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Nombre: Robinson Arango Hurtado Fecha: 04 de Junio de 2011 Actividad: Recibo y despacho de Documentos Tema: Administración Documental

Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto. Reglas generales ‡ El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía. ‡ Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos. ‡ Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten. ‡ Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes. ‡ Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor. Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería Para objetos frágiles ‡ Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. ‡ Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

‡ Tener en cuenta la fortaleza. Objetos Líquidos. manchando y dañando el contenido. y no cilindros tipo tubo. Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor. Proteja sus discos de dato. espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. para embalar rollos de planos. Documento de Gran Tamaño. . ‡ No considere que basta con poner etiquetas de ³Frágil´ y ³Trátelo con cuidado´ para evitar un embalaje adecuado. sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Utilice tubos triangulares. Coloque en el centro del embalaje. el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio. Sólo sirven como fuente de información. deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte. cintas de audio y video. acolchando la caja después en el fondo. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos. lados y parte superior con relleno. Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. ‡ El objeto deberá estar almohadillado por todos lados. Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones. colocando material de almohadillado suave alrededor. mapas y proyectos. acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo. garantizando que no toquen las esquinas. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado. selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Objetos Frágiles.‡ Utilice materiales de almohadillado.

desventajas ninguna. Tercer paso · Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. organización. Se recomienda leer cuidadosamente la correspondencia por despachar para asegurarse de que está bien elaborada y anexar el sobre o los sobres si son copias extras. . flujo de la información. desventaja: ninguna. Ventajas: Legalidad.2. ventajas: organización. con el fin de que el directivo que firma tenga mayor información. Desventaja: ninguna. El destinatario puede entender el origen del mensaje que se genera y satisface a sí mismo que ha recibido el mensaje original. clasifica la correspondencia que se entregara personalmente y la que será enviada por correo. Cuarto paso · Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo. le da flujo a la información. A la correspondencia recibida que se está contestando en cada una de las dependencias las auxiliares administrativas anexarán la de respuesta. ventaja: Uso de firma elimina la posibilidad de mal uso por personas no autorizadas. desventajas: ninguna. ventaja: organiza el flujo de la información que se tranza en la empresa. Correspondencia enviada Primer paso En las diferentes dependencias de la entidad. desventajas ninguna. verifica dirección del sobre. Correspondencia recibida Primer paso · Registra y radica correspondencia. ventajas y desventajas que . verifica anexos del original y la copia del consecutivo de correspondencia. evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en la empresa. las auxiliares administrativas elaborarán la correspondencia utilizando y atendiendo las reglas señaladas en el presente manual.. ventaja: organización. desventajas ninguna. Segundo paso En el Centro de documentos con el sello fechador se coloca fecha al documento y el número de radicado. le da flujo a la información. ventajas: da mayor comodidad a la persona que distribuye la documentación. Describe cada procedimiento efectuado y señala encuentras de cada uno.. Segundo paso · Organiza la correspondencia por dependencias.

tendrá cuidado de trasladar correctamente los oficios. ventajas: organización. en original y tres copias: una para la empresa de correos quien la devuelve una vez recibe la correspondencia. Mi propuesta seria. Cuarto paso En el Centro de Documentos el auxiliar de documentación encargado de la distribución y despacho. copias informativas y documentos destinados por ellas a otras dependencias. Finalmente se formarán carpetas. en la planilla se registra fecha de envío. según su volumen y debidamente legajadas (no más de 250 hojas por fólder). De igual manera. Cuando se envía el correo por medio de empresas especializadas en este ramo. Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de dicha entidad. al sacar los documentos de las carpetas que llegan de las oficinas. se almacenarán y se conservarán en la estantería bajo medidas de protección. donde cada índice contenga: destinatario. que la empresa contratara un mensajero. revisará que la correspondencia cumpla todos los requisitos señalados en el manual de correspondencia. código y número de radicación. destinatario. (Adpostal) el recibo de despacho o guía se conservará en el CAD por un período determinado para control y seguimiento. otra copia la empresa de correos la envía anexa a la factura y la tercera copia la archiva la empresa de correos. . gramaje y valor estimado Ventajas: Seguridad. desventajas ninguna. asunto o referencia. flujo de la información. desventajas ninguna. lo cual generaría empleo y reducirían costos.Tercer paso Para la correspondencia que será enviada por correo se elaborará la planilla denominada ³Consignación envíos con licencia de crédito´. Conviene para cada legajo de consecutivos elaborar un ³Índice de Correspondencia interna y externa Despachada´.

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