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3° guia gestion de la prevencion

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Ingeniería en Prevención de Riesgos, Calidad y Ambiente Guía n°3 ³Gestión de la Prevención´ Eder Rojas Egaña, Docente

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DEFINICIONES A fin de entender mejor las causas de los accidentes no deseados, será de gran ayuda considerar los cuatro elementos principales o sub-sistemas involucrados en la operación total de la empresa. Estos cuatro elementos son: z z z z Gente Equipos Materiales Ambiente

GENTE Este elemento incluye tanto al personal como a la gerencia. El trabajador es generalmente el elemento humano involucrado directamente en la mayoría de los accidentes, ya que lo que hace o deja de hacer, se considera como el factor causal inmediato. Debemos por lo tanto recordar la relación trabajador-gerencia, que tiene gran influencia sobre las acciones del personal, cuando determinamos cuales son realmente las causas que influyen en la gente. EQUIPOS Por equipo entenderemos las herramientas y maquinarias con las que trabaja el operario. Este elemento o subsistema de nuestras operaciones empresariales ha sido una de las fuentes principales de accidentes y uno de los blancos de las leyes relacionadas con resguardos mecánicos y entrenamiento de los operarios. MATERIALES

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El material con que la gente trabaja, usa o fabrica es otra de las fuentes principales de accidentes. AMBIENTE El ambiente está formado por todo lo material o físico que rodea a la gente y que incluye el aire que respira y los edificios que la albergan. Además el ambiente ha sido señalado también como la mayor causa de accidentes. Los cuatro elementos principales o subsistemas de las operaciones empresariales (gente, equipo, material y ambiente) individualmente o en combinación, proveen las causas que contribuyen a que se produzca un accidente. IDENTIFICACION DE PELIGROS EVALUACIONES DE RIESGOS ¿ QUE ES LA IDENTIFICACIÓN DE PELIGRO ? ‡ Es el proceso que permite reconocer que un peligro existe y que a la vez permite definir sus características.. ¿ QUE ES UN RIESGO ? ‡ Matemáticamente, es la combinación de la probabilidad de que ocurra un determinado evento peligroso y las consecuencias asociadas a dicho evento. ‡ La probabilidad de ocurrencia de un evento generado por un peligro ¿ COMO PUEDO IDENTIFICAR UN PELIGRO ? ‡ La manera más fácil de reconocer un peligro es preguntarse ¿El acto a realizar o la condición presente puede generarme una consecuencia negativa?, si la respuesta es afirmativa esta frente a un peligro. ¿ QUE HAGO DESPUÉS DE HABER RECONOCIDO UN PELIGRO ? ‡ Una vez que ha identificado el peligro debe realizarse la siguiente pregunta. ¿Existe alguna probabilidad de que me ocurra algún evento y se presente la consecuencia negativa imaginada en el peligro?, si la respuesta es afirmativa esta en presencia de un riesgo, por lo que deberá evaluar dicho riesgo. CLASIFICACION DE LOS RIESGOS Los riesgos según su tipo, se clasifican en: Riesgos Puros: Ofrecen las alternativas de pérdidas y no pérdidas, pero en ningún caso ganancias. Riesgos Especulativos: Pueden derivar en pérdidas o ganancias Riesgos Inherentes: Son consustanciales al objeto, evento o situación y no se pueden eliminar sin alterar la naturaleza de los mismos Riesgos Agregados: Nada tienen que ver con el fin o utilidad que se persigue. Riesgos agregados innecesariamente. Los Riesgos Puros, son los que caen dentro del ámbito de la Seguridad y son los que, si no se administran adecuadamente, pueden generar enfermedades profesionales o accidentes, de diferentes tipos, que entrañan daños para las personas, equipos, maquinarias e

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instalaciones, paralizaciones, interrupciones y demoras en los procesos, etc. En general, producen importantes efectos físicos, psicológicos, económicos, legales, funcionales y ambientales, entre otros. A estos riesgos suele prestárseles limitada atención, aún cuando son los que en muchas ocasiones ponen en peligro la continuidad de las operaciones o, en el mejor de los casos, limitan los márgenes de ganancia a niveles que dificultan el desarrollo de las empresas y disminuyen las posibilidades de competir con éxito. Los Riesgos según su naturaleza, se clasifican en 3 clases: Riesgos Naturales, situaciones de mayor o menor peligro que se generan por situaciones climáticas extremas y por ubicación geográfica en alta cordillera. Riesgos Operacionales, Situaciones de mayor o menor peligro que se generan por interacción entre el hombre, los equipos, las instalaciones, productos y el medio ambiente. Riesgos de Responsabilidad Civil, Situaciones de mayor o menor peligro que se generan por incumplimientos legales y acción contra terceros Gestión de Riesgos

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Tratamiento del Riesgo Ante la existencia de riesgos y la generación de situaciones peligrosas que al actuar sobre las exposiciones pueden terminar en pérdidas, la empresa debe adoptar Métodos de Administración de Riesgos. z z z z TERMINAR CON EL RIESGO: segregando, modificando, cambiando, trasladando. TRANSFERIR EL RIESGO: Traspasando las pérdidas al seguro, previo análisis de riesgos y pago de una prima, con o sin deducible. TOLERAR EL RIESGO: financiando las pérdidas con recursos económicos propios. TRATAR EL RIESGO: Utilizando técnicas de Prevención de Pérdidas, que permitan controlar situaciones peligrosas y utilizando un segundo grupo de técnicas, reducción de pérdidas, que permita reducir la gravedad si algo llegara a ocurrir.

PROCESO DE GESTION DE RIESGOS

TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Inspecciones La inspección tiene como único propósito detectar las condiciones subestándares de los lugares de trabajo. ‡ Existen 2 tipos de inspecciones: la inspección programada y la inspección informal. ‡ La inspección permite evaluar si las Equipos, Materiales y Ambiente, se ajustan a los estándares establecidos. ¿Como se están manejando las cosas? ¿Cómo están funcionando los equipos? ‡

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¿Cómo están dispuestos los equipos? ¿Cómo se ordenan las herramientas? ¿Cómo se disponen los materiales? ¿Cómo está el orden y limpieza? ¿Cómo se controlan los equipos críticos? ¿Cómo se encuentran las superficies de trabajo y pasillos de tránsito? ¿Cómo están dispuestos los equipos de emergencia? ¿Cuál es el grado de compromiso de los trabajadores? ¿Cuál es el grado de compromiso de los supervisores? ¿Cómo se responde (prontamente o tardíamente) para la solución de los problemas detectados? Logros de la inspección: ‡ Permite identificar la deficiencia de los equipos y evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes. ‡ Permite identificar las deficiencias de los equipos y evaluar sus riesgos antes que ocurran los accidentes ‡ Permite identificar actos incorrectos de los trabajadores. ‡ Permite el seguimiento y facilita la retroalimentación. ‡ Permite realizar una evaluación de cómo se están haciendo las cosas. ‡ Permite evaluar el compromiso de los supervisores. ‡ Permite evaluar el compromiso de los trabajadores. ‡ Permite implementar un sistema viable de detección, evaluación y corrección pronta de condiciones peligrosas y practicas incorrectas. ‡ Permite retroalimentar la cultura de seguridad. ‡ Permite identificar los comportamientos permisivos de ejecutivos, supervisores y trabajadores. Etapas de la inspección: 1. Definir directivas. 2. Definir áreas de atención. 3. Preparar listas de verificación. 4. Programar inspecciones. 5. Ejecutar inspecciones. 6. Ejecutar inspecciones programadas. 7. Preparar informe de seguimiento. Áreas de atención: 1. Orden y Limpieza. 2. Áreas de Apilamiento de Materiales. 3. Señalizaciones y Vías de Escape. 4. Áreas de Almacenamiento. 5. Equipos Motorizados. 6. Servicios Higiénicos y Baños. 7. Control y Prevención de Incendios. 8. Iluminación.

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Sistemas de Ventilación. Equipos de Protección Personal. Protección de Máquinas. Instalaciones Eléctricas. Herramientas Manuales. Superficies de Trabajo. Sustancias Inflamables. Sustancias Peligrosas. Gases a Presión. Pasillos de Tránsito.

TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Observaciones Una de las cosas que distingue al supervisor del resto de la fuerza de trabajo es su conocimiento de lo que está sucediendo en el sector por el cual es responsable. El sabe quién está haciendo qué trabajo. cuándoy cómo se está haciendo, ya que ve y observael trabajo diariamente. hora a hora. El ver y observarson los puntos claves de este capítulo... podríamos decir también que es una de las claves entre ser un supervisor de primera o algo menos. El diccionario define a la observación como 'el poder de notar algo o el notar o registrar hechos y acontecimientos' .La observación requiere que una persona se concentre conscientemente en lo que está viendo y no que mire mecánicamente sin percibir lo que debe. Todos hemos tenido la experiencia de haber estado en algún lugar o haber ido a alguna parte y recordar muy pocas cosas de lo que debimos haber visto. Para hacer su trabajo con el máximo de eficiencia, el supervisor debe ver y observar las condiciones y prácticas, que regulannente tienen lugar en su departamento. Uno de los

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métodos que le dará el conocimiento necesario es la Observación Planeada del Trabajo (OPT). La OPT es una ,técnica que le permite al supervisor saber si un trabajador está haciendo o no un trabajo específico con el máximo de eficiencia. Una observaci6n que revela un desempeño correcto da la oportunidad para un refuerzo positivo. La observación del desempeño que no está de acuerdo con lo establecido, ofrece la información necesaria para tomar la acción correctiva antes de que se presenten problemas innecesarios o haya accidentes. Podemos decir que la operación total se realizará con un máximo de eficiencia cuando sabemos que el desempeño individual es correcto. Esta técnica provee la oportunidad de observar si en la práctica, se cumplen los Procedimientos establecidos para la ejecución de los trabajos o tareas críticas. En síntesis verificar las acciones subestándares. El valor de esta técnica radica en el hecho de que muchos accidentes y sus pérdidas, se producen porque no se siguió el Procedimiento establecido. La supervisión puede hacer una selección de trabajos a observar, de acuerdo a los Procedimientos, por el historial de pérdidas de una tarea, por el potencial de gravedad que posee, o por la posibilidad de recurrencia de Accidentes. Los beneficios de las OPT, se relacionan con: ‡ Detectar necesidades de entrenamiento o reentrenamiento. ‡ Corregir hábitos incorrectos de trabajo. ‡ Verificar la eficacia de entrenamientos anteriores. ‡ Reforzar buenos hábitos de trabajo. ‡ Reforzar el Procedimiento establecido. ‡ Identificar fuentes de derroche. ‡ Mejorar métodos de trabajo. Clase de Observaciones ‡ Observaciones informales ‡ Observaciones casuales, Observación realizada diariamente en la medida que el supervisor realiza las actividades de rutina, ³ojeando´ el trabajo de cada una de las personas bajo su mando. De esta manera quien tiene la claridad de cada uno de los trabajos, en algún momento se percibirá algo que merece la atención. Corrigiendo o felicitando ante el actuar de los trabajadores ‡ Intencional, método utilizado intencionalmente por un supervisor para determinar y percibir algún rasgo de conductas que ameritan sospechas frente a las labores ejecutadas. Ya sea las observaciones casuales y/o intencionales, no entregan toda lainformación necesaria para saber con precisión que los trabajos se están realizando de acuerdo a las normas y estándares establecidos. Clase de Observaciones ‡ Observaciones planeadas Observación realizada siguiendo una secuencia y metodología establecida que entrega antecedentes claros y precisos del objetivo a observar .

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Selección del trabajador y del trabajo Preparación para la observación La observación en si misma Revisión con el trabajador Evaluación y registro Supervisión posterior

TECNICAS IDENTIFICACION DE PELIGROS Análisis de Trabajo La palabra trabajo, al igual que muchas palabras, tiene diferentes significados y es importante entender el significado específico con la que se usa en este capítulo. Trabajo, se refiere a una tarea o actividad individual de una persona realiza dentro de su ocupación, en lugar de la ocupación misma (oficinista, guardabosque, estucador, etc.), se puede referir también a una tarea, como plantar un árbol, cambiar un neumático, etc. Puede ser considerado dentro de la definición de trabajo, todas las actividades secuenciales en que participa una persona o un grupo de personas para realizar una tarea asignada. Esquema de un análisis de trabajo ‡ Determinar el trabajo que ha de ser analizado ‡ Dividir el trabajo en una secuencia ordenada de pasos ‡ Determinar el potencial de accidentes ‡ Hacer un análisis de cada paso de trabajo ‡ desarrollar los controles mencionados

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Escribir el Procedimiento de Trabajo.

INVESTIGACION DE INCIDENTES OPERACIONALES

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PROPOSITO La búsqueda de las causas reales que generan los incidentes y que afectan la gestión operativa y administrativa de toda organización, debe propender a un análisis de carácter técnico sobre el cual se fundamenta el real propósito de mejorar dicha gestión y por ende a evitar las pérdidas que interfieren negativamente en los resultados DEFINICIONES

Investigación de incidentes operacionales

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¿ Porqué Investigar ? Un incidente es un Suceso no deseado, con características negativas en el ámbito operacional, que interfiere la gestión productiva y produce pérdidas ¿Qué tipo de pérdidas ? Múltiples pérdidas, desde lesiones a los trabajadores hasta pérdida de imagen, credibilidad, etc. ¿Qué es la investigación ? Actividad operativa destinada a buscar las causas reales que generan los incidentes a objeto de mejorar el control existente sobre los riesgos. ¿ Quién investiga ? ³La línea de Mando´ es la responsable en todos sus niveles por los resultados, de velar por el manejo eficiente de los recursos que se le asignan, por lo tanto es responsable también de investigar todos los incidentes que puedan ocurrir, valiendose de la asesoría del Experto en Prevención. ¡ Beneficios que se obtienen ! z Demostrar preocupación por la seguridad de sus trabajadores. z Aprender a detectar acciones y condiciones subestándares. z Evaluar su control sobre los riesgos. z Al tomar medidas correctivas para evitar la repetición, mejora su imagen como Supervisor. ¿ Existe algún método de investigación ? Existe un esquema determinado por cuatro actividades: ‡ Reporte del suceso ‡ Recolección de evidencias ‡ Análisis y conclusiones ‡ Implantación de medidas correctivas Actividades de investigación de incidentes operacionales Reporte del suceso NO todos los incidentes se reportan fundamentalmente por el síndrome de ³culpabilidad´ Una buena investigación reducirá el miedo a reportar los incidentes Eventos que afectan el negocio

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Actividades de investigación de incidentes operacionales Recolección de evidencias Cualquier elemento aspecto físico o intangible que aporte a la búsqueda de causas reales. La evidencia se encuentra en: y Personas y Posiciones y Papeles y Piezas Análisis y conclusiones Una vez obtenidas evidencias contundentes, el análisis y posterior conclusión del incidente, se facilita enormemente. Sin la recolección de evidencias es imposible investigar un incidente. Implantación y evaluación de controles El peor error que se puede cometer es no aplicar medidas de corrección y controlar su realización, una vez terminado el informe, esto sería una Pérdida de tiempo, existiendo una alta probabilidad que el incidente ocurra nuevamente Responsabilidad del proceso La responsabilidad está determinada por la magnitud de las pérdidas ‡ Liderar ‡ Revisar ‡ Aprobar Generación del documento

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Existe un documento formalizado por la División, para facilitar la tarea de de registro del incidente.

PERSONAS Trabajadores que tienen antecedentes de la situación incidental, denominándose testigos y se dividen en: y Testigos directos y Testigos indirectos DIFICULTADES AL SOLICITAR DECLARACIONES Existen varios motivos que pueden dificultar la labor que se realiza para obtener un relato real del accidente por parte de la persona directamente afectada o lesionada: ‡ Temor al ridículo ‡ Temor a perder prestigio o crear una mala impresión ‡ Temor a la disciplina, pérdida de empleo ‡ Temor a la reposición de elementos deteriorados Estos temores deben ser disipados previamente para acercarse a la verdad. Es preciso tener presente ³SIEMPRE´ que la exactitud de la información requerida, y que las medidas de control que se establezcan, dependen de la cooperación del hombre entrevistado. TECNICA DE LA ENTREVISTA EFECTIVA ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Pídale que diga o escriba lo que sucedió y cómo sucedió. No lo interrumpa Si la solicitud es verbal, anote usted aquellos puntos del relato que no le queden claros o aquellos que revistan una mayor importancia. Hágale las preguntas necesarias que le permitan a usted comprender el relato. Verifique si usted ha comprendido lo que sucedió, relatándole al afectado el hecho. Solicite su aprobación. En caso necesario y si las condiciones lo ameritan es preferible grabar la conversación con el consentimiento del entrevistado.

Recuerde a la persona que el propósito del análisis de accidente es ³Identificar las causas que provocaron el evento y NO BUSCAR CULPABLES´. Actividades de investigación de incidentes operacionales POSICIONES Los incidentes se caracterizan por el desplazamiento y lanzamiento de personas, objetos o partes de equipos de distintas direcciones. Al analizar distancias y ubicaciones de los elementos participantes, se puede reconstituir con bastante claridad el suceso. El análisis especializado de este fenómeno puede ser categórico al momento de emitir conclusiones.

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PAPELES Los papeles guardan relación con la existencia de procedimientos, normas, reglas o tal vez referencias de sucesos de igual naturaleza. Jamás hay que abordar un proceso de investigación sin la debida preparación. PIEZAS Y PARTES Constituyen una base sólida para precisar orígenes de fallas, fatigas, etc. El examen especializado de tales elementos no es una alternativa«. ¡ES UNA NECESIDAD! ANALISIS Con todas las evidencias obtenidas se arma el rompecabezas y se DETERMINA la ocurrencia del evento. En este proceso se puede utilizar simulaciones para descartar situaciones presentadas. CONCLUSIONES Actividad final resultante del análisis adecuado del suceso. La importancia de este paso radica en la calificación del evento y la determinación de las causas que lo originaron.

Evaluación de Riesgos

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Cuando usar el procedimiento de Evaluación de Riesgos? Todas los empleadores y las personas auto-empleadas tienen el deber de evaluar los riesgos de sus actividades laborales, puesto que es el inicio de cualquier actividad de Prevención de Riesgos. El procedimiento siguiente está destinado para ser usado :  Para situaciones en que los peligros parecen representar una amenaza importante y que sea incierto si los controles existentes o planificados son adecuados como principio o como práctica;  por organizaciones que están buscando la mejoría continua de sus sistemas de gestión de OH & S, que excedan los requerimientos legales mínimos. El procedimiento completo NO es necesario cuando está claro desde el estudio preliminar que los riesgos son triviales, o que una evaluación anterior haya demostrado que los controles existentes o planificados :  cumplen con los requerimientos o estándares legales bien establecidos;  sean adecuados para las tareas;  sean, o serán, entendidas o usadas por cualquier involucrado  Qué es la Evaluación de Riesgos de OH & S y por qué hacerlo ? PASOS BASICOS La evaluación de riesgos implica una sucesión de actividades necesarias para dejar claramente establecido la MANERA CORRECTA de realizar una evaluación. PASOS BÁSICOS EN LA EVALUACIÓN DE RIESGOS

Construcción del Mapa del Proceso z Es una aproximación que define la organización como un sistema de procesos interrelacionados.

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El mapa de procesos impulsa a la organización a poseer una visión más allá de sus límites geográficos y funcionales, mostrando cómo sus actividades están relacionadas con los clientes externos, proveedores y grupos de interés. Tales "mapas" dan la oportunidad de mejorar la coordinación entre los elementos clave de la organización. Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos clave, estratégicos y de soporte, constituyendo el primer paso para seleccionar los procesos sobre los que actuar

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Dividir los Procesos en Operaciones Unitarias o Tareas (Rutinarias y No Rutinarias) Una vez generado el Mapa de Proceso, éste debe subdividirse de manera tal que permita identificar una Tarea Independiente u Operación Unitaria, tanto Rutinaria como No Rutinaria, cuyo personal asume el trabajo de identificación de los peligros, evaluación y el control de los riesgos que afecten a las personas (Seguridad y Salud Ocupacional). Esta tarea se realiza con el equipo natural de trabajo y el apoyo de los Expertos en Prevención de Riesgos. En el caso de existir áreas o actividades que no quedan definidas dentro de una dependencia organizacional específica o estén en el límite entre dos de éstas, se debe definir la asignación de la responsabilidad Identificación de Peligros que afecten a las personas (Seguridad y Salud Ocupacional), los Procesos y Activos Se deben identificar TODOS LOS PELIGROS asociados a cada una de las Operaciones Unitarias establecidos en el punto anterior. Se debe incluir en el análisis, la interacción del proceso con las personas que laboran en su entorno y la interacción de éstas personas con el medio ambiente G. E. M. A. En la Identificación de Peligros para la salud de las personas y en función del área de trabajo, se debe considerar la clasificación de agentes: ‡ Químicos (explosivos, corrosivos, líquidos, inflamables compuestos oxidantes, gases peligrosos). ‡ Físicos (ruido, temperatura, radiaciones, otros). ‡ Biológicos (plagas, virus, otros). ‡ Ergonómicos (fisiológicos ± sicológicos). La Identificación de Peligros debe incorporarse en actividades de puesta en marcha, mantenciones mayores y emergencias. Además, deben incluirse los peligros de actividades de interferencia con otras Empresas. Evaluación de los Riesgos Una vez determinados los peligros, se deben asociar los diferentes eventos peligrosos o no deseados asociados al peligro para determinar su Probabilidad y Consecuencia, con el objetivo de determinar la magnitud de riesgo, en algunos casos se deriva directamente al tipo de riesgo. Auditoría en Prevención de Riesgos Conceptos básicos y generalidades Que no se tenga pérdidas, no significa que las condiciones o actuaciones que las generan no existan; Es doblemente rentable realizar auditorías cuando no se ha experimentado pérdidas. Definición Auditoría z Auditoría

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El proceso de actuación que aunando recursos humanos, técnicos y económicos busca la evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva e independiente que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestión así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y objetivos definidos por la empresa. z z z z z Sistemática: sujeta a un proceso de planificación y de ejecución del trabajo aplicando una metodología contrastada. Documentada: dejando constancia escrita de aquellas evidencias que sean observadas y en las que se fundamenta la opinión de la auditoría. Objetiva: conclusiones basadas únicamente en las evidencias observadas. Independiente: realizada por personas que no participen en el sistema de gestión que se audita. Periódica: las circunstancias cambiantes de las organizaciones hacen que sea necesaria la realización de la auditoría cada cierto tiempo

Otras definiciones de auditoría z Auditoría (ISO 19011) Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. z UNE 81900 EX:1996 (España): Evaluación sistemática, documentada, periódica, objetiva e independiente que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del sistema de gestión para la prevención de riesgos laborales, así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y los objetivos de la organización en esta materia. z BS8800:1996 (Inglaterra): Examen sistemático y, si es posible, independiente para determinar si las actividades y resultados relacionados son conformes a las actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la política de la organización y sus objetivos. z NCh2453:1999 (Chile): Examen sistemático, documentado, periódico, objetivo e independiente que evalúa la efectividad y eficiencia del S.G.P.R.P., con el propósito de establecer orientaciones y directrices, que permitan alcanzar la política y los objetivos de la organización en esta materia. z OHSAS18001:1999 (Internacional): Examen sistemático para determinar si las actividades y los resultados relacionados están en conformidad con los resultados y actividades planificadas y si estas actividades se llevan a cabo eficazmente y son convenientes para lograr la política de la organización y sus objetivos. Tipos de auditoría (Según quien las realiza) z Internas o de primera parte

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El objetivo principal de las auditorías internas es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones o sistemas examinados, pero a la vez resultan de gran ayuda para las auditorías externas dado que muchos de los controles que ésta realiza ya se encuentran hechos y documentados. De hecho la auditoría interna surge con anterioridad a la auditoría externa por un doble motivo: la necesidad de mantener un control permanente y eficaz dentro de la empresa (mejora continua) y hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo. Se encuentran incluidas como requisito a cumplir en la implementación de sistemas de calidad o ambiente según las normas ISO. Constituyen una vía para asegurar el mantenimiento del sistema de gestión. Ventajas y Quien las realiza tiene un alto conocimiento de la organización y Son de gran ayuda para la dirección de la organización dado que le permite mejorar continuamente su sistema de gestión z Desventajas y Son más influenciables por el entorno, pues se vulnera el principio de independencia que contiene la propia definición de auditoría. y Dificultad de entender las propias limitaciones desde dentro de la organización. z Externas o de segunda parte Auditoría efectuada por quienes tienen interés común en la organización, tales como los clientes o por otras personas en su nombre. z Externas de tercera parte Auditoría realizada por Organismo Certificador contractualmente independiente a la organización para extender un certificado como reconocimiento al adecuado funcionamiento de un sistema de gestión. Empresas certificadoras son: LLOYD S, BVQI, DNV, TÜV, IRAM, otras. z Tipos de auditoría (Según el ámbito que abarcan) z Financiera: tiene por objeto emitir un informe sobre la adecuación de la información contenida en los estados financieros (balance, cuenta de resultados y memoria) para reflejar la realidad financiera y patrimonial de la empresa. z Sistemas de información: su objetivo es la emisión de una opinión sobre la seguridad e integridad del sistema informático y de la información gestionada por él, así como sobre el nivel de servicio de éste. z Sistemas de Calidad: informe sobre el nivel de adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad de una organización a los requisitos de una Norma de Calidad. z Sistemas Medioambientales: informe sobre la validez, fiabilidad y cumplimiento del sistema de gestión medioambiental. z Operativas: informe sobre la eficacia, eficiencia y adecuación de los recursos aplicados por la organización a los fines perseguidos.

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Legalidad: informe sobre la realización de un conjunto de actividades en relación a disposiciones legales. Sistemas de Prevención de Riesgos Profesionales: informe sobre la validez, fiabilidad y cumplimiento del sistema de gestión de prevención de riesgos profesionales en base a la reglamentación vigente y al modelo de referencia que se ha fijado la organización. Al Sistema de Gestión: Se evalúa la conformidad de un sistema de gestión respecto a requisitos establecidos por una norma. A Proceso (s): Aquella que identifica las entradas y salidas de un proceso y evalúa el control que está siendo ejercido sobre las entradas, con el fin de asegurar la consistencia del producto o servicio terminado. A Producto o Servicio: Orientada a verificar la conformidad de un producto, de acuerdo a los requisitos de especificación, establecidos para este.

Ejemplos de auditoría z La empresa Celulosa Arauco requiere la renovación de su certificación en ISO 14001 para lo cuál solicita una Auditoria de«. z Para la auditoria de certificación, esta empresa revisa sus registros y se da cuenta que no ha cumplido con el programa de sus auditorias internas y rápidamente le solicita al departamento de calidad, la realice. Auditoria de.... z La misma empresa requiere por exigencias de sus clientes en el extranjero que además de la certificación de su sistema de calidad, este sea acreditado Qué auditoria debe solicitar? «Auditoria de..... z Al actualizar mis registros de proveedores me doy cuenta que tengo 2 proveedores que no están evaluados. Solicito la encuesta de proveedores y evidencio que no poseen sistema de calidad implementado. ¿Qué debo hacer? y Eliminarlo de mis registros y Realizarle una Auditoria de..... Definiciones z Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. z Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los Criterios de Auditoría y que son verificables. z Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora. z Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. z Cliente: Organización o persona que solicita la auditoría z Auditado: Organización que es auditada z Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría z Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. Los conocimientos o experiencia se relacionan con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural.

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Programa de auditoría: Conjunto de una o mas auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Alcance de una auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo cubierto. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Principios que rigen las auditorias de Sistemas Los 5 principios que rigen las auditorias de sistemas son: y Conducta ética y Presentación imparcial y Cuidado Profesional establecido y Independencia y Evidencia Conducta Etica El auditor debe en todo momento mantener una conducta intachable. Ni muy amistoso, ni muy distante. Debe ser cuidadoso y evitar conflictos de intereses. No puede ni debe adulterar información o dejar de informar no conformidades. Debe llevar siempre con él, el registro de reclamos y debe fomentar su utilización Presentación Imparcial El auditor debe ser objetivo y veraz. No puede calificar ni asesorar al auditado. No debe emitir opiniones y debe reservarse sus observaciones. Si tiene algo que decir, debe hacerlo de manera formal y durante la reuniones establecidas dentro de la auditoria. Cuidado profesional establecido Debe solicitar ser tratado y tratar a todo el personal como profesionales de su área. Si no está seguro, debe consultar, manteniendo el profesionalismo siempre y ante todo. Independencia El auditor debe ser una persona independiente a la organización que audita, a sus trabajadores y proveedores o subcontratistas. En caso contrario, debe invalidarse para realizar la auditoria Evidencia Todas las no conformidades encontradas deben ser verificadas y sus evidencias demostradas en el listado de verificaciones. Un auditor no puede abrir una no conformidad que no le conste efectivamente. Estas evidencias deben ser mostradas al representante de la empresa auditada y escritas de manera coherente y clara.

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EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCESO

Funciones y Responsabilidades z Responsabilidades y actividades de los auditores y Mantenerse dentro del alcance de la auditoría y Seguir los procedimientos definidos, reunir y analizar los hechos que sean relevantes y suficientes, que permitan obtener conclusiones relativas a la eficacia del sistema de gestiónauditado y Documentar e informar sobre los resultados de la auditoría y Verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas como consecuencia de la auditoría y Retener y salvaguardar documentos de la auditoría. Responsabilidad del auditor jefe

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El auditor jefe es el responsable final de todas las fases de la auditoría. Conviene que tenga capacidad de gestión y experiencia, y disponga de autoridad para dirigir la auditoría y tomar las decisiones finales. Las responsabilidades del auditor jefe también comprenden: z Ayudar en la selección de otros miembros del equipo auditor, z Preparar el plan de auditoría, z Representar al equipo auditor, frente a los ejecutivos del auditado. z Entregar el informe de auditoría. z Cliente y Decide la necesidad de realizar una auditoría, define el propósito e inicia el proceso. y Decide la entidad auditora; determina el ámbito general de la auditoría de acuerdo con la norma que se tomará como referencia para realizar la auditoría. y Recibe el informe de la auditoría. y Determina las acciones a emprender como consecuencia de la auditoría y, en su caso, informa de ello al auditor. Auditado y La dirección del auditado deberá informar al personal afectado sobre el alcance, contenido de la auditoría y requerir su cooperación. y Poner a disposición del equipo auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditoría (personal, equipamiento, etc.). y Facilitar al equipo auditor el acceso a las instalaciones y a los elementos de prueba. y Determinar las acciones a emprender derivadas de la auditoría. 6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ       6.5.5.-Generación de hallazgos de la auditoría. La información sobre evidencia es evaluada frente a los criterios de la auditoría, generándose los hallazgos. Los hallazgos pueden indicar conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría. Los hallazgos también pueden identificar oportunidades de mejora. Las no conformidades y las evidencias que la apoyan deben registrarse. Las no conformidades pueden clasificarse. Debería revisarse con el auditado las no conformidades con el auditado para obtener su reconocimiento, realizar esfuerzos para resolver opiniones divergentes. Registrar puntos en que no se logren acuerdos.

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Hallazgos y No Conformidades z Hallazgo

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Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u oportunidad de mejora. No Conformidad y Está determinada por la sustentación objetiva de la desviación de lo establecido y que es reconocido por el auditado. y Tiene diversos grados, deben ser acordados

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No Conformidades z Categorización y Mayor: Ausencia de procedimiento requerido o falla total en su aplicación. Un número de discrepancias menores encontradas en el mismo requerimiento de la norma, puede representar un quiebre importante del sistema, y por tanto se califica como Mayor. y Menor: Definido como error simple de aplicación de un procedimiento. z Ejemplos NC mayor z Procedimientos no aprobados en distintas secciones. z No hay evidencia que se hayan adoptado correcciones para deficiencias informadas durante auditorías internas. z Un porcentaje significativo de los instrumentos de medición están fuera de los plazos de calibración. z Se ha modificado instrucciones de trabajo sin la autorización de personal calificado para hacerlo. Ejemplos NC menor z Un medidor de gases (de 15), se encuentra con su plazo de calibración vencido. z Un informe se encuentra sin la firma de autorización por parte de la persona establecida para hacerlo. z Se ha retrasado en 2 días la instrucción de un ayudante de operador. z Atraso en respuesta a partes interesadas sobre un problema presentado.

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Para Certificación z En caso de NC Mayor: No se emitirá registro de certificación hasta un período posterior a la implementación de la corrección. z En caso de NC Menor: No existe impedimento para el registro y las acciones correctivas, podrán ser verificadas en la siguiente visita de inspección.

Redacción de No Conformidades z ³Se encontró evidencia del incumplimiento de lo dispuesto en el Punto 4.3.2, Capítulo III, del Manual del Sistema de Gestión, acerca de la revisión de los informes de investigación de accidentes. 4 informes no contaban con las acciones

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correctivas/preventivas, ni la firma del Gerente del Area´ (ver punto 6.1 del Registro de Hallazgos de Auditoría). z ³Se encontró evidencia de la falta de conocimiento del Procedimiento PR-01-F-23, Seis trabajadores del área correspondiente, no empleaban el equipo Rf al momento de ejecutar la tarea´ (ver punto 9.1 del Registro de Hallazgos de Auditoría).

6.5.- Realización de las actividades de la auditoría In- Situ 6.5.6.Preparación de las Conclusiones. El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para:  Revisar los hallazgos y toda otra información sobre los criterios.  Acordar las conclusiones:  Grado de conformidad del sistema con los criterios  Implementación eficaz, mantenimiento y mejora del sistema  Sobre el proceso de revisión gerencial para la mejora continua  Preparar recomendaciones si está incluido en los objetivos:  Relativas a mejoras  Certificación/registro  Comentar el seguimiento, si está incluido en los objetivos. 6.5.7.Realización de la reunión de cierre.  Presidida por el auditor líder.  Se presentan los hallazgos y conclusiones.  Se podría tocar lo relativo al plazo para presentar un plan de acciones correctivas y preventivas.  Pueden estar presente el cliente, auditado y otras partes.  Podrían llevarse actas, incluidos registros de asistencia.  Recomendaciones, si existen no tienen carácter de obligatorias. 6.6.- Preparación, Aprobación y Distribución del Informe 6.6.1.Preparación del informe.  Responsabilidad del auditor líder.  Proporciona un registro claro, conciso y preciso de la auditoría.  Podría contener:  Identificación del cliente  Los objetivos, alcance y criterios de auditoría  Identificación del equipo auditor  Fechas y lugares donde se realizaron las actividades in-situ  Hallazgos  Conclusiones 6.6.1.Preparación del informe.  Si fuera necesario podría incluir:  El plan de la auditoría  Lista con representantes del auditado  Areas no cubiertas aunque se encuentren dentro del alcance

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Recomendaciones para la mejora Opiniones divergentes sin resolver Planes de seguimiento Declaración sobre la confidencialidad Lista de distribución del informe

6.6.2.Aprobación y Distribución del Informe.  Emisión en el tiempo acordado, si no es posible, comunicar al cliente razones del atraso y concordar una nueva fecha  Informe fechado, revisado y aprobado  Distribuir a los receptores acordados con el cliente  El informe es de propiedad del cliente Ejemplo de Informe de Auditoría

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6.7.- Finalización de la Auditoría z Finaliza cuando todas las actividades establecidas en el plan de auditoría se completan y el informe se ha distribuido. z Los documentos se conservan o destruyen, según acuerdo previo entre las partes y reglamentos aplicables. z Salvo requerimiento legal, no se revelarán los contenidos del informe u otra información obtenida en la auditoría z Toda divulgación se realiza previo conocimiento del cliente. 6.8.- Realización de las actividades de seguimiento z No se consideran parte de la auditoría z Orientadas a la verificación de la implementación de medidas correctivas y preventivas o de mejora, y su eficacia z La verificación puede ser parte de una auditoría posterior. CONSIDERACIONES FINALES La auditoría esta basada en una muestra de información, es posible que hechos relevantes que pudieran afectar la seguridad o salud de los trabajadores, la productividad o el ambiente, no sean identificados; Es ingenuo pensar que la ausencia de hallazgos evidencie una gestión preventiva perfecta. Es razonable pensar que, Un ejercicio de búsqueda de evidencia de la efectividad de la gestión, que permite la mejor protección de las personas y recursos, debe constituir un elemento de análisis obligado de la gerencia, para apoyar el mejoramiento continuo. Se debe garantizar que las auditorías se basen en hechos concretosy susceptibles de probar en forma inequívoca. Los paradigmas personales o imposición de criterios no son parte de la objetividad del proceso de auditoría.

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