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PLANEACIN DE NECESIDADES

La planeacin permite determinar con anticipacin qu se va a hacer y proporcionar un parmetro de las necesidades materiales que se requerirn. La planeacin de actividades a desempear, no determinan por s mismas dichas necesidades, sino que ms bien esto se efecta, a travs de un proceso ms analtico, en el cual se identificarn los requerimientos de mobiliario y enseres para determinado periodo.

PLANEACIN DE NECESIDADES
Es tambin, con base en la experiencia de hechos pasados que se pueden determinar, anticipadamente, las posibles requisiciones de este tipo de bienes y enseres que sern utilizados. Derivado de la planeacin en la ejecucin del trabajo, y ya determinadas las necesidades de mobiliario y enseres, lgicamente tendr que derivar en un presupuesto, que designar el rea responsable de elaborarlo (tesorera) y su ejecucin correr a cargo del Departamento de Compras.

ESTADSTICAS DE CONSUMO
El control de las existencias y la forma en que stas se utilizan, es importante, ya que adems de ser una medida de control, es un elemento auxiliar en la administracin de esos recursos, los cuales deben ser ocupados, en forma econmica y eficiente. Las estadsticas se obtienen de registros cronolgicos, que deben llevarse por cada uno de los productos almacenados, sobre todo de aquellos que su uso es frecuente, como el caso de los enseres, que sirven de base para observar el comportamiento que guardan en su uso, lo anterior es til, para tomar decisiones ms seguras, que se respalden no slo en una corazonada , sino en registros confiables. .

ESTADSTICAS DE CONSUMO
Con base en las estadsticas que se generen, es posible implantar polticas de consumo, as como fijar existencias para cada producto y no caer en situaciones de agotamiento total o de stock excesivo de algn bien, que adems, resulte indispensable para las labores dentro de la oficina, ocasionando interrupciones en las actividades que se desempean.

COTIZACIN

Es una postura, que adopta un proveedor en precio, trminos de venta, tipos de mercanca o servicios que est ofreciendo y que a peticin del posible comprador, le remite.

Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociacin.

SOLICITUD DE COTIZACIONES
Se pide a los posibles proveedores, capaces de surtir el producto o los servicios que se requieren, dicha solicitud, que puede ser de forma oral o escrita, a travs de un formulario previamente establecido para tales efectos , por medio del cual, adems de solicitar el precio, se informe a los posibles proveedores de los artculos que se necesitan, describiendo las caractersticas que deben cubrir, un ejemplo muy comn, son las licitaciones pblicas, que no son exclusivas del sector gubernamental, sino que las grandes empresas, con el fin de obtener mejores precios, lanzan concursos de esta ndole, para recibir mayor nmero de cotizaciones posibles, competitivas.

SOLICITUD DE COTIZACIONES
El proceso de toma de decisiones, para elegir la mejor opcin de compra, debe tomar en cuenta tres aspectos: 1) ANLISIS DE CALIDAD Consiste en examinar todas y cada una de las cotizaciones presentadas, delimitando parmetros, que ayuden a la exclusin de aquellas que no cumplen con los requerimientos. En este proceso de eliminacin, se debe tener mucho cuidado, puesto que no siempre las ofertas cubren las expectativas sealadas y algunas veces, son por mucho superadas, en todo caso, se debern fijar prioridades de eleccin o de eliminacin.

2) SERVICIO Este punto es de la ms alta importancia, dependiendo del tipo de bien que se pretenda adquirir, por citar un ejemplo, en la adquisicin de equipo de cmputo, ste deber ser cuidadosamente seleccionado, porque la naturaleza misma de los artculos, requiere constante mantenimiento ya sea preventivo o hasta correctivo y que la mejor oferta ser aquella comprometida con el mismo.

3) PRECIO Ya que se han seleccionado del total de las cotizaciones recibidas, aquellas que cumplen con las dos especificaciones anteriores, se proceder a la revisin del costo, que cada posible proveedor ofrece, de tal forma que se est en la posibilidad de adquirir los mejores productos, con el mejor servicio, y al ms bajo precio. Lo que se describi y el orden en que se present, se considera el ms adecuado ya que el valor de adquisicin, no influir al final del proceso, en detrimento de los dos puntos anteriores, de esta forma se compararn artculos de alta calidad, con un servicio, y a un excelente precio. Faltaria por ltimo, tomar en consideracin, el aspecto de facilidades financieras y de otro equipo.

O tambin conocido como Stock , se refiere al aprovisionamiento, que se hace en este caso de artculos de oficina y enseres, con el objeto de tenerlos a disposicin, en el momento e que stos sean requeridos. No es recomendable tener mercancas en exceso, sobre todo las referentes al mobiliario de oficina, que lejos de representar un beneficio mantenerlas en el almacn, se vuelven una carga para la Entidad, con un elevado costo de mantenimiento y ocasionando en muchos casos que el artculo se vuelva obsoleto; sin embargo, hay productos que debido su naturaleza y su constante requerimiento, dentro de las actividades de la Compaa, son indispensables de tener en existencia, como cintas para impresoras de puntos, cartuchos de tinta, lpices, correctores, grapas, entre otros.

En las grandes Entidades, donde el volumen de personal que labora en ellas es numeroso, se pudiera evaluar el caso de tener en seguridad equipo de oficina, enseres, e incluso mobiliario, sin olvidar, que esto puede representar un elevado costo, tanto en la adquisicin como en el mantenimiento, en otras consideraciones. En la actualidad, no es comn tener existencias de seguridad de muebles y equipos de oficina, ya que son inversiones no recomendables en la mayora de los casos, puesto que en estos mbitos, da a da ocurren cambios que dejan obsoletos rpidamente a los artculos que se adquirieron meses antes; un ejemplo clsico es lo de cmputo, si a lo anterior se le agrega, que existe un gran nmero de proveedores que surten de forma inmediata, las existencias de seguridad se vuelven caras, imprcticas, etc.

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