P. 1
Panduan_Instalasi_Absensi_Online_e-TKD_

Panduan_Instalasi_Absensi_Online_e-TKD_

|Views: 78|Likes:
Published by Seprian Fairnanto

More info:

Published by: Seprian Fairnanto on Aug 01, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/12/2014

pdf

text

original

 

PANDUAN INSTALASI  MESIN ABSENSI  ONLINE 
Sistem Informasi e‐TKD  Provinsi DKI Jakarta 
Versi 1.0 
     

Hal | 1

 

DAFTAR ISI 
A.  PENDAHULUAN  ....................................................................................................................... 3  . B.  PENGATURAN DATABASE (ODBC) ........................................................................................... 4  C.  MESIN ABSENSI ONLINE .......................................................................................................... 8  1.  Mendaftarkan Mesin Absensi Anda  .................................................................................... 8  . 2.  Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin ............................................................. 11  . 3.  Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin ............................................................... 12  4.  Mendownload Software Sinkronisasi Absen ..................................................................... 14  5.  Menginstal Sofware Absensi Online .................................................................................. 16 

Hal | 2

A. PENDAHULUAN 
Sebagaimana  diamanatkan  dalam  pergub  215  tahun  2010  tentang  Tunjangan  Kinerja  Daerah  (TKD)  di  Provinsi  DKI  Jakarta  terutama  dalam  hal  peningkatan  kedisiplinan  kehadiran  (absensi)  pegawai  maka  dibangunlah  suatu  sistem  absensi  online  yang  terintegrasi dengan web e‐ TKD yang beralamat di www.bkd.jakarta.go.id    Sejalan  dengan  hal  itu  maka  disusunlah  manual  ini  yang  akan  memberikan  panduan  bagi  seluruh  SKPD/UKPD  yang  telah  memiliki  mesin  absensi  elektronik  untuk  dapat  mengonlinekan  mesinnya  sehingga  bisa  terhubung  ke  web  e‐TKD  secara  realtime  online. Panduan ini berisi langkah detail dan juga contoh gambar halaman yang akan  ditemui  oleh  pengguna  sehingga  diharapkan  akan  lebih  memperjelas  langkah  yang  dilakukan.    Adapun garis besar dari manual ini adalah : 
1. Untuk  dapat  mengonlinekan  mesin  absensinya  terlebih  SKPD/UKPD  harus  mengatur  database dikomputer absensinya agar dapat terbaca oleh aplikasi e‐TKD sesuai langkah di  point B pada panduan ini  2. Setelah  pengaturan  database  selesai  dilakukan  maka  SKPD/UKPD  dipersilahkan  untuk  meregister  online  mesin  absensinya  untuk  mendapatkan  nomer  seri,  tipe  model  dan  no  identifikasi  mesin  dari  web  e‐TKD.  Mesin  yang  akan  dionlinekan  bisa  lebih  dari  satu  di  lokasi yang berbeda. Adapun langkah detailnya diterangkan di point C.1 pada panduan ini.   3. Berikutnya  yang  perlu  dilakukan  pendaftaran  lokasi  kerja  yang  akan  dilingkupi  oleh  tiap  mesin  yang  akan  online  tersebut.  Pemetaan  lokasi  kerja  ini  bertujuan  agar  data  absensi  pegawai tidak salah masuk ke lokasi yang salah. Langkah detail dari hal ini dapat dilihat di  poin C.2  4. Setelah  mendaftarkan  mesin  dan  memetakan  lokasi  kerjanya  yang  perlu  dilakukan  berikutnya  adalah  mendaftarkan  pegawai  yang  akan  absen  di  mesin  tsb.  Hal  ini  akan  menunjangn tingginya flexibiliatas absensi di lapangan, langkahnya diterangkan di poin C.3  5. Setelah  semua  perihal  mesin  selesai  maka  baru  SKPD  dan  UKPD  dipersilahkan  untuk  mendownload sofware sesuai merk/type yang didaftarkan yang dipandu di poin C.4  6. Dan  langkah  terakahir  adalah  instalasi  sofware  yang  akan  secara  otomatis  mengirimkan  data absensi pegawai dari database yang tercatat di mesin.  

  Buku  panduan  ini  merupakan  versi  1.0  yang  akan  terus  disempurnakan  di  versi  berikutnya. Jika terdapat masukan, kritikan dan kekurang jelasan atau kesulitan dalam  mengikuti  langkah  yang  diberikan  pada  buku  panduan  ini  kami  juga  menyertakan  alamat  kontak  hotline  dukungan  teknis  TKD  pada  halaman  terakhir.  Silahkan  untuk  anda  manfaatkan secara optimal    Terimakasih dan Selamat Bekerja     Hal | 3

B. PENGATURAN DATABASE (ODBC) 
Hal  pertama  yang  harus  anda  lakukan  sebelum  melakukan  instalasi  software  adalah  melakukan  pengaturan  cara  pembacaan  database  mesin  absen  elektoronik  di  komputer  anda.  Pengaturan  ini  berfungsi  agar  nantinya  software  absensi  yang  kami  berikan dapat membaca database mesin absen elektronik anda dengan benar. Hal ini  disebut  sebagai  Pengaturan  Open  Data  Base  Connectivity  (ODBC).    Adapun  langkah  untuk melakukan pengaturan ini :  WINDOWS XP 
Jika komputer absensi anda mengunakan Sistem  Operasi Windows XP maka silahkan ikuti langkah  dibawah ini : 

WINDOWS VISTA 

Jika komputer absensi anda menggunakan Sistem  Operasi Windows Vista maka silahkan ikuti  langkah dibawah ini :    1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative  1. Masuk ke Control Panel > pilih Administrative  Tools  Tools 

  2. Silahkan klik  Data Source (ODBC)  

 

 

 

2. Silahkan klik Data Source (ODBC)    

 

 

Hal | 4

WINDOWS XP  3. Pilih tab system DSN > Klik tombol Add   

WINDOWS VISTA  3. Pilih tab system DSN > klik Tombol Add   

 

 

 
4. Jika database mesin absensi anda berbentuk  micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih  Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb)  selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis  database anda [lihat extension filenya (*.???)]  >  selesai klik tombol Finish   

4. Jika database mesin absensi anda berbentuk  micosoft access (.mdb) maka silahkan pilih  Microsoft Access Driver (*.mdb, *.aacdb)  selain itu silahkan sesuaikan dengan jenis  database anda [lihat extension filenya (*.???)]  >  selesai klik tombol Finish   

 

Hal | 5

WINDOWS XP 
5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi        Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD        Pilih tombol Select    

WINDOWS VISTA 
5. Isikan Data Source Name : SyncAbsensi        Isikan Description : SinkronisasiAbsenTKD        Pilih tombol Select    

    6. Silahkan  arahkan  ke  letak  database  mesin  6. Silahkan arahkan ke letak database mesin  absensi  anda  [biasanya  ada  di  C:\program  absensi anda [biasanya ada di C:\program  files\nama  software  mesin]  >  Selesai  klik  files\nama software mesin] > Selesai klik  tombol OK  tombol OK     

 

  Jika  anda  tidak  mengetahui  letak  database  anda  silahkan  anda  menghubungi  vendor  penyedia mesin absen.  Selain letak pastikan anda juga bisa membuka  file database tersebut, jika ternyata database  tersebut  terkunci  maka  anda  harus  tanyakan  login name dan paswordnya   

  Jika  anda  tidak  mengetahui  letak  database  anda  silahkan  anda  menghubungi  vendor  penyedia mesin absen.   Selain letak pastikan anda juga bisa membuka  file database tersebut, jika ternyata database  tersebut  terkunci  maka  anda  harus  tanyakan  login name dan paswordnya 

Hal | 6

WINDOWS XP  7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC  namun dengan tulisan database telah  terisikan [pastikan letak database sudah anda  arahkan pada database yang benar]; Jika  database absensi menggunakan pasword  maka silahkan klik tombol Advanced   

WINDOWS VISTA  7. Otomatis akan kembali ke tampilah ODBC  namun dengan tulisan database telah  terisikan [pastikan letak database sudah anda  arahkan pada database yang benar]; Jika  database absensi menggunakan pasword  maka silahkan klik tombol Advanced   

8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan  Pasword database anda > Selesai klik tombol  OK   

    8. Isikan Nama Pengguna (LoginName) dan  Pasword database anda > Selesai klik tombol  OK   

    Sampai tahap ini langkah pengaturan database (ODBC) di komputer anda telah selesai anda lakukan.  Tahap berikutnya adalah silahkan anda untuk :  1. Mendaftarkan mesin absensi anda di web e‐ TKD  2. Mendaftarkan lokasi kerja yang tercakupi oleh mesin tersebut  3. Mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tersebut  Penjelasan detail langkah – langkah diatas dapat anda baca pada bab selanjutnya dari buku panduan  ini 

 

Hal | 7

C. MESIN ABSENSI ONLINE  
1. Mendaftarkan Mesin Absensi Anda  
Sebelum  anda  memulai  langkah  selanjutnya  ada  hal  yang  harus  kami  jelaskan  terkait  pendaftaran  Mesin  absensi  ini  yakni  pada  bulan  sebelumnya  (Februari  2010)  melalui  website  e‐TKD  kami  sudah  meminta  UKPD/SKPD  untuk  mendaftarkan  mesin  absensi  anda, dan dari hasil pendaftaran tersebut sudah berhasil mendata sekitar 2900 mesin  absensi di tiap – tiap SKPD/UKPD. Namun anda perlu tahu bahwa pendaftaran tersebut  hanya  bersifat  sensus  kesiapan  SKPD/UKPD  dalam  hal  pengadaan  mesin  absensi  elektronik  sebagai  evaluasi  persiapan  penerapan  absen  online  per  April  2010  sesuai  dengan  amanat  Pergub  215  tahun  2010  tentang  TKD.  Sehingga  pada  saat  itu  meski  anda  sudah  mendaftarkan  mesin  anda  namun  absensi  anda  belum  dapat  online  dengan e‐TKD  Dan pada bulan maret 2010 ini kami meminta anda untuk mendaftarkan mesin absensi  elektronik anda kembali, namun kali ini bukan sebagai sensus namun sudah langsung  ke proses online kan mesin absensi elektronik anda satu persatu.  Adapun untuk pendaftarannya adalah sebagai berikut  : 
  NO  1.  INSTRUKSI  Silahkan  arahkan  browser  anda  ke  web  e‐TKD  dengan  alamat  www.bkd.jakarta.go.id    >  masukkan  ID  pengguna  dan  Pasword  anda  kemudian klik Tombol Masuk  CONTOH GAMBAR 

2. 

Pada  menu  utama  halaman  rekap  SKPD  silahkan pilih menu Mesin Absensi 

Hal | 8

3. 

Jika mesin anda sudah pernah online dengan e‐  TKD  maka  anda  akan  dapat  melihat  daftar  mesin  tsb.  Namun  bila  halaman  kosong  yang  anda temui silahkan kilk tombol Register Mesin  Absensi  Akan muncul form pendaftaran mesin absensi.  Lokasi  Mesin  :  Sebutkan  nama  UKPD  anda;  Lokasi  Mesin  Absen;  mesin  no  [bila  lebih  dari  1mesin]  Contoh :   Kel.Gambir – JAKPUS;Gd.  Kantor kel‐   Ruang TU; Mesin no.1     Tipe  Mesin  :  Pastikan  tipe/merk  mesin  ada  di  daftar yang kami sediakan > silahkan pilih    JANGAN  LANJUTKAN  !!    Bila  tipe  mesin  anda  belum  ada  dalam  daftar  ini.  Kesalahan  pemilihan  tipe  mesin  akan  berakibat  pada  kegagalan  penarikan  data  absensi.  Mohon  sabar  untuk  menunggu  pengumuman  berikutnya  dari  kami  tentang  progress  tipe  mesin yang sudah siap online ke e‐TKD  Identitas  personal  :  Jika  database  anda  menggunakan NRK maka pilih 0, jika NIP pilih 1.  Jika terdapat NIP dan NRK kami sarankan anda  pilih 0 (NRK)    Untuk  mengetahui  identitas  personal  yang  digunakan di mesin absensi anda silahkan buka  database absensi di komputer dan silahkan cek  apakah terdapat NIP atau NRK   

4. 

5. 

 

6. 

 

Hal | 9

7. 

Jika  data  mesin  sudah  lengkap  terisi  maka  secara  otomatis  kami  akan  memproduksi  nomer  seri  mesin.  Mohon  untuk  3  item  penting ini anda catat :  1. Nomer seri  2. Model Database  3. Identitas Personal  Ketiga  hal  tersebut  nanti  akan  ditanyakan  saat  anda  menginstal  software  sinkronsisasi  absen  dengan e‐TKD 

 

 

Hal | 10

2. Mendata Lokasi Kerja Yang Dicakupi Oleh Mesin 
NO  8.  INSTRUKSI  Setelah  mesin  terdaftar  maka  anda  diminta  untuk memetakan lokasi kerja mana saja yang  akan absen di mesin itu, untuk melakukannya  > tekan tombol Register Lokasi Kerja    Lokasi Kerja :  Pegawai dari UKPD apa saja yg  akan  absen  dimesin  ini.  Satu  mesin  absensi  boleh  lebih  dari  satu  lokasi  kerja.  Namun  lokasi  kerja  hanya  bisa  jika  unit  tersebut  merupakan  UKPD.  Jika  bagian  dari  UKPD  spt  seksi sudin maka menginduk di UKPD (sudin)    Anda akan diminta untuk memilih lokasi kerja  dari daftar yang kami telah sediakan.  Satu lokasi kerja bisa didaftarkan di lebih dari  satu mesin > klik lokasi yang anda pilih   CONTOH GAMBAR 

 

9. 

    10.  Setelah  lokasi  dipilih  maka  akan  tertera  data  lokasi  kerja  yang  baru  saja  anda  daftarkan  >  setelah selesai klik tombol Register  

    11.  Jika masih ada lokasi kerja yang akan dicakupi  oleh  mesin  absen  ini  maka  silahkan  kembali  lakukan  langkah  pendaftarlan  loakasi  kerja  diatas.   Jika  tidak  maka  anda  bisa  melihat  list  lokasi  kerja  yang  dapat  dicakupi  oleh  mesin  yang  anda daftarkan.  Lokasi  kerja  akan  menentukan  bahwa  hanya  pegawai  di  lokasi  kerja  yang  anda  daftarkan  saja yang dapat melakukan sinkronisasi absen  ke e‐TKD dari mesin tersebut 

 

Hal | 11

3. Meregister Pegawai Yang Akan Absen Di Mesin 
NO  12.  INSTRUKSI  Setelah  lokasi  diregister  maka  langkah  berikutnya  adalah  mendaftarkan  pegawai  yang  akan  absen  di  mesin  tersebut,  untuk  melakukannya  silahkan  lik  tombol  Register  Pegawai  CONTOH GAMBAR 

13. 

Maka anda akan diminta untuk memasukkan  NRK  dari  pegawai  yang  akan  absen  di  mesin  tersebut > kemudian klik register    Teruskan langkah diatas pada semua data  pegawai yang harus absen di mesin ini   Sampai  setelah  semua  terdata  maka  data  mesin absensi sudah siap.  Mohon perhatikan :  Jangan  sampai  anda  salah  mengetikkan  NRK  pegawai yang anda daftarkan  Jika  total  pegawai  dibagi  ke  2  atau  lebih  mesin  absensi,  melalui  menu  ini  silahkan  diatur  pegawai  mana  yang  akan  absen  di  mesin 1 dan mana yang akan absen di mesin  2   Atau  jika  ada  pegawai  yang  menumpang  ke  dan atau dari mesin absensi ukpd lain makan  disinilah pengaturannya 

14. 

 

Hal | 12

15. 

Contoh  kasus:    Andi  Pegawai  seksi  sudin  dukcapil yang berlokasi kerja di kecamatan A  dengan  mesin  absensi  mandiri,  namun  Budi  pegawai  seksi  sudin  yang    berlokasi  kerja   kecamatan  B  masih  numpang  mesin  absensi  milik kecamatan.  Solusi:  Operator  Sudin  Dukcapil  mendaftarkan  mesin  mandiri  dengan  lokasi  kerja di kecamatan A dan mendaftarkan Andi  di mesin tersebut  Sedangkan  untuk  Budi,  kasusnya  operator  kecamatan  B    harus  mendaftarkan  mesin  dengan  lokasi  kerja  sudin  dukcapil  terlebih  dahulu,  maka  di  daftar  sudin  mesih  tersebut  akan  muncul,  baru  kemudian  sudin  dapat  mendaftarkan  si  Budi  ke  mesin  kecamatan  B  tersebut.   Catatan :  penentuan pegawai mana absen di  mesin  mana  hanya  dapat  dilakukan  oleh  UKPD  Lokasi  Jabatan  dalam  kasus  ini  adalah  sudin,  karena  ada  kemungkinan  pegawai  tersebut dipindah2kan. 

 

Hal | 13

4. Mendownload Software Sinkronisasi Absen 
NO  16  INSTRUKSI  Setelah anda mendaftarkan semua pegawai  maka  silahkan  untuk  mendownload  software absensi   Sebelum  anda  download  periksa  kembali  dan pastikan :  Tipe  yang  anda  pilih  sudah  sesuai  dengan  merk mesin absen anda  Identitas  personal  (pilih  NIP  atau  NRK)  sudah sesuai dengan yang digunakan dalam  database anda  Jika  anda  telah  yakin  maka  silahkan  klik  tombol download software.  Namun  bila  anda  tidak  yakin  dan  ingin  mengedit  kembali  data  anda  silahkan  klik  edit data.  Software  yang  didownload  sangat  bergantung  dari  data  mesin  absensi  yang  anda  daftarkan.  Jadi  sebelum  anda  download  pastikan  pendaftaran  anda  semua  benar  agar  software  yang  ditarik  tidak salah.    Setelah  anda  klik  donwload  makan  akan  muncul  jendela  dialog  dengan  pilihan  tombol : Open, Save dan Cancel    Silahkan pilih Save (simpan)  CONTOH (GAMBAR) 

 

17 

   

Hal | 14

18 

Tentukan  tempat  dimana  anda  akan  menyimpan  downloadan  software  tesebut  misalkan  di folder my document, nama file  tidak anda ubah yakni Absensi Synchronizer    Kemudian pilih tombol save 

    19  Sekarang  dari  windows  explorer  silahkan  buka  lokasi  tempat  anda  menyimpan  hasil  download  tadi  (misal  di  My  Document)  dengan  nama Absensi Synchronizer.zip  File  ini  kami  kompres  ukurannya  (zip)  agar  anda  dapat  lebih  lancar  dalam  mendownload  Sehingga  untuk  membuka  file  ini  harus  di  dekompress (unzip) dulu, caranya :  Klik kanan di file kemudian pilih extract here Maka  selanjutnya  file  akan  terbuka  dan  dapat anda cek dengan nama setup.exe 

 

   

Hal | 15

  5. Menginstal Sofware Absensi Online 

NO  20 

INSTRUKSI  Setelah  anda  mendownload  dan  membuka  file  tersebut  maka  silahkan  untuk  klik  file  setup.exe   

CONTOH (GAMBAR) 

21 

Maka akan muncul jendeal instalasi silahkan  untuk klik Next 

22 

Kemudian akan ada pertanyaan lokasi anda  menginstal  program  ini  silahkan  langsung  klik next saja    Software  otomatis  akan  terinstal  di  lokasi  defaultnya yakni di c:/Program Files/ 

Hal | 16

23 

Berikutnya  anda  diminta  untuk  mengisikan  beberapa data, jangan bingung karena data  – data ini  ini sudah anda miliki di web saat  anda mendaftark mesin absensi.     Silahkan  untuk  membuka  website  e‐TKD  kembali dimenu mesin absensi 

24 

25 

  Isikan di jendela instalasi berdasarkan  informasi yang ada di website :    Serial Number = Nomer seri  Database Model No. = Model database  Person Identity Type No = Identitas  Personal    Proxy Address = isikan hanya jika koneksi  internet di kantor anda menggunakan proxy  (tanya kepada petugas yang mengerti akan  hal ini) Setelah semua terisi silahkan klik NEXT 

 

26 

Akan  muncul  jendela  konfirmasi  bahwa  software  siap  untuk  diinstal..  silahkan  klik  NEXT untuk memulai instalasi 

Hal | 17

27 

Selanjutnya  proses  instalasi  dimulai,  ditandai dengan garis yang bergerak – gerak  ke kanan    Mohon  sabar  menunggu  sampai  semua  proses  selesai  dan  jangan  memencet  apapun  Jika  instalasi  sukses  maka  akan  muncul  jendela konfirmasi Instalation Complete     Silahkan klik tombol Close untuk mengakhiri  instalasi. Anda sudah selesai.    Silahkan  cek  status  mesin  absensi  anda  pastikan  statusnya  online  (dengan  catatan  anda harus terhubung ke internet)  Pada kasus tertentu pada saat instalasi akan  muncul  jendela  permintaan  untuk  menginstal .Net Framework Versi 2.0  Hal  ini  terjadi  karena  di  komputer  anda  sofware  tersebut  belum  pernah  terinstal  sedangkan  sofware  sinkronisasi  abseni  ini  membutuhkan  adanya  .net  Framework  v.2  tesebut.  Jika  anda  terhubung  dengan  internet  silahkan klik yes maka secara otomatis akan  dipandu  ke  link  download  software  dari  microsoft  Namun  bila  anda  tidak  bisa  terkoneksi  dengan internet silahkan hubungi dukungan  teknis  TKD  untuk  dipandu  perihal  software  ini  Untuk  anda  yang  berhasil  mendownload  dari internet maka anda akan mendapatkan  file dotnetfx35setup silahkan klik dan instal  software  tersebut  baru  kemudian  anda  ulangi  lagi  untuk  menginstal  aplikasi  mesin  absensi online e‐ TKD kami   

28 

 

29 

30 

Hal | 18

JIKA TERDAPAT KESULITAN SILAHKAN MENGHUBUNGI :   

TIM DUKUNGAN TEKNIS e – TKD 
 
Chatting Online  :  di link Dukungan Teknis  web www.bkd.jakarta.go.id  Email     :  layanan@bkd.jakarta.go.id  :  021 ‐3822433 dan 021 – 3822533  :   0812 8179 9262 

Telp Hotline   HP/SMS   

 

Hal | 19

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->