Manajemen Personalia

Disusun
Oleh

Dosen : Zardi. SE
1

Pengertian Manajemen Personalia
1.

2.

Manajemen personalia adalah manajemen yang menitikberatkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau personalia di dalam suatu organisasi. Manajemen Personalia adalah seni dan ilmu memeperoleh, memajukan dan memanfaatkan tebnaga kerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat direalisir secar berdaya guna dan berhasil dan adanya kegairahan kerja dari para tenaga kerja.

2

Pengertian Manajemen Personalia Menurut Para Ahli :
1)

Jhon B. Miner dan Mary Green Miner Personnel management may be defined as involving the development, application and evaluation of policies, procedures, method, and programs relating to the individual in the organization.

3

Pengertian Manajemen Personalia Menurut Para Ahli :
2.

Edwin B. Flippo Personnel management is planning, organizing, directing and controlling of procurement, development, compensation, integration, and maintenance of human resource and that organizational and social objectives may be accomplished´
Menurut Prof. Edwin B. Filippo, manajemen personalia adalah ³perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat ³.1) 

4

Pengertian Manajemen Personalia Menurut Para Ahli :
3.

Michael J. Jucius The field of management which has to do with planning, organizing and controlling various operative function of procuring, developing, maintaining, and utilizing a labour force, in such that the:

5

Michael J. Jucius
a)

b)

c)

Objectives for which the company is established are attained economically and effectively Objectives of all levels of personnel are served to the highest possible degree. Objective of the community are duly considered and served.

6

Procuring ± Memperoleh Tenaga Kerja 
   

membuat anggaran tenaga kerja menarik tenaga kerja membuat job analysis, job description, dan job specification menetapkan dan menghubungi sumber-sumber tenaga kerja mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja

7

Developing ± Memajukan atau Mengembangkan Tenaga Kerja. 
 

melatih dan mendidik tenaga kerja mempromiosikan dan memindahkan tenaga kerja mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja

8

Mantaining ± Memanfaatkan Tenaga Kerja 
  

memberhentikan tenaga kerja memensiunkan tenaga kerja memberi kompensasi mengurus kesejagteraan pegawai termasuk pembayaran upah, perumahan, rekreasi, pengobatan dan lain sebagainya.

9

Bagian Personalia (PNS) mempunyai tugas :
1) 2)

3) 4)

5)

Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan dibidang administrasi kepegawaian Melaksnakan Proses kegiatan Penggajian, kenaikan pangkat, kenaikan berkala, mutasi, kesejahteraan pegawai dan pembinaan pegawai Mengurus Proses Askes, Astek, Taspen dan proses pegawai yang telah mencapai usia pensiun dan penghargaan Memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada Direksi tentang langkah-langkah atau tindakan yang perlu tentang kepegawaian Membuat laporan kegiatan Bagian Kepegawaian dan melaksanakan Tugas lain yang berhubungan dengan Tugasnya yang diberikan oleh atasan

10

Ada 4(empat) macam hubungan antara petugas yaitu : 

Dalam suatu perusahaan pada umumnya kita dapati empat macam hubungan antara petugas yaitu: 1. Line relation 2. Functional relation 3. Staff relation 4. Lateral relation

11

Unit Kepala Personalia Memiliki Tiga Macam Hubungan yaitu :
1)

2)

3)

Line Relation dimaksud hubungan antara seorang atasan dengan bawahannya misalnya pemberian instruksi, pemberian saran-saran dan lain-lain. Functional Relation dimaksud hubungan antara sesuatu pejabat dengan pejabat-pejabat lainnya dimana pejabat pertama memberikan bantuan dan layanan kepada pejabat kedua dalam bidang keahliannya. Lateral Relation yang dimaksud hubunganhubungan untuk berkoordiner dan bekerja sama antara para manager yang setingkat misalnya antara kepala-kepala bagian atau antara kepalakepala seksi.
12

Komitmen dan Semangat Kerja
Komitmen adalah kecintaan dan kesetiaan, terdiri dari : Penyatuan dengan tujuan dan nilai-nilai perusahaan. Keinginan untuk tetap berada dalam organisasi. Kesediaan untuk bekerja keras atas nama organisasi.

a)

b) c)

13

A. Langkah-langkah Meningkatkan Komitmen
1) 2)

3)

Libatkan karyawan dalam mendiskusikan tujuan dan nilai-nilai organisasi. Berbicaralah kepada para anggota tim secara informal dan formal mengenai apa yang sedang terjadi di dalam departemen,dan rencanakanlah masa depan yang mempengaruhi mereka. Libatkanlah anggota tim dalam menetapkan harapan bersama sehingga mereka merasa ³memiliki´ dan melaksanakan tujuan tersebut.

14

Langkah-langkah Meningkatkan Komitmen
4)

5)

Ambillah langkah untuk meningkatkan kualitas kerja dalam departemen, cara melakukan pekerjaan, cara mendesain pekerjaan, gaya manajemen serta lingkup partisipasi. Bantulah karyawan mengembangkan keterampilan dan kompotensinya unuk meningkatkan ³ kemampuan kerja´ mereka baik di dalam maupun di luar perusahaan

15

Langkah-langkah Meningkatkan Komitmen
6)

Kerangka berpikir mereka tidak selalu sama dengan kerangka berpikir Anda. Membangun kepercayaan merupakan satusatunya cara untuk menciptakan komitmen. Kepercayaan dari karyawan tidak akan diperoleh apabila mereka hanya diperlakukan sebagai salah satu faktor produksi, bukan sebagai asset utama perusahaan.

16

B. Menghargai Karyawan  

1) 2) 3)

Menghargai Karyawan adalah upaya untuk menciptakan dan memelihara ³iklim organisasi´ yang positif. Hal ini menyangkut perasaan: Tanggung jawab, dipercaya untuk menangani pekerjaan penting; Umpan balik, memberikan pengakuan terhadap penyelesaian yang baik dalam pekerjaan; Penghargaan, menyakinkan bahwa karyawan dihargai secara adil sesuai kontribusi, baik menggunakan imbalan finansial maupun non finansial;
17

Menghargai Karyawan
4) 5) 6)

Identitas, diakui sebagai seorang anggota yang dihargai dalam kelompok kesatuan karyawan; Dukungan, bantuan dari para manajer dan rekan kerja; Mendengarkan, para manajer dan rekan kerja meminta pendapat, mendengarkan perkataannya, memperhatikan dan bertindak sesuai dengan usulannya, memberi penjelasan mengapa usulannya tidak bisa dijalankan.

18

Human Resources Department (HRD) 

HRD atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Kami percaya bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar. Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.

19

8 Aspek Pilar yaitu ;
1. 2.

3.

4. 5. 6. 7. 8.

Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan (Training & Development) Compensation and Benefit (Compensation & Benefit) Manajemen Kinerja (Performance Management) Perencanaan Karir (Career Planning) Hubungan Karyawan (Employee Relations) Separation Management Personnel Administration and HRIS
20

1. Seleksi dan rekruitmen 

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
21

2. Training dan development 

Training dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal. Menurut survey DDI mengenai Leadership Forecast 2005|2006, beberapa metode pengembangan yang populer saat ini adalah on-thejob training dan coaching disusul training.

22

3. Compensation and benefit 

Compensation and Benefit berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.

23

4. Penilaian Kinerja
1)

Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi. Saat ini kami melihat berbagai strategi/metode/sistem penilaian kinerja, namun kami percaya bahwa tanpa eksekusi yang efektif maka strategi/metode/sistem yang sudah disusun akan menjadi sia-sia. Strategi penilaian kinerja yang ideal menurut kami harus dapat menjawab perkalian berikut ini:
24

Penilaian Kinerja
2)

Strategic Business Focus x Cascading Accountabilities x High Quality Interactions x Ensured Sustainability = Strategy Realized

25

5. Career Planning 

Career Planning bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masingmasing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).

26

6. Employee Relation Management 

Employee Relation Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.

27

7. Separation Management 

Separation Management adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).

28

8. Personnel Administration 

Personnel Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.

29

Pengertian Manajer Personalia 

Menurut T. Hani Handoko, manajer personalia adalah ³seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsi-fungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional´.

30

Fungsi ± fungsi manajemen
1. 2. 3. 4.

Perencanaan (planning) Pengorganisasian (organizing) Pengarahan (directing) Pengendalian (Controlling)

31

Fungsi ± fungsi operasional
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pengadaan tenaga Kerja (procurement) Pengembangan (development) Kompensasi Integrasi Pemeliharaan (maintenance) Pemutusan hubungan kerja (separation)

32

Fungsi Personalia/kepegawaian
1.

Penarikan karyawan baru, termasuk dalam fungsi ini ; ‡ Memelihara arsip lamaran pekerjaan. ‡ Memelihara hubungan dengan lembagalembaga penghasil calon pegawai, seperti sekolah tinggi, akademi, universitas, balai latihan kerja. ‡ Mengadakan seleksi calon pegawai, umumnya meliputi :

33

Fungsi Personalia/kepegawaian

a) Seleksi kemampuan teknis tertentu (job test). b) c)
Dalam melaksanakan tes ini, biasanya bekerjasama dengan bagian yang memerlukan pegawai. Seleksi sikap, minat, dan lain-lain (psycho test). Dalam melaksanakan tes ini, biasanya bekerjasama dengan konsultan psikologi Seleksi kesehatan (Medical test). Dalam melaksanakan tes ini, biasanya bekerjasama dengan Dokter perusahaan.
34

Fungsi Personalia/kepegawaian
2)

Prosesing data pegawawai baru, meliputi : Penyiapan surat keputusan pengangkatan, dan penempatan dalam golongan gaji bagi pegawai baru.

35

Fungsi Personalia/kepegawaian

Penyiapan laporan penarikan tenaga kerja ke Departemen Tenaga.
3. 4.

Pengembangan karyawan/pegawai. Pemberhentian karyawan/pegawai.

36

Menurut Prof. Edwin B. Filippo ada 8 unsur kegiatan yang harus dilakukan dlm penarikan & pemilihan tenaga kerja yaitu :
1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Wawancara Pendahuluan (Initial or preliminary interview) Pengisian blanko (Application blank or blanks) Pemeriksaan referensi (check of references) Test Psikologis (Psychological Test) Wawancara (Employment Interview) Persetujuan supervisor (Approval by the supervisor) Pemeriksaan kesehatan fisik (Physical Examination) Penempatan karyawan
37

Secara garis besar, untuk menjadi seorang personalia yang profesional harus melakukan halhal berikut:
1) 2) 3) 4)

Atur Tugas & Tanggung Jawab Personalia Buat Pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personali Buat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

38

5)

6) 7) 8) 9)

Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime. System Penilaian Kinerja Karyawan Seluruh Perizinan Ketenaga Kerjaan Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK Handling karyawan Tetap, Kontrak & Harian serta PKL

39

10)

11) 12)

Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya Training & Evaluasi Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan

40

Secara garis besar, untuk menjadi seorang personalia yang profesional harus melakukan halhal berikut:
13) 14)

15)

16)

Benefit & Fasilitas Lainnya System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia

41

Menurut Mair ada 4 sistem pembayaran upah kepada karyawan
1. 2. 3. 4.

Sistem upah menurut prestasi kerja Sistem upah menurut lama kerja Sistem upah menurut senioritas kerja Sistem upah menurut kebutuhan

42

Sistem pengajian /pengupahan dibagi atas :
1.

2.

Sistem gaji tetap, dalam sistem ini karyawan akan mendapatkan gaji yang besarnya relatif tetap. Misalnya karyawan lembur, karyawan yang tidak mendapat lembur, sebaliknya bila karyawan absen, maka gajinya juga dikurangi. Sistem gaji tetap bervariasi, dalam sistem ini karyawan mendapat gaji tertentu, tetapi bila karyawan lembur, atau melakukan prestasi tertentu, akan mendapat uang tambahan, sebaliknya bila tidak masuk kerja, atau terlambat masuk kerja, gajinya akan dikurangi.

43

Sistem pengajian /pengupahan dibagi atas :
3.

4.

Sistem upah variable, dalam sistem ini karyawan akan mendapat upah proporsional dengan prestasi. Satuan prestasi bisa dalam bentuk unit produksi, jam kerja, atau hari kerja. Kombinasi 1,2,3

44

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi tingkat upah yaitu
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Pasar tenaga kerja Peraturan pemerintah Adanya serikat buruh Kemampuan membayar perusahaan Situasi keuangan dan laba perusahaan dan sebagainya.

45

Ada 4 unsur yang terdapat dalam hubungan perburuhan yaitu :
1. 2. 3. 4.

Buruh Majikan/pengusaha/manajemen Organisasi perburuhan Organisasi perusahaan

46

Ada 3 macam konflik yang terjadi antara pengusaha dengan tenaga kerja yaitu :
1. 2.

3.

Konflik yang bisa diatasi dengan melakukan kontak langsung. Konflik yang hanya dapat teratasi dengan mendatangkan pihak ketiga (perantara), caranya sebagai berikut : Konsolidasi, Mediasi dan Arbitrasi. Konflik macet untuk menyelesaikannya dapat diatasi dengan memakai lembaga Bipartite dan Lembaga Tripartite.

47

Bentuk Perjanjian Kerja Bersama
1.

2. 3.

Close Shop Agreement (perusahaan hanya memperkerjakan anggota serikat buruh saja). Umum Shop Agreement. Open Shop Agreement.

48

Pencegahan untuk tidak terjadinya konflik yaitu :
1. 2.

3. 4.

Membentuk lembaga konsultasi karyawan. Melakukan survey terhadap semangat kerja secara rutin. Membentuk lembaga bimbingan dan penyuluhan. Partisipasi dalam decesion making.

49

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful