Excel Basic

Cells formatting Data series Cell reference; Formulas Functions Conditional Formatting Lists Data sorting Subtotals Freeze panes; Split Filters PivotTable

CUPRINS

I. LUCRUL CU SERII DE DATE N EXCEL.....................................................................3 II. FORMATAREA CARACTERELOR..............................................................................3 III. UTILIZAREA FUNCIILOR N EXCEL....................................................................4
A. FUNCIILE MATEMATICE ...................................................................................................................................................................6 B. FUNCIILE LOGICE ...........................................................................................................................................................................7 C. FUNCIILE DE TIP DAT CALENDARISTIC.............................................................................................................................................8

IV. FORMATAREA CONDIIONAL N EXCEL........................................................12 V. UTILIZAREA LISTELOR DERULANTE SIMPLE...................................................14 VI. SORTAREA BAZELOR DE DATE N EXCEL.........................................................15 VII. GRUPAREA INFORMAIEI PRIN GENERAREA DE SUBTOTALURI...........16 VIII. INTEROGAREA BAZELOR DE DATE PRIN FILTRU AUTOMAT.................17 IX. SINTETIZAREA INFORMIILOR UNEI BAZE DE DATE PRIN TABELA PIVOT....................................................................................................................................18

I. Lucrul cu serii de date n Excel

Procesorul de tabele Excel ofer facilitatea generrii automate a seriilor de date numerice; astfel, n momentul completrii unei linii sau coloane care conine informaii de natur numeric, este suficient s se completeze primele dou valori ale seriei (pentru a specifica pasul de incrementare), urmtoarele valori fiind generate automat (mai exact, se selecteaz celulele care conin primele dou valori, se poziioneaz cursorul n colul din dreapta-jos al zonei selectate i se genereaz seria pe vertical sau pe orizontal prin glisare cu mouse-ul pe linia sau coloana respectiv).

II. Formatarea caracterelor

ntr-o foaie de calcul Excel exist dou tipuri diferite de formate: formate vizuale, care includ atribute de formatare calsice (fonturi, stiluri de scriere, culori, modaliti de aliniere, chenare etc.) formate proprii valorilor numerice, care specific modul n care procesorul de tabele Excel stocheaz, calculeaz i afieaz datele numerice coninute de foaia de calcul.

Caseta de dialog Formats Cells are n structura sa ase fie cu ajutorul crora se pot efectua urmtoarele operaii asupra datelor dintr-o foaie de calcul: Number asigur formatarea datelor numerice i a datelor calendaristice; Alignment ofer diferite faciliti de formatare a modului de dispunere a informaiilor n celule; Font asigur formatarea fonturilor, a dimensiunilor n puncte, a stilurilor etc.

 Border permite aplicarea chenarelor, a caroiajelor i a culorilor de fundal; Pattern ofer diverse modele e aplicare a culorilor de fundal, a texturilor i a altor elemente de umplere; Protection protejarea i ascunderea celulelor care conin formule de calcul sau funcii Excel.

Pentru formatari personalizate se va folosi categoria Custom din fia Number.

III. Utilizarea funciilor n Excel

Procesorul de tabele Excel dispune de o gam larg de funcii grupate n dou mari categorii: Funcii predefinite permit efectuarea de calcule i prelucrri diverse, de la cele mai simple pn la cele mai complexe. Funciile predefinite reprezint formule speciale care, respectnd o anumit sintax, execut operaii i prelucrri specifice, fiind destinate rezolvrii unor aplicaii ce conin elemente predefinite de calcul.

Funcii proprii sunt proceduri destinate unor expresii de calcul complexe,

destul de laborioase, care vor fi executate n mod automat prin apelarea funciei create de utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic. Indiferent de categoria din care fac parte, funciile Excel au trei componente: semnul egal = denumirea funciei unul sau mai multe argumente. ntre cele componente din sintaxa unei funcii nu se admite ca separator nici un spaiu; argumentele sunt trecute ntre paranteze rotunde i sunt separate prin: virgul , sau punct i virgul ; (dup cum au fost configurai parametrii regionali ai sistemului Windows); dou puncte pe vertical : - n cazul n care celulele sunt adiacente (formeaz o plaj de valori). O funcie predefinit se poate introduce ntr-o celul n mod direct, tastnd-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcii (Insert Function). n momentul tastrii numelui funciei, Excel pune la dispoziia utilizatorului n mod automat prin afiare interactiv, sintaxa i ordinea argumentelor funciei, marcnd cu caractere aldine (Bold) argumentul curent, aflat n curs de editare.

Categorii de funcii predefinite

Excel dispune de un set de funcii predefinite, grupate pe tipuri n raport cu utilitatea la rezolvarea diferitelor probleme sau aplicaii: Funcii matematice Funcii logice Funcii de tip dat calendaristic Funcii statistice Funcii de cautare i consultare

A. Funciile matematice
permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit incremente matematice de uz curent. 1. =SUM(lista de elemente) returneaz o valoare numeric ce reprezint suma elementelor unei liste, unde lista de elemente reprezint o list compus din constante numerice, celule, rezultate ale formulelor sau nume de cmpuri. Observaie: Funcia SUM este completat cu facilitile butonului de tip list derulant (AutoSum ), situat pe bara Standard permite nsumarea pe linie sau pe coloan a valorilor adiacente (valorile nu trebuie s fie ntrerupte n succesiunea lor de celule vide sau de celule care s conin text). 2. =PRODUCT(lista de elemente) returneaz o valoare numeric care reprezint produsul elementelor listei. 3. =SUMIF(camp de evaluat,condiie[,camp de nsumat]) permite nsumarea elementelor unei liste numai dac acestea ndeplinesc condiia specificat n sintax, unde: cmp de evaluat reprezint o list de valori asupra crora opereaz condiia din precizat n argumentul urmtor; condiie constituie criteriul de selecie impus argumentului cmp de evaluat i se precizeaz oblogatoriu ntre ghilimele; [cmp de nsumat] este argumentul care desemneaz cmpul care va fi nsumat n funcie de evaluarea condiiei; dac acest argument lipsete din sintax, rolul su va fi preluat chiar de argumentul cmp de evaluat. 4. =SUMPRODUCT(lista de cmpuri) - are drept rezultat o valoare numeric ce reprezint suma produselor cmpurilor listei; rezultatul funciei provine din multiplicarea valorilor situate n cmpurile specificate, dup care sunt adunate agregatele obinute anterior. Observaie: lista de cmpuri reprezint un grup de cmpuri (cel puin dou) ce conin elemente care se vor nmuli poziional unele cu altele (primul element dintr-un cmp se va nmuli cu primul element din cmpul al doilea etc.). 5. =ROUND(numr de rotunjit, numr de zecimale) rotunjete (prin adaos) o valoare specificat la un numr precizat de zecimale. 6. =INT(numr de rotunjit) - returneaz o valoare numeric rotunjit prin lips pn la cel mai apropiat ntreg. Exemple de funcii matematice (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii I):

B. Funciile logice
determin evaluarea unor expresii i, n funcie de rezultatul evalurii (adevrat sau fals) genereaz aciuni sau rezultate complexe. 1. = IF(condiie, rezultat_1, rezultat_2) returneaz rezultat_1 dac expresia condiional este evaluat ca adevrat sau rezultat_2 dac expresia evaluat este fals. Observaii: Dac argumentele specificate prin rezultat_1 i rezultat_2 sunt iruri de caractere, n locul argumentului rezultat_2 de exemplu pot fi imbricate alte structuri condiionale IF, acestea sunt specificate ntre ghilimele; dac sunt expresii de calcul, vor fi trecute ca atare; generndu-se potrivit condiiilor specificate ulterior o substituire n cascad : = IF(condiie, rezultat_1, if(alta_condiie,alt_ rezultat_1,alt_ rezultat_2)) 2. =AND(list de elemente;...) afieaz TRUE dac toate elementele din lista de argumente sunt adevrate i FALSE dac cel puin un element nu se verific (este evaluat drept fals). 3. =OR(list de elemente;... ) returneaz TRUE dac cel puin un element din lista de argumente este evaluat ca adevrat i FALSE dac nici un element din lista respectiv nu este evaluat ca adevrat. Exemple de funcii logice (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii I):

C. Funciile de tip dat calendaristic

Datele calendaristice sunt stocate n Excel sub form de numere seriale cuprinse ntre 1 (01 ianuarie 1900) i 2.958.465 (31 decembrie 9999). Expresia valoric a datei calendaristice permite efectuarea de calcule cu astfel de valori. Datele calendaristice pot fi editate (introduse) ca simple iruri de caractere, urmrind formatul de afiare specific rii n care este localizat sistemul de operare Windows. Astfel, pentru datele calendaristice exist dou formate internaionale standard: formatul european (zi/lun/an) i formatul american (lun/zi/an). Respectarea formatului de afiare este foarte important deoarece orice inconvenien atrage dup sine interpretarea datei drept ir de caractere i nu ca valoare numeric (serial). 1. = TODAY() returneaz data curent a sistemului ntr-un format implicit sau specificat de utilizator prin formatare (este funcie fr argumente). 2. = YEAR(numr_dat) extrage anul ce corespunde argumentului specificat (valori cuprinse ntre 1 i 9999), unde numr_dat poate fi un numr serial ce corespunde unei date calendaristice, o adres aferent unei celule ce conine o dat calendaristic sau o constant de tip dat ce este tratat printr-o funcie. 3. = MONTH (numr_dat) returneaz luna care corespunde argumentului specificat (mai exact, numrul de ordine corespunztor lunii valori ntre 1 i 12). 4. = DAY (numr_dat) - extrage numrul zilei (ntre 1 i 31) care corespunde argumentului specificat. Exemple de funcii de tip dat calendaristic (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii II)

D. Funciile statistice permit efectuarea de calcule statistice utiliznd serii de valori i

distribuii statistice. 1. = MAX(lista de elemente) returneaz valoarea cea mai mare dintr-o distribuie statistic. 2. = MIN(lista de elemente) extrage valoarea cea mai mic dintr-o serie statistic. 3. = AVERAGE(lista de elemente) calculeaz media aritmetic dintr-o distribuie statistic. 4. = COUNT/COUNTA (list de elemente)- returneaz numrul de elemente aferent unei distribuii statistice. Observaie: Funcia COUNT ia n considerare numai elementele numerice ale distribuiei statistice; funcia COUNTA se poate aplica att pe serii numerice, ct i pe cele alfanumerice (ia n considerare pe lng elementele numerice i pe cele care conin iruri de caractere). Funcile COUNT i COUNTA nu iau n considerare celule vide, chiar dac acestea sunt intercalate ntre elementele nonvide ale distribuiei statistice. 5. = COUNTIF(cmp de evaluat, criteriu de selecie) numr elementele unei serii statistice numai dac acestea ndeplinesc condiia din sintax. Exemple de funcii statistice (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii II)

E. Funciile de cutare i consultare asigur cutarea i recuperarea uneia sau a mai multor serii de date dintr-o list sau dintr-un
cmp n raport cu valorile unei chei de cutare.

1. = VLOOKUP(cheie de consultare; tabel de consultare vertical; numrul de ordine al

coloanei de recuperat; [valoare logic]) returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o anumit coloan a unui tablou de consultare vertical, unde: cheie de consultare reprezint o valoare dup care are loc cutarea sau consultarea ntr-un tablou (cheia de consultare trebuie s fie plasat n prima coloan a tabelului de consultare); tabel de consultare este un tablou, o zon asupra cruia opereaz consultarea vertical prin cutarea valorii cheii precizate anterior (important este blocarea $ zonei de cutare) numr coloan de recuperat reprezint numrul coloanei (numrarea ncepe cu 1) de unde va fi recuperat valoarea gsit n tabelul de consultare potrivit valorilor cheii de consultare; [valoare logic]- reprezint un argument logic (opional) cu valoarea TRUE sau FALSE, care specific comportamentul funciei VLOOKUP n momentul n care valoarea cheii de consultare nu va fi identificat n prima coloan a tabelului de consultare (pentru a returna exact valoarea cautat, foloseste FALSE) Observaii: Se recomand sortarea tabelului de consultare n funcie de valorile cmpului cheie.

10

 Valoarea afirmativ a argumentului opional (valoarea logic TRUE) este implicit, deci nu este obligatorie editarea sa n funcia VLOOKUP. n acest context, la tastarea unei chei de consultare inexistente, se localizeaz cea mai apropiat valoare identificat n prima coloan a tabelului. Valoarea de negaie a argumentului opional (valoarea logic FALSE) n sintaxa funciei VLOOKUP declaneaz afiarea mesajului de eroare #N/A! (Not Available) n cazul n care cheia de consultare nu este gsit n prima coloan a tabelului de consultare. Exemplu VLOOKUP (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii III)

2. = HLOOKUP(cheie de consultare, tabel de consultare orizontal, numrul de ordine al

liniei de recuperat, [valoare logic])- returneaz coninutul unei celule ce figureaz ntr-o anumit linie a unui tablou de consultare orizontal.

11

IV. Formatarea condiional n Excel

Formatarea condiional constituie o facilitate a procesorului de tabele Excel care permite aplicarea unui set de atribute de formatare asupra unor celule sau cmpuri dintr-un registru de lucru n funcie de anumite condiii specificate de utilizator. n practic, formatarea condiional se regsete sub dou forme: 1. simpl Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Formatri condiionale:

Etape: se selecteaz domeniul de valori aferent cheltuielilor (C6:C13); din meniul Format se alege opiunea Conditional Formatting care are drept efect generarea unei casete de dialog cu acelai titlu care va fi completat astfel:

12

 dup aplicarea atributelor de formatare, efectul obinut este:

2. complex (pe baz de formule). Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Formatri condiionale. Etape: se selecteaz celula B5 - Format - Conditional Formatting n momentul formulrii condiiilor, din lista derulant se alege opiunea Formula Is

Copy,

pentru copierea atributelor de formatare se selecteaz celula surs (B6)

13

se selecteaz celulele destinaie (B7:B13) Paste Special Formats. Observaie: O alt modalitate butonului Format de copiere a formatelor de afiare presupune utilizarea Painter situat pe bara de instrumente Standard.

Anularea condiiilor de formatare se poate realiza prin acionarea butonului Delete din fereastra Conditional Formatting i validarea succesiv a condiiilor care se doresc a fi terse (nu se pot defini mai mult de trei condiii de formatare). Pentru corectarea eventualelor erori din caseta Conditional Formatting se impune acionarea n prealabil a tastei funcionale F2, care permite deplasarea cursorului cu ajutorul tastelor sgei (altfel, n momentul corectrii formulelor, se afieaz selecia corespunztoare celulei curente).

V. Utilizarea listelor derulante simple

Procesul de tabele Excel ofer faciliti suplimentare de restricionare a intrrilor n celulele unei foi de calcul, procedeu cunoscut sub denumirea generic de validare a datelor. Listele derulante simple constituie o modalitate prin care utilizatorul poate completa un domeniu de valori prin selecia unei valori dintr-o list predefinit. Stabilirea parametrilor de validare presupune alegerea setului de opiuni Data Validation i specificarea n cadrul fiei Settings a tipului de validare List (rubrica Allow).

Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Liste derulante.

14

Observaie: Intrrile n list pot fi editate n caseta Source fie sub forma unei succesiuni de elemente separate prin virgul sau punct i virgul (depinde de separatorul setat), fie sub forma unui cmp definit prin adrese absolute, care s conin intrrile n respectiva list derulant).

VI. Sortarea bazelor de date n Excel

Sortarea unei baze de date de tip list presupune ordonarea nregistrrilor potrivit unor criterii de sortare stabilite n funcie de precizarea unor rubrici de sortare. n mod efectiv, ordonarea nregistrrilor se va face dup valorile acestor rubrici numite generic chei de sortare. Realizarea operaiunii de sortare a unei baze de date se realizeaz prin alegerea comenzii Sort din meniul Data. Sortarea se poate realiza cresctor (Ascending) sau descresctor (Descending) dup maxim trei criterii simultan. Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Sortri i subtotaluri.

15

VII. Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri

Procesorul de tabele Excel ofer posibilitatea sintetizrii informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupare, dup care se pot executa diferite calcule la nivelul acestor grupuri de informaii centralizate. Altfel spus, Excel poate organiza datele pentru generarea de totaluri i subtotaluri. Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Sortri i subtotaluri. Etape: Se selecteaz baza de date i se sorteaz n funcie de criteriul de gupare specificat (pe exemplul dat, n funcie de anul vnzrii); Din meniul Data se alege opiunea Subtotals n cadrul creia se declar elementele necesare gruprii informaiilor astfel: se precizeaz rubrica pe baza creia se grupeaz nregistrrile n zona At each change in (pe exemplul dat, anul vnzrii); se alege din caseta Use Function tipul de calcul care se va aplica (Sum, Min, Max, Count, Average etc.; se selecteaz (simplu sau multiplu) casetele de validare aferente elementelor listei derulante Add subtotal to care corespund rubricilor ce trebuie calculate (n exemplul anterior, coloana Volumul vnzarilor).

16

Observaii: Dup agregarea datelor, aspectul foii de calcul se modific prin afiarea la stnga barei de identificare a liniilor a unor butoane de expandare (+) sau restrngere (-) a nivelului de grupare a datelor. Anularea subtotalurilor i revenirea la situaia iniial a bazei de date se realizeaz prin poziionarea cursorului ntr-o celul din interiorul tabelului i actvarea comenzii Data Subtotals Reset All.

VIII. Interogarea bazelor de date prin filtru automat

Filtrarea automat reprezint metoda de interogare care permite afiarea anumitor nregistrri n raport de o restricie sau un sistem de restricii aplicate bazei de date de tip list. Pentru a aplica un filtru automat la o baz de dat se selecteaz o celul din interiorul tabelului i se activeaz setul de comenzi Data Filter AutoFilter care genereaz afiarea unor butoane de selecie (tip list derulant) pentru fiecare rubric a bazei de date. Acionarea acestor butoane activeaz meniuri derulante care i permit utilizatorului s formuleze diferite criterii de extragere. Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Filtre.

17

Observaii: Dup aplicarea unor cereri de interogare, pentru a reveni la afiarea integral a bazei de date se alege opiunea Show All din meniul Data Filter; anularea butoanelor afiate la nivelul cmpurilor bazei de date se realizeaz tot prin Data Filter AutoFilter. Avantajul utilizrii metodei filtrului automat const n faptul c, la o interogare a bazei de date sunt afiate toate nregistrrile care corespund criteriului specificat, al cror coninut poate fi modificat, formatat sau tiprit. Dezavantajele metodei: imposibilitatea precizrii a mai mult de 2 criterii compuse la nivelul fiecrui cmp; nu pot fi definite restricii calculate, bazate pe formule sau funcii Excel. rezultatele filtrrii sunt afiate invariabil n zona sursei de date i nu n alt locaie desemnat de utilizator.

IX. Sintetizarea informiilor unei baze de date prin tabela pivot

Procesorul de tabele Excel ofer facilitatea analizei multidimensionale a datelor regrupate in tabelele foii de calcul, prin utilizarea instrumentului de asistare a deciziei Tabela Pivot. Pentru generarea tabelei pivot, se selecteaza o celula din cadrul tabelului pe baza caruia se va face analiza multidimensionala, dupa care din meniul Data se alege optiunea Pivot Table and PivotChart Report, dupa care se parcurg urmatoarele 3 etape:

18

Etapa 1. Se selecteaza locatia sursei de date (tabel sau baza de date Microsoft Office Excel, Sursa de date externa, Zona de consolidare multipla) si tipul raportului (tabela pivot sau diagrama pivot), dupa care se apasa butonul Next.

Etapa 2. Se selecteaza sursa de date si apoi se apasa butonul Next.

Etapa 3. Se selecteaza locatia in care va fi pozitionat rezultatul: o noua foaie de calcul (New worksheet) sau se precizeaza o celula din foaia de calcul curenta (Existing worksheet).

Dupa parcurgerea celor 3 etape, se apasa butonul Finish. Pe ecran vor fi afisate: macheta tabelei pivot o lista cu denumirea campurilor disponibile.

19

Pentru construirea tabelei pivot se muta campurile necesare in cadrul machetei prin metoda Drag and Drop. Tabele pivot ofera facilitati privind filtrarea datelor afisate, gruparea acestora dupa anumite criterii, alegerea mai multor tipuri de functii pentru valorile afisate etc. Exemplu: Tabelul sursa:

Cerinta: S se afieze pretul mediu de vnzare pe titluri de carte si pe ani de distributie. Rezolvare: Dupa parcurgerea celor trei etape prezentate mai sus, se vor selecta prin metoda Drag and Drop campurile necesare: In mod implicit afisata valorile functia pentru de la

20

intersectia randurilor cu coloanele este functia Sum. Pentru modificarea acesteia se executa click mouse dreapta pe denumirea campului, din meniul contextual se alege optiunea Field Settings si apoi din fereastra deschisa pe ecran se selecteaza functia dorita din lista, la rubrica Name se completeaza noua denumire a campului, dupa care se apasa butonul OK.

Pentru gruparea datelor se va executa click mouse dreapta pe denumirea campului pentru care se va efectua gruparea, din meniul contextual se alege optiunea Group and Show Detail si apoi suboptiunea Group. Spre exemplu, pentru gruparea datelor de distributie pe ani se parcurg urmatoarele etape:

21

Tabelul pivot rezultat este urmatorul: Pentru filtrarea doar care afisate, aferenta denumirii fiecarui camp. In vederea crearii unei Diagrame Pivot se vor parcurge aceleasi etape, cu diferenta ca in etapa 1 se va selecta optiunea PivotChart report. In urma pracurgerii celor 3 etape vor fi create doua obiecte: diagrama pivot si tabele pivot corespunzatoare acesteia. datelor se selecteaza informatiile trebuie din lista

22