BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Masalah Standard Operating Procedure (SOP) saat ini menjadi syarat mutlak yang diperlukan

organisasi sebagai guideline dalam pencapaian tujuan organisasi. SOP digunakan untuk menjaga proses organisasi tetap berada di dalam track. Istilah SOP sangat sering digunakan di kalangan birokrasi pemerintahan, kalangan profesional, maupun kalangan industriawan dan pengusaha meskipun dengan penyebutan yang berbeda-beda, seperti: Protap (prosedur tetap) biasa dipakai di kalangan kemiliteran, kepolisian dan birokrasi, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, SBO (standar operasional baku) biasa dipakai di kalangan industri, SOP (standar operasional prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan.1 Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah prosedur operasi standar yang berisi serangkaian instruksi
2

yang

bersifat

membatasi

prosedur

operasi

tanpa

kehilangan

keefektivitasannya . Di sisi lain SOP juga berfungsi sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi atau dengan kata lain SOP merupakan suatu sistem prosedur operasi yang bertitik tolak pada kualitas (operating procedures based on quality). Sebagai sistem yang bertitik tolak pada kualitas maka SOP berlaku pada seluruh aspek kehidupan manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran (office administration/office management). Administrasi perkantoran merupakan urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggaraan urusan publik maupun privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun perseorangan.1 Dalam penyelenggaran administrasi Perguruan Tinggi Negeri Universitas Andalas Padang penerapan manajemen perkantoran masih belum optimal. Hal itu disebabkan karena tidak tersedianya pengadaan barang khususnya ATK pada saat dibutuhkan dan itu menghambat

produktifitas dan administrasi perkantoran.

1.2. Rumusan Masalah 1. Bagaimanakah sistem pengadaan ATK di Universitas Andalas Padang ? 2. Pendekatan apakah yang paling tepat untuk memperbaiki sistem pengadaan ATK ?

karena belum adanya pengesahan RKA-KL ( Rencana Kerja Anggaran Keuangan / Lembaga ) di Universitas Andalas. Kasus ini sering terjadi pada awal tahun berjalan.1. .3 Batasan Masalah Persoalan ATK merupakan salah satu unsur penyebab terhambatnya kinerja dalam konsep Manajemen Perkantoran Modern di Universitas Andalas Padang.

pencatatan. Hal tersebut mencakup semua perusahaan. y Staffing ( Penyusunan staf) Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor yang dalam bahasa Ingris office dapat diartikan kewajiban. pekerjaan melakukan urusan tertentu atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata susah. markas atau ruang dimana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya: jasa pelayanan. untuk melihat ke muka dalam rangka usaha memenuhi syarat-syarat kerja dan mengurangi jumlah upaya mental yang diperlukan sewaktu pekerjaan sedang berlangsung. pengarahan (directing) dan pengendalian (controlling). pengorganisasian (organizing). sekolah-sekolah dan perusahaanpaerusahaan yang menguasai hajat hidup orang banyak (public utilities). Konsep Manajemen Perkantoran Modern Bidang Manajemen memiliki ruang lingkup yang luas. tugas. y Directing (membimbing/mengarahkan): berarti mengarahkan semua upaya menuju ke arah yang telah ditetepkan. jabatan. atau fungsi. inklusi perusahaan swasta. penyusunan staf (staffing). pendistribusian penyajian data . penyimpanan. Manajemen dapat didefinisikan sebagai proses pendayagunaan seluruh sumber daya yang tersedia secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi. Di Indonesia kantor diartikan sebagai tempat atau ruang untuk melakukan pengelolaan data informasi. Fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan (planning). y Coordinating (Mengkoordinasi): meliputi kerjasama secara lancar dari macam-macam aktivitas yang merupakan bagian dari seluruh usaha total yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan yang haris dilakukan y Controlling (Mengawasi): Berarti upaya untuk membatasi. mengontrol dan memotivasi pengaruh-pengaruh yang dilakukan oleh para manajers. y Organizing (Pengorganisasian): secara harfiah berarti sesuatu menjadi organis berguna dengan jalan menetapkan suatu struktur atau hubungan operatif yang bekerja antar berbagai komponen sesuatu keseluruhan. Manajemen berasal dari perkataan Bahasa Italia meneggiere yang berarti: melatih kuda-kuda atau secara harfiah mengendalikan = to handle . Drection memberikan pengarahan. perusahaan pemerintah.BAB II LANDASAN TEORI 2.1.2 y Planning (perencanaan): ini merupakan suatu teknis metodis.

To give information e. sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman. To seveguard Pengertian modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002). Pelaksanaan pekerjaan 3. Pemberdayaan pegawi 6. Menerpakan tata laksana yang demokratis. berkeadilan dan pelakuan manusiawi. efektif. To receive information b. To record information c. Perencanaan pekerjaan 2. Para pegawai berdisiplin dan profesional dalam melaksanakan tigas-tugasnya serta memiliki cara berfikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan zaman 4. Hal ini dimaksudkan untuk menkamin bahwa pihak-pihak yang memerlukan pelayanan urusan kantor memperoleh pelayanan yang prima. Perkantoran modern memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Pengordinasian pekerjaan 4. Prinsip-prinsip tersebut meliputi: 1. Pengendalian pekerjaan 5. maka pengertian kantor modern adalah kantor yang dilengkapi dengan peralatan dan fasilitas yang serba modern. To arrange information d.dan informasi. produktif. Dalam menjalankan kegiatan perkantoran. perlu didasari prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern yang penting untuk memastikan kegiatan perkantoran bergerak di arah yang benar. Komunikasi . dikaitkan dengan terbaru atau mutakhir . Kantor modern juga mendaya gunakanbiaya yang diakuntabel dan transparan 5. Jika pengertian modern itu dihubungkan dengan kantor. Kantor berfungsi sebagai office administration untuk memberikan pelayanan komunikasi warkat yang secara rinci adalah: a. efisien. sehingga kegiatan perkantoran dapat lebih produktif (efektif dan efisien). Menggunakan nperlengkapan termasuk furnitur yang tepat 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik 2.

7. Tatanan kantor 8. Peningkatan mutu pelayanan .

dan dengan total biaya yang terendah. Tujuan logistik Menurut Bowersox (1986). suku cadang dan barang jadi dari para pemasok di dalam sarana atau fasilitas perusahaan sampai ke konsumen. penghapusan serta pengendalian. . (Gitosudarmo. pemborosasn. tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu dibutuhkan. sistem dalam manajemen logistik ditentukan oleh faktor input (material. Johnson (1996). proses (manajemen logistik) dan output (pelayanan) Menurut Subagya (1995). ke lokasi di mana ia dibutuhkan. yaitu : a. Menurut Pattinama dalam Modul Manajemen Logistik (2002). Tujuan pengamanan. penggunaan tanpa hak. Manajemen logistik adalah proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan.BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Menurut Lumenta (1990) Logistik modern adalah proses pengelolaan strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang atau material. Keberadaan sistem manajemen logistik apada perusahaan akan ditentukan oleh faktor-faktor inputnya dan outputnya. pengadaan. Tujuan operasional. 1998). pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan. meliputi pengertian bahwa tujuan operasionalnya dapat terlaksana dengan biaya serendah-rendahnya dengan hasil yang optimal c. tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu memadai serta waktu yang dibutuhkan b. serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin dalam sistem akuntansi. Menurut Aditama (2003) tujuan manajemen logistik dapat diuraikan dalam 3 tujuan pokok. penyimpananan dan penyaluran. kedua faktor ini saling melengkapi dan berfungsi sebagai satu kesatuan yang akan membentuk sistem. tenaga dan teknologi). dalam keadaan yang dapat dipakai. pemeliharaan. Tujuan keuangan.

Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112. 2. g. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 139/PMK. Keputusan Presiden Nomor 84/P Tahun 2009. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 187/KMK 01/2010 tentang Standard Operating Procedure d. Dapat digunakan sebagai sarana pengendali dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2006 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Di Lingkungan Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 22 Tahun 2007. FKM UI 2009) Manfaat SOP 1. 3. (dari bu parti data kepegaiwaian UPI) Dasar hukum a.01/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedures) Di Lingkungan Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PM. 4. b. c. 5.1/2007. amiati pratiwi. f. Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan. Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 8 tahun 2006 tentang Perubahan Keempat Atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.(dari buku stock out. Dapat digunakan sebagai sarana pelatiha bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan. Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038). Surat Edaran Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor SE-14/PB/2005 tentang Belanja Barang dan Belanja Modal dalam Perolehan dan Pemeliharaan Barang Milik Negara. . Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi. e. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan.

Alur Kerja / Flowchart : mulai unit kerja Ka Sub.01/2009.01/2006 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Keuangan sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143.1/PMK. i.h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 100/PMK. Bagian Umum .

Pihak-pihak terkait : Unit-Unit Kerja. Tujuan 3. : 4. Kasubag. Kaur. Perlengkapan. Surat Perintah Pengeluaran . Umum dan Perlengkapan. Kartu Stock Barang. Petugas Gudang (Staf Perlengkapan). Referensi : Pelayanan Permintaan ATK. Dokumen : Blanko Permintaan ATK. 5.Keterangan diagram alir : Prosedur Manual Sub Bagian Administrasi Umum dan Perlengkapan 1. : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas permintaan ATK. Judul 2.

Proses pengesahan RKA-KL lebih di percepat pada awal tahun berjalan. Prosedur kerja : 1. 2. Petugas gudang mengeluarkan barang ATk dari gudang dengan mencatat di kertas stock barang. BAB V Kesimpulan dan Saran 1. 4. SOP sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem administrasi pengadaan barang khususnya ATK di Universitas Andalas.Barang (SPPB ATK). 2. 6. Petugas gudang mendistribusikan barang ATK kepada unit kerja yang mengajukan dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang ATK. 5. diteruskan kepada Kaur Perlengkapan untuk ditindk lanjuti. sehingga bagian umum dalam melakukan proses Order barang bisa berpedoman pada RKA-KL tersebut. Adanya koordinasi antara bagian pengadaan barang. 3. 4. Adanya kontrol/pengawasan dari pimpinan terhadap pengadaan barang ATK. Blanko permintaan ATK diterima Kasubag Umum. . Perlengkapan memerintahkan kepada petugas gudang untuk mengeluarkan barang ATK. dalam hal ini Bagian Umum dan Perlengkapan dengan Bagian lain agar tidak adanya kelangkaan ATK. Buku Besar Keluar Masuk ATK. Petugas gudang mencatat keluar / masuk barang dalam buku besar ATK. 6. Unit kerja mengajukan permintaan ATK. 3. 5. Kaur. Adanya proses perencanaan dan penjadwalan yang tepat agar bagian umum tidak kehabisan stok barang dalam hal ini ATK.

com diakses tanggal Winardi. Manajemen Perkantoran Modern Edisi 3. Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan. Bandung.DAFTAR PUSTAKA Standar Operasional Prosedur (Sop) Sebagai Pedoman Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Dalam Rangka Peningkatan Pelayanan Dan Kinerja Organisasi Pemerintah Oleh: Istyadi Insani2 Wikipedia. 1990 Kemendiknas. Mandar Maju. 2011 . Depok. CV.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful