Controle Patrimonial

CONTROLE PATRIMONIAL
Gesto de Patrimnio
Guia do Usurio
SECM Sistema Ecos de Controle Patrimonial As informaes constantes deste manual esto sujeitas a alteraes sem prvia comunicao. Sua reproduo ou transmisso de qualquer forma ou meio, eletrnico, mecnico e para qualquer propsito, fica desde logo proibida, salvo por permisso expressa, por escrito da Ecos Sistemas.
SECM um produto da Ecos Empresa Comercial de Sistemas Ltda. JUNHO/2001 ECOS EMPRESA COMERCIAL DE SISTEMAS LTDA. TODOS OS DIREITOS RESERVADOS.
Redao:: Redao: Redao

Cludio Giulliano Alves da Costa.
Reviiiso Tcniiica:: Rev s o Tcn c a: Rev so Tcn ca

Maria do Socorro Alves da Costa Braga.
Ediiitorrao Elllettrniiica:: Ed ttora o E e trrn c a: Ed o ao E e n ca

Gilnete Ferreira da Rocha Filho.
Capa:: Capa: Capa

Wanderley Irineu Aquino dos Santos.
CONTRATO DE LICENCIAMENTO (Licena para uso de Software) ESTE INSTRUMENTO CONSTITUI UM CONTRATO FIRMADO ENTRE O USURIO E A ECOS EMPRESA COMERCIAL DE SISTEMAS LTDA I. PROPRIEDADE E CONCESSO DA LICENA. A Ecos Sistemas criou e desenvolveu o SOFTWARE ORIGINAL, portanto, nica e exclusiva proprietria dos direitos autorais do produto, concedendo-lhe por fora deste instrumento, o direito de USO do software contido neste envelope, pelo tempo que respeitar os termos do presente; Como licenciado voc torna-se proprietrio do material FSICO (manual e disquetes) que compe o produto, ficando, desta forma, autorizado a utilizar a CPIA do software original, no seu estabelecimento e somente neste. IMPORTANTE: O presente instrumento no significa uma venda do software original ou de sua cpia, mas apenas uma licena para sua utilizao. II. RESTRIES QUANTO A UTILIZAO. Se voc desejar uma instalao a mais em seu estabelecimento, dever consultar a Ecos Sistemas que dispor sobre o assunto atravs do seu Departamento de Administrao; Se o software for adquirido por uma empresa societria e esta vier um dia a se extinguir a parte que ficar sem o sistema, deve adquirir uma nova concesso de uso; Em nenhuma hiptese ser permitida a distribuio de cpias ou mesmo instalaes adicionais do software para terceiros, independentemente de vnculo com o licenciado. III. REPRODUO DO MATERIAL. Esto terminantemente proibidas: cpias, duplicaes, modificaes, adaptaes ou disassemblao do software e ainda, desmontar ou criar derivaes baseadas no produto, no todo ou mesmo que em partes, em qualquer circunstncia independente do propsito Do mesmo modo, todo o material grfico que acompanha o produto no poder ser, tambm, modificado, adaptado criado ou sua utilizao para fins comerciais, sem expressa autorizao por escrito da Ecos Sistemas. IV. ATUALIZAO E SUPORTE. A Ecos Sistemas implanta o software no seu estabelecimento, desde que nas cidades de Mossor/Natal, onde esto situadas as suas sedes, prestando-lhe treinamento completo em horrio e local determinado pelo seu Departamento de Suporte com uma garantia de 90 (noventa) dias, contados a partir da aquisio do produto, durante os quais voc receber orientao completa e as novas verses lanadas no perodo; Aps este perodo, voc poder optar pela manuteno bimestral, a qual lhe assegurar os servios de suporte tcnico e as novas verses do(s) software(s) ora licenciado(s); Caso no tenha optado pela manuteno acima referida, a cada solicitao do servio de atendimento ao suporte tcnico, inclusive o telefnico, ser cobrada uma taxa, como tambm sero cobradas as atualizaes que necessitem ser efetuadas no sistema ora licenciado; V. GARANTIA LIMITADA. A Ecos Sistemas garante que o sistema ora licenciado desempenha com preciso, todas as funes descritas no material que o acompanha e que o (s) discos contido(s) neste envelope, no qual est gravada a CPIA do software original, esto livres de defeitos de fabricao e manipulao por um perodo de 90(noventa) dias contados a partir da data de aquisio; caso ocorra algum problema em seu meio magntico, a Ecos Sistemas os substituir mediante a devoluo dos disquetes originais defeituosos; aps este perodo, as despesas correro por conta do Cliente. Ocorrendo qualquer falha de programao que gerem resultados incoerentes, errados ou em desacordo com o manual de operaes, ser imediatamente resolvida pela equipe tcnica da Ecos Sistemas A Ecos Sistemas NO se responsabiliza por qualquer tipo de prejuzo ou lucro cessante decorrentes de perda de informaes comerciais ou mesmo de qualquer outro problema ocasionado pela m utilizao ou no da CPIA do software original gravada no(s) disco(s) contido(s) neste envelope. VI. VIGNCIA DO CONTRATO. O presente contrato ter durao indeterminada e ser automaticamente cancelado caso seja desrespeitado qualquer dos termos aqui dispostos. Aps a sua extino, o sistema ser desinstalado dos equipamentos e devolvido a Ecos Sistemas juntamente com todo o seu material grfico. VII. DO FORO. Fica eleito para esclarecer e dirimir quaisquer dvidas a respeito deste contrato, o foro da comarca de Mossor/RN, com renncia dos contratantes a qualquer outro, por muito especial que seja. O presente contrato ser regulado pela Lei n. 9.609/98 (Lei do Software), Lei n. 9.610/98 (Lei de Proteo aos Direitos Autorais) e Legislao Civil vigente.
TERMO DE GARANTIA LIMITADA A Empresa Comercial de Sistemas Ltda, doravante designada ECOS, garante, nos termos abaixo delineados, os sistemas que levam a sua marca, comercializados em todo territrio nacional atravs dos seus representantes. A responsabilidade da ECOS, abrange a reparao do sistema, substituio de disquetes defeituosos (mediante sua devoluo) que tornem impossvel a realizao das tarefas as quais se prope realizar, bem como a substituio da parte didtica (manual) que esteja sem condies de orientar o usurio na operao do produto. A responsabilidade da ECOS, no abrange danos ao sistema causados por: A) Operao em desacordo com as normas e condies especificadas no guia do usurio. B) Inabilidade no uso (pessoas no capacitadas na operao do sistema). C) Uso de redes em desacordo com o previsto, impedindo o desempenho normal do sistema. D) Transportes ou estocagem indevidas ou inadequadas. E) Danos decorrentes de acidentes ou quedas. F) Instabilidade de tenso na rede eltrica que causem distrbios no equipamento e, consequentemente, ao sistema. G) Modificaes no autorizadas pela fabricante. H) Servios de manuteno e suporte tcnico, realizados por pessoas ou empresas no autorizadas pela ECOS. No caso de perda da garantia por quaisquer dos motivos citados neste certificado, o reparo ou substituio do sistema ser efetuado mediante uma taxa em acordo com o grau do dano ocorrido. A presente garantia ser vlida por 3 (trs) meses. Esse prazo tem incio a partir da data de emisso da nota fiscal. Esta garantia no cobre perdas e danos, lucros cessantes, manuteno de carter preventivo ou qualquer perda resultante por incapacidade no uso do produto nem to pouco o custo de reparao ou substituio de qualquer outro bem que seja danificado. O direito de garantia pode ser exercido diretamente nas sedes da empresa, devendo o usurio encaminhar o produto acompanhado da nota fiscal e o presente certificado de garantia, sendo de sua inteira responsabilidade as despesas de transportes e seguro. No existe nenhuma outra garantia alm da expressa neste documento. Nenhuma outra pessoa, fsica ou jurdica, alm da ECOS tem o direito de estender ou modificar os termos aqui descritos. Fica, pois, reservado a ECOS, o direito de cancelamento desta garantia, no caso de ser verificado o descumprimento de qualquer dos seus termos. ECOS Empresa Comercial de Sistemas LTDA.
* Importante: a apresentao da Nota Fiscal de venda e deste Certificado indispensvel, para o atendimento em garantia. conveniente juntar nota, a embalagem original para o transporte do referido equipamento.
ATENDIMENTO PS-VENDAS CONTROLE PATRIMONIAL)
AOS
USURIOS
DE
SECM (SISTEMA ECOS
DE
Servios ps-venda prestados pela Ecos Sistemas SUPORTE TCNICO - Atendimento ao Usurio no que se refere instalao, configurao e o uso correto das ferramentas. MANUTENO - Atualizao dos sistemas em funo de implementaes oriundas de alteraes na legislao, bem como melhoria do prprio sistema e a correo de erros por acaso detectados aps a sua instalao.
Essas modalidades de servio esto previstas num contrato de prestao de servio entre o Usurio e a Ecos Sistemas o qual pode ser copiado via internet e que acompanha o produto. DEFININDO OS SERVIOS PRESTANDO SUPORTE TCNICO Aps ter sido enviado pelo Usurio um problema ou dvida, ser imediatamente analisado pela equipe de suporte tcnico. Convm lembrar que uma requisio ou uma solicitao de suporte poder conter um ou mais problemas.
Restaurao de Licenas de Uso Os softwares so protegidos contra cpias e esta proteo permanece no disco rgido do equipamento onde foi instalado. Se por um acaso acontecer formatao ou mesmo a perda do disco rgido, essa proteo desaparece. Ser necessrio ento uma restaurao de licena de uso. Este servio prestado pelo departamento de suporte tcnico da Ecos Sistemas.
Do Suporte Tcnico Adquirindo qualquer sistema da marca Ecos, o Cliente tem direito a um perodo de noventa (90) dias de atendimento gratuito pelo Departamento de Suporte Tcnico. O referido perodo contado a partir da data de aquisio do programa. Aps esses noventa (90) dias, o atendimento somente ser efetuado para os Clientes que tiverem assinado o contrato de suporte tcnico e manuteno. Vale salientar que o mencionado instrumento no prev franquias, ou seja, ser prestado todas as vezes que o Cliente solicitar. IMPORTANTE: Os Usurios que optaram pela no contratao desse servio, a cada solicitao enviada ao Departamento de Suporte Tcnico, expirado o prazo de garantia, haver uma taxa a ser cobrada, cujo valor ser informado pelo referido departamento. Para utilizar integralmente o servio de suporte da Ecos Sistemas ser necessrio conhecer as informaes abaixo: O suporte da Ecos Sistemas prestado aos Clientes de segunda a sexta-feira, sempre das 08:00h s 12:00h e das 14:00h s 18:00h; Antes de entrar em contato com o Departamento de Suporte Tcnico, alm de consultar esta documentao faa testes, procurando identificar uma determinada seqncia de aes que leve ao problema detectado. Anote sempre as mensagens exatamente como foram mostradas e o cdigo. Seja breve e objetivo, outro Usurio pode estar precisando dos servios de suporte tcnico.
SO ASSIM PROCESSADOS OS PEDIDOS DE SUPORTE Aps solicitao, ser verificado se o Cliente possui o contrato de suporte devidamente registrado, se est autorizado e se Nmero de Srie da cpia do programa em questo est correto. Desta forma, ser de extrema valia que estas informaes estejam mo do Cliente na hora de solicitar esse servio via telefone. Se por acaso um determinado problema necessitar de maiores informaes do Cliente, este permanecer em aberto aguardando o retorno. Por esta razo vital que junto ao pedido de suporte sejam fornecidos todos os detalhes como: verso do produto e demais ferramentas, sistema operacional, mensagem exata do erro ocorrido, configurao do equipamento, em que parte do sistema ocorreu o erro e tudo o mais que possa ajudar na sua soluo. Quando da necessidade de simulao para reproduo de um problema, ser comunicado ao Cliente juntamente com o prazo previsto para a sua soluo.
CORREO DE ERROS DO PRODUTO Se por um acaso, decorra de um problema, uma implementao ou correo feita no produto pela equipe de desenvolvimento, ser informado ao Cliente em qual Release do produto estar solucionado, a data provvel do mesma e as formas de contornar o problema at sua final soluo.
DA MANUTENO As atualizaes dos produtos da Ecos Sistemas so liberadas periodicamente com novas implementaes e solues de problemas j identificados, sendo classificadas na forma seguinte: VERSES: mais abrangentes, implementam grandes alteraes no sistema. So lanadas em intervalos mais longos e tm um custo para o Cliente, excetuando-se aqueles que mantiverem com a Ecos Sistemas o Contrato de Suporte Tcnico e Manuteno; RELEASES: so lanadas em perodos mais curtos, somente para alguns ajustes e melhorias do sistema, no oferecendo quaisquer nus ao Cliente que possua a ltima verso do referido produto.
ESCLARECIMENTO O presente manual orienta o Usurio na operao do sistema e somente no que diz respeito aos seus procedimentos. O referido documento NO orienta o Usurio sobre legislao, nas rotinas oriundas da contabilidade e suas aplicaes. Tambm NO ser responsvel por informaes tributrias, trabalhistas ou previdencirias. O Departamento de Suporte Tcnico NO ser responsvel por falhas no envio de informaes por meio eletrnico (Internet), limitando-se a uma utilizao do correio; mesmo assim, NO ser responsvel pelos possveis danos causados pelo atraso no recebimento do material enviado ou pelo comprometimento da parte fsica do material.
NDICE
1. INTRODUO ................................................................................................11 2. INSTALAO..................................................................................................12 3. CONHECENDO O SISTEMA. .......................................................................13 3.1. SELECIONA EMPRESA ...................................................................................15 3.2. MENU PRINCIPAL .........................................................................................15 3.3. DADOS DA EMPRESA ....................................................................................16 3.4. TABELA DE NDICES......................................................................................19 3.5. PLANO DE CONTAS .......................................................................................20 3.6. CONFIGURAO DE CONTAS ........................................................................24 3.7. IMPLANTAO DE SALDOS ...........................................................................30 3.8. CADASTRO DE BENS .....................................................................................32 3.9. MOVIMENTAO DAS CONTAS .....................................................................37 3.9.1 Movimentao das Fichas .....................................................................39 3.9.2 Movimentao das Contas que no tm Fichas...................................41 3.9.3 Manuteno da Movimentao..............................................................42 3.9.4. RETORNO ..............................................................................................43 3.10. PROCESSAMENTO DOS CLCULOS ..............................................................43 3.11. EMISSO DOS RELATRIOS ........................................................................47 3.11.1. Ecos Viewer (Relatrios no Vdeo).....................................................47 3.11.1.1. Configurando a Impressora..........................................................48 3.11.2. Listagem dos Dados da Empresa........................................................53 3.11.3. Listagem do Cadastro de ndices........................................................53 3.11.4. Listagem do Plano de Contas .............................................................54 3.11.5. Listagem da Configurao de Contas................................................55 3.11.6. Lista / Ficha / Etiqueta dos Bens ........................................................55 3.11.7. Listagem da Movimentao ................................................................57 3.11.8. Lista / Mapa de Bens Baixados...........................................................57 3.11.9. Resultado da Correo Monetria. ....................................................58 3.11.10. Razo Auxiliar ..................................................................................59 3.11.11. Resumo das Depreciaes ................................................................60 3.11.12. Mapa dos Bens por Grupo................................................................61 3.11.13. Resumo para Contabilizao............................................................62 3.12. FUNES GERAIS .......................................................................................63 3.12.1. Correo Monetria/Movimentao...................................................63 3.12.2. Converso de Padro Monetrio........................................................65 3.12.3. Encerramento do Exerccio ................................................................65 3.12.4. Zeramento de Saldos...........................................................................66 3.12.5. Criao Automtica dos Bens.............................................................67 3.12.6. Cpias / Restauraes de Arquivos ....................................................68
3.12.6.1. Cpias de arquivos ...................................................................... 68 3.12.6.2. Restaurao de Arquivos............................................................. 71 3.12.6.3. Deletar Arquivos ........................................................................ 72 3.12.6.4 Restaurao de backups .............................................................. 72 3.12.6.5. Restaurao de Ano Anterior ...................................................... 73 3.12.7. Indexao de Arquivos....................................................................... 73 3.12.8. Seleciona Empresa............................................................................. 74 3.12.9. Sai para DOS ..................................................................................... 74 3.12.10. Atualizao da Data......................................................................... 74 3.13. FIM DE OPERAO ..................................................................................... 74 4. ROTEIRO DE OPERAES. ....................................................................... 75 4.1. PARA IMPLATAO...................................................................................... 75 4.2. PROCESSAMENTO NORMAL ......................................................................... 77
SISTEMA ECOS DE CONTROLE PATRIMONIAL SECM Gesto Patrimonial
1. Introduo
Poderosa ferramenta no controle dos Bens Patrimoniais de qualquer empresa, o Sistema Ecos de Controle Patrimonial SECM, realiza de maneira eficiente todos os clculos de Depreciao, Correo Monetria do Balano e o Controle do Ativo Fixo, atravs de uma linguagem simples e de fcil compreenso, tornando mais geis as rotinas relativas a estes procedimentos, promovendo a otimizao dos resultados. Trabalhando totalmente integrado Contabilidade, o aplicativo executa automaticamente, todos os lanamentos referentes a correo no Sistema de Contabilidade, mas executa da mesma forma, todas essas funes de forma independente.
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2. Instalao
Para instalar o sistema, siga os passos descritos abaixo: Ligar o computador. Inserir o Disco de Instalao no drive A Acessar o PROMPT DO MS-DOS1 (atravs do boto INICIAR
PROGRAMAS PROMPT DO MS-DOS) e no diretrio raiz digitar: A: INSTALA <ENTER> Ser exibida uma tela do instalador onde dever ser informado o nome do USURIO DO SISTEMA (que deve ser igual ao nome que consta no campo EMPRESA e digitado sempre com letras maisculas). Escolha o drive onde o Sistema ser instalado. Caso o Sistema necessite ser instalado em um ambiente de rede, substituir a letra C pela letra da unidade correspondente: se no, teclar somente ENTER e confirmar teclando novamente ENTER. Ao trmino, executar o programa (SECM <ENTER>). Aparecer ento uma tela para Configurao Inicial do Sistema, onde O Sistema solicita que seja pressionada qualquer tecla e informar se o Aps esse procedimento, o Sistema estar instalado e apto para uso.
dever ser informado o drive onde se encontra o Disco de Instalao. Monitor colorido ou no.
provvel que ao acessar o PROMPT DO MS-DOS ele inicie no diretrio C:\WINDOWS, caso isto ocorra, digitar CD\. Este procedimento levar ao diretrio raiz.
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3. Conhecendo o Sistema.
Algumas teclas de atalho no SECM. F1 F4 F5 F6 F7 F8 help (ajuda) diretrios consulta do Plano de Contas consulta de Histricos consulta de Cadastro dos bens calculadora
Essas funes tm uma particularidade; se o Usurio estiver trabalhando em um determinado campo e houver necessidade de trazer um cdigo de uma conta (F5) ou mesmo o total (F8) para este campo, poder faz-lo utilizando a tecla <ENTER>. Para retornar sem levar esses cdigos ou valores para determinado campo, utilizar a tecla ESC.
Sistema Multiusurio
(REDE) Possibilita o uso simultneo do Sistema numa mesma empresa por mais de um usurio. Desta forma ser possvel entre outras tarefas simultneas, digitar um lote enquanto est sendo impresso um relatrio. Embora o Sistema permita o uso de vrios usurios ao mesmo tempo, alguns procedimentos necessitam de uso exclusivo (somente um usurio), devido a limitaes no somente de ordem tcnica, mas principalmente organizacional. Por padro qualquer procedimento que envolva a modificao em massa dos dados, dever ser realizado de forma exclusiva (um usurio).
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ATENO! MODIFICAO APURAO

DE
DOS
HISTRICOS PADRES ARQUIVOS),
CENTROS
DE
CUSTOS;
RESULTADOS; TODOS
E INDEXAO DE
OS MDULOS EM
FUNES GERAIS
(INCLUINDO CPIA
SO EXEMPLOS DE MDULOS
QUE DEVEM SER UTILIZADOS DE FORMA EXCLUSIVA!
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3.1. Seleciona Empresa

Para acessar o SECM Sistema Ecos de Controle Patrimonial, digitar no prompt do sistema operacional (C:\>) SECM<ENTER>. Aps a correta informao da senha, o Sistema solicita a seleo da empresa que o Usurio deseja trabalhar (utilizar setas ) at sua escolha (ENTER). Se for a primeira empresa a ser criada, teclar ALT+I e, no canto inferior do monitor, ser exibido um campo onde dever ser informado o nome da empresa, com 8 (oito) caracteres no mximo, sem espaos ou smbolos.
3.2. Menu Principal
Nesta tela so apresentados os principais mdulos do Sistema, descritos a seguir de forma mais detalhada e que auxiliaro o Usurio na correta operacionalidade.
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Para selecionar qualquer das opes utilizar as setas e teclar <ENTER>
3.3. Dados da Empresa
Selecionando esta opo, o Sistema exibe a tela Manuteno Dos Dados da Empresa, onde sero cadastradas todas as informaes da empresa na qual o Usurio pretende trabalhar. Sero requisitados os campos abaixo: Razo Social campo alfanumrico composto de 30 (trinta) caracteres. Se o sistema for integrado ao SEC Sistema Ecos de Contabilidade j trar esse campo preenchido.
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CNPJ/CPF
campo numrico disponvel para informao do CNPJ da empresa, com no mximo 16 (dezesseis) caracteres.
Nome do Indexador
campo disponvel para informao do nome do indexador na correo.
Data da Abertura
campo disponvel para informao da data de fundao da empresa (data do seu registro e abertura na Contabilidade). Se a data informada estiver dentro do perodo de correo, o Sistema executar todo o procedimento com base nos saldos iniciados nessa data.
Ano de Referncia
campo disponvel para informao do Ano que ser processado pelo Sistema. Assim, ao ser contabilizado o ano de 2001, se existirem saldos de balano do ano anterior (2000), o ANO BASE ser o de 2001.
H. Reavaliao.
Campo alfanumrico, composto de 50 (cinqenta) caracteres, disponvel para definio do histrico no lanamento contbil de uma operao de Reavaliao de Bem. Exemplificando: VR. REF. A REAVALIAO DE BEM CF. LAUDO.
H Acrscimos
campo alfanumrico, composto de 50 (cinqenta) caracteres, disponvel para definio do histrico no lanamento contbil de uma operao de
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Acrscimo ao Bem. Exemplificando: VR. REF. A ACRSCIMOS AO BEM CF. COMPROVANTES. H. de Baixa idem, exemplo: VR. REF. TRANSF. P/BAIXA DE BEM. H. Corr. Monetria idem, exemplo: VR. CORREO MONETRIA PELA VAR. UFIR CF. MAPAS. H. Quotas Depr. Idem, exemplo: VR. QUOTAS DE DEPRECIAO DESTE MS CF. MAPAS H.Corr. Q. Deprec. Idem, exemplo: VR. CORR. MONET. QUOTAS DE DEPR. DESTE MS CF. MAPAS H. corr. D. Acum. Idem, exemplo: VR. CORR. MONET. DA DEPR. ACUMULADA CF. MAPAS H. Quotas Amort. Idem, exemplo: VR. QUOTAS DE AMORTIZAO DESTE MS CF. MAPAS. H. Corr. Q. Amort. Idem, exemplo: VR. CORR. MONET. QUOTAS DE AMORT. DESTE MS CF. MAPAS. H. Corr. A. Acum. Idem, exemplo: VR. CORR. MONET. DA AMORT. ACUMULADA CF. MAPAS.
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3.4. Tabela de ndices
O SECM Sistema Ecos de Controle Patrimonial, trabalha com duas tabelas de ndices: uma diria e outra mdia/mensal. Sendo esta ltima uma mdia das UFIRs do respectivo ms (declarada por Ato Normativo). Surge ento a necessidade da existncia no Sistema, de uma tabela para clculo de UFIRs mensais. Escolhendo esta opo no Menu Principal, um segundo menu ser apresentado ao Usurio, para seleo do acesso a Tabela Mensal ou Diria. O procedimento ser igual para ambas. Essas tabelas j vm atualizadas at uma certa data, a partir da, o Usurio ser responsvel pela informao de valores dos ndices.
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O Sistema j traz cadastrados os ndices desde o ano de 1992. Essa tabela ao ser selecionada, exibida em toda a sua extenso. Sua movimentao ser feita com setas e com as teclas PgUp e PgDn. Se for necessrio efetuar alguma modificao, selecionar a data, teclar <ENTER> e proceder com a alterao no campo selecionado. Para incluir novos dias, pressionar <INSERT > e a esquerda do vdeo ser exibido o ltimo dia cadastrado, permitindo a incluso da data e o respectivo valor do ndice no campo exibido. Para sair da tabela, utilizar a tecla <BARRA DE ESPAO> ou <ESC>.
3.5. Plano de Contas
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Neste mdulo apresenta-se o Plano de Contas, toda a sua codificao e descrio das contas. Se o Sistema trabalhar com o SEC - Sistema Ecos de Contabilidade de forma integrada, o Plano de Contas ser o mesmo para os dois sistemas. Se trabalhar isoladamente, o Plano de Contas ter que ser digitado forma parcial, ou seja, indicando na digitao, somente as contas que sero objeto de uso do Sistema (contas do Ativo Permanente, do Patrimnio Lquido, do Resultado da Correo Monetria...). Acessando este mdulo o Sistema requisita informaes nos seguintes campos: Informe o ms: indicar o ms para exibio do Plano de Contas. (A)lfabtica/(N)umrica: informar A para que a seqncia seja em ordem alfabtica e dentro de cada grupo de 4 Grau (assim os fornecedores, por exemplo, sero exibidos uma em maior ordem alfabtica, para permitindo facilidade
encontrar a codificao das contas). Se informar N a ordem ser numrica e de acordo com a codificao do Plano de Contas. Cdigo da Conta: informar o cdigo da conta no Plano de Contas com o qual deseja iniciar
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manuteno; omitida essa informao, O sistema iniciar pela primeira conta do plano (1). Aps esses campos, o Sistema exibir o Plano de Contas cadastrado (caso j tenha sido digitado alguma conta), permitindo um exame completo deste plano, atravs das teclas <+> para avanar e <PgUp> para retroceder. Encontrada a conta, para alterao (A); excluso (E). Escolher a conta com as setas e teclar <ENTER>. possvel ainda e a qualquer momento, incluir novas contas: teclar <I> e o Sistema abrir uma janela onde sero visualizados os seguintes campos: Cdigo Informar o cdigo da conta numrico, com no mximo 8 (oito) dgitos. A codificao em graus permitida pelo Sistema a seguinte: 1 11 111 11101 11101001 11101002 1 dgito 2 dgitos 3 dgitos 5 dgitos 8 dgitos 8 dgitos 1 grau 2 grau 3 grau 4 grau 5 grau 5 grau Ativo Ativo Circulante Disponibilidades Caixa Geral Caixa Matriz Caixa Filial
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Dgito
Automaticamente informado pelo Sistema para as contas de 5 Grau. resultado da prova matemtica dos noves fora. Um exemplo: conta 11206032, ento 1+1+2+6 = 10, 10-9 = 1, 1+3+2 = 6, dgito igual a 6. Este dgito servir para verificao na digitao dos lanamentos contbeis, evitando erro de codificao. No entanto o seu uso opcional, conforme observado na digitao dos lanamentos.
Grau
Informao
dada
automaticamente
pelo
Sistema e de acordo com a quantidade de dgitos da conta informada. A incluso do Plano de Contas deve seguir uma seqncia de graus, ou seja, no ser permitida a incluso de contas de graus inferiores sem que antes seja includa sua respectiva conta de grau superior, caso esta ainda no exista. Exemplo: tentativa de incluir uma conta 11101001, sem a criao da 11101. Tambm importante a complementao de todas as contas at que estas atinjam o 5 Grau. Por exemplo: incluir a conta 21102 sem haver includo conta nenhuma de 5 Grau (21102), ou seja, 21102001, 21102002... . Nesse caso, podero ocorrer erros na emisso de alguns relatrios.
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Cod. Aparente
Ou Cdigo Reduzido um recurso para agilizar a digitao dos lanamentos. Se o Usurio no lembrar de imediato o cdigo de alguma conta especfica; informar o nmero sob o qual a conta foi cadastrada, utilizando apenas 3 (trs) ou 4 (quatro) dgitos, no mximo ou o seu nome. Dessa forma, o Sistema trar automaticamente o cdigo completo original. Informar a descrio alfanumrica com no mximo 30 (trinta) caracteres.
Ttulo.
3.6. Configurao de Contas
Aps o cadastramento do Plano de Contas, devem ser informadas ao Sistemas, algumas codificaes importantes para realizao dos lanamentos da Correo Monetria/Depreciao na Contabilidade. Acessando este mdulo, o Sistema exibir um menu com as seguintes opes: Contas Gerais e Contas para Correo.
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Para as Contas Gerais sero requisitadas informaes nos campos abaixo descritos: Ativo Permanente Informar qual o cdigo no Plano de Contas do Ativo Permanente. Ativo Imobilizado Informar qual o cdigo no Plano de Contas do Ativo Imobilizado. Patrimnio Lquido Informar qual o cdigo no Plano de Contas do Patrimnio Lquido. Capital Integralizado Informar qual o cdigo no Plano de Contas do Capital Integralizado. A conta a ser informada ser a do Capital Social Integralizado geral, ou seja, se existirem vrias contas de 5 Grau pertencentes ao Capital Integralizado, a conta informada dever ser a Sinttica. Atravs dela, o Sistema identificar as contas pertencentes ao Capital Integralizado, tendo sua Correo Monetria transferida para a Reserva de Capital. Ex.: 24101 24101001 24101002 - Capital Social - Scio nmero 1 - Scio nmero 2 24101
CONTA DE CAPITAL REALIZADO:
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Capital a Integralizar Informar a conta do Capital Social a integralizar se ainda existir algum valor a integralizar; se no existir, deixar em branco este campo. A forma como deve ser informada a conta dever seguir os comentrios exemplos. Exemplo 1 241 24101 24101001 24101002 24102 24102001 24102002 Capital Social Capital Integralizado Scio 1 Scio 2 Capital a Integralizar Scio 1 Scio 2 anteriores. Ver os seguintes
Contas a serem informadas: Capital Integralizado: 24101 Capital a Integralizar: 24102
Exemplo 2 24101 24101001 24101002 Capital Social Capital Integralizado Capital a Integralizar
Contas a serem informadas:

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Capital Integralizado:24101001 Capital a Integralizar: 24101002
Res. CM do Capital
Informar a conta do Patrimnio Lquido da Reserva de Correo Monetria do Capital, que ir receber a Correo Monetria do capital Social.
Resulta da CM (CR)
Informar a conta de 5 Grau que ir receber o resultado da Correo Monetria credora.
Result. da CM (DEV)
Informar a conta de 5 Grau que ir receber o resultado da Correo monetria devedora.
ATENO: S devem existir nos campos acima, duas contas de 5 Grau na Contabilidade para Resultado da Correo Monetria. Configurando dessa forma, se um Processamento da
Correo Monetria fosse executado, somente o Patrimnio Lquido seria corrigido e todo o Ativo Permanente ficaria excludo do procedimento, mesmo tendo sido informada a sua codificao. Mas j se sabe que no Ativo Permanente existem contas que sofrem correo e outras que alm da correo, sofrem depreciao/amortizao.
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Por esta razo o Sistema necessita da informao analtica de todo o Ativo Permanente, conta a conta, de 5 Grau, especificando, quando necessrio, a conta de depreciao associada. Para este procedimento existe o mdulo de Contas para Correo. Este mdulo, ao ser acessado, solicita o Cdigo da Conta a partir da qual o usurio deseja a manuteno. Se no for preenchido este campo, o Sistema exibir as contas desde o incio e dessa forma ser mostrada uma tela com todas as contas j cadastradas, onde ser possvel incluir novas contas; alterar ou excluir as j existentes, utilizando I, A ou E, respectivamente. Os campos utilizados para estas informaes sero os seguintes: Contas p/ Correo Campo para informao da conta que ser corrigida (de 5 Grau). Embora desde 1996, j no exista Correo Monetria de Balano, importante que esse campo seja devidamente preenchido para que sejam agrupados os bens no momento do Cadastro de Bens. Cta. D/A Acumulada Caso a conta no campo acima tenha depreciao e exista, portanto, uma conta, tambm de 5 Grau associada de depreciao, informar nesse campo o seu cdigo.
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Para cada conta de correo que seja depreciada dever existir, obrigatoriamente, uma conta de depreciao. Para cada uma conta de correo, existir sempre uma outra de depreciao. Nunca duas de correo e uma s de depreciao; o que congrega as depreciaes dessas duas contas de correo. Contra-Part. Quotas Este campo s deve ser preenchido se a Conta de Correo tiver depreciao, oportunidade na qual, ser indicada a contra partida para o lanamento das quotas de depreciao/amortizao, que geralmente despesas. Taxa D/A Anual (%) Informar neste campo a Taxa de Depreciao do Grupo. Observaes: 1) Quando uma conta sofre somente correo - uma conta de Investimentos - por exemplo, indicado apenas o seu cdigo no primeiro campo; mas se for uma conta do Ativo Imobilizado, como Mveis e Utenslios, que tem depreciao, necessrio informar o seu cdigo em todos os campos. 2) Conforme comentado anteriormente, todo o Ativo Permanente deve ser configurado conta a conta (contas de 5 Grau). Se em algum momento no for informado o cdigo de uma conta desse grupo, ela no sofrer qualquer tipo de correo e da mesma forma, no permitir a incluso de Bens para o seu grupo.
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encontra-se
nos
custos
ou
nas
3) Qualquer conta do Plano de Contas pode ser corrigida. Para isso necessrio que seja informado o seu cdigo no arquivo de Configurao. Fica ento determinado o seguinte: a) todo o Ativo Permanente deve ser configurado conta a conta; b) o Patrimnio Lquido no precisa ser configurado conta a conta: c) qualquer conta para ser corrigida ser necessria a informao do seu cdigo nas Contas de Correo. 4) Para que toda conta tenha depreciao/amortizao,
imprescindvel abrir um Cadastro de Bem (ficha), a fim de que o Sistema execute os clculos corretamente. Para as demais contas que somente sofrem correo, no existe a necessidade de criar fichas; mas se for opo do Usurio, essa sistemtica de fichas ser admitida, desde que o seu somatrio coincida com o saldo da conta. ATENO: para o Patrimnio Lquido no ser permitido o sistema de fichas. preciso esclarecer que a palavra ficha refere-se ao Cadastro de Bens. Todas as contas participantes da Correo Monetria tm fichas no Razo Auxiliar em UFIR. 5) conveniente lembrar que a medida que forem sendo criadas novas contas (p. ex. contas do Ativo Permanente), o arquivo de configurao dever ser atualizado para correo de novas contas.
3.7. Implantao de Saldos

A seqncia para a implantao dos valores no SECM ser detalhada no item 4, ROTEIRO DE OPERAES.
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Este mdulo utilizado para informar o Saldo Inicial das Contas (Saldo de Balano). Resumindo: para implantao de uma empresa devem ser informados, os Dados da Empresa (informando o ano a ser processado), Plano de Contas, Implantao de Saldos e Cadastro dos Bens. Ao acessar esse mdulo, o Sistema requisitada a informao sobre se a seqncia ser em ordem alfabtica e o cdigo da conta a partir da qual ser exibido o Plano de Contas. Com a demonstrao das contas no Plano de Contas, utilizando as teclas +, - , PgUp ou PgDn. Utilizando a tecla A, uma barra luminosa surgir para a escolha da conta que ter seu saldo implantado; a seleo feita com as setas e a tecla <ENTER>. O valor do saldo ser informado com o sinal Dbito (D) ou Crdito (C). Somente as contas analticas tero seu saldo implantado, j que as sintticas so automaticamente somadas pelo Sistema. Esse mdulo tambm ser utilizado na alterao de saldos implantados de maneira incorreta, permitindo a sua correo, que dever ser realizada, acessando o j referido mdulo, localizando a conta e ajustando o seu saldo. Assim, todo o restante do ano ser reajustado. Este procedimento pode ser feito, mesmo que os lanamentos no ano, j tenham sido digitados e processados.
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Empresas que tenham iniciado suas atividades no decorrer do ano, no devem utilizar esse mdulo para informao do seu Balano de Abertura; devem fazer a digitao dos lanamentos contbeis referentes a abertura da empresa, atravs da Movimentao das Contas, Lanamentos Comuns... . Os valores digitados devem ser referentes ao Ativo Permanente e ao Patrimnio Lquido.
3.8. CadastRo de Bens
Ficha de Bem cada Cadastro de Bem manipulado por este mdulo, onde tambm se inicia uma outra opo do SECM que trata do CONTROLE DO PATRIMNIO, quando haver um detalhamento de cada Bem da empresa. Acessando este mdulo, o Sistema solicita a informao sobre o Cdigo do Bem e o ms para Consulta; caso o Usurio queira verificar os bens a partir do incio do arquivo, deve deixar esses campos em branco. Dessa forma, o Sistema exibir os Bens j cadastrados e ser possvel ento, sua incluso (I); alterao (A) e excluso (E).
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Para cada bem sero solicitadas informaes nos seguintes campos: Cdigo do Bem Campo de 12 (doze) caracteres para informao do Cdigo do Bem, sendo os 8 (oito) primeiros caracteres, o cdigo da conta onde o bem ficar lotado (essa conta j dever estar configurada), seguido de um trao divisor; os trs ltimos caracteres sero o nmero de seqncia de fichas na conta principal. Supondo que est sendo includa a ficha n. 001 na conta Mveis e Utenslios (15201001), o cdigo do bem ficaria: 15201001-001. Seguindo a seqncia, preencher somente os 8 (oito) primeiros caracteres, teclar <ENTER> e o Sistema automaticamente mostrar o nmero da seqncia em acordo com o que foi cadastrado. Ttulo da Conta Campo informado pelo SECM Sistema Ecos de Controle Patrimonial. Descrio do Bem Campo composto de 100 (cem) caracteres: 50 (cinqenta) para cada linha, onde ser possvel descrever o Bem informado com detalhes. N. Nota Fiscal Campo utilizado para a informao sobre o nmero da Nota Fiscal referente a compra do Bem.
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Fornecedor
Campo utilizado para informao sobre o nome do fornecedor do Bem.
Setor / Localizao
Campo utilizado para informao sobre o local onde o bem dever ficar instalado; setor, departamento ou conforme a organizao da empresa. Este campo muito importante para o Controle do patrimnio.
Data da Aquisio
Campo utilizado para informao sobre a data que consta na Nota Fiscal (data da compra do Bem). Caso a data seja anterior a 31/12/1991 (data de inicio da Tabela de ndices Diria), dever ser includo na tabela o valor do ndice desse dia.
Valor da Aquisio
Campo utilizado para informao sobre o Valor Histrico (valor pago pelo Bem em moeda corrente na poca).
(D)eprec/(A)mortiz
Campo utilizado para informao se o Bem sofre Deprec(D)/Amortiz(A). Se no sofrer nenhuma das duas alternativas, no preencher o campo.
Taxa Depr/Amor
Campo utilizado para informao sobre a Taxa de Depreciao Anual do Bem, se houver.
Contra-Part. Aquis.
Campo utilizado para informar o cdigo da conta que receber a contra-partida pela aquisio do Bem no lanamento contbil. O referido procedimento ser feito pelo Processamento da
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Movimentao
das
Contas,
comentado
mais
adiante neste manual. Essa conta receber um crdito no valor da aquisio, pois o dbito ser a conta principal (8 caracteres do cdigo do Bem). Campo de preenchimento obrigatrio, pode ser deixado em branco quando se tratar de uma ficha de implantao. Vr. do Saldo Inicial Essa informao s dever ser fornecida se na implantao dos saldos, o Bem venha sendo corrigido. Caso contrrio, ou seja, se estiver sendo informado um Bem com data de aquisio dentro do ano processado, no preencher o campo. Deprec. Acum. Inicial Caso esse Bem venha sendo depreciado e o usurio estiver implantando saldos, ser necessria a informao nesse campo, do valor da Depreciao at o ltimo clculo. Observao: Na implantao de saldos, para ser processado por exemplo, a partir de Janeiro de 1996, ser possvel formar fichas totais com os Saldos das Contas, se no houver controle individual. Se houver esse controle, ser suficiente a informao das fichas. Se o Usurio no dispor desse sistema de fichas totais, a ficha geral pode ser criada para cada conta do grupo (o total de veculos, o total de Mveis e Utenslios... ) ou fazer um levantamento dos Bens e cadastr-los individualmente. Ao executar o procedimento de incluso de uma
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ficha geral, o Usurio dever informar a Data de Aquisio como o dia da ltima correo e o Valor da Aquisio, igual ao saldo inicial. importante repetir que o somatrio das fichas de uma conta deve ser igual ao seu saldo na Contabilidade, no importando se esta conta tem uma ficha ou mil; da mesma forma, as depreciaes indicadas, devem ter o seu somatrio exatamente igual ao saldo da conta associada de Depreciao. Se esta sistemtica no for devidamente seguida, podero ocorrer srios erros de clculos. Alteraes ocorridas com os Bens (reavaliaes, transferncias...) e tantas outras, devem ser informadas no mdulo de MOVIMENTAO DAS CONTAS, que ser comentado mais adiante. No Cadastro de Bens existe a opo SALDOS capaz de exibir uma consulta dos saldos do Valor do Bem e sua Depreciao Acumulada em todos os meses do ano processado. Para acessar esta opo, teclar S selecionando o Bem desejado e digitar <ENTER>. Se houver a necessidade de alterar o saldo ou depreciao inicial de algum Bem, possvel executar o procedimento sem problema atravs da alterao simples. IMPORTANTE: se algo j houver sido processado, necessrio desfazer o procedimento, executar a alterao desejada e, s depois, refaz-lo da forma acima indicada.
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3.9. Movimentao das Contas
Atravs desse mdulo so informadas todas as movimentaes que existirem com os Bens e com as contas de correo que no tm fichas. No Sistema existem recursos que permitiro a especificao de cada caso. O SECM tambm considerar estas movimentaes para proceder corretamente os clculos da correo como Reavaliaes, Acrscimos, Baixas, Transferncias, Consolidao e Lanamentos Comuns. As fichas so movimentadas pelas 5 (cinco) primeiras opes e somente estas. As contas que no tm fichas (como o Patrimnio Lquido), so movimentadas pelo mdulo LANAMENTOS COMUNS.
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Observaes: 1) 2) As aquisies de novos Bens devem ser registradas no Cadastro de Toda movimentao somente armazenada pelo Sistema, sem
Bens atravs do procedimento de incluso a cada nova ficha. alterao no valor do Bem ou de conta e, no ser procedido nenhum clculo, o que somente ser feito quando do PROCESSAMENTO DA MOVIMENTAO DAS CONTAS (discutido mais adiante). Por exemplo: se fosse baixado um Bem, o Sistema no o reconheceria como realmente baixado e, portanto, no procederia a correo e transferncia dos seus valores at que fosse executado o Processamento da Movimentao das Contas. 3) Conforme comentado acima, somente aps o processamento a efetivada de forma definitiva o que no permitir a no ser claro, que seja restaurada a posio
movimentao qualquer alterao,
anterior a esse processamento e desmarcado tal evento. (v. Funes Gerais, Correo/Depreciao/Movimentao). 4) que Toda a movimentao das contas que sofrem correo, inclusive as tm fichas, deve ser informada nesse mdulo e com o
Processamento, todo o movimento ser repassado para a Contabilidade (quando integrado); se no for integrado ao SEC Sistema Ecos de Contabilidade, ser formado um lote dos lanamentos contbeis, que poder ser listado na opo RELATRIOS , o que ser chamado de Resumo para Contabilizao).
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5)
Com isso, toda a movimentao dessas contas deve ser informada ao
Sistema (SECM) que a transmitir ao (SEC) se forem integrados; sem integrao, a informao ser transmitida conforme o comentado acima (Resumo para Contabilizao). Informaes do SECM. sobre a movimentao dessas contas (Correo/Depreciao) no devem ser digitadas no SEC, essa funo
3.9.1 Movimentao das Fichas

Conforme comentado, as fichas podem ser movimentadas segundo as seguintes opes: Reavaliao, Acrscimo, Baixa (podendo ser parcial), Transferncia ou Consolidao de Fichas. REAVALIAO: o Bem pode, eventualmente, ser reavaliado segundo um laudo tcnico. Esse tipo de ocorrncia deve ser informada ao SECM para o ajuste do valor do Bem. Para realizar a operao, o Usurio dever escolher a opo em referncia, informar o cdigo do Bem a ser reavaliado, o dia da ocorrncia, o valor para o qual foi reavaliado e, por ltimo, a conta na Contabilidade que receber a contra-partida pelo lanamento da diferena na reavaliao. ACRSCIMOS: tal como a Reavaliao, pode existir a ocorrncia de Acrscimos ao valor principal do Bem. As regras para esses acrscimos, sero as mesmas acima citadas. TRANSFERNCIA: caso exista necessidade de transferir um Bem de
uma conta para outra, o Usurio dever acessar esse mdulo e informar o
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cdigo do Bem, a data e o Novo Cdigo para onde os valores do Bem sero transferidos. Este procedimento deve ser utilizado para os Bens que no tenham depreciao/amortizao; se por acaso o bem tiver qualquer das duas opes anteriores, o Usurio dever baixar a ficha e incluir uma nova, com nova codificao. Convm lembrar que so os primeiros 8 (oito) dgitos do cdigo do Bem que determina a sua conta . CONSOLIDAO DAS FICHAS: funciona como uma transferncia; a diferena que nesse caso preciso encerrar uma ficha (CDIGO DO BEM A BAIXAR) e transferir os seus valores para uma outra j existente (CDIGO DO BEM DESTINO), informando junto a data dessa ocorrncia. BAIXAS:. outra ocorrncia a Baixa do Bem. Ao ser criada uma ficha geral e nela somados os valores de vrios bens, surgir a necessidade de que seja baixado apenas um bem dessa ficha. Para isso existe no Sistema, a Baixa Parcial, onde somente uma parte do Bem (ficha) baixada e os valores (em moeda) a baixar, devem ser informados pelo Usurio aps a digitao da data da ocorrncia como o valor em moeda pela venda do Bem , a Conta Venda de Bens (que receber os valores de transferncia dos valores do Bem e de sua depreciao) e, ainda, as contas Debitadas e Creditadas pela entrada do dinheiro da venda do Bem. Estes campos so comuns entre a Baixa Total e a Baixa Parcial; para a ltima, existem ainda 2 (dois) campos onde devem ser indicados os valores a serem baixados; o Valor do Bem e da Depreciao Acumulada, visto a ficha geral conter acmulo de valores de vrios bens. Para escolher qual a baixa se parcial ou total, o Sistema perguntar: BAIXA PARCIAL (S/N).
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3.9.2 Movimentao das Contas que no tm Fichas

A grande diferena entre esse tipo de ocorrncia e as anteriores que embora se revista das caractersticas de um lanamento contbil comum, sero lanados apenas eventos relacionados ao Patrimnio Lquido e outras contas que no tm fichas mas sofrem correo. Cabem no caso em questo, lanamentos como: aditivo, transferncia, lanamentos de lucro ou prejuzos lquidos, os ltimos, apurados pela Contabilidade (se houver integrao com SEC Sistema Ecos de Contabilidade, o procedimento de lanamento de Lucros ou Prejuzos na Contabilidade ser automtico). A estrutura dos Lanamentos Comuns a mesma utilizada pelo SEC, conforme comentado abaixo: Dia Conta Dbito Indicar a data do lanamento. Informar a conta ser debitada. Nesse campo possvel utilizar o cdigo reduzido (vr. no item 3.5. no campo Cdigo Aparente ). Utilizar o dgito verificador (ultimo caractere) ou simplesmente omiti-lo, optando pela no verificao do dgito. Convm lembrar que s sero aceitas contas de 5 Grau. Tambm possvel utilizar a tecla F5 para consulta do cdigo da conta no Plano de Contas; selecion-la, teclar <ENTER> e o Sistema traz o cdigo para o campo.
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Centro de Custo Conta Crdito
Informar o Centro de Custo a ser debitado. Informar a conta a ser creditada. Valem as mesmas regras comentadas na Conta Dbito. IMPORTANTE: o SEC permite lanamentos de partida simples (informando somente a conta Dbito ou somente a conta Crdito), assim podem ser executados vrios lanamentos a Dbito e um s a Crdito, sempre utilizando para tal procedimento a Seta para Baixo (). A tecla <ENTER> no deve ser utilizada no procedimento, pois traria para esse campo a ltima conta digitada.
Centro de Custos Digitar o Centro de Custos a ser creditado. Histrico Indicar nesse campo, 000 e o Sistema permitir a digitao de qualquer histrico. Valor Informar nesse campo, o valor do lanamento. O Sistema no permite lanamentos que tenham valor 0 (zero).
3.9.3 Manuteno da Movimentao

Todas as ocorrncias podem ser alteradas ou simplesmente consultadas atravs dessa opo.
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Ao acessar o Sistema ser solicitada a informao da data ( dia e ms) dos lanamentos a listar; permitido informar somente o ms ou simplesmente no informar nada ( a lista fornecida conter todos os lanamentos do ano). Para alterao de lanamentos, teclar <A> e ao surgir uma barra luminosa, escolher com as setas () o lanamento a ser alterado e teclar <ENTER>. Surgir ento, a tela da ocorrncia onde dever ser procedida a alterao. A excluso de qualquer lanamento tambm ser procedida da forma explicada para alterao com a diferena de ser utilizada a letra <E> para a escolha do lanamento a ser excludo. A movimentao de talas funciona como em qualquer consulta do SECM.
3.9.4. RETORNO
Esta opo retorna tela anterior
3.10. Processamento dos Clculos

Conforme comentado anteriormente, toda a movimentao de um perodo s ser liberada para a Contabilidade e tambm considerados os valores de fichas, quando o procedimento de for PROCESSADA. Da mesma forma, a PROCESSAMENTO DA CORREO Correo Monetria/Depreciao, s ser realizada quando for executado MONETRIA/DEPRECIAO.
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conveniente observar que so dois processos em separado; o primeiro considera o movimento, o segundo considera os clculos da Correo Monetria/Depreciao propriamente. Os dois mdulos encontram-se inseridos na opo, que dessa forma ser responsvel pelo envio Contabilidade dos lanamentos da Movimentao e da Correo/Depreciao. Esses processamentos acontecem segundo faixas de meses que funcionam como indicadores de incio e fim em termos de data para movimentao e correo. Em FUNES GERAIS (v. item 3.12) uma opo, CORREO MONETRIA/DEPRECIAO/MOVIMENTAO, demonstra essas faixas de perodo. O exemplo abaixo possibilitar ao Usurio uma melhor absoro do comentado nesse pargrafo. Uma empresa que tem Correo Monetria semestral ir realizar a Correo/Depreciao e processar a movimentao de Dezembro: Movimento Janeiro Fevereiro Maro Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro
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Correo / Depreciao
X X X X X X X X X
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Outubro Novembro Dezembro
O perodo a ser processado para a movimentao ser de 01/12 a 31/12. No momento do Processamento da Movimentao das contas, o movimento armazenado nessa faixa de data ser considerado, calculado e enviado a Contabilidade. Notadamente, apesar da correo ser semestral, nada impede o processamento da movimentao todo o ms. Este um procedimento muito eficaz; a medida que feito todo o processo da Contabilidade de um ms, lhe ser repassado o que for enviado pelo SECM. Opcionalmente, o Usurio pode deixar para processar a
movimentao sempre antes do Processamento da Correo. O que no poder ocorrer sob nenhuma hiptese a execuo do processamento da Correo Monetria/Depreciao de um ms e s depois o Processamento da Movimentao das Contas. Esse procedimento totalmente INCORRETO e nunca deve ser executado. No exemplo acima, o perodo base para a Correo Monetria/Depreciao, vai do dia 01/07 a 31/12. A medida que realizado o processamento num ms, a tela vai sendo atualizada. Os perodos que sero processados, ficam a critrio do Usurio que dever, no entanto, observar as regras bsicas descritas acima. Dessa forma ser possvel executar os dois procedimentos todo ms ou, fazer o Processamento da Movimentao todo ms e, o da Correo/Depreciao apenas no ms do Balano.
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Sendo campos abaixo:
acessando
mdulo
PROCESSAMENTO
DA
MOVIMENTAO DAS CONTAS, o Sistema requisita informaes nos
DATA FINAL DOS LANAMENTOS P/ PROCESSO: Neste campo dever ser indicada a data limite at onde o SECM processar a movimentao. Seguindo o exemplo acima preciso informar 31/12/96 e o Sistema verificar a movimentao marcada na tela observando a movimentao feita at Novembro e assim o perodo a ser processado ser de 01/12 a 31/12. LANAMENTOS DEVEM SER DIRIOS (S/N): A pergunta se refere aos lanamentos que sero repassados para Contabilidade e que devem ser includos segundo o dia informado no SECM. Se a resposta for negativa os lanamentos sero todos processados no final do ms (o que uma constante na rotina da Contabilidade). Aps esse procedimento, todos os lanamentos da Movimentao das Contas e as Aquisies sero registradas no Movimento da Contabilidade. Ao ser acessado o mdulo PROCESSAMENTO DA CORREO MONETRIA/DEPRECIAO, o Sistema requisitar informaes no campo abaixo: DATA PARA CORREO MONETRIA:
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Informar
qual
data
para
realizao
da
Correo
Monetria/Depreciao; no exemplo acima, 31/12/96.
3.11. Emisso dos Relatrios
Os relatrios oferecidos pelo SECM esto todos nesse mdulo e so claramente descritos nos itens a seguir. Observao: a maioria desses relatrios so opcionais, somente o Resultado da Correo Monetria e o Razo Auxiliar em UFIR so dois relatrios de natureza obrigatria e o Usurio deve, ao realizar os clculos da Correo Monetria, emiti-los.
3.11.1. Ecos Viewer (Relatrios no Vdeo)

Este recurso permite que qualquer relatrio possa ser visualizado no vdeo. Trata-se de um sistema de visualizao de relatrio baseado no windows. Assim, os relatrios dos sistemas DOS podero ser visualizados
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em um aplicativo windows disparado no programa DOS, permitindo outros recursos o ZOOM e o envio de relatrios por e-mails. Instalando o Ecos Viewer. Para proceder a instalao do Ecos Viewer, o Usurio dever: Fazer o downloard no seu instalador atravs do endereo http://ecossist.com.br/downloards/ecosviewer.exe
Ateno!
Sem a instalao do EcosViewer na ser possvel a visualizao dos relatrios em tela.
3.11.1.1. Configurando a Impressora.

Para configurar a impressora, ir at Funes Gerais, clicar sobre a opo Configurao da Impressora, nela esto pr-definidos os tipos de impressoras disponveis. Atravs desse mdulo ser possvel a configurao de diversas impressoras da rede,; cada uma delas com a sua porta LPT especfica. O uso dessa opo deve ser restrito a usurios experientes j que a modificao nos seus parmetros afeta diretamente a impresso de
Ateno!
Ex. Se a rede foi configurada de forma que a impressora EPSON LX-300 funcione como LTP1 da estao, o Usurio dever: Indicar LPT1 como porta da impressora matricial Se na rede h uma impressora jato de tinta configurada para receber a impresso LPT2, modificar a impressora HP Deskjet para a porta LPT2.
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Novas impressoras podem ser adicionadas e configuradas de acordo com seus manuais respectivos, com cdigos para compresso e negrito dos caracteres, alm de outros cdigos. Se h na rede, duas ou mais impressoras jato de tinta (por exemplo), possvel inclu-las na lista de impressoras, indicando a porta correta e repetindo os cdigos de impresso da forma como esto para a HP Deskjet. A opo para HP Deskjet funciona para a grande maioria das impressoras jato de tinta da HP e outras. A Matricial Todas as impressoras matriciais A Laser Para maioria das impressoras Lasers Padro IBM Para alguns tipos de impressora da srie LEX MARK da IBM As impressoras Epson jato de tinta seguem a mesma codificao das impressoras matriciais e desta forma podem ser configuradas como matricial apesar de serem jato de tinta. Para configurao so requisitados os seguintes campos: Descrio: Tipo: Informar o nome da impressora Tipo da impresso V Vdeo M Matricial J Jato de Tinta L Laser Porta: A porta da impresso (LPT1, LPT2, LPT3...) Laser. Pode ser R (retrato) ou P (paisagem). Linhas R: Nmero mximo de linhas por pgina para impresso na orientao P (paisagem).
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Orientao: Campo vlido somente para impressoras Jato de Tinta e
Selecionando a Forma de Impresso Sempre no momento da impresso, aps a confirmao, o Sistema exibir a lista de impressoras disponveis. A lista inicia com Vdeo. Ao seleciona-la, o Usurio ver op Sistema processar primeiramente, toda a impresso (o que pode demorar um pouco, j que vai depender do tamanho do que vai ser impresso) e, depois, abrir automaticamente o visualizador de relatrios (Ecos Viewer) no windows, para que seja exibido o relatrio. Se for selecionada uma impressora (qualquer seleo diferente de Vdeo), o Sistema envia o relatrio diretamente para a impressora sem a visualizao.
NO SER MAIS NECESSRIO O USO DE PROGRAMAS COMO DESKJET.EXE

PARA CONFIGURAR IMPRESSORAS HP.
Visualizador de Relatrios (Ecos Viewer) Utilitrio desenvolvido por Ecos Sistemas Ltda, permite a visualizao dos relatrios na tela dos sistemas da linha DOS. Selecionando Vdeo, no momento da impresso, o Ecos Viewer ser automaticamente aberto e o relatrio visualizado. Recursos do Ecos Viewer Alm da visualizao, possvel a impresso atravs do Ecos Viewer clicando no cone Impressora na prpria tels da visualizao. No
50 Guia do Usurio
entanto, aconselhvel que o usurio utilize a impresso direta via DOS, ou seja, visualizar o relatrio, fechar o Ecos Viewer e em seguida, imprimir novamente o relatrio, selecionando a impressora que dever proceder a impresso. O Usurio dever restringir o uso da impresso dirtamente pelo aplicativo, nos casos de envio do relatrio por e-mail (explicado mais adiante). Para impresso pelo Ecos Viewer em impressoras jato de tinta e laser, o usurio dever configurar a impresso para a fonte courier. As opes do pequeno menu do ecos Viewer podem ser selecionadas com click ou com a tecla da letra inicial de cada opo, aps a visualizao. Abrir Arquivo arquivos com extenso ECV (formato salvo pelo Ecos Viewer), podem ser selecionados para visualizao. Salvar Arquivos aps a visualizao possvel Salvar o relatrio clicando nesta opo. O usurio dve ento, selecionar o local para gravar o arquivo, informar o nome (nome-lo)e clicar em Salvar . Para uma abertura posterior, acessar: Iniciar/Programas/Ecos Sistemas/Ecos Viewer e utilizar o Windows Explore; localizar o arquivo e clicar duas vezes no arquivo ECV. O Ecos Viewer ser aberto automaticamente. Visualizar Relat. -utilizado na visualizao dos Relatrios. Enviar por e-mail -permite o envio de relatrio por e-mail para qualquer endereo de e-mail vlido de onde o destinatrio poder visualizar e imprimir o documento sem necessidade de instalar os programas DOS no seu computador Ao acessar esta opo, o usurio ver o Sistema requisitar informaes nos seguintes campos Remetente: informar o nome do remetente.
Guia do Usurio 51
E-mail:
informar o e-mail do remetente. exemplo, se ecos@digi.com.br, informar ecos).
ID do usurio: informar o nome do usurio da conexo Internet (por Serv. SMTP: informar o servidor de e-mails (o servidor SMTP informado de acordo com o provedor ao qual esteja conectado. o mesmo servidor utilizado no seu programa de e-mail. (Ex: smtp.provedor.com.Br) E-mail destinat.: Assunto: Mensagem: 2001) digitar a mensagem. O sistema oferece um pequeno roteiro. O texto final dever ser conservado porque explica como o destinatrio visualizar o relatrio j que ele mesmo proceder o download do Ecos Viewer, instalando-o no seu computador de acordo com as instrues j incorporadas ao e-mail. Aps o preenchimento dos campos acima, clicar em
ENVIAR.
informar o e-mail do destinatrio do relatrio
informar o tema do teor do relatrio. (Ex: Balano Patr.
Config.Impres. essa opo dever ser realizada para configurar a orientao da impresso (retrato ou paisagem), o tamanho do papel e as fontes utilizadas. Informar os valores desejados e clicar OK
ESTA OPO SOMENTE DEVER SER UTILIZADA NA IMPRESSO ATRAVS DO

BOTO
IMPRIMIR
DA TELA DE VISUALIZAO EM IMPRESSORAS JATO DE TINTA
OU LASER E, NESSES CASOS, UTILIZAR A FONTE COURIER NEWS, TAMANHO 9
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3.11.2. Listagem dos Dados da Empresa

Esta opo fornece todos os dados da empresa em referncia. Para imprimi-la, selecionar esta opo no menu e confirmar a pergunta: CONFIRMA (S/N). Relatrio de 80 (oitenta) colunas.
3.11.3. Listagem do Cadastro de ndices
Ao selecionar essa opo sero requisitadas do Usurio algumas informaes para impresso da listagem, nos campos abaixo: (D)irio/(M)ensal Informar se os ndices da listagem devem ser dirios (D ou mensais (M). Data/Ms Inicial Informar qual o dia/ms a partir do qual ser iniciada a listagem.
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Data/Ms Final
Informar a Data/Ms limite para o final da listagem.
Com essa listagem o Usurio ter disponveis todos os valores de ndices desejados de acordo com o perodo informado nos campos descritos acima.
3.11.4. Listagem do Plano de Contas
Para emisso do Plano de Contas so requisitados os seguintes campos: Cdigo Inicial Informar o cdigo a partir do qual deseja a listagem. Sempre iniciar a listagem por uma conta de 1 a 4 Grau, nunca de 5 Grau. Se preferir imprimir todas as contas, deixar o Cdigo Inicial em branco.
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Cdigo Final
Informar o cdigo da conta at quando desejar a listagem (sempre informar contas de 5 Grau).
Coluna nica
Existem 2 (dois) modelos de listagem: 1) O Sistema imprime duas colunas (uma em ordem numrica e outra em ordem alfabtica). 2) Imprime uma nica coluna e pergunta se em ordem alfabtica ou no. Essa seleo ficar a critrio do Usurio.
3.11.5. Listagem da Configurao de Contas

Esta listagem fornece uma descrio da Configurao de Contas realizada para a empresa. Para emiti-la, o Usurio dever confirmar a impresso ao selecionar a opo.
3.11.6. Lista / Ficha / Etiqueta dos Bens

Para impresso desse relatrio sero requisitados os seguintes campos: Lista / Ficha / Etiqueta Setor / Localizao Indicar especificamente L, F ou E. Qualquer relatrio de bens pode para Caso no ser um seja
individualizado inform-lo nesse
somente campo.
SETOR/LOCALIZAO; para isso preciso fornecida essa informao, todos os bens sero incorporados ao relatrio. Esse campo se repetir em alguns relatrios, funcionando de igual maneira para todos. responsvel pela
Guia do Usurio 55
diviso dos bens segundo os locais de lotao: filiais, departamentos... , ou seja, servir para o Controle do patrimnio. Data de Referncia Esta data dever ser obrigatoriamente indicada e servir de base para a seleo de bens, excluindo da listagem os bens com data de aquisio superior a esta. Da mesma forma sero excludos aqueles com data de baixa tambm superior a esta Data de Referncia. Cdigo Inicial As regras so as mesmas para todo o Sistema. Informar o cdigo do primeiro bem, se no informar, todos os bens sero listados. Cdigo Final Informar o cdigo do ltimo bem a ser listado.
Ao confirmar o relatrio, o documento ser impresso segundo todas as informaes fornecidas e descritas nos campos acima delineados. Esta lista ser de 80 (oitenta) colunas, como tambm a Ficha. Esta ltima Ficha Patrimonial do Bem, onde devero estar armazenadas todas as suas informaes que so, evidentemente, de grande utilidade para o Controle do Patrimnio. A etiqueta deve ser de 70 x 23 mm, utilizada para colagem em cada bem cadastrado, a fim de que sejam todos os bens devidamente identificados.
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3.11.7. Listagem da Movimentao

A Listagem da Movimentao fornece na impressora, o que a tela mostra na opo LISTA/ALTERAO DA MOVIMENTAO, dentro do modulo MOVIMENTAO DAS CONTAS. O perodo dessa movimentao deve ser informado (data inicial/data final). Se a informao no for fornecida, o Sistema executar a listagem do movimento de todas as contas; do contrrio, se for fornecido qualquer cdigo, o Sistema listar somente o movimento da conta indicada.
3.11.8. Lista / Mapa de Bens Baixados.
De forma semelhante a Lista/Ficha/Etiquetas de Bens, existe esse relatrio que segue as mesmas regras, dispensando portanto, maiores comentrio sobre os campos requisitados.
Guia do Usurio
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A diferena bsica que enquanto o relatrio do item anterior imprime o que est no Ativo, este informa os bens que foram baixados neste exerccio at a Data de Referncia. De qualquer forma, preciso realizar, opcionalmente, a emisso da Lista ou Mapa dos Bens Baixados, ao final de cada exerccio, para registro das ocorrncias de baixas ocorridas durante o exerccio.
3.11.9. Resultado da Correo Monetria.

O nico campo que ser requisitado Data da Correo Monetria para a impresso do Resultado da Correo Monetria referente data informada. Assim, se por exemplo, uma empresa realiza clculos de correes mensalmente, o relatrio dever ser impresso para cada ms e o Resultado da Correo Monetria de cada um dos meses, poder deixar de ser emitido ao final do ano. Para isso emitir o relatrio com a data indicada de cada ms. IMPORTANTE: a partir de 1996, com a extino da Correo monetria de balano, esse relatrio no precisa mais ser impresso.
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3.11.10. Razo Auxiliar
Outro relatrio de natureza obrigatria; para execut-lo, o Usurio dever antes fornecer informaes nos campos abaixo: Cdigo Inicial Informar o cdigo de um bem e o cdigo de uma conta que apresenta correo como por exemplo, Conta Capital. Se esse campo no for preenchido, o Sistema imprimir os Razes de todas as contas. Cdigo Final Informar o cdigo da conta at a qual se pretende imprimir os Razes. Ms Inicial Informar, o ms no qual devem ser iniciados os lanamentos no Razo.
Guia do Usurio
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Ms Final
Informar at que ms os lanamentos devero ser impressos no Razo.
De acordo com as informaes indicadas acima, o SECM proceder a impresso do Razo Auxiliar. Esse relatrio pode ser emitido de uma s vez no final do exerccio, contendo todos os lanamentos do ano, independente de ser a correo mensal, semestral ou anual. Para isso informar o Ms Inicial (01) e o Ms Final (12). Conforme comentado anteriormente em 1996 a Correo
Monetria de Balano foi extinta, dessa forma o Razo Auxiliar ir demonstrar apenas os valores calculados para a Depreciao.
3.11.11. Resumo das Depreciaes

Este relatrio demonstra os valores calculados das depreciaes de todos os bens cadastrados, servindo de complementao aos documentos contbeis. O Sistema solicita informaes nos campos abaixo: Cdigo Inicial Indicar o cdigo do primeiro bem que ser listado. Se no for informar, o Sistema listar todos os bens cadastrados. Cdigo Final Ms do Relatrio Informar o cdigo do ltimo bem a ser listado. Informar o ms do relatrio referente ao calculado das depreciaes efetuadas pelo Sistema.
60 Guia do Usurio
Setor/Localizao
Informar da mesma forma que no item 3.11.5 (Lista/Ficha/Etiqueta dos Bens).
3.11.12. Mapa dos Bens por Grupo

Excelente ferramenta oferecida pelo SECM para o Controle do Patrimnio. A sua utilizao fornecer ao Usurio uma lista de bens cadastrados numa certa conta (por exemplo, os vrios veculos da conta VECULOS), com os seus valores em moeda e em ndice. Para sua utilizao, o Sistema solicita informaes nos seguintes campos: Cdigo Inicial Cdigo Final Ms do Relatrio Setor/Localizao Informar a conta inicial para emisso Informar a conta limite para a impresso. Informar o ms base para o relatrio. Informar de acordo com as regras j descritas anteriormente. Com o preenchimento do ltimo campo, possvel separar os bens segundo os setores e obter Mapas com uma descrio de todos esses bens, agrupados de acordo com o seu grupo contbil e, com todos os seus valores, permitindo um panorama do Patrimnio numa data qualquer ou mesmo, o valor parcial do Patrimnio de um determinado setor
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3.11.13. Resumo para Contabilizao

Quando o SECM no for integrado ao Sistema Ecos de Contabilidade SEC, o Usurio poder aproveitar esse relatrio para a transcrio dos lanamentos de Correo/Depreciao na Contabilidade. A cada ms processado ser formado um arquivo lote com os lanamentos gerados, sendo os seus nmeros formados de acordo com o tipo de processamento e o ms em que foi realizado. Assim, para o processamento da Movimentao das Contas, os lotes formados por esse processamento tero o prefixo L; para o processamento da Correo/Depreciao o prefixo C. Exemplos: L01 Movimento das Contas de Janeiro C07 Correo/Depreciao de Julho L12 - Movimento das Contas de Dezembro C10 Correo/Depreciao de Outubro
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3.12. Funes Gerais
Esto agrupados nesse mdulo diversas opes que auxiliaro o Usurio na operao do Sistema.
3.12.1. Correo Monetria/Movimentao
Guia do Usurio
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Toda vez que executado um processamento, o Sistema marca nos arquivos a operao. Existem dois tipos de processamento: Movimentao das Contas e o da Correo Monetria/Depreciao. Desta forma ao executar o processamento da Movimentao das Contas no ms de Fevereiro por exemplo, marcado que foi processamento no referido ms. Toda a marcao feita com X (maisculo), no sendo feita com nenhum outro caractere. So essas marcaes que indicam os perodos de Processamento, j comentados CLCULOS. tambm atravs dessa opo que poder ser desfeito qualquer processamento realizado, sem a necessidade de restaurao de cpias. Para isso, desmarcar o processamento que ser desfeito, ou seja, apagar o X do local indicado. Procedendo dessa forma, o Usurio estar informando ao Sistema, a restaurao da posio anterior ao Processamento que foi desmarcado. Na realizao de um processamento num sistema integrado, o SECM gera os lanamentos contbeis. Quando nesse Sistema desmarcado um processamento, os lanamentos contbeis sero automaticamente excludos da Contabilidade, sem necessidade de qualquer outro procedimento. Dessa forma, possvel fazer e refazer processamentos quantas vezes sejam necessrios. no item 3.10 PROCESSAMENTO
DOS
efetuado
este
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Guia do Usurio
3.12.2. Converso de Padro Monetrio

Essa opo executa todos os lanamentos referentes a Converso de Moeda, estando adaptada para a converso de Cr$ para CR$ em 01/08/1993 e para a converso de CR$ para R$ em 01/07/1994. Essa converso deve ser realizada depois do lanamento dos valores at a data da converso. apenas uma seqncia lgica para auxiliar a operao do Sistema, no caso do Usurio esquecer de realizar a converso, poder ser feita sem nenhum problema. Caso sejam necessrias alteraes em um ms anterior converso, no haver qualquer problema; ao encerrar os procedimentos, acessar novamente esta opo e reconverter os valores. Convm lembrar que a reconverso dever ser obrigatoriamente realizada para que os valores antes modificados sejam devidamente ajustados. Outras converses em outros anos que no os descritos acima, no podero ser executadas atravs desta opo.
3.12.3. Encerramento do Exerccio

Ao final de cada ano, deve ser realizado o Encerramento do Exerccio quando os arquivos sero preparados para receber as informaes do ano seguinte. Antes de executar esse procedimento, convm verificar se j foram emitidos todos os relatrios e se as Cpias de Arquivos j foram realizadas em disquete. Este procedimento, para os sistemas integrados a Contabilidade, j processa o encerramento tambm neste sistema.
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Antes de encerrar o Exerccio o Sistema pergunta: CONSERVA BACKUP DO ANO DE ENCERRAMENTO (S/N). Se a resposta for afirmativa, o Sistema grava uma cpia no Winchester do ano em encerramento, possibilitando a utilizao da opo de Restaurao de Ano Anterior (comentado mais adiante), para retornar ao ano anterior.
3.12.4. Zeramento de Saldos
A opo de Zeramento de Saldos, apaga todos os valores do Cadastro de Bens e tambm todos os lanamentos e ocorrncias do ano. Antes de Zerar os Saldos, o Usurio dever em primeiro lugar, desmarcar todos os processamentos. O uso dessa opo fica restrito a situaes onde seja necessrio algum procedimento para o conserto dos valores. Um exemplo seria o
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desajuste dos Saldos dos Bens, sendo possvel ao Usurio, refazer novamente todos os procedimentos para o seu devido reajuste. Para realizar essa opo, o Sistema pergunta: CONSERVA SALDO INICIAL (S/N). A pergunta serve para informar se o saldo implantado dever permanecer ou se o Cadastro de Bens dever ser totalmente zerado, quando tambm ser zerado o saldo inicial.
3.12.5. Criao Automtica dos Bens
O Sistema pode criar automaticamente os Bens de acordo com os saldos das contas do Ativo Imobilizado e, de acordo com a configurao previamente feita, proceder a criao das diversas fichas com os totais das contas. Esta opo vlida para empresas que no tm as fichas individuais de cada bem e assim, o Sistema poder criar as fichas totais de forma automtica.
Guia do Usurio 67
A seqncia para o procedimento CADASTRAR

O
PLANO
DE
CONTAS (CASO
AINDA NO TENHA SIDO FEITO NA
CONTABILIDADE).
IMPLANTAR OS SALDOS (CASO NO SEJA INTEGRADO A CONTABILIDADE). CONFIGURAR AS CONTAS. REALIZAR A CRIAO AUTOMTICA DOS BENS.
3.12.6. Cpias / Restauraes de Arquivos

Para comodidade do Usurio, o SECM tem sua prpria funo de Cpias de Lotes, o que lhe permite ao primeiro, realizar seus backups de segurana sem necessidade de sair do Sistema. No SECM integrado a Contabilidade, as cpias da Contabilidade j envolvem os arquivos do Sistema , dispensando esta opo. IMPORTANTE: os disquetes que iro receber as cpias devem est formatados.
3.12.6.1. Cpias de arquivos

A cpia de arquivos s obrigatria antes do Encerramento do Exerccio, utilizando uma extenso como 95, 96 (para indicao do ano). Ser conveniente realizar cpias intermedirias durante o exerccio, para uma maior segurana das informaes. O ideal ser realizar cpias sempre aps a utilizao do Sistema e sempre ao final do dia, com a mesma extenso (SEG por exemplo), no mesmo disquete. A cpia do final do ano dever ser realizada em outro disquete.
68 Guia do Usurio
Para proceder a cpia, o Sistema solicita informaes nos campos abaixo: Rota Destino Informar nesse campo o drive e subdiretrio onde os arquivos sero copiados. A sintaxe a seguinte: DRIVE:\SUBDIRETRIO A a Z:\Nome do Subdiretrio acompanhado das barras competentes. Extenso p/Cpias Informar neste campo a extenso que as cpias recebero; geralmente o ms dos lotes. No caso da rota destino, quando omitido o drive ou subdiretrio, o SECM considerar aquele atual, ou seja, o subdiretrio da empresa \CTB\EMPRESA. Por exemplo, para copiar os arquivos pertencentes ao ms de Fevereiro e enviar a cpia para um subdiretrio chamado \ 1996 que est em um disquete no Drive A. Observar a situao:
ROTA DESTINO: A:\1996 EXTENSO PARA AS CPIAS: FEV conveniente lembrar que esse subdiretrio j dever existir no disquete, podendo ser previamente criado com o comando no sistema operacional: MD A:\1996
Guia do Usurio 69
Se o Usurio preferir no copiar em um subdiretrio, dever colocar somente A: Quando confirmada a realizao da cpia, o Sistema solicitar a insero do disquete no drive destino informado. Inserir no drive o disquete devidamente habilitado e pressionar qualquer tecla para continuar. Se o destino for o prprio winchester teclar algo normalmente. OBSERVAES: 1) O drive destino pode ser tanto o winchester como o disquete. No
caso do primeiro, conveniente ter a certeza de que poder receber os lotes, ou seja, seu espao livre seja maior que a quantidade de bytes dos lotes. Se o destino for o disquete, no haver nenhum problema; se um determinado arquivo, durante a realizao da cpia, no encontrar espao, o Sistema solicitar a insero de um Novo Disco, para dar continuidade a cpia. Dessa forma, o arquivo ficar dividido em 2 (dois) discos. 2) Se um arquivo for particionado em discos, os ltimos dois dgitos
do seu nome, identificaro o nmero da seqncia da cpia. 3) Quando do aviso para a insero de disco, a cpia pode ser
interrompida teclando a barra de espao. 4) Todas as cpias feitas atravs dessa funo, podem ser
restauradas pela funo Restaurao de Arquivos.
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Guia do Usurio
5)
Nesse procedimento de cpias dever ser utilizado um disquete
para cada empresa e para cada ano.
3.12.6.2. Restaurao de Arquivos

A restaurao usada quando for necessrio passar um arquivo para o winchester e fazer uso deste. Restaurao, significa ento, transformar cpias em arquivos DBF e, atravs do SECM, acess-las. Cpias para serem restauradas pedem a Rota de Origem e a Extenso das Cpias. Por exemplo: se as cpias esto gravadas no subdiretrio \ 1996 de um disquete que est no drive A , a extenso das cpias FEV e que ainda sero restaurados no drive e subdiretrios atuais; os campos, nesse caso, devem ser preenchidos da seguinte forma: ROTA DE ORIGEM: A:\1996 EXTENSO DAS CPIAS: FEV Confirmada a restaurao, o SECM emitir uma mensagem requisitando o disco que contm os arquivos. Para continuar, inserir o disco no drive competente e pressionar qualquer tecla. ATENO: se for pressionada a barra de espao, a restaurao que iria ser processada, ser CANCELADA! Caso a cpia tenha ficado dividida em vrios disquetes, o Sistema automaticamente os requisitar e o Usurio dever inseri-los na ordem em que foram copiados.
Guia do Usurio
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Com a restaurao, o arquivo atual ser apagado. No caso deste conter algum dado importante, convm, em primeiro lugar, copiar a posio atual e depois restaurar o arquivo desejado. Logo aps, restaurar a posio atual. Esse procedimento vale, por exemplo, quando houver necessidade de restaurar um ano anterior e j tenha sido digitado alguma coisa no ano em curso. Nessa situao, tambm possvel criar outra empresa e restaurar o ano que o Usurio desejar listar, alterar, copiar e depois apagar a empresa criada. IMPORTANTE: para qualquer alterao ou consulta dentro do exerccio, no ser preciso trabalhar com cpias, o Sistema permite acesso total a todo o ano.
3.12.6.3. Deletar Arquivos

Para deletar algum arquivo, necessrio informar o seu nome e extenso no campo MSCARA/ARQUIVO, podendo ser informado um grupo de arquivos a serem apagados como sistema operacional. Para deletar por exemplo o lote 001 que est no drive A, digitar: A: LOTE001.DBF *. DEZ, LOTE*.DBF..., de acordo com as regras de mscaras usadas para deletar arquivos no
3.12.6.4 Restaurao de backups

Antes de alguns procedimentos o Sistema realiza uma cpia automtica dos arquivos para o winchester (com extenso BAK) para uma maior segurana caso aconteam situaes que possam prejudicar a rotina de trabalho como, abortamento, oscilaes na rede eltrica ou
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procedimentos inadequados. Por essa razo conveniente proceder a restaurao de backups logo aps acessar o Sistema.
3.12.6.5. Restaurao de Ano Anterior

Antes do Encerramento do Exerccio, o Sistema realiza uma cpia do arquivo para o Winchester (se a resposta a pergunta no mdulo 3.12.3. Encerramento do Exerccio) a qual poder ser restaurada atravs desta opo. Para esse procedimento, o Sistema pergunta qual o Ano a Restaurar. ATENO: a posio atual ser apagada. Se existir alguma informao nos arquivos atuais, convm antes de iniciar a restaurao; Copiar os Arquivos (3.12.6.1), Restaurar o Ano Anterior (3.12.6.4) e depois Restaurar os Arquivos da posio atual.
3.12.7. Indexao de Arquivos

Procedimento realizado toda vez que acontecer um incidente;
queda de tenso na rede eltrica por exemplo ou, qualquer outro que no seja o procedimento normal de sada do Sistema (Fim de Operao do Menu Principal).
Guia do Usurio
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3.12.8. Seleciona Empresa
Opo similar ao acesso ao Sistema (3.1), na parte da escolha da empresa de trabalho. Aqui possvel mudar de empresa ou at mesmo, criar novas empresas.
3.12.9. Sai para DOS

Opo que permite a sada para o sistema operacional.
3.12.10. Atualizao da Data

Refere-se mudana de Data do Sistema.
3.13. Fim de Operao

Opo que executa a sada do Sistema.
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Guia do Usurio
4. Roteiro de Operaes.
Para uma correta utilizao do Sistema ECOS de Controle Patrimonial SECM seguir os passos descritos de maneira ordenada e interligada. Portanto toda etapa de operao do Sistema estar diretamente ligada outra e ser extremamente necessrio da parte do operador um acompanhamento de todos os procedimentos que dizem respeito aos arquivos.
4.1. Para Implatao

O SECM pode trabalhar integrado ou no ao SEC Sistema ECOS de Contabilidade e, para que seja criada uma empresa no integrada, apenas realizar a sua incluso no Sistema (processamento j explicado). Mas, para integrar arquivos j existentes na Contabilidade ao SECM, o Usurio dever acessar a empresa desejada utilizando este sistema e se responder afirmativamente a pergunta: CONVERTE ARQUIVOS PARA INTEGRAO (S/N), o Sistema ir preparar os arquivos j existentes da Contabilidade para trabalhar com a correo. Aps a criao da empresa na correo preciso: Digitar os dados da empresa, informando como Ano de Referncia, o ano a ser processado; Configurar as contas. Lembrar que as contas de Capital e de Ativo Permanente, devem ser totalmente informadas, conta a conta e ainda ter aquela correspondncia de 5 Grau conta de correo 5 Grau conta de depreciao; Implantar os Saldos das Contas (se no integrado);
Guia do Usurio 75
Cadastrar os Bens, indicando o seu Saldo Inicial e Depreciao Acumulada Inicial. A data de aquisio dever ser exatamente a data da compra do bem se a ficha for individual para cada bem ou a data do ltimo balano realizado.
Observaes: 1) Para os casos em que j foram realizados balanos ou clculos de correo/depreciao no decorrer do ano, necessrio marcar na opo Correo/Depreciao/Movimentao das Funes Gerais, que esses balanos ou clculos foram realizados, colocando X nas duas colunas do ms correspondente. 2) Para as empresas que iniciam suas atividades no meio do ano, devem ser informados os Bens adquiridos como se fosse uma aquisio dentro do ano, seguindo as regras para incluso de bens durante o ano, comentadas no item correspondente. Esse tipo de Bem no tem saldo inicial e tem contra partida. Se o ano for inferior a 1996, os lanamentos de abertura de Capital, como so chamadas as contas que sofrem correo, devem ser indicados nos lanamentos comuns e no na Contabilidade.
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Guia do Usurio
4.2. Processamento Normal

a) Para Correes/Depreciaes Mensais: Incluso de movimentao como: Lanamentos Comuns (para as contas que no tm fichas), movimentao com as Fichas (baixas, reavaliaes, acrscimos, incluso de fichas). Proceder o Processamento da Movimentao das Contas para que os lanamentos sejam repassados a Contabilidade. Proceder o Processamento da Correo Monetria/Depreciao. Emitir o Resultado da Correo Monetria ou qualquer outro relatrio que desejar. A impresso desse relatrio pode ser realizada no final do ano.
b) Para Correo/Depreciao Semestral ou Anual: Incluso da movimentao possvel ao Usurio proceder o Processamento da Movimentao das Contas mensalmente a medida que for movimentando cada ms ou, processar de uma s vez ao final de cada perodo de correo, quando o Sistema liberar para a Contabilidade toda a movimentao do perodo de uma s vez. Realizar o Processamento da Correo Monetria/Depreciao do perodo.
Guia do Usurio
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Observao: Podem surgir ocasies onde o SECM ser instalado tendo a Contabilidade j processada at o final do ano, esperando apenas a Correo Monetria para o encerramento do balano. Neste caso, muitos lanamentos da correo j foram feitos na Contabilidade tais como, incluses de bens, baixas de bens, lanamentos de aditivos. Esses lanamentos devem ser, de qualquer forma, informados na Correo. Com isso, ao ser realizado o processamento da Movimentao das Contas, sero repassados para a Contabilidade. conveniente ter uma certa cautela com esse procedimento porque os lanamentos podero ficar duplicados (devido a existncia dos lanamentos na Contabilidade). Para evitar essa duplicao; excluir os lanamentos na Contabilidade, substituindo-os por aqueles vindos do SECM
Este manual foi alterado em 10 de Junho de 2002
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Atteno!! Ate no! A eno
Sr.
Usurio,
este
Guia
foi
especialmente
elaborado para auxili-lo na operao do Sistema Ecos de Controle Patrimonial - SECM. Portanto, antes de solicitar o suporte tcnico, leia-o com ateno; nele esto contidos todos os passos dos procedimentos especficos para um perfeito controle do Patrimnio da sua empresa . As folhas em branco ao final desse guia foram criadas intencionalmente para lhe possibilitar anotaes suplementares fornecidas quando de um suporte tcnico, inclusive data e hora da prestao desse servio.
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Sr.. Empresriio Sr Empresr o
O ttraballho iinffanttiill criime.. O raba ho n an cr me

Sejja um amiigo da criiana;; Se a um am go da cr ana
Collabore para erradiicao da Co abore para errad cao da mo de obra iinffanttiill.. mo de obra n an Lugar de criiana na escolla.. Lugar de cr ana na esco a
A Ecos Sistemas est trabalhando para receber o selo de Empresa amiga da Criana, seja voc tambm um Amigo da Criana; ceda espao para propaganda contra o trabalho infantil, no mantenha relaes comerciais com quem explora a mo de obra infantil e, colabore para manter uma criana na escola. Procure os rgos responsveis.
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3.1. Seleciona Empresa

3.2. Menu Principal

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Para selecionar qualquer das opes utilizar as setas e teclar <ENTER>

3.3. Dados da Empresa

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campo disponvel para informao do nome do indexador na correo.

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3.4. Tabela de ndices

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3.5. Plano de Contas

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3.6. Configurao de Contas

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CONTA DE CAPITAL REALIZADO:

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Contas a serem informadas: Capital Integralizado: 24101 Capital a Integralizar: 24102

Contas a serem informadas:

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Capital Integralizado:24101001 Capital a Integralizar: 24101002

Informar a conta de 5 Grau que ir receber o resultado da Correo Monetria credora.

Informar a conta de 5 Grau que ir receber o resultado da Correo monetria devedora.

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3.7. Implantao de Saldos

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3.8. CadastRo de Bens

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Campo utilizado para informao sobre o nome do fornecedor do Bem.

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3.9. Movimentao das Contas

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movimentao qualquer alterao,

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Com isso, toda a movimentao dessas contas deve ser informada ao

3.9.1 Movimentao das Fichas

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3.9.2 Movimentao das Contas que no tm Fichas

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