KOMUNIKASI BERTULIS Penulisan Teks Surat Rasmi Laporan Minit Mesyuarat Komunikasi adalah proses yang melibatkan kita

dengan dia dan mereka. Ia bertujuan mencipta kefahaman dalam minda orang lain. Menyampaikan kehendak, perasaan, pengetahuan, atau seumpanya.Komunikasi berlaku dalam bentuk tulisan, lisan dan gerak badan (body language) -Sulaiman Masri (Pendidikan Utusan) -Abd. Rahman Abd. Rashid; komunikasi bertulis; 1998 PENULISAN TEKS Definisi Penulisan teks merupakan satu proses merakam / menghasilkan pendapat, idea, pengalaman, perasaan dan makumat dalam bentuk grafik atau tulisan untuk berhubung dengan orang lain. “Apabila seseorang menulis, ia menggunakan simbol-simbol grafik mengikut konvensyen tertentu. Lambang yang dibentuk akan membentuk perkataan dan akan disusun untuk membentuk ayat. Hasilnya, satu urutan ayat yang berkait rapat dan koheren akan menjadi sebuah karangan. -Don bryne (1979) Penulisan teks adalah kemahiran menyampaikan idea, fakta dan apa saja yang terdapat dalam pemikiran manusia melalui alat komunikasi iaitu bahasa. -Ishak Harun (1979) Ciri-ciri Penulisan Teks Pemilihan perkataan dalam satu penulisan teks perlu dilakukan dengan tepat dan jelas. Ayat-ayat yang dipilih hendaklah berdasarkan keperluan dan

struktur dan penggunaan bahasanya. 1998 Antara beberapa aspek yang mesti ditumpukan dalam menulis surat rasmi adalah. Dalam setiap perenggan perlu ada unsur pertautan untuk memperlihatkan kesinambungan isi. meninggalkan persoalan. menegas. pendapat tokoh) dan isi-isi (menghurai. teknik. pendapat) seterusnya diikuti oleh penutup (menggulung.tepi permulaan menulis. nama pengirim. swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format. Gaya bahasa yang sesuai digunaan untuk menarik minat pembaca. bukti. contoh. badan berkanun. Penulisan teks mestilah mempunyai tema dan dihuraikan oleh isi-isi yang sesuai. Pendahuluan (latar belakang. Identation . Ada tajuk surat. pengenalan pengirim dan penerima. -Abd. Mempunyai kerangaka yang tersusun rapi . Teknik/Kaedah Menulis Beberapa teknik yang mesti diketahui apabila seseorang ingin menulis surat rasmi seperti senarai di bawah : • • • • Rujukan dan tarikh (kanan/kiri) Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997) Alamat dan Poskod (highlight) Ada sistem nombor . Isi-isi ini seterusnya dihuraikan dalam bentuk penerangan.kesesuaian. data. Bentuk atau struktur penulisan teks terbahagi kepada karangan berformat dan tidak berformat. Rahman Abd. sebab/alasan. komunikasi bertulis. definisi. ramalan). Rashid. jarak perenggan. SURAT RASMI Komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan. akhir surat (harapan. jawatan). rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh. isu-isu. isi surat (satu perkara sahaja). jarak baris.

p.) Melalui (jika perlu) Salinan (jika perlu) Pendraf/penaip/pengarang (jika perlu) Struktur Surat Rasmi Penulisan surat rasmi mestilah ditulis mengikut struktur yang tertentu dan biasanya ia mempunyai ciri-ciri/ struktur seperti tersenarai dibawah. • Correct (Betul) Wacana Laras bahasa bahasa .• • • • Untuk perhatian (u. Walaupaun surat raasmi tergolong dalam jenis-jenis teks tetapi ia juga adalah satu cabang dalam berkomunikasi dan komunikasi jenis surat rasmi ini mestilah . – – – – – – – – – – – Ditulis mengikut urutan Pengenalan Pengirim Penerima Isi Surat Perkara Pengenalan isi Isi utama/Isi Sokongan Penutup Harapan Akhir kata • • • – – – – – Ungkapan kesetiaan/pengakuan Slogan Tanda tangan/ nama/ jawatan Pengunaan yang khusus Ganti nama Orang pertama Orang kedua Orang ketiga – – Prinsip-prinsip penulisan Surat Rasmi Surat Rasmi berbeza dengan penulisan teks yang lain kerana ia mesti ditulis mengikut norma-norma yang tertentu yang mesti dipatuhi.

atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang disampaikan oleh sekumpulan penyelidik. graf) dan disertai dengan pernyataan pendapat (selepas menilai. carta. Penyelesaian masalah iii. Pemerian / penyelidikan ii. mengkaji). Ia mempunyai format khasyang didahului oleht tajuk. senarai kandungan (isi). Penialaian iv. . Laporan juga mestilah berilustrasi (rajah.• • • • Clear (Jelas) Concise (Ringkas dan padat) Comprehensive (Lengkap) Polite (Bersopan-santun dan hormat) LAPORAN Maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dan lain-lain) yang dilaporkan (Kamus Dewan 1996 : 776) Sesuatu kenyataan formal hasil daripada sesuatu penyelidikan. Analisis Ciri-ciri Laporan. lampiran. muka surat. penutup. pengenalan ringkas. Ciri utama yang ada pada sesebuah laporan adalah dari segi struktur dan gaya yang formal. mengupas. (Oxford English Dictionary) 4 jenis laporan i. senarai cadangan.

Pertama sekali penulis mestilah mahir dalan satu-satu bidang yang ditambah pula dengan usaha untuk menghasilkan/menulis laporan tersebut. Lazimnya keputusan sesuatu laporan akan mengubah pendapat atau tanggapan seseorang terhadap sesuatu perkara. contoh yang ringkas dan tidak berbelit-belit. Dari segi strukturnya pula. Penulis mestilah memilih sumber atau data yang penting. Dalam sesebuah laporan penulis mestilah memilih kandungan dengan bijak. Penulis mestilah mempunyai masa untuk menulis serta sumber yang diperlukan untuk menghasilkan laporan tersebut. . tajuk. tarikh keluaran (bulan + tahun). penghargaan. 1. Kesan positif mahupun kesan sebaliknya mestilah dipertimbangkan oleh para pembaca ataupun si penulis sendiri. Format Laporan Format sesebuah laporan mestilah mengambilkira perkara-perkara yang disenaraikan dibawah. Dari sudut pembaca. Ringkasan – diperlukan untuk laporan yang panjang . Pengenalan – latar belakang hingga pada penghasilan laporan. Judul muka surat – nama penulis. sama ada pembaca menerima atau tidak adalah bergantung kepada prasangka dan cara penulisan laporan. Sekiranya disertakan contoh untuk mengukuhkan isi. Gaya penulisan teks laporan mestilah menggunakan ayat sendiri dan ayat perenggan laporan sama ada berbentuk naratif atau senarai atau kombinasi kedua-dua gaya penulisan. kaedah penyelidikan. Keputusan sesebuah laporan mestilah diteliti dari segi kesannya kepada pembaca. Penulis mesti menyertakan unsure-unsur yang perlu sahaja. organisasi dan rujukan.Terdapat beberapa peringkat apabila seseorang ingin menghasilkan laporan. Senarai kandungan – senarai mesti berurutan 4. kandungan mestilah disusun secara teratur dan berkesinambungan daripada isi yang sebelumnya. ganbaran umum 3. Huraian-huraian yang tidak perlu mestilah diketepikan. nama atau rujukan 2.

Untuk menulis minit mesyuarat. sumber-sumber bukti. Lampiran – bergantung pada keperluan bukti 9. Cadangan – hujahan alasan (justifikasi) yang kongkrit 8. menyelesaikan masalah-masalah. Hujahan – tersusun mengikut tajuk 6. seorang setiusaha mesyuarat mestilah terlebih dahulu menghadirkan diri dalam mesyuarat tersebut.Glosari – penerangan istilah-istilah teknikal. mencatatkan dan mengemaskini dokumen. surah Al-Imran) Pengertian lain bagi penulisan minit mesyuarat adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang dibincangkan dalam satu mesyuarat. mencatat hal-hal yang dibincangkan. “dan bermesyuaratlah dengan mereka daalam urusan itu dan apabila engakau telah berazam. Kesimpulan – paling penting . senarai atau dinomborkan (bebeza-beza) 7. cadangan dan lain-lain hal dalam mesyuarat itu. MINIT MESYUARAT Mesyuarat adalah aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala dalam situasi formal bertujuan bertukar-tukar fikiran. Seterusnya setiusaha mesti menyemak kembali minit yang telah disediakan seterusnya meminta pengesahan daripada pengerusi atau pihak yang berkenaan. . 10. isu-isu. Rujukan dan bibliografi – bacaan lanjutan. maka bertakwalah kepada Allah” (Ayat 159. cadangan selepas rumusan .5. menbuat keputusan dan memberi/mendapat maklumat dari pelbagai pihak. Lazimnya minit mesyuarat ini disediakan atau ditulis oleh setiusaha sesuatu organisasi yang mengadakan mesyuarat tersebut atau seorang setiusaha mesyuarat.

tarikh. Dokumen (bahan bertulis yang dijadikan rujukan) • • • • • • • Senarai kehadiran (ahli-ahli) Agenda (aturcara perkara yang dibincangka) Isi minit mesyuarat Perkara-perkara berbangkit Laporan Hal-hal lain Pengesahan Ciri-ciri Minit Mesyuarat Terdapat beberapa cirri yang mesti diketahui semasa menyediakan minit mesyuarat. Ianya mesti menggunakan ayat-ayat yang mengganbarkan keputusan persetujuan ahliahli. Antaranya adalah. Waktu mesyuarat ditangguhkan mestilah dicatat dam dimasukan di dalam minit mesyuarat. nama orang perseorangan atau berkumpulan mestilah dituliskan/disertakan. Ia mesti ditulis dengan kemas dan teratur. bilangan kali diadakan.Penulisan Minit Mesyuarat Penulisan minit mesyuarat mestilah tersusun mengikut agenda. ‘setelah dipertimbangkan’. Penangguhan mesyuarat mestilah menggunakan perkataan ‘ditangguhkan’ dan bukan ‘tamat’. masa dan tempat. . Gaya bahasa adalah terhad dan banyak menggunakan ungkapan ‘mengesahkan’. ianya mestilah ringkas. tepat dan padat. Pengesahan minit mesyuarat mestilah di sertakan pada bahagian akhir minit mesyuarat dan perlu menyatakan nama yang bertanggungjawab menyediakan serta mengesahkan minit mesyuarat tersebut. Minit mesyuarat juga mesti mempunyai butiran tentang mesyuarat terutamanya nama minit meayuarat. Lazimnya minit meayuarat ditulis mengikut urutan seperti dibawah. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan.

. !995. Abd Rahman Abd Rashid. inquiry@lmsb.Rujukan. DBP . 1998.po.my Komunikasi Bertulis . Bahasa Melayu Komunikasi III. Longman. YapKim Fatt.

.

KM 36¾. Sehubungan Ruj. kami: Tarikh: Sekian. Jalan Tun Ismail. Berdasarkan . tuan: Ruj. Cawangan Kerja-kerja Jentera. II). . Tel . 3.PERPUTAKAAN NEGARA MALAYSIA JALAN BALUNG. 10006 TAWAU SABAH. 099-998566 Pengarah. terima kasih. Ibu Pejabat Kerja Raya. I). Permohonan Pembinaan Jalan raya Bertingkat Saya 2. Tuan. 50778 Kuala Lumpur .

Taufik Tajul Roslee) b. s. PPN Balung. Ketua setiusaha. Taufik Tajul Roslee _______________________ (Mohd. : Ketua Pengarah PNM .p.“BUDI BAHASA BUDAYA BALUNG” Saya yang menurut perintah.k.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful