MANUAL ELECTRONICO CUENTAS POR PAGAR

Starsoft
SISTEMA GOLD EDITION 2011

STARSOFT
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INDICE

INDICE................................................................................................................................................. 1 A.1. FINALIDAD ................................................................................................................................... 3 A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA ....................................................................................... 3 A.3. INGRESO AL SISTEMA .................................................................................................................. 4 1. ACTUALIZA BASE DE DATOS............................................................................................... 5 1.1 ESTADO DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 5 1.2 SITUACION DE LETRAS ..................................................................................................... 6 1.3 TIPOS DE ANEXO ............................................................................................................. 7 1.4 CUENTAS DE GASTOS ....................................................................................................... 8 1.5 CONCEPTOS DE PAGOS .................................................................................................. 10 1.6 TIPOS DE CAMBIO.......................................................................................................... 10 1.7 RESPONSABLE DE COMPRAS .......................................................................................... 11 1.8 TABLAS GENERALES ....................................................................................................... 11 1.8.1. CONCEPTOS GENERALES ........................................................................................................ 11 1.8.2. TIPO DE DOCUMENTOS .......................................................................................................... 12 2. TRANSACCIONES ............................................................................................................. 13 2.1 REGISTRO DE DOCUMENTOS.......................................................................................... 13 2.2 APROBACIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................... 16 2.3 CONSULTAS................................................................................................................... 16 2.3.1 PROYECCIÓN DE PAGOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO ................................................. 16 2.3.2 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO ..................................................................... 17 2.4 CONTABILIZAR .............................................................................................................. 17 2.5 PROGRAMACIÓN DE PAGOS .......................................................................................... 19 2.5.1 PROGRAMACIÓN POR ANEXO.............................................................................................. 19 2.5.2 PROGRAMACIÓN POR FECHA DE VENCIMIENTO ................................................................. 21 2.6 PAGOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 21 2.7 MANTENIMIENTO DE LETRAS ......................................................................................... 23 2.7.1 CANJEAR DOCUMENTOS POR LETRAS ................................................................................. 23 2.7.2 ADMINISTRACION DE CANJES .............................................................................................. 28 3. REPORTES ....................................................................................................................... 29 3.1 PENDIENTES POR PAGAR ............................................................................................... 29 3.1.1 POR PAGAR A LA FECHA ....................................................................................................... 30 3.1.2 RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA ................................................................... 30 3.1.3 LETRAS POR PAGAR .............................................................................................................. 31 3.1.4 DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR ............................................................................ 31 3.2 PROGRAMACIÓN DE PAGOS .......................................................................................... 32 3.2.1 .DOCUMENTOS POR ANEXOS .............................................................................................. 32 3.2.2 DOCUMENTOS POR FECHA .................................................................................................. 32 3.3 PAGOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................. 33 3.3.1 DOCUMENTOS POR ANEXOS ............................................................................................... 33 3.3.2 DOCUMENTOS POR FECHA .................................................................................................. 33 3.3.3 DETALLE DE PAGOS .............................................................................................................. 34 3.3.4 REPORTE DE LIBROS ............................................................................................................. 34 3.3.5 . REGISTRO DE COMPRAS ..................................................................................................... 34 Calle Tiahuanaco 146 Urb. Maranga San Miguel –Lima www.starsoft.com.pe

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3.3.6 .REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS ......................................................................... 35 3.3.7 .REGISTRO DE LETRAS .......................................................................................................... 35 3.4 . REPORTE VARIOS ......................................................................................................... 35 3.4.1 . DOCUMENTOS POR FECHA DE RECEPCION ....................................................................... 35 3.4.2 .DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION............................................................................. 36 3.4.3 . REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS ..................................................................................... 36 4. PROCESOS ESPECIALES .................................................................................................... 37 4.1 4.2 4.3 4.4 MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES DE COMPRAS ........................................................ 37 REGISTRO DE DOCUMENTOS INICIALES .......................................................................... 38 TRANSFERENCIA DE COMPRAS....................................................................................... 39 CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS.................................................................... 40

5. CONFIGURACION ............................................................................................................ 40 5.1 CREAR ........................................................................................................................... 41 5.1.1 CREAR ADMINISTRADORES .................................................................................................. 41 5.1.2 . CREAR EMPRESA ................................................................................................................ 42 5.1.3 CREAR USUARIOS ................................................................................................................. 42 5.2 CAMBIAR EMPRESA ACTIVA ........................................................................................... 44 5.3 CAMBIAR FECHA DE TRABAJO ........................................................................................ 44 5.4 IMPORTAR / EXPORTAR MOVIMIENTOS ......................................................................... 44 5.5 CAMBIAR FONDO DEL SISTEMA...................................................................................... 45

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A.1. FINALIDAD

La presente Guía de Operación del Software StarSoft - Cuentas por Pagar versión SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fácil y didáctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fácilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Información.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecución usados en el sistema son los siguientes: Botón para ingresar, crear, un nuevo dato de un proveedor, documento, etc. Botón para modificar los datos de un proveedor, documento, etc. Botón para eliminar un proveedor, documento, etc. Botón para salir de la pantalla.

Botón para grabar los datos ingresados.

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Botón para continuar el procedimiento. Botón para aceptar el procedimiento.

Botón para visualizar un reporte. Botón para generar un comprobante contable. Botón para transferir a la contabilidad.

Botón para canjear un documento.

Botón que permite contabilizar un documento.

Botón para aprobar un documento. Nota.La tecla [F1] o doble click del mouse sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la información a ingresar.
A.3. INGRESO AL SISTEMA

Al abrirse el Software StarSoft - CUENTAS POR PAGAR, en la ventana que se abre en la pantalla, el Administrador o Usuario del Programa, seleccionará la empresa en la cual desea trabajar, elegirá que tipo de acceso tendrá (si ingresa como administrador o como usuario), y digitará su código y contraseña, luego hará un “click” en el Botón de aceptar.

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1. ACTUALIZA BASE DE DATOS Esta opción del Menú Principal sirve para actualizar las tablas de la Base de Datos requeridas para el funcionamiento del modulo de Cuentas por Pagar.

Este menú cuenta con los siguientes sub - menús: 1.1 ESTADO DE DOCUMENTOS

Esta pantalla muestra los diferentes estados por lo que pasa un documento por pagar. Estos estados son propios del sistema y se recomienda no eliminarlos.

NOTA: Es posible modificar los datos de los estados de documentos ya existentes (excepto el código), para esto se necesita seleccionar el estado de documento a modificar y luego hacer click en la opción editar.
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Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el código interno, asignado por la empresa.

Descripción : Registra la descripción de un estado de documento. Obligatorio : Registra si el estado de un documento por pagar es obligatorio durante Fecha Hora 1.2
su proceso.

: Registra la fecha de ingreso del estado de documento. : Registra la hora de ingreso del estado de documento.

SITUACION DE LETRAS

En esta pantalla se registra los diferentes estados en los que puede pasar una letra por pagar. Cada letra es identificada mediante un código que es asignado por única vez al momento de crearlo, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro ítem.

Es posible crear nuevas situaciones de letras, modificar los datos de las situaciones ya existentes (excepto el código), eliminarlas.

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Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el código interno, asignado por la empresa.

Descripción : Registra la descripción de una situación de la letra. Fecha Hora 1.3 : Registra la fecha del sistema de la situación de la letra. : Registra la hora del sistema de la situación de la letra.

TIPOS DE ANEXO

Mediante esta tabla registramos los Tipos de Anexos que le van a permitir un mayor control y análisis. Ej. Anexo de Proveedores, Trabajadores, Terceros, etc.

Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en esta tabla. Contiene los siguientes elementos:

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Código empresa.

: Se registra el código del tipo de anexo asignado por la

Descripción : Se registra la descripción del tipo de anexo, puede ser cliente, proveedor, trabajador.
Para ingresar la relación de anexos (como la relación de proveedores) se da doble click en el anexo que se desee y se abrirá una nueva ventana.

Un anexo se puede crear, editar o eliminar, según se desee.

1.4

CUENTAS DE GASTOS

En este menú se ingresan los conceptos de gastos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar según el plan de cuentas de cada empresa).

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A continuación se describe un cuenta de gasto:

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de Pago. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Código Descripción Honorario Moneda

: Registra el código del concepto de gasto. : Registra el nombre del concepto de gasto. : Registra si Honorarios. el concepto incluye documentos de

: Registra la moneda que se aplicará al concepto de gasto.

Cuenta Contable : Registra la cuenta contable a la que será abonado el documento por pagar. Impuesto 1 (%) : Registra un impuesto que afecta al documento. Por ejemplo en facturas por pagar, el 19% de IGV; en Honorarios, el 10 % de impuesto a la renta de 4ta. categoría, etc. Cuenta Contable : Registra la cuenta contable del Impuesto 1.
Las cuentas contables registran todas las cuentas del Sistema de Contabilidad, está tabla se obtendrá presionando F1.

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1.5

CONCEPTOS DE PAGOS

En este menú se ingresan los conceptos de pagos, los cuales van enlazados con las respectivas cuentas contables (cuando se crea por primera vez una empresa, el sistema crea una plantilla, la cual se puede editar y adecuar según el plan de cuentas de cada empresa).

1.6

TIPOS DE CAMBIO

Aquí se ingresan los tipos de cambios diarios de la moneda extranjera. Esta tabla es de carácter obligatorio debe estar siempre actualizada, debido a que el sistema lo utiliza en cada registro de operaciones al momento de registrar las transacciones.

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un tipo de cambio o imprimir los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

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Fecha Compra Venta 1.7

: Registra la fecha del tipo de cambio. : Registra el valor de compra. : Registra el valor de venta.

RESPONSABLE DE COMPRAS

Aquí se configuran los responsables de las compras de la empresa, es decir quienes van a asumir la responsabilidad de las compra.

En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un dato de la tabla. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Código Nombre 1.8

: Registra el código del responsable de compras. : Registra el nombre del responsable.

TABLAS GENERALES

1.8.1. CONCEPTOS GENERALES En este menú se encuentran registrados las variables necesarias para realizar ciertos procesos

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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto general. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Código Descripción

: Registra el código del concepto general. : Registra el nombre del concepto general.

Tipo de Concepto : Registra el tipo del concepto general. Contenido : Registra el contenido del concepto general.

Cabe indicar que esta tabla es configurada por personal de Enterprise Solutions.
1.8.2. TIPO DE DOCUMENTOS

Por esta opción podemos darle mantenimiento a los tipos de documentos que existen en el sistema

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2.

TRANSACCIONES
En este menú se realizan los siguientes procesos.

Registros de Documentos Aprobación de Documentos Consultas Contabilizar Programación de Pagos Pagos de Documentos Mantenimiento de Letras

2.1

REGISTRO DE DOCUMENTOS

En esta opción registramos los documentos por pagar como facturas, recibos por honorarios, notas de crédito, letras etc. con los datos que a continuación detallamos.

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Para registrar un nuevo documento se da click en el botón “Nuevo”

Nro. Orden Concepto de gasto. Anexo

:Número de registro generado por el sistema. :Se presiona la tecla F1 y se elige el tipo de concepto :Se presiona la tecla F1 y se elige el anexo correspondiente, en caso de ser un nuevo anexo, se digita el código del anexo (se recomienda que este sea igual que su RUC) y se abrirá una ventana donde se ingresarán los datos del anexo, como su código , descripción y su RUC.

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RUC Documento

:El número de RUC del anexo. :Se presiona F1 y se elige el tipo de documento por pagar.(puede ser factura, letra, N/C, etc.) que se va a registrar. Serie-Número :Se digita el número de serie y el número del documento. Fech. Recep. :Fecha en que se recibe el documento. F. Emisión :Fecha del documento Días :Número de días a vencer. Fech. Ven. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Moneda :Se presiona F1 y se elige Tipo de moneda en que se encuentra el documento que se esta registrando. Tipo Conv. :Se presiona F1 y se elige el tipo de cambio. T/C Especial :Esta casilla se activa para digitar el tipo de cambio que afectará solo este documento, en caso de que se elija Tipo de Cambio Especial. A Compras? :Esta opción se marca si el documento que estamos registrando va a ser registrado en el registro de compras. Destino :Se presiona F1 y se elige el tipo de operación que se esta registrando. 001 Op. Grav. Dest. Grav.: Operación Gravada con Destino Gravada (ej. facturas) 002 Op. Grav. Dest. Mixto : Operación Gravada con Destino Mixto, parte de mi IGV es considerado como impuesto y la otra parte es considerada como gasto. 003 Op. Grav. Dest. No Grav.: Cuando todo el IGV es considerado como gasto. 004 Oper. No Gravadas: Operación Gravada (ej. boletas) 005 Importación: Cuando se registra importaciones. 006 Rent. Honorar. Comp: Cuando se registran recibos por honorarios que están afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. 007 Rent. Honorar: Cuando se registran recibos por honorarios que solamente están afectos al Impuesto a la Renta de 4ta cat. Detracción: Cuando el documento está afecto a detracción. IGV por Aplicar :Pregunta si el IGV se va aplicar al mes siguiente Monto IGV : Se digita el monto del IGV. Tasa IGV : Porcentaje del IGV. Base Imponible : Se digita la base imponible del documento que se esta registrando. Responsable : Se presiona F1 y se elige el código del responsable de la compra. Forma de Pago :Se digita la condición de pago: contado, crédito. Glosa :Comentario. Monto :Monto.
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Total I.R. 4ta Referencia factura, una Anexo Ref. 2.2

:Importe total del recibo por honorario. :Impuesto de retención 4ta. categoría :Es un documento de referencia puede ser una nota de crédito, etc. :

APROBACIÓN DE DOCUMENTOS

Se aprueba el documento solicitando al responsable del documento a pagar, donde nos muestra el número de registro del sistema, la descripción del anexo, la fecha y el número del documento.

Se ingresa el código del responsable, y saldrá la relación de documentos que estará a cargo, luego se selecciona el documento a aprobar y se hace click en el botón “Aprobar”, saldrá la siguiente ventana, donde después de verificar los datos se da click en el botón “Aprobar”.

Nota.- La aprobación de documentos es opcional, esto se configura en: Actualiza Base de Datos / Estado de Documentos

2.3

CONSULTAS

Proyección de Pagos según fecha de Vencimiento Historia de Documentos 2.3.1 PROYECCIÓN DE PAGOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO
Se registra la fecha de vencimiento entre rangos para luego mostrarnos todos los documentos registrados con sus respectivos anexos, moneda del documento, saldo, importe original y fecha de vencimiento. Además se totaliza los saldos por tipo de moneda.

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2.3.2 ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR ANEXO
Podemos visualizar el estado de los documentos cancelado y pendientes por anexo.

2.4

CONTABILIZAR documento siempre y

En esta pantalla se generan los asientos contables de los por pagar. Se contabiliza documento por documento y cuando haya sido aprobado.

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Se selecciona el documento que se va a contabilizar y se presiona el botón “Registrar” donde nos mostrará la siguiente pantalla con la cuenta por pagar (dependiendo de la moneda en que se registró), la cuenta de impuestos por pagar (de acuerdo al concepto de gasto).

Para ingresar la cuenta contable que falta para cuadrar el asiento, se da click en el botón “Nuevo” y se registra los siguientes datos:

Secuencia

:Número de secuencia del comprobante contable.

Cuenta :Se presiona F1 y se elige la cuenta contable, que se asigna al gasto Tipo (D/H) :Tipo de Cuenta (Debe o Haber).
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Valor :El importe de la cuenta de gasto. Centro Costo :Centro de costo (si se manejan). Anexo :Es el tipo de anexo. Cuenta Destino :Cuenta de destino (si tuviera). Glosa :Glosa o comentario.
Luego hacemos click en el botón “Grabar”, y aparecerá el asiento cuadrado, y se hace clic en el botón “Comprobante”, se selecciona el subdiario y se genera el comprobante contable. Veremos la presentación preliminar en Cuentas por Pagar (este reporte puede ser impreso), para finalmente ser transferido al modulo de Contabilidad (si existe la Interface).

Al cerrar el reporte del registro contable queda habilitado el botón de transferencia del registro al modulo de contabilidad (si lo tuviera). 2.5 PROGRAMACIÓN DE PAGOS

En esta opción se ingresan las fechas en que se realizaran los pagos de los documentos registrados en el sistema Este primer cuadro viene acompañado del total de programación en moneda nacional y moneda extranjera. La programación se puede efectuar por anexo o por fecha de vencimiento. 2.5.1 PROGRAMACIÓN POR ANEXO
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En el caso de programación por anexo, con el botón NUEVO se crean las fecha de programación. Después de registrar la fecha, para grabar esta, se presiona la tecla “Enter”.

Luego se selecciona la fecha en la cual queremos ingresar la programación de pagos y hacemos click en el botón de “Detalle” y nos mostrará una ventana en donde se ingresarán los documentos que se cancelarán en esa fecha..

Para elegir que documentos se programarán, se da click en el botón “Nuevo” y aparecerá una ventana donde estarán todos los documentos pendientes por programar, y se elegirá el que se desee

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Una vez seleccionado el documento a programar, se presiona la tecla “Enter” y elegimos el tipo de pago: por valor o por porcentaje. La programación de pagos puede ser parcial o total. Si existe la interfase con el Sistema de Caja y Bancos, éste “jala” la programación de una fecha, efectuada en Cuentas por Pagar.

2.5.2 PROGRAMACIÓN POR FECHA DE VENCIMIENTO
La programación de pagos se realizará automáticamente, según la fecha de vencimiento que se les ingreso a los documentos cuando fueron registrados. Para realizar una programación por fecha de vencimiento se ingresa un rango de fechas, para que los documentos que tienen fecha de vencimiento entre este rango sean programados automáticamente.

2.6

PAGOS DE DOCUMENTOS

En esta opción se presenta un cuadro, en el cual ingresaremos los pagos de documentos haciendo clic en el botón nuevo

Luego se selecciona el botón “Nuevo”, y aparece lo siguiente

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Se elige el tipo de cancelación que se usará. Para cancelación de documento aparecerá la siguiente ventana:

Donde se elegirá el documento a pagar del anexo seleccionado Si se elige aplicación de documentos aparece la siguiente ventana:

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En este caso se elegirá el anexo y luego el documento pendiente y a favor que se aplicarán. 2.7 MANTENIMIENTO DE LETRAS En este menú se realiza el proceso de las letras por pagar. Canjear Documentos por Letras Administración de canjes 2.7.1 CANJEAR DOCUMENTOS POR LETRAS
Cuando ingresamos a esta opción, primero se elige el código del anexo, luego nos muestra una pantalla en donde debemos ingresar la moneda en la cual vamos a trabajar, el tipo de cambio, la fecha de canje y el número de letras en el que se va a canjear el documento.

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Luego vemos dos cuadros bien marcados, la ventana superior donde nos mostrara los documentos a ser canjeados, y la ventana inferior donde nos mostrara las letras para reemplazar a los documentos de un anexo. En los dos cuadros se displaya el número de registro, número de documento, fecha de vencimiento, importe, moneda del documento y la cuenta contable asignada. En el cuadro superior damos click en el botón “Nuevo” y saldrá una pantalla donde seleccionaremos los documentos que serán canjeados por una o más letras.

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Después de seleccionar el documento a canjear, en el cuadro inferior se da clic en el botón “Nuevo” y aparecerá un recuadro donde seleccionaremos las letras canjeadas.

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Se tiene que ingresar los números de letras a canjear, para esto hacer click en en el botón editar y aparecerá la siguiente ventana para llenar con los datos respectivos.

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Después de enumerar las letras, se da click en el botón “Procesar” y aparecerá un cuadro donde se ingresará el concepto de gasto, lo cual asignará automáticamente la cuenta contable. Una vez editadas las letras, en la pantalla inicial se hace click en el botón “Canjear”, se registra a qué subdiario corresponde, y nos muestra el comprobante para ser transferido a Contabilidad.

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2.7.2 ADMINISTRACION DE CANJES

Seleccionamos el código y tipo de anexo. Nos situamos en la letra correspondiente y mediante el botón cambiar estado podremos administrar los estados de las letras, nos mostrará una pantalla con los siguientes datos: el documento con su serie y número de registro del sistema, fecha de emisión, vencimiento, y recepción, forma de pago, moneda, importe ya registrados. Para completar el registro debemos de llenar los siguientes datos:

Situación letras en

:Nos permite cambiar la situación de la letra. Como por ejemplo cartera, en cobranza, protestada, etc.

Cód. Banco :Se registra el banco según la situación de la letra. Agencia :La agencia bancaria.
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Número :El número que el banco asigna a la letra. Referencia :A la primera actualización de la letra debe registrarse el documento de referencia (Factura). Luego, el sistema pregunta si se contabiliza el cambio de situación de la letra, si es afirmativo digitamos el tipo de cambio, la fecha de contabilización, la cuenta contable de la nueva situación de la letra, y el subdiario correspondiente para finalmente generar el comprobante y transferirlo al sistema de Contabilidad. 3. REPORTES

En este submenú nos muestra todos los reportes de los documentos por pagar, en cada reporte el botón IMPRIMIR genera una nueva pantalla con algunas opciones para la impresión.

Pendientes por pagar Programación de Pagos Pagos de Documentos Reporte de Libros Reporte Varios

3.1

PENDIENTES POR PAGAR

En esta pantalla podemos realizar reportes de las letras que han sido ingresadas a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por:
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Por Pagar a la Fecha Resumen por Anexo a un Corte de Fecha
Letras por Pagar Documentos pendientes por Pagar

3.1.1 POR PAGAR A LA FECHA
Este reporte muestra los documentos pendientes por pagar a la fecha, la información está ordenada por fecha de vencimiento, acompañado por la descripción del anexo, el número de documento, saldos, días a vencer o vencidas, fecha de emisión.

Una vez seleccionado la opción que desea como reporte, hacer clic en el botón REPORTE entonces se obtendrá el siguiente reporte:

3.1.2 RESUMEN POR ANEXO A UN CORTE DE FECHA

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Emite un reporte de los anexos con sus saldos pendientes en las dos monedas a un corte de fecha.

Una vez seleccionado los códigos por anexo del proveedor sobre los que se desea hacer la consulta y el corte de fecha hacer click en REPORTE, se obtendrá el reporte correspondiente.

3.1.3 LETRAS POR PAGAR
Emite un listado del reporte de las letras por pagar de la Empresa. El reporte se selecciona por anexos, pudiendo hacer un listado de todos o de un grupo en particular. Este reporte se puede agrupar por fecha vencimiento – proveedor, proveedor – fecha vencimiento, banco – fecha vencimiento – proveedor, situación – fecha vencimiento.

3.1.4 DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR
Emite un listado del reporte de documentos pendientes por pagar. El reporte se selecciona por tipo de anexos, desde el primer proveedor hasta el último proveedor. También se le da una ruta de fechas.

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3.2

PROGRAMACIÓN DE PAGOS

En esta pantalla se emite reportes de la programación de pagos de los documentos que han sido ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Anexos Documentos por Fecha 3.2.1 .DOCUMENTOS POR ANEXOS
Se obtiene una relación de cuentas pendientes por pagar seleccionando el tipo y código de anexo, tipo de documentos en una fecha determinada.

3.2.2 DOCUMENTOS POR FECHA
Se obtiene una relación de cuentas pendientes por pagar seleccionando primero el código de anexo, el tipo de documentos en una fecha determinada.

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3.3

PAGOS DE DOCUMENTOS

En esta pantalla podemos realizar reportes de pagos de documentos que han sido ingresados a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Anexos Documentos por Fecha Detalles de pago 3.3.1 DOCUMENTOS POR ANEXOS
Se obtiene una relación de cuentas pagadas por la empresa seleccionando primero el tipo de anexo, luego, tipo de documentos y código de anexo entre una rango de fechas.

3.3.2 DOCUMENTOS POR FECHA
Se obtiene una relación de cuentas pagadas seleccionando primero el código de anexo, el tipo de documentos y las fechas de pago.

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3.3.3

DETALLE DE PAGOS

Emite un reporte del detalle de los pagos realizados, seleccionando primero el código de anexo, el código de documento y las fechas de pago.

3.3.4 REPORTE DE LIBROS En esta pantalla podemos imprimir los reportes emitidos por la empresa, estos son: Registros de Compras Registros de Recibos por Honorarios Reporte de Letras 3.3.5 . REGISTRO DE COMPRAS
Se obtiene una relación de registros de compras de la empresa. Este reporte lo podemos ordenar por tipo o fecha de documento y por comprobante contable

de los registros

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3.3.6

.REGISTRO DE RECIBOS POR HONORARIOS

Se obtiene una relación del registro por honorarios de la empresa según el tipo de documento:

3.3.7

.REGISTRO DE LETRAS

Se obtiene una relación del registro de letras de la empresa. El cuadro contiene los siguientes datos para seleccionar el detalle del reporte :

3.4

. REPORTE VARIOS

En esta pantalla podemos realizar varios reportes de los documentos que han sido ingresados a la cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Documentos por Fecha de Recepción Documentos por Fecha de Emisión Reporte de Cheques Diferidos 3.4.1 . DOCUMENTOS POR FECHA DE RECEPCION
Se obtiene una relación del estado total de los documentos según la fecha de recepción.

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3.4.2 .DOCUMENTOS POR FECHA DE EMISION

Se obtiene una relación del estado total de los documentos según la fecha de emisión.

3.4.3 . REPORTE DE CHEQUES DIFERIDOS

Se obtiene una relación del estado total de los documentos según los Cheques Diferidos.

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4.

PROCESOS ESPECIALES Modificación de Comprobantes de Compras Registro de Documentos Iniciales Transferencia de compras Contabilización de Cheques Diferidos

4.1

MODIFICACIÓN DE COMPROBANTES DE COMPRAS

En esta pantalla podemos modificar los documentos contabilizados, estos pueden ser actualizados haciendo clic en el botón ACTUALIZAR.

Después de haber sido modificado el comprobante se tranfiere al sistema de contabilidad:

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4.2

REGISTRO DE DOCUMENTOS INICIALES

Se registran los documentos pendientes (con saldo del año anterior) que necesariamente tienen que ser programados cuando el sistema empieza a ejecutarse al inicio del ejercicio.

Para crear un nuevo documento inicial hacer click en el botón nuevo, donde nos mostrará:

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Número :Número de registro generado por el sistema o manual. Concepto :Tipo de concepto de gasto. Anexo :Se registra tipo de anexo (Prov.,Prof., etc.) y su respectivo código. RUC : Ruc del Anexo Documento :Tipo de documento por pagar. Puede ser factura, letra, N/C, etc. Serie-Número :Número de serie y número de documento. F. Emisión :Fecha del documento Días :Número de días a vencer. Fecha Venc. :Fecha de vencimiento del documento por pagar. Fecha Recepción :Fecha de recepción. Moneda :Tipo de moneda. T. Conversión :Tipo de Conversión : Compra, Venta, Especial. Valor :Valor del tipo de cambio seleccionado Monto IGV :Valor del IGV del documento Tasa IGV :Tasa de porcentaje del IGV Monto :Importe total del documento inc. IGV Base Imponible :Monto del documento sin IGV Responsable :Responsable de la compra Forma de Pago :Condición de pago. Glosa :Comentario. Referencia :Documento de referencia puede una factura, una nota de crédito, etc. Anexo Ref. :Anexo de referencia 4.3 TRANSFERENCIA DE COMPRAS

Este proceso transfiere los documentos de compras.

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4.4

CONTABILIZACION DE CHEQUES DIFERIDOS

Este proceso permite transferir los cheques diferidos.

5.

CONFIGURACION

Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parámetros y configurar el sistema según las características de cada empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte técnico.

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5.1

CREAR

Encontramos las siguientes opciones Crear Administradores Crear Empresa Crear Usuarios 5.1.1 CREAR ADMINISTRADORES
Es la Base de Datos donde se registran a los administradores. Cada administrador es identificado mediante un código asignado por única vez al momento de crear al administrador, este código puede ser modificado.

Es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente. Las tres opciones tienen los
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mismos campos. Para ingresar un administrador nuevo hacer click en Nuevo y se obtendrá:

Nombre Password

: Registra el nombre del administrador. : Registra el password con el que se identificará el ..administrador.

Confirmar : Se confirma el password con el que se identificará el ..administrador. 5.1.2 . CREAR EMPRESA
Es la Base de Datos donde se registran todas las empresas que tendrán acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un código que asignado por única vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Durante Actualización de Datos Generales es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el código o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente información:

5.1.3

CREAR USUARIOS

Es la Base de Datos donde se registran a los usuarios que tendrán acceso al uso del Sistema. Cada usuario es identificado con un código asignado por única vez al

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momento de crear al usuario, este código no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario. Por seguridad el sistema tiene esta opción, cuando se le crea una contraseña a un usuario, se le limita las opciones a las cuales pueda ingresar.

Durante la actualización es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente. Las tres opciones tienen los mismos campos. Para ingresar un usuario nuevo hacer click en Nuevo y se obtendrá

Se cuenta con las siguientes opciones:

Código Usuario : Registra el código de usuario. Cuenta con 8 caracteres. Nombre Usuario : Registra el nombre del usuario que tendrá acceso al sistema. Password Usuario : Registra el password con el que se identificará el usuario. Confirmar : Se confirma el password con el que se identificará el usuario.

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En la parte inferior se marca las opciones a las cuales se desea que el usuario tenga acceso.

5.2

CAMBIAR EMPRESA ACTIVA

En esta pantalla se puede cambiar de empresa. Basta con posesionarse del campo donde se encuentra la empresa y presionar el botón aceptar. Al cambiar de una empresa a otra, se debe tener en cuenta que se deben cerrar todas las ventanas previamente, y se tendrá acceso a los menús de acuerdo a la especificación que ha otorgado el administrador y dependiendo del usuario que se encuentre usando el sistema.

5.3

CAMBIAR FECHA DE TRABAJO

En esta pantalla se puede cambiar la fecha de trabajo o de proceso. Se deben cerrar las ventanas abiertas.

5.4

IMPORTAR / EXPORTAR MOVIMIENTOS

Por esta opción se pueden importar o exportar movimientos de una base de datos a otra.

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5.5

CAMBIAR FONDO DEL SISTEMA

Por esta opción se puede configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del sistema

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