Suministramos G&G

Soluciones fáciles para su oficina y hogar
13/05/2011 Suministros g&g Ingeniero Gustavo Carvajal Teléfonos 3203389711 3125337423 (1)2956285 Dirección Calle 25c No 85b 65 Bogotá Colombia

evitando la manipulación de los documentos. usted podrá contar con seguridad máxima para sus materiales. en archivos en formato electrónico. de los expedientes estudiantiles de la Institución. Además. Asunto: Digitalización de Documentos. libre de cualquier posible afección o deterioro producto del . le ofrece la transformación de documentos físicos. usted no correrá el riesgo de perder información muy valiosa para su empresa o para usted mismo. además de los documentos originales. Con esta herramienta. estos se encuentran almacenados en imágenes en un banco virtual de datos (hosting de imágenes) y ello le permite a usted acceder a ellos cuando lo desee. de antemano les agradecemos el habernos tenido en cuenta para este proyecto Identificación de la necesidad: Implementar el sistema de gestión de DIGITALIZACION DOCUMENTAL para la conservación del patrimonio documental. pues. Con la digitalización progresiva y masiva de documentos.Viernes. a través de nuestra página web. contará con un resguardo electrónico extra. Buenos días de acuerdo a sus necesidades les enviamos una propuesta para que sea revisada por ustedes. Misael Triana. ¿Como lograrlo? Nuestro sistema de servicios de archivos digitales. 13 de mayo de 2011 Sr.

Este contempla: El recojo de los documentos: En esta parte es importante tener en cuenta la adecuada clasificación y distribución en grupos o carpetas coincidentes. todos los días. La verificación de los datos de rigor (y con reforzamiento de seguridad para los materiales que usted considere trascendentales): Para poder verificar fuentes necesarias para el respaldo de la información vital para el funcionamiento de la entidad. Almacenamiento de este conjunto informativo. a la vez que permite mantener el soporte físico de la documentación. a través del servidor (propio o en alquiler). Porque debemos digitalizar los Documentos.paso del tiempo (y del clima). lo cual añade una cuota mayor de seguridad ante una hipotética ventilación de información. para evitar confusiones respecto de la correspondencia entre material físico e imagen respectiva. bajo un criterio adecuado. Ahorrando así. El escaneo de los datos y transformación de estos en contenido visual. que permite optimizar el manejo de estos grandes volúmenes. y con un sistema de seguridad que elimina cualquier posibilidad de hurto o extravío. Es fundamental resaltar que nuestra compañía cumple con todos los requisitos de control de calidad de los archivos originales. y podrán rastrar el que necesiten. Los documentos originales. preferiblemente de la entidad. La eliminación de elementos accesorios que puedan identificar la autoría. el contenido o la pertenencia de los archivos: Con el fin de crear una unidad en el manejo de la información al interior de la entidad. Es pertinente resaltar que usted puede acceder. durante las 24 horas del día. de manera sencilla por medio del código respectivo. como una herramienta efectiva. Hoy en día es necesario desarrollar estrategias que permitan agilizar el manejo de los grandes volúmenes de información. en el archivo virtual (hosting de imágenes). que permita su fácil interpretación. el proceso de búsqueda de documentos uno por uno (o archivador por archivador). para lo cual surge la estrategia de digitalización de los datos. reposarán de forma segura en el sitio que se disponga al interior de la entidad. en uno electrónico es sumamente riguroso. administrado desde un servidor. El proceso de transformación del material original. a la información almacenada. evitando así afectar la legalidad de los trámites. . para evitar violación de la información o acceso exógeno a la misma. de modo que todos los pormenores en torno de estos y del proceso de digitalización mismo quede registrado. permitiendo agilidad en el acceso al archivo.

El uso eficiente de las herramientas informáticas. En otras palabras. es necesario desarrollar un software de apoyo que permita administrar toda esta información. no es suficiente con simplemente digitalizar la información. El Archivo Electrónico deberá asegurar la accesibilidad. Una vez en el Archivo Electrónico. mantener duplicados. disponibilidad. también llamados Gestores Documentales. permitiendo a los usuarios modificarlos y borrarlos. recomendándose que estos formatos estén basados en estándares abiertos. así como almacenar cualquier documentación de apoyo que se considere oportuno para la tramitación. integridad y autenticidad de los documentos electrónicos en el futuro. manejan documentos "vivos" que pueden cambiar como resultado del trabajo diario. edición y compartición de documentos electrónicos generados como resultado de la operativa de la unidad organizativa. . Estos procedimientos son además optimizados gracias al desarrollo de una herramienta informática que permita el acceso y la administración de los documentos. que se ocupará de su custodia y conservación. Diferencias entre un Gestor Documental y un Archivo Electrónico Otra puntualización importante es establecer la distinción entre los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE). Para favorecer su preservación. genera además una reducción en los costos. Para que la estrategia de digitalización de documentos sea realmente efectiva. dada la optimización de los procedimientos desarrollados para este fin. En un Gestor Documental pueden conservarse distintas versiones de un mismo documento. Los Gestores Documentales son herramientas que facilitan la creación. ya que automatiza las tareas de búsqueda de información.Las herramientas desarrolladas en torno a las TIC han servido para agilizar los procesos que antes podían llevar bastante tiempo hoy en día lo hacemos con un solo clic. Esta herramienta facilita el acceso rápido. y los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA). pueden imponerse algunos requisitos a los documentos previamente a su ingreso en el Archivo Electrónico:   Formato: será necesario que los documentos electrónicos de archivo tengan unos formatos definidos para su conservación y consulta. el documento podrá consultarse pero no editarse ni borrarse. Firma Electrónica: se podrá exigir una serie de requisitos a los documentos firmados electrónicamente para poder verificar su autenticidad e integridad. se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico. o Archivos Electrónicos. independientemente del medio físico de almacenamiento y del formato del fichero. Sólo cuando el documento electrónico alcanza su versión definitiva y no se permiten nuevas modificaciones.

Reducción de espacio físico. Documentación inactiva: es la etapa en la que su valor administrativo ha desaparecido. Ventajas de la gestión documental:        Incremento de la productividad y el rendimiento. exámenes. deberán cumplir unos requerimientos normativos para que se puedan considerar copias auténticas del documento original. ordenes de trabajo. y no sólo en el momento de su ingreso en el Archivo Electrónico. facilitando el acceso al mismo. pero a su vez el documento ha adquirido un valor secundario. entre otros. su valor administrativo está vigente y su consulta suele ser frecuente. Digitalización: los documentos de papel que se digitalicen. Fases de los documentos: Las fases del ciclo de vida de los documentos son las siguientes:    Documentación activa: es la etapa en la que los documentos son producidos o recibidos. especialmente en lo relacionado con el manejo de los archivos. Como una herramienta que permita optimizar el manejo de la información al interior de las empresas. Su consulta es esporádica. Tipos de digitalización y archivo en la gestión documental:  Documentos estructurados: Facturas. Para facilitar el proceso. que puede ser fuente de investigación histórica. que comprende desde que su producción o recepción en las unidades administrativas hasta su eliminación o conservación por su valor histórico. Los documentos administrativos evolucionan de acuerdo a un ciclo de vida. Rapidez en el acceso a documentos. hojas de ruta. Documentación semi-activa: es la etapa en la que el trámite administrativo ha finalizado pero su valor administrativo se mantiene vigente. permitiendo ganancia en procesos y procedimientos. . Reducción de incidencias y aumento de la seguridad en la gestión de sus documentos. Aumento de la calidad de atención a proveedores. Ahorro de recursos humanos. la digitalización de la documentación contenida en el archivo facilita el tratamiento y el manejo de este. se recomienda que las normas. requisitos y políticas de conservación se tengan en consideración desde el mismo instante en el que se genera el documento. Aumento de la calidad de atención al cliente. recibos.

   Archivos históricos: pólizas de seguros. No ocupan lugar en los escritorios. ¿Qué es la reprografía? La reprografía digital es el proceso por el cual se escanean y digitalizan los documentos. Los documentos originales no circulan. dejando obsoletos los sistemas analógicos que hasta hace unos años constituían el pilar de su tecnología. El sector de la reprografía la ha tomado como base para sus propios centros de impresión. Servicios de reprografía La tecnología digital está presente en todos los procesos de fabricación industriales. Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia. No hay riesgo de robo o destrucción de papeles. ni interna ni externamente. convirtiéndolos a soporte digital para poder ser impresos. planos y literatura. entre otros. expedientes de siniestros. Ofician de copia de seguridad de documentos. Fondo documental: Leyes. La digitalización proporciona una calidad de impresión muy alta y una uniformidad en la calidad del color que no se podía conseguir con los sistemas analógicos anteriores. expedientes en general. entre otros. Ventajas de la digitalización:         Se evita el desgaste de documentos originales. Proyectos: Documentación técnica. Posibilidad de consulta simultánea. Se evita el coste y el tiempo de traslado de documentación (e-mail). bibliotecas y boletines. transportes y comunicaciones. .

Propuesta Económica: Documento. $260. . El software necesario para el desarrollo del proyecto. X pagina El costo incluye los costos y puesta en marcha de una oficina en la ciudad de ibague Equipos utilizados : Costo. y que esta sea suministrada de manera oportuna En la presente propuesta económica se considera dentro del valor por página digitalizada:   El costo del desarrollo del software para administrar la información. El número de personas necesarias para el desarrollo de dicho trabajo en los términos y condiciones que sean necesarias Los requerimientos de hardware y software para la ejecución del mismo. el acceso a los documentos a digitalizar. Terminales. será convenido. 30 % a la entrega del 50% de la información digitalizada y el 20% al finalizar. Tiempo de entrega: A convenir. Está sujeto al volumen de información. Forma de pago: 50% a la firma del contrato. para ser administrado por …. plazo Se adecuan de acuerdo a la necesidad y el volumen de documentos Está sujeto al volumen de información. entre otros.   No incluye:   La adquisición de un servidor específico para el control documental Las licencias del software que se requiera para el servidor. la organización previa del archivo. los tiempos permitidos para permanecer dentro de la institución. La configuración y puesta en funcionamiento del servidor de datos. como el sistema operativo.

es decir $ 204 Atentamente. Técnicas de mejoras de calidad de imagen mediante programas especiales de edición Servicio de grabación de datos. cómoda y eficaz. Ingeniero Gustavo Carvajal M . en Europa el precio medio es de . Nota En Colombia. Conversión posterior de la documentación digital al formato que necesite su empresa (ej: word) Conversión a texto mediante la aplicación de escaneado OCR.08 Euros. este sistema no está muy standarizado.Propuestas de valor agregado: Le ofrecemos un servicio completo de gestión documental:       Preparación de la documentación (extraemos los objetos metálicos y reparamos las roturas) Clasificación de la documentación para poder crear archivos electrónicos indexados y en formato pdf que posibiliten la búsqueda de los documentos de una manera ágil.