POLICIES

GENERAL INFORMATION   STATEMENT OF PURPOSE  The purpose of Public Access Television in Fayetteville is to provide training for residents of  Fayetteville in the techniques of video production for Public Access Television and to provide an  opportunity for residents of Fayetteville to provide programming in a first‐come, first‐served,  content‐neutral, non‐discriminatory manner, in accordance with the First Amendment. 
 

 

PROPER USE OF FACILITIES  All users of Fayetteville Public Access Television must adhere to the Fayetteville Public Access  Television policies and the City of Fayetteville Television Center policies. Fayetteville Public  Access Television staff may observe any use of the facility, equipment, personnel and the media  content to determine proper use and policy adherence. 
 

Whereas the City of Fayetteville Television Center is a public facility which brings together many  people in close working proximity, it is therefore the responsibility of all users of the facility to  promote a safe, pleasant and welcoming working environment. Let it be known by all that  sexual harassment, and/or harassment of any kind will not be tolerated.    CLASSES AND WORKSHOPS   WHO CAN TAKE CLASSES/WORKSHOP  Classes and workshops are free of charge and open to all residents of Fayetteville. All class and  workshop participants must provide proof of residency in Fayetteville. Residency may be  documented by producing a current City of Fayetteville utility bill, a rental contract, a driver’s  license, or a government‐issued photo ID that contains name and address. 
 

CLASS/WORKSHOP REGISTRATION  With the exception of Orientation, all classes and workshops require pre‐registration. We  request 24‐hour advance notice of registration cancelation so that class slots may be filled by  other participants. On‐going failure to give 24‐hour notice of registration cancellation may  result in suspension of your ability to take classes or workshops.    CONTRACT VIDEO PRODUCTIONS Fayetteville Public Access Television staff provides video production services for a fee. These  services and activities are called “contract productions”.  Contract production activities may  include field production, editing, studio production and their related activities, including pre‐  and post‐production activity.     CONTRACT PRODUCTION STIPULATIONS  Contract production services are only provided in Washington and Benton Counties in  Arkansas.  Fayetteville Public Access Television utilizes a standard contract document for each 
(updated 8/2011)   1

POLICIES
agreement to provide contract production services. This contract document must be signed  prior to beginning any contract production services.     FEES FOR CONTRACT PRODUCTIONS  Fayetteville Public Access Television charges industry‐competitive rates (so as not to use city‐ owned equipment and facilities to unfairly compete with private video production companies).  To determine industry‐competitive rates, Fayetteville Public Access Television conducts a  quarterly rate survey that includes video production providers within a 100 mile radius of  Fayetteville. For current contract production rates, please consult with the Fayetteville Public  Access Television staff.     All fees charged for providing contract production services are collected when the Fayetteville  Public Access Television staff delivers the final product for which it was contracted. All monies  collected for providing production services are utilized to support Fayetteville Public Access  services or capital improvements as approved by the City Council and following applicable City  of Fayetteville policies and procedures.  EQUIPMENT USE   WHO MAY CHECK OUT EQUIPMENT  Fayetteville Public Access Television equipment (field production equipment, studio/control  room and editing rooms) may be checked out by Candidate Producers to complete their first  show and by Certified Producers to work on ongoing productions.  Producer status is defined as  follows:    Candidate Producer: A resident of Fayetteville who has completed the required training  and/or been evaluated at an acceptable skill level and is allowed to utilize Television  Center equipment as designated by their evaluation, solely for the use of producing a  program to obtain status as a Certified Producer. As a Candidate Producer, an individual  may be required, based on their continued demonstration of proficiency, to re‐take any  or all classes leading to their candidate status, if deemed necessary by either the public  access outsourced provider staff or the Television Center Manager.   Certified Producer: A resident of Fayetteville who has completed ALL requirements of  certification, including the submission of at least one (1) telecast quality program for  telecast on the Public Access Television channel. Certified Producers are allowed to  utilize Television Center equipment as designated by their area of certification. 
 

 

EQUIPMENT RESERVATIONS  Producers may reserve and use only the equipment for which they have passed the required  classes.  
 

ALL equipment must be reserved during regular Fayetteville Public Access Television business  hours at the City of Fayetteville Television Center.  Fayetteville Public Access Television business  

(updated 8/2011)  

2

POLICIES
Hours are: 
 

 

Monday  Tuesday  Wednesday  Thursday  Friday    Saturday  Sunday  
 

             

10am‐9pm  10am‐9pm  12pm‐9pm  10am‐9pm  10am‐6pm  10am‐2pm  CLOSED 

 

 

 

Producers must reserve equipment use through the Fayetteville Public Access Television staff.  Equipment reservations may be done in person or by calling 479‐444‐3433 during regular  Fayetteville Public Access Television business hours. 
 

Producers must give a reservation cancellation notice to the Fayetteville Public Access  Television staff at least 24 hours in advance of the reserved time.  On‐going failure to give 24‐ hour notice of reservation cancellation may result in suspension of your ability to check out  equipment.    Producers who are more than 20 minutes late for their reservation, without notice, will  relinquish their reservation if there is another producer wishing to use that equipment. 
 

FIELD PRODUCTION EQUIPMENT CHECK OUT/USE  Reserved equipment may only be checked out by the producer who made the reservation.  
 

Unless otherwise approved, equipment must be returned within 24 hours of check out or at  the opening of the next Fayetteville Public Access Television business day. 
 

A producer who returns checked‐out equipment more than 20 minutes into the time that  another producer had requested the equipment, may jeopardize his/her producer’s privileges. 
 

Field production equipment may not be taken out of Northwest Arkansas (Washington, Benton,  Carroll and Madison Counties). 
 

Field production equipment may not be used for personal profit or in such a manner as to be in  competition with commercial enterprises. Field production equipment use must result in  programming that is intended and made available for presentation on Fayetteville Public Access  Television. 
 

Producers must not allow the use of equipment by anyone not certified on that equipment.  Producer’s privileges may be revoked for violation of this policy. 
 

(updated 8/2011)  

3

POLICIES
STUDIO & CONTROL ROOM PRODUCTIONS / EQUIPMENT USE  Studio productions must be taped during regular Fayetteville Public Access Television business  hours. If the program is to be produced live, studio time must be requested and a Program  Request Form submitted at least two weeks before distribution.    The producer or host of the studio production must advise guests and other talent to comply  with all Fayetteville Public Access Television policies, especially restrictions on advertising and  direct appeals for funds.    The presence and involvement of a technical director is required for any studio production that  utilizes on‐camera talent. On‐camera talent may not act as technical director.     Utilizing the Control Room as a production “set” for live productions is prohibited. If the control  room is utilized in any way as a production “set”, production activity must be conducted in a  manner so as to interfere with other activities in the Television Center as little as possible. All  production activity that utilizes the control room as a “set” must be conducted after 5:00pm.     Studio/control room equipment care policies are:   After any activity in the studio the space & equipment shall always be returned to a  condition of “ready for use”.    Television lights will be used only for the time necessary, and not left on or used for  general task lighting.    Cameras will be returned to their designated storage area and cables properly  stored.   Communication intercom units will be returned and properly stored.   Extreme care will be exercised near production equipment when food or drinks are  utilized in the studio.   THE PRESENCE OF FOOD, DRINKS OR TOBACCO IN ANY FORM IN THE STUDIO  CONTROL ROOM IS PROHIBITED   The number of people not directly involved in a production (director, audio  operator, graphics operator, etc) should be limited to ensure safety and a productive  work environment. The control room is not a green room and is not a space to  observe studio productions in process.    Studio production equipment may not be used for personal profit or in such a manner as to be  in competition with commercial enterprises. Studio use must result in programming that is  intended and made available for presentation on Fayetteville Public Access Television.    ANIMAL USE IN STUDIO PRODUCTIONS  The presence of animals of any kind in The City of Fayetteville Television Center is prohibited,  with the exception of: 
 

(updated 8/2011)  

4

POLICIES
Animals that are certified and working in a service capacity to assist a handicapped  person (i.e. seeing‐eye dogs)   Animals that are actively involved in a video production in the studio.    Animals actively involved in a video production will be allowed in the facility 5 minutes before,  during and 5 minutes after they are actively involved in a video production. At no time are any  non‐service animals allowed in the studio control room, the master control room or editing  rooms. Animals involved in production activities in the studio should be taken directly to the  studio from outside and taken directly outside when finished. Use of the back door of the  facility for animals to go into and out of the studio is encouraged.    EDITING ROOM USE  No more than 2 people may be in an editing room while projects are being edited.    Any equipment that is used that is not part of the standard equipment setup for the editing  room will be removed and properly stored immediately after its use by the person using the  room or an appropriate staff member. This includes playback devices, videotape decks,  removable hard drives, storage devices, cables, etc.    Producers editing projects must be stored in a personal folder on the Media Raid 0 hard drive.  For information on how to do this, please consult the Fayetteville Public Access Television staff.    Editing room equipment may not be used by producers to make copies of any media, with the  following exceptions.  Producers may:   make one master copy   make one back‐up copy of their own program to keep   make one library copy to be submitted to Fayetteville Public Access Television for  telecast.   (Fayetteville Public Access Television does provide dubbing services for any program to which  you have distribution rights. The fee for dubbing a program for you is $10 per dub.)    Editing Room equipment may not be used for personal profit or in such a manner as to be in  competition with commercial enterprises. Editing Room use must result in programming that is  intended and made available for presentation on Fayetteville Public Access Television.    LOBBY INTERNET WORKSTATION USE  To use the internet workstations, you must check in at the front desk before starting your  session.    In order to assure that ALL users have equal access to this free service, internet workstation use  is limited to 2 hours per user per calendar day. 
(updated 8/2011)   5

 

POLICIES
  The first two pages of printing from the internet workstation are free. Users may be charged a  fee for any additional printouts thereafter.    Internet workstation users will not:   Have food or drink at the internet workstation   Engage in loud behavior while at the internet workstation   Engage in illegal, sexually explicit or commercial activities using the internet workstation   Install any outside software or games onto the internet workstation computers    USER LIABILITY IN EQUIPMENT USE  Producers are responsible for determining that the equipment is in working condition when  they arrive to use it or to check it out. Any malfunctions or damage should be reported  immediately to the Fayetteville Public Access Television staff.  If equipment failure is due to  ordinary wear and tear, Fayetteville Public Access Television staff will request that the City  repair the equipment promptly.    If equipment failure/damage is determined to be due to an accident, mishandling, or neglect on  the part of the user, liability for the repair or replacement rests with the person who  reserved/checked‐out the equipment.     The producer reserving/checking‐out any equipment that is stolen while in the producer’s  possession is liable for the cost of replacing that equipment.    Any certified user under the age of 18 must have on file a parent responsibility statement  before using equipment or facilities. Parents or legal guardians signing the form accept full  financial responsibility for equipment used by the minor.    TELECASTING PROGRAMMING   REQUESTING A PROGRAM BE TELECAST  Any resident of Fayetteville may request that a program to be telecast on the Fayetteville Public  Access Television channel. All requested program are categorized into one of these types:   Local Program: A program produced by an individual utilizing Fayetteville Public Access  Television equipment.   Outside Program: A program produced by an individual not utilizing Fayetteville Public  Access Television equipment.   Inside Program: A program produced internally by the staff of Fayetteville Public Access  Television.   Imported Program: A program requested by a resident that is not produced or owned by  that individual. 
 

(updated 8/2011)  

6

POLICIES
  The producer of a Local or Outside program must have the program completely telecast‐ready  prior to requesting it be telecast.  Post‐production work, such as countdowns and logos, and  having the media properly labeled, is the responsibility of the producer.      Anyone submitting a program for telecast—whether recorded or live—must submit a Program  Request Form (available online or at the Fayetteville Television Center) before the program is  scheduled. The form includes statements assigning responsibility for the content of the  program to the producer or provider. The form must be completed and signed by the program  requester prior to the program being scheduled.      All programs submitted for telecast must remain in the Fayetteville Public Access Television  Library. If you only have one copy of the program, Fayetteville Public Access Television will  make a copy of the program for inclusion in the library.    Programs submitted are scheduled on a first‐come first‐serve basis. Please consult the Program  Request Form for further information and/or contact the Fayetteville Public Access Television  Daily Operations Manager for details on scheduling your program.  Series program timeslots are  made available – please see Series Program Scheduling Policy for information on telecasting  series programming.    PROGRAM RESTRICTIONS  Fayetteville Public Access Television does not exercise any control over the content of the  programs provided. However, these restrictions are required for a program to be telecast:   Mature Audience Content. Program requestors must fill out the Program Request Form  completely and accurately including checking the appropriate box on the form to  indicate whether the program contains mature audience content. Programs that contain  mature audience content will be telecast between midnight and 6 a.m.   Commercial Activity. Fayetteville Public Access Television does not distribute  commercials or permit commercial advertising on any programs telecast. If a program  has commercial product or service advertising included, the producer may delete or  amend that part of the program or the entire program will be cancelled.     All programs submitted must have clear audio and video signals (no scratches on disc).  Programs must be submitted on a format that permits Fayetteville Public Access Television to  distribute the media.  Fayetteville Public Access Television staff will inform and facilitate format  standards and only approved brands of media may be used.    COMMUNITY MESSAGE BOARD   The Community Message Board provides an electronic message service available to Fayetteville  residents, non‐profit organizations, and community organizations on which they may post 
(updated 8/2011)   7  

POLICIES
announcements of non‐profit events and/or services that may be of interest to Fayetteville  viewers.     All message board submissions must be done online (faypublic.tv) or by completing a Message  Board Request Form at the Fayetteville Television Center.    All message board submissions are reviewed before being telecast to ensure they do not violate  any policies of Fayetteville Public Access Television.     Fayetteville Public Access Television reserves the right to edit or otherwise revise the submitted  information for reasons of clarity, space or other considerations that violate Fayetteville Public  Access Television Policies.    Announcements of a commercial nature or on behalf of a for‐profit business or service are not  allowed on the Message Board. However, commercial businesses or services may be mentioned  as sponsors of a non‐profit event.  Announcements that simply restate information already submitted in the same week will not  be used. However, some events may have multiple activities and, thus, may justify several  individual announcements. For example, individual events for Autumn Fest activities might each  be given a separate message.     ABUSE OF POLICIES AND COMPLAINTS   VIOLATION OF POLICIES  If, at any time, a producer or facility user is found to have been in violation of Fayetteville Public  Access Television and/or the City of Fayetteville Television Center policies, the Fayetteville  Public Access Television staff will give notification of a policy violation to the user and report  the incident in writing to the City of Fayetteville Television Center Manager.    The City of Fayetteville Television Center may, depending on the severity and/or frequency of  the abuse:   Discuss the problem and resolve it with the user and staff.   Suspend  the  use  of  City  of  Fayetteville  Television  Center  facilities  or  equipment for a specific time.   Permanently  suspend  the  use  of  City  of  Fayetteville  Television  Center  facilities or equipment.   Notify the proper legal authorities.  A user who feels he/she is being treated unfairly under these guidelines or who has a complaint  about the operation or programming of Fayetteville Public Access Television is encouraged to 
 

(updated 8/2011)  

8

POLICIES
discuss the matter with the Your Media Executive Director, the Fayetteville Public Access  Television contractor, and/or the Fayetteville Television Center Manager.    Any user may file a formal complaint regarding the operations or programming of Fayetteville  Public Access Television. Formal complaints must be submitted in writing, and include the name  of the complainant and contact information. Formal complaints may be submitted to either the  Executive Director of Your Media, the Fayetteville Public Access Television contractor; or the  City of Fayetteville Television Center Manager.    PROGRAMMING AND OPERATIONS COMPLAINTS  The following is the official procedure for anyone who wishes to communicate a complaint  about the operations or programming of Fayetteville Public Access Television:   All complaints or comments, from whatever source or however communicated, will be  immediately communicated to the Fayetteville Television Center Manager.    After the complaint is made, either verbally or in writing, the Fayetteville Public Access  Television Staff will:  o Document the complaint, recording the: date; time; nature of the complaint; all  available details to facilitate the investigation of the complaint; and contact  information of the complainant, if available.  o Immediately communicate the complaint to the Fayetteville Television Center  Manager.  o Immediately communicate to the complainant their complaint is being  investigated, and they will receive a determination, in writing, regarding their  complaint within 3 business days.  o Provide a written response to the complainant detailing the investigation of their  complaint, any findings thereof, and any action taken by the Fayetteville Public  Access Television staff in response to the complaint.   o Provide a copy of all correspondence and other pertinent materials to the  Television Center Manager.     If desired, the complainant may appeal, in writing, any determination or action to:       The City of Fayetteville Telecommunications Board  c/o City of Fayetteville Television Center  101 W. Rock Street  Fayetteville, AR 72701       
(updated 8/2011)   9