Como fazer um plano de comunicação interna

Índice Introdução Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno Passo 2 - Organizar o plano de comunicação Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Introdução

Voltar ao topo A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança.

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

Voltar ao topo Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para

O documento deve ser curto e pedagógico. está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados. mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. Antes de avançar com o plano de comunicação interna. Ao fazer isto.conhecer as percepções e expectativas dos empregados. escute-os. . cargo. neutral. Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector. idade e sexo. deve procurar conhecer o estado social da sua empresa: Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro. lógico e progressivo (sempre do geral para o particular).

Passo 2 . são outros meios de executar o diagnóstico interno. os valores e os sinais que a identificam. Após a análise. nomeadamente nas seguintes questões: Qual o papel da direcção na transparência da informação? As chefias têm um papel importante na divulgação da informação? A direcção apoia claramente as chefias nesta acção? As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia? Por último.Organizar o plano de comunicação . é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa. as actividades. A história. tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la. em ambiente formal. A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise.As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas. os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação.

Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. . Por exemplo. Identificados estes aspectos. se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa. as percepções e perspectivas dos empregados.Voltar ao topo A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação. Lembre-se que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. a direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicação interna. não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada. A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto. da cultura da empresa. Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação.

dificilmente será aceite O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos. A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna.Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável. a política de comunicação deve ser: Transparente: não pode existir uma situação de secretismo Simples: para ser de fácil execução Realista: porque caso não seja reconhecida. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área. cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar . É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Muitas vezes.

para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver. antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação: Reunião Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. Passo 3 . É imediato e transmite informação de referência. A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. .Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência Voltar ao topo Definidos os objectivos do plano de comunicação. identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia. Podem ser utilizados: Meios orais Meios escritos Meios audiovisuais Novas tecnologias Pese as vantagens e dos custos. cabe ao responsável pela gestão do plano.

Flash de informação Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança. fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para informar aspectos legais e acções da empresa. Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.Desvantagens: desinteresse. Desvantagens: Custo de redacção e reprodução. Envolve as chefias e permite uma comunicação mais dirigida. Desvantagens: Reprodução. Desvantagens: Dispendioso. Folheto Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as acções. Carta ao pessoal . Placard Vantagens: Simples. Chega a toda equipa. Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo). Facilita a integração. Nota de serviço Excesso de reuniões acaba por provocar Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Manual de acolhimento Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos.

fotocopiadas e distribuídas na empresa. Numa PME. sobretudo pelos encargos financeiros. Eficiente no combate aos rumores. Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das Possibilidade de todos os colaboradores darem Pode ter interpretações erradas. Desvantagens: objectiva. se não for sugestões regularmente. uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias. Inquéritos Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Mas. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores. Caixa de sugestões Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa. Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. já é possível fazer.Vantagens: focando Documento assinado pelo da administrador da empresa. ou director e aspectos importantes vida Dirigida personalizada. a criatividade e a participação. Jornal da empresa Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. sugestões. a sua dimensão pode não justificar. Desvantagens: Tempo na realização e análise. O .

É um meio rápido e barato flash.mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores. A Comunicação Interna na Empresa. Práxis Béon. . Desvantagens: É necessário a existência de um programa de envio de uma newsletter interna ou uma informação informático que permita o acesso a toda a empresa. Como Desenvolver a Comunicação na Empresa. Vítor. Tempo de redacção. Intranet Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas. Desvantagens: empresa. Desvantagens: Dispendioso. médias e grandes dimensões. sobretudo por aquelas que não têm uma Variam consoante o grau de informatização da Intranet. Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Bibliografia Almeida. Uma ferramenta do século XXI. impressão e distribuição. Philippe. paginação. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). E-mail Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões.

Publicações Europa-América Referências APECOM (Associação Portuguesa das Empresas de Conselho em Comunicação e Relações Públicas).pt Autor: PME Negócios .apecom. www.

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