Santiago de Cali, Septiembre de 2007

Conferencia:
´MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOSµ

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Lic. Pedro Chirino Rentería

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS DEPORTIVOS

¿Que es un evento deportivo?
Es un espectáculo donde se muestra lo mejor de la competencia. Es una actividad deportiva, por lo general de competencia, que demanda una serie de actividades excepcionales que una organización deportiva debe realizar, con el propósito de que los deportistas puedan desarrollar todas sus habilidades en la búsqueda de un resultado, acorde a las aspiraciones de su categoría.

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¿Por qué se realiza un evento deportivo?
Un evento deportivo se identifica por su importancia: ‡Deportiva ‡Cultural ‡Económica ‡Tecnológica ‡Educativa

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¿Por qué se realiza un evento deportivo?
Por su magnitud geográfica. Un evento deportivo puede ser una actividad de carácter mundial. Juegos olímpicos o regionales: como un panamericano, un europeo, un suramericano, un asiático o del pacífico. También, de un evento de deporte específico bajo los mismos niveles antes mencionados. Los eventos deportivos son de alto impacto social y es por ello que casi siempre abarcan el compromiso de una ciudad y un país para la realización del mismo.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo
‡ Mejora la infraestructura de servicios.

‡ Se mejoran los servicios aeroportuarios. y Se realiza un proyecto para la construcción de nuevas instalaciones deportivas. y Se remodelan las estructuras internas y externas de las instalaciones deportivas existentes ‡ Se adquiere una gran cantidad de implementación deportiva. ‡ Se dota a los nuevos y viejas instalaciones deportivas de nuevos y modernos sistemas de luces, de audio, electrónicos y de marcaje, de tableros electrónicos . ‡Creación de un ambiente deportivo significativo 2 o 3 años antes del evento.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo
‡Se mejora la red vial a utilizar para el desplazamiento de los invitados y las delegaciones.
yVisita al país una gran cantidad de turistas y periodistas de todas partes del mundo antes y durante el evento. yEmbellecimiento de las zonas verdes, parques y plazas.

‡Le queda una gran infraestructura material, (instalación e implementación) para ser utilizado por la juventud local para su desarrollo.
y Creación de infinidad de puestos de trabajo antes, durante y después de los Juegos.

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Beneficios que trae a una ciudad organizar un evento deportivo
yDistribución en el ámbito mundial de una imagen de la ciudad y el país no conocida como por ejemplo, la cultura, la economía, el turismo y el desarrollo del propio país.

La relación social y de amistad que se establece entre los jóvenes deportistas visitantes y la ciudadanía en general.
yUn ambiente de paz y armonía previo y durante el evento. yLa relación social y de amistad que se establece entre los jóvenes deportistas visitantes y la ciudadanía en general.

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¿Quiénes toman la decisión de realizar un evento deportivo?
La decisión se toma primero a nivel interno del país para luego subirla a las diversas organizaciones internacionales que tienen la responsabilidad de elegir las sedes de los eventos. La decisión depende de la valoración que se haga de los aspectos anteriores, por parte de las personas encargas. Inicialmente la toma el comité directivo de la federación o federaciones deportiva (s) involucradas, la traslada al Comité Olímpico Nacional y el Ministerio de Deportes o Institución similar y finalmente es necesario obtener el aval del Gobierno Nacional y de las personas encargadas de legislar en el país.

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Puntos a tener en cuenta para su realización
‡Etapa de Planeación. ‡ Campaña para solicitar la aprobación de la sede del evento. ‡ Constitución del comité organizador (co) de un evento deportivo. ‡ Instalación de la infraestructura para el funcionamiento del comité organizador ‡ Conformación de los diferentes equipos de trabajo

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Etapa de Planeacion
Un evento deportivo es por naturaleza un espectáculo que tiene muchas significaciones para las personas que de una u otra forma participan en él. Es por ello de suma importancia que las personas que plantean la idea de realizarlo, conozcan qué es lo que se debe tener en cuenta para que verdaderamente analicen su capacidad de realización y cumplan con los propósitos.

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Etapa de Planeacion El espectáculo es por sí sólo una actividad que repercute en la vida de una comunidad, una sociedad, una ciudad, un país; dependiendo de que tipo de evento sea: unos juegos olímpicos, unos panamericanos, suramericanos, nacionales, regionales, etc. Estas repercusiones dependen del impacto directo del evento y deben ser identificadas para que los propios organizadores puedan convencer de las bondades de realizar un evento deportivo.

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Etapa de Planeacion Hay que tener mucha claridad en los beneficios que el evento trae para los involucrados: ‡los actores de la comunidad ‡El gobierno ‡La industria y la academia. Quienes son en última instancia los que toman las decisiones de involucrarse o no en una tan alta responsabilidad.

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Campaña para solicitar la aprobación de la sede del evento
La idea de realizar un evento de alto nivel depende del consentimiento de las partes involucradas. Hasta aquí se ha adelantado, pero ahora se debe emprender un esfuerzo para que las instituciones rectoras del evento en el ámbito internacional den el sí ó la aprobación y compromiso del evento.

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Campaña para solicitar la aprobación de la sede del evento
La campaña implica conseguir el apoyo de: ‡Presidente de la República ‡El Gobernador ‡El Alcalde de la Ciudad ‡Los Ministerios ‡Una Campaña promociónal que refleje las bondades y facilidades que brinda el país y la ciudad antes y durante la estancia de las delegaciones invitadas en la misma.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:
Desde el punto de vista oficial: ‡Con los miembros de las instituciones del nivel en el cual se pretenda hacer el evento (COI, ODEPA, ODECABE Y FDI). ‡Una muy buena solicitud del Presidente de la República comprometiendo su apoyo al evento como gobierno nacional. ‡Cartas de apoyo del Gobernador y el Alcalde proponiendo la Ciudad como sede del evento. ‡Aval del Ministerio de Deporte o similar dando su total e irrestricto apoyo. Un aval del ministerio de relaciones exteriores que a ningún país que pretenda asistir a los juegos se le prohibirá la entrada por distintos políticos, religiosos o cualquier otra causa.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:
Desde el punto de vista institucional: ‡ El aval del organismo más importante ante el COI, el Comité Olímpico Nacional, que es quien representa al País en ese nivel. ‡ Realizar una campaña publicitaria de alto nivel en correspondencia, afiches, folletos turísticos, fotos, plegables que reflejen las bellezas, bondades y facilidades que brinda el país y la ciudad durante la estancia en la misma para la delegaciones. ‡ Realizar un vídeo o película que presente las instalaciones deportivas, tanto de competencia como de entrenamiento, lugares culturales, hoteles, desarrollo vial, cultura y artesanía, elementos de paz y armonía que den una buena imagen del país y la ciudad sede.

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Entre otros pasos se deben realizar los siguientes:
Desde el punto de vista institucional: ‡ Para la campaña de apoyo y obtención de sede hay que crear además de lo publicitario, un fuerte presupuesto de gastos de representación para informar y hacer campaña alegórica en diferentes foros y eventos deportivos internacionales para que los directivos acojan la propuesta presentada por nuestra organización y país como la más viable y concreta. ‡ Crear el logosímbolo de los juegos que va a ser utilizado en la campaña de presentación individual, nacional e internacional. A) Logosimbolo C/U Deportes. B) Mascota ‡ Realizar en un grupo de eventos internacionales anteriores, lanzamientos y presentaciones de lo que será el evento que organizamos y las facilidades que brinda el mismo por su comité organizador.

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A TRABAJAR DIRECTIVOS
Ejercicio Pedagógico Nº 1

1. Ese primer trabajo en grupo lo deben realizar los grupos del 1 al 6 los cuales representan al alcalde de la ciudad y el gobernador del departamento junto con un grupo de especialistas. Que beneficios puede traerle a la ciudad de Cali la realización de unos juegos panamericanos? a) Desde el punto de vista del deporte. b) Desde el punto de vista de estructura física de la ciudad. c) Desde el punto de vista del comercio y el turismo. d) Desde el punto de vista del empleo. e) Desde el punto de vista cultural y social. f) Desde el punto de vista de imagen a nivel internacional. g) Desde el punto de vista de convivencia y seguridad.

Nota: Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realización del trabajo en equipo. Al final del mismo deben elegir un representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser evaluado por todos.

Recarguen energías y nos vemos en la tarde «

A TRABAJAR DIRECTIVOS
Ejercicio pedagógico Nº 2 Según su criterio como experto en organización deportiva. Si en la ciudad de Santiago de Cali relizaramos unos juegos panamericanos cuantos comités de trabajo usted conformaría para la exitosa realización de los mismos. Al relacionarlos, al menos coloque tres funciones principales debajo de cada comité, que usted considere que deba participar en la realización del evento.

Nota: Para ello usted cuenta con 40 minutos para la realización del trabajo en equipo. Al final del mismo deben elegir un equipo. representante para que exponga el trabajo en plenaria y que pueda ser evaluado por todos. todos.

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Constitución del comité organizador del evento
Después de haber logrado la asignación de la sede del evento, el grupo que promocionó la obtención de la sede del mismo, se constituye como Comité Organizador. El cual se encarga de determinar las necesidades del evento. De organizar todo lo necesario para la realización de los deportes y posteriormente entregar el mismo (simbólicamente) a las directivas de las federaciones internacionales o a quien corresponda dentro de la jerarquía deportiva. Las cuales responden por el desarrollo de competencias y los resultados deportivos finalmente. las

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Constitución del comité organizador del evento
El Comité Olímpico (CO) formula los objetivos y las estrategias para determinar la forma como se deben llevar a cabo los diversos procesos y procedimientos, conducentes a lograr los objetivos establecidos en cada caso. Seguidamente establece la estructura y las formas de dirección requeridas para que se haga lo que se debe hacer en el momento oportuno. En la organización, el Comité Olímpico (CO) es quien encabeza la jerarquía organizacional y de la cual dependen las demás responsabilidades de la organización.

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Comités que se deben conformar simultáneamente

COMITE DE HONOR. El comité de honor es un grupo de personas que por sus características personales, profesionales, políticas, económicas, culturales y filantrópicas deben, pueden y quieren participar de esta organización. Su base fundamental es la de presentar la imagen corporativa del evento ante todos los organismos con quien se relaciona el evento; ellos son un factor determinante para lograr la financiación del evento deportivo, son en otras palabras, los que aportan los recursos económicos para que el evento sea una realidad.

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Comités que se deben conformar simultáneamente

COMITE EJECUTIVO. Esta compuesto por representantes de todos los niveles involucrados en la organización del evento; son actores del poder, del saber, de la comunidad y de la industria que se representan así mismos, son quienes toman las decisiones estratégicas para que el evento deportivo se desarrolle con todas sus necesidades cubiertas y con la calidad requerida.

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Instalación de la infraestructura para el funcionamiento del comité organizador
Ahora se requiere que el comité organizador se ubique física y logísticamente para desarrollar todas las responsabilidades que debe desempeñar y así tener una organización adecuada a las circunstancias del evento.

Debe ubicar una sede propia y exclusiva que tenga todas las facilidades de transporte, tecnología, vías y preferiblemente cerca de los escenarios donde se va a desarrollar el evento y ante todo, que todas las personas que van a trabajar se sientan a gusto en su puesto de trabajo, ya que el comité organizador no forma parte del evento deportivo.

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Conformación de los diferentes equipos de trabajo COMITE DE HONOR COMITE ORGANIZADOR COMITE EJECUTIVO
EQUIPOS DE APOYO AL EVENTO EQUIPO DE LOGISTICA PARA EL DESARROLLO DEPORTIVO

EQUIPO DE FINANZAS Y RECURSOS HUM ANOS
EQUIPO DE COM ERCIALIZACION

EQUIPO TECNICO DEPORTIVO

EQUIPO DE ARBITRAJE Y JUZGAM IENTO EQUIPO DE PROTOCOLO DEPORTIVO EQUIPO DE M EDICINA DEPORTIVA Y DOPING

EQUIPO DE PROM OCION NACIONAL E INTERNACIONAL

EQUIPO DE ASESORIA JURIDICA EQUIPOS DE ACTOS SOCIALES

EQUIPO DE SERVICIOS AL EVENTO

EQUIPO DE ACTO INAUGURAL Y CLAUSURA EQUIPO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ACTOS CULTURALES EQUIPO DE PROTOCOLO SOCIAL

EQUIPO DE ACREDITACION

EQUIPO DE TRANSPORTE

EQUIPO PARA EL HOSPEDAJE Y ALIM ENTACION

EQUIPO DE SEGURIDAD

EQUIPO PARA PUERTAS Y TAQUILLAS EQUIPO DE RECURSOS TECNOLOGICOS Y DE INFORM ACION
EQUIPOS DE ASEGURAMIENTO ESCENARIOS DEPORTIVOS

EQUIPO DE PRENSA

EQUIPO DE INFORMATICA

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Sus funciones
EQUIPO TECNICO DEPORTIVO. Es quien planea, organiza, desarrolla y controla todo el proceso técnico deportivo. Asesora otras comisiones, genera planes y programas EQUIPO DE FINANZAS Y RECURSOS HUMANOS Planeará el presupuesto total del evento de forma ajustada y flexible y llevará el control de las finanzas.

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Sus funciones
EQUIPO DE ASESORIA JURIDICA. Este equipo se encarga de asesorar a toda la organización en lo referente a todos los aspectos legales que se deben tener en cuenta, especialmente los contractuales EQUIPO DE COMERCIALIZACION. Es quien se encarga de buscar el financiamiento del evento a través de la venta de los servicios y patrocinio que se dan en este tipo de eventos,

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Sus funciones
EQUIPO DE CONSTRUCCION Y MANTENIMIENTO. Una vez establecidas las necesidades de las exigencias deportivas, la organización, a través de este comité, adecuará o construirá las instalaciones de competencia, de entrenamiento, hoteleras o villas y otras necesarias para que el evento se desarrolle sin contratiempos. EQUIPO DE INFORMATICA. Este equipo garantiza que toda la información que se produce a raíz del evento sea distribuida con efectividad a todo aquel que la necesite. EQUIPO DE PRENSA. Este equipo, en asocio con el comité de informática, asegurará que la información que se produzca en el evento se prepare acorde a las exigencias de la televisión, prensa escrita o radio.

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Sus funciones
EQUIPO DE TRANSPORTE. Este equipo debe velar porque los deportistas estén a tiempo en sus compromisos deportivos, sociales o de cualquier otra índole, lo mismo corresponde para los demás integrantes de la organización. EQUIPO DE PROMOCION NACIONAL E INTERNACIONAL. Este equipo promociona, ante las instituciones nacionales e internacionales, todo lo relacionado con el evento. EQUIPO DE HOSPEDAJE Y ALIMENTACION. Este equipo de trabajo debe asegurar la comodidad y la nutrición de los deportistas, delegados, directivos y personas que participan en el evento.

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Sus funciones
EQUIPO DE ACTO INAUGURAL Y DE CLAUSURA. Garantiza que en estas dos actividades se vean representados todos los símbolos, valores, tradiciones y representaciones que hacen importante este evento en el ámbito nacional e internacional, mediante diferentes actos alegóricos. EQUIPO DE SEGURIDAD. Este equipo garantiza que la seguridad sea total en el evento de forma gentil y discreta. EQUIPO DE ACREDITACION. Está encargado de garantizar la identificación de todas las personas que participan en el evento de una u otra manera, otorgándoles una categoría según su participación.

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Sus funciones
EQUIPO DE PUERTAS Y TAQUILLAS. Este grupo de personas se encarga de velar porque a todas las instalaciones deportivas y aquellas dispuestas por la organización solo pasen las personas autorizadas y de realizar los respectivos recaudos. EQUIPO DE ACTIVIDADES RECREATIVAS Y ACTOS SOCIO CULTÚRALES. Este equipo se encarga de que los visitantes conozcan los lugares importantes e históricos y socialicen con los locales y su cultura. EQUIPO DE PROTOCOLO SOCIAL. Este equipo realiza las actividades oficiales con solemnidad y acorde a la jerarquía de las personas y el protocolo del comité olímpico.

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Sus funciones
EQUIPO DE PROTOCOLO DEPORTIVO. Este equipo se encarga de organizar todo lo necesario para realizar todas las actividades de premiación con la solemnidad que ello requiere en reconocimiento al esfuerzo que realizaron los deportistas y al sacrificio de su período de preparación. Es directamente orientado y del derecho del organismo rector del evento. EQUIPO DE MEDICINA DEPORTIVA Y ANTIDOPING. Este comité garantiza la higiene y la asistencia médica a todos las personas que tienen que ver con el evento, incluido, el público que asiste a los espectáculos y ejerce el control antidoping.

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No se debe olvidar que así como identificamos unos beneficios por los cuales el evento se debe realizar en nuestra ciudad, estas fortalezas se puedan convertir en amenazas si no garantizamos todo lo que prometimos. Es por ello tan importante hacer una valoración acertada del evento en toda su dimensión, pues de ello depende el éxito.

FIN