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Anteproyecto Para Registro de HC Pasivas

Anteproyecto Para Registro de HC Pasivas

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Proyecto para mejorar el manejo de archivos pasivos en Hospital
Proyecto para mejorar el manejo de archivos pasivos en Hospital

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Published by: Osmán De Jesús Argüello Sequera on Jul 16, 2011
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04/16/2014

Anteproyecto Sistema de Registro Electrónico Para Historias Médicas: Archivos Pasivos

1) Identificación
1.1 Nombre del Proyecto Sistema de Registro de Archivos Pasivos del Hospital Central de San Cristóbal 1.2 Lugar de Ejecución Hospital Central de San Cristóbal, Departamento de Historias Medicas y Registro 1.3 Duración del Proyecto: 4 a 6 meses, con: 1) Diagnostico Situacional 2) Estudios de factibilidad 3) Levantamiento de la Información: asistencial, de estructuras, de RRHH 4) Adecuación de lugar para trabajo 5) Dotación de equipos para manejo de la información, redes y servidores 6) Periodos de prueba 7) Entrenamiento de personal para uso del sistema 8) Evaluación de resultados 1.4 Organismo Responsable Dirección de Tecnología de Corposalud Departamento de Informática Médica de Corposalud (Debe crearse la unidad de Informática Medica de forma que se forme y capacite personal tanto de Salud como de informática para asumir los retos de la automatización de procesos a nivel de Salud Publica) Dirección de Tecnología del Hospital Central Departamento de Informática Medica del Hospital Central de San Cristóbal (que al igual que en Corposalud, debe crearse en cada institución que se vaya a automatizar) 1.5 Profesionales Responsables: Dr. Osmán Argüello Especialista en Informática Médica y Salud Lic. Jesús Delgado TSU en Informática 1.6 Costo Total del Proyecto Dependerá de costo de equipamiento y adecuación de infraestructura para montar los recursos tecnológicos en el área de trabajo

2) Justificación
2.1 Identificación del Problema: En la actualidad en el departamento de Historias clínicas hay una cantidad inmensa de archivos pasivos, que de manera progresiva comienzan a causar problemas de diferentes tipos, tales como: a) acumulación de papel en estado de deterioro por diferentes causas, que podría afectar la salud laboral del personal encargado de las mismas b) Falta de espacio Físico para manejar dichas cantidades de papel como archivos que constituyen un importante registro cronológico de morbi mortalidad que data desde la década de los 50’s y que por el tiempo y deterioro es material de desecho, como archivo pasivo c) Falta de personal para manejar esa inmensa cantidad de papel a otras áreas en donde no cause prejuicios al personal que labora en el departamento d) entre otras 2.2 Diagnóstico de la Situación Actual En la actualidad los registros pasivos, como material de cuidado, no tiene ninguna validez por el tiempo que presenta, siendo la norma internacional para estos registros de una duración entre 10 y 30 años para resguardo, y en los países con sistemas automatizados o en proceso de automatización de solo 10 años, por lo cual es conveniente hacer una transferencia de la data de medios físicos (papel) a medios electrónicos, mas eficientes y efectivos, con manejo de muy bajo costo, con sistemas de respaldo mucho mas eficientes en espacio y que además no afectan la seguridad laboral de los empleados del área. Por estas razones y otras que van surgiendo en la medida que hacemos este proceso, hay que cambiar el sistema de registros, de tal forma que podamos trabajar con los tiempos actuales a través de sistemas automatizados que redundan en beneficios múltiples en varios niveles, desde los pacientes, pasando por los empleados y terminando con los epidemiólogos y estadísticos clínicos y Salud Publica. El cambio a sistemas es la ola por venir, ya muchos países han tomado los procesos para lograrlo, y nosotros debemos entrar en esa onda que permitirá hacer una atención integral y más rápida para los usuarios finales, como lo son nuestros pacientes. 2.3 Alternativas de Solución Se presentan dos alternativas principales, una a corto plazo, y otra a mediano a largo plazo que describiremos a continuación: 2.3.1 Primera alternativa Automatizar el registro de morbi mortalidad de mayor data en tiempo, como una fase primaria para automatizar los registros, de tal forma que se puedan ir

eliminando los registros físicos en papel de mas de 10 años que estén inactivos como tiempo promedio ideal para comenzar a despejar el espacio físico ocupado por papel en deterioro, logrando en un tiempo razonable contar con un área física despejada que puede redistribuirse para los planes futuros de automatización de procesos asistenciales administrativos propios de una institución de salud que se moderniza y entra realmente a la medicina del siglo XXI 2.3.2 Segunda alternativa Automatizar los procesos de: Control de Citas, Historias clínicas en formato electrónico y el procesamiento de imágenes para de esta forma lograr un total acoplamiento de todos los procesos asistenciales y administrativos de la institución, y con ello mejorando tiempos de respuesta, de atención y de manejo estadístico epidemiológico de nuestra institución de salud principal a nivel del Estado Táchira. 2.3.3 Cambio de una alternativa a otra en el tiempo Estas Alternativas se manejaran de acuerdo a las prioridades que se establezcan como metas del estado para mejorar la salud de todos nuestros conciudadanos.

3) Descripción
3.1 Síntesis de la Propuesta Establecida Sistema automatizado de registros pasivos del Hospital de San Cristóbal 3.2 Objetivo General Desincorporar registros médicos con tiempos mayores a los 10 años de edad, al pasarlos de un medio físico (papel) a un medio electrónico (computadoras y redes) para de esa manera optimizar el espacio físico del departamento, optimizar la búsqueda de información en cuanto a morbi mortalidad en periodos de tiempo mayores a una década sin uso y que forma parte del patrimonio de información asistencial de la institución y adicionalmente aumentar la seguridad física de los empleados de dicho departamento 3.3 Objetivos Específicos Establecer nuevos paradigmas en cuanto al uso de información Epidemiológica – Estadística en el departamento de Historias Medicas de tal forma que se preparen para una modernización de todo el esquema de trabajo, basado en mayores y mejores formas de manejo de información clínica y administrativa, basadas en la conjunción de los esquemas de todas las áreas de una institución de salud, incorporando esquemas internacionales y mejorando todos los procesos con Calidad y excelencia, de tal forma que los pacientes sientan que la atención a su

salud es en verdad tomada en cuenta y que la calidad de atención no es un mito, sino una realidad que transforma y renueva la salud publica Preparar el terreno para la automatización por áreas en el Hospital, en donde se refleje ese espíritu de cambios positivos, que redundaran en mejor atención y calidad por cada área que se transforme Finalmente preparar también al recurso humano actual, en formación y al que ya esta laborando, para que pueda efectivamente llevarse a cabo todo el cambio de la institución que debe llevarse por etapas y que le dará prioridad a las áreas de mayor movimiento de pacientes, como lo son control de citas y Hospitalización, y que ira incluyendo las de mayor demanda primero y llegar hasta las áreas de menor demanda pero que tienen igual importancia estratégica para el hospital 3.4 Metas Físicas Lograr recuperar espacios físicos para los futuros proyectos de automatización de procesos y para mejorar la calidad de atención a los pacientes

4) Beneficios
4.1. Producto Esperado: Un sistema que remplace poco a poco los procesos manuales y el uso de papel para los registros de los pacientes en tiempo y espacio. 4.2 Resultado Esperado: Mejorar la calidad de trabajo y salud de quienes laboran en el área, y adicionalmente recuperar espacios perdidos, que servirán para nuevas iniciativas que podrán establecer nuevos paradigmas en todo el personal que labora en este departamento y luego en cada uno de los departamentos asistenciales 4.3. Impacto Económico: Tanto la recuperación de espacios como la disminución del uso de papel reducirán de forma progresiva y continua el uso de recursos que se podrían destinar al perfeccionamiento del recurso humano, equipamiento y fortalecimiento de las áreas afectadas directamente con este proceso de cambios en la institución. 4.4 Impacto Social: Este proyecto lograra mejorar la imagen y el prestigio de nuestro Hospital, de tal forma que entre a formar parte de un nuevo tipo de instituciones que, modernizándose, logren atraer la atención de entes internacionales y nacionales que estén iniciándose y trabajando activamente en estos cambios, apoyándolos y

dándoles materiales y recursos para afianzar las iniciativas y adicionalmente transformando la salud de forma positiva y proactiva por el bien de todo el Estado Táchira. 4.5 Impacto Ambiental: Con el ahorro que se logre en el uso y abuso del papel, derivados químicos de tinta y el espacio físico que abarca dicho registro de pasivos, se impondrá una nueva manera de usar con conciencia recursos que afectan directamente a nuestro planeta, como la deforestación y el uso de químicos para elaborar dichos elementos, y así contribuimos con el reciclaje y con la descontaminación que se pretende lograr para mejorar incluso los cambios climáticos mundiales 4.6 Numero de Personas Beneficiadas: Toda la población del estado Táchira y sus alrededores 4.7 Numero de Empleos Directos e Indirectos: En Corposalud: 5 cargos adicionales para programadores de primera línea en el desarrollo del sistema En el Hospital: 2 informáticos médicos directos (Formados por Corposalud o a través de convenios con Asociaciones dedicadas a tal fin en Venezuela y a nivel Internacional) 2 Programadores para soporte avanzado en Hospital 4.8 Área De Influencia: Estado Táchira y sus alrededores

Se incluyen anexos de áreas que se van a establecer para el proyecto, diagramas de trabajo, fotos de cada área y flujogramas de proceso a establecerse de acuerdo a estudio previo realizado.

ANEXOS Fotos del Dpto de Historias clinicas

DIAGRAMAS

A futuro…

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