1

Unitatea şcolară

Nomenclator arhivistic pentru unităţile şcolare

Compartiment/ Funcţia A. CONDUCERE Consiliul de Administraţie Director Director adjunct Consilier educativ Consiliul Profesoral Comisii şi Catedre Metodice Comisia Consultativă

Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Cartea de onoare Fişa unităţii şcolare Jurnalul şcolii Organigramă unitate şcolară Stat de funcţii unitate şcolară Plan managerial anual Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) Raport asupra stării învăţământului - anual Regulamentul de ordine interioară Plan managerial semestrial Raport asupra stării învăţământului semestrial

Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P P P P P P P P P P P P 10 ani 10 ani

B.SECRETARIAT

Registrul procese-verbale - Consiliul de Administraţie Registrul procese-verbale - Consiliul Profesoral

P P

P P

regulamente. perfecţionare. instrucţiuni. nedidactic Dosarele personale ale personalului didactic. circulare ce reglementează activitatea din învăţământ Schema de încadrare a şcolii. acte personale şi corespondenţa cu privire la mişcarea personalul didactic Dosare personale ale salariaţilor (copii certificate de naştere. schimbarea denumirii. auxiliar. nedidactic pensionate Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P 3 ani P P P P P P P Pe durata angajării P P P P P P P P P P P P P P P P P Pe durata angajării P 50 ani 90 ani 10 ani 90 ani - 50 ani P 50 ani 50 ani . aniversări. fişe de înscriere grad. auxiliar. fişa de încadrare a personalului didactic Cărţi de muncă Registrul de evidenţă a cărţilor de muncă Decizii. etc. aprecieri. ) Fişa postului Dosarele personale ale personalului didactic. preinspecţii cadrelor didactice Registrul unic de control Registrul de evidenţă a alocaţiilor Planuri şi programe de învăţământ Decizii emise de directorul unităţii şcolare Decizii emise de Consiliului de Administraţie Regulament de organizare şi funcţionare Documente privind evenimente deosebite din viaţa şcolii (înfiinţare.2 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Registrul procese-verbale – Comisii Metodice Registrul inspecţii speciale.) Documente privind finanţarea şi sponsorizarea de către agenţii economici Documnete privind donaţiile primite din ţară şi străinătate Documente privind colaborarea cu comunitatea locală Cartea tehnică a unităţii şcolare Certificatul de identitate a unităţii şcolare Ordine. diplome. dispoziţii. decorări. regulamente. contracte de muncă. etc.

de nivel naţional. * diferenţe. etc Cataloage de clasă Cataloage corigenţă Cataloage cu notele acordate la susţinerea probei practice Registre matricole Cotoare acte de studii eliberate şi formulare completate şi neeliberate Registrul pentru evidenţa actelor de studii primite sau eliberate Evidenţa actelor de studii necompletate. situaţii statistice. etc) Procese-verbale de control Planuri de şcolarizare. a actelor de studii primite de unităţile de învăţământ şi a celor eliberate absolvenţilor Borderouri aplicare timbru sec pe actele de studii Registrul pentru înscrierea şi evidenţa elevilor Procese-verbale. de nivel local Cataloage de la examene: * bacalaureat * capacitate * teste naţionale * teze unice * competenţe profesionale. internaţional. capacitate.3 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Documente privind: * olimpiadele şcolare * concursurilor cultural-ştiinţifice şi sportive * lucrări premiate * schimburi de experienţă. teste naţionale. informări privind şcolarizarea elevilor Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P - P 10 ani 30 ani 10 ani P P P - P P 5 ani P P P P - P P P P P P P P P . dări de seamă statistice. referate ale preşedinţilor şi comisiilor de examene (admitere. teze cu subiect unic. bacalaureat. neridicate şi a celor anulate Registrul de evidenţă a formularelor.

documentaţia privind abaterile disciplinare. adeverinţe etc. procese-verbale.) Organizarea cursurilor de calificare şi conversie profesională pe bază de contract Documente privind constituirea de clase performante Documente privind stabilirea criteriilor de acordare a burselor şi creditelor de studii Documente privind perfecţionarea metodică şi psihopedagogică Documnete privind reconstituirea drepturilor de proprietate imobiliară a unităţii şcolare şi lotul agricol experimental Registrul de intrare-ieşire a corespondenţei Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia sanitară Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la examene (copii certificate de naştere. etc. fişe de înscriere.) .4 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Dări de seamă statistice anuale privind rezultatele la învăţătură ale elevilor Acte privind situaţia imobilului. schiţe. copii foi matricole. procese-verbale de predare primire Registrul de depozit Registrul de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor Corespondenţa cu Direcţia Judeţeană Galaţi ale Arhivelor Naţionale ( lucrări de selecţionare. cereri.cu excepţia actelor de studiu în original care se vor păstra permanent Dosare personale ale elevilor pentru acordarea burselor sociale şi de studiu Confirmări privind mişcarea elevilor Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare P P P P P P P P P P P P P P P P P 10 ani - P P P 5 ani P 10 ani 10 ani pe durata şcolarizării 5 ani - 5 ani 5 ani . planuri Nomenclatorul arhivistic Registrul de evidenţă curentă al intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice Inventare arhivistice.

etc Lucrări privind evidenţa militară Procese verbale. situaţii privind realizarea normelor didactice.Euro 200 € Documentaţia privind alocaţiile de stat Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru personalul nedidactic. tabele privind practica pedagogică sau practica în producţie Confirmări privind mişcarea elevilor Registrul pentru înscrierea copiilor în grădiniţă Recensământ preşcolari Activitatea cercurilor pedagogice Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor personalului didactic (foi de normă. ∗ gradaţiile de merit ∗ Gh. etc. clasele I. Consiliul Judeţean.5 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor Situaţii privind controlul medical periodic al personalului Corespondenţa cu Inspectoratul Şcolar Judeţean Galaţi. apărarea civilă Situaţii privind controlul medical periodic al copiilor şi al personalului Documentaţia privind: * salariile de merit. igiena şi protecţia muncii. III ∗ Diploma de Excelenţă. etc Documentaţia privind acordarea ajutorului bani de liceu Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi .) Organizarea şi desfăşurarea activităţilor extraşcolare Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani - 5 ani 5 ani 5 ani P - 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani P 5 ani . Centrul Bugetar. referate în legătură cu măsurile pentru paza contra incendiilor. Prefectură. corespondenţă.Euro 100 € Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi . Primărie. II. auxiliar Situaţii.Lazăr.

6 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Procese verbale privind preluarea-predarea formularelor cu regim special Situaţii. nedidactic Cereri şi planificări concedii de odihnă personal didactic. nedidactic unitate şcolară Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte elevilor (inclusiv cererile. etc) Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene susţinute Registrul bilete de transport personal didactic Registrul de procese-verbale ale cadrelor didactice de serviciu pe şcoală Planurile calendaristice ale profesorilor şi diriginţilor Scheme (programe) orare Situaţii privind perfecţionări continue. etc Planul de pază a instituţiei Dosare acordare burse şcolare elevi Condici pentru prezenţa cadrelor didactice Certificate concedii medicale personal didactic. procese-verbale. foile matricole. auxiliar. formarea formatorilor Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului didactic şi administrativ Borderoul de expediere a corespondenţei Cererile angajaţilor care nu au putut fi rezolvate Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 5 ani 3 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 3 ani 3 ani 3 ani 1 an 3 ani 1 an 1 an 2 ani 2 ani - 3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani 1 an . cantonamente. nedidactic unitate şcolară Condici pentru prezenţa personalului didactic. auxiliar. festivaluri. tabere. referate privind organizarea şi desfăşurarea: excursii.

a abonamentelor Fişe de cheltuieli bugetare Documente privind garanţiile de gestiune Registre de casă Jurnale de contabile Procese-verbale. CONTABILITATE Registrul inventar al mijloacelor fixe Bugetul de venituri şi cheltuieli Bilanţul anual Darea de seamă contabilă anuală Plan de venituri şi cheltuieli Certificat de înmatriculare State de plată şi fişe personale de salarizare. corespondenţă şi alte acte emise de organele de control Documente referitoare la licitaţii. State de plată a burselor. facturi. bugetară şi extrabugetar Darea de seamă contabilă trimestrială Balanţa de verificare Note contabile.7 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare C. spaţii disponibile Cont de execuţie activitate bugetară Cont de execuţie activitate autofinanţare P P 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani - P P P P P P 50 ani 50 ani 50 ani 50 ani 20 ani 50 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani . acte de bancă. acte justificative (acte de casă.) Fişe de conturi sintetice Fişe de conturi analitice Inventare mijloace fixe şi obiecte de inventar. pontaje salariaţi Declaraţii fişe fiscale Fişe fiscale Declaraţii CAS Liste şomaj Asigurări de sănătate Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. etc. ordine de plată.

diverse probleme contabile Monitorizare cheltuieli personal Virări credite.8 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Extrase cont Acte casă Acte bancă Acte justificative privind decontarea sumelor încasate prin comitetele de părinţi Situaţii privind acordarea tichetelor cadou Fişe magazie Bonuri de materiale şi note de recepţie Procese verbale de recepţie.cu privire la Dosare capitale nominale contracte încheiate Legii 19 aplicarea Deplasări externe Corespondenţă privind necesare financiare. bugetare Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare Acte de predare-primire şi evidenţe ale gestiunilor Procese-verbale de casări bunuri mobile Acte justificative care nu sunt anexate la notele contabile Situaţii privind controlul medical periodic al elevilor şi personalului Situaţii privind comanda de manuale. reparaţiideclaraţii şi curente. evidenţa manualelor. activităţi bugetare şi autofinanţate Chitanţiere Propuneri plan venituri şi cheltuieli. corn) Note de comandă Contracte de sponsorizare Contracte economice şi de colaborare Evidenţa spaţiilor închiriate CEC-uri Avize de expediţie Facturi Acte privind mijloacele de transport (foi de parcurs) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani . lapte. lucrări. repartizarea pe clase Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele.

tematic pe subiecte Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii Registrul de cote Registrul de organizarea şi mişcarea fondului bibliotecii Registrul de inventar Registrul topografic Registrul de evidenţă a cititorilor Fişa de autor Lucrări didactice: atestat.9 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Darea de seamă contabilă lunară Corespondenţă privind prestările de servicii (apă. alfabetic. procese-verbale Caiet evidenţă activitatea bibliotecii Fişa de înscriere în bibliotecă Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare Act de primire Specificaţii şi note de comandă Fişa publicaţiei Registrul de prezenţă a cititorilor Fişa cititorului P P 10 ani 10 ani până la casare 5 ani 2 ani P P P P P P P P P P 50 ani 15 ani 15 ani 15 ani 10 ani 10 ani 10 ani până la casare 5 ani 2 ani . electricitate) Referate de necesitate Fişe fiscale Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare 3 ani 2 ani 2 ani 2 ani 2 ani D. BIBLIOTECĂ Catalogul sistematic. canal. grad Legea învăţământului şi statutul personalul didactic Fişa de catalog Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii şcolare: referate.

10 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare E. COMITETUL DE PĂRINŢI Activitatea comitetului de părinţi Dare de seamă asupra mişcării fondurilor Acte de evidenţă primară Referate. informări privind activitatea comitatelor de părinţilor Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de părinţi P P 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani .

11 Compartiment/ Funcţia Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă) Termenul de păstrare Existent în Propuneri Propuneri Nomenclatorul unităţi ISJ aprobat şcolare .