.
• Mensajes para Revisar
Esta vista contiene aquellos Mensajes, que
han sido enviadas para ser revisadas por el
usuario conectado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

• Archivos anexos
Esta opción permite incluir archivos que el usuario puede importar desde su PC como
parte de una recopilación de Información Personal que no se cargará a ninguna
Auditoría. Además el usuario tendrá a su disponibilidad las opciones de los “Archivos
Anexos”.

MIS DOCUMENTOS – POR ESTADO

LISTADO DE ÍTEMS – MIS DOCUMENTOS POR


ESTADO

Esta opción permite visualizar los documentos


que han sido remitidos a revisión del usuario
conectado. (Similar a los ítems por hacer)

• En Proceso
Muestra al usuario conectado los
formularios en los cuales está asignado en
el campo “Autorización de Edición de
Proceso”, cuando el formulario no haya
sido puesto en revisión.

• Aprobados Preliminar
Muestra únicamente los documentos que
se han aprobado preliminarmente por el
usuario conectado, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el
campo desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente.

• Aprobados Final
Muestra los documentos que han sido aprobados de forma final por el usuario
conectado, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el campo
desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente.

• Todos los documentos


Muestra de manera consolidada los documentos: En proceso, Aprobados Preliminar,
Aprobados Final, siempre y cuando su nombre de usuario permanezca en el campo
desplegable Solicitar Revisión del formulario correspondiente.

• Todos los Mensajes


Muestra todos los mensajes donde consta el usuario conectado.

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MIS HALLAZGOS Y PLANES DE ACCIÓN

LISTADO DE ÍTEMS – MIS HALLAZGOS Y PLANES


DE ACCIÓN

• Mis Hallazgos

Muestra todos los hallazgos que el usuario


conectado ha creado, está seleccionado
en Edición en Proceso, o que consta en el
campo Solicitar Revisión.

PANEL DE VISUALIZACIÓN

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

Es la pantalla central e inicial de navegación de AutoAudit, se le conoce como Panel de


Visualización debido a que este panel muestra todos los archivos de “Ítems de Auditorías
recientes”. Además este panel cuenta con íconos de trabajo ubicadas en su parte
inferior, mismas que se explican a continuación:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

CANTIDAD DE REGISTROS
La parte inferior de la página principal contiene la cantidad de registros o ítems por hacer
y realizados. La página muestra hasta 100 registros.

BARRA DE ÍTEMS POR HACER Y FILTROS

FILTRAR REGISTROS
Como la información importante o clave es mostrada, puede filtrar su propia información.
Puede definir el número de registros para ver.

El filtro se encuentra en la parte inferior en las secciones Mis ítems por hacer/Mis
documentos – Por Estado,

Mis Observaciones y Planes de Acción, permite filtrar el número de registros que desee ver.

• Nombre Objeto.- Refleja el nombre del objeto actual en el que está trabajando
y se ubica en la parte superior del panel de navegación.
• Desde.- Indica el valor de comienzo del filtro de los objetos por revisar; se ubica

en la parte inferior de la pantalla.


• Hasta (A).- Indica el valor de fin del filtro. En forma predeterminada está
configurado en 100, de igual manera se ubica en la parte inferior de la

pantalla.

• De.- Muestra número de registros para la pestaña seleccionada.

• Refrescar.- actualiza la vista del panel de control.

CATEGORIZAR LOS DATOS POR COLUMNAS


Al hacer clic sostenido dentro de la casilla que indica el nombre de las columnas, y
arrastrar los encabezados para colocarlos sobre el panel de visualización, se obtendrá
que los objetos de revisión se ordenen según el formato deseado.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Se puede evidenciar como los objetos que deben ser revisados se categorizaron, en base
a la selección deseada.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

ELIMINACIÓN DE CAMPOS – PAPELERA DE RECICLAJE


Pueden eliminarse columnas del Pánel de Visualización, seleccionándolas
y arrastrándolas con el botón derecho del mouse hasta el ícono de
papelera de reciclaje.

Haciendo doble click en el ícono de la papelera de reciclaje, se abrirá la ventana que


mostrará que campos se han eliminado; mismos que pueden ser restituidos al pánel de
visualización.

PANTALLA DE INICIO DE AUTOAUDIT – PANEL DE VISUALIZACIÓN

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

MENÚ OPCIONES

A través del Panel de Navegación se accede a las diferentes secciones o módulos de


AutoAudit.

BARRA DE MENÚ
Cada opción del menú despliega submenús, cada uno de los cuales contiene otras
opciones que hacen a AutoAudit realizar funciones específicas. La disponibilidad de
menús depende del nivel de configuración de su seguridad.

OPCIÓN DE MENÚ DESCRIPCIÓN RÁPIDA APARTADO DE LA GUÍA


DONDE SE EXPLICA
Archivo Permite abrir una base de Acceso a la Base de
datos o salir de la Datos
conectada.
Evaluación de Riesgo Permite crear Matrices de Matriz Horizontal
Riesgo Horizontal y Matriz Vertical
Vertical Matriz de Pruebas
Programación Permite registrar la Programación de
información de los Auditorías
usuarios de AutoAudit y
de las Acciones de
Control
Papeles de Trabajo Todos los Elementos de Carpetas Subcarpetas
trabajo dentro de la Hallazgos
auditoría Generación de Informes
Control de Calidad
Comunicación entre
Usuarios
Seguimiento del Hallazgo Consolida la información
creada en el menú de
papeles de trabajo para
la respectiva revisión
Informes Registro de la horas Informe Horas
destinadas a la Acción de
Control por porte de los
usuarios
Biblioteca Guarda toda la Bibliotecario
información de Hallazgos Biblioteca Disponible

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Actividades Comunes

Estándar,
Formatos Estándar,
Informes Estándar
Plantillas Estándar
Archivos Estándar que
están disponibles para la
Auditoría
Inicio Muestra el Detalle de Panel de Navegación
Actividades por Realizarse
Opciones Se accede a la Configuraciones Básicas
configuración del idioma
del sistema y al directorio
temporal
Seguridad Permite Cambiar la Cambio de Clave
Clave.
Ayuda Muestra información
sobre cada uno de los
módulos del sistema

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

Configuración de Datos de Auditores

ROL: MANTENIMIENTO DE DATOS DE AUDITORES

El usuario asignado con el rol “Mantenimiento de datos de Auditores”, es el funcionario


designado por el Director de Recursos Humanos para mantener actualizada la
información de los usuarios de AutoAudit; es decir, tendrá acceso de creación y edición
al módulo “Configuración de Auditor”.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

Este usuario debe asegurar que todos los auditores y personal relacionado con las
actividades de control estén registrados y tengan sus datos correctamente actualizados
en lo que se relaciona a:

1. Información Laboral
2. Capacitación Continua
N UEVA CONFIGURACIÓN

En los siguientes pasos se muestra la correcta utilización del módulo “Configuración de


Auditor”.

Paso 1.- Acceso al modulo “Configuración de Auditor”

En el menú principal en la opción “Programación”, seleccionar el submenú


“Configuración de Auditor”.

BARRA DE MENÚ - PROGRAMACIÓN

Paso 2.- Para ingresar la informacion de un nuevo auditor dentro del sistema, seleccione la
opción “Crear”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORES

I NFORMACIÓN L ABORAL

Esta sección está destinada para registrar la información de los datos personales del
auditor o usuario del sistema.

Paso 3.- Ingrese los datos de “Información Laboral” en la ventana “Configuración de


Auditor”, respetando los formatos establecidos.

ETIQUETA DESTINADO PARA: FORMATO A SEGUIR


Auditor Presentar los Apellidos y Nombres en NA
forma automática

Apellidos Registrar Apellidos del Auditor Apellido*Apellido


Nombres Registrar Nombres del Auditor Nombre*Nombre
Campo disponible 1 No utilizar NA
Ciudad Ciudad de nacimiento del auditor Ciudad
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento del auditor. El Aaaa-mm-dd
campo no valida la fecha, se requiere
uniformidad de criterio en el registro

Fecha Ingreso Fecha de ingreso del auditor a la CGE. Aaaa-mm-dd


El campo no valida la fecha, se
requiere uniformidad de criterio en el
registro

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

ETIQUETA DESTINADO PARA: FORMATO A SEGUIR


Correo Electrónico Correo electrónico asignado en la CGE usuario@contraloria.gov.ec
Código Funcionario Código del auditor asignado por RH de #### (4 dígitos)
la CGE. El campo no valida números, se
requiere uniformidad de criterio en el
registro

Cédula Ciudadanía Cédula de ciudadanía del auditor. El ########## (10 dígitos)


campo no valida números, se requiere
uniformidad de criterio en el registro

Cargo Cargo que ocupa el Auditor Cargo*Cargo (Hasta 30


caracteres)
Otros datos Otra información que se requiera Discrecional
Profesiones Profesiones o títulos profesionales del Profesión*Profesión
Auditor

RMU (est) Costo hora del usuario, según el cargo ## ####, ##


que cumpla.

Horas/Día Pre asignado No modificar


Vista Categorías Seleccionar la Unidad de Control No marcar
Días Laborables Establecer si un usuario presta servicios No modificar la configuración
menos o mas de una semana predeterminada

Inactivo Inhabilitar a un usuario para asignación No marcar


a equipos de trabajo o para enviarles
mensajes

*: Espacio
#: Número
Vista de Categorías2

Paso 4.- Verifique que las categorías


han sido registradas.

VENTANA DE VISTA DE CATEGORÍAS

2 Para registrar datos en el campo “Vista de Categorías”, el usuario autorizado hará click en el botón en
referencia, para elegir la unidad de control a la que pertenece el usuario y las habilidades del usuario.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

Paso 5.- Seleccionar la opción “OK”


de la ventana Categoría.

Paso 6.- Verifique que los días


laborables hayan sido ingresados.

Paso 7.- Seleccionar la opción “OK” de la ventana “Editar Días Laborables”.

VENTANA DE SELECCIÓN DE DÍAS LABORABLES

C APACITACIÓN C ONTINUA
Esta sección está destinada a registrar la información de los cursos realizados por el
auditor, tal como lo indica la pantalla, la unidad de tiempo será Horas de Capacitación.
Paso 8.- Seleccione la opción “Capacitación Continua” e ingrese la información
relacionada a los cursos de capacitación.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE INGRESO DE DATOS DE CAPACITACIÓN

Datos Necesarios

Los únicos datos necesarios son:

1. Año: El año en que el usuario cursó el evento


2. Curso: Nombre del evento al que asistió
3. Organización: Nombre del organismo que dictó el evento de capacitación
4. Horas: Duración del evento transformado a horas

Paso 9.- Seleccione opción “Añadir” de la Ventana “Capacitación Continua”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

VENTANA DE INGRESO DE DATOS DE CAPACITACIÓN

Paso 10.- Seleccione opción “Guardar” de la ventana “Configuración de Auditor”

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORES

OPCIONES DISPONIBLES.

Dentro de la ventana de “Configuración de Auditor”, existen las siguientes opciones Notas:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de Datos de Auditores

• Cerrar.- Esta opción permite cerrar la ventana de trabajo, conservando las


modificaciones.
• Crear.- Esta opción permite iniciar el registro de los datos de un nuevo usuario de
AutoAudit,
• Guardar - Cuando la información para AutoAudit es registrada, se debe hacer click
en esta opción para guardar y grabar dicha información.
• Si es un nuevo auditor el nombre aparecerá en la lista ubicada en el sector derecho
de la ventana de forma alfabética, así como también se podrá evidenciar el número
de usuarios registrados en AutoAudit, mismo que aparecerá en la esquina inferior
derecha de la pantalla; este número se incrementará a medida que el numero de
registros de usuarios incremente.
• Cancelar.- Esta opción está disponible para cuando no se desee guardar los cambios
realizados.
• Borrar.- Mediante esta opción se puede borrar la información del usuario de
AutoAudit, para esto se debe primero seleccionar el nombre del usuario que se desea
eliminar y hacer click en borrar.
• Imprimir.- Esta opción muestra tres diferentes vías de impresión de la información,
mismas que se muestran en un cuadro de dialogo al hacer click en “Imprimir”, las tres
opciones de impresión son:
1. Imprimir registro actual como imagen de pantalla (Impresión de Pantalla)
2. Imprimir registro actual como reporte
3. Imprimir todos los registros como reporte
• Buscar.- Cuando el sistema cuente con una cantidad inmensa de usuarios esta
funcionalidad permite filtrar la información según se desee; es decir se puede clasificar
a los usuarios por grupos de apellidos, ciudad de ubicación, provincia, etc.
• Al hacer click en la opción “Buscar”, el sistema desplegará una pantalla donde se
podrá filtrar los datos de los usuarios según el criterio deseado.
• Fin de la búsqueda.- Cuando se selecciona la opción “Fin de la Búsqueda”, el sistema
organizará la información de los usuarios de AutoAudit, de manera alfabética
nuevamente.
NOTA: El ingreso incorrecto de datos o la falta de estos, ocasionará distorsión en la
información.

En caso de que sea necesario efectuar correcciones en los campos de


configuración de auditores, se debe dar doble clic sobre el nombre del auditor,
para que e activen dichos campos

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Evaluación de Riesgo Vertical

La Evaluación de Riesgo Vertical documenta los diferentes riesgos encontrados dentro de


un área o sistema identificado. El total de riesgo es calculado con varias preguntas
ponderadas.

El usuario autorizado a utilizar las matrices de riesgo vertical es quien ejerza el rol Evaluador
de Riesgo (Ver Distribución de Roles).

A continuación se muestra el procedimiento para calificar los riesgos verticales:

C REACIÓN DE UNA N UEVA M ATRIZ

Paso 1.- Acceso a Vista de Riesgo

En el menú de opciones seleccionar


“Evaluación de Riesgo”, submenú
“Vista de Riesgo”.

Paso 2.- Crear Riesgo Vertical

En la Ventana “Vista del Universo de Riesgos” haga clic en “Crear Riesgo Vertical”,
ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Paso 3.- Elegir la matriz vertical

En el cuadro de diálogo
desplegado elija el tipo de
riesgo vertical que desea crear
y haga clic en OK.

Las matrices de riesgo vertical disponibles son las plantillas estándar agregadas en la
Biblioteca por la Dirección Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo, según las
políticas que emita la Dirección de Planificación y Evaluación Institucional.

Paso 4.- Identificación de la matriz

En la ventana Riesgo Vertical, el usuario autorizado debe identificar a la matriz en cuanto


al nombre, categorías y descripción.

VENTANA DE MATRIZ DE RIESGO VERTICAL

El nombre de la matriz vertical debe ser un nombre corto que permita identificarla
rápidamente de un listado. Se recomienda que se utilicen siglas del tipo de acción de
control y de la entidad auditada así como un resumen de su alcance. Por ejemplo, “VP
AGD Riesgos Iniciales” (Verificación Preliminar, Agencia de Garantía de Depósitos, Riesgos
Iniciales).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

Las categorías que se registren en la matriz vertical serán: Acción de Control, Entidad,
Lugar, Origen de la Acción de Control, Sector, Unidad de Control y Período de Evaluación
de Riesgo.

En la parte inferior izquierda se encuentra el submenú archivo donde se incluirá el detalle


textual de la orden de trabajo o documento que autoriza al Evaluador a generar una
matriz de riesgo vertical, ya que el mencionado texto podría ser incluido en la descripción
de una acción de control si ésta se agrega a un Plan de Control.

Paso 5.- Calificar los riesgos de la matriz

Según la matriz seleccionada, el Evaluador de Riesgos Vertical (usuario) calificará la


información recopilada existente en cada organismo sujeto a control, con la finalidad de
obtener un puntaje total, que permita ordenarlo de mayor a menor criticidad entre varios
riesgos calificados.

Al hacer clic en el contenido de una columna con el botón derecho del mouse, se puede
ordenar en forma ascendente o descendente las matrices generadas.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

VENTANA DE VISTA DE RIESGO VERTICAL – ORDENAMIENTO

Paso 6.- Configurar Auditoría (Opcional)

El Director de la Unidad de Control (usuario) estará autorizado para planificar auditorías


desde la ventana Vista del Universo de Riesgos, es decir, incluir las evaluaciones de
riesgo como parte de un Plan de Control, a base de los resultados de la calificación de
los riesgos.

Al efecto, se debe seleccionar uno o varios riesgos, elegir la opción “Agregar selección
a plan de control” y luego digitar el año al cual desea configurar la auditoría:

VENTANA DE CREACIÓN DE AUDITORÍA A PARTIR DE UNA MATRIZ DE RIESGO VERTICAL


Cuando el usuario presione OK, el riesgo que se haya agregado al plan de control,
constará como una auditoría en estado “planeado” dentro de Configuración de
Auditorías (Ver Configuración de Auditorías) o en cualquiera de las opciones donde se
visualice el nombre de la auditoría, tales como: Programación, Calendario, Menú de
Papeles de Trabajo, etc.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Evaluación de Riesgo Vertical

MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE CREACIÓN DE AUDITORÍA

I NFORMACIÓN A DICIONAL I MPORTANTE


OPCIONES DISPONIBLES

Cerrar.- El usuario puede cerrar el formulario de trabajo


con esta opción, en caso de que la información no
haya sido guardada previamente, al cerrar la ventana
aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se
desea guardas los cambios o no.

Guardar.- Permite conservar los cambios del formulario


de trabajo en la base de datos de AutoAudit.

Imprimir.- Imprime la información de la ventana de


trabajo y cuenta con tres opciones de impresión

• Imprimir Documento.
• Imprimir Archivos Anexos como Documentos
Separados.
• Imprimir Archivos Incrustados como
Documentos Separados.

Crear ERPN.- Crea un nuevo formulario de Evaluación


de Riesgos por Proceso de Negocios.

Archivos.- Es un acceso directo a la ventana “Archivos Anexos”, a los archivos que se


encuentran adjuntos al formulario y a las opciones disponibles para trabajar de la
ventana. Además muestra el número de archivos adjuntos al formulario.

Flechas para Ocultar y Mostar Detalles.- Todos los formularios en el Menú de


los Papeles de Trabajo tienen información adicional que es desplegada u
ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior
izquierda de la pantalla.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGO HORIZONTAL

La Matriz de Evaluación de Riesgos Horizontal o Matriz de Evaluación de Riesgos por


Procesos de Negocio (ERPN) incluida en AutoAudit permite evaluar los riesgos de los
organismos sujetos a control para determinar las que mayor nivel de riesgo inherente
presentan para incluirlas prioritariamente en la Planificación Anual.

La plantilla de ERPN a ser utilizada para evaluar los riesgos será la que defina la Dirección
de Investigación Técnica y Normativa.

El proceso de creación de una matriz de riesgos es la siguiente:

C REACIÓN DE UNA N UEVA M ATRIZ


Paso 1.- Acceso a matrices

En el menú principal “Evaluación de Riesgo”, seleccionar el submenú “Vista de Riesgo”.

BARRA DE MENÚ – EVALUACIÓN DE RIESGO

Paso 2.- Selección de


Matriz

En la ventana “Vista
del Universo de
Riesgos” desplegada
se debe hacer clic en
“Crear un documento
de ERPN”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Paso 3.- Identificación de la matriz

En la parte superior de la ventana Evaluación de Riesgo por Procesos del Negocio (ERPN),
el usuario autorizado debe identificar a la matriz con los siguientes datos y requisitos:

Ejemplo:

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL


El usuario podrá agregar como archivo anexo la orden de trabajo que le faculta a
desarrollar la matriz de riesgos horizontal. (Ver Archivos Anexos)

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Paso 4.- Calificación de riesgos inherentes

De acuerdo con la plantilla de evaluación de riesgos definida por la Dirección de


Investigación Técnica y Normativa, el usuario autorizado debe calificar los riesgos
inherentes descritos en ella, para lo cual se considerarán los siguientes aspectos:

E SQUEMA
El esquema de la Matriz permite la agrupación de los factores de riesgo en 2 niveles:
Componente y Subcomponente y un tercero define cada riesgo específico dentro de
cada categoría como se muestra en el siguiente ejemplo:

RIESGOS
COMPONENTE SUBCOMPONENTE RIESGO
Ambiente Interno Valores Éticos Orientación Moral
Código de Ética
Estilo de Operación Estilo de Operación de la Administración
Interacción y Descentralización

RIESGO INHERENTE

Es el riesgo para la entidad en ausencia de cualquier acción realizada por la


administración para alterar la probabilidad o el impacto.

RIESGO RESIDUAL

Es el riesgo calificado por el auditor (Ver Matriz de Pruebas) para validar los riesgos
inherentes establecidos previamente por el Evaluador de Riesgos.

Es el riesgo remanente después de la acción realizada por la administración para alterar


su probabilidad o impacto.

VALORACIÓN

La valoración del Riesgo Inherente y del Riesgo Residual se realiza a base de un


esquema de valoración utilizando una escala conceptual con la asignación de una
valoración numérica.

La escala de valoración es única y se aplica para todos los riesgos de la matriz.


Inicialmente todos indican "Sin Evaluar" con valor de riesgo 0.

Las respuestas posibles incluyen "N/A" con valor 0 para discriminar los riesgos que
habiendo sido evaluados, no son aplicables (y diferenciarlos de los casos que no han
sido evaluados).

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Peso Probabilidad Impacto Total


Muy 3 Alto 3 90
Probable Medio 2 60
Bajo 1 30
Probable 2 Alto 3 60
Peso 10 Medio 2 40
Bajo 1 20
Improbable 1 Alto 3 30
Medio 2 20
Bajo 1 10
Muy 3 Alto 3 45
Probable Medio 2 30
Bajo 1 15
Probable 2 Alto 3 30
Peso 5 Medio 2 20
Bajo 1 10
Improbable 1 Alto 3 15
Medio 2 10
Bajo 1 5
Muy 3 Alto 3 9
Probable Medio 2 6
Bajo 1 3
Probable 2 Alto 3 6
Peso 1 Medio 2 4
Bajo 1 2
Improbable 1 Alto 3 3
Medio 2 2
Bajo 1 1

Para calificar un riesgo, el usuario elegirá uno y en el campo desplegable “Riesgo


Inherente”, seleccionará una calificación, por ejemplo:

VENTANA DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL - CALIFICACIÓN

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

El usuario autorizado seleccionará la calificación más adecuada según el criterio


profesional y la metodología que dicte la Dirección de Investigación Técnica y
Normativa para evaluar el riesgo inherente del sistema de control interno de los
organismos sujetos a control. (Ver anexo.- Escalas de Valoración de Riesgos
Horizontales)

Paso 5.- Guardar

Para que las ediciones efectuadas en el formulario ERPN puedan registrarse


correctamente en la base de datos, el usuario debe guardarlos.

Si existen varias calificaciones de riesgos por uno o varios usuarios, en la ventana Vista
del Universo de Riesgos, se puede observar la sumatoria de las valorizaciones de los
riesgos individuales, que permite armar un ordenamiento, de mayor a menor criticidad,
de las entidades para realizar la Planificación Anual.

VENTANA DE VISTA DE RIESGOS HORIZONTALES - ORDENAMIENTO

¾ Nota: Para que los auditores puedan calificar los riesgos residuales dentro de
Matrices de Prueba de las auditorías asignadas, debe existir previamente un
proceso de evaluación de riesgos horizontal.

Paso 6.- Configurar Auditoría (Opcional)

El usuario autorizado puede configurar auditorías desde la ventana Vista del Universo de
Riesgos, es decir, incluir las evaluaciones de riesgo como parte de un Plan de Control, a
base de los resultados de la calificación de los riesgos.

Al efecto, se debe seleccionar uno o varios riesgos, elegir la opción “Agregar selección
a plan de control” y luego digitar el año al cual desea configurar la auditoría:

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

Cuando el usuario presione OK, el riesgo que se haya agregado al plan de control,
constará como una auditoría en estado “planeado” dentro de Configuración de
Auditorías (Ver Configuración de Auditorías) o en cualquiera de las opciones donde se
visualice el nombre de la auditoría, tales como: Programación, Calendario, Menú de
Papeles de Trabajo, etc.

I NFORMACIÓN A DICIONAL I MPORTANTE


OPCIONES DISPONIBLES

Cerrar.- El usuario puede cerrar el formulario de trabajo


con esta opción, en caso de que la información no
haya sido guardada previamente, al cerrar la ventana
aparecerá un cuadro de diálogo preguntando si se
desea guardar los cambios o no.

Crear.- Esta opción genera un nuevo formulario de


Evaluación de Riesgo por Proceso de Negocio pero
conservando los valores de riesgo y procedimiento de
control.

Guardar.- Permite conservar los cambios del formulario


de trabajo en la base de datos de AutoAudit.

Imprimir.- Imprime la información de la ventana de


trabajo y cuenta con tres opciones de impresión

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Evaluación de Riesgo Horizontal

• Imprimir Documento.
• Imprimir Archivos Anexos como Documentos Separados.
• Imprimir Archivos Incrustados como Documentos Separados.

Ocultar/Mostrar.- Esta opción esconde los riesgos que no han sido calificados, y muestra
los riesgos con un puntaje inherente mayor que cero. Para mostrar toda la lista de riesgos
nuevamente, se debe hacer en clic en “Mostar”. Ubicada en el mismo lugar que
“Ocultar”.

Estas opciones son mutuamente excluyentes y mientras la una opción se encuentra


activa la otra estará desactiva y se ocultará del menú de opciones.

Es decir mientras se encuentra activa la opción “Ocultar” la opción “Mostrar”


desaparecerá del menú y cuando la opción “Mostar” se encuentra activa la opción
“Ocultar”, desaparecerá del menú.

Archivos.- Es un acceso directo a la ventana “Archivos Anexos”, a los archivos que se


encuentran adjuntos al formulario y a las opciones disponibles para trabajar de la
ventana. Además muestra el número de archivos adjuntos al formulario.

Flechas para Ocultar y Mostar Detalles.- Todos los formularios en el Menú de


los Papeles de Trabajo tienen información adicional que es desplegada u
ocultada por medio de las Flechas Arriba Abajo ubicadas en la parte inferior
izquierda de la pantalla.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

ARCHIVOS ESTÁNDAR – ARCHIVO PERMANENTE

Se trata de archivos que No se copian a las auditorías, pero que se pueden consultar en
esta sección de la Biblioteca para conocimiento o para poder copiar textos que puedan
ser necesarios como parte de los papeles de trabajo de las Auditorías en desarrollo.

Las personas autorizadas para el ingreso de datos son los supervisores y jefes de equipo
a quienes se les haya asignado el Rol “Mantenimiento del Archivo Permanente”. El
ingreso de datos debe realizarse de acuerdo con los términos que dicten los manuales
vigentes o las disposiciones que emita la Dirección de Investigación Técnica y
Normativa.

El objetivo principal de preparar y mantener un “Archivo Permanente”, es el de tener


disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta
información varias veces.

Para el acceso común a la información del Archivo Permanente, es necesario que los
datos se almacenen dentro de la sección de Archivos Estándar de la biblioteca
magnética de AutoAudit.

Para acceder o registrar la información en esta sección, se realizarán los siguientes


pasos:
P ASOS PARA CREAR Y R EGISTRAR EL A RCHIVO P ERMANENTE

Paso 1.- Acceso a la sección de Archivos


Estándar

En la barra de menú en la opción “Biblioteca”,


submenú “Archivos estándar”.

Paso 2.- Crear Carpeta

Para crear una carpeta o subcarpeta se debe


seleccionar una carpeta “Raíz”, la que
contendrá a la nueva carpeta o subcarpeta y
hacer clic en “Crear”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Paso 3.- Nombre de Carpeta

Esta ventana aparecerá


cuando se cree una nueva
carpeta, en donde se debe
registrar la descripción del
documento y hacer clic en
“OK” para validar en el sistema
la información.

La estructura prevista del Archivo Permanente en AutoAudit para cada organismo


auditable, es la siguiente:

o Entidad3 (Subcarpeta)
ƒ Disposición Legal de Creación
ƒ Información Financiera
ƒ Informes de Auditoría
ƒ Organización
ƒ Plan Anual de Contratación
ƒ Reglamentación Interna

Esta estructura debe crearse mediante carpetas y subcarpetas por el supervisor y jefe
de equipo para la primera vez que se audita un organismo sujeto a control, para lo
cual debe hacer clic en la carpeta predeterminada “Archivos” y seleccionar “Crear”.

1. Disposición Legal de Creación: Disposición legal de creación o modificación a su


denominación.
2. Información Financiera: Estados Financieros, proformas presupuestarias, Estados
de Ejecución Presupuestaría.
3. Informes de Auditoría: Últimos informes de auditoría aprobados, ya sean emitidos
por la CGE o por las entidades de Auditoría Interna.
4. Organización: Importar la estructura orgánica funcional de la entidad a ser
examinada.
5. Plan Anual de Contratación: Importar los archivos magnéticos del Plan Anual de
Contratación de la entidad examinada.
6. Reglamentación Interna: Importar las disposiciones internas no publicadas en el
Registro Oficial y que son de obligatorio cumplimiento para el personal de la
entidad examinada.

El supervisor y jefe de equipo valorará con su juicio profesional la cantidad y calidad de


información que se deba registrar en el Archivo Permanente.

3Nombre corto y largo del organismo sujeto a control. Por ejemplo: AGD – Agencia de Garantía de
Depósitos

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Para crear las subcarpetas, el usuario autorizado debe marcar la carpeta creada para
la entidad y repetir el procedimiento antes descrito hasta que complete el registro de las
seis subcarpetas previstas.

Además de las carpetas destinadas para agregar el Archivo Permanente por ente
auditable, existirán otras en las que se agregue información necesaria para consulta, la
misma que será registrada por el Bibliotecario.

Paso 4.- Importar archivos

Seleccione la carpeta en
la que se desea importar
el archivo y haga clic en
la opción Importar:

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Paso 5.- Seleccionar el


archivo

Seleccione el archivo a
importar desde la ubicación
en la que se encuentre. Para
finalizar haga clic en la
opción Abrir, esto importará el
archivo desde la ubicación
de origen hacia la base de
datos de AutoAudit.

Paso 6.- Importar Archivo

La información que debe


guardarse en cada
subcarpeta creada es la
prevista para la estructura
del archivo permanente.

Previamente, el usuario
autorizado debe conocer
la ubicación en la cual se
encuentran los archivos a
importar, los mismos que
pueden estar escaneados,
fotografiados o
simplemente guardados
con cualquier formato.

Si el usuario trabaja con


AutoAudit de forma local la
ventana “Import File”, mostrará el contenido del PC local mientras que si el acceso es
remoto, se mostrará el contenido del servidor de producción.

¾ Recomendaciones:
En el PC del usuario autorizado, guarde el archivo en la raíz del disco duro.
Si el archivo a importarse se encuentra en un disco externo (Pent Drive), éste debe
guardarse en el PC local o insertar el dispositivo antes de iniciar la sesión de CITRIX.
¾ Nota: El disco duro del PC local cuando se accede de forma remota se identifica
con “C$ en client V:”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Paso 7.- Identificar al Archivo

Cuando los archivos ya tienen un


nombre éste se mantiene al
importarse, pero su descripción
puede editarse en el cuadro de
texto. Luego haga un clic en
“OK” para guardar los cambios.

Al finalizar correctamente la importación del archivo,


la pantalla mostrará el mensaje “Importación
Terminada”, que indica que el proceso de importación
se concluyó con éxito.

Opciones Adicionales Disponibles

VENTANA DE ARCHIVOS ESTÁNDAR

OPCIONES DE CARPETA
Renombrar.- Esta opción permite al usuario cambiar el nombre o identificación de una
carpeta o subcarpeta.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Estándar – Archivo Permanente

Eliminar.- Al seleccionar esta opción se borra la carpeta de la base de datos de AutoAudit


y el contenido de la misma.

OPCIONES DE ARCHIVO

Retirar.- Mueve los archivos de la base de datos de AutoAudit a un directorio Temporal en


el PC local e impide que otro usuario utilice al mismo tiempo el archivo.

Devolver.- Retorna los archivos retirados a la base de datos de AutoAudit conservando los
últimos cambios que se realizaron en el sistema.

Cancelar Retiro.- Inhabilita la acción de retirar un archivo, elimina el archivo desde el


disco duro y no conserva las últimas actualizaciones del documento.

Editar.- Esta opción permite al usuario retirar un archivo para realizar modificaciones.

Ver.- Permite al usuario tener acceso al archivo pero únicamente con acceso de lectura,
lo que significa que el usuario no puede editar el archivo.

Eliminar.- Esta opción borra al archivo de la base de datos del sistema y no podrá ser
restaurado.

Mover.- Con esta opción el usuario puede mover un archivo de una carpeta a otra.

Editar Descripción.- Esta opción le permite al usuario cambiar el nombre de la descripción


del archivo.

Ver Historia.- Al seleccionar esta opción, el usuario podrá visualizar las acciones realizadas
sobre el archivo, (Retiros, devoluciones, Cancelaciones de Retiro, Importaciones), así
como también la fecha y hora de estas acciones y el usuario que las realizó. En esta
opción se pueden generar copias de las versiones de los archivos.

Copiar.- Mediante esta opción el usuario podrá copiar un archivo de una carpeta a otra.

Añadir Word.- Podrán crearse archivos de Word desde AutoAudit, en los que se incluyen
macros diseñados por el fabricante.

Añadir Excel.- Podrán crearse archivos de Excel desde AutoAudit, en los que se incluyen
macros diseñados por el fabricante.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

Configuración de la Auditoría

La opción “Configuración de Auditorías” permite ingresar proyectos de trabajo o


Auditorías; así como aquellas actividades que no son cargables.

A UDITORÍAS C ARGABLES

Paso 1.-Acceso a Configuración de Auditoría

El usuario debe acceder al menú principal


“Programación”, y seleccionar el submenú
“Configuración de Auditoría”.

Paso 2.- Nueva Auditoría

En la ventana desplegada, el usuario debe seleccionar la opción “Crear”, que está


ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla para poder acceder a un formulario
vacío e ingresar la información correspondiente a entidad, tipo de acción de control,
número de la orden de trabajo, período, descripción; además, de la información relativa
al supervisor, de acuerdo con el formato a seguir que se describe en el Anexo Formato a
Seguir para Configurar Auditorías.

Se recomienda al usuario no olvidar seleccionar el tipo de Auditoría entre cargable y no


cargable

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

Paso 3.- Vista de Categorías

El Coordinador de la Unidad de Control debe cuidar que cada auditoría ingresada


contenga la correcta categoría enlistada, tomando en cuenta el acróstico AELOSU. Si
una categoría no está enlistada y el usuario requiere de esta información, ésta debe
solicitarse a la persona encargada del Rol Planificador (Ver Distribución de Roles).

Para asignar una o varias categorías disponibles, el usuario debe expandir cada grupo,
seleccionar la categoría y plegar el grupo, como se ejemplifica a continuación con los
siguientes pasos:

1. Seleccionar la categoría.- En la ventana de categorías el usuario debe


seleccionar el grupo de categorías que desee agregar.

2. Hacer clic en Expandir.- Al hacer clic en esta opción se mostrarán todas las
clasificaciones, contenidas en los grupos de categorías, las cuales deben ser
seleccionadas por el usuario según corresponda, y de manera unitaria.

3. Hacer clic en Plegar.- Al hacer clic en Plegar, todas las clasificaciones de los
grupos de categorías se “ocultaran” de manera que se puede visualizar el
nombre del grupo mas no su contenido.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

VENTANA DE CATEGORÍAS

El Coordinador Operativo debe marcar:

A. Acción de Control.- Tipo de Acción de control que se realizará.


B. Entidad auditada.- Los organismos sujetos a control, coincidiendo con el
Catastro Institucional.
C. Lugar.- Provincia y Ciudad en la que se encuentra el organismo sujeto a
control.
D. Origen de Acción de Control.- Fuente de la orden de trabajo, es decir si éste,
está en el Plan de control o es Imprevista.
E. Sector.- Grupo al que pertenece el organismo sujeto a control, coincidente
con el catastro Institucional.
F. Unidad de Control.- Dirección Nacional Regional o delegación provincial que
realizará la acción de control.

De forma opcional puede seleccionar la categoría Habilidades Auditores, la cual le


facilita la selección de auditores, de acuerdo a las características de la auditoría.

La categoría Período de Evaluación de Riesgo, se la debe considerar al programar


auditorías basadas en las matrices de riesgo horizontales o por proceso de negocios.

El Coordinador de la Unidad de Control que ha creado una auditoría puede modificar


en cualquier momento los datos ingresados.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

Paso 4.- Guardar

Para grabar los datos de la configuración de auditoría es necesario hacer click en


guardar en la parte izquierda de la pantalla, antes de cerrar la ventana.

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS – GUARDAR

A UDITORÍAS N O C ARGABLES

El Coordinador Operativo de la Unidad de Control, a través de la Configuración de


Auditorías puede registrar las “actividades no cargables” en una acción de control, las
que representan actividades desarrolladas en las auditorías que no son aplicables a las
auditorías asignadas. Estas actividades se las puede clasificar en:

1. Capacitación
2. Permisos
3. Tareas de Oficina
4. Otros

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Configuración de la Auditoría

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS - NO CARGABLES

Para visualizar estas actividades, el Coordinador de la Unidad de Control, debe


seleccionar la opción “No Cargable”.

¾ Nota: Para registrar nuevas actividades, éstas deben estar autorizadas por el rol
“Planificador”.

O PCIONES D ISPONIBLES
Imprimir.- Ésta opción proporciona al usuario tres opciones de impresión que son:

• Imprimir Registro Actual como Imagen


• Imprimir Registro Actual como Reporte
• Imprimir Todos los registros como Reporte

Buscar.- Esta opción permite filtrar información de Auditoría en AutoAudit. Según las
características de búsqueda que el usuario desee.

Calendario.- El usuario puede acceder a vista del calendario, desde esta opción en vez
de acceder desde el menú principal en “programación” y trabajar en esta ventana sin
ningún inconveniente o limitación.

Programación.- Esta opción permite al usuario acceder a la ventana de rangos de


tiempo, en vez de acceder por el menú “programación”, y trabajar de forma normal
sobre la asignación de tiempo y personal a la auditoría.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

El Coordinador de la Unidad de Control debe asignar al personal que conformará el


equipo de trabajo para las acciones de control creadas en la Configuración de
Auditorías, ya sea antes de emitir la Orden de Trabajo o después de hacerlo.

Al asignar el personal de la acción de control, en este módulo se registrará


automáticamente las horas programadas por cada auditor y por cada auditoría; así
también se puede visualizar el costo directo de la acción de control.

P ASOS PARA PROGRAMAR LOS R ANGOS DE T IEMPO


Para asignar el equipo de trabajo a una acción de control (Programación de Rangos de
Tiempo, se realizaran los siguientes pasos:

Paso 1.- Acceso a la programación de auditoría

Paso 1.1.- Desde menú principal (Opción 1)

La primera opción para la programación de la auditoría es: Acceder al menú principal


“Programación”, submenú “Programación”.

Con esta opción el usuario debe encontrar la auditoría deseada, entre las existentes.

BARRA DE MENÚ - PROGRAMACIÓN

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 1.2.- Desde Configuración de Auditoría (Opción 2)

La segunda opción para acceder a la programación de la auditoría, es dentro de la


ventana de Configuración de Auditoría, en el menú izquierdo de la pantalla en
“programación”

VENTANA DE CONFIGURACIÓN DE AUDITORÍAS - PROGRAMACIÓN

Con esta opción se simplifica la búsqueda de la auditoría deseada.

Paso 2.- Selección de la Auditoría

Una vez que el usuario se encuentre en el formulario de Programación de Rangos de


Tiempo, se debe verificar la selección de la auditoría sobre la cual se va a asignar el
tiempo del personal.

Esta selección se la realiza en la parte izquierda superior de la ventana, en la opción


“Selección de Auditoría”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

Paso 3.- Búsqueda del Equipo Auditor

La ventana Programación de Rangos de Tiempo recoge información registrada en


Configuración de Auditorías y Configuración de Auditores. Presenta 5 partes

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

CATEGORÍAS

• Parte A: Lista de Auditorías Disponibles. (Ver Configuración de Auditoría)


• Parte B: Fechas y tiempo de la Auditoría seleccionada. (Ver configuración de
Auditoría)
• Parte C: Categorías asignadas a la auditoría. (Ver Configuración de Auditoría)
• Parte D: Lista de Usuarios disponibles para asignación. No se visualizarán los
usuarios que, en la “configuración de Auditor”, se encuentre activado el
campo INACTIVO.
• Parte E: Equipo de trabajo asignado desde la parte D.

El Coordinador Operativo deberá registrar los datos de la auditoría, mientras que el


Coordinador Funcional, verificará que los datos no contengan conflictos de tiempo y
correspondan a las directrices emitidas por las autoridades.

Paso 4.- Selección del Recurso Humano

Para ingresar el recurso humano y tiempo en la parte E de la ventana “Programación de


Rangos de Tiempo”, se debe hacer clic en la opción Buscar, al tiempo que en la parte D,
se enlistan todos los usuarios disponibles para asignación.
No se enlistarán los usuarios que en la configuración de Auditores tengan activado el
campo “Inactivo” (Ver configuración de Auditoría de AutoAudit).

El orden de presentación de los usuarios estará dado por porcentajes de coincidencia de


las categorías asignadas a la acción de control y a los auditores.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 5.- Asignación de equipos de trabajo y de rangos de tiempo

Del listado de usuarios, se debe hacer clic en el nombre del funcionario que integrará el
equipo de trabajo y, dependiendo del tiempo de asignación se escogerá la opción.
• Asignación Diaria
• Asignación por Horas

Paso 5.1.- Asignación Diaria por porcentaje

Esta opción permite al usuario cargar la asignación de un Auditor cuando éste debe
aplicar un porcentaje diario de su tiempo laborable de acuerdo con las políticas para la
ejecución de la acción de control.

Generalmente estos funcionarios son el Supervisor y Auditores de apoyo. Para estos casos
se debe combinar las opciones “Usar Porcentaje De Horas De Trabajo Para Asignación
Diaria” y “Asignación Diaria”. El sistema mostrará una ventana donde puede ingresar el
porcentaje de asignación, para guardar esta información se debe hacer un clic en OK.

El procedimiento es el siguiente:

1. Elegir al usuario (con un solo clic del listado de Usuarios).


2. Active la opción “Usar porcentaje de Horas De Trabajo Para Asignación Diaria”.
3. Clic en la opción “Asignación Diaria”.
4. Digite el porcentaje de asignación.
5. Clic en OK.

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO POR PORCENTAJE

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Es importante recordar al usuario que se puede realizar una selección multiple del
personal disponible haciendo clic en los usuarios elegidos mientras se mantiene
presionado la tecla “CONTROL”. Además que cuando la opción “Usar Porcentaje De
Horas De Trabajo Para Asignación Diaria”, no se encuentra activa, el sistema no mostrará
la ventana para ingresar el porcentaje de hora y la asignación del tiempo se realizará
automáticamente.

Paso 5.2.- Asignación Diaria sin porcentaje

Esta opción permite al usuario cargar la asignación de un Auditor sin porcentajes de


tiempo, esto se utiliza cuando todo el tiempo de una jornada de trabajo será destinado al
trabajo en la auditoría.

Para esto debe ser desactivada la opción “Usar Porcentaje de Horas de Trabajo Para
Asignación Diaria”. Para este tipo de asignación de tiempo se debe realizar lo siguiente:

1. Elegir al usuario (con un solo clic del listado de Usuarios).


2. Desactivar la opción “Usar porcentaje de Horas De Trabajo Para Asignación
Diaria”.
3. Clic en la opción “Asignación Diaria”.

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 5.3.- Asignación por horas

La asignación por horas tiene como propósito determinar el tiempo específico total que el
personal designado para la auditoría debe trabajar sobre esta.
La opción “Asignación por Horas” se encuentra en el menú izquierdo de la pantalla. Para
dar una asignación por horas se debe hacer lo siguiente:

1. Seleccionar el usuario ( con un solo clic de la lista de usuarios)


2. Clic en la opción “Asignación por Horas”
3. En la ventana desplegada digitar el número de horas que se desee
4. Clic en OK

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO POR HORAS

Paso 6.- Visualización de Rangos de Tiempo


La asignación de los rangos de tiempo se mostrará en la parte E de la pantalla. Para salir
de la ventana de programación y guardar los cambios, se debe hacer clic en “cerrar” en
el menú izquierdo de la pantalla.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES EN PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE


TIEMPO

Eliminar.- Al hacer clic en esta opción se eliminará el personal asignado de una auditoría.

Listar Todos.- Esta opción enlistará todo el personal que puede ser asignado a una
auditoría, desplegando una ventana donde se puede asignar este personal de forma
Diaria o por Horas.

Todos los RT (Todos los Rangos de Tiempo Programados).- Con esta opción se puede ver
todas las Programaciones de Rangos de Tiempo, presentadas a manera de Informe en
vista previa.

Este informe mostrará información de la Auditoría, así como el personal asignado en una
tabla con sus horas programadas y horas reales.

Editar Horas.- Esta opción permite realizar cualquier cambio sobre las asignaciones de
tiempo, al hacer clic en esta opción se desplegará una ventana donde se puede editar
las horas en función al personal o en función a la auditoría; para ello se debe seleccionar
primero el nombre del auditor o de la auditoría y después se debe hacer clic en Editar
Horas.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Conflictos.- Muestra los conflictos que se producen al asignar a un usuario a más de una
auditoría al mismo tiempo.

Horas por Semana.- Se pueden ver las horas totales programadas para un Auditor en un
período de tiempo específico escogiendo las fechas de inicio y culminación desde los
cuadros de diálogos de fechas.

VENTANA DE CALENDARIO - SELECCIÓN DE FECHAS

Calendario.- Es un acceso directo a la Vista de Calendario que se encuentra en el menú


principal en programación.

C ALENDARIO DEL P LAN DE C ONTROL


El Calendario del plan de control permite visualizar las asignaciones de tiempo del
Recurso Humano, dentro de las auditorías y si existen conflictos de tiempo con las
asignaciones en más de una Auditoría.

Para acceder a la función calendario, se deben seguir los pasos mostrados a


continuación:

Paso 1.- Acceso al calendario

Para ingresar en la opción de calendario existen dos opciones, mismas que se muestran
a continuación:

Paso 1.1.- Acceso al calendario desde la barra de menú (opción 1)

En la barra de menú hacer clic en “Programación”, y seleccionar el submenú “Vista


Calendario”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 1.2 Acceso al calendario desde la ventana de programación (opción 2)

La opción de acceso al Calendario se muestra disponible en el menú izquierdo de la


ventana de “Programación de Rangos de Tiempo”, en la opción “Calendario”, como se
muestra en la siguiente ventana:

VENTANA DE PROGRAMACIÓN DE RANGOS DE TIEMPO - CALENDARIO

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Paso 2.- Visualización del Calendario

Al ingresar al calendario se desplegará la siguiente ventana en la que se muestra la


programación de las auditorías con las fechas establecidas y las personas asignadas.

VISTA DE CALENDARIO

VISTA DE CALENDARIO POR AUDITORÍA

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Programación de Rangos de Tiempo

Para reemplazar al personal asignado dentro de una auditoría, basta ajustar los rangos
de tiempo haciendo clic en la barra que contiene el nombre del usuario para
desplazarlo a las fechas correspondientes de inicio o finalización de actividades dentro
de la auditoría.

OTRAS OPCIONES DISPONIBLES DEL CALENDARIO


Cerrar.- Esta opción permite al usuario salir del formulario de trabajo.

Imprimir.- Dentro del Calendario se muestran dos opciones de impresión que son:
• Imprimir Pantalla
• Imprimir Fecha

Vista.- Esta opción permite al usuario visualizar la programación de los rangos de tiempo
de las auditorías de manera
• Semanal
• Mensual
• Trimestral
• Anual
• Por Página

Guardar.- Para conservar todos los cambios realizados el usuario debe hacer click en esta
opción

Deshacer.- En caso de realizar algún cambio en los rangos de tiempo el usuario puede
acceder a esta opción para eliminar dichos cambios y regresar a la última versión
guardada.

Conflictos.- Muestra los conflictos que se producen al asignar a un usuario a más de una
auditoría al mismo tiempo.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN

El Documento de Planeación es una de las carpetas predeterminadas de una auditoría.


En esta carpeta se registra información por parte del Coordinador de la Unidad de
Control, con la finalidad de mantener la visión gerencial de la auditoría. Los datos que se
registran son:

1. Hitos de la auditoría
2. El estado de la Auditoría
3. Nombre del Supervisor y Jefe de Equipo
4. Presupuesto de la auditoría
5. Calificación de la auditoría
6. Confidencialidad de la auditoría (Disponible en la versión 4.0.59)

P ASOS PARA REGISTRAR INFORMACIÓN EN EL D OCUMENTO DE P LANEACIÓN


P ASO 1.- ABRIR EL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO
Menú “Papeles de Trabajo”, en el submenú “Papeles de Trabajo”

BARRA DE MENÚ – PAPELES DE TRABAJO

PASO 2.- ABRIR EL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN

En la ventana de Menú de Papeles de Trabajo, se debe abrir la auditoría deseada, y


hacer clic sobre la carpeta “Planeación” (esta carpeta es creada de forma automática
por el sistema cada vez que se configura una auditoría). En la parte derecha se muestra el
Documento Planeación, el cual debe ser seleccionado y con un clic en la opción para
“Abrir”, se podrá acceder a este formulario.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

VENTANA DE PAPELES DE TRABAJO

Hitos de la Auditoría

En el Documento de Planeación se establecen seis hitos que marcan el inicio o fin del
proceso y de las cinco fases de la auditoría gubernamental, según el esquema que se
presenta a continuación:

VISTA DEL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - HITOS

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

El Coordinador de la Unidad de Control debe registrar las fechas de los hitos antes
indicados, considerando si éstas son programadas, reprogramadas o reales, en los
espacios que se indican:

Las fechas programadas son aquellas que se obtienen de la estimación efectuada por
el Coordinador de la Unidad de Control, a base de:

1. Fechas estimadas de inicio y de finalización


2. Tiempo previsto para la acción de control
3. Políticas emitidas por las autoridades institucionales para la ejecución de las
acciones de control
4. Manuales vigentes

Estas fechas deberán registrarse cada vez que se configure una auditoría y ésta se
encuentre en estado “planeado” o “activa”, de tal manera que las fases del proceso
de una acción de control puedan identificarse con anterioridad.

PASO 3.- REGISTRAR LAS FECHAS REPROGRAMADAS Y GUARDAR ( OPCIONAL )


Las fechas reprogramadas son estimadas en igual forma que las programadas, pero que
por la oportunidad empleada y recursos disponibles en la unidad de control deben
estimarse en fechas distintas a las que constan en el plan anual de control y con
autorización de la autoridad competente.

Generalmente, las fechas reprogramadas serán registradas cuando las fechas


programadas deban reformarse.

PASO 4.- REGISTRAR LAS FECHAS REALES Y GUARDAR


Las fechas reales representan las realmente efectivas de cada hito, las mismas que
deben ser verificables con los archivos que adjunte el Coordinador de la Unidad de
Control, al Documento de Planeación (Ver Archivos Anexos).

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

VISTA DEL DOCUMENTO DE PLANEACIÓN – ARCHIVOS ADJUNTOS

¾ Nota.- AutoAudit rechazará fechas reales si éstas son posteriores a la fecha que
se registra.

P ASO 5.- ESTADO DE LA AUDITORÍA


El Coordinador Operativo de la Unidad de Control debe vigilar y establecer el “Estado”
en que debe encontrarse cada auditoría. Los tipos de Estado son:

Planeado.- Es el estado preestablecido cuando una auditoría se configura en


el sistema. En este estado, ningún usuario podrá agregar papeles de trabajo a la
auditoría.

Activo.- Es el estado que permite que los documentos de la auditoría sean


creados y modificados y hace que la auditoría se encuentre disponible para los
registros de horas y/o de gastos. Este estado se utiliza cuando la orden de trabajo
ha sido emitida.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

Cancelado.- Indica que una auditoría por disposiciones legalmente


emitidas, a pesar de haber sido planificada o haberse encontrado en estado
“Activo”, no se la realizará (queda cancelada su ejecución). Este estado se
utilizará cuando una orden de trabajo quede sin efecto o sea anulada.

Pendiente.- Se refiere a que una acción de control debe suspenderse por


disposiciones legalmente emitidas. Este estado se utiliza cuando la acción de
control no puede continuar por alguna disposición de la autoridad competente,
pero que se reanudará en cuanto esa disposición se deje sin efecto.

Cerrado.- Significa que el proceso de la Auditoría ha sido concluido y que


ningún documento de la auditoría puede ser editado o creado y la auditoría no
está disponible para registro de horas o gastos. Este estado se utilizará cuando el
informe de auditoría y todos los papeles de trabajo hayan sido aprobados.

Para cambiar el estado de la auditoría, se debe seleccionar la opción deseada del


campo desplegable que a continuación se muestra:

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - ESTADO DE LA AUDITORÍA

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

¾ Nota.- El Coordinador de la Unidad de Control no podrá cerrar la auditoría si es


que los papeles de trabajo (incluido el informe) no tienen aprobación final por
parte del usuario autorizado. (Ver Aprobaciones).

P ASO 6.- A SIGNAR LOS ROLES DE S UPERVISOR Y J EFE DE E QUIPO

La configuración de seguridad de AutoAudit está definida para que el Supervisor y Jefe


de Equipo de una acción de control sean los únicos roles de usuario que puedan dar
aprobación final a los papeles de trabajo, excepto los informes dentro de la carpeta
Informes, a los cuales deben dar aprobación final quienes ejerzan el rol Contralor o
Director.

El Coordinador de la Unidad de Control debe asignar a los usuarios que ejercerán los roles
de Supervisor y Jefe de Equipo dentro del Documento de Planeación, sin perjuicio de que
hayan sido asignados dentro de la Programación de Rangos de Tiempo.

Seleccionar al Supervisor

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - SELECCIÓN DE SUPERVISOR

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

Seleccionar al Jefe de Equipo

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN – SELECCIÓN DE JEFE DE EQUIPO

PASO 7.- ADJUNTAR MEDIOS DE VERIFICACIÓN

Todas las actividades gerenciales que se desarrollen para la acción de control deben
contar con un medio de verificación, que se desarrolle por cada fase, el Coordinador
de la Unidad de Control debe adjuntar (Ver Archivos Anexos) los medios de verificación
para que otros usuarios autorizados puedan leer a detalle el estado en que se
encuentra el proceso. Los medios de verificación por cada fase e hito son:

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

Fases Hitos Descripción Medio de Verificación(*)

Orden de trabajo, alcances y 
Marca el inicio de la acción de 
Orden de  cualquier otro documento que 
control y de la fase 
Trabajo reforme la orden de trabajo 
preparatoria. 
original
Fase Preparatoria
Notificación de Inicio a la máxima 
Marca el fin de la fase 
autoridad del ente auditable , 
Inicio de la  preparatoria y el inicio de la 
suscrita por el Director de la 
Auditoría planificación de la acción de 
unidad de control.
control 

Planificación
Planificación  preliminar  y 
Marca el comienzo de la fase  específica  suscrita  por  el  Jefe  de 
Aprobación de 
de ejecución de la acción de  Equipo  y  Supervisor,  y  aprobada 
la Planificación 
control.  por  el  Director  de  la  unidad  de 
control
Ejecución
Indica el fin del trabajo de 
campo de la acción de control  Borrador  de  Informe,  lista  de 
Conferencia 
y el inicio de la fase de control  asistentes,  convocatorias  y  acta 
Final 
de calidad en la unidad de  de conferencia final.
control.
Control de Calidad en 
la Unidad de Control
Señala el fin de la fase de 
Memorando  de  envío  a  la 
control de calidad en la 
Informe enviado a  aprobación,  Informe, 
unidad de control y el inicio 
Aprobación Memorando  de  Antecedentes  y 
del trámite de aprobación del 
Síntesis
informe 
Trámite de Aprobación 
del Informe
Informe,  memorando  de 
antecedentes  y  síntesis 
Informe  Determina el fin del proceso 
aprobados por la autoridad
Aprobado de la auditoría gubernamental

(*) Constituyen los documentos físicos y escaneados que se adjuntan al Documento de


Planeación

PASO 8.- PRESUPUESTO DE GASTOS ( OPCIONAL )


El Coordinador Operativo debe registrar el presupuesto de gastos de la auditoría,
cuando el Coordinador Funcional, el Supervisor o Jefe de Equipo estimen necesaria una
comisión de servicios para realizar una acción de control. El lugar especificado para el
efecto es: la parte “Costos y Gastos” de la pantalla, como se muestra:

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - PRESUPUESTO DE GASTOS

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Documento de Planeación

Una vez que se autorice la comisión de servicios al equipo de auditoría, el Coordinador


Operativo debe adjuntar el memorando escaneado correspondiente en el Documento
de Planeación.

Mediante la selección de la opción “archivos” en el menú izquierdo de la pantalla y


posterior a esto con la función de importación de archivo.

PASO 9.- REGISTRO DE INFORMACIÓN

En la ventana desplegada se registrará la información correspondiente a la auditoría,


según los parámetros establecidos. Además es importante mencionar que la versión de
AutoAudit 4.0.59 permite establecer la auditoría como una “Auditoría Confidencial”, con
la finalidad de fortalecer las seguridades de acceso.

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN - AUDITORÍA CONFIDENCIAL

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

ARCHIVOS ANEXOS

Son los documentos, hojas de cálculo o cualquier archivo que se anexa a las carpetas,
subcarpetas, hallazgos u otros formularios de papeles de trabajo. Estos archivos
constituyen la evidencia de la aplicación de los procedimientos de auditoría efectuados
por el auditor asignado a una acción de control. El usuario puede incluir uno o varios
archivos magnéticos dentro de los formularios, mediante escaneo, fotografía o cualquier
otro medio de captura.

El origen de los archivos puede ser diverso, sin embargo, su visualización depende de si
el PC en el cual se ejecuta AutoAudit, tiene instalado el programa que lo originó.

Todos los formularios de AutoAudit permiten anexar archivos, los cuales pueden ser
retirados y editados por el usuario autorizado (Ver opción Retirar).

Cada vez que se retira y/o edita un archivo anexado, éste debe ser devuelto para que el
resto de usuarios autorizados puedan editarlo, caso contrario el documento permanecerá
como información de lectura y no podrá ser modificado.

ANEXO DE ARCHIVOS – FORMULARIOS DE AUTOAUDIT

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

E STRUCTURA DE LA VENTANA “A RCHIVOS A NEXOS ”

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Esta sección tiene de manera predeterminada las siguientes carpetas:

1. Mis Archivos Retirados: Esta carpeta contiene todos los archivos que han sido
retirados por el usuario y muestra el detalle de estos archivos en la parte
derecha de la ventana de archivos anexos.
2. Todos los Archivos: Esta capeta contiene y muestra todos los archivos
anexados al formulario de trabajo, independientemente de su ubicación; es
decir la carpeta en que se encuentren guardados.
3. Enlaces a Biblioteca: Esta carpeta muestra los archivos estándar de la
Biblioteca, que pueden ser seleccionados y copiados dentro del archivo, de
los formularios de trabajo.

¾ Nota: Se recuerda al usuario que al eliminar una carpeta, se eliminan todos los
archivos contenidos en ella.

O PCIONES DE LA VENTANA ARCHIVO ANEXO

OPCIONES DE LA VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Estas opciones se encuentran al pie de la pantalla de archivos anexos.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

I MPORTAR

Esta opción permite extraer Archivos desde un dispositivo de almacenamiento (Disco


Duro, Pent Drive, CD, etc.) hacia la base de datos de AutoAudit.

IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN LOCAL

Ésta opción permite importar Archivos desde una computadora al sistema AutoAudit,
para importar un archivo el usuario debe realizar los siguientes pasos:

P ASO 1.- S ELECCIÓN CARPETA DE DESTINO


Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe Seleccionar la “carpeta
destino” ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el
archivo importado y hacer clic en “importar”

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

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P ASO 2.- S ELECCIÓN DE A RCHIVO

SELECCIÓN DE ARCHIVO A IMPORTAR


En la ventana desplegada, se debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer
clic en “Abrir”, esta acción permitirá que AutoAudit cargue dentro de su sistema al
archivo en cuestión.

P ASO 3.- D ESCRIPCIÓN


Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el
cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si
el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el
nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en “OK”

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

P ASO 4.- F INALIZACIÓN


La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que
indica que la importación se ha concluido con éxito.

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MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA CONEXIÓN REMOTA

Esta opción se desarrolla de igual manera que en una conexión local pero su diferencia
radica en la ruta de acceso a los archivos del PC del usuario. Por lo tanto, para importar
archivos en una Conexión Remota se deben realizar los siguientes pasos:

P ASO 1.- S ELECCIÓN DE LA CARPETA DE DESTINO


Antes de iniciar el proceso de importación el usuario debe seleccionar la “carpeta
destino” ubicada dentro de la ventana de Archivos Anexos donde se guardará el
archivo importado y hacer clic en “importar”. Bien podría el usuario no crear ninguna
carpeta y por default será seleccionada la raíz de las carpetas “Archivos”.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

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P ASO 2.- S ELECCIÓN DE A RCHIVO


Antes de seleccionar el Archivo, el usuario debe identificar la ruta de ubicación de éste.
En una conexión remota el sistema guía al usuario a una ruta de acceso del disco duro del
servidor donde se encuentra instalado AutoAudit, no del PC del usuario.. El usuario debe
elegir esa ubicación y hacer clic en abrir.

SELECCIÓN DE LA RUTA, PARA IMPORTACIÓN

Cuando el usuario se encuentre dentro de la Unidad “Local Disk C nombre del equipo”,
debe seleccionar el directorio deseado. Generalmente, el usuario guarda sus
documentos en el Escritorio o en Mis Documentos. En esos casos, esos directorios se
encuentran en la carpeta “Usuarios”.

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SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN

Dentro de ésta debe buscar la carpeta correspondiente a cada usuario etiquetada con
la primera letra del nombre y el apellido completo.

SELECCIÓN DE CARPETA - PARA IMPORTACIÓN

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Posteriormente el usuario debe buscar y seleccionar el archivo a importar y hacer clic en


“Abrir”. Esta acción permitirá que AutoAudit cargue a la base de datos, el archivo en
cuestión.

SELECCIÓN DEL ARCHIVO A IMPORTAR

P ASO 3.- D ESCRIPCIÓN


Se cerrará la ventana de selección y el nombre del archivo importado aparecerá en el
cuadro de texto (como se muestra) para ser utilizado como Descripción. Sin embargo si
el usuario estima necesario puede realizar cambios en la descripción. Para guardar el
nombre y concluir con el proceso se debe dar un clic en “OK”

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

P ASO 4.- F INALIZACIÓN


La finalización de la importación, se constatará con el siguiente cuadro de diálogo, que
indica que la importación se ha concluido con éxito.

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MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

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E DITAR D ESCRIPCIÓN
Esta opción permite cambiar solo la descripción del archivo, más no el nombre, para
esto el usuario debe:

Paso 1.- Seleccionar el archivo al cual se desea cambiar la descripción y retirar el


archivo

Paso 2.- Hacer clic en Editar Descripción.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- En la ventana de descripción, ingresar la nueva descripción del archivo y hacer
clic en OK para guardar.

VENTANA DE REGISTRO DE DESCRIPCIÓN

¾ Nota: Solamente los archivos que han sido retirados pueden ser cambiados de
descripción.

EDITAR
Esta opción permite realizar modificaciones a los Archivos Anexos. Para poder editar un
archivo se debe:

Paso 1.- Seleccionar el archivo a Editar.

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Paso 2.- Hacer clic en la opción “Editar”, para abrir el archivo en modo de
compatibilidad o edición; esta opción también retira el archivo si éste no ha sido
retirado aún.

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- Automaticamente se abrirá el archivo seleccionado para que pueda ser
editado, sea este de Word, Excel o cualquier programa.

RETIRAR
La opción Retirar, consiste en extraer un archivo de la base de datos de AutoAudit para
uso exclusivo de un usuario. Esta extracción impedirá que otros usuarios autorizados
puedan editarlo hasta que dicho archivo sea devuelto a la base de datos.

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PROCESO DE RETIRO DE UN DOCUMENTO

Cuando un archivo es retirado se debe tomar en cuenta que:

• La ubicación predeterminada de los archivos retirados es la que está definida en


Opciones / Preferencias del Usuario / Directorio Temporal.

• Mientras un archivo no haya sido retirado, los usuarios pueden retirarlo, mirarlo,
moverlo, copiarlo o eliminarlo.

• Cuando se retira un archivo, otros usuarios podrán solamente ver la versión del
archivo existente hasta antes del retiro, que es la que se conserva en AutoAudit.

• Todos los archivos retirados, pueden ser visualizados en la carpeta “Mis Archivos
Retirados”.

• Los archivos que han sido retirados se visualizan con el icono de hoja bloqueada por
una llave.

DEVOLVER
Esta opción está solamente disponible para el usuario que retiró un archivo, únicamente
se pueden devolver los archivos que han sido retirados o editados previamente.

Para devolver un archivo éste debe estar cerrado. Luego, se selecciona “Devolver”.

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VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Esta acción cargará la versión del archivo con todas las actualizaciones realizadas
desde que se retiró dicho archivo; y, lo grabará en la base de datos de AutoAudit,
creando una nueva versión, de lo contrario este archivo no se guardará en AutoAudit,
existiendo la posibilidad de que el archivo no sea de fácil ubicación ya que el usuario
podría utilizar diferentes PC´s es decir, diferentes carpetas temporales.

Después de este proceso el archivo queda liberado para que pueda ser retirado o
editado por otro usuario, si existen los permisos de edición.

CANCELAR RETIRO
Esta opción anula la acción de retiro de un documento, es decir, elimina las
actualizaciones que se hicieron en el archivo posterior a la última devolución. El archivo
entonces queda liberado para que pueda Retirarlo otro usuario.

VER

Puede ver o leer archivos que están almacenados en la base de datos en modo de
lectura (No pueden realizarse cambios en esos archivos).

La opción Ver está disponible para cualquier archivo, sin embargo, cuando los archivos
han sido retirados, esta opción permitirá ver la última versión “devuelta”.

Además la opción ver es la única opción activa cuando un archivo ha sido retirado por
otro usuario.

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CREAR

Esta opción permite crear archivos Word y Excel desde AutoAudit para trabajar en ellos.

A diferencia de otros archivos importados, estos permiten utilizar una macro diseñada
por el fabricante para que el usuario pueda enlazar o referenciar sus papeles de
trabajo.

Cuando se crea un archivo con esta opción, el usuario podrá asignarle un nombre.

VENTANA DE ASIGNACIÓN DE NOMBRE DE ARCHIVO

Cuando el proceso de creación de un documento concluye con éxito el sistema muestra


la siguiente ventana de dialogo.

VENTANA DE CONFIRMACIÓN DE IMPORTACIÓN

MOVER
Con esta opción se puede mover un archivo de una carpeta a otra, dentro de
diferentes o en la misma auditoría, en las cuales el usuario este autorizado a editar.

Pasos para mover archivos

Paso 1.- Seleccionar el archivo a mover.

Paso 2.- Hacer clic en Mover, en la parte inferior de la pantalla de archivos anexos, esta
acción mostrara la siguiente ventana:

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VENTANA MOVER ARCHIVOS ANEXOS

En esta ventana se debe seleccionar la auditoría de destino del archivo, y el archivo


que se desea mover, al hacer clic en la opción “Mover” el sistema cambiará la
ubicación actual del archivo, a la ubicación seleccionada.

COPIAR
Con esta opción se puede copiar o duplicar un archivo de una carpeta a otra, dentro
de diferentes o en la misma auditoría, para lo cual se debe realizar lo siguiente:

Paso 1.- Seleccionar el archivo a copiar.

Paso 2.- Hacer clic en la opción “Copiar” ubicada en la parte inferior de la ventana de
archivos anexos.

Paso 3.-En la ventana desplegada, seleccionar la auditoría y la carpeta a donde se


desea copiar el archivo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

VENTANA COPIAR ARCHIVOS ANEXOS

AÑADIR
Con esta opción se puede añadir archivos de una carpeta a otra, dentro de diferentes
auditorías o de la misma auditoría.

Al añadir un archivo, tenemos que elegir la acción a realizar, sea copiar o mover dichos
archivos, por lo tanto los pasos para añadir archivos son los mismos de las opciones
mover o copiar.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

VENTANA AGREGAR ARCHIVOS ANEXOS

BIBLIOTECA
Permite seleccionar un archivo de la Biblioteca de Archivos Estándar y copiarlo dentro
de los archivos anexos del formulario de trabajo.
Para esto se debe realizar lo siguiente:

Paso 1.- Clic en la opción “Biblioteca”. Se desplegará la ventana de archivos estándar.

Paso 2.- Seleccionar el archivo que se desea copiar y hacer clic en la opción
“Seleccionar”

Paso 3.- El archivo seleccionado, se copiará dentro de la carpeta de archivos anexos en


el formulario de trabajo.

VER HISTORIA
Esta opción permite ver el historial de cambios que ha tenido un archivo. Cada vez que
se importa y se devuelve un archivo se guarda como una nueva versión; haciendo que
éstas se encuentren disponibles para consultar o copiar.

Para acceder a las versiones de un archivo se debe:

Paso 1.- Seleccionar el archivo.

Paso 2.- Hacer clic en Ver Historia; esta opción mostrará cada versión del archivo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Archivos Anexos

VENTANA DE HISTORIA DEL ARCHIVO ANEXO

Paso 3.- En la lista de Historia del Archivo se puede seleccionar cualquier versión, y el
botón “Crear Copia” le permitirá restaurarla en el dispositivo de almacenamiento o
ubicación deseada.

El botón “Purgar Versiones Anteriores” puede eliminar todas las versiones anteriores
conservando la historia. Esta opción estará habilitada al Administrador del software.

ELIMINAR
Esta opción borra permanentemente un archivo, sin posibilidad de restaurarlo. Para
que un archivo sea eliminado éste debe estar en estado Devuelto.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

MATRIZ DE PRUEBAS

La Matriz de Pruebas o de Procedimientos es una copia que se hace de la matriz de


riesgos horizontal para una auditoría específica en la cual los auditores pueden calificar
los riesgos residuales, a partir de la calificación de riesgos inherentes efectuada antes o
después de configurar una auditoría, por parte del Evaluador de Riesgos Horizontal (Ver
Matriz de Riesgos Horizontal).

PAPEL DE TRABAJO CREADO DESDE UNA MATRIZ DE PRUEBA

Sin embargo de lo anotado, la Matriz de Pruebas permite también a los Supervisores y


Jefes de Equipo confirmar las calificaciones de los riesgos inherentes, así como también
determinar la calificación de los riesgos residuales, de las auditorías a las cuales hayan
sido asignados con la finalidad de que se pueda sincronizar o actualizar las calificaciones
de riesgo.

P ASOS PARA CREAR UNA M ATRIZ DE P RUEBAS

La Matriz de Pruebas puede crearse únicamente en una auditoría activa y por los
Supervisores y Jefes de Equipo asignados por el Coordinador de la Unidad de Control a
una auditoría (Ver Documento de Planeación).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

PASO 1.- CREAR LA MATRIZ DE PRUEBAS

Se puede crear la matriz de pruebas de manera similar a la creación de carpetas, es


decir, por las siguientes alternativas:

• Menú Contextual
• Opciones del Menú de Papeles de Trabajo

MENÚ CONTEXTUAL

Seleccione la auditoría sobre la cual se desea crear la matriz de prueba y hacer un clic
derecho, sobre ésta escoja la opción Trabajo de Campo/Matriz de Pruebas.

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO – CREACIÓN DE MATRIZ DE PRUEBAS

OPCIONES DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

Seleccione la auditoría sobre la cual se desea crear la Matriz de Pruebas y en la parte


inferior derecha de la pantalla elija el tipo de sección y de documento:

1. Tipo de Sección: Seleccionar la opción Trabajo de Campo


2. Tipo de Documento: Seleccionar la opción Matriz de Pruebas

Una vez definido el tipo de documento y el tipo de sección se debe hacer clic en crear
como se muestra en la siguiente pantalla.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

PASO 2.- SELECCIONAR LA MATRIZ HORIZONTAL

En el campo Proceso de la ventana Selección de Matriz de Prueba el usuario debe


elegir una matriz de riesgos horizontal previamente generada por el Evaluador de
Riesgos Horizontal, que se refiera a la auditoría en la que se trabaja; luego, clic en la
opción Seleccionar y por último, clic en Crear:

VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA

Al crear la matriz, dentro de la ventana en referencia, se mostrará la Matriz de Pruebas


agregada a la auditoría:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA

Nuevo Proceso

En caso que no existiera una matriz de riesgos horizontal para seleccionar en el campo
“Proceso” o que ninguna matriz se refiera a la auditoría requerida, el Supervisor o Jefe
de Equipo podrán crearla en la etapa de creación de Matriz de Pruebas, siempre y
cuando ellos tengan asignado el rol “Evaluador de Riesgos Horizontal”. Para estos
casos, estos usuarios deben elegir la opción “Nuevo Proceso” y luego realizar el
procedimiento descrito para generar una Matriz de Riesgos Horizontal:

CREACIÓN DE MATRIZ DE PRUEBA - NUEVO PROCESO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

Cuando se guarde la Matriz Horizontal, el Supervisor o Jefe de Equipo con el rol


especificado, podrán elegirla del campo “Proceso” en la ventana Selección de Matriz
de Prueba:

VENTANA DE SELECCIÓN DE MATRIZ DE PUEBA – SELECCIÓN DE PROCESO

PASO 3.- GENERAR SUBCARPETAS O PAPELES DE TRABAJO ( OPCIONAL )

Los auditores, como parte de la tarea de auditoría, deberán realizar la evaluación del
Riesgo Residual a base de los procedimientos de control que se identifiquen y de la
efectividad de los mismos para cada uno de los riesgos identificados. Para ello se
pueden crear subcarpetas para agregar ahí archivos anexos. Para generar subcarpetas,
los usuarios pueden adoptar una de las siguientes opciones:

• Creación masiva de subcarpetas


• Creación individual de subcarpetas.

CREACIÓN MASIVA DE SUBCARPETAS

Esta opción permite crear en forma masiva una subcarpeta por cada riesgo con
valoración distinta a cero. Para hacerlo, se usa la opción Creación Masiva de
Subcarpetas en el menú del formulario de la Matriz de Prueba.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

MATRIZ DE PRUEBA, CREACIÓN MASIVA DE PAPELES DE TRABAJO

Se emitirá un mensaje de advertencia:

VENTANA DE CONSULTA CREACIÓN MASIVA DE PAPELES DE TRABAJO POR C/RIESGO

Al presionar Sí, se mostrará otro mensaje:

VENTANA CONSULTA DE TEXTO INICIO DE PAPELES DE TRABAJO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

En esta pequeña ventana, el usuario puede modificar el nombre predeterminado por


otro que elija. Este texto se agregará como nombre inicial de cada subcarpeta.

Al presionar en OK, el aplicativo le pedirá si desea agregar al nombre de la


subcarpeta la descripción del riesgo, en el cuadro de diálogo “Append Description”:

VENTANA DE CONSULTA DESCRIPCIÓN DE RIESGO EN LOS PAPELES DE TRABAJO

Si presiona Sí, el proceso de creación masiva habrá terminado y AutoAudit le informará


al respecto:

VENTANA CONFIRMACIÓN DE CREACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Si presiona No, se incluirá en el nombre de la subcarpeta el nombre del riesgo que


consta en la plantilla.

VENTANA DE CONSULTA NOMBRE DE PAPELES DE TRABAJO

Las subcarpetas creadas formarán parte de la carpeta Matriz de Pruebas:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

CREACIÓN INDIVIDUAL
Para la segunda opción, al crear una subcarpeta por el método tradicional (Ver
Carpetas y Subcarpetas), aparecerá el listado de los riesgos con valoración mayor a
cero, permitiendo seleccionar el riesgo para el que se quiere crear la subcarpeta.
Dentro de una carpeta de Matriz de Prueba pueden crearse exclusivamente
subcarpetas relacionadas con un riesgo de la matriz.

Solo el creador de las Subcarpetas puede editarlas, al crear masivamente las


subcarpetas para todos los riesgos, estas quedarán creadas con permiso de edición
solo para el usuario que, a partir de la Matriz de Pruebas las creó. Para habilitar a otros
auditores a trabajar en alguna carpeta específica, se les puede dar ese permiso,
accediendo a la subcarpeta y asignándolos en la casilla Autorización de Edición en
Proceso de la solapa Revisión:

VENTANA DE MATRIZ DE PRUEBA

(Más detalle vea “Autorización de Edición en Proceso”)

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

PASO 4.- CALIFICACIÓN DE RIESGOS RESIDUALES

Los auditores, luego de evaluar los controles existentes para los riesgos que
correspondan, calificarán el nivel de riesgo residual (Ver anexo.- Esquema de
Evaluación de Riesgos), a base del criterio profesional y de la metodología que dicte la
Dirección de Investigación Técnica y Normativa.

OPCIONES DE CALIFICACIÓN DE RIESGOS HORIZONTALES

Terminada la Auditoría, y evaluados todos los Riesgos Residuales, se genera el valor


total de riesgo residual para la entidad.

VENTANA DE CALIFICACIÓN DE MATRIZ DE RIESGO HORIZONTAL

PASO 5.- SINCRONIZAR


Las calificaciones establecidas en la auditoría para los riesgos dentro de la Matriz de
Pruebas, se actualizarán en la matriz de riesgos horizontal mediante la opción
“Sincronizar”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Matriz de Pruebas

VENTANA DE MATRIZ DE PRUEBA – SINCRONIZACIÓN DE CALIFICACIONES

Sincronizando desde la Matriz de Pruebas, se dispondrá de esa información en la Vista


de Evaluación de Riesgo para ser usada como un mejor punto de partida para la
planificación de los años siguientes.

La sumatoria de las valorizaciones de los riesgos residuales, genera un valor de Riesgo


Total que permite armar un ordenamiento, de mayor a menor criticidad, de las
entidades para realizar la Planificación Anual, a base de una priorización de los
procesos de negocio de los organismos sujetos a control.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

MAPA DE CALOR DE RIESGOS

El mapa de calor de riesgos es la representación gráfica de la tabulación de los riesgos


inherentes o residuales que están ordenados en forma descendente por su valor. Utiliza
una gama de colores que representan grados de temperatura, se visualizan los valores
más altos con un rojo fuego para ir descendiendo en la gama de calor conforme los
valores van disminuyendo.

P ASOS PARA CREAR EL MAPA DE CALOR


1. Abrir Snap! Reporter desde el menú Informes de AutoAudit y seleccionar la opción
Abrir un Proyecto Snap Existente.

BARRA DE MENÚ - INFORMES

2. Para la creación del mapa de calor es necesario cargar un reporte que contenga el
detalle de los documentos de evaluación de riesgo ERPN. El usuario también podría
crear un nuevo proyecto y elegir la tabla BPRA Details o Testing Matrix (Details), según
la necesidad.

VENTANA DE OPCIONES DE REPORTE

3. Indicar la ruta para la búsqueda del archivo:

CGE Evaluación Riesgo ERPN Detalles.srp

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

VENTANA DE SELECCIÓN DE ARCHIVO

4. Aceptar los detalles del reporte almacenado.

VENTANA DE APERTURA DE PROYECTO

5. El siguiente paso que el usuario debe realizar es filtrar el reporte en base al nombre del
documento, para esto se debe utilizar el botón de filtros de Snap!. La ventana Editor
de Filtros permite al usuario definir las condiciones para el filtro. Se deberá seleccionar
una condición que muestre únicamente el detalle del documento de evaluación para
la entidad y auditoría deseada.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

VENTANA DE BASE DE DATOS DE MATRIZ DE RIESGOS

P.ej. Seleccionar Nombre = AF IESS 2006 2007 2008, (seleccionar el campo Nombre, el
operador =, escribir el valor (AF IESS 2006 2007 2008) en Value, hacer clic en Add to
filter y luego en el visto verde.

VENTANA DE EDICIÓN DE FILTRO

Y aparecerán los datos que cumplan con la condición indicada en el filtro.

6. El siguiente paso es filtrar nuevamente el reporte en base al puntaje de riesgo


inherente o riesgo residual para excluir del reporte aquellos riesgos que no se aplican
en la entidad o que obtuvieron una calificación igual a cero, para esto se debe utilizar
el botón de filtros de Snap! y en la ventana Editor de Filtros seleccionar una condición
que muestre únicamente aquellos riesgos con puntaje mayor que cero.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

VENTANA DE EDICIÓN DE FILTRO

7. A continuación es necesario ordenar el reporte a base del puntaje de riesgo inherente


o riesgo residual ya que ese será el orden que se utilizará para la creación del mapa
de calor. El usuario debe hacer clic con el botón derecho en la columna del riesgo por
el cual ordenar, seleccionar la opción “Sort” y escoger el criterio “Descending”. De
esta forma ordenamos los valores en forma descendente.

VENTANA DE BASE DE DATOS FILTRADA - PARA ORDENAR

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

8. Una vez ordenado el reporte en base al riesgo descendente, se procederá a llamar al


botón Mapa de Calor. La ventana mapa de calor permite seleccionar los criterios
para la creación del mapa.

Las opciones que deben seleccionarse son:

• “Select Row Header”: Riesgo


• “Select Column Header”: Nombre
• “Select Display text”: Riesgo Inherente o Riesgo Residual
• “Data value”: Riesgo Inherente o Riesgo Residual

VENTANA DE SELECCIÓN DE CAMPOS PARA LA CREACIÓN DEL MAPA DE CALOR

Al dar clic sobre el visto verde, aparecerá la pantalla con el mapa de calor (Heat
Map)

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

MAPA DE CALOR CREADO

9. En el menú Options, seleccionar Display Values para que aparezcan los valores
correspondientes a cada riesgo.

En este mismo menú o dando un clic sobre el ícono de la paleta de colores, es posible
personalizar los colores de los rangos de los valores presentados.

10. Al dar clic sobre el ícono de Display In Word, se realizará la exportación del mapa de
calor a formato MS Word, donde podrá ser personalizado y presentado.

MAPA DE CALOR EXPORTADO A WORD

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mapa de Calor de Riesgos

Mapa de calor luego de la exportación:

MAPA DE CALOR EXPORTADO A WORD - EDITADO

El usuario podrá editar el archivo según sus necesidades y creatividad.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

PAPELES DE TRABAJO

Para ingresar a esta funcionalidad se accede por: Menú “Papeles de Trabajo” submenú
“Papeles de Trabajo”

BARRA DE MENÚ - PAPELES DE TRABAJO

V ENTANA M ENÚ DE P APELES DE T RABAJO

La ventana que aparece por este acceso se denomina “Menú de Papeles de Trabajo”, la
cual se compone de las siguientes partes:

ƒ Panel de Visualización de las Auditorías


ƒ Filtro de Auditorías
ƒ Panel de documentos
ƒ Panel de Herramientas
ƒ Herramientas de la Ventana

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

PANEL DE VISUALIZACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

La lista de acciones de control que se despliega en este panel corresponde a aquellas


que fueron creadas en Configuración de Auditorías, las mismas que se encuentran
clasificadas por año del Plan.

VISTA IZQUIERDA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

El nombre de la auditoría mostrada en esta ventana está estructurado conel número de la


or den de trabajo y el nombre de la auditoría:

PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO - CONFIGURACIÓN AUDITORÍAS

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

EXPANDIR - COMPRIMIR
Las auditorías enlistadas pueden visualizarse al expandir el grupo al que pertenece, así
como también el contenido de éstas, mediante clics en el botón (+). De la misma manera,
se puede comprimir si se hace clic en el botón (-)

VISTA IZQUIERDA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

MOSTAR AUDITORÍAS
A través de este campo desplegable, el usuario puede elegir la forma que desea visualizar
la lista de Auditorías. Las opciones son:

ƒ Archivado
ƒ Estado Activo
ƒ Estado Cancelado
ƒ Estado Cerrado
ƒ Estado Pendiente
ƒ Estado Planeado
ƒ Estado Todos
ƒ Por Categorías
o Por Acción de Control
o Entidad
o Habilidad Auditores
o Lugar
o Origen de Acción de Control
o Período Ev. Riesgo

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

o Sector
o Unidad de Control
ƒ Por Jefe de Equipo
ƒ Por mis asignaciones Planeadas
ƒ Por Solicitud de Revisión
ƒ Por Supervisor

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

PANEL DE DOCUMENTOS

En la parte derecha de la ventana, se muestra el contenido de la carpeta seleccionada


por el usuario en la parte izquierda del Panel de Visualización de Auditorías. Por ejemplo:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

VENTANA DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

PANEL DE HERRAMIENTAS

PANEL DE HERRAMIENTAS – MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

• Subcarpeta.- Crea una subcarpeta, dentro de una carpeta previamente


seleccionada.
• Aprobación Preliminar Masiva.- Esta opción sirve para solicitar aprobación
preliminar de un grupo de carpetas, a un revisor.
• Aprobación Final Masiva.- Otorga aprobación final de manera simultánea a un
grupo de documentos seleccionados.
• Solicitar Revisión Masiva.- Solicita la revisión de un grupo de documentos de
manera simultánea.
• Imprimir.- Imprime la información de la ventana y sus documentos Anexados.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

• Abrir.- Este botón sirve para tener acceso a un formulario de trabajo (carpeta,
subcarpeta, hallazgo, nota).
• Borrar.- Borra los formularios de trabajo que se hayan seleccionado previo al hacer
clic en esta opción.
• Tipo de Sección.- Define la sección de creación de nuevos documentos en la
auditoría, estas secciones son :
ƒ Planeación
ƒ Trabajos de Campo
ƒ Informes
ƒ Control de Calidad

• Tipo de Documento.- Define el Tipo del Documento que se creará dentro de la


auditoría que son:
ƒ Lista de Chequeo de Actividades
ƒ Carpeta
ƒ Matriz de Prueba
ƒ Informes
ƒ Auditoría Encuesta
ƒ Auditor Evaluación

• Crear.- Genera nuevos documentos dentro de la auditoría, previa definición de los


parámetros de Tipo de Sección y Tipo de Documentos.

HERRAMIENTAS DE LA VENTANA

HERRAMIENTAS DE LA VENTANA MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

• Cerrar.- Esta opción cerrará la Ventana del menú de Papeles de Trabajo.

• Actualizar.- Esta opción actualiza en la base de datos todos los cambios efectuados
por los usuarios.

• Vista de Hallazgos.- Es un acceso directo al panel de hallazgos, donde se enlistan


todos aquellos hallazgos creados por el usuario.

• SNAP! Reporter.- Al hacer clic en esta opción se abrirá el directorio que guarda todos
los informes de auditoría estándares SNAP! Reporter que estén disponibles en
AutoAudit, para el usuario.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

• Restaurar.- Esta opción permite al usuario recuperar los documentos que han sido
borrados.

• Configurar Auditoría.- Es un acceso directo a la ventana Configuración de Auditorías,


donde se puede modificar la información relacionada con la auditoría, si el usuario
está autorizado.

DESCRIPCIÓN DE COLUMNAS

VISTA DERECHA DEL PANEL DE VISUALIZACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Las columnas existentes en el panel de visualización de información permiten al usuario


reconocer información de:

ƒ Ref. : Indica el enlace de origen del documento.


ƒ Estado.- Indica el estado del documento con abreviaciones y con un círculo de
color en función al estado:
o A Indica que el documento se encuentra en estado Aprobado
o EP Indica que el documento se encuentra en estado de Edición en
Proceso
o R Indica que el documento se encuentra en estado de Revisión

ƒ Archivos.- Muestra la cantidad de archivos anexados al documento.

ƒ Tipo de documento.- Indica el nombre del formulario de trabajo. Ejemplo: Mensaje,


Subcarpeta, Carpeta, etc.

ƒ Nombre.- Muestra el nombre del formulario de trabajo, este nombre es asignado


de manera personal por los usuarios.

ƒ Ultimo Editor.- Registra el nombre del último usuario en editar o en modificar la


información contenida dentro del formulario de trabajo.

ƒ Última Edición.- Registra la fecha y hora en la que se realizó la última edición al


formulario de trabajo.

ƒ Autorización de Edición en Proceso.- Muestra a los usuarios que tienen permiso de


acceso y edición a los formularios en estado “En Proceso”.

ƒ Solicitar Revisión.- Indica el nombre de las personas que han sido asignadas para
revisión del formulario de trabajo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Papeles de Trabajo

ƒ Aprobación.- Muestra el estado de aprobación del documento, que puede ser


Aprobación Final o Aprobación Preliminar.

ƒ Documentos Enlazados.- Indica la Cantidad de documentos enlazados al


formulario de trabajo

En el menú de papeles de trabajo estarán todos los formularios creados por los usuarios
autorizados.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Carpetas o Programas

CARPETAS O PROGRAMAS

C ARPETAS PREDETERMINADAS

Las carpetas que por defecto (predeterminadas) crea AutoAudit cada vez que se
configura una auditoría son: Planeación, Informes y Control de Calidad, así:

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO

Planeación.- Es creada, utilizada y modificada por el Coordinador de la Unidad de


Control. (Ver Documento de Planeación)

Informes.- Es utilizada para guardar los informes que los auditores generen a partir de los
hallazgos registrados por ellos. (Ver Generación de Informes). Los archivos de informes en
esta carpeta, así como otros archivos, son susceptibles de envío a los destinatarios que
seleccione el remitente, para revisión y aprobación.

Control de Calidad.- Está prevista para guardar listas de chequeo y evaluaciones a las
auditorías y auditores, en caso que existieran.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Carpetas o Programas

CARPETAS PREDETERMINADAS AL CONFIGURAR UNA AUDITORÍA

C ARPETAS CREADAS POR EL USUARIO

El usuario puede crear carpetas adicionales a las predeterminadas. Estas carpetas deben
obedecer a un orden establecido por las normas de aplicación en la Auditoría
Gubernamental y por necesidad de otros funcionarios que emplean la información de las
auditorías para desarrollar otros procesos, tal como el establecimiento de las
responsabilidades. Para el efecto, las carpetas básicas que deben incluirse como parte
del Archivo Corriente son:

• Notificaciones, Convocatorias y Actas


• Comunicaciones Enviadas y Recibidas

PASOS PARA CREAR E IDENTIFICAR CARPETAS

Paso 1.- Creación de carpetas

Hay varias opciones para crear una carpeta:

a) Desde la botonera inferior de la ventana de Menú de Papeles de Trabajo


b) Menú contextual
c) Desde la misma carpeta

a) Desde la botonera inferior de la ventana de Menú de Papeles de Trabajo

Se puede crear carpetas desde el Panel de Herramientas, ubicado en la parte inferior


de la pantalla del menú de papeles de trabajo; una vez que ha sido seleccionada la

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Carpetas o Programas

auditoría, en el apartado “Tipo de Sección”, elija la opción “Trabajo de Campo” y en el


apartado “Tipo de Documento”, la opción “Carpeta”; finalmente de clic en “Crear”.

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE CARPETAS

b) Con el menú contextual

Seleccione la auditoría y haga clic derecho sobre el nombre de la misma. Esta acción
mostrará una lista de opciones, en la cual se debe seleccionar la opción “Trabajo de
Campo”, dentro de la que se debe escoger la opción “Carpeta”4.

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE CARPETAS

c) Desde la misma carpeta

Con esta opción el usuario puede crear nuevas carpetas, a partir de una carpeta
existente que se encuentre abierta, mediante la opción “Nuevo” ubicada en el menú
izquierdo de la ventana.

4 El fabricante de AutoAudit denomina a la Carpeta con el nombre Programa

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Carpetas o Programas

VENTANA DE CARPETA - CREACIÓN DE CARPETA

¾ Recomendación: Utilizar la opción del menú contextual

Paso 2.- Identificación de la carpeta

En la ventana desplegada, debe registrarse el nombre de la carpeta, y una referencia,


la cual puede ser numérica o alfabética. Posteriormente se debe hacer clic en
“guardar” para que la carpeta identificada sea creada en la auditoría.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Carpetas o Programas

VENTANA DE CARPETA - ASIGNACIÓN DE NOMBRE

La referencia que utilice el auditor para identificar a los papeles de trabajo será la que
se establezca en las normas aplicables para el desarrollo del proceso de la Auditoría
Gubernamental.

En cada carpeta se crearán las subcarpetas relacionadas o dependientes que


requiera el usuario, así como también podrán agregarse archivos magnéticos (Ver
Archivos Anexos), que evidencien los resultados de la acción de control, conforme a
las disposiciones legales y la norma Evidencia de Auditoría.

El espacio en blanco de este formulario (datos de carpeta) está destinado para que el
usuario complemente la identificación de la carpeta, con la finalidad de que otros
usuarios autorizados puedan conocer el contenido de ésta.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

SUBCARPETAS O PAPELES DE TRABAJO

Las subcarpetas, al igual que las carpetas, se usan para organizar la información
relevante que el auditor elabora o recopila durante el proceso de auditoría. Estos
formularios se pueden crear únicamente dentro de carpetas creadas.

PASOS PARA CREAR E IDENTIFICAR SUBCARPETAS

Paso 1.- Creación de subcarpetas

Existen cinco formas para crear las Subcarpetas, mismas que se muestra en la siguiente
explicación.

a) Menú contextual, desde la lista de auditorías


b) Menú contextual, desde el detalle de carpeta
c) Opciones de Menú de Papeles de Trabajo
d) Opciones de carpeta abierta
e) Opciones de subcarpeta abierta

Menú contextual, desde la lista de auditorías

Para crear una subcarpeta se debe hacer clic derecho sobre la carpeta; y, dentro de
las opciones mostradas se debe seleccionar “Subcarpeta”.

VENTANA DEL MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN DE SUBCARPETAS

Menú contextual, desde el detalle de carpeta

En la parte derecha de la ventana del menú de Papeles de Trabajo, se debe


seleccionar, la carpeta a la cual se desea agregar la subcarpeta y con un clic

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

derecho sobre ésta. Se mostrará un menú de opciones, en el cual se debe


seleccionar, “Crear Subcarpeta”

MENÚ DERECHO DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de Menú de Papeles de Trabajo

Marque la carpeta en la cual desea crear la subcarpeta y elija del panel de


herramientas en la parte inferior de la pantalla la opción “Subcarpeta”

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de carpeta abierta

Cuando está abierta una carpeta, se puede crear una subcarpeta eligiendo del
grupo de pestañas inferiores, la opción Papel de Trabajo o Subcarpeta, sub-opción
“Nuevo”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

VENTANA DE CARPETA - CREACIÓN SUBCARPETAS

Opciones de subcarpeta abierta

Si existe una subcarpeta abierta por el usuario, él puede elegir la opción “Nuevo” para
generar una nueva subcarpeta dentro de la carpeta contenedora.

VENTANA DE SUBCARPETA - CREACIÓN SUBCARPETAS

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

Paso 2.- Identificación de subcarpeta

En la ventana desplegada se debe registrar el nombre de la subcarpeta en el campo


correspondiente. El aplicativo generará automáticamente una secuencia numérica
de las carpetas dependientes creadas. Esta referencia puede ser editada de acuerdo
a las necesidades del usuario.

El usuario podrá confirmar la dependencia de la subcarpeta mediante la visualización


del campo “Enlace de Origen” o “Nombre de la Carpeta”. Luego debe guardarla.

PANTALLA SUBCARPETA - ASIGNACIÓN DE NOMBRE

La subcarpeta creada podrá ser visualizada en la parte derecha de la ventana “Menú


de Papeles de Trabajo”

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO – VISUALIZACION DE CARPETAS Y SUBCARPETAS

AUTORIZACIÓN DE EDICIÓN

Todos los formularios, como carpetas, subcarpetas, hallazgos, etc., creados dentro de las
auditorías pueden ser visualizados por todos los integrantes de la correspondiente acción
de control, pero estos formularios y su contenido podrán ser editados únicamente por el
usuario creador.

En ocasiones, el usuario creador de un formulario tendrá la necesidad de dar acceso de


edición a otros integrantes de su equipo de trabajo con la finalidad de compartir los datos
que ahí reposen o para agregar información adicional.

PASOS PARA AUTORIZAR LA EDICIÓN EN PROCESO

Para que un usuario pueda dar Autorización de Edición en Proceso, éste debe abrir el
formulario deseado (Carpeta, subcarpeta, hallazgo, lista de chequeo, informe, etc) y
realizar el siguiente procedimiento:

Paso 1.- Selección de la Pestaña Revisión.

En la parte inferior de todo formulario existen las pestañas de opciones. En ellas,


seleccione la que corresponda a “Revisión”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

VENTANA DE CARPETA - SELECCIÓN DE PESTAÑAS

Para mostrar u ocultar las opciones de pestaña, el usuario debe hacer clic en el botón
“Mostrar/Ocultar Detalles”.

VENTANA DE SUBCARPETA - OCULTAR O MOSTRAR DETALLES

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Subcarpetas o Papeles de Trabajo

Paso 2.- Otorgar Autorización

En la pestaña “Revisión” se encontrarán varias opciones. El usuario debe escoger el


campo “Autorización de Edición en Proceso”.

Este campo desplegable muestra al personal registrado y disponible en AutoAudit (Ver


Configuración de Auditores). Para seleccionar una o varias personas que tengan esta
autorización de edición, el usuario creador debe activar la casilla ubicada en la parte
izquierda del seleccionado. Después, clic en “OK” para terminar con el proceso de
selección.

Es importante no olvidar guardar los cambios, esto con un clic en “Guardar” de la parte
izquierda del formulario.

VENTANA DE SUBCARPETA – AUTORIZACIÓN DE EDICIÓN EN PROCESO

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

HALLAZGOS

El hallazgo de auditoría es la expresión de los resultados encontrados, por aplicación de


procedimientos de auditoría sobre una operación, actividad, proyecto, unidad
administrativa u otro asunto evaluado y que sea de interés para los funcionarios de la
organización auditada.

Los hallazgos en auditoría gubernamental deben reunir las características que los
manuales o disposiciones enuncien.

En AutoAudit, el usuario asignado a una auditoría puede generar los hallazgos que
requiera, siempre dentro de una “Subcarpeta”.

PASOS PARA CREAR HALLAZGOS

P ASO 1.- C REACIÓN DE UN HALLAZGO

Se puede crear un hallazgo desde varias opciones, que son:

a) Menú contextual de la subcarpeta


b) Desde Subcarpeta abierta
c) Desde Formulario Hallazgo

MENÚ CONTEXTUAL

Para crear un nuevo hallazgo se debe seleccionar la “Subcarpeta”, que se encuentra en


el Panel de Visualización de Documentos de la auditoría, y sobre ésta hacer un clic
derecho. En el menú mostrado, seleccionar la opción “Nuevo Hallazgo”

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

DESDE SUBCARPETA ABIERTA

Abierta la subcarpeta en la cual se desea crear el hallazgo, se elije “Nuevo” en la


pestaña “Hallazgos”.

VENTANA DE SUBCARPETA – CREACIÓN DE HALLAZGOS

DESDE EL FORMULARIO HALLAZGO


Si se cuenta con un formulario Hallazgos abierto, se puede elegir la opción “Nuevo”.

CREACIÓN DE HALLAZGO DESDE OTRO HALLAZGO ABIERTO

PASO 2.- IDENTIFICAR AL HALLAZGO

En la ventana desplegada, como en todos los formularios, se muestra datos de


identificación tales como la Carpeta, Subcarpeta y referencia a la que pertenece. Así
mismo, es necesario que el usuario lo identifique con un nombre y número.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

En el campo nombre se registrará el título del comentario o hallazgo, tal como el


auditor desea que se registre en el informe de la acción de control. De similar forma, se
registrará el número de hallazgo el mismo que le servirá de referencia para ordenar su
reporte. Esta referencia puede ser editada.

VENTANA DE HALLAZGO 1

¾ Nota: Para cualquiera de las tres opciones, por default la herramienta nombrará
al nuevo “Hallazgo” con el nombre de la subcarpeta, seguido de la palabra
Issue.

Por default la herramienta numera los Hallazgos de acuerdo al orden de creación de los
mismos. De ser necesario cámbielos dependiendo el orden deseado, ya que el número le
servirá de referencia para ordenar su reporte.

PASO 3.- INGRESAR LOS DATOS DEL HALLAZGO

El formulario hallazgos cuenta con los siguientes campos:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

VISTA DE LOS CAMPOS DEL HALLAZGO

El usuario deberá registrar el detalle de cada campo, de acuerdo con las disposiciones
técnicas que se hayan emitido, para lo cual se considerará la siguiente tabla explicativa:

Tabla EXPLICATIVA

CAMPO DESTINADO PARA: FORMATO A SEGUIR


Nombre Describir el título del Según normas de auditoría
comentario
Número/Hallazgo El orden que el auditor requiere Según normas de auditoría
que se incluya en el informe
Enlace/Origen Papel de trabajo del cual se NA
genera el hallazgo

Nombre/Programa Programa (o carpeta) donde NA


se guardan los papeles de
trabajo
Referencia/PT Referencia del P/T. Según normas de auditoría
Hallazgo Describir y redactar el hallazgo Según normas de auditoría.
con los atributos previstos. Se De requerir cuadros y gráficos,
incluirán los puntos de vista de se deberán anexar archivos al
las personas relacionadas con hallazgo
la acción de control

Conclusión Describir las conclusiones Según las normas de auditoría

Hechos Subsecuentes Describir y redactar los puntos Según normas de auditoría.


y hechos subsecuentes De requerir cuadros y gráficos,
se deberán anexar archivos al
hallazgo

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

Recomendación(es) Describir la (s) Según normas de auditoría.


recomendación (es) De requerir cuadros y gráficos,
se deberán anexar archivos al
hallazgo

Sujetos/Responsab. Describir e identificar a los Según directrices que emita la


sujetos de responsabilidad. Dirección de
Responsabilidades y demás
normativa relacionada.
De considerarse confidencial,
se deberán anexar archivos al
hallazgo, con clave de acceso
que provea la aplicación
(Word, Excel).
Existe un archivo estándar en
AA que le facilita la
descripción y para combinar
correspondencia.
Disposición Destinar al hallazgo a Ver apartado “Disposición”.
determinada disposición”

Grupo/Tipo/Hallazgos Identificar el grupo de hallazgo Seleccionar una opción de las


que corresponde que aparecen (Ver apartado
“Grupo y tipo de hallazgo)

Tipo/Responsabilidad Identificar el tipo de Selección según normativa de


responsabilidad que ameritaría responsabilidades. Deberá
determinar el hallazgo cuidar la selección
“Disposición” y “Tipo de
Responsabilidad”, por cuanto
no existe validación.

Notas Agregar notas del auditor Según criterio del auditor

En cualquiera de estos campos, el usuario puede ampliar su visualización, presionando


el botón que se muestra a continuación:

VENTANA DE HALLAZGO

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

De este modo se podrán incluir más de una observación en cada campo.

Se recuerda al usuario que para que las tablas de Excel, imágenes y tablas de textos
puedan ser parte de un Hallazgo deben estar registradas dentro de las tablas
preestablecidas por el bibliotecario en una plantilla de Informes Estándar.

Cuando los usuarios deseen trabajar con imágenes y tablas deben hacerlo dentro de
una tabla de un Informe Estándar o en un archivo de Word para que éste sea adjuntado
en el formulario Hallazgo.

PASO 4.- REGISTRAR LA DISPOSICIÓN DEL HALLAZGO

El apartado “Disposición” dentro del formulario Hallazgos permite al usuario elegir una de
las opciones existentes, con la finalidad de que pueda generar Informes Estándar que se
encuentren agregados en la Biblioteca magnética (Ver Informes Estándar).

VENTANA DE HALLAZGO - SELECCIÓN DE DISPOSICIÓN

Este apartado también sirve al usuario para identificar el estado en que se encuentra un
hallazgo:

DISPOSICIÓN EXPLICACIÓN
Discusión Verbal. Que no amerita la inclusión en un informe, pero que
se debe discutir verbalmente con los auditados.

Duplicado. Que existe relación directa con otro hallazgo, y que


por tanto, no debe ir a ningún documento.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

DISPOSICIÓN EXPLICACIÓN
Hallazgo solucionado. Que el hallazgo no irá a ningún documento oficial,
pero que constará en papeles de trabajo, como
solución determinada en el campo por los auditores.

Informe de Indicios de Que el hallazgo se revele en un informe exclusivo de


Responsabilidad Penal. Indicios de Responsabilidad Penal

Informe y Memorando de Que el hallazgo se revele en el informe y memorando


Antecedentes. de antecedentes

No significativo. Que no se incluirá en el informe porque no es


significativo, pero que es necesario que conste en los
papeles de trabajo
Pendiente. Hallazgo del que aún no se ha decidido qué hacer.
AutoAudit asigna al hallazgo esta disposición de
manera predeterminada.

Por defecto, la disposición de un hallazgo será la de “Pendiente”.

PASO 5.- IDENTIFICAR OTRAS CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO


Hay otras características del hallazgo que el usuario debe detallar. Éstas se refieren al

a) Grupo de hallazgos
b) Tipo de hallazgos
c) Tipo de responsabilidad.

Grupo de hallazgos

En el grupo de hallazgos se encontrarán las opciones de clasificación por tema de Control


Interno al que pueda corresponder el hallazgo detectado.

VENTANA DE HALLAZGO – SELECCIÓN DE GRUPO DE HALLAZGO

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos

¾ Nota: Si un usuario considera que los grupos son insuficientes y que deben agregarse
más, deberá solicitar la iclusión de éstos a quien se desempeñe como Bibliotecario.

Tipo de Hallazgo

El usuario debe elegir el tipo de hallazgo de acuerdo con el tipo de acción de control que
se encuentre desarrollando.

VENTANA DE HALLAZGO – SELECCIÓN DE TIPO DE HALLAZGO

Tipo de Responsabilidad

El usuario puede elegir el Tipo de Responsabilidad, de acuerdo al contenido del


hallazgo; es importante que la selección del Tipo de Responsabilidad sea revisada y
aprobada por el Supervisor y Jefe de Equipo.

OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA

En el formulario hallazgos existe un campo adicional denominado “Notas”, disponible


para que el usuario agregue datos adicionales que considere necesarios los cuales no
ameritan ser incluidos en un informe ni que forman parte de ninguno de los otros
campos.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

ENLACES

Los enlaces en AutoAudit permiten a los auditores referenciar sus papeles de trabajo
reflejados en archivos; posibilitando a los diferentes usuarios consultar y verificar el
cumplimiento de los programas y procedimientos de auditoría o simplemente hacer
seguimiento específico a la evidencia de auditoría en una acción de control.

Esta funcionalidad requiere que los archivos de papeles de trabajo, de Word o Excel,
sean creados con la opción de creación existente en el aplicativo (Ver Archivos Anexos)
ya que en ellos se incluye una macro5 diseñada por el fabricante del software,
denominada Open PointLink.

CREACIÓN DE ARCHIVOS CON AUTOAUDIT 1

Si el usuario desea trabajar con enlaces desde un archivo de Excel o Word existente en el
PC, se debe cortar (o copiar) y pegar el contenido de ese archivo a uno de Excel o
Word creado desde AutoAudit.

C LASES DE E NLACES

Según las necesidades del usuario, se podrá elegir cualquiera de las siguientes opciones:

1. Enlace Documento a Documento


2. Enlace Punto a Documento
3. Enlace Punto a Punto

5 Una macro, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial
mediante una sola llamada u orden de ejecución.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

El diseño de AutoAudit y de las macros denomina “punto” a un sitio específico dentro de


un archivo adjunto en cualquier formulario; mientras que “documento” se denomina a
cualquier formulario del menú de papeles de trabajo, tales como: Carpetas, subcarpetas,
hallazgos, mensajes, listas de chequeo, informes, etc.

Documento A
Documento B Archivo 1
(formulario)
no requiere de una (formulario) (Sitio específico)
macro de enlace

Documento 1 Documento n Sitio específico Sitio específico Archivo a Archivo n


Archivo 1 Archivo n (Sitio específico) (Sitio específico)

Referenciación
cruzada

ENLACE DE DOCUMENTO A DOCUMENTO (FORMULARIO A FORMULARIO)

Un “Documento Enlazado” es el vínculo creado en un formulario que llevará al usuario a


otro (s) formulario (s), cuando sea necesario revisar la secuencia demostrativa de papeles
de trabajo.

Pueden crearse múltiples enlaces entre documentos, por ejemplo: el documento de


“Planeación” con la “Matriz” de evaluación del control interno o los “Programas” de
auditoría con los “Papeles de trabajo” y entre estos a su vez con los “Mensajes”,
“Hallazgos”, “Listas de Chequeo” o “Informes”.

La relación Documento a Documento no requiere de una macro de enlace, puesto que


para ver un documento enlazado únicamente se lo seleccionará desde la opción “Docs
Enlazados” del formulario respectivo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

PASOS PARA GENERAR UN ENLACE DE DOCUMENTO A DOCUMENTO

Paso 1.- Enlace de documento a documento

Dentro de cada ventana de formulario de trabajo, en el menú izquierdo existe la opción


“Docs Enlazados”. Para enlazar los documentos se debe hacer clic en dicha opción como
se muestra:

VISTA DE DOCUMENTO DE AUTOAUDIT (VENTANA DE SUBCARPETA)

Paso 2.- Nuevo Enlace

La Opción “Docs Enlazados” desplegará la ventana de Documentos Enlazados. Se debe


hacer clic en “Nuevo Enlace”.

VENTANA DE CREACIÓN DE ENLACES DOCUMENTO A DOCUMENTO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

Paso 3.- Selección de Formulario

La opción nuevo enlace desplegará la ventana “Seleccionar Documentos a Enlazar”, la


cual mostrará todos los documentos (formularios) de la auditoría que se pueden enlazar.

El usuario debe elegir el documento deseado y hacer clic en “OK” y si se requiere una
selección de documentos múltiple se debe presionar la tecla control (ctrl) mientras se
seleccionan los documentos y hacer clic en “OK”.

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

Paso 4.- Confirmación

Se observa que en la ventana de Documentos Enlazados aparecerán las selecciones


efectuadas. Para cerrar la ventana se debe hacer clic en “cerrar”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

VENTANA DE DOCUMENTOS ENLAZADOS – CONFIRMACIÓN DE ENLACE

En el menú izquierdo de la ventana de los formularios de trabajo, donde se encuentra la


opción “Docs Enlazados”, aparecerán un número indicando la cantidad de documentos
que fueron enlazados.

CONFIRMACIÓN DE ENLACE DCTO A DCTO. 1

Para acceder a los documentos enlazados se debe hacer clic nuevamente en la opción
“Docs Enlazados”, esto abrirá la ventana de Documentos Enlazados.

VENTANA DE DOCUMENTOS ENLAZADOS

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

Para abrir el documento enlazado es necesario hacer un doble clic sobre el nombre del
documento.

ENLACE PUNTO A DOCUMENTO

Se refiere a los enlaces realizados entre un sitio específico de un archivo anexo y un


formulario. Este tipo de enlace podría ser utilizado cuando el auditor desee demostrar que
un procedimiento de auditoría se encuentra en un formulario (carpeta, subcarpeta, etc.).

PASOS PARA GENERAR UN ENLACE DE PUNTO A DOCUMENTO


Paso 1.- Enlace Punto a Documento

Dentro de los formularios de trabajo se debe ingresar desde la opción “Archivos” a los
archivos anexos.

VENTANA DE DOCUMENTOS DE AUTOAUDIT (SUBCARPETA)

Paso 2.- Editar el archivo

Para crear el enlace, se debe abrir el archivo (creado en Word o Excel desde AutoAudit)
en modo de edición y hacer clic en la opción “Editar”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS

Paso 3.- Acceso a la Macro

Para un archivo creado en Word: Una vez abierto el archivo para enlazar, se debe
comprobar que se encuentre habilitada la pestaña “Complementos” y que ésta
contenga el botón de macros “Open PointLink Dialog”.

Para un archivo creado en Excel: Una vez abierto el archivo para enlazar, se debe hacer
clic en la pestaña “Macros” y en la opción “Ver Macros”; se desplegará en la ventana la
macro “Open PointLink Dialog” que contiene.

¾ Nota: Si no se encuentra habilitada la pestaña “Complementos” o el botón “Open


PointLink Dialog” en Word; o, están deshabilitadas las macros en Excel, revise el
Anexo “Habilitar Macros para Enlace”.

Paso 4.-Ejecutar la Macro

Previo a ejecutar la macro para realizar el enlace, se debe ubicar con el mouse en un
espacio o sitio específico dentro del archivo.

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ARCHIVO DE WORD (PUNTO) EN EL QUE SE VA CREAR EL ENLACE

Para ejecutar la macro en un archivo creado en Word: Se debe hacer clic en la pestaña
“Complementos”, botón “Open PointLink Dialog” y seleccionar la opción “Crear Enlace
Punto a Documento”.

VENTANA DE SELECCIÓN DE ENLACES

Para ejecutar la macro en un archivo creado en Excel: Se debe hacer clic en la pestaña
“Vista”, opciones “Macros” y “Ver Macros” y seleccionar “Open PointLink Dialog”; hacer
clic en “Ejecutar”.

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ARCHIVO DE EXCEL (PUNTO) EN EL QUE SE VA A CREAR EL ENLACE

Por último seleccionar la opción “Crear Enlace Punto a Documento”.

Paso 5.- Seleccionar el Documento (Formulario)

Una vez que se ha ejecutado la macro, tanto en Word como en Excel, se desplegará la
ventana “Documentos Disponibles”, se selecciona el documento (formulario) que se va a
enlazar y se da clic en el ícono de visto verde.

VENTANA DE SELECCIÓN DE DOCUMENTOS A ENLAZAR

¾ Nota: En el archivo, la macro creada aparecerá de color azul en el espacio donde


se ubicó el mouse, además la macro indicará el nombre del documento
(formulario) al que ha sido enlazado.

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ENLACE CREADO EN DOCUMENTO DE WORD

ENLACE CREADO EN DOCUMENTO DE EXCEL

Paso 6.- Acceso al documento enlazado

Para acceder al documento enlazado desde el archivo de Word o Excel, se debe abrir
nuevamente la opción “Open PointLink Dialog”, siguiendo los pasos indicados
anteriormente, y seleccionar la opción “Abrir Documento Enlazado”. Esto abrirá de
manera automática el documento de AutoAudit que se encuentra enlazado al archivo.

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VENTANA DE SELECCIÓN DE ENLACES

Para finalizar se debe Guardar los cambios, cerrar y devolver el archivo.

¾ Nota: Es importante recordar que siempre que se retira o edita un archivo de


AutoAudit, éste debe ser devuelto.

ENLACES DE PUNTO A PUNTO


El enlace Punto a Punto unirá un lugar específico de un archivo con un lugar específico en
otro archivo. Este tipo de enlace podría ser utilizado por el auditor cuando requiera
demostrar que la evidencia que sustenta un procedimiento de auditoría se encuentra
desarrollado en otro archivo, sea de Word o Excel.

¾ Nota: Para realizar este tipo de enlace (punto a punto) se recomienda que el
usuario utilice una conexión a AutoAudit en forma remota (Ver Configuraciones
Básicas). O primero realice un enlace de documento a documento.

Para enlazar sitios específicos en los archivos anexos, hay que identificar el archivo de
origen y el de destino.

Origen.- Es el archivo al cual se le va a dar la orden de crear un “Enlace de Punto a Punto”


y donde se iniciará el proceso de enlazar archivos.

Destino.- Es el archivo al cual se le va a dar la orden de “Pegar Enlace Punto a Punto”;


además este archivo recibe un código identificador de enlace.

¾ Nota: Hay que conocer los nombres de los formularios de AAW donde se
encuentran los archivos de origen y de destino.

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Pasos para crear un enlace de punto a punto

Paso 1.- Abrir el archivo origen en modo de edición

Un archivo puede crearse en cualquier formulario de AutoAudit (Ver Archivos Anexos),


pero para que puedan ser enlazados éstos deben ser creados desde el Aplicativo, puesto
que contienen macros previamente diseñadas por el fabricante.

Cuando estén elaborados los archivos de origen y destino, sea de Word o Excel, abra el
archivo origen en modo de edición:

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS - EDITAR

Paso 2.- Llamar a la Macro

En un archivo creado en Word: En la pestaña “Complementos” o en la barra de


herramientas, hacer clic en el botón “Open PointLink Dialog” y en el menú de enlaces
desplegado, seleccionar la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto”.

SELECCIÓN DE OPCIÓN DE ENLACE PUNTO A PUNTO

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En un archivo creado en Excel: Se debe hacer clic en la pestaña “Vista”, opciones


“Macros” y “Ver Macros” y seleccionar “Open PointLink Dialog”; hacer clic en “Ejecutar” y
en el menú de enlaces desplegado, seleccionar la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto”.

Paso 3.- Selección del Documento (formulario) destino

Una vez que se ha seleccionado la opción “Crear Enlace Punto-A-Punto” se desplegará la


ventana ”Documentos Disponibles”, seleccione el formulario en el cual se encuentra el
archivo destino y haga clic en el botón del visto verde.

LISTADO DE DOCUMENTOS DE AUTOAUDIT DISPONIBLES

Paso 4.- Selección del archivo destino

Después de seleccionar el documento destino, se desplegará la ventana Attachment List


(Lista de Archivos), que mostrará todos los archivos que contiene el formulario
seleccionado. Se debe elegir el archivo destino deseado para enlazar.

LISTADO DE ARCHIVOS DISPONIBLES PARA EL ENLACE

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Para que un enlace sea pegado, es necesario que el archivo destino esté en modo de
edición, es decir, “retirado” por el usuario que va a realizar el enlace. Sin embargo, el
aplicativo puede simplemente abrirlo en modo de lectura si el usuario requiere revisar
antes de pegar el enlace. Por tal razón, se emitirá un mensaje de selección, al cual
deberá contestar que “Sí” para poder pegar el enlace o “No”, en caso que no lo desee.

VENTANA DE CONSULTA PARA REALIZAR ENLACE PUNTO A PUNTO

Paso 5.- Llamar a la macro Open PointLink Dialog

En un archivo creado en Word: El archivo destino se abrirá y el usuario debe ubicarse con
el cursor en el sitio donde desea pegar el enlace. En forma seguida, debe llamar a la
macro “Open Point Link Dialog” ubicada en la pestaña “Complementos” o en la barra de
herramientas.

DOCUMENTOS DE WORD EN EL QUE SE VA A REALIZAR EL ENLACE

En un archivo creado en Excel: El archivo de destino se abrirá y el usuario debe ubicarse


con el cursor en el sitio donde desea pegar el enlace. En forma seguida, debe llamar a la
macro “Open PointLink Dialog” ubicada en la pestaña “Vista”, opciones “Macros” y “Ver
Macros”.

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Paso 6.- Pegar el enlace

Para finalizar el proceso de documentación cruzada, el usuario debe seleccionar la


opción “Pegar Enlace Punto-A-Punto”.

DOCUMENTOS DE EXCEL EN EL QUE SE VA A PEGAR EL ENLACE

¾ Nota: En el archivo aparecerá de color verde la macro creada en el espacio


donde se ubicó el mouse, esto de manera automática, y sin la necesidad de
seleccionar el archivo.

DOCUMENTOS DE EXCEL EN EL QUE SE PUEDE PEGAR EL ENLACE

Paso 7.- Acceso al documento enlazado (Opcional)

De igual manera que en los enlaces de punto a documento para poder acceder a los
puntos enlazados, se debe activar nuevamente la opción “Open PointLink Dialog” y en
este caso seleccionar la opción “Abrir Documento Enlazado”. Este proceso abrirá de
manera automática los archivos enlazados.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Enlaces

VENTANA DE SELECCIÓN DE OPCIONES DE ENLACES – ABRIR UN DOCUMENTO ENLAZADO

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos Estándar

HALLAZGOS ESTÁNDAR

Son textos que existen en formularios de hallazgos residentes en la Biblioteca, previamente


editados por el usuario con el Rol Bibliotecario, con la finalidad de que los auditores
puedan copiarlos en las auditorías a las que hayan sido asignados.

P ASOS PARA UTILIZAR LA BIBLIOTECA DE HALLAZGOS ESTÁNDAR


Paso 1.- Crear un nuevo hallazgo

(Ver creación de hallazgos)

Paso 2.- Selección Opción “Hallazgo Estándar”

Dentro de la ventana del hallazgo, en el menú izquierdo de la pantalla, seleccione la


opción, Hallazgo Estándar. Esta opción permitirá visualizar, el Menú de Hallazgos Estándar
que se encuentran en la Biblioteca.

MENÚ DE HALLAZGOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

Los hallazgos estándar están organizados en la biblioteca por grupo y tipo. El usuario debe
seleccionar el grupo deseado y luego el tipo al que corresponda:

Paso 3.- Selección “Hallazgo Estándar”

Una vez que el usuario escogió el grupo y tipo de hallazgo estándar, se debe seleccionar
el ítem deseado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Hallazgos Estándar

MENÚ DE HALLAZGOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

El hallazgo estándar seleccionado será agregado al formulario vacío (hallazgo creado),


como se muestra.

HALLAZGO ESTÁNDAR IMPORTADO DESDE LA BIBLIOTECA

El usuario podrá editar la información del hallazgo traído desde la biblioteca con los datos
que requiera.

¾ Nota: La generación de un hallazgo estándar reemplaza el contenido de los datos


existentes en el formulario Hallazgo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

FORMATOS ESTÁNDAR

La Biblioteca de AutoAudit contiene “Formatos Estándar”, que incluyen más de un archivo


anexo cuando estos se utilizan en conjunto; documentos que, de acuerdo a las
autorizaciones que tienen los diversos roles, pueden ser actualizados, editados y/o
consultados, a fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios.

Todos los usuarios que hayan sido asignados a las acciones de control podrán utilizar la
biblioteca magnética de AutoAudit.

E STRUCTURA
Los formatos estándar sirven al auditor para utilizarlos en nuevas acciones de control
cuando son tareas repetitivas o similares, tales como: oficios, memorandos, cuestionarios,
programas de trabajo, etc.

La estructura definida para la organización de los formatos estándar, está dada por:

1. Tipo de Formato:

Constituyen los tipos de formato comunes para el desarrollo de las actividades de


control, agrupados en los siguientes temas:

• Administración de Auditoría

• Ajustes y Reclasificaciones

• Comunicaciones

• Cuestionarios

• Dictamen

• Papeles de Trabajo

• Presentaciones

• Programas Básicos de Auditoría

• Programas Standard

• Trámite de Responsabilidades

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

2. Subtipo de Formato:

Los tipos de formato se pueden asociar a uno o varios subtipos de formato, de


forma que los auditores tengan disponible los archivos según el tema de consulta
de acuerdo a la acción de control que se encuentran ejecutando. Los subtipos de
formato son:

• Examen Especial

• Examen Especial de Ingeniería

• Auditoría de Aspectos Ambientales

• Auditoría de Gestión

• Auditoría de Obras Públicas

• Auditoría Financiera

• Evaluación de Control Ambiental

• Evaluación de Control Interno

• Propuesto

3. Nombre del Formato:

Es la identificación del archivo que contiene el formato deseado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

Sin embargo, esta estructura puede modificarse por sugerencia de los usuarios de la
herramienta AAW, previa revisión y aprobación por parte de la Dirección de Investigación
Técnica y Desarrollo Administrativo, la que a su vez solicitará los cambios en la
configuración del aplicativo al Administrador del Sistema.

PASOS PARA ACCEDER Y CREAR DOCUMENTOS CON FORMATOS ESTÁNDAR


Se accede a esta biblioteca de “Formatos Estándar”, desde los formularios de carpetas
y subcarpetas en la opción “Biblioteca”, que está ubicada en el menú izquierdo de la
pantalla de carpetas o subcarpetas.
Paso 1.- Abrir o crear una carpeta o subcarpeta en la auditoría

(Ver creación de carpetas y subcarpetas)

Paso 2.- Llamar a la biblioteca

Hacer clic en la opción “Biblioteca” que está ubicada en el menú izquierdo de la


ventana. (Carpeta y Subcarpeta).

VENTANA DE MENÚ DE FORMATOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

Paso 3.- Escoja el Tipo de Formatos Estándar

Para seleccionar el Tipo de Formato el usuario podrá visualizar los componentes del
subtipo, dando un clic en el signo (+) del grupo, como se muestra en la siguiente
ventana:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

Paso 4.- Escoja el Subtipo de Formatos Estándar

Se debe hacer un clic sobre el grupo de los formatos estándar, para seleccionar el subtipo
y desplegar los archivos disponibles en la parte derecha de la ventana “Menú de Formato
Estándar”.

MENÚ DE FORMATOS ESTÁNDAR - BIBLIOTECA

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

Paso 5.- Seleccionar el archivo

El usuario puede consultar el contenido del archivo con la opción “abrir”.

Paso 6.- Editar

La Información contenida en el “Formato Estándar” será copiada dentro del formulario


de trabajo (carpeta o subcarpeta), en el cual se llamó a la biblioteca y se mostrará
como “Archivos” en el lado izquierdo del menú del formulario de trabajo que esté
utilizando. Esta opción además indicará la cantidad de Archivos Anexados al formulario.

Para Editar la información de los Formatos Estándar se debe hacer clic en la opción
“Archivos”.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Formatos Estándar

PANTALLA DE CARPETA 1

Al seleccionar la opción de archivos, se desplegará la ventana de “Archivos Anexos”,


en donde se debe hacer clic sobre el archivo y en “Editar”, para poder realizar
modificaciones sobre éste. (Ver Archivos Anexos)

¾ Nota: Se recuerda al usuario que todos los archivos retirados para realizar
modificaciones deben ser devueltos.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Listas de Chequeo

LISTAS DE CHEQUEO

Son parte de las plantillas estándar que contienen un listado de actividades previamente
definidas, que servirán al usuario para controlar el cumplimiento de las tareas
programadas y que podrán ser ajustados de acuerdo con la naturaleza de la Acción de
Control o de los requerimientos particulares del usuario.

Las Listas de Chequeo que contiene la biblioteca magnética de AutoAudit son las que
haya cargado la Dirección de Investigación Técnica y Normativa, entre las cuales están:

• AF-Plan. Preliminar A. Conocimiento Ente


• AF-Plan. Preliminar D. Confiabilidad Inf Financiera
• AF-Plan. Preliminar E. Sistema Inf Computarizado
• AF-Programa General para la Planif. Específica
• E.E. Disponib., Bienes L. Durac. y E. Valoradas
• EE Disponib., Bienes L. Duración y E. Valoradas
• EE en Colegios (Disp, B Larga Dura, Esp Valoradas)
• Fundamentación de responsabilidades

¾ Nota: Si el usuario requiere agregar más listas de chequeo o editar las existentes,
éstas deben ser solicitadas a la DITN para su revisión, aprobación y registro.

El usuario puede acceder a las listas de chequeo para consulta desde la Biblioteca de
Menú Principal y para edición desde cualquier carpeta: Documento de Planeación,
Informes, Control de Calidad y las carpetas creadas para la Auditoría.

P ASOS PARA UTILIZAR UNA LISTA DE CHEQUEO

Paso 1.- Seleccionar la carpeta en la que se desea insertar la lista de chequeo

Con un clic derecho sobre la carpeta, se elije la opción Lista de Chequeo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Listas de Chequeo

CREACIÓN DE LISTAS DE CHEQUEO

El tipo de listas de chequeo también se pueden visualizar en la carpeta predeterminada


de la auditoría “Control de Calidad”, para visualizar las opciones de la lista se debe hacer
un clic derecho en dicha carpeta.

Lista de 
Plantillas  

Carpeta 
predefinidas

LISTAS DE CHEQUEO EXISTENTES

Paso 2.- Seleccionar Listas de Chequeo

De la lista de plantillas desplegadas, el usuario debe seleccionar la plantilla sobre la cual


desea trabajar.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Listas de Chequeo

Paso 3.-Registro de información

Una vez seleccionada la plantilla deseada, se debe registrar la información


correspondiente e identificar al formulario de trabajo.
 

Registro de
información

Comunicación
entre usuarios

EJEMPLO DE LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo de general uso es la denominada Fundamentación de


Responsabilidades, la cual permitirá al auditor controlar el debido proceso de la acción
de control.

O PCIONES ADICIONALES DISPONIBLES


Añadir.- Permite al usuario agregar ítems adicionales a los que se encuentran.

Editar.- Los ítems podrán ser modificados por el usuario.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

INFORMES ESTÁNDAR

AutoAudit dispone de una biblioteca que almacena documentos que permite al auditor
disponer de informes estándar para utilizar en las auditorías, cuando en éstas se hayan
generado hallazgos.

Los Informes Estándar son archivos de Word que permiten cargar los hallazgos (con
disposición de “Informe y Memorando de Antecedentes” e “Indicios de Responsabilidad
Penal”) de las auditorías registrados en AutoAudit. Pueden existir varios modelos de
informes estándar, dependiendo de las necesidades y disposiciones que emita la
Dirección de Investigación Técnica y Normativa.

F LUJO DE I NFORMACIÓN DE LA B IBLIOTECA PARA ACCEDER AL INFORME


ESTÁNDAR

La Biblioteca de AutoAudit es previamente poblada por uno o varios funcionarios de la


CGE, encargados de su administración, con la finalidad de que existan archivos
disponibles para los auditores.

V ÍAS DE A CCESO PARA U SAR LOS I NFORMES E STÁNDAR


Los auditores pueden “consultar” el contenido de los informes estándar, accediendo
desde Menú/Biblioteca, desde la sección Informes Estándar.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

I NFORMES E STÁNDAR D ISPONIBLES

La biblioteca estará organizada por Nombre de Informe. Un Informe puede contener


más de un formato (como archivos anexos separados) cuando normalmente se utilizan
en conjunto.

Los formatos contienen normalmente documentos Word (que son los que permiten la
funcionalidad de traer/llevar hallazgos y planes de acción), pero pueden existir también
planillas Excel o de otro software de uso normal en CGE para la elaboración de Anexos
a los informes.

Salvo que se indique lo contrario, en el informe los hallazgos serán ordenados por
Número de Hallazgo. Este campo del hallazgo lo asigna AutoAudit en forma correlativa
automática a medida que se van creando los hallazgos, pero es modificable
manualmente para que los hallazgos queden ordenados en el informe de acuerdo a la
forma más conveniente.

Como ayuda para verificar cuáles hallazgos aparecerán en el informe y en qué orden,
se han creado Reportes adicionales: Informe y el título "Control Orden Hallazgos".

Estos Reportes permiten visualizar Número de hallazgo, Referencia en la auditoría, Título


del hallazgo, Nombre del papel de trabajo y del creador del hallazgo. Si el orden no es
el deseado, pueden cambiarse los números de los hallazgos en el informe de control y
enviar los cambios a AutoAudit. Para un nuevo control, debe volver a generar este
reporte o volver a traer los hallazgos (en la forma indicada más arriba). Puede haber
más de un hallazgo con el mismo número, cuando no importe el orden de precedencia
entre los del mismo número.

Otro listado que permite controlar todos los hallazgos cargados en la auditoría y verificar
la disposición que le ha sido asignada se denomina "Listado de Todos los Hallazgos de la
Auditoría"

Los informes cargados son:

Nombre del Informe Detalle


Comunicación de El Auditor seleccionará manualmente el/los Hallazgos que quiere
Resultados incluir en la comunicación (de la pantalla del cuadro de diálogo
de selección). Estarán disponibles solamente los Hallazgos con
Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes"
Este informe podrá importarse de la biblioteca varias veces para
poder generarse una copia para cada destinatario.
Indicios de Memorando indicios responsabilidad penal.doc
Responsabilidad Penal Trae los hallazgos con Disposición: “Indicios de Responsabilidad
Penal”
Informe de Auditoría Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de
Financiera extenso Antecedentes"
Informe de Examen Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de
Especial Antecedentes"
Memorando de Trae los hallazgos con Disposición "Informe y Memorando de
Antecedentes Antecedentes" e “Indicios de Responsabilidad Penal”

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Se ordenan por tipo de Responsabilidad.


Síntesis de Informe Trae únicamente los títulos (nombres) de los hallazgos con
Disposición "Informe y Memorando de Antecedentes" e “Indicios de
Responsabilidad Penal”
Listado de Todos los Trae todos los hallazgos de la Auditoría ordenados por Disposición
Hallazgos de la para poder hacer un control previo al armado de los Informes.
Auditoría

PASOS PARA UTILIZAR UN INFORME ESTÁNDAR EXISTENTE

P ASO 1.- A BRIR O CREAR UN FORMULARIO I NFORME

El formulario informe tiene la característica que únicamente puede ser creado dentro de
la carpeta predefinida Informes que se encuentra dentro de la auditoría

VISTA DE CARPETA DE INFORMES


Dé un clic derecho sobre la carpeta “Informe”; y, elija la opción “Informe”.

CREACIÓN DE INFORME

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

P ASO 2.- L LAMAR A LA BIBLIOTECA

Dentro del formulario de trabajo “Informe”, asigne un nombre a este formulario y


guárdelo; luego, en el menú de opciones ubicado en la parte izquierda de la ventana
seleccionar “Biblioteca”

VENTANA DE INFORME

P ASO 3.- S ELECCIONAR I NFORME E STÁNDAR

Al hacer clic en la opción “Biblioteca”, se desplegará automáticamente la ventana


“Menú de Informes Estándar”, en donde el usuario debe elegir el informe que desee con
la opción “seleccionar” y con la opción “Abrir”, podrá revisar la información contendida
en el informe.

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VENTANA DE MENÚ DE INFORMES ESTÁNDAR EXISTENTES EN LA BIBLIOTECA

P ASO 4.- E DITAR

La información contenida en el informe estándar será copiada en el formulario de trabajo


y los archivos que sean parte del informe serán cargados dentro de los Archivos Anexos.

Para poder editar los “Archivos Anexos” se debe hacer clic en la opción “Archivos”
ubicada en la parte izquierda de la pantalla ésta opción también muestra el número de
Archivos Adjuntos al formulario.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

VENTANA DE INFORME IMPORTADO DESDE LA BIBLIOTECA

VENTANA DE ARCHIVOS ANEXOS – INFOME IMPORTADO

Al seleccionar la opción “Archivos”, se desplegará la ventana de “Archivos Anexos”, en


donde se debe hacer clic sobre el archivo y en “Editar”, para poder realizar
modificaciones sobre éste. (Ver Archivos Anexos).

¾ Nota: Se recuerda al usuario que todos los archivos retirados para realizar
modificaciones deben ser devueltos.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Cuando se crea un hallazgo, el campo “Disposición” en el formulario de hallazgos toma


inicialmente el valor “Pendiente”.

TIPOS DE DISPOSICIÓN EXISTENTES – VENTANA DE HALLAZGOS

Para que un Hallazgo pueda ser insertado en ciertos informes, en el campo “Disposición”
del formulario “Hallazgo”, debe haberse indicado la clase de informe a la que
corresponde.

Cada informe está parametrizado para que en él se inserten solamente los hallazgos
que tengan la Disposición que coincidan con el tipo de Informe.

La plantilla del informe estándar contendrá una tabla de una fila y una columna
agregada por el Bibliotecario, con el texto “INSERTA HALLAZGOS” u otro texto que haya
definido el Bibliotecario. Este texto constituye un criterio de búsqueda para que
AutoAudit identifique el lugar del documento donde se insertarán los hallazgos.

El usuario puede ubicarse en cualquier parte del documento.

ESPACIO EN EL QUE SE VAN A INSERTAR LOS HALLAZGOS EN EL DOCUMENTOS DE WORD

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

P ASO 5.- L LAMAR A LA MACRO

Como adición a las funcionalidades de AutoAudit, el fabricante diseñó una macro6


denominada “Audit Report Options” (Opciones de Informe de Auditoría), la misma que
se presenta en la cinta de “Complementos”, si se trata de Word 2007 ó en la barra de
herramientas, si se trata de Word 2003.

BARRA DE MENÚ DE WORD 2007 PARA IMPORTAR LOS HALLAZGOS

P ASO 6.- T RAER LOS HALLAZGOS

Al hacer clic en el botón Audit Report Options, aparecerá un cuadro de diálogo con
opciones como:

VENTANA DE OPCIONES DE INFORMES

Para insertar un Hallazgo dentro de los Informes Estándar, se debe seleccionar la


opción “Traer Todos los Hallazgos y Planes de Acción”.

El formato y los campos que se traerán dependen de las opciones que han sido
parametrizadas para el Informe Estándar en la Biblioteca.

6
Una macro, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada
u orden de ejecución.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

La celda con el texto INSERTA HALLAZGOS desaparecerá y será reemplazada por una
tabla que contendrá los hallazgos que deben incorporarse al informe

EJEMPLO DE FORMATO DE INFORME EN UN DOCUMENTO DE WORD

Si se trata de un informe estándar de selección de hallazgos, tal como una


comunicación de resultados, el usuario debe marcar los hallazgos a ser incluidos.

VENTANA DE SELECCIÓN DE HALLAZGOS

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Al finalizar el proceso de inserción, se presentará el siguiente cuadro de dialogo,


indicando que el proceso concluyó con éxito.

MENSAJE DE CONFIRMACIÓN DE INSERCIÓN DE HALLAZGOS AL INFORME

Una vez finalizada la importación de los hallazgos se puede trabajar, en el documento


Word, en el texto importado para hacer modificaciones o correcciones.

El texto del formulario Hallazgos se traslada al archivo Word en tablas prestablecidas,


como en el siguiente ejemplo:

El usuario podrá editar el contenido del hallazgo desde el documento Word, con todas
las potencialidades que ese procesador de palabras brinda.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

¾ Nota: El usuario puede editar el texto de las tablas que se incluyen pero no
debe eliminarlas, ya que cada tabla contiene códigos de identificación y
ubicación.

E NVIAR C AMBIOS A A UTO A UDIT


Esta opción se debe seleccionar si ha modificado texto de los hallazgos en el informe
para sincronizar el texto con los formularios asociados de Hallazgos y Planes de Acción
en AutoAudit.

Si incorpora tablas anidadas de Word, la información será enviada al formulario de


Hallazgo, pero sin el formato de tabla.

Si se envían cambios a AutoAudit, en la historia de los hallazgos que han sido


modificados, estará indicado "Edited via Report".

PESTAÑA DE HISTORIA DE INFORME

Si el informe estándar se mantiene con su integridad, es decir, si las tablas han sido
respetadas, el usuario podrá enviar los cambios efectuados en MS Word hacia
AutoAudit.

Al igual que para insertar un hallazgo en el informe para enviar los cambios que se
realizaron en el informe a los hallazgos; se debe llamar a la macro Audit Report Options

VENTANA DE OPCIONES DE INFORME – ENVÍO DE CAMBIOS A AUTOAUDIT

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informes Estándar

Cuando el proceso concluya se visualizara una ventana que anuncie que la


informacion se ha enviado exitosamente a AutoAudit

CONFIRMACIÓN DE ENVÍO CORRECTO DE INFORMACION

En AutoAudit, se podrán evidenciar las modificaciones que se realizaron en el informe,


dentro del hallazgo.

¾ Nota: Para que un archivo de Word o Excel conserve todos los cambios
realizados, se debe devolver todos los archivos antes de cerrar AutoAudit.
(Ver Archivos Anexos)

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

REVISIÓN DE FORMULARIOS

El proceso de la Auditoría exige que existan revisiones de los formularios (Carpetas,


subcarpetas, hallazgos, listas de chequeo, etc.) por parte de los funcionarios autorizados
para intervenir en una acción de control. Para el efecto, AutoAudit permite a los usuarios
realizar el proceso indicado a través de la opción “Revisión”, existente en todos los
formularios del Menú de Papeles de Trabajo.

Para documentar la acción de control, los usuarios agregarán archivos magnéticos


previamente seleccionados y elaborados según las normas de auditoría aplicables. Estos
archivos magnéticos constarán como adjuntos (Ver Archivos Anexos) a los formularios
que los usuarios elijan, los mismos que pueden ser sujetos de revisión.

Además debe tomarse en cuenta que según las TAAC’S (Técnicas de Auditoría Asistidas
por Computador) se puede mejorar la efectividad y eficiencia en los procedimientos de
auditoría, bajo un monitoreo o revisión continua de la información reunida en el proceso
de la auditoría.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

¾ Nota: El formulario y sus anexos podrán ser editados únicamente por un usuario
creador o con acceso de edición a éste (Ver “Autorización de Edición en
Proceso”).

Para que un formulario (con o sin anexos) sea revisado, el usuario con acceso de
edición a éste puede elegir una de las siguientes opciones:

a) Revisión individual
b) Revisión masiva

R EVISIÓN I NDIVIDUAL
Esta alternativa permite al usuario enviar un solo formulario hacia un solo destinatario.

PASOS PARA DAR EN REVISIÓN LOS FORMULARIOS EN FORMA INDIVIDUAL.

P ASO 1.- P ESTAÑA R EVISIÓN


El usuario remitente debe seleccionar la pestaña “Revisión” de un formulario abierto en
el cual tenga acceso de edición.

VISTA DE UN FORMULARIO DE AUTOAUDIT (SUBCARPETA)

¾ Nota: Antes de enviar un formulario, el usuario remitente o destinatario debe


confirmar si los archivos anexos han sido devueltos a la base de datos (Ver
Archivos Anexos).

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

En ocasiones, las pestañas de los formularios no se visualizan porque estos están


expandidos. En estos casos, el usuario debe presionar los botones Ocultar y Mostar
detalles.

VISTA DE UN FORMULARIO DE AUTOAUDIT (CARPETA)

P ASO 2.- S ELECCIONAR AL DESTINATARIO


Se debe hacer un clic en el campo desplegable “Solicitar Revisión”, para que se enlisten
todos los usuarios registrados en AutoAudit (No solo de una auditoría en específico).

PESTAÑA REVISIÓN – SELECCIÓN DEL REVISOR

¾ Nota: Para ubicar rápidamente a un usuario en el listado, se puede digitar las


primeras letras de su apellido (de forma rápida).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

P ASO 3.- E NVIAR – G UARDAR

Al momento en que se guarde el formulario, éste se envía al Panel de Navegación del


usuario destinatario (Ver Panel de Navegación).

PANTALLA INICIAL DE AUTOAUDIT (PANEL DE VISUALIZACIÓN)

R EVISIÓN M ASIVA
Esta opción permite al usuario enviar a revisión a un grupo de formularios de manera
simultánea, para ello se debe seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el grupo de carpetas que se desean enviar a revisión


2. Hacer Clic en el botón “Solicitar Revisión Masiva” ubicado en la parte inferior de
la pantalla del menú de papeles de trabajo.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Revisión de Formularios

VENTANA DE MENÚ DE PAPELES DE TRABAJO - SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

¾ Nota: Un formulario enviado para revisión modifica su estado y no podrá ser


editado por ningún usuario, salvo si el usuario destinatario devuelve el formulario
al remitente; o si uno de los dos usuarios “limpia” el nombre seleccionado en el
campo “solicitar revisión”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

MENSAJES

Los mensajes permiten a los usuarios autorizados, comunicarse entre ellos. Quienes más
utilizan esta funcionalidad son los integrantes del equipo o quienes ejercen la supervisión
o dirección para hacer preguntas y proporcionar retroalimentación durante el progreso
de la auditoría. (Ver Documento de Planeación).

Los mensajes se pueden crear en cualquier momento mientras la auditoría esté activa. El
creador del mensaje no necesita tener acceso de edición del documento original para
crear un mensaje.

P ASOS PARA CREAR MENSAJES


Paso 1.- Crear Mensaje

Se cuenta con tres opciones para crear mensajes:

a) Desde el detalle de papeles de trabajo


b) Desde una de las carpetas de la auditoría
c) Desde un formulario abierto de papeles de trabajo

a) Desde el detalle de papeles de trabajo

Se debe seleccionar el formulario de trabajo dentro de la auditoría correspondiente, en


el cual se desea crear el mensaje y hacer clic con el botón derecho del mouse para
seleccionar la opción “Crear Mensaje”.

b) Desde una de las carpetas de la auditoría

Para crear mensajes desde esta opción se debe seleccionar la carpeta a la cual se
desea incluir un mensaje; hacer clic derecho sobre ésta; y, en el menú desplegado se
debe seleccionar “Mensaje”, sin embargo se debe tomar en cuenta que ésta opción
permite únicamente crear mensajes dentro de las carpetas.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

CREACIÓN DE MENSAJES DESDE CARPETA

c) Desde un formulario abierto de papeles de trabajo

Esta opción se encuentra en todas las ventanas abiertas de formularios de trabajo de la


auditoría, en la parte inferior de las mismas.

Para crear un mensaje se debe hacer clic en la pestaña “Mensaje” y en “Nuevo”.

CREACIÓN DE MENSAJES DESDE UN FORMULARIO ABIERTO

Al crear un mensaje por cualquiera de las opciones presentadas se desplegará


automáticamente la siguiente ventana:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

VENTANA DE MENSAJES

Por defecto el nombre del mensaje será el nombre del formulario del que depende, más
la palabra “Comment”. Así también en el campo “Solicitar Revisión” constará el nombre
del usuario conectado.

Paso 2-. Identificación del mensaje (Opcional)

Para registrar los datos del mensaje de la auditoría se debe tomar en cuenta los siguientes
objetos de la ventana:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

VISTA FORMULARIO DE MENSAJES Y SUS OBJETOS DISPONIBLES

El usuario puede omitir el registro de la identificación del mensaje, sin embargo se


recomienda cambiar el campo Asunto por un texto que resuma el tema a tratarse. De la
misma manera, el usuario puede elegir una fecha esperada de respuesta.

Paso 3.- Escribir el mensaje

El nombre del creador automáticamente aparecerá sobre el primer cuadro de texto


para Datos del Mensaje. Inicialmente, el nombre de la persona que creó el papel de
trabajo aparecerá sobre el cuadro de texto de Datos de la Respuesta.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

VISTA FORMULARIO DE MENSAJES

La persona que escriba el mensaje podrá enriquecer el texto con la utilización de la


botonera de formato, así como también agregar archivos (Ver Archivos Anexos)

¾ Nota: Si el usuario guarda el mensaje antes de haber seleccionado el destinatario,


dicho mensaje será enviado al creador del mensaje.

Paso 4.- Seleccionar al destinatario y guardar.

Para seleccionar el nombre del destinatario, se debe abrir el campo desplegable “Solicitar
Revisión” en la pestaña “Revisión”, ubicada en la parte inferior del formulario. El nombre
del destinatario aparecerá sobre el segundo cuadro de texto de “Datos de la Respuesta”.

El remitente puede elegir al destinatario de toda la lista de usuarios registrados en


AutoAudit, siempre y cuando dicho destinatario esté disponible para asignación (Ver
Configuración de Auditores).

Si el destinatario no tiene otro acceso de seguridad al formulario y el remitente cambia de


destinatario, al momento de guardar el formulario ya no tendrá acceso a la ventana de
Datos de la Respuesta, el destinatario tendrá una notificación diciéndole que ya no posee
acceso para leer la ventana y no podrá ver el mensaje en el Menú de los Papeles de
Trabajo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Mensajes

El destinatario a quien se le envíe el mensaje tendrá un ítem por hacer en el Panel de


Navegación (Ver Panel de Navegación).

¾ Nota: Un mensaje enviado permite una sola respuesta. Si un usuario requiere


mensajes adicionales sobre un mismo tema debe crear un nuevo mensaje.

VISTA FORMULARIO DE MENSAJES

APROBACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO

Una vez que se han creado y revisado los formularios, éstos posteriormente deben ser
aprobados por el usuario autorizado, ya que si los papeles de trabajo no se encuentran en
estado “Aprobados”, la auditoría no podrá ser cerrada por el Coordinador de la Unidad
de Control.

Hay dos tipos de aprobación: Preliminar y Final.

Los roles de Sistema “Supervisor” y “Jefe de Equipo” son los únicos autorizados para
aprobar en forma “Final” un formulario de papeles de trabajo, salvo los que consten en las
carpetas: Documento de Planeación e Informes.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

Una vez que un formulario ha sido aprobado en forma definitiva no puede ser modificado.

A PROBACIÓN P RELIMINAR
La Aprobación Preliminar puede ser otorgada por cualquier persona que tenga acceso
para edición del documento. Puede haber múltiples aprobaciones preliminares y el
sistema guardará el registro de la fecha, hora y nombre del usuario aprobador.

Además se debe tomar en cuenta que a pesar de que el formulario tenga una
aprobación preliminar, los usuarios pueden continuar editando la información hasta su
aprobación final.

¾ Nota: Se sugiere que el documento permanezca “En Proceso” mientras recibe


Aprobación Preliminar o retroalimentación durante la fase del trabajo de
campo, o que se remueva la Solicitud de Revisión con el botón Limpiar. Una
vez que se guarda el documento, el estado regresará a En Proceso7.

A PROBACIÓN F INAL
Al otorgar Aprobación Final cambiará el estado del documento a Aprobado y éste
aparecerá con un círculo rojo en el Menú de los Papeles de Trabajo.

Una vez que se otorga la Aprobación Final, el documento será de sólo lectura. La
Aprobación Final puede ser eliminada por la persona que la otorgó o por el Administrador
del sistema mientras la auditoría esté activa. Todas las ediciones y Aprobaciones se
documentan de manera automática en la pestaña de Historia.

La Aprobación Final de los formularios está habilitada para los siguientes usuarios:

Rol de Usuario Aprobación final en:


Todos los papeles de trabajo, excepto las
Supervisores y Jefes de Equipo Î carpetas: Documento de Planeación e
Informes.
Contralor/Director Î Informes
Coordinador de la Unidad de
Î Documento de Planeación
Control

Todos Î Mensajes (Si es el creador o destinatario)

P ASOS PARA A PROBAR UN F ORMULARIO .

El usuario puede aprobar un formulario en forma individual o en forma masiva.

7 Nota del proveedor

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

APROBACIONES INDIVIDUALES

P ASO 1.- A BRIR OPCIÓN DE A PROBACIÓN

La opción para aprobar se encuentra en la parte inferior de todos los formularios de la


auditoría, en la pestaña “Aprobación”.

VENTANA DE FORMULARIO DE AUTOAUDIT (CARPETA)

P ASO 2.- E LEGIR EL TIPO DE APROBACIÓN


No todos los usuarios tendrán habilitada la opción de aprobación preliminar o final.
Esto dependerá de la configuración de seguridad del sistema y de la asignación como
Supervisor y Jefe de Equipo por parte del Coordinador de la Unidad de Control. (Ver
Documento de Planeación).

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

VISTA DE PESTAÑA DE APROBACIÓN

P ASO 3.- G UARDAR Y CERRAR .

APROBACIONES MASIVAS
Esta opción permite al usuario dar Aprobación Preliminar o Final a un grupo de
Formularios al mismo tiempo.

Para ello se debe:

a) Para Aprobación Preliminar

1. Seleccionar el grupo de formularios para aprobación.

2. Hacer Clic en el botón “Aprobación Preliminar Masiva” ubicado en la parte


inferior de la pantalla del menú de papeles de trabajo.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

b) Para Aprobación Final

1. Seleccionar el grupo de formularios para aprobación.

2. Hacer Clic en el botón “Aprobación Final Masiva” ubicado en la parte inferior


de la pantalla de menú de papeles de trabajo.

¾ Nota: La auditoría no podrá cerrarse si los formularios no están en estado de


aprobación final.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

INFORMACIÓN ADICIONAL IMPORTANTE

E LIMINACIÓN A PROBACIÓN
Si la persona que aprobó un formulario necesita editarlo nuevamente, puede eliminar la
aprobación haciendo clic en el botón Eliminar en la “Pestaña de Aprobación”.

Cuando se remueve la aprobación, el estado del formulario cambiará nuevamente a “En


Revisión”.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

ELIMINACIÓN DE APROBACIÓN FINAL 1

L ISTA DE E DITORES A CTUALES .


Cuando un formulario está en Proceso, la Lista de Editores Actuales mostrará primero los
individuos y después los roles. Si un determinado rol tiene restricciones de categorías, esas
categorías aparecerán entre paréntesis después del rol. También mostrará el nombre del
Creador si éste tiene autorización para modificar, situación que normalmente ocurre.

PESTAÑA DE REVISIÓN

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Aprobación de formularios

E NLACE DE O RIGEN .
El ícono de Enlace al Origen permite al usuario hacer clic en el mismo para ir al
documento origen. El nombre del documento de origen es mostrado al lado del ícono y
no puede ser modificado.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

INFORME DE HORAS

El informe de horas permite a los usuarios registrar semanalmente el tiempo cargable y


no cargable para llevar un control de su tiempo laborable utilizado. (Tiempo Real).

El usuario puede realizar esta actividad en cualquier momento, pero se recomienda


registrar el tiempo el viernes de cada semana.

H ORAS C ARGABLES
Son las horas dedicadas por los usuarios a las acciones de control o auditorías
configuradas por el Coordinador de la U. Control.

El registro de estas horas se realiza de la siguiente manera:

P ASO 1.- A CCESO AL FORMULARIO “R EGISTRO DE H ORAS ”

En la barra de menú haga clic en “Informes” y en submenú “Registro de Horas”

P ASO 2.- R EGISTRO DE INFORMACIÓN

En la ventana “Registro de Horas” desplegada, se debe ingresar las horas reales


correspondientes a las Auditorías en las que el auditor ha trabajado.

BARRA DE MENÚ - INFORMES

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

VENTANA DE REGISTRO DE HORAS

P ASO 2.1.- S ELECCIÓN DE LA SEMANA

En la ventana de Registro de Horas se muestra una cuadricula, en la que se indica la


semana en la que se va a cargar la Auditoría, si el usuario desea cambiar la fecha de la
semana lo puede hacer seleccionando una nueva semana.

CAMBIO DE FECHA

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

P ASO 2.2.- B ÚSQUEDA DE A UDITORÍA

Por defecto la ventana mostrará el nombre del auditor que se ha conectado y las
Auditorías en las que está asignado (Ver Programación de Rangos de Tiempo)

Si en la semana seleccionada no está enlistada la Auditoría en la cual se registrarán las


horas reales se debe hacer un clic en la opción “Añadir Auditoría”.

Esta acción desplegará la ventana “Filtro de Auditoría”, el usuario puede seleccionar


cualquiera de las dos opciones de filtro que se muestran en esta ventana, dependiendo
de la forma en que se desea presentar los datos. Sin embargo si escoge “Sin Filtro”, se
enlistarán las Auditorías (cargables y no cargables), mientras que si escoge “Filtrar por
Categorías”, el usuario puede “filtrar” los datos únicamente de las Auditorías cargables
en función de alguna categoría que la identifique (Ver configuración de Auditorías).

P ASO 2.3.- S ELECCIÓN DE A UDITORÍA .

Luego de filtrar la Auditoría el sistema mostrará la ventana de “Selección de Auditoría”,


en ésta se podrá elegir la Auditoría, a la cual se quiere cargar las horas reales. Para
conservar la información seleccionada se debe hacer clic en OK,

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

SELECCIÓN DE AUDITORÍA

P ASO 2.4.- R EGISTRO DE H ORAS

En la cuadricula semanal se puede registrar las horas reales digitando un número


comprendido entre 0 y 24 en cualquiera de los cuadros correspondientes a los días de la
semana. Para conservar todos los cambios se debe hacer clic en “Guardar” antes de
cerrar la ventana.

VISTA DE REGISTRO DE HORAS

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

El registro de las horas reales por parte de todos los usuarios, permite comparar esta
información con las horas programadas. (Ver programación de Rangos de Tiempo).

H ORAS NO CARGABLES
Son las actividades realizadas por los auditores que no se relaciona a las actividades de
control. Estas actividades podrían ser:

ACTIVIDADES NO CARGABLES 
Capacitación ‐ Cursos ACL
Capacitación ‐ Cursos AutoAudit
Capacitación ‐ Otros Cursos
Elaboracion Plan de Control
Permisos – Feriados
Permisos ‐ Permisos Institucionales
Permisos ‐ Permisos Personales
Permisos – Vacaciones
Seguimiento Recomendaciones
Tareas de Oficina ‐ Actualización Catastro
Tareas de Oficina ‐ Asesoramiento a Entidades
Tareas de Oficina ‐ Asesoramiento Interno
Tareas de Oficina ‐ Control Aportes 5 por mil
Tareas de Oficina ‐ Elaboración Planeación Anual
Tareas de Oficina ‐ Evaluación Plan Año Anterior
Tareas de Oficina ‐ Reuniones Dirección
Tareas de Oficina ‐ Revisiones de UAIS

¾ Nota: Si un usuario, requiere más actividades no cargables, éstas deberán


registrarse por el Coordinador de la Unidad de Control previa autorización de
quien ejerza el rol de “Planificador”

Para registrar las horas de actividades no cargables se debe desarrollar el siguiente


proceso:

P ASO 1.- A ÑADIR A CTIVIDADES NO CARGABLES .

Con un clic en la opción “Añadir Auditoría”, en el menú izquierdo de la ventana del


Registro de Horas, Al igual que en el registro de horas cargables, esta acción
desplegara la ventana “Filtro de Auditoría”, en la que se puede buscar las actividades
NO CARGABLES. Para esto se debe hacer una búsqueda “sin filtro” y luego clic en OK.

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

FILTRO PARA SELECCIÓN DE AUDITORÍAS

P ASO 1.1.- S ELECCIÓN ACTIVIDADES NO CARGABLES .

Se enlistarán en orden cronológico y alfabético. El usuario debe marcar y elegir la


actividad no cargable que necesita, y para cargar la información elegida haga clic
en OK

LISTADO DE AUDITORÍAS

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

O PCIONES D ISPONIBLES

OPCIONES PANEL

o Cerrar.- Esta opción permite al usuario salir de la ventana de trabajo.


o Guardar.- Al hacer clic en esta opción automáticamente AutoAudit registrará en
la base de datos del sistema, los cambios que se ha realizado en la información.
o Borrar.- Esta opción permite al usuario borrar el registro de la información de la
ventana, para esto se debe seleccionar la celda donde se encuentra el registro de
las horas y hace clic en “Borrar”.
o Si la información ha sido guardada, ésta es removida de los registros semanales y
cuando todas las celdas se encuentran vacías significa que los registros han sido
removidos de la base de datos.
o Copiar.- Con la opción copiar, el usuario pude duplicar el registro de las horas
reales de semana en semana.
ƒ Imprimir.- Se puede imprimir el reporte de información en cuatro diferentes vías.
Imprimir Registro Actual como Foto (Impresión de Pantalla). -Imprime toda
la pantalla.
ƒ Imprimir Registro Actual como Informe -- Abre la Vista Previa de Impresión
con el registro actual en una tabla. Puede ser impreso o ser guardado
como un archivo de texto, un documento Word o HTML.
ƒ Imprimir Todos los Registros como Informe -- Abre la Vista Previa de
Impresión con todos los registros de Horas en una tabla. Puede ser impreso
o ser guardado como un archivo de texto, un documento Word o HTML.
ƒ Imprimir Registros por Mes para el Empleado Actual - Imprime el Registro de
Horas para el usuario actual.

o Añadir Auditoría.- Con esta opción el usuario puede seleccionar la auditoría a la


cual desea cargar las horas reales y además tener acceso a la lista de acciones
no cargables dentro de la auditoría
o Auditor.- El Administrador es el único usuario que tiene a su disposición ésta opción
con la cual puede cambiar el nombre de los Auditores, para las asignaciones de
los reportes de tiempo.

OPCIONES BARRA DE HERRAMIENTAS

OPCIONES DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Informe de Horas

Estas opciones se encuentran dentro de la barra de herramientas de la ventana de


trabajo en la opción Registro de Horas.

o Añadir Auditoría.- Con esta opción el usuario puede seleccionar la auditoría a la


cual desea cargar las horas reales y además tener acceso a la lista de acciones
no cargables dentro de la auditoría
o Cambiar Auditor.- El Administrador es el único usuario que tiene a su disposición
ésta opción con la cual puede cambiar el nombre de los Auditores, para las
asignaciones de los reportes de tiempo.
o Purgar Registro de Horas.- Ésta opción está disponible únicamente para el
administrador de AutoAudit, quien puede depurar los registros de tiempos más
antiguos de múltiples auditorías. Esto asegurará que la información mostrada para
los registros de Informes de Horas sea la que fue creada recientemente.
o Establecer Fecha de Cierre.- El Administrador de la base de datos tiene la opción
de establecer una fecha de cierre para el Registro de Horas; Seleccionando
“Establecer Fecha de Cierre”; Esto impide la adición, corrección o eliminación de
datos en el Registro de Horas luego de la fecha seleccionada.
o Permitir más de 24 Horas.- De forma predeterminada, AutoAudit no permite que
los usuarios ingresen más de 24 horas por día en el Registro de Horas. El
Administrador puede cambiar ese valor predeterminado para permitir tantas horas
como los usuarios quieran ingresar

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

ANEXOS

ANEXO N° 1.- INSTALACIÓN CLIENTE CITRIX Y ACCESO

(Este apartado debe aplicarse si el computador no tiene instalado Citrix.)

Al ejecutar el instalador del software Citrix, sea desde la Zona de Descarga de la Intranet
de la CGE o desde su PC, el usuario de AutoAudit, si no cuenta con el soporte
tecnológico, deberá realizar los siguientes pasos:

Se recomienda al usuario verificar la versión de Windows del PC antes de iniciar la


instalación de Citrix, ya que éste cuenta con instaladores para versiones de este sistema
operativo (Vista, Windows XP u otro)

P ARA LA INSTALACIÓN DE CLIENTE C ITRIX


P ASO 1.- E LEGIR EL IDIOMA

Al presionar la opción “Aceptar”, aparecerá un cuadro de diálogo el cual advierte que


debe esperarse la preparación para la instalación, así:

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

P ASO 2.- S EGUIR CON LA INSTALACIÓN


Paso 2.a.- El usuario debe hacer click en Siguiente.-

Paso 2.b.- Aceptar el contrato y hacer Clic en siguiente

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

P ASO 3.- E LEGIR CLIENTES


Luego de aceptar el contrato, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

Para el uso de AutoAudit, se requerirá únicamente la instalación del primer componente


de la ventana desplegada. Para seleccionarlo, se debe realizar lo siguiente:

Paso 3.a.- No instalar el componente “Program Neighborhood”, que es el componente


que no necesita ser instalado.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 3.b.- No instalar el componente “Citrix XenApp Plugin”, componente que tampoco
es necesario en la instalación.

Paso 3.c.- Una vez eliminados los dos componentes de la lista de instalación, se debe
proceder a instalar únicamente el primer componente “Citrix XenApp Web Plugin”, y
hacer click en siguiente.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

P ASO 4.- C ONTINUAR CON LA INSTALACIÓN

Paso 4.a.- En este cuadro de dialogo aparecerá el nombre del equipo en el cual se está
instalando Citrix, cada usuario tiene un diferente nombre. En este ejemplo el nombre es
“DPEIPORHP01”.

Para continuar con el proceso se debe hacer click en siguiente

Paso 4.b.- En este paso se mostrará un cuadro de dialogo preguntando ¿Quiere usar el
nombre de usuario y contraseña local para iniciar sesiones del servidor XenApp desde este
equipo?, la respuesta a esta opción debe ser NO, y se debe hacer click en siguiente.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 4.c.- No se debe realizar ningún cambio para continuar con este proceso

Paso 4.d.- En este paso el instalador de Citrix deberá esperar que el programa se cargue
por completo

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

P ASO 5.- P ERMITIR I NSTALACIÓN

Por las características de seguridad de Windows vista, se requerirá confirmar la instalación


del programa, en este caso se debe seleccionar la opción “PERMITIR”, para continuar con
el proceso de instalación.

P ASO 6.- F INALIZAR LA INSTALACIÓN


El instalador deberá hacer click en la opción “FINALIZAR” para culminar con el proceso de
instalación

P ASO 7.- I NGRESO A C ITRIX

Luego de instalado el cliente Citrix, se debe acceder a Internet Explorer para establecer
una conexión remota a AutoAudit de la siguiente manera:

Paso 7.1. Acceso a internet Explorer

Para acceder al icono de Internet Explorer, se debe hacer Clic el menú de inicio del PC,
después buscar al ubicación del la opción de Internet y hacer Clic sobre este icono.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 7.2.- Conexión a la dirección IP de la institución

En la ventana de navegación de internet, dentro del cuadro de acceso a la ruta web se


debe escribir la dirección IP de la CGE.

DIRECCIÓN IP CONEXIÓN
200.107.37.37 ó 190.152.249.28 Externa
172.16.8.19 ó 172.16.8.20 Interna
10.80.49.24 Anillo Interministerial

Paso 7.3 Acceso a Citrix


Se presentará la siguiente pantalla de acceso a la interfaz web de Citrix

Paso 7.4.- Inicio de sesión

En la ventana desplegada el usuario debe registrar el nombre de “Usuario” y la “Clave”


de correo electrónico como se indica a continuación.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Nombre de Usuario:afuentes

Contraseña:1234

Paso 7.5.- Selección Icono AutoAudit


Si las credenciales son válidas se presentarán los íconos de las aplicaciones autorizadas.
Para acceder a ellas se debe hacer doble clic sobre las mismas, en este caso para
acceder a AutoAudit se debe hacer clic sobre el icono del Sistema como se muestra en
la pantalla.

Paso 7.6.- Ingreso a AutoAudit

Cuando se inicie el enlace con AutoAudit se desplegará la ventana de “Conexión con


AutoAudit”, misma que indica el estado del proceso de conectividad a AutoAudit desde

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Citrix; se debe esperar hasta que este proceso termine y aparezca automáticamente la
ventana de inicio de AutoAudit.

Paso 7.7.- Configuraciones de AutoAudit en citrix

Una vez que el aplicativo se abre no es necesario realizar ninguna configuración de base
de datos ni carpeta temporal, únicamente el usuario debe ingresar al aplicativo a
trabajar.
Paso 7.8.- Imprimir Archivos

La impresión de archivos desde Citrix está configurado para seleccionar la impresora


Universal que es la que se encuentra conectada como predeterminada en el equipo del
usuario
Hacer Clic en este icono
para imprimir un archivo

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ANEXON° 2.- FORMATO A SEGUIR PARA CONFIGURAR AUDITORÍAS

ETIQUETA DESTINADO PARA: FORMATO A SEGUIR

Nombre de la  Registra automáticamente el Automático 


Auditoría nombre de la auditoria  
Auditoria  Identifica a la auditoria en la base El nombre de la Auditoría debe ser abreviado de
de datos de AutoAudit la Descripción completa, sin comas, puntos o
guiones (Hasta 100 caracteres) No pueden existir
dos auditorías con el mismo nombre en el mismo
año. Ejemplo: EE TAME Proceso Contractual
Motor Embraer
Fase Identificar la fase de la auditoría. Se sugiere: No incluir
Sirve únicamente si el auditor
desea reportar su tiempo por
fases.
Orden de Trabajo Identificar el número de la O/T. ### b/, UC según las disposiciones que emita la 
Este dato será unido al nombre DITN
de la auditoría, cuando se ponga
en estado activo. 

Inicio Estimado Registrar la fecha de inicio Panificado: Fecha que consta en el Plan de 


estimada de la auditoría. Control Aprobado.                                                     
Imprevisto: Fecha de emisión de la Orden de 
Trabajo.
Finalización Estimada Registrar la fecha de conferencia Panificado: Fecha que consta en el PCA
final estimada de la auditoría.  Imprevisto: Fecha estimada de Conferencia Final

Horas Estimadas Registrar el tiempo en horas Planificadas: según el PCA (Fin‐Inicio)


estimadas de la Auditoría Imprevisto: Según Orden de Trabajo
Año del Plan Seleccionar el año del Plan al cual Automático , No será necesario identificar
corresponde la auditoría auditorías de “arrastre” Para cambiar el Año, se
debe realizar este proceso por Planeación de
Auditoria 
Periodo de alcance Registrar el periodo de alcance de Del  *Aaaa‐mm‐dd                            
la auditoría. El campo no valida la Al     *Aaaa‐mm‐dd
fecha, se requiere uniformidad de
criterio en el registro

Monto a examinar Registrar el monto en dólares que Xxx USD


será objeto de análisis en la
auditoría. El campo no valida
números, se requiere
uniformidad de criterio en el
registro
Vista categorías Seleccionar la categoría  Cuidar en no seleccionar más de un valor por
categoría definida. 
Supervisor Registrar al supervisor a cargo de Seleccionar al supervisor cuando se ponga activa
la auditoría la auditoría o cuando este planificada

* : Espacio

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ANEXO N° 3.- ESCALAS DE VALORACIÓN DE RIESGOS HORIZONTALES

Como esquemas de evaluación conceptual se sugieren aplicar algunos de los


siguientes:

Peso
Escala Concepto (Factor de Riesgo)
Muy importante en el contexto de la entidad, componente o rubro
Peso 10
examinado.
Factor de riesgo de importancia media o moderada en la gestión
Peso 5
de la entidad, componente o rubro examinado.
Factor de riesgo no significativo en la gestión de la entidad,
Peso 1
componente o rubro examinado.
Probabilidad
Escala Concepto
Muy Se espera que ocurra al menos una vez al año y ya ha ocurrido
Probable con anterioridad varias veces
Probable Puede ocurrir alguna vez / ha ocurrido solo una vez
Improbabl No ha ocurrido nunca pero podría ocurrir en los próximos años o en
e circunstancias excepcionales
Probabilidad (alternativa)
Escala Concepto
Muy Es altamente probable que el evento ocurra dentro de los
Probable próximos 12 meses.
Es probable que el evento ocurra por lo menos una vez el próximo
Probable
año
Improbabl No se espera que el evento ocurra dentro de los próximos 12 a 18
e meses
Impacto
Escala Concepto (Duración del efecto)
Impacto potencialmente irreparable o recuperable a largo plazo (es
Alto
decir, 24-36 meses)
Medio Recuperable a corto plazo (es decir, 12-24 meses)
Bajo Impacto limitado o temporal (es decir, menos de 12 meses)
Impacto (alternativa)
Escala Concepto (Consecuencias)
Las consecuencias amenazarán la supervivencia del programa o de
Alto la entidad. Las consecuencias amenazarán la efectividad del
programa o del cumplimiento de objetivos de la entidad
Las consecuencias no amenazarán el cumplimiento del programa o
Medio de los objetivos, pero requerirán cambios significativos o formas
alternativas de operación.
Las consecuencias pueden solucionarse con algunos cambios o
Bajo
pueden manejarse mediante actividades de rutina.

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Impacto (alternativa)
Escala Concepto (Pérdidas o Costos resultantes)
Pérdidas que superen el x % del presupuesto anual tendrán
Alto
consecuencias extremas financieras y políticas para la entidad
Pérdidas que superen el y % del presupuesto anual tendrán
Medio consecuencias de mediana gravedad financieras y políticas para la
entidad
Pérdidas por debajo del 5% del presupuesto anual o dentro de las
Bajo
previsiones por contingencias
Impacto (alternativa)
Escala Concepto (Fraude)
El fraude al nivel ejecutivo tiene un impacto material directo a la
Alto organización y también al deterioro de la reputación, el impacto
legal y regulador.
El fraude por los empleados, agentes, vendedores u otras personas
Medio tiene impacto directo a la organización, deteriorando la reputación,
impacto legal y regulador.
Bajo Baja afectación por efecto de fraude
Impacto (alternativa)
Escala Concepto (Regulaciones y requerimientos estatutarios)
Alto Inhabilitado para cumplir con los objetivos, funciones y servicios.
Significativos esfuerzos son necesarios para cumplir con los objetivos,
Medio funciones y servicios. Acarrean el deterioro de la reputación y gran
insatisfacción de los clientes
Algunos recursos son necesarios para cumplir con los objetivos,
Bajo
funciones y servicios. Poca insatisfacción de clientes

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ANEXO N° 4.- “HABILITAR MACROS PARA ENLACES”

M ACRO O PEN P OINT L INK D IALOG


Esta macro se visualiza como un botón con el título “Open
PointLink Dialog”. Para los archivos creados en Word, esta macro
se encuentra en la pestaña de “Complementos” o directamente en la barra de
herramientas, dependiendo de la versión de Word sobre la cual se trabaje. En el caso de
que los archivos fueron creados en Excel, la macro se la visualizará en la pestaña
“Macros”, opción “Ver Macros”.

Si no se puede visualizar la pestaña de la macro “Open PointLink Dialog” en la barra de


herramientas superior, se debe habilitar de la siguiente manera:

H ABILITACIÓN DE M ACROS
En caso de que no estuvieran habilitadas las macros se seguirán los siguientes pasos:

M ICROSOFT W ORD 2007

Paso 1.-Hacer clic en el botón Microsoft Office

Paso 2.-Hacer clic en Opciones Word, que se encuentra en el menú de opciones


desplegado de la barra de Microsoft Office.

Paso 3.- En la ventana desplegada, hacer clic en “Complementos”, que se encuentra


disponible en la parte izquierda de la pantalla como se muestra.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 4.-En la lista de “Administración”, seleccionar “Complementos Word” y luego hacer


clic en “Ir”.

Paso 5.- En la ventana de “Plantillas y Complementos” en la pestaña “Plantillas”, hacer


clic en “Agregar”, buscar la macro BD2468.aot (en C:\Archivos de
programa\AutoAudit\Templates), seleccionarla, y hacer clic en Aceptar.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

M ICROSOFT E XCEL 2007

Paso 1.-Hacer clic en el botón Microsoft Office

Paso 2.-Hacer clic en Opciones de Excel, que se encuentra en el menú de opciones


desplegado de la barra de Microsoft Office.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Anexos

Paso 3.- En la ventana de opciones, hacer clic en “Centro de Confianza” y después en la


opción de “configuración de centros de confianza”

Paso 4.- Dentro de la ventana de “Centros de Confianza” seleccionar la opción “Habilitar


todas las macros” y hacer clic en aceptar.

Paso 5.- Para que la macro pueda ser visualizada se debe cerrar y volver a abrir el
programa Excel.

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Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

ÍNDICE TEMÁTICO
145, 153, 163, 178, 180, 182, 183, 187, 199, 202, 
A  209 
Carpetas, 16, 23, 64, 65, 86, 95, 96, 99, 107, 114, 134, 
Activo, 9  138, 139, 140, 143, 146, 147, 178, 182, 200, 202, 
Administrador, 31, 222  207, 208 
Añadir, 110  Categorías, 25, 46, 52, 53, 70, 77, 213 
Aprobación, 10, 11, 91, 134, 137, 138, 178, 182, 207,  Centros de confianza, 239 
208, 209, 210, 211, 212  Cerrado, 106 
Archivo permanente, 14, 15, 66  Clave, 18, 30, 31, 33, 34, 40, 154 
Archivos anexos, 23, 27, 96, 108, 109, 111, 117, 163,  Clustersql, 21, 31 
168, 186, 198  Comprimir, 132 
Archivos estándar, 96, 111  Comunicación de resultados, 193 
Archivos retirados, 68, 106, 181, 190  Conexión local, 99 
Asignación por horas, 80  Conexión remota, 100, 229 
Asistente administrativo, 14  Configuración de auditoría, 72 
Auditor asignado, 46, 95  Conflictos, 77, 82, 85 
Auditores, 9, 11, 14, 16, 18, 27, 44, 49, 50, 60, 71, 77,  Contralor, 11 
113, 117, 120, 121, 138, 156, 158, 174, 177, 185,  Contraseña, 18, 34, 227 
219  Coordinador de la unidad de control, 12 
Auditores operativos, 9  Copiar, 25, 26, 63, 68, 109, 110, 111, 158, 221 
Auditorías, 9, 10, 11, 14, 25, 36, 37, 54, 60, 63, 69, 71,  Crear, 9, 10, 23, 24, 26, 42, 52, 63, 65, 99, 108, 113, 
72, 82, 84, 85, 110, 113, 132, 138, 139, 143, 147,  114, 115, 117, 120, 123, 139, 140, 143, 144, 150, 
174, 185, 215, 220, 222  151, 163, 165, 166, 168, 169, 178, 187, 202, 203, 
Autorizar la edición en proceso, 147  207 
Ayuda, 7, 25, 34, 186  Cuestionarios, 26, 176 

B  D 
Base autónoma, 22, 23  Destinatario, 186, 198, 199, 200, 201, 206, 207, 208 
Base de datos, 18, 20, 21, 22, 23, 27, 29, 30, 31, 32, 36,  Devolver, 106, 168, 196 
42, 55, 60, 61, 66, 68, 97, 102, 105, 107, 125, 126,  Directorio temporal, 32, 43 
135, 198, 221, 222  Disposición, 11, 34, 36, 90, 154, 155, 156, 185, 186, 
Base maestra, 22, 23, 27  221, 222 
Biblioteca, 10, 11, 23, 63, 174, 175, 176, 178, 179, 180,  Documento de planeación, 86, 90 
182, 185, 186, 188, 189, 190  Documentos enlazados, 137, 162 
Bibliotecario, 11, 155 
Buscar, 29, 98, 101, 102, 219, 229, 237  E 
C  Editar, 10, 68, 81, 104, 108, 129, 136, 169, 175, 182, 
189, 194, 195 
Calendario, 73, 82, 83, 84, 85  Editores actuales, 213 
Calidad, 12, 64  En proceso, 147, 149 
Campo, 18, 21, 31, 38, 39, 45, 46, 59, 77, 90, 115, 116,  Enlace punto a documento, 163 
117, 125, 132, 146, 149, 152, 153, 155, 156, 157,  Enlace punto a punto, 169, 171 
186, 191, 199, 201, 204, 205, 206, 208  Enlaces, 158, 159, 160, 163, 165, 168, 169, 170, 172, 
Cargable, 69, 215, 220  173 
Cargables, 69, 72, 217, 219, 220, 221, 222  Ente, 15, 65 
Carpeta, 9, 18, 26, 27, 32, 63, 64, 65, 67, 68, 86, 91, 96,  Equipo de trabajo, 9, 13, 14, 16, 22, 23, 27, 74, 78, 147 
97, 99, 100, 101, 106, 108, 109, 110, 111, 119, 120,  Estándar, 12, 52, 63, 96, 111, 154, 174, 175, 176, 178, 
133, 134, 135, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 144,  179, 182, 185, 187, 189, 191, 193, 195 

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

Excel, 167, 172  Matriz de pruebas, 114 
Expandir, 70, 132  Matriz horizontal, 115 
Memorando de antecedentes, 156 
F  Mensajes, 9, 36, 38, 46, 159, 202, 203, 204, 205, 206, 
207 
Filtro, 40, 124, 125, 126, 217, 219  Menú contextual, 140, 141 
Formatos estándar, 176, 178, 179  Mover, 68, 108, 109, 110 
Formulario, 11, 38, 55, 60, 61, 62, 69, 75, 85, 86, 96, 
111, 117, 135, 136, 137, 142, 147, 149, 151, 152,  N 
155, 157, 159, 160, 163, 166, 169, 170, 175, 180, 
184, 187, 188, 189, 191, 194, 195, 198, 200, 201,  No cargables, 23, 72, 217, 219, 220, 221, 222 
202, 203, 204, 205, 206, 207, 208, 209, 212, 213,  Nombre de usuario, 18, 31, 38, 227 
215  Normas, 9, 139, 142, 153, 154, 197 
Formularios, 10, 15, 23, 37, 38, 55, 62, 95, 96, 135, 136,  Notas, 154 
137, 143, 147, 151, 161, 162, 163, 168, 174, 178, 
195, 197, 198, 199, 200, 203, 207, 208, 209, 210,  O 
211 
Options, 19 


Habilitar, 120, 236 
Hallazgos, 9, 10, 37, 39, 95, 135, 138, 147, 150, 151,  Panel de herramientas, 144 
152, 156, 157, 159, 174, 185, 186, 187, 191, 192,  Papelera de reciclaje, 41 
193, 194, 195, 197  Papeles de trabajo, 10, 11, 37, 42, 63, 86, 89, 90, 91, 
Hallazgos estándar, 174  95, 108, 117, 118, 119, 130, 131, 132, 134, 135, 137, 
Hechos subsecuentes, 153  138, 139, 142, 153, 156, 158, 159, 200, 202, 203, 
Historial, 30, 111  207, 208, 210, 211 
Hitos, 13, 87, 88  Pendiente, 10, 37 
Pendientes, 36 
I  Planeación, 86, 90 
Planeado, 54, 61, 88 
Idioma, 18, 19, 43, 223  Planes de acción, 39, 186 
Impacto, 58, 235  Planificador, 12 
Importar, 38, 65, 66, 97, 98, 99, 102, 192  Plantillas estándar, 23, 52, 182 
Informes, 11, 64, 91, 123, 135, 138, 159, 185, 186, 191,  Porcentaje, 78, 79 
215  Predeterminadas, 86, 138, 139 
Informes estándar, 185  Presupuesto, 93, 235 
Ingreso, 13, 31, 45, 50, 63  Procedimientos, 7, 9, 11, 95, 117, 150, 158, 197 
Ítems, 37, 38, 39, 40, 184  Programa, 95, 105, 228, 229, 234, 237, 239 
Ítems por hacer, 38, 40  Programación, 44, 69, 73, 74, 75, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 
219 
L  Programación de rangos de tiempo, 81 

Listas de chequeo, 138, 159, 182, 183, 197  R 
M  Rangos de tiempo, 73, 78, 80, 85 
Recomendación, 154 
Macro, 108, 158, 159, 164, 165, 166, 171, 172, 192,  Red lan, 18 
195, 236, 237, 239  Reemplazar, 85 
Mapa de calor, 123, 126, 127, 128, 129  Replica de viaje, 26, 28 
Masiva, 117, 118, 119, 198, 208  Reportes, 221, 222 
Matriz, 18, 52, 53, 54, 56, 57, 58, 113, 114, 115, 116,  Riesgo inherente, 56, 60, 125, 126 
120, 121  Riesgo residual, 121, 125, 126 

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Mayo Apartado: Índice Temático

Riesgos, 7, 14, 51, 53, 54, 56, 57, 58, 60, 62, 113, 115,  Templates, 27 
116, 117, 120, 121, 122, 123, 125  Tiempo, 10, 13, 14, 47, 68, 73, 75, 77, 78, 79, 80, 81, 
82, 85, 210, 215, 221, 222 
S  Trabajo de campo, 208 

Servidor, 16, 18, 21, 22, 27, 31, 66, 100, 227  V 
Sincronización, 22, 27, 29, 30 
Subcarpetas, 9, 64, 65, 95, 117, 119, 120, 142, 143,  Valoración, 58, 117, 120, 234 
147, 159, 178, 197  Value, 127 
Sujetos de responsabilidad, 154  Verificación, 92 
Supervisor, 14, 64, 69 
Supervisores, 64  W 
T  Word, 128, 129, 167, 171, 191, 192, 193 

Técnicas de auditoría asistidas por computador, 7 
 

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GUIA COMPLEMENTARIA PARA EL USUARIO DE AUTOAUDIT

Versión N° 02 Fecha: 2011-Febrero Apartado: Créditos

Segunda Edición, 2011

Guía Complementaria para el Usuario de AutoAudit


en la Contraloría General del Estado de la República
del Ecuador.

En el diseño, desarrollo y revisión de este documento


participaron los funcionarios capacitados,
delegados de las unidades de control, así como el
personal de la Dirección de Planificación y
Evaluación Institucional, Dirección de Investigación
Técnica y Normativa, Dirección de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones de la Contraloría
General del Estado.

La portada y publicación de este material estuvo a


cargo de la Dirección de Comunicación.

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