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Manual Administrativo

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MANUALES ADMINISTRATIVOS

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN CAPÍTULO 1.- ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS 1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES 1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIÓN 1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIÓN 1.6.-LA DIVISIÓN EN EL TRABAJO 1.7.-LA REORGANIZACIÓN CAPÍTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS 2.2-CLASIFICACIÓN 2.3.-PLANTACIÓN Y PROCESO DE ELABORACIÓN 2.4.-ACTUALIZACIÓN
CAPÍTULO 3.-GUÍA PRÁCTICA PARA EL DISEÑO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIÓN 3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 3.3.-MANUALES DE POLÍTICAS AUTO EVALUACIÓN
BIBLIOGRAFÍA INTRODUCCIÓN Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y mas rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc. La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación. CAPÍTULO 1

Estructura y organización de las empresas. La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las ORGANIZACIONES se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras ORGANIZACIONALES.
Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas ( fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo.

1.1

Importancia de la organización.

La organización ha penetrado en muchas de las formas de la actividad humana, porque la mutua dependencia de los individuos y la protección contra amenazas, han fomentado una intensa actividad organizativa en la humanidad a través del tiempo. Los gobiernos, los ejércitos y las instituciones han estudiado la organización, con el fin de mejorarla ó de utilizarla mejor. La organización ha sido estudiada y son muchas sus aportaciones en el área administrativa. Sin embargo, es de gran importancia que el acto de organizar de cómo resultado una estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. 1.1.1. 1.1.1. Estructuras organizacionales formales.

Una organización formal es la constituida por una sanción oficial para lograr objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos; existen cuatro componentes básicos en la organización formal: a) a) El trabajo, el cual es divisionado. b) b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo divisionado. c) c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo. d) d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las unidades trabajo-personas. Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse para que sea ejecutado por varias, 2) la distribución del trabajo requiere que éste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especialización, sin dejar de mantener un sano equilibrio en la división para no crear un ambiente de insatisfacción en el trabajo. 1.2 La estructura organizacional

Existen diversas definiciones de los conceptos “estructura” y “ organización” (lo cual dificulta precisar estos términos), así como el precepto que define a la estructura organizacional; las definiciones que se consideran las mas completas son las siguientes: Estructura.- es una actitud metodológica, un método al cual se recurre para describir marcos normativos, o sea, modelos formales por medio de los cuales, se busca un adecuado grado de eficiencia y eficacia en las operaciones y resultado. Organización.- es la estructura planeada para establecer patrones de relación entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos. Estructura Organizacional.- modelo que representa y describe las relaciones estables entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar y anticipar las actividades Organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en las operaciones y resultados. 1.3 Modelos de estructuras organizacionales en términos generales un “modelo” es la representación de alguna cosa, ó como lo definió Jorge Etkin. “En el sentido mas general se llama modelo aun conjunto de elementos, sean estos materiales, símbolos gráficos, ideas ó palabras que son utilizadas para representar un fenómeno real con una finalidad práctica”; se pueden clasificar los modelos de estructuras Organizacionales, en cuatro clases ó tipos fundamentales; 1.3.1. Estructuras monofuncionales. Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la totalidad de las decisiones y funcionamiento de la estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se observa gráficamente esta clase de estructura. GERENCIA

JEFATURA DE PRODUCCIÓN SUPERVISIÓN

NIVELES OPERATIVOS

0

0

0

0

0

Figura No. 1 (Organigrama de estructura monofuncional). 1.3.2. Estructura Funcional. También conocida como departamentalización funcional, es la mas difundida y utilizada ya que representa a la organización estructural. Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tanto privadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: Gerente General

Asistente de Investigación

Asistente de Relaciones Públicas

Sub-Gerente de Finanzas

Sub-Gerente de Producción

Sub-Gerente de Ventas

Jefe de Personal

Jefe de Fabricación

Jefe de Ingeniería

Supervisor Producto A

Supervisor Producto B

Supervisor Producto C

0 Relación de Asesoría Flujo de la Autoridad de línea

0

0

0

0

Figura No. 2 Organigrama de estructura jerárquica

1.3.3. Estructura descentralizada. Este modelo es una evolución y una variación del modelo jerárquico y funcional que se describió en el inciso anterior, entre sus características propias se encuentra la toma de decisiones confiada a una pluralidad de divisiones autónomas en base alineas de productos y/o territorios, quedando las decisiones estratégicas a los altos niveles y las decisiones tácticas a las divisiones autónomas, se incrementan los órganos de asesoría para los altos niveles. 1.3.4. Estructuras no piramidales. Son estructuras surgidas de las limitaciones de las estructuras piramidales ante los retos de organización Niveles grandes organismos, estas estructuras están de los basadas en matrices las cuales se forman con las líneas verticales de la Directivos autoridad y la línea horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto específico, en la intersección de las líneas se da una contribución o apoyo de carácter funcional, ya que, por ejemplo el gerente de finanzas apoya, en esa División área de especialidadB al responsable de C determinado proyecto, en cual A División División un División C conserva la autoridad sobre todo el proceso. Por esta razón son también conocidos como “matriciales, por equipos ó por proyectos”. La figura siguiente Coordinación (Figura No.3) correspondeAsignación a un “Organigrama de estructura no piramidal”.
de
con

Recursos

Mercadotecnia

Producción y Apoyo

Ingeniería y Investigación

Materiales y Suministros

Personal y Seguridad

Contabilidad y Control

PROYECT OS 1

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

2

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

3

Grupo de Producción

Grupo de Ingeniería

Grupo de Materiales

Grupo de Personal

Grupo de Contabilidad

Estos tipos de autoridad. el análisis detallado de las relaciones Organizacionales. Las relaciones en la organización. y que permiten efectuar las funciones y actividades. hay muchos tipos de autoridad. Consideramos importante para la elaboración de los manuales administrativos. Se emplean para hacer. las relaciones entre superiores y subordinados. La autoridad así formada a dado origen a la expresión “ autoridad de línea”. y así sucesivamente forman una línea que va desde la cima hasta el fondo de la estructura orgánica. Las relaciones formales. dan origen a varias relaciones entre directivos y unidades Organizacionales. quién a su vez la delega a otro.4. entre personas del mismo nivel ó en el departamento en niveles diferentes.Figura No. Se consideran así a las relaciones que se dan dentro de la estructura Organizacional.1. Las relaciones de autoridad de superior a subalterno. Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de escalones de . entre personas que pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella. El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales administrativos. pues estas son en sí. o sea. se norman y se regulan para la consecución de los objetivos de la estructura. Los gerentes necesitan distintas facultades para la toma de decisiones. que se extienden por toda la estructura de la organización.4. 1. establecen la autoridad y las jerarquías. para hacer que los esfuerzos del grupo tengan significado y sean efectivos para alcanzar los objetivos específicos. 3 Organigrama de estructura no piramidal 1. factible el funcionamiento de la organización formal. Como veremos en este capítulo. las que a través de los manuales. por medio de las cuales aquel delega autoridad en éste.

Por esto se asigna frecuentemente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar ordenes”. Como ejemplo de la interrelación de la autoridad lineal y la autoridad staff la podemos observar en el siguiente diagrama PRESIDENTE Asistente del Presidente Vicepresidente de Finanzas Vicepresidente de Fabricación Vicepresidente de Ventas Administrador de Personal Administrador de fabrica Administrador de Presupuesto Capataz A Capataz B Capataz C Flujo de autoridad de línea Relación de staff . La autoridad lineal la comprende fácilmente el personal de una empresa. Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos. el empleo del término staff en las estructuras de organización puede deberse a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones. Las relaciones de autoridad son entonces una línea directa entre el superior y los subalternos cada uno sabe de quién recibe ordenes y a quién debe informar. existe la “autoridad staff”. Un superior manda directamente a los subalternos. En la mayoría de las empresas.autoridad ó rangos que constituyen las jerarquías existentes en toda clase de organizaciones. es decir los funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas. y esta es la esencia de la autoridad lineal.

5.Figura No.2.3. las responsabilidades se describen en los manuales de organización. 1.compra de materiales..4. pero que representan un apoyo importante a las relaciones formales para conseguir los objetivos marcados. Las responsabilidades. Es importante que la . Este derecho se ve representado en los modelos de estructuras Organizacionales formales.5. 1. Es el derecho de una persona a exigir de otra que cumpla con ciertos deberes. Son la cantidad de trabajo específico que. Las relaciones no formales. 1. expresadas en forma genérica.2.5.. en este apartado analizaremos los términos mas usados en la formulación de estos. presentamos un ejemplo práctico: Función.1 Las funciones.Las funciones. las responsabilidades y la autoridad en la organización. Debemos entender estos términos como “las actividades que debe cumplir una persona que ocupa un puesto dentro de la estructura Organizacional”.5.Las obligaciones o deberes. la agrupación de las actividades afines. 4 Autoridad lineal y staff 1.cotización de materiales.4. para un mejor entendimiento de este término y el de las funciones. los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades. La autoridad. esto es. debe realizar una persona para realizar una o varias funciones.Las actividades. las actividades los deberes. Actividad. contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina.5. es decir la autoridad moral. 1.5. Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados. 1. Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples unidades de organización y que representan relaciones no marcadas ni vinculadas con la estructura Organizacional. 1. un bosquejo de las tareas realizadas por la organización para alcanzar sus fines. Con el objeto de que exista un mayor entendimiento de la terminología utilizada en la elaboración de los manuales administrativos. Las funciones representan las acciones realizadas por la empresa.5.

Si analizamos la división del trabajo en las empresas ésta es el resultado de factores internos y externos. ó en otros casos.6.2. La división del trabajo data desde la historia del hombre mismo. Este tipo de división se fundamenta en el grado de especialización de las áreas. se basa en el establecimiento de líneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura Organizacional funcional. el cual es determinado por factores internos. La reorganización Las estructuras Organizacionales también tienen un periodo de vida útil. La división del trabajo. División del trabajo vertical.El desarrollo tecnológico.. Los grupos de personas que trabajan juntas en forma participativa y coordinada logran mejores resultados en la obtención de sus objetivos a esto se le conoce como “sinergia”. esta autoridad es impersonal y se deriva del puesto y no del individuo. este tipo de división permite un mayor flujo de información y establece más claramente las líneas de autoridad. el crecimiento de la misma estructura provoca su incapacidad para conseguir los objetivos para los cuales fue creada. la autoridad es el derecho a exigir de los subordinados con base en el puesto formal.Aprovechar la especialización. dando lugar a la especialización en el trabajo”. eficiencia y con el mínimo esfuerzo. .1. En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos: .6. en cambio la autoridad informal proviene de la capacidad y atributos personales ( asesores. el hombre a comprendido que la organización de los grupos se basa en la división del trabajo.) 1. pues ya en las primeras formas de agrupación se daba la distribución de tareas en la familia. la cual fomenta la productividad. . Podemos definir a la división del trabajo como “la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión. 1.7.6. que define tipo de trabajo para zonas en particular. tales cómo: . 1. - - Necesidad de eficientar los factores de la producción.Necesidad de agrupar las distintas actividades.Volumen de trabajo. y en los primeros pueblos. . así pues. 1. puestos y actividades. líderes. En conclusión. La representación gráfica de la división en el trabajo ( organigramas) permite visualizar el grado de especialización de las áreas de la empresa. la tribu. División del trabajo horizontal. La división del trabajo vertical.persona que ostenta la autoridad formal posea además autoridad formal ya que esta permite que los subordinados acepten ambas.Estabilidad en el volumen de trabajo. que provocan su obsolescencia. El factor geográfico. . etc..

tarea que sugerimos. ó en los de las áreas en particular. social y cultural. Estos síntomas deben ser observados y valorados para tomar la decisión de implementar un proceso de reorganización..... 5 Proceso de reorganización .Deficiencia o falta de controles.Problemas en la organización Organizacional.Situación del mercado. . experiencia y especialización.. La información que se obtenga de este grupo de consultores.Problemática relación de trabajo.Los síntomas que presentan las estructuras Organizacionales para la iniciación de una reorganización son los siguientes: Internos: .. debe ser realizada por consultores ajenos al organismo pues su análisis y opinión contendrá mayor objetividad.Sistema político. Determinar y analizar las bases para la reestructuración Investigación y análisis de la información obtenida Elaboración de un plan para modificar la estructura orgánica actual CONTROL Implantación del plan de reorganización Figura No. económico. .. .. En caso de existir la necesidad de implantar un proceso de reorganización... .Inadecuada división del trabajo. .Tramos de control muy amplios.Baja productividad. . debe ser cuidadosamente analizada para establecer un proceso de reorganización ó en su caso el cambio total de la estructura Organizacional.Crecimientos no programados. sería la siguiente figura.. Externos: . la representación gráfica de este. .Falta de claridad en los objetivos generales de la empresa. .Avance científico y tecnológico. .

Definición de manual de políticas.. . . 2. etc.. Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición. Definición. Los primeros intentos de manuales administrativos fueron en forma de circulares. citamos algunos conceptos de diferentes autores.. es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.Duhat Kizatus Miguel A. en virtud de que en el frente se contaba con personal no capacitado en estrategias de guerra y fue mediante los manuales como se instruía a los soldados en las actividades que deberían desarrollar en campaña. data de los años de la segunda guerra mundial.Continolo G. de que se tenga registro. así como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. así pues el proceso será cíclico.1. a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas.. dirección y control administrativo. Lo conceptualizará como: “ Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector.1.Definición de manual de organización.1... . en forma ordenada y sistemática. . Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que. que facilita la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la organización.Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración superior.Definición de manual de procedimientos. El uso de los manuales. 2.2. mediante los cuales se establecían las formas de operar de un organismo.Dicho proceso estará supeditado a la eliminación de los problemas organizacionales. 2.1.R. . memorándums. cada que la organización presente problemática en sus actividades ó funciones. antecedentes y objetivos. ya sea conjunta ó separadamente.Es un documento oficial cuyo propósito es describir la estructura. Antecedentes.Para Terry G. ciertamente estos intentos . Definición de manual Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades. funciones. Capítulo 2 Los manuales administrativos. . que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.. organización. instrucciones internas. política y procedimientos de una empresa.. o síntomas como los llamamos en este capítulo. Lo define “ Un documento que contiene. información y/o instrucciones sobre historia.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.Instrumento administrativo básico para coordinación. coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa.

.Precisar expresiones generales para llevar a cabo accione en cada unidad administrativa ( manual de políticas).3. Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos). . mediante lineamientos para los niveles intermedios en la toma de decisiones ( manual de políticas). . decisiones y estrategias de los niveles directivos para los niveles operativos.carecían de un perfil técnico. podemos mencionar los siguientes objetivos: Presentar una visión de conjunto de la organización ( manual de organización).Manual de políticas.Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales ( manuales administrativos). Considerando que los manuales administrativos son un medio de comunicación de las políticas.Facilitar la descentralización. .Manual de adiestramiento o instructivo. Precisar funciones.Presentar una visión integral de cómo opera la organización ( manual de procedimientos).Facilitar el reclutamiento de personal ( manual de organización).Manual técnico. . Manual de contenido múltiple ( cuando trata de dos contenidos.Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento ( manual de procedimientos). . .Manual de historia del organismo.Manual de organización. . Precisar las funciones de cada unidad administrativa (manual de organización). . Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos. Precisar expresiones generales para agilizar el proceso decisorio (manual de políticas). . Por función específica . . y dependiendo del grado de especialización del manual. por su contenido y por su función específica. 2.Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).Manual de producción. . Objetivos. 2. pero establecieron la base para los manuales administrativos. historia y organización).1. Clasificación.2. actividades y responsabilidades para un área específica (manual por función específica). en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones: Por su contenido . por ejemplo políticas y procedimientos.Manual de procedimientos. .

Determinar la secuencia de dichas etapas. .. por lo que será importante en ésta etapa considerar factores como: Definición precisa de los objetivos de cada una de las áreas del organismo. así pues. . es recomendable seguir los siguientes pasos: ..Manual de crédito y cobranza. etc. el primer paso en la elaboración de un manual administrativo. El conocimiento de estos puntos permitirá desarrollar un plan de manualización adecuado y acorde a la situación que guarda el organismo. por lo que el siguiente paso en la planeación será. políticas y por función específica) es diferente.- . en el que se realizan estimaciones en tiempo y el dinero del desarrollo del plan. organización y tecnología usada etc. La elaboración de cada manual administrativo (organización. Existen dos técnicas de programación que pueden ser usadas en la elaboración de manuales administrativos. . al igual que la gráfica PERT sirve para establecer gráficamente el proceso de elaboración de los manuales.Manual de compras.. su uso puede ser por separado aunque con la combinación de ambas se obtienen menores resultados. . .Estructurar en forma de flujo la secuencia. Planeación y proceso de elaboración. .Estimar el tiempo total para la elaboración del manual. así como la unidad de medida de tiempo a usar (día.Estimar el tiempo necesario para cada etapa de la secuencia. 6 Clasificación de los manuales administrativos 2. ya que los mismos manuales son de características diferentes para cada organismo. en sus principales componentes.Manual de finanzas. el programa de trabajo. las siglas CPM significan “método del camino crítico” otra técnica de programación útil para la elaboración de manuales es la gráfica de barras ó de Gantl. mes. personal. Manuales generales (los que se ocupan de dos o más funciones operaciones.Manual de ventas. procedimientos. lo que permite supervisar los avances y la aplicación de recursos. . . empieza con una adecuada planeación. Las siglas PERT significan “técnica de evaluación y revisión de programas“.) Figura No.. . bimestre.3. La primera etapa en la manualización de un organismo.. . .. las gráficas PERT y CPM.Manual de contabilidad.Dividir la elaboración del manual en etapas bien definidas y en tramos cortos de tiempo.). sin embargo en este capítulo intentaremos esquematizar un proceso que abarque a todos los manuales y proporcione al lector una base para elaborar manuales.Manual de personal. será la programación básica para este fin. finanzas.Diagnóstico situacional de la empresa.

observaciones. a que personas va dirigido. 2. leyes. con el propósito de que se establezca y mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. es importante que el analista. gráficas. La recopilación de información podremos efectuarla mediante la investigación documental.2. Recopilación de la información Con el propósito de obtener mayor colaboración de todas las áreas del organismo. pues la resistencia al cambio.Análisis El analista debe desarrollar una sensibilidad muy aguda para el manejo de la información.. son los siguientes: . actividades y responsabilidades de cada persona de la unidad administrativa. escritos. Procesamiento de la información. para que pueda ser aprovechada al máximo. instructivos reportes etc. la opinión de las personas que realizan las actividades.3. Para la integración de cada manual es importante informar los criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información..3. Debe analizarse muy afondo la redacción que ha de utilizarse en cada manual. los diferentes intereses dentro de las estructuras impiden dar información completa. permitiendo con ello un lenguaje sencillo claro. permitiendo con ello a los redactores trabajar sin presión. los pasos de este proceso de organización de la información. además de conocer información de la estructura. Mediante la investigación documental obtendremos. teniendo en cuenta.Clasificación.2. Es recomendable establecer un periodo de tiempo suficiente para le redacción del manual.3. es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y cooperación para elaboración de los manuales. debiéndose complementar con la información que obtenga mediante la aplicación de cuestionarios y entrevistas.1. 2. el posible uso ó frecuencia de consulta. y .3. Redacción. 2. La observación es otro medio de obtener información para elaborar un manual. La información recabada debe seguir un procesamiento. preciso y comprensible.Depuración . las cuales permitirán conocer información específica de un gran número de personas. el grado de especialización del manual. previamente diseñadas. . la entrevista permite. se debe contratar a un especialista en corrección de estilo.. quien se encargue de la revisión final de la redacción de los manuales. etc. tenga el tacto necesario para observar y recolectar la información de cómo se realizan las actividades especificas de cada persona. si el presupuesto lo permite. que nos permitan conocer mas a fondo la unidad administrativa que manualizaremos. veraz y oportuna con relación a las funciones. en la medida de lo posible. cuestionarios y entrevistas..4 Elaboración de gráficas.3.

3. etcétera.. la revisión se efectúa en dos fases.. . la segunda fase consiste en una revisión rigurosa final. cumple con su objetivo básico. al diseñar el formato de los manuales administrativos es usual el encabezamiento de páginas. Un manual administrativo.5.Proporcionar críticas específicas y constructivas.3. . Es recomendable usar hojas intercambiables a fin de facilitar su revisión y actualización. En la práctica...Evitar cambios sólo por gusto personales. a cargo del analista y directivos de la empresa.6. distribución y control de los manuales. .. son sin duda las gráficas. su distribución en las páginas. las representaciones gráfica mas comunes son: . durante la primera revisión. .Organigramas. siendo solamente la gerencia general ó dirección. el de ser consultado. donde se asienta la información básica de cada manual como: título del manual. es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboración de los manuales. quien deba tener un ejemplar de todos los manuales. Es importante establecer procedimientos que permitan la conservación y retención de los manuales administrativos. todos ellos realizan una revisión al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: . la aprobación como punto final en la elaboración de los manuales administrativos. además de usar numeración consecutiva con el total de hojas... . Las formas más comunes para la aprobación es en cada una de las hojas ó bien utilizando una hoja para su aprobación. número de página. viene a dar paso a la impresión. y . debido a las siguientes razones: .Cuadros de distribución. es decir sólo a los usuarios de cada manual. los márgenes amplios y la utilización uniforme del sangrado. directivos y usuarios. 2. culminando con la aprobación de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades. tres características importantes que debe tener un manual son: . fecha de publicación. título del procedimiento.Que permita hacer referencias rápidas y precisas. cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes.Revisar a detalle y devolver los materiales rápidamente dentro de un plazo previamente acordado.. Posterior a esta revisión. analistas. llevando a cabo un control estricto. ..Un apoyo importante a la redacción ó contenido de los manuales..Respirar confianza por su apariencia y orden.Facilidad de lectura y/o consulta. en esta fase final es recomendable efectuar un programa de difusión en forma simultánea a la distribución. pues facilitan la comprensión de los manuales.Revisión justa y objetiva del material . es decir. Revisión y aprobación. 2. a quienes deban asignarse un ejemplar.Diagramas de flujo. ésta información permite al usuario consultas rápidas. Formato y comprensión. ejemplo: hoja 3 de 45 no menos importante texto. usando correctamente los espacios en blanco.

Manuales de organización. como herramienta de trabajo. Por lo anterior se recomienda llevar un control de distribución de manuales. B) B) Por costo. es necesario llevar un registro de cada cambio ó modificación a los manuales administrativos. La mayoría de los organismos no planean sus revisiones y actualizaciones. 2. etc. ya que estos contienen información confidencial y en su caso datos que servirían a la competencia. por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para. y debe ser acorde con el plan general de la empresa. así mismo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos.1. etc. requiera los ejemplares durante las entrevistas de despedida del personal.. Capítulo 3 Guía práctica para diseño de manuales administrativos. notificando a los usuarios sobre estos para un mejor manejo de la información. adiciones ó supresiones en alguna sección se analizan y se efectúan. por cambio de políticas. El valor de los manuales administrativos. organización y métodos. La unidad administrativa encargada de las revisiones y actualizaciones ( métodos y procedimientos. por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual. Hasta el capítulo anterior hemos tratado de explicar teóricamente la “organización” de las estructuras. para toda la . para que en su momento. este control deberá ser de uso del área de personal.) debe elaborar su programa de revisiones y actualizaciones de cómo un acuerdo con todas las áreas del organismo. Actualización. se debe determinar el ámbito de aplicación del manual ( general. nuevos puestos.A) A) Por seguridad. son resultado de la recopilación y la práctica misma. por lo tanto el mantenerlos actualizados permite que cumplan con su objetivo. pues la reposición de los manuales genera un gasto. de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos. Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización. que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de actividades y funciones. nuevos procedimientos. siendo recomendable efectuarse cada seis meses. se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas.. las relaciones dentro de la organización. radica en la información contenida en ellos.4. Planear las actualizaciones permite a los organismos un mejor mantenimiento de sus manuales administrativos. así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos. dentro del período programado para esta sección. en caso de ser procedentes. se considera prudente la revisión y actualización de los manuales administrativos. que consiste en una relación ordenada de los tenedores de manuales. ya que a través de un programa escalonado por secciones ó áreas se ejerce menor presión sobre los encargados de las revisiones. cuando existen cambios. modernización administrativa. la división del trabajo. es decir las efectúan sobre la base de sus necesidades de actualización. por lo menos en forma anual. etcétera. 3. Cabe mencionar que las características de los manuales.

Objetivos generales y específicos. en el se tratará de precisar: . modernización administrativa. + revisión final 6 Impresión y Encuadernación del contenido del manual.. etc. + Preparación de formularios para registrar la información..). consejo de accionistas.Perfil laboral sugerido. REDACCIÓN + Redactar el borrador de los manuales. Es imprescindible una planeación cuidadosa. . etcétera.. ESQUEMATIZACIÓN DEL MANUAL + Preparar el contenido del manual. + Formatos del manual. consejo de administración.El número de puestos y niveles jerárquicos. debe dirigirse al máximo nivel jerárquico existente dentro de la empresa ( director general. TIEMPO EN SEMANAS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2 3 4 5 .El grado de organización existente ( si ha existido algún manual de organización anteriormente). a continuación presentamos la programación del plan de elaboración del manual de organización el cual nos permitirá estimar el tiempo y los recursos necesarios para su elaboración. gerente general. así como las alternativas de solución sugeridas por el analista ó área encargada de la elaboración del manual ( organización y métodos.Funciones y responsabilidades.) pues será quien tenga que tomar la decisión de elaborar el manual. . . + Hacer cambios y correcciones. APROBACIÓN + Revisión por parte del responsable de la manualización. si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios. acerca de los puntos antes descritos. métodos procedimientos... .organización especifico para un área determinada). + Elaborar gráficas. ETAPAS ACTIVIDADES 1 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN + Elaboración de oficios dirigidos a funcionarios. La forma de presentar este diagnóstico es en forma de reporte y se debe detallar hasta lo posible. situación que se establece mediante un diagnóstico situacional. etc. que justifique el tiempo y dinero invertidos en ellos.

Una vez que elaboramos el plan de trabajo. 7 (Programación de la elaboración del manual). / sem Especialista HR 80 30 2.600 fotocopiado pieza 200 .600 Sub-total Sub-to $8. aquí se establecen los requerimientos humanos y materiales necesarios para cada etapa de la elaboración del manual. lote 1 200 escritorio Mecanógrafa HR 80 10 800 Sub-total Sub-to $8.400 papel Paq / 1 75.400 teléfono Renta 2 30. Figura No.U .7 + Distribución y Control. + Distribución de los manuales y dar instrucciones. lo que permitirá una mejor visión al director ó gerente sobre los avances y costos.600 Art. procedemos a determinar el presupuesto respectivo. TOTAL CIÓN 1 Analista HR.15 Mecanógrafa HR 80 10 800 Dibujante HR 80 20 1.M.200.00 3 Analista HR 80 30 2.800.M. analista HR 160 15 2. / sem Aux.200 Sub-total Sub-to $3.200 Teléfono Renta 1 30.400 fotocopiado pieza 1500 .00 4 Analista HR 80 30 2.400 teléfono Renta 2 30.400 Teléfono Renta 2 30. / sem Supervisor HR 40 20 800 Aux.800. CANTIDAD C.U COSTO DESCRIP. 5000 Supervisor HR 80 20 1. a continuación en forma gráfica mostramos el citado presupuesto: PRESUPUESTO DE ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS RECURSOS MATERIALES ETAPA RECURSOS HUMANOS DESCRIPCIÓN U. / sem . 80 30 2.15 Revisor HR 80 20 1.600 Supervisor HR 80 20 1. + Registro de los Departamentos que tienen manual.00 2 Analista HR 40 30 1. analista HR 80 15 1.U. CANTIDAD C.

1. . reglamentos. Organigrama.6. Introducción.Manual de organización anterior ( si existiera).000. evaluada.) esta información debe ser ordenada.1 La portada. 3.400.1.Mecanógrafa Dibujante Supervisor 5 $6. Funciones de cada unidad administrativa.15 Sub-to 30.1.. 8 Presupuesto de elaboración La elaboración del manual se inicia con la recopilación de información.1. TOTAL $1.400 Sub-total teléfono .1.200. Índice.200 30. debe ser la identificación del manual.175 .00 Analista Impresor HR HR HR 40 40 80 30 20 30 1. etc. 3. 3. 800 fotocopias Sub-total 2.600 1.00 Figura No.Los apartados que debe contener un manual de organización son: 3. Instructivos.2. 3. donde se instruya sobre asuntos de organización ( funciones. oficios y memorándums. Sub-to teléfono 6 $1.600 Sub-total 1200 Sub-total teléfono Renta 1 / sem Renta 1 / sem pieza 2.5.800.).00 Analista 30.3.Organigramas existentes.00 TOTAL $32. A continuación daremos ejemplos prácticos de las partes del manual de organización. clasificada.1. entre la que destaca: .000 Renta 1 / sem . . 3. líneas de autoridad.15 Sub-to 7 $2.00 Analista HR HR HR HR 80 80 80 40 10 20 20 30 800 fotocopiado `pieza 300 1.1. Descripción de puestos.1. nombramientos. analizada y depurada con el fin de establecer cual servirá para el manual de organización. Portada. 3.4.400. etc.Normatividad actual (leyes. .Circulares. tomando en cuenta la uniformidad tanto en la terminología como en la presentación. Sub-to $2. .

contiene información básica ( título del manual. la fecha de elaboración. etc. fecha de publicación.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. 9 (Portada). LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL Figura No. área a la que es aplicable.). que es una zona demarcada en la parte superior de cada página. el responsable de su expedición. de autorización. Es importante hacer el encabezamiento de páginas. No. de páginas nombre de la empresa. de revisión. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN . etc.

propósitos.. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de organización. SISTEMA de un breve mensaje. 10 Índice 3.4.ORGANIGRAMA 3.. y la autorización del gerente ó además director de la unidad administrativa. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación.3.INTRODUCCIÓN 2..2. canales de comunicación.3.. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional. La introducción debe ser breve y concisa. así como la localización por el número de página.FUNCIONES 4.1. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización.DESCRIPCIÓN DE PUESTOS JEFE DE REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PÁGINA X X X X ABASTO Figura No.1. sus relaciones niveles jerárquicos. y líneas de autoridad y asesoría. RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS . a quien va dirigido como se usará.1. describiendo la posición de cada unidad administrativa. AUTOMATIZAD SECRETARIA O 3. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS ÍNDICE 1.

para delimitar sus responsabilidades dentro de la estructura organizacional. Descripción de puestos. Funciones de la unidad administrativa En este apartado del manual se describen en forma general las funciones de la unidad administrativa de que se trate. coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento de los centros comerciales y almacén de abasto. UNIDAD ADMINISTRATIVA COMPRAS 3. 11 Organigrama 3. . NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ FUNCIONES QUE REALIZA.5.6. Realiza.Figura No.1.1.

coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago de mercancías adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y almacén de abasto. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Realiza. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN .En forma detallada se enuncian todas las funciones de cada puesto integrante de la unidad administrativa. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Responsable de Compras Jefe de abasto Encargados de Gestoría y Compras Directas.

Elabora la propuesta de necesidades de compra de mercancía para el Jefe de Abasto. .Lleva a cabo la programación de visitas y atención de proveedores. . controla y certifica que la gestión de la documentación originada de las actividades de la adquisición de la mercancía reúna los requisitos establecidos para los pagos correspondientes. . . tomando las medidas que en cada paso procedan. complementación de datos en las notas de descuento con cargo. y este a su vez la somete al comité correspondiente. dirige. Enajenaciones. . determina los máximos y mínimos. reglamento y otras disposiciones establecidas para el fincamiento de pedidos. enajenaciones. programaciones así como algún otro documento requerido para el pago a proveedores.Supervisa.Conoce la Ley de Adquisiciones. - NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE .Mantener coordinación permanente con el personal de las áreas de almacén y contabilidad a fin de gestionar la documentación de pago a proveedores en forma oportuna y eficiente. detectando la mercancía requerida por los Centros Comerciales.Sugiere. .Proporciona en forma oportuna a las áreas correspondientes las listas y/o actualizaciones de precios. .Proporciona en forma oportuna a los Gerentes ó Supervisores de los Centros Comerciales los cambios de presentación de la mercancía. así como otras disposiciones establecidas vigentes con el fin de realizar el fincamiento de pedidos oficiales dentro de la normatividad establecida.De acuerdo al listado de existencia. controla y depura el padrón de proveedores y el catálogo de productos. arrendamientos. cotiza y elabora el pedido oficial de la compra de mercancía. Arrendamientos. rechazos ó deficiencia del surtimiento de pedidos.Llevar el registro y control de los expedientes de pago a proveedores. . . .Realizar las negociaciones que procedan por faltantes.Elaborar contra recibos.DESCRIPCIÓN ESPECIFICA: . . mantenimientos y almacenes. . Elaborar los pedidos oficiales contemplando la aplicación de adquisiciones.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores. . Mantenimientos y Almacenes.Elabora. recibos de caja.

Informa y orienta al proveedor sobre los requisitos establecidos para los pagos de sus facturas en forma oportuna. recaba de los proveedores y distribuye las listas de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales. vigentes a fin de realizar el trámite de la compra directa dentro de la normatividad establecida. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: . Enajenaciones. Mantenimientos y Almacenes así como otras disposiciones establecidas.Controla y depura anualmente el padrón de proveedores y el catálogo de productos de compras directas._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Proveedores Directos. Responsable de compras. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Atiende a los proveedores de las compras directas. . .Conoce la Ley de Adquisiciones. Ninguno. . . informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla. - .Proporciona en forma oportuna a los Gerentes de los Centros Comerciales la lista y/o actualizaciones de precios.Atiende a los proveedores que presentan sus productos e informa los lineamientos para ingresar al padrón de proveedores ( compras directas). Arrendamientos. realizando negociaciones que en cada caso procedan.

factura.Recibe documentación del proveedor y proporciona contra recibo de pago. . . . DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA: . contra recibo. DESCRIPCIÓN GENÉRICA: Organiza. Responsable de compras. programación de pagos e integración de expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas.Rubrica de elaborado el contra recibo y las notas descuento con cargo.Revisa selectivamente los desgloses y tiras de codificación de mercancía. . así como verifica su entrega oportuna al área de sistemas. referente a los proveedores que se les pago y que faltaron de pagar. .Supervisa y revisa las actividades de los auxiliares a su cargo. . Auxiliares de gestoría.Verifica que la integración de los expedientes de pago a proveedor contengan todos los documentos requeridos para su pago correspondiente ( pedido oficial. nota de cargo y/o nota de descuento con o sin cargo y recibo de caja) así como archiva la copia del expediente para su consulta.Revisa la elaboración de las programaciones de pago en base a los contra recibos expedidos. a fin de que sean elaboradas en forma correcta y oportuna. .Atiende y proporciona información a los proveedores referente a su trámite de pago. nota de entrada.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS DESCRIPCIÓN DE PUESTOS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE ORGANIZACIÓN PUESTO: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS: Encargado de Gestoría. dirige y controla las actividades requeridas para la atención de: recepción de documentos. - .Semanalmente recaba información en el departamento de tesorería.

5.2.2. Siguiendo con planteamiento del contenido del manual de organización.. Catálogo de formas e instructivo de uso.4.Información obtenida a través de la observación. 3. Políticas y puntos de control existentes para el desarrollo de las actividades del área. Organigrama. por lo que solo haremos mención de ellos. Una vez terminada la etapa de planeación en el proceso de elaboración del manual de procedimientos.2. debe ser la identificación del manual. de De igual forma debe ser enviado. . oficios o memorándum. que a continuación detallamos: . Introducción. . ya que ambos manuales son de naturaleza diferente. ambos formatos (programa de manualización y presupuesto) usados en el manual de organización son aplicables a éste.2.6.2. reglamentos. instructivos.2. los puntos más importantes a precisar son: Procedimientos administrativos establecidos ( manuales procedimientos).1 La portada.Estructura Organizacional del área en que se aplicará el manual. se procederá a la recopilación de la información.Manuales de procedimientos anteriores ( si existieran). etc.. 3. etc.1. se puede determinar que información es utilizable para el manual de procedimientos. Procedimientos. .3. el primer paso es la realización de un diagnóstico situacional. donde se precise la forma de desarrollar actividades ó tareas. . Circulares. .3.Actividades desarrolladas para cada procedimiento administrativo. a los niveles directivos.Manuales de Procedimientos. 3. 3.Formatos utilizados en desarrollo de procedimientos. .2. . . Así mismo debe elaborarse tanto el plan de trabajo y el presupuesto para la instrumentación del manual de procedimientos. a manera de reporte.2. con variantes en los puntos a establecer.. 3. Funciones y obligaciones del área de aplicación del manual de procedimientos. Después de analizada.Normatividad existente (leyes. el contenido del manual de procedimientos sería como sigue: 3.).Ámbito de aplicación (general o especifico).2. 3. clasificada y depurada. Índice. Portada.Información obtenida a través de cuestionarios. para su análisis y aprobación. Al igual que en la elaboración del manual de organización.

así como la localización por el número de página. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS . la fecha de elaboración. LOGOTIPO DEL ORGANISMO: ORGANISMO NOMBRE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR 3.2. el responsable de su expedición. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de procedimientos.mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. etc.2.

describiendo la posición de cada unidad administrativa.INTRODUCCIÓN 2. 3. La introducción debe ser breve y concisa.ORGANIGRAMA 3..3.. sus relaciones niveles jerárquicos.PROCEDIMIENTOS 4.2.. líneas de autoridad y asesoría.. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O SECRETARIA RESPONSABLE DE ALMACÉN RESPONSABLE DE COMPRAS ENCARGADO DE EMBARQUE Y RECEPCION AUXILIARES ESTIBADORES Y CHOFERES ENCARGADO DE GESTORÍA AUXILIARES DE SERVICIOS Y PAGOS .4. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de procedimientos. propósitos. a quien va dirigido como se usará.CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO PÁGINA X X X X 3. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional.2. mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación. canales de comunicación.ÍNDICE 1.

a demás las políticas de observancia obligatoria para el desarrollo de las funciones. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .3.2. así como el representarlos gráficamente con diagramas de flujo. Los procedimientos.Consisten en la descripción de la secuencia lógica de procedimientos correspondientes a una unidad administrativa.5.. En ellos se establecen.

solicitando para ello cantidades suficientes y acordes con la rotación de inventarios.. etc.. promociones.El responsable de compras deberá realizar visitas a fabricantes y distribuidores de mercancías con el fin de evaluar el potencial de surtimiento.POLÍTICAS PROCEDIMIENTO: OFICIALES. 7. así como el estudio de variaciones de precios remitiéndolos al jefe de abasto. características. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos. 5. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 8.. . 6..El responsable de compras para efectuar la atención a proveedores lo realizará a través de la programación de visitas de los mismos. 2. evitando con esto desabasto. con el propósito de conocer adecuadamente el producto y su precio. procesos.El responsable de compras solo adquirirá productos autorizados por el comité correspondiente.El responsable de compras deberá elaborar los máximos y mínimos de mercancías que deben existir en el almacén de abasto. deberán ser anotadas en el rubro de observaciones contenido en el pedido oficial.Las ofertas. FINCAMIENTO Y SURTIMIENTO DE PEDIDOS 1.El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. con la finalidad de mantenerlo en un margen de seguridad.El responsable de compras elaborará anualmente el récord de compras a proveedores.El responsable de compras verificará que el pedido oficial cumpla con el adecuado llenado y contenido de las cantidades requeridas por el área de abasto.. las cuales deberán efectuarse en forma ordenada y calendarizada.. tomando como base el reporte de actividades del área de gestoría. realizadas a través del fincamiento correspondiente. etc. técnicas. 4.. estos con la finalidad de hacerlo del conocimiento de las áreas involucradas para su aplicación y control.. así como que no presente tachaduras o enmendaduras. así como observar controles de calidad. 3.

.El responsable de compras vigilará que los precios que otorgan los proveedores sean preferenciales. catálogo de artículos por lo menos una vez al año. 11. remitiéndolo al área de sistemas para su control y actualización.El responsable de compras realizará la depuración y actualización del padrón de proveedores. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO . 10.. a su vez vigilando que los precios a utilizar sean los mismos otorgados a instituciones del mismo tipo.Responsable de compras para efectuar el fincamiento de un pedido oficial deberá tomar en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones.9. variado.Los auxiliares de gestoría y el encargado del área tendrán bajo su resguardo y custodia los expedientes de cada uno de los proveedores de compras consolidadas y directas. 12. así como asegurar al celebrarse negociaciones con los proveedores. suficiente. Mantenimientos y almacenes. así como se encuentre debidamente autorizadas las listas y/o actualizaciones de precio por la SECOFI. el abasto oportuno. Enajenaciones.. Arrendamientos.. consolidados y directos.

.

2.Solicita al proveedor cotización y precios. promociones. Y INICIO DE PROCEDIMIENT O 1 .Determinando las condiciones para el pago A . etc. 2 . buscando se efectúe el trato preferencial.Consulta reporte de existencias y ESTUDIO DE DESPLAZAMIENTO desplazamiento de mercancías por centros comerciales. las ofertas.Reunidos los requisitos mencionados. proponen verbalmente la adquisición de mercancías. Esta actividad se conecta al procedimiento de lista y/o actualizaciones de precios. . . procediendo a REPORTE DE EXISTENCIA elaborar los máximos y mínimos. . .Analiza propuestas.Esta actividad se conecta al procedimiento de adquisición de mercancías para el almacén de abasto en el paso No.NOMBRE DEL ORGANISMO FECHA UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS VIGENCIA REVISIÓN PROCEDIMIENTO: FINCAMIENTO D/M/A D/M/A SURTIMIENTO DE PEDIDOS OFICIALES.

.

Espera Proveedor Espera Proveedor FIN .Recibe copia de pedido MERCANCIA FACTURA oficial. elabora factura. . .Recaba autorización y distribuye para continuar con el trámite del pedido oficial. notificando al proveedor para realizar el fincamiento correspondiente. .NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROVEEDOR A ENCARGADO DE COMPRAS ENCARGADO DE ALMACÉN 3 4 . . .Cotejando con el encargado la recepción de mercancía contra el pedido oficial y la factura.Esta actividad se conecta al procedimiento de entradas por mercancías.PEDIDO OFICIAL al Entrega mercancía almacén de abasto.Elabora el OFICIAL PEDIDO pedido oficial.Recibe original del pedido oficial y espera al proveedor. 5 PEDIDO OFICIAL . en el área de recepción y acomodo.

.

Los documentos soportes para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. 3. 9. El auxiliar de gestoría elaborará los documentos siguientes: contra recibo. El encargado de gestoría asignará la fecha probable de pago. El encargado de gestoría coordina y vigila el manejo de la información realizada por el auxiliar. informará al jefe de abasto las compras consolidadas a través de memorándum en forma semanal y especificado por proveedor y clave. 7. 6. 2. nota de descuento con cargo para la aplicación correspondiente en factura. referente a pagos de proveedores y saldos pendientes con la finalidad de llevar un estricto control de los mismos. 11. 1. nota de entrada al almacén de abasto. preparando los documentos para trámite de autorización. El encargado de gestoría deberá llevar un estricto control de los pagos efectuados semanalmente por la Tesorería. 8. nota de descuento con cargo. 7. . El responsable de compras tomando como base los reportes emitidos por el sistema automatizado. 10. validación y pago en el departamento de control del egreso. elaborando las programaciones de pagos a proveedores en sus dos rubros: Normales. El encargado de gestoría entregará a los proveedores los contra recibos proporcionando la información referente a sus pagos y descuentos aplicados en facturas. 10. 6. 9. 5. 4. 11. 3. 4. oportuna y en las fechas convenidas para tal efecto. El encargado de gestoría verificará que los documentos mencionados en el punto anterior. El encargado de gestoría coordina la operación de pagos a proveedores a fin de que se realice de manera eficiente. 8. El jefe de abasto realizará el trámite de autorización y validación del pago a proveedores. recibo de caja. 1. El responsable de compras revisará y verificará la programación de pagos a proveedores así como los documentos que los soportan.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS. 5. 2. especiales. cumplan con el adecuado llenado de sus formatos así como no presenten tachaduras ó enmendaduras.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMAS DE FLUJO .

Elabora contra recibo. registra en el libro de recepción de c contabilidad.Elabora la programación de pagos y registra en el libro de control. f D DOCUMENTOS 1 D DESGLOSE . . anexa al expediente. recibo de caja.NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE ________ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS SISTEMAS ENCARGADO GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENT O GESTORÍA AUXILIAR FACTURA 2 D DESGLOSE . turna. captura y devuelve. A .Asigna fecha de pago y turna documentos. 3 L LIBRO DE REGISTRO PROGRAMACIÓN DE P PAGOS RRecibe DE CAJA .Recibe desglose y copia de factura.RECIBOdocumento y fecha de pago C CONTRA RECIBO .

Recibe expediente. PROGRAMACIÓN verifica que estén correctos RECIBO DE CAJA entre sí. Espera del Proveedor EXPEDIENTE . rubrica y turna. revisa.NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D/M/A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS GESTORÍA ENCARGADO A COMPRAS RESPONSABLE ABASTO JEFE 5 EXPEDIENTE 4 LIBRO DE REGISTRO RELACIÓN DE coteja . verifica firmas y turna para autorización. .Rubrica y turna expediente para continuar al trámite.Recibe expediente para trámite de firmas.Recibe expediente.Archiva contra recibo provisionalmente en espera del proveedor. anexa al expediente. datos. . B . en caso de error devuelve a corrección. 6 EXPEDIENTE .

. recaba acuse en el libro .B NOMBRE DEL FECHA VIGENCIA REVISIÓN HOJA_____ ORGANISMO D/M/A D / M / A DE _______ UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . CONTABILIDAD DE CENTROS C. 7 PROCEDIMIENTO: TRAMITE DE PAGO DE COMPRAS CONSOLIDADAS. JEFE 8obteniendo copias. contable.Recibe el expediente. archiva para aclaraciones. proveedores al expediente y .Esta actividad se conecta al de control y entrega. procedimiento de revisión y autorización de documentos.Recibe expediente. GESTORÍA ENCARGADO INICIO DE PROCEDIMIENTO .Anexa relación de . programación de pago a verifica y valida.Obtiene copias de todo el entrega al Departamento del expediente para su registro control del egreso. así como el de emisión de cheques y pago a proveedores. EXPEDIENTE EXPEDIENTE analiza.

.

Los catálogos de formas tienen por objeto indicar los formatos que deben utilizarse en el desarrollo de los procedimientos administrativos. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS CATÁLOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO .3.6.2. así como su correcta requisitación. Catálogo de formas e instructivo de uso.

16 El nombre y la firma del proveedor que recibe este documento. 9 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía ejemplo: pieza. 15. . 10 Con números arábigos el número que corresponde a la cantidad del articulo. 13 Con números arábigos la cantidad que corresponde a la suma de los importes. 2 El día.30. 8 El nombre del articulo y sus especificaciones. No. 4 El día. 15 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza este documento. 12 Con números arábigos el importe que corresponde al total de la cantidad.NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: CLAVE. 3 El nombre completo del proveedor ó empresa. 6 El nombre de la unidad administrativa donde se va entregar la mercancía de esté pedido oficial. 14 El nombre y la firma del responsable de compras que es quien elabora este formato. 7 Con números arábigos la clave que corresponde al articulo. caja. 5 Tachar con una “X” el plazo de pago (días). mes y año de entrega de la mercancía de este pedido. etc. s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 “ Pedido Oficial”.60 y 90 de acuerdo a lo convenido. mes y año en que se elabora este pedido oficial. 11 Con números arábigos el precio que corresponde a cada articulo.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ . 16 El nombre y la firma del encargado de recepción y acomodamiento. etc. 3 El nombre del proveedor ó empresa. 10 Con números arábigos la cantidad de la mercancía. 4 Con números arábigos los que corresponden a la (s) factura (s). 8 Con números arábigos el folio del pedido oficial. 11 El nombre de la unidad en que se presenta la mercancía. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 s/c DEBE ANOTARSE 1 Con números arábigos y consecutivos el que corresponda al folio de este formato.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del formato: “Nota de Entrada” CLAVE: No. 13 Con números arábigos clave asignada a la mercancía de acuerdo al catálogo. 17 El nombre y la firma del encargado de sistemas que registra la información. ejemplo: pieza. 7 Talón número. 14 Con números arábigos el importe del total de la cantidad. 9 El día. 15 Anotar las observaciones encontradas en la entrada de la mercancía. 6 Transporte. mes y año en que se elabora esta nota de entrada. 12 El nombre del artículo y sus especificaciones. mes y año en que se elaboró el pedido oficial al que corresponde esta nota de entrada. 5 Con números arábigos los folios de las notas de remisión. caja. 2 El día.

4 Con números arábigos y consecutivos al folio que corresponden a las facturas a pagar. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS . 3 Con número ordinal y letra a la cantidad que corresponde al pago a realizar. 5 El día.UNIDAD ADMINISTRATIVA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: CLAVE: No. 6 El día. 2 3 4 5 6 s/c “contra recibo” DEBE ANOTARSE 1 Número ordinal consecutivo que corresponde 2 Nombre completo del proveedor ó empresa a la que se le va a pagar. mes y año probable en que se intercambiará el contra recibo por el cheque correspondiente. mes y año en que se expide este contra recibo. 1 al folio.

16 El nombre y la firma del responsable de compras que revisó este formato. incluyendo calle. 7 Con números arábigos la cantidad de la mercancía. 13 Anotar con letra la cantidad del total de la nota de cargo. 6 Anotar el nombre del artículo y sus especificaciones. 15 El nombre y la firma del encargado de gestoría que requisita este formato. municipio y estado. obtenido del sub total . mes y año en que se elabora este formato. 3 El nombre proveedor ó empresa. 11 Con números arábigos la cantidad del impuesto al valor agregado. 9 Con números arábigos. CLAVE: s/c No. el importe del total de la cantidad de los artículos. número. 18 El nombre y la firma del jefe de contabilidad de centros comerciales. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE . 5 Anotar el domicilio del proveedor ó empresa.INSTRUCTIVO DE LLENADO Nombre del Formato: “Nota de Cargo”. 12 Con números arábigos la cantidad que se origina de la suma del sub total más el IVA. 4 El registro federal de causantes del proveedor ó empresa. 14 El nombre y la firma del proveedor al que le afecta esta nota de cargo. 2 El día. 10 La suma total de los importes. 17 El nombre y la firma del jefe de abasto que autoriza la aplicación de esta nota de cargo. colonia. 8 Con números arábigos el precio de cada artículo. DEBE ANOTARSE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1 El nombre del centro comercial al que pertenece la aplicación de la nota de cargo.

14 Anotar el nombre completo y la firma del jefe del departamento de centros comerciales y laboratorio óptico quien autoriza este formato. abasto. 7 Con números arábigos en forma consecutiva iniciando por el 1. farmacias). 1 El día. 8 El nombre completo del proveedor ó empresa que presenta la factura a pagar. mes y año en que se elabora este 3. 12 Con números arábigos la cantidad que corresponde al pago. DEBE ANOTARSE 1 formato. . 15 El nombre completo y la firma del visto bueno del subdirector de protección al salario. 11 El día. Manuales de políticas. 3. las facturas a pagar. No. sucesivamente. 5 Con números arábigos los que corresponden a la cuenta asignada por la institución bancaria. 4 Nombre de la institución bancaria donde se cobrará el cheque que se va expedir. 3 El nombre del área administrativa que realizó la compra (nombre del centro comercial. 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 2 Con números arábigos el número que le corresponde a esta hoja así como el que comprende al total que integran esta programación. 2. 9 Anotar con números arábigos el número consecutivo de folio que contiene el contra recibo. 13 Anotar el nombre completo y la firma del jefe de abasto donde se elabora esta forma. mes y año probable que se emitirá el cheque. especial y farmacia.3._______ UNIDAD ADMINISTRATIVA INSTRUCTIVO DE LLENADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Nombre del formato: CLAVE: s/c “Programación de pago a proveedores”. 6 Tachar con una “X” el tipo de programación: Normal. 10 El día. mes y año en que se elabora el contra recibo.

3.1. Portada 3.2. también los manuales de políticas se elaboran bajo estos dos criterios. mediante la cual el usuario distinga de que tipo de manual se trata. basándose en el ámbito de aplicación.3. Declaración de Políticas 3.3. se crean los manuales de políticas donde se establecen las políticas.3.1 La portada. para llevar una secuencia de los otros dos.3. criterios ó lineamientos generales.Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las responsabilidades de las distintas unidades administrativas que participan en los procesos. Organigrama ORGANISMO: NOMBRE DEL ORGANISMO 3. debe ser la identificación del manual. siguiendo el mismo esquema del contenido: 3. Índice 3. la fecha de elaboración. Así como los manuales de organización y procedimientos.4. MANUAL DE POLÍTICAS SIGLAS DE LA UNIDAD QUE ELABORO EL MANUAL O EN SU CASO DEL CONSULTOR MES AÑO . el responsable de su expedición. Por la influencia que ejercen sobre los otros manuales este tipo de manual debe ser elaborado en forma directa con los niveles directivos.3. el ejemplo que presentaremos es de un manual de políticas específico para el área de compras.5. Introducción LOGOTIPO DEL 3. etc.3. pueden ser generales ó específicos. ya que en el se reflejarán las instrucciones que ellos den al resto de la estructura y que deben observar en el desempeño de sus funciones y el cumplimiento de sus responsabilidades.

NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA ÍNDICE 1...Figura No.INTRODUCCIÓN 2. así como la localización por el número de página. 12 Portada 3.. El índice debe mostrar en forma rápida el contenido del manual de organización.3.2.DECLARACIÓN DE POLÍTICAS REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS PAGINA X X X .ORGANIGRAMA 3.

mediante una explicación sobre su ámbito de aplicación. propósitos. a quien va dirigido como se usará.4. pero que permita al lector un panorama general del contenido del manual de políticas. además de un breve mensaje y la autorización del gerente ó director de la unidad administrativa. JEFE DE ABASTO SISTEMA AUTOMATIZAD O O S S SECRETARIA RESPONSABLE DE A ALMACÉN A RESPONSABLE DE C COMPRAS C ENCARGADO DE EMBARQUE Y R RECEPCION R AUXILIARES ESTIBADORES Y C CHOFERES C ENCARGADO DE G GESTORÍA G AUXILIARES DE SERVICIOS Y P PAGOS P . canales de comunicación. 3. 13 Índice 3.3. sus relaciones niveles jerárquicos.3. líneas de autoridad y asesoría.Figura No. describiendo la posición de cada unidad administrativa. El organigrama representa gráficamente la estructura Organizacional.3. La introducción debe ser breve y concisa.

5.3. Declaración de Políticas.Figura No. utilizando textos especializados para escribir las políticas.. se elabora una descripción narrativa.Una vez que se han desarrollado las políticas. 14 Organigrama 3. NOMBRE ORGANISMO DEL FECHA VIGENCIA D/M/A UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISIÓN HOJA_____ D/M/A DE _______ MANUAL DE POLÍTICAS .

e) e) La autorización y validación de los pagos a proveedores será responsabilidad del jefe de abasto. d) d) Los documentos soporte para efectuar el trámite de pago será el pedido oficial. las cuales se encuentran contenidas en el catálogo de artículos. b) b) Sólo se adquirirán mercancías autorizadas por el comité correspondiente. nota de entrada al almacén y nota de descuento. . jefe de departamento y subdirector. Enajenaciones. Mantenimientos y Almacenes. tomando en consideración lo estipulado en la Ley de Adquisiciones. c) c) Sólo se podrán fincar pedidos oficiales.POLÍTICAS DE COMPRAS a) a) El pedido oficial será el documento soporte para efectuar toda compra de mercancías a proveedores. Arrendamientos.

AUTO EVALUACIÓN 1..¿Qué es el encabezamiento de páginas? 16..... 7.¿Cuáles son los modelos de estructuras Organizacionales más comunes? 3.¿Qué es un procedimiento? 21...Mencione los métodos para recopilación de información.¿Cuáles son las partes de un manual de procedimientos? 20.¿Qué es la reorganización? 6.. 4...-¿ Qué es un manual de organización? 13.¿Cuáles son las principales gráficas de apoyo para elaborar manuales administrativos? 11..Defina la estructura Organizacional. 9...¿Qué es la descripción de puestos? 18..¿Cuál es la función del organigrama? 17...¿Qué es la actualización de los manuales administrativos? 12..Mencione los tipos de autoridad que se ejercen en las relaciones formales.¿Qué es un diagrama de flujo? 22..¿Qué es un manual de procedimientos? 19.¿Cuáles son las partes de un manual de organización? 15.¿Qué es un manual de políticas? . 8. 10.Defina que es un manual administrativo. 5.Mencione la clasificación de los manuales administrativos....Mencione dos técnicas para programación gráfica. 2.¿Qué es un diagnostico situacional? 14.Defina la división del trabajo.

Joaquín Rodríguez Valencia..E. Documento enviado por: . Velasco Monroy. 1982. 1998.¿Qué son las políticas? 24.A. 1987. Gobierno del Estado de México y Universidad Autónoma del Estado de México. Joaquín Rodríguez Valencia.C. Harold Koontz. ECAFSA.¿Qué es la declaración de políticas? 25.23. Terry.S. Principios de Administración. 1981. McGrawHill. C.. 1999. ECAFSA. Estudio de Sistemas y Procedimientos Administrativos. Elementos de Administración Moderna. George R..¿Quién debe intervenir en el desarrollo de políticas? BIBLIOGRAFÍA Como Elaborar y Usar los Manuales Administrativos. Santiago G. Cyril O´donnell. Nuevas Estructuras Organizacionales para la Administración Pública.

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