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Asegrate de siempre escribir algo significativo en la lnea de Asunto


comunicacin dedican tiempo y recursos para obtener el encabezado correcto. No slo escriben un encabezado, lo componen. Un leve vistazo a tu bandeja de correos eliminados te puede dar una idea de que tan importante puede ser un encabezado. Quien escribi ese correo puede ser sumamente creativo y atraer nuestra atencin, an en esta carpeta. La solucin es relativamente simple, asegrate de siempre escribir algo significativo en el Asunto. Si tu email es importante y quieres que sea notado, debes tomar suficiente tiempo para escribir en el asunto la frase correcta. Puedes aplicar esto varias de nuestras actividades de manejo de correo electrnico, analizaremos tres de ellas. 1. Al enviar emails. Tu misin: Componer lneas de asunto convincentes. Tienes el poder de crear lneas de asunto convincentes, ricas en informacin que informen, motiven e inspiren a tus destinatarios a leer tu email. Hay 5 preguntas que debes hacerte cada vez que disees una lnea de asunto: A quin le enviars el correo? Por qu debe leerlo? Qu beneficios obtendr al leerlo? Qu tan urgente es? Qu accin/reaccin esperas del destinatario una vez que lea tu email?

La lnea de asunto es la segunda pieza de mayor importancia acerca de cualquier correo electrnico, despus de la identidad de quien lo enva. Si vas a enviar un email a alguien que rara vez recibe correos de ti y no te conoce bien, la lnea de asunto es probablemente la parte ms importante. Cada da, la gente recibe emails en los que en el asunto no se describe ni el contenido, ni el propsito de stos. Estos asuntos pobremente redactados hacen perder el tiempo a cientos de personas da a da. Si el asunto no expresa claramente el contenido, no podemos tener una idea real de cmo lidiar con el mensaje. Lo abrimos...o no? Lo abrimos de inmediato, ms tarde, o nunca? Con este tipo de mensajes no podemos saber si se requiere de alguna accin, o si es urgente o no. El resultado es que nos vemos forzados a abrir prcticamente todos los correos, as sean relevantes y/o urgentes...o no. EL tiempo que se invierte en leer estos emails es tiempo que pudimos haber utilizado en otras actividades. Y leer emails irrelevantes puede causar tambin que no leamos los que s son importantes. En ocasiones, tambin desperdiciamos el tiempo porque se vuelve imposible encontrar algunos emails que deseamos leer de nuevo debido a un asunto mal redactado. Tu compaera de trabajo te mand 50 emails la semana pasada, y en uno de esos se encuentra un archivo sumamente importante, pero... en cul? Despus de los 10 minutos ms frustrantes de tu da y de haber abierto muchos correos, encuentras finalmente el documento que buscabas. El asunto en un email es como el encabezado de un peridico, tiene que atraer al lector y tambin informarle acerca del contenido. Los medios de

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Como todo buen compositor de encabezados, debes encontrar la esencia del email que ms le importar al destinatario, y asegurarte de reflejarlo en el asunto. Tus colegas te adorarn por tus esfuerzos. 2. Al contestar emails. Tu misin: Cambia el asunto al contestarlos. La mayora de nosotros contesta los correos sin siquiera pensar en cambiar el asunto antes de enviarlos. Pero si los cambiamos, pus ahorrarnos (y a nuestros compaeros) una considerable cantidad de tiempo. Al hacer esta modificacin puedes volver sumamente fcil encontrar de nuevo el email en un futuro, sobre todo si quien nos envi el correo no se tom la molestia de redactar adecuadamente el tema. Cambiar el asunto al responder un email reducir significantemente el tiempo que toma a los dems el comprender lo que pretendemos decir. Por ejemplo, si pretendes decir que ests de acuerdo con algo que se te solicit puedes decir: Solicitando aprobacin de presupuesto para registrar dominio: Aprobado, contratar tambin el servicio de facturacin electrnica. De esta manera, quien reciba tu correo podr saber cul es tu respuesta sin necesidad de abrir el correo. El mensaje llega ms pronto y de manera ms efectiva. Al cambiar el asunto al responder un email tambin enviamos un poderoso mensaje a nuestros colegas. Les mostramos como puede hacerse y probablemente ponerlos a pensar en cmo es que ste ha mejorado. De esta manera los motivamos a que tomen la misma medida. Eventualmente, esto se convertir en un ahorro de tiempo y esfuerzo. 3. Al guardar/archivar emails. Tu misin: Cambiar al archivar. Regularmente recibimos emails que, a) nos gustara archivar y, b) tienen una psima redaccin en el asunto, lo cual se convierte en una prdida de tiempo...que por cierto, no tenemos. Si archivamos estos correos tal como nos llegaron, pasaremos gran parte de nuestro valioso tiempo buscndolos, o tal vez nunca los encontremos. La solucin es obvia, reescribe el tema. Abre el correo, realiza dicha modificacin de acuerdo al contenido del mail y guarda los cambios. De esta manera, podrs tener la confianza de que lo encontrars rpidamente cuando lo necesites.

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Mantn slo un tema por email.


ayer con un colega, colgamos y le volvemos a marcar a los tres segundos para discutir un plan de trabajo. Simplemente pasamos de un tema a otro pues sabemos que nuestro colega nos est escuchando, pero no funciona en un email, por la manera en que los leemos. La tendencia es dar una rpida revisada a los correos y despus los leemos. En algunas ocasiones, nuestra atencin est en el siguiente email an antes de terminar de leer la lnea de asunto del anterior. Una vez abierto un correo, leemos las primeras oraciones y consideramos si continuaremos leyendo o cerraremos el correo para leer el que sigue o realizar alguna otra tarea. Hay una leccin importante que debemos aprender de esto: mantener comunicacin por medio de emails es una forma distinta de mantener una conversacin, y necesita ser tratada como tal. Lo cierto es que, por ms laborioso y polticamente incorrecto que pueda parecer, enviar diferentes correos para cada tema a tratar resolvera estos problemas. Aunque signifique ms correos, la comunicacin ser ms eficaz. A manera de resumen, mencionaremos las ventajas de tratar un solo tema en cada email: Ser ms fcil de leer Cada tema puede ser tratado de manera independiente Es ms fcil reenviarlo a aquellas personas que s estn involucradas en el tema Es fcil de archivar Facilita tener distintas conversaciones en diferentes tiempos sobre distintos temas Si te preocupa el hecho de mandarle a alguna persona demasiados correos, o lo que pensarn de esto, mencinales este artculo y los beneficios que tratar un solo tema por email les traer a ambos.

Incrementar la productividad en tus correos significa hacer que sea ms fcil manejarlos. No se trata de reducir la cantidad de correos, en ocasiones, tres correos son mejores que uno. Algunos correos anuncian un tema a tratar, pero cubren realmente varias situaciones. Esto puede provocar una gran variedad de complicaciones. Normalmente, la lnea del asunto seala el tema principal a tratarse. Esto est bien para quien est interesado en ste, pero para quienes no sea as, simplemente pasarn al siguiente correo, provocando que algunos de nuestros destinatarios no lean nuestra correspondencia aun cuando algunos de los subtemas si estn dirigidos a ellos. Esto provoca que la persona que recibi el email lo reenve a la persona a quien le atae directamente el tema principal, sin detenerse a revisar si alguno de los otros le corresponde. Es un poco complicado lidiar con los emails en los que se tratan diversos temas. Si se tocara un solo tema, sera ms fcil enviarlo a los dems interesados. Sin embargo, al contener mltiples temas, se vuelve necesario copiar y pegar slo la informacin que le corresponde a cada destinatario, con los peligros inherentes que esto tiene. Algunos temas pueden ser sencillos de resolver, mientras que otros no tanto. Algunos sern urgentes, otros no. Es decir, hemos creado una pieza de comunicacin que es complicada para las otras personas de manejar. Entonces, por qu rezones enviamos emails con ms de un tema? Definitivamente es ms rpido para nosotros (aunque, como ya vimos, no los es para quien lo recibir). Pensamos que es incorrecto enviar varios correos a una misma persona en un periodo corto de tiempo. Encadenamos temas en un correo como lo haramos en una conversacin. Por ejemplo, no hablamos por telfono de la reunin de

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