Libro. Administración del Tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

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Administración de tiempo/Tiempo de calidad Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo Administración de tiempo/Causas de la morosidad Administración de tiempo/El uso del tiempo Administración de tiempo/Planear las actividades Administración de tiempo/Organizar las actividades Administración de tiempo/Administración de actividades Administración de tiempo/El valor económico del tiempo laborable personal Administración de tiempo/Establecer fechas de seguimiento Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Administración de tiempo/El beneficio de la planificación Administración de tiempo/Poniendo prioridades Administración de tiempo/Eficiencia en la oficina Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" Administración de tiempo/Resumen y conclusiones prácticas Administración de tiempo/Evaluación periódica 1 2 5 6 8 9 10 11 12 12 13 14 16 17 18 19

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tanto mejor”. sin embargo.. La autodisciplina significa fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son más fáciles o agradables. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es importante.Desperdiciadores de tiempo >> Tiempo de calidad En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos. Todo el mundo pierde el tiempo. en el sentido más popular y vulgar. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos. lo que piensas. los amigos que eliges. diarias”. el ocio era bien visto. tratándolos de manera superficial. Se confunden los resultados con la actividad. En última instancia. y no dejar que él nos domine. El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos. Mitos El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Sólo tú puedes mejorar la calidad de tu tiempo. de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal. Lo que sucede es que no se decide a tiempo. La forma como usas tu tiempo define quién eres. Se regatea la delegación. aplastando personalidades y matando motivaciones. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando. Y nadie podrá dominar su propio tiempo mientras no esté primero dispuesto a dominarse a sí mismo. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles. puede ser sinónimo de un mejor aprovechamiento del mismo. en vez de trabajar mejor. El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Aunque a veces perder el tiempo. así que yo trabajo 15 hrs. El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. o no se decide. . en tanto el ocio y el descanso forman parte consustancial del desarrollo humano y social. Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar de su trabajo y su descanso. nos dará más tiempo para hacer las cosas. especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo. El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido. más aún que lo que dices. a veces esto puede ser algo frustrante. usas tu tiempo como lo deseas.Índice . En la antigüedad.Administración de tiempo/Tiempo de calidad 1 Administración de tiempo/Tiempo de calidad << Introducción . Es parte del ser humano. Mucha gente dice algo y hace lo contrario. Se centra el interés en trabajar más. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. lo que vistes. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión. porque su empleo permitía ejercitar el saber. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. somos nosotros quienes debemos dominarlo. la calidad del tiempo se convierte en la única variable. cada hora y aún cada minuto. por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser más enfocado y eficiente. El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeñas y grandes elecciones cada día. para no llegar a ninguna parte. y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos..

Excesivo flujo de papeles. Uso del teléfono • • • • • Antes de llamar. 11. Proyectos. 10. Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes. 2. trata de apartar un tiempo específico para llamadas. Chat. You Tube 6.Administración de tiempo/Tiempo de calidad Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible.Desperdiciadores de tiempo >> 2 Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo << Tiempo de calidad . 9. Políticas y procedimientos. Fallas de comunicación. (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes. o internos si son provocados por nosotros mismos. << Introducción .Índice . Reuniones. Filtra y agrupa las llamadas por hacer. Desperdiciadores de tiempo Externos vs.Identificación de hábitos personales Ejercicio I >> Desperdiciadores de tiempo externos 1. planifica la conversación. Teléfono. . Información. si son provocados por otras personas. Visitantes. Establece periodos de tiempo donde no recibirás llamadas sino sólo en casos de emergencia. Mirar la televisión 7. (Falta / exceso) Posibles soluciones Agenda • • • • Citas. 5. busca excusas para cortarla.Índice . Trata de acortar la parte social de la conversación. Facebook. 3. Los DDT se dividen en externos. 8. Internos. Actividades por realizar. ve directo al grano y permanece en él. Si la conversación se extiende innecesariamente. 4.

Al escribir usa palabras sencillas. • Dejarlo para horas que no sean de estudio . por ejemplo: fines de semana. un bar o un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti. Si la televisión tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: en una discoteca. • Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo. usa más el teléfono. existen lugares específicos para usar la televisión. Usa el estilo claro. Correspondencia • • • • • • • • • Escribe menos. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. días festivos o días inhábiles. No ver la televisión mientras se estudia para un examen. ni trabajo ( Nos desconcentra y hace perder tiempo) Mirar la televisión • • • • Limita la cantidad de tiempo para ver televisión Evita ver el televisor mientras estas comiendo. • Es recomendable ver la televisión en los tiempos de descanso. Interrupciones y visitantes inesperados • • • • • • Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. Piensa antes de escribir. conciso y orientado a hechos.Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo 3 Uso del Chat • Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat. No revises una y otra vez en nombre de la perfección. Uso del Facebook y You Tube • Destinar una cantidad de tiempo al día para revisarlos. . No contribuyas a conversaciones innecesarias. Elimina palabras. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propósito. anotando las respuestas al margen y enviándolas de vuelta. por ejemplo una sala de juntas. cuando los beneficios son pocos o inexistentes. Aprende a decir no. o una sala audiovisual. especialmente cuando te preguntan ¿Tienes un minuto?. • Si no quieres perderte algún programa de televisión y dispones de una videograbadora programable. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón. planea lo que quieres expresar. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.. Aísla la televisión de tu lugar de trabajo. • Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo. elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja. frases y párrafos innecesarios. Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos Escribe respuestas a cartas y memos.

Administración de tiempo/Desperdiciadores de tiempo 4 Reuniones • Desalienta y discontinúa las reuniones innecesarias. Objetivos no claros. • Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él. No contribuyas a conversaciones innecesarias. Falta de habilidad y conocimientos. resiste las interrupciones. • Prepárate para la reunión. Desperdiciadores de tiempo internos • • • • • • • Falta de prioridades. Falta de planes. Dejar cosas para después.Identificación de hábitos personales Ejercicio I >> . • Minimiza las conversaciones intranscendentes. Soluciones • • • • Reflexión Decisión Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hábitos << Tiempo de calidad . ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?. • Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. Falta de autodisciplina. mantente en el tema. Intentar hacer muchas cosas a la vez.Índice .

fechas tope no cumplidas.Administración de tiempo/Causas de la morosidad 5 Administración de tiempo/Causas de la morosidad Morosidad La morosidad es la enemiga del éxito. ventas perdidas. Lo difícil es comenzar. nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente. El éxito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que conducen a los resultados deseados. resultados por debajo de la calidad esperada. nos garantiza un continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas. . Indecisión. son esas cosas importantes las que usualmente dejamos para después. Sin embargo. El responder a lo urgente y posponer lo importante. 2. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión. necesitamos superar nuestra inercia. Esto disminuye nuestra efectividad. Una vez que la acción ha comenzado. y nuestros días se ven copados de demandas y presiones. Las principales causas de morosidad son: 1. La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras de último minuto. 3. Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente. Trabajos difíciles. será más fácil continuarla. lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Para vencer a la morosidad. clientes insatisfechos. Trabajos no placenteros. hasta que alcanzan el estado de crisis. embotellamiento mental y estrés.

y no lo dedico a cosas utópicas o improductivas. pues es traicionera!. pero si podemos examinar en forma objetiva y realista cómo lo manejamos. usualmente se convierte en 30. El resultado de examinar cómo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el desarrollo de un sentido personal del mismo: en qué se nos va y en qué debería írsenos. y que lo haga lograr más y disfrutar de lo que está haciendo. Diariamente hago una lista de pendientes. Ejercicio III El tiempo es un recurso único. 1. 1 Auto análisis del uso del tiempo Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo. o una serie de complicadas formas burocráticas que debamos seguir por el resto de nuestros días. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 4.Administración de tiempo/El uso del tiempo 6 Administración de tiempo/El uso del tiempo Principios prácticos Para conocer qué cosa en particular puede hacer un ejecutivo. que verdadera y rápidamente lo haga más efectivo. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar. Todos contamos con 168 horas a la semana ¿Cómo usas las tuyas? A continuación hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el descanso de 15 minutos para el café. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 5. En este punto se puede dividir la próxima semana en intervalos de quince o treinta minutos. ¡No dependa de la memoria. Nosotros no podemos manejar el tiempo pasado. Día a día. . todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razón de 60 segundos por minuto. Cada año me fijo metas específicas y las pongo por escrito. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 3. Cada día dedico un tiempo a planear mi trabajo. Encierra en un círculo la que corresponda a cada punto. y al final de cada hora se registra cómo se empleó esa hora. El resultado final de nuestro análisis no será una técnica. los jerarquizo según su importancia y trato de manejarlos en ese orden. Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas. así como algo inesperado. es necesario saber en qué se le va el tiempo. el primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 2.

• 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 12. Entre 45 y 52: Excelente. En forma habitual práctico la relajación para reducir tensiones. y tu resultado será el siguiente: Entre 13 y 28: Mal. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 9. . • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 7. tienes serios problemas. pero puedes mejorar. Entre 29 y 36: Bien. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 7 Puntuación Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste. Trato de manejar una sola vez la papelería que me llega. aburridas o desagradables de mi trabajo.Administración de tiempo/El uso del tiempo • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 6. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana. Soy capaz de decir ”NO” cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo. analizándola de inmediato y decidiendo sobre ella. Entre 37 y 44: Muy bien. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 11. Llego a posponer las cosas difíciles. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 8. • 4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre 13. debes disciplinarte!. • 1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre 10. Tengo una estrategia diseñada para evitar las interrupciones. sigue así.

Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente. Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: • • • • • Estén en línea con mis valores. Puedo realizar una planificación eficaz si: • • • • Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Sean completamente mías. es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias. o tan siquiera cada mes). El tiempo para planear. prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia. Estén definidas clara y específicamente.Administración de tiempo/Planear las actividades 8 Administración de tiempo/Planear las actividades Planear las actividades • Diseño de Objetivos. Sean realistas. . es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias. Sean de tiempo definido. a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos. una vez a la semana. • Planes de contingencia. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

Sólo una planificación cuidadosa permitirá recoger los beneficios del tiempo invertido sabiamente. Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. también es importante establecer un momento para comenzar. vale la pena invertir tiempo en un proyecto de valor alto. En una hoja. Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas: • ¿Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? ¿Estoy empleando la mayoría de mi tiempo en las funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo? • ¿Cuáles son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? ¿Qué sucedería si definitivamente no se hicieran? • ¿Puede hacerse algo de trabajo en forma más rápida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones personales o de mis colaboradores? . De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecución de los objetivos de la manera más conveniente. podrían eliminarse.Administración de tiempo/Organizar las actividades 9 Administración de tiempo/Organizar las actividades Organizar las actividades Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas. Debe hacerse. Prioridad C. • Tiempo.. Las prioridades cambian con el tiempo. pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite. Imprescindible de hacer. . haga al juicio más severo. con el objeto de concluir un proyecto en un límite previamente fijado. requerimientos de clientes importantes. Para poder determinar estas prioridades. Por otro lado. • Relatividad. • Prioridad B “Debe hacerse”: actividades de valor medio. Permite que el remordimiento de conciencia sentido por no realizar algo. . Establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas.. • Prioridad C “Deseable de hacer”: categoría de menor valor. debiendo de clasificarlas en tres categorías: • Prioridad A “Imprescindible de hacerse”: actividades decisivas.. .. Al comparar actividades o tareas debería quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que otras. Asimismo.. Tú eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Algunas de ellas entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas. al acercarse alguna fecha importante. posponerse o realizarse en periodos de poca presión. Aunque con frecuencia no se toma en cuenta. u oportunidades de éxito o desarrollo. Prioridad B. los A. B y C pueden ser flexibles. tiempo límite significativo. Las B de hoy pueden convertirse en A el día de mañana. Siempre guiarse con la pregunta “¿En qué puedo usar mejor mi tiempo en este momento?”.. Deseable de hacer. se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana: Prioridad A. las A de hoy pueden ser las C de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron. se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios: • Juicio. Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista.

Estén definidas clara y específicamente. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación. una vez a la semana. Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que: • • • • • Estén en línea con mis valores. o tan siquiera cada mes). El tiempo para planear. es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades. Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (por ejemplo: diariamente. es fundamental para no perder la orientación y no malgastar tiempo y energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias. a fin de optimizar lo más posible el tiempo del que disponemos. Sean completamente mías. Puedo realizar una planificación eficaz si: • • • • Reviso mis metas y establezco tareas diarias específicas. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea. Sean realistas. • Planes de contingencia. prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia. Sean de tiempo definido.Administración de tiempo/Administración de actividades 10 Administración de tiempo/Administración de actividades Planear las actividades • Diseño de Objetivos. . Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré. Organizo mis tareas por orden de prioridad.

El tiempo mal usado es dinero mal gastado. 5. El sueldo diario divídalo entre 8 para sacar el sueldo por hora. así mismo puede dividir este último resultado entre 60 para sacar su sueldo por minuto. se tiende a creer que se paga por “X” trabajo. en general. Sea honesto. Ahora bien. El resultado será lo que realmente usted debería de ganar. tiempo de vender. 3. . Hay aquí un aspecto particularmente grave de la mala administración del tiempo. “B” para las necesarias y “C” para las deseables. etc. revisar agenda. por ejemplo. el patrón está pagando un dinero que se va. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un día (promedio). incluyendo ir al baño. Ejercicio II 1. 2. reportar operaciones. tiempo de fabricar. y es impresionante la cantidad de personas que no se han concienciado de él: en las empresas y. hacer citas. siempre que alguien tiene empleados. Las actividades “B” son las que necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al baño. etc. y se espera que en ese tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros. Debemos de considerar que las actividades “A” son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera. pero la realidad es que se paga por “X” tiempo.Administración de tiempo/El valor económico del tiempo laborable personal 11 Administración de tiempo/El valor económico del tiempo laborable personal Una preocupación para las empresas Todas las empresas manejan sus finanzas a través de tiempo: tiempo de organizar. 6. 7. etc. sume el tiempo de las actividades “A” y el de las “B” y multiplíquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. Clasifique cada actividad con una letra “A” para las indispensables. una y otra vez. Sólo usted verá este documento. etc. al bote de la basura. Y así mismo anote el tiempo que destina para cada actividad.. verificar mi equipo y herramientas. como la Empresa solo espera de nosotros resultados. Si este tiempo no está bien empleado. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. emitir reportes. llamar por teléfono a la mamá. hablar con la mamá. y se otorgan al cumplimiento de determinadas jornadas de presencia. tiempo de comprar. 4.. platicar con los compañeros de cualquier tema. hacer balances. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de días trabajados para sacar el estimado de sueldo diario. desde que inicia sus actividades hasta que se retira. analizar recursos. platicar la última película. Y por último las actividades “C” son aquellas que bien puedo eliminar y no afectan mi productividad. tales como: fumar un cigarro y pensar “qué ocupado estoy”.

Administración de tiempo/Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas. Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. con flexibilidad. Existe siempre un límite en cuanto qué tan lejos es posible planear en cualquier momento dado.Administración de tiempo/Establecer fechas de seguimiento 12 Administración de tiempo/Establecer fechas de seguimiento Establecer fechas de seguimiento Toda planificación es pensar en el tiempo por venir. en cambio. pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos. organizadas y priorizadas. pues si no los tenemos claros somos fácilmente manejables por cualquier evento que se presente. Lo que varía en los planes es hasta donde se extienden al futuro y qué tan precisos son. de este modo. . favorece la eficiencia personal y profesional. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y. Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos. si no los descuidamos siempre sabremos hacia dónde dirigirnos. Si uno no sabe para donde va. puede tomar cualquier camino.

por poner un número redondo) producen la gran mayoría de los resultados y viceversa.Administración de tiempo/El beneficio de la planificación 13 Administración de tiempo/El beneficio de la planificación El principio de Pareto Wilfredo Pareto. Recordar que “aquellos que viven sepultados en los problemas. En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad. Si se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza. la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback.. Concentrarse en tareas más nobles. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose ”¿Qué es lo que tengo que -y quiero. es decir. Entonces. se manejará mejor. También en la medida de lo posible. es como tener su barco dispuesto para la acción. No confundir el manejo de problemas con solución de problemas.hacer hoy?”. Aspectos importantes a considerar Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución. Uno puede comenzar a trabajar efectivamente. El corolario es: un 80% de nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Efectividad es hacer las cosas correctas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema. en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados. Concentrarse en las oportunidades.. la situación le dirá cuáles son las prioridades en términos de importancia y urgencia. sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. En otras palabras. aparte de que los resultados serán mejores. cosas que no son necesariamente lo mismo. Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. evitar la realización demasiado correcta de tareas. antes que en los problemas. que no son las que se tienen que hacer. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas de privacidad”.. Cuidar más la efectividad que la eficiencia.. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la importancia de las tareas. o hacer bien las cosas. Uno tiene que tener claridad acerca del propósito. En nuestras vidas es mucho más valioso lograr efectividad que eficiencia. va derecho al objetivo. Necesitamos identificar cuál 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso más constructivo y cuál es usado en tareas menos productivas. señalar en el programa diario tiempos de no interrupción para poder concentrarse. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo. La efectividad engloba a la eficiencia. habitación o escritorio bien ordenado. de los fines y objetivos del trabajo. . Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados. efectividad Eficiencia es hacer las cosas rápidamente. Tener presente el “principio del 80/20” o “Principio de Pareto”: Unos pocos esfuerzos críticos (20%. dejan pasar de largo las oportunidades”: Tener su oficina. Eficiencia vs.

pero no es importante. aún es mucho el tiempo no comprometido. después del descanso nocturno se te ocurrirán otros puntos que agregar a la lista. descarta los días festivos. Otras prefieren planear el día la noche anterior. Algunas personas gustan hacer la planeación diaria al comenzar el día. La lista diaria Una disciplina esencial es elaborar un programa para el día. Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un día para otro. . Agrega todo plazo importante en el que tengan que haberse cumplido las actividades. hazlo.. o es posible que alteres tus prioridades. Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto. Asegúrate de trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Verifica integralmente el plan para el día. Establece límites de tiempo para todas las tareas. Sin embargo convencer al director ejecutivo.Administración de tiempo/Poniendo prioridades 14 Administración de tiempo/Poniendo prioridades Como planear el día Las agendas son herramientas esenciales. :B: Debe hacerse hoy. hoy solo habrás hecho cosas importantes. Revisa cada día identificando los éxitos y analizando las razones de las fallas. Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B. el año en blanco empieza a verse lleno. La razón de tiempo-beneficio puede ser aquí una buena guía. los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera. Habitúate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para cada trabajo. No obstante. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades. como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Luego establece tus prioridades. :C: Podría hacerse hoy. Súbitamente. lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por separado. para ver si hay algún vacío o algún tiempo marginal que pueda llenarse o destinarse a un buen uso. de autorizar las nuevas campañas de ventas. Verifica después si tu estimación fue realista. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y también de lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones. Evita elaborar excusas para ti mismo: explora hasta encontrar razones reales. pero no permitas que eso te desanime. en la reunión de las 16:00 hrs. sí es urgente e importante. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e importancia. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso. en ocasiones. que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. puede ser señal de que lo estás postergando. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada. Una vez que tengas la agenda del año siguiente. pero no es urgente. Es urgente reparar una llanta ponchada. :A: Es indispensable hacerlo hoy. Es importante empezar a pensar en la estrategia de mercado para el próximo año. y manejarlo bien debe ser tu prioridad.

sé flexible.Administración de tiempo/Poniendo prioridades 15 Un consejo valioso Charles M. historiador de Cambridge: “La persona que llama inesperadamente. Un hámster en su rueda de jaula tiene más o menos la misma clase de libertad”. Siempre habrá más cartas. Por la mañana. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma más económica. Luego inicie con el número 2.000 USD. Schwab le envió a Lee un cheque por $25. no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite.. Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesión. dijo. “Escriba cada noche las cosas que tenga que hacer mañana”. y así la vida se ve pospuesta hasta un indefinido después: hasta demasiado tarde. no podrá hacerlo con ningún otro. no un ídolo para adorar. Lee le extendió una hoja de papel en blanco. Es una herramienta para usar. Al término del día deseche su lista y elabore una nueva. para relajarse o para disfrutar una charla. El disfrute queda siempre para después de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados. más trabajos. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por el doctor Jonathan Steinberg. No se preocupe si no logra terminar todas las actividades de su lista. Pero ese momento nunca llega.. Schwab. más vencimientos. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en esa forma: tener tiempo para dedicárselo a lo inesperado. Poco después. Si se presenta una finalidad superior. Consecuentemente. las cartas por contestar. etc. dentro de lo razonable”. quien transformó la compañía Bethlehem Steel en la más grande productora independiente de acero en el mundo. y numérelas por orden de importancia. Pruébelo por unos días y luego págueme lo que crea que vale este consejo”. Si no puede con este método. Más tarde dijo que ésta era la lección más rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.. interrumpe su patrón de tiempo. lo primero que debe hacer es empezar a trabajar en el número 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado.. agradable o desagradable. el 3. las llamadas por hacer. Ese tiempo ya está asignado. Trata siempre de disfrutar lo que estés haciendo y no desperdicies tiempo lamentándote por lo que no dejaste tiempo para hacer. en una ocasión planteó un desafío durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee: “Muéstreme una forma en que pueda lograr hacer más cosas con mi tiempo y le pagaré los honorarios que quiera. ... La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado.

regla. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra. ¡Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden. Estos horarios pueden ser preferentemente por la mañana. Algunas personas son “matutinas” y pueden pensar mejor de seis a nueve de la mañana. Peor aún. polvo y basura. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva. Interrupciones Las interrupciones no podemos eliminarlas. Da una mirada objetiva a tu escritorio la próxima vez que te sientes ante él. durante el tiempo óptimo personal. y en general es coherente en los períodos que constituyen su tiempo óptimo. hojas. tazas de café sin lavar. Los proyectos y tareas más difíciles deben programarse de ser posible. La comodidad física y la satisfacción estética son factores importantes. ¿Hay encima un revuelto de papeles. lo importante es que cada uno proteja ese tiempo. El ser humano es una criatura de ciclos. es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del día. cartas y carpetas? Si se deja el desorden. Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles. las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Una hora de trabajo concentrado brinda más resultados que cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas. tijeras. éste te crea un sentimiento de agobio. Recuerda una vez más la sabia regla tradicional: un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas. despeja el escritorio y pon las carpetas en orden. La buena iluminación es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza. Una vez que tu escritorio esté despejado. etc. para reducir la cantidad de tiempo necesaria para buscarlas. El escritorio debe encontrarse libre de papeles. Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeñas. verifica que esté organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando cosas como bolígrafos. excepto el del trabajo específico que tengas entre manos. podemos realizar nuestras llamadas por tandas. lápices. En el caso del teléfono. Eso te invita a pensar en una sola cosa a la vez. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de mañana. Otras. . a fin de dedicar ese tiempo específico a su uso. mala iluminación. de modo que podamos contar con horas de trabajo ininterrumpidos. En esta forma los estaremos manejando durante los periodos de máxima eficiencia. ya que la gente suele ser menos habladora y va directo al grano. No obstante uno debe planear con miras a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Como primera medida. clips. etc. El equipo y los materiales que utilizas con frecuencia deben estar cerca de ti. son “aves nocturnas” y sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. Despejar tu escritorio debe convertirse en un hábito. cuyo resultado es tensión y frustración. al iniciar nuestras labores. muchas de ellas son exigencias. pues en esos momentos las exigencias de los demás son mínimas. Arreglo de la oficina El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el área de trabajo no está bien organizada. La concentración es una gran ahorradora de tiempo. o al término de nuestra jornada.Administración de tiempo/Eficiencia en la oficina 16 Administración de tiempo/Eficiencia en la oficina Efectividad del tiempo en la oficina En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas.

Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. 17 Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" Tiempo comprometido En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado. el plan de mercadeo. políticas. Podemos planear el trabajo de mañana. escribir una carta o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete. Usualmente cuando estamos acometiendo un trabajo difícil o desagradable. la primera eres tú mismo. Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el próximo proyecto y así transferirla a la carpeta rosa. no. sólo estoy llamando para charlar”.. cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul. • Carpetas azules que contienen los sueños dorados para el futuro. Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido.Administración de tiempo/Eficiencia en la oficina Es importante resaltar que la persona que más interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe. con un poco de planeación y resolución. procedimientos. es un placer ser interrumpido. o súbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los aspectos más o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige”. “No. como pueden ser presupuestos. nada urgente. Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo café. etc. • Carpetas rosas que contienen proyectos en vía de elaboración. pero si estamos preparados para darle algún uso al tiempo que esperamos. él es la segunda. dejando un proyecto y acometiendo otro. y de paso interrumpimos a la otra persona. platicando con los compañeros de oficina. Lo anterior puede parecer exagerado. Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupción toma más tiempo que la interrupción misma. Sin embargo. Ross Webber nos comenta: “Uno de los mejores en administradores de tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su portafolios: • Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes. tales como cartas por contestar o informes por revisar. podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atención y mucho menos de nuestro tiempo . uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico. etc.. Uno espera a que suene el teléfono.

Para el jefe es un activo. establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos presionantes. Después desarrolla procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnología adecuada. indecisión. Finalmente. Con este análisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo. Lleva el registro de una semana típica. La persona que más interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo. Objetivos. La escasez de tiempo es una ilusión que resulta de administrarlo mal. Asimismo. El mejor generador de tiempo es la buena administración. ayuda mutua y sincronización. los pasos por seguir que se requieran para alcanzar tus objetivos. Desde el momento en que te organizas. establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos.o revista de nuestro interés. De esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. En resumen: necesitas identificar la porción de tiempo sobre la que tienes el control. confundir lo importante con lo urgente. te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendió en el libro. Colocar una tarjeta telefónica usada a modo de separador nos ahorrará tiempo al buscar continuar nuestra lectura. Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeación. empieza descubriendo en qué y cómo lo estás gastando actualmente. el tiempo es un aliado. perder de vista los objetivos y desconcentrarse en las actividades. No se puede recuperar el tiempo perdido. recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situación personal.Administración de tiempo/Como ocupar "tiempo muerto" óptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor concentración. 18 Administración de tiempo/Resumen y conclusiones prácticas En resumen Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Otra forma práctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado. Después. La sabiduría popular dice: “El tiempo es oro”. El tiempo no vuela. Determina. Para mejorar la administración de tu tiempo. Administrar el tiempo es mucho más sencillo y efectivo . Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema. Resumen escrito de Aprendizaje Ahora. Experiencias / Consideraciones/ Aspectos Clave. La administración del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. Si es posible. identifica y haz uso de tu tiempo óptimo. Mantén cierta flexibilidad para poder responder a situaciones inesperadas. después examina tus actividades. El trabajo en equipo implica coordinación de actividades. desorden. Acciones que Seguiré Conclusiones prácticas El tiempo es un recurso no renovable. en orden de importancia. Debes concentrarse en las actividades que más te retribuyan en términos de resultados. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicación a los principios básicos de este manual.

¿Planeas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal? 3. Emplea los últimos minutos laborables del día en planear por escrito la siguiente jornada. ¿Crees tener un pleno control de tu tiempo? 12. ¿Estás mejor organizado y estas logrando más que hace seis semanas? 21.Administración de tiempo/Resumen y conclusiones prácticas cuando se practica en toda la organización. etc. Hay que preocuparse más por trabajar inteligentemente. generalmente. y no sólo en teoría. Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias. Todo ejecutivo debe planear períodos de concentración ininterrumpida. ¿Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de tus resultados? 20. Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. NA. rara vez. completa el siguiente examen. ¿Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades? 16. la consecución de logros y establecer objetivos de mejora a corto plazo. Esto te ayudará a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones. 1. lectura rápida. no se aplica. Anota los siguiente puntos: siempre. ¿Té niegas a contestar llamadas telefónicas cuando estás ocupado en actividades o conversaciones importantes? 6. la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes. ¿Delegas todo lo que es posible? 8. 4. Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realización. ¿Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada? 11. ¿Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados? . 5. ¿Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas? 4. ¿Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo? 5. Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción. ¿Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?” 9. a veces. 3. ¿Has escrito una lista bien definida de tus objetivos? 2. 19 Administración del Tiempo • • • • • • Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo. 1. ¿Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándote 18. Distinguir efectivamente. Administración de tiempo/Evaluación periódica Evaluación periódica Dos semanas después de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administración de tu tiempo. 2. El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerárquico. ¿Resistes la tentación de meterte demasiado en actividades improductivas? 17. que arduamente. Este te indicará las áreas donde todo va bien y donde aún necesitas prestar atención. ¿Cumples con tus fechas límite? 19. nunca. Por ejemplo: aprender mecanografía. Identificar con precisión sus causas particulares de desperdicio del recurso. ¿Has dominado tu tendencia a los retrasos? 15. ¿Has eliminado o reducido alguna causa de pérdida de tiempo durante las juntas? 14. ¿Tu oficina y Tu escritorio están bien organizados y libres de papales amontonados? 13. ¿Te das un tiempo todos los días para pensar si estás haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos? 10. ¿Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas? 7.

Administración de tiempo/Evaluación periódica 22. mientras los viejos hábitos vayan presentándose. 24. Estos aspectos representan áreas de mejora. estudio. 23. buscando reducir el total en cada aplicación. . el único que se verá beneficiado al contestar este cuestionario honestamente serás tú. mejor. Mientras menos puntos. Observa especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Se sincero. familia? 20 Suma los puntos asignados a cada pregunta. 25. Este examen puede aplicarse trimestralmente. ¿Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados? ¿Has dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser? ¿Estás al día con las lecturas que más te interesan? ¿Cuentas con suficiente tiempo para ti. servicio comunitario. diversiones.

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