MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF Oleh : Ahmad Zakki Al-Bantani Disajikan pada setiap pelatihan organisasi kemahasiswaan (HMM

dan BEM) di FT Universitas Muhammadiyah Prof Dr. Hamka (UHAMKA) Limau, Blok M Jakarta Selatan

Pengertian 1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama 2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. 3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini halhal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis. 4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. 5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok. 6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Langkah-langkah dalam menegefektifkan rapat A. Perencanaan dan Persiapan Rapat 1. Apakah Rapat diperukan ? Berikut ini ada beberapa alasan kenapa orang mnyelenggarakan rapat yang semestinya tidak diperlukan.
• • • • •

Temukan apa yang terjadi Anda memerlukan keputusan yang cepat Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan Anda ingin melibatkan setiap orang Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2. Siapa yang harus diundang? Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat ialah yang :
• • • • •

Perlu memberikan persetujuan Punya keahlian atau informasi yang diperlukan Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat Akan melaksanakan keputusan Akan mendorong gagasan anda untuk rapat itu

• • Akan memberikan kontribusi olh hasilnya Secara langsung akan terpengaruh. C. Kita harus mengantisipasi beberapa hal sebagai berikut : • • Orang-orang yang bermasalah Topik-topik panas B. Butir-butir standar • • • • • • • • • Notulen rapat terakhir Meminta maf karena tidak hadir Permasalahan-permasalahan Lain-lain Tangal dan waktu berikutnya Urutan Hal paling penting pertama Hal kurang penting pertama masalah-masalah rutin. Menilai butir-butir agenda • • • menilai Permasalahan menilai Tujuan. diskusi? Atau memutuskan? menilai Kpentingan rapat 2. Mengantisipasi dan mencegah masalah. Menciptakan sebuah agenda Agenda sangat besarefektivitasnya dalam mengorganisir dan meluruskan rapat. Menulis Agenda Contoh agenda rapat No Butir Tujuan Tanggungjawab Waktu Pertanyaan2 Diskusi/infornmasi/keputusan Semua/perorangan 5 menit . Penentuan waktu • • • • • Menjaga agar rapat tetap pada jalur memberi tahu setiap orang bahwa waktu itu terbatas Rapat dapat lebih mudah dikendalikan Memotivasi orang Ada tujuan yang dapat diselesaikan. 3. 1. Agenda Rapat Agenda yang bagus dapat menyelesaikan setengah dari pekerjaan anda. 5. apakah untuk memberikan informasi?. tetapi jarang digunakan secara efektif. bahkan sebelum rapat dimulai. 3. Informasi Latar Belakang 4.

Menilai Keberhasilan (menutup rapat) H. Memotivasi 2. Penyampaian agenda 4. Diskusi dan Partisipasi 1. Menilai Ulang Rapat • • • • Biaya Rapat Mengambil Tanggungjawab Memikirkan ulang rapat Penyebab kegagalan rapat . Memimpin Rapat 1. Penyampaian butir rapat 5. Mendengarkan 3. Mendapat Kesepakatan dan Persetujuan G. Mengendalikan F. Merencanakan dan Persiapan 2.D. Penyampaian tujuan E. Membuka Rapat 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful