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Memorando de Planeación

EMPRESA XXXXX Auditoria Operacional año 2009

Preparado por: Pedro A. Guevara R

XX de Julio de 2009 Versión 1.0

CONTENIDO

Pág. 1. Enfoque y tipo de Trabajo..................................................................................................................1 2. Presentación........................................................................................................................................2 3. Alcance de la Auditoría.......................................................................................................................3 4. Objetivos de la Auditoria Operacional...............................................................................................4 4.1. Objetivos Generales.....................................................................................................................4 4.2. Objetivos Específicos....................................................................................................................4 5. Riesgo de Auditoria.............................................................................................................................5 5.1. Control...........................................................................................................................................5 5.2. Inherente.......................................................................................................................................6 5.3. Detección.......................................................................................................................................6 5.4. Calificación del Riesgo de Auditoria..........................................................................................7 6. Enfoque General del Trabajo de Auditoria.......................................................................................8 6.1. Etapas............................................................................................................................................8 1.1.1.Familiarización.........................................................................................................................8 1.1.2.Investigación y Análisis...........................................................................................................8 1.1.3.Diagnostico...............................................................................................................................8 1.1.4.Informe.....................................................................................................................................9 a.Informe de Control Interno ............................................................................................................9 b.Informe Final de Auditoria.............................................................................................................9 6.2. Áreas de importancia...................................................................................................................9 6.3. Asuntos de Importancia.............................................................................................................10 1.1.5.Para la Organización:.............................................................................................................10 1.1.6.Para la el Auditor:..................................................................................................................10 6.4. Pruebas de Auditoria Final.......................................................................................................10 6.5. Visitas..........................................................................................................................................10 1.1.7.Preliminar...............................................................................................................................10

2011-03-29

Documento Preparado por Pedro A. Guevara - Proyecto Memorando de Planeación

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.........................................Proyecto Memorando de Planeación 2 ........................8........................ Personal Involucrado........................................................................ Por la firma de Auditoria.............................................1.......12 7........................................................13 9........12 7...............6..................................................................................12 8............................... Análisis de Riesgos de la Organización en el Proceso...................................................... Presupuesto de Tiempo de la Auditoria......................................1... Fechas de ejecución del trabajo de auditoria ................ Guevara ....................2............................................................................Posterior...............9..............................11 6.......................En el desarrollo del trabajo de auditoria................11 1...........................................1....................1.....1.............................11 7.............................. Por la Empresa............................................................14 9.....................14 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A....... Escenario de riesgos:...............

ENFOQUE Y TIPO DE TRABAJO A continuación se describe la planeación relacionada con la Auditoría Operacional del proceso de Cuentas por Pagar de la Organización MADIAUTOS LTDA. eficacia y 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. y determinar si se cumplen los principios de eficiencia. así como los procedimientos seguidos para su desarrollo economía establecidos. conllevara una revisión y examen critico constructivo de los Procesos de la empresa MADIAUTOS LTDA.Proyecto Memorando de Planeación 1 .1. Guevara . según la propuesta presentada. La auditoria a desarrollar.

Proyecto Memorando de Planeación 2 . PRESENTACIÓN Entidad auditada: DISTRIBUIDORA MAYORISTA DE AUTOMOVILES MADIAUTOS LTDA.5 semanas Fecha Iniciación: Septiembre 21 de 20XX Fecha de Terminación: Noviembre 09 de 20XX 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. Área de trabajo : Cuenta por Pagar Equipo de Profesionales requerido: • • • • • Johanna Gualdrón Medina – Contador Público Libia Jeannette Bandera Rodríguez – Contador Público Maria Fernanda Motta Tierradentro – Contador Público Claudia Moreno Velásquez – Contador Público Manuel Escobar Escobar – Contador Público Tiempo de ejecución: 4. Guevara .2.

2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. ALCANCE DE LA AUDITORÍA La auditoría del proceso de Cuentas por Pagar a realizar en MADIAUTOS LTDA. b) Se verificará que las operaciones efectivamente realizadas con los diferentes beneficiarios del pago cuenten con las aprobaciones establecidas dentro del procedimiento de Cuentas por Pagar. seleccionados aleatoriamente. La auditoría que se llevara a cabo es de tipo operacional.3. e) Para llevar a cabo el proceso de auditoria teniendo como fecha referencia el día 21 de Septiembre a 09 de Noviembre de 20XX. Guevara . las pruebas a realizarse deben considerar y evaluar los siguientes aspectos: a) Realización de investigación y verificación de las operaciones en el proceso de Cuentas por Pagar. c) Evaluación de procedimientos a las operaciones llevadas a cabo y relacionadas con el proceso de Cuentas por Pagar en cada uno de los beneficiarios. eficacia y economía establecidos. d) Análisis de los niveles de riesgo en el manejo de beneficiarios anteriormente evaluados. con el fin de determinar si se cumplen los principios de eficiencia.Proyecto Memorando de Planeación 3 . tiene como fin evaluar los procesos y procedimientos establecidos dentro de la organización.

2. • OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL OBJETIVOS GENERALES Evaluar el proceso de Cuentas por Pagar y verificar la razonabilidad de los controles utilizados por la compañía y sugerir en el informe final de la auditoria los cambios a realizar para que este proceso cumpla con los principios de eficiencia. eficacia y economía. Dar una opinión acerca del proceso de Cuentas por Pagar. Guevara . Revelar las ineficiencias en las operaciones. si son adecuados al logro del objetivo de la compañía. • • • • • OBJETIVOS ESPECÍFICOS Determinar la confiabilidad de los procesos y la efectividad de los procedimientos internos. 4. que se puedan presentar. Recomendar cambios necesarios en los procedimientos de la operación. Evaluar y registrar los errores e irregularidades significativas.1. 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A.4.Proyecto Memorando de Planeación 4 . 4. • Determinar si los procedimientos utilizados y las medidas de control interno están de acuerdo a las normas que le son aplicables y si dicho procedimiento esta operando de manera efectiva.

se tuvo en cuenta el impacto y la probabilidad de los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se han de realizan. CONTROL Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. En la determinación del nivel de riesgo. debemos considerar tanto los factores internos y externos que puedan afectar el objetivo de la compañía.0) MEDIO: (0. MEDIA 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. si los mismos son adecuados y suficientes. Para adelantar esta etapa se deben tener muy claro los puntos de control existente en los diferentes procesos. vencimientos.5. por lo tanto si este riesgo de control es mínimo significa que los controles del área son suficientes RIESGO CALIFICACION MEDIA Revisar que las condiciones pactadas y políticas de pago con cada proveedor tales como: radicaciones. Costos y Gastos. Cuando el riesgo presente vulnerabilidad baja. los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones estos niveles de riesgos pueden ser: ALTO: (1.5) BAJO: (0.Proyecto Memorando de Planeación 5 . descuentos y forma de pago se estén cumpliendo. Confrontar que los proveedores estén dentro del “Registro y aprobación proveedores” de MADIAUTOS LTDA. Este riesgo esta relacionado con los controles vigentes que se tengan. Guevara .3) 5.1. RIESGO DE AUDITORIA Dentro de la evaluación de riesgos a los que se puede enfrentar el área Ingresos.

3. DETECCIÓN ALTA Este riesgo esta relacionado con…. La radicación.Evaluar la fecha de radicación de las cuentas por pagar y su incidencia en el pago. contabilización y pago doble vez. Verificar la óptima calidad de los materiales de fabricación y condiciones de los repuestos y servicios utilizados por parte de los diferentes proveedores RIESGO INHERENTE = R I = 30% 5. órdenes de compra y remisiones se realicen en los tiempos establecidos. INHERENTE MEDIA MEDIA MEDIA MEDIA Este riesgo esta relacionado con… RIESGO CALIFICACION BAJA Determinar el riesgo de efectuar pagos a terceros ficticios o integrantes de la lista emitida por la Superfinanciera investigados por ella.Proyecto Memorando de Planeación 6 . Verificar que las cotizaciones. RIESGO DE CONTROL = R C = 50% 5. RIESGO CALIFICACION BAJA Que no se lleve a cabo la programación de auditoria de acuerdo al 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. El control y vigilancia de las fechas de vencimiento de las Cuentas por Pagar inmediatas.2. Guevara .

referente a la auditoria objeto del presente memorando de planeación esta calculada en el 6%. permitiendo así determinar el riesgo que puede exigir un proceso determinado dentro del desarrollo de la auditoria. 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. CALIFICACIÓN DEL RIESGO DE AUDITORIA MEDIA MEDIA Calificación del Riesgo de Auditoria RA RA = RC * RI * RD  RA = 50% * 30% * 40%= 6% Teniendo en cuenta las calificaciones expresadas independiente. en forma porcentual a los diferentes tipos de riesgos que se evaluaron. esta calificación brinda un indicador simple y objetivo de evaluación del riesgo que complementa su propio análisis. la compañía se beneficia con la posibilidad de esclarecer objetivamente los riesgos a que se enfrenta la auditoria y así poder apoyarla y complementarla. En el caso del auditor. Que el acceso al sistema ECAS sea el adecuado. es decir BAJO.4. La utilidad en la calificación del riesgo de auditoria está en servir de insumo a los procesos de decisión. Por otro lado. RIESGO DETECCION = R D = 40% 5. objetiva y técnicamente. Que la compañía no facilite la información necesaria para efectuar la auditoria sobre el proceso de Cuentas por Pagar.cronograma establecido.Proyecto Memorando de Planeación 7 . Guevara .

Diagnostico Consiste en informar conceptualmente el estado de eficiencia y eficacia del control interno. Guevara . entrevistas internas (desde asistentes hasta auxiliares) y externas (clientes) entre otras poder sacar el mejor provecho a la información obtenida anteriormente.1.1. Organigrama y Mapa de proceso Administrativo de la compañía como el mapa de procesos del área a evaluar. 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. observación.Proyecto Memorando de Planeación 8 .2. Con este proceso se pretende profundizar e indagar con el personal de las diferentes áreas involucradas en el área objeto de estudio. documentos legales. teniendo en cuenta el resultado de pruebas de auditoria debidamente sustentados y documentados en los papeles de trabajo.3.1. de esta forma logrando evidenciar físicamente la información reunida debidamente clasificada y referenciada.1. ENFOQUE GENERAL DEL TRABAJO DE AUDITORIA ETAPAS Familiarización Identificar a nivel general el funcionamiento del ciclo operacional de la organización y su influencia sobre las demás áreas de la compañía. inspección. Utilizando las diferentes técnicas existentes tales como indagación. se elabora un programa de auditoria preliminar donde se solicitara información concerniente a la empresa. 1. Para conocer el área de XXXX. 1.6. funciones por puesto y conformación de grupos de trabajo. 1.1. Investigación y Análisis Una vez recopilada la información se procede a analizarse en mesas de trabajo junto con el grupo de auditores. 6.

la gerencia pueda tomar decisiones acertadas acerca del mejoramiento de procesos.Proyecto Memorando de Planeación 9 . Informe Final de Auditoria En este informe se incluye el resultado del examen de la auditoria operacional con los soportes suficientes y competentes de la evaluación.1. Informe de Control Interno Soportado con las pruebas necesarias para poder dar una opinión acorde con la realidad del funcionamiento del control existente en las distintas áreas que participan en el proceso de CxP. Guevara . 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A.1. ÁREAS DE IMPORTANCIA Dentro de la compañía xxx se tiene como áreas importantes las siguientes: • Gerencia Administrativa y Financiera • Gerencia de Servicios • Departamento de Contabilidad e Impuestos • Departamento de Tesorería • Departamento de Cartera • Departamento de Almacén. b. 6. se presentarán dos tipos de informes: a. permitiendo identificar las posibles falencias en los procesos y así mismo.4. Informe Como resultados finales de la evaluación que se desarrollara al proceso.2.

• Comparar los proveedores actuales con los autorizados • Revisar las cuentas por pagar recibidas de los proveedores.5. Documentación y Confirmación. órdenes de compra y remisiones del último semestre y cuentas por pagar efectivamente realizadas.6. VISITAS Con el fin de obtener información oportuna se realizarán las siguientes visitas: Preliminar. analíticas. en el desarrollo de la auditoria. Inspección. Para la el Auditor: • Obtener …. con las áreas involucradas en el proceso evaluado y una visita final o posterior a la auditoria 1. 6.Proyecto Memorando de Planeación 10 . ASUNTOS DE IMPORTANCIA Para la Organización: • Obtener la base de proveedores autorizados vigentes. • Analizar las últimas cotizaciones.1. Guevara . PRUEBAS DE AUDITORIA FINAL Para desarrollar la auditoria aplicaremos pruebas sustantivas.5.1.3. Preliminar En el acuerdo al que hemos llegado con la gerencia de MADIAUTOS LTDA. cumplimiento y control por medio de la Indagación. mediante una reunión con el personal de las siguientes áreas: • Departamento de Almacén 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. se realiza la auditoria en forma general al proceso de Cuentas por Pagar iniciando con las políticas establecidas en los procesos de la compañía hasta el manejo y el control interno de todos los procedimientos referentes al anterior mencionado.4. 6.6. 1.1. 1.7. Observación.

1. para lograr la acertada y confiable obtención de datos necesarios.06 OCT.1.03 NOV.29 OCT.13 SEPT. como un medio para tener un conocimiento amplio de la funcionalidad de todo el proceso de cuentas por pagar.22 OCT.9. 6. Posterior Culminado y una vez entregado el informe de auditoria (09 de noviembre) se hará una última visita para obtener la idea clara del resultado del informe.1.Proyecto Memorando de Planeación 11 .8.6. si el Gerente se encuentra satisfecho con el trabajo realizado y conocer también opiniones del desempeño del equipo de auditoria.09 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. Guevara .20 OCT. FECHAS DE EJECUCIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA Preliminar Trabajo Posterior SEPT.27 NOV. Dentro del cumplimiento de este paso se aclararan todas las expectativas que tenga. con respecto con lo escrito en el informe y las sugerencias que se le anotan. En el desarrollo del trabajo de auditoria Para la realización de la auditoria se harán visitas habituales.• Gerencia de Servicios • Asistente del departamento de auditoria interna • Asistente de Contabilidad • Asistente de Cuentas por Pagar 1. mientras se desarrolla el transcurso normal del trabajo.

7. Motta Tierradentro Claudia Moreno Velásquez Manuel Escobar Cargo Socio Gerente de Auditoria Socio Sector Operacional Sênior de Auditoría Asistente de Auditoria Asistente de Auditoria Gerente General Gerente Administrativo y Financiero Contador Auditor Cargo 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A.2. POR LA FIRMA DE AUDITORIA Nombre Johana Gualdrón Medina Libia J. PERSONAL INVOLUCRADO Para llevar a cabo la auditoria del proceso de cuentas por pagar en xxx se requiere la colaboración de personas vinculadas en el proceso y de quienes efectúan esta función dentro de la compañía 7.Proyecto Memorando de Planeación 12 . Guevara . 7. Bandera Rodríguez Maria F. POR LA EMPRESA Nombre Enrique Guzmán Gálvez Félix Darío Guevara Héctor Carranza German Rojas P.1.

Guevara . Planeación Preliminar 5 25 15 20 20 85 Posterior 12 30 15 20 20 97 Total 27 80 45 60 60 272 Gerente Gerente Operacional Senior Asistente de Auditoria Asistente de Auditoria TOTAL 10 25 15 20 20 90 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. PRESUPUESTO DE TIEMPO DE LA AUDITORIA Cuadro explicativo presupuestado en horas de trabajo.8.Proyecto Memorando de Planeación 13 .

A través de la Auditoria Operacional que llevaremos a cabo. ANÁLISIS DE RIESGOS DE LA ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO Es un proceso de identificación.9. Se evaluara con la metodología de la firma. evaluar y administrar los riesgos de negocios en todos los niveles de la operación. es un proceso multifacético de aspectos apropiados del cual son a menudo llevados a cabo mejor por un equipo multidisciplinario. ya sean propios o generados por entes externos. evaluación y optimización de todas las situaciones que representan riesgos para la organización. ESCENARIO DE RIESGOS: 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. 9. Guevara . se pretende identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesta la compañía objeto de esta auditoria. medición. control. en lo que tiene que ver con los procesos. monitoreo.Proyecto Memorando de Planeación 14 . La administración de riesgos es una parte integral del proceso de administración. que interactúan con la compañía y con los departamentos relacionados. Permite conocer. Para realizar estos procesos es muy importante evaluar el riesgo organizacional. La administración de riesgos hace posible la previsión de riesgos que pueden acabar con el negocio y facilita alternativas de administración consideradas de mejor práctica.1. para lo cual evaluaremos cada operación relacionada directa e indirectamente con el proceso evaluado.

Proyecto Memorando de Planeación 15 .Conclusiones Las siguientes conclusiones de este documento: ● 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A. Guevara .

Información confirmada con el SIC y los reportes sobre el “Detalle de las Cuentas Por Pagar” preparado por el Departamento de Contaduría de acuerdo a informes enviados por las diversas áreas o de Sucursales del Banco. Guevara .Referencias 1.Proyecto Memorando de Planeación 1 . 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A.

. Guevara Rojas. Guevara – Proyecto Memorando de Planeación 1 .Historia de Cambios 1. Versión 1.... 2011-03-29 Documento Preparado por Pedro A.0: 16 de julio de 2003 – Pedro A. ∗ ∗ Se estructuró este documento de acuerdo a informe presentado. Participaron en la elaboración y revisión de esta versión..