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CONHECIMENTOS ESPECÍFICOS - ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO * Protocolo recepção de documentos * Classificação, codificação e catalogação de papéis e documentos * Noções sobre patrimônio, cadastro e convênios * Preenchimento, encaminhamento e controle de documentos funcionais * Relações Humanas no Trabalho. 6. Normas específicas para redação de correspondência oficial * Organização de arquivo. 8. Princípios para atendimento ao público * Noções de Administração Financeira, Organização, Sistemas e Métodos, Logística, Materiais e Recursos Humanos * Noções de Orçamento e Finanças Públicas * Leis orçamentárias * Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas

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É vedado.O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo do aluno que efetuou a compra no site. endereço. O descumprimento dessas vedações implicará na imediata ação por parte de nosso conselho jurídico. divulgação e distribuição. também. a sua reprodução. cópia.P. constam do texto apresentado em formato de código de barras. qualificando assim o ato de falsidade ideológica. o fornecimento de informações cadastrais inexatas ou incompletas – nome. cujo nome e dados de I. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 4 . a sua reprodução. email . por quaisquer meios e a qualquer título. O conteúdo desta apostila é de uso exclusivo de sendo vedada.no ato da compra. divulgação e distribuição. sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal. sendo vedada. por quaisquer meios e a qualquer título. cópia.

tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios. ainda que classificados como manuscritos históricos. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história. visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura. ao lado de livros. podem ser considerados arquivos. Entretanto. cadastro e convênios . os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon).C. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios. b) motivos de ordem cultural. b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos. Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece. Assim. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos. quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas. encaminhamento e controle de documentos funcionais . Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário). c) razões de interesse pessoal. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 5 .Preenchimento. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo.Classificação. escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos. manuscritos e peças de museus. para eliminação. filmes cinematográficos. do passado Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos: a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental. por exemplo. Documentos escritos. O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados.Organização de arquivo Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja. especialmente na França. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. codificação e catalogação de papéis e documentos Noções sobre patrimônio. c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor.Protocolo recepção de documentos . até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Nos séculos V e IV a. eram transferidos para museus e bibliotecas. Em nível governamental. criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar. uma empresa. Quando não atendiam mais a essa exigência. surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico: a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos.

A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e. por esta razão. cumprindo funções de arquivo corrente. mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa.Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu. são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados. e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. instituições de caráter público e entidades privadas. merecem tratamento especial. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.” (T.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração.” Estágios de sua evolução Arquivos de primeira idade. 2º da Lei 8. O art. slides. Extensão de sua atuação Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Ou ainda. disquetes. assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo. para os fins desta lei. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 6 . ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso. deve-se ainda guardá-los na sua totalidade. no decorrer de suas atividades. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios.Schellenberg). segundo Sólon Buck. intermediários ou limbo. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais. Arquivos de segunda idade. CD-ROM – e que. são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.R. uma organização adequada. Estes são os arquivos propriamente ditos. merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito. corrente. “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor. conseqüentemente. fitas. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias. em decorrência do exercício de atividades específicas. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. pode-se definilos como. discos. organização ou firma. centralizando as atividades de arquivo corrente. Arquivos de terceira idade. Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva. num arquivo permanente. bem como por pessoa física. modificação ou destruição de parte deles. ex-arquivista dos EUA. arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos. sem mutilação. os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos. Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Por isso.

Em nossa legislação. filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas). iconográficos (fotografias. A correspondência pode ainda ser oficial e particular. devam ser de conhecimento restrito e. os arts. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos. a contar da data de sua produção.: arquivos médicos. sonoros (discos e fitas audiomagnéticas). por sua natureza. micrográficos (rolo. arquivos técnicos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. Art. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. telegramas e cartas. por uma única vez. da vida privada. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado. A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2. desenhos. em qualquer instância. despachos. por isso. Contrário sensu.997 Correspondência É toda forma de comunicação escrita. gravuras). da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. arquivos de engenharia. requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. restringir o disposto neste artigo. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição. por igual período. bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. Ex. sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. independentemente da forma que apresentem. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a. podendo esse prazo ser prorrogado. 23 e 24 da Lei 8. circulares. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos. microficha.São sigilosos os documentos que. estantes ou escaninhos. jaqueta). Parágrafo único. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical. HD. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 7 . Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros. bem como em caixas. por qualquer forma. 24. cartográficos (mapas e plantas). produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas. 23. como ofícios. São os memorandos. Gênero (característica) Podem ser: escritos ou textuais.159 estabelecem: Art. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. informáticos (disquetes. CD-ROM). a contar da sua data de produção. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso. Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade. Natureza do Assunto (característica) Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos.documentos resultantes da experiência humana num campo específico.134 de 24 de janeiro de 1. externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas. Poderá o Poder Judiciário.

Em síntese. resultante da atividade que a produziu. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística. que consiste em peças avulsas. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações. os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. pesquisa e consulta.dispostos uns atrás dos outros. Centros de documentação ou informação Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia. ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. permitindo sua rápida consulta. o arquivista não o faz tomando por base partes do material. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de. Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares. armazenar. no arranjo de seu material. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial. classificar. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa. Faz o seu julgamento em relação às demais peças. sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. isto é. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 8 . quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação. pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. Os arquivos são órgãos receptores. para ser a informação em si mesma. Como já foi visto. pode empregar qualquer sistema de classificação. ao contrário. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais. exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Por isso. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto. avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. enquanto as bibliotecas são colecionadores. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado. Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. de conjuntos de documentos. o centro de informações tem por finalidade coligir. um relatório ou qualquer outro documento. em relação à inteira documentação. destruiuse muito do seu valor de prova. Diferenciação entre biblioteca e arquivo As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente. da arquivística e da informática. mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos. O bibliotecário. ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. A essência da documentação deixou de ser o documento. por carência de informações. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta. selecionar e disseminar toda a informação. sendo o seu campo bem maior. Daí surgiu o princípio da proveniência. O bibliotecário.

além disso. Os documentos importantes. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. deverão ser descartados. Logo. A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases: a) levantamento de dados. nos arquivos de custódia. à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão. legal. quando são inicialmente expedidos. Geralmente. b) análise dos dados coletados. 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Os documentos são eficientemente administrados quando: a) uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão. lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar. ou ao “limbo” de um depósito intermediário. os documentos mais valiosos são os que se referem às origens. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos. Quanto mais importantes ou valiosos. de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador. c) e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário. da maneira mais eficiente e econômica possível. muitas vezes. em vigor. o arranjo original. depois que tenham servido a seus fins. b) quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. ou ao “céu” de um arquivo permanente. caso contrário. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins. porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos. enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. lutando para limitar sua criação.Organização e Administração de Arquivos Correntes A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. 1 Recolhimento é a transferência de documentos para o arquivo de custódia. mais difícil se torna administrá-los. sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes. quando já se tornou obscura a sua identificação. e concorrer para a destinação adequada dos mesmos. e aos seus programas essenciais. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam. a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados. tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes. Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes. c) planejamento. Assim que o valor primário (administrativo. fiscal) dos documentos deixe de existir.

os modelos e formulários em uso. A adoção desse critério evitará sérios problemas na área das relações humanas e das comunicações administrativas. movimentação e expedição – de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional. torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir. estado de conservação das instalações. média de arquivamentos diários. tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo. de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo. intermediário. existência de normas de arquivo. Além dessas informações. Levantamento de Dados O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos. controle de empréstimo de documentos. o equipamento (quantidade. permanente) possa cumprir seus objetivos. registro. arranjo e classificação dos documentos. meios de comunicação disponíveis (telefones. condições de iluminação. manuais. fax). É preciso analisar o gênero dos documentos. atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. regimentos. nítida Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 10 . as espécies de documentos mais freqüentes. umidade. enfim. freqüentemente designado Protocolo e Arquivo. a localização física (extensão da área ocupada. maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos. Dentre as inúmeras vantagens que um sistema centralizado oferece. portanto. salários. volume e estado de conservação do acervo. Comunicações e Arquivo. Posição do arquivo na estrutura da instituição Recomenda-se que seja a mais elevada possível. formação profissional). Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo A descentralização se aplica apenas à fase corrente dos arquivos. o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas. mas também a concentração de todas as atividades de controle – recebimento. os arquivos devem ser sempre centralizados. ou seja. uma constatação dos pontos de atrito. Em suas fases intermediária e permanente. existência de registros e protocolos. estado de conservação).d) implantação e acompanhamento. regulamentos. ou outra denominação similar. das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo. normas. códigos de classificação etc. organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. nível de escolaridade. que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior. processos adotados para conservação e reprodução de documentos. em todos os estágios de sua evolução (corrente. distribuição. proteção contra incêndio). Centralização Não consiste apenas da reunião da documentação em um único local. modelos. Análise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura. O diagnóstico seria.

ou em geral. promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um órgão em duas séries. promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais. facilitativas). constituição de conjuntos arquivísticos mais completos. Deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. são classificados pela função – separando-se a função substantiva (fins) da auxiliar (meios. é um grande ato de classificação. dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. e b) bem arquivados. que exercerá funções normativas. mantendo-se o arquivo junto a cada departamento. por si só. a política da executiva. a fim de atender às peculiaridades de cada arquivo setorial. E se. A coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais. o primeiro fator a ser levado em consideração é o testemunho ou prova que contêm da organização e da função. Para atingir esses objetivos torna-se necessário que os documentos sejam: a) bem classificados. Escolha de métodos de arquivamento e classificação O problema básico na administração de documentos correntes é o de conservá-los de maneira ordenada e acessível de forma a que possam ser rapidamente encontrados quando solicitados. também denominados núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. segurança e eficiência são imprescindíveis à criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL. Todos os documentos deverão ser arquivados em relação ao seu uso de forma a refletir a função do órgão. uma vez extinta a unidade administrativa. Quanto aos sistemas de arranjo. podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. Deverá ser aplicada em nível de departamento. além disso. uma Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 11 . distinguindo-se a documentação importante da secundária – então o método de classificação proporciona as bases para a preservação e destruição. pode-se removê-los para uma destinação adequada. seletivamente. orientadoras e controladoras. economia de espaço e equipamentos. Descentralização A descentralização. No tratamento dos documentos concernentes à organização e funcionamento. estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho. Se a classificação dos documentos visa a refletir a organização. redução dos custos operacionais. incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem. leva-se em conta o valor comprobatório dos mesmos. Essa descentralização (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critérios: • Centralização das atividades de controle e descentralização dos arquivos. onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação.delimitação de responsabilidades. treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais. de forma a determinar normas específicas de operação. quando necessário. • Descentralização das atividades de controle e dos arquivos Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez. Na avaliação de documentos públicos. Essa coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de não usarem registros ou protocolos. Muitas das vezes serão escolhidos mais de um método ou sistema de arquivamento 2. Num sistema de registro mais aperfeiçoado. pois resultam de uma função. isto é. e fazem-se índices para os nomes das partes e para os assuntos dos documentos cuja chave é o número das unidades de arquivamento. é o registro. Para conseguir o mesmo controle valem-se de arquivos de prosseguimento ou fichas-lembrete. o item Correspondência. ser classificados de acordo com esta (vide Resolução nº 143 do CONARQ que trata da Classificação. livros ou fichas nos quais se anota a entrada e o movimento dos documentos durante o seu uso corrente. temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública. nos índices as pessoas e os assuntos são identificados pelos mesmos.O sistema de registro é um dos sistemas mais antigos imaginados para o trato de material documentário. e constituem um meio de referência para o nome dos signatários e para os assuntos dos documentos. Em vista disso. No serviço de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. os documentos de um serviço são guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos são colocados juntos. Elementos de Classificação Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos: a) a ação a que os documentos se referem (funções. quer substantiva. Na execução de qualquer espécie de atividade. de referência e similares. o item Pessoal. Princípios de classificação Só em casos excepcionais os documentos públicos devem ser classificados em relação aos assuntos que se originam da análise de determinado campo de conhecimento. 2 3 4 Não confundir método ou sistema de arquivamento com método de organização definido acima Estabelece classificação. Esses casos excepcionais referem-se a materiais de pesquisa. em ordem cronológica etc. A característica essencial do sistema. da qual se deriva o seu nome. Os documentos públicos podem ser classificados em relação à organização e podem ser descentralizados. Essas unidades são registradas numericamente na ordem em que se acumulam. em ordem alfabética. quer auxiliar. desde que as repartições que os acumulam executem atividades relativamente distintas e separáveis. Por exemplo. Temporalidade e destinação de documentos de arquivos relativos às atividades-meio da Administração Pública – que por ser muito extensa não foi reproduzida aqui)4. os documentos públicos devem ser classificados em relação à função. Atribuem-se-lhes números consecutivos. Os de natureza política determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero. b) a estrutura do órgão que os produz. Esses números são a chave para o controle dos documentos em ambas as séries. organizacional e por assuntos. os métodos de organização podem ser funcional. Entretanto. o item Patrimônio pode estar organizado geograficamente.constituída de papéis expedidos e outra de recebidos. com notação pura Recomendamos a leitura dessa resolução para efeito de familiarização com os diversos procedimentos arquivísticos 12 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . c) o assunto dos documentos. que veremos mais adiante. Para que um órgão cumpra suas funções deverá realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) e meios (facilitativas ou auxiliares). ocorrem dois tipos de operações ou atos: políticos ou normativos e executivos. Indicam a ordem dos documentos em cada série. atividades e atos). são usados em relação à função e devem. portanto.

as pastas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 13 . Pasta miscelânea é aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo. podendo ser alfabética. numérica ou alfanumérica. as guias. Notação é a inscrição feita na projeção. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto e médio prazo. um quarto ou um quinto. a um terço. Material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. A posição é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. onde se escrevem as notações. Será aberta quando indicar somente o início da seção e fechada quando indica o princípio e o fim.Escolha das Instalações e equipamentos Equipamento é a totalidade de materiais de consumo e permanente necessários à realização do trabalho arquivístico. O comprimento pode corresponder à metade da guia. Guia-fora é a que tem como notação a palavra Fora e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Vide figuras abaixo. as tiras de inserção e outros. picotada. Também poderá ser aberta ou fechada. Tira de inserção é uma tira de papel gomado ou de cartolina. São as fichas. pela ordenação cronológica.

de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestão de documentos”: Art. Gestão de documentos A Lei Federal 8. organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.Constituição de arquivos intermediários Os depósitos intermediários só devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. suas finalidades e responsabilidades. o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada Interpretar e classificar a correspondência 14 9 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda. tramitação). classificação. Em geral. Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias. tramitação. avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária. detalhamento das rotinas etc. visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. distribuição. A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de protocolo (recebimento. em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. informações sobre os arquivos da instituição.159. Implantação e acompanhamento O manual de arquivo deverá ser elaborado após estarem implantados e testados todos os procedimentos de arquivo. terminologia. Esse manual deverá incluir organogramas e fluxogramas. elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e consultas). expedição. uso. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo. existem em âmbito governamental. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção. determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição e para terceiros. Protocolo Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: Pass Atividades o 1 2 3 4 5 6 7 8 Receber a correspondência Separar a correspondência oficial da particular Distribuir a correspondência particular Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso Encaminhar a correspondência oficial sigilosa Abrir a correspondência ostensiva Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes Requisitar ao Arquivo os antecedentes. registro.

anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino 6 Encaminhar os documentos aos respectivos destinos. espécie. no original e nas cópias Separar o original da cópias Expedir o original com os anexos Encaminhar as cópias. código e resumo do assunto. em duas vias. acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão. juntamente com os antecedentes. encaminhando-o ao seu destino. anotando: número de protocolo. ao arquivo 5 Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão. primeira distribuição 2 Anexar a segunda via da ficha5 ao documento. após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas 3 Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto. procedência. data de entrada. de acordo com despacho de autoridade competente Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: Pass Atividades os 1 2 3 4 5 6 Receber a correspondência Verificar se não faltam folhas ou anexos Numerar e completar a data. rearquivando-as em seguida 4 Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica 5 Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.Pass o 10 11 12 13 Atividades Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto. se for o caso Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: Pass Atividades os 1 Preparar a ficha de protocolo. que o redistribuirá 15 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . devendo essa passagem ser feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação. número e data do documento.

Método Alfabético (método básico) Método alfabético é o mais simples. B. para se localizar o documento. Qualquer sistema de arquivamento. A insuficiência do arquivamento deve-se. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecânica em relação à qual os documentos devem ser arranjados. Na escolha de um método de arquivamento devese levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples. simples ou compostas. Am-Az etc. C Ab. notações compostas e fechadas: Aa-Al . Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 16 . não importa qual seja. As notações nas guias podem ser abertas ou fechadas. Sistema direto é aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessidade de se consultar um índice Sistema indireto é aquele em que. é preciso antes consultar um índice ou um código. O método alfanumérico – combinação de letras e números – não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto. respeitadas as normas gerais para alfabetação. É um método direto. Os documentos podem ser eficazmente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Nesse método. Alfabético Geográfico Simples Cronológico Numéricos Digitoterminal Básicos Enciclopédico Alfabéticos Dicionário Duplex Ideográficos Decimal Numéricos Unitermo ou Indexação coordenada Variadex Automático Padronizados Soudex Mneumônico Rôneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Notações simples abertas: A.Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. com mais freqüência às falhas humanas do que a falhas do sistema. pode apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. Ac etc. flexível e deve admitir expansões. as fichas ou pastas são dispostas em ordem rigorosamente alfabética.

Regras de Alfabetação 1. Rita. Silveira. considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Silveira. Mozila. Exemplo: R. Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome. Paulo. e. Guimarães. Jung. Carlos Montes Altos. Júnior. Silveira. 6. de. Praia Vermelha. Nos nomes de pessoas físicas. Marília. Villa-Lobos. São Caetano. Walmir. o. Sílvia. Morro Azul. Maria Silveira. Luís. Maria José Sobrinho. Maria (Doutora). 7. Santo Cristo. do.Sua desvantagem é a alta incidência de erros de arquivamento quando o volume de documentos é muito grande. Carl Gustav 9. Juvenal. José Sobrinho. não são considerados (ver também regra nº 9) Exemplo: Paulo de Farias. Farias de. Arquivam-se: Albuquerque d’. uma. Exemplo: Marco Antônio Neto. Marco. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Maria. um. Exemplo: Sigmund Freud. John Boy Arquivam-se: Boy. 4.. Arquivam-se: Antônio Neto. Capitão Silva Mozila. Sílvia 3. Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. 2. entre parênteses. Ricardo d’Ferreira. Sílvia Praia Vermelha Arquivam-se: Montes Altos. Denise. Luís São Caetano. Neto. Marques. salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11). Sigmund.: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de descrição. Exemplo: Heitor Villa-Lobos. Juiz Armando Marques. Juvenal Cavalcante. Exemplo: Doutora Maria Helena. Roberto 5. Os artigos e preposições. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita. Silveira. Os títulos não são considerados na alfabetação. Exemplo: Rita Guimarães. 17 Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados . Rosana d’Albuquerque. Ferreira d’. Carlos. Armando (Juiz). Roberto Silveira. Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante. Maria Obs. Ricardo. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Lima. Heitor.: havendo sobrenomes iguais. John. Ricardo. Silvia Maria Filho. mas não considerados na ordenação alfabética. tais como a. Rosana. Exemplo: Walmir Santo Cristo. São colocados após o nome completo. Silvia Obs. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula. Marília Morro Azul. devido ao cansaço visual e à variedade de grafia dos nomes. 8. R. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho. Os sobrenomes formados com as palavras Santa. d. Maria Filho. Carl Gustav Jung. Arquivam-se: Helena. Freud. Pedro. prevalece a ordem alfabética do prenome.

Congresso de Odontologia (1º) 14. Exemplo: Gerência de Atendimento da TELERJ. Esteban. Guilio di. Angel Del. instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como e apresentam. José de. os artigos e preposições que os constituem. para fins de ordenação. Os números que fazem parte dos nomes das empresas devem ser escritos por extenso. Madeiras Cachoeira dos 4 (Quatro). Library of Congress (The) 13. Admite-se. Nos títulos de congressos. reuniões. 1º Congresso de Odontologia Arquivam-se: Conferência de Cirurgia Cardíaca (III). Madeiras Cachoeira dos 4 Arquivam-se: Fábrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas. gerência. As correspondências recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma instituição (setor. consideradas uma após a outra. Os nomes de firmas. desde que o arquivista observe sempre o mesmo critério e faça as remissivas necessárias para evitar dúvidas futuras. Charles Du Pont Arquivam-se: Capri. Fundação Getúlio Vargas. Rios. Método Geográfico O método geográfico é um sistema de recuperação direta onde a chave de recuperação é a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18 . Canto Raiado. A Colegial. Exemplo: Li Xian Xin. no critério letra por letra não se consideram os espaços entre palavras. romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim. porém. superintendência) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e não da unidade. Exemplo de critério letra por letra: Canto dos Cisnes. departamento. Li Yutang 12. entre parênteses. Exemplo: 3M do Brasil. De Penedo. Charles 10. Oviedo y Baños. Francisco de. assembléias e assemelhados. Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero.Exemplo: Guilio di Capri. chineses e árabes – são registrados como se apresentam.Superintendência Financeira 15. As regras de ordenação podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra. que corresponde ao sobrenome de família do pai. Fábrica Estrela de 4 pontas. Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo). Antonio de los 11. não se considerando. Cantoneira Alegre Como se pode observar. Du Pont. Esteban De Penedo. Exemplo: Embratel. Embratel. Pina de Mello. conferência. Canto dos Frades. TELERJ . Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome. Canto dos Frades. Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin. The Library of Congress Arquivam-se: Colegial (A). Angel Del Arco y Molinero. Exemplo: José de Oviedo y Baños. os números arábicos. Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana. 3 (Três) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir à organização. seção. empresas. Francisco de Pina de Mello. Fundação Getúlio Vargas. Cantoneira Alegre. para facilitar a ordenação. que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome. Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes. Os nomes orientais – japoneses. Exemplo: III Conferência de Cirurgia Cardíaca. Superintendência Financeira da TELERJ Arquivam-se: TELERJ – Gerência de Atendimento.

não seguirá a ordem alfabética.procedência ou local. estado e correspondente Como a principal chave é a cidade. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeração seqüencial sem qualquer preocupação com a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 19 . As demais cidades serão dispostas em ordem alfabética. as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atrás do seu estado correspondente. Sua desvantagem é a de exigir duas classificações. Método numérico simples O método numérico simples é um método indireto. não havendo destaque para as capitais. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: Nome do estado. deve-se ordená-las alfabeticamente. após as respectivas capitais dos países a que se referem. pois exige a consulta a um índice alfabético. Quando se trata de correspondência com outros países. logicamente. Entretanto. Exemplo: Araçatuba – SP – Luiz Carlos São Mateus – ES – Maria Augusta Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva Arquivam-se: Araçatuba – SP – Luiz Carlos Belém – PA – Adalberto Oliveira Crateús – PE – Francisco Balbino Diadema – SP – Dilma da Silva São Mateus – ES – Maria Augusta É necessário que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar. O método geográfico é direto e de fácil manuseio. Exemplo: Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima Arquivam-se: Maranhão – São Luiz – Maria do Carmo Rio de Janeiro – Rio de Janeiro – João Alfredo Rio de Janeiro – Campos – Lucas Marques São Paulo – São Paulo – Lívia de Fátima São Paulo – Campinas – Pedro Luiz Nome da cidade. cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) Quando se organiza um arquivo por estado. seguido da capital e do correspondente. alfabeta-se em primeiro lugar o país. porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados. entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que.

por ser mais fácil de lidar com números do que com letras. são lidos da direita para a esquerda. Método numérico cronológico Nesse método. os correspondentes eventuais terão a sua documentação arquivada em pastas miscelâneas. unitermo ou indexação coordenada. será lido 23.ordenação alfabética. M1-10. As vantagens desse método são maior grau de sigilo. duplex. formando pares. Método ideográfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especialização Formação Pós-graduação Doutorado Mestrado Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 20 . É o único método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelânea. M11-20. precedido da letra M (de miscelânea). além da ordem numérica deve-se observar a data. Os documentos são numerados seqüencialmente. Sua desvantagem é o fato de ser um método indireto. Essa pasta miscelânea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas. o documento é colocado em uma capa de cartolina. cujo elemento principal de identificação é o número. Além disso. arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética. os numéricos. M21-30 etc. Nesse método. Numera-se o documento e não a pasta. decimal. No primeiro caso. que devem conter de dez a vinte correspondentes cada uma. desde que seja da mesma data. arquivando-os nas pastas sem considerar a ordenação alfabética. M3 e. dispostos em três grupos de dois dígitos cada um.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos. também é possível o reaproveitamento de numeração. a notação das pastas miscelâneas seria M-1. os quais receberão o número da pasta. M-2. b) numera-se cada correspondente eventual. serão colocados zeros à sua esquerda para fins de complementação.423. Nesse método. Exemplo: o número 831. obrigando duplicidade de pesquisa. É um método adotado em quase todas as repartições públicas. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento. Método Dígito-terminal Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeração que venha a vagar. no segundo caso.14. será necessário um registro para controle da numeração utilizada nas pastas a fim de impedir duplicidades. mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números. Depois de autuado. menor possibilidade de erros. passando a ser chamado daí em diante de processo. Tal método tem ampla aplicação nos arquivos especiais e especializados. Métodos por assunto (ideográficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionário.

Um bom exemplo de classificação decimal pode ser encontrado na resolução nº 14 do CONARQ. Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos. partindo-se do geral para o particular. cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. que é facultativa.Pesquisas Administração Ciência política Economia Método ideográfico alfabético dicionário Cursos de doutorado Cursos de especialização Cursos de formação Cursos de mestrado Cursos de pós-graduação Pesquisas de administração Pesquisas de ciência política Pesquisas de economia Método ideográfico numérico – duplex Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos. A parte decimal. divisões. As dez primeiras divisões são denominadas classes. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Método ideográfico numérico – decimal Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey. pode ter um. dois. subseções etc. subgrupos. subclasses. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades. Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição. as dez seguintes. grupos. e assim sucessivamente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 21 . e a seguir. sucessivamente. três ou mais algarismos. A parte inteira do número é composta de três algarismos.

em 13 de março de 1936 1936. O método consiste em se atribuir a cada documento. O número de registro é transcrito nas fichas correspondentes às palavras-chaves escolhidas para sua identificação. Sua finalidade é identificar e localizar o documento quando solicitado. para cada palavra-chave prepara-se uma ficha. o mais conhecido é o automático. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados. ou grupo de documentos. Esse método é recomendado para arquivos fotográficos. como mostra o exemplo a seguir: Nº 0012 Assembléia Extraordinária Palavras-Chave / descritores Resumo: Assembléia extraordinária Greve para deliberar sobre a continuidade da greve Metalúrgicos promovida pelos metalúrgicos de todo país. A seguir. Assembléia extraordinária Foi realizada no salão vip do Hotel Marina. através da análise do documento são identificadas as palavras-chave ou descritores. dividida em dez colunas numeradas de 0 a 9. na coluna cujo algarismo coincidir com o final do número atribuído ao documento. de acordo com sua entrada no arquivo. Uma vez numerado. sonoros e outros arquivos constituídos de documentos especiais. Hotel Marina na praia do Leblon. como no exemplo a seguir: Greve: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 210 311 172 063 04 135 006 017 008 099 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 320 421 232 0173 134 235 026 417 098 149 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 450 461 252 0243 244 465 236 317 128 439 0 0 530 531 Metalúrgicos 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 120 411 212 003 004 145 016 127 018 199 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 340 521 322 0193 144 245 345 527 108 239 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 530 631 512 0283 234 475 575 427 138 399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que há duas fichas que contêm as palavras-chave Greve e Metalúrgicos: a 0004 e a 0530. um número em ordem crescente (número de registro). Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 22 . Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha-índice.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) Vem sendo utilizada com grande êxito nos arquivos especiais e especializados. que servirão posteriormente como chave de pesquisa.

foi inventado o sistema soundex. Exemplo: Aa-Af = 1 Ag-Al =2 Am-As =3 E assim. Nesse método é possível reduzir a incidência de erros de arquivamento muito comuns no método alfabético. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 23 . para evitar que depois de numeradas as divisões sejam alteradas. Métodos padronizados – variadex Esse método é uma variação do método alfabético. Etapas de arquivamento São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção. Nesse método trabalha-se com uma chave constituída de cinco cores. como a localização de documentos. a existência de antecedentes. Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída. Métodos padronizados – rôneo e mnemônico Não trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. segundo o qual as unidades de arquivamento são ordenadas por código. bem como a necessidade de serem feitas referências cruzadas. codificação. por intermédio da leitura. Nesse método são utilizadas cores como elementos auxiliares para facilitar não só o arquivamento. onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e não a primeira. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto. do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento. sucessivamente. de grandes proporções. As unidades de arquivamento são assim agrupadas pelos nomes que soam de maneira idêntica. sem levar em conta se a grafia é ou não a mesma. Métodos padronizados – soundex Para os arquivos alfabéticos onomásticos. em cada letra do alfabeto poderão existir pastas nas cinco cores da chave. Usam-se notações fechadas. Método alfanumérico Esse método não é considerado básico nem padronizado. Dessa forma. classificação. O código baseia-se no som das consoantes dos nomes. Inspeção Consiste no exame. ao invés de o serem pela seqüência estritamente alfabética. ordenação e guarda dos documentos. estudo. previamente planejadas e numeradas em ordem crescente.Métodos padronizados – automático Nesse método os papéis são arquivados com guias e pastas que já indicam as divisões das letras do alfabeto.

dado o seu alto custo. Para maiores informações vide art. Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês. o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. Deverá ser utilizada a guia-fora. o recolhimento para um arquivo de custódia permanente. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada. Ordenação É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação adotadas. Podem visar tão-somente à identificação de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 24 . índice da pasta. legal ou fiscal. O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação em caráter permanente. O custo da manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação.Classificação Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas através de um processo interpretativo. por empréstimo. § 2º e art 2º da Lei 5. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho. 1º. redução de seu volume por meio de microfotografia ou simplesmente a destruição imediata.433/68. aos órgãos que os receberam ou produziram. Para facilitar sua cobrança. os documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa erudita. Além disso. seleção e eliminação O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em conseqüência de suas múltiplas atividades. Codificação Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado. é lógico. na mesma linha hierárquica. só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que justifique a despesa. podendo ser renovados mediante sua apresentação no Arquivo. A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada tão-somente pela exatidão de suas determinações. Empréstimo e consulta Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos. que ficará no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias. bem como pessoal para cuidar dos mesmos. A transferência para um depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo. aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores. avaliação. consultar Resolução nº 14 do CONARQ. Para informações adicionais. assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo empréstimo. A microfilmagem. que poderá ser organizado em diversas modalidades. Guarda dos documentos É o arquivamento propriamente dito. faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir documentos. E. Torna-se impossível prover espaço para armazená-los. deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua followup para controle de prazos. nome de quem retirou e sua unidade administrativa. Análise. Um instrumento de destinação pode servir a vários fins.

A triagem ou escolha das pastas. Quando se faz um contrato para venda desses papeis. Todos esses instrumentos de destinação são atos normativos. os documentos não devem ser conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação de falta de uso dos mesmos. quer pela impossibilidade de reciclagem do papel. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso corrente. Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de destinação” ou “tabela de temporalidade”. podem. seja a transferência para um arquivo de custódia permanente. ser eliminados segunda esta. Uma vez determinada a eliminação de documentos. os quais devem conter. em primeiro lugar. a facilitar o seu uso em atividades correntes. A incineração – processo condenado –. os documentos podem ser: Permanentes vitais ◊ aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importância Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 25 . quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano. bem como a indicação do instrumento de destinação que autoriza a destruição. não deve ser adotada. Essas tabelas normalmente são aplicadas a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminação dos mesmos. São. se os documentos forem devidamente classificados em relação à função. como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de destinação.corpos de documentos acumulados num órgão do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. A classificação. Valor dos documentos Em relação ao seu valor. Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente. a identificação dos conjuntos documentais. datas abrangentes. maceração etc. Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles. Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a intervalos determinados. De fato. tem estreita ligação com as práticas de destinação. a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo examinados possa ser separada para descarte. de forma sucinta. natureza dos documentos e quantidade. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminação”. O teste de eficiência de uma tabela decorre da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no fim dos períodos de retenção recomendados. a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista econômico. um importante instrumento de administração. porém. Contudo. ser eliminados por qualquer outro meio: fragmentação. seja a eliminação. quer pelo aumento do índice de poluição que provoca. Os documentos devem ser classificados visando. deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua revenda como documento. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. portanto. em geral. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais. pois. devem ser preparados os termos de eliminação correspondentes. pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a própria função. e somente como finalidade secundária a facilitar a sua remoção e descarte. podendo. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e irrevogáveis. A remoção ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. é um processo de alto custo. Salvo em circunstâncias excepcionais. Os documentos selecionados para eliminação normalmente são vendidos como papel velho.

ou seja. A maioria dos documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa. Mediante uma seleção criteriosa de vários grupos e séries. por quem e com que resultados?”. em todos os seus numerosos e complexos setores. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organização e função. que contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão. para a própria entidade onde se originaram os documentos. ao desenvolvimento e ao funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos. jamais poderá produzir trabalhos que sirvam como substitutivos dos documentos originais. em um corpo de documentos relativamente pequeno. a pessoas (físicas e jurídicas). coisas ou fenômenos. e b) a informação que contêm sobre pessoas. de modo geral. As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no conhecimento completo da documentação do órgão. há que ser mantido o arranjo que lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os documentos sobre a organização e o funcionamento. com que o órgão governamental haja tratado. “como era conduzido. não devem ser feitas tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e bem executado seja um programa histórico. menos pela prova que oferecem da ação do governo. Os valores inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de valores “informativos”. todos os fatos de importância sobre a existência de um órgão. problemas. Para efeito probatório deve-se procurar responder as seguintes perguntas: “o que era o negócio?”. condições etc. para outras entidades e utilizadores privados. sabendo-se que os dois tipos de valores não se excluem mutuamente. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da informação ali existente sobre as próprias repartições. todos os documentos essenciais relativos à origem. pela informação que contêm. Distinção entre valores primários e secundários Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários.vital para a organização. Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em que cessa o valor do documento. Permanentes ◊ são os que. devem ser conservados indefinidamente. não se deve reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer. Valores probatórios Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a sua organização e de como funcionava. Distinção entre valores probatórios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu. um arquivista pode reunir. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da organização e funções serão chamados de valores probatórios. e valores secundários. entidades. coisas. do que pela informação que apresentam sobre pessoas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 26 . A informação pode relacionar-se.

coisas e propriedades que deram origem a competente ação. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos documentos oficiais. eventos. O interesse aqui reside na informação que contêm. ou c) muitos fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos (informação diversa). referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas. que não os próprios criadores. Antes de aplicar o teste da importância. situações. usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos ou eletrônicos. Na Alemanha é o ano de 1700. é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. e depois disso. pois os arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos. O arquivista alemão Meissner formulou a máxima “a idade avançada deve ser respeitada” nos documentos. b) forma. Forma Ao aplicar o teste forma. Em geral. coisas ou fenômenos (informação extensa). A condição física é importante. O termo “unicidade”.determinadas. pois. São eles: a) unicidade. ao contrário. as dos pesquisadores e do público em geral. 1830. O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida refere-se à condição física dos documentos oficiais. significa que a informação contida em determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes documentárias de forma tão completa e utilizável. b) muitos fatos são apresentados sobre algumas pessoas. Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os produziu. coisas ou fenômenos (informação intensa). problemas. o arquivista deve estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. o arquivista deve novamente levar em conta: a) a forma da informação nos documentos. aplicado à informação. e na Itália. iniciada em 1861. Os arquivistas de diversos países estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos sejam conservados. Unicidade Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da informação. se os documentos vão ser preservados num arquivo. 1750. os documentos que representam concentração de informação são os que mais se prestam à preservação arquivística. Para determinar se um corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado assunto. quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. A informação é obviamente única se não pode ser encontrada em outro lugar. devem apresentar-se de forma que possibilitem a outros. e b) a forma dos documentos. 1861. por mais indefinidas que sejam. A data italiana corresponde aproximadamente. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 27 . na França. onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da Guerra Civil. por coincidência histórica. e c) importância. à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos. O teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma. ou de que atividades resultaram. Importância O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio governo. A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas. condições. na Inglaterra.

um número limitado de processos sobre indivíduos. se novos. episódios ou acontecimentos importantes. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 28 . As técnicas de coleta. cômputo de médias e probabilidades. deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Esse princípio significa. fundamentalmente. aos sociólogos. e só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável. Na última alternativa. em forma concentrada. Conclusões A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições arbitrárias de valor. de correlação de dados. parte de uma disciplina distinta. ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados. A maioria dos arquivistas tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa a pessoas.Documentos relativos a pessoas . interessam principalmente aos historiadores. classificação e análise estatística. porque tratam de um acontecimento ou ação importante ou significativa.seleção especial e amostra estatística Na seleção de documentos. o arquivista deve levar em consideração a documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação. Entre as coisas. com a terra na qual vive. naquela de selecionar. O primeiro é selecionar aqueles que representam concentrações de informações. Se os fenômenos são antigos. curvas e compilação de númerosíndices são técnicas altamente especializadas. A análise é a essência da avaliação arquivística. tais como formulários de recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa. para retenção. ao contrário. Deve ser. simplesmente. adotado no início do século XX. intensa ou diversa. não possui. Documentos relativos a coisas No estudo dos documentos sobre coisas. em geral. Um arquivista. ao apreciar os valores informativos dos documentos. baseada na análise total da documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. economistas ou estudiosos de administração. requer um conhecimento do método que o arquivista. dois critérios são possíveis. Ao mesmo tempo em que aquilata os valores probatórios dos documentos. o ser humano se preocupa. os valores a serem considerados são os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da informação sobre o que acontece às coisas. Documentos relativos a fenômenos O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. não importa qual seja sua experiência. porque contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo. O segundo é selecionar um certo número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do todo. Este último. Igualmente. e b) o de amostra estatística. Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação. ordinariamente apreciará os documentos principalmente por seu valor ou interesse histórico. tendo em vista a informação que contêm sobre pessoas. o arquivista deve levar em conta o conjunto da documentação do órgão que os produziu. dois princípios podem ser adotados: a) o de seleção especial. isto é. previsões. ou porque contêm dados considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas específicas. que alguns documentos são selecionados para preservação. Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de amostragem estatística.

No Brasil. assim. com vistas ao aproveitamento de espaço. esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas.433/68 regula a matéria. através da fita spool. No filme esses documentos são chamados de fotogramas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões visando sua utilização em pesquisas. a proximidade das informações. As microformas podem apresentar-se em três modos: filme. Não é mais necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. sem passar pelo papel. ao lado das vantagens que oferecem. exigindo. baixa durabilidade dos materiais empregados. em prazos de quatro a cinco anos. Tecnologia da Informação Os avanços tecnológicos. por isso. dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas. saída direta do computador para a microficha. em geral. Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o custo dessa operação. falta de padronização na fabricação de equipamentos e suportes. somente uma pequena parte da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte. Um filme tem a capacidade de armazenar mais ou menos 2. que assegure o valor probatório dos registros contidos em suportes informáticos. As microfichas são usadas em arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Filme (rolo) É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos. e os documentos a serem microfilmados devem ter características físicas que se prestem à filmagem. Também são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para consulta. dois: a) reduzir o seu volume. Os equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em papel. Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre documentos de guarda temporária. Utiliza-se o arquivamento em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser constantemente atualizados e consultados.Microfilmagem Os objetivos da microfilmagem de documentos são. obsolescência. b) garantir a sua durabilidade. o processo de microfilmagem é de alto custo. São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. Entretanto.400 documentos de formato A4. no Brasil. a Lei 5. sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma original. Microfichas Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do sistema COM – Computer Output Microfilm. jaqueta ou microficha. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 29 . Jaqueta A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. ou seja. O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de diminutas imagens fotográficas. Como esse processo é mais trabalhoso. tornando necessária a transferência periódica das informações para outros suportes. Sua capacidade de armazenamento é de até 420 fotogramas. devendo-se. apresentam alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto espaço de tempo: falta de respaldo legal.

§ 1º e art 1º. isto é. § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. por escrito. embora um centro intermediário possa tomar tais encargos.. raramente são um bom substituto para a informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. pois libera espaço e economiza recursos materiais. aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos elas comissões de análise ou. segundo devem ser documentos com valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente. deve-se observar alguns preceitos básicos: primeiro. lembrando que o arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente. as descrições. Sua função principal consiste em proceder a um arquivamento transitório. devem estar em boa ordem e. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo reduzido. no mínimo. É importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. não sendo prevista nenhuma fase de transição. A transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o arquivamento e a localização de documentos. Com o aumento da massa documental. em alguns casos. a três necessidades bem definidas: a) servem para acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de tempo. a fim de facilitar sua avaliação. atendem. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação. terceiro. Os arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por administradores e arquivistas. para fins de prova ou de pesquisa. um arquivo de custódia não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas descabidas e contrárias ao interesse público.Transferência e recolhimento Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. por um processo de triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo. surgiu a teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários. os corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades completas e lógicas. b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos extintos ou de determinadas atividades. contribuindo para a economia do sistema. 1º. de valor e sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou arquivístico. Tipos de transferência Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as origens administrativas e o significado funcional dos mesmos. As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário. acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 30 . E por último. de documentos. Os documentos passavam diretamente de um a outro estágio. utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente. Quanto aos arquivos de custódia. reside no incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo “limbo”. e c) servem como um lugar onde se concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais. que é sua finalidade primordial. destituídos de peças sem valor que com eles possam ter sido arquivados. que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem. tanto quanto possível. Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros intermediários. Esses centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo destino os funcionários não possam decidir de imediato. em assegurar a preservação de documentos que não são mais movimentados. Transferência e recolhimento são feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento.

sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo. 17. de um governo. então. É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e a restauração dos documentos. certos direitos e privilégios adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. 15 e seguintes do Decreto 4. ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. sem.073/2002). que foi traduzido como “contra o rei não há prescrição” (vide art. em relação aos documentos. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou e serão conservados para a perpetuidade. são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente. e ainda dentro de um período determinado. Neste caso. em intervalos determinados. Os documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão da administração. Permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige. se julgados de valor. O trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados. Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pública. pois os documentos eram e continuam a ser propriedade do Estado. não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de recolhimento. Só é aplicada em casos especiais. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 31 . São escolhidos tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular. que são escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo. Ela pode ser efetuada em uma etapa. devido ao seu valor comprobatório e informativo. mas devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado assunto ou atividade.Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica. em duas etapas. contudo. onde permanecem durante determinado período e. quase sempre. o arquivista deve ter a custódia dos documentos que estão sob a sua guarda física. A legislação sobre os documentos públicos. ser de sua propriedade. na documentação de um órgão. que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilégios que tinha a entidade que os criou. deve definir claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. Na transferência periódica em uma etapa. Periódica é a remoção de documentos. Decreto 4. à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras repartições e de particulares. Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de documentos públicos. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida por dupla capacidade. § 4º. posteriormente. ou. Legalmente. deve ter. os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. no que diz respeito ao seguinte: Primeiro. Referem-se estes ao arranjo. Arquivos permanentes Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são transferidos para o arquivo intermediário. Esses direitos e privilégios são necessários ao arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.073/2002). O conceito de custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Quando os documentos públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há transferência de propriedade. Segundo. em termos mais amplos. Qualquer lei que diga respeito à administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartição. além disso. relativamente à reprodução e à autenticação de cópias.

Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente: • arranjo ◊ reunião e ordenação adequada dos documentos. conseqüentemente do local de sua guarda. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas galerias. pela lei de 26 de outubro de 1796.e. Quanto aos arquivos intermediários. Arranja seus documentos para uso não-corrente. aplicam-se apenas critérios racionais de disposição dos documentos em estantes e armários. em contraposição ao uso corrente. não existem métodos ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui empregado. Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora. ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e primeiro-ministro de 1840 a 1848. • descrição e publicação ◊ acesso aos documentos para consulta e divulgação.Essa regulamentação há que proibir a destruição de qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da autoridade responsável pelos arquivos (vide art. de guarda transitória. Decreto 4. Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. • referência ◊ política de acesso e uso dos documentos. intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32 . fixação de etiquetas etc. em 24 de abril de 1841. devido à sua utilização. seu empacotamento. como é o caso do arquivista encarregado dos documentos de uso corrente. se necessário. deve ser feito por pessoa qualificada e especializada. que diferia do velho método de arranjo de arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados. Nesses arquivos. Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanhã. As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma. O primeiro desses regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular emitida pelo ministro do Interior. visando a impedir sua destruição. A administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos corrente e intermediário. 18. conde Duchatel (1803-67). a ordenação das séries dentro dos fundos e. Atividades de arranjo Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em fundos. de muitas subdivisões administrativas e de numerosos funcionários individuais. por isso. • conservação ◊ medidas de proteção aos documentos e. O arranjo é uma das funções mais importantes em um arquivo. dos itens documentais dentro das séries. origem funcional e conteúdo.073/2002). os quais emanam de diversos órgãos. e arranja-os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer classificação predeterminada ou esquema de arquivamento. Evolução dos princípios de arranjo O primeiro grande passo teórico. por diversas circunstâncias. baixou regulamentos relativos ao arranjo de documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos Archives Nationales. Princípios de arranjo de arquivos O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos documentos de uma única repartição. estantes ou caixas. que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. ocorreu quando Guizot (1787-1874). Ocupa-se do arranjo de todos os documentos sob sua custódia. Essa circular. As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas.

como na França) e. estabeleceu um esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que. por outro lado. é preferível o arranjo geográfico. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo com a natureza das instituições públicas que os acumulam. As relações entre os grupos de assuntos. neste caso. uma corporação ou uma família. se tratar de assuntos de municipalidades. Se. Num grande número de casos. geralmente. em ordem cronológica. por exemplo. e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de maneira geral. Tal classificação apresenta várias vantagens. O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos. em ordem cronológica. ao invés de seguir esse método. primeiro. é mais simples de se por em prática do que qualquer outro sistema. todas essas vantagens se perdem. e após. indica a data de tais documentos. geográfica ou alfabética. nos grupos de assuntos. ser conseguida por meio de inventários existentes. devem ser determinadas pelo conteúdo dos mesmos. O princípio de agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos administrativos é chamado princípio da proveniência. essa ordem pode. ou de decisões judiciais. foi então reconhecido como um método impraticável. onde se decidiu. Se se tratar de documentos relativos a pessoas. Em primeiro lugar. ao menos teoricamente. talvez. Os princípios gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes: a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds). corporação ou família” devem ser agrupados. c) as unidades. O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio respect des fonds nos seguintes termos: “Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por assunto. em segundo lugar. e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos outros grupos. Se. dentro de um fundo. seriam agrupados e considerados como o fonds daquela determinada instituição. é a única maneira adequada de se assegurar a realização imediata de uma ordem regular e uniforme. baseada na natureza das coisas.départmentales et communales. O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia. pelo qual todos os documentos originários de uma “autoridade administrativa. que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a natureza das instituições que os criaram. A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds. visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da municipalidade. tal como uma entidade administrativa. geográfica ou alfabética. é claro que o arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas. b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de assuntos. suficiente confrontar os documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por seus donos anteriores. essa classificação é feita com mais facilidade. de uma coleção de decretos ou leis. visto que um pesquisador. sendo. ainda está em vigor. Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos. que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores deve ser preservado no arquivo de custódia permanente.” O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado. seriam arranjadas conforme as circunstâncias. embora modificado por dois suplementos posteriores. por assuntos. constituindo fundos. as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica. especialmente depois do grande aumento que sofreu o volume dos documentos Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 33 . Quando se tratar. isto é. todos os documentos originários de uma determinada instituição. pois consiste tão-somente em reunir peças das quais apenas é necessário determinar a origem. se propõe uma ordem teórica.

A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com atos oficiais e. não resulta do acaso. o real significado dos mesmos. e a complexidade e diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis o acabamento de qualquer tarefa desse gênero. através da função e da organização administrativa. os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. mantiveram ou acumularam. como na Inglaterra. c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo. Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos Na aplicação do princípio da proveniência. depois de servirem a seus objetivos primários. assim os documentos são mais inteligíveis quando conservados juntos. tampouco desejável. sob a identidade do órgão ou da subdivisão do órgão. b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos. os documentos preservados pelo testemunho que contêm da organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída pelos órgãos que os criaram. Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível. quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais. mas. pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes foi dada por aquele órgão. na ordem dada pelo serviço de registro do órgão. Este estabelecia que os documentos de cada órgão devem ser mantidos. é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto”. no arquivo de custódia.transferidos. com documentos correlatos. no contexto. ao contrário. pode-se tornar obscuro ou até se perder. ao mesmo tempo. descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. explicaram. no entanto. como prova documentária. O Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 34 . e não reorganizados por grupos de assuntos. seria um extravagante desperdício de tempo. considerando-se a relação desses para com a função ou campo de assunto. “A ordem original do registro”. Conquanto essa ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores. inutilmente. que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos. grande parte do tempo do arquivista. Quebrar as unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria. Criou-se ainda um novo princípio chamado Registraturprinzip. como os atos do governo se relacionam entre si. consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões: a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo. conservando-se. “não foi criada arbitrariamente. A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha. Dar novo arranjo. Além disso. de acordo com algum plano arbitrário. a entidade administrativa que os produziu não precisa ter sido completa e independente. ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser prontamente distinguidos de outros grupos de documentos. e impor um plano de arranjo arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não atenderia a qualquer objetivo concebível. Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem original. é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em ordem. pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos. Se os documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer. mas deve. a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados.

ou às atividades. relatórios. constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos. quanto à substância. o terceiro elemento é o título da unidade que está sendo descrita. pois se propõe a informar sobre a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação.arranjo original deve ser preservado se reflete o uso feito dos documentos quando correntes. com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos. os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos pesquisadores e dos funcionários. Guia Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. unicamente. sem observar como estavam arranjados na repartição. mas novos arranjos artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades arquivísticas. maços de documentos ou caixas. Tipos básicos de instrumentos de pesquisa Em 1973. são descritos fazendo-se referência ao órgão administrativo que os criou. a estrutura. catálogo e repertório. ordens. a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. reunidos pela semelhança de suas atividades. É o instrumento de pesquisa mais genérico. Os documentos são descritos estruturalmente. Além de tornar o acervo acessível. A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as circunstâncias e conveniências. Uma boa proporção de documentos modernos é preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas. porém. o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem os documentos – correspondência. obedecendo a dois critérios: a) Estrutural. lugares ou sobre matéria social. constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo. econômica. o grupo selecionou e definiu os quatro seguintes tipos: guia. tabelas e outros. que é indicada mencionando-se o nome da unidade administrativa. volumes encadernados. sob a direção de seu presidente. tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos estudiosos. e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental. dando-se informação sobre a natureza física dos mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados. a AAB formou um grupo de trabalho. científica etc. os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria. b) Funcional. que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. mantido. às funções. o quarto é a estrutura física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos. a natureza. dentro do órgão governamental. o período de tempo. Os documentos. inventário. Tais documentos devem ser arranjados. que os criou. Por fim. Sua finalidade é informar sobre o histórico. cientistas e outros. o princípio da proveniência. Atividades de descrição e publicação O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 35 .

por exemplo. ou parte dele. incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos. quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos. ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo. Tabela de equivalência ou concordância É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas notações para as novas que Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 36 . Catálogo Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático. Trata-se de instrumento do tipo arrolamento. explicação sobre o modo de consulta do inventário.Inventário sumário Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. a pessoa ou a família da qual o fundo é proveniente. Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo assunto. segundo um critério temático. Sua elaboração só se justifica em casos específicos. sumariamente descritas – e ao mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada fundo. Inventário analítico Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. cronológico. como uma série. Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele. A disposição das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo. cuja organização deve refletir o arranjo adotado para a disposição do fundo. descritos de forma sumária ou pormenorizada. pertencentes a um ou mais fundos. ou a lugares específicos existentes num ou mais fundos. O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo do arquivo. breve notícia histórica sobre a instituição. cronológico. disposta em determinada ordem para indicar sua localização no texto. Nesse tipo de instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de determinado documento. ou que digam respeito a determinada pessoa. Sua finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento. através da descrição minuciosa de seu conteúdo. sendo os itens descritos minuciosamente. pela enumeração de suas unidades de arquivamento. onomástico ou geográfico. onomástico ou geográfico. O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos – constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos privados. Repertório É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados. cabendo mesmo a transcrição de documentos na íntegra.

quando tal não é possível. tais como selos. Níveis intermediários. procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular. ele deverá ser representado numa só descrição. tal técnica de descrição é denominada descrição multinível. Assim. podem ocorrer. ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas. O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos. dê informação sobre ele como um todo. o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos.” Descrição multinível Se o fundo como um todo estiver sendo descrito. cuja descrição. cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quantas forem necessárias. Normas de descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. Nos níveis seguintes e subseqüentes. • INFORMAÇÃO RELEVANTE PARA O NÍVEL DE DESCRIÇÃO Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 37 . dê informação sobre as partes que estão sendo descritas. A soma total de todas as descrições assim obtidas. pode existir uma descrição no nível do fundo. correspondendo a uma divisão geográfica. Regra: No nível do fundo. Cada um desses níveis pode ser novamente subdividido. tais como seções ou subséries. utilizando-se os elementos descritivos apropriados. O fundo constitui o nível mais geral de descrição. ligadas numa hierarquia. no nível da série. Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. em decorrência de alteração no sistema de arranjo. Regras para descrição multinível • DESCRIÇÃO DO GERAL PARA O PARTICULAR Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e suas partes componentes. de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa subordinada primária. representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos documentos e continuam durante sua vida. funcional ou agrupamentos de documentos similares. Manuais expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Para as finalidades destas regras. com freqüência. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes ou como base para a sua criação. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a parte e o todo. estas podem ser descritas em separado. As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de documentos especiais. No glossário do ISAD(G) encontramos uma definição de seção: “Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou. Se é necessária a descrição das suas partes. no nível do dossiê / processo e / ou uma descrição no nível do item.tenham sido adotadas. Quando o organismo produtor tem uma estrutura hierárquica complexa. as partes constituem níveis subseqüentes. Por exemplo. usando-se igualmente os elementos apropriados. só é plenamente significativa quando vista no contexto da totalidade do fundo. de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização. registros sonoros ou mapas. cronológica.

incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e geográficos). • RELAÇÃO ENTRE DESCRIÇÕES Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na hierarquia. pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de autoridade Atividades de conservação A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e. Dados de autoridade (authority data) . ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas. não forneça informações detalhadas sobre dossiês / processos se a unidade de descrição for um fundo. pelo qual uma descrição possa ser pesquisada. área de conteúdo e estrutura. Elementos de descrição Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação. dê a informação que é comum às partes componentes. entrada de índice. identificada ou recuperada.uma entrada de autoridade combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade (entidade coletiva. Entrada de autoridade (authority entry) .Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição. utilizados como pontos de acesso. • NÃO REPETIÇÃO DE INFORMAÇÃO Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições hierarquicamente relacionadas.nome. Ponto de acesso (access point) . Controle de autoridade (authority control) .ponto de acesso normalizado estabelecido pela instituição arquivística responsável. permitindo tanto a identificação de fundos fracionados entre diversas instituições. Por exemplo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 38 . conseqüentemente. palavra-chave. como também o próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas. Regra: No mais alto nível apropriado. área de condições de acesso e uso. área de contextualização. pessoas e famílias em fundos diversos de variados arquivos. pessoas e famílias Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao ISAD(G). ao local de sua guarda. área de notas e área de controle da descrição. Não repita em um nível inferior informação que já tenha sido dada num nível superior. não forneça a história administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de descrição for uma divisão ou uma seção. Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de autoridade. se aplicável. cada descrição à sua mais próxima e superior unidade de descrição.controle de termos normalizados. área de fontes relacionadas. Registro de autoridade (authority record) . Regra: Relacione. e identifique o nível de descrição. pessoas e famílias.informação em um registro de autoridade ou em um arquivo de autoridade. A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle das entradas de entidades coletivas. Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está sendo descrito.

a temperatura. A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis. de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo texto original é de Indgrid Beck. b) limpeza. A poluição ácida do ar. de umidade relativa e de poluentes.Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos e internos de deterioração. a poluição ácida do ar e as impurezas no papel são os principais agentes de deterioração. A substância química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ação. em qualquer fase de desenvolvimento. A temperatura não deve sofrer oscilações. seja em qualquer outra forma. mantendo-se entre 20 e 22º. mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%. O ideal é a utilização ininterrupta de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores. Desinfestação O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses agentes destrutivos. seja na forma original. o movo. A luz. A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento. são completamente destruídos. A própria luz artificial deve ser usada com parcimônia. com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos denomina-se climatização. São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação. pois neste ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem. a médio e longo prazos. goma ou caseína. Contudo. Com a fumigação os insetos. a poeira. Os agentes externos mais responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). O controle de temperatura. como enfraquece o papel. a fim de climatizar as áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel. Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel. As atividades relacionadas com o arranjo. a fumigação de documentos não é mais recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos. devese empregar sílica-gel. d) restauração ou reparo. bem como outros fatores externos de deterioração. porque não só acelera o desaparecimento das tintas. provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os materiais perecíveis. Não sendo viável tal prática. gases e inúmeras pragas. além de exercer o mesmo efeito do ar seco. a temperatura inadequada. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel. O calor constante destrói as fibras do papel. temperatura e umidade desfavoráveis. são altamente prejudiciais à conservação do acervo documental. a umidade. c) alisamento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 39 . por meio de instrumentos. A luz. propicia o desenvolvimento de mofo. o ar seco. a umidade. acondicionada em recipientes plásticos. em face do importante problema da preservação dos documentos. Nas áreas onde se observa elevada poluição atmosférica. os internos são inerentes à própria natureza material dos documentos. cola. no fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade. Os agentes externos decorrem das condições de armazenagem e de uso. descrição e consulta ficam em plano secundário. A umidade. os prédios destinados a arquivos devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado.

A durabilidade e as qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade. Laminação Processo em que se envolve o documento. Os documentos. impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos. sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e flexibilidade. A durabilidade do papel é aumentada consideravelmente. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade. devido ao uso de adesivo à base de amido. Vários são os métodos existentes. o que aumenta a sua resistência. O método ideal é aquele que aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambiente. que é natural. A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas empregados. são passados a ferro. O acetato de celulose. 90 a 95%. juntamente com o papel de seda. utiliza-se um pano macio. Silking Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande durabilidade. mas. Em seguida. nas duas faces. afeta suas qualidades permanentes. em uma câmara de umidificação. em máquinas elétricas. colocando-o numa prensa hidráulica. É. aconselha-se usar ferro de engomar caseiro. Restauração Os documentos devem ser tratados em relação à acidez. tratados por este processo. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com água e sabão. Na falta de equipamento adequado. além de exigir habilidade do executor. um processo de difícil execução. aplicadas com pasta de amido. Banho de gelatina Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola. Tecido Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino. por ser termoplástico. e sem que aumente o volume e o peso. Alisamento Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável. mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e fungos. expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade. não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. a reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco prejudicados. durante uma hora. além de reduzir a legibilidade e a flexibilidade. cuja matéria prima é de alto custo. e dispensa adesivo.Limpeza É a fase posterior à fumigação. Caso existam documentos em estado de fragilidade. adere ao documento. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 40 . recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. antes de se tentar a restauração por qualquer método. Na falta de instalações especiais para essa operação. uma escova ou um aspirador de pó. tornando-o imune à ação de fungos e pragas. folha por folha. porém. no entanto. com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose. tornam-se suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos.

BNDES . * e) Dados. Atividades de referência Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as políticas de acesso e de uso dos documentos. * d) Prevenção. * b) Documentabilidade.O volume do documento é reduzido. A laminação manual.2010 . Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de acesso. desenvolvido na Índia. embora não empregue calor nem pressão. que são substituídos pela acetona. Encapsulação Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento. de fácil obtenção. entre o documento e a fita deve haver um espaço de 3mm. Assim. Laminação manual Este processo. um conceito totalmente assimilado pela arquivologia. * c) Metadados. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces. as características da laminação são as que mais se aproximam do método ideal. Por política de acesso devemos entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode ser consultado. indicando as categorias de usuários que terão acesso ao acervo. O material empregado na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações. mas o peso duplica. o arquivo estabelece quem e como devem ser consultados os documentos.Arquivista) No contexto contemporâneo. considerado elemento fundamental para a garantia da capacidade testemunhal do documento eletrônico arquivístico. é rápida e a matéria-prima. é o de * a) Destinação. bem como elaborando o regulamento da sala de consulta. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 41 .( CESGRANRIO . deixando o documento solto dentro das duas lâminas. A aplicação. Quanto à política de uso. Questões de Concursos 1 . ou determinação de autoridade superior. oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para instalar equipamentos mecanizados. A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de restauração de documentos. bem como os direitos de terceiros. utiliza a matéria-prima básica da laminação mecanizada. também chamada laminação com solvente. por ser mecanizada.

Os fundamentos da disciplina arquivística.MPU . Lisboa: Dom Quixote. * ( ) Certo ( ) Errado 4 . * ( ) Certo ( ) Errado 3 .Arquivologista) A informação constitui uma mercadoria tão vital para a empresa como os recursos humanos. materiais ou financeiros. elaborada. todos os membros do organismo têm necessidade de informação que pode ser orgânica.( CESPE . ou não orgânica. noções de gestão de informações e documentos e a legislação arquivística brasileira. enviada ou recebida no âmbito da sua missão. produzida fora do âmbito desta.Arquivologista ) Com relação às atividades de seleção.MS . A partir do texto acima e considerando os conceitos fundamentais da arquivologia. os suportes documentais serão todos eletrônicos e a organização. Rousseau e C. de um reconhecimento oficial da empresa. portanto.2010 . 1998. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 42 .2010 .Analista . a teoria das três idades já não terá mais validade. p.2010 . Couture. como corolário. e. isto é. No plano institucional. 63-4 (com adaptações). sem os quais ela não conseguiria viver. o que necessita.Arquivologia ) Considerando os conceitos fundamentais de arquivologia. no futuro. realizada por meio de sistemas virtuais. o princípio da territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais perto possível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os acumulou. julgue: É importante pesquisar novas bases teóricas e metodológicas para a arquivologia porque. Como qualquer outro recurso. J. a informação deve ser gerida eficazmente. isto é. Para desempenharem as suas respectivas funções.2 .( CESPE . avaliação e eliminação segundo as especificidades da esfera pública.MS .( CESPE . julgue os itens a seguir. julgue os itens a seguir.

Arquivologista ) Em arquivologia.2010 . vinculando-os a sua origem imediata.Arquivologista ) Julgue os itens a seguir que abordam conceitos.2010 . * ( ) Certo ( ) Errado 5 -( CESPE .Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos.2010 . a lista de eliminação e o termo de eliminação. * ( ) Certo ( ) Errado 7 .( CESPE . quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou. O princípio da proveniência. no caso de documentos ou arquivos públicos. entre outros.MS .Arquivologista ) Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 43 . definida pela natureza jurídica de seu conteúdo e pela obediência a normas precisas de redação a que tal documento obedece. podendo englobar a tabela de temporalidade. que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo.MS . fundamento básico da arquivologia. a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação. além de aspectos relativos a tipologias e suportes documentais. * ( ) Certo ( ) Errado 6 . teorias e princípios fundamentais da arquivologia.MS .( CESPE . qualquer espécie documental pode ser identificada com base na configuração apresentada pelo documento escrito. garante.

a integridade dos documentos arquivados. * a) Os depósitos de documentos devem ser alocados. pergaminho.ANTAQ . julgue os itens a seguir. Alguns exemplos. devem ser considerados no planejamento das ações de conservação de documentos adotadas pelas instituições produtoras/acumuladoras de documentos. é correto que o arquivo corrente que existir na ANTAQ seja formado pelo conjunto de documentos mantidos nos diversos setores da agência para apoio às atividades cotidianas.( CESPE . disco ótico. pois são importantes testemunhos históricos e culturais. preferencialmente.2009 . o qual deve. De acordo com os fundamentos da arquivologia.DPU . assegurar que o acesso a documentos se submeta a um conjunto fixo de critérios de preservação. devido às condições estruturais de resistência a cargas e às condições ambientais favoráveis à preservação de documentos. uma vez que o próprio CONARQ não produziu documento que disponha acerca dessa matéria. por isso. por exemplo. filme de acetato. de modo a garantir. * ( ) Certo ( ) Errado 8 . fita magnética.Analista Administrativo) Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia e tendo como referência a legislação arquivística brasileira vigente. disco magnético. dos procedimentos adotados durante a produção e a tramitação. a baixa incidência de luz. em andares térreos e subsolos.( CESPE . também. 9 . * d) A preservação de documentos de arquivo depende. * e) O CONARQ orienta as instituições arquivísticas a buscarem auxílio de consultorias para planejarem e implantarem programas de conservação documental. que é o papel. assinale a opção correta.Arquivista ) Os acervos arquivísticos precisam ter sua integridade física garantida para que possam ser transmitidos às gerações futuras. por meio de ações de recuperação e reforço. Com relação a esse assunto. os quais. * c) Denomina-se preservação o conjunto de medidas cujos objetivos são estabilizar o processo de degradação de documentos e reverter danos físicos ou químicos sofridos. além do mais comum hoje. portanto. como. * b) A sobrevivência de documentos por longo prazo de guarda é responsabilidade exclusiva do arquivista. entre outros. são: papiro.O termo suporte é utilizado em arquivologia para denominar qualquer material que contém informações registradas. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 44 .2010 .

a política. economia.E Relações Humanas no Trabalho Falar em relações humanas é considerar todo tipo de ralação social ou interação entre os indivíduos. onde cada um tem sua função. pois a maioria das tarefas são realizadas por grandes grupos de pessoas. a coletividade. estas relações são necessárias pois toda empresa. médio ou pequeno porte. a antropologia. aquilo que envolve o homem ai estão as relações humanas. de bancos de dados ou de dossiês temáticos. No trabalho. enfim.Analista Administrativo ) Julgue os itens seguintes. dentre elas. são necessárias pelo fato de que todos ossetoresda vida exigem trabalho em grupo. A divisão do trabalho cada vez maior torna o dia a dia da empresa mais dependente do grupo. tem como principio de funcionamento a trabalho em conjunto. seja ela de grande. A informação não orgânica existe exclusivamente nos setores de trabalho e sob a forma de publicações. por exemplo. relação humana social. as relações humanas no trabalho. a sociologia. na educação. relativos a conceitos fundamentais de arquivologia. as ciências naturais. Este processo de divisão do trabalho se deu ao longo de tempo e teve seu auge quando foi iniciada a revolução industrial e o a inserção Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 45 . Relações humanas no trabalho. assim como esta.ANTAQ . Dentro do campo das relações humanas há variações para cada área especificamente. * ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-C 3-E 4-C 5-E 6-E 7-C 8-D 9-C 10 . a biologia. o homem já não pode trabalhar sozinho.* ( ) Certo ( ) Errado 10 . e dos indivíduos que o compõe.( CESPE . que será abordada neste trabalho. como por exemplo. etc.2009 . há também as relação humanas na saúde. Esta é uma questão abordada por diversas ciências.

condições de trabalho. portanto. suas necessidades e limitações para que ele seja utilizado para ser útil dentro da empresa e que também possa está realizado fazendo determinado trabalho. dentre eles estão: educação. ética. ou seja. política.A experiência em Hawthorne permitiu o delineamento dos princípios básicos da Teoria das Relações Humanas que veio a se formar logo em seguida. liderança. os pesquisadores não conseguiram provar a existência de qualquer relação simples entre a intensidade de iluminação e o ritmo de produção mas foi possível constatar que os resultados da experiência eram influenciados por fatores de natureza psicológica. solidariedade. cada pessoa fazendo exclusivamente determinada tarefa aumentaria a produtividade e minimizaria o tempo gasto no processo de produção. respeito mútuo. cultura. esta foi uma experiência feita por Elton Mayo que segundo ele. coma família. economia. para se chegar a solução dos problemas de relações humanas foi preciso fazer experiências. e um novo vocabulário é incorporado ao dicionário administrativo: fala-se. coletividade e também a individualidade de cada ser humano. na escola entre os alunos. conceitos que escutamos desde que somos educados pela família.como a iluminação do ambiente de trabalho influenciava a produtividade dos trabalhadores. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 46 . mas que nem sempre são colocados em prática. É necessário conhecer o individuo para conhecer suas qualificações. organização informal. dinâmica de grupo etc. e isso acaba gerando conflitos. ou seja. Entretanto a tentativa foi frustrada. Isso fez com que ele chegasse à conclusão de que os indivíduos não podem ser tratados isoladamente. trabalho em grupo. conscientização. por exemplo. moral. Vale lembrar que as relações humanas não estão estritamente ligadas apenas as relações entre as pessoas. para a satisfação da empresa e do trabalhador estarem sempre produzindo qualitativamente. desde então. mas sim como um grupo. ou de atuação. mas ao também ambiente de trabalho. em motivação. já o da empresa é a eficiência. Foi publicado numa revista sobre RH no trabalho que dizia: RELAÇÕES HUMANAS NO TRABALHO: As seis palavras mais importantes: "ADMITO QUE O ERRO FOI MEU" As cinco palavras mais importantes: "VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO" As quatro palavras mais importantes: "QUAL A SUA OPINIÃO" As três palavras mais importantes: "FAÇA O FAVOR" As duas palavras mais importantes: "MUITO OBRIGADO" A palavra mais importante: "NÓS". em casa. que ligou a produtividade à satisfação dos trabalhadores mudando o ambiente de trabalho e conhecendo cada individuo. a de Hawthorne.do sistema capitalista de produção. Outras experiências também foram realizadas como. que visavam detectar de que modo fatores ambientais . Relações humanas está interligada com diversos fatores da vida social e individual da pessoas. a função dela é estabelecer um equilíbrio entre a produtividade e a satisfação dos trabalhadores. Pesquisas apontam que um dos problemas para a falta de produtividade no trabalho muitas vezes está relacionado a insatisfação do trabalhador com o ambiente de trabalho e as vezes também com as pessoas que ali estão. que visa o lucro a produtividade. O objetivo de cada indivíduo é o bem-estar. modo de vida. visto que desta relação é que será ditado a produtividade daquela empresa. entre outros conceitos que sempre ouvimos falar. comunicação. e tambéma relação do empregado com a empresa.

Trata-se exclusivamente de cortar palavras inúteis. com duas possibilidades: ela pode ser dirigida a um cidadão.Percebe-se.Concisão . Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor. III . d) a concisão. No entanto a clareza não é algo que se atinja por si só: ela depende estritamente das demais características da redação oficial. isto é. que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos.Impessoalidade .A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. como a gíria e o jargão. b) o uso do padrão culto de linguagem. passagens que nada acrescentem ao que já foi dito. é natural que não cabe qualquer tom particular ou pessoal. não se deve de forma alguma entendê-la como economia de pensamento. que faz desaparecer do texto os excessos lingüísticos que nada lhe acrescentam. não se devem eliminar passagens substanciais do texto no afã de reduzi-lo em tamanho. ou a outro órgão público. Obtém-se. temos um destinatário concebido de forma homogênea e impessoal. sempre concebido como público.Em suma pode-se dizer que relações humanas está diretamente ligada ao fator respeito. assim. de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita.Clareza . em princípio. que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. e os demais colegas de trabalho. Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. assim. Para que se redija com essa qualidade. é fundamental que se tenha. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias.A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do texto oficial. redundâncias. além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve. respeito mútuo pelo indivíduo e pelo seu trabalho. b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação. Para ela concorrem: a) a impessoalidade. assim também do trabalhador para com a empresa. por exemplo. uma desejável padronização. c) a formalidade e a padronização. Nos dois casos. que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 47 . c) do caráter impessoal do próprio assunto tratado: se o universo temático das comunicações oficiais se restringe a questões que dizem respeito ao interesse público. que permite que comunicações elaboradas em diferentes setores da Administração guardem entre si certa uniformidade. de um expediente assinado por Chefe de determinada Seção. II . respeito pelo trabalhador e pelo seu trabalho. é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Normas específicas para redação de correspondência oficial Características – I .

Prefeitos Municipais. são Ministros de Estado. o adjetivo deve guardar concordância: Vossa Senhoria está ocupado? (dirigindo-se a um homem) Idem ao sexo feminino: Vossa Senhoria está atarefada? (dirigindo-se a uma mulher) Sua – emprega-se quando nos referimos à pessoa . Ou Vossa Senhoria nomeará o seu substituto? Caso a pessoa à qual nos dirigimos seja do sexo masculino.118. Secretários de Estado dos Governos Estaduais. Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal. Presidente da República. Oficiais-Generais das Forças Armadas. Deputados Estaduais e Distritais. o Chefe do Gabinete de Segurança Institucional. o Advogado-Geral da União e o Chefe da Corregedoria-Geral da União. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 48 . 1. 6 Nos termos do Decreto no 4. Ministros do Tribunal de Contas da União. Telegrama . Embaixadores. 28. o Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República. parágrafo único. Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial.Vi sua Santidade o Papa Paulo VI quando estive em Roma.Vossa Excelência: Executivo. de 7 de fevereiro de 2002. Ministros de Estado6.É pela correta observação dessas características que se redige com clareza Tipos definidos pelo Manual de Redação da Presidência O Padrão Ofício Aviso e Ofício e Memorando Exposição de Motivos Mensagem . Fax Correio Eletrônico Pronomes de tratamento § 316 (Gramática Metódica – Napoleão Mendes) Vossa – emprega-se quando nos dirigimos à pessoa – Acabo de receber o diploma que Vossa Santidade se dignou enviar-me. Legislativo: b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores. além dos titulares dos Ministérios: o Chefe da Casa Civil da Presidência da República. art. a) do Poder Executivo. Vice-Presidente da República.

ainda. É suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Auditores da Justiça Militar. deve constar do endereçamento: Ao Senhor Fulano de Tal Rua ABC. Judiciário: c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores. Vossa Senhoria É empregado para as demais autoridades e para particulares.. Mencionemos. 2. Nos demais casos. empregada por força da tradição..) No envelope. 2. fica dispensado o emprego do superlativo ilustríssimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares.1 O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal. É costume designar por doutor os bacharéis. seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina.Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais.1 O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor. o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações. 1. Senhor Juiz. Membros de Tribunais. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento. (.2 As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor. Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais. em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional. empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas que tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. no 123 12345-000 – Curitiba. a forma Vossa Magnificência. Senhor Ministro. Juízes. 1. PR Como se depreende do exemplo acima. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral. Senhor Governador. e sim título acadêmico. seguido do cargo respectivo: Senhor Senador. Corresponde-lhe o vocativo: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 49 .

todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede..Magnífico Reitor... clérigos e demais religiosos. (. Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores. este Manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores. O vocativo correspondente é: Santíssimo Padre. (COBRADO EM CONCURSO) b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente. Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n o 1 do Ministério da Justiça. além da finalidade óbvia de arrematar o texto. em comunicações dirigidas ao Papa. a de saudar o destinatário. de acordo com a hierarquia eclesiástica. devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério das Relações Exteriores. que atendem a rito e tradição próprios. de 1937. em comunicações aos Cardeais.) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos. ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal. (. Vossa Reverência é empregado para sacerdotes. são: Vossa Santidade. que estabelecia quinze padrões. (COBRADO EM CONCURSO) Ficam excluídas dessa fórmula as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras. Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal.. Identificação do Signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) NOME Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República (espaço para assinatura) NOME Ministro de Estado da Justiça Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 50 .. Com o fito de simplificá-los e uniformizálos. abaixo do local de sua assinatura.) Os pronomes de tratamento para religiosos.) Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima.. inclusive o Presidente da República: Respeitosamente. (. Cônegos e superiores religiosos. Fechos para Comunicações O fecho das comunicações oficiais possui.

o aviso e o memorando. e) texto nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos. Partes do documento no Padrão Ofício O aviso. Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores. o que confere maior clareza à exposição. no qual o assunto é detalhado. 15 de março de 1991. com alinhamento à direita: Exemplo: Brasília. pode-se adotar uma diagramação única. empregue a forma direta. c) assunto resumo do teor do documento assunto: Exemplos: Assunto: Produtividade do órgão em 2002 2002. elas devem ser tratadas em parágrafos distintos. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto. Se a Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 51 . se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto. exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos. O Padrão Ofício Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício. 123/2002-MME b) local e data em que foi assinado. Com o fito de uniformizá-los. – desenvolvimento. Já quando se tratar de mero encaminhamento de documentos a estrutura é a seguinte: – introdução: deve iniciar com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. que se confunde com o parágrafo de abertura. “Tenho o prazer de”. As peculiaridades de cada um serão tratadas adiante. o ofício e o memorando devem conter as seguintes partes: a) tipo e número do expediente. “Cumpre-me informar que”. Evite o uso das formas: “Tenho a honra de”. o expediente deve texto: conter a seguinte estrutura: – introdução. – conclusão. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. por extenso. que siga o que chamamos de padrão ofício. por ora busquemos as suas semelhanças. seguido da sigla do órgão que o expede expede: Exemplos: Mem. recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. Os parágrafos do texto devem ser numerados.Para evitar equívocos.

segundo a seguinte fórmula: “Em resposta ao Aviso nº 12. e assunto de que trata). ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. a respeito de projeto de modernização de técnicas agrícolas na região Nordeste. com acréscimo do vocativo. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 52 . – telefone e endereço de correio eletrônico. 2. que invoca o destinatário (v. Identificação do Signatário). 2. g) assinatura do autor da comunicação. Forma e Estrutura Quanto a sua forma.” – desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e. que é encaminhar. também com particulares. e a razão pela qual está sendo encaminhado. para autoridades de mesma hierarquia. e h) identificação do signatário (v. origem ou signatário. em caso contrário. que trata da requisição do servidor Fulano de Tal. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo. Exemplos: Excelentíssimo Senhor Presidente da República Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as seguintes informações do remetente: – nome do órgão ou setor. Fechos para Comunicações). não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero encaminhamento. deve iniciar com a informação do motivo da comunicação.” ou “Encaminho. do Departamento Geral de Administração. 2. encaminho. no caso do ofício. do Presidente da Confederação Nacional de Agricultura. aviso e ofício seguem o modelo do padrão ofício. f) fecho (v. anexa. seguido de vírgula. de 3 de abril de 1990. de 1o de fevereiro de 1991. – endereço postal.1 Pronomes de Tratamento). Aviso e Ofício Definição e Finalidade Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. para exame e pronunciamento.2. de 1º de fevereiro de 1991. cópia do Ofício nº 34. data. poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento. a anexa cópia do telegrama no 12.remessa do documento não tiver sido solicitada.3. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado.

Trata-se. a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos. ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. O anexo que acompanha a exposição de motivos que proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. O Padrão Ofício). Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério. a exposição de motivos tem a apresentação do padrão ofício (v. de uma forma de comunicação eminentemente interna. com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Pode ter caráter meramente administrativo. idéias. diretrizes. Forma e Estrutura Quanto a sua forma. que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. ou ser empregado para a exposição de projetos. por essa razão. Exemplos: Ao Sr. portanto. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 53 Ao Sr.Memorando Definição e Finalidade O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. etc. Em regra. Subchefe para Assuntos Jurídicos . sendo. 3. segue o modelo descrito adiante. Chefe do Departamento de Administração Exposição de Motivos Definição e Finalidade Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto. b) propor alguma medida. Sua característica principal é a agilidade. os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e. e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. o memorando segue o modelo do padrão ofício. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado. assegurando maior transparência à tomada de decisões. em folha de continuação. chamada de interministerial. Forma e Estrutura Formalmente. a exposição de motivos é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. no caso de falta de espaço.

de acordo com sua finalidade. apresenta duas formas básicas de estrutura: uma para aquela que tenha caráter exclusivamente informativo e outra para a que proponha alguma medida ou submeta projeto de ato normativo. de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 54 . Forma e Estrutura As mensagens contêm: a) a indicação do tipo de expediente e de seu número. submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas. Excelentíssimo Senhor Presidente do Senado Federal. enfim. não traz identificação de seu signatário.4. A mensagem. e horizontalmente fazendo coincidir seu final com a margem direita. sua estrutura segue o modelo antes referido para o padrão ofício. no início da margem esquerda: Mensagem no b) vocativo.A exposição de motivos. passa a receber o título de telegrama toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia. como os demais atos assinados pelo Presidente da República. esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v. telex. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada. No primeiro caso. também em razão de seu custo elevado. expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa. Concisão e Clareza). apresentar veto. fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação. d) o local e a data. verticalmente a 2 cm do final do texto. deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e. etc. c) o texto. horizontalmente. Mensagem Definição e Finalidade É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos. Telegrama Definição e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocráticos. iniciando a 2 cm do vocativo. no início da margem esquerda. notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública. horizontalmente. 1. o da exposição de motivos que simplesmente leva algum assunto ao conhecimento do Presidente da República.

Valor documental Nos termos da legislação em vigor. transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet. de folha de rosto. i. juntamente com o documento principal. Se necessário o arquivamento. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos. 1. Sempre que disponível. O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. para que a mensagem de correio eletrônico tenha valor Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 55 . se deteriora rapidamente. conforme exemplo a seguir: Correio Eletrônico Definição e finalidade O correio eletrônico (“e-mail”). Caso não seja disponível. de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada. deve constar da mensagem pedido de confirmação de recebimento. É conveniente o envio. Assim. o formato Rich Text.2 A Linguagem dos Atos e Comunicações Oficiais). deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial (v. ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax. preferencialmente. de cujo conhecimento há premência. é. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado. Fax Definição e Finalidade O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.Forma e Estrutura Não há padrão rígido. Quando necessário o original. cujo papel. em certos modelos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade.. Entretanto. quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico.. por seu baixo custo e celeridade. não interessa definir forma rígida para sua estrutura.

O cidadão. em nosso cenário político atual. A não observação desses valores acarreta uma série de erros e problemas no atendimento ao público e aos usuários do serviço. Organizar significa pensar antes de iniciarmos a tarefa. constantes denúncias de corrupção. a ética se insere de maneira determinante para contribuir e melhorar a qualidade do atendimento. para uma melhoria na imagem do servidor e do órgão perante a população. o setor público foi alvo. assim. a fim de que os valores morais e a boa-fé. Os novos códigos de ética. é muito burocrático e custa muito caro à população. i. e por mais que os servidores sérios e responsáveis se esforcem. Nesse ponto. é. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente. o que contribui de forma significativa para uma imagem negativa do órgão e do serviço. lavagem de dinheiro. Esse conjunto caótico de fatores faz com que a opinião pública. devem respeitar os valores éticos e morais que a sociedade impõe para o convívio em grupo. mesmo bem atendido por um servidor público. é preciso que nos organizemos antes. infelizmente. O servidor deve estar atento a esse padrão não apenas no exercício de suas funções. além das normatizações vigentes nos órgão e entidades públicas que regulamentam e determinam a forma de agir dos agentes públicos. Princípios para atendimento ao público No exercício das mais diversas funções públicas. se posicione contra o setor e os servidores públicos. ou seja. amparados constitucionalmente como princípios básicos e essenciais a uma vida equilibrada. inserindo no âmbito do poder público os princípios e regras necessários ao bom andamento do serviço e ao respeito aos usuários. que transformou sua imagem no estereótipo de um setor que não funciona. além de regulamentar a qualidade e o trato dispensados aos usuários e ao serviço público e de trazer punições para os que descumprem as suas normas. Durante as últimas décadas.documental. revista e redes de televisão. contribuindo. na forma estabelecida em lei. por diversas vezes. têm-se. é divulgado nos jornais. Um dos fundamentos que precisa ser compreendido é o de que o padrão ético dos servidores públicos no exercício de sua função pública advém de sua natureza. por parte da mídia e de um senso comum vigente. também têm a função de proteger a imagem e a honra do servidor que trabalha seguindo fielmente as regras nele contidos. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 56 . se insiram e sejam uma constante em seu relacionamento com os colegas e com os usuários do serviço. do caráter público e de sua relação com o público. Aliados a isso. existe uma minoria que con-segue facilmente acabar com todos os esforços levados a cabo pelos bons funcionários. uso inadequado da máquina pública e muitos outros que vêm a contribuir de forma destrutiva para a imagem do servidor e do serviço públicos. levando em conta apenas aquilo que. os servidores. mas 24 horas por dia durante toda a sua vida. Para executar qualquer tarefa com sucesso. pois o que faz a imagem de uma empresa ou órgão parecer boa diante da população é o atendimento de seus funcionários. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor. para que possa ser aceita como documento original. O caráter público do seu serviço deve se incorporar à sua vida privada.

princípio da visão estratégica(antecipação às tendências) princípio dos quadrantes(eficiência/eficácia).é unânime o foco na organização do tempo. É necessário planejar. o sistema de sinalização visual. porém. de certa forma. O primeiro é que quem administra o tempo torna-se escravo do relógio. não é programá-lo nos mínimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. ao tentar fugir do óbvio. produzindo bem. Basta. Este procedimento tem lógica e é inteiramente procedente. os prazos para o cumprimento dos serviços. De um lado. quando não tentamos discorrer sobre ele. princípio da convergência (concentração). porque é necessária e importante a organização do tempo na vida de uma pessoa. Quem não o administra é por ele dominado. Comecemos por analisar alguns mitos acerca da administração do tempo. que é do conhecimento geral. em suas Confissões. A organização do tempo supõe a prática de alguns princípios: princípio da direção(objetivos). as formas de identificação dos servidores. algo simples. A atenção. tentar teorizar sobre ele para que nos vejamos diante de grande confusão . Administrar o tempo é fazer o que você considera importante e prioritário. pois acaba fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento. precisamos valorizar este instrumento e entendê-lo como um veículo que poderá ser capaz de conduzir o serviço público a dias melhores. teríamos apenas que lamentar o fato de vivermos num país onde é necessário uma lei dizendo da sua necessidade. que discutir o tempo é algo muito complicado. os procedimentos para atender a reclamações. torna-se senhor dele. A verdade é que a dministrar o tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. não interrompa o que você vem fazendo bem. respeito e cortesia. os meca nismos de comunicação com os usuários. que todo o mundo conhece. o tempo de espera para o atendimento. como vestir uma camisa de força e não mais tirá-la. Santo Agostinho afirmou. o risco de ficar discutindo o óbvio. Administrar o tempo. Quem administra o tempo coloca-o sob controle. Ao me propor discutir a administração do tempo estou. Mas é preciso ser flexível. correndo riscos semelhantes. não na ordem e no momento em que desejaria. as prioridades a serem consideradas no atendimento. por causa disso. A organização do tempo é uma ferramenta imprescindível para qualquer profissional que busca crescimento na carreira aliado à qualidade de vida. cair na maior confusão. Diz ainda o decreto que os órgãos e as entidades públicas federais deverão implementar os padrões de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 57 . saber fazer correções de curso.Quando não se atingem as metas. puder ser reagendada. Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas que tentam administrar o tempo acreditam (pelo menos no início) que é possível programar 100% do seu tempo. A verdade é bem o contrário. em seu planejamento. Se a tarefa que viria a seguir. não há razão para parar. sem maiores problemas. o de. Entretanto. como não podemos forjar outra realidade num passe de mágica. De outro. sem dúvida. é ser senhor do próprio tempo. pois o tempo parece ser. simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado. acaba sendo. para elas. princípio do controle(feedback) e o princípio do uso do tempo livre(visão sistêmica). os objetivos profissionais e pessoais . Observando termos como atenção. o respeito e a cortesia no tratamento a ser dispensado aos usuários. princípio da delegação(descentralização). e as condições de limpeza e conforto de suas dependências formam o elenco a ser observado pelos órgãos e entidades públicas federais no estabelecimento dos padrões de qualidade no atendimento.

tolerância. interesse. de acordo com as diretrizes nele estabelecidas. devem ser respeitados seus pleitos em todas as instâncias. Conduta – a conduta do servidor deve ser impecável. O objetivo de se oferecer qualidade no atendimento ao público é atender com rigor. conduta. que deveria ser transportada naturalmente para o ambiente de trabalho dos servidores. Sendo aquelas as vontades Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 58 . Tolerância – tendência em admitir opiniões. atenção. deixam de observar com profissionalismo as suas solicitações ou requerimentos e negligenciam no tratamento dos pleitos. melhora o clima no ambiente de trabalho e diminui a própria carga de discussão e de contraditório no atendimento. Em nome desta atenção. Só deve ter assento nos birôs e guichês de atendimento servidores que olhem nos olhos e sem restrições para a clientela do seu órgão. Buscando sempre a educação. Apresentação – Boa aparência externa e em suas colocações. respondeu demonstrando revolta: “pros mesmos. Isto vale até para certo deputado que esqueceu a condição de servidor público e a um interlocutor que lhe indagara: “tudo bem?”. formas de pensar e agir. presteza. Os atos devem atender seus objetivos sem burocracia. mas simplesmente como cidadão. o serviço e o servidor público terão igual retribuição. apresentação. Discrição – qualidade de ser discreto. ao merecer o respeito de toda a sociedade. Se o servidor aborda com cortesia a todos – colegas.”. superiores e clientela -. eficiência. cortesia. Cortesia – urbanidade. ser expansivo e claro em suas colocações. O respeito ao cliente do serviço público começa pelo tratamento que se dispensa. trabalhem com interesse na solução dos problemas e realizem as tarefas necessárias ao andamento do serviço. Serviços e servidores públicos desatenciosos. terão de ser extirpados comportamentos de servidores que ignoram ou fingem ignorar a presença do usuário. Qualidade no atendimento ao público: comunicabilidade.qualidade do atendimento. recebendo-o não como inimigo ou adversário. Num segundo momento. bem como divulgar amplamente esses padrões de qualidade junto aos cidadãos-usuários. qualidade e proficiência. por mais “absurdos” e “extravagantes” que possam parecer. objetividade Comunicabilidade – o servidor deve se comunicar facilmente. Aqui começa o ajuste indispensável entre a norma e o exercício da cidadania. Interesse – o servidor deve sempre estar atento e com propósito de ajudar. a determinadas especificações e às necessidades implícitas e explícitas do cidadão. discrição. Eficiência – realização das tarefas com rapidez. Atenção – Respeito aos administrados através de sua concentração. Presteza – agilidade. civilidade e educação. A cortesia é outra exigência da lei. Ao final. celeridade. desrespeitosos e descorteses não poderão ser tolerados. Objetividade – Praticidade.

Para um eficiente trabalho em equipe é indispensável integração dos profissionais. tanto o círculo social no macrossistema (sociedade) quanto no microssistema (órgão ou empresa). mas não enviasse sangue para nosso cérebro. os quais podem comunicar muito a outras pessoas. Seria inútil. se não se interligarem podem trazer prejuízos ao sistema como um todo. o sistema se assemelha ao de um organismo humano. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 59 . relatórios por escrito. Divide-se em: A) VERBAL-ORAL Refere-se a esforços de comunicação tais como dar instruções a um colega.). informar alguma coisa a alguém. a decoração do escritório e outras coisas mais expressam parte da nossa personalidade. porém. Imaginem se nosso coração batesse. B) VERBAL-ESCRITA Refere-se a memorandos. COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa a pessoa) em que o emissor constrói significados e desenvolve expectativas na mente do receptor. Quanto aos órgãos públicos não se diferencia o cenário e é dever do funcionário público reverter essa imagem e fazer com que cada vez menos existam as exceções. e todos compreenderem o todo e sua parte. entrevistar um candidato a um emprego. O lugar que moramos. Todo serviço é resultado de uma comunhão de esforços. a glória do sucesso. A eficácia da comunicação depende do processo básico da comunicação. Trabalho em equipe As relações humanas devem ser estudadas com o objetivo de se aperfeiçoar as mesmas. e devem ser divididos entre todos os membros da equipe a responsabilidade. e assim por diante. normas e procedimentos. as roupas que usamos. Numa instituição onde seus funcionários trabalham divididos por funções. o carro que dirigimos. VERBAL A comunicação verbal é o modo de comunicação mais familiar e mais freqüentemente usado. assim como o peso do fracasso. 2. Uma mensagem pode ser transmitida de modo: 1. mas sim em sua carreira pública no atendimento ao cliente. Cada funcionário tem sua função. É dever do servidor entender e aplicar todos os conceitos éticos apresentados não só nesta apostila para que você passe no concurso. Nos tempos modernos o individualismo tem perdido espaço.que se inserem na expectativa e no desejo do cidadão. já estas estão previstas e são ofertadas pelo serviço público. de sorte a um entender o trabalho do outro. SIMBÓLICA As pessoas cercam-se de vários símbolos.

3. comportamento receptivo e defensivo. procurar ver no comportamento dos outros fatos. Durante as últimas décadas. mesmo bem atendido por um servidor público. para defesa de interesses puramente econômicos. A exatidão na comunicação. Infelizmente tal ação é praticada. se refere ao ponto até onde o sinal básico transmitido pelo emissor é recebido. principalmente as de maior poder de penetração social. Com raríssimas exceções. diante de uma situação real ou imaginária de perigo. sindicatos. o Servidor Público foi alvo. Quanto mais uma pessoa se mostra defensiva. em seu íntimo. por parte da mídia. quanto mais um clima for receptivo ou ausente de defesa. não consegue sustentar uma boa imagem do serviço e do servidor públicos. Disso resulta que há maior ou menor exatidão daquilo que se quer transmitir. Incorpora coisas como o modo com que usamos o nosso corpo. a fim de defender seus interesses e promover sua reivindicações. quem sabe. entre outras. presentes aliás em qualquer profissão ou ramo social. de um processo deliberado de formação de uma caricatura. não pode ser demitido e é invariavelmente malandro e corrupto. palavras ou situações que possam reforçar suas defesas. menos capaz ela será de perceber os objetivos. porque o clima receptivo permite que o receptor da mensagem seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado real da mensagem. sorte. olhar as pessoas com desconfiança. que transformou sua imagem no estereótipo do cidadão que trabalha pouco. o que sabemos que é a regra. Por outro lado. de que aquele bom atendimento recebido fora. é uma das facetas mais interessantes da comunicação. embora só sejam divulgadas as exceções. pois a mídia e o estereótipo negativo por ela criado tratam logo de desmanchar a boa impressão. O cidadão. Comportamento defensivo: As pessoas defendem-se inconscientemente da ansiedade que sentem numa Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 60 . convencendo o cidadão. sabemos que tal imagem é falsa e ardilosamente mentirosa. A pessoa passa então. empatia e a compreensão mútua. Estas coisas a impedem a pessoa de se concentrar na mensagem que ela está de fato recebendo e faz com que ela distorça o significado real da comunicação. Isto é. que se refere à transmissão de uma mensagem por algum meio diverso da fala e da escrita. NÃO-VERBAL A comunicação não-verbal. Muitas vezes. ganha muito. O convencimento da opinião pública através da mídia é uma prática política e social largamente utilizada por quase todos os setores sociais. Fatores positivos do relacionamento. valores e emoções que o emissor está tentando transmitir. Raras são as campanhas de mídia e tentativas de convencimento e formação de opinião pública que defendem o interesse coletivo. os nossos gestos e nossa voz para transmitir certas mensagens. sem distorções pelo receptor. estas geralmente patrocinadas por organizações não governamentais de defesa da infância. do meio-ambiente. por outro lado. a adotar um comportamento defensivo. as pessoas normalmente mobilizam suas energias de auto-defesa para enfrentar tal situação. menos o receptor distorcerá o conteúdo da comunicação. Isso é possível.

É característica é de pessoa de mente aberta e sem preconceitos à novas idéias. Podem fazê-lo distorcendo a realidade e enganando a si mesmo esses são dois processos subjacentes que Freud denominou mecanismos de defesa. Demonstre respeito e consideração. aumenta também o nível de ativação empática e a velocidade com que o observador presta ajuda. Foi observado que quanto maiores os sinais de dores de uma vítima. Às vezes. A existência de empatia anterior ao comportamento de ajuda é evidenciada pelos experimentos de Geer e Jarmecky. sem qualquer esforço para muda-la. Formule perguntas sem exagerar no interrogatório. iludindo-nos e alterando os fatos reais.Uma pessoa reduz a defesa do ouvinte quando parece estar querendo experimentar e explorar novas situações. a única maneira de conseguir isto é através de processos inconscientes. tom de voz ou conteúdo verbal do emissor parece estar avaliando ou julgando o ouvinte. Compreenda com empatia o seu interlocutor. honesto e se comportando espontaneamente em função da situação. e justificá-lo quando necessário. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 61 . Empatia Empatia significa menos quantidade ou qualidade de informação e mais harmonia interativa. Temos necessidade de uma auto-imagem positiva. Se a expressão. Ela diminui de intensidade depois dessa ação ou continua ativada caso o comportamento de ajuda não tenha sido oferecido.situação perturbadora. os resultados são imbatíveis. A curiosidade é inerente a este tipo de comportamento. está propenso a gerar uma defesa mínima. Escute atenta e ativamente o outro. de modo a preservar a nossa auto-imagem Comportamento receptivo: significa perceber e aceitar possibilidades que a maioria das pessoas ignora ou rejeita prematuramente . Todos nós usamos desses mecanismos para proteger nossa auto-imagem. Tentar ocultar seus objetivos ou não deixa-los claro. o que é bastante comum em nossa vida diária. Empatia transmite respeito aos problemas do ouvinte e confiança. que não necessitam de informações adicionais tendem a colocar as pessoas em estado de guarda. pode deixar no receptor um clima defensivo. Se o emissor é visto tendo intenções claras. ele se coloca em guarda. modo de falar. franco. Você já observou que o profissional que comunica bem tem mais oportunidade para subir na carreira? Quando a empatia alcança os olhos do cliente em cujos ouvidos andaram maravilhas sobre você. Faça comentários descritivos e não avaliativos. em 1973. tomar suas próprias decisões cria no ouvinte um clima receptivo. Tentar colaborar na solução de um problema permitindo ao receptor designar seus próprios objetivos. A resposta empática de aflição contribui para o comportamento de ajuda. Quando tentamos mudar a atitude de uma pessoa ou influenciar o seu comportamento isso pode ser sentido como uma desaprovação a sua conduta. de aprovar nosso comportamento. Aqueles que se consideram sabedores de tudo.

terminologia etc. mesmo antes que desenvolvam habilidades cognitivas para ajudarem alguém em perigo da forma mais correta. o reconhecimento de parentesco e a avaliação custo/benefício anterior ao comportamento de ajuda ficaram dificultados. alocação de recursos. confundem a dor do outro com a sua própria.que é importante que todos os setores e os diversos grupos dentro de uma empresa trabalhem em conjunto. que não têm consciência de individualidade.Em seu trabalho. solicitações de clientes. colocando-se em seu lugar para um melhor entendimento do problema. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 62 . esta pedia por ajuda. tremores e suores nas mãos. Já as crianças entre 1 e 2 anos. agindo como se ela mesma estivesse sentindo dor. Isto envolve além da empatia entre funcionário/funcionário e funcionário/cliente. Darley e Latané (1968) demonstraram que a aflição empática diminui depois de oferecida a ajuda com um experimento em que sujeitos se deparavam com uma pessoa que demonstrava estar tendo ataque epilético. No serviço público podemos incluir juntamente com a empatia o processo de compreensão mútua. O ajustamento inclusivo pode ser um fator determinante do altruísmo. Os indivíduos que não ajudavam a vítima do ataque continuavam a apresentar aflição. Crianças de 3 e 4 anos manifestavam preocupação e apresentam comportamento de ajuda. em determinado momento. Klein aplicou um teste semelhante. ao passo que os sujeitos respondiam ao pedido de ajuda apresentavam menos sinais de perturbação. Para diferenciar parentes e não-parentes nesse novo ambiente. prioridades. que não têm noção de que as pessoas têm pensamentos e sentimentos. Feschbach e Roe fortalecem essa teoria com estudos que evidenciam que garotas de 6 e 7 anos mostram maior empatia ao assistirem a slides com outras meninas em situações que demonstram entre outras sensações.) e desenvolver instrumentos e processos práticos para alcançar consensos e tomar decisões difíceis (acerca de objetivos partilhados. de uma forma colaborativa e de apoio.etc). os indivíduos podem usar a similaridade entre si e os outros como um modo alternativo de ajustamento inclusivo. pode-se inferir que crianças sejam estimuladas por ela. Gaertner e Dovidio (1977) fizeram estudantes universitários entrarem em contato com uma pessoa que arrumava cadeiras e. alegria e tristeza do que garotos assistindo a slides com outros garotos nas mesmas situações. Na medida em que as sociedades tornaram-se complexas. mas separou as garotas negras e brancas. De maneira geral. tentam ajudar fazendo algo que agradaria a elas mesmas – um exemplo é da criança que traz sua mãe para consolar um amigo que chora. As meninas que participaram da experiência verbalizaram empaticamente com garotas de sua própria etnia. A empatia gera no servidor público a atenção individual que ele deve ter com o público. Considerando que a aflição empática é fisiologicamente ativada. quanto maior a resposta coração|cardíaca dos sujeitos. a criação da compreensão mútua (acerca das diferentes formas de trabalhar. mais rapidamente eles prestavam assistência à pessoa necessitada. mesmo estando a mãe do garoto angustiado tão disponível quanto a mãe do garoto que oferece ajuda. Hoffman observou que crianças menores de 1 ano.

no que diz respeito à concessão de credito para clientes. que nada mais é do que a entrada e saída de dinheiro. sendo preciso circular constantemente. avaliando sua posição financeira perante os impostos. Pelo benefício que a contabilidade proporciona à gestão financeira e pelo íntimo relacionamento de interdependência que ambas têm é que confundem-se. Sistemas e Métodos. visando sempre o desenvolvimento. maximização dos investimentos. que proporcionem não somente o crescimento mas o desenvolvimento e estabilização. estas duas áreas. planejamento. principalmente na administração geral de nível estratégico. mas acima de tudo. contabilizando todo seu patrimônio. observando os melhores “caminhos” para a condução financeira da empresa. que demonstrará realmente a situação e capacidade financeira para satisfazer suas Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 63 . analise de investimentos e. possibilitando a realização das atividades necessárias. empréstimos entre outros. mas o que diferencia as atividades financeiras das contábeis é que a administração financeira enfatiza o fluxo de caixa. Organização. passando o “oxigênio” ou vida para os outros setores. São indiscutivelmente necessárias as informações do balanço patrimonial. A administração financeira é uma ferramenta ou técnica utilizada para controlar da forma mais eficaz possível. elaborando suas demonstrações reconhecendo as receitas no momento em que são incorridos os gastos (este é o chamado regime de competência). pode ser considerada como o “sangue” ou a gasolina da empresa que possibilita o funcionamento de forma correta.Noções de Administração Financeira. tal como no gerenciamento e própria existência da empresa. mas sempre visionando a viabilidade dos negócios. É por falta de informações financeiras precisas para o controle e planejamento financeiro que a maioria das empresas pequenas brasileiras entram em falência até o quinto ano de existência. que devem ser analisados detalhadamente para a tomada de decisão. evitando gastos desnecessários. de meios viáveis para a obtenção de recursos para financiar operações e atividades da empresa. É preciso esclarecer que a principal função do contador é desenvolver e prover dados para mensurar a performance da empresa. deve-se compreender e entender o sentido e o significado de finanças que. o controle eficaz da entrada e saída de recursos financeiros. contabilidade e. corresponde ao conjunto de recursos disponíveis circulantes em espécie que serão usados em transações e negócios com transferência e circulação de dinheiro. desperdícios. no qual se contabilizam os dados da gestão financeira. objetivando o lucro. muitas vezes. produção. podendo ser em forma de investimentos. nas suas respectivas áreas. já que as mesmas se relacionam proximamente e geralmente se sobrepõem. Analisando-se apuradamente verifica-se que as finanças fazem parte do cotidiano. no controle dos recursos para compras e aquisições. Tal área administrativa. Sendo que há necessidade de se analisar a fim de se ter exposto a real situação econômica dos fundos da empresa. gerencial e operacional em que se toma dados e informações financeiras para a tomada de decisão na condução da empresa. seja no marketing. sistêmica e sinérgica. com relação aos seus bens e direitos garantidos. Materiais e Recursos Humanos Primeiramente. Logística.

A grande concorrência existente nas modernas economias de mercado obriga as empresas a se manterem tecnologicamente atualizadas. como condição básica ao desenvolvimento de suas atividades. O sistema de administração financeira do governo federal . o Governo Federal convivia com uma série de problemas de natureza administrativa que dificultavam a adequada gestão dos recursos públicos e a preparação do orçamento unificado. a empresa deve ser perpetuada e. Uma empresa apresenta boa liquidez quando seus ativos e passivos são administrados convenientemente. assim como o administrador financeiro se utiliza do regime de competência. Normalmente isto significa a necessidade de vultuosas somas adicionais de recursos e uma elevação no risco do empreendimento. Em qualquer delas. onde. mas cada um tem suas especificidades e maneira de descrever a situação da empresa. na maioria dos casos. Os contadores admitem a extrema importância do fluxo de caixa. não importando se a empresa é uma firma individual. as empresas são impelidas a desenvolverem continuamente novos projetos e a tomarem decisões sobre a sua implantação.. Maior risco implica a expectativa de maior retorno.Assegurar o necessário equilíbrio entre os objetivos de lucro e os de liquidez financeira. as boas decisões financeiras aumentam o valor de mercado do capital dos proprietários. com base em estudos de viabilidade econômicofinanceira e aos menores custos. para tanto. tem de realizar investimentos em tecnologia. c .Manter a empresa em permanente situação de liquidez.Obter novos recursos para planos de expansão. Nenhuma pode sentir-se segura em uma boa posição. O retorno deve ser compatível com o risco assumido. os controles de Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 64 . próprios ou de terceiros.Siafi Até o exercício de 1986. quantificando os planos de expansão de acordo com as possibilidades de obtenção de recursos. que poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro. uma sociedade de pessoas (quotas) ou por ações. etc. que passaria a vigorar em 1987 : • Emprego de métodos rudimentares e inadequados de trabalho.obrigações e adquirir novos ativos (bens ou direitos de curto ou longo prazo) a fim de atingir as metas da empresa. novos produtos. porque a qualquer momento algum concorrente poderá surgir com um produto melhor e mais barato. Objetivos da administração financeira Maximização de Lucro: O objetivo mais geral da administração financeira é maximizar o valor de mercado do capital dos proprietários existentes. sem menosprezar a importância de cada atividade já que uma depende da outra no que diz respeito à circulação de dados e informações necessárias para o exercício de cada uma. O importante é manter os fluxos das entradas e saídas de caixa sob controle e conhecer antecipadamente as épocas em que irá faltar numerário. b . Pode-se dizer que a administração financeira tem três objetivos básicos: a . Deste modo.

disponibilidades orçamentárias e financeiras eram exercidos sobre registros manuais; • Falta de informações gerenciais em todos os níveis da Administração Pública e utilização da Contabilidade como mero instrumento de registros formais; • Defasagem na escrituração contábil de pelo menos, 45 dias entre o encerramento do mês e o levantamento das demonstrações Orçamentárias, Financeiras e Patrimoniais, inviabilizando o uso das informações para fins gerenciais; • Inconsistência dos dados utilizados em razão da diversidade de fontes de informações e das várias interpretações sobre cada conceito, comprometendo o processo de tomada de decisões; • Despreparo técnico de parte do funcionalismo público, que desconhecia técnicas mais modernas de administração financeira e ainda concebia a contabilidade como mera ferramenta para o atendimento de aspectos formais da gestão dos recursos públicos; • Inexistência de mecanismos eficientes que pudessem evitar o desvio de recursos públicos e permitissem a atribuição de responsabilidades aos maus gestores; • Estoque ocioso de moeda dificultando a administração de caixa, decorrente da existência de inúmeras contas bancárias, no âmbito do Governo Federal. Em cada Unidade havia uma conta bancária para cada despesa. Exemplo: Conta Bancária para Material Permanente, Conta bancária para Pessoal, conta bancária para Material de Consumo, etc. A solução desses problemas representava um verdadeiro desafio à época para o Governo Federal. O primeiro passo para isso foi dado com a criação da Secretaria do Tesouro Nacional - STN, em 10 de março de 1986., para auxiliar o Ministério da Fazenda na execução de um orçamento unificado a partir do exercício seguinte. A STN, por sua vez, identificou a necessidade de informações que permitissem aos gestores agilizar o processo decisório, tendo sido essas informações qualificadas, à época, de gerenciais. Dessa forma, optou-se pelo desenvolvimento e implantação de um sistema informatizado, que integrasse os sistemas de programação financeira, de execução orçamentária e de controle interno do Poder Executivo e que pudesse fornecer informações gerenciais, confiáveis e precisas para todos os níveis da Administração. Desse modo, a STN definiu e desenvolveu, em conjunto com o SERPRO, o Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI em menos de um ano, implantando-o em janeiro de 1987, para suprir o Governo Federal de um instrumento moderno e eficaz no controle e acompanhamento dos gastos públicos. Com o SIAFI, os problemas de administração dos recursos públicos que apontamos acima ficaram solucionados. Hoje o Governo Federal tem uma Conta Única para gerir, de onde todas as saídas de dinheiro ocorrem com o registro de sua aplicação e do servidor público que a efetuou. Trata-se de uma ferramenta poderosa para executar, acompanhar e controlar com eficiência e eficácia a correta utilização dos recursos da União.

CONCEITO DO SIAFI O Sistema de Administração Financeira do Governo Federal - SIAFI é o sistema informatizado que registra,
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controla e contabiliza toda a execução Orçamentária, Financeira e Patrimonial do Governo Federal, em tempo real. Por meio de terminais, os usuários das diversas Unidades Gestoras – UG integrantes do sistema registram seus documentos e efetuam consultas on-line. O acesso para registro de documentos ou para consultas no SIAFI somente será autorizado após o prévio cadastramento e habilitação dos usuários. Para viabilizar este cadastramento, cada Órgão da Administração Direta do Governo Federal deve indicar, formalmente, à Secretaria do Tesouro Nacional um servidor, e seu substituto, para serem os responsáveis pelo processo de cadastramento dos usuários do Sistema no âmbito do respectivo Órgão – denominados Cadastradores de Órgão. São considerados como Órgãos da Administração Direta do Governo Federal, para efeito do estabelecido no item anterior, os Ministérios, o Ministério Público, a Advocacia Geral da União, os Tribunais do Poder Judiciário, as Casas do Poder Legislativo e as Secretarias da Presidência da República. Os Servidores indicados para serem os Cadastradores de Órgãos devem, preferencialmente, estar lotados nas Unidades responsáveis pela Contabilidade analítica dos Órgãos, por estarem mais familiarizados com a utilização do sistema. OBJETIVOS DO SIAFI O Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI tem como objetivos: 1. Prover de mecanismos adequados ao registro e controle diário da gestão orçamentária, financeira e patrimonial, os Órgãos Central, Setorial, Seccional e Regional do Sistema de Controle Interno e órgãos executores; 2. Fornecer meios para agilizar a programação financeira, com vistas a otimizar a utilização dos recursos do Tesouro Nacional; 3. Permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva de informações gerenciais destinada a todos os níveis da administração pública federal; 4. Integrar e compatibilizar as informações disponíveis nos diversos Órgãos e Entidades participantes do sistema; 5. Permitir aos segmentos da sociedade obter a necessária transparência dos gastos públicos; 6. Permitir a programação e o acompanhamento físico-financeiro do orçamento, em nível analítico; 7. Permitir o registro contábil dos balancetes dos Estados, Municípios e de suas supervisionadas; e 8. Permitir o controle da dívida interna e externa, do Governo Federal, bem assim a das transferências negociadas.

LEGISLAÇÃO CORRELATA AO SIAFI
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• Instrução Normativa nº 03 de 23 de maio de 2001 (Unificação dos procedimentos de controle de acesso ao SIAFI) • Norma de Execução nº 01 de 13 de junho de 2001 (Normas de acesso, atribuições dos cadastradores e operadores e manutenção da segurança do SIAFI) • Portaria STN nº 200, de 19 de abril de 2000 (Criação do Grupo de Usuários SIAFI) SISTEMA INTEGRADO DE DADOS ORÇAMENTÁRIOS (SIDOR) Conjunto de procedimentos, justapostos entre si, com a incumbência de cuidar do processamento de cunho orçamentário, através de computação eletrônica, cabendo sua supervisão à Secretaria de Orçamento Federal (SOF). A CONTA ÚNICA DO TESOURO A Conta Única do Tesouro Nacional, mantida no Banco Central do Brasil, acolhe todas as disponibilidades financeiras da União, inclusive fundos, de suas autarquias e fundações. Constitui importante instrumento de controle das finanças públicas,uma vez que permite a racionalização da administração dos recursos financeiros, reduzindo a pressão sobre a caixa do Tesouro, além de agilizar os processos de transferência e descentralização financeira e os pagamentos a terceiros. O Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, que promoveu a organização da Administração Federal e estabeleceu as diretrizes para Reforma Administrativa, determinou ao Ministério da Fazenda que implementasse a unificação dos recursos movimentados pelo Tesouro Nacional, através de sua Caixa junto ao agente financeiro da União, de forma a garantir maior economia operacional e a racionalização dos procedimentos relativos a execução da programação financeira de desembolso. Tal determinação legal só foi integralmente cumprida com a promulgação da Constituição de 1988, quando todas as disponibilidades do Tesouro Nacional, existentes nos diversos agentes financeiros, foram transferidas para o Banco Central do Brasil, em Conta Única centralizada, exercendo o Banco do Brasil a função de agente financeiro do Tesouro. As regras dispondo sobre a unificação dos recursos do Tesouro Nacional em Conta Única foram estabelecidas pelo Decreto nº. 93.872, de 23 de dezembro de 1986.

Recursos Humanos A Administração de Recursos Humanos é uma base para a criação das políticas sociais de uma empresa ou organização. Está voltada ao fator principal que garante o funcionamento de qualquer organização: as pessoas. Toda instituição deve preocupar-se com a motivação de seus funcionários, uma vez que eles colaboram para a manutenção e funcionamento diário da empresa.

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o desempenho e a satisfação no trabalho. • Monitoração de Recursos Humanos: SISTEMAS DE INFORMAÇÕES DE RH (Software). ao lado dos recursos materiais e financeiros. Educação Corporativa é a prática coordenada de gestão de pessoas e de gestão do conhecimento tendo como orientação a estratégia de longo prazo de uma organização. incentivando o alcance dos objetivos individuais das pessoas. • Aplicação de Recursos Humanos: INTEGRAÇÃO. • Desenvolvimento de Recursos Humanos: TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL.A expressão "Gestão de Pessoas" visa substituir "Administração de Recursos Humanos". Refere-se ao recrutamento e seleção de pessoal. O objetivo básico da seleção de pessoal é escolher e classificar os candidatos adequados às necessidades da organização. • Manutenção de Recursos Humanos: BENEFÍCIOS SOCIAIS E RELAÇÕES TRABALHISTAS. O planejamento estratégico de RH deve ser parte integrante do planejamento estratégico da organização e deve contribuir para o alcance dos objetivos da organização. ainda mais comum entre todas as expressões utilizadas nos tempos atuais para designar os modos de lidar com as pessoas nas organizações.. Os argumentos em prol desta mudança na nomenclatura ressaltam que o termo "Administração de Recursos Humanos" é muito restritivo. Processo de Provisão consiste em abastecer a empresa com mão de obra qualificada. diminui a relação de dependência entre o empregado e o Recursos Humanos. As pessoas esperam certas recompensas. Recrutamento é o conjunto de técnicas e procedimentos que visa atrair candidatos potencialmente qualificados e capazes de ocupar cargos dentro da organização. redução de custos das tarefas administrativas. que se tornam responsáveis pelo uso e benefício que obtém dos sistemas. Processo de Aplicação consiste na análise e descrição de cargos e avaliação de desempenho Clima Organizacional: O clima organizacional afeta a motivação. A Gestão de Pessoas se divide em: • Provisão de recursos humanos: RECRUTAMENTO E SELEÇÃO. DESENHO E ANÁLISE DE CARGOS. Planejamento de Recursos Humanos é o processo de decisão a respeito dos recursos humanos necessários para atingir os objetivos organizacionais. Seleção de Pessoal é a escolha dos candidatos recrutados que melhor se ajustam no cargo em aberto. Tecnologia em RH: otimiza a gestão e os custos de serviço por empregado. dentro de determinado período de tempo. que. O clima organizacional é o conjunto de fatores que interferem na satisfação ou descontentamento no trabalho. satisfações e frustrações na base de suas percepções do clima organizacional. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 68 . em busca da satisfação e bem-estar dos colaboradores. pois implica a percepção das pessoas que trabalham numa organização apenas como recursos. dá mais autonomia aos empregados. É o conjunto de variáveis que busca identificar os aspectos que precisam ser melhorados. O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de Recursos Humanos da organização. Ele cria certos tipos de expectativas cujas consequências se seguem em decorrência de diferentes ações. Trata-se de antecipar qual a força de trabalho e talentos humanos necessários para a realização a ação organizacional futura.

As ferramentas da Gestão por Competências são totalmente alinhadas às atribuições dos cargos e funções de cada organização. A Gestão por Competências visa instrumentalizar o departamento de Recursos Humanos e Gestores das empresas para realizar Gestão e Desenvolvimento de Pessoas. já que é totalmente alinhada as atividades do cargo/função. Gestão por Competências Competência. critério e clareza. confiar sua autoridade a outros. Com delegação. Delegação é. Não apenas tarefas simples como ler instruções e girar uma alavanca. deve-se tomar muito CUIDADO com as metodologias subjetivas existentes no mercado. A arte de saber delegar é cada vez mais uma necessidade dentro de uma organização. pode e não pode. tanto interno como externo. Através da Avaliação por Competências. sustentadas por uma gestão participativa. fundamentalmente. será identificado se o perfil comportamental e técnico dos colaboradores de uma corporação estão alinhados ao perfil ideal exigido pelos cargos/funções. as organizações precisam ter estratégias claras. portanto.[Modelos de Gestão de Pessoas de Sucesso Levando em consideração as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho e nas relações empresa/funcionário. Através da Seleção por Competências será realizada a entrevista comportamental. O Mapeamento e Mensuração por Competências é a base da Gestão por Competências. visando identificar se o candidato possui o perfil ideal para a vaga de emprego. seu pessoal tem a autoridade para reagir a situações sem ter que consultá-lo a todo instante. mas também tomada de decisão e mudanças que dependem de novas informações. Essas metodologias promovem grandes equívocos na obtenção do perfil ideal do cargo. Isto significa que eles podem agir e tomar Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 69 . capacidade. aptidão e idoneidade. Através do Plano de Desenvolvimento por Competências será aperfeiçoado e potencializado o perfil individual de cada colaborador através de ações de desenvolvimento. gosto e não gosto. etc. O principal modelo de gestão de pessoas atualmente é a GESTÃO POR COMPETÊNCIAS COMPETÊNCIAS. Deve-se criar um laço estreito entre todos os niveis de relacionamento. habilidade. principalmente no que se refere à sua gestão. baseadas no acho e não acho. o ideal seria. Desenvolvimento de Liderança O objetivo primário da delegação é conseguir que o trabalho seja feito por outra pessoa. do quadro funcional até os clientes e fornecedores. Através do Mapeamento e Mensuração por Competências são identificadas as competências comportamentais e técnicas (CHA) necessárias para a execução das atividades de um cargo/função e mensurado o grau ideal para cada grupo de competências para que uma pessoa que assuma o cargo/função atinja os objetivos da empresa. Uma das metodologia mais consistentes na realização do Mapeamento e Mensuração das competências de um cargo é a criada por Maria Odete Rabaglio. vem do latim competência e significa a qualidade de quem é capaz de apreciar e resolver certo assunto. fazer determinada coisa. com foco.

Para habilitar uma pessoa para fazer um determinado trabalho. Esses três fatores dependem de: • se comunicar claramente a natureza da tarefa. • ela tem a autoridade para fazer isso. • ela sabe como fazer isso. Abaixo temos um comparativo do antigo modelo de liderança e do modelo atual. e que eles assumem responsabilidade com você na realização das tarefas. • as fontes de informações e conhecimento relevantes. • a extensão de sua descrição. você também é responsável uma vez que você é o gerente. você deve assegurar que: • ela sabe o que você quer.iniciativas independentes. mais próximo e mais participativo com as atividades de toda a sua equipe: Líder do Passado • • • • • • • • Ser um chefe Controlar as pessoas Centralizar a autoridade Estabelecimento de objetivos Dirigir com regras e regulamentos Confrontar e combater Mudar por necessidade e crise Ter um enfoque eu e meu departamento Líder do Futuro (Atual) • • • • • • • • Ser um coach e facilitador Empowerment Distribuir a liderança Conciliar visão e estratégia Guiar com valores compartilhados Colaborar e unificar Ter um enfoque mais amplo Ter um enfoque de minha empresa Papel estratégico do novo líder Mercado estável • As empresas • Abordagem de linha de montagem a respeito da estratégia • Maximizam controle interno e ordem • Protegem-se contra a variação auditoria e disciplina • Tem lutas de poder entre níveis e unidades • Papel do líder Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 70 . Se algo dá errado. o truque é delegar de tal modo que coisas sejam feitas mas não dêem errado.

Pessoal = aciona o processo produtivo . flexibilidade e inovação • Protegem-se contra a obsolescência e ignorância • Tem altos níveis de comunicação. Finanças = mola propulsora .• • • • Definir táticas e definir o orçamento Controlar o desempenho de indivíduos e atitudes Tomar ação corretiva quando a conduta está fora do esperado Tomar decisões consistentes com a estratégia geral da empresa Mercado em constante mudança • As empresas • Abordagem de contingência a respeito da estratégia • Maximizam velocidade. quando é adequadamente entendida e executada. Já vimos sobre os dois primeiros tipos de administração. Somente com estes dois. é necessária uma harmonia entre estas 3 áreas. possibilitando não somente o desenvolvimento de suas potencialidades. mas também da superação dos seus limites. não temos condições de administrar pois há a falta do elemento humano que irá acionar todo o processo produtivo. A administração de material A ciência da administração apoia-se no seguinte tripé: . a administração de material. Não deverá existir diferença no nível hierárquico entre estas áreas pois têm a mesma importância para o bom funcionamento da empresa. Material = condição para o processo produtivo Para que exista uma administração perfeita. Nada se pode fazer sem capital. agora passemos ao último. captação e disseminação de conhecimento Todas estas habilidades expressam a importância na valorização do capital humano. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 71 . A gerência de materiais é um conceito vital que pode resultar na redução de custos e no aperfeiçoamento do desempenho de uma organização de produção. Um entrosamento tal que uma fique dependente da outra. É um conceito que deve estar contido na filosofia da empresa e em sua organização. porque elas se entrelaçam e se confundem dentro do fluxo administrativo. bem como sem material. colaboração e inovação entre níveis • Papel do Líder • Interpretar a realidade emergente • Focalizar os recursos existentes de uma forma eficiente • Desenvolver e promover novas capacidades em resposta às mudanças • Facilitar criação.

O investimento em estoque de materiais é tipicamente de 1/3 do ativo de uma empresa. pesquisador e programador. em alguns casos. b) quantidade necessária. evitando a falta de material para o abastecimento geral da empresa bem como o excesso em estoque. a empresa com material que seja necessário para as suas atividades. e) condições de pagamento. podem chegar a 85%. colocar a empresa como um organismo viável a todos que dela participam. Administrar materiais é fazer um exercício de provedor. analista. acima de tudo. São 5 requisitos básicos para o abastecimento: a) qualidade do material. a fim de levar um melhor atendimento aos consumidores e evitar falta do material.Os materiais em geral representam a maior parcela de custo de produtos acabados. a) Qualidade do Material O material deverá apresentar qualidade tal que possibilite sua aceitação dentro e fora da empresa (mercado). e) Condições de pagamento Deverão ser as melhores possíveis para que a empresa tenha maior flexibilidade na transformação ou venda do produto. d) Menor Preço O preço do produto deverá ser tal que possa situá-lo em posição de concorrência no mercado. de modo contínuo. É. c) prazo de entrega d) preço. mostrando que são responsáveis por aproximadamente 52% do custo do produto numa média empresa e. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 72 . proporcionando à empresa um lucro maior. c) Prazo de Entrega Deverá ser o menor possível. A administração de materiais visa abastecer. b) Quantidade Deverá ser estritamente suficiente para suprir as necessidades da produção e estoque.

o percurso dos bens. Itens básicos para uma boa especificação: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 73 . são necessárias algumas informações sobre o material a ser adquirido: (as principais) a) qualidade b) quantidade c) época (quando a empresa necessitará do produto) a) Qualidade: É o detalhamento preciso das especificações e características do material a ser adquirido. O controle do transporte dos materiais adquiridos pelo setor de compras visa acompanhar. b) adquiridas no mercado externo (importação) O setor de compras deverá manter estreita e intensa relação com os outros setores administrativos da empresa. Deverá atender plenamente às necessidades do requisitante. mediante as notas de conhecimento. ao preço certo. desde a saída do fornecedor até a recepção na empresa. acompanhar. Um cadastro de fornecedores deverá ser mantido sempre atualizado de forma que nos permita obter informações a tempo e à hora. principalmente com a contabilidade geral para classificar os produtos nas devidas contas. no mesmo instante) Para quem compra. As compras poderão ser de dois tipos básicos: a) adquiridas no mercado interno. principalmente. o rigoroso cumprimento das datas de entrega da mercadoria. que poderão vir nos atender no futuro.“To Follow”= seguir. (Follow Up .A função de comprar implica na aquisição de materiais na qualidade certa. Deverá conter todos os dados e a história do fornecedor junto à empresa. na época certa. Devemos levar em consideração as condições de segurança e. na quantidade certa e da fonte certa. Devemos detectar e registrar o aparecimento de novos fornecedores e de novas organizações prestadoras de serviço. “Up”= na mosca.

O tempo é um fator de primeira linha em qualquer atividade humana. A Curva Sazonal de Vendas de um produto é uma oportunidade de preço que nós temos que estar sempre atentos para melhor aproveitamento. outros como: ponto de fusão.. Assume um papel importantíssimo no terreno das aquisições. não havendo nenhum fator excepcional. dimensões (peso. tolerâncias para os números.. de mesma praça. ciclos/segundos Watts. porosidade. . Todavia. portanto redunda em economia. No entanto. volume. . gramatura. fabricação sob encomenda. ATENÇÃO: ATENÇÃO Grandeza Unidade tensão intensidade de corrente peso pressão frequência potência volts ampéres Kg. HP. a quantidade será sempre ditada pelo “Lote Econômico” para os níveis de produção vigentes. nem sempre o menor tempo disponível é a melhor arma para conseguirmos melhores resultados. de outras praças C2) Material de fácil aquisição Itens nacionais. a matéria prima a ser utilizada. c) A época de comprar: A empresa necessita do produto para o momento em que precisa atender os compromissos de uma programação a ser utilizada em sua plenitude ou atendimento simplesmente de uma requisição. . Kg/cm2 Hertz. e economia nesta área é lucro. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 74 .. dureza. (. cor. formato e etc).. Oz Lb/pol2. elasticidade.) Devemos considerar o fator tempo sob dois prismas: C1) Material de difícil aquisição Itens importados. etc. resistência à ruptura. Lb.Negociação.. CV b) Quantidade: É de suma importância a observação da quantidade a ser comprada em função da variação de preço/quantidade e do capital investido no material. . . fabricação em série.

com o objetivo de obter os melhores retornos de capital. • e) implantação.( CESPE . sejam apresentadas duas opções de pagamento da dívida: Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 75 . Na aplicação dos recursos da organização.Analista Judiciário . • d) eliminação do orçamento monetário.2008 . extinguindo a conta movimento mantida no Banco do Brasil.2006 . 2 .666 I.O Uso da Capitalização/Descapitalização nas compras II. • ( ) Certo ( ) Errado 3 . o tempo começa a ser contado quando iniciamos algum tipo de licitação utilizando um dos tipos. gerir e contabilizar os pagamentos e recebimentos do governo federal.Área Administrativa ) Considere que. em 1988.Analista Judiciário .No campo integral das aquisições. em 1987.( FCC . que compreende várias facetas.( CESPE . • c) exclusão das despesas das autarquias. o administrador financeiro deve procurar alternativas que ofereçam ou o menor risco ou o maior retorno. Dentre essas medidas é INCORRETO afirmar que houve a • a) criação da Secretaria do Tesouro Nacional. do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal SIAFI. julgue os itens que se seguem. em 1986.Área Administrativa ) Nas duas últimas décadas.TJ-DF .TRF .. com a finalidade de unificar.Exercício sobre Capitalização/Descapitalização Questões 1 . . várias medidas foram tomadas para aumentar o controle e a transparência das contas públicas. das fundações e dos fundos do Orçamento Geral da União ? OGU. • b) criação da Conta Única do Tesouro Nacional.Área Administrativa ) Com referência a noções de administração financeira. a partir de 1988. segundo Decreto-Lei nº 8.2008 .1ª REGIÃO .Analista Judiciário . incorporando suas despesas ao Orçamento Geral da União ? OGU.TJ-DF . em uma operação comercial.

Nessa situação. ou 24 parcelas com juros compostos de 4.000. Nessa situação.( CESPE . de modo a se tornar algo inócuo. • ( ) Certo ( ) Errado 5 . atividades com enfoque na educação. evita-se que as ações estatais se dêem por simples impulso.00.2008 . bem como as metas. o uso do cálculo da equivalência de taxas permite identificar a melhor alternativa. sem dúvidas. • ( ) Certo ( ) Errado GABARITO: 1-C 2-E 3-C 4-E 5-C Noções de Orçamento e Finanças Públicas O tema orçamento é palpitante. ou seja. • ( ) Certo ( ) Errado 4 .Área Administrativa ) Considere que uma dívida de R$ 50. como bem ressaltou Rinaldo Segundo.000.Área Administrativa ) O tempo necessário para se recuperar um investimento efetuado é chamado de payback. privilegiando-se. ainda.Analista Judiciário . por exemplo. os Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 76 . igualmente essenciais. para alcançar o resultado pretendido.TJ-DF . Convém destacar. evita-se que tais ações sejam voltadas a um único fim em detrimento dos demais de igual relevância.Analista Judiciário . “in verbis”: O caráter instrumental ou processual significa que o orçamento não é um fim em si mesmo. o caráter instrumental do orçamento. citando Ricardo Lobo Torres. Por ele. em que haja o comprometimento de todos os recursos disponíveis. um instrumento a conferir maior transparência aos gastos públicos. olvidando-se da saúde ou da segurança. sem reflexão ou ponderações. Em outras palavras.( CESPE .5% ao mês. sociais e econômicos do Estado.10 parcelas com juros compostos de 1. É no orçamento que se identificam os projetos.2008 . diretrizes e os custos a serem utilizados neste mister. e. crucial para que a atividade estatal não seja realizada sem um direcionamento ou rumo certo.00 deverá ser quitada por este valor em 2 meses e que ela foi contratada com juros de 2% ao mês sob o regime de capitalização composta. os planos e as ações que o Governo pretende produzir.7% ao trimestre. vez que intimamente relacionado a aspectos políticos. É.TJ-DF . o seu valor presente é inferior a R$ 48.

165. Ainda que a política orçamentária seja uma parcela importante deste tema tão amplo. etc. tais como tipo. já que os problemas básicos não são financeiros. em que há uma ampliação dessa função estatal. três leis orçamentárias: o Plano Plurianual . 70. do ponto-de-vista material. por sua vez.objetivos do orçamento se encontram fora de si. Dessa forma. a Lei de Diretrizes Orçamentárias . a Seção referente à fiscalização encontra-se no capítulo Do Poder Legislativo. Tal orçamento configura verdadeiro avanço na democratização da gestão pública. através de conselhos. o orçamento de investimentos e o orçamento da seguridade social Finanças Públicas Segundo R. Oportuno ainda. por possibilitar a elaboração de programas de governo que propiciam uma maior harmonização das necessidades públicas.PPA (instrumento de planejamento governamental de longo prazo). esta. Esta expressão não é muito adequada. dessa forma. associações. Neste caso. estabelecendo seus princípios gerais. eis que visa a permitir a implementação de políticas públicas e a atualização dos programas e do planejamento governamental. A Constituição brasileira prevê a fiscalização da execução orçamentária nos arts. O art. obedecendo ao princípio maior de Direito Público – o da legalidade – que afirma que toda a Administração deve se subordinar à lei.. as quais naturalmente sofrem diferenciações em cada uma das comunidades ouvidas. aprovação. execução e fiscalização constituem um todo. 70 a 74. passa a ter maior contato com a realidade local. orçamentária. O Chefe do Executivo. nos termos do art. uma das conquistas da luta secular pelo controle efetivo da atividade estatal. A Constituição Federal de 1988 prevê. preceitua que: "Art. expresso no princípio da economicidade (art. é a própria sociedade civil. que opina na feitura do orçamento. financeira. que inaugura a Seção IX. § 5º compreende: o orçamento fiscal. Também se prende ao princípio do dever de boa administração. mas tratam do uso dos recursos econômicos. 165. que confere uma participação direta e efetiva das comunidades interessadas na construção da proposta orçamentária do Governo. a assertiva de que o orçamento tem caráter de instrumento significa dizer que ele não esgota em si a certeza de que tudo o que nele contém será plenamente realizado de modo concreto. 70.LDO (instrumento de planejamento de curto-prazo) e a Lei Orçamentária Anual . Apesar de estar ligada ao Orçamento. Legislativo independentemente do fato de que elaboração. em seu art. um dos teóricos mais conhecidos da matéria. fazer referência ao chamado orçamento-participativo. operacional e patrimonial da União e Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 77 .LOA. A fiscalização contábil. visto que o alcance efetivo das ações sempre dependerá do desempenho econômico e das decisões políticas que venham ou não a viabilizá-lo. “Finanças Públicas é a terminologia que tem sido tradicionalmente aplicada ao conjunto de problemas da política econômica que envolvem o uso de medidas de tributação e de dispêndios públicos”. dificilmente ela poderia reivindicar uma participação exclusiva. podendo atender efetivamente aos clamores da coletividade. Musgrave. 70). da distribuição da renda e do nível de emprego. formas de controle e os sistemas.

direta ou indiretamente. Leis orçamentárias O orçamento anual visa concretizar os objetivos e metas propostas no PPA. e c) Orçamento de Investimento das Empresas Estatais: previsto no inciso II. os Fundos. detenha a maioria do capital social com direito a voto e que recebam desta quaisquer recursos que não sejam provenientes de participação acionária. ou que. em nome desta. assuma obrigação de natureza pecuniária. arrecade.das entidades da Administração direta e indireta. bem como os fundos e fundações instituídas e mantidas pelo Poder Público. Parágrafo único. transferências para aplicação em programas de financiamento atendendo ao disposto na alínea "c" do inciso I do art. ainda. A proposta da LOA – Lei Orçamentária Anual compreende os três tipos distintos de orçamentos da União. Órgãos. 194 da CF. abrange. gerencie ou administre dinheiros. tendo em vista o disposto no art. parágrafo 5º do art. aplicação de subvenções e renúncia de receitas. 159 da CF e refinanciamento da dívida externa. compreende. 165 da CF. segundo as diretrizes estabelecidas pela LDO. Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize. quanto à legalidade. bens e valores públicos ou pelos quais a União responda. previdência e assistência social. guarde. tipos e sistemas de controle. b) Orçamento de Seguridade Social: compreende todos os órgãos e entidades a quem compete executar ações nas áreas de saúde. direta ou indiretamente. não integrantes do Programa de Trabalho dos Órgãos e Entidades mencionados. à luz do direito positivo estatal brasileiro. a saber: a) Orçamento Fiscal: compreende os poderes da União. mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada Poder. será exercida pelo Congresso Nacional. legitimidade. é de grande importância distinguir formas. Autarquias. pagamentos de serviços prestados. também. detenha a maioria do capital social com direito a voto. Classificação orçamentária e estágios das receitas e despesas Classificação orçamentária é a organização do orçamento segundo critérios que possibilitam a compreensão Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 78 . abrange as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. inclusive as especiais e Fundações instituídas e mantidas pela União. utilizando-se da classificação proposta por José Afonso da Silva . mas que se relacionem com as referidas ações. as empresas públicas e sociedades de economia mista em que a União. os demais subprojetos ou subatividades." Para melhor entender este dispositivo. quer sejam da Administração Direta ou Indireta. economicidade.

Os estágios da receita são: lançamento. pendente ou não de implemento de condição. a gerência e a tomada de decisões. o valor e o vencimento do imposto de cada um. No modelo orçamentário brasileiro são observadas as seguintes classificações: Da Despesa: classificação institucional. arrecadação e recolhimento. liquidação e pagamento. Arrecadação: é o momento em que os contribuintes comparecem perante aos agentes arrecadadores a fim de liquidarem suas obrigações para com o estado. Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 79 . ou seja. Os estágios da despesa são: empenho. verificação objetiva do cumprimento contratual. discriminando a espécie. Da Receita: classificação por categorias econômicas e por grupo de fontes. Liquidação: é a verificação do implemento de condição.geral das funções deste instrumento. Empenho: é o ato emanado de autoridade competente que cria para o estado obrigação de pagamento. propiciando informações para a administração. Lançamento: é a relação individualizada dos contribuintes. Pagamento: é a emissão do cheque ou ordem bancária em favor do credor. Recolhimento: é o ato pelo qual os agentes arrecadadores entregam diariamente ao Tesouro público o produto da arrecadação. classificação funcional programática e de natureza da despesa.

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