2. AREA DE BIENES 2.

1 El proceso del abastecimiento a) Concepto Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de políticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos técnicos orientados al racional flujo, dotación o suministro, empleo y conservación de medios materiales; así como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administración pública. Este sistema se instituyó a través del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Dirección Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administración Pública. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. Finalidad La finalidad del Sistema de Abastecimiento es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administración pública. Normas que rigen el Sistema de Abastecimiento Las normas que rigen el Sistema de Abastecimiento en la Administración Pública peruana son las siguientes: a. Constitución Política del Perú Artículo 76 ³Las obras y la adquisición de suministros con utilización de fondos o recursos públicos se ejecutan obligatoriamente por contrata y licitación pública, así como también la adquisición o la enajenación de bienes. La contratación de servicios y proyectos cuya importancia y cuyo monto señala la Ley de Presupuesto se hace por concurso público. La ley establece el procedimiento, las excepciones y las respectivas responsabilidades.

b. 3. Aprobar su organización interna y su pr esupuesto. 05. Decreto Ley 22056: Sistema de Abastecimiento (SA.INAP/DNA. res ulte imposible hacerlo. registro y control.Artículo 194 ³Las municipalidades provinciales y distritales son los órganos de gobierno local. 06 y 07) Artículo 1 ³Institúyase a partir del 1 ero de enero de 1978 el Sistema de Abastecimiento («)´ Artículo 2 ³Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad. Son competentes para: 1. recuperación de bienes y disposición final´. distribución. Aprobar el plan de desarrollo local concertado con la sociedad civil. Administrar sus bienes y rentas. programación. Resolución Jefatural 118 . el ingreso y salida se hará sólo con documentos fuentes (orden . salvo que por su naturaleza y características propias. en cuyo caso. y la prestación de los servicios públicos de su responsabilidad. almacenamiento y seguridad. c. racionalidad. 2. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes Los bienes obtenidos por las entidades deben ingresar físicamente por el Almacén Central. Las municipalidades de los centros poblados son creadas conforme a ley.80. Tienen autonomía política. eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública a través de los procesos téc nicos de catalogación. en armonía con las políticas y planes nacionales y regionales de desarrollo. mantenimiento. Aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento SA 05.´ Artículo 195 ³Los gobiernos locales promueven el desarrollo y la economía local. adquisiciones. registro de proveedores. económica y administrativa en los asuntos de su competencia.

Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir del Almacén con PECOSA. La austeridad en el proceso de abastecimiento ha de entenderse como la equilibrada estimación de necesidades de bienes y servicios. directivos. estructura. solicitud. Ingresados ³conforme´ los bienes. para obtener más y mejores resultados en beneficio de la colectividad en general. utilización o administración de bienes y servicios. que es un documento interno de naturaleza extra -contable. Austeridad del abastecimiento ³En toda previsión. Contabilidad y Presupuesto. SA 06. Los que van a ser utilizados en fecha posterior ( como es el caso de los insumos para obras) podrán hacerlo mediante Pedido Interno de Almacén (PIA). Su aplicación. se registra su ingreso o salida en las TCVA o Bind Card y se informa documentadamente al Kárdex. cualquiera sea su denominación. suministro. se codifican según los Catálogos Nacionales vigentes. Orden de Servicio: O/S. se aplicarán los criteri os e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina de Abastecimiento. sino más bien. para que haga lo propio ante la Oficina de Contabilidad. observancia y cumplimiento corresponden a todas las depen dencias de la entidad pública. Se denomina así por ser éstos de uso compa rtido por los Sistemas de Abastecimiento. Nº 335 -90-INAP/DNA). ubicación. La austeridad es condición básica del abastecimiento. ³hacer un mejor uso de los pocos recursos económicos o materiales con los que se cuenta o de los que se dispone´. etc. La austeridad no significa ³dejar de gastar´. Nota de Entrada de Almacén: NEA y Pedido Comprobante de Salida: PECOSA). en concordancia por la política gubernamental. o la que haga sus veces como es el caso de la Gerencia de Administración en las municipalidades.de compra: O/C. obtención. a través del Resumen del Movimiento de Almacén (RJ. . previa su aprobación y autorización por resolución de Oficina General de Abastecimiento. el empleo mesurado de los recursos asignados a la municipalidad y su adecuada combinación.

los criterios y orientaciones para la mejor aplicación de las medidas de . inversión pública..periódicamente. contrataciones y adquisiciones. Entre ellos tenemos los siguientes: . de acuerdo a sus funciones y atribuciones. crédito público.. .] las normas técnicas referidas a los servicios y bienes públicos. referidos a presupuesto. en función a los objetivos y metas. . . frecuencia de uso.los titulares de las dependencias de la entidad son responsables de supervisar la aplicación de las medidas de austeridad del abastecimiento.Es competencia de la Oficina de Abastecimiento. por ser mínimo su requerimiento anual.imprimir en los Cuadros de Necesidades. tesorería.la relación de los bienes y servicios de los que se puede prescindir.´ d. en el ámbito de competencia. contaduría. . estudiar y proponer a la Gerencia de Administración y austeridad. etc. y los sistemas administrativos del estado. personal y control.la estandarización de bienes y servicios: para controlar la excesiva variedad o mixtura de los mismos.establecer la cantidad máxima de cada bien o servicio que puede programarse. Ley de Bases de la Descentralización: Ley 27783 Artículo 10 ³[. real cantidad de personal que labora. la Oficina de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación y resultado de la austeridad del abas tecimiento. . para proponer su perfeccionamiento. sobre bienes y servicios. de los bienes y servicios Gerencia Municipal. la relación e información básica programables. por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno´. antes de entregarlos a las dependencias de la entidad.

f.04. ‡ Directiva 005-2003. Publicado el 29. vigencia tecnológica y trato justo e igualitario. Contrataciones y adquisiciones locales ³Las contrataciones y adquisiciones que realizan los gobiernos locales se sujetan a la ley de la materia. de manera general y de conformidad con la Constitución Política del Perú. economía.11.11. imparcialidad. Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ‡ Decreto Supremo 083 -2004-PCM Aprueba el Texto Único Ordenado (TUO) de la Ley 26850. Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. . y a los sistemas administrativos del estado que por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio´. Artículo 34. debiendo hacerlo en acto público y preferentemente con las empresas calificadas constituidas en su jurisdicción. ‡ Decreto Supremo 084 -2004-PCM Aprueba el Nuevo Reglamento de la Ley 26850. así como a las normas técnicas ref eridas a los servicios y bienes públicos. en forma oportuna y a precios o costos adecuados´. tienen como finalidad garantizar que los gobiernos locales obtengan bienes.Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado ± CONSUCODE / PRE Regula el procedimiento de elaboración y el contenido de los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones (PAAC) de las Entidades del Sector Público bajo el ámbito de aplicación de la norma tiva sobre contrataciones y adquisiciones del Estado. s ervicios y obras de la calidad requerida. eficiencia.04. Publicado el 29. libre competencia. regulan las actividades y funcionamiento del Sector Público. Los procesos de contratación y adquisición se rigen por los principios de moralidad.e. Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. y a falta de ellas con empresas de otras jurisdicciones. Ley Orgánica de Municipalidades: Ley 2797 2 Artículo VIII ³Los gobiernos locales están sujetos a las leyes y disposiciones que. transparencia. así como la oportunidad y mecanismos para su remisión al CONSUCODE.

seguridad.R.PAAC. 216-98-SBN (Superintendencia de Bienes Nacionales). 154 -2001-EF Los Subsistemas de Abastecimiento y el Diseño y Organización de la Oficina de Abastecimiento en los Gobiernos Locales 1.Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. y otras catalogaciones. Está constituido por los Procesos Técnicos de: . para tomar la decisión más conveniente en condiciones óptimas para la municipalidad.Catalogación: Catalogación Nacional de Bienes Muebles y Enseres . para el Año Fiscal 2006. clasifica.g. Ley 27785 modificada por leyes 28396 y 28422 .CNBME. . Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones . Otras leyes complementarias ..D. actualiza. Sobre registro de bienes cuya propiedad está acreditada . Ley 28652 . proveedores.Ley del Procedimiento Administrativo General. que modifica el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal.Programación: Cuadro de Necesidades . Ley Nº 27444 .PIA. proporciona y conserva información sobre: los bienes. garantía que ofrecen.Directiva 004-2002/SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes Muebles de propiedad estatal y su recepción por la SBN .D. procesa. precio y condiciones de venta. D. . 154-2001-EF.CN. etc.Ley General del Sistema Nac ional de Presupuesto. Presupuesto Institucional de Apertura . requeridas por la municipalidad y sus diversas gerencias. Los Subsistemas de Abastecim iento Los Subsistemas de Abastecimiento son: a) Subsistema de Información y Control A través de este subsistema se capta. servicios y obras.S. Ley 28411 .Ley de Presupuesto del Sector Público. acciones de seguimiento y control a realizar.S.

etc.Almacenamiento: almacén central y almacenes periféricos.la entidad compra la materia prima .Seguridad integral: para persona s y bienes. c) Subsistema de U tilización/Preservación A través de este subsistema se prevé. obsolescencia tecnológica.de bienes: sólo con PECOSA. orienta y supervisa la movilización.LP. uso. .Mantenimiento (interno o externo).Registro Nacional de Proveedores . con PIA.Disposición Final: acción que compete a la Oficina de Control Patrimonial y al Comité de Gestión Patrimonial. b) Subsistema de Negociación/Obtención A través de este subsistema se presentan alternativas y condiciones para negociar. aprobado por DS 154-2001-EF. para uso y consumo posterior. robo. para consumo inmediato o. Puede ser sólo mano de obra . abandono.o a todo costo. Adquisición Directa . conseguir o poseer la tenencia. de haberlos perdido. Está conformado por los Procesos Técnicos de: . dentro de una concepción integral.Recuperación de Bienes: consistente en volver a tener dominio de los bienes para uso o consumo o para prestar servicios. propiedad o derecho de uso de los bienes o s ervicios necesarios o para rescatarlos. ..Distribución -racional y mesurada. Este Subsistema está constituido por los Procesos Técnicos de: . .AMC. co nforme al artículo 168 del Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los bienes de propiedad estatal.Contrataciones y Adquisiciones: Adjudicación de Menor Cuantía . cuya propiedad se había perdido por descuido.AD. .Registro y Control: seguimiento de acciones de cada fase de cada Proceso Técnico. para una adecuada utilización y preservación. modificado por el DS 107 -2003-EF y demás Directivas de la SBN. deterioro. conservación y custodia de los bienes y servicios. negligencia. Concurso Público . . .CP y Licitación Pública .

flota vehicular y de los locales institucionales de la entidad.1 Programación Este proceso comprende las siguientes actividades: .generalmente tiene jerarquía de subgerencia con el denominativo o nombre de Subgerencia de Abastecimiento.formulación del plan de adquisiciones. . . Denominación y Organización El área encargada d el abastecimiento en una municipalidad ±dependiendo del tamaño de ésta. equipo mecánico. maquinar ia. . quien depende del Gerente de Administración y Finanzas o de la Gerencia de Administración. Modelo de Organización de los Subsistemas de Abastecimientos Gerencia de Administración Sub Gerencia de Abastecimiento Contrataciones y Adquisiciones Almacén Servicios Generales Control Patrimonial b) Etapas del proceso del abastecimiento b.Diseño y Organización de la Oficina de Abastec imiento en los Gobiernos Locales La Oficina de Abastecimiento es el órgano de apoyo encargado de gerenciar y administrar las acciones y actividades propias del Sistema de Abastecimiento y de la administración y mantenimiento de los bienes muebles. También se le denomina Subgerencia de Logística o Jefatura de Logística.determinación de necesidades.consolidación de necesidades. Está a cargo de un Sub Gerente.

elaborar un sistema de registros que posibilite controles posteriores. De ello se encarga el CONSUCODE a través del Registro Nacional de Proveedores .desarrollar estadísticas de la información de abastecimiento. Se cumplen en coordinación con la Superintendencia Nacional de Bienes Registro de proveedores A partir del Texto Único Ordenado ± TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado no existe obligación de formular un registro de proveedores en cada municipalidad. Consideraos que este proceso merece mayor ate nción por lo que en el presente documento se profundiza su desarrollo. Registro y control Este proceso comprende las siguientes actividades: .y su reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo 084 -2004-PCM.RNP. .reparación o reconstrucción.2 Contrataciones y Adquisiciones Este procedimiento está regulado por el TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. aprobado el 29 de noviembre del 2004 -Ley 26850. . Catalogación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: . .actualización de bienes no codificados.ejecución de la programación. . Recuperación de bienes Este proceso comprende las siguientes actividades: . b.identificación de bienes no codificados.recolección o selección.. .evaluación de la programación.

4 Distribución Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico .administrativa referidas a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia.3 Almacenamiento Es el conjunto de actividades de natura leza técnico . servicios y obras.. verificar y regular el empleo adecuado de los bi enes proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad. materiales y bienes que posee la entidad. a fin de evitar la paralización de los procesos productivos. y permite la satisfacción de las necesidades del usuario con la entrega de los bienes o servicios solicitados. detectan y/o eliminan las situaciones que pueden causar daño o pérdida en las personas. concordantes con el PIA. sustentatorias del Presupuesto Institucional de Apertura ± PIA.  Programación de necesidades Es la determinación de éstas en función a los objetivos y metas institucionales. .administrativa en que se cierra el círculo. b. En esta fase se utilizará el Cuadro de Necesidades. Funcionamiento del Sistema de Abastecimiento El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos. b. Disposición final Es el conjunto de actividades de naturaleza técnico -administrativa orientadas a detectar. información o medios naturales. Mantenimiento Este proceso tiene por objetivo evitar la paralización de los servicios que presta la municipalidad y consiste en realizar acciones destinadas a conservar en óptimo estado los equipos.utilización.  Elaboración del Presupuesto Valorado Esta fase consiste en la consolidación de las necesidades de bienes. instalaciones. Seguridad Es el proceso mediante el cu al se previenen.

del TUO. aplicando el Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas.NTCI 300 02Unidad de Almacén.  Valorización de las existencias de almacén Se realiza en función a los documentos .. es decir. (Catalogación. etc. Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacén.  Presentación a la Oficina de Contabilidad Esta actividad es clave para la sustentación del Balance. en aplicación de la SA 05 . Los procesos de selección se rigen por el artículo 11 de la Ley Anual de Presupuesto y por los artículos 14 del TUO y 77 del Reglamento. siendo nulo todo proceso que contravenga a esta disposición. inciso g.  Inventario Físico En es proceso se aplican l as normas legales vigentes del Sistema de Abastecimiento. primeras salidas). verificación permanente de su estado de conservación.  Ajuste del valor monetario Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones .Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes.  Ingreso al Almacén Institucional Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a través de los diversos procesos de selección.fuentes o tasación. a más tardar el 31 de enero de cada año. SBN. concordante con las Normas Técnicas de Control Interno .  Ejecución de los procesos de selección Consiste en la realización de los proc esos de selección de acuerdo al objeto del proceso. registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacén. así como por el numeral 2.PAAC Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) días siguientes a la aprobación del PIA. despacho de las existencias. No se podrá ejecutar ningún proceso de selección que previamente no haya sido incluido en el PAAC.3. informe a la Oficina de Contabilidad). .