A Função Controle

Assim como a organização, a palavra controle pode assumir vários significados em Administração, a saber: Controle como função restritiva e coercitiva: Utilizado no sentido de coibir ou limitar certos tipos de desvios indesejáveis ou de comportamentos não-aceitos. Neste sentido, o controle apresenta um caráter negativo e limitativo, sendo muitas vezes interpretado como coerção, delimitação, inibição e manipulação. É o chamado controle social aplicado nas organizações e na sociedade para inibir o individualismo e a liberdade das pessoas. Por exemplo: Proibido fumar; exclusivo para deficientes físicos; acesso não permitido, etc Controle como um sistema automático de regulação: Utilizado no sentido de manter automaticamente um grau constante de fluxo ou funcionamento de um sistema, como o controle automático de refinarias de petróleo, indústrias químicas de processamento contínuo e automático. O controle detecta desvios e proporciona automaticamente ação corretiva para voltar à normalidade. Quando algo está sob controle significa que está dentro do normal. Exemplos: bombas de gasolina; relógio de ponto; calibrador de pneu, etc. Controle como função administrativa: Trataremos do controle sob este ponto de vista, ou seja, o controle como a última etapa do processo administrativo, destacando-se como a quarta função, após o planejamento, a organização e a direção. A finalidade do controle é assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente definidos no planejamento. A essência do controle reside em verificar se as atividades controladas estão ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalme nte em um processo que guia a ação exercida para um fim previamente definido. Como processo, o controle apresenta quatro fases, que citaremos na sequência. Fases do controle O controle é um processo cíclico composto por quatro fases, a saber: Estabelecimento de padrões ou critérios. Os padrões representam o desempenho desejado. Os critérios representam normas que guiam as decisões. São parâmetros que proporcionam meios para se definir o que se deverá fazer e qual o desempenho ou resultado a ser aceito como normal ou desejável. São os objetivos que o controle deverá assegurar, seja para garantir a continuidade do negócio, seja para garantir a satisfação de uma necessidade ou de um desejo. Os padrões são expressos em tempo, dinheiro, qualidade, unidades físicas, custos ou de índices. A Administração Científica preocupou-se em desenvolver padrões, como o tempo padrão no estudo dos tempos e movimentos. Custo padrão, padrões de qualidade, padrões de volume, padrões de desempenho, unidade de medida, de produção ou de venda, são exemplos de padrões ou critérios. Observação do desempenho. Para se controlar um desempenho deve-se pelo menos conhecer algo a respeito dele, possuindo algum domínio sobre o mesmo. O processo de controle atua no sentido de ajustar as operações a determinados padrões previamente estabelecidos e funciona de acordo com a informação que recebe. A observação ou verificação do desempenho ou do resultado busca obter informação precisa a respeito daquilo que está sendo controlado, para permitir a tomada de ação corretiva na ocorrência de um desvio. A eficácia de um sistema de controle depende da informação imediata, transmitida de forma clara às pessoas que têm poder para gerar mudanças, devendo a unidade de medida estar de acordo com o critério predeterminado. Comparação do desempenho com o padrão estabelecido. Toda atividade proporciona algum tipo de variação, erro ou desvio. Deve se determinar os limites dentro dos quais essa variação será aceita como normal. Nem toda variação exige correções, mas apenas as que ultrapassam os limites da normalidade. O controle separa o que é excepcional do que é normal, para que a correção se concentre unicamente nas exceções ou nos desvios. Para tanto, o desempenho deve ser comparado ao padrão fixado para verificar eventuais desvios. A 1

respectivamente. PLANEJAMENTO. e do seu grau de adesão às políticas da Administração. designa-se AÇÃO DE CONTROLE. O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrões definidos para que os objetivos sejam alcançados da melhor maneira. sobre a execução dos projetos e atividades. ou não. Devem. Os resultados medíocres ou desastrosos na administração pública ou privada têm semp re como responsáveis as falhas do controle. porcentagens. erros ou desvios. se está de conformidade. do presidente ao mestre. a administração deve atender. Esses meios de apresentação supõem técnicas à disposição do controle para que este tenha maior informação sobre aquilo a ser controlado. prover os meios para que a organização faça o acompanhamento da gestão e a tomada de contas. A abrangência do controle aontece a nível global. Todos os administradores da organização. dentro dos planos estratégico. é necessário fazer. apesar da sequência (PODC). como FREDERICK TAYLOR e HENRI FAYOL. 2 . fluxos. tático e operacional. e sobre os resultados obtidos. mas também permitir a elaboração de resultados futuros. pois através dele obtém informações sobre o plano organizacional. quando necessário. Para melhor entender e situar a importância da função de controle. quanto à sua dinâmica e eficácia. e outros mais modernos que os sucederam. reafirmando a visão de longo prazo do adminstrador. o controle serve de fechamento. os administradores devem estar bem informados sobre as realizações de sua administração. 2. de igual forma como o sucesso repousa fundamentalmente na sua eficiência. Ação corretiva. Segundo os clássicos. em confronto com as metas planejadas. através dos meios institucionais. departamental ou operacional. a comparação do desempenho atual com o que foi planejado. Novamente entendemos que. trabalhando-se sempre com eficiência. COMANDO E CONTROLE. no sentido de ampliação dos próprios objetivos da organização. devem certificar-se de que aquilo que é feito.comparação do desempenho com o padrão estabelecido. medindo e corrigindo o desempenho de subordinados. Por fim. de tal forma que a inexistência dessa função ou as deficiências que apresentar têm reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funções . particularmente. os princípios de ORGANIZAÇÃO. relatórios. sobre o comportamento dos encarregados da execução de projetos e de atividades. decretando invariavelmente a frustração parcial ou total dos seus objetivos. medidas estatísticas etc. subsidiando ainda mais a função planejamento Abrangência do controle Enquanto o planejamento abre o processo administrativo. Administração e Controle. O CONTROLE constitui uma das funções do processo administrativo. É bom administrador aquele que sabe tirar proveito do controle. Ao complexo de atividades relacionadas com o acompanhamento dos atos e fatos da administração. A ação corretiva visa assegurar que aquilo que é feito seja feito exatamente de acordo com o que se pretendia fazer. é feita por meio de gráficos. Controle Interno na Organização 1. todas as funções do processo administrativo são importantes. igualmente. organizado para assegurar sucesso na realização de seus fins. não busca apenas localizar as variações. para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que constituem a razão da sua existência. Ação de Controle Para que possam prestar contas sem receios. sobre o comportamento da ação executiva e do nível de consecução das metas estabelecidas. A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada de acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a compõem. torna-se necessário fazer uma breve recordação conceitual dos fundamentos que orientam a atividade d a ADMINISTRAÇÃO. com o planejamento. índices.

orçamentação. Controle Interno O controle interno. contabilidade. Importa-lhe. com a devida independência. jurídica e técnica). funcionais e financeiros. se confunde. -INFORMAÇÕES ( planejamento. na contabilização física e financeira. coexiste com as demais funções da Administração e com elas. nos registros dos recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais. 3 . na feitura de estatísticas. -velar para a realização das metas pretendidas. Estes. na atividade de triagem de ingresso e saída de pessoas. debilidades ou deficiências. erros ou outras irregularidades. Sabendo-se que suas funções convivem na Administração com todas as demais funções. que indiquem a necessidade de intervir para alterar o curso da ação e modificar as políticas administrativas planejamentos organizacionais. compete ao controle: -prestar informações permanentes à Administração Superior sobre todas as áreas relacionadas com o controle. ou recomendem a sua manutenção. as mais freqüentemente mencionadas são as que seguem: -ORGANIZAÇÃO (administrativa. -RECURSOS HUMANOS. preservar seu funcionamento com eficiência. obrigando-os a delegar parte dessas funções a outros profissionais. administrativo. O sistema de controle interno se constitui na alma do plano de organização de qualquer entidade. Essa atividade penetra em toda a organização para identificar possíveis falhas. desvios. no acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e dos produtos. de tal maneira que a falha em uma delas pode embaraçar o funcionamento de todo o conjunto. concorrendo para a correta tomada de decisões. resulta que se encontra presente em cada desdobramento da organização. como foi visto. seja contábil. -PROCEDIMENTOS E MÉTODOS. por vezes. O tamanho e a complexidade das organizações modernas. bens e mercadorias. -preservar os interesses da organização contra ilegalidades. os quais constituem a razão de sua existência. porém. 4. fundamentalmente comprometido com a realização dos objetivos da própria Administração. faz parte do plano de organização da Administração e tem os mesmos objetivos. por isso. O controle interno tem expressão funcional e sua ação não admite concentração puramente orgânica. coletam dados estratégicos. por exemplo. estatística e informatização). veículos. -AUTO-AVALIAÇÃO. sendo cada qual indispensável para o funcionamento do sistema que formam. Auto-avaliação do Controle Uma das funções do Controle Interno é a avaliação de sua própria atividade. A supervisão das atividades de controle interno compete à função de DIREÇÃO. Evidencia-se. Ocupa-se essencialmente com o processamento de informações que retroalimentem a função de DIREÇÃO. operacional ou jurídico.3. que dela necessita para bem administrar. Sendo assim. por vezes. Embora não haja unanimidade na identificação de suas funções básicas. objetivando retroalimentar a DIREÇÃO com informações que lhe permitam tomar decisões corretas. impossibilitado a supervisão direta de todas as operações por parte dos dirigentes superiores. analisam -nos e colocam à disposição da direção as informações finais sobre o comportamento operacional da entidade. têm dificultado e.

no exercício da administração geral. H. 1976. pois se sabe que as falhas de seu funcionamento trazem reflexos inevitáveis nos resultados da administração. 1997 • 1. como corolário do dever de bem administrar e de prestar contas. 4 . bem compreendido. na apreciação e julgamento das suas prestações de contas pelos órgãos de controle a que estão subordinados. de falta de informações ou da ausência das funções relacionadas com os sistemas de controle. São Paulo: McGrawHill do Brasil. SP Makron Books. Teoria Geral da Administração. As técnicas utilizadas na função controle são basicamente as mesmas utilizadas na função planejamento. • CHIAVENATO. em êxitos quanto à efic iência e efic ácia dos atos de gestão. há que mantê-lo sob permanente vigilância e avaliação. que define os padrões e critérios do controle. que. Uma vez organizado o controle interno. Idalberto. poderão sempre ser levadas às responsabilidades dos respectivos administradores. Harold Koontz e Cyril O’Donnell. Referências Bibliográficas • ANSOFF. Tais técnicas são cronogramas e gráficos de Gantt ou modelo Pert. incumbe-lhes velar pelo bom funcionamento do controle interno. Estratégia empresarial. A Responsabilidade pela Organização do Controle Interno. gerir os recursos a ele confiados com proficiência. sem desperdícios e desvios.6. A organização do sistema de controle e o seu funcionamento eficiente. Incumbe ao Administrador. ao mesmo tempo que servirão para prevenir a ocorrência de irregularidades. que embaracem a realização das suas finalidades. A adequada organização do sistema de controle no âmbito da administração organizacional e a preservação do seu funcionamento eficiente resultarão. primeiramente. podendo comprometê-la irremediavelmente. desvios e perdas de recursos. Princípios de Administração — Uma Análise das Funções Administrativas. 1977. 5. Aos titulares e aos administradores máximos de qualquer organização. poderá se tornar no mais importante aliado de sua administração. Técnicas relacionadas com a função controle. é da inteira responsabilidade do Administrador. São Paulo: Editora Pioneira. cumpre-lhe prover as condições para demonstrar a prática da boa administração e permitir a verificação de que agiu com correção e competência. Igor. por certo. As falhas originadas de deficiências. em segundo lugar.

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