Q Travel Light

- Manual de utilizare -

Cuprins 1. Autentificarea în sistem
2. Cursul Valutar 3. Partenerii (Clienţi, Furnizori, Liste Apariţii Parteneri) 4. Comenzi 5. Facturarea Clienţilor Persoană Fizică 6. Facturarea Clientilor Persoana Juridica 7. Facturi Vanzare. 8. Incasari. 9. Documente de Calatorie 10. Rapoarte 10.1 Registru de Casa 10.2 Rapoarte Standard 10.3 Borderou Comenzi 10.4 Rapoarte Facturi 10.5 Rapoarte Incasari/Plati 10.6 Borderou Incasari/Plati 10.7 Jurnale cu TVA 11. Facturi Cumparare 12. Plati 13. Ticketing (TAIR)

2

1. Autentificarea în sistem
La pornirea sistemului Q Travel Light, în mod normal, va apărea o fereastră în care trebuie să introduceţi contul de utilizator şi parola. Dacă este prima rulare a programului şi nu s-au creat conturi atunci utilizatorul implicit este admin iar parola iniţiala este 1234. Recomandăm ca după instalarea sistemului să se creeze conturi pentru toţi utilizatorii şi să se schimbe parola de la contul admin.

Atunci când vă autentificaţi este suficient să introduceţi prima literă din numele contului dvs. de utilizator şi o lista cu toţi utilizatorii din sistem care încep cu acea literă va apărea pe ecran. Selectaţi contul dvs. şi introduceţi parola. Dacă parola este greşită un mesaj va atenţiona acest lucru. Dacă aţi introdus corect parola atunci această fereastră va dispărea si veţi avea acces în sistem. În anumite circumstanţe, la pornirea sistemului, ar putea apărea si alte ferestre. Iată mai jos cele mai întâlnite situaţii: 1. Înainte de pornirea sistemului apare o fereastra în care sunteţi anunţat că o nouă versiunea a aplicaţiei a fost publicată şi sunteţi invitat să faceţi update. Se întamplă de fiecare dată când aplicaţia este actualizată şi vă recomandăm ca întotdeauna să faceţi aceste update-uri pentru ca aplicaţia să ruleze la parametrii optimi. 2. În loc de fereastra de autentificare vă apare un mesaj în care sunteţi anunţat că se va face update la baza de date. După ce acest update la baza de date va fi efectuat veţi putea continua cu autentificarea. 3. În loc de fereastra de autentificare vă apare un mesaj în care sunteţi anunţat că aplicaţia pe care o utilizaţi nu este înregistrată pe staţia de lucru curenă. Dacă răspundeţi cu DA/YES la întrebarea din mesajul din ecran atunci o altă fereastră vă invită să înregistraţi aplicaţia. În această situaţie trebuie să contactaţi Echipa de Suport Q Travel Light (www.qtravel.ro) şi să comunicaţi Codul staţiei de Lucru. Dacă totul este în regulă veţi primi un cod pe care trebuie să-l introduceţi în câmpul Codul de Activare şi să apăsaţi butonul Înregistrează Cod Activare. 4. În anumite condiţii este posibil să apară un alt mesaj, de regulă, mesaj de eroare. Înainte de a contacta Echipa de Suport Q Travel Light (www.qtravel.ro) vă rugam: - verificaţi dacă serverul pe care este instalată baza de date este pornit şi funcţionează la parametrii optimi, - verificaţi dacă reţeaua de calculatoare funcţionează si dacă puteţi accesa serverul pe care se află baza de date, - în cazul în care serverul se află într-o altă locaţie, verificaţi dacă legătura la internet funcţioneză şi verificaţi dacă puteţi accesa serverul din internet pe care se află baza de date. Pentru orice altă situaţie contactaţi Echipa de Suport Q Travel Light (www.qtravel.ro).

3

2. Cursul valutar
În mod normal, dacă legătura la internet funcţionează, sistemul îşi va face singur actualizarea cursului valutar. Un mesaj ar trebui să apară şi să anunţe că cursul valutar s-a actualizat. În schimb dacă legatura la internet nu funcţionează, un mesaj vă va anunţa că cursul valutar nu a fost actualizat.

În situaţia în care nu s-a actualizat automat cursul valutar trebuie să faceţi această actualizare manual accesând meniul Curs Valutar care se află în lista de meniuri principale. După accesare se va deschide fereastra Curs Valutar.

Selectaţi Data, Moneda, introduceţi Cursul şi apăsaţi butonul Aplică Curs. Repetaţi operaţiunea pentru fiecare moneda în parte. Atenţie: Nu se poate introduce curs valutar pentru moneda de baza RON, ROL sau LEI. Atenţie: În anumite condiţii este posibil să nu aveţi acces la această funcţie. Acest lucru se datorează faptului că nu aveţi drept de schimbare al cursului valutar. Lista de monede din această fereastră se poate edita în meniul de administrare. În cazul în care legătura la internet se restabileşte se poate apăsa butonul Curs BNR şi cursul va fi actualizat pentru toate monedele din listă.

4

3. Partenerii (Clienţi, Furnizori, Liste Apariţii Parteneri)
Meniul Parteneri vă permite să dăugaţi, să modificaţi şi ştergeţi partenerii. Din puctul de vedere al sistemului partenerii sunt clienţii şi furnizorii companiei. Ei pot fi atât persoane juridice cât şi persoane fizice. Anumite drepturi pot interzice utilizatorilor să adauge sau să editeze furnizorii.

Submeniul Clienţi & Furnizori vă permite să accesaţi lista de clienţi si furnizori. Submeniurile Clienţi si submeniul Furnizori va limita această listă numai la clienţii, respectiv furnizorii companiei.

Câmpul gol din stânga butonului-meniu Adauga Înregistrare Nouă aflat în partea de sus a ecranului permite utilizatorului să filtreze lista de parteneri. În cazul în care în baza de date se află mai mult de 100 de parteneri atunci lista va pleca goală şi obligatoriu trebuie să introduceţi filtru de căutare. În partea draptă-sus a ecranului, sub meniu, se află un mesaj roşu care vă specifică câţi parteneri se află în listă. Opţiunea Tip Partener vă permite să filtraţi lista după: Clienţi şi Furnizori, numai Clienţi şi numai Furnizori.

5

Dacă dorţi să adăugaţi un partener nou trebuie să apăsaţi butonul-meniu Adaugă Înregistrare Nouă. O fereastră de adăugare va apărea pe ecran.

Selectaţi Tip Partener şi Partener PF/PJ apoi completaţi câmpurile aşa cum se vede mai sus. În cazul în care aţi ales să introduceţi o persoana juridică câmpurile specifice pentru persoana fizică vor dispărea şi veţi completa numai numele persoanei juridice. Atenţie: Recomandam ca numele persoanei juridice să nu înceapă cu SC sau S.C. pentru că atunci când veţi dori să căutaţi în baza de date un partener va fi foarte dificil. Atenţie: Înaintea numelor nu lăsaţi spaţii libere (space-uri) pentru că atunci când veţi dori să căutaţi în baza de date un partener va fi foarte dificil. Atenţie: C.I.-ul (adică seria şi numărul de la Cartea de Identitate) trebuie ca primele două caractere să fie litere (literele din seria C.I.) şi apoi, fără a lăsa spaţiu, şase cifre (cifrele din numarul C.I.). În anumite configuraţii aplicaţia poate să impuna anumite câmpuri obligatorii. Aceste câmpuri vor apărea cu titlul colorat în roşu. Într-o asemenea configuraţie atunci când veţi apăsa butonul Adaugă Partener sistemul va face validarea selecţiilor şi introducerii câmpurilor obligatorii avertizându-vă daca leaţi lăsat neselectate, respectiv necompletate. Apăsaţi butonul Adaugă Partener pentru a adăuga partenerul sau închideţi fereastra pentru a renunţa la adăugarea partenerului, situaţie în care sistemul va întreba dacă renunţaţi la adăugarea partenerului sau doriţi să îl adăugaţi.

6

3.1 Editare date partener: sedii, banci, date suplimentare de contact Pentru persoanele juridice se pot introduce mai multe sedii. Pentru persoanele fizice sediile trebuiesc interpretate ca dresa de bază (cea din cartea de identitate) şi mai multe adrese secundare (adrese de flotant). Pentru editarea datelor de facturare, a sediilor, a bancilor şi a datelor de contact multiple trebuie să faceţi dublu-click pe numele partenerului atunci când este vizualizată lista. Atenţie: Dacă apăsaţi pe butonul Editează din lista de parteneri veţi ajunge intr-o altă fereastră ce va fi explicată mai târziu.

O fereastă ca cea de mai sus va apărea pe ecran. Pentru modificarea unui sediu (date de facturare) selectaţi sediul printr-un click pe numele sediului. Este posibil ca un sediu să fie gol dacă datele nu au fost introduse. Chiar şi aşa procedura este aceeaşi. După click pe Nume Sediu în partea dreaptă a ferestrei puteţi edita proprietăţile despre sediul selectat. Modificaţii fiecare dată despre sediu şi, la sfârşit, pentru a salva modificările, apasaţi pe butonul-meniu Salvează Modificări. Dacă doriţi să ştergeţi un sediu, după selecţia prin click pe Nume Sediu, apăsaţi butonul-meniu Şterge Sediu. Dacă doriţi să adăugaţi un sediu nou apăsaţi butonul-meniu Adaugă Sediu Nou. O nouă înregistrare goală va apărea pe ecran. Selectaţi-o şi modificaţi-o aşa cum aţi modifica orice înregistrare de sediu deja existent. Prin butonul-meniu Editează Banci Partener puteţi accesa bancile partenerului. Pe ecran va apărea o fereastră asemănătoare cu aceasta şi similar se vor adauga/edita/şterge bancile partenerului. Prin butonul-meniu Editează Contacte Partener puteţi accesa contactele partenerului. Pe ecran va apărea o fereastră asemănătoare cu aceasta şi similar se vor adauga/edita/şterge contactele partenerului.

7

3.2 Editare date partener: nume partener, tip partener Dacă apăsaţi pe butonul Editează din lista de parteneri veţi ajunge intr-o fereastră ce va permite să schimbaţi Tip Partener, Partener PF/PJ, Nume Partener.

După modificările dorite, apăsaţi butonul Aplică Modificări. În cazul în care partenerul este un furnizor care are un sistem de rezervări online Q Travel cu care sistemul ştie să interacţioneze, în câmpurile Calea către serviciul web QTravel, Cont şi Parolă se vor introduce datele de conectare. Atenţie: Numai în această ferestră puteţi schimba tipul partenerului (client sau furnizor), PF/PJ (persoană fizică sau persoană juridică) şi numele clientului.

8

3.3 Submeniul Liste Apariţii Parteneri
Pentru a şterge un partener este necesar să nu existe legături catre documente în sistem. Această fereastră va permite să vizualizaţi ce legaturi are un partener în cadrul sistemului. Pentru a şterge un partener trebuie să ştergeţi toate comenzile, facturile, încasările şi plăţile, documetele de călătorie, contactele suplimentare, băncile şi sediile în care partenerul este parte.

O altă funcţie importantă este reasocierea legăturilor unui partener. În cazul în care s-a introdus încă odata un partener şi s-au emis documente cu acest partener greşit aveţi posibilitatea de a muta toate documentele de la partenerul greţit către partenerul corect şi apoi să ştergeţi partenerul greşit. Pentru mutarea documentelor selectaţi cu click partenerul greşit. ID-ul partenerului greşit va apătrea în căsuţa ID Partener greşit. In căsuţa ID Partener corect introduceţi ID-ul partenerului corect (cel către care vor fi transferate toate documentele). Apasaţi butonul Schimba Partener. ID-ul partenerului corect îl gasiţi în listă în prima coloană în faţa numelui. Atenţie: Aceste funcţii sunt funcţii avansate şi trebuie folosite cu multă atenţie. În mod normal, sistemul trebuie configurat în aşa fel încât un utilizator obişnuit să nu aibe acces la aceste funcţii.

9

4. Comenzi
În centru sistemului stau comenzile. Asta pentru că aici se înregistrează toate cererile clienţilor. În cazul în care o comandă se concretizează, sistemul oferta proceduri de facturare automată a comenzilor. Deci, facturile de vânzare sunt legate de comenzi şi faturarea comenzilor se face în mod automat, după un set de reguli stabilite la configurare. Tot din comenzi se generează bonul de comandă, contractul cu turistul şi documentul de călătorie (voucher-ul). În cazul în care lucraţi cu tour-operatori care utlizează sistemul de management Q Travel pentru Tour Operatori atunci Q Travel Light poate prelua comenzile ce le realizati în sistemele de rezervari online al tour-operatorilor. În cazul în care utilizaţi un sistem propriu de rezervari online Q Travel WS, rezervarile efectuate de către clienţii dvs. în sistemul online vor fi importate aici, în funcţie de configuraţie: automat sau manual, pentru facturare.

Accesând meniul Documente şi submeniul Comenzi va apărea o listă cu rezervările din luna curentă.

10

Lista de comenzi poate fi filtrată în funcţie de perioadă, client, comanda partener., observatii, sediu si utilizator. Pentru a selecta un client pentru a filtra lista de comenzi apăsaţi butonul … (trei puncte) din grupul Date Partener. În anumite configuraţii sistemul poate bloca accesul utilizatorilor în alte sedii decât sediul în care activează.

11

Pentru a adauga o comanda noua aveţi de parcurs următorii paşi: 1. Apăsaţi butonul-meniu Adaugă Comanda Nouă. 2. Sistemul va cere să selectaţi partenerul (clientul). O fereastră asemănătoare cu cea care vă permite să editaţi partenerii va apărea pe ecran. Daca este cazul filtraţi lista. Daca clientul nu există apăsaţi butonul Adaugă Înregistrare Nouă. Selecţia se va realiza cu dublu-click. Dacă renunţaţi la selecţia de partener veţi renunţa şi la adăugarea de comanda nouă. 3. După selecţia de partener sistemul va cere să selectaţi o bancă pentru partener (client). Dacă clientul nu are o bancă (în special în cazul persoanelor fizice) atunci închideţi această fereastră. În acest moment aţi adăugat o comanda nouă goală.

Sistemul va genera automat un numar de comandă. Acest numar nu poate fi modificat. Dacă dorţi să grupaţi comenzile după criterii proprii şi să le numerotaţi diferit introduceţi un nume de grup în câmpul Grup şi apăsaţi butonul Numar Nou. În acest moment sistemul va genera un numar nou în interiorul grupului. Stabiliţi data comenzii şi data scadentă a comenzii. Implicit sistemul va stabili ca dată a comenzii data în care sunteţi în momentul adăugarii comenzii. Valorile iniţiale sunt zero pentru ca nu aţi adăugat încă nici un articol în comandă.

12

Selectaţi valuta din căsuţa de selecţie aflată în dreapta jos. Cursul din ziua curentă va fi afişat în căsuţa din dreapta, Curs Valutar. Valuta nu poate fi RON, ROL sau LEI. Sistemul face diferenţa între valorile in lei şi valorile în valută şi permite ca o comandă să aibe, în acelaşi timp, şi valori în lei şi valori în valută.

13

În continuare selectaţi statusul comenzii pentru momentul adăugării ei în sistem. Apăsaţi butonul Schimba / Vizualizează Status aflat în grupul Date Generale Comandă din centru ferestrei-sus.

Selectaţi Statusul, completaţi câmpurile Mesaj Intern, Mesaj Client apoi închideţi fereastra. Un mesaj de confirmare va apărea pe ecran.

Dacă selectaţi DA/YES sistemul va salva noul status. Dacă selectaţi NU/NO sistemul va renunţa la modificarea statusului comenzii. Dacă selectaţi Renunţă/Cancel veţi putea edita în continuare statusul. Atenţie: Toate întrebarile care au varianta de Renunţă/Cancel înseamnă că puteţi continua editarea fără a salva modificarile făcute şi fără a închide fără a salva. Pe masură ce statusul se schimba puteţi modifica statusul. Sistemul va ştii să pastreze toate schimbările de status alte unei comenzi pentru a fi consultate ulterior.

14

În continuare trebuie să adăugaţi un articol nou în Comndă. Merge-ţi cu mouse-ul în zona albă din centru comenzii şi apăsaţi click-dreapta. Un meniu contextual va apărea pe ecran şi veţi selecta meniul Adaugă Articol Nou.

O fereastră de Editare Articol Comanda va apărea pe ecran. Iniţial nicio căsuţă nu este selectată.

15

In continuare trebuie completat acest articol de comandă. Uitaţi-vă cu atenţie la exemplul de mai jos:

Paşi de urmat pentru adăugarea de articol în comandă: 1. Selectaţi Tip Serviciu şi Сota TVA se va selecta automat 2. Completaţi câmpurile Serviciu şi Hotel (dacă este cazul) 3. Selectaţi Început, Sfârşit şi Persoane 4. Selectaţi: în lucru / anulat / confirmat (pentru anulat nu se vor lua în considerare valorile la totaluri) 5. Completaţi valorile de furnizor, comision si discount separat pentru fiecare monedă în parte. Atenţie: Valorile pentru lei trebuie să stea pe prima coloana şi valorile în valută pe a doua. Atenţie: Totalurile nu sunt editabile, se vor completa automat. 6. Completaţi câmpul Observaţii (dacă este cazul) 7. Completaţi câmpul Turişti (dacă doriţi să apară pe voucher) 8. Selectaţi furnizorul/prestatorul (cel căruia trebuie să-i plătiţi serviciile) 9. Completaţi, dacă este cazul, câmpul Ref. No. şi/sau Referinţă Cod 10. Închideţi fereastra şi selectaţi să salvaţi modificările

16

În continuare sistemul va completa automat totalurile pe comandă. Mai jos aveţi un exemplu de cum ar trebui să arăte comanda după adăugarea primului articol.

Pentru a adăuga un nou articol procedaţi la fel ca mai sus. Dacă doriţi să modificaţi un articol de comandă faceţi dublu-click pe articolul pe care doriţi să-l modificaţi. Fereastra de editare de articol de comandă va apărea pe ecran (la fel ca cea de la adăugare). Modificaţi articolul şi închideţi fereastra. Confirmaţi, după caz, salvarea de modificări. Daca faceti click dreapta pe spatiul alb si mergeti pe butonul tiparire, vor aparea 6 optiuni pentru tiparire anume : Tiparire Comanda catre Furnizor, Tiparire Oferta catre Client, Tiparire Rezervare catre Client, Tiparire Contract, Bon de Comanda (si alte documente), Tiparire Contract cu Turistul si Tiparire Decont pe Comanda.

17

5. Facturarea Clienţilor Persoană Fizică (avans si lichidare, plati multiple)
5.1 Facturare Avans În continuare să presupunem că clientul este o persoană fizică. Clientul va plăti în două tranşe: un avans de 50 RON şi ulterior va reveni pentru a plăti restul. În comandă, în zona albă din centrul ecranului, vom face click-dreapta pentru meniu şi vom alege Facturare > Avans sau Plată Partială (ca mai jos).

Pe ecran va apărea o fereastră pentru a crea factura de avans:

În această fereastră veţi selecta:

-

-

Moneda: RON Valoarea de facturat: Valoare Fixă: 50 (automat se va calcula procentul din valoarea în lei) (în această situaţie selecţiile de la Curs Valutar nu sunt importante) (în cazul în care aţi fi dorit să facturaţi valuta ar fi trebuit să bifaţi valută) Dacă doriţi să afişaţi detaliile pe factură bifaţi Afişează Detalii Servicii pe Factură Apăsaţi butonul: Crează Factura Fiscală de Avans

18

În continuare va apărea pe ecran factura fiscală pentru avans.

19

Următorul pas este să un număr nou la această factură. Pentru acest lucru apăsăm pe butonul Număr Nou. Programul va atribui un număr nou la acestă factură şi va schimba ststusul comenzii din Liberă în Preluată.

În continuare completaţi datele cu privire la expediţia facturii în partea de jos a ecranului.

Dacă clientul este o persoana fizică, ca în acest caz, putem să preluam datele. Pentru acest lucru apasaţi click-dreapta în zona albă din mijlocul ecranului şi selectaţi Import date delegat de la client.

Implicit, dacă nu aţi selectat o altă opţiune, sistemul va creea factura de avans cu TVA Inclusă şi cu toate detaliile. Puteţi şterge sau edita textul care va apărea pe factura tipărita. Pentru ştergere unui articol din factură, pe fiercare rând în parte, apăsaţi pe butonul . Atenţie: Nu ştergeţi articolele care au valori. Pentru aceste articole trebuie să edităm valorile.

20

21

Pentru editarea textului ce apare pe un articol, pe fiecare rând în parte, dublu-click pe articol.

Câmpul Ordine stabileşte ordinea articolelor pe factură. Câmpul Nr. Crt. stabileşte numărul curent pentru fiecare serviciu în parte. Acest câmp apare numai pe articolele care au valori, în rest trebuie să fie zero. Câmpul Tip Serviciu stabileşte ce tip de serviciu este Cazare, Masă, Bilet Avion, Pachet Servicii, etc. Aceste tipuri de servicii vor fi stabilite de către agenţia de turism. Dacă este bifat Rând comentarii atunci vor fi ignorate (automat şterse) toate valorile. După ce terminaţi de editat articolul din factură închideţi fereastra şi salvaţi modificările efectuate. Procedaţi similar, după caz, cu toate articolele din factură. În continuare să presupunem că clientul va plati această sumă în cash. O dată cu factura va trebui să tipărim şi chitanţa.

22

Pentru a adăuga o chitanţă apăsaţi click-dreapta în zona albă din mijlocul ecranului şi selectaţi opţiunea Adaugă chitanţă pentru tipărire. Pe ecran va apărea fereastra pentru editare încasare.

În această fereastră selectaţi în câmpul Document opţiunea CHT (sau Chitanţă), apăsaţi butonul Număr Nou apoi închideţi fereastra şi salvaţi modificările. În această situaţie veţi reveni la fereastra cu factura fiscală şi veţi constata că în partea de jos a ecranului, în câmpul Chitanţă pt. Tipărire, va apărea seria şi numărul de la chitanţa pe care tocmai am adăugat-o. 5.2 Facturare Total sau Lichidare. În continuare să presupunem că clientul persoană fizică doreste sa plateasca lichidarea.

Pe ecran va apărea o fereastră pentru a crea factura fiscala:

23

În această fereastră veţi selecta: Moneda: RON Valoarea de facturat: Valoare ce se va calcula automat (se va calcula procentul din valoarea în lei) - (în această situaţie selecţiile de la Curs Valutar nu sunt importante) - (în cazul în care aţi fi dorit să facturaţi valuta ar fi trebuit să bifaţi valută) - Dacă doriţi să afişaţi detaliile pe factură bifaţi Afişează Detalii Servicii pe Factură Apăsaţi butonul: Crează Factura Fiscală

-

În continuare va apărea pe ecran factura fiscală.

24

25

Următorul pas este să un număr nou la această factură. Pentru acest lucru apăsăm pe butonul Număr Nou. Programul va atribui un număr nou la acestă factură şi va schimba ststusul comenzii din Liberă în Preluată.

În continuare completaţi datele cu privire la expediţia facturii în partea de jos a ecranului.

Dacă clientul este o persoana fizică, ca în acest caz, putem să preluam datele. Pentru acest lucru apasaţi click-dreapta în zona albă din mijlocul ecranului şi selectaţi Import date delegat de la client.

Implicit, dacă nu aţi selectat o altă opţiune, sistemul va creea factura de avans cu TVA Inclusă şi cu toate detaliile. Puteţi şterge sau edita textul care va apărea pe factura tipărita.

26

Pentru ştergere unui articol din factură, pe fiercare rând în parte, apăsaţi pe butonul . Atenţie: Nu ştergeţi articolele care au valori. Pentru aceste articole trebuie să edităm valorile. Pentru editarea textului ce apare pe un articol, pe fiecare rând în parte, dublu-click pe articol.

Câmpul Ordine stabileşte ordinea articolelor pe factură. Câmpul Nr. Crt. stabileşte numărul curent pentru fiecare serviciu în parte. Acest câmp apare numai pe articolele care au valori, în rest trebuie să fie zero. Câmpul Tip Serviciu stabileşte ce tip de serviciu este Cazare, Masă, Bilet Avion, Pachet Servicii, etc. Aceste tipuri de servicii vor fi stabilite de către agenţia de turism. Dacă este bifat Rând comentarii atunci vor fi ignorate (automat şterse) toate valorile. După ce terminaţi de editat articolul din factură închideţi fereastra şi salvaţi modificările efectuate. Procedaţi similar, după caz, cu toate articolele din factură. În continuare să presupunem că clientul va plati această sumă în cash. O dată cu factura va trebui să tipărim şi chitanţa.

27

Pentru a adăuga o chitanţă apăsaţi click-dreapta în zona albă din mijlocul ecranului şi selectaţi opţiunea Adaugă chitanţă pentru tipărire. Pe ecran va apărea fereastra pentru editare încasare.

28

6. Facturarea Clientilor Persoana Juridica (avans si lichidare)
Presupunem ca clientul este persoana juridica. Clientul va plăti în două tranşe: un avans de 50 EUR şi ulterior va reveni pentru a plăti restul. Se adauga articol nou, cotele fiind deja stabilite pentru tipurile de servicii intern.

29

Facturarea in avans se va face la fel ca la Persoana Fizica. Lichidarea se va face cu TVA afisata in RON sau in Valuta. Cotele de TVA vor fi afisate pentu fiecare tip de serviciu. În continuare va apărea pe ecran factura fiscală. Se da numar nou facturii urmand a fi adaugata chitanta daca se va plati cash si apoi tiparita.

30

Pentru serviiciile neimpozabile in Romania se va adauga un articol nou, alegandu-se tipul de serviciu neimpozabil. Lichidarea se va face cu TVA afisata urmand ca pe factura sa apara cota neimpozabil in romania (NIR).

În această fereastră veţi selecta:

-

Moneda: RON/Valuta Valoarea de facturat: Valoare ce se va calcula automat (se va calcula procentul din valoarea în lei) (în această situaţie selecţiile de la Curs Valutar nu sunt importante) (în cazul în care aţi fi dorit să facturaţi valuta ar fi trebuit să bifaţi valută)

31

În continuare va apărea pe ecran factura fiscală. Se da numar nou facturii urmand a fi adaugata chitanta daca se va plati cash si apoi tiparita.

32

Pentru serviiciile scutite fara drept de deducere (SDD) se va adauga un articol nou, alegandu-se tipul de serviciu.

33

Lichidarea se va face cu TVA afisata urmand ca pe factura sa apara cota (SDD).

În această fereastră veţi selecta:

-

Moneda: RON/Valuta Valoarea de facturat: Valoare ce se va calcula automat (se va calcula procentul din valoarea în lei) (în această situaţie selecţiile de la Curs Valutar nu sunt importante) (în cazul în care aţi fi dorit să facturaţi valuta ar fi trebuit să bifaţi valută)

34

În continuare va apărea pe ecran factura fiscală. Se da numar nou facturii urmand a fi adaugata chitanta daca se va plati cash si apoi tiparita.

35

7. Facturi Vanzare
Meniul Facturi Vanzare va da posibilitatea vizualizarii, modificarii, tiparirii si a altor functii ale facturilor. In continuare vom avea fereastra cu facturile din luna actuala sau din data selectata de catre utilizator.

7.1 Editarea Facturii Vanzare Se va alege factura si se va face dublu click pe aceasta pentru editare.

36

Se pot edita datele delegatului, urmand a fi introduse datele corecte cu privire la expeditie.

Pentru editarea articolelor se va schimba statusul facturii din cel tiparit in „libera” urmand a face dublu click pe articolul ce va fi modificat.

37

In aceasta fereastra se poate modifica atat tipul de serviciu cat si numele serviciului respectiv, urmand a inchide fereastra si a salva modificarile facute. Pentru adaugare chitanta se face click dreapta pe factura si „Adauga Chitanta pentru Tiparire”.

In continuare va aparea pe ecran chitanta urmand a fi dat un numar nou si salvata.

38

Pentru tiparirea facturii impreuna cu chitanta se va face click dreapta pe factura si „Tipareste Document”.

39

7.2 Incasari. Pentru adaugarea unei incasari la o factura se acceseaza meniul „Documente -> Factur” urmand a fi selectata factura careia ii va fi adaugata incasarea si se va face click pe butonul „Adauga Incasare” din dreptul facturii.

In continuare va aparea pe ecran incasarea. Se va alege modalitatea de plata (chitanta, ordin de plata, dispozitie de plata sau card), pentru ultimele 3 urmand a fi introduse seria si numarul documentelor respective.

Se va da un numar nou si se va salva.

40

Pentru vizualizarea incasarii unei facturi se selecteaza factura respectiva urmand a fi selectat butonul „Incasari Legate”.

8. Incasari
Pentru vizualizarea tuturor incasarilor se alege meniul „Documente – Incasari” si in continuare va aparea pe ecran lista tuturor incasarilor din luna curenta. Pentru vizualizarea incasarilor din lunile anterioare se alege perioada si apoi se selecteaza „Actualizeaza Lista Incasari”.

41

Din acest meniu se pot adauga incasari urmand ca la adaugarea unei incasari noi sa fie selectat si clientul pentru care se face incasarea.

In continuare va aparea pe ecran incasarea ce va trebui completata, dat numar nou si apoi tiparire.

42

9. Documente de Calatorie.
Pentru vizualizarea documentelor de calatorie se alege meniul „Documente – Documente de Calatorie”

Se poate adauga un document nou de calatorie facandu-se click pe „Adauga Document” urmand a fi selectat clientul pentru care se intocmeste documentul. In continuare va aparea pe ecran documentul de calatorie ce va fi completat.

43

Se va da un numar nou documentului si apoi se va tipari documentul (click dreapta – Tiparire). In continuare va aparea pe ecran vizualizarea documentului inainte de tiparire.

44

10. Rapoarte 10.1 Rapoarte - Registru de casa
Pentru vizualizarea si modificarea diverselor rapoarte se va alege meniul „Rapoarte”. Primul raport va fi „Registrul de Casa”.

In continuare va aparea pe ecran pagina pentru registrele de casa. Se va alege ziua, moneda, sediul si statusul raportului si apoi se poate adauga sold pentru ziua precedenta sau se pot importa incasari/plati din ziua selectata.

45

Pentru sold nou se face click pe „Adauga Sold Zi Precedenta” urmand a aparea un articol nou reprezetand soldul zilei precedente.

Pentru modificarea articolului se face dublu clik pe acesta, apoi fiind introduse informatiile respective (incasare sau plata). Acestea vor aparea in moneda ce a fost selectata mai devreme.

46

In continuare va aparea pe ecran articolul respectiv completat. Se poate adauga un rand nou (Adauga Rand Nou”) si final de sold facandu-se click pe „Adauga Final” dupa care se tipareste.

47

10.2 Rapoarte Generale
Pentru vizualizarea acestor rapoarte se alege din meniul „Rapoarte” – Rapoarte Generale. Se va selecta un tip de raport si apoi se va apasa pe butonul Genereaza – „Raport”.

In continuare va aparea pe ecran raportul cu situatia vanzarilor lunare si comisionul lunar urmand a fi tiparit.

48

10.3 Rapoarte - Borderou Comenzi
Pentru a se ajunge la borderoul de comenzi se alege „Rapoarte – Borderou Comenzi”.

In continuare se vor alege perioada, sediul si utilizatorul, statusul minim si tipul de raport.

49

Se va apasa „Genereaza Raport” dupa care va aparea pe ecran borderoul cu tipul de raport selectat ce ulterior va fi tiparit.

50

10.4 Rapoarte Facturi
Pentru vizualizarea Rapoartelor de Facturi se va alege din meniul Rapoarte– Rapoarte Facturi.

In continuare va fi afisat pe ecran un meniu semanator cu „Borderou Comenzi” in care va trebui deasemenea selectate: perioada, sediul si utilizatorul, status minim/tip serviciu, si partenerul.

Se va alege si tipul de raport dorit dupa care se va apasa Genereaza Raport.

51

Dupa generare va aparea pe ecran raportul propriu-zis ce va fi tiparit.

10.5 Rapoarte Incasari/Plati.
Pentru vizualizarea rapoartelor se va alege meniul „Rapoarte – Rapoarte Incasari/Plati”. Va aparea in continuare pe ecran un meniu asemanator cu cel de Rapoarte Facturi in care se vor alege urmatoarele: perioada, sediu/utilizator, status minim, partener si incasari/plati.

Dupa alegerea tipurilor de rapoarte se va apasa butonul „Genereaza Raport” . Daca nu se va alege un partener vor aparea toate rapoartele legate de incasari/plati pentru perioada stabilita si statusul acestora. Daca se alege un partener vor aparea incasarile/platile acelui client/furnizor urmand ca raportul sa fie tiparit.

52

10.6 Rapoarte – Borderou Incasari/Plati.
Pentru vizualizarea borderourilor se va accesa meniul „Rapoarte – Borderou Incasari/Plati”.

Pagina ce va aparea va fi asemanatoare cu cea de Rapoarte Incasari/Plati. Se vor alege perioada, sediul si utilizatorul, status minim & cash si daca este incasare sau plata dupa care se „Genereaza Raport” si va aparea raportul specificat. Ulterior raportul va putea fi tiparit.

53

10.7 Rapoarte – Jurnale cu TVA
Accesand meniul „Rapoarte – Jurnale cu TVA” va aparea o pagina din care va fi posibila vizualizarea si tiparirea acestor tipuri de documente.

In urmatoarea pagina vor trebui selectate urmatoarele date pentru a putea vedea jurnalul cu TVA necesar: perioada, sediul, moneda si raportul.

54

Dupa selectarea datelor respective se va apasa „Genereaza Raport” urmand ca pe pagina sa apara jurnalul cu TVA pentru data specificata.Ulterior jurnalul respectiv va putea fi tiparit.

11. Facturi Cumparare.
Se alege meniul „Documente – Facturi Cumparare” urmand ca pe ecran sa apara lista facturilor de cumparare din luna curenta. Pentru adaugarea unei facturi noi se apasa „Adauga Factura Noua”.

55

Dupa alegerea furnizorului va aparea in continuare pe ecran factura de cumparare ce urmeaza a fi completata. Factura va avea automat statusul de „tiparita”.

56

Pentru adaugarea unui articol nou ce va contine datele despre ceea ce va fi cumparat se face click dreapta in zona alba si se va apasa „Adauga Articol Nou”, aceasta functie fiind similara cu cea din Comenzi. In continuare va aparea pe ecran fereastra cu articolul ce va fi adaugat.

57

Se va completa tipul se serviciu, numele serviciului, pretul unitar si TVA daca este necesar tipului de serviciu, dupa care se va inchide articloul si se va salva urmand ca pe ecran sa apara factura propriu-zisa caruia i se vor putea adauga alte articole.

58

Pentru adaugarea incasarii se va face click dreapta in zona alba si se va alege „Adauga Incasare/Plata (nu pentru tiparire)”.

Ve-ti fi intrebat(a) daca doriti adaugarea incasarii, se va face click pe „da” urmand ca fereascu cu incasarea ce va fi completata sa apara in continuare. De asemenea fereastra cu incasarea va avea implicit statusul „tiparita” urmand a fi selectat modul de plata (CHT, OP, DP, CARD) si selectat moneda in care s-a facut plata.

Dupa completarea tuturor datelor se va inchide fereastra si se va salva.

59

12. Plati
Pentru vizualizarea platilor se va accesa meniul „Documente – Plati”.

Pe ecran va aparea o lista cu facturile efectuate din perioada selectata de d-voastra. Dupa selectarea perioadei se va apasa „Actualizeaza Lista Plati” urmand ca toate platile sa apara.

Se poate vizualiza fiecare plata facandu-se dublu click pe cea care o cautati. Puteti adauga o plata noua apasand pe butonul „Adauga Plata Noua” urmand ca fereastra de adaugare a incasarii sa apara si sa fie completata: modalitatea de plata (CHT, OP, DP, CARD), suma care ca fi platita si moneda.

60

13. Ticketing (TAIR)
Accesul la acest tip de documente se va face din meniul „Documente – Ticketing (TAIR)”.

In cntinuare va aparea pe ecran lista cu biletele de avion din ziua curenta. Pentru vizualizarea biletelor din orice alta zi, saptamana sau luna se va alege perioada dorita dupa care se va selecta butonul „Actualizeaza Lista TAIR”.

Biletele vor aparea automat de la compania cu care lucrati, si vor fi deja completate. Le veti putea vizualiza pe fiecare in parte facandu-se dublu click pe fiecare. Pentru adaugare de bilet nou se va apasa butonul „Adauga Inregistrare Noua”.

Pe ecran va aparea fereastra dedicata completarii biletului necesar de ticketing.

61

Pentru adaugarea unui pasager nou se va apasa „Adauga Pasager Nou” dupa care va aparea o fereastra in care se va completa clientul.

Se va face dublu click pe articol si se vor introduce datele pasagerului dupa care se va apasa „Aplica Modificari”. Se pot adauga mai multi pasageri dupa completarea fiecaruia. De asemenea prin simpla apasare a butonului „Sterge” articolul curent va fi sters din bilet.

62

Pentru adaugarea unei rute noi se va apasa pe „Adauga Ruta Noua” dupa care un articol va aparea ce va fi completat cu ruta respectiva.

Se va face duclu click pe articol astfel fiind posibil completarea datelor, urmand ca apoi sa fie salvat prin butonul „Aplica Modificari”. Daca Biletul consta in calatorie din mai multe opriri, sau este bilet dus-intors se va adauga si o a doua ruta, punctul de plecare la cea de-a doua ruta find punctul de sosire de la prima.

Dupa aplicarea modificarilor vor aparea atat pasagerii cat si rutele ce au fost adaugate urmand sa fie completate celelalte date. Se va alege data biletelor, tipul de AIR (Amadeus, Wordspan, etc), completati compania de zbor, recordul locator (va fi primit de la compania de zbor); tipul de ruta (Intern, Extern sau Neimpozabil In Romania) si tipul de segment. Tipul de segment este de doua feluri: O (open – se poate modifica data de sosire) si NO (not open – data de sosire este stabilita de la inceput neavand posibilitatea schimbarii acesteia). Valori Sistem La FARE va fi completat pretul de furnizor si se va alege moneda, la TOTAL se va completat pretul de furnizor + taxe aditionale, la fel selectandu-se moneda. La COMISION si la cota TVA nu se va completa. In dreapta va fi afisat si numarul de pasageri, acesta se va modifica automat odata cu introducerea pasagerilor.

63

Valori Facturate In partea de jos a paginii la Valori Facturate vor fi afisate sumele de plata: FARE, TOTAL, SERVICE TAX, TARIF VANZARE/LOC, TARIF TOTAL. Sumele vor aparea singure odata ce s-a selectat moneda. Service Tax reprezinda comisionul firmei d-voastra si il veti introduce dupa care totalul se va calcula automat. Tariful Vanzare/Loc reprezinta tariful total unei singure persoane iar Tariful Total va fi suma tarifelor tuturor pasagerilor.

Dupa ce toate datele au fost introduse corect exista doua posibilitati de tiparire. Prima data puteti crea factura noua alegandu-se si tipul de persoana (PF – persoana fizica; PJ – persoana juridica, biletul fiind trimis direct in factura. Pentru aceasta se va apasa „Creeaza Factura Noua”.

Veti fi intrebat daca doriti sa vizualitati/editati factura si se va apasa YES. Dupa ce se apasa Creeaza Factura Noua veti fi trimis direct in factura noua respectiva.

64

Acum se va factura asemanator cu facturile explicate anterior in Comenzi. Biletul de avion se poate atasa de asemenea la o factura existenta ce nu a fost tiparita si dat numar inca.

65

Dupa ce se alege tipul de persoana si factura existenta se va apasa pe „Adauga la Factura Existenta”, importul biletelor facandu-se automat, apoi va va aparea pe ecran factura existenta cu biletul adaugat.

66

Se va factura asemanator cu facturile explicate in meniul Comenzi. Dupa ce biletele au fost facturare statusul acestora se va schimba din „Nefacturat in Facturat”.

67

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful