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TI nas corporações

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  • 1.1 MOTIVAÇÃO
  • 1.2 OBJETIVO
  • 2.1 O SURGIMENTO DOS COMPUTADORES NAS ORGANIZAÇÕES
  • 2.2 EVOLUÇÃO DO PAPEL DA TI NAS ORGANIZAÇÕES
  • 2.3 CONCEITUANDO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
  • 2.4 O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES
  • 2.5 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FUNDAMENTADA PELA TI
  • 2.6 A IMPORTANCIA DA TI PARA AS ORGANIZAÇÕES
  • 3.1 ESTRUTURA TÍPICA
  • 3.2 HISTÓRICO DO ERP
  • 3.3 PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES DE UM ERP
  • 3.4 A EMPRESA SAP
  • 3.5.1.1 Substituição total e conjunta (big bang):
  • 3.5.1.3 Método “Slam-dunk”
  • 3.6 BENEFICIOS DOS SISTEMAS ERP
  • 3.7 DIFICULDADES E POSSÍVEIS PROBLEMAS RELACIONADOS AO ERP
  • 4.1 TI E CONTROLE DE PROCESSOS: USO DE SISTEMAS WORKLOW
  • 4.2.1 Gestão de documentos e funções arquivísticas
  • 5.1.1 Tecnologia
  • 5.1.2 Processos
  • 5.1.3 Pessoas
  • 6.1 COMPLEXIDADE DA MUDANÇA
  • 6.2 DESAFIOS CULTURAIS
  • 6.3 ABORDAGEM DE GESTÃO DE MUDANÇA
  • 6.4 DEFINIR ESTRATÉGIA DE MUDANÇA
  • 6.5 DESENVOLVER A LIDERANÇA DE MUDANÇA
  • 6.6 GERENCIAR PESSOAS E DESEMPENHO
  • 6.7 DESENVOLVER CULTURA
  • 6.8 DESENHAR A ORGANIZAÇÃO
  • 7.1 CONCEITO DE PLANEJAMENTO
  • 7.2 CONCEITO DE ESTRATÉGIA
  • 7.3.1 Planejamento Operacional
  • 7.3.2 Planejamento Tático
  • 7.3.3 Planejamento Estratégico
  • 7.4.1 Modelo Operacional
  • 7.4.2 Modelo de Negócios
  • 7.4.3 Modelo Mental
  • 7.4.4 Modelo Político
  • 7.5.1 Diagnóstico Estratégico
  • 7.5.2 Missão
  • 7.5.3 Visão
  • 7.5.4 Valores
  • 7.5.6 Eficácia
  • 7.5.7 Cenários
  • 7.6 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
  • 7.7 BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E DA TECNOLOCIA DA INFORMAÇÃO
  • 8.1 A EVOLUÇÃO DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
  • 8.2 A secretária e a informação como fundamento da comunicação
  • 8.3 Tecnologias de informação para a secretária
  • 8.4 FERRAMENTAS DE AUTOMAÇÃO DO SECRETARIADO EXECUTIVO
  • 8.5 A SECRETARIA MODERNA NO CONTEXTO DA TI
  • 9.1 TRABALHOS FUTUROS

1 INTRODUÇÃO

No primeiro capítulo, abordaremos sobre o surgimento dos computadores nas organizações e a evolução da Tecnologia. Veremos a evolução da TI desde a década de 50 onde o foco era a eficiência operacional e grandes unidades corporativas até os dias atuais onde o foco está na eficácia da organização através de uma integração eletrônica e equipes de colaboração. No momento seguinte trataremos sobre Sistemas Integrados de Gestão Empresarial, mais conhecido como ERP. Esses sistemas têm como função unir todas as áreas da empresa em um único sistema, dessa forma, torna-se mais fácil analisar o processo organizacional como um todo. Ao longo do trabalho abordaremos os benefícios e os malefícios que os ERP podem oferecer para as organizações. Serão apresentados alguns métodos de gestão de processos, que oferecem grandes influências para as organizações. Estes processos buscam aplicar novas técnicas e programas de melhorias, a fim de conquistar excelência empresarial e crescimento contínuo. O trabalho abordará também três domínios corporativos: tecnologia, processo e pessoas, e explicará a importância destes três fatores dentro das organizações no contexto do e-business, mostrando que as empresas são forçadas a mudar toda sua estrutura quando se trata de uma nova implementação que gire em torno da tecnologia, mas que trará benefícios significativos para a organização. Discorreremos sobre a importância do planejamento estratégico para a empresa. Prova disso é que as organizações estão cada vez mais usando a tecnologia da informação para dar suporte aos seus planejamentos, produtos e serviços. Buscando desenvolver metodologias de inovação que antecipem oportunidades para a construção de um futuro promissor e a geração de um mercado mais profissional e preparado para as constantes mudanças que sempre ocorrerão no mundo dos negócios. Por fim mostraremos como é o papel da secretária no contexto do uso da Tecnologia da Informação. O profissional de secretariado executivo é responsável por varias atividades, desde as mais rotineiras até as mais elaboradas. Diante disso é necessário que os secretários obtenham amplos conhecimentos na área da TI para o bom desempenho de suas funções e atividades cotidianas. Espera-se que esse trabalho possa contribuir futuramente para estudos e para compreensão da grande influência que a tecnologia da informação exerce sobre as organizações.

1.1 MOTIVAÇÃO

O cenário competitivo que as empresas estão inseridas é marcado por grandes transformações, resultando, conseqüentemente, em incertezas e imprevisibilidade quanto ao futuro. Essa incerteza leva os executivos a buscarem, cada vez mais, novas informações sobre o ambiente empresarial para melhorar a eficácia dos processos organizacionais. Para a sobrevivência das empresas é essencial usar a tecnologia da informação como uma ferramenta estratégica para minimizar os riscos inerentes às tomadas de decisões.

1.2 OBJETIVO

O objetivo deste trabalho é abordar a importância da tecnologia da informação em um mercado competitivo, onde o avanço tecnológico é o fator crucial de sobrevivência, este trabalho é focado em alguns processos que envolvem o profissional de secretariado executivo, de forma a mostrar a contribuição destes em uma era de competitividade.

2 A EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SUA APLICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

2.1 O SURGIMENTO DOS COMPUTADORES NAS ORGANIZAÇÕES

A construção de uma máquina capaz de executar operações e cálculos automaticamente é uma idéia que surgiu a milhares de anos, conforme ilustrado pelos esforços de [1]Pascal,[2]Babbage e [3]Leibnitz entre outros (RODRIGUEZ, 2000). Desde que o homem sentiu a necessidade de realizar, de forma rápida e confiável, um processamento de dados, deu-se o primeiro passo para o surgimento de um conjunto de dispositivos e invenções mecânicas para facilitar essa tarefa (RODRIGUES, 2007). A era moderna da computação teve inicio na década de 1940, com a construção por Aiken[4]·, do computador Mark I, em 1944, na universidade de Haward, funcionava a partir de dispositivos eletromecânicos. Em 1941 foi desenvolvido pela Universidade da Pensilvânia o computador ENIAC (Electronic Numeral Integrator and Computer), sendo que exigiam muito

espaço físico e mostraram-se bastante imprecisos quanto aos processamentos de dados (RODRIGUEZ, 2000). Surgimento dos computadores eletrônicos digitais deu-se após a Segunda Guerra Mundial quando havia a necessidade de máquinas que realizassem complexos cálculos balísticos e auxiliar na decifração dos códigos secretos usados nas comunicações entre os países (LAURINDO, 2008). O primeiro computador comercial apareceu em 1950 e era chamado de Univac I (Universal Automatic Computer), foram produzidas 45 unidades. Em meados do ano de 1950, começaram a surgir os computadores eletrônicos, a geração seguinte passou a usar transistores e eram mais confiáveis e permitiram que os computadores fossem distribuídos nas grandes empresas (LAURINDO, 2008). Segundo Rodriguez (2000) “A partir do final da década de 1950, os computadores eram construídos de acordo com sua função. Computadores para aplicações comerciais eram concebidos para lidar com uma grande quantidade de dados”. Conforme Laurindo (2008) a segunda geração de computadores é caracterizada como:

Os equipamentos, grandes caros, eram muito limitados, em termos do que podiam armazenar de informações, de sua capacidade de processar tais informações, alem de restrições em termos de usuários que poderiam acessá-las concomitantemente e de forma remota. Os profissionais trabalhavam com que era denominado “processamento de dados” tinham formação e visão eminentemente técnicas. Dessa forma, inicialmente foram desenvolvidas aplicações que resolviam problemas bem estruturados (isto é, com etapas e seqüências bem definidas), como folha de pagamento, controle de estoques e contas a pagar e receber.

Na década de 60, a utilização de microcircuitos integrados, foi determinante no processo de evolução, pois permitiu a construção de computadores que poderiam atender, em função de ajuste tanto o processamento comercial quanto o cientifico. No final dos anos 60 o uso dos computadores era centralizado, ficando a sua operação restrita fisicamente a um espaço denominado CPD- (Centro de Processamento de Dados). Este tipo de operação prevaleceu durante grande parte da década de 70, até a introdução dos microcomputadores. Na década de 80 os computadores pessoais são introduzidos no mercado, em 90 o processamento de dados passa a ser descentralizado (RODRIGUEZ, 2000).

o software foi progressivamente ficando mais flexível e abrangente. os computadores passassem a se comunicar. as "máquinas gigantes" começaram a perder espaço para equipamentos cada vez menores e mais poderosos. levando em conta as características centrais das principais aplicações de TI”. • Software: paralelamente. Segundo Laurindo (2008) “Alguns autores classificam o uso da TI pelas organizações em eras. com desenvolvimento dos métodos que permitem sistemas mais abrangentes e mais complexos e ainda uma melhor gestão de projetos de TI. 2008) Evolução da Tecnologia da Informação nas organizações: . mais confiáveis. • Metodologia: novas formas de organização e de executar as atividades. 2008) a evolução dos sistemas de informação (SI) foi conseqüência das mudanças ocorridas em três diferentes fatores: • Hardware: os equipamentos tornaram-se progressivamente mais baratos. 2008). aos poucos. a disponibilidade de “pacotes” e seu potencial também aumentaram. mesmo estando em lugares muito distantes geograficamente.2 EVOLUÇÃO DO PAPEL DA TI NAS ORGANIZAÇÕES Para Ward e Griffiths (1996 apud LAURINDO. Para Zwass (1998 apud LAURINDO.Com a evolução tecnológica os computadores deixaram de automatizar tarefas para lidar com informações: A computação era tida como um mecanismo que tornava possível automatizar determinadas tarefas em grandes empresas e nos meios governamentais. Como conseqüência. que por sua vez são cada vez maiores. mais conectáveis e mais próximos das operações das empresas. A evolução das telecomunicações permitiu que. tais máquinas deixaram de simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com Informação (ALECRIM. Com o avanço tecnológico. 2. além de possuir linguagens de programação aperfeiçoadas. passiveis de ser utilizadas por profissionais menos especializados abrangendo situações cada vez mais complexas.

• Computação onipresente (de meados dos anos 1990 em diante).• Processamento de dados (de meados dos anos 1950 até o inicio dos anos 1970). • Sistemas de informação estratégicos (de meados dos anos 1980 até meados de 1990). na qual o foco recai na busca da eficácia da organização através da integração eletrônica e abordagem colaborativa. cujo foco estava na eficiência operacional através da automação processos manuais baseados em informações previamente existentes. pela satisfação das necessidades de informação dos administradores. • Sistema de informação gerencial (de inicio dos anos 1970 até meados de 1980). Principais características das quatro diferentes eras da computação nas organizações: | | |Era I | | |Era II |Era III |Sistemas |Estratégicos | |Processamento de Dados de Informação |Era IV | | | |Computação Onipresente | | | | | | | | | |Sistemas de Informação |Gerenciais | | | |Quando |De meados de |De meados de 1970 até meados |De meados de 1980 até meados de|De meados de 1990 em | |diante | | |Descrição |Computação |1950 até meados de 1970 | | |Suporte | | |Suporte à |de 1980 | | |1990 | |Suporte à . cujo foco foi aumento da competitividade empresarial através da mudança da natureza do negocio ou da forma de conduzi-lo. na qual houve a busca crescente da eficácia gerencial.

| |operacional |administração e transformação |onipresente | | | | | | | |Objetivo |Integração |Primário posição | | | | |Clientes Unidades de |Primários |colaboração | | |Justificativa mercado e | | |organizacional | | |Fonte Coordenação | | |Eficiência |Eficácia | | | |Processamento de |Estrutura de | |Unidades de | |sistemas de |informação e | | | | | |Grandes unidades |Equipes de |corporativas | | | |Gerentes e | |profissionais | |Eficácia gerencial | | | | | | |Suporte a | |operações |eletrônica | | |Suporte à |administração | | |Conhecimento |a trabalhos de | |do negócio e à |competição | |Melhoria |na |Competitiva | | |negócio | |Fatia de |lucratividade | | |dentro da | | | |dados individual |computação | | |ou departamento organização/ |própria e | computação |de sistemas de |usuários finais |terceirizada | .

2.. 2008). 2008): • Fase I – Centralização da função e da operação (anos 1960): Inicialmente. Descrição das fases na visão de Grajew e Oliveira (1987 apud LAURINDO. Grajew e Oliveira et al ( 1987 apud LAURINDO. inicialmente sob .| | | | |Informação | | | | | |voltada para o |usuário final Fonte: Adaptada de Zwass (1998) e Oliveira (2005).] • Fase II – Função descentralizada com operação centralizada (anos 1970): Os equipamentos apresentavam queda em seus preços.. • Fase IV: Função Centralizada com Operação Descentralizada – “A Coerência da Estrutura e da Estratégia” (Coordenação). • Fase II: Função Descentralizada com Operação Centralizada – “A Anarquia dos Usuários”. a TI naquela época era normalmente denominada de “processamento de dados” [. Estes autores apresentaram uma distinção entre função e operação em TI (LAURINDO. • Fase III: Função Descentralizada com Operação Descentralizada – “A Fantasia Tecnológica”. 2008): • Fase I: Função Centralizada com operação Centralizada – “Batch Original”.1 Função e operação de TI Outra classificação explica a evolução da TI ao longo do tempo desenvolvida por Grajew e Oliveira (1987). eram limitados e apresentavam custos bastantes elevados [. tanto humanos como materiais (equipamentos e software). 2...] Todos os dados e os sistema de informação eram processados em batch e as aplicações de TI somente eram variáveis em tarefas bem estruturadas. os recursos de TI. Dessa forma. bem como surge à possibilidade de operarem de forma distribuída. Principais características das quatro diferentes eras da computação nas organizações.

mas o usuário começa a ter autonomia para definir suas necessidades e para priorizá-las. como a internet e aplicações de multimídia que permitem o processamento de imagens e sons.. por outro lado. esta fase foi denominada a “anarquia dos usuários”. o que justifica o nome dado a esta fase: “fantasia tecnológica”. [. com a popularização e disseminação dos microcomputadores. ou mesmo que jamais haviam sido se quer consideradas.] Dessa forma. [.. [. pois os usuários têm a sua disposição e sob sua responsabilidade uma significativa parcela de recursos de TI. A tecnologia de bancos de dados e de redes (englobando micros e terminais e que posteriormente viabilizou a internet) permite tal integração.] Por essa razão. Contudo. não há retorno a situação inicial dos anos 60.. passível de utilização diretamente pelo usuário. [. [. O software torna-se mais amigável e. mais criou uma nova leva deles.] O resultado foi a proliferação de aplicações independentes e às vezes redundantes...... • Fase IV – Função centralizada e operação descentralizada (anos 1990): A grande motivação tecnológica para o próximo passo foi a necessidade de se manter a compatibilidade e a conectividade dos diversos recursos de hardware e de software colocados a disposição dos profissionais de TI e dos usuários.. [.] 2. por conseguinte.forma de terminais e.] Assim.. sob a forma dos primeiros e rudimentares microcomputadores. continuam a surgir e a viabilizar soluções antes apenas existentes em imaginação. • Fase III – Função e operação descentralizada (anos 1980): O próximo passo da evolução tecnológica foi à significativa redução dos preços dos equipamentos. A falta de integração das aplicações implantadas e a redundância cada vez mais comum tornaram-se alguns destes novos problemas. da não-redundância de aplicações e da preocupação de que os custos cresçam desordenadamente.] A área de TI reassume o controle da definição dos recursos.3 CONCEITUANDO TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO . as vantagens técnicas (e de operação) trazidas pelos microcomputadores trouxeram. como a operação de serviços on-line pelos bancos. várias dificuldades administrativas. os usuários passaram a desenvolver muitas aplicações por si próprios. Novas tecnologias. o que resolveu uma série de problemas.. da garantia de integração. O avanço tecnológico do teleprocessamento viabilizou uma série de aplicações. em seguida. sem que assim houvesse redução na carteira de sistemas a serem desenvolvidos.. A área de TI ainda concentrava a operação. freqüentemente gerando informações diferentes ou mesmo conflitantes.

2008). Weil (1992) entre outros (Laurindo. Luftmant (1993 apud LAURINDO. 2008). Para alguns autores. substituindo as expressões informática e processamento de dados. o conceito de Tecnologia da Informação (TI) é mais abrangente do que os de processamento de dados. De acordo com Guedes é importante ressaltar a diferença entre Tecnologia da informação e Sistema de Informação: Sistema de informação (SI) propõe trabalhar a informação através do uso da TI mais adequada a sua finalidade. ou ainda no uso pessoal de recursos computacionais. na automação de um processo industrial. um significativo número de autores usa a expressão Tecnologia da informação. enquanto a segunda corresponderiam as questões relativas ao fluxo de trabalho. Todavia. ferramentas de acesso e recursos de informação multimídia. telecomunicações. no que se referem a computadores. anteriormente de uso disseminado” Assim. como é o caso de Henderson. administrativos e organizacionais. humanos) para atingir seus objetivos. como Alter (1992 apud LAURINDO. . seja num sistema de informações. 2008) há uma distinção entre Tecnologia da Informação e Sistema de Informação. Keen (1993). restringindo a primeira expressão apenas os aspectos técnicos. 2000) o termo “Tecnologia da Informação” refere-se: A todo tipo de tecnologia que opere com a informação. “A expressão Tecnologia da Informação firmase a partir da década de 80. Segundo Turban (2003 apud GUEDES. pois envolve aspectos humanos. Conforme Torres (1995 apud VASCONCELOS. na comunicação entre computadores de duas organizações. normalmente organizados em sistemas de informação baseados em computador”. os sistemas de informação dependem da tecnologia da informação para atingir seus objetivos. 2008) o termo Tecnologia da Informação abrange conceitos que não são claros e que estão em constante mudança. Conforme Keen (1993 apud LAURINDO. Venkatraman (1993).Segundo Laurindo (2008). sistema de informação. pessoas e informações envolvidas. 2008) Tecnologia da Informação “é um conjunto dos componentes tecnológicos individuais. informática ou o conjunto de hardware e software. engenharia de software. abrangendo ambos os aspectos. Assim como a Organização é um sistema que depende de recursos (financeiro. materiais.

coordenar e controlar processos (FERREIRA. é impossível desligar seus computadores. mesmo que por um curto período de tempo. onde a riqueza nasce de idéias inovadoras e do uso inteligente da informação. pois as organizações precisam reagir de modo rápido aos problemas e às oportunidades que surgem desse ambiente empresarial moderno. buscando uma melhor administração. 2009). ferramenta principal para as organizações agindo diretamente na produtividade e qualidade dos produtos e serviços. 2009): . como aumento da produtividade e melhor comunicação interna e maior facilidade e capacidade de monitorar. Para Albertini (2003 apud FERREIRA. obrigando as organizações mudar a forma que estruturam e trabalham o conhecimento. De acordo com Pacheco (2000): As empresas não sobrevivem nos dias atuais sem o uso de tecnologia de informação (TI).Para Laudon e Laudon (apud VASCONCELOS. pelo fato do processamento mais rápido e seguro de informações e agilizam a comunicação no ambiente interno e externo gerando resultados positivos. 2. 2009). dessa forma os resultados são favoráveis e significativos para organização (NAZARETH. Turban (2003 Apud FOINA. Para maioria das empresas. Com a implantação da TI a organização adquiriu maior relevância. 2006). 2000) a TI desempenha um importante papel. Estamos na Era da Informação. à medida que democratiza a informação e a torna disponível praticamente para todos. dentro da qual se tem o uso dos computadores como ferramentas poderosas para auxiliar tanto no desenvolvimento das tarefas organizacionais rotineiras como no alcance da vantagem competitiva e/ou prestação de serviços ao cidadão. A tecnologia tornou-se realidade inerente à vida de todos nós.4 O IMPACTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES A acentuada evolução da tecnologia da informação e as modificações resultantes de um modelo econômico geram competitividade.

As organizações perceberam a importância da TI e seus impactos sociais e econômicos. 2009).] (FERREIRA. funções e atividades. deve atender aos seguintes critérios: • Níveis hierárquicos reduzidos. A eficácia de implantação de TI em uma organização é necessário que aconteça uma reestruturação organizacional: Para eficácia da TI em uma organização. deixando para trás hierarquias rígidas. A empresa deve adequar a sua estrutura a esta realidade para manter-se competitiva. • Maior delegação de responsabilidades. e a TI auxilia significadamente na inserção das empresas neste panorama [.. pela integração de órgãos. 2. da gestão administrativa. além da integração de todas as áreas. pois à medida que é utilizada aumenta o aprendizado sobre ela o que termina agindo como determinante no caminho tecnológico a ser seguido (SANTOS. deste modo a buscam e a utilizam para se tornarem mais competitivas. antes e durante sua implantação. e da cadeira de poder. permitindo acesso às informações em tempo real pela direção (NETO. os profissionais envolvidos devem estar qualificados. . analisando mais profundamente e alterando estratégias de atuação e processos operacionais. os planejamentos futuros passaram a ter como uma de suas bases a TI. A TI atua ao mesmo tempo como elemento facilitador e de suporte e sua utilização cria dependências..5 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL FUNDAMENTADA PELA TI A TI alterou profundamente a estrutura organizacional em função da rapidez das informações e alteração no conteúdo de tarefas. dentre tantos fatores. Ter qualidade e diversidade de produtos e serviços e essencial. porém e imprescindível saber que o momento mercadológico é de cooperação. capacitados e comprometidos com resultados. flexibilidade. 1999). Para Ferreira. uma reestruturação dos sistemas produtivos. é preciso que aconteça. integração e participação. autoridade e responsabilidade. motivada pela exigência de respostas mais rápidas as demandas ambientais. burocráticas e verticais onde a informação tem transito lento. a gestão e estrutura organizacional fundamentada pela TI. 2004).

: datilografia/digitação. Gonçalves (1993. • Formar colaboradores multifuncionais. e decidir. tendo em vista inteligibilidade aos negócios. Ex. isto é. recompensar justamente. 2004). A relação entre a estrutura organizacional e a tecnologia tem sido alvo de grande atenção. provocando mudanças desde a forma de administração até o layout da empresa”. Dessa forma o aprendizado individual e organizacional torna-se valiosos. ou seja. proporcionando a coordenação de forças e cooperação interdepartamentais. sendo destacados os principais efeitos como: • Alteração do processo de trabalho. as mudanças podem até abranger a organização como todo. assumir responsabilidades. afeta muito. Com a TI a organização torna-se mais dinâmica e competitiva. profissionais pensantes. De acordo com Neto (1999). 2009). tenham acesso às informações e possam decidir pela organização. a tecnologia “pode alterar profundamente as estruturas organizacionais. • Maior valorização das pessoas envolvidas. apud PRATES. em alguns casos. feedbacks eficientes. hábeis em acompanhar concepções de produtos e de intervir imediatamente contra ameaças. ou sinais de desvios de processo. Conforme Rodrigues (1988 apud NETO 1999) a Tecnologia da Informação exerce impacto na estrutura e processos organizacionais. Maior descentralização das decisões e do controle. Para Vasconcelos (2000): Quando uma nova tecnologia é implantada. . em um eficiente Banco de Dados as informações podem auxiliar nas atividades departamentais. e dispor aos colaboradores múltiplas habilidades e conhecimentos para seu crescimento pessoal e profissional. quando forem relevantes para tomada de decisão (FERREIRA. já que são capazes de alterar a forma de administrar a empresa ou até mesmo o local de realização do trabalho. criando-se outros. uma vez que as recentes inovações trazem mudanças radicais nas organizações.produtividade e qualidade. no propósito de que os colaboradores assumam as responsabilidades diretas pelos resultados. onde certos tipos de tarefas diminuem ou cessam. mas que hardware e software. interpretar dados. e melhorias contínuas aos processos. críticos e capazes de julgar. integrando suas atividades numa visão sistêmica. capaz de resolver de forma rápida e eficiente aos imprevistos.

• As novas tecnologias exigirão novas formas de gerenciamento. sobretudo por parte de gerentes. • Mudança no perfil da mão-de-obra. horas paradas etc. centralizando ou não o poder. Da mesma forma que a TI pode causar um impacto no individuo.• Alteração na estrutura organizacional. • Favorece a centralização das decisões na direção. diminuindo a influencia da gerência média. o que aumenta o número de relatórios. • Diminuição dos níveis de supervisão. 2000) o relacionamento entre a TI e o individuo é muito complexo. 1999) a tecnologia tem servido desde o inicio da História como instrumento de poder aumentando as habilidades humanas de manipular. onde a própria máquina estabelece o ritmo de trabalho e controla os subordinados registrando produção.5. diminuindo a supervisão. portando reciprocidade causal entre ambos. habilidades e qualificação. devido à integração entre os departamentos proporcionada pelo sistema. Segundo Morgan (1996 apud NETO. A TI apresenta caráter de padronização e normalização organizacional. procedimentos e rotinas. desafiadoras e analíticas. Assim as informações estão disponíveis a direção de maneira rápida e precisa sem a necessidade de intermediários. Nesse contexto. A implantação da TI na estrutura organizacional pode gerar conflitos e resistência às mudanças Segundo Vasconcelos (2000): A incorporação da TI permite que os trabalhadores utilizem seu tempo em atividades mais criativas. erros.1 Relacionamento entre a TI e o individuo De acordo com Goodman (1990 apud VASCONCELOS. controlar e impor-se sobre o ambiente. exigência de novas especializações. Seu uso pode criar problemas de conflito e ambigüidade de papeis. 2. pode-se dizer que o impacto de TI nas experiências de trabalho . eliminando postos de supervisão e criando postos de nível de gerencia. havendo. etc. provocando mudanças nas gerências. este pode modificá-la. • Burocratização da organização em função da grande quantidade de informação. podendo haver resistência a sua mudança.

das pessoas dependerá da sua percepção da tecnologia e do que isso significa para elas. perda de auto-estima. provocando polemicas e resistências na sua implantação. como medo do desconhecido. medo de perder emprego. extinguindo a supervisão. com um controle maior de seu desempenho. Para Neto (1999) as inovações tecnológicas podem ser vistas como mudanças ameaçadoras a posição estabelecida. 2000) “a cultura organizacional não deve ser negligenciada. stress e satisfação no trabalho. também. A nova tecnologia pode provocar impactos sobre o nível de emprego. dependendo da forma como for introduzida na organização”. apud NETO 1999) analise dos efeitos da TI no indivíduo: A Tecnologia da informação altera profundamente as relações do trabalhador com seu trabalho. pois a introdução de TI pode causar desmotivação ou resistência. fato que explica importantes conflitos entre administradores e empregados e entre diferentes grupos dentro da organização referentes às tentativas de mudar a tecnologia. De acordo com Tait et al (1997 apud PACHECO. A principal mudança ocorre na natureza da tarefa. Segundo Rodrigues (1988. centralizando o poder na alta direção e provocar mudanças nas relações de poder entre os indivíduos ou . além de exigir novas habilidades do trabalhador. Pacheco (2000) reforça que a cultura organizacional é um fator de suma importância para implantação de TI. O mesmo autor argumenta que “posturas comuns. Nota-se. pois se faz necessário a aceitação pelo corpo funcional para obtenção de sucesso nas mudanças pretendidas. com contato direto e físico. Para Morgan (1996 apud NETO. e agora através de um sistema de informação. 1999) a introdução de uma nova tecnologia pode alterar o equilíbrio de poder. que antes era manual. mudanças na gerencia. cortando níveis hierárquicos. As inovações tecnológicas podem provocar mudanças nas relações de poder entre os indivíduos: A implantação da Tecnologia da Informação pode alterar drasticamente as estruturas de poder das organizações. devem ser observados ao se introduzir novas TI nas organizações”.

nesse novo cenário. 2001). 1999). eliminando de barreiras de comunicação e assim por diante. 2. abolindo-se funções de assessoria ocupadas em coordenar e opinar. A organização passa a ser constituída por especialistas centrados em atividades especificas. Com o avanço tecnológico continuo a tecnologia da informação é de suma importância para organização: Por muito tempo a tecnologia da informação foi considerada um mero item de suporte a organização. E. a TI começou a assumir um papel muito mais importante nas organizações: o de fator de crescimento de lucros e de redução de custos operacionais (BEAL. Borges (1995 Apud VASCONCELOS. aos poucos ela começou a enriquecer todo o processo organizacional. concede maior importância aqueles que desempenham as funções de decisão. fortalecendo a influencia de um e eliminando a fonte de poder do outro (NETO. 2000) reforçam: Um novo modelo organizacional onde a redução nos níveis administrativos e no número de administradores. adquire estratégia decisória para as organizações. .6 A IMPORTANCIA DA TI PARA AS ORGANIZAÇÕES Segundo Ferreira (2009) a TI possibilita atualizações constantes e integração dos negócios a partir deste raciocínio. Mas as aplicações da TI foram crescendo dentro das organizações – se antes a tecnologia era usada apenas para automatizar tarefas e eliminar o trabalho humano. 2000) a utilização de TI leva a uma maior descentralização.grupos. Segundo Czaja (1986 apud VASCONCELOS. pois muitos níveis intermediários no processo de decisão podem desaparecer. um “centro de custo” que a principio não gerava qualquer retorno para o negócio. auxiliando na otimização das atividades.

e entrada daquela venda nos registros de finanças (NORRIS et al 2001).(AKKERMANS. meta principal de qualquer organização”. eles seguem. interliga e correlaciona os componentes da empresa por meio de um “sistema lógico de transmissão e compartilhamento de dados comuns do ERP integrado” (NORRIS et al . 2008). recursos humanos (RH). marketing. Com isso a organização é beneficiada. Quando os dados de uma venda. PESSÔA. O ERP é uma forma de estruturação que otimiza a cadeia de valores da empresa. envolvendo. A TI pode ser um fator decisivo para o sucesso da organização. como por exemplo. certamente estarão no caminho certo para obter um excelente desempenho. estando instalado por todo um grupo empresarial. por exemplo. fabricação (operações). apud LAURINDO 2008) e isso foi o que muitas empresas almejaram por muitos anos. Para Carvalho (2009). o ERP é um sistema aplicativo (basicamente de natureza transacional) que serve como infra-estrutura básica (backbone) para todos da empresa” (LAURINDO. estoque. pois em toda a empresa existirá apenas um banco de dados. entram em determinado ponto do negócio. 2008 apud LAURINDO. HELDEN 2008 apud LAURINDO. suprimentos. elas não querem apenas colocar o software em . finanças. Mendes e Filho (2002) defendem que quando as organizações implantam o ERP.2001). nesse novo cenário. logística. 2001). etc. uma única aplicação e apenas uma interface que se estenderá por toda a empresa (BINGI et al 1999. O ERP une e relaciona processos de gerenciamentos e de negócios.Segundo Carvalho (2009) “E. O software. 2008). seu caminho através de um software que calcula instantaneamente os resultados da transação sobre outras áreas. pois contribui de forma rápida e flexível gerando resultados positivos. 3 DEFINIÇÃO DE ERP ”Os sistemas ERP podem ser entendidos como arquitetura de software que possibilita o fluxo de informações de todas as atividades da empresa. a TI começou a assumir um papel muito mais importante nas organizações: o de fator de crescimento de lucros e de redução de custos operacionais”. faturamentos. Para Stoner (1999 apud PRADES. “focalizando seus investimentos em tecnologia nas áreas mais importantes. 2004) somente com informações precisas e na hora certa os administradores podem monitorar o progresso na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade. “Em sua concepção fundamental. possibilitando uma visão ampla da organização como um todo (LAURINDO.

Teoricamente com a integração da empresa. “São sistemas de informação integrada adquiridos na forma de pacotes comerciais. Na publicação da revista Informática (EXAME. O tipo desse sistema abrange várias entidades de negócio. sejam controlados. que pode servir a todas as necessidades particulares de cada uma das seções (NETO. 2002). De acordo com Stamford (2000 apud MENDES. 2009). Como por exemplo. É uma ferramenta para a qualidade do negócio. o processo da tomada de decisão é agilizado. 2002) o ERP cria uma “fluxo de informações constantes. criando assim. FILHO. tanto em questão de estrutura. . os clientes e os fornecedores. para suportar a maioria das operações de uma empresa” (SOUZA. A compreensão de ERP abrange desde um conjunto de sistemas de computador até um sistema de informação gerencial que tem por objetivo DAE apoio as decisões estratégicas da empresa (MENDES. Todos os procedimentos são transformados em documentos e registrados. o ERP serve para integrar todos os departamentos e funções de uma empresa em um simples sistema de computador. LIMA. fazendo assim que ele seja monitorado em tempo real (WOOD JR apud MENDES. fazendo com que os pontos vulneráveis do negócio. O ERP elimina as “aplicações redundantes e incompatíveis” que existem na empresa. único e consistente” por toda a empresa por baixo de uma única origem (fonte) de dados. De acordo com Mitelo (1999 apud MENDES. Mendes e Filho (2002.andamento. 2002). FILHO. FILHO 2002) eles atribuem ao ERP a aptidão para ajustar a empresa. interligam assim. ZWICKER. quanto em relação a procedimentos. FILHO. FILHO. controle fiscal e de estoque. mas principalmente se utilizar da tecnologia da informação para melhorar os processos de negócio. A implantação desses sistemas elimina os demais sistemas que agiam de forma isolada na empresa com informações repetitivas e não confiáveis. guiado por esses procedimentos e não pelas antigas áreas da empresa. A implementação ajuda a organização a se repensar de uma forma geral. apud MENDES. 2002). Em poucas palavras. apud CUNHA 1998) dizem que o “ERP é um modelo de gestão baseado em sistemas coorporativos de informações que visam integrar os processos dos negócios da empresa e apoiar decisões estratégicas”. FILHO 2002) O “ERP controla a empresa manuseando e processando suas informações”. regras de negócios bem claras. 2000 apud MENDES. a administração dos gastos (custos).

2001). gestão de projetos. Podemos ter como exemplos de modos de operações e logística: o faturamento. etc. são eles: financeiro. fazem parte normalmente. 2001 De acordo com Davenport (1998 apud SOUZA. tais como: Gestão e controle da qualidade. contar para receber. Pois: A abrangência do Sistema é limitada pela empresa. MRP e controle e gerenciamento de estoques. como: custo de implementação dos . A utilização de um banco de dados central agiliza dramaticamente o fluxo de informações através do Negócio. Souza (2000) nos mostra um esquema de ERP. operações e logística e vendas e marketing. Tratando-se de recursos humanos. temos como exemplo: contas a pagar. tanto faz se ele será adotado por uma empresa de logística ou empresa de telecomunicações.3. destacando: No coração de um sistema empresarial está um banco de dados central que recebe e fornece dados para uma série de aplicações que suportam as dive1120rsas funções de uma empresa. recursos humanos. O ERP é formado por vários módulos que dão suporte a todas as áreas da empresa. da estrutura típica da maioria dos sistemas de ERP existentes no mercado” (CARDOSO et al. contabilidade e fluxo de caixa. 2000) o ERP é dividido em quatro blocos. Existem também outros sistemas ERP que contém outros módulos extras. Como ele é um sistema genérico. [pic] Figura 1: Módulos de ERP Fonte: Silva e Alves. gerenciamento de recursos humanos e controle das despesas de viagem. No modo financeiro. os exemplos seriam: folha de pagamento.1 ESTRUTURA TÍPICA “Os módulos abordados na seguinte (figura 1). E por fim os exemplos dos módulos de venda e marketing: gerenciamento e planejamento de vendas e processamento de pedidos. podendo estar atrelada a vários motivos.

” (SILVA. 2008).1 Sistemas de ERP Como Espinha Dorsal Das Organizações De acordo com Firmino e Jose (2001) “O Sistema ERP é a espinha dorsal da organização”. esta característica possibilita que esta mesma informação seja compartilhada por toda a empresa. têm se dedicado aos Sistemas Integrados de Gestão. FILHO.módulos. o problema gerado pela existência da mesma informação com valores diferentes e em vários relatórios. possibilitando assim a confiabilidade às informações dos sistemas. 2002). . mais conhecidos pela sigla ERP (Enterprise Resources Planning) desde a década de 90 até os dias atuais (LAURINDO. resolvendo assim. o ERP proporciona a informação apropriada. O ERP agrupa e guarda os dados da empresa em uma espécie de banco de dados coorporativo. 2001) Em poucas palavras. para a pessoa certa e na hora certa. diminuindo assim. Deloitte Consulting (1998 apud SOUZA 2000) afirma que: Muitas empresas consideram os sistemas ERP como “backbone”. Com isso. 3. entre outros (MENDES. as empresas e os pesquisadores da área. 3. sobre quais novas funcionalidades podem ser obtidas através da integração de outros softwares e componentes de outros fornecedores.1. possibilidade de integração dos sistemas menores ao ERP. problemas de inconsistência e duplicidade. a empresa começa a ter um fluxo de informação ”consistente que é irrigada entre as diferentes interfaces do negócio.2 HISTÓRICO DO ERP A fim de resolver os problemas de TI nas organizações. ou espinha dorsal. ALVES. informações redundantes. Porque eles permitem instalar e criar uma metodologia de trabalho de acordo com o padrão de cada sistema de informação. Com referência à base de dados únicos.

und Produkte in Datenverabeintuing –Sistemas . Aplicações e Produtos em processamento de dados) lançou o R/2. [pic] |Legenda | |DRP | |SOP | |Planejamento de Recursos de Distribuição |Planejamento de Vendas e Operações . chamados genericamente de Sistemas de Gestão Empresarial (LAURINDO. os aspectos contábeis e financeiros. como por exemplo. tiveram os seu inicio na Europa e na indústria de manufatura. mão-de-obra. que passaram a acrescentar no planejamento outros pontos. MARINS. etc. Essa nova versão do sistema foi chamada de “Sistemas de ERP”. sendo que no ano de 1979 a companhia alemã SAP(Systeme. Logo após os sistemas MRPs evoluíram e se transformaram nos sistemas MRPII (Manufacturing Resources Planning). Aproximadamente em 1970. 2002 apud LAURINDO. A figura 2 apresenta “o caminho percorrido do MRP ao ERP.” Acreditas-se que os ERPs. A ação seguinte foi adicionar ao módulo de produção/operações (MRPII) muitos outros aspectos. Anwendungem. comercial. De acordo com Padilha e Marins (2005) “Não existem registros precisos de quando exatamente o os sistemas ERP foram criados e a partir de quando a palavra ERP passou a ser utilizada. engenharia.Durante esse mesmo período a IBM (International Business Machine) ofertava o Sistema COPIX. Esses sistemas MRPs possibilitou resolver o difícil “problema de cálculo de necessidades de materiais para produção de mix de variados produtos”. ambos com aspectos de integração típicas do que hoje se define como sistemas ERP. 2008). onde as estruturas possuam um grande número de componentes (LAURINDO.) além dos materiais. com o planejamento. entre muitos. 2005).Os sistemas de ERPs surgiram do grande crescimento das necessidades de informação das organizações e foram se desenvolvendo em função delas e das emergentes possibilidades da tecnologia. surgiram os sistemas de MRP (Materials Requirements Planning).Capacity Requirements Planning) possibilitando o gerenciamento de outros recursos (equipamentos. recursos humanos. observando a estrutura de cada estágio bem como a sua evolução” (PADILHA. com da capacidade (CRP . 2008)..

que a solução genérica. possa ser personalizada para ser utilizada pelo maior número de empresas.|RCCP | |CRP | |PUR | |SFC | |MPS | |MRP | |MRP II | |Planejamento Grosseiro da Capacidade |Planejamento Detalhado da Capacidade |Controle de Compras |Controle de Chão de Fábrica |Planejamento-Mestre da Produção |Planejamento de Necessidades de Materiais |Planejamento de Recursos de Manufatura Figura 2: Estrutura conceitual dos sistemas ERP e sua evolução desde MRP. . que interage com um conjunto integrado de aplicações. dessa forma todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional. 2005). c) as funções do ERP significam uma solução genérica que refletem uma série de reflexões sobre como as empresas agem de uma forma geral. MARINS. assegurando. agem em uma plataforma comum. Os sistemas ERP são desenvolvidos de uma forma. 1999 apud PADILHA. 3.3 PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES DE UM ERP Chopra 2003 e Lau 2001 (apud PADILHA e MARINS 2005) apontam alguns pontos importantes a respeito das principais arquiteturas e funcionalidades de um ERP: a) possuem uma arquitetura de software melhora o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa: b) por meio de um banco de dados único. Fonte: Adaptado de (CORREIA et al.

No inicio. contabilidade. ao longo dos anos até chegar o que é hoje. RH. 2005) dizem que: “A integração e a visão por processos de negócios. 3. foi desenvolvido um software para a contabilidade financeira. Hoje em dia.1 Informações sobre a SAP . 3. O software foi desenhado para dar suporte aos processos de negócio. novos ERP foram desenvolvidos. criaram a divisão SAP como “Systemanalyse und Programmentwicklung” (Sistemas Análises e desenvolvimento de programas) na Alemanha. etc. que logo foi lançado em 1992 e sofreu alterações. posteriormente surgiu como modelo para o R/1. essa nova versão foi chamada de R/2. MARINS. e já o supria as necessidades primárias de um software ERP de hoje. logística. Conforme as grandes empresas procuravam soluções mais eficazes e com muitos elementos para os seus sistemas. Martins e Bremer (2002 apud PADILHA. que foi criado a para operar em computadores mainframes[5] da época. como por exemplo. cinco funcionários da IBM. 2008). é necessário que antes seja feito um desenho de uma nova arquitetura da mesma.70 (MINOTTO. que este. Em relação ao banco de dados central do SAP R/3: A idéia básica por trás do SAP R/3 era desenvolver um único banco de dados para toda a empresa sem qualquer redundância e com definições claras a respeito de cada campo. o primeiro importante software da SAP (MINOTO.4. o R/3 4. 2007). Esta divisão nasceu a fim de criar e comercializar softwares com “padrão empresarial ao qual integra todos os processos de negócio” (MIÃO.Antes de implantar o ERP nas empresas. ao invés de funções de negócio (BANCROFT et al 1998 apud SOUZA 2000). Sobre este banco de dados um conjunto completo de aplicações de software foi desenvolvido. Por volta de 1980 foi lançada uma nova versão do modelo R/1. 2008). ultima versão atualizada da SAP é o R/3.4 A EMPRESA SAP Em abril de 1972. fornecendo toda a lógica necessária ao processamento de dados da corporação. surge como meio potencializador para alcançar a eficiência e a sincronia das empresas no mercado competitivo e global”.

5 METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO Muitas empresas investem milhões de dólares na aquisição do ERP. muitas empresas não se preparam de maneira correta para encarar esse projeto. SILVA 2001) . e acabam orientando a implementação de maneira não planejada. 2007 apud SILVA. a grandeza do esforço do redesenho de processos. Mião (2007) diz que: O momento da aquisição de um sistema ERP é normalmente complexo para todos em uma empresa. “estar de acordo com a orientação estratégica da empresa”. se a implantação for bem conduzida. 2007). para assim. em virtude de vários aspectos. analisadas segundo funcionalidades da empresa e do sistema. (FILHO. 2008). perceberem que não funcionam como esperavam ou que não era aquilo que eles queriam. para só após a implantação. e também porque poderá envolver ajustes em procedimentos internos. No entanto. Mas. 3. a fim de conseguir um diferencial competitivo. Disponível em 14 idiomas e 34% dos clientes no mundo possui faturamento na casa dos US$ 200 milhões. como por exemplo: o tamanho da empresa. além da disponibilidade de recursos que fazem parte do processo de implantação nas organizações. com soluções vantajosas para toda a empresa (MIÃO. desde alguns meses. A implantação de um sistema ERP pode durar. ela se torna um diferencial competitivo.Mião (2007) destaca algumas informações relevantes sobre a SAP: Líder Global em prover softwares de soluções de negócios na arquitetura cliente/servidor. apesar de acharem que as mudanças são necessárias. Quarto maior fornecedor de software independente do mundo. ou até anos. “A implantação de um sistema ERP é um processo que envolve macro implementação no nível estratégico e micro implementação no nível operacional de uma organização” (KALBASI. pois essa decisão só tomada quando a empresa percebe que os sistemas atuais não atendem as necessidades da organização. 2001 apud. Mendes e Filho (2000) dizem que a adoção do ERP deve ser Planejada.

3. comprometimento por parte de todos (chefes e subordinados) e os usuários devem compreender as mudanças. 3. cultura e objetivos de negócios da organização.5. um sistema integrado. elas não sabem dizer se o programa está funcionando de uma maneira correta. Nesse método é preciso arregimentar e paralisar toda a empresa. porque quando as informações ficam todas armazenadas no sistema. A adoção é um processo muito custoso. É preciso que se tenha: ter uma coordenação entre os objetivos do projeto e a esperança por mudança da organização.1 Substituição total e conjunta (big bang): É o método mais arriscado e difícil de implantação.1. Isso ajuda no controle. na utilização. onde as empresas trocam os sistemas simultâneos e ao mesmo tempo implantam o ERP por toda a empresa.5. A felicidade na adoção está relacionada à associação entre o software.1. 2005) afirmam que existem três principais maneiras de implantar o ERP: a substituição total e conjunta. para que o sistema seja implantado de uma única vez.1 Maneiras de Implantar ERP koch et al (1999 apud PADILHA e MARINS. Durante a escolha é preciso avaliar qual será o sistema mais apropriado para a empresa. isso é complicado. isso serve para avaliar o desempenho de muitas áreas da empresa. pede que a organização se reorganize focando no negócio como um todo. uma boa gestão. gerando assim. (LIMA et al 2000 apud MENDES. a estratégia de franquias e Método “Slam-dunk”. porque como as pessoas não possuem experiência. 2002). FILHO.2 Estratégia de franquias (Franchising) . pouco organizações tiveram coragem de usá-lo mais tarde.A implementação de um sistema ERP. de longa duração ele impõe para a organização a reavaliação de seus processos e metodologias.5. 3. Apesar de ter sido um dos primeiros métodos a serem utilizados.

3 Método “Slam-dunk” É o método implementado de forma mais rápida.6 BENEFICIOS DOS SISTEMAS ERP Quando as empresas escolhem adotar os sistemas ERP.5. Na maioria das vezes. que a tecnologia seja sempre atualizada. Sobre a forma de como o ERP pode melhorar a performance de uma empresa.Esse método é utilizado para empresas que não possuem muitas unidades operacionais em comum. como por exemplo. Nesse método o ERP é implantado de forma breve e os processos de reengenharia pré-moldados pelo sistema ERP são seguidos. mas a principal e mais procurada é a integração do sistema faz com que a empresa consiga ser controlada de uma forma geral. os processos financeiros. que escolhe o planejamento de alguns procedimentos-chaves. Zeno e Paulo afirmam: . “cada unidade operacional possui sua própria ‘instance’ para o ERP (o que significa Sistemas separados e banco de dados independentes)” (PADILHA. As empresas que comercializam esses softwares oferecem inúmeras vantagens.” 3. A comunicação dos sistemas acontece somente para compartilhar informações precisadas para a organização estimar seu desempenho e a participação da unidade organizacional.1. e ocorra otimização de tempo e redução dos custos com a informática. 3. elas esperam desfrutar de inúmeros benefícios. 2005). MARINS. são instalados sitemas ERP independentes em cada unidade enquanto os processos comuns são interligados entre as empresas. ou por ações que não variam entre as unidades. Padilha e Marins (2005) afirmam que “Poucas vantagens são conhecidas para implantar o ERP para substituir um sistema legado em processos específicos. A implantação acontece da seguinte forma. e a informação disponibilizada em tempo real ajuda na tomada de decisão. já que o ERP é mais caro e os benefícios obtidos são muito reduzidos.

e os clientes recebem seus pedidos mais rapidamente que antes. é necessário primeiro entender qual problema eles se destinam a resolver: a fragmentação da informação das grandes empresas”. Todas as pessoas na empresa vêm o mesmo visor e têm acesso a único banco de dados que guarda o novo pedido do cliente.. produção e suprimentos. Davenport et al. “O ERP tem sido utilizado com infra-estrutura tecnológica para suporte às operações” (MENDES. entre outras coisas. 1998 (apud SOUZA 2000) fazem referência: [. este é enviado ao próximo departamento via ERP. em um determinado momento. 2008). Mas os principais ganhos. LIMA.. o relacionamento com os fornecedores. No processo de implantação devemos dar total importância à participação dos colaboradores em todo o processo “desde o início do projeto. acarretar problemas na respostas às necessidades dos clientes e envolver a utilização de relatórios inconsistentes. Para conseguirmos as vantagens esperadas todos precisam levar esse projeto com estrema seriedade e aceitá-lo como uma proposta de evolução contínua e assumir as medidas gerenciais necessárias. FILHO. tal qual a finalização de um pedido. A integração dos usuários é o fator fundamental para o sucesso de implantação de um sistema ERP. a padronização de procedimentos e a eliminação de inconsistências entre diversos sistemas. Com o ERP quando um representante recebe o pedido de um cliente. Segundo o autor. são obtidos através da redução dos custos diretos. Com sorte. a equipe de utilização do sistema e a busca pela definição das necessidades na utilização da aplicação do ERP” (SILVA. Quando um departamento termina a sua parte em um pedido. “a fim de se compreender a atração dos sistemas empresariais. tem todas as informações necessárias para completá-lo.ERP automatiza as tarefas envolvendo a performance de um processo. ”um sistema empresarial torna mais eficiente o fluxo de . é só checar o ERP. O autor complementa afirmando que. Para saber em que ponto está um pedido. A falta de coordenação pode. relacionados à falta de coordenação entre diversas atividades da empresa. ele ou ela. o processo se move como um raio dentro da organização. Através da utilização de um único sistema integrado é possível as grandes organizações reduzir custos de manutenção de inúmeros sistemas dispersos e obsoletos e eliminar custos de transferência das informações de um sistema para outro.] A integração da informação através de toda a empresa.. tal qual manter os funcionários informados sobre seus benefícios ou sobre decisões financeiras em geral (NETTO. enviá-lo e cobrá-lo. 2002). tais como vendas. 2009). o qual envolve pegar o pedido de um cliente. O ERP consegue aplicar essa mesma mágica à maioria dos processos empresariais. segundo o autor.

ter sua própria versão de quanto podem contribuir para a receita”. controle de performance e backup (HERCHT 1997 apud SOUZA. nos processos e culturais. tem outra versão.”O financeiro tem seus números de vendas. 3. principalmente as de grande porte. e leva também a redução de custos de outras operações.7 DIFICULDADES E POSSÍVEIS PROBLEMAS RELACIONADOS AO ERP A implementação do ERP as organizações exige mudanças organizacionais importantes no negócio. Em muitas empresas estes benefícios transformam-se em ganhos dramáticos de produtividade e velocidade”. essencialmente a área de Recursos Humanos provavelmente não tenha um método unificado e de fácil manuseio que permita o acompanhamento do tempo e dos empregados e a comunicação com os mesmos a respeito de seus benefícios e serviços. usando um único e integrado sistema de computador. 2000). A padronização e unificação dos sistemas em toda a empresa acarretam em uma redução de custos com treinamento. aumentar a produtividade e reduzir gastos”. ”Uniformizar esses processos. b) para uniformizar o processo de manufatura: Muitas empresas de manufatura. inquestionável. O ERP realizar esse trabalho. e as diferentes unidades podem. cada uma. pode economizar tempo.informações de uma empresa e disponibiliza a direção acesso direto a uma ampla gama de informações operacionais em tempo real. acabam descobrindo que possuem vários métodos e sistemas sendo utilizados por toda a empresa. Netto e Lima (2009) citam 3 razões principais pelas quais as empresas adotam o ERP: a) para integrar dados financeiros: Como os gerentes tentam ter conhecimento de tudo que acontece na empresa de uma forma geral . já que todos estão utilizando um único sistema. como por exemplo. c) para uniformizar as informações de RH: Em empresas com múltiplas unidades de negócio.Com isso o ERP produz uma única versão da verdade. eles podem encontras várias versões da verdade. .

faz se necessário a contratação de um serviço de consultoria homologada para realizar este trabalho. 2002) os principais problemas dizem respeito à necessidade de sempre estar atualizando os sistema e sempre estar atualizando as versões. licença para o uso do mesmo e treinamento. É importante destacar que essas mudanças de processos devem estar de acordo com os objetivos gerais da empresa. pois é necessária tanto a adaptação da empresa a determinados processos do sistema. • Faz se necessário a adaptação dos demais softwares ao ERP. sempre estão disponibilizando novas atualizações a fim de oferecer melhorias continuas. • “O ERP tem impacto dobre os recursos humanos da empresa. ”Os fornecedores incorporam novos recursos e novas formas de executar processos e corrigir problemas. no período da aquisição e implementação dos mesmos: • “São pacotes comerciais desenvolvidos a partir de modelos padrões de processos”.” Muitas modificações podem ser consideradas novas implantações. podendo adequar-se ou não as empresas. pois de implantado. Ainda segundo o autor a escolha pela implantação de um ERP reflete num processo de mudança organizacional que envolve toada a empresa. 2001). • Os fornecedores de sistemas ERP. FILHO. • Apresentam custos elevados. pois as pessoas terão que se preocupar cm o processo como um todo e não apenas . Porque mesmo de. essas alterações são complicadas e podem gerar uma série de desconforto. como por exemplo. principalmente com: custos de hardware e infra-estrutura computacional. na maioria das vezes. sendo assim genéricos. o sistema exige evolução contínua para que ele possa suprir as necessidades da empresa. Esse período de atualização deve ser flexível e possibilitar a adaptação ao novo produto.” No início.Muitos dos produtos do ERP desenvolvidos na década de 90 levaram empresas a redesenhar seus processos de negócio para eliminar tarefas que não agregavam valor liberando os empregados para focalizar em tarefas e aumentando drasticamente a capacidade produtiva da empresa (NORRIS. De acordo com Sousa e Zwicker (2000 apud MENDES. • “Os sistemas ERP forçam. Padilha e Marins (2005) destacam alguns aspectos importantes dos sistemas ERP que devem ser cautelosamente analisados. Entretanto em muitas empresas. alterações nos processos produtivos e administrativos.

os empregados e recursos são agrupados para produzir um trabalho completo e a informação segue diretamente para onde é necessária. podendo afetar toda a empresa. Se os funcionários não forem treinados adequadamente ele não estarão aptos para utilizar o novo programa. 2005). Gestão de processos organizacionais difere da gestão por funções tradicional por pelo menos três motivos: ela emprega objetivos externos.com sua atividade específica. mensurados e. sendo que sua implantação deverá ser realizada por profissionais que conheçam não somente o negócio da empresa. • Vínculo com a empresa fornecedora de ERP: Cria-se uma relação de dependência com as empresas fornecedoras de ERP. aliado ao peso cada vez maior que a tecnologia exerce nos negócios. Mião (2007) destaca ainda outros fatores que implicam no sucesso dos sistemas ERP: • Funcionários despreparados: É necessário um treinamento eficaz para que as pessoas saibam como funciona o novo sistema. 4 GESTÃO DE PROCESSOS A organização orientada para processos surge como um novo paradigma para as empresas. pois eles são os centros das atenções. Um sistema de ERP apresenta muitas complexidades. como também a solução escolhida. Stewart (1992 apud SENTANIN. Hammer (1998 apud SENTANIN. MARINS. O atual dinamismo das organizações.” Como o sistema é integrado um problema de uma determinada aera poderá se espalhar raptamente. sem o filtro da hierarquia. redução de custos e qualidade. Segundo Gonçalves (2000) o funcionamento das empresas de acordo com a lógica dos processos implica a adoção de novas maneiras de trabalhar e de gerenciar o trabalho. De acordo com Raducziner (2008) falar em processos é quase sinônimo de falar em eficiência. 2003). o que é mais importante. vem fazendo com que o tema processos . entendidos por todos. Geralmente as empresas optam por contratar consultores especializados no produto escolhido (PADILHA. sendo cuidadosamente projetados. por isso é recorrente para qualquer organização. 2003).

2000). 2008). A essência da gestão de processo é a coordenação das atividades realizadas na empresa. encorajam e reconhecem as contribuições dos colegas de equipe. 2000). Stewart (1992 apud GONÇALVES. a fim de conquistar excelência empresarial e crescimento contínuo. Os sistemas de informação mais modernos oferecem às empresas oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos serviços prestados ao consumidor final (BEAL. estabelecem padrões para a avaliação do desempenho da equipe e de seus membros e dão apoio.e. . possam atender continuamente os projetos e manter os níveis de serviços dentro de uma variabilidade aceitável. possibilitando que qualquer membro da organização. De acordo com Bartier (2007): Os processos foram modelados para conduzirem os profissionais ao caminho mais controlado e seguro. gestão de processos. seja discutido e estudado com crescente interesse pelas empresas (RADUCZINER. O raciocínio baseado em processos é essencial para o tombamento das organizações: os membros da equipe dão início ao trabalho e asseguram-se de que o seu trabalho seja realmente realizado. em particular aquelas executadas por diversas equipes de diversas áreas. Para Beal (2008) as empresas têm buscado a aplicação de novas técnicas e programas de melhorias. seus clientes e fornecedores. 2008). com perfil e treinamento adequado. A tecnologia da informação oferece oportunidades de melhoria de processos: O principal benefício que a tecnologia da informação traz para as organizações é a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informações e conhecimentos importantes para a empresa. Essa forma de raciocínio dá maior ênfase ao processo que ao seu conteúdo. mais recentemente. O funcionamento adequado da empresa e dos processos depende exatamente da competência com que essa coordenação é executada (GONÇALVES.

. Segundo Beal (2008) o software de worklow é bastante útil para automatizar tarefas rotineiras. onde compreendem subtarefas humanas e/ou computacionais. 2001). em todas as categorias de documentos (FANTINI. Com o software de workflow. 2001). Portanto. os usuários podem elaborar programas que detalham para onde cada documento deve seguir numa organização. Os scripts[7] podem especificar em quais estações de trabalho a imagem de um documento deve aparecer e que outras imagens devem estar junto com ela na tela. mapeiam e controlam todos os documentos que entram no sistema. 2001). considera que a formalização de processos dentro das estruturas da TI devem ser encarados como uma estratégia para gerenciamento de serviços cada vez mais segmentada e qualidade nos serviços executados. São indispensáveis para o desenvolvimento de modernos sistemas de informação. A eficácia do sistema de informação é um dos principais focos para o desenvolvimento organizacional: A utilização de sistemas de gerência de documentos e de sistemas de gerência de workflow não são apenas ferramentas para nichos específicos de mercado. devido à necessidade de novas formas de gestão das organizações Workflow refere-se ao modo como os documentos são processados (FANTINI. A adoção de padrões corporativos garante que uma determinada inovação ou aperfeiçoamento metodológico seja aplicado em todas as unidades operacionais. 2007). que juntas formam a especificação de um processo (FANTINI. visando sempre de forma a garantir que toda sua estrutura operacional esteja baseada num único modelo de trabalho. 4. mas não oferece um bom suporte para tarefas que exijam decisões complexas.1 TI E CONTROLE DE PROCESSOS: USO DE SISTEMAS WORKLOW Workflow[6] pode ser definido com um conjunto de tarefas compostas. possibilitando ganhos significativos pela simples adoção destas tecnologias (BARTIER.Uma empresa busca a definição de processos corporativos. viabilizando a melhoria contínua no longo prazo.

todos os documentos gerados posteriormente. 2001) após a implantação da tecnologia. tais como avaliações de produtividade. Avedon (1999 apud FANTINI. através do recurso rendezvous[8]. Os tipos de processos de trabalho podem ser classificados em processos não estruturados e em processos estruturados.A implementação do sistema Workflow viabiliza todo um suporte organizacional: Assim. 2001). todas as adições. ela é enviada automaticamente para a próxima estação de trabalho e assim sucessivamente. anotações. devido a uma flexibilidade personalizada. permitindo que várias pessoas trabalhem com um mesmo documento ou arquivo ao mesmo tempo. suspende a imagem do documento até que o sistema seja informado da chegada do produto. ajustes de cargas de trabalho e cronograma de funcionários. um programa não pode ser adequado a todas as necessidades e ambientes de negócios. quando cada pessoa termina de processar uma imagem de documento. Os menus do software de workflow ajudam os usuários a seqüenciar e programar documentos para que sejam processados de maneira que o sistema colete e distribua automaticamente as imagens dos documentos para caixas de entrada eletrônicas na ordem adequada (FANTINI. 2001). No final do processo. Se a imagem do documento não tiver progressos numa estação dentro de seu período atribuído. automatiza várias outras tarefas de gerenciamento. ou seja. ela será encaminhada automaticamente à atenção de um supervisor. O autor ainda acrescenta que. o próximo passo é mudar os procedimentos que já estão enraizados há décadas. O workflow. Entretanto. para que os funcionários comecem a se adaptar ao sistema. o arquivamento é realizado quando o documento foi digitalizado e indexado. Fantini (2001) reforça: O software workflow controla eletronicamente as imagens de documentos. o workflow redefine o fluxo de documentos e das tarefas para a melhoria geral da qualidade e produtividade em todos os níveis de uma organização. são colocados automaticamente no arquivo apropriado. geração de relatórios. Para Avedon (1999 apud FANTINI. Os processos não . etc.

o papel de automatizar a disponibilização das ferramentas necessárias para a execução das diversas atividades. não têm como ser fluxogramados. todos os produtos necessários à execução de uma tarefa são chamados conforme a necessidade.2 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED) . passando para urna ferramenta a responsabilidade de oferecer os produtos necessários ao desempenho de suas funções (FANTINI. Koch (1998 apud FANTINI. a partir de uma interface única com o usuário: Um determinado campo de um formulário eletrônico significa um acesso a um banco de dados em mainframe. Para Beal (2008) esses sistemas baseiam-se em regras de trabalho ou seqüências de atividades. Possuem. de forma antecipada. Com o avanço tecnológico da informação é de suma importância para organização o desenvolvimento do sistema workflow: As ferramentas de workflow de produção possuem interfaces gráficas para o desenvolvimento da aplicação. Koch (1998 apud FANTINI. o terceiro campo de um sistema de terceiros. na sua conclusão. trouxeram a preocupação com o fluxo da informação dentro de um processo. o segundo campo obtém seus dados de uma planilha eletrônica. possam ser realizados sem intervenção humana. voltados a processos estruturados. fazendo ele o papel ativo e o usuário passando a ser passivo. 4. O produto de workflow passa a se responsabilizar pela obtenção destes recursos. 2001). 2001). por fax. 2001). Desta forma. e o formulário todo é enviado a alguém.estruturados. permitindo que processos como a tramitação de documentos eletrônicos. ainda. os processos estruturados são pré-definidos e permitem a fluxogramação. por não ser possível prever. Os produtos de workflow. com o workflow. onde o fluxo é definido através do uso de ícones. A difusão do uso desta tecnologia e o aumento das alternativas de integração dos mais diversos produtos dão aos usuários uma interface única. a seqüência das atividades.

Os sistemas de gestão eletrônica de documentos – GED têm por objetivo gerenciar o ciclo de vida dos documentos de uma organização (criação, aprovação, revisão, processamento, arquivamento, descarte), agilizando a pesquisa e distribuição dos mesmos, protegendo-os do acesso não autorizados (BEAL, 2008). De acordo com Beal (2008):

As organizações que precisam tramitar uma grande quantidade de documentos e processos (como é o caso de muitos órgãos públicos), o uso de um sistema GED traz vantagens significativas no controle de prazos e na possibilidade de compartilhamento de um mesmo documento por diferentes setores encarregados de analisá-los, o que pode reduzir significativamente o tempo de processamento. O GED é ao mesmo tempo, um método, um sistema e uma tecnologia, para a conversão e processamento de documentos como informação eletrônica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade das empresas em gerenciar a informação que se encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação (ANDRADE, 2002). Segundo o autor, Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma ferramenta para obtenção das informações de forma rápida, consistente e precisa, dentro das organizações, quer sejam privadas ou governamentais. Para Andrade (2002):

O GED além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, tem como principal foco a agilidade na obtenção de informações. Esse sistema promove a automação do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositório comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato/suporte físico (texto, imagens, páginas html, documentos escaneados, formatos multimídia).

O sistema GED integra e roteia automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrônico de estação de trabalho para estação de trabalho, ao longo de uma organização. Os documentos e arquivos não são simplesmente armazenados e recuperados, mas sim utilizados na condução de transações de negócios. Avedon (1999 apud FANTINI, 2001). A gestão de documentos tem se tornado um elemento cada vez mais importante no âmbito do planejamento estratégico da Tecnologia da Informação, uma vez que as maiores partes das informações vitais de uma

organização estão contidas em documentos não-estruturados. Sadiq e Orlowska (1997 apud LUCCA et al, 2006). Para Andrade (2002), os requisitos do sistema gerenciador de documentos são: • Melhorar a velocidade dos processos da empresa (workflow); • Reduzir custos dos processos; • Produzir documentos que comunicam seu conteúdo mais efetivamente; • Reduzir custos de produção de documentos; • Melhorar a importância dos documentos recebidos por um indivíduo, isto é, dar a informação certa para a pessoa certa; • Reduzir custos para obter documentos solicitados.

O gerenciamento eficiente destes torna-se um diferencial estratégico para o processo de gestão da informação e do conhecimento. Apesar da preocupação com a gestão de documentos estarem crescendo, grande parte das soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) existentes possuem um alto custo de implantação e são sujeitas as licenças de software proprietárias, que restringem as liberdades de uso e adaptação das ferramentas. Macedo (2003 apud ANDRADE, 2002). Além da questão econômica, outro fator restritivo para a adoção das ferramentas existentes é que nem todas as soluções disponíveis no mercado estão em consonância com os princípios arquivísticos de gestão de documentos. Santos et al (2003 apud LUCCA et al, 2006). Estes princípios são partes do trabalho da Arquivologia, uma ciência de grande importância nos processos de gestão da informação, pois se preocupa com todo o ciclo de vida dos documentos que têm valor probatório ou histórico para as organizações, pois é papel da Arquivologia, através de seus instrumentos, garantirem agilidade na recuperação de documentos e das informações neles registradas, assim como associar tempos de guarda e destinações aos diferentes tipos documentais (LUCCA; CHARÃO; STEIN, 2006). Segundo Fantini (2001), a utilização de um sistema de Gerenciamento eletrônico de documentos pode levar as empresas a um diferencial competitivo, basicamente de três maneiras:

• Através do aumento da qualidade e da produtividade do trabalho: Com o GED, cria-se uma base corporativa de informações de rápido e fácil

acesso. Novos documentos podem ser gerados a partir de outros, bastando salvá-lo com outro nome e alterá-lo para as novas necessidades. Assim, a informação não fica somente restrita a poucos, mas passa a ser um ativo corporativo, acessado e compartilhado por todos. • Através da redução de custos proporcionada pelo aumento da produtividade. Com a facilidade de se consultar e acessar os documentos através do seu perfil diminui-se o tempo de procura, de recuperação e de elaboração. Com isso, os serviços acabam absorvendo menos tempo de trabalho e ficam potencialmente mais baratos. • Através da obtenção da certificação ISO 9000: As ferramentas de GED, por controlarem de forma sistemática o acervo de documentos, sua localização, utilização, versões e principalmente a segurança dos documentos, têm sido muito utilizadas para dar suporte à necessidade de registros demandada na certificação ISO 9000. Quando os auditores da ISO vão a uma empresa que usa o GED, o processo de auditoria da certificação fica simplificado, uma vez que uma ferramenta automatizada controla todo o processo de geração, acesso e manutenção dos documentos.

4.2.1 Gestão de documentos e funções arquivísticas

Segundo Santos (2002 apud LUCCA et al, 2006) a gestão de documentos surgiu a partir da necessidade das organizações em gerenciar a informação que se encontrava desorganizada, visando facilitar o acesso ao conhecimento explícito da corporação. Com a eficácia da tecnologia, o sistema GED aprimora as informações de uma organização:

Pode ser considerada como um conjunto de tecnologias utilizadas para assegurar a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos, que possibilitam fornecer e recuperar as informações contidas nos documentos de uma maneira eficiente e conveniente. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos requer que se possuam, em forma eletrônica, informações sobre os documentos registrados em qualquer forma ou suporte. Santos (2002 apud LUCCA et al, 2006).

Para Andrade (2002) trata-se ao mesmo tempo um método, um sistema e uma tecnologia para a conversão e processamento de documentos sob forma de informação eletrônica digital.

com o objetivo de auxiliar o tratamento de documentos de caráter arquivístico. CHARÃO.1 E-BUSINESS Uma das conclusões mais evidentes na nossa sociedade é a de que a internet. segundo o Conselho Nacional de Arquivos. 2006). Segundo Rousseau e Couture (1998 apud LUCCA et al. Esta mesma divisão em fases é chamada de Teoria das Três Idades por Rousseau e Couture (1998 apud LUCCA et al. TECNOLOGIA. o relacionamento com outros documentos e evita o acúmulo de documentos desnecessários e o descarte de documentos de valor. Para Thomaz e Santos (2003 apud LUCCA et al. 2006) esta preocupação deu origem aos sistemas de GED. STEIN. revolucionou muitos aspectos na vida do homem. deve-se contemplar todo o ciclo de vida dos documentos. Santos (2002 apud LUCCA et al. que adicionam algumas particularidades aos sistemas de GED tradicionais. 2006): Na fase corrente estão os documentos mais consultados e necessários para o funcionamento da organização. que por isso devem ser guardados permanentemente. enquanto na fase intermediária estão os documentos pouco consultados. contêm informação produzida ou recebida no decorrer das atividades exercidas por uma organização ou pessoa e que. Intermediária e Permanente. PROCESSOS E PESSOAS 5. Documentos Arquivísticos são aqueles que. de fato.Uma correta gestão de documentos está diretamente associada ao uso de instrumentos arquivísticos que facilitam a localização. o acesso a informações. 2006) a abordagem conhecida como Arquivística. independente de sua forma ou suporte. 2006). guardados por razões legais ou administrativas. desde sua criação até sua destinação final. Já na fase permanente estão aqueles documentos que têm valor probatório ou informativo. No . Dentro das funções arquivisticas é importante citar o ciclo de vida dos documentos que está relacionado em três fases: Corrente. possuem elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades (LUCCA. 5.

via Intranets. fácil e transparente. 2001). empregados.1 Tecnologia Segundo Norris (2001): Questões estratégicas de tecnologia são. o uso de recursos e ferramentas online pode representar diversas vantagens competitivas para as empresas. O E-business força a mudança de três domínios corporativos – tecnologia. Extranets. usando a Net para pedir e localizar pacotes por conta própria. . 2000). O ebusiness[9]. Os exemplos vão desde os consumidores da FedEx. Conforme Amor (2000): O processo de E-business pode ser considerado quando uma pessoa ou empresa combina os recursos dos sistemas de informações tradicionais com a potencialidade de abrangência da internet. 5. 2001). 2007). uma vez que permite a integração e troca de informações de todas as áreas da empresa de uma forma rápida. e Internet.mundo dos negócios não é diferente.1. em sua maior parte diretas e similares com que se depara qualquer empresa que esteja implementanto o ERP (SIGE Sistemas Integrados de Gestão Empresarial. A implementação de uma solução de e-business pode significar grandes benefícios para as organizações. ou seja. a tecnologia deve se encaixar na empresa atendendo certas condições de satisfação no que diz respeito à flexibilidade e custo. Não se deve permitir que a tecnologia dirija a empresa: pelo contrário. integrando digitalmente clientes. conectando sistemas críticos de negócios a partes críticas de negócios. E-business significa uma nova era de self-service para o consumidor. aos clientes do Banco de Montreal solicitando hipotecas e verificando sua situação financeira online (MARTIN. processo e pessoas (NORRIS. uma vez que a informação é base para as tomadas de decisões (NORRIS. acrónimo do inglês Electronic Business (negócio eletrônico) é a principal demonstração do que estamos falando (AMOR. no Brasil). meios e localidades de remotos acessos.

Conforme Bernardi (2006). 2001). Com a intensificação dos processos e negociações eletrônicas.2 Processos O engajamento eficaz em E-business pode exigir a engenharia de novos processos ou a reengenharia de processos antigos (NORRIS. Segundo Norris (2001) a integração da tecnologia requer um plano de projeto todo abrangente. concatenando as informações e ajudando a dividir o conhecimento entre todos. . muitas dúvidas. A medida que o processo se aprofunda novas reflexões. Ele sintetiza a visão de futuro do grupo empresarial. De acordo com Mendes (2006): Uma tecnologia pode ser considerada útil se promover a integração das pessoas. “Todo processo é lastreado em muita reflexão. incertezas e questionamento. ou seja. Nas organizações existe o chamado “integrador de tecnologia”. incluindo necessidades de recursos e de orçamento que visa tão somente a entrega de benefícios específicos ao negócio.1. A equipe de tecnologia busca certificarse de que as pessoas de fora percebam que os dados são consistentes independentemente de qual front end da[11] web estejam acessando. seu papel é criar consistência com o foco na simplicidade.Para Norris (2001) uma estratégia de tecnologia eficiente é imprescindível uma parceria duradoura com os fornecedores de hardware e software[10] da empresa. surgiram diversas atividades entre pessoas e empresas por meio da web[12]/internet. sua estratégia e a arquitetura de sua tecnologia de acordo com os direcionadores das unidades de negócios (NORRIS. todas as atividades e soluções são providas por recursos de computação (ALECRIM. Deve haver um planejamento. 2001). Mais ainda se ela ajudar a criar as redes ‘globais’. uma organização que realize efetivamente a implementação desta tecnologia. já que dentro de uma empresa. dúvidas e questões surgem”. 2004). 5. pois isto contribui definitivamente em termos de custo e minimiza muitos riscos. de forma a ajudar a evolução da empresa.

Um processo bem estabelecido e bem compreendido resulta na rápida resolução de conflitos. São elas que sabem como o processo funciona hoje e são elas que irão continuar realizando as atividades e gerenciando os processos após todas as implantações. 2001). Segundo Mendes (2006): . de forma que o conhecimento seja registrado e disponibilizado a todos com facilidade”. pelo orçamento para execução do processo e pela qualidade de tudo que for entregue por aquele processo.3 Pessoas A peça mais importante dentre esses três domínios corporativos são as pessoas. predominantemente gerenciados pela área de Tecnologia da Informação. a gestão de mudanças fará o sucesso ou o fracasso da mudança de uma empresa. 5.Conforme Kelber (2008) para que os processos operem com eficiência nas empresas há a necessidade de um bom suporte de sistemas. a participação das pessoas que efetivamente realizam as atividades é essencial. Dentro do contexto organizacional. Sem o apoio do usuário nenhuma metodologia ou ferramenta de mapeamento será capaz de fazer o programa ter sucesso. de acordo com Norris (2001). Conforme Santos (2006) o sucesso de qualquer projeto de gestão e automação de processos dependerá e muito de como ele será compreendido e aceito pelas pessoas da organização. As pessoas podem efetivamente bloquear o sucesso de importantes esforços de tecnologia.1. cada processo deve ter um dono que abranja todo o grupo empresarial. Dependendo de como for tratada. Segundo Santos (2006) desde o lançamento do projeto de gestão de processos até a efetiva implantação das melhorias. e freqüentemente o fazem (NORRIS. Conforme Mendes (2006) “a implementação de processos ágeis e simples traz benefícios para as mudanças dentro das empresas. responsável pelo desempenho do processo.

a sociedade. 2006). temos que investir continuamente no aprendizado. As organizações precisam investir nos funcionários que tem desejo contínuo de adquirir conhecimento. Para competir no mundo do comércio eletrônico.Muitos funcionários estão se aperfeiçoando. ou seja. mudando. transformando a empresa. principalmente porque estamos na era da velocidade da informação (MENDES. 6. pois ele virou condição de sobrevivência num mundo tão competitivo (MENDES. associada ao E-business (negócio eletrônico) desafia as mentes de estrategistas. 2006). a capacidade das pessoas para mudar pode ser exigida além de seus limites. (NORRIS. criando. Este é um processo dinâmico e de mudança contínua. ou seja. Ao mesmo tempo. . As empresas precisam investir mais em seus funcionários. MUDANÇA 6. Exige também mudanças de processo em grande escala. o mercado. sem falar nos indivíduos trabalhando nas operações do dia-a-dia da empresa. A mudança de uma organização.1 COMPLEXIDADE DA MUDANÇA De acordo com Mendes (2006). concentrando-se na diminuição da variação e dos abandonos. adquirindo o “capital intelectual”. especialmente os talentosos. concentrando-se na comercialização e na execução. uma empresa precisa transformar seus fundamentos. Dessa forma o capital intelectual passa a ser um diferencial. Elas devem observar o surgimento de um novo tipo de funcionário que quer ganhar o seu espaço através do seu talento e da especialização. as empresas precisam desenvolver uma infra-estrutura potente de e-business orientada para a melhoria contínua do serviço e para a inovação constante. 2001) Segundo Kalakota e Robinson (2001). Essa mudança estrutural requer o desenvolvimento de uma estratégia de negócio inovadora.

temos que ser o mais claro possível. Isso prova que a comunicação é fundamental tanto nas empresas quanto no cotidiano. “a incapacidade de criar uma visão do futuro gera incerteza quanto aos resultados de um programa de e-business. o que se pode fazer para acabar com essas barreiras é usar uma estratégia comunicacional de não enxergar os desafios culturais simplesmente como dificuldade mais sim como grandes oportunidades para a absorção de coisas interessantes e vantajosas de uma cultura para a organização toda.2 DESAFIOS CULTURAIS Segundo Mendes (2006): A mudança é difícil quando novas maneiras de trabalhar desafiam as suposições básicas de uma cultura de negócios.Para Mendes (2006). pois se ela for realizada com excelência pode vir a trazer frutos à organização. Gritos de “Não é assim que tivemos sucesso até agora” ou “Porque mudar agora quando as coisas estão indo tão bem?” ecoam durante todos os grandes esforços de mudança. De acordo com Carvalho (2009): As novas tendências tecnológicas ajudam as organizações a diminuírem suas barrreiras culturais. 6.3 ABORDAGEM DE GESTÃO DE MUDANÇA De acordo com Mendes (2006): . A comunicação organizacional é de suma importância nas organizações onde existem barreiras culturais. pois com culturas tão diferentes. 6. Nesses casos a mudança é tanto mais difícil”. 2009). (CARVALHO. para que possamos exercer bem nossas comunicações. para facilitar a interação. e que consiga assim fazer que as organizações sejam sempre excelentes.

que justifica as transformações que virão pela frente. Segundo Assad (2009): . E há quem entenda aonde a empresa quer chegar e aproveita para se preparar para a nova fase (ROSA. as empresas precisam se adaptar às mudanças no ambiente.4 DEFINIR ESTRATÉGIA DE MUDANÇA O desenvolvimento de uma estratégia de mudança é um processo iterativo que envolve avaliação. as dúvidas e medos diminuirão conseqüentemente (ROSA. Segundo Rosim (2009): O processo de mudança está inexoravelmente ligado à dinâmica das organizações. Os impactos de gestão de mudança normalmente são muito mais sentidos durante a implementação. Diante da “ameaça”. Para crescer e manter a competitividade. A melhor forma de ultrapassar essas barreiras é a transparência nas ações e muita clareza na comunicação. planejamento e a determinação de papéis e de governança (MENDES. incluindo liderança. boicotando as novidades. quando corretamente aplicadas. Assim. formulação de estratégias. Tudo o que vai mudar deve ser exposto e o papel da gerência de processos deve estar claro. comunicações. quando as pessoas perceberem que há um objetivo maior. 2006). Qualquer que seja a dimensão da mudança é necessário encará-la como um processo organizacional que precisa ser gerenciado. podem mover grandes obstáculos com um mínimo de esforço. treinamento. podem ser todas utilizadas como alavancas e. 2009). planejamento e sistemas de incentivos. Inversamente a aplicação inadequada destas alavancas pode ter efeitos negativos significativos sobre iniciativas de mudança. promovendo ajustes nos seus processos ou mesmo acelerando seu crescimento por meio de fusões ou aquisições. 6.As ferramentas da gestão de mudanças. 2009). há quem comece a se “defender”.

é natural encontrar medo. dando feedback[13] necessário para que as empresas aprimorem seus padrões e produtos. . • Encarar os novos parceiros de negócios e clientes como uma comunidade – Os clientes devem ser tratados não apenas como compradores de produtos. É preciso encarar essas ações como a obtenção de um acesso privilegiado a milhares de informações outrora inatingíveis.5 DESENVOLVER A LIDERANÇA DE MUDANÇA Conforme Paiva (2007): Atualmente. 6. • Descentralizar as informações – Compartilhar informações não significa simplesmente que a companhia irá oferecer todos os seus dados a parceiros. clientes e.As mudanças. a estabilidade nas organizações é uma ilusão. ou seja. Tanto as pessoas quanto as empresas devem se adaptar constantemente à dinâmica do mercado. uma vez que eles podem “saltar” algumas etapas. dessa forma. seus próprios projetos. As estratégias de sucesso de hoje podem ser completamente inválidas amanhã. resistência e dúvidas. ocorrem de modo muito mais rápido do que alguns anos atrás. isso não os impede de lançar e exportar. Neste cenário de constantes mudanças. Para Assad as melhores estratégias a serem adotadas para ema empresa se tornar líder são: • Trazer o futuro para o presente. mas também como indivíduo pertencente a uma comunidade que possui referência social e que compartilha gostos e opiniões. Contudo. e não extrapolar o passado – Você pode fazer isso adotando ferramentas tecnológicas. Isso lhe permitiria uma maior agilidade no processo de atualização. como softwares de CRM (Customer Relationship Management) para fazer a migração dos antigos sistemas legados e fechados para a nova teia de informações. podem ser extraordinários agentes de pesquisa. com sucesso. as economias em desenvolvimento têm a opção de escolher os métodos já criados pelos países desenvolvidos. hoje. até mesmo para seus concorrentes. talvez. Esse ritmo pode ser útil para países em desenvolvimento como o Brasil.

que se fossem bem canalizados potencializariam os resultados organizacionais. 2006). Líderes de mudança são agentes de mudança. Na melhor das hipóteses. preocupados com os elementos holísticos da mudança e não com as atividades do dia-a-dia que estão mudando (MENDES. “Os líderes devem assumir um papel determinante nos momentos de mudança. Claras medidas de desempenho são prontamente aceitas por aqueles cujo desempenho será medido por elas. A postura da liderança é provavelmente o fator mais importante que influencia os rumos das pessoas e da organização nestes momentos” (PAIVA 2007).A liderança de mudança está no centro da mudança bem sucedida. De acordo com Lustri (2007): Um choque muito comum entre subsistemas ocorre entre desempenho e remuneração. A mudança bem sucedida requer um contrato claro entre a liderança de projeto e o líder de mudança (MENDES. desperdiçar energias e esforços. As metas de uma empresa devem ser ligadas ás métricas de desempenho. 6. freqüentemente levam a premiações de profissionais de mérito duvidoso. Um sistema em cascata no qual um . marcados por avaliações enviesadas e subjetivas. desconectados do desempenho organizacional. Esses desencontros destituem o caráter essencial do sistema de Gestão de Pessoas. gerando desconforto e desmotivação para a equipe.6 GERENCIAR PESSOAS E DESEMPENHO Para Mendes (2006): A gerência de desempenho diz respeito a controlar comportamento através de desempenho medido. 2006). Sistemas de gestão de desempenho desprovidos de indicadores. mais fazem confundir as pessoas. em uma única empresa ou em um único grupo empresarial expandido. que utiliza para motivar ações. metas extremamente transparentes comunicam as mudanças nas atividades que os funcionários são obrigados a empreender em toda a organização. pois ao invés de direcionar comportamentos e desempenhos para um objetivo comum.

2007). Comportamentos precisam se encaixar nas necessidades de mercado e serem capazes de evoluir á medida que estas necessidades mudam. Você mede a mudança avaliando a mudança no comportamento pessoal de seus líderes e o desempenho de seu negócio (PAIVA. Você muda a cultura de uma empresa mudando o comportamento de seus líderes. Conforme Paiva (2006): A mudança das crenças de uma organização não deve ser feita com conceitos abstratos ou através da mudança da Visão. 2006).8 DESENHAR A ORGANIZAÇÃO Conforme Nunes (2007): . 6. É claro que somente criar uma nova lista de crenças não muda a cultura.gerente é medido pelo desempenho de sua equipe intensifica a aceitação (MENDES.7 DESENVOLVER CULTURA Segundo Mendes (2006): A cultura é a combinação de valores e crenças que dão direcionamento e energia aquilo que as pessoas fazem todos os dias. Os líderes conseguem o comportamento que mostram e toleram. 6. Eles influenciam a maneira pela qual as pessoas são recompensadas ou a maneira pela qual são encorajadas a buscar perdão ou pedir permissão antes de assumir riscos. A cultura da empresa é o comportamento de seus líderes. A melhor forma de mudar estas crenças é através de um processo objetivo no qual são listadas todas as crenças atuais e definidas novas crenças que estejam de acordo com os objetivos estratégicos. mas serve como guia para definir as atividades que serão realizadas na empresa.

pode-se afirmar que o exercício sistemático do planejamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e. as que melhor satisfaçam as condições para antecipar um objetivo que facilitará a tomada de decisões. não só uma empresa. provocar o aumento da probabilidade de alcance dos objetivos. de modo mais rápido. conseqüentemente. o passo final ao empreender uma mudança radical é o de desenhar uma organização que abranja uma nova maneira de fazer negócios. grande porte. e principalmente. mas qualquer outro tipo de estabelecimento. pois fazer uma distribuição de cargos para uma quantidade excessiva de funcionários é necessário ter critérios de avaliação para comandar um certo departamento e uma certa função (NUNES. (2008) O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de processos. Como afirma Beal (2008): . médio. que visam resultados positivos para a própria empresa.1 CONCEITO DE PLANEJAMENTO Segundo Rebouças. Segundo Mendes (2006). Planejar.A organização da empresa é uma ordenação. A estrutura organizacional é de grande importância para empresas de pequeno. não se torna uma tarefa fácil quando não existe uma certa estrutura organizacional. 7 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 7. dirigir e controlar. eficiente e eficaz. e/ou instituição. Dentre deste raciocínio. desafios e metas estabelecidos pela empresa. É possível perceber que Rebouças aborda o tema planejamento como um processo de determinar entre diversas alternativas que estejam disponíveis. 2007). coerente. técnicas e atitudes administrativas. um agrupamento de atividades e recursos. as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões presentes em função dos objetivos empresarias que facilitarão a tomada de decisão no futuro.

ela sempre compreendeu dimensões militares. 7. . como é usualmente entendido. estabelecendo uma direção a ser seguida. De acordo com a citação mencionada acima. tático e estratégico. a elaboração de planos estratégicos de negócios foi considerada uma função chave da liderança. Deste modo podemos perceber que o planejamento significa escolher entre diversas alternativas que devem estar disponíveis.2 CONCEITO DE ESTRATÉGIA Segundo Chiavenato (2008): A guerra foi cenário em que nasceu o conceito de estratégia. Esta visão é similarmente definida por Laurindo (2008): O conceito de estratégia está inicialmente relacionado à área militar. as que melhor satisfaçam todas as condições para preparar a empresa para enfrentar cenários futuros com relativa segurança. Durante um grande período do século XX. a estratégia é ligada aos aspectos de planejamento. do ambiente em geral e ao longo prazo. A palavra estratégia vem do grego stratego. Desde a época das guerras napoleônicas. e o futuro é negligenciado. Tradicionalmente. Sem um planejamento organizado. a maioria dos recursos investidos poderão ser desperdiçados. Neste sentido. o conceito de estratégia foi passando por constantes refinamentos e novas interpretações com aplicações na área militar. apesar de o significado da estratégia ter mudado. A condução das guerras passou a ser planejada com antecipação. as preocupações tendem a prevalecer. que significa general. as atividades militares são divididas em três aspectos: operacional. é pertinente afirmar que o planejamento envolve o futuro da organização. Ao longo dos milênios. Se um planejamento não for realizado anteriormente. políticos e econômicas. As constantes lutas e batalhas ao longo dos séculos fizeram com que os militares começassem a pensar antes de agir.O planejamento é uma das mais importantes funções ou processos administrativos: planejar significa preparar-se para encarar o futuro.

fazendo com que as organizações tenham um diferencial competitivo através de suas estratégias e isso deve ser alcançado através de profissionais decididos. ainda. um exercício mental que é executado pela empresa. essencialmente. comprometidos e bem treinados. as empresas precisam lidar com as ameaças e aproveitar as oportunidades em resultados sustentáveis no tempo. a empresa tem condições e meios de agir sobre as variáveis e fatores. de vontade específica de seus executivos. Por sua vez. . E esta necessidade de se manter em primeiro lugar depende.Percebemos que os autores Chiavenato e Laurindo associam o termo estratégia com o militarismo e desta maneira esta palavra se tornou muito comum nas diversas áreas do mercado. uma direção. Quase sempre. entretanto. a estratégia foi o caminho utilizado para alcançar objetivos globais definidos antecipadamente. Também afirma Chiavenato (2008): O processo representa o resultado cumulativo de um longo e penoso aprendizado organizacional. como num exército. desenvolvendo metodologias de inovação para que desta maneira consigam se adaptar as constantes mudanças ocorridas no mundo dos negócios. Rebouças (2008): O planejamento estratégico corresponde ao estabelecimento de um conjunto de providencias a serem tomadas pelo executivo para a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado. o planejamento é. Diante dos cenários que vem mudando constantemente. transcreve em um parágrafo o conceito de estratégia como um plano. o processo estratégico muda conseqüentemente de direção. um guia ou um curso de ação a ser seguido para sair de um determinado ponto e chegar a um lugar pretendido. O autor Rebouças. As organizações utilizaram durante décadas o processo estratégico para alcançar várias finalidades que foram sofrendo alterações e sofisticações gradativas com o passar do tempo. Mudando os objetivos. um processo contínuo. de uma Estratégia eficaz. independentemente. de modo que possa exercer alguma influencia.

a estratégia definida indica o que as empresas pretendem ou não fazer. observamos que sendo assim o conceito de estratégia nasceu da necessidade de realizar objetivos em situações de concorrência. (2008) 7. Chiavenato e Laurindo. 7. (2008) afirmam que existem 03 (três) níveis de planejamento. Neste sentido.1 Planejamento Operacional No planejamento operacional para Chiavenato (2008): No planejamento operacional as informações buscadas nesse nível têm o propósito de controle e correção dos desvios de execução e .3 MODALIDADES DE PLANEJAMENTO Rebouças. sendo eles: a) planejamento estratégico b) planejamento tático c) planejamento operacional . como acontece nas guerras. [pic] Figura 3: Níveis de Planejamento Fonte: Rebouças. Na citação acima. tentativa de enganar ou superar o concorrente.Hitt et al (2008) destacam que: Estratégia é um conjunto integrado e coordenado de compromissos e ações definido para explorar competências essenciais e obter vantagem competitiva. A palavra estratégia também se relaciona com a astúcia. no jogo e negócios.3.

resumem o tema na seguinte explanação: É a formalização de todo o planejamento empresarial feita por meio de documentos em que são descritas as metodologias para o seu desenvolvimento e para a implantação das medidas preestabelecidas. provendo informações de feedback.estão associadas ao desenvolvimento de indicadores de desempenho e mensuração. Tem por finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis. produção. Os programas integrados de gestão. recursos humanos e administração. . marketing.3. Deve-se medir o erro ou o desvio que é a diferença entre o valor planejado do indicador e o valor real medido.2 Planejamento Tático Para Chiavenato (2008): O planejamento Tático está associado às funções executivas clássicas como finanças. O resultado indica a necessidade de promover ações corretivas. para assim conseguir os objetivos prefixados. Complementando Chiavenato. O planejamento operacional é normalmente elaborado pelos níveis organizacionais inferiores. conhecidos por ERP (Enterprise Resourse Management) facilitam esta tarefa. temos ainda a conceituação de Rebouças (2008): É a formalização. 7. principalmente através de documentos escritos. Gramms et al (2004). das metodologias de desenvolvimento e implantação de resultados específicos a serem alcançados pelas áreas funcionais da empresa. Neste nível a questão fundamental é a integração informacional das diferentes áreas funcionais da organização. O planejamento operacional de acordo com os autores se preocupa basicamente com “o que fazer” e “como fazer”. com foco básico nas atividades do dia-a-dia da empresa.

isto é aumentar as chances de tomar as melhores decisões hoje que afetarão o desempenho futuro. metodologia administrativa que tem por finalidade otimizar determinada área de resultado e não a empresa como um todo. .3 Planejamento Estratégico No planejamento Estratégico para Chiavenato (2008): É da responsabilidade dos primeiros escalões da organização que trabalham com informações do contexto de negócios da organização. Ratifica as autoras Gramms. a visão de negócios e os valores organizacionais são informações fundamentais e serão sempre referência ao longo do planejamento estratégico. a fim de agilizar o processo para que os recursos mais próximos estejam de fato disponíveis para a consecução dos objetivos. Proporciona a base para a formulação do diagnóstico estratégico e informações inferidas para o futuro (cenário) para a elaboração de prognósticos estratégicos. bem como as políticas orientadas para o processo decisório da empresa. 7. Portanto. A missão da organização. Assim sendo o planejamento tático de acordo com os autores mencionados acima têm por objetivo melhorar as atividades dos departamentos. et al (2004): Este planejamento não é desenvolvido nos níveis organizacionais mais altos e sim nos inferiores. segundo uma estratégia predeterminada. tendo como principal finalidade a utilização eficiente dos recursos disponíveis para a consolidação de objetivos previamente fixados.Para Rebouças (2008): Planejamento tático é a. é desenvolvido pelos níveis organizacionais intermediários.3. aumentar as oportunidades de se atingir às metas.

Essas questões são os principais temas que podem abalar o negócio atual e representam as principais preocupações da alta administração. Desta forma. etc. Para Hamel existem 4 (quatro) . a curto. Nesse sentido. a procura de um modelo ideal. de responsabilidade dos níveis mais altos da empresa e diz respeito tanto a formulação de objetivos quanto à seleção dos cursos de ação a serem seguidos para sua consolidação. 7. É um planejamento global. Hamel (2009) faz uma abordagem diferenciada da concepção do planejamento estratégico de uma empresa. o que leva-nos a concluir que o modelo a ser escolhido deve se guiar através da cultura. médio e longo prazo. concorrência. na tentativa de progresso.Destacamos através da citação acima que o processo de planejamento estratégico inicia-se com a identificação das principais questões estratégicas para a empresa tais como produtos. o planejamento estratégico consiste em uma técnica administrativa que visa ordenar as idéias das pessoas. com o propósito de auxiliar as pessoas a formular alternativas e ações viáveis.4 MODELO GARY HAMEL A evolução do planejamento estratégico. E tem a necessidade de interagir e lidar com os fatores ambientais dinâmicos. reúne seus elementos mais valiosos e harmônicos com as mudanças. de forma que seja possível criar uma visão do percurso que deve ser seguido (estratégia) e. Podemos observar que os modelos vêm sendo ajustado com as novas variáveis e abordagens. O tema planejamento é de grande amplitude e apresenta muitos modelos com etapas diversas a serem seguidas. também. dispor as ações que serão realizadas através do plano estratégico permitindo o alcance da visão de futuro almejada. modelos operacionais. ao invés de rejeitar os focos anteriores. aprendizado e conhecimento da organização. O planejamento estratégico na concepção do autor Rebouças é um método pelo qual a empresa define a mobilização de seus recursos para alcançar os objetivos propostos. bem como analisar suas conseqüências no futuro. levando em conta as condições externas e internas à empresa e sua evolução esperada. Na concepção de Rebouças (2008): É normalmente. marketing. não existem duas organizações que pensem sobre estratégia de um jeito similar.

. como criamos valor.4. 2009). Subdivisões do Planejamento Estratégico.4.2 Modelo de Negócios É o conjunto de premissas da empresa sobre quem é o cliente. Fonte: Adaptado de Hamel (2009) 7. quais são as fontes mais importantes de vantagem competitiva (HAMEL. 2009). Em suma as atividades que as pessoas realizam todos os dias (HAMEL. Em suma todas as decisões estratégicas-chaves tomadas pela empresa sobre em que negocio está e como atende seus clientes (HAMEL. os processos que tem para controlar.níveis em que uma organização é subdividida para elaborar o planejamento estratégico. 2009). como despacham os produtos. 7. sendo eles: a) modelo operacional b) modelo de negócios c) modelo mental d) modelo político [pic] Figura 4.4.1 Modelo Operacional O modelo operacional é o que as pessoas fazem todos os dias como respondem ao telefone. para quem vendemos como estabelecemos os preços. estoques ou serviços de entrega. quem são os competidores.3 Modelo Mental São todas as crenças e premissas sobre quais são os fatores críticos de sucesso no ramo. 7.

4. sendo muito difícil elaborar sistemas de informação da empresa sem envolver esta moderna tecnologia. deve-se determinar “como se está”. É preciso experimentação. pois ninguém sabe que estruturas irão sobreviver à instabilidade. Há necessidade de reinventar as organizações. O que precisa ser conservado é a rede de conversações. o topo da pirâmide. 2009) Hoje a era global é caracterizada pela mudança. Essa fase é realizada através de pessoas representativas das várias informações. É preciso também criar uma organização na quais novas estratégias possam surgir de qualquer parte.4 Modelo Político É formado pelo topo da empresa. que tem o poder de impor os modelos mentais. que analisam e verificam todos os aspectos inerentes a realidade externa e interna da empresa. 2009). é preciso explorar esses pontos a fim de corrigi-los. na qual não seja uso exclusivo da alta administração. 7. Segundo Rebouças (2008): Nesta fase denominada auditoria de posição. controle e hierarquia.7. principalmente em função do avanço tecnológico que permite. atualmente não se pode desconsiderar a tecnologia da informação e seus recursos disponíveis. Em um mundo repleto de mudanças radicais é preciso mais do que alinhamento.5 Implementação do Planejamento Estratégico 7. efetivarmos as mudanças necessárias para uma organização mais moderna e para atender a complexidade e as necessidades empresariais.5.1 Diagnóstico Estratégico Esse é o momento de avaliar a organização. para que haja mais feedbacks. de definir certas idéias como fora dos limites ou inviáveis (HAMEL. imaginação e criatividade (HAMEL. é hora de olhar todo o interior para analisar suas forças e fraquezas. desde que bem utilizado. .

delimitando o seu ambiente de atuação. para moldá-la e torná-la superior das outras organizações. 2008). A missão é o elemento que traduz as responsabilidades e pretensões da organização junto ao ambiente e define o ‘negócio’. Só uma empresa com . É preciso conhecer o mundo ao seu redor para desta maneira conhecer o ambiente dentro da sua organização e construir estratégias que possam levar a organização a obter a tão sonhada vantagem competitiva e para isso é necessário conhecer todo o contexto da empresa e seu ambiente de atuação. 7. relacionando as suas forças e fraquezas e criando as condições para a formulação de estratégias que representam o melhor ajustamento da organização no ambiente que atua.Conforme Chiavenato (2008): Corresponde à situação da organização diante das dinâmicas ambientais. Ela é. et al (2008): A missão de uma empresa deve definir a individualidade e deve ser inspiradora para todos. uma definição que antecede o diagnóstico estratégico (CHIAVENATO. Podemos também encontrar seus princípios e como está organizada no seu foco de atuação. o seu papel na sociedade.2 Missão Ao desenvolver a missão da organização você consegue desenvolver estratégias e pode tornar claros os objetivos da empresa e o seu propósito. Na citação acima os autores abordam a missão como um fator importante para todos os níveis da organização. Cabe aqui citar um trecho de Hitt. A probabilidade de criar uma missão eficaz aumenta quando os funcionários têm um grande senso de padrões éticos para orientar o seu comportamento quando estiverem trabalhando para ajudar a empresa a atingir a visão. claramente.5. A missão da organização representa sua razão de ser.

a determinação de “quem a empresa atende” com seus produtos e serviços. Visão é pensar no ‘quadro geral’ com uma paixão que ajuda as pessoas a sentirem o que devem fazer.verdadeira missão consegue cativar as pessoas e motivá-las para se comprometerem com seus objetivos. positiva e tocante. Rebouças (2008) complementa dizendo que: É a determinação do motivo central da existência da empresa. e uma posição que pretenda chegar ao futuro no seu mercado de atuação. et al (2008): Relatam que visão é um retrato do que a empresa pretende ser e. É necessário contar com todos os funcionários para conseguir realizar todo o trabalho que se encontra em uma organização. Representa o que a empresa quer ser em um futuro próximo ou distante. Hitt. Conforme Rebouças (2008): É considerada como os limites que os principais responsáveis pela empresa conseguem enxergar dentro de um período de tempo mais longo e uma abordagem mais ampla.5. a missão representa a razão de ser da empresa. 7. As pessoas sentem o que deve fazer quando a visão da sua empresa é simples. O autor Rebouças (2008) enfatiza a missão como uma razão de ser. ou seja. Corresponde a um horizonte dentro do qual a empresa atua ou poderá atuar.3 Visão A visão da organização é criada para orientar a organização a chegar a uma meta em longo prazo. . Portanto. fornecedores e a sociedade. Uma boa definição de missão atinge os clientes. do que pretende realizar. pois ela vai orientar toda a ação da organização e definir a que ela se propõe.

diariamente. pois ela é o princípio essencial e duradouro da organização e deve estar alinhada com a missão e os valores da organização. bem como fornecem sustentação a todas as suas principais decisões.5.5 Eficiência .5. Chiavenato (2008) Concorda com os autores acima ao afirmar que: Visão é o sonho acalentado pela organização. 7. De acordo com Rebouças podemos observar que os valores são os preceitos essenciais e permanentes de uma organização. O autor Chiavenato (2008) relata da importância do funcionário se identificar com a empresa. debate e disseminação dos valores de uma empresa têm elevada influência na qualidade do desenvolvimento e operacionalização do planejamento estratégico. Devem resistir ao tempo e têm importância intrínseca para o pessoal interno da organização. 7. E a motivação apenas se concretiza quando o funcionário passa a compartilhar a visão organizacional e quando o crescimento da organização significar o seu próprio crescimento. É a explicação de por que.4 Valores Na concepção de Rebouças (2008): Os valores representam o conjunto dos princípios. pois as empresas atualmente buscam colaboradores comprometidos e criativos com os objetivos da organização. todos se levantam e dedicam a maior parte de seus dias para o sucesso da organização onde trabalham. A adequada identificação. crenças e questões éticas fundamentais de uma empresa. investem ou fazem negócios. Refere-se aquilo que a organização deseja ser no futuro.É de extrema importância ter uma visão inspiradora e que passe uma energia positiva para os seus colaboradores.

em menor tempo e com menor custo. está vinculado a produtividade. Podemos observar com a citação acima que a eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso.” Quando se fala em eficácia discorremos sobre fazer as coisas com o mínimo de recursos possíveis. que é certo para alcançar determinado objetivo.5.5. Trata-se de fazer “certo a coisa” não se importando em um primeiro momento em executar as atividades ou realizá-las de forma competitiva. obter resultados e aumentar o lucro da empresa. 7. maximizar a utilização dos recursos. Já segundo Chiavenato (2008) “eficácia é fazer as coisas certas.Segundo Chiavenato (2008) “a eficiência da organização é alcançada quando ela consegue fazer as coisas de maneira adequada. O autor ainda conclui dizendo que “a eficiência está relacionada com a noção de uma medida do uso de recursos enquanto que eficácia está relacionada com a obtenção de resultados. dando ênfase aos fatores qualidade e custo dos sistemas de informação”. cumprirem o dever e reduzir custos”. cuidar dos recursos aplicados. de forma que haja uma melhoria no desempenho do negócio da empresa”.7 Cenários Para Rebouças (2008): . produzir alternativas criativas. isto é. resolver problemas.” A eficácia é o grau com que os resultados de uma organização correspondem às necessidades e os desejos do ambiente externo. 7. Eficácia refere-se de qual caminho adotar e está relacionado à escolha e após escolhido o que fazer realizar esta atividade de forma produtiva leva a eficácia. ou seja.6 Eficácia Laurindo (2008) “afirma que a eficácia esta relacionada em “fazer as coisas certas”. Para Laurindo (2008) “a eficiência está relacionada com “fazer as coisas de maneira correta”.

6. Diante das mudanças dos cenários. consegue observar que.1 Inovação e Tecnologia Segundo Chiavenato (2008) “para ser inovadora e efetiva. às empresas que conseguirem obter vantagem. Na verdade a metodologia para trabalhar com cenários propõe estar preparado para responder a pergunta “o que acontecerá se.”. detalhando e procurando responder as perguntas que surgirem..6 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO 7. procurando sempre novas direções. à medida que o ambiente fica mais turbulento. deve-se estabelecer a capacidade de interpretação. 7.. a organização deve examinar constantemente os horizontes em busca de novas oportunidades para satisfazer os clientes”. atualização e geração de dados para obter informações e obter vantagens sobre o concorrente. Os cenários podem ser analisados em suas situações de mais provável. e considerando a tecnologia da informação – TI como ferramenta de suporte ao armazenamento. Para cada variável identificada e analisada. os cenários tornam-se mais importantes para o processo decisório estratégico. bem como o tempo de reação. .O executivo deve considerar que. na era da informação a vantagem comercial é igual ao uso superior e inovador da tecnologia da informação. É uma contínua reflexão e exploração das possibilidades que surgem mediante a tantas questões que aparecem a cada decisão estabelecida. de otimista e de pessimista. fazendo pesquisas. Observa-se que segundo o autor é preciso criar etapas. Completa o autor Chiavenato (2008): Os cenários devem ser concebidos simultaneamente para desenvolver dois ou três cenários futuros potenciais que estimulem a percepção de diferentes possibilidades e se ensaiem respostas para cada um deles.

de competitividade e de renovação empresarial. Se no início a tecnologia era usada apenas para automatizar tarefas e eliminar o trabalho humano. Esta visão também é definida por Rebouças (2008): A empresa deve estar sempre procurando antecipar-se a seus concorrentes através de freqüentes desenvolvimentos e lançamentos de novos produtos e serviços. Segundo Beal (2008): Nesse novo cenário. Parece tudo bastante lógico. aos poucos ela começou a enriquecer todo o processo organizacional. As organizações estão sendo caracterizadas pela mudança da antiga percepção do mundo como uma máquina para a nova percepção do mundo como um sistema vivo que agrega informações e que passa a ser a fonte de inovação. produtos e serviços. Para o profissional da área de negócios fica a tarefa de entender e tentar utilizar esse avanço tecnológico em benefício próprio. a empresa deve ter acesso rápido e direto a todas as informações necessárias num mercado de rápida evolução tecnológica. portanto. auxiliando na otimização das atividades.O mundo dos negócios é dinâmico e complexo e a ação que uma determinada organização adota muitas vezes gera reações dos concorrentes que automaticamente respondem aquela atitude inovadora da organização e cria-se a dinâmica competitiva para atrair clientes e fidelizálos. Identificar oportunidades e inovar por meio de novas tecnologias. A autora destaca acima que a tecnologia da informação é um instrumento facilitador de tomada de decisão. Para Mosele (2008): Há muitos termos novos envolvendo tecnologia da informação que estão aparecendo com alta freqüência nos últimos tempos. a TI começou a assumir um papel muito mais importante nas organizações: o de adicionar valor e qualidade aos processos. que possibilita a integração e a troca de informações entre as atividades que compõem uma organização. . eliminando barreiras de comunicação e melhorando o processo decisório.

estratégias de produto e de marketing e distribuição dependem muito. desde as operações ao nível estratégico. Dentre os vários fatores que poderiam explicar o movimento pela tecnologia estão as mudanças na economia global. o mercado está passando a ser mais exigente e seletivo.7 BENEFÍCIOS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E DA TECNOLOCIA DA INFORMAÇÃO Para todas as organizações que estão inseridas em ambientes competitivos e que possuem uma visão de futuro mais desenvolvida. A tecnologia da informação e seus custos passaram a fazer parte integrante do dia a dia das organizações. Com a tecnologia da informação é possível tomar decisões rápidas. operações. Especificamente a TI tem saído do nível restrito e se expandido de tal forma que o foco é global. Encontramos uma definição da importância da TI. as empresas estão enfrentando mais pressões internas e externas. Para Silva (2009): A TI influencia no desenvolvimento das organizações. os colaboradores internos demandam maior atenção. ou às vezes até totalmente. De acordo com o autor mencionado acima. 7. provê agilidade nas mudanças estratégicas e possibilita clareza e controle dos riscos envolvidos. dos Sistemas de informações. A tecnologia da informação está redefinindo os fundamentos dos negócios. forçando o posicionamento da alta direção com objetivos mais claros e definidos. Atendimento ao cliente.Através da citação da autora Mosele é importante destacar que a tecnologia da informação está entre os temas mais discutidos atualmente e sua importância não é uma descoberta nova. onde é avaliado o custo-benefício destes investimentos. é de estrema importância ter um planejamento estratégico bem desenhado e em . a conhecida globalização e a necessidade de organizações mais completas. O avanço da Ti criou muitos novos desafios e oportunidades no mundo de negócios internacionais. Atualmente a tecnologia da informação é vista como uma forma de realizar o trabalho de maneira mais vantajosa e hoje o uso e disponibilidade de tecnologia tem resultado na ampliação do escopo das questões de tecnologia de informação.

tático e operacional) são estimulados a sempre participarem no processo de tomada de decisões. Abaixo segue algumas vantagens advindas do planejamento estratégico e quais os principais benefícios que estes podem trazer para as empresas em situações de turbulência: • Torna o processo decisório mais eficiente. • Formação de espírito de equipe que vem naturalmente com a implantação do planejamento estratégico. visando usufruir da melhor maneira possível das oportunidades. Por tudo isso. bem como evitar as ameaças. 2008).funcionamento em suas empresas. já que todos os níveis hierárquicos da empresa (estratégico. Coloca a empresa numa situação ativa. • Cada nível hierárquico pode medir seu desempenho baseado nos objetivos por eles concebidos durante a elaboração do plano estratégico. O planejamento antes de ser uma forma de uniformizar. se torna atenta as . Atualmente no mundo com um cenário moderno. pois a própria elaboração do plano estratégico requer uma consolidação das informações. garantindo um sentido de direção mais adequado para a organização (ABRAMOVITCH. associada à tecnologia da Informação. é uma forma de saber tomar decisões. inclusive procurando “fazer as coisas acontecer” (REBOUÇAS. Este planejamento é que vai dar a habilidade de lidar em momentos difíceis com as variáveis que podem guiar a empresa para o fracasso ou então para a continuidade no mercado e até em alguns casos habilitam estas empresas a competir de maneira mais agressiva e segura no mercado. 2009). o planejamento estratégico representa uma metodologia administrativa que procura criar uma situação de otimização da empresa perante as mutações de seu ambiente. Para a eficaz implementação faz-se necessário o uso das ferramentas que a Tecnologia da Informação disponibiliza. globalizar e formalizar. • Facilita e agiliza a integração da informação na empresa. o beneficio que o planejamento traz é o fato dele antecipar as demandas e necessidades e proporcionar a empresa respostas rápidas as crises e enfrentar melhor os riscos e as incertezas que existem. Quando a empresa atinge o estágio da maturidade e consegue ter o domínio dos dados e das informações conseguidas através do planejamento estratégico que.

A profissão cresceu. Portanto os benefícios do Planejamento Estratégico e do uso da Tecnologia da Informação é impulsionar o desenvolvimento das pessoas dentro das organizações. pessoas polivalentes e atualizadas. mas bem conceituada e reconhecida no mercado de trabalho. A difusão das informações relevantes e úteis juntamente com as melhores práticas da empresa. que não só recebe ordens. viagens de negócios. 2006). Nasce um novo perfil: GESTOR. Nos anos 80 o despertar da era da qualidade e da informática – ação conjunta entre chefes e secretários. Após os anos 90 o profissional de secretariado cresceu. Nos anos 50 o Secretário executava.ocorrências do ambiente externo e seus concorrentes. EMPREENDEDOR e CONSULTOR. Um time de dois. arquivo. mas orienta e dá opiniões. domínio da tecnologia da comunicação e informação e das técnicas de assistência e assessoramento. algumas técnicas secretárias como: taquigrafia. A era da competência. atendimento telefônico e anotações de recados. apenas. SCHUMACHER. Com o domínio de vários idiomas. desenvolveu e hoje em 2009 e umas das profissões. atuação mais dinâmica e abrangente – ganha o respeito nas organizações. bem vestida e apenas digitadora. Responsável pela agenda. capacidade produtiva. Desaparece a moça elegante. 8 A SECRETÁRIA NO CONTEXTO DO USO DA TI 8. Nos anos 70 o Secretário é visto como um membro ativo na gerência. passa a ser um membro de uma organização (PORTELA. participando de programas de desenvolvimento mais elaborados. tanto fora como dentro das empresas. reuniões. Deixa de ser uma propriedade particular do gerente a quem assessora e.1 A EVOLUÇÃO DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO Já foi a época em que secretárias serviam somente para atender telefone. o trabalho passa a ser em equipe. Nos anos 90 as megatendências obrigam um repensar destes profissionais. . em busca de resultados. Há possibilidade de aproveitamento da informação na geração do conhecimento. anotar recado e servir cafezinho. vai aprimorando o processo de decisão e permitindo a disseminação do conhecimento para toda empresa. ganhou força e trouxe reconhecimento para esses profissionais. datilografia. Nos anos 60 inicia o treinamento gerencial – ter um Secretário passa a ser um status – houve uma valorização na mentalidade do empresário brasileiro.

2004) a maior barreira na busca de uma forma de empresa competitiva é justamente o fluxo de informação. 8.2 A secretária e a informação como fundamento da comunicação Com o avanço tecnológico. tendo em vista a dificuldade no processo de comunicação entre os níveis hierárquicos empresarias. juntamente com altíssimo astral. A comunicação mal interpretada pode gerar transtornos quando não atinge seu objetivo. porque se necessita de mecanismos para isso. Para adotar políticas estratégicas eficazes. houve varias mudanças na execução do trabalho do profissional de secretariado. Tudo isso. .armazenamento e recuperação das informações. ou seja. e. acompanhamento do que está em ascensão no mundo dos negócios. a Secretária Executiva tem que estar sempre atualizada e antenada ao que ocorre no mundo. é fundamental. Para se comunicar muitas vezes não e fácil. exigindo cada dia mais da Secretária para os resultados esperados. Para se destacar no mercado de trabalho o profissional deve se aprimorar sempre e estar em constante atualização. Conhecer o negócio da empresa. que passa a ser a matéria-prima de qualquer organização. por e-mail. Para se atender a demanda. seja por papel. da aquisição de uma cultura geral. Atualmente a Secretária está mais envolvida nos negócios da empresa e o executivo está delegando mais responsabilidades. no qual o nível de entendimento dos problemas acaba sendo pequeno. seus produtos. construção permanente do caráter e comportamento ético impecável. ainda. sua missão. que é a transmissão exata da informação. suas finalidades e a administração. estar sempre aprendendo para assim. É necessário também dominar outro idioma e saber tomar decisões. No ambiente de trabalho. ter amplos conhecimentos para sua atuação. é necessário que estejam baseadas em informação. a comunicação é ponto fundamental para a transmissão das informações de um setor ao outro. por telefone ou mesmo pessoalmente. salientando. que a produtividade da secretaria depende dos tipos e qualidade dos sistemas de informação na empresa. Hoje cada vez mais as empresas passam a ver a informação como sendo seu principal recurso estratégico. e de chefia a secretária. energia positiva. De acordo com ALONSO (2005): A secretária do futuro não trabalha mais para um determinado executivo e sim para a empresa. Para Rezende (2002 apud BÍSCOLI. captação e manutenção do cliente.

2005) Para Filho (1999). proporciona inovação no trabalho Executivo/Secretária tornando-o mais ágil e eficiente. sem dúvida. a evolução profissional é dinamizada. 8. e é necessário entender que Secretária é uma profissão e não apenas uma função. (CARVALHO. Tudo gira em torno da informação. permitindo. . assim somente poderá ser tida como vantagem competitiva quando acoplando conhecimento a ela. assim. a empresa que melhor conseguir lidar com a informação. De acordo com Alecrim (2004) a TI é algo cada vez mais comum no diaa-dia das pessoas e das empresas. vendas. comunica-se intensivamente com os demais colaboradores e possui conhecimentos globais do negócio. certamente se tornará um profissional com qualificação para as necessidades do mercado. como é o caso da internet. Ferramentas essenciais no trabalho de uma Secretária é a informática que. Assim. A informática é um processo que possibilita novos desafios que motivam a profissional a acompanhar as novas exigências da empresa por meio de cursos para dominar conhecimentos em diversas áreas.porém a informação sem a agregação de conhecimento não gera resultados para o desempenho das funções administrativas.como compras. 8.4 FERRAMENTAS DE AUTOMAÇÃO DO SECRETARIADO EXECUTIVO Automação pode ser compreendida como os métodos utilizados para automatizar os processos comerciais e industriais . aumentaram os meios de comunicação. a informação em papel ainda é a forma mais eficiente para a tomada de decisões dentro das organizações. 2004). Rezende (2002 apud BÍSCOLI. Da mesma forma.3 Tecnologias de informação para a secretária Segundo ALECRIM (2004) A Tecnologia da Informação (TI) pode ser definida como um conjunto de todas as atividades e soluções providas por recursos de computação. certamente terá vantagens competitivas em relação aos concorrentes. Com a evolução da tecnologia. Portanto. analisa dados e informações. o profissional de secretariado no seu dia a dia. para atingir o novo status. quem souber reconhecer a importância disso. que encontrem mais tempo para outras atividades. permitindo o acesso ás informações de forma mais rápida. Porém.

dentre outras. podemos destacar as ferramentas da Microsoft Office. consultas em bases de dados. Que são de grande ajuda para o desenvolvimento do trabalho da secretária. Para a execução de suas tarefas hoje a secretaria executiva pode usufruir de vários equipamentos tais como: computadores. para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas. segundo o dicionário Houaiss. mais tempo para desenvolver outras atividades. específicos para apresentações em reuniões internas e externas. realizado e administrado pela profissional Secretária Executiva. hospitais. palm tops. tais máquinas deixaram de simplesmente automatizar tarefas e passaram a lidar com Informação. significa: Sistema em que os processos operacionais em fábricas. copiadoras. (ALONSO. Com a chegada do avanço da tecnologia. em seu início. atendendo assim. impressoras e etc. automatização (CARVALHO. 2009). Como conseqüência. Com o avanço tecnológico. quando essa passou a preparar materiais diversificados e criativos. substituindo o trabalho humano. Not books. a Secretária Executiva foi buscar conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil. fazer com que processos manuais se tornem mais mecanizados e rápidos. 2005). estabelecimentos comerciais. as "máquinas gigantes" começaram a perder espaço para equipamentos cada vez menores e mais poderosos. CARVALHO. Deixou de ser somente apoio. Segundo Costa (2007) as principais Ferramentas Microsoft Office mais utilizadas pelas Secretárias: . A evolução das telecomunicações permitiu que. mesmo estando em lugares muito distantes geograficamente. são controlados e executados por meio de dispositivos mecânicos ou eletrônicos. onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele. Ou seja. Além desses equipamentos. Automação. mas criado. aos poucos.controle de estoques. os computadores passassem a se comunicar. cadastro de clientes. a computação era tida como um mecanismo que tornava possível automatizar determinadas tarefas em grandes empresas e nos meios governamentais. Para Alecrim (2004). telecomunicações etc. conseguindo assim. as necessidades das organizações. etc. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel da Secretária Executiva. celulares. fax.

• Access: Microsoft Access é um dos programas de bancos de dados mais usados no mercado. como histórico dos documentos eletrônicos utilizados. pois sobrecarrega o sistema devido ao alto tráfego de informações na rede. agenda e outras informações. mensagens de e-mail. Exemplo de Tabela Excel: [pic] Figura 6. porém. Exemplo de Outlook Fonte:Google (2009) . Exemplo de Access: [pic] Figura 5. Muito útil para uso geral. não é. são os aplicativos mais utilizados nos escritórios do mundo inteiro. Exemplo de Outlook: [pic] Figura 7. Exemplo de Access Fonte:Google (2009) • Excel: Microsoft Excel e atualmente o programa de folha de cálculo mais popular do mercado. As planilhas eletrônicas agilizam muito todas as tarefas que envolvem cálculos e segundo estudos efetuados. recomendado para bancos de dados de grande porte. Exemplo de Tabela Excel Fonte:Google (2009) • Outlook: Microsoft Outlook é um programa utilizado para o gerenciamento de tarefas.

Exemplo de Tabela no Word Fonte: Própria (2009) • Extranet: A extranet de uma empresa é a porção de sua rede de computadores que faz uso da Internet para partilhar com segurança parte do seu sistema de informação. Outro uso comum do termo Extranet ocorre na designação da "parte privada" de um site. Com o passar do tempo. nomeadamente a inserção de som. Facilita a criação. o conceito confunde-se com Intranet. onde somente "usuários registrados" podem navegar.0 (1992) já se apresentava como um poderoso editor de textos que permitia tarefas avançadas de automação de escritório. Consequentemente. Desde a versão 2.• Power Point: Microsoft PowerPoint é uma aplicação que permite o design de apresentações para empresas. Exemplo de Power Point Fonte:Google (2009) • Word: é o processador de texto do Microsoft Office. Exemplo de Tabela no word: [pic] Figura 9. Tomado o termo em seu sentido mais amplo. o compartilhamento e a leitura de documentos. previamente autenticados por sua senha (login). • Intranet: Uma intranet é uma rede de computadores privada que assenta sobre a suite de protocolos da Internet. sendo o paradigma atual de WYSIWYG. Uma extranet também pode ser vista como uma parte da empresa que é estendida a usuários externos ("rede extra-empresa"). Exemplo de Power Point: [pic] Figura 8. tais como representantes e clientes.etc. se desenvolveu rapidamente e. é o editor mais utilizado pelas grandes empresas e por outros usuários. efeitos automáticos e formatação de vários elementos. todos . atualmente.apresentções escolares. Tem um vasto conjunto de ferramentas.Sejam estas texto ou gráficas. imagens.

o conceito de intranet pode ser interpretado como "uma versão privada da Internet". Exemplo de Intranet Fonte:Google (2009) Dentro das atribuições técnicas essas ferramentas servem para facilitar as rotinas de escritório tais como organização de: eventos. agenda. relações públicas. arquivos. Hoje. ou uma mini-Internet confinada a uma organização. como. a secretária pode ser considerada como uma diretora de uma área que abrange a própria secretaria. informática. dentro dessa ótica. Verifica-se que a secretária nos dias de hoje tem que agregar habilidades genéricas que a profissão exige. por exemplo. . redação de documentos. observamos que a secretária passou a ser uma profissional incumbida de transmitir informações ao executivo e também na maioria das vezes executar tarefas que lhe são confiadas. Portanto. contatos telefônicos. Resumidamente. marketing. tendo muitas vezes que tomar decisões. manutenção de arquivos e atendimentos telefônicos á pessoa chave que serve de ponte entre aqueles que tomam decisões em nível da gerência e os que executam tarefas relevantes para a empresa. psicologia. viagens. comercial. Exemplo de Intranet: [pic] Figura 10. o paradigma de cliente-servidor.5 A SECRETARIA MODERNA NO CONTEXTO DA TI Segundo Poroca (2006). passando por gestão de pessoas. e administração das rotinas do escritório. deverá adquirir conhecimentos da área do executivo (SERRA. A rotina de uma secretária passa por uma grande transformação. financeiro. Passou a ter habilidade e capacidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta. de uma pessoa encarregada da correspondência. O papel delas é de fundamental importância e. a sua atuação (boa ou má) faz a diferença numa empresa. e um modelo convencional e ultrapassado. a secretária moderna não pode ficar limitada ao papel de operadora de agenda ou receptora e transmissora de recados.os conceitos da última aplicam-se também numa intranet. etc. 2008). 8.

pois toda essa era tecnológica pode um dia se virar contra você.Antigamente o executivo ditava cartas e a secretária datilografava. causando efeitos na metodologia de trabalho. Nessa nova era da tecnologia. O executivo só tem. É de suma importância que os funcionários estejam integrados ao ambiente e políticas organizacionais para que a TI seja planejada e implantada na organização. São vários equipamentos tecnológicos. Durante este trabalho ao conceituar e expor as formas de utilização da Tecnologia da Informação – TI foi percebido que ela é parte integrante do processo de transformação das organizações. ficando a cargo da secretária todo o trabalho de redação. no perfil da mão-de-obra e nas novas formas de gerenciamento. São computadores que travam impressoras que não imprime. Pode-se afirmar que os Sistemas de Informações atuais devem atender a todos os níveis da empresa. Um dos principais pontos encontrados neste trabalho indica que as empresas devem se concentrar na busca da excelência para obter um melhor desempenho da organização no uso da TI. enfim. ligações telefônicas que não se concluem por falta de linha. cada vez mais modernos. para se torna a nova secretária do futuro. hoje muitas vezes. tentar resolver tudo sem ter que importunar a pessoa cuja tranqüilidade deve ser preservada. aquilo que ajuda e facilita no trabalho da secretária pode muitas vezes atrapalhar no desenvolvimento de suas tarefas. possuir calma e paciência. muitas vezes. Os executivos da . que o chefe. a profissional de secretariado deve estar em constante aprendizagem. Por tanto e sempre bom manter a calma e tentar resolver os problemas sem atrapalha a rotina do ambiente trabalho e principalmente. Pessoas preparadas adequadamente para lidar com a tecnologia possibilitam que a organização se torne cada vez mais competitiva. o trabalho de ler o documento e assinar. incentivando a busca de inovações tecnológicas. 9 CONCLUSÃO O presente trabalho vem a corroborar que a Tecnologia da Informação exerce um impacto na estrutura e processos organizacionais. o executivo diz apenas o assunto ao qual se deve referir a carta ou documento. vírus que aparecem. que tem como objetivo implementar a tecnologia como ferramenta de mudança do processo organizacional. Mas e claro que para se manusear todos esses equipamentos e tecnologias e necessário além de conhecimentos. tais como operacional. copiadora que não copia. tático e estratégico. usando sistemas integrados de informações.

sendo o engenheiro principal no desenvolvimento do computador Harvard Mark I da IBM. . [4] Howard Hathaway Aiken (1900-1973) foi um pioneiro da computação. 9. em uma era onde mudanças ocorrem a cada instante. pois ela é objeto essencial para aumentar o potencial de obtenção de vantagem competitiva almejada pela empresa. uma máquina calculadora que executava multiplicações e divisões. trazendo a eficiência dos processos organizacionais. atuando para solucionar problemas e promovendo crescimento no ambiente em que está inserido O principal desafio. Aperfeiçoou a ideia de Pascal construindo em 1671. Esses processos aperfeiçoaram o tempo dos procedimentos e eliminaram informações duplicadas. Para o profissional de secretariado executivo foi identificada a utilização de alguns mecanismos tecnológicos atuais. dentro de suas atribuições é estar atualizada no avanço tecnológico. [2] Charles Babbage (1792-1871) concebeu um Computador Analítico (uma máquina de somar com precisão de até 50 casas decimais) [3] Gottfried Wilhelm von Leibniz (1646-1716) filosofo e matematico alemão. Seria promissor um estudo detalhado sobre os mesmos para analisar a eficácia desses sistemas. como por exemplo. Um dos diferenciais do profissional de secretariado é usar adequadamente a TI aumentando o nível de produtividade. o GED.1 TRABALHOS FUTUROS O trabalho apresentou uma pequena visão do ERP e WORKFLOW e o quanto esses sistemas podem beneficiar o trabalho da secretária.empresa devem ter em mente o potencial que a TI possui para alavancar ou mesmo mudar o negócio. indicando as diretrizes das aplicações e seus benefícios nas organizações. ele integra e roteia automaticamente o fluxo de documentos em formato eletrônico e facilita a recuperação dos documentos. ----------------------[1] Blaise Pascal (1623-1662) atribui-se a ele a construção da primeira calculadora mecânica capaz de fazer somas e subtrações. Temos o ERP como um sistema que interliga as informações de todas as áreas da empresa em tempo real em um único software. O presente trabalho também mostrou que a estratégia é uma questão importante.

retorno ----------------------Nível Estratégico Nível Tático Nível Operacional Modelo Político Modelo Mental Modelo de Negócios .[5] mainframe é um computador de grande porte. [6] Workflow: Fluxo de Trabalho [7] Scripts: Roteiro [8] Rendezvous: Encontro [9] E-business: acrônimo do inglês Electronic Business: negócio eletrônico [10] Hardware: parte física do computador e software: parte virtual do computador [11] front end da web : parte dianteira [12] Web: rede de alcance mundial [13] feedback : resposta. dedicado normalmente ao processamento de um volume grande de informações.

Modelo Operacional .

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