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Software de Contabilidad

MANUAL DEL USUARIO


Versin Visual 9.x

Especialistas en Software Empresarial


Calle Manuel Fuentes 833 San Isidro Tlf. 440-5440

CONTENIDO
CAPITULO 1 ................................................................................................................................. 3 INTRODUCCION........................................................................................................................... 3 CAPITULO 2 ................................................................................................................................. 4 DESCRIPCION GENERAL ........................................................................................................... 4 CAPITULO 3 ................................................................................................................................. 7 INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................ 7 EXPLICACION DE LOS MODULOS ............................................................................................. 8 1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) ............................................... 9 1.a PLAN DE CUENTAS .............................................................................................................. 9 OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS ...................................... 15 1.b. CDIGO DE ANEXOS ......................................................................................................... 16 1.c. TABLAS GENERALES.........................................................................................................18 1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO ........................................................................................... 31 1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 .................................................................. 32 1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES ............................................................ 34 1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE ................................................... 35 1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS ............................................................................. 36 1.i. TABLA INDICES INFLACION ............................................................................................... 37 2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES ................................................................ 38 2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION .............................. 40 2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION ................................ 44 2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS ........................................................... 47 2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS ............................................................... 58 2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS ....................................................... 64 2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS ................................................................. 66 2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES ........................................................... 69 3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE ................................................ 75 4. MODULO DE EMISION DE REPORTES ................................................................................ 77 5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS ................................................................................. 84 6. MODULO DE PRESUPUESTO ............................................................................................... 86 7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA........................................................................... 88 7.1 CONCILIACION BANCARIA ................................................................................................. 88 7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA .............................................................................. 93 7.3 MOVIMIENTO DE DATOS .................................................................................................... 95 7.4 COPIA DE SEGURIDAD ....................................................................................................... 95 7.5 PDT SUNAT ............................................................................................................................ 96 7.6 COA SUNAT .......................................................................................................................... 96 7.7 REPORTES VARIOS ............................................................................................................ 97 8. MODULO DE UTILITARIOS ................................................................................................... 97 ASIENTOS AUTOMTICOS ................................................................................................ 103 A. PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO .................................... 103 B. PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52 .................................. 106 C. AJUSTE POR INFLACIN.................................................................................................... 109 RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA.................................. 112 CAPITULO 4 ............................................................................................................................. 113 PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS ...................................................... 113 CAPITULO 5 ............................................................................................................................. 114 ANEXO 1 ................................................................................................................................... 114 EJEMPLO DE COMPROBANTES ............................................................................................ 114 ANEXO 2 ................................................................................................................................... 116 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS ................................... 116 DICCIONARIO DE DATOS ...................................................................................................... 117

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CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual. La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final. El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que incluyen las siguientes caractersticas: A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el usuario final. B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema, descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo. C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real. Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por cambios en la poltica de la empresa.

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CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros. posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la toma de decisiones por la Alta Direccin. La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que se obtienen. Las caractersticas principales del sistema son las siguientes:

FLEXIBILIDAD DEL SISTEMA

El sistema puede aplicarse a empresas industriales, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras y en general todos los giros de negocios. Con un solo Plan de Cuentas pueden trabajar mltiples compaas, uniformizando de esta manera la informacin de grupos empresariales. El sistema permite un alto grado de autonoma a los usuarios para adecuar el sistema a sus necesidades, ya que los parmetros son manejados por medio del Plan de cuenta y tablas complementarias

ESTADOS FINANCIEROS Y ANALISIS DE CUENTAS EN MONEDA NACIONAL Y DOLARES

Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.

ESTADOS DE CUENTA DE CLIENTES, PROVEEDORES Y OTROS

Existen consultas y reportes de los documentos pendientes de clientes, proveedores, socios, empleados y otros anexos de acuerdo a las necesidades. Las cuentas que requieren este nivel de anlisis son indicadas por el usuario en forma libre. Los clientes, proveedores u otros pueden ser codificados por el RUC, o por un cdigo interno de la empresa.

REPORTES POR CENTROS DE COSTOS

Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.

VARIEDAD DE REPORTES COMPLEMENTARIOS

Existen reportes configurables por el usuario tales como balances de comprobacin y generales, ganancias y prdidas, costos, diario, mayor, anlisis de cuentas, registro de ventas y compras.

REGISTRO DE COMPROBANTES DE VARIOS MESES EN FORMA SIMULTANEA

El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo obtener la informacin oportunamente.

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REGISTRO DE COMPROBANTES DIRECTAMENTE EN EL SISTEMA

Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.

EMISION DE CHEQUE-VOUCHER

El software permite generar los comprobantes de cheques e imprimir el Cheque-Voucher o los vouchers de cheque manuales, presentando informacin de cheque girado por banco, fecha y proveedor.

CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS

Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.

CONVERSION AUTOMATICA DE ASIENTOS DOLARES

Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un comprobante.

REGULARIZACION Y AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO

El sistema regulariza automticamente mediante un asiento los saldos de documentos en moneda nacional o dlares ya cancelados pero que no se les aplic el ajuste por diferencia de cambio al momento de cancelarlos, simplificando en trabajo. Tambin genera un asiento automtico de las diferencias de cambio de acuerdo al FASB 52, al cierre del mes de las cuentas que se le indique.

GENERACION DE CUENTAS AUTOMATICAS

El sistema genera cuentas automticas de dos formas: Por el Plan de Cuentas, en donde se indican el cargo y abono automtico de cada cuenta. Por la Tabla de Transferencia de la 6 a la 9 con abono a 79, en base a cdigo de costo, pudindose establecer en estos casos porcentajes.

CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA

El sistema realiza la conciliacin de los documentos bancaria en forma automtica en la moneda de la cuenta corriente bancaria. Los documentos que no concilian automticamente pueden regularizarse manualmente. Para realizar la conciliacin deben ingresarse los movimientos de los estados de cuenta bancarios.

PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo, mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables automticamente.

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ARCHIVOS PARA EL COA - SUNAT

El sistema emite el Registro de Compras y en base a los datos de compras y proveedores registrados, se puede crear automticamente los archivos X58CPCOA.DBF y X61COAPR.DBF para el sistema COA de la SUNAT, ahorrando de esta manera una considerable cantidad de tiempo.

VISUALIZACION DE INFORMACION EN PANTALLA

Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas amigablemente.

TRANSFERENCIA DE REPORTES A EXCEL

El sistema permite exportar a Excel los principales reportes automticamente.

ARCHIVO HISTORICO DE REPORTES EN DISCO

Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.

ARCHIVOS PARA EL PDT SUNAT

El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados al diskette del PDT.

AJUSTES POR INFLACIN

El proceso de ajuste por inflacin se puede configurar de manera amigable en el mdulo de ajuste. Este cuenta con diferentes caractersticas as como el mantenimiento de ndices de inflacin, las cuentas de ajuste ACM y la generacin de los asientos contables.

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CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado un icono haciendo doble click con el mouse.

CONCAR80. Se abre

Contabilidad Concar v. 9.x Debe ingresar el Usuario y el Password con maysculas. Como usuario inicial el predeterminado es SIST y como Password NORTON hasta que se creen los usuarios reales. Para ingresar al sistema deber ingresar el cdigo de la compaa o pulsar el botn con la flecha para seleccionar. En este caso aparecer la ventana de ayuda para seleccionar el cdigo.

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EXPLICACION DE LOS MODULOS


El sistema de Contabilidad General, ha sido dividido en mdulos, cada uno de estos mdulos se encarga de manejar una actividad especfica del sistema, de la misma forma en que se encuentran clasificados los procedimientos contables para la elaboracin de un balance se ha dividido el sistema en los siguientes mdulos. Los mdulos del Sistema de Contabilidad son los siguientes: 1) Mdulo de Archivo (Base de Datos Principales) 2) Mdulo de Registro de Comprobantes 3) Mdulo de Consolidacin Cierre 4) Mdulo de Emisin de Reportes Mensuales 5) Mdulo de Anlisis de Cuentas 6) Mdulo de Presupuesto 7) Mdulo de Conciliacin Bancaria 7.1 Conciliacin Bancaria 7.2 Movimiento de Datos 7.3 Copia de Seguridad 7.4 PDT Sunat 7.5 COA Sunat 7.6 Reportes Varios 8) Mdulo de Utilitarios

Al ingresar al sistema de Contabilidad General, podemos observar el Men Principal, el cual contiene una lista con todos los mdulos programados, permitiendo as, poder ingresar a cualquiera de ellos de acuerdo a los requerimientos o necesidades al momento de trabajar.

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1. MODULO DE ARCHIVO (BASES DE DATOS PRINCIPALES) El mdulo de archivo (bases de datos principales) nos permite efectuar el mantenimiento y consulta de las bases de datos del sistema. Las bases de datos principales son aquellas que mantienen la informacin relativamente fija en el sistema; es decir, es aquella informacin que sufre modificaciones muy rara vez y en donde se encuentran todos los datos que caracterizan a la empresa. Entre los procesos que se permiten realizar en este mdulo son: el de mantenimiento (Adicin, modificacin, eliminacin, consulta) y listado de los datos contenidos en estas bases de datos. Las bases de datos principales definidas para el sistema de Contabilidad General son los siguientes: a) Plan de Cuentas b) Cdigos de Anexos c) Tablas Generales d) Tipos de Cambios e) Tabla de Transferencias de la 6 a la 9 f) Tabla de Numeracin de Comprobantes g) Tabla de Asientos de Cierre h) Mantenimiento Cuentas Bancos i) Tabla de Indices de Inflacin 1.a PLAN DE CUENTAS La base de datos del PLAN DE CUENTAS es usada para describir las cuentas contables del sistema, cada una con sus propias caractersticas. El cdigo de cuenta puede contener hasta ocho dgitos, el usuario deber definir la cantidad de dgitos a utilizar segn sus necesidades y proceder a crear las cuentas en base a la longitud definida. Es recomendable que todas las cuentas tengan una longitud uniforme, pero no es una norma obligatoria. No es necesario que la cuenta tenga muchos dgitos ya que existen los Cdigos de Anexos (8 caracteres para identificar clientes, proveedores, empleados y otros que se requiera) y el Cdigo de Centro de Costo (6 caracteres para identificar gastos por departamento, planta u otro que se requiera) que son datos complementarios. Las cuentas a dos y tres dgitos deben usarse como ttulos (Tipo X), ya que existen algunos reportes que emiten informes a ese nivel, pero si el usuario los desea tambin pueden definirse estas cuentas para registrar los movimientos. Adems, cada cuenta contiene datos que son usados por el sistema para indicar ciertas caractersticas de validacin para efectos del ingreso de asientos as como para emitir reportes. El Plan de cuentas es la matriz principal del sistema por lo cual se sugiere meditar bien sobre los datos a registrar porque de estos depender la exactitud de la informacin. Se recomienda tener especial cuidado en la asignacin de los datos de cada cuenta para evitar distorsiones en la informacin que emita el sistema. Esto especialmente en los de TIPO DE ANEXO, NIVEL DE SALDO y DOCUMENTO DE REFERENCIA, ya que con estos datos el sistema proporcionar informacin de saldos de anlisis de cuenta (documentos pendientes) Si se desea modificarlos dentro de un ejercicio contable, debe analizarse los efectos pues los datos registrados en los meses anteriores puede perderse para efectos de Anlisis de Cuentas. Deben crearse cuentas separadas de clientes, proveedores y bancos para soles u dlares para facilitar el trabajo posterior de ajustes por diferencia de cambio y control de documentos pendientes.

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COMPOSICION DEL PLAN DE CUENTAS Mantenimiento del Plan de Cuentas:

Los datos a ingresar son los siguientes: Campo CUENTA Descripcin El cdigo de cuenta contable puede contener hasta 8 dgitos. Los ttulos de las cuentas debern tener dos o tres dgitos. La descripcin de la cuenta

DESCRIPCION

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TIPO DE CUENTA

Segn la Tabla General 08. Los tipos validos son : A = Activo P = Pasivo y Patrimonio G = Ganancias y prdidas X = Ttulos a 2 o 3 dgitos V = Gestin varias O = Orden La asignacin del tipo de cuenta depende del tipo de plan de cuentas que se use o del tipo de empresa (financieras, seguros, cooperativas, industriales, comerciales, servicios). En el plan de cuentas para empresas comerciales, industriales o servicios normalmente el tipo es: Las cuentas de la clase 1 a la 5 son cuentas de activos, pasivo y patrimonio. Las cuentas de la clase 60,61,62,63,64,65,68, 71,72,78,79,8X se pueden considerar como de gestin varias. Las cuentas 66,67, 69., 70,73,74,75,76,77 pueden considerarse como de Ganancias y Prdidas. Las cuentas de la clase 9 se pueden definir como de gestin varias para Costo de Produccin o de Ganancias y Prdidas para Gastos de Adm. Vtas. y Financieros. Este campo sirve para indicarle al sistema que mantenga los saldos de las cuentas segn el nivel de anlisis que se desea. Es importante definir adecuadamente estos niveles para poder optimizar el uso de espacio de los archivos (disco) y obtener la informacin adecuada. El sistema mantiene una base de datos histrica de cada movimiento de cargo y abono de las cuentas con nivel 2 o 3. Esto niveles pueden ser : 1 : SALDO POR CUENTA .- Este nivel es para las cuentas que no tienen anexo y que no requieren tener control de cuenta corriente. Generalmente tienen nivel de saldo 1 son las clases 6 , 7 , 8 , 9, pero si el usuario lo desea puede asignarle otro nivel a estas cuentas. 2 : SALDO POR CUENTA Y ANEXO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta y anexo. Permite consultar o imprimir los saldos por cuenta y por cdigo de anexo. Normalmente es para las cuentas de bancos, cuentas por cobrar al personal y otras que se requiera. 3 : SALDO POR CUENTA, ANEXO, DOCUMENTO .- Mantiene cuenta corriente por cuenta, anexo y documento. Permite consultar o imprimir saldos por cuenta, anexo y documento. Para este nivel es obligatorio que la cuenta tenga anexo y documento de referencia. Normalmente es para la cuenta de clientes, proveedores, pagares. NOTA : Si se modifica una cuenta con el nivel de saldo de 1 a 2 o 3, deber realizarse un proceso generacin de saldos del modulo de anlisis de cuenta para el sistema acumule el movimiento de la cuenta modificada.

NIVEL DE SALDO

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TIPO DE ANEXO

Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. Los tipos validos son: 0 cuenta corriente bancos (obligatorio) C Clientes T Personal P Proveedores V Varios Un espacio en blanco indica que no requiere cdigo de anexo. Por ejemplo, para las cuentas 121 y 123 se puede asignar el tipo de anexo C, y al registrar un movimiento contable para cualquiera de estas cuentas el sistema pedir en forma obligatoria que se digite el cdigo del cliente (anexo). Este dato permite subdividir una cuenta para su mejor anlisis, en cdigos complementarios llamados Cdigos de Anexo Este campo ser llenado con el tipo de segn la Tabla General 07. De esta manera una cuenta contable puede tener dos cdigos de anexos. Es decir que permite tener una segunda posibilidad de clasificar los movimientos contables y emitir reportes por el mismo. Este campo indicar que la cuenta requiere Centro de costo al registrar el movimiento contable (segn Tabla General 05 ). Ser usado slo para las cuentas de ingresos o gastos, para indicar la procedencia y poder obtener los reportes por Centro de Costo. Este campo ser llenado con dos opciones: "NO" Indica que la cuenta no requiere del uso se Centro de costo. "SI" Indica que la cuenta requiere del uso de Centro de costo. Este campo indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio el tipo, numero y fecha de documento al registrar un movimiento contable (segn Tabla General 06 para cuentas varias y Tabla General 15 para cuentas de Conciliacin Bancaria). Para el nivel de saldo 3 este dato debe estar en "S", en forma obligatoria. Este campo ser llenado con dos (02) opciones: "N" Cuenta no requiere de tipo y nmero de documento. "S" Cuenta requiere de tipo, nmero de documento y fecha. Este campo sirve para indicar si la cuenta requiere que se ingrese como dato obligatorio la fecha de vencimiento al registrar el movimiento contable. El campo ser llenado con dos opciones: "S" Cuenta requiere de una fecha de vencimiento. "N" Cuenta no requiere de una fecha de vencimiento.

TIPO DE ANEXO REFERENCIAL

CENTRO DE COSTO

DOCUMENTO REFERENCIA

FECHA VENCIMIENTO.

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AREA

Este campo permite para esta cuenta al momento de registrar el movimiento contable se le asigne un cdigo de rea de acuerdo a la Tabla General 26, para posteriormente emitir el Reporte por reas. Una aplicacin puede ser para clasificar los ingresos y egresos de efectivo (Flujo de Efectivo) Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no requiere del uso de Area. "S" Indica que la cuenta requiere del uso de Area

REGISTRO DE LA CUENTA

Indicar si la cuenta se puede registrar por medio de comprobantes manuales o slo en forma de asientos automticos. Los valores asignados pueden ser : M = Manual A = Automtico Las cuentas que se generan automticamente pueden ser marcadas como automticas para evitar que sean digitadas manualmente. Sirve para identificar la moneda en que se mantendrn los saldos de la cuenta. Permite emitir el cuadro de anlisis cuenta "Documentos Pendientes, en una sola moneda". (CTDOCU08). El proceso automtico de Ajuste de la Diferencia de cambio utiliza estos datos para determinar si actualiza el saldo en soles o el de dlares. Este campo indicar si la cuenta es producto del ajuste por correccin inflacin ( ACM ) para permitir incluir o excluir su saldo de los estados financieros. Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que no es cuenta de ajuste . "S" Indica que es cuenta de ajuste. Este campo indicar que la cuenta se considerar para el proceso de Conciliacin Bancaria automtica. Debe usarse slo para las cuentas de bancos. Este campo ser llenado con dos opciones: "N" Indica que la cuenta no se concilia . "S" Indica que la cuenta se concilia Este campo indicar la creacin de un cargo automtico a nivel de comprobante, en el proceso mensual. Este campo indicar la creacin de un abono automtico a nivel de comprobante, en el proceso mensual.

MONEDA DE REFERENCIA

CUENTA AJUSTE

CONCIL. BANCOS

CUENTA CARGO

CUENTA ABONO

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FORMATO DE BALANCE GRAL.

Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos del Balance General. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "A" o "P". Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 10. Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por funcin. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen tipo "G" . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 11.

FORMATO DE GAN.PER FUNCION

FORMATO DE GAN.PER POR NATURALEZA Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Ganancias y Prdidas por naturaleza. El sistema solicitar este formato para las cuentas 6XX a 9XX . Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 13. FORMATO DE COSTOS Indica que cdigo de agrupacin o donde se acumular el movimiento de la cuenta para efectos de los Cuadros de Costos. El sistema solicitar este formato para las cuentas que tienen "S" en el campo CENTRO DE COSTO. Los formatos validos estn en la TABLA GENERAL 12.

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FORMATOS ALTERNOS FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de la TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para emitirlos en los reportes de ingresos y gastos. FORMATO DE COSTOS Es un comparativo de ingresos y gastos por centros de costos configurables en la TABLA GENERAL 72. Su comportamiento es igual al formato de balance general pero nos permite configurar otro tipo de balance especificado en la TABLA GENERAL 20. De acuerdo a la TABLA GENERAL 21 De acuerdo a la TABLA GENERAL 23

FORMATO DE BALANCE GRAL.

FORMATO DE GAN. PER. FUNCION FORMATO DE GAN. PER NATURAL.

OBSERVACIONES PARA MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS A) Si se desea modificar una cuenta que no tiene TIPO DE ANEXO y DOCUMENTO DE REFERENCIA y se desea que a partir de cierto mes si tenga estos datos, se deber desagregar el saldo global por anexo y documento realizando los siguientes pasos : - Registrar en el sistema un comprobante incompleto cancelando" el saldo global de la cuenta sin anexo y documento. - Modificar el Plan de Cuentas asignando el indicador de Anexo y/o Documento a la cuenta respectiva. - Completar el comprobante del primer paso, registrando los movimientos de la cuenta modificada con su respectivo anexo y/o documento. B) Si se modifica una cuenta que tiene nivel de saldo 1 para asignarle nivel 2 o 3 se deber efectuar nuevamente los Procesos Mensuales de cierre desde el mes de Enero o desde el mes de inicio de operaciones del sistema hasta el mes contable vigente. Esto se debe a que el movimiento de una cuenta con nivel 1 no se acumula para fines de Anlisis de Cuentas y el saldo del Balance no coincidira el movimiento histrico anual. C) Errores frecuentes que se producen al crear cuentas. 1) Si se trabaja con la clase 6 (61,62,63,64,65,68) y la clase 9 debe generarse automticamente 1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error). 1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo que origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta automtica 9 y 79.

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1.b. CDIGO DE ANEXOS Los cdigos de anexos, son datos complementarios a las cuentas y sirven para identificar a los clientes, proveedores, personal, accionistas y en general a toda entidad que la empresa desee controlar. El cdigo de anexo puede tener hasta 18 dgitos o letras. Esta base de datos es utilizada para registrar los cdigos de anexos que haremos referencia en nuestros asientos contables y reportes y consultas de anlisis de cuenta. Los cdigos de anexos que se pueden definir se encuentran en la Tabla general 07 de tipos de anexos, la cual puede ser ampliada de acuerdo a las necesidades de la empresa. Estos cdigos son las entidades a la que nosotros hacemos referencia cada vez que se produce una transaccin contable, como por ejemplo: cuenta corriente de bancos, empleados, obreros, proveedores, clientes, proyectos, obras, procesos, vehculos. Y otros que la empresa requiera. Para la codificacin de clientes y proveedores se puede usar el numero de RUC. o un cdigo propio de la empresa. Ejemplo : Proveedores 15202505 21168319 AME01 Clientes 21168319 99145236459 Chasis 123456789012345678 ABC543210123456VB Nissan SW Negra Diesel Automtica Toyota Corolla Blanco Gas. Mecnica Real Systems S.A. Empresa S.A.C. Alternadores S.A. Alianza Motor S.A. American Machine CO.

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COMPOSICION DE ANEXOS

Los datos a ingresar son los siguientes:

TIPO DE ANEXO

Identifica el grupo a que corresponder el cdigo del anexo. El tipo de anexo "0" esta reservado para bancos , pudindose asignar cualquier numero para los otros tipos. Cdigo de 18 caracteres para identificar el anexo. Nombre del anexo.

ANEXO DESCRIPCION

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REFERENCIA

Segn necesidad de la compaa, pudiendo colocar la direccin o telfono. Indicar para clientes y proveedores pues este dado se usar para la impresin del Registro de Compras y Ventas. MN = Soles ,US = Dlares, ESPACIOS Este campo es obligatorio para los tipos de anexo 0 anexos de cuenta corrientes de bancos ya que sirve para la Conciliacin Bancaria automtica. Para otras cuentas es slo referencia. V = Vigente o A = Anulado

RUC

MONEDA

ESTADO

DATOS COMPLEMENTARIOS DEL ANEXO

Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de Honorarios solicitado por la SUNAT.

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1.c. TABLA GENERAL La Tabla General es aquel donde se define todos los cdigos especiales que van a servir para la identificacin y validacin de algunos datos caractersticos de la empresa usados en el sistema. Esta base de datos puede contener hasta 100 tablas diferentes, las que comprendern del 00 al 99; la tabla # 00 es la que esta reservada como ndice de tablas. Estas tablas obedecen a una estructura dada por una clave (cdigo de bsqueda) y una descripcin (significado).

Los datos a ingresar son los siguientes: OPCION CODIGO DESCRIPCION Opcin - Puede ser Alt + C = Creacin , Alt + M = Modificacin y Alt +E = Eliminacin Es el cdigo de hasta 8 caracteres , que sirve para identificar de un elemento de la tabla. Son hasta 60 caracteres, con el nombre del elemento de la tabla.

Entre las tablas a definir se encuentran : TABLA No 00.INDICE DE TABLAS. Aqu se codificarn todas las Tablas que se mantendrn como parte de la Tabla general. Este cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. TABLA No 02. SUBDIARIOS. Aqu se codificarn todos los Registros o Libros Auxiliares a usarse en la compaa, sirve para poder identificar el tipo de operacin que se esta efectuando. Este cdigo tendr un campo de dos (2) dgitos Los subdiarios deben ser adecuados a las necesidades de cada empresa, y los nicos que no pueden ser variados son el 00 , 90 y 99. Los subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin de cuenta automticas.

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EJEMPLO CDIGO 00 01 02 04 05 90 99 DESCRIPCION Asiento inicial (de apertura) Caja Bancos Registro de Compras Registro de Ventas Carga inicial de conciliacin bancaria Asiento de Cierre

TABLA Nro. 03 CDIGO DE MONEDA. Esta tabla servir para identificar los tipos de monedas a usarse en el Sistema de Contabilidad, dicho cdigo tendr un campo de dos (2) caracteres. EJEMPLO CDIGO MN US DESCRIPCION Soles Dlar

TABLA Nro. 05 CENTRO DE COSTOS. Esta tabla determina mediante un cdigo de seis (6) dgitos o letras los departamentos administrativos o plantas de produccin en las que estar divididos la empresa para efectos de costeo y as determinar la procedencia del Ingreso o gasto. Tambin puede usarse para identificar lneas de productos o servicios, as como otra aplicacin que le pueda dar la empresa. EJEMPLO CDIGO 001 002 003 004 101 102

DESCRIPCION Gerencia General Gerencia Administrativa Departamento de Contabilidad Departamento de Computo Tienda Miraflores Tienda San Miguel

El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo. La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden consolidar varios centros por el primer dgito. Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la 9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la clase 6.

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TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS. En esta tabla se codificar toda la relacin de tipos de documentos que usar la compaa y que se ingresarn al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarn el la Tabla General 15 ). El usuario del sistema deber crear en esta tabla los documentos que utilizar en el registro de sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas) El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitir identificar las operaciones realizadas en las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los reportes de Anlisis de Cuentas y documentos pendientes. En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo campos numricos, 01 en lugar de FT. En la columna 59 se deber indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA y para la impresin de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley) EJEMPLO CDIGO BV FT LT NC ND RC RH TK BA DESCRIPCION Boleta de Ventas Factura Letra Nota de Crdito Nota de Dbito Recibo Serv. Pblicos Recibo de Honorarios Ticket Boleto areo 01 02 03 04 05 06 07 08 09 03 01 07 08 13 02 12 05

TABLA Nro. 07 TIPOS DE ANEXO. En esta tabla se identificar con un cdigo (de un carcter) todos los tipos de anexos que sirvan para hacer referencia al registrar cuentas contables en Plan o cdigos de anexos en la Tabla de Anexos. EJEMPLO CDIGO 0 C T P V DESCRIPCION Bancos (no modificable) Clientes Personal Proveedores Varios

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TABLA Nro. 10 FORMATO DE BALANCE Es el cdigo que permite clasificar estructurar el Balance General . Esta Clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 1100 1101 1102 1199 2000 2100 2108 2199 3000 3101 3101L 3110 3899 3999 DESCRIPCION ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas Corrientes TOTAL ACTIVO CORRIENTE PASIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por Pagar Comerciales TOTAL PASIVO CORRIENTE PATRIMONIO Capital Social **(Ojo , deja lnea en blanco)* Resultado del Ejercicio TOTAL PASIVO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados a cuentas. Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y Patrimonio (3). El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.

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TABLAS Nros. 11 y 13 - FORMATO DE GANANCIAS Y PRDIDAS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Ganancias y Prdidas. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F DESCRIPCION VENTAS (SUBTTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totalizar todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". TABLA Nro. 12 FORMATO DE COSTOS Es el cdigo que permite clasificar estructurar los Cuadros de Costos. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 0001 0002 0003 DESCRIPCION Alquileres Gastos de personal Tributos

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TABLA Nro. 15 TIPOS DE DOCUMENTOS BANCARIOS. En esta tabla se codificar todos los tipos de documentos que se ingresarn al registrar los movimientos contables de las cuentas de bancos en el transcurso de las operaciones diarias , as como en el PROCESO DE CONCILIACION. EJEMPLO CDIGO CH EN NA ND XA XC

DESCRIPCION Cheque Entrega Nota de Abono Nota de Cargo/Dbito Extorno abono Extorno cargo

Debe/Haber H D D H D H

En la columna 60 se deber indicar si es Debe o Haber desde el punto de vista contable. TABLA Nro. 26 AREAS En esta tabla se codificar las reas que ser n informadas al registrar el movimiento contable de aquellas cuentas que tienen en el Plan el indicador "S" de Area. El uso de este dato es para obtener los Reportes por reas que el usuario del sistema puede utilizar de acuerdo a sus necesidades. Un ejemplo aplicado para el flujo de efectivo es el que a continuacin se detalla. CDIGO DESCRIPCION 001 002 010 020 050 060 070 110 120 130 160 170 APERTURA TRANSFERENCIAS COBRANZA A CLIENTES OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION PAGOS A PROVEEDORES PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN INGRESOS POR VENTA DE VALORES INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO PAGOS POR COMPRA DE VALORES

TABLA Nro. 30 CUENTAS RESUMIDAS EN EL MAYOR En esta tabla se codificar las cuentas a dos dgitos que debern mostrarse resumidas en el Mayor (CTMAYO02). En el mayor slo se mostrar el total de cargo / abonos y saldo de todo el grupo de cuentas. EJEMPLO CDIGO 60 79

DESCRIPCION COMPRAS CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS

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TABLA Nro. 41 TIPO DE OPERACIONES DE ASIENTO DE CIERRE En esta tabla se indican los tipos de operaciones para el asiento de cierre. PUEDEN SER : CDIGO DESCRIPCION S T O SALDAR TRANSFERIR OMITIR

TABLA Nro. 42 SUBDIARIOS COPROBANTES BANCOS En esta tabla se indican los subdiarios que se van a registrar en Comprobante de Bancos PUEDEN SER : CDIGO DESCRIPCION 21 22 INGRESOS BANCOS EGRESOS VARIOS

TABLA Nro. 53 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE COMPRAS Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que usar el programa de Registro de Comprobantes de compras. La descripcin detallada est el anexo correspondiente. TABLA Nro. 54 PARAMETROS PARA COMPROBANTES DE HONORARIOS Permite Configurar los parmetros para el proceso del PDT. Ver seccin de PDT HONORARIOS en el mdulo de Utilitarios CONCAR. CLAVE CTA1 CTP1 CTP2 CTR1 CTS1 DOC1 SUB1 PARAMETROS PARA REGISTRO DE HONORARIOS 1...5....10..........15.......20.......25......30.......35......40......45......50.....55....60 63201 HONORARIOS PROFESIONALES MN 46901 HONORARIOS MN US 46902 HONORARIOS US 40174 RETENCION RENTA 4TA 40192 IMPUESTO EXT.SOLIDARIDAD RH RECIBO POR HONORARIO 15 SUBIDARIO DE HONORARIOS

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TABLA Nro. 55 PARMETROS PARA LA REGULARIZACION AUTOMTICA DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de regularizaciones de diferencias de cambio EJEMPLO CDIGO CTA01 CTA02 SUB1 XGA XGP DESCRIPCION 121001 FACTURAS POR COBRAR 421001 FACTURAS POR PAGAR 25 Subdiario 76601 Cuenta de Ganancia 67601 Cuenta de Prdida

Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en el Plan de Cuentas. TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo correspondiente. TABLA Nro. 58 PARMETROS PARA EL AJUSTE AUTOMTICO DE DIFERENCIA DE CAMBIO En esta tabla se codificarn los cdigos datos necesarios para el proceso de ajuste de diferencias de cambio EJEMPLO CDIGO CTA01 CTA02 SUB XGA XGP XMON DESCRIPCION 121001 421001 26 76601 67601 UZ M FACTURAS POR COBRAR V FACTURAS POR PAGAR Subdiario Cuenta de Ganancia Cuenta de Prdida Moneda de Ajuste(*)

(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste FASB. Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas. Posicin 10 ).

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TABLA 60 CONCEPTO GIRO DE CHEQUES AUTOMATICOS En esta Tabla se configurarn los conceptos de giro de cheques automtico para ser utilizado en la opcion de Comprobante de Cheques Automtico. CLAVE DESCRIPCIN 1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLARES 38101 D RENDICIN DE CUENTA

CON01 CON02 CON03

TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE CUENTAS - programa CTLIST12 Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12, que muestra los importes hasta 12 meses. Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin. EJEMPLO CDIGO 1000 1001 1002 1099 1101 1109 1201 1201F DESCRIPCION VENTAS (SUBTTULO) Ventas Ingresos Financieros TOTAL VENTAS (SUBTOTAL) Costo de Ventas TOTAL COSTO DE VENTAS UTILIDAD OPERATIVA 1009,1109 (FRMULA)

SUBTTULOS : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 00 , corresponden a subttulos y no deben ser asignados a cuentas. SUBTOTALES : Los cdigos cuyos ltimos dgitos son 99 , corresponden a subtotales y no deben ser asignados a cuentas. El programa totaliza todos los rubros cuyos 2 primeros dgitos son iguales al SUBTOTAL. FRMULAS : Las frmulas permiten calcular subtotales de varios rubros de acuerdo a las necesidades del usuario. La frmula se establece registrando en la tabla un rubro con la descripcin y adicionalmente otro registro con el numero de rubro mas la letra "F". LA frmula lleva en el campo "descripcin" hasta 8 rubros separados por comas en cada frmula. Estos rubros pueden ser tambin totales (xxx9). Por ejemplo el rubro 1201F , es una frmula que el programa calcular sumando algebraicamente los rubros 1099 y 1109. ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo el mismo criterio de las frmulas. Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo. Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "L". Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole la letra "R". Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la letra T Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".

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TABLA Nro. 93 CONTROLES VARIOS CLAVE DESCRIPCIN

AUTO S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes

de estado de cuentas con cuentas automticas)


MEMOPM S (Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S) MONPRE US (Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN. PRN LPT1 (Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla de dilogo de la impresin) CTAAXXXX S (Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa) COS S (Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos. Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.) Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a cualquier cuenta el flag de centro de costo. NUMLIB N (Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El sistema asume por defecto N.) EJER MMMM (Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se trabaja desde Enero a Diciembre. APET S (Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso el sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)

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TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo de reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la proyeccin de das de documentos vencidos. EJEMPLO CODIGO COB01 COB02 COB03 COB04 PAG01 PAG02 PAG03 PAG04 RPVE RVEN DESCRIPCION 12101 12102 12301 12302 42101 42102 42301 42302 030,060,090 030,060,090

TABLA Nro. 95 PARAMETROS PARA EL ASIENTO DE AJUNTE POR INFLACION Esta tabla nos permite configurar el proceso de ajuste por inflacin. CLAVE DESCRIPCIN 1......5......10......15......20....25.....30.....35.....40.....45....50....55....60 79888 89888 3 87 88 89 CARGAS IMP. CTAS.COSTOS ACM CUENTA REI No.DE DECIMALES PARA FACTOR DE AJUSTE SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN BALANCE SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP-F SUBDIARIO AJUSTE POR INFLACIN GP-N

CTAN CTAR DECF SUBB SUBF SUBN

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TABLAS GENERALES RESERVADAS Las tablas que se detallan a continuacin no debern ser modificadas por los usuarios. Sin embargo el sistema permitir efectuar cambios en futuras ampliaciones: TABLA DESCRIPCION 08 Tipos de cuenta 09 Nivel de saldo USO Plan de cuentas Plan de Cuentas,Proceso Mensual, Anlisis de cuentas. Conciliacin bancaria Conciliacin bancaria Registro de comprobantes/Proceso Mensual Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Plan de cuentas, Registro de comprobantes. Asiento de cierre Emisin de reportes Emisin de reportes, Proceso Mensual

15 Tipos de documentos bancarios 16 Rubros de Conciliacin bancos 17 Tipos de conversin de moneda

18 Estado de la cuenta 19 Registro de la cuenta 41 Tipos de operaciones para el asiento de cierre 90 Descripcin de mes 93 Controles del Sistema

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1.d. TABLA DE TIPOS DE CAMBIO La tabla de Tipo de Cambios es aquella donde se definen las monedas con su equivalencia en moneda nacional de cada da. Esta tabla ser usada por el sistema para convertir cada asiento contable a soles y dlares. Para registrar el tipo de cambio del dlar se deber usar el cdigo US. Es obligatorio registrar el tipo de cambio del primer da (01) del mes cuyo cierre contable se desea procesar.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TIPO DE CAMBIO

Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la moneda a actualizar, luego se ingresar el ao, mes, y a continuacin los tipos de cambio de cada da. DATOS DE GENERALES MONEDA AO / MES DATOS DE LOS TIPOS DE CAMBIO Cdigo de la moneda a registrarse Del perodo a registrar el tipo de cambio

DIA CAMBIO COMPRA

Fecha al corresponde el tipo de cambio Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17. Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17. Si este tipo de cambio esta en 0, se asume el mismo que el tipo M

CAMBIO VENTA

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1.e. TABLA DE TRANSFERENCIA DE LA 6 A LA 9 Esta tabla es usada cuando el Plan de cuentas esta estructurado para trabajar con la clase 6 y su uso es opcional. Esta Tabla permite definir la forma como se generarn en forma automtica las cuentas de la clase 9 y 79 al ingresar una cuenta 6. El programa solo considerar las cuentas de la clase 6 para crear la cuenta automtica, si alguna cuenta de otra clase tiene centro de costo no generar cuenta automtica. En esta Base de datos se definen los centros de costos (creados en la Tabla General 05) y las cuentas de la clase 9 con abono a la 79, a donde se generarn automticamente. La transferencia se realiza en el proceso de CIERRE.

COMPOSICION DE LA TABLA DE TRANSFERENCIA

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Los datos a ingresar son los siguientes: Debe seleccionarse la opcin que se desee tomar y luego se ingresarn los datos para la transferencia automtica. DESCRIPCIN DE LOS CAMPOS CENTRO DE COSTO CTA CARGO CTA ABONO FACTOR Cdigo de centro de costo. Cuenta de cargo Cuenta de abono Porcentaje a transferir. Si es totalmente se indicar 100.

El uso de esta tabla es opcional y si no se registran datos en ella (vaca), el sistema no generar (transferir) cuentas automticas aun cuando estas se hallan registrado las cuentas de la clase 6XX con el dato del centro de costo. Esto es porque en algunos casos se utilizan los centros de costo al registrar la clase 6xx, pero la transferencia a la clase 9 se indica directamente en el Plan de Cuentas indicando la cuenta de cargo y abono. Los movimientos contables con subdiarios de la serie 9X no son considerados para la generacin automtica de cuentas. Ejemplo para el uso de esta tabla Tenemos definido la siguiente Tabla de centros de costo 101 Lavado 102 Corte 103 Planta elctrica 201 Gerencia 202 Contabilidad 205 Ventas Tabla de transferencia CENTRO DE COSTO 101 102 103 103 201 202 205 Lavado Corte Planta elctrica Gerencia Contabilidad Ventas

CARGO 900001 900001 900001 910001 910001 910001 920001

ABONO FACTOR 799001 799001 799001 799001 799001 799001 79900 100 100 090 010 100 100 100

En el Plan de Cuentas tenemos lo siguiente 621001 Sueldos 622001 Salarios 636001 Electricidad y agua 671001 Intereses 799001 Cargas transferidas 900001 Produccin 910001 Administracin 920001 Ventas 970001 Financieros

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Asientos contables CUENTA 1) Manual 621001 621001 622001 622001 636001 411001 Automtico 910001 910001 900001 900001 900001 910001 799001

C.COSTO 201 202 101 102 103

DEBE 100 150 300 200 500

HABER

1250

100 150 300 200 450 50

Porcentual Porcentual 1250

En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas. 1.f. TABLA DE NUMERACION DE COMPROBANTES En esta Base de datos se muestran los Subdiarios y el ltimo numero de comprobante generado en forma automtica por cada ao/mes. Esta Tabla se actualiza automticamente al registrar los comprobantes con numeracin automtica, pero puede ser modificada cuando se requiera. Por ejemplo si se desea igualar con la numeracin manual.

COMPOSICION DE LA TABLA NUMERACION DE COMPROBANTES

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Los datos a ingresar son los siguientes: SUB.DIARIO AO / MES COMPROB. Cdigo de Subdiario PERODO ltimo numero automticamente. de comprobante generado

1.g. TABLA DE CONSOLIDACIN ASIENTO DE CIERRE En esta Base de datos se definen los asientos automticos de cierre del ejercicio. En esta opcin se deben crear las plantillas o modelos de cada asiento de cierre. Primero se debe establecer la secuencia de los asientos de cierre y que cuentas se van a cerrar o transferir en cada paso. Cada asiento de cierre se identifica por un NUMERO DE ASIENTO y cada asiento producir automticamente un comprobante contable. Por ejemplo el asiento 001 servir para cerrar las cuentas 9 y 79, en el 002 se transferir el saldo de la 70 a la clase 80101, el 003 se transfiere la 80101 a 82101, y as sucesivamente. Los asientos definidos en esta opcin deben procesarse en el men de asiento automticos con la opcin de ASIENTOS DE CIERRE. COMPOSICION DE LA TABLA ASIENTO DE CIERRE

Los datos a ingresar son los siguientes: NUMERO DE ASIENTO DESCRIPCION Numero de secuencia Esta descripcin se grabar en la glosa del comprobante contable. Numero de comprobante automticamente. que se producir

COMPROBANTE

O(Opcin)

Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin, Alt +F=Finalizar

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SC (Secuencia)

Numero de secuencia o lnea. Por ejemplo 01, 02 , 03, y debe ser digitada por el usuario. Indica que operacin se va ha efectuar con el saldo de la cuenta o cuentas. Los valores validos son : S= Saldar . Los saldos de las cuentas se saldan entre si. T= Transferir . Los saldos de las cuentas indicadas se transfieren a la CUENTA RECEPTORA X= Omitir. La cuenta indicada no se considerar en este asiento. Cdigo de la cuenta . Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma genrica. Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como tipo Titulo. Cdigo de la cuenta que recibir el saldo de la cuenta de origen.

OPERACIN

CUENTA

CUENTA RECEPTORA

1.h. MANTENIMIENTO CUENTAS BANCOS Esta opcin permite crear los cdigos de cuentas corrientes bancarias con las cuales se girarn los cheques.

CODIGO DE ANEXO DESCRIPCION DEL BANCO NOMBRE DEL BANCO NUMERO CUENTA MONEDA CUENTA CONTABLE

Ingresar el codigo de anexo del Banco Nombre del Banco Nombre del Banco Numero de Cuenta Corriente del Banco Moneda de Banco (Soles o Dolares) Cuenta Contables segn Plan de Cuentas

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1.i. TABLA INDICES INFLACION


MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

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2. MODULO DE REGISTRO DE COMPROBANTES

Los asientos contables son recibidos por cinco opciones disponibles: a. Registro de Comprobantes Estndar con Conversin (Asientos de diarios) b. Registro de Comprobantes Estndar sin Conversin (Asientos de diarios) c. Comprobantes de Compras d. Comprobantes de Ventas e. Comprobante Honorarios f. Comprobante Bancos h. Comprobante Cheques REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION, permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de diario, bancos, caja, planillas, costos, canjes, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de moneda original y el tipo de cambio y convertir automticamente a la otra moneda (si la moneda original es Soles lo convierte a dlares y viceversa) todo los movimientos registrados en dicho comprobante, es decir el todo el comprobante tendr el mismo tipo de cambio. Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION, permite registrar en el sistema cualquier tipo de comprobante como son asientos de apertura, de diario, caja, costos, cancelaciones de clientes y otros. Al registrar un comprobante el sistema solicitar en cdigo de moneda original pero no el tipo de cambio. Al ingresar cada lnea o detalle del comprobante el usuario podr digitar el importe en soles y dlares de cada movimiento contable. Es decir que un comprobante cada lnea o detalle puede convertirse o no la moneda contraria o puede tener un tipo de cambio diferente en cada lnea o detalle. Con esta opcin tambin se puede modificar un comprobante registrado en cualquiera de las opciones del sistema COMPROBANTES DE VENTAS, permite registrar los documentos de las operaciones de ventas y produce el asiento completamente, debiendo el usuario del sistema finalizarlo. Esta opcin permite registrar boletas y en este caso el sistema automticamente determina el importe de I.G.V. COMPROBANTES DE COMPRAS, permite registrar los documentos de las operaciones de compras y produce el asiento afectando la cuenta del IGV. y la provisin a la, 42 debiendo el usuario afectar la cuenta de gastos, activos o compras de existencias. El registro de los comprobantes se puede realizar desde formatos previamente codificados y numerados manualmente. COMPROBANTE DE HONORARIOS, permite registrar los documentos de las operaciones de compra de servicios mediante un Recibo por Honorario. El asiento se genera automaticamente previa configuracion de la Tabla 54 (Tablas Generales). COMPROBANTE DE BANCOS, mediante esta opcion se automatiza todo lo referente a cualquier operacin bancaria (cobranzas en banco, depositos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, prestamos, etc). Para ello el usuario tiene que definir las transacciones bancarias basicas de la empresa en el Mantenimiento de Movimientos Bancos. COMPROBANTES DE CHEQUES, permite registrar los cheques girados produciendo el comprobante contable con la afectacin automtica de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automticamente, esta opcin mantiene un archivo de los cheques girados, pudindose emitir el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales, relacin de cheques girados por fecha/banco o proveedor.

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Tambin se puede registrar los comprobantes directamente en el sistema sin previa codificacin, para lo cual se deber indicar al sistema que se desea numeracin automtica al momento de ingresar a cualquiera de las opciones de registro de comprobantes. En este caso el sistema efectuar la numeracin de los comprobantes automticamente. El sistema permite la organizacin de los comprobantes en SUBDIARIOS, y se recomienda que los nmeros de subdiarios estn en relacin con los archivos fsicos de documentos y tipos de operaciones. La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 05 05 COMPROBANTE 010001 010002 020001 010001 010002 020001 MES 01 01 02 01 01 02

Cuando se desee modificar algn comprobante ya finalizado o pendiente se deber indicar al sistema que no se desea numeracin automtica. Luego se deber digitar el cdigo de Subdiario y numero de comprobante. El sistema verificar si el comprobante ya esta registrado , utilizando para dicha verificacin el cdigo de SUBDIARIO y NUMERO DE COMPROBANTE. El sistema permite registrar comprobantes de varios meses simultneamente. Un comprobante puede ser quedar en situacin de "P" pendiente cuando se abandona la opcin de Registro de movimientos, para continuar con el registro posteriormente. El sistema rechazar los comprobantes que tengan fecha de comprobante de un mes cerrado, es decir que ya se efectu el Proceso mensual Definitivo. Un comprobante puede ser eliminado totalmente, para lo cual existe la opcin en el Men de Registro de comprobantes. Al ingresar a esta opcin el sistema preguntar si se desea numeracin automtica, debindose responder con "SI" o "NO". Con "SI" el sistema asignar en numero de comprobante en forma automtica. Con "NO" , el usuario deber registrar el numero de comprobante.

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2.a. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR CON CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 primeros.

COMPROBANTE

FECHA COMPROBANTE

MONEDA

GLOSA

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TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante.

C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario debe indicar al sistema la fecha de la cual se busca el tipo de cambio M (Compra) o V (Venta) en la Tabla de tipo de cambios, el cual debe haberse generado previamente. TIPO DE CAMBIO FECHA TIPO CAMBIO Slo para TIPO CONVERSION C Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es F Indicar si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automtica. Este dato se muestra automticamente para los comprobantes finalizados. Indica en forma automtica la fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creacin o modificacin Indica el cdigo de usuario que ha creado o modificado el comprobante

SITUACION

TOTAL COMPROBANTE

FECHA DE CONTROL

HORA DE CONTROL USUARIO

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REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE El sistema validar en forma inmediata los datos que se ingresan y los solicitar de acuerdo a las especificaciones del Plan de cuentas.

Los datos a ingresar son los siguientes: SEC SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma correlativa y automtica se asignar para cada lnea del comprobante. CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos. CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05. DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -) IMPORTE. El importe del asiento

CUENTA

ANEXO

COS

IMPORTE

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DOCMTO

TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para cancelar" las facturas y otros documentos, especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendacin, es de que el nmero de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros del nmero de serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo nmero, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del cheque para la comparacin contra el movimiento del estado de cuenta. El nmero de documento para sta versin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC

FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da, mes, ao. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato da, mes y ao. AREA (Segn TABLA GENERAL 26). Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30 caracteres

FEC.VEN

ARE. GLOSA

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2.b. REGISTRO DE COMPROBANTES ESTANDAR SIN CONVERSION COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos ser un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El cdigo de moneda que deber existir en la tabla de tipo de moneda. Hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimir n los 30 primeros. Indicar si el comprobante esta finalizado , o pendiente. Este dato no es modificable y se muestra en forma automtica. Este dato se muestra automticamente para los comprobantes finalizados.

COMPROBANTE

FECHA COMPROBANTE

MONEDA

GLOSA

SITUACION

TOTAL COMPROBANTE

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FECHA DE CONTROL

Indica en forma automtica la fecha real en que se registro el comprobante. Indica la hora de creacin o modificacin Indica el cdigo de usuario que ha creado o modificado el comprobante

HORA DE CONTROL USUARIO

REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTE SIN CONVERSION

Los datos a ingresar son los siguientes: SEC SECUENCIA, el nmero de lnea que en forma correlativa y automtica se asignar para cada lnea del comprobante. CUENTA CONTABLE. Deber existir en el Plan de Cuentas. CDIGO DE ANEXO. Debe existir en la Base de datos de anexos. DEBE / HABER. El cdigo que indica si es cargo (D o +) o abono (H o -)

CUENTA

ANEXO

- 45 -

DOCMTO

TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO. El tipo de documento de referencia que deber existir en la TABLA GENERAL 06 para cuentas varias o en la 15 para las cuentas de Conciliacin Bancaria. El numero de documento debe registrarse apropiadamente ya que el sistema lo usa para cancelar" las facturas y otros documentos, especialmente en las siguientes cuentas : Para Clientes (12X) o Proveedores (42X), la recomendacin, es de que el nmero de documento se registre incluyendo el numero de serie ( sin guin ). Para esto en el Plan de cuentas debe indicarse una longitud de 10 para estas cuentas. Ejemplo : El documento puede registrarse como FT 0010002412 o tambin FT 0012412, en donde 00221 es el numero de serie y 2412 el nmero de factura. Los ceros del nmero de serie es conveniente respetarlos pero los del documento se pueden omitir, pero tanto en el cargo como en el abono debe registrase exactamente el mismo nmero, por que de lo contrario el documento figurar como pendiente en la cuenta corriente. Para las cuentas de bancos en caso de cheques la conciliacin bancaria usa los ltimos 4 nmeros del cheque para la comparacin contra el movimiento del estado de cuenta. El nmero de documento para sta versin soporta veinte (20) caracteres.

FEC.DOC

FECHA DE DOCUMENTO. La fecha en formato da, mes, ao. FECHA DE VENCIMIENTO. La fecha de vencimiento de referencia en formato da, mes y ao IMPORTE. El importe del asiento (En soles y dlares dado a que el sistema no lo va a convertir en los procesos de ajuste, generalmente se usa en los asientos de apertura) CENTRO DE COSTO. El cdigo de centro de costo que deber existir en la TABLA GENERAL 05. AREA (Segn TABLA GENERAL 26). Glosa del movimiento , por cada lnea.(hasta 30 caracteres

FEC.VEN

IMPORTE

COS

ARE. GLOSA

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2.c. REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS Esta opcin permite registrar las facturas y otros comprobantes de pago de Proveedores en forma simplificada y automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica un comprobante contable con el cargo a la 401 por el IGV y el abono a cuenta 42 por la provisin., debiendo el usuario registrar slo el movimiento contable de la cuenta de naturaleza (3x , 6xx ) Para poder usar esta opcin debe configurarse previamente la Tabla General 53 , con los parmetros necesarios y actualizar en la Tabla General los tipos de documentos aprobados por la SUNAT. Al registrar las compras por esta opcin el comprobante contable que se produce, servir para el Balance , Mayor , Diario , Registro de Compras y reportes de cuentas por pagar. Los procesos de Registro de Comprobantes de Compras as como los de generacin e impresin de Registro de Compras utilizan las Tablas Generales 06 (Documentos), 53 (Parmetros de comprobantes de Compras) y la 02 (Subdiarios).

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EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 53:

AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG.1

CODIGO DESCRIPCION 1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS --------------------------------------------------------------------------CTA01 CTA02 CTA03 CTA04 MN42 US42 MN46 US46 421001 421002 461001 461002 H H D D D D 401001 401006 04 14 15 16 17 18.00 0000001 609009 631099 401002 COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRAB. COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO IMPORTACIONES HONORARIOS TASA DE I.G.V. PROVEEDORES VARIOS GASTOS INAFECTOS SERVICIOS DE TERCEROS INAFECTOS IGV. COMPRAS CONTADO CAJA SUBDIARIO CAJA 401004 RETENCION DE CUARTA 1 1 2 3 1 1 PROVEEDORES SOLES PROVEEDORES DOLARES HONORARIOS SOLES HONORARIOS DOLARES FACTURAS NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO RESUMEN DE LIQ. DE ADUANAS RECIBO DE HONORARIOS RECIBO DE SERVICIOS PUBLICOS

DOC01 FT DOC02 ND DOC03 NC DOC04 RL DOC05 RH DOC06 RC IGV ISC SUB1 SUB2 SUB3 SUB4 SUB4 TIGV XGEN ZINA1 ZINA2 ZZIGV ZZSUB01 10 ZZOTR01

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NOTAS : Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as como en la impresin del Registro de Compras. CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra) Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte. En la columna registrar. En la columna En la columna En la columna 3/4 10 20 debe indicarse un cdigo cualquiera debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de operacin 1/2 debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

CODIGO : DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de Impuesto Selectivo al Consumo) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe registrarse si se est afecto al tributo).

CODIGO : IGV (Cuenta de Impuesto General a las Ventas) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario) Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios , deben estar en la Tabla general 02. En la columna 20 debe indicarse una descripcin resumen del uso del subdiario. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible de acuerdo a lo siguiente : Columna 1 2 3 Concepto COMPRAS PARA VENTAS AFECTAS Y DE EXPORTACION COMPRAS PARA VENTAS GRABA. Y NO GRABADAS COMPRAS AFECTAS SIN DERECHO A CREDITO FISCAL

Pueden usarse varios subdiarios apuntando a la misma columna. Las letras XX deben reemplazarse por 01,02,03,04 ..

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CODIGO : TIGV (Tasa de I.G.V.) OPCIONAL En la columna 1 de la descripcin se indicar el porcentaje de I.G.V.

CODIGO : TISC1 (Tasa de I.S.C.) En la columna 1 de la descripcin se colocar el nmero 1 y a la altura del 10 debajo del 0 la tasa del Impuesto Selectivo al Consumo.

CODIGO : XGEN (Cdigo de proveedor genrico) OPCIONAL Cdigo de proveedor genrico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al proveedor en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Compras , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos.

Parmetros que son utilizados en el programa de la impresin del Registro de Compras. CDIGO : ZINAXX (Cuenta de gasto inafecta ). OPCIONAL En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa que genera e imprime el Registro de Compras, no efectuar el clculo para determinar el monto afecto e inafecto y los monto registrados con esta cuenta sern considerados en la columna de inafectos. Esto es valido para los documentos registrados en la provisin de Comprobantes de compras o los que se registran directamente por caja. Las cuentas de gastos inafectos que registran por Caja o reposicin de fondo fijo deben tener en el Plan de cuentas anexo de proveedores y documento de referencia S (Si). En el comprobante deben registrase con las mismas caractersticas de la cuenta de IGV. Para compras contado.

CODIGO : ZZIGV (Cuenta de IGV. Adicional para compras contado). OPCIONAL En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta de IGV. debe la descripcin de la cuenta de manera referencial.

El objetivo de este parmetro es permitir registrar las compras cargndolas directamente al gasto por medio de un subdiario de Caja o fondo fijo, sin tener que provisionarlas por la cuenta 42 o 46.

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Por ejemplo : Se ha creado una cuenta en el Plan de Cuentas de la siguiente manera: CUENTA NIVEL DOCUMENTO : 401002 :2 ANEXO DESCRIPCION : I.G.V. Contado : P (Proveedores)

: S (Si)

El comprobante contable se registra en el subdiario 01 - Caja efectivo

CTA ANEXO

D/H

IMPOR DOCUMENTO FECHA

GLOSA

635001 401002 00000001 2345678 401002 00000001 RUC21168319 101001

D D

500 180 FT 002-5456 03-06-96 GROMY S.A. RUC

90 FT 001-2223 01-06-96

CURIER S.A

1,770

Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base imponible en base al monto del IGV. informado. La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que aparezcan estos datos en el Registro de Compras.

CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al gasto por caja.) OPCIONAL .

Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios, deben estar en la Tabla general 02. En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.

CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de Compras. En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de Compras imprimir el importe en la columna : OTROS IMPORTES O IMPUESTOS QUE NO FORMAN PARTE DE BASE IMPONIBLE..

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REGISTRO DE COMPROBANTES DE COMPRAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

CDIGO DE COMPRA SUBDIARIO

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. Es automtico. Si existen mas de dos subdiarios en la Tabla 53 el sistema permite modificar el subdiario. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicar n el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. Fecha de contabilizacin. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo). La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior y esta en dlares se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer da del mes y usar el TIPO DE CONVERSION F , debindose informar la fecha de la factura.

COMPROBANTE

FECHA CONTABLE

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CDIGO DE PROVEEDOR NOMBRE

Segn la Tabla de Anexos Nombre de proveedor genrico (Cuando existe el parmetro XGEN en la tabla general 53.) Ruc del proveedor genrico Tipo y numero de la Factura - nota de dbito o nota de crdito u otro comprobante de pago. El tipo de documento ser validado El numero debe registrarse con su numero de serie si es que la tiene, separando el numero con un guin. Puede registrarse de la siguiente manera : 1-000005 o 001-000005 o 1-5 Al momento de imprimirse en el registro de Compras o para el sistema COA, el sistema separar la serie y le completar los ceros automticamente, quedando as : 001 000005 o 001 000005 o 001 5 Fecha de emisin de la factura, nota de dbito, crdito. Importe de Impuesto Selectivo al Consumo Importe del Impuesto General a las Ventas Porcentaje afecto

RUC DOCUMENTO

FECHA EMISION ISC IGV TASA

ANEXO IGV

Opcional si la cuenta de IGV. tiene anexo.

IMPORTE TOTAL

Importe total del documento

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TIPO CONVERSION

Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo de cambio en la Tabla de tipo de cambios. Esta opcin debe usarse para los casos de facturas en dlares de meses anteriores.

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C, usar este campo cuando la fecha de comprobante difiere de la fecha de la factura. Ejemplo : facturas de meses pasados en dlares. Fecha a utilizar para la bsqueda del tipo de cambio cuando el TIPO DE CONVERSION es F Esta glosa es general para todo el comprobante, el sistema asume automticamente la glosa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada. La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los 30 primeros. Esta glosa se grabar en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas.

FECHA TIPO CAMBIO

GLOSA COMPROB.

GLOSA MOVIMI.

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----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -MENSAJES DEL PROGRAMA Este programa emite los siguientes mensajes : 1) Resultado de clculo del IGV.. para determinar la correcta aplicacin de la Tasa 2) Facturas duplicadas (ya registradas)

IMPORTACIONES Las importaciones deben registrarse en cinco comprobantes separados : 1) Registro de la factura del proveedor del exterior por la opcin de comprobantes estndar y utilizando un subdiario diferente al de compras. 2) Factura de los gastos de la Agencia de aduanas (Registro de Compras) 3) Liquidacin de Aduanas, en donde se cancela el AD-VALOREN e IGV. (Registro de Compras) 4) Supervision de Importacion, se registra en la opcion de Comprobantes Estandar con Convesion. 5) Aplicacin IGV No Domiciliados, este asiento se contabiliza en Comprobantes de Compras cuando se ha declarado y pagado al Fisco el IGV por el servicio prestado por un No Domiciliado, para efecto de mostrarlos en el Registro de Compras.

En el registro del documento de Resumen de Liquidacin de Aduanas o PO Plizas, que tendrn un tratamiento especial, pues el programa que imprime el Registro de Compras, les calcular automticamente la base imponible tomando como referencia el monto de IGV. Dado que a la fecha la SUNAT no ha definido un cdigo de documento para la Declaracin nica de importacin para anotarlo en el Registro de Compras , se usar en la columna 59 de la Tabla General 06 el tipo DU, para los documentos RL.

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IMPRESION DEL REGISTRO DE COMPRAS


Existen dos opciones para imprimir el Registro de Compras : 1) Emisin del Registro de Compras Ajuste ao anterior Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos A) Genera Registro de Compras.Esta opcin crea un archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opcin permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opcin debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado.

B) Consulta / Ajusta. -

C) Imprime Registro

2) Emisin del Registro de Compras Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 4 pasos A) Genera Registro de Compras.Esta opcin crea el archivo con las compras del mes desde el cual se emite el Registro de Compras. Esta opcin debe procesarse despus de realizar un proceso de cierre contable cuando se hayan agregado o modificado comprobantes contables. Este proceso selecciona los comprobantes de compras (subdiarios y cuentas indicadas en la Tabla General 53), calcula la base imponible y el monto inafecto y crea un archivo con las compras del mes (COPPAAMM.DBF, en donde PP es la compaa y AAMM es el ao/mes del movimiento). El archivo que se crea puede ser modificado sin afectar ;los asientos contables para luego ser impreso en el formato de Registro de Compras. Se recomienda que las modificaciones se realicen cuando ya no se van a modificar o agregar ms comprobantes contables. Si se han modificado o creado comprobantes de compras y luego debe procesarse nuevamente esta opcin y las modificaciones que se hubieran hecho en el archivo COPPAAMM.DBF, se perdern.. Este programa tiene las siguientes opciones : TASA DE IGV. : Asume 18 % FORMA DE CALCULO : NORMAL : El programa efectuar el recalculo de la base imponible e inafectos en base al monto del IGV ajustando el importe inafecto a la columna base imponible si es menor a 1 % o si en menor a S/. 2.

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AJUSTADO : El programa recalcula la base imponible en base al monto del IGV. y determina el monto inafecto. Si el monto inafecto es menor al importe indicado en CENTAVOS lo acumula en la base imponible. Esto es para no mostrar montos pequeos con 0.01 o 0.02 como inafectos ya son producto del calculo con decimales. SIN RECALCULO : El Programa no realiza el recalculo del IGV. y mantiene los valores tal como se han ingresado. B) Consulta / Modifica. Esta opcin permite modificar el archivo con las compras del mes. Los datos que pueden ser modificados son el nombre del proveedor, RUC, o el monto imponible o inafecto de cada factura, sin afectar los comprobantes contables. Esta opcin debe realizarse si ya no existen comprobantes contables por modificar o registrar. Imprime el Registro de Compras desde el archivo generado en moneda nacional o dlares.

C) Imprime Registro

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2.d. REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS

Esta opcin permite registrar las facturas de Ventas en forma simplificada y automatizada. Esta opcin se encuentra en el men de Registro de comprobantes. Cuando se registra una factura por medio de esta opcin, el sistema genera en forma automtica el cargo a cuenta 12X por la provisin y los Abonos a la 401 por el IGV.y a la 70 por el valor de venta. Cuando se trata del registro de una Boleta de Venta el sistema calcula en monto de IGV. Para poder usarla debe crearse previamente la Tabla General 56 , con los parmetros necesarios. EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 56 :

AFP. FINANCIERA S.A.

TABLAS GENERALES

PAG.1

CLAVE

DESCRIPCION 1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60

--------------------------------------------------------------------------56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS --------------------------------------------------------------------------CTA01 CTA02 DOC01 DOC02 DOC03 DOC04 IGV ISC OTR SUB01 TIGV1 TIGV2 VTA01 VTA02 XANUL XGEN NOTAS : Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as como en la impresin del Registro de Ventas. 08 1 2 18.00 0.00 701001 702001 999999 000001 MERCADERIAS PRODUCTOS TERMINADOS DOCUEMENTOS ANULADOS CLIENTES VARIOS MN12 US12 FT ND NC BV 121001 121002 D D H D 401001 401004 46109 OTROS SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS FACTURAS SOLES FACTURAS DOLARES FACTURAS NOTA DE DEBITO NOTA DE CREDITO BOLETA DE VENTA

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CODIGO : CTAXX (Cdigo de Venta) Pueden existir varios cdigos de venta, segn la moneda y la cuenta de la clase 12 o 16 que se afecte.

En la columna registrar. En la columna En la columna En la columna

1/2

debe indicarse la moneda de la factura u otro documento que se desea

3/4 10 20

debe indicarse un cdigo cualquiera debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de operacin

CODIGO : CLAVE DOCXX (Documentos validos) En la columna 1/2 debe indicarse el tipo de documento validos (deben estar en la Tabla general 06. Pueden existir varios tipos de documento. En la columna 10 debe indicarse D=debe, H=Haber En la columna 20 debe indicarse la descripcin del documento

CODIGO : ISC (Cuenta de ISC.) En la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto. (Es opcional y

solo debe consignarse si se est afecto al tributo.

CODIGO : IGV (Cuenta de IGV.) n la columna 10 debe indicarse la cuenta que se afecta para el impuesto.

CODIGO : SUBXX (Cdigo de subdiario)

Cdigo de subdiario a generar en forma automtica, si hay varios el sistema solicitar este dato, mostrando siempre el primero. En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios , deben estar en la Tabla general 02.

CODIGO : TIGVX (Porcentaje de IGV vigente

Porcentajes de I.G.V., vigentes. Estos datos son usados por el programa para procesar las boletas de venta, para deducir en forma automtica el monto de impuesto En la columna 1 debe indicar la secuencia , puede ser igual al ltimo dgito de TIGVX En la columna 10 debe indicarse el porcentaje de IGV.

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CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas.

En la columna En la columna

10 20

debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

Pueden ser varias cuentas , pero el programa solo pedir la ultima. Cuando de registre un comprobante con esta cuenta, el programa de impresin del Registro de Compras imprimir el importe en la columna : OTROS TRIBUTOS.

CODIGO : VTAXX (Cuenta de venta - clase 70)

Debe indicarse la cuenta(s) de la clase 70 que se afectan En la columna En la columna 10 20 debe indicarse la cuenta que se afecta debe indicarse la descripcin de la cuenta

CODIGO : XGEN (Cdigo de Cliente genrico) OPCIONAL Cdigo de cliente genrico. Esto permite registrar una factura sin tener que inscribir al cliente en el archivo de anexos. Al momento de registrar la factura el programa solicitar el nombre y numero de RUC, los cuales quedarn anotados en la glosa del comprobante. Posteriormente al imprimirse el Registro de Ventas , el programa tomar el nombre de la glosa del comprobante y no el del archivo de anexos.

CODIGO : XANUL (Cdigo de Cliente para documentos anulados) OPCIONAL Cdigo de cliente que debe estar registrado en el archivo CODIGOS DE ANEXO Esto permite registrar una factura o boleta anulada. Cuando se digita este cdigo el programa crea automticamente el asiento de factura anulada.

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REGISTRO DE COMPROBANTES DE VENTAS COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

CDIGO DE VENTA SUBDIARIO

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y que deber existir en la Tabla General 02. Es automtico. Si existen mas de dos subdiarios en la Tabla 56 el sistema permite modificar el subdiario. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. El tipo debe existir en la tabla 53 Numero de la Factura - nota de dbito, nota de crdito o boleta. Debe digitarse separando con un guin el numero de serie y el numero del documento.

COMPROBANTE

TIPO DE DOCUMENTO DOCUMENTO

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FECHA DOCUMENTO

La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. Se recomienda que la fecha de la factura y la del comprobante sean iguales. Si es una factura del mes anterior se recomienda digitar como fecha de comprobante el primer da del mes y usar el tipo de cambio especial C , debindose informar el tipo de cambio de la fecha de la factura. Segn la Tabla de Anexos Cdigo de rea si alguna cuenta lo requiere de la 12 o 70. Cdigo de centro de costo si alguna cuenta requiere. lo

COD. DE CLIENTE AREA

C.COSTO

NOMBRE

Solo se ingresa cuando se usa el cdigo de cliente genrico. Para los clientes genricos. El sistema asigna esta cuenta de tabla 56 , si hay mas de una cuenta entonces se puede modificar. El sistema lo solicita para boletas segn la Tabla 56 Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante . Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse.

RUC CUENTA DE VENTA

TIPO DE IGV. TIPO CONVERSION

TIPO DE CAMBIO GLOSA

Slo para TIPO CONVERSION C El sistema asume automticamente la glosa con el nombre del proveedor y el numero de documento, pero puede ser modificada .La glosa tiene hasta 40 caracteres, en el Diario y Mayor slo se imprimirn los 30 primeros.

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GLOSA MOVIMI.

Esta glosa se grabar en cada movimiento del comprobante siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador de Glosa en el Plan de cuentas.

CONCEPTOS VENTAS VENTA ACUM Cuentas de la clase 70 especificadas en la Tabla 56. Total de cuentas de la clase 70 consideradas para el asiento. Importe de la cuenta 70. Anexo de la cuenta 70. Importe total de las cuentas de la clase 70. Se informar el importe y el anexo siempre y cuando la cuenta est especificada en la tabla 56. Se informar el importe y el anexo del ISC siempre y cuando est especificada en la tabla 56. Se informar el importe y el anexo del IGV siempre y cuando est especificada en la tabla 56. No se requiere para boletas o tickets ya que el sistema lo calcula. Se informar el importe y el anexo de otros no base siempre y cuando est especificada en la tabla 56. Importe total del documento calculado

IMPORTE ANEXO VENTA TOTAL DESCUENTO

ISC

IGV

OTROS NO BASE

IMPORTE TOTAL

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2.e REGISTRO DE COMPROBANTE DE HONORARIOS El sistema permite efectuar el registro contable de los Recibos de Honorarios Profesionales. Los pasos a seguir son los siguientes: Crear en el Plan de Cuentas las cuentas de Honorarios Profesionales 469XX y 469YY para Honorarios Soles y Dlares respectivamente. Estas cuentas deben tener Nivel 3, documentos de referencia y anexo P (Proveedores) o H (Honorarios).

CODIGO DE COMPRA

Elegir el cdigo segn la ventana de opciones, Honorarios en soles o dlares. El cdigo de tipo de comprobante que lo identifica y Que deber existir en la Tabla 02 y en la Tabla 54. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente Estructura: Los 2 primeros dgitos indican el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un nmero correlativo Desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. Fecha de contabilizacin. La fecha del comprobante En formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada Si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo). Centro de Costo al que va direccionado el gasto. Subanexo del anexo de Honorarios Segn la Tabla de Anexos Tipo de documento (RH) y nmero del Recibo de Honorarios.

SUBDIARIO

COMPROBANTE

FECHA COMPROBANTE

CENTRO COSTO ANEXO REFERENCIAL CODIGO DE PROVEEDOR NO. DE RECIBO Y DOCUMENTO

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FECHA DE EMISIN IMPORTE HONORARIO CUENTA GASTO

Fecha de emisin del Recibo de Honorarios Importe bruto del Recibo de Honorario. Seleccionar la cuenta contable del gasto segn Configuracin en la Tabla 54. Importe de la Renta de Cuarta Cateogoria Importe del Imp. Ext.de Solidaridad El importe neto se genera automticamente. Debe indicarse el tipo de cambio que se usa para Convertir el comprobante de soles a dlares o Viceversa. Los tipos de cambio vlidos son los Siguientes: M = Tipo de cambio compra V = Tipo de cambio venta C = Tipo de cambio especial F = Tipo de cambio de acuerdo a fecha

RENTA 4TA. RETENCION SOLIDARIDAD IMPORTE NETO TIPO DE CONVERSIN

GLOSA COMPROBANTES

Esta glosa es general para todo el comprobante, el Sistema asume automticamente la glosa con el Nombre del proveedor y el nmero de documento, pero Puede ser modificada. Esta glosa se grabar en cada movimiento Comprobante.

GLOSA MOVIMIENTO

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2.f. REGISTRO DE COMPROBANTE DE BANCOS Aqu se registraran todo lo referente a cualquier operacin bancaria por ejemplo: cobranzas en banco, depsitos, pagos a proveedores, leasing, gastos de letras, prstamos, etc.; para ello se tiene que definir las transacciones bancarias bsicas de la empresa en la opcin: Mantenimiento Movimientos Bancos. Este Mantenimiento est compuesto de dos partes, una cabecera y otra que es el detalle. CABECERA: TIPO DE MOVIMIENTO: CODIGO DE MOVIMIENTO: TIPO DE DOCUMENTO: Entrada o Salida del Banco Orden y Descripcin del Movimiento Bancario El tipo de documento que se utilizara para dicho movimiento

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DETALLE: En el detalle se especifica las cuentas que van a intervenir en la operacin bancaria. Especificando el tipo de lnea V (varias lneas) el usuario puede ingresar en detalle las cuentas (detallar documentos como ejemplo). Especificando el tipo de lnea S (una sola linea) el usuario solo ingresar el monto de la cuenta.

COMPOSICIN DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

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SUBDIARIO

El cdigo del tipo de comprobante que lo identifica y que debe Existir en la Tabla General No.42 (SUBDIARIOS BANCOS) El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un nmero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. La fecha del comprobante en formato da, mes y ao. La fecha Ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) El cdigo de Banco que va a ser cargada El tipo de movimiento sea E (Entrada) o S (Salida) configurado En Mantenimiento Movimiento Bancos.

COMPROBANTE

FECHA COMPROBANTE

CUENTA BANCO TRANSACCIN

TIPO Y No. DE DOCUMENTO El tipo de documento es automtico, ingresar el nmero del Documento. FECHA DEL DOCUMENTO TOTAL DOCUMENTO AREA Se ingresar la fecha de registro del documento Importe total del documento bancario Cdigo de Area, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX. Cdigo de Anexo de Referencia, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX. Cdigo de C.Costo, si lo requiere la cuenta de Bancos 104XX. Montos acumulado de cada documento. Se tiene que hacer Click en los botones para detallar la transaccin de cada concepto. Debe indicarse el tipo de cambio que debe usarse para Convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los Tipos vlidos son los siguientes: M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y De acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la Fecha de comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de Acuerdo a la Tabla de Tipo de Cambio Diario en base a la Fecha de comprobante. C = Especial, en este caso el usuario debe indicar al sistema el Tipo de cambio a utilizarse. F = De acuerdo a fecha, ingresa la fecha y luego seleccionar El tipo de cambio a utilizarse, C (compra) o V (venta). GLOSA CABECERA Ingresar el movimiento que se esta realizando , el tipo de Documento y el nmero.

ANEXO REFERENCIA

C.COSTO

CONCEPTOS

TIPO DE CONVERSIN

GLOSA MOVIMIENTO

Esta glosa se grabar en cada movimiento del comprobante Siempre y cuando la cuenta correspondiente tenga el indicador De Glosa en el Plan de Cuentas.

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2.g. REGISTRO DE COMPROBANTES DE CHEQUES Los cheques girados deben ser registrados por la opcin de Registro de Comprobantes de Cheques. Los comprobantes producidos pueden ser impresos con la opciones de cheques/voucher en formato continuo o en formato simple para los cheques manuales. Al registrar los cheques girados se produce el comprobante contable con la afectacin automtica de la cuenta de bancos (104XX), debiendo el usuario ingresar las cuentas de contrapartida como por ejemplo la 42 o cualquier otra cuenta. adicionalmente al comprobante creado automticamente, esta opcin mantiene un archivo de los cheques girados. Pueden emitirse el cheque/voucher en formato continuo, voucher de cheques manuales y relacin de cheques girados por fecha/banco o proveedor.

1) Comprobantes de Cheques En esta opcin se registran los comprobantes de cheques. 2) Comprobante de Cheques Automtico En esta opcin las cuentas contables se ingresan como conceptos, para as facilitar el trabajo de usuarios desconocedores de trminos contables. 3) Reportes Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual , relacin de cheque girados en el da, relacin de cheque girados por proveedor o banco en un periodo de tiempo.

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1. REGISTRO DE COMPROBANTES CHEQUES


COMPOSICION DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE -

SUBDIARIO

El cdigo de subdiario en donde se registrar la operacin y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. El cdigo de banco que debe estar registrado en la Tabla de Cuenta Bancarias. La fecha del cheque que a la vez ser la del comprobante contable en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El tipo y cdigo anexo al que se le girar el cheque. Debe existir en la tabla de anexos. Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la persona a la cual se emite el cheque.

COMPROBANTE

CODIGO DE BANCO

FECHA

CODIGO GIRADO

GIRADO

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CONCEPTO

Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el cual se gira el cheque. Monto de cheque. Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de cambios.

IMPORTE TIPO CONVERSION

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

2. REGISTRO DE COMPROBANTE CHEQUES AUTOMATICO Los conceptos se deben ingresar en la Tabla General 60 CLAVE DESCRIPCIN 1.....5......10......15......20......25......30........35......40......45......50.......55....60 42101 D FACTURAS SOLES 42102 D FACTURAS DOLARES 38101 D RENDICIN DE CUENTA

CON01 CON02 CON03

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COMPOSICIN DE DATOS DEL COMPROBANTE REGISTRO DE DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE

SUBDIARIO

El cdigo de subdiario en donde se registrar la operacin y que deber existir en la Tabla General 02. El nmero de comprobante de acuerdo a la siguiente estructura : Los 2 primeros dgitos indicarn el mes contable. Los 4 siguientes dgitos sern un numero correlativo desde 0001 hasta 9999 por cada subdiario y mes. El cdigo de banco que debe estar registrado en la Tabla de Cuenta Bancarias. La fecha del cheque que a la vez ser la del comprobante contable en formato da, mes y ao. La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue cerrado (Proceso Mensual Definitivo) La fecha de comprobante es muy importante ya que en la conversin de dlares a soles y viceversa se esta fecha para ubicar el tipo de cambio correspondiente. El tipo y cdigo anexo al que se le girar el cheque. Debe existir en la tabla de anexos. Hasta 50 caracteres, para identificar el nombre de la persona a la cual se emite el cheque.

COMPROBANTE

CODIGO DE BANCO

FECHA

CODIGO GIRADO

GIRADO

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CONCEPTO

Hasta 50 caracteres para describir el concepto por el cual se gira el cheque. Monto de cheque. Debe indicarse el tipo de cambio que se usar para convertir el comprobante de soles a dlares o viceversa. Los tipos validos son los siguientes : M = Tipo de cambio M (Compra), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Compra o promedio. Adems debe existir el tipo de cambio M (Compra) para el da de la fecha del comprobante. V = Tipo de cambio V (Venta), segn la Tabla General 17 y de acuerdo a la Tabla de tipos de cambio diario en base a la fecha de comprobante. Este tipo de cambio debe ser Venta. Adems debe existir el tipo de cambio V (Venta) para el da de la fecha del comprobante. C = Especial, en este caso el usuario deber indicar al sistema el tipo de cambio a utilizarse. F = Fecha pasada, en este caso el usuario deber indicar al sistema la fecha de la cual se buscar el tipo de cambio M (Compra) en la Tabla de tipo de cambios.

IMPORTE TIPO CONVERSION

TIPO DE CAMBIO

Slo para TIPO CONVERSION C

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DETALLE DEL COMPROBANTE

En el detalle del comprobante o voucher contable, se seleccionar el concepto configurado en la Tabla 60.

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3. MODULO DE CONSOLIDACION O PROCESO DE CIERRE Este mdulo se encarga de procesar los comprobantes de un mes contable para permitir consultar e imprimir los estados financieros y reportes actualizados a dicho mes. En este proceso de consolidacin se realizan verificaciones y actualizaciones que permitir disponer de la informacin actualizada y precisa. El proceso de consolidacin se puede realizar diariamente, procesndose los comprobantes del mes registrados hasta fecha, permitindose de esta manera disponer de informacin de saldos hasta dicha fecha. Antes de realizar el cierre el sistema verifica que no existan comprobantes sin finalizar del mes de proceso. El sistema nos muestra dos opciones de consolidacin, el previo y el definitivo. El proceso previo no cierra el mes de proceso ms el definitivo si bloquea automticamente el Registro de comprobantes del mes procesado. Se elige definitivo cuando ya no se deban modificar o registrar comprobantes del mes contable. En caso de haberse escogido esta opcin y si se desea ingresar o reprocesar comprobantes del mes cerrado, se deber hacer lo siguiente : A.- Reabrir el mes , modificando la fecha de cierre con la opcin 1 del men de Cierre Mensual ingresndose como fecha de cierre el ltimo da del mes anterior al mes que se desea reprocesar. B.- Modificar o registrar los comprobantes del mes ya reabierto. C.- Realizar el proceso de consolidacin del mes reabierto. Para sta versin, ya no es necesario arrastrar los cierres en caso de que se modifique un mes anterior, solo ser necesario cerrar el mes modificado y luego el ltimo mes trabajado. Por consiguiente, los balances y los estados de ganancias y prdidas pueden emitirse a cualquier mes. Los pasos detallados que se realizan en el proceso mensual pueden observarse a continuacin.

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PASOS DEL PROCESO MENSUAL

PASOS 1 2

DESCRIPCION Actualiza fecha de proceso Verifica comprobantes no finalizados. Verifica que todos los comprobantes del mes proceso estn finalizados. Si hay comprobantes pendientes , el proceso de consolidacin no se realiza. Crea el archivo con el movimiento mensual y verifica que los comprobantes cuadren, es decir que el Debe y Haber sean iguales ( para prevenir errores por cadas del sistema ). Si hay comprobantes descuadrados , el proceso no se no se realiza. Genera cuentas de transferencias de 6 a 9XX/ 79 Crea cargos y abonos en base al Centro de costo y la Tabla de transferencias por cada comprobante. Genera cuentas automticas en base al Plan de Cuentas Crea cargos y abonos en base al Plan de cuentas por cada comprobante. Actualizacin de datos desde Plan de cuentas Actualiza en movimiento mensual con datos necesarios para los procesos posteriores. Actualizacin de saldos del balance Actualiza los saldos del Balance con el movimiento del mes. Actualiza Movimiento mensual por Centros de Costos Actualiza FECHA DE CIERRE (Solo para consolidacin definitiva)

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4. MODULO DE EMISION DE REPORTES

Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya ingresados va asientos contables, despus de haberse efectuado el clculo de balance. La mayora de reportes mostrarn datos e informacin a cualquier mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepcin de los sealados con en la lista adjunta. Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin tener que reprocesar el mes. Los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles , por que el usuario deber indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por cada programa. Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General 56 los datos de control para emitir el Registro de Ventas. El programa de Registro de Ventas slo considerar los subdiarios especificados en dicha Tabla, as como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de cuentas se le haya especificado con un tipo de anexo y documento de referencia en "S". Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. El programa de Registro de Compras slo considerar los subdiarios y cuentas especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el Plan de Cuentas las siguientes caractersticas : - Ser de la clase 42 o 46 - Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros. - El documento de referencia debe estar en "S". Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a continuacin.

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REPORTES 1. BALANCES DE COMPROBACION CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de consolidacin del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2/3 y 4 digitos. CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS Resume el balance de comprobacin a 2/3 y 4 digitos. CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL Es el balance de comprobacin pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos. CTBALA07 SUMAS Y SALDOS Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2/3/4 y 8 digitos. CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIN A 8 DIGITOS Es el balance de comprobacin con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos. 2. BALANCES GENERALES CTBALA03 BALANCE GENERAL Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo Excel. Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles. CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance general. (Tabla General #10) CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL Este reporte nos detalla le saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuracin de la Tabla General #10 o #20. CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes. CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del balance general. 3. GANANCIAS Y PRDIDAS CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de configuracin. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y a Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de balance.

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CTGYP05 ANALISIS DE GANANCIAS Y PRDIDAS Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas pertenecientes a cada rubro del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Este reporte puede tomar la configuracin de la Tabla General #11 o #21. CTGYP07 COMPARATIVO 12 MESES Este reporte nos muestra un comparativo mensual del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. Hay la opcion de emitir el reporte en Excel. CTGYP02 GANANCIAS Y PERDIDAS HISTORICO Y AJUSTADO Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza. CTGYP13 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA CENTRO DE COSTO Reporte estilo Ganancias y Prdidas que muestra la liquidez que ha tenido las Lneas de negocio o Proyectos. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra en Reportes/Ganancias y Prdidas. El programa puede trabajar con los siguientes formatos de ganancias y Perdidas configuradas en el Plan de Cuentas: Ganancias y Prdidas Ganancias y Prdidas Ganancias y Prdidas Ganancias y Prdidas por Funcin (Tabla General 11) por Naturaleza (Tabla General 13) por Funcin alterno (Tabla General 21) por Naturaleza alterno (Tabla General 22)

Las cuentas de clase 6 intervienen en el EG y P por Naturaleza Las cuentas de clase 9 intervienen en el EG y P por Funcin Se debe configurar tambin en - Tabla General 04 Lineas Centro de Costos Configurar el campo clave con el texto GYP13-XX, donde XX es el Cdigo de Lnea o Proyecto a 2 dgitos Configurar el campo descripcin, en la posicin 1 y 2 el cdigo de Lnea o proyecto a 2 dgitos, igual al cdigo XX de la clave, en la posicin 3 a 50 la descripcin de la Lnea o Proyecto. Clave GYP13-01 GYP13-02 Descripcin 01 02 Lima Piura

- Tabla General 05 (Centros de Costos) Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos que totalizarn los Gastos. La clave que los agrupa usar los 2 primeros dgitos para agrupar a los Centros de Costos por lnea o Proyecto, siendo el formato a usar LLXXXX, donde LL es la Lnea y XXXX el Centro de Costo. Tabla General 05: Clave Descripcin 0101 0102 0201 0202 Milkito Lima Milkito Piura Laive Lima Laive Piura

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CTGYP12 GANANCIAS Y PERDIDAS POR LINEA Y UNIDAD Reporte estilo Ganancias y Prdidas que muestra la liquidez que ha tenido las lneas de negocio. Para emitir el reporte se necesita consolidar el mes respectivo. El reporte lo encuentra en Reportes/Ganancias y Prdidas. El programa usa el formato de la Tabla General 21, Ganancias y Prdidas por Funcin Alterno. Este se configura en el Plan de Cuentas. Las Unidades de negocio deben de configurarse en la Tabla de Anexos, como tipo Anexo U(Unidad) y el cdigo debe ser a 2 dgitos. Adicionalmente se debe Ingresar los Centros de Costos(Tabla General 05) que totalizarn los Gastos por Lneas de Negocio. El Centro de Costo debe de configurarse a cuatro caracteres de la siguiente manera

Centro Costo: LLUU donde, LL es la Lnea de negocio y UU es la Unidad de Negocio Tabla de Anexos: Tipo U Descripcin de Lneas Anexo Descripcin 01 02 Tienda Distribuidora

Tabla General Centro Costos 05 Clave Descripcin 0101 0102 0201 0202 Milkito Tienda Milkito Distribuidora Laive Tienda Laive Distribuidora

4. REPORTES DE COSTOS CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO POR RUBRO / CUENTA CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO CTPVC01 CENTRO DE COSTO POR ANEXO Y CUENTA

CTCOST33 CONSOLIDADO POR RUBRO CTCOST34 CONSOLIDADO POR CUENTA CTCOST41 CONSOLIDADO POR AREA ANALITICO CTCOST42 CONSOLIDADO POR AREA RESUMEN CTCOST43 CENTRO DE COSTO ANALITICO CTCOST13 ELEMENTOS DE COSTO CLASE 9 6

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CTCOST12 CUENTA DE ORIGEN DESTINO CTCOST32 MOVIMIENTO MENSUAL POR CENTRO DE COSTO CTCOST44 DIARIOS CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA CTDIAR02 LIBRO DIARIO CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA CTDIAR06 MAYORES CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA CTMAYO02 LIBRO MAYOR CTMAYO03 CTMAYO05 MOVIMIENTO POR CUENTA ANEXO BIMONEDA LIBRO MAYOR FORMATO GRANDE RESUMEN POR SUBDIARIO, CUENTA Y ANEXO MOVIEMIENTOS POR OBRA POR CENTRO DE COSTO

REGISTRO DE VENTAS CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO CTLIST13 COMPARATIVO DE VENTAS POR CLIENTE

CTREGV18 REGISTRO DE VENTAS BIMONEDA REGISTRO DE COMPRAS CTREGC25 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE COMPRAS CTREGC22 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE COMPRAS CTREGC23 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. GRANDE CTREGC34 EMISION DEL REGISTRO DE COMPRAS F. CHICO LIBRO DE CAJA BANCOS CTREGB01 LIBRO DE CAJA CTREGB02 LIBRO DE BANCOS POR CUENTA / ANEXO

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AREAS CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS BANCOS CTBANC01 SALDOS POR CUENTA CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA INGRESOS Y GASTOS CTLIST10 CTLIST11 CTLIST12 RESUMEN DE INGRESOS Y GASTOS MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y GASTOS COMPARATIVO ANUAL DE INGRESOS Y GASTOS

COMPROBANTES MENSUALES CTVARI04 REPORTE DE COMPROBANTES DEL MES

() Para emitir estos reportes se debe consolidar el mes requerido.

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RATIOS FINANCIEROS Son factores de anlisis financieros que permiten establecer la posicin financiera de la empresa por medio de frmulas. Estas frmulas se aplican a una serie de datos por los cuales se puede calcular la posicin real de la empresa. El sistema de contabilidad Concar Windows nos brinda un total manejo de los ratios como herramienta de anlisis de balance o estados financieros. Para generar los ratios se requiere tener Excel 97 y adems definir bien las frmulas aritmticas. Mantenimiento de Ratios En este mdulo se van a definir la frmula del ratio. Esta frmula comprende Operadores, Rubros de Balance, Ganancias y Prdidas por Funcin/Naturaleza, Cuentas Balance y Secuencia de Items. Operadores ( ) Parntesis Separadores de Frmulas / Divisin * Multiplicacin + Suma Resta Rubros B F N C V

Balance Ej. Gan. Y Perdidas por Funcin Ej. Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej. Cuentas Balance Ej. Nmeros Ej.

B1101 Rubro Caja y Bancos F1101 Rubro de Ventas N1105 Produccin del Ejercicio C12101Cuenta Facturas X Cobrar V5.51

Secuencia de Items Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios items. Ej: Item 01 02 03 Frmula B1110 B2110 I01/I02

Se antecede el prefijo I para indicar que es un Item

Emisin de Ratios Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y presionar el botn de Reporte Excel. Luego, nos mostrar en Excel la frmula con sus Items y el resultado. El usuario decidir si grabar la hoja Excel o no.

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5. MODULO DE ANALISIS DE CUENTAS Este mdulo nos permite consultar y emitir reportes de saldos por cuenta y anexos, documentos pendientes en forma selectiva a la fecha de cierre y estados de cuentas sin necesidad de efectuar el cierre del mes a consultar. Las cuentas que pueden ser analizadas en este proceso son aquellas que han sido definidas con Nivel de Saldo 2 o 3 en el Plan de Cuentas. Los reportes que pueden emitirse son los de documentos pendientes, movimientos de una cuenta entre fechas y movimiento total por meses de una cuenta. Para emitir los reportes pendientes se necesita generar los archivos de anlisis de cuenta a una fecha especfica (Programa CTDOCU01) con el fin de obtener datos actualizados. No se necesita generar el proceso de cierre del mes a consultar antes de generar el proceso. Solamente los reportes que tengan check en la opcin del menu dependern de este proceso. La mayora de estados de cuenta se emiten directamente desde los comprobantes. Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a continuacin.

INFORMACION DE ANALISIS DE CUENTAS

GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO CTDOCU01 GENERACION DE ARCHIVO SALDO DE DOCUMENTO CONSULTA CTDOCU11 BALANCE DE COMPROBACION REPORTE DE DOCUMENTOS PENDIENTES CTDOCU02 POR ANEXO / DOCUMENTO ANALITICO CTDOCU16 POR ANEXO / DOCUMENTO CTDOCU03 POR TIPO DE ANEXO / DOCUMENTO CTDOCU07 POR CUENTA ANEXO ANALTICO CTVENC01 CTDOCU08 ANTIGEDAD DE DEUDA PENDIENTES POR VENCIMIENTO

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REPORTE DE ESTADOS DE CUENTA CTDOCU04 ESTADO DE CUENTA / ANEXO

CTDOCU10 SALDOS POR CUENTA / ANEXO BIMONEDA CTDOCU05 CTANAC03 CTANAC01 CTANAC02 CTDOCU18 CTDOCU16 CTANRE01 CTDOCU21 CTANAC06 ESTADO POR ANEXO / CUENTA ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CUENTA BIMONEDA ESTADO DE CUENTA POR DOCUMENTO ESTADO DE CUENTA POR ANEXO / CENTRO DE COSTO Y CUENTA ESTADO DE CUENTA POR NIVEL DE CUENTA ESTADO DE CUENTA POR ANEXO CON CUENTAS AUTOMATICAS ESTADO DE CUENTA POR ANEXO REFERENCIAL ESTADO DE CUENTA ANEXO CON SALDO DIARIO ESTADO ANEXO-CUENTA GENERAL

MOVIMIENTOS DE CUENTAS ANUAL CTBALA10 MOVIMIENTO DE CUENTAS ANUAL CTCUEN01 MOVIMIENTO ANUAL POR CUENTA CTCUEN02 MOVIMIENTO ANUAL A 2 Y 3 DIGITOS () PARA EMITIRLOS SE NECESITA GENERAR EL ARCHIVO DE SALDO DE DOCUMENTO (PROGRAMA CTDOCU01)

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6. MODULO DE PRESUPUESTO Este mdulo nos va a permitir formular un presupuesto y comparlo con el movimiento contable. El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.

MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CENTRO DE COSTO

Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto el sistema configura el importe en dlares pero se puede configurar a soles en la TABLA GENERAL 93. (La clave MONPRE con descripcin MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag de centro de costo.)

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MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA

En el mantenimiento de presupuesto por cuenta se debe ingresar en el campo de Centro de Costo la variable XXXXXX para no considerar el centro de costo y solo considere la cuenta. REPORTE DE PRESUPUESTO Nos emite el presupuesto configurado en el mantenimiento de presupuesto. Si se desea emitir el reporte en otra moneda se debe especificar la moneda y el da de tipo de cambio para todos los meses a convertir. REPORTE DE EJECUCION PRESUPUESTAL Este reporte nos permite comparar lo presupuestado por centro de costo contra lo ejecutado y luego ver la variacin tanto en monto como en porcentaje. Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por centro de costo. EJECUCION PRESUPUESTAL POR FUNCION O NATURALEZA Este reporte nos muestra una comparacin entre lo presupuestado y el estado de ganancias y perdidas por funcin o naturaleza.

Cabe recalcar que este reporte es solo para la configuracin de presupuesto por cuenta.

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7. MODULO DE CONCILIACIN BANCARIA


7.1 CONCILIACION BANCARIA Este mdulo nos permite efectuar la conciliacin bancaria automtica o manual. El sistema efecta la conciliacin automtica comparando los movimientos contables contra los movimientos de los estados de cuenta a una fecha limite determinada. Las especificaciones del sistema para efectuar la comparacin de los movimientos es la siguiente : Los Cheques se comparan por banco, numero (4 ltimos dgitos) e importe. Los otros documentos (entregas , notas de cargo y abono) se comparan por banco, fecha e importe. Cuando se produce la igualdad en la comparacin el sistema considera al movimiento como "CANCELADO". Los movimientos tanto contables como del estado de cuenta seleccionados por la opcin de conciliacin manual no entran al proceso de comparacin antes mencionado, pero si se consideran como "CANCELADOS" en el proceso de conciliacin. Para iniciar el proceso de conciliacin bancaria, debe registrarse en el sistema los movimientos pendientes (carga inicial) ,tanto del movimiento contable ,as como de los estados de cuenta bancarios al mes anterior en que inicia la conciliacin bancaria. Los movimientos contables que se registren deben tener fecha contable menor al mes en que se inicia el proceso de conciliacin (eje: si se inicia en junio de 1993 la fecha contable de la carga inicial debe ser de mayo y anteriores). Los movimientos bancarios de estados de cuentas pendientes deben registrarse en un slo estado de cuenta por banco inicindose en el 000001, tambin con fechas anteriores al mes de inicio. Para la carga inicial de los movimientos contables existe una opcin especial en el men y el sistema asignar automticamente el subdiario 90. Para registrar los movimientos bancarios pendientes debe usarse la opcin normal de Registro de Estados de cuenta. Los pasos a seguir para realizar la conciliacin bancaria son los siguientes : A.- Acumulacin del movimiento contable. Este proceso de Acumulacin , "COPIA" desde los comprobantes contables del ltimo mes del PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, ya sea Previo o Definitivo, el movimiento de las cuentas de bancos que tienen el indicador de conciliacin de bancos en "S", el cual se acumula en las bases de datos del Mdulo de Conciliacin de bancos. Si posteriormente al proceso de Acumulacin se modifica un comprobante contable con una cuenta de bancos, y se repite el PROCESO MENSUAL DE CONTABILIDAD, esta modificacin no se reflejar en el movimiento acumulado de la conciliacin. En caso de ser necesario se puede eliminar el movimiento contable Acumulado, siempre y cuando no se haya efectuado algn proceso de conciliacin Definitiva que afecte dicho movimiento. Esto es posible cuando se desea eliminar el movimiento para efectuar una nueva acumulacin.

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B.- Registro de los Estados de Cuenta. Debe registrarse los estados de cuenta y cuadrarse. Es posible registrar estados de cuenta de varios meses simultneamente, ya que el sistema los selecciona segn el mes de proceso.

C.- Proceso de Conciliacin - Preliminar. Debe realizarse un proceso de conciliacin "preliminar", indicando la fecha de cierre, y el sistema slo procesar los movimientos contables con fecha de comprobante y los movimientos del estado de cuenta con fecha de movimiento hasta dicha fecha de cierre.

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D.- Emisin de reportes de Conciliacin Preliminar Deben emitirse los reportes CTCONR01 - Cancelacin de documentos CTCONR02 - Movimiento contable bancario del mes CTCONR03 - Resumen de conciliacin De las cuentas de soles y de dlares revisados segn el ANEXO A-04 . E.- Correccin al movimiento contable. De ser necesario se modificar algunos datos de los movimientos contables acumulados para permitir la conciliacin en forma automtica en el siguiente proceso de conciliacin preliminar o definitiva. Los datos que pueden ser modificados son el NUMERO y FECHA DE DOCUMENTO.

para ser

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F.- Conciliacin Manual. De ser necesario podrn seleccionarse los movimientos que no han sido conciliados en forma automtica, para que en el siguiente proceso de conciliacin sean considerados como conciliados manualmente.

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G.- Proceso de Conciliacin - Definitiva. Debe realizarse el proceso de conciliacin "Definitiva", cuando estn conformes los datos de los reportes. Este proceso actualiza los movimientos contables del acumulado y del estado de cuenta marcndolos como "conciliados" y dejando el sistema preparado para la siguiente conciliacin.

H.- Emisin de reportes de Conciliacin Definitiva Deben emitirse todos los reportes de conciliacin como sustento de los procesos efectuados. Los pasos opcionales de la conciliacin bancaria son los siguientes: 1 - Proceso de desconciliacin Luego de realizada la Conciliacin Definitiva y despus de actualizadas las bases de datos, se puede anular dicha conciliacin. Para esto el sistema vuelve a poner en situacin de "Pendientes", los movimientos actualizados en la ultima conciliacin definitiva y restaurando el numero anterior. 2 - Eliminacin del movimiento contable acumulado Permite eliminar el movimiento contable acumulado correspondiente a un mes, siempre y cuando este movimiento no tenga registros conciliados en forma definitiva. Esto es posible para permitir una nueva acumulacin del movimiento.

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7.2 REGISTRO DE ESTADOS DE CUENTA Los estados de cuenta bancarios deben numerarse manualmente en forma correlativa a partir del 000100. Los nmeros de 000001 al 000099 ser n usados para registrar los datos de la carga inicial de los movimientos bancarios pendientes de conciliacin. Los estados de cuenta pueden registrarse simultneamente de varios meses. Es posible registrar varios estados de cuenta de un mismo banco y de un mismo mes pero las fechas iniciales y finales deben ser correlativas. Cuando algn banco informe en el estado de cuenta movimientos de 2 meses , estos deben separarse en dos estados de cuenta o puede cambiarse la fecha del movimiento menos significativo asignndosele el mes del movimiento ms significativo. Esto debe realizarse para facilitar el cuadre del saldo contable con el bancario. La conciliacin Preliminar o Definitiva puede realizarse sin haber "Finalizado" los estados de cuenta. Cada estado de cuenta debe registrarse completamente slo por un terminal o microcomputadora, para evitar duplicacin en el numero de tem de los movimientos. COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE TOTALES DEL ESTADO -

NUMERO ESTADO BANCO MONEDA

Numero asignado al estado de cuenta CDIGO DE BANCO. Deber existir en ANEXOS. MONEDA DE LA CUENTA. Es referencial y el sistema la muestra automticamente de ANEXOS.

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FECHA INICIAL FECHA FINAL

Fecha inicial del movimiento. Fecha final del movimiento El ao y mes de la fecha inicial y final deben ser iguales. FECHA DEL SALDO FINAL. Slo referencial. SALDO INICIAL DEL ESTADO DE CUENTA. Importe total de cargos. Sirve para cuadrar el movimiento . Importe total de abonos. Sirve para cuadrar el movimiento SALDO FINAL. Calculado por el sistema.

FECHA DE SALDO SALDO ANTERIOR IMPORTE CARGOS

IMPORTE ABONOS

SALDO FINAL

SITUACION

SITUACION DEL ESTADO. P = Pendiente .- Es posible registrar o modificar los movimientos F = Finalizado.- El sistema no permite registrar o modificar los movimientos. Para finalizar un estado de cuenta deben cuadrar los totales de cargos y abonos a nivel del movimiento. Al crear un estado de cuenta el sistema le asigna automticamente la situacin de "P" pendiente, y este se finaliza cuando en el registro de movimientos se selecciona la opcin "F" finalizacin.

COMPOSICION DE ESTADOS DE CUENTA DATOS DE MOVIMIENTO DEL ESTADO OPCIONES Las opciones pueden ser las siguientes : C = Crea movimiento M = Modifica movimiento E = Elimina movimiento I = Inserta movimiento. Para esta opcin se debe ingresar en numero de tem que se desea registrar. S = Salir del registro dejando pendiente el estado de cuenta. Esto permite continuar con el registro de movimientos en otra oportunidad. R = Revisin. Permite revisar todo el movimiento registrado y seleccionar uno de ellos para fines de modificacin o eliminacin. F = Finalizacin. Da por terminado el registro de movimientos del estado de cuenta. Para poder finalizar un estado de cuenta los totales de cargos y abonos ingresados a nivel de totales deben cuadrar con el movimiento. Luego de finalizado el estado de cuenta, ya no se podr modificar ni ingresar datos del mismo. El sistema no permite modificar o eliminar un movimiento que ya este conciliado. Numero de tem asignado automticamente por el sistema a cada movimiento registrado. Se incrementa automticamente de 5 en 5 durante la opcin de Creacin.

ITEM

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FECHA

REFERENCIA DOCUMENTO

Fecha de movimiento en formato da/mes. Para estados de cuenta normales el mes debe ser el mismo para todos los movimientos. Para estados de cuenta de carga inicial de pendientes el mes puede ser diferente. Glosa libre. Tipo de documento de acuerdo a la Tabla General 15 y numero de documento de 4 dgitos. Para los cheques se debe registrar los ltimos 4 dgitos. Importe del movimiento segn el estado de cuenta.

CARGO/ABONO 7.3 MOVIMIENTO DE DATOS

a. Transferencia del Plan de cuentas y anexos. Nos permite transferir el Plan de Cuentas y las Tablas de Anexos, General y de Tipo de Cambio a diskette o disco duro. Es muy til en el caso de que se lleve la contabilidad en dos mquinas separadas y se quiera utilizar la misma configuracin de tablas. b. Carga de Anexos. Esta opcin carga al sistema los anexos de otra mquina con contabilidad Concar monousuario o generado externamente para cargar anexos. c. Transferencia de Comprobantes. Nos permite transferir por mes o por subdiario los comprobantes de una compaa y ejercicio especfico. Es muy til para transferir vouchers entre dos puntos remotos. d. Carga de Comprobantes. La carga de comprobantes adiciona vouchers al sistema originados ya sea por la tranferencia de comprobantes del Concar o por archivos externos especificados en el Anexo 3. 7.4 COPIA DE SEGURIDAD Es de vital importancia el guardar regularmente la contabilidad de la empresa en cualquier dispositivo magntico, ya sea diskette, disco duro, zip, o CD para preveer la prdida de datos por cualquier motivo. Para generar el backup nadie debe estar trabajando en el sistema de contabilidad (versin redes). Es de responsabilidad del usuario el generar esta copia de seguridad regularmente.

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7.5 PDT Sunat A) PDT HONORARIOS El sistema permite imprimir el Libro de Retenciones mensuales y generar el archivo PDT de la SUNAT. Los pasos a seguir son los siguientes : a) Ingresar a PDT Honorarios / Previo Registro de Honorarios y seleccionar el mes a generar, esta opcion crea un archivo con los comprobantes de honorarios del mes. b) Mantenimiento Archivo Honorarios, seleccionar el mes, la moneda y visualizar en pantalla el Libro de Retenciones dando un clic en el boton binocular al lado izquierdo de la pantalla. c) Generacin de archivo para PDT..- Esta opcin crea el archivo que debe ser importado en el PDT mensual para la SUNAT

B) DAOT (DECLARACIN ANUAL DE OPERACIONES CON TERCEROS) 1. Generar el Registro de Compras y Ventas mensual 2. Entrar al men de Conciliacin Bancaria / PDT Sunat 3. Ingresar a la opcin PDT Compras, generar el archivo del periodo 01 (Enero) al periodo 12 (Diciembre) del 2002 y darle un clic en el boton A aceptar. Aparecern todos los proveedores con el total acumulado de compras. 4. Dar un clic en el botn PDT ingresar el tope de importe de proveedores para el PDT, se generara el archivo COSTOS.TXT y guardarlo en un directorio dentro de CONCAR. 5. Entrar al PDT Sunat e importar dicho archivo COSTOS.TXT. 6. El mismo procedimiento para el PDT VENTAS, en este caso se generara el archivo INGRESOS.TXT. 7.6 COA SUNAT Primero se genera el archivo COA-SUNAT, esta opcin se encuentra al momento de imprimir el Registro de Compra ya sea formato grande o chico. En la opcin de Conciliacin Bancaria se encuentra el mdulo de PROCESO COA SUNAT se tiene que seguir el siguiente procedimiento:

1. Entrar a Genera Previo Mensuales Compras e ingresar el mes a procesar. 2. Seleccionar Mantenimiento Previo Facturas, seleccionar el mes, y presionar enter, aparecer en pantalla todos los documentos de compras que han sido generados. Al lado izquierdo en la parte inferior seleccionar el binocular para visualizar el reporte y poder imprimir si lo desea. Luego seleccionar el icono X58 que es para generar el archivo COA y guardarlo en una carpeta. 3. Seleccionar Mantenimiento Previo Notas, seleccionar el mes, y presionar enter, aparecer en pantalla todas las notas de crdito. Al lado izquierdo en la parte inferior seleccionar el binocular para visualizar el reporte y poder imprimir si lo desea. Luego seleccionar el icono X68 que es para generar el archivo COA y guardarlo en una carpeta. 4. Luego crear el archivo de Proveedores en la opcin Crear Archivo X61COAPR, seleccionar el mes y procesar. 5. Seleccionar Mantenimiento Archivo X61COAPR Proveedores, seleccionar el mes y presionar enter, generar el archivo dndole un clic en X61. Una vez realizado todos estos procedimientos en el Sistema de Contabilidad Concar, se har la transferencia al programa ADCOA SUNAT.

Estando en el programa COA SUNAT, debe dirigirse al modulo de proceso en la opcin transferencia se debe elegir las opciones de transferencias de facturas, proveedores, notas de crdito y seleccionar archivo ASCII.

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7.7 REPORTES VARIOS En esta opcin encontramos diversos Reportes Especiales hechos a medida para determinados clientes. a) b) c) d) Libros IVA Resportes Proyecto PARA Estado Ganancias y Perdidas por Linea Venta Gerenciales por Centro de Costo

8 MODULO DE UTILITARIOS En este mdulo se encuentran las opciones de servicios complementarios del sistema. Dentro de este mdulo complementario se encuentra el siguiente menu:

Reindexacin Mantenimiento de Compaas Mantenimiento de Usuarios Mantenimiento Usuarios/Programas Mantenimiento Usuarios/Compaias Inicializacin Balance Historico Reportes en Disco Verifica Comprobantes

Las opciones de reindexacin de bases de datos deben procesarse cuando se reinicie el sistema luego de haberse producido una interrupcin del servicio de computo por falta de energa elctrica, falla del computador o "colgada del sistema". tambin deben procesarse una vez por semana para reordenar las bases de datos. Durante el proceso de reindexacin los usuarios no deben estar trabajando con el sistema. Estas opciones son las siguientes: a. - Reindexado de bases de datos principales. Con esta opcin se reindexan las siguientes bases de datos: - Plan de Cuentas - Anexos - Tablas Generales - Tabla de tipo de cambio - Tabla de Transferencias b. - Reindexado de bases de datos de la compaa. Con esta opcin se reindexan las bases de datos de comprobantes , estados de cuenta del banco, numeracin de comprobantes de la compaa con la que se esta trabajando en ese momento. c. - Reindexado de bases de datos mensuales. Con esta opcin se reindexan las bases de datos del movimiento mensual, balances y anlisis de cuenta.

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d. - Mantenimiento de compaas. Permite agregar una nueva compaa al sistema o modificar los datos generales de una de ellas. Tambin permite iniciar un nuevo ejercicio contable de una compaa.

Campo CDIGO NOMBRE

Descripcin El cdigo de compaa se informar con 2 dgitos. A este cdigo en sistema le antepondr 00 El nombre de la compaa que se mostrar en la pantalla (consultas y mens), puede ser abreviado. Ao que se apertura. P.Ejemplo 99

EJERCICIO

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NOMBRE REPORTES MONEDA NACIONAL

El nombre de la compaa que se mostrar en los reportes y estados financieros. Cdigo con que se identificar la moneda nacional, para el ingreso de datos. Normalmente debe ser MN., pero puede ser cambiada por otra que exista en la tabla de Monedas. El ao y mes en que la compaa inicia el registro de la informacin contable, formato AAMM. Normalmente es de enero, pero se puede indicar otro mes. Con este dato el sistema podr ubicar desde donde procesarn los comprobantes, asumiendo que con fecha anterior no existirn comprobantes. Para ser impreso en los reportes. Se debe elegir que Plan de Cuentas se usar : 1) EL MISMO DE OTRA COMPAIA : Un Plan de cuentas, Anexos y Tablas Generales, comn o compartido para varias empresas. El sistema solicitar el cdigo de compaa que cuyo Plan ser el comn. Cualquier cambio que se efecte en el Plan de cuentas , anexos o tablas afectar a todas las empresas. 2) TOTALMENTE NUEVO : El sistema crear un Plan de cuentas y Anexos sin datos , es decir para ingresar totalmente las cuentas. 3) NUEVO COPIADO : EL sistema crear un nuevo Plan de cuentas exclusivo para la compaa, copiando los datos desde el Plan de cuentas de otra compaa. Los Anexos se crearn sin datos. El usuario podr modificar este Plan de Cuentas para adaptarlo a las necesidades de la nueva empresa.

AO/MES INICIO

RUC. PLAN DE CUENTAS A USAR

CIA MODELO

Cdigo de compaa cuyo Plan de cuentas se tomar como modelo para las opciones 2 y 3. Para las opciones 2 y 3 , las Tablas Generales, se crearn con los datos de la compaa modelo.

e. - Mantenimiento de la Tabla de usuarios. (Ver detalle a continuacin) Esta opcin permite la creacin , modificacin o eliminacin de los usuarios del sistema. Al ingresar al sistema, el usuario deber ingresar su CDIGO y PASSWORD. La composicin de datos de la tabla de usuarios es la siguiente : CDIGO DE USUARIO Identificacin de usuario , puede tener hasta 5 letras o nmeros. Nombre del usuario , hasta 40 letras Identifica el tipo de usuario. O : Operador M : Master ( Administrador) Los usuarios tipo O, slo pueden modificar su NOMBRE o PASSWORD

NOMBRE TIPO DE USUARIO

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Los usuarios tipo M, pueden crear nuevos usuarios, eliminar o modificar los datos de cualquier usuario. En la versin de red los usuarios tipo M pueden ingresar a todas funciones del sistema, y los usuarios tipo O solo pueden ingresar a las funciones que se le autorice en la opcin de USUARIOS/PROGRAMAS. PASSWORD Clave secreta del usuario de hasta 6 letras o nmeros. Es un dato no visible.

Nota : con las teclas Alt + K , se puede modificar el PASSWORD.

f. - Mantenimiento de la Tabla de Usuarios-Programa. Disponible solo para la versin en redes y nos permite asignar los diferentes programas del sistema a un usuario especfico, ya sea individualmente o por rangos.

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g. -Mantenimiento de Usuarios / Compaia Nos permite mantener la lista de compaias que dispone el sistema que se le van a asignar a los usuarios.

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h. Inicializacin de Balance El programa inicializa los archivos de Balance, Centro de Costos, Cuentas Automticas, y Movimiento Mensual i.- Histrico de reportes en disco. Nos permite consultar e imprimir cualquier reporte que se haya guardado en disco. (*.PRN) j.- Verifica Comprobantes. Nos permite visualizar aquellos comprobantes y cuentas contables mal configuradas en el sistema.

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ASIENTOS AUTOMTICOS
1.- PROCESO DE REGULARIZACION DE DIFERENCIA DE CAMBIO

Este proceso permite generar en forma automtica un asiento para cancelar los saldos de cuentas, anexos o documentos en soles o dlares originados por la diferencia de cambio. Para cancelar los saldos en sistema selecciona los saldos del balance (Nivel de saldo 1), saldos por anexos (Nivel de saldo 2) o los documentos pendientes (Nivel de saldo 3) que tienen el saldo en dlares mayor a 0 y el saldo en soles igual a 0 o viceversa, y genera en forma automtica dos asientos contables (uno para dlares y otro para soles). Por ejemplo : La contabilizacin del cargo y abono de una factura en dlares se realiz en la cuenta 121001 de la siguiente manera : DLARES DOCU. FECHA TIPO SOLES CAMBIO DEBE HABER

DEBE HABER

FT 0030

30-01-94

US

1000

2.15

2150

FT 0030

30-03-94

US

1000 ---------------

2.20

2200 ----------------50

SALDO

Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50. Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles. En la prctica puede producirse la situacin inversa, de que el documento este cancelado en soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio. El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.

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Para que el sistema "cancele" automticamente el saldo de diferencia de cambio debe realizarse lo siguiente : 1) Crear la Tabla General 55, con los parmetros necesarios, indicando las cuentas que se deben regularizar, subdiario a utilizar (exclusivo para esta operacin) y cuentas de ganancias y prdidas de diferencia de cambio. Las cuentas deben ser aquellas de Clientes , Proveedores, personal y otras que el usuario determine, y que como caractersticas deben tener indicado en Plan de cuentas lo siguiente: Si la cuenta tiene Nivel de saldo 3 debe tener documento de referencia igual a " S"

2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de regularizacin (exclusivo).

3) Despus de un proceso de consolidacin previo y adems la generacin del archivo de anlisis por cuenta, debe realizarse la REGULARIZACION DE DIFERENCIAS DE CAMBIO procesando las siguientes opciones : - Genera Diferencias . - El sistema crea un archivo con los saldos de documentos por regularizar. Estos documentos corresponden a los indicados en la Tabla General 55, y que tienen el saldo en dlares en 0 y saldo pendiente en soles o viceversa. - Consulta / Elimina . - Permite visualizar los anexos o documentos con saldos irregulares y eliminar algunos de ellos que no correspondan para la regularizacin. - Impresin .- Permite imprimir los anexos o documentos por regularizar. - Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General 55, con los siguientes nmeros de comprobantes : MM0001 DLARES MM0002 SOLES - Proceso de Consolidacin.- Debe repetirse el proceso de consolidacin para que incluya los asientos generados. - Generacin de archivos de Anlisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que incluya el asiento generado. Estos dos ltimos procesos no requieren un orden especfico.

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EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 55 AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE TABLAS GENERALES PAG. 1

DESCRIPCION 1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------55 PARMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO -- --------------------------------------------------------------------121001 121002 121003 121004 141001 421001 421002 25 776001 676001 FACTURAS POR COBRAR - M.N FACTURAS POR COBRAR - U.S. LETRAS POR COBRAR -M.N LETRAS POR COBRAR - U.S CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL FACTURAS POR PAGAR MN FACTURAS POR PAGAR US SUBDIARIO DE REG. DIF. CAMBIO GANANCIA POR DIF. CAMBIO PRDIDA POR DIF. CAMBIO (ojo 9XX si trabaja con la clase 9)

CTA1 CTA2 CTA3 CTA4 CTA5 CTA6 CTA7 SUB XGA XGP

Notas : CLAVE CTAXX En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizar. CLAVE SUB En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario debe ser para el uso exclusivo de este proceso. CLAVE XGA En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida , 67X o 9XX segn corresponda. Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de Referencia "S") Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas El subdiario debe estar en la Tabla General 02.

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b.- PROCESO DE AJUSTE POR DIFERENCIA DE CAMBIO - FASB 52

El proceso de ajuste por diferencia de cambio permite generar un asiento automtico que actualiza los saldos de las cuentas en dlares al tipo de cambio del ltimo da del mes. Para facilitar este proceso es conveniente que en el Plan de cuentas estn separadas las cuentas de soles y dlares en forma clara, es decir que la moneda de referencia sea MN o US., especialmente en los que se refiere a bancos, clientes y proveedores. Para realizar el ajuste, el sistema ubica las cuentas que se deben ajustar en la Tabla General 58 y toma en consideracin el Nivel de saldo de la cuenta asignado en el Plan, generando el asiento de ajuste segn lo siguiente : Nivel 1 2 3 Ajuste a 6/8 dgitos Ajuste por cada cdigo de anexo Ajuste por cada documento

Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como cdigo de moneda soles (MN), y que se encuentren en la Tabla, se ajustar en forma automtica el saldo en dlares. Si la cuenta tiene especificado dlares (US) se ajustar el saldo en soles. Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la moneda de referencia en blanco pues moneda de referencia US o MN. se ajustan slo si el anexo respectivo tiene como

PASOS A SEGUIR PARA REALIZAR EL PROCESO DE AJUSTE

1) Crear la Tabla general 58 , con los parmetros necesarios. Cuentas por ajustar, tipo de cambio a usar, subdiario y cuentas de ajuste por ganancias y prdidas. (ver ejemplo) 2) Crear en la Tabla General 02 , el subdiario asignado para el asiento de ajuste, este subdiario debe ser exclusivo para este proceso. 3) Despus de un proceso de consolidacin previo, de la generacin del archivo de anlisis de cuenta y de haber efectuado el proceso de las Regularizaciones por diferencia de cambio, debe realizarse el AJUSTE AUTOMATICO DE DIFERENCIAS DE CAMBIO FASB 52, procesando las siguientes opciones : - Calcula Diferencias . - El sistema crea un archivo con los importes por ajustar de cada cuenta . Estos cuentas corresponden a las indicadas en la Tabla General 58, y que tienen el saldo mayor a 0. El sistema crea registros segn el nivel de saldo Nivel 1 .- Un registro por cuenta Nivel 2 .- Un registro por cada anexo

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Nivel 3.- Un registro por cada documento pendiente El sistema requiere que las cuentas indicadas en la Tabla General 58 , corresponden a saldos en dlares o soles. Para el caso de las cuentas de bancos, el sistema efectuar el ajuste slo si el anexo tiene moneda de referencia US o MN.

- Consulta / Elimina . - Permite visualizar los importes por ajustar y eliminar algunos de ellos que no correspondan para el ajuste.

- Impresin .- Permite imprimir los saldos por ajustar.

- Genera asiento .- Crea un asiento automtico en el subdiario indicado en la Tabla General 58, con el siguiente numero de comprobante :

MM0001 SOLES MM0002 DLARES

- Proceso de Consolidacin.- Debe repetirse el proceso de consolidacin para que incluya los asientos generados.

- Generacin de archivos de Anlisis de Cuenta .- Debe repetirse el proceso para que incluya el asiento generado.

Estos dos ltimos procesos no requieren un orden especfico.

EJEMPLO DE LA TABLA GENERAL 58 AFP. FINANCIERA S.A. CLAVE TABLAS GENERALES PAG. 1

DESCRIPCION 1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60 --------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52 -- ---------------------------------------------------------------------------CTA01 CTA02 SUB XGA XGP 104000 121001 56 776001 940100 M M CUENTAS CORRIENTE BANCOS FACTURAS DLARES SUBDIARIO PARA ASIENTO GANANCIAS PRDIDAS (ojo 67X si trabaja con la clase 6)

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Notas : CLAVE CTAXX En la columna 1 del campo Descripcin se debe indicar la cuenta que se ajustar. En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste: M = TIPO DE CAMBIO COMPRA V = TIPO DE CAMBIO VENA CLAVE SUB En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario debe ser para el uso exclusivo de este proceso. CLAVE XGA En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia CLAVE XGP En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida 67X O 9XX segn corresponda. Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02. En la columna 20 se puede indicar la descripcin de la cuenta como referencia.

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C. AJUSTE POR INFLACIN C.1 MANTENIMIENTO DE INDICES DE INFLACIN En este mantenimiento se ingresan los ndices de precios promedio mensual al por mayor a nivel nacional publicados por el diario El Peruano para realizar el ajuste por inflacin.

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C.2. CUENTAS AJUSTE ACM En este mantenimiento se debe asignar las cuentas ACM a las cuentas que se van a ajustar, ya sea cuentas de balance (Tipo B), Ganancias y prdidas por Naturaleza (Tipo N) y Ganancias y Prdidas por Funcin (tipo F). Previamente debe registrarse en el plan de cuentas estas cuentas ACM. El mdulo tiene una opcin dentro del men de creacin en donde se puede configurar un rango de cuentas por medio de el comodn (*) para establecer las cuentas a ajustar. Ej.

C.3. GENERACIN DE ARCHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN Este programa hace el clculo de ajuste por inflacin de todas las cuentas configuradas en la seccin 13.b. Previo a este clculo se debe configurar en la tabla general 95 los subdiarios de ajuste por inflacin para balance, G y P por naturaleza y funcin as como la cuenta REI. Ej.

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Este programa tiene dos partes, el clculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la generacin del archivo de ajuste por inflacin que va a servir para generar el asiento y/o poder modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histrico, es decir se genera el ajuste a un mes y luego se procede a generar el asiento. C.4. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflacin generado en la seccin 13.c. C.5. GENERACIN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION Esta opcin genera el asiento contable en base a la seccin 13.d. El mdulo de ajuste por inflacin se puede generar mensual, semestral o anualmente dependiendo de las particularidades de cada compaa. El asiento de Ganancias y Prdidas por funcin va a estornar las cuentas de Ganancia y Prdida por diferencia de cambio configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER). El orden para generar los asientos de Ganancias y Prdidas sera primero el de Funcin y luego el de Naturaleza. Entre la generacin de este asientos es necesario el procesar la consolidacin previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.

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RECOMENDACIONES PARA LA CONTABILIDAD BIMONETARIA

A) Registro de comprobantes Los comprobantes deben registrarse en la moneda en que se realiz la operacin, indicndose el tipo de cambio que se usar para se convierta de dlares a soles o viceversa. Esto simplifica el registro de los comprobantes ya que evita el trabajo manual de conversin de los importes, y adems permite obtener todos los estados financieros en soles y dlares simultneamente.

B) Tipo de Cambio a usar. Debe definirse el tipo de cambio que se usar para cada tipo de comprobante, especialmente en lo referente a Ventas, Compras , y operaciones con bancos. El sistema permite tener en la Tabla de tipo de cambio, el de compra y venta por cada da. Tambin es posible registrar un comprobante con un tipo de cambio especial. C) Cuentas Contables en soles y dlares. En el plan de cuentas deben definirse cuentas separadas para las operaciones de soles y dlares , especialmente en las cuentas por cobrar y por pagar, porque se esta manera se simplifica el ajuste mensual de diferencia de cambio.

D) Registro de operaciones de bancos La comprobante de operaciones de bancos deben registrarse en la moneda en que se realizan, para evitar diferencias de conversin en la conciliacin bancaria. Por ejemplo , si se paga una factura de proveedor en soles con un cheque en dlares, debe registrarse el comprobante en dlares. E) Regularizacin de diferencias de cambio En la cobranza de facturas de clientes o pago a proveedores, deben registrarse los comprobantes en la moneda de la operacin. El sistema tiene una opcin automtica que permite regularizar las diferencias de cambio del mes generando un asiento. Ejemplo 1: Factura emitida en dlares 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a S/. 2,200.00 Abono de la Factura en dlares 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a S/. 2,100.00 El sistema detecta el saldo en soles de S/. 100.00 y genera un asiento de prdida por diferencia de cambio en soles sin conversin a dlares. Ejemplo 2: Factura emitida en soles 1,000.00 , tipo de cambio 2.20, equivale a US. $ 454.55. Abono de la Factura en soles 1,000.00, tipo de cambio 2.10, equivale a US $. 476.19. El sistema detecta el saldo en dlares de US $ -21.64 y genera un asiento de ganancia por diferencia de cambio en dlares sin conversin a soles. F) Ajuste por diferencia de cambio FASB 52 El sistema dispone de una opcin para ajustar los saldos de las cuentas en dlares al tipo de cambio compra o venta del ltimo da del mes. Este ajuste se realiza en forma global por cuenta o detalladamente cuando corresponde a documentos de clientes o acreedores. Para facilitar este ajuste en conveniente que las cuentas en dlares estn claramente definidas en el Plan de cuentas.

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CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento - Usuarios y responsabilidades Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalacin y operacin del sistema. - Subdiarios a manejar Los diferentes canales de informacin o archivos deben estar identificados por un subdiario -Esquema de Trabajo Se debe establecer si se codificaran asientos o si estos se prepararan directamente en el terminal pos cada usuario. Tambin se opta por una solucin mixta. - Forma de Contabilizacin Debe definirse si se va afectar la clase 9 en los asientos para luego generar la 6 y 79 automticamente o si se codifica va la clase 6 para generar la 9 y 79 en base al centro de costo. Esto es importante para la definicin del Plan de Cuentas. - Aprovisionamiento de datos Debe establecerse la fuente para obtener cdigos de clientes, proveedores, personal, bancos, saldos de inicio, procedimientos de documentos. - Calendarios de cierres mensuales Es aconsejable que se establezcan metas para el cierre de operaciones y obtencin de la informacin contable diaria o mensual, para que el personal tenga claramente asignada su carga de trabajo. - Procedimiento diario de Backup (Copia de seguridad de los archivos) El backup es de responsabilidad del usuario. Los usuarios deben establecer la forma mas adecuada para obtener un backup diario del directorio del Sistema de Contabilidad (directorio CONCAR y subdirectorios correspondientes), al finalizar la jornada. Este backup se efectuar con los recursos de software y hardware de que se disponga. Si es que se utiliza en procedimiento que Real Systems S.A. le proporciona como ejemplo, este debe ser modificado y actualizado de acuerdo a los volmenes de datos que maneja la empresa, numero de empresas y ejercicios que se tiene abiertos. 2) Definicin de datos de las Tablas generales 3) Definicin de las cuentas contables 4) Definicin de Anexos 5) Carga de datos 6) Listados de las Bases de datos 7) Preparacin del Asiento de inicio 8) Codificacin / Transcripcin de asientos. 9) Proceso Mensual de Prueba 10) Emisin de Reportes

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CAPITULO 5
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES
ANEXO 1 EJEMPLO DE COMPROBANTES 1) Provisin por Compras DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE SUBDIARIO 04 Registro de Compras COMPROBANTE 080005 FECHA DE COMPROBANTE 20-08-95 MONEDA US Dlares CONVERSION S (Se convierte a soles) TIPO CONVERSION V (Utilizar cambio venta)

MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F 40101 42101 63501 D H D

IMPORTE 180 1,180 1,000

DOCUMENTO

10225562 010

FT 001-1234

20-08-95

2) Cancelacin de la factura con cheque DATOS GENERALES DEL COMPROBANTE SUBDIARIO 02 Bancos COMPROBANTE 080003 FECHA DE COMPROBANTE 25-08-95 MONEDA US Dlares CONVERSION S (Se convierte a soles) TIPO CONVERSION V (Utilizar cambio venta)

MOVIMIENTOS DEL COMPROBANTES CUENTA ANEXO CEN. F 42101 10401 10225562 0101 D H

IMPORTE 1,180 1,180

DOCUMENTO FT 001-1234 CH 014222 30-08-95 30-08-95

EXPLICACION DE LOS ASIENTOS En la provisin de la compra, la afectacin de la cuenta 42101 - Facturas por pagar - Dlares, se registra el cdigo del anexo (proveedor), tipo de documento FT (factura) y el numero de documento. En la cancelacin de la factura al afectar la cuenta 42101, se debe indicar el mismo cdigo de anexo, tipo de documento FT (Factura) y numero de documento, con el fin de que el saldo de dicha factura no figure como pendiente en el reporte de facturas pendientes. La cuenta 63501 Alquileres , tiene registrado el centro de Costo 010, que el sistema lo utilizar para transferir a la clase 9 y para obtener los reportes de Costos. La cuenta 42101 Facturas por pagar - Dlares, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes caractersticas : NIVEL DE SALDO : 3 Saldo por cuenta, anexo y documento ANEXO : P Proveedores CENTRO DE COSTO : N No

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DOCUMENTO DE REFERENCIA LONGITUD DE NRO DE DOC. MONEDA DE REFERENCIA

: : :

S 10 US

Si Hasta 20 dgitos Dlares

La cuenta 63501 Alquileres ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes caractersticas : NIVEL DE SALDO : 1 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : Sin anexo CENTRO DE COSTO : S Si DOCUMENTO DE REFERENCIA : N No LONGITUD DE NRO DE DOC. : 0 MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda En la cancelacin de la factura la cuenta 10401 se ha registrado indicando el cdigo de anexo (numero de cuenta corriente), tipo de documento CH (cheque) y el numero del cheque. La cuenta 10401 Banco del Norte, ha sido configurada en el Plan de cuentas con las siguientes caractersticas : NIVEL DE SALDO : 2 Saldo por cuenta, anexo ANEXO : 0 Bancos CENTRO DE COSTO : N No DOCUMENTO DE REFERENCIA : S Si LONGITUD DE NRO DE DOC. : 10 Hasta 20 dgitos MONEDA DE REFERENCIA : Sin moneda CONCILIACION BANCARIA : S Si En esta cuenta no es necesaria la moneda , ya que para el caso de bancos se define en el anexo.

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ANEXO 2 CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS


El Sistema de Contabilidad permite incluir asientos contables producidos en forma automtica desde otros sistemas del usuario. Por ejemplo si se dispone de un Sistema de Facturacin, el usuario puede preparar un programa para producir el asiento contable y grabarlo en un archivo en diskette o disco duro y luego cargar este asiento en el sistema de Contabilidad, evitndose la digitacin. Estos asientos pueden producirse en forma diaria, semanal, mensual y la afectacin contable y numeracin de comprobantes deben ser definidas por el usuario contable. Para esto se debe producir dos archivos los cuales deben contener los asientos que se van a agregar. Estos archivos pueden crearse en diskette o disco duro. Los comprobantes deben ser numerados correlativamente por subdiario y mes contable. El usuario debe decidir si mantendr un archivo de control de numeracin de comprobantes para cada sistema que origina el comprobante, o si desea puede utilizar el archivo de control de numeracin CNUXXAA.DBF (Donde XX = Compaa y AA = Ejercicio) para obtener dicha numeracin. Se recomienda que cada sistema que genera comprobantes tenga asignado un numero de subdiario exclusivo para tener un mejor control de la numeracin. La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente estructura (EJEMPLO) : SUBDIARIO 04 04 04 05 05 05 COMPROBANTE 010001 010002 020001 010001 010002 020001 ENERO

FEBRERO ENERO

FEBRERO

Los dos primeros dgitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha del comprobante Los dos archivos son los siguientes : CCXXXXAA CDXXXXAA - Comprobantes Cabeceras - Comprobantes Detalles Ejemplo CC000199 Ejemplo CD000199

En donde XXXX es el cdigo de la compaa y AA el ao del ejercicio contable. En el archivo de Cabeceras debe existir un registro por cada comprobante, y el archivo de detalles deben existir varios registros por comprobante. Los campos de relacin son los campos SUBDIA y COMPRO.

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DICCIONARIO DE DATOS
================================================================= CAMPO DESCRIPCION T LG DC ================================================================= CNUXXAA CONTROL DE NUMERACION

1 CTSUBDIA 2 CTANO 3 CTMES 4 CTNUMER

CDIGO DE SUBDIARIO AO MES ULTIMO NRO DE COMPROBANTE AUTOMATICO FECHA DE CREACION FECHA DE MODIFICACION

C C C N

2 2 2 4

5 CTFECCRE 6 CTFECACT

D D

8 8

NOTAS 1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compaa. Ejemplo CNU0196.DBF 2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un ndice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura: CTSUBDIA+CTANO+CTMES 3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red. 4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los campos indicados en el ndice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.

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================================================================ CAMPO DESCRIPCION T LG DC. ================================================================ CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS 1 CSUBDIA 2 CCOMPRO SUBDIARIO (TABLA 02) NUMERO DE COMPROBANTE (MMNNNN) Los dos primeros dgitos son el mes contable y los 4 siguientes el numero correlativo FECHA DE COMPROBANTE (AAMMDD) CDIGO DE MONEDA US = Dolar , MN=Soles SITUACION ( P = PENDIENTE , F = FINALI.) TIPO DE CAMBIO (solo para CTIPO = C ) GLOSA IMPORTE TOTAL DEL COMPROBANTE TIPO DE CONVERSION C=Especial ,M=Compra , V=Venta FLAG DE CONVERSION DE MONEDA S= Si se convierte , N= No se convierte FECHA DE ACTUALIZACION (DATE) HORA DE ACTUALIZACION FECHA DE TIPO DE CAMBIO (PARA CTIPO=F) USUARIO ACTUALIZADOR SISTEMA DE ORIGEN MANUAL / AUTOMATICO TIPO COMPROBANTE COMPROBANTE EXTORNADO C C 2 6

3 CFECCOM 4 CCODMON

C C

6 2

5 CSITUA 6 CTIPCAM

C N

1 10 4

7 CGLOSA 8 CTOTAL 9 CTIPO

C N C

40 14 2 1

10 CFLAG 11 CDATE 12 CHORA 13 CFECCAM

C D C C

1 8 6 6

14 CUSER 15 CORIG 16 CFORM 17 CTIPCOM 18 CEXTOR

C C C C C

5 2 1 2 1

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================================================================ CAMPO DESCRIPCION T LG DC. ================================================================ CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO 1 DSUBDIA 2 DCOMPRO 3 DSECUE 4 DFECCOM 5 DCUENTA 6 DCODANE 7 DCENCOS 8 DCODMON 9 DDH 10 DIMPORT 11 DTIPDOC 12 DNUMDOC 13 DFECDOC 14 DFECVEN 15 DAREA 16 DFLAG SUBDIARIO NUMERO DE COMPROBANTE C C 2 6 4 6 8 18 6 2 1 14 2 2 20 6 6 3 1 30 8 18 14 2 14 2 2

SECUENCIA C Correlativo desde 0001 por cada comprobante FECHA DE COMPROBANTE C CUENTA CONTABLE CDIGO DE ANEXO CENTRO DE COSTO (TABLA 05) CDIGO DE MONEDA DEBE HABER IMPORTE TIPO DE DOCUMENTO NUMERO DE DOCUMENTO FECHA DE DOCUMENTO FECHA DE VENCIMIENTO CDIGO DE AREA (D=Debe,H=Haber) C C C C C N C C C C C

FLAG DE CONVERSION DE MONEDA (S , N) C C D C N N C

17 DXGLOSA GLOSA DEL MOVIMIENTO 18 DDATE 19 DCODANE2 FECHA DE ACTUALIZACION CODIGO DE ANEXO AUXILAR

20 DUSIMPOR IMPORTE EN DOLARES 21 DMNIMPOR IMPORTE EN SOLES

22 DCODARC TIPO COMPROBANTE

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