P. 1
Makalah Manajemen Perkantoran Modern

Makalah Manajemen Perkantoran Modern

|Views: 969|Likes:
Published by Zaenudin Ramli

More info:

Published by: Zaenudin Ramli on Jul 01, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/09/2015

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang Masalah Standard Operating Procedure (SOP) saat ini menjadi syarat mutlak yang diperlukan

organisasi sebagai guideline dalam pencapaian tujuan organisasi. SOP digunakan untuk menjaga proses organisasi tetap berada di dalam track. Istilah SOP sangat sering digunakan di kalangan birokrasi pemerintahan, kalangan profesional, maupun kalangan industriawan dan pengusaha meskipun dengan penyebutan yang berbeda-beda, seperti: Protap (prosedur tetap) biasa dipakai di kalangan kemiliteran, kepolisian dan birokrasi, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, SBO (standar operasional baku) biasa dipakai di kalangan industri, SOP (standar operasional prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan.1 Istilah SOP merujuk pada pengertian mengenai sebuah prosedur operasi standar yang berisi serangkaian instruksi
2

yang

bersifat

membatasi

prosedur

operasi

tanpa

kehilangan

keefektivitasannya . Di sisi lain SOP juga berfungsi sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi atau dengan kata lain SOP merupakan suatu sistem prosedur operasi yang bertitik tolak pada kualitas (operating procedures based on quality). Sebagai sistem yang bertitik tolak pada kualitas maka SOP berlaku pada seluruh aspek kehidupan manusia yang salah satunya adalah administrasi perkantoran (office administration/office management). Administrasi perkantoran merupakan urusan yang tidak dapat dilepaskan dari penyelenggaraan urusan publik maupun privat baik yang diselenggarakan oleh pemerintah, swasta maupun perseorangan.1 Dalam penyelenggaran administrasi Perguruan Tinggi Negeri Universitas Andalas Padang penerapan manajemen perkantoran masih belum optimal. Hal itu disebabkan karena tidak tersedianya pengadaan barang khususnya ATK pada saat dibutuhkan dan itu menghambat

produktifitas dan administrasi perkantoran.

1.2. Rumusan Masalah 1. Bagaimanakah sistem pengadaan ATK di Universitas Andalas Padang ? 2. Pendekatan apakah yang paling tepat untuk memperbaiki sistem pengadaan ATK ?

.1.3 Batasan Masalah Persoalan ATK merupakan salah satu unsur penyebab terhambatnya kinerja dalam konsep Manajemen Perkantoran Modern di Universitas Andalas Padang. Kasus ini sering terjadi pada awal tahun berjalan. karena belum adanya pengesahan RKA-KL ( Rencana Kerja Anggaran Keuangan / Lembaga ) di Universitas Andalas.

BAB II LANDASAN TEORI 2. y Coordinating (Mengkoordinasi): meliputi kerjasama secara lancar dari macam-macam aktivitas yang merupakan bagian dari seluruh usaha total yang dilakukan untuk melaksanakan pekerjaan yang haris dilakukan y Controlling (Mengawasi): Berarti upaya untuk membatasi. tugas. sekolah-sekolah dan perusahaanpaerusahaan yang menguasai hajat hidup orang banyak (public utilities). Manajemen berasal dari perkataan Bahasa Italia meneggiere yang berarti: melatih kuda-kuda atau secara harfiah mengendalikan = to handle . Manajemen dapat didefinisikan sebagai proses pendayagunaan seluruh sumber daya yang tersedia secara produktif untuk mencapai tujuan organisasi. penyusunan staf (staffing). y Organizing (Pengorganisasian): secara harfiah berarti sesuatu menjadi organis berguna dengan jalan menetapkan suatu struktur atau hubungan operatif yang bekerja antar berbagai komponen sesuatu keseluruhan. pekerjaan melakukan urusan tertentu atau tempat yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata susah. pendistribusian penyajian data . Drection memberikan pengarahan.2 y Planning (perencanaan): ini merupakan suatu teknis metodis. penyimpanan. pencatatan.1. Hal tersebut mencakup semua perusahaan. atau fungsi. jabatan. untuk melihat ke muka dalam rangka usaha memenuhi syarat-syarat kerja dan mengurangi jumlah upaya mental yang diperlukan sewaktu pekerjaan sedang berlangsung. markas atau ruang dimana seseorang dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya: jasa pelayanan. Fungsi-fungsi manajemen adalah perencanaan (planning). Di Indonesia kantor diartikan sebagai tempat atau ruang untuk melakukan pengelolaan data informasi. perusahaan pemerintah. pengorganisasian (organizing). y Staffing ( Penyusunan staf) Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor yang dalam bahasa Ingris office dapat diartikan kewajiban. inklusi perusahaan swasta. mengontrol dan memotivasi pengaruh-pengaruh yang dilakukan oleh para manajers. pengarahan (directing) dan pengendalian (controlling). y Directing (membimbing/mengarahkan): berarti mengarahkan semua upaya menuju ke arah yang telah ditetepkan. Konsep Manajemen Perkantoran Modern Bidang Manajemen memiliki ruang lingkup yang luas.

Pelaksanaan pekerjaan 3. To record information c. To give information e. sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman. Perkantoran modern memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. To arrange information d. Jika pengertian modern itu dihubungkan dengan kantor. Kantor modern juga mendaya gunakanbiaya yang diakuntabel dan transparan 5. Menggunakan nperlengkapan termasuk furnitur yang tepat 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik 2. Kantor berfungsi sebagai office administration untuk memberikan pelayanan komunikasi warkat yang secara rinci adalah: a. sehingga kegiatan perkantoran dapat lebih produktif (efektif dan efisien). Komunikasi . Perencanaan pekerjaan 2. Para pegawai berdisiplin dan profesional dalam melaksanakan tigas-tugasnya serta memiliki cara berfikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan zaman 4. efisien. Dalam menjalankan kegiatan perkantoran. produktif. Prinsip-prinsip tersebut meliputi: 1.dan informasi. Pengendalian pekerjaan 5. perlu didasari prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern yang penting untuk memastikan kegiatan perkantoran bergerak di arah yang benar. maka pengertian kantor modern adalah kantor yang dilengkapi dengan peralatan dan fasilitas yang serba modern. To seveguard Pengertian modern menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002). Menerpakan tata laksana yang demokratis. Hal ini dimaksudkan untuk menkamin bahwa pihak-pihak yang memerlukan pelayanan urusan kantor memperoleh pelayanan yang prima. To receive information b. Pemberdayaan pegawi 6. Pengordinasian pekerjaan 4. dikaitkan dengan terbaru atau mutakhir . efektif. berkeadilan dan pelakuan manusiawi.

Peningkatan mutu pelayanan . Tatanan kantor 8.7.

Tujuan pengamanan. tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu dibutuhkan. pemeliharaan. pemborosasn. pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya. proses (manajemen logistik) dan output (pelayanan) Menurut Subagya (1995). 1998). penyimpananan dan penyaluran. meliputi pengertian bahwa tujuan operasionalnya dapat terlaksana dengan biaya serendah-rendahnya dengan hasil yang optimal c. Manajemen logistik adalah proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan. penggunaan tanpa hak. dan dengan total biaya yang terendah. serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin dalam sistem akuntansi. sistem dalam manajemen logistik ditentukan oleh faktor input (material. Menurut Aditama (2003) tujuan manajemen logistik dapat diuraikan dalam 3 tujuan pokok. agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan. suku cadang dan barang jadi dari para pemasok di dalam sarana atau fasilitas perusahaan sampai ke konsumen. Keberadaan sistem manajemen logistik apada perusahaan akan ditentukan oleh faktor-faktor inputnya dan outputnya. penghapusan serta pengendalian. ke lokasi di mana ia dibutuhkan. dalam keadaan yang dapat dipakai. yaitu : a. Tujuan operasional.BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Menurut Lumenta (1990) Logistik modern adalah proses pengelolaan strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang atau material. . tenaga dan teknologi). pengadaan. tersedianya barang serta bahan dalam jumlah yang tepat dan mutu memadai serta waktu yang dibutuhkan b. Tujuan keuangan. Johnson (1996). kedua faktor ini saling melengkapi dan berfungsi sebagai satu kesatuan yang akan membentuk sistem. Menurut Pattinama dalam Modul Manajemen Logistik (2002). Tujuan logistik Menurut Bowersox (1986). (Gitosudarmo.

e. Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanaan suatu pekerjaan. f.(dari buku stock out. Surat Edaran Direktur Jendral Perbendaharaan Nomor SE-14/PB/2005 tentang Belanja Barang dan Belanja Modal dalam Perolehan dan Pemeliharaan Barang Milik Negara. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 139/PMK. Dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian terhadap proses layanan. Dapat digunakan sebagai sarana pengendali dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan sistem.01/2006 tentang Pedoman Penyusunan Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedures) Di Lingkungan Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 55/PM. amiati pratiwi. . Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2006 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Instansi Vertikal Di Lingkungan Departemen Keuangan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 22 Tahun 2007. 3. g. Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi. (dari bu parti data kepegaiwaian UPI) Dasar hukum a. Keputusan Presiden Nomor 84/P Tahun 2009. Dapat digunakan sebagai sarana pelatiha bagi staf baru sehingga mengurangi waktu yang terbuang untuk memberikan pengarahan. Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038). Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112. b. Peraturan Presiden Republik Indonesia nomor 8 tahun 2006 tentang Perubahan Keempat Atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.1/2007. 2. c. 4. FKM UI 2009) Manfaat SOP 1. 5. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 187/KMK 01/2010 tentang Standard Operating Procedure d.

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 100/PMK.h.1/PMK.01/2006 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Departemen Keuangan sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143. Alur Kerja / Flowchart : mulai unit kerja Ka Sub. i.01/2009. Bagian Umum .

Kaur. Petugas Gudang (Staf Perlengkapan). : Meningkatkan efesiensi dan efektifitas permintaan ATK. : 4.Keterangan diagram alir : Prosedur Manual Sub Bagian Administrasi Umum dan Perlengkapan 1. Pihak-pihak terkait : Unit-Unit Kerja. Referensi : Pelayanan Permintaan ATK. Dokumen : Blanko Permintaan ATK. 5. Perlengkapan. Tujuan 3. Kartu Stock Barang. Umum dan Perlengkapan. Judul 2. Surat Perintah Pengeluaran . Kasubag.

Adanya koordinasi antara bagian pengadaan barang. . 5. sehingga bagian umum dalam melakukan proses Order barang bisa berpedoman pada RKA-KL tersebut. 2. Unit kerja mengajukan permintaan ATK.Barang (SPPB ATK). SOP sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem administrasi pengadaan barang khususnya ATK di Universitas Andalas. BAB V Kesimpulan dan Saran 1. 5. 6. Adanya proses perencanaan dan penjadwalan yang tepat agar bagian umum tidak kehabisan stok barang dalam hal ini ATK. 3. Adanya kontrol/pengawasan dari pimpinan terhadap pengadaan barang ATK. Kaur. dalam hal ini Bagian Umum dan Perlengkapan dengan Bagian lain agar tidak adanya kelangkaan ATK. 6. Prosedur kerja : 1. Petugas gudang mendistribusikan barang ATK kepada unit kerja yang mengajukan dengan mengeluarkan Surat Perintah Pengeluaran Barang ATK. 3. Buku Besar Keluar Masuk ATK. Proses pengesahan RKA-KL lebih di percepat pada awal tahun berjalan. Petugas gudang mencatat keluar / masuk barang dalam buku besar ATK. Blanko permintaan ATK diterima Kasubag Umum. diteruskan kepada Kaur Perlengkapan untuk ditindk lanjuti. Perlengkapan memerintahkan kepada petugas gudang untuk mengeluarkan barang ATK. 2. 4. 4. Petugas gudang mengeluarkan barang ATk dari gudang dengan mencatat di kertas stock barang.

CV. Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan. Mandar Maju. Depok.DAFTAR PUSTAKA Standar Operasional Prosedur (Sop) Sebagai Pedoman Pelaksanaan Administrasi Perkantoran Dalam Rangka Peningkatan Pelayanan Dan Kinerja Organisasi Pemerintah Oleh: Istyadi Insani2 Wikipedia. Manajemen Perkantoran Modern Edisi 3. 1990 Kemendiknas.com diakses tanggal Winardi. Bandung. 2011 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->