TUTORAT III TEHNICI PENTRU RADIO ŞI TELEVIZIUNE

Impactul radioului şi televiziunii a crescut enorm în ultimii zece ani. Mărimea absolută a audienţei a arătat că cele două mijloace de comunicare în masă sunt de acum lideri în domeniul comunicării. Unii oameni cred că datorită scăderii cititorilor de ziar importanţa presei este în declin. Totuşi, mai multe publicaţii au fost lansate apoi au urmat drumul lor. Aceste publicaţii au drept public ţintă unul specific, iar în cazul specializării necesare va fi în continuare important ca ţinta să fie cuvântul scris. Nu sunt întotdeauna apreciate ocaziile oferite de radio şi televiziune, care nu sunt atât de mari ca cele oferite de presă. Ca de obicei, elementul esenţial pentru a scoate cei mai bun din aceste situaţii este de a înţelege mediul. În mod deosebit, televiziunea este un mediu foarte diferit de presă. El este complicat, iar strategiile de comunicare sunt complementare şi complexe. Jurnaliştii şi producătorii de televiziune au o competenţă mult mai specializată decât cei asemenea lor fie din radio, fie din presă. Ei elaborează astfel de produse mediatice, încât ei pot şi atrag atenţia publicului din întreaga lume şi, mai ales, ei pot distra sau informa acest public mulţi ani de acum înainte. Ca şi presa, oamenii de televiziune sunt dominaţi de un sens puternic al independenţei editoriale, dar cu cât numărul canalelor creşte, iar ei câştigă poziţie în rândul altor posturi, cu atât bugetele se reduc, iar elementele de ordin fizic şi financiar sunt necesare. Marea complexitate a modului în care televiziunea funcţionează ca şi nevoia de finanţare evidenţiază faptul că există numeroase modalităţi de a utiliza mediul în beneficiul companiei sau clienţilor dvs. La fel ca şi furnizarea de materiale pe bandă video există şi alte forme de a oferi materiale importante sau chiar programe complete. Printr-o planificare atentă puteţi totodată să îmbunătăţiţi acoperirea informaţiei pentru sport sau alte sponsorizări şi să oferiţi informaţii de interes uman, care să intereseze prin consecinţele asupra realităţii imediate integrate emisiunilor magazin sau talk-showurilor. Staţiile de radio caută şi ele şi solicită material pentru a acoperi timpii de antenă destul de mari. Reglementările privind difuzarea pentru promovarea produsului sunt mai puţin stricte la radio, decât la televiziune, aşa încât este relativ uşor să oferi o bună difuzare companiei dvs. Posibilităţile includ atât

1

interviuri în direct, cât şi înregistrate, benzi radiofonice sponsorizate, difuzare multiplă, concursuri, sponsorizări şi programe complete. Atât la radio, cât şi la televiziune informaţia poate fi proactivă, ca şi rezultat al eforturilor departamentului de relaţii publice sau a staţiei de radio şi/sau televiziune, sau reactivă ca rezultat al cererilor de la jurnalişti şi documentarişti pentru interviuri sau materiale pentru programe de ştiri şi emisiuni importante la graniţa dintre informaţie şi divertisment. Activitatea prin care se stabilesc standardele editoriale este coloana vertebrală a unui program bun de relaţii publice în domeniul audio-vizualului. Trebuie să înţelegeţi ce se cere şi cum să stabiliţi unghiul de abordare al materialului pentru a răspunde cerinţelor. Dacă aveţi ocazia să vă vindeţi o idee, nu o irosiţi. Pentru a avea succes în televiziune este nevoie: • • • • • • • • să cunoaşteţi atribuţiile membrilor echipei – grila de programe să aflaţi necesităţile producţiei să dezvoltaţi unghiuri de abordare asemănătoare – câte unul diferit pentru fiecare tip de să îi faceţi să creadă că a fost ideea voastră. Pentru radio este nevoie: • • • • • • să vă cunoaşteţi programele şi locul lor în grila de programe să vă cunoaşteţi organizatorii programului, redactorii-şefi, documentariştii şi corespondenţii să realizaţi unghiuri de abordare proprii localului sau tematicii pentru audienţă specializată.

program - informaţii, sport, comentarii, magazin la graniţa dintre informaţie şi divertisment

specializaţi

O dată cu creşterea audio-vizualului, în general, a echipamentelor sofisticate, merită să luăm în considerare realizarea unui centru de producţie în audio-vizual specializat în legătură cu televiziunea şi radioul. Depinde de mărimea companiei dvs. pentru ca unitatea să aibă un singur specialist cu o pregătire administrativă sau un grup din 2-3 directori cu experienţă practică în domeniul scriiturii în audio-vizual, a editării sau producerii programelor. O staţie tipică trebuie să îndeplinească în general câteva din următoarele funcţii: • • • • să faceţi legătura între membrii echipei de marketing, clienţi şi colegi; să organizaţi grupuri de discuţie, dezvoltând şi experimentând idei;

2

• • •

• • •

să realizaţi scriituri pentru audio-vizual, să organizaţi şedinţe de înregistrare, să să vindeţi interviuri în direct, materiale pentru programele de ştiri, benzi să răspundeţi la cerinţele mediatice de fiecare zi prin interviuri şi materiale şi să

produceţi şi să editaţi benzi audio şi video şi să realizaţi comentariul unor benzi video; sponsorizate şi multicanal; stabiliţi programe pentru trimiterea unor materiale care să vă afecteze imaginea făcute fie de partea adversă, fie din cauza unor dezastre; • • • • • • • • să faceţi eficientă acoperirea prin televiziune a evenimentelor sponsorizate; să negociaţi folosirea materialelor importante aflate la graniţa dintre informaţie şi să vă pregătiţi colegii şi clienţii pentru a apărea la radio şi/sau televiziune; să monitorizaţi programele radio/televiziune şi să comandaţi transcrierea benzilor ;

divertisment, a competiţiilor şi a programelor sponsorizate;

Ca o alternativă la realizarea propriului centru de producţie ar putea fi folosirea unei companii specializate din domeniu. Cel mai bine ar fi nu numai să vă realizeze producţia video, ci şi să o vândă. Ei pot face o reală diferenţiere pentru acoperirea informaţiei pe care o obţineţi de la o sponsorizare, dezvoltând un program complet. Televiziunea are nevoie de imagini în acelaşi fel în care radioul şi ziarele au nevoie de cuvinte, dar şi de acelaşi tip de criteriu pentru a le aplica în ierarhizarea informaţiei. Este materialul valoros? Este acest material de interes şi este parţial non-comercial? Totuşi, datorită audienţei mijloacelor de comunicare în masă jurnaliştii de televiziune urmăresc atât ştirile, cât şi materialele importante aflate la graniţa dintre informaţie şi divertisment numite feature, dar dintr-o perspectivă mult mai actualizată. Ceea ce poate fi o bună informaţie pentru radio, poate cădea la televiziune, deoarece este prea specializată pentru a trezi interesul unei audienţe mai largi. Spaţiul de difuzare e mai limitat. Un cotidian naţional poate să aibă o poveste care nu are un impact suficient de puternic, pentru un material într-o emisiune de ştiri la televiziune de o jumătate de oră aceeaşi poveste poate să nu intereseze deloc. Oamenii de radio şi televiziune sunt ocupaţi şi ei deseori trebuie să ia decizii rapide asupra ceea ce ei gândesc în realizarea unor materiale video de bună calitate. Dacă într-adevăr credeţi că aţi putea face un material de televiziune veţi avea nevoie să vindeţi povestea. Va trebui să fiţi capabil să spuneţi producătorilor cu exactitate de ce va trebui să-i oferiţi povestea publicului lor. Totodată va trebui să le oferiţi imagini bune, cu cât mai multe, cu atât mai bune. Acolo unde există acele benzi video care conţin informaţii, banda video va acoperi povestea în sine.

3

Acest tip de material a avut succes pentru o companie care a condus deja cunoscutul concurs anual al fotografiei pentru copii. La cea de-a 25-a aniversare a fost realizat un material video pentru ştiri care a arătat ceea ce s-a întâmplat în ultimii 25 de ani. Televiziunea naţională nu numai că a prezentat materiale despre câştigători pentru prima dată, dar totodată a folosit ceva din acest material video pentru ştiri ca parte a poveştii. Cu o tehnologie perfecţionistă, este chiar fezabil ca în viitorul apropiat veţi putea să distribuiţi astfel de materiale prin Internet. Nu contează unde vă aflaţi în lume – veţi putea să trimiteţi materiale vizuale mijloacelor de comunicare în masă şi clienţilor sau potenţialilor clienţi oriunde. Pentru a vă prezenta produsul la televiziune, în particular, este destul de greu dacă nu sunteţi cunoscuţi. Prezentatorilor le este interzis să prezinte anumite produse doar de dragul acestora, cu toate că ei pot prezenta informaţii despre companie. Există o delimitare destul de fragilă între un material pentru ştiri şi unul promoţional. Puteţi oferi produse drept premii pentru programe cu concursuri, dar ele nu vor fi inventariate după nume. Ceea ce puteţi realiza este să sponsorizaţi un concurs al telespectatorilor. O posibilă inserare a produsului în televiziune este în aria departamentului scenografie. Există de asemenea un număr de companii specializate în plasarea produsului, taxa depinde de spectacol şi de locul produsului în acest program. Dacă sponsorizaţi un eveniment important din domeniul artei sau sportului, prezentarea la televiziune este doar începutul. Acest lucru va asigura ca numele firmei sau companiei dvs. să fie asociat cu evenimentul şi va exista promovarea materialului ca suport, dar acest tip de material este de preferat să fie prezentat în timp limitat. Pentru a obţine cel mai bun rezultat de la el, veţi avea nevoie să acţionaţi îndeaproape cu persoane care vor transmite imaginile – producători şi comentatori. De exemplu, dacă aveţi posibilitatea de a folosi materiale neobişnuite din arhive sau alte surse puteţi produce secvenţe titlu la începutul şi sfârşitul pauzelor publicitare care includ marca acelei companii, dar pe care producătorii sunt fericiţi să le folosească. Chiar puteţi avea propria cameră de luat vederi la eveniment. Acest lucru determină includerea propriilor imagini de marcă transmise în toată lumea. Cu o echipă la eveniment puteţi oferi material redacţiilor de actualităţi atunci când ele nu au fost prezente. Astfel imaginile trebuie să releve momentele importante sau finale. Aceste redacţii vor fi încântate să aibă material şi dvs. veţi fi capabili să oferiţi propriul unghi de abordare redactării materialului pentru ştiri. O companie mare de computere implicată în sponsorizarea sporturilor internaţionale a vrut să crească substanţial activitatea sa prin mediatizarea momentului când a furnizat un set de tehnologie înaltă pentru staţiile importante. Echipamentul oferea comentatorilor informaţii vitale chiar de la locul 4

acţiunii doar printr-o apăsare de buton. În schimb, compania de computere a primit garanţia de a fi prezentată acţiunea într-un număr de articole importante la graniţa informaţie – divertisment privind tehnologia mult mai eficient în afara curselor sportive, a evenimentelor. Aceste features au fost discutate cu fiecare post de televiziune în cele mai importante pieţe europene ale companiei şi sugestiile oferite au fost integrate articolelor din final. Materialele nu au fost oferite numai programelor sportive, ci şi unor emisiuni specializate şi de ştiri. Desigur că a fost un program amplu cu un buget mare, dar este posibil să utilizaţi strategii asemănătoare, dar la o scară mai redusă. Dacă v-aţi gândit la programe sponsorizate aveţi nevoie să aveţi clar în minte ce vreţi să obţineţi de la ele. Firma şi produsul nu vor fi menţionate în programele sponsorizate pentru că nu este permis acest lucru. Pur şi simplu veţi fi menţionaţi la începutul şi la sfârşitul programului, apărând vizual în aceşti timpi ai emisiunii. Într-adevăr este mult mai bine dacă aţi avea o legătură relevantă cu ceea ce conţine programul sau dacă pur şi simplu doriţi să vă prezentaţi sub un nume necunoscut. Totuşi, există alte modalităţi de a va implica în producţia programelor. Este posibil să finanţaţi un program care se află, de exemplu, în contextul şi istoricul unui eveniment cu care compania dvs. este îndeaproape legată. Ar fi practic imposibil să spuneţi povestea fără prezenţa relevantă a clientului dvs., totuşi, povestea ar trebui să fie una interesantă. Există în acelaşi timp situaţii pentru programe de documentare de amploare, care să vorbească despre stilul de viaţă sau activităţi sportive în care compania dvs. să fie implicată. Foarte des o combinaţie între barter şi coproducţie vor crea programe de bună calitate de care staţiile de televiziune pot fi vândute, dar de care beneficiază şi co-producătorii. Radioul devine din ce în ce mai specializat în viziunea sa. Acest lucru parţial se datorează faptului că radioul a devenit mult mai mobil, dar şi exploziei unui număr mare de staţii de radio. Multe staţii au acoperire fie pentru zona locală, fie pentru zone specific de interes, la nivel tematic. Această “destinaţie proxemică” înseamnă că programele au drept grup ţintă un grup mic de indivizi decât populaţia ca întreg, şi că în consecinţă tematica dvs. trebuie să fie legată de acest lucru. Chiar şi la postul naţional de radio selecţia audienţei poate fi diferenţiată de-a lungul zilei: • • programe informative pentru adulţi dimineaţa cu un interes important în partea de mijloc a programelor de dimineaţă pentru emisiuni cu şi despre femei; • • programe informative de interes general în zona prânzului; • • divertisment după-amiaza; • • programe pentru tineret după-amiaza târziu şi seara.

5

Interviuri: Dacă aveţi o poveste interesantă este posibil să vă aranjaţi telefonic un interviu pentru orice tip de post – naţional, regional, local. Staţiile radio preferă să realizeze interviuri în studio. De obicei, ele sunt în direct, dar pot fi şi înregistrate. Interviurile pot fi aranjate în direct –chiar în timpul emisiei– prin Integrated Service Digital Network (ISDN), prin telefoane fixe, mobile. Nu întotdeauna staţiile sunt atât de interesate în aceste ultime legături datorită calităţii nu prea bune a sunetului. Dacă subiectul ştirilor este destul de specializat, jurnalistul poate fi trimis să ia interviul de la faţa locului, sau dacă purtătorul dvs. de cuvânt este fie foarte important, fie foarte ocupat, un car de reportaj poate fi trimis pentru a fi intervievat. Un comunicat de presă trimis agenţiilor, prin fax sau prin poştă, poate fi eficient. Vedeţi dacă a fost scris într-un stil convenţional care poate fi citit pe post. Dacă povestea este suficient de interesantă, ea poate fi parte a ştirilor şi este mai bine dacă nu trebuie să fie rescrisă. Benzi radiofonice sponsorizate. Deseori cunoscute ca “talking press releases” – comunicate de presă vorbite, ele sunt mai cunoscute drept features vorbite. (“talking features”). Ele sunt înregistrate utilizând un intervievator profesionist care lucrează potrivit cerinţelor negociate. Banda este montată şi trimisă membrului echipei staţiei stabilit pentru ca materialul să fie inclus în programul de ştiri, sau, de cele mai multe ori, în emisiuni magazin şi dezbateri. Atunci când aceste benzi sunt produse corect ele pot fi eficiente în obţinerea timpilor de transmisie. Totodată, ele economisesc timp şi bani pentru un specialist ocupat care merge în ţară la diverse posturi de radio. Gândiţi-vă la un unghi bun de abordare şi prezentaţi materialul într-un “ambalaj” atractiv. Sunetul de la faţa locului sau muzica de ilustraţie este interesantă pentru realizatorii de radio dacă şi numai dacă banda este înregistrată profesionist. Realizaţi un script pentru a-l putea utiliza drept ghid şi păstraţi marca la minim. Maximum utilizaţi două menţiuni ale firmei/mărcii. Încercaţi în schimb să scoateţi în evidenţă proprietăţile unice care disting produsul sau serviciul dvs. de cele ale concurenţei. Nu este suficient să realizaţi o bandă bună; în acelaşi timp trebuie să oferiţi detalii semnificative despre bandă şi unghiul abordat de material. Acelaşi lucru când aveţi un prezentator care să lanseze în direct materialul. Dacă nu aţi fost lacom în conţinutul benzii puteţi avea mai mult la fiecare sfârşit. Aici este un exemplu de informaţie care însoţeşte banda despre un concurs de dans sponsorizat.

6

X & Y “Dans’ 96” FORMAT Interviu de Jane Peters cu Randy Turner, personalitatea unui muzical care a durat multe stagiuni la ABC SUBIECTUL ACTUALITATEA SUBIECTULUI ÎN DIRECT – LANSAREA Dacă vă aflaţi într-un club de dans şi întotdeauna doriţi să fredonaţi “Broadway acum e şansa ta …” există o nouă ocazie de a dansa cu cei din ţară în concursul de dans “X & Y”. Organizatorii caută cei mai buni dansatori amatori din Marea Britanie – cupluri sau solişti. Primul din cele 12 concursuri regionale fierbinţi începe la Bristol,vineri (data exactă: an, zi, oră …) şi durează până la marea finală din septembrie unde câştigătorii vor avea un premiu de o săptămână de dans pe Broadway. Jane Peters a aflat mai multe amănunte despre acest concurs de dans furtunos care va fi lansat asupra Marii Britanii de către Randy Turner, popularul star de muzical. ABC ÎN BANDĂ – SINCRON ÎN: La început “Bine eu cred …” OUT: La sfârşit “… absolut magnific” ÎN DIRECT DURATA: 3’35” X & Y “Dans’ 96” Actual

Randy Turner a prezentat X & Y “Dans’ 96” o nouă competiţie de dans se va lansa la Bristol. CONTACT DREPT DE AUTOR NOTA PREZENTATORULUI NUME, ADRESĂ, TELEFON, FAX Material de la X & Y Material inclus acestui pachet.

7

Exemplul este oferit de Ridge Hathwazy în lucrarea sa din bibliografie.

ÎN ATENŢIA SPECIALIŞTILOR 1. 1. Evaluaţi-vă ideile şi găsiţi unghiul de abordare corect pentru radio; veţi fi capabili să oferiţi o bună poveste în imagini cu ajutorul cuvintelor? 2. 2. Folosiţi-vă imaginaţia, dar profesionist astfel încât prezentarea să fie bună. 3. 3. Scrieţi scriptul păstrând marca într-o tonalitate joasă şi discutaţi în detaliu atât cu jurnalistul, cât şi cu interlocutorul. 4. 4. Alegeţi pe cei doi cu grijă. Sunt vocile feminine sau masculine mai aproape de obiectivele şi publicul dvs. ţintă? 5. 5. Angajaţi un producător profesionist pentru înregistrare şi operaţia acestuia destul de mult pentru a se abate de script pentru a oferi spontaneitate … benzii. 6. 6. Montaţi cam 3’ – 3’3/2” şi copiaţi în standardele de emisie. Staţiile BBC vor accepta uneori benzi de durată mai mare decât staţiile comerciale. 7. 7. Scrieţi lansarea benzii şi materialul în script pentru fiecare staţie şi asiguraţi-vă că ea conţine o referinţă locală. Includeţi toate detaliile despre subiectul benzii şi despre interlocutor. 8. 8. Vindeţi banda staţiilor de radio alese via membrul echipei staţiei. Nu trimiteţi doar banda fără o nominalizare precisă. Încercaţi să oferiţi “valoare adăugată” prin oferirea de mostre sau alte daruri. Încadraţi o carte poştală plătită în având pentru răspunsul de primire. 9. 9. Urmăriţi ca după 2-3 săptămâni să vi se confirme folosirea benzii şi să vi se dea alte comentarii care pot fi utile în producţia altor benzi pentru staţie. Difuzarea audio-vizuală multiplă. Acesta este un alt mod eficient de transmisie a informaţiei având acoperire naţională fără a fi necesară călătoria de-a lungul şi de-a latul ţării. În acest context, specialistul intervievator/interlocutor se află în studioul central şi ia parte la o serie de interviuri aranjate în prealabil la diverse studiouri din ţară. Există însă o ocazie mai mare în acest caz pentru a aborda informaţia după nevoile locale sau regionale ale staţiei de radio. De exemplu, o companie mare de brânză care a sponsorizat “Premiul Brânzii” într-un ghid celebru de hoteluri şi restaurante care a aranjat o serie de acţiuni

8

multibroadcasts? Pentru câştigătorii premiilor. Expertul în brânzeturi care a fost angajat să reprezinte compania a vorbit câştigătorilor despre câştigurile lor înaintea reprezentanţilor din audio-vizual. Ea nu a vorbit nu numai despre brânzeturile de concurs, ci şi despre faptul că ea însăşi a vizitat acele restaurante care s-au aflat în zona postului unde ea a vorbit. Staţiile radio au fost mulţumite de rezultate şi au prezentat aceeaşi poveste în următorul an. De asemenea şi compania a fost mulţumită. Un nivel mai înalt de profesionalism a fost cerut pentru a realiza acest tip de difuzare în audiovizual, iar echipa dvs. bine pregătită, poate să nu fie la curent. Un specialist bine cunoscut sau o celebritate ar putea fi un impuls de care are nevoie subiectul dvs. pentru a interesa staţiile de radio alese. Radioul sponsorizat. Spre deosebire de televiziune, este posibil în cazul radioului să plătiţi timpii de emisie. Puteţi realiza un pachet care poate include o sponsorizare sau un concurs bazate pe un subiect relevant şi poate obţine un număr negociat de menţionări. De exemplu, o companie importantă de ciocolată a realizat un pachet promoţional de opt săptămâni care s-a vândut în douăsprezece staţii de radio cu acoperire pe întreg teritoriul ţării. Ascultătorilor li s-a cerut să scrie dacă a existat cineva căruia au vrut să mulţumească pentru un gest cât de mic de bunătate. Ar putea fi doar din partea unui vecin, un profesor responsabil sau chiar a unui prieten bine intenţionat. Scrisorile alese au fost citite odată pe săptămână şi acelor oameni care au trimis scrisori li s-a trimis o cutie de ciocolată. Produsul a fost menţionat pe fiecare program şi în fiecare material promoţional. Pentru a obţine cel mai mult dintr-o astfel de promovare va trebui să stabiliţi clar obiectivele acţiunii dvs. şi să creaţi promovarea în acest sens. În exemplul de mai sus, compania a dorit ca ciocolata să fie văzută ca cel mai potrivit cadou pentru un simplu mulţumesc. Programul a fost difuzat dimineaţa pe la zece unei audienţe de 100% feminine – cel mai potrivit public pentru ciocolată. Avantajul unui astfel de pachet de 8 săptămâni la radio constă în repetiţia care creează conştientizarea de-a lungul timpului. Suplimentar, produsul este receptat ca a treia parte din ceea ce prezentatorul susţine. Acesta din urmă este văzut foarte mult ca un prieten al comunităţii. TEMĂ Monitorizaţi un post de radio/televiziune şi identificaţi elementele specifice. Comentaţi concluziile, la care aţi ajuns.

9

SEMINARII, ATELIERE DE LUCRU ŞI CURSURI DE PERFECŢIONARE

Firmele şi organizaţiile, a căror supremaţie este recunoscută în domeniul lor de activitate, deţin deseori informaţii care ar putea fi specialiştilor din media de o valoare incomensurabilă. Oferta informaţiei, dacă nu este confidenţială, este destul de generoasă în recunoaştere dacă poate fi obţinută prin modalităţi directe si eficiente. Procesul de “educare” a mijloacelor de comunicare în masă, dacă este realizat în direcţia potrivită, poate fi o experienţă profitabilă pentru toată lumea implicată. Un seminar care să prezinte procesele de tehnologie avansată destinat redactorilor şefi şi un curs de perfecţionare obişnuit privind principiile fundamentale pentru tinerii jurnalişti abia familiarizaţi cu domeniul ar putea fi de un real ajutor în stabilirea locului organizaţiei dvs. ca voce autorizată în domeniu. La acest nivel, seminarul ar putea fi considerat ca un “recipient” de informaţii în interiorul industriei, cu reprezentanţi ai diferitelor organizaţii ca universităţi, colegii tehnice şi departamente guvernamentale, dar şi cu cercetători din întreprinderile de vârf. Totuşi, doar cei mai informaţi jurnalişti este de preferat să beneficieze de o invitaţie la o astfel de întâlnire, deoarece nivelul discuţiei este strâns legat de cerinţa utilizării unor termeni ştiinţifici complecşi sau a unei terminologii tehnice, iar prezentarea ar putea să nu fie accesibila prin a explica puncte diferite acelora care nu sunt familiarizaţi în domeniu. Totuşi, rezultatele şi soluţiile unei astfel de întâlniri împreună cu rezumatele simplificate ale lucrărilor sau ale rapoartelor ar putea alcătui bazele unui seminar bine organizat pentru presă. În mod asemănător, rezultatele muncii într-o singură companie, urmate probabil de un rezumat al altor lucrări în domeniu, ar putea oferi o platformă utilă în mod egal şi pentru un seminar mai elaborat. Aspectul important de remarcat constă în a avea ceva interesant de a spune. Este chiar mai important în legătură cu acest tip de proces educativ, rolul conferinţei de presă în general, şi chiar a recepţiilor pentru a evita un alt tip abordare organizata pentru produsele companiei. Totodată este la fel de important să nu continuaţi pe aceeaşi temă sau puteţi afla că noua cercetare sau o schimbare în tendinţele pieţei v-au lăsat în urmă. O organizaţie în domeniul consumului

10

obişnuia să folosească fiecare ocazie pentru a critica lobby-ul hranei raţionale în domeniul lor. Ei organizau seminarii pe tema nutriţiei fundamentale şi discuţii tehnice care “dovedeau punctul lor de vedere”. Totuşi, atunci când tendinţele pieţei s-au împărţit dramatic, alte firme au arătat că dificultăţile lor tehnice nu erau insurmontabile şi că argumentele lor privind alimentaţia erau cele mai partizane şi cele mai incorecte. Experţii din afara organizaţiei invitaţi să vorbească la seminarii educative alături de oamenii dvs. sau chiar o discuţie informală cu specialişti din tabere opuse pe subiecte controversate vă vor ajuta să oferiţi autenticitate şi autoritate evenimentului. Trebuie să vă asiguraţi că vorbitorii îşi cunosc subiectul în profunzime. Nu este bine, pur şi simplu, să alegeţi oamenii pentru că ei sunt atractivi sau binecrescuţi, ei trebuie să fie capabili să răspundă în detaliu la întrebările reprezentanţilor presei care cunosc cel mai bine domeniul din perspectiva informaţiei pentru public. Seminariile sunt în mod egal utile pentru educarea tuturor domeniilor mediatice şi pot fi utilizate de toate tipurile de organizaţii. Companiile industriale sau tehnice care vând în mod evident propriilor industrii sau ale altora ar putea acoperi subiecte de interes tehnice sau ştiinţifice. Şi în acelaşi fel, organizaţiile al căror scop este consumul ar putea acoperi subiectul prin cercetări din domeniul alimentaţiei sau realizările actuale din tehnologia computerelor. Multe din aceste subiecte sunt fundamentate ştiinţific sau se bazează pe studii şi opinii ale experţilor într-o anumită industrie. Uneori cercetarea de piaţă poate suplini materialul şi, în alte situaţii, ca în companiile lideri pe piaţa modei sau cosmeticelor va fi o atracţie. Un seminar de succes a fost organizat la sfârşitul anului 1989 de o companie leader în domeniul cosmeticelor, subiectul a fost “Look-ul anilor’90”. Vorbitorii au fost invitaţi din Franţa, Italia şi SUA, iar rezultatul a fost un seminar dinamic cu informaţii asupra tendinţelor de modă atât în aceste ţări, cât şi în Marea Britanie. A fost suficient material pentru un număr de redactori-şefi din domeniul modei şi frumuseţii să acopere 4-5 articole de opinie de larg interes, tratate în profunzime, pe teme diferite. În ciuda naturii serioase a unor seminarii ştiinţifice adresate presei, nu subestimaţi importanţa valorii divertismentului. Materialul poate fi nou şi foarte interesant, dar dacă vorbitorul nu este capabil să transmită acest lucru audienţei, atunci seminarul va fi o pierdere de timp. Unii experţi sunt vorbitori buni în mod nativ, dar alţii nu sunt. Acest tip de problemă poate fi parţial depăşită prin folosirea unor mijloace audio-vizuale bune . Alt mod de a susţine pe vorbitorul inaccesibil care este singurul expert în domeniu rezidă în pregătirea discursului prin vulgarizarea terminologiei. Invitaţi 2 sau 3 experţi din domenii anexe şi aduceţi un moderator care este un bun vorbitor şi care poate ghida cu tact atât discuţia dintre experţi, cât şi relaţia cu auditoriul. 11

Planificarea unor mijloace vizuale sau a unor demonstraţii ar trebui să acţioneze ca o dublă verificare pe care o faci dacă ai ceva important de spus. Trebuie să aveţi mare grijă când realizaţi lista invitaţilor pentru acest gen de eveniment. Nu există nici o reţinere în a le cere jurnaliştilor să renunţe la o jumătate sau chiar la o întreagă zi decât dacă într-adevăr este necesar. Nu este nici o raţiune în participări masive. O audienţă mică de specialişti va fi cu mult mai valoroasă din toate punctele de vedere. Întrebările lor, care se pot ivi în timpul discuţiei, vor fi indicaţii pertinente şi utile privind informaţia în zona de larg interes . O abordare personală prin telefon sau o scrisoare detailată este primul pas. Veţi avea nevoie să explicaţi cine este vorbitorul sau care sunt vorbitorii, care este nivelul la care este organizat seminarul. Dacă nu luaţi în consideraţie aceste lucruri invitaţia va fi ignorată şi oferită unui coleg tânăr care nu are pregătirea necesară pentru a beneficia de seminar. Sau redactorul-şef ar putea veni, gândind greşit că totul se va termina în cel mult câteva ore. Acest lucru s-ar putea întâmpla la un seminar de inginerie de înaltă specializare, când invitaţii importanţi trebuie să plece pentru alte întâlniri. Ei au fost la fel de trişti ca şi organizatorii, dar ei nu au apreciat natura evenimentului. Un seminar la nivel înalt de specializare organizat de o mare companie industrială ar putea oferi o ocazie valoroasă prin invitarea jurnaliştilor străini sau a reprezentanţilor presei străine. În prima situaţie, veţi fi nevoiţi să decideţi dacă veţi contribui sau nu la cheltuielile de călătorie şi cazare. La seminarul organizat de compania de cosmetice, anunţat mai devreme, principalele reviste de femei din fiecare ţară reprezentată au promis exclusivitatea materialelor dacă vor participa, iar costurile participării au fost plătite atât de reviste, cât şi desponsori. ÎN ATENŢIA SPECIALIŞTILOR 1. 1. Fixaţi data şi rezervaţi locul de desfăşurare? Vorbitorii. 2. 2. Rezervaţi spaţiul de desfăşurare şi organizaţi aranjamentele de catering. 3. 3. Realizaţi orice aranjament special cu presa străină. 4. 4. Elaboraţi lista invitaţilor şi trimiteţi invitaţiile. 5. 5. Rezervaţi servicii pentru traduceri şi fotografii. 6. 6. Elaboraţi programul pentru seminar şi stabiliţi prezentările, incluzând discursurile, mijloacele vizuale şi demonstraţiile. 7. 7. Stabiliţi programul călătoriei şi cazării vorbitorilor şi a invitaţilor din presă, după solicitări. 8. 8. Realizaţi dosarul de presă pentru toţi invitaţii din presă şi materialele de exclusivitate 9. 9. Verificaţi aranjamentele de catering şi cazare. 10. 10. Verificaţi lista invitaţilor. 12

11. 11. Verificaţi aranjamentele şi boxele pentru traducere, echipamentul pentru mijloacele vizuale, aşezarea încăperii în care are loc seminarul, existenţa şi aranjamentul scrumierelor şi recipientelor de unde se poate bea apă, numele de pe plachete, aerul condiţionat şi lumina. 12. 12. Pregătiţi ecusoanele. 13. 13. Repetaţi cu toţi vorbitorii şi preşedintele prezidiului sau prezentator/moderator. 14. 14. Rezumaţi atribuţiile membrilor echipei pe ore. 15. 15. Aranjaţi poziţia şi locul biroului de recepţie a participanţilor la seminar. Identificaţi-o pentru participanţi. Planificarea zilei evenimentului 16. 16. Repetiţii finale şi verificări. 17. 17. Realizaţi copii ale discursurilor pentru traducători – dacă este posibil. 18. 18. Fiţi gata să puneţi în scenă şi să conduceţi seminarul şi să rezolvaţi problemele când şi unde ele apar. ACTIVITATE INDEPENDENTĂ Aruncaţi o privire asupra regulilor pentru o conferinţă de presă cu scopul readucerii în memorie a principalelor puncte. Multe din punctele aflate sunt relevante pentru ateliere. De asemenea, acestea ar trebui să aibă în timp o durată mai mare decât obişnuita conferinţă de presă, iar prin natura lor implică participare din partea publicului. Ele pot include bufet, aranjament, decoraţiuni sau alte contexte specifice, dar, cu toate că în mod necesar va trebui sa purtaţi şorţuri sau alte haine de protecţie, jurnaliştii vor dori să ştie înainte la ce să se aştepte de la evenimentul organizat. Totodată este important să-i lăsaţi pe invitaţi să ştie nivelul la care atelierul este conceput din punct de vedere informaţional. Atunci redactorii şefi trebuie să fie siguri că persoana cea mai potrivită va lua parte la eveniment. Nu supraestimaţi o funcţie care s-ar afla la un nivel mai înalt decât presupuneţi că este. Dacă faceţi lucrul acesta, riscaţi ca redactorii-şefi să nu mai frecventeze funcţiile dvs. din nou. În întregime aceste cursuri de pregătire şi/sau perfecţionare sunt destinate jurnaliştilor tineri din presă. În zilele noastre există o ocazie bună pentru a te muta în redacţia grupului de reviste şi un jurnalist ar putea dintr-odată să se găsească în poziţia de a lucra la tehnoredactarea unui ziar sau la rubrica sănătate şi frumuseţe din redacţia unei reviste, în timp ce nu ştie nimic despre subiectul pe care trebuie să-l abordeze. Există totuşi oameni cu experienţă în redacţie, dar nu întotdeauna aceştia au timp 13

pentru a răspunde la întrebări şi probabil că nu sunt de acord să fie permanent întrebaţi cu scopul de a explica lucrurile. Deci evenimentele educaţionale organizate de producători şi furnizori sunt de obicei binevenite pentru redactorii-şefi şi apreciate de tinerii jurnalişti. Subiectul tratat din spectrul educaţional are încă nevoie să fie interesant şi să fie suficient de amplu în abordarea sa, dar este de preferat să fie fără rezerve partizane, pentru ca produsele sponsorului să fie menţionate în detaliu în punctele obişnuite. Totuşi, nu permiteţi acestui aspect să depăşească informaţia generală, sau la eveniment nu vor fi trimişi jurnalişti tineri. Vorbitorii vor fi probabil din interiorul organizaţiei dvs., iar atmosfera este de obicei mult mai puţin formală decât la un seminar ştiinţific. Scopul constă în a-i aduna laolaltă pe jurnaliştii tineri în aşa fel, încât lor să le fie de folos întâlnirea şi să se bucure să fie împreună. Totuşi, trebuie să aveţi grijă la formatul întâlnirii. Un patron de produse utilizate în saloanele de coafură şi frizerie, în mod frecvent organizează cursuri de iniţiere privind structura părului şi efectele permanentului sau vopsirii. Aceste întâlniri au loc în centrul de perfecţionare al companiei, iar directorul centrului conduce sesiunea. Ea este un vorbitor vivace şi firesc, ea cunoaşte subiectul în extenso. Singura problemă constă în faptul că tinerii jurnalişti sunt atât de interesaţi şi pun atât de multe întrebări în timpul întâlnirii, încât ea găseşte deosebit de dificil să parcurgă tot ceea ce şi-a propus din perspectiva conţinutului. Sesiunea este alcătuită din demonstraţii pe viu pe modele şi mijloace vizuale şi include un bufet în timpul prânzului cu vin. Dacă v-aţi propus să conduceţi din când în când în mod frecvent astfel de cursuri, merită să aveţi grijă din start la pregătirea lor. Dacă este posibil să verificaţi durata şi să vedeţi unde există momente de plictis. Uneori va trebui să rezervaţi o cameră de hotel pentru astfel de cursuri, dar dacă este posibil de obicei ţineţi-o pentru propriile dvs. nevoi. Sala de conferinţă sau camera de consiliu a companiei poate fi folosită permanent sau cu ocazia evenimentului pentru firma de publicitate sau relaţii publice. Pentru ultimii este absolut necesară, deoarece ei folosesc şi echipament vizual. Materialul suport pentru acest tip de cursuri este foarte important, deoarece dacă va fi prezentat corect tinerilor jurnalişti ar putea continua să facă referiri la el în timp. Dacă subiectul este amplu, atunci luaţi în consideraţie aspectele esenţiale conţinute de material. Dacă acesta este aşezat în secţiuni cu informaţii generale şi tehnice, atunci la începutul fiecărei secţiuni urmate de detalii ale reduselor relevante, capitole sau pagini care devin utile permanent pot fi înlocuite prin materiale trimise prin poştă. Acest material mai amplu poate fi găsit în dosarul de referinţă al jurnalistului. În acelaşi timp, cursurile de perfecţionare pot fi o sursă de idei pentru materialele de la graniţa dintre jurnalism şi opinie. Subiectele care vin în mod regulat ca întrebări sau subiect de discuţii pot fi de interes atât pentru cititori, cât şi pentru ascultători sau telespectatori. Ca alternativă, este posibil să 14

fie util pentru propriile dvs. idei de articole – feature. Cu toate că jurnaliştii tineri nu întotdeauna pot fi capabili să ia o decizie definitivă privind ideile pentru articole – feature, el sau ea vor fi încântaţi să aibă idei pe care să le prezinte redactorilor-şefi. ÎN ATENŢIA SPECIALIŞTILOR 1. 1. Stabiliţi de comun acord data cu vorbitorii şi organizai evenimentul. 2. 2. Stabiliţi lista invitaţilor şi trimiteţi invitaţiile. 3. 3. Planificaţi de comun acord conţinutul cursurilor cu vorbitorul sau vorbitorii şi specialiştii din afară şi rezervaţi spaţiul de desfăşurare, dacă este necesar. 4. 4. Rezervaţi spatii auxiliare, daca este necesar. 5. 5. Utilizaţi mijloace vizuale şi repetaţi prezentarea dacă nu aţi mai făcut-o vreodată. 6. 6. Realizaţi dosarul de presă pentru jurnalişti pentru a-l lua cu ei. Chiar dacă va suna drept o contradicţie în termeni este o tehnică în organizaţii multinaţionale în toate prezentările pentru presă, în general, şi cea financiară, în special, şi merită să luaţi în consideraţie faptul că organizaţia dvs. ar fi în aceeaşi poziţie. În întregime programul de relaţii cu media este legat de subiecte generale şi financiare, astfel încât totul se rezuma la întâlniri de informare. Nu se organizează recepţii şi comunicate de presă. Poşta electronică şi serviciile agenţiilor de presă sunt folosite pentru transmiterea de informaţii, de când serviciile poştale obişnuite sunt prea încete. Publicul ţintă este relativ redus, fiind alcătuit din jurnalişti specializaţi şi redactori-şefi ai cotidienelor naţionale şi a ziarelor internaţionale, reviste specializate şi directori de staţii TV sau producători de emisiuni radio în fiecare din ţările importante în care compania funcţionează. Nevoile pentru fiecare secţiune individuală a publicului ţintă sunt analizate cu grijă şi un pachet este alcătuit pentru fiecare din ele. Acest lucru poate presupune o vizită la un depozit străin, un interviu investigativ cu un director din SUA, o vizită pentru prospectarea informaţiei a operaţiei din America de Sud sau stabilirea unei discuţii de grup în interiorul grupului de dezvoltare a computerelor. Nu există o distribuţie superficială. Dacă un jurnalist este invitat să ia masa, atunci coordonatorul de relaţii publice are o anumită idee în minte. Astfel de activităţi iau puţin timp pentru a fi aranjate, iar programul este pe termen lung. Este imposibil să fii ambiţios cu acest tip de program iar compania va avea doar de câştigat. Chiar dacă este nevoie să comunicaţi un mesaj mai rapid, ca şi anunţarea rezultatelor companiei, raportul este încă de unul la unul. Şase sau şapte jurnalişti cheie sunt selectaţi; ei sunt 15

anunţaţi să participe la o întâlnire cu directorul executiv în zona în care rezultatele sunt prezentate. Deci, fiecare jurnalist este capabil să pună întrebări tipice şi să-şi stabilească propriul unghi de abordare fără a auzi aceste idei de la un alt jurnalist şi probabil utilizate într-o publicaţie rivală. Restul presei va lua rămăşiţele informaţiei de pe agenţiile de presă. Jurnaliştii selecţionaţi sunt căutaţi telefonic mai înainte pentru a vedea dacă le-ar plăcea să accepte oferta comentariilor în exclusivitate, astfel încât întâlnirea cu presa este stabilită. Ordinea în care reprezentanţii publicaţiilor de elită văd întâlnirea variază de la an la an. Rezultatul acestei planificări făcute cu grijă stă într-un număr mai mare de comentarii asupra rezultatelor decât este cazul în mod firesc.

16

ACTIVITATE INDEPENDENTĂ 1. 1. Procesul de “educare” a presei, atât pentru jurnalişti cu experienţă, cât şi pentru cei tineri, poate fi foarte valoroasă atât pentru organizaţie, cât şi pentru presă. 2. 2. Firma sau organizaţia dvs. poate deţine informaţii care ar putea fi de o valoare foarte mare pentru jurnaliştii specializaţi. Dacă veţi dovedi că această cercetare sau experienţă nu este confidenţială, atunci aţi putea pune bazele unui seminar ştiinţific pentru jurnaliştii cu experienţă şi cu cei specializaţi. 3. 3. Amintiţi-va că subiectul pus în discuţie în astfel de seminarii trebuie să aibă un impact real şi ar trebui să fie prezentate de experţii înşişi. 4. 4. Seminariile ştiinţifice pot fi folosite cu efect egal de companiile industriale şi de organizaţiile al căror scop este consumatorul. Titlurile subiectelor de succes pot fi menţionate. 5. 5. Planificaţi formatul unui seminar ştiinţific având drept principal criteriu: utilul şi plăcutul. Este necesar să luaţi în consideraţie mijloacele audio-vizuale şi demonstraţiile. 6. 6. Limitaţi lista invitaţilor la cei care au un interes real pentru subiectul pus în discuţie şi subliniaţi natura şi durata evenimentului în invitaţie. 7. 7. Planificarea este un element vital pentru succesul unui astfel de eveniment, aşa încât verificaţi lista probelor pe care trebuie sa le treceţi. 8. 8. Atelierele unde jurnaliştii sunt invitaţi sau li se recomandă se ia parte sunt o prelungire firească a seminarului ştiinţific. 9. 9. Cursurile de pregătire pentru jurnaliştii tineri pot fi în mod egal folositoare în educarea noilor veniţi într-un anume domeniu, dar şi în contribuţia propriei dvs. organizaţii la realizarea imaginii firmei prin mijloacele de comunicare în masa. . 10. 10. Planificaţi conţinutul în detaliu; consideraţii similare vor fi aplicate aici acelora pentru seminariile ştiinţifice. Ideile pentru o prezentare simplă sau de un nivel accesibil sunt oferite pentru aceleaşi pieţe ca acelea aflate pe liste pentru seminariile ştiinţifice. 11. 11. Gândiţi-vă la utilizarea materialelor care se obţin de pe urma evenimentului ca la o referinţă permanentă. TEMĂ Realizaţi, în echipă, planificarea unui seminar pentru jurnalişti.

17

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful